Handleiding Merge items
© Copyright, Connexys
Versie 3.2.0.1 - 30 september 2013
Niets uit dit document mag worden verveelvoudigd en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of anderszins, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van onderstaande instantie. Voor nadere inlichtingen en/of verzoeken om exemplaren van dit rapport kunt u zich wenden tot Connexys B.V. te Rotterdam.
Inhoudsopgave INHOUDSOPGAVE ....................................................................................................................................... 2 1
INLEIDING ............................................................................................................................................. 3 1.1 OUDE MERGE ITEMS VERSUS NIEUWE MERGE ITEMS ................................................................... 3 1.1.1 Wat is er nieuw? ................................................................................................................ 3 1.1.2 Wat gaat er nog veranderen? ............................................................................................ 3
2
GEBRUIK MERGE ITEMS ................................................................................................................... 4 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.1.5 2.1.6 2.2 2.2.1 2.2.2 2.3 2.3.1 2.3.2 2.4 2.4.1
3
AANDACHTSPUNTEN NIEUWE MERGE ITEMS ........................................................................... 13 3.1 3.2 3.3
4
STANDAARDDOCUMENTEN ........................................................................................................ 4 Invoer van een standaarddocument .................................................................................. 4 Invoer van een e-mail ........................................................................................................ 5 Merge items bij Doorsturen en Goedkeuren...................................................................... 6 Invoer van een brief ........................................................................................................... 7 Toevoegen van bijlagen..................................................................................................... 8 Invloed van wijzigingen op standaarddocumenten............................................................ 8 GEBRUIK VAN MERGE ITEMS ...................................................................................................... 9 Merge items selecteren ..................................................................................................... 9 Merge items invoegen ....................................................................................................... 9 MERGE ITEMS ZOEKEN EN CONTROLEREN ................................................................................ 10 Controle op merge items ................................................................................................. 10 Merge items preview........................................................................................................ 11 CONTROLE OP FOUTIEVE MERGE ITEMS ................................................................................... 12 Gebruik van oude en nieuwe merge items ...................................................................... 12
STANDAARDDOCUMENTEN GEKOPPELD AAN FORMULIEREN ....................................................... 13 W ERKEN MET RTF BESTANDEN ............................................................................................... 13 MERGE ITEMS SIGNALERINGEN ................................................................................................ 13
FEEDBACK ......................................................................................................................................... 13
Versie 3.2.0.1
Pagina 2/13
1 Inleiding In deze handleiding geven wij een toelichting op de vernieuwde merge items die beschikbaar zijn. Er wordt uitgelegd hoe je een nieuw standaarddocument kunt aanmaken en hoe de merge items werken. De nieuwe merge items zullen de oude merge items na verloop van tijd gaan vervangen. De oude merge items blijven werken tot nader orde.
1.1
Oude merge items versus nieuwe merge items
De merge items hebben wij aangepast omdat de merge items niet altijd goed werkten en er niet voor alle velden in de applicatie een merge item beschikbaar was. De oude merge items zijn vervangen en het aanmaken van standaarddocumenten is opnieuw ontworpen en aangepast. De nieuwe werkwijze die hierbij is ontstaan maakt het aanmaken van standaarddocumenten eenvoudig en de beschikbare merge items overzichtelijk.
1.1.1 Wat is er nieuw? Dit zijn de belangrijkste verbeteringen van deze nieuwe functionaliteit: • Het aantal merge items zijn uitgebreid tot 426 items. • De merge items zijn weergegeven in een overzichtelijke lijst. • De beschrijving beschikbaar van de werking van elk merge item. • De controle op, en melding bij, foutieve merge items. • Een handige zoekfunctie. • Een preview scherm om het standaarddocument te controleren. • Alle merge items nu ook vertaald in het Engels en Duits.
1.1.2 Wat gaat er nog veranderen? Deze nieuwe functionaliteit wordt gefaseerd geïmplementeerd. Een aantal items worden daarom op een later moment opgeleverd. Het gaat om de volgende items: • Merge items voor signalen • Overige vertalingen worden opgeleverd zoals de Franse merge items.
Versie 3.2.0.1
Pagina 3/13
2 Gebruik merge items Merge items kunnen worden toegevoegd aan standaarddocumenten. Een merge item is een soort bouwsteen waarmee je eenvoudig jouw documenten kan laten aanvullen met bijvoorbeeld persoonlijke informatie van de kandidaat of contactpersoon of informatie over vacatures en evenementen. Merge items kunnen gebruikt worden in alle type standaarddocumenten (bijvoorbeeld uitnodigingen, afwijzingen en mailings) om e-mails en brieven op te stellen.
