Handleiding Glimworm nieuwsbrief

Handleiding Glimworm nieuwsbrief Auteur: Marten Hoekstra Datum: 26 Mei 2005 Versie: 1.0 Dit document bevat vertrouwelijk informatie die niet voor anderen dan de relatie van Glimworm bedoeld is. Op alle informatie rust copyright en geen enkele informatie mag zonder toestemming van Glimworm op welke wijze dan ook gereproduceerd worden.

Handleiding Glimworm nieuwsbrief

1

Versie 1.0

Bouwen nieuwsbrief............................................................................................................................................................................. 3 HTML vs. Niet HTML ....................................................................................................................................................................... 3 Grootte en afbeeldingen .................................................................................................................................................................. 3 Opt-out mogelijkheid........................................................................................................................................................................ 3 Personificatie e-mailing.................................................................................................................................................................... 4 Beheren adressen / ontvangers .......................................................................................................................................................... 6 2.1 Toevoegen nieuwsbrief abonnees................................................................................................................................................... 6 2.2 Toevoegen gebruiker (niet in basis pakket)..................................................................................................................................... 6 2.3 Groeperen........................................................................................................................................................................................ 6 2.4 Toevoegen / verwijderen van personen in een groep ..................................................................................................................... 7 2.5 Speciale groepen ............................................................................................................................................................................. 7 2.5.1 Alle leden ............................................................................................................................................................................. 7 2.5.2 Nieuwe gebruikers ............................................................................................................................................................... 8 2.5.3 Website leden / Site members ............................................................................................................................................. 8 2.5.4 Nieuwe aanmeldingen.......................................................................................................................................................... 8 2.5.5 Opt out ................................................................................................................................................................................. 8 2.6 Personen in de Opt out groep.......................................................................................................................................................... 8 2.7 Onbezorgbare e-mails ..................................................................................................................................................................... 8 Nieuwsbrief versturen naar individuele ontvangers......................................................................................................................... 9 Nieuwsbrief versturen aan groepen ................................................................................................................................................. 10 Vragen / opmerkingen ........................................................................................................................................................................ 11 1.1 1.2 1.3 1.4

2

3 4 5


Pagina 2 van 11


1

Versie 1.0

Bouwen nieuwsbrief

U bouwt een nieuwsbrief op dezelfde manier als het bouwen van een pagina in uw Glimworm website. Het enige verschil is dat u een aantal extra mogelijkheden heeft die specifiek bedoeld zijn voor een nieuwsbrief. Omdat de pagina die u maakt wordt weergegeven in een vele verschillende e-mail programma heeft u te maken met verschillende afmetingen. Voor het bekijken zijn er drie grote partijen (Microsoft, Mozilla & Netscape). Voor het lezen van e-mail zijn er talloze verschillen offline (Outlook & Outlook Express) en online (Gmail, Hotmail, webmail) programma’s beschikbaar. Om hiermee rekening te houden dient u de nieuwsbrief niet te breed te maken. Selecteer de nieuwsbrief template uit het pulldown menu.

1.1

HTML vs. Niet HTML

De mailings die door het Glimworm systeem verstuurd worden zijn primair HTML. Dit heeft als voordeel dat u veel meer opmaak mogelijkheden heeft en afbeeldingen kunt toevoegen. Daarnaast is bewezen dat e-mailings die in HTML-formaat worden verstuurd, ruim twee keer zo hoog scoren (click-through) als een niet-HTML mailing. Wanneer een gebruiker een e-mailing ontvangt en geen HTML e-mails kan lezen, verschijnt de onderstaande mededeling.

De persoon kan dan vervolgens via de link de mailing op de website terugvinden en zo de HTML versie bekijken.

1.2

Grootte en afbeeldingen

Een lezer ontvangt de e-mail in zijn/haar e-mail programma. Afhankelijk van de Internet verbinding dienen alle afbeeldingen gedownload te worden van de server. Deze worden namelijk alleen als link in de e-mail opgenomen en niet fysiek mee gestuurd. Hoe meer afbeeldingen, hoe langer het duurt voordat de e-mail in zijn geheel aan de ontvanger getoond kan worden. In geval van een modem verbinding kan dit lang duren. Hoe er dus bij het maken van de nieuws rekening mee dat je niet teveel & te grote afbeeldingen gebruikt.

