Handleiding Factuurcontrole met een WMO303-bericht

Handleiding Factuurcontrole met een WMO303-bericht

ZorgNed Automatisering BV Nudepark 91a 6702 DZ Wageningen Tel: 0317- 466844

Inhoudsopgave

INHOUDSOPGAVE 1

Van start ............................................................................................................................... 3 1.1 Inleiding ............................................................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1.2 Stappenplan implementatie module....................................................................................... 3 1.2.1 Afspraken met leveranciers maken ................................................................................. 3 1.2.2 Leveranciers voorlichten over het gebruik................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1.2.3 Inrichten van het pakket ........................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1.2.4 Leveranciers toegang geven ............................................................................................ 3 1.2.5 Leveranciers testen hun bestand ..................................................................................... 3 1.2.6 Starten ...................................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1.3 Voorbereidende handelingen ................................................................................................. 3 1.3.1 Licentie...................................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1.3.2 Toegang leverancier ........................................................................................................ 3 1.3.3 Instellingen ............................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1.3.4 Rechten ..................................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1.3.5 Leveranciers, organisaties, medewerkers ................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1.3.6 Voorzieningen .................................................................................................................. 4 1.3.7 Contract factuurcontrole WMO303.......................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1.3.8 Tarieven factuurcontrole WMO303.......................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

2

Werking ................................................................................................................................ 4 2.1 Uitgangspunten ....................................................................................................................... 5 2.1.1 Referentienummer........................................................................................................... 5 2.1.2 Controle over gehele periode .......................................................................................... 5 2.1.3 Rekenmethodiek ....................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2.1.4 Meerdere factuurperioden in 1 factuurregel................................................................... 5 2.1.5 Crediteren ........................................................................................................................ 6 2.1.6 Eenheid stuks ................................................................................................................... 6 2.1.7 Traject factureren ............................................................................................................ 6 2.2 Scherm Overzicht facturen ...................................................................................................... 6 2.3 Excel-bestand voor WMO303 ............................................................................................... 10 2.4 Controles ............................................................................................................................... 11 2.5 Codelijsten ............................................................................................................................. 12 2.6 Factuur exporteren naar Excel WMO303 .............................................................................. 13 2.7 Factuur splitsen naar goed- en afgekeurde regels ................................................................ 13

Factuurcontrole met een WMO303-bericht

2

ZorgNed Automatisering

1 Van start 1.1 Stappenplan implementatie module Om de module goed te kunnen laten werken zal er meer dan alleen een goede inrichting nodig zijn. De volgende stappen moeten worden gezet: - Afspraken met leveranciers maken - Leveranciers voorlichten over het gebruik - Inrichten van het pakket - Leveranciers toegang geven - Leveranciers laten testen De stappen worden hieronder toegelicht. 1.1.1 Afspraken met leveranciers maken Met de leverancier zal het volgende gecommuniceerd moeten worden: - De leverancier kan in Wmo-Ned inzien aan welke cliënten er geleverd moet gaan worden (Te leveren lijst). Het starten van de zorg/levering moet de leverancier vastleggen in Wmo-Ned. - De leverancier gaat zijn facturen als een WMO303-bericht maken en deze zelf uploaden in WmoNed. Vervolgens gaat de leverancier deze factuur zelf controleren in Wmo-Ned. - De leverancier zal ten behoeve van het werken in Wmo-Ned van de gemeente een certificaat en/of inloggegevens krijgen om een beveiligde verbinding te kunnen leggen met Wmo-Ned. De leverancier zal hiervoor de namen van de medewerkers die deze taak krijgen doorgeven. - Stem de voorzieningen (productcode + productcategorie) + eenheden af met de leveranciers. Zie paragraaf 1.2.2. 1.1.2 Leveranciers toegang geven De gemeente levert de leveranciers de certificaten en/of inloggegevens. De leverancier installeert de certificaten en test het inloggen. Het is belangrijk dat de leverancier de toegang tot de testomgeving en de productieomgeving test. 1.1.3 Leveranciers testen hun bestand De leverancier maakt een test WMO303-bericht aan. De leverancier test het bericht door het te uploaden in Wmo-Ned. De eerste test hierin is het inlezen van het bestand, als hier problemen in zijn, voldoet het bestand niet aan de gestelde voorwaarden. De leverancier zal dan zijn bericht moeten aanpassen. Als de leverancier geen problemen (meer) heeft met het inlezen van het bericht, kan de inhoud van het bericht worden gecontroleerd in Wmo-Ned. De leverancier bekijkt de foutmeldingen. Er kunnen fouten in de samenstelling van het bericht zitten, maar er kunnen ook fouten in de administratie van de leverancier zitten. De leverancier zorgt dat het bericht correct wordt samengesteld en corrigeert vervolgens zijn eigen administratie. Dit testen werkt het beste als zowel de testomgeving van de gemeente als het door de leverancier gegenereerde WMO303 bericht recente gegevens bevatten. 1.2 Voorbereidende handelingen 1.2.1 Toegang leverancier De medewerkers van de leveranciers zullen toegang tot Wmo-Ned krijgen. Hiervoor zullen certificaten moeten worden aangemaakt die de leverancier dan installeert.


