Handleiding
Mijn Energie Online
Nieuw in deze handleiding:
Uw persoonlijke kenmerken op uw facturen
STARTEN MET MIJN ENERGIE ONLINE
3
Inloggen
3
Persoonlijke gegevens aanpassen
4
HET CONTRACTEN & AANSLUITINGEN SCHERM
5
Wat kan ik met het contracten & aansluitingen scherm?
5
Uit welke onderdelen bestaat het contracten en aansluitingen scherm?
6
Inzien van uw gegevens
7
Hoe groepeer ik aansluitingen?
11
ENERGIE FACTURATIE
15
Uit welke onderdelen bestaat Energie Facturatie?
16
Uw facturen exporteren
18
Een groep of contract exporteren
19
Periodieke exports instellen
20
Bijlage Transportkosten
21
ENERGIE MONITOR
22
Uit welke onderdelen bestaat het Energie Monitor scherm?
23
Vergelijken van verbruiksinformatie
24
Inzien van de verbruiken per aansluiting
27
Inzien van de verbruiken per groep
29
Benchmarken van verschillende periodes
30
Exporteren van uw verbruiken
31
Exportformaten
33
VOOR BEHEERDERS
2
Het inrichten van uw bedrijfsstructuur
40
Vrije velden
41
CONTACT MET ESSENT GROOTZAKELIJK
43
Starten met Mijn Energie Online Inloggen Inloggen op Mijn Energie Online doet u op de website van Essent Grootzakelijk. 1. Op de website kiest u voor Grootzakelijk. 2. In het inlogblok kunt u inloggen met uw persoonlijke inlognaam en wachtwoord.
1 2
Heeft nog geen gebruikersnaam? Als u nog geen gebruikersnaam heeft kan u een account aanvragen. Dit kan via uw accountmanager of via het formulier op de website. Wachtwoord of gebruikersnaam vergeten? Gebruik dan de links ‘vergeten’ in het inlogblok.
3
Persoonlijke gegevens aanpassen Via de link ‘persoonlijke instellingen’ kan u uw eigen accountgegevens aanpassen.
In dit scherm kunt u uw gebruikersnaam, wachtwoord en persoonlijke gegevens als uw telefoonnummer en e-mailadres aanpassen. Let op! het persoonlijke instellingen scherm past u geen bedrijfsgegevens aan. Dit In kunt u doen door middel van dit formulier op de website van Essent Grootzakelijk.
4
Het contracten & aansluitingen scherm Wat kan ik met het contracten en aansluitingen scherm? Via het Contracten en aansluitingen scherm heeft u overzicht over alle door Essent Grootzakelijk beleverde aansluitingen en gesloten contracten. Het scherm geeft u inzicht in belangrijke informatie zoals netbeheerder, debiteur en het leveringsadres. Waar vind ik het contracten en aansluitingen scherm? Het contracten en aansluitingen overzicht is benaderbaar op twee manieren: 1. Via de link in de hoofdnavigatie. Klik op contracten en aansluitingen. 2. Via de link in de widget. Klik op inzien aansluitingen.
1
2
Voorbeeld
★
BCS uit Woerden heeft door middel van het contracten en aansluitingen scherm inzicht in alle aansluitingen en contracten. De Facilitair Manager heeft als hoofdgebruiker handige groepen aangemaakt om maandelijks rapporten te maken van het energie verbruik van de verschillende locaties en de bijbehorende contracten in Energie Monitor. Zijn collega Anja, gebruikt dezelfde groepen in Energie Facturatie om de facturen op de juiste kostenplaatsen te boeken.
5
Uit welke onderdelen bestaat het contracten en aansluitingen scherm? Na het klikken op contracten en aansluitingen toont Mijn Energie Online de volgende vier onderdelen: 1. Via de verschillende tabs kunt u uw aansluitingen, contracten en de daarbij behorende aansluitingen of groepen met aansluitingen bekijken. Alleen beheerders kunnen groepen maken. 2. Met de zoekfunctie vindt u razendsnel aansluitingen of contracten. 3. Dit is het overzicht scherm. Hier vind u de aansluitingen of contracten terug. Standaard worden hier alle aansluitingen getoond. 4. Hier ziet geselecteerde aansluitingen. Hiermee kunt u aansluitingen exporteren. Indien u beheerrechten hebt kunt u ook aansluitingen toewijzen aan een bedrijfsstructuur.
