HANDLEIDING NIEUWSBRIEF

HANDLEIDING NIEUWSBRIEF Deze handleiding geeft uitleg over het gebruik van het nieuwsbriefsystem van Garden Connect. Voordat u aan de slag gaat is het belangrijk om een paar dingen te onthouden:

●

Het is vrijwel onmogelijk om zonder nadrukkelijke goedkeuring een nieuwsbrief te verzenden. Lees de meldingen op uw scherm goed zodat u exact weet wat er gebeurd.

●

Als u uw cursor stil houdt op een button of icoon verschijnt er vaak een geel balkje met een tip of omschrijving erin.

●

Het verzenden van digitale nieuwsbrieven valt onder de Europese Anti SPAM regels. Zorg ervoor dat u voldoet aan de eisen voordat u nieuwsbrieven gaat versturen.

Online cursussen Garden Connect geeft regelmatig online cursussen. Deze kunt u volgen vanuit uw eigen tuincentrum en duren maximaal 1 uur. Voor een overzicht van de eerstvolgende cursussen, ga naar www.gardenconnect.com/nl-be/over-ons/Agenda/. In deze Quickstart worden de volgende onderdelen behandeld: 1. 2. 3. 4.

Lijsten / Kenmerken klanten E-mailadressen toevoegen E-mailadres wijzigen / uitschrijven Aanmeldformulier aanpassen a. Positie aanpassen b. Velden toevoegen c. Teksten formulier aanpassen d. Bedankt e-mail sturen (met kortingsbon) 5. Nieuwsbrief aanmaken a. Stap 1 b. Stap 2 c. Stap 3 d. Stap 4 6. Rapporten 7. Tips Voor meer details en vragen over het systeem kunt u contact opnemen met Garden Connect.

1. Lijsten / Kenmerken klanten Het nieuwsbriefsysteem van Garden Connect werkt in principe met één lijst per taal. Dat houdt in dat als u e-mailadressen heeft met verschillende kenmerken als bijvoorbeeld Vuurwerk / Bedrijven / Klantenkaarthouders dat dit géén aparte lijst is. Dit zijn kenmerken van de personen in de bestaande lijst en deze zijn verdeeld in segmenten. Verstuurt u nieuwsbrieven in twee talen, dan is het handig om een tweede lijst aan te maken. Bijvoorbeeld een Nederlandse en een Franse of een Nederlandse en een Duitse lijst. Garden Connect maakt standaard een lijst voor u aan waar u e-mailadressen aan toe kan voegen. Wilt u een extra segment aanmaken als bijvoorbeeld Vuurwerk, Bedrijven of Klantenkaarthouders dan kunt u dit doorgeven aan Garden Connect. Wij zorgen dat alles goed komt te staan.

Let op! Maak dus géén lijsten of segmenten aan zonder de hulp of het advies van Garden Connect.

2. E-mailadressen toevoegen Heeft u e-mailadressen verzameld dan kunt u deze op twee manieren invoeren: één voor één of meerdere tegelijk. Een enkele abonnee toevoegen Log in bij Garden Connect, ga naar Nieuwsbrieven in de horizontale groene balk, ga naar Lijsten en abonnees:

Klik vervolgens op het “Bekijk”-icoontje bij de lijst die u wilt bewerken/openen:

U krijgt dan een overzicht van alle actieve mailadressen. Rechtsboven ziet u de knop Nieuwe abonnee toevoegen. Klik hierop en vul de gegevens van de klant in.

Vink onderaan altijd Bevestigd:* aan om aan te geven dat de klant toestemming heeft gegeven zijn of haar e-mailadres toe te voegen aan uw lijst.

Meerdere abonnees tegelijk toevoegen (Importeren) Rechtsboven klikt u op de knop Importeer abonnees:

Klik op de button achter Import bestand:* en selecteer het bestand met e-mailadressen van uw computer. U kan dit alleen vanuit een Excel of CSV bestand importeren:

Vink de tekst eronder aan waarbij u aangeeft dat de mensen in de lijst die u wilt importeren toestemming hebben gegeven om hun e-mailadres te gebruiken. Dit is belangrijk in verband met de Anti SPAM wetgeving dus lees deze tekst goed! Klik op Volgende. Vink “Sla eerste regel over” aan als de eerste regel uit uw Excel bestand bestaat uit titels als Naam, E-mailadres.

