HANDLEIDING DOLFIJN Functionele beschrijving bij het financiële pakket. Unitex Data Systems b.v. (uitgave juni 2008)

Handleiding Dolfijn

© Unitex Data Systems B.V.

HANDLEIDING DOLFIJN Functionele beschrijving bij het financiële pakket

Unitex Data Systems b.v. (uitgave juni 2008)

zijn er vragen ? lees deze handleiding bezoek www.dolfijn.biz mail naar [email protected] … of bel 0318-522445

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn

1.

Algemeen

1.a

Conventies • •

• •

1.b


Met tekst tussen vierkante haken wordt de toetsaanslag van de beschreven toets of toetscombinatie bedoeld; dus [Tab] staat voor het aanslaan van de Tab toets. Een plusteken (+) tussen twee toetsnamen betekent dat deze toetsen tegelijkertijd moeten worden ingedrukt. Dus [Ctrl+F12] betekent dat de Control toets ingedrukt wordt gehouden terwijl op de F12 toets wordt gedrukt. Een komma (,) tussen twee of meer toetsnamen betekent dat de toetsen één voor één na elkaar moeten worden ingedrukt. Dit kan gecombineerd worden met de vorige regel, bijvoorbeeld [Alt+X,A]. Menukeuzes worden cursief weergegeven, gescheiden door een \ bijvoorbeeld: menu Record item Eerste wordt weergegeven als Record\Eerste, zonder verdere specificatie.

Dolfijn en Windows Het programma Dolfijn werkt volledig (en alleen maar) onder het Windows operating system. Dit houdt in dat veel van de mogelijkheden van Windows ook in Dolfijn toepasbaar zijn (bijvoorbeeld knippen en plakken, gebruik van de muis, de Tab toets, het werken met vensters, standaard Windows sneltoetsen etc.). Belangrijk is dat er, in tegenstelling tot DOS applicaties, vrijwel overal in plaats van de Enter toets de Tab toets moet worden gebruikt. Daarnaast is in Dolfijn veel aandacht besteed om alle voorkomende handelingen zowel met het toetsenbord als met de muis uit te kunnen voeren. In sporadische gevallen is dit niet gelukt, resp.zijn logische toetsencombinaties reeds in gebruik door Windows. Om deze reden hebben wij de Crediteuren module Krediteuren genoemd (strikt genomen niet juist) om voor de keuze van deze module CTRL+K te kunnen gebruiken. Het werken met de muis spreekt voor zich. Waar geïmplementeerd kan gebruik worden gemaakt van context menu’s (rechter muisknop). Voor wat betreft de menukeuzen is er regelmatig getracht deze te koppelen aan toetscombinaties (Ctrl+Del, F8, Home, etc). Dolfijn kan gegevens uitwisselen met Microsoft Office, waardoor koppelingen met en het gebruik van MSWord en MS-Excel op diverse plaatsen mogelijk is.

1.c

Installatie De eerste installatie van het programma Dolfijn wordt door Unitex Data Systems B.V. gedaan. Door de vele instelparameters en de diversiteit aan mogelijke computer configuraties is het niet mogelijk een nieuwe Dolfijn installatie CD op een willekeurige PC te installeren. Maar het aanbrengen van een update op een al bestaande installatie behoort door vrijwel iedereen uitgevoerd te kunnen worden. Het toevoegen van Dolfijn aan een nieuw werkstation van een bestaande netwerkinstallatie is iets ingewikkelder maar ook zeker wel mogelijk. Hiervoor is een handleiding ter beschikking.

1.d

Opstarten Tijdens de installatie van Dolfijn wordt er een menu ingang in het Start menu en een snelkoppeling op het bureaublad gemaakt. Dolfijn is via het Start menu standaard te vinden via Start\Programma’s\Dolfijn\Dolfijn.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Na het opstarten van Dolfijn kan een waarschuwingsscherm getoond worden (zie hiernaast). Dit is vaak het geval na een eerste installatie of na een update. De scherminformatie spreekt voor zich. In de onderste helft van dit scherm worden eventuele resultaten van de werkzaamheden getoond. In sporadische gevallen kan het wenselijk zijn deze werkzaamheden niet uit te voeren, vandaar dat er ook een knop Annuleren is. Klik op Akkoord. Gewoonlijk wordt na het opstarten van Dolfijn het Bedrijf kiezen venster getoond. Hierin wordt de naam weergegeven waarmee op de computer in Windows is aangemeld. Deze naam geldt automatisch als de naam waarmee in Dolfijn wordt aangemeld en wordt tussen haakjes getoond (in dit geval GEBRUIKER). Het selectie veld onder Bedrijf is een zogenaamd meerkeuze veld. Hiermee kan een keuze worden gemaakt uit de diverse aangemaakte Dolfijn bedrijven. In deze keuzelijst staan alleen die bedrijven die u mag kiezen. Als er een bedrijf is gekozen en eventueel een wachtwoord is ingegeven dan opent Dolfijn de geselecteerde administratie voor díe modules, mogelijkheden, functies en/of menukeuzen waarvoor de gebruiker toegangsrechten heeft (zie ook hoofdstuk Bedrijfsgegevens). Als alle rechten zijn toegekend wordt het volgende scherm getoond.

U mag desgewenst zelf een andere achtergrond kiezen voor dit scherm.

1.e

Hoofdscherm Vanuit het hoofdscherm worden in principe alle handelingen uitgevoerd. In eerste instantie is het werkvenster leeg. Bovenin staat het menu en daaronder de werkbalk. Onderin het scherm is een statusbalk opgenomen. Het werkvenster (grijs met Dolfijn achtergrond) wordt door de diverse Dolfijn modules gebruikt. Dit werkvenster toont de actuele module (de laatst aangeroepen module). Als er meerdere modules tegelijkertijd zijn opgestart liggen de inactieve modules achter de actuele module. De inhoud van de menubalk is afhankelijk van de actuele module. Het standaard menu zoals hierboven zichtbaar is wordt altijd getoond. Specifieke menuonderdelen worden automatisch toegevoegd als er een module wordt geactiveerd. Het standaard menu bevat de volgende elementen: • Modules Bevat de in Dolfijn opgenomen modules. Alle modules zijn ook op te starten via de bijbehorende sneltoetsen. •

Uitgave 2008

Record

Handleiding Dolfijn


Bevat de keuzen en sneltoetsen voor het bladeren, invoegen, verwijderen, opslaan en ongedaan maken van onderhavige gegevens (zie ook de beschrijving bij het onderdeel ńavigator´). • Tabel Bevat alle menukeuzen waarmee de standaard in Dolfijn gebruikte tabellen kunnen worden aangepast (gegroepeerd per toepassingsgebied). Zie verder hoofdstuk 3 Tabellen. • Extra Een menu waarin de diverse extra’s en opties van het programma Dolfijn zijn ondergebracht. Hieronder vallen o.a. de rekenmachine, het telefoonscherm, de methodes voor het wijzigen van de diverse programma-instellingen, de mogelijkheid om een actueel bedrijf te kiezen, enz. Het menu Extra wordt verder uitgelegd in hoofdstuk 1.e. • Window Het menu waarin alle opgestarte modules kunnen worden geminimaliseerd en waarin deze kunnen worden geselecteerd. • Help Menu waarmee de Dolfijn help informatie kan worden opgevraagd. In dit menu is tevens de zogenaamde 'about' (ook wel 'info' genoemd) opgenomen. Hierin kunt u de gegevens van de huidige Dolfijn versie opvragen. Werkbalk Links in de werkbalk staan sneltoetsen (letterknoppen) waarmee men de Dolfijn modules kan opgeroepen. Dit kan door met de muis een knop aan te klikken of deze te activeren via de bijbehorende sneltoets. Deze sneltoetsen zijn te vinden in het menu Modules. Na het opstarten van een module wordt de letterkleur van de bijbehorende knop rood (standaard is deze blauw). Hierdoor is in één oogopslag te zien of een module al opgestart is of niet. Naast de sneltoetsen staat de navigator. De navigator bestaat uit 8 knoppen ten behoeve van het bladeren door de Dolfijn informatie (de databases of tabellen). De toetscombinaties waarmee deze knoppen worden geactiveerd zijn te vinden in het menu Record. De knoppen van de navigator zijn slechts actief als de bijbehorende actie zinvol is. Zo zullen de knoppen Ongedaan maken en Opslaan alleen beschikbaar zijn als er gegevens gewijzigd of ingevoerd worden. De knoppen Eerste en Vorige zijn niet beschikbaar als het begin van de tabel is bereikt. Evenzo zijn de knoppen Laatste en Volgende niet beschikbaar als het einde van de tabel is bereikt. De knoppen hebben (van links naar rechts) de volgende betekenis:

Ga naar het eerste record

Ga naar het vorig record Ga naar het volgend record

Ga naar het laatste record Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Voeg een record in op de huidige plaats

Verwijder het actieve record Sla een gewijzigd record op

Maak aangebrachte wijzigingen in het record ongedaan

Nog verder naar rechts in de werkbalk staat een aantal knoppen met diverse functies.