1.3

Opt-out mogelijkheid

Om ontvangers van de nieuwsbrief de mogelijkheid te geven zich te verwijderen uit de lijst is het erg handig de zogeheten opt-out mogelijkheid toe te voegen. De opt-out functie bied de ontvanger de mogelijkheid om zichzelf van de mailinglijst te halen en geen e-mailings meer ontvangt. Volgens de Europese richtlijnen op het gebied van persoonsgegevens is deze 'opt-out mogelijkheid' verplicht. U voegt de onderstaande code toe in de pagina via de pagina editor: #HTML[Opt-out:Als u in de toekomst liever geen e-mails wilt ontvangen, klik hier]


Pagina 3 van 11


Versie 1.0

Waarbij u: domein.ext vervangt voor uw domeinnaam en extensie (bijvoorbeeld glimworm.com) NUMMER vervangt voor uw sitenummer. Dit is het nummer achter site in de adresbalk van uw website (bijvoorbeeld site8 voor glimworm.com) Wanneer men op de link klikt komt men op een pagina in uw website waar men zijn/haar e-mailadres kan verwijderen.

1.4

Personificatie e-mailing

U kunt specifieke velden uit de database halen om elke e-mail een persoonlijk karakter te geven. Deze velden dienen wel ingevuld te zijn. Anders verschijnen er lege velden, of een standaard waarde. Hieronder ziet u een voorbeeld van de verschillende velden en hoe u ze in de e-mailing plaatst. Wanneer u wilt dat er een standaard waarde verschijnt als een veld leeg is, dient u dit door te geven aan Glimworm. Die zal dit vervolgens implementeren.

$SALUT $FNAME

Toont de aanhef behorende bij de ontvanger Toont de voornaam van de ontvanger


Pagina 4 van 11

Handleiding Glimworm nieuwsbrief $LNAME $CNAME $EMAIL

Versie 1.0

Toont de achternaam van de ontvanger Toont de bedrijfsnaam van de ontvanger Toont het e-mailadres van de ontvanger

Zoals u ziet kunt u de velden zowel in de onderwerpregel als de e-mail zelf plaatsen. U kunt bovendien de codes in de webpagina plaatsen die u als nieuwsbrief wilt gaan versturen. Zie hiervoor het voorbeeld op de volgende pagina.

De velden zijn verwerkt in de pagina. Hieronder ziet u hoe de bovenstaande pagina eruit ziet als e-mail in Outlook Express 6.0. Alle velden zijn vervangen door waarden behorende bij de ontvanger.


Pagina 5 van 11


2

Versie 1.0

Beheren adressen / ontvangers

In uw website onder ‘Beheer leden’ vindt u alle gereedschappen om de nieuwsbrief te versturen en de ontvangers te beheren. In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe u de adressen van ontvangers beheert en groepeert zodat u gemakkelijk een nieuwsbrief kunt versturen.

2.1

Toevoegen nieuwsbrief abonnees

Een nieuwsbrief abonnee is een ontvanger van de nieuwsbrief. Klik op ‘Nieuwe nieuwsbrief abonnee’. Een nieuw venster verschijnt waarin alle gegevens van de ontvanger dient in te vullen. Alleen het eerste veld (e-mailadres) is verplicht, de andere velden kunt u ook leeg laten.

Klik vervolgens op ‘Bewaar’ en de ontvanger is toegevoegd aan de database. U kunt deze opzoeken met de zoek optie.

2.2

Toevoegen gebruiker (niet in basis pakket)

Een gebruiker is een persoon die een gebruikersnaam en wachtwoord ontvangt. Hiermee kan de persoon vervolgens inloggen op de website en toegang krijgen tot onderdelen die alleen toegankelijk zijn voor bepaalde personen. Om een nieuwe gebruiker toe te voegen klikt u onder gereedschappen op ‘Nieuwe gebruiker’ en vult vervolgens de gegevens in.