Loop de kolommen langs en geef aan bij welk nieuwsbriefveld de kolom hoort. Gaat uw eerste kolom over de Naam van de klant, dan geeft u bij “Hoort bij: Naam” aan. Moet de hele lijst met e-mailadressen die u importeert vallen onder een bepaald segment, bijvoorbeeld Vuurwerk dan kunt u ze onderaan dat kenmerk meegeven door de groep aan te vinken. Klik op het vinkje “Gebruik standaard waarde” en kies vervolgens één of meer waarden die aan alle adressen gekoppeld moet worden:

Klik op Volgende. Hier ziet u een overzicht van het aantal bestaande, dubbele en nieuwe emailadressen. Klik op “Importeren en fouten negeren” om de adressen te importeren.

3. E-mailadres wijzigen / uitschrijven Het kan gebeuren dat een klant een nieuw e-mailadres krijgt en u daarover een mailtje stuurt. Voorbeeld: Nikkie van Dillen wilt haar e-mailadres wijzigen van [email protected] naar [email protected]. Log in bij Garden Connect, ga naar Nieuwsbrieven in de horizontale groene balk, ga naar Lijsten en abonnees, klik op de lijst. In de rechterkolom verschijnt een klein menu en daaronder een zoekveld:

Hier kunt u een persoon opzoeken door zijn of haar e-mailadres in te typen. Klik vervolgens op Zoeken. Heeft u de juiste persoon gevonden, dan kunt u deze persoon aanklikken om zijn of haar gegevens te bewerken. Let op! Indien iemand een mail stuurt dat hij of zij geen mails meer willen ontvangen, dan verandert u de status naar Uitgeschreven. Verwijder deze persoon niet. Als u de persoon verwijderd en later een keer een import doet waar dat adres nog in staat dan wordt de persoon namelijk weer opnieuw aangemeld. De status dus altijd aanpassen naar: Uitgeschreven. Met de knop Wissen X wordt de zoekopdracht gewist en worden alle abonnees weer weergegeven.

4. Aanmeldformulier aanpassen Het aanmeldformulier voor de nieuwsbrief vindt u op uw homepage. Zorg dat deze een pakkende korte tekst heeft en goed opvalt. Positie aanpassen Het aanmeldformulier moet op een plek staan waar iedereen hem ziet. Het is niet het belangrijkste op uw website, maar u wilt wel dat zoveel mogelijk mensen het formulier invullen. Als u het formulier op de voorpagina wilt plaatsen doet u dat als volgt: Ga bij Hoofdmenu naar Voorpagina. Bij beschikbare onderdelen ziet u het kopje Nieuwsbrief aanmeldformulier. Deze kunt u verslepen naar de gewenste positie. Bijvoorbeeld: rechtsboven. Vervolgens klikt u op Bewerk en selecteert u het aanmeldformulier. Klik op Opslaan en het formulier staat op uw homepage.

Wilt u het formulier in een vaste kolom bij bijvoorbeeld uw openingstijden dan kunt u dit doorgeven aan Nikkie: [email protected]. Velden toevoegen Wilt u dat mensen die zich inschrijven ook bijvoorbeeld hun postcode in moeten vullen, of hun geboortedatum, zodat u iets meer over de klant te weten komt, dan kunt u dat op de volgende manier doen: Log in bij Garden Connect, ga naar Nieuwsbrieven in de horizontale groene balk, ga naar Lijsten en abonnees, klik op de lijst. In de rechterkolom verschijnt een klein menu. Klik op Extra velden.

Klik op toevoegen om bijvoorbeeld het veld Postcode toe te voegen of het veld Geboortedatum. Klik op Opslaan.

Ga vervolgens naar de optie direct onder Extra velden: Aanmeld formulieren.

Klik op het vijfde icoontje van links dat eruit ziet als een klein formuliertje.