Als er op het oog geklikt wordt toont de knop een gevarendriehoek. Het pictogram geeft aan of u alleen informatie kunt bekijken (oog), of ook kunt wijzigen (gevarendriehoek). Naast deze knop kan tevens een rood uitroepteken zijn geplaatst. In dat geval heeft de systeembeheerder u alleen leesrechten gegeven voor de betreffende module (de gebruiker kan het oog niet wijzigen). De functie van het oog is het behoeden van de gebruiker voor het per ongeluk aanbrengen van wijzigingen. Met behulp van de sleutel kan Dolfijn op deze werkplek op slot worden gezet. Als u even weg moet hoeft Dolfijn niet te worden afgesloten maar kan het scherm eenvoudig op slot worden gezet. Ontgrendelen kan met behulp van het Windows wachtwoord.

Even snel informatie opvragen van een bepaald artikel, en crediteur of een debiteur. Deze knop werkt altijd en overal ongeacht welke module actief is.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Toon een kalender. Op deze kalender treft u de actuele datum aan en de weeknummers die bij een bepaalde datum horen (nog een keer klikken en de kalender is weer weg).

Maak een schermafdruk van het Dolfijn werkvenster naar de standaard printer. Start de windows calculator. Start het telefoonscherm. Op diverse plaatsen in Dolfijn kunt u door het aanklikken van het telefoon icoontje rechtstreeks het nummer bellen dat u aan de betreffende relatie gekoppeld heeft. Uiteraard dient uw computer gekoppeld te zijn aan uw telefoon en een eventuele telefooncentrale dient over de benodigde faciliteiten te beschikken.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Statusbalk De statusbalk is opgenomen onder het werkvenster en bevat 4 onderdelen. Links staat een verwijzing naar de map met de database van het geselecteerde bedrijf. Daarnaast staat de gebruikersnaam, gevolgd door een breed veld waarin Dolfijn programmatips (de zogenaamde 'hints') weergeeft. Achteraan staat de naam van de maker van Dolfijn: Unitex Data Systems gevolgd door de systeemdatum. Deze systeemdatum komt overeen met de datum van de computer. Ook als de windows taak-balk automatisch wordt verborgen blijft het zichtbaar met welke systeemdatum de mutaties worden ingebracht.

1.f

Werkwijze Op-neer-selectie In de diverse schermen zijn invoervelden aanwezig waarachter een klein kadertje is geplaatst waarin een pijltje omhoog en een pijltje omlaag wordt weergegeven. Deze invoervelden maken gebruik van de pijltjesselectie. Dat wil zeggen dat de gebruiker de vorige of de volgende waarde van het veld kan verkrijgen door op [PijlOmlaag] of [PijlOmhoog] te drukken of door met de muis op het juiste vakje in het selectiekader te klikken. Drop-down-box Ook wordt er gebruik gemaakt van invoervelden waarachter een klein kadertje is geplaatst waarin een pijltje omlaag wordt weergegeven. Deze invoervelden maken gebruik van de zogenaamde opzoekselectie. Dat wil zeggen dat de gebruiker de waarde van het veld kan verkrijgen door op via [Alt+PijlOmlaag] te drukken of door met de muis op het vakje in het selectiekader te klikken. Hierna valt er een selectie venster omlaag waarin de gewenste selectie kan worden gemaakt (met de muis of de [PijlOmlaag] of [PijlOmhoog]). Bevestig een gemaakte selectie met [Enter] of [Tab]. Raadpleegscherm In de diverse raadpleeg tabbladen van de Dolfijn modules wordt veel gebruik gemaakt van het raadpleegscherm. Dit is een speciaal scherm waarin gegevens in tabelvorm worden weergegeven. Boven aan elke kolom met gegevens staan twee invulvelden. Hiermee kan een subselectie worden gemaakt in de gegevens. Het bovenste veld bevat de Van-waarde en het onderste de Tot-en-met-waarde. Na het eventueel invullen van deze waarden dient op Actualiseren te worden geklikt, waarmee de tabelinhoud wordt aangepast. Afdruk op scherm Vrijwel alle lijsten in Dolfijn kunnen zowel naar een printer als naar het beeldscherm worden gestuurd. Voordat er afgedrukt kan worden wordt eerst gevraagd naar welke printer de uitvoer moet worden gestuurd. Voor de afdruk op het beeldscherm wordt óók eenmalig om een printer gevraagd. Dit is nodig omdat aan de hand van de gekozen printer kan worden bepaald op wat voor papierformaat er wordt afgedrukt. Op basis hiervan wordt een schermvoorbeeld gemaakt. En een schermvoorbeeld via een A3

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


printer ziet er anders uit dan via een A4 printer. In feite laat een schermvoorbeeld zien wat er op papier zou komen als dezelfde lijst zou worden afgedrukt op de gekozen printer. Hierdoor is vrijwel iedere lijst tevens een beelschermopvraging. Bovendien kan het papier besparen omdat vaak maar een bepaald klein onderdeel van de lijst benodigd is (bijvoorbeeld het eindtotaal op het laatste blaadje). Zaklamp knop Een zaklamp knop levert een extra zoekscherm waarmee op diverse manieren de gewenste informatie kan worden opgezocht. Een zaklamp knop is bijvoorbeeld altijd voorhanden in het Zoeken veld (een veld dat in elke Dolfijn module te vinden is). Via het Zoeken veld kan direct op Kode en op Trefnaam worden gezocht, terwijl via de zaklamp knop bijvoorbeeld ook op Leverancier of op Postcode kan worden gezocht. 1.g

Menu Extra Onder het menu Extra vindt u items die niet direct voor de werking van Dolfijn noodzakelijk zijn. De , Kalender eerste vier items (Calculator beschreven in 1.x Hoofdscherm.

