Handleiding Klantaccordering digitaal uren accorderen

Handleiding Klantaccordering digitaal uren accorderen

Wat is digitaal accorderen? Talenten van Maandag® voeren hun gewerkte uren, zakelijk gereden kilometers en overhead uren (ziekte, verlof, studie uren e.d.) in op de Maandag® Urenportal. Dit gebeurt digitaal via urenstaten die zij maandelijks, na afloop van de maand of werkperiode, inleveren en laten accorderen. Zodra een Talent de urenstaat inlevert wordt het volgende proces in werking gezet: 1. De urenstaat sluit en het Talent kan geen wijzigingen meer invoeren. 2. De overheaduren worden geaccordeerd door de Maandag® Urenadministratie. 3. U ontvangt automatisch een email met de melding dat er gewerkte uren en eventueel zakelijke kilometers voor u klaar staan ter accordering. Deze mail bevat een link waarmee u direct inlogt op de accorderingssite. Een gebruikersnaam en wachtwoord is niet nodig. Na ontvangst van de link, heeft u een aantal dagen de tijd heeft de uren te controleren en goed- of af te keuren. Indien Maandag® na drie dagen geen reactie op de verzonden link heeft ontvangen, worden de uren automatisch geaccordeerd en wordt de factuur conform het urenoverzicht opgemaakt en aan u verstuurd. De uren en zakelijke kilometers op de accorderingsite kunnen goedgekeurd of afgekeurd worden. 

Goedkeuren: Door (een selectie van de) uren goed te keuren, zet u als het ware uw handtekening onder de uren en worden ze verwerkt in het Maandag® administratiesysteem.



Afkeuren: Door (een selectie van de) uren af te keuren, geeft u geen akkoord voor de ingeleverde uren. Het Talent moet deze uren dan corrigeren. Na correctie levert het Talent de urenstaat weer in. Indien er hierdoor nieuwe uren geaccordeerd dienen te worden, ontvangt u weer een email ter notificatie. Hetzelfde proces herhaalt zicht dan normaals. Wanneer u uren afkeurt, is het verplicht een reden van afkeur aan te geven in het opmerkingenveld.

Belangrijk! Wat te doen bij uw afwezigheid. Als contactpersoon ontvangt u een persoonlijke link waarmee u inlogt op de Maandag® accorderingsite. Hierdoor bent u als enige gemachtigd in te loggen en wordt fraude voorkomen. Indien u (langdurig) afwezig bent, bijvoorbeeld door vakantie of zwangerschapsverlof, is het voor een collega dus niet zomaar mogelijk het accorderen over te nemen. Er zijn twee mogelijkheden dit te ondervangen: 1. Overdragen emailgegevens U kunt zelf uw emailgegevens tijdelijk overdragen aan een collega met accorderingsbevoegdheid. Tijdens uw afwezigheid kan deze persoon met de door uw ontvangen mail digitaal accorderen. 2. Permanente 2de contactpersoon Het is mogelijk permanent een 2de contactpersoon toe te voegen. Indien er door omstandigheden niet geaccordeerd wordt door de 1ste contactpersoon, ontvangt de 2de contactpersoon tevens de email met de melding dat er uren klaar staan ter accordering. Deze 2de contactpersoon kan dan, net als de 1ste contactpersoon, via de link inloggen en uren accorderen. Wilt u een 2de contactpersoon toevoegen, bespreek dit dan met uw Maandag® Accountmanager.

1


Inhoudsopgave 1)

Naar de urenaccorderingsite ........................................................................................................... 2

2)

Accorderen uren & declaraties ........................................................................................................ 3

3)

Goedgekeurde en Afgekeurde uren ................................................................................................. 5

1)

Naar de urenaccorderingsite

Wanneer het Talent uren ter accordering aanbiedt, ontvangt u een mail met daarin een directe link naar de Maandag® urensite. Door op deze link te klikken, logt u automatisch in. Er verschijnen 3 buttons:



Uren goedkeuren: Onder deze knop vindt u de uren die nog geaccordeerd moeten worden.