3


1.2.2 Voorzieningen Bij de voorzieningen moet worden aangegeven tot welke productcategorie de voorziening behoort. De lijst waaruit gekozen kan worden is volgens de standaard van de iWmo. Deze is te vinden via https://www.istandaarden.nl/istandaarden/Wmo/Werken-met-iWmo-1.0/Tabellen.html, of zie paragraaf 2.5. Tevens is het nieuwe veld productcode toegevoegd. Dit is een vijfcijferig nummer, waar ook een landelijke lijst van is, die ook te vinden is via bovenstaande link. Je kunt met je leverancier zelf codes definiëren en afstemmen, voor voorzieningen die niet in de landelijke lijst staan. Vereiste is wel dat de eerste 2 cijfers van het vijfcijferige nummer gelijk moeten zijn aan de code van de productcategorie. De eenheid waarin een voorziening is beschikt moet gelijk zijn aan de eenheid waarin wordt gefactureerd. Uitzonderingen op deze regel: - Er mag wel in minuten worden geïndiceerd en in uren gefactureerd. Andersom mag er ook in uren geïndiceerd en in minuten gefactureerd worden. - In het WMO303 bericht kan de eenheid Dagen niet worden gebruikt, gebruik deze eenheid dan ook niet voor de voorzieningen waarvan je de factuurcontrole met deze module wilt doen. Hetzelfde geldt voor ‘stuks per jaar’. - Een andere uitzondering is stuks: als je in stuks indiceert moet je in euro’s declareren.

2 Werking Met de module factuurcontrole kunnen de facturen voor de begeleidingsvoorzieningen maar ook voor de HH tot in detail worden gecontroleerd. De facturen worden door de leverancier in Wmo-Ned geüpload via een bericht, waarna de leverancier met Wmo-Ned de controle doet. Bij de controle wordt rekening gehouden met de contractafspraken tussen gemeente en leverancier, de gegevens van de beschikking en de gegevens rond de levering. Voor de controle kan plaatsvinden zijn de volgende taken gedaan: -

-

Beschikken en overdragen: De Wmo-consulent heeft een voorziening positief beschikt. Bij het afsluiten van het afhandelproces wordt deze voorziening overgedragen aan de leverancier. Opdracht tot leveren: De leverancier krijgt opdracht tot leveren van deze voorziening, deze opdracht staat op de te-leveren-lijst. Voorziening accepteren: De leverancier accepteert de voorziening en geeft aan vanaf wanneer deze geleverd is/wordt.