, Informatie opvragen

en Telefoneren

) staan

De overige menu items zijn achtereenvolgens: Actieve gebruikers Actieve gebruikers geeft een overzicht van het aantal gebruikers van de Dolfijn database. Een Dolfijn gebruiker komt hier dus in ieder geval in voor. Maar een actieve gebruiker hoeft niet altijd Dolfijn te gebruiken. Klantspecifieke programmatuur voor bijvoorbeeld het afdrukken van etiketten uit de Dolfijn voorraad database geldt ook als een actieve gebruiker. Iedere gebruiker krijgt automatisch een sessie nummer toegewezen. Dit nummer is verder niet relevant. Als een gebruiker twee sessies open heeft dan maakt deze gebruiker via twee aparte programma’s verbinding met de Dolfijn database. Instellingen In het menu Instellingen worden zeer veel gebruikers parameters ingesteld. Hieronder volgt een opsomming met korte uitleg. • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • Uitgave 2008

Lijsten\Loginnaam op lijsten vermelden Lijsten\Tijd vermelden op lijsten Lijsten\Unitex copyright vermelden op lijsten Lijsten\Muntvermelding bij uitgaande documenten Lijsten\Printerlades instellen Gebruikersdefinities Schermachtergrond Registry informatie Alleen lezen Oog aanzetten bij opstarten modules Crediteurenmodule opstarten d.m.v. Ctrl+K (i.p.v. Ctrl.+C) Veldnaam definities Quotes opnemen in de wachtschermpjes Telefoon prefix / suffix Fax prefix / suffix Uitgebreid zoeken Formaat e-mail bijlagen Orderregel afstand Pagina lengte in regels Schermresolutie / Verhouding

Handleiding Dolfijn

•


Enter-toets gebruiken in werkbladen

Querymaster Querymaster is een programma waarmee op relatief eenvoudige wijze (via SQL, een soort programmeertaal) een gebruiker een vraag (query) kan stellen aan de database. Hiervoor is het tenminste noodzakelijk dat u de SQL commando’s kent alsook de samenstelling van de database. Unitex Data Systems B.V. stelt de database volledig ter beschikking aan de gebruikers. Het zelf vragen kunnen stellen aan de database is met name nuttig indien u een incidentele vraag beantwoord wilt hebben, bijvoorbeeld in de stijl van ‘Geef mij alle verkopen van vertegenwoordiger nr. 5 van alle artikelen die in artikelgroep 25 zitten en die verkocht zijn in de periode van 17/12/2004 t/m 18/01/2005’. Het kan natuurlijk zijn dat u zelf een dergelijke vraagstelling te ingewikkeld vindt om te programmeren, dan kunt u altijd opdracht geven aan Unitex Data Systems B.V. om een query samen te stellen. Wij sturen u dan deze query (bij voorkeur per e-mail) toe en u kunt deze dan opslaan voor herhaaldelijk gebruik. Het laten aanmaken van een query kost u in de praktijk éénmalig 0,5 – 2 uur. Daarna kunt u uiteraard zelf kleine wijzigingen in de query aanbrengen (vertegenwoordiger 5 wordt 6 o.i.d.). Formulier layouts In Dolfijn is de gebruiker geheel vrij om voor de meeste externe documenten zelf een layout samen te stellen: facturen, orderbevestigingen, pakbonnen, looplijsten, enz. Deze formulieren worden helemaal in de Windows stijl samengesteld, zodat u ook van alle mogelijkheden gebruik kunt maken, zoals lettertypes, kleuren, invoegen logo´s, belijningen en dergelijke. In de praktijk zal bij de ingebruikname van Dolfijn het eerste ontwerp door Unitex gemaakt worden op basis van de bij u aanwezige layouts. In een later stadium kunt u dit ontwerp dan zelf geheel naar eigen inzicht aanpassen. Deze faciliteit van Dolfijn kan u een enorme kostenbesparing van uw drukwerk opleveren, terwijl de presentatie van uw gegevens naar uw klanten toe een gedegen uitstraling biedt. Database reparatie Binnen een database vinden voortdurend verwijzingen plaats naar de basis informatie. Als de programmatuur oneigenlijk afgesloten wordt, bijvoorbeeld na een hardware- of stroomstoring kan het zijn dat de indexering niet meer geheel correct is. In de praktijk blijkt nagenoeg altijd dat het opnieuw opbouwen van de index (een standaardfunctie van de database) weer tot een volledige consistente database leidt. Indien u meent dat uw database niet geheel correct is dient u altijd even contact op te nemen met Unitex. E-mail aan Unitex Indien u een vraag aan Unitex heeft of u constateert een functie die naar uw mening niet geheel correct wordt uitgevoerd, dan stellen wij het zeer op prijs indien u dit in eerste instantie per e-mail aan ons meldt. Afhankelijk van het type probleem zullen wij deze e-mail dan zo snel mogelijk in behandeling nemen. Uiteraard kunt u altijd direct bellen indien uw probleem een korte vraag betreft of wanneer u acuut ondersteuning behoeft. Wij verzoeken u wel de vraag duidelijk te specificeren en bij voorkeur de handelingen aan te geven, die naar u w mening tot een verkeerd resultaat leiden. Opmerkingen zoals: We hebben een verschil in onze boekhouding kunnen wij weinig mee. Bedrijf wisselen Binnen Dolfijn kunt u in principe een oneindig aantal bedrijven activeren. De beperking is de capaciteit van uw schijf en daarom is het aantal bedrijven in de praktijk vrijwel onbeperkt. Bij het kiezen van een bedrijf kan u een wachtwoord ingeven, zodat alleen hiertoe bevoegde personen tot de bedrijfsgegevens toegang hebben. Via deze menukeuze kan eventueel van bedrijf worden gewisseld. Bedrijfsinformatie aanpassen De bedrijfsinstellingen kunnen niet altijd zondermeer tijdens het gebruik van Dolfijn veranderd worden.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Belangrijk: alvorens u de bedrijfsinformatie gaat instellen dient u altijd contact op te nemen met Unitex om vast te stellen wat de gevolgen zijn voor de aanpassingen van uw bedrijfsgegevens. Vaak kan dit probleemloos, maar soms kan dit tot veranderingen leiden. Zie verder hoofdstuk 2.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn

2.


Bedrijfsgegevens Onder bedrijfsgegevens wordt in Dolfijn verstaan het geheel aan parameters en de diverse bedrijfsinstellingen dieper administratie kunnen worden ingebracht.

2.a

Beveiliging De bedrijfsgegevens in Dolfijn kunnen worden opgevraagd/aangepast in Dolfijn via het windowsmenu Start-Programma’s-Dolfijn-Bedrijfinfo. Als deze menukeuze niet bestaat kan het zijn dat bij installatie van Dolfijn op deze werkplek hiervoor gekozen is. Het wijzigen van de bedrijfsgegevens kan namelijk grote (en soms vervelende) gevolgen hebben waardoor niet iedereen dit mag doen. De andere mogelijkheid om de bedrijfsgegevens te muteren is vanuit Dolfijn zelf via Extra-Bedrijfsinformatie. Als deze menuoptie grijs is en niet geselecteerd kan worden is ook deze mogelijkheid voor u uitgesloten. Als het muteren van de bedrijfsgegevens wel is toegestaan wordt er eerst om een wachtwoord gevraagd. Initieel na installatie van Dolfijn is dit: kroket. Dit wachtwoord is te wijzigen en het wordt sterk aangeraden om dit ook snel te doen.

Na het opstarten van het programma wordt het volgende scherm getoond.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn

3.


Tabellen Het hoofdscherm van het programma Dolfijn bevat een menu optie Tabel voor het raadplegen en wijzigen van de basistabellen van Dolfijn. Onder basistabellen worden de codes verstaan die door alle modules van het pakket worden gebruikt. De tabellen zijn gerangschikt per gebruiksonderdeel. De verschillende onderdelen zijn Adres-gerelateerde velden, Debiteur/Crediteur gerelateerde velden, Artikel gerelateerde velden en Overige tabellen. Veel tabellen gebruiken weer gegevens uit andere tabellen. Houdt rekening bij het invoeren met deze wederzijdse afhankelijkheid. Alle tabel verwijzingen bestaan uit een unieke code van 4 hoofdletters/cijfers gevolgd door één of meer informatievelden. Er zijn dus ruim voldoende mogelijkheden om elke tabel zeer uitgebreid te vullen. In de beschrijving van de afzonderlijke tabellen wordt dit code veld niet meer apart genoemd, behalve om uitzonderingen aan te geven. De overige tabelvelden worden onderstreept aangegeven eventueel gevolgd door de veldlengte tussen haakjes als het tekstvelden betreft. Opmerking 1 : Let er op dat het Oog uit staat voordat de tabellen worden gemuteerd, anders gebeurt er niets. Opmerking 2 : Er is een apart document ter beschikking waarop gedetailleerde voorbeelden ter beschikking staan, die u als leidraad kan gebruiken voor het invullen van uw eigen tabellen.