1 2 3
6
4
Inzien van uw gegevens
Waar vindt u uw gegevens terug? Via de tab contracten ziet u welke contracten u bij Essent heeft gesloten. U vindt de belangrijkste contractinformatie en welke aansluitingen bij het contract horen. Hoe kom ik er? Wanneer u in het contracten en aansluitingen scherm op het tabblad ‘contracten’ klikt ziet u direct een overzicht van uw contracten.
Klik op het plusje bij de aansluitingen. U ziet nu detailinformatie van de aansluiting.
1
2
Hoe werkt het? 1. Via het zoekscherm kunt u zoeken naar contracten. 2. Klik op het plusje in het contract. Het contract schuift nu open. U ziet nu de contractdetails.
1
2
7
Aansluitingen inzien en Mijn Energie Online verrijken met uw eigen
Wat is het? Via het overzicht van uw aansluitingen kunt u makkelijk informatie opzoeken bij uw aansluitingen. Dit doet u door de aansluiting die u wilt bekijken aan te klikken. De aansluiting zal dan openschuiven en de details tonen. U vindt de hoofdomschrijving ook terug op uw factuur informatie. Hoe kom ik er? Uw aansluitingen vindt u in het Contracten & Aansluitingen scherm. Klik op Contracten & Aansluitingen in de hoofdnavigatie.
Hoe werkt het? 1. Klik op het plusje bij de aansluiting die u wilt verrijken met informatie. U ziet nu detailinformatie van de aansluiting.
1
8
U kan de aansluiting een omschrijving meegeven waaraan u en uw collega’s de aansluiting beter herkennen. Bijvoorbeeld een kostenplaatsnummer of de naam van de afdeling die er werkt.
Daarnaast kunt u vrije velden toevoegen. De beheerder kan categorieën maken en gebruikers kunnen hier informatie in plaatsen. Denk hierbij aan de vloeroppervlakte of het aantal medewerkers die er werken.
9
Er zijn twee soorten omschrijvingen toe te voegen aan een aansluiting. Dit zijn een hoofdomschrijving en vrije velden. 1) Via de hoofdomschrijving kunt u uw aansluiting in alle schermen gemakkelijk herkennen. Dit kan dan zowel in Energie Facturatie als Energie Monitor. Als uw collega’s een bepaalde aansluiting beter herkennen aan een bijnaam, is dit een goede manier om de aansluiting in Mijn Energie Online te beschrijven. 2) Vrije velden gebruikt u om meer informatie aan een aansluiting toe te voegen. Dit kan zijn voor intern gebruik of voor bijvoorbeeld benchmarking. Denk bijvoorbeeld aan een kostenplaats of het aantal vierkante meters van een locatie. De labels zijn generiek voor alle aansluitingen. Per aansluiting kunt u specifieke informatie toevoegen die voor uw bedrijf van belang is. De hoofdgebruiker is de enige persoon die de labels (of categorieën) van een vrij veld kan creëren.
10
Wanneer u online uw hoofdomschrijving heeft aangepast vindt u deze ook terug op uw factuur.
11
Hoe groepeer ik aansluitingen? Wat is het? Groepen kunt u zelf maken van bepaalde aansluitingen die in uw organisatie bij elkaar horen. Onder de tab groepen vindt u de door uw organisatie gedefinieerde groepen terug en zijn ze aan te passen. Nadat u groepen heeft aangemaakt zijn deze te gebruiken in de hele omgeving. Wanneer er aansluitingen nog niet in een groep geplaatst kunt u deze terug vinden door te klikken op ‘ongegroepeerd’ Hoe kom ik er? Klik op de tab aansluitingen in het contracten en aansluitingenscherm. Hoe werkt het? Via het zoekscherm of met filter mogelijkheden vinkt u de aansluitingen aan die u samen wil voegen tot een groep. De geselecteerde aansluitingen kunt u toevoegen aan een bestaande groep of u maakt een nieuwe groep aan. Als de groep is aangemaakt krijgt u daarvan een notificatie. Klik op het plusje bij de groep, De groep schuift nu open en u ziet welke aansluitingen de groep bevat. Als u daarna op een plusje van een aansluiting klikt ziet u detailinformatie van de aansluiting.
