Handleiding Hosted Exchange

Aalsbergen 7 | 6942 SE Didam | T: 0316 29 42 42 | F: 084 00 32 755 | E: [email protected]

Handleiding Hosted Exchange Toelichting In deze handleiding worden verschillende mogelijkheden en instellingen van Hosted Exchange aan u uitgelegd. Bestemming Dit document is bestemd voor klanten van Comvio b.v Versie 1.0 Oktober 2013

BM

Inhoudsopgave

Toelichting ............................................................................................................................................... 1 Bestemming............................................................................................................................................. 1 Versie ....................................................................................................................................................... 1 Eerste gebruik Hosted Exchange ............................................................................................................. 2 E-mail wachtwoord wijzigen ................................................................................................................... 3 Email Handtekening ................................................................................................................................ 4 E-mail doorsturen.................................................................................................................................... 5 Outlook instellen (let op: dit kan alleen met standard abonnement) .................................................... 6 Verbinding maken met exchange op Android......................................................................................... 9 Verbinding maken met exchange op iOS .............................................................................................. 13 Verbinding maken met exchange op een Windows Phone .................................................................. 16 Windows Mail instellen (POP3) ............................................................................................................. 20 Gedeelde mailboxen, agenda, contactpersonen en taken gebruiken .................................................. 23

IBAN: NL89 RABO 0314 8428 96 | BTW nr. NL803734645B01 | Kvk 09091665 Op al onze leveringen en diensten zijn de Nederland-ICT en aanvullende Comvio voorwaarden van toepassing, zie www.comvio.nl

Eerste gebruik Hosted Exchange Zodra u deze handleiding heeft ontvangen, kunt u met uw e-mail adres gelijk inloggen in de webmail of uw email adres instellen in Outlook of op uw mobile device. Indien u van de Comvio medewerker te horen heeft gekregen dat de wachtwoorden gewijzigd dienen te worden, kunt u in deze handleiding vinden hoe u het wachtwoord wijzigd onder het kopje E-mail wachtwoord wijzigen. Mocht de Comvio medewerker dit al voor u hebben gedaan, kunt u dit negeren. Inloggen op de webmail: 1. Open uw internet browser en ga naar http://webmail.mijncomvio.nl. U krijgt het inlog scherm te zien.

2. Log in met uw e-mail adres en wachtwoord. U kunt nu gebruik maken van de webmail.

E-mail wachtwoord wijzigen 1. Log in op de webmail (http://webmail.mijncomvio.nl) met het e-mail adres waar het wachtwoord van gewijzigd moet worden. 2. Klik rechtsbovenin op het tandwiel icoon. 3. Klik op Wachtwoord wijzigen.

4. Voer uw huidige in en voer uw nieuwe wachtwoord tweemaal in.

©Comvio BV Didam

|

Versie :

Pagina 3 van 29


Email Handtekening 1. Log in op uw webmail (http://webmail.mijncomvio.nl).

2. Klik op het tandwiel icoon rechtsbovenin.

3. Klik op Opties. 4. Klik instellingen. 5. Hier kunt u de e-mailhandtekening maken.

©Comvio BV Didam

|

Versie :

Pagina 4 van 29


E-mail doorsturen 1. Ga naar http://webmail.mijncomvio.nl/cp en log in met het e-mail adres waar de e-mails van doorgestuurd dienen te worden.

2. Klik op doorsturen van e-mail.

3. Vink het vinkje aan bij doorsturen inschakelen, en vul het e-mail adres in waar de e-mails naar doorgestuurd dienen te worden. Ook kunt u de keuze maken om kopieën van de doorgestuurde mails op te slaan of niet.

4. Klik op opslaan en uw e-mails worden doorgestuurd.

©Comvio BV Didam

|

Versie :

Pagina 5 van 29


Outlook instellen (let op: dit kan alleen met standard abonnement) 1. Open outlook niet en ga naar configuratiescherm, vervolgens E-mail en vervolgens E-mail accounts. Voeg hier een nieuw account toe. 2. Vul uw naam, e-mail adres en bijbehorend wachtwoord in en klik op Volgende.