3.a

Adres-gerelateerde velden •

Landen

In de landen-tabel worden standaardwaarden opgegeven die worden overgenomen bij het invoeren van nieuwe debiteuren of crediteuren van het betreffende land. Daarnaast worden per land btw-codes gedefinieerd voor gebruik bij de facturatiemodule en de inkoopmodule. De volgende velden zijn aanwezig: Omschrijving(20): Bevat de naam van het land. Dit veld wordt afgedrukt op externe documenten behalve als de bijbehorende landcode overeenkomt met de landcode van de administratie (zie ook Bedrijfsgegevens). EU-lidstaat: Geeft aan of het land lid is van de Europese gemeenschap, dit wordt gebruikt bij de Btwaangifte. Statistieknummers: Geeft aan of er statistieknummers moeten worden afgedrukt op de facturen van dit land. Valuta(4): De valuta van het betreffende land. Te selecteren uit de valuta-tabel. Btw-laag, Btw-midden, Btw-hoog(4): De btw-codes aan de hand waarvan de btw percentages en de bijbehorende grootboekrekeningen worden bepaald. Te selecteren uit de Btw tabel. Groep (Deb.)(4): De standaard subadministratie groep bij het aanmaken van een nieuwe debiteur. Te selecteren uit de Groep tabel. Groep (Cred.)(4): De standaard subadministratie groep bij het aanmaken van een nieuwe crediteur. Te selecteren uit de Groep tabel. Agent(4): De standaard agentcode bij het aanmaken van een nieuwe debiteur of crediteur. Te selecteren uit de Agent tabel. Betaalconditie (Deb.)(4): De standaard betaalconditie bij het aanmaken van een nieuwe debiteur. Te selecteren uit de Betaalconditie tabel. Betaalconditie (Cred.)(4): De standaard betaalconditie bij het aanmaken van een nieuwe crediteur. Te selecteren uit de Betaalconditie tabel. Kredietstatus(4): De standaard kredietstatus bij het aanmaken van een nieuwe debiteur of crediteur. Te selecteren uit de Kredietstatus tabel. Leveringsconditie(4): De standaard leveringsconditie bij het aanmaken van een nieuwe debiteur of crediteur. Te selecteren uit de Leveringsconditie tabel. Verzendwijze(4): De standaard verzendwijze bij het aanmaken van een nieuwe debiteur of crediteur. Te selecteren uit de Verzendwijze tabel.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Selectie(4): De standaard selectiecode bij het aanmaken van een nieuwe debiteur of crediteur. Te selecteren uit de Selectie tabel. Prijzenboek(4): Het standaard prijzenboek bij het aanmaken van een nieuwe debiteur of crediteur. Te selecteren uit de Prijzenboek tabel. Prijsafspraak(4): De standaard prijsafspraak bij het aanmaken van een nieuwe debiteur of crediteur. Te selecteren uit de Prijsafspraken tabel. Route(4): De standaard routecode bij het aanmaken van een nieuwe debiteur of crediteur. Te selecteren uit de Route tabel. Landcode CBS/ISO(3): De CBS of ISO codering van het betreffende land. Factuurtekst(80): Een zelf in te brengen tekst die op alle facturen voor dit land kan worden afgedrukt. N.B.: Landcode 'NL' dient altijd te bestaan en mag niet worden veranderd in een andere code, Dolfijn maakt intern gebruik van deze code. Het verdient dan ook aanbeveling deze code te gebruiken voor Nederland.

• Titulatuur (optioneel) In de titulatuurtabel kan informatie worden ondergebracht als 'Ingenieur', 'Doctoranda', maar ook bijvoorbeeld 'Bloemhandel', 'Vishandel', etc. Gebruikte velden: Omschrijving(20): omschrijving bij de titulatuurcode met als enige doel herkenbaarheid voor de gebruiker.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


• Regio’s (optioneel) In de regiotabel worden de regio's gedefinieerd waarmee een onderverdeling kan worden gemaakt van de regio's waarbinnen klanten bestaan (bijvoorbeeld voor registratie van het Cebucogebied). Gebruikte velden: Omschrijving(20): Omschrijving bij de regiocode.

• Talen (optioneel) In de talentabel kunnen de gebruikte taalcodes worden gedefinieerd. De taalcodes zijn onderdeel van de adresgegevens. Via de taalcode kan Dolfijn de gewenste artikelomschrijving selecteren bij de order invoer en de inkoopmodule. Gebruikte velden: Omschrijving(20): Omschrijving bij de taalcode. NB: De taalcode 'NED' mag niet worden gewijzigd/verwijderd. Deze wordt intern door Dolfijn gebruikt.

• Telefoon In deze tabel kunnen telefoonnummer typen worden ingevoerd, zodat Dolfijn bijvoorbeeld fax- en telefoonnummers kan onderscheiden. Gebruikte velden: Omschrijving(20): Omschrijving bij de telefoontype-code. NB: De codes 'TEL' en 'FAX' mogen niet worden gewijzigd/verwijderd. Deze worden intern door Dolfijn gebruikt.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn

•


Routes (optioneel)

De routetabel wordt gebruikt bij de facturatiemodule voor het selecteren van orders op basis van de route die een vrachtwagen rijdt. Bij het factureren van een orderreeks kan de routecode worden gebruikt als selectiecriterium om bijvoorbeeld alle leveringen voor de volgende dag te krijgen. Gebruikte velden: Omschrijving(20): Omschrijving bij de route code.

3.b

Debiteur/Crediteur gerelateerde velden •

Agent

In de Agenttabel kunnen agenten of vertegenwoordigers worden ingevoerd die binnen het bedrijf werkzaam zijn. De agentcode wordt gebruikt in verkooporders en inkoopbonnen en dient voor het uitsplitsen van omzetgegevens. Per debiteur/crediteur kan een default agentcode worden vastgelegd welke wordt overgenomen naar de verkooporders en de inkoopbonnen van de debiteur/ crediteur (deze kan nog wel worden overschreven). Gebruikte velden: Omschrijving(20): naam van de agent. Crediteurcode(10): crediteur code voor het ophalen van de volledige adresgegevens (als gedefinieerd bij de crediteur). Provisiepercentage: Percentage om provisie deze agent te berekenen ten behoeve van bijvoorbeeld de provisielijst Agenten in de debiteuren module. Telefoon(20): mogelijkheid om een telefoonnummer bij een agent te definiëren.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn

•


Betaalconditie

De betaalconditietabel wordt gebruikt in de verkooporders en inkoopbonnen. De default waarde wordt vastgelegd per debiteur/crediteur. Gebruikte velden: Omschrijving(30): omschrijving van een betaalconditie. Deze omschrijving kan desgewenst op de factuur en/of bestelbon worden afgedrukt. Vervaldagen: Het aantal vervaldagen dat wordt gebruikt bij de bepaling van de uiterste betaaldatum (vervaldatum) van facturen. Het betreft hier kalenderdagen, geen werkdagen. Interne betaaldagen: Dit is het aantal dagen waarmee wordt gerekend bij het boeken van betalingen. Via deze interne betaaldagen wordt bepaald of er recht is op de betalingskorting. Gewoonlijk zal dit veld identiek zijn aan kortingsdagen, men kan echter besluiten om een overschrijding van één of meer dagen te tolereren. Kortingsdagen & Kortingspercentage: Deze velden worden gebruikt om aan te geven binnen welke termijn een bepaald percentage aan betalingskorting wordt verstrekt. KredietBeperkingspercentage: In plaats van een kortingspercentage kan ook worden gekozen voor een kredietbeperking percentage. Rembours: Dit veld heeft een signaleringsfunctie op de diverse raadplegingen (debiteuren/crediteuren module) en op de factuuroverzichten (openstaande postenlijst e.d.). Als de gebruikte betaalconditie bij de orderinvoer rembours betreft, dan wordt er een 'r' afgedrukt of weergegeven achter de ouderdom van de factuur. Contant: Dit veld heeft een signaleringsfunctie op de diverse raadplegingen (debiteuren/crediteuren module) en op de factuuroverzichten (openstaande postenlijst e.d.). Als de gebruikte betaalconditie bij de orderinvoer verwijst naar een contante verkoop, dan wordt er een 'c' afgedrukt of weergegeven achter de ouderdom van de factuur. In de debiteurenmodule is tevens een functie aanwezig waarmee men de contante verkopen van een bepaalde periode direct betaald kan melden in de subadministratie. Hiervoor dient men de verkoopfacturen wel te hebben doorgeboekt. Factuurdefinitie(100): Dit veld bevat een tekst die kan worden opgenomen in de layout van de verkoopfactuur. In deze tekst kunnen enkele speciale codes worden opgenomen die automatisch worden omgezet door het programma: @1 - Het aantal kortingsdagen @2 - Het kortingsbedrag @3 - Het kortingspercentage @4 - Het basisbedrag waarover de korting wordt berekend @5 - De kortingsdatum @6 - De valutaweergave. @7 - De vervaldatum @8 - Het netto te betalen bedrag (Factuurbedrag minus kortingsbedrag). Een voorbeeld van een gebruikte factuurtekst: "Bij betaling binnen @1 dagen kunt u @2 @6 (@3 van @4) in mindering brengen.". Deze tekst zou dan bijvoorbeeld worden omgezet in: "Bij betaling binnen 8 dagen kunt u 19,30 € (3% van 639,97) in mindering brengen." Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