De controle bestaat uit de volgende stappen (deze stappen worden verderop verder toegelicht): -

Leverancier uploadt factuur: De leverancier leest de factuur in in Wmo-Ned door het inlezen van het verstuurde WMO303-bericht. Leverancier controleert factuur: De leverancier doet de eerste controle op de factuur. Hierbij wordt per regel een aantal controles gedaan, dit zijn controles op de cliënt, de beschikking, en de levering.


4


-

-

-

Leverancier corrigeert: De leverancier doet aan de hand van de gevonden fouten een correctie op de factuur. Bij ten onrechte afgekeurde regels voegt de leverancier een opmerking toe. Overdragen: De leverancier draagt de factuur over aan de gemeente. Gemeente keurt goed/af: De gemeente bekijkt de factuurregels met fouten en/of opmerkingen van de leverancier. Vervolgens kan de gemeente deze regels goedkeuren of afkeuren. Gemeente maakt definitief: Een factuur kan definitief worden gemaakt ook als er nog niet goedgekeurde regels zijn.

Bij de controles wordt uitgegaan van een aantal uitgangspunten: -

-

Iedere factuurregel heeft een referentienummer. Er is de mogelijkheid voor de cliënt (of leverancier) om zorg op te sparen of eerder af te nemen. Hierbij word gecontroleerd op het totaal van de gehele beschikte periode. Er zijn meerdere wijzen van omgaan met het factureren van een deel van een factuurperiode. De te gebruiken rekenmethode hiervoor wordt in Wmo-Ned vastgelegd bij het contract met de leverancier. Er kunnen meerdere factuurperioden gegroepeerd in 1 factuurregel worden gezet. Het is mogelijk te crediteren. Er kan in stuks worden geïndiceerd, dan moet er in euro’s worden gedeclareerd. Een traject kan in delen worden gefactureerd.

Deze uitgangspunten zullen hieronder verder worden toegelicht. 2.1 2.1.1

Uitgangspunten Referentienummer

De leverancier geeft aan iedere factuurregel een uniek nummer: het referentienummer. De leverancier mag dit nummer 1 keer gebruiken (dus in een volgende factuur niet weer). Verschillende leveranciers mogen wel ieder hetzelfde nummer gebruiken. Iedere leverancier zou dus mogen beginnen met tellen bij bijvoorbeeld 1. 2.1.2

Controle over gehele periode

Een voorziening kan nu ook geïndiceerd worden in aantal per periode waarin de beschikking geldig is. Hiermee kan een cliënt bijvoorbeeld extra begeleiding afnemen wanneer het nodig is en minder als dit kan, zolang het totaal aantal gefactureerde uren maar niet over het totaal aantal geïndiceerde uren uitkomt. Voorbeeld: Er wordt een beschikking voor 1 jaar gegeven, waarbij de cliënt recht heeft op 104 dagdelen individuele begeleiding gedurende dat jaar. In de eerste weken wordt er 1 dagdeel per week geleverd en gefactureerd, hierna wordt een aantal weken 6 dagdelen per week geleverd en gefactureerd. Dit wordt goedgekeurd zolang het totaal aantal dagdelen dat voor deze cliënt, voorziening en periode is gefactureerd niet boven de 104 uit komt. Let op: Het is hiermee mogelijk om de beschikte dagdelen zorg helemaal in het begin van de periode te laten leveren, waarna er de rest van de periode geen zorg meer geleverd (gefactureerd) kan worden. 2.1.3

Meerdere factuurperioden in 1 factuurregel

In één factuurregel kunnen meerdere factuurperioden worden aangeleverd. In 1 regel kan bijvoorbeeld de gehele periode van 1 maart tot en met 31 juli worden gefactureerd. Bij de controle wordt het gefactureerde bedrag voor die perioden vergeleken met het totaalbedrag dat berekend is voor die perioden.


