Snelstartgids Onlinedesk

Snelstartgids Onlinedesk VOOR WERKGEVERS

SAMEN ONDERWEG

Start hier met lezen! Hoe levert u nu uw gegevens aan bij A&O Services?

U ziet hiernaast vijf gekleurde balken. Deze beschrijven de vijf mogelijke manieren waarop u nu gegevens aanlevert bij A&O Services. Herkent u zich in een van deze manieren? Lees dan verder op de aangegeven bladzijden. Daar leest u wat er in uw specifieke situatie verandert.

U laat uw gegevens aanleveren door een administratiekantoor

U levert uw gegevens op papier aan

U levert zelf geen gegevens aan. Dit heeft u uitbesteed aan een administratiekantoor.

U levert uw gegevens op papier aan. U maakt hierbij gebruik van het formulier ‘Aan- en afmelding dienstbetrekking’ (AAD) en het formulier ‘Periodieke loonopgave’ (PLO). Na het invullen van de formulieren stuurt u deze per post naar A&O Services.

U hoeft dus maar een deel van deze gids te lezen. Bijvoorbeeld: levert u op papier aan, dan leest u pagina 8-13 van de gids. De groene kleur uit de tekstbalk vindt u terug op de pagina’s die op u van toepassing zijn. De rest van de gids hoeft u niet te lezen.

Hoe levert u vanaf 6 juli 2015 uw gegevens aan?

2

Lees pagina

4-7

Lees pagina

8-13

U levert uw gegevens per e-mail aan

U gebruikt Infodesk voor het uploaden van uw gegevens

U levert een nihil-loonopgave aan

U maakt gebruik van een salarissoftwarepakket voor uw loonadministratie. Met dit pakket maakt u iedere periode een aanleverbestand. Dit bestand bevat de gegevens van uw ‘aan- en afmelding dienstbetrekking’ (AAD) en uw ‘periodieke loonopgave’ (PLO). Het bestand verstuurt u per e-mail naar A&O Services.

U maakt gebruik van een salarissoftwarepakket voor uw loonadministratie. Met dit pakket maakt u iedere periode een aanleverbestand. Dit bestand bevat de gegevens van uw ‘aan- en afmelding dienstbetrekking’ (AAD) en uw ‘periodieke loonopgave’ (PLO). U uploadt het bestand via Infodesk, de werkgeversportal van A&O Services.

U staat ingeschreven als werkgever, maar u heeft (tijdelijk) geen personeel in dienst. U bent gewend over de periode waarin geen verloning plaatsvindt een zogeheten nihil-loonopgave te doen.

Lees pagina

Lees pagina

Lees pagina

14-17

18-21

22-25

3

U laat uw gegevens aanleveren door een administratiekantoor

Lees pagina

4-7

Hoe levert u nu uw gegevens aan bij A&O Services?

U laat uw gegevens aanleveren door een administratiekantoor. U levert zelf geen gegevens aan. Dit heeft u uitbesteed aan een administratiekantoor.


U laat uw administratiekantoor uw gegevens aanleveren via Onlinedesk. U hoeft Onlinedesk niet te gebruiken voor het aanleveren van gegevens. Dat doet uw administratiekantoor voor u. Uw administratiekantoor krijgt hiervoor een eigen Onlinedesk account en ontvangt uitleg over hoe Onlinedesk werkt. U hoeft hiervoor zelf niets te doen. Omdat het aanleveren van gegevens door uw administratiekantoor wordt verzorgd, raden we u aan om zelf geen wijzigingen door te voeren in Onlinedesk. U gebruikt Onlinedesk wel voor het indienen van declaraties vanuit de cao-regelingen en het bekijken van gegevens, zoals uw facturen. U leest hierna hoe u dat doet.

4

Hoe doet u dat?

1

2

U gaat naar Onlinedesk. U gaat naar www.onlinedesk.nl. U komt dan op het welkomscherm van Onlinedesk. Kies in het keuzemenu voor ‘BPF Schilders’ of ‘bpfBOUW’ en klik op ‘Selecteer’.

U logt in met uw inloggegevens. Na het selecteren van uw pensioenfonds, komt u op het inlogscherm. U vult hier uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klikt daarna op ‘Inloggen’. Beide inloggegevens krijgt u begin juli 2015 per post toegestuurd.