NB: De factuurdefinitie wordt alleen afgedrukt bij Debetnota’s en als het aantal kortingsdagen is ingevuld.

•

Groep (Subadministratiegroep)

Via de groepentabel kan een onderverdeling worden gemaakt binnen de debiteuren en crediteuren. Het invoeren van een groepscode bij iedere debiteur en crediteur is verplicht(!). Groepen worden gebruikt voor diverse statistieklijsten (selectie en uitsplitsing van de omzetten). Tevens bepalen ze op welke subadministratierekening wordt geboekt. De grootboekrekeningen die worden toegepast bij de groepentabel moeten in het rekeningschema (in de grootboekmodule) als subadministratierekening zijn aangemerkt. Binnen Dolfijn kan men de grootboekverwerking van alle omzetten laten plaatsvinden op basis van omzetgroepen, artikelgroepen of subadministratiegroepen. Zie hiertoe ook onderdeel Boekingsrekeningen. Gebruikte velden: Omschrijving(20): Omschrijving bij de groepcode. RekeningID(10): De rekeningcode van de betreffende subadministratie. RekeningIDBetKorting(10): De standaard rekeningcode die wordt gebruikt bij het boeken van betalingskortingen (deze is optioneel en kan ook worden aangepast/ingevoerd tijdens het boeken van betalingen). RekeningIDAfboeken(10): De standaard rekeningcode die wordt gebruikt als facturen worden afgeboekt (deze is optioneel en kan ook worden aangepast/ingevoerd tijdens het boeken van betalingen). PrijsAfspraakID(4): Optioneel, dit veld bevat een prijsafspraak die van toepassing is op alle debiteuren die binnen de groep vallen. Zie voor de volgorde van toepassen van prijsafspraken het onderdeel prijsafspraken. RekeningIDKredBep(10): De standaard rekeningcode die wordt gebruikt bij het boeken van krediet beperking (deze is optioneel en kan ook worden aangepast/ingevoerd tijdens het boeken van betalingen).

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn

•


Inkoopcombinatie (optioneel)

De inkoopcombinatietabel bevat de in gebruik zijnde inkoopcombinaties. Gebruikte velden: Omschrijving(20): omschrijving bij de Inkoopcombinatiecode. Leveranciersnr: De leverancierscode toegewezen door de inkoopcombinatie. E-mail Code(10) en E-mail Bedrijf: Deze velden kunnen worden gebruikt bij de inkoopcombinaties Euretco en Intres. Als er voor deze inkoopcombinaties een ASCII bestand wordt aangemaakt (voor verzending van de facturen via e-mail) dan moeten deze velden de aan u toegewezen controlecijfers bevatten. Gebruikelijke coderingen: Euretco: Bedrijf: 75, Code: Verwijst naar uw bankrekeningnummer. Intres: Bedrijf: 91, Code: Verwijst naar uw bankrekeningnummer. NMBHellerCode(2): CrediteurID(10):

•

Kredietstatus

De kredietstatus wordt alleen gebruikt binnen de facturatiemodule. Met de kredietstatus kan worden aangegeven hoe kredietwaardig debiteuren zijn. Op basis hiervan kunnen beslissingen worden genomen met betrekking tot het registreren van nieuwe orders, het (automatisch) toewijzen van goederen en het maken van facturen. Gebruikte velden: Omschrijving(20): Omschrijving bij de kredietstatus code. OrderEntryBlokkeren: Geeft aan of debiteuren met deze kredietstatus nog nieuwe orders mogen plaatsen. FacturatieBlokkeren: Geeft aan of bestaande orders van debiteuren met deze kredietstatus nog mogen worden gefactureerd. IndelingBlokkeren: Geeft aan of er op orders aan debiteuren met deze kredietstatus nog goederen mogen worden toegewezen. Prioriteit: Wordt gebruikt bij het automatisch toewijzen van goederen. Via de prioriteit wordt de rangorde tijdens de toekenning bepaald.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


• Leveringsconditie (optioneel) De leveringsconditie tabel wordt gebruikt in de facturatiemodule en dient voor het weergeven van de juiste leveringsconditie op externe documenten. Bij het factureren van een orderreeks wordt gecontroleerd of de leveringsconditie van de betreffende orders identiek is. Gebruikte velden: Omschrijving(20): Omschrijving bij de leveringsconditie (Bijvoorbeeld 'Franco huis', of 'FOB').

• Selectiecodes (optioneel) Deze tabel wordt gebruikt in de facturatiemodule en dient voor het kunnen selecteren/rubriceren van ordergroepen. Bij het factureren van een orderreeks kan op basis van de selectiecode de gewenste reeks orders/pakbonnen worden gefactureerd. Gebruikte velden; Omschrijving(20): Omschrijving bij de selectiecode.

• Valuta De valuta-tabel wordt in alle modules gebruikt voor de omrekening van vreemde valuta naar stamvaluta en omgekeerd. De stamvaluta van een bedrijf wordt vastgelegd in de bedrijfsinformatie. Gebruikte velden: Omschrijving(20): Omschrijving bij de valutacode. Code ISO normering(3): De internationaal gebruikte muntcode. Deze code wordt gebruikt bij exportfuncties, zoals bijvoorbeeld bij het aanmaken van de Euretco-bestanden. Munt(3): De code die voor bedragen van deze valuta wordt afgebeeld (bijvoorbeeld € of $). Koers: De koers t.o.v. de stamvaluta van het bedrijf. De koers wordt gebruikt als vermenigvuldigingsfactor, dus de koers van de oude gulden moet zijn 0,45378 (want Hfl 2,20 * 0,45378 = € 1). Koers heeft maximaal 5 cijfers achter de komma. Decimalen: Geeft aan of bedragen moeten worden weergegeven in hele getallen (zoals vroeger bij Belgische franken) of gewoon met 2 decimalen. Mutatiedatum & Mutatiegebruiker: Deze velden kunnen niet worden ingegeven, maar worden door Dolfijn gevuld als een gebruiker een veld heeft aangepast.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


NB: De code EUR (en HFL) mag niet worden veranderd of verwijderd. Dolfijn maakt intern gebruik van deze codes. Euroconversie: Dit veld wordt niet meer gebruikt. Veel gebruikte ISO-codes: ATS - Oostenrijkse schilling AUD - Australische dollar BEF - Belgische frank CAD - Canadese dollar CHF - Zwitserse frank DEM - Duitse mark DKK - Deense kroon ESP - Spaanse peseta EUR - Euro FIM - Finse mark FRF - Franse frank GBP - Engelse pond GRD - Griekse drachmen HKD - Hongkong dollar IEP - Ierse pond ITL - Italiaanse lire JPY - Japanse Yen MYR - Maleise ringit NLG - Nederlandse gulden NOK - Noorse kroon PTE - Portugese escudo SEK - Zweedse kroon USD - Amerikaanse dollar

• Verzendwijze (optioneel) De verzendwijze tabel wordt gebruikt bij de facturatiemodule en dient voor het weergeven van de juiste verzendwijze op de externe documenten. Bij het factureren van een orderreeks wordt gecontroleerd of de verzendwijzen van de betreffende orders identiek zijn. Gebruikte velden: Omschrijving(20): Omschrijving bij de verzendwijze (bijvoorbeeld 'Per post', of 'Afhalen').