5


Let op: een factuur mag alleen gegevens van 1 kalenderjaar bevatten. De week van 28 december 2015 tot en met 3 januari 2016 zal moeten worden opgeknipt: een deel in de factuur van december 2015 en een deel in de factuur van januari 2016! 2.1.4

Crediteren

Het is mogelijk om een factuurregel volledig te crediteren (dus niet deels!). Hierbij moet worden aangegeven op welke factuurregel er wordt gecrediteerd, dit gebeurt door het referentienummer ervan mee te geven in het bericht. Het bedrag wordt in mindering gebracht op het totaalbedrag van de factuur waarin de creditregel staat. 2.1.5

Eenheid stuks

Behalve in uren, dagdelen en etmalen kan er ook in stuks worden geïndiceerd. Bijvoorbeeld: een vorm van begeleiding die geïndiceerd wordt als aantal afspraken, zou met stuks geïndiceerd kunnen worden. De facturatie gaat dan ook in stuks. Stuks gaat nooit per week of per maand, maar altijd voor de gehele geldigheidsduur zoals die voor de voorziening beschikt is. 2.1.6

Traject factureren

Bij begeleiding kan het voorkomen dat er niet in dagdelen of uren wordt geïndiceerd, maar dat er een traject wordt geïndiceerd. Aan zo’n traject is dan een standaardbedrag gekoppeld. In het beheer wordt er bij de voorziening dan aangegeven dat deze moet worden geïndiceerd in ‘Stuks’. Bij de tarieven wordt het bedrag van deze voorzieningen vastgelegd. Dit kan gebruikt worden voor de indicatie en de facturering van bijvoorbeeld een traject Ambulante begeleiding. Dit traject kan in delen worden gefactureerd zolang het totaalbedrag het standaardbedrag niet overschrijdt. 2.2

Scherm Overzicht facturen

Dit scherm is te openen vanuit het menu In dit scherm zie je de facturen die zijn ingelezen in WmoNed, ook de facturen die zijn ingelezen met andere modules Factuurcontrole. Met de filtering bovenin kan worden aangegeven welke facturen je wilt zien. Stap 1: Leverancier uploadt factuur De zorgaanbieder zal zelf zorgdragen voor het inlezen van de factuur. Zet het WMO303-bericht ergens op de computer, dit kan bijvoorbeeld het bureaublad zijn. In het scherm Intern -> Factuurcontrole klik je op de knop Inlezen. Er opent zich dan een nieuw scherm. Indien er maar 1 gemeente in Wmo-Ned werkt, wordt het veld ‘ingediend voor’ automatisch voorgevuld. Indien dit er meerdere gemeenten zijn waar jij facturen voor indient, worden deze allemaal getoond en kies je de juiste. Als je als leverancier inlogt, staat je de naam van je organisatie bij leverancier. Gemeentemedewerkers kunnen alle organisaties selecteren. Het factuurnummer moet gelijk zijn aan het factuurnummer zoals dat in het veld Factuurnummer declarant van het bericht staat. Zoek met de bladeren knop het WMO303 bericht op.


6


Als je een factuurbestand hebt geselecteerd klik je op Opslaan. Het bestand wordt dan ingelezen in Wmo-Ned. Het bericht moet aan een aantal eisen voldoen, deze zijn verderop beschreven, paragraaf 2.4. Indien het formaat niet klopt wordt het factuurbestand als geheel afgekeurd. Als een bestand als geheel wordt afgekeurd, dan verschijnt er een melding op het scherm en worden er geen gegevens in WmoNed gezet. Als het bestand wordt goedgekeurd en ingelezen, dan wordt een kopie van het bestand in de map met facturen gezet. De beheerder heeft bepaald welke map dit is bij de Instellingen. Er zijn aparte mappen voor de WRV facturen, de HH facturen en de facturen op basis van WMO303. Verder komt de factuur in het Facturenoverzicht te staan. Daar kun je de factuur en al zijn regels bekijken. Stap 2: Leverancier controleert factuur Als de factuur is ingelezen kan de leverancier de factuur controleren. Hiervoor selecteer je in het scherm factuurcontrole de betreffende factuur en klik je op Controleren. Op iedere factuuregel worden controles uitgevoerd. Indien er een fout wordt geconstateerd, wordt er een foutmelding getoond. Indien een factuurregel helemaal correct is, wordt het bedrag gevuld. In de tabel hieronder staan de controles die worden uitgevoerd op iedere factuurregel van de factuur. In de kolom Foutmelding staat de melding zoals je die terugziet in Wmo-Ned. In de toelichting staat het onderliggende probleem beschreven. Nr Controle Algemene controles 1. BSN gevonden

Foutmelding

Toelichting

Cliënt met BSN: is niet gevonden

2.