12
Exporteren van aansluitgegevens
Wat kan ik met een export van mijn aansluiting gegevens? U kunt alle aansluitingen en de bijbehorende informatie exporteren naar CSV en XML. Deze export bewerkt u vervolgens zelf makkelijk op uw eigen computer. Het is ook mogelijk om direct alle aansluitingen in een groep of alle aansluitingen van een contract ineens te exporteren.
Waar kan ik mijn aansluitingen exporteren? Ga naar contracten & aansluitingen in het hoofdmenu of via de blokken op de hoofdpagina. Hoe werkt het? Selecteer de aansluitingen waarvan u data wil exporteren. Of kies voor contracten of groepen om de aansluitingen van een groep of contract te exporteren.
Klik op exporteren
aan de rechterkant van het scherm.
Kies het gewenste export formaat, voer een omschrijving in en klik op “start export” De export start direct. U ontvangt een email zodra de export voor u klaar staat.
U vindt de export in het export overzicht onder de hoofdtab exports.
13
Ga naar voltooide exports en klik op het download symbool om de export te downloaden.
Klik op
U kunt de gegenereerde export opslaan op uw eigen pc. Het is ook mogelijk om heel gemakkelijk de aansluitingen van een hele groep of een contract te exporteren. In Energie Facturatie ziet u onder de naam van de groep of een contract een link waarmee u direct informatie kan exporteren.
14
Energie Facturatie
Wat is Energie Facturatie?
In Energie Facturatie heeft u direct overzicht in al uw facturen. In dit hoofdstuk zal u zien welke functies er in Energie Facturatie beschikbaar zijn en hoe u Energie Facturatie perfect aan uw organisatie aan kan laten sluiten door gebruik te maken van de uitgebreide mogelijkheden. Alle factuurinformatie is ook te exporteren in XML en CSV zodat u de gegevens ook in uw eigen administratie kan gebruiken.
Waar vind ik Energie Facturatie? 1. klik op Diensten. 2. Klik op Energie Facturatie
1 2
Eenmaal ingelogd in Mijn Energie Online kunt u onder het kopje diensten kiezen voor Energie Facturatie
15
Uit welke onderdelen bestaat Energie Facturatie? Energie Facturatie bestaan in de eerste plaats uit al uw grootzakelijke facturen. Deze facturen kan u op verschillende manieren en in verschillende samenstellingen bekijken. 1. Wanneer u Energie Facturatie start ziet u het factuur overzicht. 2. U heeft direct zicht op al uw facturen. 3. Door middel van de keuzeselectoren kan u aangeven welke facturen u wil zien. U kan hier kiezen voor Gas en/of elektriciteit, maar ook voor bijvoorbeeld openstaande facturen. 4. In het zoekvenster kunt u zoeken naar facturen op een manier die voor u gemakkelijk is. U kan zoeken naar een EAN nummer, maar ook op factuurnummer, een omschrijving of een adres. De zoekfunctionaliteit begint direct met zoeken zodat u vaak maar een deel van de informatie hoeft in te vullen.
1 2 1 3 1 4
16
In de eerste instantie ziet u een overzicht zien van alle facturen. Dit is een lijst waarin altijd alle facturen staan. In dit overzicht zijn alle facturen zichtbaar en worden geen filters toegepast.
U kan filters gebruiken om alleen de aansluitingen of periodes te bekijken die op dat moment van toepassing zijn. Het is ook mogelijk om op factuursoort te filteren. Zo heeft u direct inzicht in de verschillende energie facturen.
17
Uw facturen exporteren Een Export van Energie Facturatie kan u gebruiken in uw eigen Administratie. U kan de export bestanden in CSV en XML formaat. Deze bestanden zijn te openen met alle hedendaagse administratieprogramma’s en bijvoorbeeld Excel. 1. Selecteer de facturen die u wil exporteren doormiddel van het aanvinken van de keuze boxjes. 2. De geselecteerde facturen verschijnen aan de rechterkant van het scherm in de export-box 3. Wanneer u op exporteren heeft geklikt kan u kiezen in welk formaat u de export wil downloaden en u kan het bestand een naam geven. 4. Het is ook mogelijk om de facturen van een contract of een groep te exporteren. Kies hiervoor de tab groepen of contracten en selecteer daar de groep of het contract dat u wil exporteren. 4
2
1
Selecteer de facturen die u wilt exporteren.
18
3
Een groep of contract exporteren
Op deze plek kunt u de factuur ook downloaden in PDF formaat. Deze kunt u printen of opslaan op uw computer.