•

Uitgave 2008

Prijsafspraken (optioneel)

Handleiding Dolfijn


Deze tabel is alleen bedoeld als kapstok voor de prijsafspraken die in de facturatiemodule kunnen worden vastgelegd. Pas als hier een prijsafspraak is ingebracht kunnen hier afzonderlijke prijsafspraken aan worden gekoppeld. Gebruikte velden: Valutacode(4): De valuta van de bijbehorende prijsafspraken. Te selecteren uit de Valuta tabel. Omschrijving(20): Omschrijving van de prijsafspraak.

3.c

Artikel gerelateerde velden • Merken (optioneel) De merken tabel wordt gebruikt als selectie en rubricering bij diverse statistieklijsten. Gebruikte velden: Omschrijving(20): Omschrijving bij de merkcode.

• Magazijnen De magazijnen tabel bevat de magazijncodes die kunnen worden gebruikt. Er moet minimaal één magazijn worden opgegeven (het zogenaamde hoofdmagazijn). Deze code moet in de bedrijfsinformatie zijn vastgelegd. Gebruikte velden: Omschrijving(20): Omschrijving bij de magazijncode.

• Eenheden De eenheden tabel wordt gebruikt om de diverse artikelen met de juiste eenheid weer te geven. Gebruikte velden: Omschrijving(20): De omschrijving van de eenheid. Weergave(3): De hier ingevulde code wordt achter aantallen van een gekoppeld artikel afgebeeld op diverse documenten.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


• Assortiment (optioneel) Bij een artikel kan worden opgegeven in welk assortiment het artikel valt. De assortimentscode wordt daarnaast ook gebruikt als selectiemogelijkheid bij diverse statistieklijsten. Gebruikte velden: Omschrijving(20): De omschrijving van het assortiment.

• Artikelgroepen De artikelgroepen worden gebruikt in de verkoop- en inkoopmodule voor het uitsplitsen van omzetgegevens per artikelgroep. Daarnaast kan ook de grootboekverwerking worden gebaseerd op de artikelgroepen, zodat omzet en dergelijke per artikelgroep in het grootboek wordt bijgehouden (dit wordt opgegeven in de bedrijfsinformatie). Gebruikte velden: Omschrijving(20): Omschrijving bij de artikelgroep. Zie ook boekingsrekeningen.

•

Uitgave 2008

Prijsboek

Handleiding Dolfijn


De prijsboek-tabel is net als de prijsafspraken tabel alleen de kapstok waaraan in dit geval een prijsboek kan worden gekoppeld. De prijsboeken worden opgegeven in de orderdefinitie, en geven per artikel aan welke verkoopprijs er geldt. Gebruikte velden: Valuta(4): De valuta van het bijbehorende prijsboek. Te selecteren uit de Valuta tabel. Omschrijving(20): Omschrijving bij het prijsboek. ReceptuurCalculatie: Hiermee wordt aangegeven of het prijsboek moet worden meegenomen als de prijs van een receptuur (d.i. een hoofdkomponent) wordt berekend bij het tabblad 'Komponenten' in de voorraadmodule.?????

• Prijslijst (optioneel) De prijslijstcode wordt per artikel vastgelegd en dient als selectie en rubricering op de diverse prijslijsten. Gebruikte velden: Omschrijving(20): Omschrijving bij de prijslijst.

• Omzetgroep De omzetgroepen-tabel bevat de gebruikte omzetgroepen die kunnen worden gebruikt voor selectie en rubricering van de omzetgegevens. Daarnaast kan in de bedrijfsinformatie worden opgeven dat de uitsplitsing van de omzetrekeningen dient te worden gedaan op basis van deze codering. Gebruikte velden: Omschrijving(20): Omschrijving bij de omzetgroep. Zie ook boekingsrekeningen.

•

Artikelrubrieken

De artikelrubrieken wijken af van de standaard tabellen omdat de code bestaat uit een cijfer (0..4). Als een aantal artikelen van een zelfde rubriekscode is voorzien is het mogelijk om de goederenwaarde van deze artikelen op de factuur apart te vermelden (bijvoorbeeld in de voet). Hierdoor kan men bijvoorbeeld Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


vrachtkosten of verwijderingsbijdrage als een artikel op een factuur opnemen en dit toch onderaan de factuur apart vermelden. Gebruikte velden: Omschrijving(20): Omschrijving bij de rubriek. WeergevenOpFactuur: Moeten artikelen van deze groep op de factuur worden getoond. Ook als ze niet worden getoond wordt toch het rubriekstotaal geteld.

• Verpakking De verpakking-tabel bevat de in gebruik zijnde verpakkingen. Deze kunnen eventueel van een artikelcode worden voorzien. Hiermee is het mogelijk om van een verpakking het verbruik te registeren via het gekoppelde artikel. Gebruikte velden: Omschrijving(20): Omschrijving bij de verpakking. ArtikelID(15): Artikelcode van de verpakking.

• Afvalbeheersbijdrage In de afvalbeheersbijdrage tabel kunnen de gegevens voor het berekenen van de afvalbeheersbijdrage worden ingevoerd. Gebruikte velden: Omschrijving(20): Omschrijving bij de afvalbeheersbijdrage code. PrijsPer1000Kilo: Afvalbeheersbijdrage per 1000 kilo artikel. VerkoopRekeningID(10): Grootboekrekening waarop afvalbeheersbijdrage wordt geboekt in geval van verkoop. InkoopRekeningID(10): Grootboekrekening waarop afvalbeheersbijdrage wordt geboekt in geval van inkoop.

3.d

Overige tabellen • Projecten De projecten tabel wordt gebruikt voor het wijzigen van de projectaanduidingen bij de inkoop, de facturatie en de orderinvoer. Gebruikte velden: Omschrijving(20): Omschrijving bij het project.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


• Vertalingen De tabel met vertalingen is een aparte tabel waarin per taal (te selecteren uit de Taal-tabel) een bijbehorende omschrijving kan worden ingevoerd. Hiermee kunnen losse zinnetjes in alle mogelijke talen worden vertaald. Deze vertalingen worden gebruikt in externe documenten van debiteuren en crediteuren met een afwijkende taalcode (buitenlanders).

• Btw In de Btw tabel worden de verschillende btw percentages ingebracht te gebruiken voor Geen, Laag, Midden en Hoog btw tarief. De inkoopmodule en facturatiemodule gebruiken beiden de Btw-codes die bij de landentabel is opgegeven. De werkwijze is als volgt: 1. Het programma kijkt voor welk land de factuur wordt gemaakt aan de hand van het opgegeven facturatie adres. 2. Vervolgens worden de bij het land ingevoerde btw codes opgehaald voor hoog-, laag- en middentarief. 3. Bij ieder artikel is opgegeven of het artikel onder het hoge, lage of middentarief valt (of 'Geen' als er geen btw berekend moet worden). Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


4. Tot slot wordt de Btw berekend over ieder artikel van de factuur via het percentage van de betreffende btw-code in de landentabel en geboekt op de bijbehorende grootboekrekening.