5

3

U komt op uw persoonlijke homepage. Zodra u bent ingelogd, komt u op uw persoonlijke homepage. U kunt hier uw gegevens bekijken. Onder het kopje ‘Facturen’ vindt u bijvoorbeeld een overzicht van uw laatste drie facturen. Achter iedere factuur staat het totale premiebedrag vermeld en of deze al betaald is. Door op een van de facturen te klikken, kunt u de specificatie van deze factuur bekijken. Ook kunt u de factuur downloaden. Dit geldt overigens alleen voor facturen die u van PGGM heeft ontvangen. Wilt u een declaratie indienen? Klik dan onder het kopje ‘Formulieren downloaden’ op ‘cao-regelingen’.

6

7

U levert uw gegevens op papier aan

Lees pagina

8-13


U levert uw gegevens op papier aan.


U levert uw gegevens voortaan digitaal aan via Onlinedesk.

U maakt hierbij gebruik van het formulier ‘Aan- en afmelding dienstbetrekking’ (AAD) en het formulier ‘Periodieke loonopgave’ (PLO). Na het invullen van de formulieren stuurt u deze per post naar A&O Services.

Het aanleveren van gegevens op papier is foutgevoelig en werkt kosten verhogend. We raden u daarom aan uw gegevens voortaan digitaal aan te leveren via Onlinedesk. Dit biedt u verschillende voordelen: •U hoeft uw gegevens niet langer per post naar ons toe te sturen. •H et online invullen van een AAD of PLO lijkt sterk op het invullen van het papieren formulier. •O nlinedesk controleert automatisch de gegevens die u invult. Dit verkleint de kans op fouten. •U w gegevens worden sneller verwerkt als u deze via Onlinedesk aanlevert. •U kunt uw gegevens direct online inzien en wijzigen. •O nlinedesk werkt eenvoudig.

8

Hoe doet u dat?

1

2



9

3

U komt op uw persoonlijke homepage. Zodra u bent ingelogd, komt u op uw persoonlijke homepage. Onder het kopje ‘Ik wil …’ staan de keuzes die u het meeste zult gebruiken bij het aanleveren van gegevens. Zoals het aan- en afmelden van werknemers en het indienen van periodieke loonopgaven. Voor het aanmelden van een nieuwe werknemer: klik op ‘Nieuwe medewerker aanmelden’. Ga verder naar stap 4. Voor het afmelden van een bestaande werknemer: klik op ‘Een medewerker afmelden’. Ga verder naar stap 5. Voor het indienen van een periodieke loonopgave: klik op ‘Indienen periodieke loonopgave’. Ga verder naar stap 6. Op de homepage kunt u ook uw gegevens bekijken. Onder het kopje ‘Facturen’ vindt u bijvoorbeeld een overzicht van uw laatste drie facturen. Achter iedere factuur staat het totale premiebedrag vermeld en of deze al betaald is. Door op een van de facturen te klikken, kunt u de specificatie van deze factuur bekijken. Ook kunt u de factuur downloaden. Dit geldt overigens alleen voor facturen die u van PGGM heeft ontvangen.

10

4

U vult het invulscherm ‘Nieuwe medewerker aanmelden’ in. U komt op het invulscherm ‘Nieuwe medewerker aanmelden’. U vult onder het kopje ‘Persoonsgegevens’ de achternaam, het burgerservicenummer en de geboortedatum in van de medewerker die u wilt aanmelden. Door op ‘Gegevens ophalen’ te klikken, controleert Onlinedesk of de medewerker al bekend is in de administratie van PGGM. Is dit het geval, dan worden alle bij PGGM bekende gegevens van uw medewerker getoond. Controleer de gegevens en pas deze aan waar nodig of vul de ontbrekende gegevens aan. Bent u klaar, klik dan onderaan het invulscherm op ‘Gegevens controleren’. Onlinedesk controleert of u alle benodigde gegevens heeft ingevuld en of deze overeenkomen met de bij PGGM bekende informatie. U ziet een overzicht van de gegevens die u wilt doorgeven. Controleer nogmaals de gegevens en klik op ‘Aanmelding verzenden’. De gegevens worden dan direct verwerkt.