19
Wanneer u de factuur die u in wil zien gevonden heeft, kunt u de factuur informatie bekijken door het venster uit te klappen met het plusje rechts boven in de hoek.
Periodieke exports instellen Periodieke exports worden automatisch aangemaakt en bevatten de informatie die voor u en uw bedrijf interessant is. Zo staat elke periode de juiste en nieuwste informatie voor u klaar. 1. In Energie Facturatie kiest u voor Exports. 2. U kan een periodieke export aanmaken door op de knop te klikken. Er opent dan een wizard die u verder helpt. Aangemaakte periodieke exports vindt u terug onder de tab ‘periodieke exports’
1
2
★
Voorbeeld Astrid van de administratie verwerkt de energiezaken elke maand op vaste tijden in
het systeem. In Energie Facturatie kan ze periodieke exports instellen. Elke maand wordt de export automatisch gemaakt en Astrid ontvangt een mailtje als het bestand klaar staat.
20
Bijlage Transportkosten Wat is het? Transportkosten zijn de kosten die gerekend worden voor gastarnsport. Het tarief dat u daarvoor betaalt, bestaat uit een exit en een entry fee. Exit fee betaalt u voor het afhalen van uw gas van het landelijke gastransportnet bij het gasontvangststation (GOS) waarop u bent aangesloten. Dit geldt voor zowel de basis- als de additionele capaciteit. Entry fee betaalt u voor het inlaten van uw gas op het landelijke gastransportnet. Voor de basiscapaciteit betaalt u een andere entry fee dan voor de additionele capaciteit. Waar vind ik mijn Bijlage Transportkosten? De bijlage transportkosten is alleen voor klanten met een of meer telemetrie aansluitingen (GXX en GGV). De netbeheerder bepaalt in welke categorie de aansluiting wordt geplaatst. Essent ontvangt van de netbeheerder de categorie die aan de aansluiting is verbonden. Wat doe ik ermee? Wanneer u recht hebt op een uitgebreide bijlage rondom de transportkosten LTG Landelijk Transport Gas. Kun u deze vinden in Energie Facturatie. Door op het tabblad Transport kosten te klikken krijgt u een overzicht van de bijlages die bij uw facturen horen.
21
Energie Monitor Wat is het? Met Energie Monitor krijgt u inzicht in het energieverbruik van uw telemetrie en maand bemeterde aansluitingen. Bekijk het energieverbruik per uur, dag, maand, kwartaal of jaar. Energie Monitor maakt uw verbruik inzichtelijk in een staaf- of lijngrafiek. Benchmark uw verbruik door periodes of aansluitingen met elkaar te vergelijken. Het is ook mogelijk om uw verbruiken te exporteren.
Waar vind ik Energie Monitor? Energie monitor is benaderbaar op twee manieren: 1. Via de link in de hoofdnavigatie. Klik via Diensten naar Energie Monitor. 2. Via de link in de widget. Klik op “Meer verbruiken”.
1
2
22
Uit welke onderdelen bestaat het Energie Monitor scherm? Na het klikken op contracten en aansluitingen toont Mijn Energie Online de volgende 5 onderdelen: 1. Via de verschillende tabs bekijkt u de verbruiken van uw aansluitingen, contracten of groepen. 2. Met de zoekfunctie vindt u razendsnel aansluitingen of contracten. 3. Dit is het overzichtsscherm. Hier vindt u de aansluitingen, groepen of contracten terug. Standaard worden hier alle aansluitingen getoond. Klik op het plusje om de verbruiken te zien. 4. Hier ziet geselecteerde aansluitingen. 5. Hiermee kunt u aansluitingen exporteren. 1
4
2
3
5
Indien u beheerrechten hebt kunt u ook aansluitingen toewijzen aan een bedrijfsstructuur. In Energie Monitor kunt u 3 aansluitingen tegelijk vergelijken in een staafdiagram. Als u tot 10 aansluitingen wilt vergelijken wordt de grafiek automatisch getoond in een lijngrafiek.
23
Vergelijken van verbruiksinformatie Wanneer u de aansluitingen die u wilt vergelijken heeft geselecteerd klikt u op ‘toon vergelijking verbruik’. U heeft dan direct inzicht in verbruiken van de geselecteerde aansluitingen. 1. Een overzicht van de geselecteerde aansluitingen 2. De keuze tussen verschillende overzichten 3. Ruimte voor lijn en staafgrafieken 4. Wil u verbruiken per jaar maand of dag vergelijken? En wil u overzicht in een lijn of in een staafgrafiek?