De cliënt met BSN is niet woonachtig in een gemeente waarmee de organisatie een relatie heeft.

De cliënt met deze BSN komt niet voor in Wmo-Ned. Het meest waarschijnlijke is dat de leverancier een onjuiste BSN in de factuurregel heeft staan. Een factuur wordt gestuurd naar een organisatie. De organisatie is gekoppeld aan één of meerdere gemeenten. Indien deze fout bij veel regels voorkomt in de factuur is een van de volgende oorzaken het meest waarschijnlijk: • bij het uploaden “ingediend voor” niet juist ingevoerd. Verwijder de factuur en upload opnieuw. • Mogelijk is de koppeling gemeente-organisatie niet goed gegaan. Oplossen in Organisaties • De postcode reeksen voor de gemeente zijn niet goed gevuld. Oplossen in Gemeentepostcodes Als deze melding bij een enkele cliënt staat: • Mogelijk is de cliënt verhuisd.

Cliënt woont in juiste gemeente

De cliënt met BSN is niet woonachtig in de gemeente waarvoor de factuur is verstuurd


7


• Mogelijk is de postcode van de cliënt in Wmo-Ned niet juist geadministreerd. 3.

4.

5.

6.

Maximaal één niet beëindigde cliënt Eén cliënt met BSN binnen datum declaratie Eén cliënt met BSN binnen datum declaratie Referentienumm er is uniek

Debet controles 7. Geen O overlap in prestatieregels 8.

9.

Voorziening bekend in WmoNed Geen overlap in voorzieningen

10. Stuks geldt maar voor één voorziening 11. Er is een actueel recht 12. Alle voorzieningen dezelfde eenheid 13. Voorziening heeft niet als eenheid stuks per jaar 14. DeDlevereenheid is correct

15. Tarief is vastgelegd

16. De voorziening is overgedragen 17. De leveropdracht voor de cliënt is

Het BSN komt voor bij meerdere niet beëindigde cliënten. Meerdere cliënten met BSN {0}, echter niet één cliënt valt geheel binnen de gedeclareerde periode Meerdere cliënten met het BSN {0} vallen binnen de gedeclareerde periode. Het referentienummer komt al voor op een eerdere factuur bij deze leverancier Er is overlap met de eerder aangeleverde prestatieregel met referentienummer Het gedeclareerde product met de code <productcode> is in Wmo-Ned niet bekend. Er zijn meerdere voorzieningen tegelijkertijd actueel gedurende de prestatieperiode. Bij één prestatie regel die declareert voor stuks mogen niet meerdere voorzieningen horen Voorziening [voorziening zoeknaam] is niet geldig in de gehele prestatieperiode van <startdatum> tot <einddatum> Er zijn meerdere beschikte voorzieningen gevonden met een verschillende eenheid. Het is niet toegestaan dat een beschikte voorziening geïndiceerd is in stuks per jaar. Bij de beschikte levereenheid [eenheid] kan niet gedeclareerd worden in <WMO303 eenheid>. Voor de gedeclareerde levereenheid <eenheid> en de voorziening [geïndiceerde voorziening] is niet voor de gehele prestatieperiode in Wmo-Ned een tarief vastgelegd. Er is geen levering.

De leveropdracht voor deze Cliënt heeft de status te leveren of


8

Er is al een factuurregel met dit referentienummer ingelezen.