11

5

U vult het invulscherm ‘Medewerker afmelden’ in. U komt op het invulscherm ‘Medewerker afmelden’. U zoekt de medewerker die bij u uit dienst gaat op door de geboortenaam of het burgerservicenummer in te vullen in de zoekbalk. U klikt op ‘Zoek’. Onlinedesk haalt de persoonsgegevens van de medewerker op. Vul de datum in dat uw medewerker uit dienst is gegaan en klik op ‘Medewerker afmelden’. U ziet een overzicht van de gegevens die u wilt doorgeven. Controleer nogmaals de gegevens en klik op ‘Afmelding verzenden’. De gegevens worden dan direct verwerkt. Let op: het is mogelijk dat uw medewerker meerdere dienstverbanden heeft. Selecteer in dit geval eerst het dienstverband dat u wilt afmelden. Vul daarna de datum in dat uw medewerker uit dienst is gegaan en klik op ‘Medewerker afmelden’.

12

6

U vult het invulscherm ‘Periodieke loonopgave’ in. U komt op het invulscherm ‘Periodieke loonopgave’. Hier ziet u alle medewerkers, die volgens onze administratie bij u in dienst zijn. U vult de gegevens in van de medewerker waarvoor u een periodieke loonopgave wilt indienen. Zoals het aantal gewerkte dagen en uren, het loon en de periodiciteit. U doet dit voor alle medewerkers waarvoor u een periodieke loonopgave wilt indienen. Bent u klaar, klik dan onderaan het invulscherm op ‘Controleer te verzenden gegevens’. Onlinedesk controleert of de ingevulde gegevens aan alle eisen voldoen. Is dit het geval, dan worden de gegevens direct verwerkt.

Let op: heeft u een PLO ingediend die u achteraf wilt aanpassen? Dan gaat u terug naar het invulscherm ‘Periodieke loonopgave’. In de invulvelden ziet u de gegevens staan die u de laatste keer heeft ingevuld. U overschrijft de gegevens die u wilt aanpassen en klikt op ‘Controleer te verzenden gegevens’. U hoeft hiervoor dus niet langer het PLO-mutatieformulier te gebruiken.

13

U levert uw gegevens per e-mail aan

Lees pagina

14-17 Hoe levert u nu uw gegevens aan bij A&O Services?

U levert uw gegevens per e-mail aan.


U uploadt uw aanleverbestand voortaan via Onlinedesk.

U maakt gebruik van een salarissoftwarepakket voor uw loonadministratie. Met dit pakket maakt u iedere periode een aanleverbestand. Dit bestand bevat de gegevens van uw ‘Aan- en afmelding dienstbetrekking’ (AAD) en uw ‘Periodieke loonopgave’ (PLO). Het bestand verstuurt u per e-mail naar A&O Services.

Wij raden u aan om uw aanleverbestand voortaan te uploaden via Onlinedesk, omdat we dan beter in staat zijn de privacy van u en uw medewerkers te garanderen. Het aanleveren van gegevens via Onlinedesk biedt u verschillende voordelen: •H et uploaden van bestanden via Onlinedesk gebeurt in een beveiligde omgeving. Hierdoor zijn de privacygevoelige gegevens van u en uw medewerkers gewaarborgd. •U w gegevens worden sneller verwerkt als u deze via Onlinedesk uploadt. •O nlinedesk controleert automatisch uw gegevens, waardoor de kans op fouten wordt verkleind. •O nlinedesk sluit goed aan op uw bestaande salarissoftwarepakket. U hoeft dus geen aanpassingen te doen aan het aanleverbestand. Kiest u er toch voor om uw gegevens per e-mail te blijven aanleveren? Dan stuurt u deze vanaf 6 juli 2015 naar: [email protected] voor de sector Afbouw, of [email protected] voor de sector Schilders, Afwerkings- en Glaszetbedrijf.

14

Hoe doet u dat?

1

U maakt met uw salarissoftwarepakket een aanleverbestand aan. U maakt met uw bestaande salarissoftwarepakket een aanleverbestand aan en slaat dit bestand op uw computer op. U doet dat op de manier die u gewend bent.

2

U gaat naar Onlinedesk.

3

U logt in met uw inloggegevens.

U gaat naar www.onlinedesk.nl. U komt dan op het welkomscherm van Onlinedesk. Kies in het keuzemenu voor ‘BPF Schilders’ of ‘bpfBOUW’ en klik op ‘Selecteer’.

Na het selecteren van uw pensioenfonds, komt u op het inlogscherm. U vult hier uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klikt daarna op ‘Inloggen’. Beide inloggegevens krijgt u begin juli 2015 per post toegestuurd.