1
2 3
4
24
Inzien van uw verbruik per aansluiting, groep of contract
Wat is het? Via de verbruiksgrafiek krijgt u een grafische weergave van uw verbruik. Dit kan een lijn- of staafgrafiek zijn U kunt het verbruik per dag, maand, kwartaal of jaar bekijken.
Waar kan ik mijn verbruiksgegevens inzien? Ga naar Energie Monitor. Klik op het plusje (1) bij een aansluiting, groep of contract om het verbruik in te zien.
1 2
3
2. Verbruiken zijn te exporteren door de export link te gebruiken. 3. In de Details vind u informatie over het verbruik in getallen. Essent is hierbij afhankelijk van meet data van de netbeheerder. De Netbeheerder levert in de eerste instantie geen definitieve meetgegevens. In Energie Monitor tonen we 25
die data grijs. Pas wanneer de definitieve meetgegevens binnen zijn kan Essent definitieve gegevens tonen. De grafieken van Energie Monitor veranderen van kleur als de definitieve data binnen is.
Telemetrie of maand bemeten? Essent Grootzakelijk kan verbruiksdata tonen wanneer er informatie over verbruik door de netbeheerder wordt aangeleverd. Op dit moment kan Energie Monitor verbruiken tonen van telemetrie of uur bemeten aansluitingen en van maand bemeten aansluitingen.
Normaal en laag tarief Het verschil tussen normaal en laag tarief laat Energie Monitor zien door verschillende kleuren te gebruiken. Bij telemetrie en maand bemeten aansluitingen is het hoogtarief tussen 7.00 en 23.00 uur op werkdagen. Het laagtarief is tussen 23.00 en 7.00 uur, in het weekend en op feestdagen.
Wanneer is de informatie in Energie Monitor definitief? Elektriciteitstarieven: Na 1 werkdag krijgt Essent Grootzakelijk de eerste meet data van het netwerkbedrijf. Deze informatie is indicatief. Essent toont deze data in grijs in Energie Monitor. Na 5 werkdagen krijgt Essent nogmaals meet data van het netwerkbedrijf. Ook deze informatie is nog niet definitief. Na 10 werkdagen ontvangt Essent definitieve data en verwerkt dat in Energie Monitor. De kleur van de grafiek zal op dat moment veranderen.
Gastarieven: Na maximaal 6 werkdagen ontvangt Essent het eerste indicatieve meet data van het netwerkbedrijf. Dit bericht bevat data van 1 dag. Maximaal op de 6e dag van de nieuwe maand ontvangt Essent meet data van de afgelopen maand. Deze data is definitief. De grafieken van Energie Monitor zullen van kleur veranderen. Hoe werkt het? U kunt wisselen van periode of van type grafiek. 1. Wisselen van periode Klik op de periode die u wilt zien. De Energie Monitor toont u het verbruik dat u selecteert. 2. Via ‘verder’ en ‘terug’ kunt u uw bereik verschuiven. 3. Staaf- of lijngrafiek Klik op staaf of lijn voor de gewenste vorm. 2
2
1
26
3
Inzien van de verbruiken per aansluiting Wat is het? Via het overzicht van uw aansluitingen kunt u makkelijk verbruiken opzoeken van uw telemetrie en maand bemeten aansluitingen. Dit doet u door de aansluiting die u wilt bekijken aan te klikken. De aansluiting zal dan openschuiven en de details tonen.
Hoe kom ik er? Klik op de tab “aansluitingen” Hoe werkt het? Klik op het plusje bij de aansluitingen. U ziet nu de verbruiken van de aansluiting.
27
Inzien van de verbruiken per contract Wat is het?
Via de tab “contracten” ziet u welke contracten u bij Essent heeft gesloten. U vindt de belangrijkste contractinformatie en welke aansluitingen bij het contract horen.