Goedgekeurde uren: Deze knop bevat de reeds goedgekeurde uren.



Afgekeurde uren: Hieronder vindt u de afgekeurde uren die gecorrigeerd moeten worden door het Talent. Zodra deze uren gecorrigeerd zijn en weer ingeleverd worden, verdwijnen ze uit het lijstje ‘afgekeurde uren’ en verschijnen weer in het lijstje ‘uren goedkeuren’.

2


2)

Accorderen uren & zakelijke kilometers

Door op de button ‘uren goedkeuren’ te klikken, opent een scherm met daarin alle nog te verwerken uren en zakelijke kilometers. Indien u uren van meerdere Talenten ontvangt, ziet de uren en zakelijke kilometers van elke Talent onder elkaar gespecificeerd.

Om de verwerking te vergemakkelijken, is het mogelijk om selecties te maken in de lijst met behulp van de dropdown-menu’s ‘Selecteer Talent’, ‘Selecteer Project’ en/of ‘ Selecteer Periode’. Zo kunt u kiezen om alleen de uren van bijvoorbeeld de maand juni te bekijken of alleen de uren van een bepaald project of Talent.

Het goedkeuren en/of afkeuren van uren kan op verschillende manieren: 3




Alles in 1 keer goedkeuren. Heeft u de uren bekeken en zijn deze volledig correct, dan kunt u in twee klikken de urenstaat in zijn geheel goedkeuren: o o



Alles in 1 keer afkeuren Wanneer de ingeleverde uren in zijn geheel foutief zijn, kunt u deze in drie stappen geheel afkeuren: o o

o



Klik op ‘Alles goedkeuren’. Klik vervolgens op ‘Verwerk selectie’.

Klik op ‘Alles afkeuren’ Vul in het notitiebalkje de reden van afwijzen in en klik op het groene vinkje. Hiermee wordt er bij alle afgewezen regels dezelfde reden van afkeur weergegeven. De reden kan na het klikken op het groene vinkje eventueel nog per regel worden aangepast. Klik op ‘Verwerk selectie’ om de uren definitief te accorderen.

Per selectie verwerken o o o

Vink individuele urenregels aan die u wilt goedkeuren of afkeuren. Voeg bij iedere regel die u afkeurt een reden in. Klik op ‘Verwerk selectie’ om de uren definitief te accorderen.

4


3)

Goedgekeurde en Afgekeurde uren

Bij goedgekeurde uren ziet u de volgende gegevens:

      

Datum: datum waarop de uren/declaratie van toepassing zijn Resource: de naam van het Talent Werksoort: de urensoort (normaal, overwerk, ORT) of zakelijke kilometerdeclaratie Uren omschrijving: een notitie die het Talent desgewenst zelf meegeeft aan de uren Aantal uren/vergoedingen: uren- of kilometeraantal (bijv. 8 uur of 50 kilometer) Goedgekeurd door: de naam van de contactpersoon die de uren heeft goedgekeurd Goedgekeurd op: de datum waarop is goedgekeurd

Bij de afgekeurde uren ziet u de volgende gegevens:

       

Datum: datum waarop de uren/declaratie van toepassing zijn Resource: de naam van het Talent Werksoort: de urensoort (normaal, overwerk, ORT) of zakelijke kilometerdeclaratie Uren omschrijving: een notitie die het Talent desgewenst zelf meegeeft aan de uren Aantal uren/vergoedingen: uren- of kilometeraantal (bijv. 8 uur of 50 kilometer) Afkeur reden: de reden die u mee heeft gegeven bij het afkeuren van de uren Afgekeurd door: de naam van de contactpersoon die de uren heeft afgewezen Afgekeurd op: de datum waarop is afgekeurd

5


4)

Contactinformatie Maandag® HR Servicedesk Bij vragen over de de accorderingsportal) T: 0299 – 405 469 (maandag tot en met vrijdag tussen 8.30 uur en 17.00 uur bereikbaar) E: [email protected] Maandag Debiteurenadministratie Bij vragen over ontvangen facturen E: [email protected]

6

Handleiding Klantaccordering digitaal uren accorderen

Recommend Documents