15

4

U komt op uw persoonlijke homepage. Zodra u bent ingelogd, komt u op uw persoonlijke homepage. Linksonder in het scherm vindt u de knop ‘Verstuur bestand’. Hiermee verstuurt u snel en eenvoudig uw aanleverbestanden. Op de homepage kunt u ook uw gegevens bekijken. Onder het kopje ‘Facturen’ vindt u bijvoorbeeld een overzicht van uw laatste drie facturen. Achter iedere factuur staat het totale premiebedrag vermeld en of deze al betaald is. Door op een van de facturen te klikken, kunt u de specificatie van deze factuur bekijken. Ook kunt u de factuur downloaden. Dit geldt overigens alleen voor facturen die u van PGGM heeft ontvangen.

16

5

U kiest de optie ‘Verstuur bestand’. U klikt op de knop ‘Verstuur bestand’. In het menu kiest u het soort bestand dat u wilt uploaden. Kies voor de optie ‘AAD en PLO’ en klik daarna op de knop ‘Bladeren’. U krijgt dan een scherm te zien, waarmee u naar bestanden op uw computer kunt zoeken. U selecteert het aanleverbestand dat u zojuist met behulp van uw salarissoftwarepakket op uw computer heeft opgeslagen. Daarna klikt u op ‘Verstuur bestand’. Zodra uw aanleverbestand is geüpload, controleert Onlinedesk of het bestand technisch in orde is en de gegevens verwerkt kunnen worden. U krijgt hiervan vrijwel direct een terugkoppeling op het scherm.

17

U gebruikt Infodesk voor het uploaden van uw gegevens

Lees pagina

18-21

18


U gebruikt Infodesk voor het uploaden van uw gegevens.


U uploadt uw aanleverbestand voortaan via Onlinedesk.

U maakt gebruik van een salarissoftwarepakket voor uw loonadministratie. Met dit pakket maakt u iedere periode een aanleverbestand. Dit bestand bevat de gegevens van uw ‘Aan- en afmelding dienstbetrekking’ (AAD) en uw ‘Periodieke loonopgave’ (PLO). U uploadt het bestand via Infodesk, de werkgeversportal van A&O Services.

Er verandert weinig voor u. U blijft uw gegevens uploaden. Alleen doet u dit voortaan via Onlinedesk. Onlinedesk is de werkgeversportal van PGGM, waarmee u eenvoudig uw gegevens online aan ons doorgeeft. Het vervangt de bij u bekende Infodesk.

Hoe doet u dat?

1

U maakt met uw salarissoftwarepakket een aanleverbestand aan. U maakt met uw bestaande salarissoftwarepakket een aanleverbestand aan en slaat dit bestand op uw computer op. U doet dat op de manier die u gewend bent.

2

U gaat naar Onlinedesk.

3

U logt in met uw inloggegevens.

U gaat naar www.onlinedesk.nl. U komt dan op het welkomscherm van Onlinedesk. Kies in het keuzemenu voor ‘BPF Schilders’ of ‘bpfBOUW’ en klik op ‘Selecteer’.

Na het selecteren van uw pensioenfonds, komt u op het inlogscherm. U vult hier uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klikt daarna op ‘Inloggen’. Beide inloggegevens krijgt u begin juli 2015 per post toegestuurd.

19

4

U komt op uw persoonlijke homepage. Zodra u bent ingelogd, komt u op uw persoonlijke homepage. Linksonder in het scherm vindt u de knop ‘Verstuur bestand’. Hiermee verstuurt u snel en eenvoudig uw aanleverbestanden. Op de homepage kunt u ook uw gegevens bekijken. Onder het kopje ‘Facturen’ vindt u bijvoorbeeld een overzicht van uw laatste drie facturen. Achter iedere factuur staat het totale premiebedrag vermeld en of deze al betaald is. Door op een van de facturen te klikken, kunt u de specificatie van deze factuur bekijken. Ook kunt u de factuur downloaden. Dit geldt overigens alleen voor facturen die u van PGGM heeft ontvangen.