2.3

Groeperen

Om het beheer van leden en verzending van nieuwsbrieven / emails te vereenvoudigen is het mogelijk om leden in groepen te plaatsen. Denk bijvoorbeeld aan een klas, sportteam, familieleden of vaste klanten. Op deze manier hoeft u in de toekomst alleen maar de groep te selecteren bij een verzending van een nieuwsbrief in plaats van alle leden afzonderlijk. Voor het aanmaken van een groep klikt u op 'Nieuwe groep'. In een nieuwe venster typt u een representatieve naam in voor de groep, waarna u de afzonderlijk leden aan de groep kunt toevoegen.

Voor het bekijken van een groep in het overzicht, selecteert u de naam van de groep ui het menu bij 'Bekijk groep'. De pagina wordt ververst en u ziet de afzonderlijke leden in de geselecteerde groep. U heeft dan gelijk de mogelijkheid om aanpassingen op de groep en de afzonderlijk leden in de groep uit te voeren


Pagina 6 van 11


Versie 1.0

Standaard groepen zijn Alle groepen: Toont alle personen in alle groepen Alle leden: Toont alleen alle leden (geen nieuwsbrief abonnees) Nieuwe gebruikers: Toont alle nieuwe gebruikers Website leden: Toont alleen alle website leden

2.4

Toevoegen / verwijderen van personen in een groep

U kunt (nieuwe) leden toevoegen / verwijderen aan een groep door de groep te selecteren uit het pulldown menu. Vervolgens verschijnen er onder drie opties. Klik op Nieuwe leden aan de groep om zowel leden toe te voegen als te verwijderen.

Er verschijnt een nieuw venster waarin rechts de groepsleden ziet en links alle leden die zich nog niet in deze groep bevinden. Om een lid toe te voegen klikt u links op een lid en vervolgens op Toevoegen. Het lid verdwijnt links en wordt rechts toegevoegd aan de lijst met groepsleden. Om een lid te verwijderen klik u rechts op een lid en vervolgens op Verwijderen. Het lid verdwijnt rechts en is links weer beschikbaar om aan de groep toe te voegen.

Alle leden beginnend met ..

Alle leden in de groep. Alle leden in de website.

2.5

Speciale groepen

In het lijstje met groepen ziet u een aantal standaard groepen staan. Deze worden hieronder kort toegelicht.

2.5.1

Alle leden

Deze groep bevat alle personen die in de database te vinden zijn. Handleiding Glimworm nieuwsbrief

Pagina 7 van 11


2.5.2

Versie 1.0

Nieuwe gebruikers

Deze groep bevat alle personen die zich via de website hebben ingeschreven.

2.5.3

Website leden / Site members

Deze groep bevat alle personen die een gebruikersnaam en wachtwoord hebben om in te kunnen loggen op de website.

2.5.4

Nieuwe aanmeldingen

Alle personen die zich via de website hebben aangemeld voor de nieuwsbrief

2.5.5

Opt out

Alle personen die zich via de opt out mogelijkheid hebben uitgeschreven voor het ontvangen van de nieuwsbrief.

2.6

Personen in de Opt out groep

Alle personen die zich bevinden in de Opt out groep hebben aangegeven dat ze nieuwsbrief niet meer willen ontvangen. Het is aan u de keuze om alle personen te verwijderen of mogelijk te bewaren voor andere doeleinden.

2.7

Onbezorgbare e-mails

Het kan voorkomen het e-mailadres incorrect is of niet meer bestaat. Het gevolg hiervan is dat de e-mail niet afgeleverd kan worden bij de ontvanger en retour komt in uw e-mailbox. De zogeheten “Returned Mails”

Het verwijderen van deze adressen uit de database is op dit moment nog handwerk. U zoekt het adres op met de zoekfunctie en verwijdert vervolgens het adres uit de database. U verwijdert een adres door op de icoon te klikken en vervolgens ‘Verwijder’ te selecteren.