Hoe kom ik er? Klik op de tab “contracten” Hoe werkt het? Via het zoekscherm kunt u zoeken naar contracten. Klik op het plusje in het contract. Het contract schuift nu open. U ziet nu de verbruiken van het gekozen contract
1
2
28
Inzien van de verbruiken per groep Wat is het? Onder de tab groepen vindt u de door uw organisatie gedefinieerde groepen terug. Deze groepen zult u ook terugvinden in de diensten Energie Facturatie en Energie Monitor. Hoe kom ik er? Klik op de tab “groepen” Hoe werkt het? Via het zoekscherm kunt u zoeken naar groepen. Klik op het plusje bij de groep. De groep schuift nu open. Nu ziet u de verbruiken per groep.
1
2
3
Groepen stelt u in het contracten en aansluitingenscherm. Wilt u de samenstelling of de omschrijving van een groep wijzigen? Dit doet u via het contracten & aansluitingen overzicht.
29
Benchmarken van verschillende periodes Als u met het plusje een aansluiting heeft opengeklapt, kan u verschillende periodes van die aansluiting met elkaar vergelijken. U geeft gemakkelijk aan welke periode door te kiezen voor het verbruik per periode en aan te geven met welke periode u wil vergelijken.
Offset Om de juiste vergelijking te maken is het mogelijk de offset functie te gebruiken. Deze functie zorgt ervoor dat u werkdagen met werkdagen vergelijkt. En ziet u geen vreemde vergelijkingen in uw benchmark.
30
Exporteren van uw verbruiken
Wat is het? U kunt alle aansluitingen en de bijbehorende informatie exporteren naar CSV en XML. Deze export bewerkt u vervolgens zelf makkelijk op uw eigen pc.
Hoe kom ik er? Ga naar contracten & aansluitingen via de link in de hoofdnavigatie.
Hoe werkt het? Selecteer de aansluitingen waarvan u de data wil exporteren.
1
Druk op exporteren aan de rechterkant van het scherm.
2
Kies het gewenste export type, voer een omschrijving in en klik op “start export”:
3
31
De export is nu gepland. U ontvangt een mail zodra de export klaar is. U vindt de export in het export overzicht onder de hoofdtab exports.
Ga naar voltooide exports en klik op het download symbool om de export te downloaden. Klik op inzien.
6
U kunt uw export nu opslaan op uw eigen computer
32
7
Exportformaten U heeft de mogelijkheid om informatie te exporteren in XML en CSV formaat. Het verschil tussen de formaten en het importeren van een CSV bestand in Excel, wordt hieronder beschreven. Een export in XML XML is een standaard van het World Wide Web Consortium voor formele opmaaktalen waarmee men gestructureerde gegevens kan weergeven in de vorm van platte tekst. Deze presentatie is zowel machine leesbaar als leesbaar voor de mens. Het XML-formaat wordt gebruikt om gegevens op te slaan en om gegevens over het internet te versturen. Een XML export uit Mijn Energie Online ziet er als volgt uit:
In de code is alle informatie uit de export verwerkt. Omdat XML een standaard is kunnen verschillende computerprogramma’s deze informatie inzien en verwerken. Een export in CSV Het CSV-formaat is het eenvoudigste en oudste databaseformaat dat er bestaat. Het bestaat enkel uit tekstgegevens, waardoor het gemakkelijk geïmplementeerd kan worden en een brede verspreiding kent. Waarden worden in principe gescheiden door puntkomma’s, en regels door een regelteken. Een export van Mijn Energie Online in CSV ziet er als volgt uit:
Alle onderdelen van de export worden benoemd en erachter staan de waardes. Elke stukje informatie wordt door een puntkomma ( ; ) gescheiden. Een CSV export importeren in Excel Wanneer u een export wilt bekijken kunt u deze gemakkelijk openen in bijvoorbeeld Excel. Zorg dat u een export maakt in CSV en doorloop de volgende stappen: Bestand > Importeren > CSV-bestand. 33
Omdat er veel verschillende versies van Excel in omloop zijn, kan de exacte manier van importeren verschillen. In sommige gevallen wordt een CSV bestand direct in Excel geopend wanneer u dubbelklikt op het pictogram. Omzetten naar tekst. Om een Csv bestnd op de juiste manier weer te geven is het nodig om Excel wat informatie mee te geven. In een paar eenvoudige stappen te doen. Via Data kiest u voor ‘Externe gegevens importeren’ en ‘Gegevens importeren’
34
vervolgens opent zich een venster en kan u het benodigde exportbestand selecteren. 1. kies het bestand dat u in excel wilt bekijken en bewerken. 2. Kies openen
1
2
Excel opent een wizard die u verder helpt. 1. Kies hier voor ‘Gescheiden’ 2. Klik volgende
1
2
35
In stap 2 van de wizard geeft u aan hoe het bestand gescheiden moet worden. Een export uit Mijn Energie Online wordt gescheiden door een puntkomma (;) 1. Vink Puntkomma aan U ziet dat de kolommen in het voorbeeld direct worden aangepast 2. Kies volgende
1
2
In stap 3 moet er iets belangrijkst gebeuren. Zonder deze stap zal Excel getallen niet goed interpreteren. Per kolom moet worden aangegeven dat het gegevenstype tekst moet zijn. 1. selecteer een kolom. 2. kies het gegevenstype ‘tekst’. herhaal deze handeling voor de kolommen die u wilt gebruiken. 3. klik op voltooien.