Klik op het veld dat u toe wilt voegen aan het formulier bij Beschikbare velden. Het veld wordt toegevoegd aan het formulier aan de rechterkant. U kunt aan de linkerkant aangeven of het veld verplicht moet zijn en welke grootte het veld moet hebben. Aan de rechterkant kunt u het veld slepen naar de gewenste positie (naar boven of naar beneden). Met het rode rondje kunt u het veld eventueel weer verwijderen.

Teksten formulier aanpassen Log in bij Garden Connect, ga naar Nieuwsbrieven in de horizontale groene balk, ga naar Lijsten en abonnees, klik op de lijst. In de rechterkolom verschijnt een klein menu. Klik op Aanmeld formulieren:

Klik op het tweede icoontje van links Bewerken. Hier kunt u de titel van het blok aanpassen, de tekst boven het formulier, een bedanktekst die men te zien krijgt als men hun gegevens ingevuld heeft en op Verstuur klikt én eventueel kunt u een bedankt e-mail naar de bezoekers sturen die zich ingeschreven hebben.

Bedankt e-mail sturen (met kortingsbon) Heeft u de stappen hierboven gevolgd, dan kunt u de optie: Stuur bedankt e-mail naar bezoeker aanvinken.

In een bedankt e-mail kunt u iemand bedanken voor zijn of haar inschrijving op de nieuwsbrief. U kunt hier ook klanten mee naar het tuincentrum lokken door er bijvoorbeeld een kortingsbon als afbeelding in te plaatsen die ze binnen twee weken in moeten wisselen. Of eventueel een bon voor een gratis kopje koffie. Wees creatief, mensen houden ervan om gewaardeerd te worden. Onder het tekstvak staan een aantal codes die u kunt gebruiken om informatie van de klant over te nemen. Plaats in de tekst bijvoorbeeld: Bedankt voor uw aanmelding op de nieuwsbrief van ons tuincentrum. U heeft de volgende gegevens ingevuld: %subscriber_details% Als een klant de e-mail ontvangt worden daar automatisch de velden van het formulier ingevuld als: Naam: Nikkie van Dillen E-mailadres: [email protected] U vervolgt de tekst met bijvoorbeeld: Om u te bedanken voor uw aanmelding krijgt u een gratis kopje koffie bij inlevering van deze e-mail in ons tuincafé. Zet er een afbeelding van een kopje koffie bij om het geheel af te maken. U kunt ook een afbeelding van een barcode erin plaatsen. Vink het vakje Stuur notificatie email naar beheerder aan als u zelf een bevestiging per mail wilt ontvangen als iemand zich ingeschreven heeft. Geef het Afzender e-mailadres aan en de naam van de afzender. Dit zijn de naam en het e-mailadres die men zal zien als ze de bedankt e-mail ontvangen. Klik op Opslaan om de teksten rondom het aanmeldformulier op te slaan.

5. Nieuwsbrief aanmaken Log in bij Garden Connect, ga naar Nieuwsbrieven in de horizontale groene balk, ga naar Nieuwsbrieven. Klik rechtsboven op de button Nieuwsbrief maken. Stap 1 Vul de naam van de nieuwsbrief en het onderwerp van de nieuwsbrief in. Zorg dat het onderwerp pakkend is. Een nieuwsbrief met als onderwerp Oktober 2013 zal veel minder vaak bekeken worden dan een pakkende titel als: Paaskorting alleen voor onze nieuwsbrieflezers! Selecteer een lijst en het segment waar u de nieuwsbrief naar toe wilt verzenden. De overige gegevens worden automatisch ingevuld. Mocht dit afwijken, dan kunt u het handmatig aanpassen. Moeten deze gegevens standaard aangepast worden, dan kunt u bij Lijsten en Abonnees de lijst bewerken.