2.1
Standaarddocumenten
Standaarddocumenten zijn sjablonen die je kunt gebruiken als je gaat communiceren met bijvoorbeeld een kandidaat. Op deze manier kun je snel en op een uniforme manier communiceren. Standaarddocumenten kan een beheerder aanmaken en beheren in het tabblad ‘Beheer’. Onder het onderdeel ‘Stamgegevens algemeen’ vind je de optie ‘standaarddocumenten’.
2.1.1 Invoer van een standaarddocument Als je in het tabblad ‘Beheer’ op ‘standaarddocument’ hebt geklikt kun je op de pagina Beheer>standaarddocumenten via de button ‘Nieuw’ een nieuw standaarddocument aanmaken. Op deze pagina zie je ook een overzicht van de bestaande standaarddocumenten.
Het beheer van standaarddocumenten en het gebruik van merge items zijn onderdelen die door de beheerder aangepast kunnen worden, zoals stamgegevens of standaarddocumenten.
Versie 3.2.0.1
Pagina 4/13
Bij het invoeren van een nieuw standaarddocument kunnen zes velden worden ingevuld waarvan er een aantal verplicht zijn: Veld Naam document
Verplicht? Ja
Actief Document
Ja Nee
Stuur als
Ja
Type
Ja
E-mail onderwerp
Nee
Taal
Ja
Omschrijving De naam waarmee dit document getoond wordt in de applicatie. Dit geeft aan of het document nog gebruikt kan worden. Bij e-mails kun je bijlagen toevoegen zoals routebeschrijvingen. Als je een brief gebruikt is het veld verplicht en moet hier een DOC, DOCX, ODT of TXT-bestand worden toegevoegd. (Merge items in het document werken ook) Geef hier aan of het standaarddocument een brief of een e-mail is. Het type contact wat je gaat versturen bijvoorbeeld een afwijzing, uitnodiging gesprek of een voordracht. De tekst dat als onderwerp dient in de standaard emails. De taal van het standaarddocument.
Bij het aanmaken van een brief moet er een document van het type DOC, DOCX, ODT of TXT worden bijgevoegd in het veld ‘Upload’. Zonder dit document zal de brief als standaarddocument niet werken.
2.1.2 Invoer van een e-mail Na het invullen van de verplichte velden verschijnen de velden ‘E-mail tekst’ en ‘E-mail onderwerp’ links en rechts de lijst met merge items. Nu kun je starten met het opstellen van je document.
Versie 3.2.0.1
Pagina 5/13
2.1.3 Merge items bij Doorsturen en Goedkeuren Het type Doorsturen en Goedkeuren wordt vaak gebruikt om vacatureteksten of volledige vacatures door te sturen. Dit zijn doorgaans documenten waar veel tekst (dus tekens) in wordt gebruikt. In het veld voor e-mailtekst kunnen maximaal 4000 tekens in gezet worden. Daarom adviseren wij om een standaarddocument aan te maken als begeleidende e-mail en daaraan een bijlage te koppelen waar de advertentietekst in wordt gemerged. Om een standaarddocument van het type Doorsturen of Goedkeuren aan te maken volg je de volgende stappen: 1. Maak een nieuw standaarddocument aan 2. Zet het type op Goedkeuren of Doorsturen 3. Formuleer een korte duidelijke tekst. Bijvoorbeeld over waarom de e-mail wordt gestuurd en wat er in de bijlage zit. 4. Sla dit geheel op. 5. Open een nieuw standaarddocument. 6. Selecteer ‘Stuur als’ op Brief en ‘Type’ op Goedkeuren of Doorsturen. 7. Formuleer de brief in een tekstverwerker, gebruikmakend van de beschikbare merge items. (Meer uitleg over brieven maken) 8. Het standaarddocument ‘Stuur als’ Brief in Connexys mag verwijderd worden. 9. Open de E-mail over Goedkeuren of Doorsturen. 10. Koppel de zojuist gemaakt brief als bijlage. De applicatie zorgt ervoor dat de merge velden in de bijlage ook gevuld worden (mitst er informatie beschikbaar is) De contactpersoon of kandidaat ontvangt nu een e-mail met een duidelijke begeleidende tekst. In de bijlage zal de vacaturetekst of complete vacature te vinden zijn. Gebruik bij beide documenten dezelfde ‘Stuur als’ en ‘Type’. Indien dit niet gebeurt, zullen de merge items verschillen en mogelijk niet werken.