NB: • Bij het inbrengen van handfacturen in de debiteuren en/of crediteuren module (facturatie zonder onderliggende artikelen) wordt standaard de Btw-code uit het debiteuren en/of crediteurenbestand genomen. De gebruiker dient dan zelf afwijkende rekeningen cq. btwbedragen in te voeren als er bijvoorbeeld een afwijkend tarief geldt. • Bij de debiteuren/crediteuren-module kan men in het tabblad 'Stamgegevens' het vinkje weghalen achter 'Btw-plichtig'. In dat geval zal er in het geheel geen BTW worden berekend/geboekt. Gebruikte velden: Omschrijving(20): Omschrijving bij het btw percentage. Percentage: Het gehanteerde btwpercentage. RekeningIDVerkoop(10): De grootboekrekening die wordt gebruikt bij aanmaken van de verkoopfacturen (facturatiemodule). RekeningIDInkoop(10): De grootboekrekening die wordt gebruikt bij de inkoopfacturen/kostenfacturen (inkoopmodule).

• Boekingsrekeningen In de bedrijfsinformatie kan worden gekozen voor een grootboekverwerking op basis van Omzetgroep, Artikelgroep, Debiteurentype en Debiteurentype gecombineerd met Artikelgroep. In de boekingsrekeningen tabel worden de diverse grootboekrekeningen ingebracht behorende bij de gekozen methode. Gebruikte velden: Verkooprekening(10): Rekening voor de omzet via facturatiemodule. Inkooprekening(10): Rekening voor de omzet via inkoopmodule. *Voorraad(10): Tegenrekening bij alle open afboekingen van de voorraad. *Kostprijzen(10): Gebruikt bij verwerking van de voorraad via de facturatiemodule. *Prijsverschillen(10): Gebruikt bij opboekingen van de voorraad via de inkoopmodule als de inkoopprijs afwijkt van de standaard verrekenwaarde. *Correcties(10): Gebruikt bij het inbrengen van voorraadcorrecties via het tabblad 'Boeken' in de voorraadmodule. *Herwaarderingen(10): Gebruik bij het inbrengen van gewijzigde verrekenprijzen via het tabblad 'Boeken' in de voorraadmodule). Eigen gebruik(10): Gebruikt bij het boeken van voorraad voor eigen gebruik.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


NB: De met een ster gemarkeerde velden zijn alleen relevant indien men gebruik maakt van de mogelijkheid om alle voorraadtransacties in het grootboek te registreren. Grootboekregistratie voorraden in de bedrijfsgegevens. NB: Indien men in de debiteuren/crediteurenmodule gebruik wil maken van de raadpleegschermpjes voor de omzet, dan moet men de omzetgroepen vastleggen bij alle artikelen waarvan men de omzet wil registreren.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn

4.


Relaties Binnen Dolfijn staan alle adres gerelateerde gegevens los van debiteuren en crediteuren. In plaats hiervan bevat een debiteur en/of een crediteur een verwijzing naar een relatie. Hierdoor wordt ondervangen dat een zelfde adres meerdere keren op verschillende plaatsen kan bestaan. Een adreswijziging behoeft maar één keer uitgevoerd te worden in de Relatiemodule en alle koppelingen zijn direct bijgewerkt. Dit is een voordeel als er debiteuren zijn die ook crediteur zijn en omgekeerd. Daarnaast is het zo dat de opzet van de relatie module het mogelijk maakt om aan een relatie een (in principe) onbeperkt aantal adressen te koppelen. Een relatie binnen Dolfijn is namelijk niet zonder meer een adres gegeven, maar een soort container waar bij elkaar behorende adressen in opgeborgen kunnen worden. Deze adressen kunnen per stuk worden voorzien van kenmerken op basis waarvan Dolfijn bepaalde acties kan ondernemen (factuuradres, afleveradres, contactpersoon en correspondentie adres). Aan de hand van de adreskenmerken wordt de factuur van een debiteur verzonden naar zijn factuur adres en niet naar een contactpersoon. Elk adres heeft een eigen trefnaam. Hiermee kan een relatie zelfs gevonden worden op basis van bijvoorbeeld de trefnaam van een contactpersoon. Na het openen van de relatie module wordt het volgende scherm getoond:

Zoals te zien is begint de module links bovenin met een Zoekveld (Zoeken). Dit zoekveld is in elke Dolfijn module op deze plaats te vinden. In een dergelijk veld wordt het zoekgegeven ingetoetst gevolgd door [Tab] waarna de module zal zoeken naar de bijbehorende gegevens, ongeacht of er een zoeknaam of een code staat. Ook kan er worden gezocht door met de muis in het zoekveld te klikken en [Ctrl+Z] in te geven of met de muis op het zaklamp-knopje te klikken. In de laatste twee gevallen wordt het scherm “opzoeken adressen” geopend.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Dit scherm geeft de mogelijkheid om op verschillende zoekmethoden te zoeken (op relatiecode, op zoeknaam van de relatie of op adrescode). Nadat de zoekmethode is ingegeven zullen de relaties/adressen in het adreszoekscherm overeenkomstig worden gesorteerd en kan er een zoeksleutel worden ingetypt. Tijdens het typen wordt in het adresvenster bijgehouden welk adres de door u ingetypte sleutel het dichtst benaderd. Indien gewenst kan men het juiste adres ook met de muis of de pijltjestoetsen opzoeken door in het adresvenster te bladeren. Met Akkoord wordt het geselecteerde adres in de relatiemodule getoond. Rechts van dit zoekveld staat de relatie informatie. Deze bestaat uit slechts twee velden te weten een Relatiecode en een Trefnaam. Achter de relatie trefnaam wordt de naam van het hoofdadres getoond. Een hoofdadres is een adres behorend bij een relatie waarvan de code is geselecteerd als trefnaam bij die relatie. Een nieuwe relatie toevoegen gaat als volgt. Klik met de muis in het veld Relatiecode en klik in de navigator op de knop. Als in de stuurparameters is opgegeven dat er automatisch een relatiecode moet worden gegenereerd, dan wordt het veld automatisch gevuld. Type anders de nieuwe relatiecode in. De trefnaam kan nog niet geselecteerd worden omdat er nog geen adressen zijn. Geef [Tab] of klik op de knop en de nieuwe relatie is opgeslagen. Het toevoegen van adressen aan de relatie gaat als volgt. Klik in het veld Code (onder Zoeken) en klik weer op . Als dit het eerste adres is dat aan deze relatie wordt toegevoegd dan zal de code automatisch (na opslaan) worden geplaatst bij de Trefnaam van de relatie (waarmee dit het hoofdadres wordt). In elk ander geval kan hier een zelfgekozen trefnaam worden ingebracht. Ga vervolgens met [Tab] alle velden door of klik die velden aan die gewijzigd moeten worden en sla de gegevens op met de knop. Als er al een hoofdadres bestaat worden de gegevens hiervan bij het toevoegen van een nieuw adres als default aangehouden. Indien u volgens de basis zoekmethode het adres niet kunt vinden, kunt u op vele velden uit het adres zoeken, waarbij zelfs al een deel van het veld ( behoeft zelfs niet vooraan te staan ) een adres kunt zoeken. Zie onderstaand voorbeeld.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn

4.a


Stamgegevens

Alvorens de velden in het relatierecord te bespreken lijkt het ons zinvol om u eerst de filosofie achter het relatiemodule toe te lichten, omdat in de praktijk blijkt dat nieuwe gebruikers hier soms moeite mee hebben. In de meest pakketten wordt de adresgegevens direct bij een debiteur en/of crediteur ingevoerd. Niet alleen zien wij dat dit vaak een beperking van de adresinformatie oplevert, maar ook dat adresgegevens meerdere malen in het systeem kunnen voorkomen. Binnen Dolfijn slaan wij de adresgegevens apart op. Een relatie kan dus een debiteur zijn, maar ook een prospect, personeelslid, afleveradres etc. Een bij elkaar behorende groep bedrijven en/of personen worden dus onder één relatiecode opgeslagen. Binnen deze relatiecode worden de diverse adressen onderscheiden door hun adrescode. Zodoende zijn b.v. een onbeperkt aantal afleveradressen mogelijk, of is het mogelijk een filiaaladministratie in te richten. Bij de individuele bespreking van de velden wordt bovenstaande nog een keer extra toegelicht.