Hier wordt het nieuwe veld iWmo productcode bedoeld

Alleen uren en minuten mogen door elkaar gebruikt worden. Indien de voorziening geïndiceerd is in stuks vervalt deze controle ook.

De beschikte voorziening behorende bij een factuurregel is nog niet overgedragen. De beschikte voorziening behorende bij een factuurregel zijn


uitgevoerd 18. De leveropdracht hoort bij deze leverancier 19. Er is een levering voor de prestatie 20. Niet te veel gedeclareerd * 21. Niet te veel eenheden gedeclareerd ten opzichte eerder ingelezen * 22. Niet te veel euro gedeclareerd ten opzichte eerder ingelezen *

Credit controles 23. Referentienumm er voorgaande facuurregel komt maar één keer voor. 24. Creditregel referentienumme r is gevonden 25. Creditregel referentienumme r is gevonden 26. Creditregel referentienumme r is gevonden

27. Creditregel velden correct gevuld.

geannuleerd. Er is geen leveropdracht behorende bij deze leverancier. Er is geen actuele levering gevonden bij de gehele prestatieperiode. Het gedeclareerde aantal <eenheden> is hoger dan het beschikte aantal [aantal] [eenheden] Het gedeclareerde aantal van <eenheden> samen met de eerder betaalde [aantal] [eenheden] en eerder ingelezen [aantal] [eenheden] is hoger dan het beschikte aantal [aantal] [eenheden] De gedeclareerde <declaratiebedrag> euro samen met de eerder betaalde [declaratiebedrag] euro en eerder ingelezen [declaratiebedrag] euro is hoger dan het beschikte [aantal] stuks met een waarde van [aantal] euro. De creditregel heeft een referentienummer voorgaand factuurnummer <xxx> die ook voorkomt bij een andere creditregel in Wmo-Ned. Er is geen factuurregel gevonden met referentienummer . Er is geen factuurregel gevonden met referentienummer zonder een (goedgekeurde) fout. Er zijn meerdere factuurregels gevonden met referentienummer zonder een (goedgekeurde) fout. Het veld xxx uit de creditregel heeft de waarde


9

overgedragen, maar hebben een status geannuleerd of te leveren De beschikte voorziening behorende bij een factuuregel wordt niet geleverd door de leverancier.

Indien periodiciteit beschikte voorziening is per week of per maand Indien periodiciteit beschikte voorziening is gedurende looptijd voorziening en eenheid is niet stuks

Indien periodiciteit beschikte voorziening is gedurende looptijd voorziening en eenheid is stuks

Er zijn meerdere credit regels op 1 factuurregel.

Bij een creditregel moeten de velden productcategorie, begindatum, einddatum, productcode en declaratiebedrag (incl. BTW) overeenkomen met de voorgaande factuurregel.


2.3

Excel-bestand voor WMO303

Omdat niet zeker is dat alle leveranciers een WMO303-bericht kunnen aanmaken op 1 januari 2015 is het mogelijk om deze gegevens met een Excelbestand aan te leveren. Dit Excelbestand heeft dan een opbouw en inhoud die gelijk is aan het WMO303 bericht. Dit betreft een aparte module die werkt bovenop de gewone module factuurcontrole WMO303. Het factuurbestand is een Excelbestand. Er zit geen controle op de naam van het bestand. Het bestand mag zijn gemaakt in een Excel 97-formaat (xls-bestand) of in een Excel 2007-formaat (xlsxbestand). Het Excelbestand heeft een vast aantal kolommen (zie tabel hieronder). In de eerste rij staan de kolomkoppen die precies aangeven wat er in de kolom wordt verwacht. Niet iedere kolom hoeft gevuld te worden, maar een lege kolom mag niet verwijderd worden. Van iedere kolom staat vast van welk type de kolom is. In de tabel hieronder staat precies aangegeven hoe de kolommen gevuld moeten zijn. Nr