Versie 3.2.0.1
Pagina 6/13
2.1.4 Invoer van een brief Na het invullen van de verplichte velden verschijnt links de uitleg hoe een brief aan te maken en rechts de lijst met merge items. Met een lokale tekstverwerker kan een document worden aangemaakt. Alle merge items zullen ook werken in de brief. Selecteer het gewenste merge items en kopieer deze naar het document.
Wanneer het document klaar is, kan je het document uploaden in de applicatie en gebruiken bij correspondentie per brief.
Versie 3.2.0.1
Pagina 7/13
2.1.5 Toevoegen van bijlagen Aan een e-mail kun je ook bijlagen toevoegen zoals routebeschrijvingen of een formulier. Wanneer je in deze bijlagen merge items toevoegt, kunnen er gegevens vanuit de applicatie in dit document worden gezet. Je kunt merge items in een document toevoegen volgens dezelfde werkwijze als beschreven in paragraaf 2.1.3.
2.1.6 Invloed van wijzigingen op standaarddocumenten Een standaarddocument kan worden gewijzigd, gedeactiveerd en verwijderd. Het wijzigingen heeft alleen invloed op nieuwe aangemaakte documenten. De oude, reeds verstuurde documenten worden niet aangepast. Wanneer een standaarddocument wordt gedeactiveerd of verwijderd, is deze per direct niet meer bruikbaar. Het verwijderen van een standaarddocument is altijd mogelijk, ook wanneer een standaarddocument gebruikt is. Gedeactiveerde standaarddocumenten worden permanent bewaard en kunnen op elk moment weer geactiveerd worden. Let goed op bij het verwijderen van standaarddocumenten. Connexys kent geen prullenmand om fouten te kunnen herstellen. Wanneer je iets verwijdert kan dit niet worden teruggeplaatst!
Versie 3.2.0.1
Pagina 8/13
2.2
Gebruik van merge items
In een standaarddocument kun je in het veld ‘E-mail tekst’ gebruikmaken van merge items. Hiermee kun je bepaalde velden standaard in laten vullen, zoals de naam van de kandidaat of contactpersoon.
2.2.1 Merge items selecteren Om een merge item te selecteren, klik je het gewenste merge items aan in de lijst van merge items, rechts op de pagina. In het onderstaande voorbeeld is er gekozen voor het merge item ‘naam_aanhef’ wanneer je met je muispunt hierop gaat staan, verschijnt er een beschrijving van het betreffende merge item. Wanneer je op het merge item klikt, verschijnt het merge item in jouw standaard document, op de plek waar de cursor staat.
2.2.2 Merge items invoegen Je kunt ook merge items invoegen in het document door ze in het veld ‘E-mail tekst’ te typen. Start en eindig elk merge item met het teken {. Wanneer je bijvoorbeeld op zoek bent naar het merge item wat de achternaam toont van de kandidaat, volg je de volgende stappen:
1. 2. 3. 4.
5. 6.
Stappen Start met het teken {. Typ het woord kandidaat en zet daar een punt achter. Er verschijnt een pulldown scherm waarbij er een aantal suggesties worden gegeven van merge items. Klik het gewenste merge item aan in het pulldown menu. Bij dubbel klikken wordt het merge item in het veld ‘E-mail tekst’ geplaatst. Je kunt het merge item ook invoegen door het te selecteren en daarna op de Entertoets te drukken. Sluit het merge item af met het teken } Wanneer het merge item groen kleurt, is het merge item correct.
Versie 3.2.0.1
Zichtbaar in scherm
{ {kandidaat. Zie onderstaande afbeelding
{kandidaat.naam_achternaam}
Pagina 9/13
2.3
Merge items zoeken en controleren
Het overzicht van merge items laat alle merge items zien die je kunt gebruiken bij het type standaarddocument wat jij hebt gekozen. Wanneer je op het klikt in het overzicht bij bijvoorbeeld ‘hiringmanager’, kun je de merge items zien die je hierbij kunt kiezen.
Om snel een merge item te kunnen vinden kan, je ook gebruik maken van het zoekveld bovenaan de kolom met merge items. Typ in het zoekveld jouw zoekopdracht en gebruik de Enter-toetst om het zoeken te starten. In het overzicht worden alle merge items getoond die voldoen aan de criteria van jouw zoekopdracht.
2.3.1 Controle op merge items In het veld ‘E-mail tekst’ en ‘E-mail onderwerp’ kleurt het merge item groen wanneer het een juist en correct werkend merge item is. Kleurt het merge item rood, dan werkt het merge item niet correct en zal het geen informatie tonen bij het aanmaken van het contact.