Stap 2 Zorg dat de gewenste nieuwsbrief template is aangevinkt. Selecteer aan de rechterkant de gewenste header (foto voor in de bovenkant van de nieuwsbrief). Om een nieuwe header toe te voegen klikt u op Choose File / Bladeren (1.) en selecteert u de gewenste afbeelding van de computer. Deze moet het juiste formaat hebben als aangegeven in de regel eronder. Een uitleg over hoe u een afbeelding op maat kunt maken vindt u hier: http://bit.ly/WGAIYb. Klik op Uploaden (2.) om de header toe te voegen aan de andere headers.

Bovenaan bij Afbeelding titel geeft u een titel waar de afbeelding over gaat. Bijvoorbeeld: Het is lente bij Tuincentrum X. De Afbeelding link kunt u bijvoorbeeld doorverwijzen naar uw homepage: http://www.tuincentrumx.nl. Dit zorgt voor extra bezoekers op uw website en kan helpen bij een betere vindbaarheid in Google.

Vervolg stap 2 U gaat nu door naar Berichten opmaken. Hier kunt u berichten toevoegen in de hoofdkolom in het nieuwsbriefsjabloon. (Bij de volgende stap Korte berichten opmaken kunt u eventueel korte berichtjes toevoegen in de rechterkolom van uw template) *. Klik in het lichtgele vlak op Klik hier om uw eerste bericht toe te voegen. 1. Geef het onderwerp in van het eerste bericht. 2. Selecteer een afbeelding van uw computer die past bij het bericht. 3. Geef de tekst in die hoort bij het bericht. Het is hier ook mogelijk om links toe te voegen of afbeeldingen in de tekst te plaatsen. Dit kan op dezelfde manier als op de website, met de daarvoor geschikte icoontjes. Uitleg hierover vindt u in de Quickstart voor het aanpassen van de website. 4. Geef hier indien gewenst een link in. Deze zorgt ervoor dat de titel en de foto van het bericht linken naar de gewenste pagina. Begin de link altijd met http://. 5. Klik op Opslaan. Via de groene balk een de rechterkant kan de nieuwsbrief vervolgd worden. * Let op: Korte berichten opmaken staat niet standaard ingesteld. Mocht u dit niet zien in uw scherm en dit wel willen gebruiken, stuur dan een mailtje naar [email protected].

    

Nieuw: Maak een nieuw bericht aan en volg dezelfde stappen als hierboven. Sorteer: Heeft u twee of meer berichten opgeslagen dan kunt u met de knop Sorteer de volgorde aanpassen van de berichten door ze te slepen naar de gewenste positie. Verwijder: Verwijder het bericht. Bewerk: Bewerk het bericht en maak aanpassingen. Bekijk nieuwsbrief voorbeeld: Hiermee kunt u tussendoor een voorbeeld bekijken hoe de nieuwsbrief eruit komt te zien. Let op! Dit is geen definitieve test aangezien de internet browser altijd iets kan afwijken van de verschillende mailprogramma’s.

Is de nieuwsbrief naar wens?

Stap 3 Indien Korte berichten opmaken bij u staat ingesteld, kunt u hier op dezelfde manier als bij Stap 2 berichtjes opmaken. Wanneer de berichten naar wens zijn klik op volgende.

Stap 4 Stap 4 bevat een samenvatting van het onderwerp van de nieuwsbrief, naar welke groep u de nieuwsbrief stuurt en nogmaals het voorbeeld bekijken. Alles in orde?

Stap 5 Stuur altijd een test nieuwsbrief. Het liefst naar meerdere e-mailadressen die met verschillende programma’s werken. Denk aan Outlook, Gmail, Hotmail en Yahoo. Iedere mailprovider werkt net even anders. Is de test goed ontvangen?

Selecteer de datum en tijd wanneer de nieuwsbrief verstuurd moet worden. Klik nogmaals op Nieuwsbrief inplannen en de nieuwsbrief zal in de wachtrij geplaatst worden.