Pagina 8 van 11


3

Versie 1.0

Nieuwsbrief versturen naar individuele ontvangers

Voordat u een e-mail/nieuwsbrief kunt gaan versturen moet u eerst de ontvangers selecteren. In de laatste kolom van de ledenlijst kunt u leden aankruisen als ontvangers of een afzonderlijk lid selecteren door op e-mail te klikken in het menu. U heeft de ontvangers geselecteerd en een nieuwe venster verschijnt waarin u de email/nieuwsbrief kunt aanmaken en uiteindelijk verzenden. Het maken van een email/nieuwsbrief komt overeen met hoe uw eigen e-mail programma werkt.

Naar:

Door te klikken op de knop 'Bekijk ontvangers' krijgt u een overzicht van de leden die de email/nieuwsbrief zullen ontvangen. Van: Het emailadres waarvan af de e-mail verzonden zal worden. Dit e-mailadres verschijnt als afzend e-mailadres in de e-mail bij ontvangers. Onderwerp: Hier kunt u het onderwerp van de e-mail invullen. Bijvoorbeeld 'Speciale aanbiedingen voor de maand Mei' Gebruik Hier bepaalt u of u een e-mail of nieuwsbrief wilt verzenden. Een nieuwsbrief is een pagina uit uw pagina: website die u als een nieuwsbrief heeft opgemaakt. Zie hier [link] voor een uitgebreide uitleg. Bij de optie alleen e-mail kunt u het onderste veld gebruiken om een e-mail op te maken. Voeg toe: Met deze functie kunt u de emails en nieuwsbrieven een persoonlijk karakter geven. Zo kunt u de voornaam, achternaam, aanhef en het emailadres in de e-mail plaatsen. Deze zullen dan in elke e--mail/nieuwsbrief vervangen worden door de ingevoerde gegevens van het desbetreffende lid. U kunt dus bijvoorbeeld een persoonlijk aanhef maken in de vorm van: 'Beste Peter Jansen,' Is uw e-mail klaar voor verzending dan kunt u een voorbeeld bekijken door op Voorbeeld te klikken.. Anders kunt u direct op 'Verzend' klikken.


Pagina 9 van 11


4

Versie 1.0

Nieuwsbrief versturen aan groepen

U kunt alleen een nieuwsbrief versturen naar groepen. Nadat u op ‘Verzend groep nieuwsbrief’ hebt geklikt krijgt u een nieuw venster.

In dit venster heeft u een overzicht van de groepen. U neemt ze op als ontvangers door de box voor de naam aan te vinken.

Van: Onderwerp: Gebruik pagina: Voeg toe:

Het emailadres waarvan af de e-mail verzonden zal worden. Dit e-mailadres verschijnt als afzend e-mailadres in de e-mail bij ontvangers. Hier kunt u het onderwerp van de e-mail invullen. Bijvoorbeeld 'Speciale aanbiedingen voor de maand Mei' U kunt hier de pagina selecteren die u als nieuwsbrief wilt versturen. Met deze functie kunt u de emails en nieuwsbrieven een persoonlijk karakter geven. Zo kunt u de voornaam, achternaam, aanhef en het emailadres in de e-mail plaatsen. Deze zullen dan in elke e--mail/nieuwsbrief vervangen worden door de ingevoerde gegevens van het desbetreffende lid. U kunt dus bijvoorbeeld een persoonlijk aanhef maken in de vorm van: 'Beste Peter Jansen,'


Pagina 10 van 11


5

Versie 1.0

Vragen / opmerkingen

Wanneer u vragen of opmerkingen heeft over deze handleiding kunt u deze stellen aan: Marten Hoekstra Tel: 020 – 616 56 40 Email: [email protected] Wanneer u vragen heeft over bepaalde onderdelen van het Glimworm systeem kunt u deze stellen aan: Glimworm Support Tel: 020 – 616 56 40 Email: [email protected]


Pagina 11 van 11

Handleiding Glimworm nieuwsbrief

Recommend Documents