3. Vul uw e-mail wachtwoord in en voltooi alles.

©Comvio BV Didam

|

Versie :

Pagina 6 van 29


4. Selecteer het e-mail adres die u net heeft toegevoegd en klik op Wijzigen.

5. Klik op Meer instellingen.

6. Open tabblad Geavanceerd en vink Exchange-modus met cache gebruiken uit. Sla vervolgens alles op en sluit alles af met volgende en voltooien.

©Comvio BV Didam

|

Versie :

Pagina 7 van 29


7. Open nu outlook en ga naar Bestand > Accountinstellingen > Accountinstellingen.

8. Ga naar het tabblad Gegevensbestanden. Verwijder hier het Outlook-gegevens bestand die GEEN locatie Online heeft.

©Comvio BV Didam

|

Versie :

Pagina 8 van 29


Verbinding maken met exchange op Android Sommige plaatjes kunnen afwijken van uw toestel. 1. Ga naar apps/applicaties.

2. Open de E-mail app.

©Comvio BV Didam

|

Versie :

Pagina 9 van 29


3. Voer uw e-mail adres met bijbehorend wachtwoord in.

4. Kies voor Microsoft Exchange.

©Comvio BV Didam

|

Versie :

Pagina 10 van 29


5. Klik op OK.

6. Vink aan of uit welke functionaliteiten u wilt synchroniseren met uw android toestel.

©Comvio BV Didam

|

Versie :

Pagina 11 van 29


7. Geef een account naam op.

©Comvio BV Didam

|

Versie :

Pagina 12 van 29


Verbinding maken met exchange op iOS 1. Ga op de iPhone/iPad naar Instellingen.

2. Klik op E-mail, contacten, agenda’s.

3. Klik rechtsbovenin op Voeg account toe...

4. Klik op de Microsoft Exchange knop.

5. Vul bij E-mail en Gebruikersnaam het e-mail adres in die u wilt instellen. Bij Wachtwoord vult u het wachtwoord in die bij dit e-mail adres hoor. Dit is hetzelfde wachtwoord die u gebruikt om bij de webmail in te loggen. Klik op Volgende.

6. Er verschijnt een extra textvak met de naam Server. Deze instelling word automatisch opgehaald. Klik Volgende.

©Comvio BV Didam

|

Versie :

Pagina 13 van 29


7. In dit scherm kunt u uit of aanzetten welke onderdelen wel of niet gesynchroniseerd dienen te worden. Dit kunt u geheel naar eigen wens instellen. Zodra dit goed is ingesteld, klik op Bewaar.

8. Rechtsbovenin bij accounts ziet u nu het account Exchange. Klik hier op.

©Comvio BV Didam

|

Versie :

Pagina 14 van 29


9. U kunt nu onderin deze pop-up nog een aantal dingen instellen: - Synchr. e-mail: Deze staat standaard op drie dagen ingesteld. Dit betekend dat er alleen e-mails worden weergegeven die niet ouder dan 3 dagen zijn. U kunt dit limiet verlagen, verhogen of zelfs op ongelimiteerd instellen zodat alle e-mails worden weergegeven. - Push e-mailmappen: Standaard staat deze ingesteld op Inkomend(postvak in). Dit betekend dat alleen e-mail worden weergegeven die in postvak in staan. Hier kunt u instellen welke extra mappen en submappen dienen weergegeven te worden.