Naam kolom

Excel cel

Verplicht

Omschrijving

Tekst

Max lengte 20

A

Factuurnummer

Ja

Gemeentecode

Tekst

4

Ja

C

Periode

Getal, 0 decimalen

6

Ja

D

Kenmerk prestatieregel

Tekst

20

Ja

E

Kenmerk voorgaande prestatieregel

Tekst

20

Nee

F

BSN

9

Ja

G H

Geboortedatum Naam

Getal, 0 decimalen Datum Tekst

Alle regels moeten dezelfde waarde bevatten, namelijk de waarde die bij factuurnr op het scherm is ingevoerd. De gemeente waarop de factuur betrekking heeft. De periode (jaar+maand) waarop deze factuur betrekking heeft YYYYMM.  Bij alle regels moeten 6 cijfers bevatten  Periode mag niet beginnen of eindigen op een dag in de toekomst. De referentie van de prestatieregel moet uniek zijn over de facturen heen per leverancier. dit gebeurt pas bij de controle onder de controleren knop De referentie voorgaande prestatieregel moet bekend zijn in Wmo-Ned, dit gebeurt pas bij de controle onder de controleren knop Het moet voldoen aan de BSNelfproef

B

50

Nee Ja


10

De samengestelde naam van de cliënt. Dus bv “G Pieterse-van der Heide”, deze wordt zonder controle naar de database geschreven


J

Huisnummer

Getal, 0 decimalen Tekst

10

Nee

K L

Huisnummer toevoeging Postcode

10

Nee

Tekst

7

Nee

N

Wet

Tekst

1

Ja

O

Productcategorie

Tekst

2

Ja

P

Productcode

Tekst

5

Ja

Q

Omschrijving

Tekst

100

Nee

R

Startdatum declaratie Einddatum declaratie

Datum

Ja

Datum

Ja

T U

Aantal Eenheid

Getal Tekst

6 2

Ja Ja

V

Bedrag

Getal, 2 decimalen

10

Ja

W

Toelichting leverancier Toelichting gemeente

Tekst

500

Nee

Tekst

500

Nee

S

X

2.4

formaat mag zonder (1234AB) of met spatie (1234 AB) Eén van de twee volgende waarden: - W (Wmo) - J (Jeugd) De waarde moet voorkomen in onderstaande codelijst behorende bij de juiste wet. De met de gemeente afgesproken code moet gebruikt worden. (dit wordt pas bij het controleren gecontroleerd). De eerste 2 cijfers moeten overeenstemmen met de productcategorie. Aanvullende omschrijving behorende bij het geleverde product. De startdatum moet na 31-12-14 liggen en niet in de toekomst. De einddatum moet na 31-12-14 liggen (volgt impliciet uit andere controles), na of op de startdatum declaratie en niet in de toekomst. Het aantal uitgevoerde producten De waarde moet voorkomen in onderstaande codelijst. Het declaratiebedrag. Indien dit een minteken heeft is er sprake van een creditregel. Een aanvullende toelichting van de leverancier Een aanvullende toelichting van de gemeente

Controles

Bij het inlezen worden de volgende technische Excel controles uitgevoerd. Als er niet aan deze voorwaarden wordt voldaan, dan wordt het bestand als geheel niet ingelezen. Er verschijnt een melding op het scherm. 1. De eerste rij van de tabel bevat de kolomnamen zoals genoemd in bovenstaande tabel. 2. Het type van het gegeven in het Excel bestand komt overeen met bovenstaande tabel. 3. De maximale lengte van een gegeven wordt niet overschreden. 4. Alle rijen van verplichte kolommen bevatten een waarde. De waarde in de Excel cel voldoet aan de controle, genoemd bij omschrijving.