20

5

U kiest de optie ‘Verstuur bestand’. U klikt op de knop ‘Verstuur bestand’. In het menu kiest u het soort bestand dat u wilt uploaden. Kies voor de optie ‘AAD en PLO’ en klik daarna op de knop ‘Bladeren’. U krijgt dan een scherm te zien waarmee u naar bestanden op uw computer kunt zoeken. U selecteert het aanleverbestand dat u zojuist met behulp van uw salarissoftwarepakket op uw computer heeft opgeslagen. Daarna klikt u op ‘Verstuur bestand’. Zodra uw aanleverbestand is geüpload, controleert Onlinedesk of het bestand technisch in orde is en de gegevens verwerkt kunnen worden. U krijgt hiervan vrijwel direct een terugkoppeling op het scherm.

21

U levert een nihil-loonopgave aan

Lees pagina

22-25 Hoe levert u nu uw gegevens aan bij A&O Services?

U levert een nihil-loonopgave aan.


U hoeft voortaan geen nihil-loonopgave meer te doen.

U staat ingeschreven als werkgever, maar u heeft (tijdelijk) geen personeel in dienst. U bent gewend over de periode waarin geen verloning plaatsvindt een zogeheten nihil-loonopgave te doen.

Werkgevers die tijdelijk geen personeel in dienst hebben, hoeven geen nihil-loonopgave te doen over iedere periode waarin geen verloning plaatsvindt. U hoeft Onlinedesk dus niet te gebruiken voor het aanleveren van gegevens. U gebruikt Onlinedesk wel voor het bekijken van gegevens, zoals uw facturen. U leest hierna hoe u dat doet. Let op: neemt u opnieuw personeel in dienst? Meld dan uw medewerker(s) aan via Onlinedesk. Vanaf dat moment levert u voor deze medewerker(s) periodiek de loongegevens aan. Wilt u weten hoe u dit doet? Volg dan de stappen 1 t/m 6 op pagina 9-13 van deze gids.

22

Hoe doet u dat?

1

2



23

3

U komt op uw persoonlijke homepage. Zodra u bent ingelogd, komt u op uw persoonlijke homepage. U kunt hier uw gegevens bekijken. Onder het kopje ‘Facturen’ vindt u bijvoorbeeld een overzicht van uw laatste drie facturen. Achter iedere factuur staat het totale premiebedrag vermeld en of deze al betaald is. Door op een van de facturen te klikken, kunt u de specificatie van deze factuur bekijken. Ook kunt u de factuur downloaden. Dit geldt overigens alleen voor de facturen die u van PGGM heeft ontvangen.

24

25

Meer informatie

Wilt u meer informatie? Kijk dan op: www.samenonderwegnaar.nl. Hier vindt u altijd de laatste informatie over de overgang van A&O Services naar PGGM.

Disclaimer

De informatie in deze snelstartgids is met veel zorg samengesteld. Wij willen u van tevoren een duidelijk en correct beeld geven van de veranderingen die plaatsvinden. Deze informatie is echter gebaseerd op de kennis van dit moment en houdt geen rekening met mogelijke veranderingen die zich vóór de overgangsdatum van 6 juli 2015 kunnen voordoen. U kunt daarom geen rechten ontlenen aan deze brochure. Voor de meest actuele stand van zaken verwijzen we u naar de website www.samenonderwegnaar.nl.

Over deze snelstartgids Onlinedesk Vanaf 6 juli 2015 neemt PGGM de uitvoeringstaken over van A&O Services. Door de overgang verandert de manier waarop u loon- en personeelsgegevens aanlevert. Dit gaat straks zoveel mogelijk via Onlinedesk. Onlinedesk is de werkgeversportal van PGGM waarmee u online uw gegevens eenvoudig kunt aanleveren, bekijken en aanpassen. Het vervangt de bij u bekende Infodesk. U leest in deze snelstartgids wat er voor u verandert en hoe u straks gegevens aanlevert via Onlinedesk. De gids is zowel bestemd voor werkgevers die zelf gegevens aanleveren als voor werkgevers die dit hebben uitbesteed aan een administratiekantoor. De uitleg die u in deze gids krijgt, beperkt zich tot de drie belangrijkste onderdelen van het aanleveren van gegevens, namelijk het aanmelden van een nieuwe medewerker, het afmelden van een medewerker en het indienen van de periodieke loonopgave. De snelstartgids is bedoeld om snel van start te kunnen gaan in Onlinedesk. Een uitgebreide handleiding kunt u downloaden op www.samenonderwegnaar.nl.

SAMEN ONDERWEG

Snelstartgids Onlinedesk

Recommend Documents