2
1 3 2
36
Tenslotte opent er een venster waar u aan kan geven in welk werkblad de gegevens moeten worden geplaatst.
Wanneer u op ‘ok’ heeft geklikt staat de informatie uit mijn energie Online netjes in een Excel werkblad en kunt u het bestand opslaan of bewerken zoals u gewend bent.
★
Converteren Standaard zal Excel grote getallen, of getallen die beginnen met een of meer nullen converteren, zo kan het zijn dat een aansluiting nummer (EAN) of een telefoonnummer onbruikbaar wordt. Door de getallen te veranderen in tekst is dat probleem voorkomen en blijft alle informatie behouden.
37
Mijn Energie Online beheren. Wat is het? Met gebruikersbeheer heeft u als hoofdgebruiker zicht op wie er toegang heeft tot welke energiezaken. Hier kunt u personen autoriseren voor bepaalde of alle onderdelen van Mijn Energie Online Hoe kom ik er? Via de link in de bovenste navigatiebalk komt u op de beheerpagina en de gebruikersaccounts voor Mijn Energie Online beheren. Door op de knop te klikken maakt u een nieuwe gebruiker aan. en personen autoriseren voor de verschillende diensten
1
2
3 2
Met vinkjes geeft u aan welke gebruiker de verschillende onderdelen van Mijn Energie Online mag gebruiken.
38
Rollen en Rechten In Mijn Energie Online worden de volgende rollen en rechten onderscheiden. De Hoofdgebruiker wordt door Essent grootzakelijk aangesteld. Dit kan in het initiële contract of op basis van een getekend addenda. Hoofdgebruiker: als hoofdgebruiker bent u via het contract of addendum gemachtigd om Mijn Energie Online voor uw organisatie te beheren. Dit betekent dat u andere gebruikers kunt aanmaken en een bedrijfsstructuur kunt inrichten in Contracten en Aansluitingen. Ook kunt u aangeven welke vrije velden er door de andere gebruikers gebruikt kunnen worden. Deze autorisatie kan alleen door Essent verstrekt worden. Eventueel kunt u andere gebruikers machtigen als beheerder. Beheerder: als beheerder bent u door de Hoofdgebruiker gemachtigd om andere gebruikers aan te maken en een bedrijfsstructuur in te richten in Contracten en Aansluitingen. Ook kunt u aangeven welke vrije velden er door de andere gebruikers gebruikt kunnen worden. Contracten & Aansluitingen: hiermee bent u als gebruiker gemachtigd om het scherm Contracten en Aansluitingen in te zien. Indien u een Hoofdgebruiker of Beheerder bent heeft u deze autorisatie automatisch. Energie Facturatie: hiermee heeft u als gebruiker toegang tot Energie Facturatie. U heft daarmee een overzicht van al uw facturen en de mogelijkheid tot het exporteren van uw facturen. Energie Monitor: hiermee heeft u als gebruiker toegang tot Energie Monitor. U heft daarmee inzicht in het verbruik van uw organisatie. Wat kan ik ermee? Door de verschillende rollen en rechten kan u Mijn Energie Online precies aanpassen op uw eigen situatie en houdt u de touwtjes in handen. Wanneer er van posities wordt gewisseld en of er mensen vertrekken uit het bedrijf is dit gemakkelijk aan te passen in Mijn Energie Online.