Bij een fout roodgekleurd merge item, geeft de applicatie jou een suggestie (in blauw weergegeven) welke merge items er overeenkomen met de door jouw ingetypte tekst. Wanneer de suggestie matcht met jouw gewenste merge item, klik je op deze suggestie en het merge item wordt geplaatst in het veld ‘E-mail tekst’. Wanneer de applicatie het merge item niet herkend, krijg je onderstaande melding:
Versie 3.2.0.1
Pagina 10/13
2.3.2 Merge items preview Wanneer jouw nieuwe standaard document klaar is, kun je jouw standaarddocument controleren door middel van de preview functie. Deze knop, onderaan de pagina.
, staat rechts
Wanneer je op deze knop klikt, krijg je een pop-up scherm te zien. Hierin kan je een contactpersoon of kandidaat selecteren om een voorbeeld te genereren van jouw gemaakte standaarddocument.
De previewfunctie werkt alleen bij het gebruik van nieuwe merge items. De oude merge items, herkenbaar door de haakjes (bijvoorbeeld
), worden niet weergegeven in de preview. Bij het combineren van oude en nieuwe merge items in een standaarddocument kan de werking van de preview negatief beïnvloeden.
Versie 3.2.0.1
Pagina 11/13
2.4
Controle op foutieve merge items
Wanneer een niet correct merge-item aan het standaarddocument is toegevoegd, kan de applicatie de gegevens niet invullen. In dat geval wordt na het samenvoegen in het contact het incorrecte merge-item getoond in plaats van de gewenste informatie. Wanneer de informatie niet aanwezig is in de applicatie, wordt zowel de gewenste tekst als het mergeitem niet getoond. Bij het openen, wijzigen en aanmaken van een standaarddocument kan je foutieve merge items herkennen door de rode kleur, zie onderstaande afbeelding.
Merge items worden alleen gevuld in de contacten wanneer de informatie aanwezig is binnen de applicatie. Is de informatie niet aanwezig, dan zal het veld leeg blijven en niet getoond worden in het standaarddocument.
2.4.1 Gebruik van oude en nieuwe merge items Bij het opleveren van de nieuwe merge items blijven de oude merge items nog bruikbaar in de applicatie. Bij het aanmaken van nieuwe standaarddocumenten kan je echter geen oude merge items selecteren en dien je gebruik te maken van de nieuwe merge items. Wij raden het af om oude en nieuwe merge items naast elkaar in één document te gebruiken. Wanneer je dit wel doet, kunnen wij geen correcte werking van deze functionaliteit garanderen.
Versie 3.2.0.1
Pagina 12/13
3 Aandachtspunten nieuwe merge items 3.1
Standaarddocumenten gekoppeld aan formulieren
Bij het aanpassen van de standaarddocument moet extra aandacht gegeven worden aan de documenten gekoppeld aan een sollicitatieformulier. Dit zijn voornamelijk bevestigingen. Deze bevestigingen zitten gekoppeld aan bijvoorbeeld het sollicitatieformulier op het internet en intranet. Vanaf release 3.2.0.2 zal bij dit vermeld staan bij de standaarddocumenten.
Het verwijderen van standaarddocumenten die gekoppeld zijn is niet meer mogelijk. Het blijft wel mogelijk om de tekst aan te passen die elke kandidaat ontvangt na zijn/haar sollicitatie. Weet je niet zeker of een standaarddocument wordt gebruikt door een maatwerk oplossing? Verwijder het document dan niet, maar deactiveer het.
3.2
Vervangen van RTF bestanden
De oude merge functionaliteit werkt nog met RTF bestanden. Deze oudere techniek werd veel gebruikt in de oudere tekstverwerkers. De nieuwe merge functionaliteit zal geen RTF meer ondersteunen. In de nieuwe merge functionaliteit worden de modern standaarden zoals DOC, DOCX en ODT ondersteund. Het is dus niet langer nodig om document volgens een speciale wijze op te slaan. Dit betekent wel dat oude RTF documenten omgezet moeten worden naar een moderne standaard met nieuwe merge items.
3.3
Merge items signaleringen
Voor het aanmaken van standaarddocumenten met signalen zijn nog geen nieuwe merge items gemaakt. Hiervoor kun je de oude merge items blijven gebruiken. Wanneer de nieuwe merge items voor het type signaleringen gereed zijn, zullen wij dit communiceren via een release aankondiging.
4 Feedback Heb je een fout in, of een aanvulling op, één van de handleidingen? Dan horen wij dat graag. Je kunt dit per e-mail kenbaar maken aan de Connexys Servicedesk: [email protected].
Versie 3.2.0.1
Pagina 13/13