10. Klik in het homescreen op Mail en u kunt vanaf nu uw e-mail gebruiken op uw iOS apparaat.

©Comvio BV Didam

|

Versie :

Pagina 15 van 29


Verbinding maken met exchange op een Windows Phone

1. Ga vanaf het startscherm naar instellingen.

©Comvio BV Didam

|

Versie :

Pagina 16 van 29


2. Ga naar E-mail & Accounts.

3. Kies Account toevoegen.

©Comvio BV Didam

|

Versie :

Pagina 17 van 29


4. Vul vervolgens uw e-mail adres met bijbehorend wachtwoord in.

5. De mail server instellingen worden automatisch opgehaald en ga verder.

©Comvio BV Didam

|

Versie :

Pagina 18 van 29


6. Hier kunt u de e-mail instellen naar wens.

7. Op het start scherm komt een tegel met het e-mail profiel tevoorschijn.

©Comvio BV Didam

|

Versie :

Pagina 19 van 29


Windows Mail instellen (POP3) Wanneer u geen gebruik wilt maken van Microsoft Outlook 2007 of hier geen gebruik van kunt maken beschikt Microsoft Windows Vista over een eigen e-mail cliënt namelijk Windows Mail (voorheen Outlook Express). Let op! Wanneer u gebruik maakt van Windows Mail wordt de e-mail van de server verplaatst naar uw lokale computer, deze is vervolgens niet meer beschikbaar via een andere e-mail cliënt of via Outlook Web Access. Handmatig instellen van Windows Mail 1. Start Windows Mail (start -> alle programma's -> Windows Mail) 2. Wanneer u Windows Mail voor de eerste keer start komt deze automatische met een wizard voor het instellen van uw account. Als dit het geval is kunt u de stappen 3,4 en 5 overslaan. 3. Klik in het menu op Extra -> Accounts… 4. Klik op Toevoegen. 5. Selecteer E-mailaccount en klik op Volgende. 6. Vul uw naam in en klik op Volgende.

7. Vul uw e-mailadres in en klik op Volgende.

©Comvio BV Didam

|

Versie :

Pagina 20 van 29


8. Neem de volgende gegevens over in bovenstaand scherm en klik op Volgende.

9. Vul in het volgende scherm uw gebruikersnaam en wachtwoord in en vink wachtwoord onthouden aan, klik hierna op Volgende.

©Comvio BV Didam

|

Versie :

Pagina 21 van 29


10. Sluit de wizard door op Voltooien te klikken.

11. U kunt nu gebruik maken van uw e-mail via Windows Mail. Klik op Verzenden/Ontvangen voor de eerste keer ophalen van uw e-mail. Let op! Wanneer u gebruik maakt van Windows Mail wordt de e-mail van de server verplaatst naar uw lokale computer, deze is vervolgens niet meer beschikbaar via een andere e-mail cliënt of via Outlook Web Access.

©Comvio BV Didam

|

Versie :

Pagina 22 van 29


Gedeelde mailboxen, agenda, contactpersonen en taken gebruiken In het control panel van het e-mail adres moeten postbus-delegaties ingesteld worden, oftewel er moet ingesteld worden wie er rechten heeft op dat e-mail adres. Gedeelde taken en contactpersonen kunnen alleen via Outlook gebruikt worden. Om alleen een agenda in te zien van een andere e-mailadres, kan dit zonder postbus-delegaties in te stellen. Dit kan alleen met het Standard abonnement. 1. Ga naar http://webmail.mijncomvio.nl/cp en log in met het e-mail adres waar iemand anders rechten op moet krijgen.

2. Ga naar delegatie van postbusrechten.

3. Klik op toevoegen.

©Comvio BV Didam

|

Versie :

Pagina 23 van 29


4. Vul bij postbus delegeren aan het e-mail adres in die rechten krijgt op dit e-mail adres. U kunt ook op zoeken klikken voor een lijst van e-mail adressen in dit domein. Bij verzendopties kunt u de keuze maken of degene die rechten krijgt kan Verzenden als u of Verzenden namens u. moet zijn en bij Volledige toegang tot postbus het vinkje aan. Klik vervolgens op Toevoegen en het e-mail adres word toegevoegd. Wacht hierna minimaal een half uur voordat u de gedeelde mailbox gaat toevoegen een een account.

Outlook Web Access: Zodra de postbus-delegatie is ingesteld, kan het een tijdje duren voordat de gedeelde functionaliteiten toegevoegd kunnen worden. Hier dus even wat geduld hebben. 1. Log in op webmail.mijncomvio.nl met uw eigen e-mail adres en wachtwoord. Gedeelde mailbox toevoegen: 2. Klik aan de linkerkant met uw rechtermuisknop op uw naam/mailbox en klik op Voeg gedeelde map toe.