6. Rapporten Log in bij Garden Connect, ga naar Nieuwsbrieven in de horizontale groene balk, ga naar Rapporten. Hier vindt u een overzicht van alle nieuwsbrieven die verstuurd zijn. In dit overzicht ziet u ook naar hoeveel mensen de nieuwsbrieven verstuurd zijn, hoeveel mensen de nieuwsbrief geopend hebben, hoeveel mensen zich uitgeschreven hebben en hoeveel mensen geklikt hebben op links. In dit overzicht kunt u dus een goed beeld krijgen van welke nieuwsbrieven het goed doen en welke minder populair zijn. Aan het begin van elke nieuwsbrief staan twee icoontjes. Via het eerste icoontje kunt u de betreffende nieuwsbrief bekijken. Via het tweede icoontje kunt u de statistieken van deze nieuwsbrief inzien.

Uniek geopend: Het aantal unieke mensen dat de nieuwsbrief geopend heeft. Gebounced: E-mails die niet afgeleverd konden worden. Dit kan te maken hebben met een niet bestaand e-mailadres (hard bouncer) of met een volle mailbox (soft bouncer). Populairste links: Dit zijn de links uit de nieuwsbrief en hoe vaak erop geklikt is. Als u dit in de gaten houdt ziet u een lijn dat bijvoorbeeld aanbiedingen vaak aangeklikt worden en activiteiten minder vaak. Of andersom. Zo kunt u de inhoud van de nieuwsbrief steeds verder aanpassen naar de wensen van de klant. Top ontvanger domeinen: Stel u ziet in dit overzicht dat de meeste mensen de nieuwsbrief openen met Hotmail. Dan is het belangrijk de nieuwsbrief ook te testen in Hotmail, zodat de nieuwsbrief er altijd goed uit ziet. Klikt u op de links achter de cijfers / aantallen, dan ziet u ook wie zich afgemeld hebben / wie de links hebben aangeklikt enz.

7. Tips Verzamel e-mailadressen Iedereen betaalt een vast bedrag per maand bij Garden Connect. Hoe meer e-mailadressen u verzamelt, hoe goedkoper het in verhouding wordt. E-mailadressen verzamelen kan door leuke acties te verzinnen en die op uw site en in de winkel te communiceren. Voorbeeld: Iedereen die afrekent kan zijn of haar e-mailadres achterlaten in een pot bij de kassa en aan het eind van de week wordt er één briefje uitgehaald die bijvoorbeeld een bos bloemen wint. Alle andere adressen worden ingevoerd in het websitesysteem. Voorbeeld: Leg een invulformulier bij de kassa waar uw klanten hun naam en e-mailadres in kunnen vullen. Geef bij de kassa ook aan hoe vaak ze een nieuwsbrief kunnen verwachten en dat ze iedere nieuwsbrief de mogelijkheid hebben zich af te melden. Voorbeeld: Verzin een leuke online actie. Organiseer een vroege vogel actie met 20% korting. De datum wordt per nieuwsbrief bekend gemaakt en alleen nieuwsbrieflezers zijn uitgenodigd. Men kan op de website het aanmeldformulier invullen. Deze adressen komen automatisch in het nieuwsbriefsysteem terecht. Houd de nieuwsbrief interessant  Als een nieuwsbrief niet interessant genoeg is, klikt men op Afmelden en bent u ze voor goed kwijt. De inhoud én het uiterlijk van de nieuwsbrief zijn belangrijk!  Maak acties /aanbiedingen speciaal voor nieuwsbrieflezers. Als er alleen maar dingen in staan die ook op de website staan, zullen ze sneller denken: ik kijk wel op de website als ik iets wil weten.  Wees actueel. In de winter kunt u ruim van tevoren al een goede nieuwsbrief klaarzetten met sneeuwschuivers en strooizout. Zodra het gaat vriezen kunt u de nieuwsbrief direct versturen en bent u er als eerste bij als men op zoek gaat naar strooizout.  Houd de nieuwsbrief herkenbaar. Hangen er doeken met tulpen in het tuincentrum, zorg dan dat deze foto ook terugkomt in de header van uw nieuwsbrief. Dat is herkenbaar en geeft direct een actueel beeld van het seizoen van dat moment. Schrijf u in voor de nieuwsbrief van andere tuincentra Intratuin / GroenRijk / Life en Garden en het tuincentrum bij u om de hoek. Zo houdt u goed in de gaten wat anderen doen én u krijgt er ook nog inspiratie van!