Voorbeeld
★
De DGA van een fabriek is tekenbevoegde. Zijn energiezaken worden beheerd door de Facilitair Manager Teun en de Administratie wordt gedaan door Astrid. De DGA stelt zijn Facilitair Manager aan als hoofdgebruiker. Teun kan nu gebruikers aanmaken en deze gebruikers rechten geven. Voor Astrid maakt hij een account Voor Energie Facturatie, nu heeft ze direct inzicht in de Facturen, zelfs voordat de papieren factuur in huis is! Teun geeft zijn stagiaire toegang tot Energie Facturatie om hem inzicht te geven in de energieverbruiken van de fabriek. Deze gegevens kan de stagiaire meenemen in zijn onderzoek waarvan de resultaten in een later stadium aan de DGA worden gepresenteerd.
39
★
Voorbeeld
Vado heeft haar hoofdkantoor in Best en heeft 40 vestigingen verspreid over het land. Elke vestigingsmanager is verantwoordelijk voor zijn eigen energiebeheer maar de rekeningen worden betaald vanuit de centrale administratie. De tekenbevoegde heeft de IT manager in dit geval hoofdgebruiker gemaakt. De IT Manager geeft elke vestigingsmanager toegang tot zijn energienota. Er zijn een aantal managers die tijdelijk verantwoordelijk zijn voor verschillende vestigingen, met een vinkje in Mijn Energie Online heeft deze ad interim vestigingsmanager toegang tot de informatie die voor hem relevant is. Een aantal vestigingen hebben een flink hogere energierekening het is in Energie goed vast te leggen wanneer er pieken zijn in het energieverbruik, door verschillende periodes te vergelijken krijgt men een goed beeld van het energieverbruik en kan er direct worden gestart met besparen.
Het inrichten van uw bedrijfsstructuur
Wat is het? Via contracten en aansluitingen heeft u de mogelijkheid om uw eigen bedrijfsstructuur in te richten. U maakt groepen van aansluitingen. U kan groepen aanmaken die overeenkomen met uw bedrijfsstructuur. Bijvoorbeeld Regio Noord en Regio Zuid; Locatie Best, Locatie Tilburg, Locatie Breda; of Kostenplaats A, Kostenplaats B.
Hoe kom ik er? Ga naar contracten & aansluitingen scher via de link in het hoofdmenu. Hoe werkt het? Klik op “Nieuwe groep toevoegen”. Dit doet u via de box rechts op het scherm.
Creëer een nieuwe groep met de link ‘Nieuwe groep toevoegen’. Kies een naam die in uw organisatie bekend is.
40
Nadat u een groep heeft aangemaakt kunt u aansluitingen aan de groep toe voegen. Selecteer de aansluitingen die u in een groep wilt plaatsen. In de box aan de rechterkant ziet u welke aansluitingen u geselecteerd hebt.
U kunt de selectie weer ongedaan maken door op het kruisje naast de aansluiting te klikken. Als u tevreden bent over uw selectie klik dan op de knop verplaatsen.
Verplaatsen van aansluitingen van de ene naar de andere groep is altijd mogelijk. Wanneer u wilt weten welke aansluitingen niet gegroepeerd zijn kijkt u in de groep “ongegroepeerd”. Wanneer u een aansluiting weer uit een groep wilt verwijderen plaatst u hem ook in deze groep. U kunt de groep weer verwijderen of van naam wijzigen via de betreffende links op de groep.
Vrije velden U kan als beheerder vrije velden benoemen waaraan uw medewerkers waardes kunnen toevoegen. Soms is het gemakkelijk om de inhoud of het vloeroppervlak van een aansluiting direct te zien en mee te nemen in exports. Het kan ook gemakkelijk zijn om meteen een kostenplaatsnummer toe te voegen. U bepaald als beheerder welke velden in uw bedrijf van belang zijn en uw collega’s kunnen deze velden invullen. Vrije velden aanmaken gaat als volgt: 1. klap een aansluiting uit door op het plusje te klikken 41
2. klik op de knop ‘beheer vrije velden’ 3. u kan hier vrije velden toevoegen, bewerken en eventueel verwijderen.
1
2
3
42
Contact met Essent Grootzakelijk
Neem contact op via het contactformulier in Mijn Energie Online of via het formulier op de website. U kunt zaken als meterstanden en verhuizingen doorgeven via ‘zelf regelen’ op de website van Essent Grootzakelijk.
U kunt onze klantenservice op werkdagen ook telefonisch op telefoonnummer 0900 600 9 600. Onze collega’s zijn van 08.00 – 17.30 bereikbaar.
43