©Comvio BV Didam

|

Versie :

Pagina 24 van 29


3. Geef hier het e-mail adres op waarvan u de gedeelde functionaliteiten wilt openen.

Nu word de gedeelde mailbox aan de linkerkant toegevoegd. Gedeelde agenda toevoegen: 4. Open de agenda.

5. Klik met de rechtermuisknop op ANDERE AGENDA’S, en kies vervolgens Agenda openen.

6. Begint in het vak Uit map: de naam of e-mailadres te typen van de agenda die u wilt toevoegen, hij zoekt automatisch voor het email adres die vervolgens kunt aanklikken in de autosearch.

©Comvio BV Didam

|

Versie :

Pagina 25 van 29


Hierna is de agenda toegevoegd. Als u volledige rechten heeft op het e-mail adres, kunt u ook afspraken maken in deze agenda. Als u geen volledige rechten heeft, kunt u de agenda wel inzien.

Verzenden als (een ander e-mail adres, u moet wel postbus-delegaties hebben op deze mailbox): 7. Klik op nieuwe e-mail.

8. Klik op het grijze knopje met drie bolletjes. 9. Kies Van weergeven.

10. Uw eigen e-mail adres komt ik het “Van” vak te staan. Klik hier met de rechtermuisknop op en kies Verwijderen.

©Comvio BV Didam

|

Versie :

Pagina 26 van 29


11. Vul hier nu het e-mail adres in waar u rechten op heeft en namens een e-mail wilt sturen. Microsoft Outlook: Gedeelde functionaliteiten toevoegen: 1. Ga naar Bestand > Accountinstellingen.

2. Selecteer het betreffende e-mail account en klik op wijzigen.

3. Klik op Meer instellingen en vervolgens op het tabblad geavanceerd. Klik hier op Toevoegen.

©Comvio BV Didam

|

Versie :

Pagina 27 van 29


4. Vul hier het e-mail adres in waar u rechten op hebt om te beheren. Klik op OK en sluit alles af tot u weer in het hoofdscherm van Outlook zit. Links onder uw eigen postvak in etc, is nu de mailbox toegevoegd. (in het voorbeeld Piet Pieters). Deze kunt u uitklappen door middel van het pijltje voor de naam.

Als u in Outlook op Agenda klikt, kunt u aan de linkerkant aan of uit vinken welke agenda’s u wel en niet wilt zien.

©Comvio BV Didam

|

Versie :

Pagina 28 van 29


Ook onder contactpersonen en taken kunt u de contactpersonen en taken die bij de verschillende mailboxen horen.

Verzenden als (een ander e-mail adres, u moet wel postbus-delegaties hebben op deze mailbox): 5. Klik op Nieuwe e-mail.

6. Ga naar het tabblad Opties.

7. Klik op Van.

8. Nu verschijnt het “Van” vak, klik hier op het pijltje en kies Ander e-mailadres...

9. Vul hier het e-mail adres waar u postbus-delegaties op heeft, of klik op Van om het e-mail adres vanuit het adresboek toe te voegen.

U kunt nu dit e-mail adres selecteren om namens dit e-mail adres e-mails te verzenden.

Disclaimer: Hoewel uiterste zorg wordt besteed aan een correcte inhoud, is Comvio niet aansprakelijk voor onvolkomenheden of fouten in de teksten of aanbevolen oplossingen. Evenmin is Comvio aansprakelijk voor schade, direct of indirect, die door het hanteren of verkeerd hanteren van bovenstaande instructies kan ontstaan. Hieronder aangeven waar de documenten beschikbaar moeten zijn: Checklist: FAQ Website | Clientele

©Comvio BV Didam

|

Versie :

| MS OneDrive

Pagina 29 van 29


Handleiding Hosted Exchange

Recommend Documents