11


We gebruiken voor verschillende controles de controles van het Vektis-bericht. In sommige gevallen kan dit voor foutmeldingen zorgen die niet helemaal duidelijk zijn omdat hier andere terminologie wordt gebruikt. Bij het inlezen worden ook een aantal inhoudelijke controles uitgevoerd. Als er niet aan deze voorwaarden wordt voldaan, dan wordt het bestand als geheel niet ingelezen. Er verschijnt een melding op het scherm. 1. Er mag maar één gemeentecode in het bericht voorkomen. 2. De gemeentecode uit het bestand moet overeenkomen met de organisatie waarvoor de factuur wordt ingelezen. 3. Er mag maar één factuurnummer in het bericht voorkomen. 4. Startdatum declaratie moet na 31-12-2014 liggen. 5. Einddatum declaratie moet na 31-12-2014 liggen, deze wordt impliciet gecontroleerd door controle 4 in combinatie met 6 6. Startdatum declaratie moet voor of op de einddatum declaratie liggen. 7. Er mag geen overlap in prestatieregels per BSN en productcode zijn uitgezonderd de creditregels. 8. Eén prestatieregel moet betrekking hebben op één jaar. Alleen indien de overgangsweek bij de jaarwisseling betrekking heeft op 2 jaren zal een prestatieregel ook betrekking hebben op 2 jaren. 9. Het veld kenmerk prestatieregel moet uniek zijn per prestatieregel. 10. Indien er sprake is van een negatief bedrag moet het veld “Kenmerk voorgaande prestatieregel” gevuld zijn. 11. De waarde in het veld “kenmerk voorgaande prestatieregel” mag maar één keer voorkomen in een factuur. 12. Het veld “Toelichting gemeente” mag niet gevuld zijn indien de leverancier de factuur upload. 2.5

Codelijsten

Productcategorie: Indien er sprake is van de Wmo wet Code Omschrijving 01 Hulp bij het huishouden 02 Begeleiding 03 Persoonlijke verzorging 04 Kortdurend verblijf 05 Woondiensten 06 Overige ondersteuning gericht op het individu of huishouden/gezin 07 Dagbesteding 08 Vervoerdiensten 09 Overige groepsgerichte ondersteuning 10 Overige maatwerk arrangementen 11 Rolstoelen 12 Vervoervoorzieningen 13 Woonvoorzieningen 14 Overige hulpmiddelen 15 Beschermd wonen 16 Opvang 17 Spoedopvang 18 Overige beschermd wonen en opvang


12


Indien er sprake is van de Jeugd wet Code Omschrijving 01 Jeugdhulp zonder verblijf (groep/individueel) 02 Jeugdhulp met verblijf (groep/individueel) 03 Kinderbeschermingsmaatregel 04 Jeugdreclassering Eenheid: Code 01 04 14 16 81 00

2.6

Omschrijving Minuut Uur Etmaal (24 uur) Dagdeel (4 uur) Benodigde tijdsduur of tijdsonafhankelijk Niet van toepassing

Factuur exporteren naar Excel WMO303

Indien je de module ‘Factuurcontrole met een Excel-factuur’ hebt aangeschaft, is het mogelijk om een reeds ingelezen WMO303 bericht te exporteren naar een Excelbestand. Dit bestand voldoet dan een de eisen van het WMOW303-excel zoals die hierboven zijn beschreven. 2.7

Factuur splitsen naar goed- en afgekeurde regels

Een factuur die gedeeltelijk is goedgekeurd kan sneller worden afgehandeld door een splitsing te maken in goed- en afgekeurde regels. Dit kan door een factuur te exporteren naar Excel met de knop Export WMO303 Excel. Splits vervolgens met Excel dit bestand in twee bestanden: 1 bestand met goedgekeurde regels en 1 bestand met afgekeurde regels. Verwijder het oorspronkelijke factuurbestand uit het factuuroverzicht. Lees beide Excelbestanden in (mogelijk met de module ‘factuurcontrole met een Excel-factuur’). De factuur met goedgekeurde regels kan nu in 1 keer worden goedgekeurd en uitbetaald. De factuur met afgekeurde regels kan nader worden bekeken met de leverancier.


13


Handleiding Factuurcontrole met een WMO303-bericht

Recommend Documents