In de relatiemodule, tabblad Adresgegevens, vinden we de volgende velden: Relatiecode De relatiecode is de unieke code behorend bij een relatie. Binnen Dolfijn worden adressen gegroepeerd per relatiecode. Dit wil zeggen dat er bij één relatie dus een ongelimiteerde reeks adressen kunnen bestaan. Al deze adressen verwijzen naar één hoofdgegeven: de relatiecode. Door de onderverdeling van adressen per relatie kunt u eenvoudig alle adresinformatie van een bedrijf bij elkaar opslaan, waarbij verschillende afleveringsadressen, contactpersonen, correspondentieadressen en desgewenst zelfs verschillende factuuradressen kunnen worden opgeslagen. Iedere relatiecode wordt minimaal voorzien van één adrescode. Maximaal 10 posities (hoofdletters). Trefnaam De trefnaam van een relatie wordt bepaald door een keuze te maken uit één van de bijbehorende adressen. De hierbij geselecteerde adrescode wordt vervolgens bezien als het hoofdadres van de relatie. De naam van dit adres wordt vet achter de relatie trefnaam getoond. Adrescode De code van een adres binnen een relatie. Een adrescode moet uniek zijn binnen de relatie! Als de code wordt geselecteerd bij de trefnaam van de relatie dan is dit het hoofdadres. Maximaal 12 posities (hoofdletters). Adrestype Specificeer de mogelijkheden waarvoor dit adres mag worden gebruikt:

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn

• • • •


Factuur: Voor het adresseren van de facturen. Aflevering: Voor het afleveren van de goederen. Contactpersoon: Voor het vastleggen van de bij een bedrijf bekende contactpersonen. Correspondentie: Voor de adressering van mailingen, aanmaningen, rentenota’s e.d.

Ieder adres kan voor diverse doeleinden worden gebruikt, er kunnen dan ook meerdere vakjes worden geselecteerd. Indien een relatie diverse adressen van hetzelfde adressoort bevat (bijvoorbeeld meerdere afleveradressen) dan moet Dolfijn bij de adressering een keuze maken. In dit geval wordt gewoonlijk in de debiteuren/crediteurenmodule een voorkeursadres opgegeven. Via dit voorkeursadres zullen de adresgegevens in de meeste gevallen automatisch correct worden bepaald. Voor uitzonderingen kan men desgewenst een ander adres specificeren. Aanhef In de relatiemodule kan bij ieder adres een 'aanhef' worden ingevoerd. De hier ingevoerde tekst wordt gebruikt in de correspondentie en kan teksten bevatten als 'Geachte mevrouw Meindert,' of 'Beste Jan,'. Maximaal 40 posities. Titulatuur Het titulatuurveld kan worden gebruikt om bij privé personen een titel of een omschrijving op te nemen (bijv. Drs, Mr, Ir, Mw etc.). Bij bedrijven kan hier desgewenst een branche worden vermeld (bijv. Boekhandel, Supermarkt, Garage, etc.). Titulatuurcodes kunnen worden ingebracht via Tabellen\Adresgerelateerde velden\Titulatuur. Het titulatuurveld maakt geen deel meer uit van de adresgegevens welke op etiketten en externe documenten worden afgedrukt. Naam Het naamveld van een adres bestaat feitelijk uit drie afzonderlijke delen: voorletters (optioneel, maximaal 10 posities) Tussenvoegsels (optioneel, maximaal 10 posities) en Achternaam (maximaal 50 posities). Door het naamveld op deze wijze te splitsen kan de gebruiker sorteren op een achternaam in plaats van op een volledig naamveld. Een adres 'G.J. van den Heuvel' wordt op deze wijze afgedrukt bij de letter H en niet bij de letter G. Dolfijn zal in de diverse overzichten zorgen voor het samenvoegen van de afzonderlijke velden. Lijsten, documenten, en etiketten bevatten dan ook altijd maar één veld voor de naamsgegevens. Adres Het adres kan uit twee regels bestaan. Een adres in het gebouw "Oranjehuis" aan de Koninginnelaan 25 kan op deze wijze worden ingevoerd. Maximaal 50 posities per adres. Postcode Het postcodeveld wordt gebruikt voor zowel Nederlandse als buitenlandse postcodes. Bij het invoeren van een Nederlandse postcode zal Dolfijn zelf de bijhorende plaats opzoeken en deze invullen in het scherm. Maximaal 10 posities. Plaats Vul in het veld Plaats de vestigingsplaats of woonplaats van het adres in als dit al niet automatisch werd gedaan door het invoeren van een postcode. Maximaal 40 posities. Land Selecteer een landcode uit de landentabel. Landcodes kunnen worden ingebracht via Tabellen\Adresgerelateerde velden\Landen. NB: Het land met code NL - 'Nederland' zal in de diverse externe documenten niet worden afgedrukt bij de adresgegevens.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Regio Selecteer een regio uit de regiotabel. Regiocodes kunnen worden ingebracht via Tabellen\Adresgerelateerde velden\Regios. Taal Selecteer een taalcode uit de taaltabel. Externe documenten worden op grond van de taal automatisch vertaald of van een buitenlandse layout voorzien. Taalcodes kunnen worden ingebracht via Tabellen\Adres-gerelateerde velden\Talen. Er is bewust gekozen voor een aparte taalcode, zodat u binnen één land documenten in verschillende talen kunt aanmaken ( bv Zwitserland) Telefoon Bij ieder adres kunnen een drietal nummers worden opgeslagen voor verschillende zelf te bepalen diensten (telefoon, fax, mobiel, buzzer etc). In Dolfijn bestaat de telefooninformatie uit drie delen: • Telefoonnummer: Het nummer zelf, maximaal 15 cijfers/symbolen • Nummertype: Het type nummer. Types kunnen bijvoorbeeld zijn Telefoon, Mobiel, Fax, of Privé. • Korte omschrijving: Een extra tekstveldje waarin aanvullende informatie kan worden ingevoerd zoals Technische Dienst, Centrale of Memory #10 (maximaal 20 posities). Telefoontypes kunnen worden ingebracht via Tabellen\Adres-gerelateerde velden\Telefoon. Door op het telefoon symbooltje te klikken wordt het ingevoerde nummer direct vanuit Dolfijn gebeld (mits er een modem is gekoppeld aan de telefoon en de telefooninstallatie hiervoor geschikt is gemaakt door uw telefoonleverancier). E-mail In de velden voor e-mail kunnen twee e-mail adressen per adres worden ingebracht. Door op het e-mail symbooltje te klikken wordt er een nieuwe e-mail gegenereerd aan het ingevoerde e-mail adres. Maximaal 40 posities. Indien u op het icoontje klikt, wordt automatisch Outlook geopend en kunt u een EMail verzenden. Bankgegevens Per adres kunnen twee bankrekeningnummers worden ingegeven, waarbij de volgende informatie wordt bijgehouden: • Bankrekeningnummer: Voor Nederlandse girorekeningen dient als eerste karakter een 'P' te worden gebruikt (maximaal 20 posities). • Banknaam: De naam de van bank (maximaal 20 posities). • Bankplaats: Vestigingsplaats van het betreffende bankfiliaal (maximaal 20 posities). Als in de landcode is opgegeven dat het een Nederlands adres betreft, dan zal Dolfijn de zogenaamde elfproef loslaten op het ingevoerde bankrekeningnummer om zo de geldigheid ervan te controleren. Bankrekeningen worden opgeslagen in een speciale zoektabel. Deze tabel kan bij het invoeren van betalingen worden geraadpleegd om zo de debiteur/crediteurcode te kunnen achterhalen. Desgewenst kan de gebruiker deze referentietabel opnieuw samenstellen via de betreffende optie in het menu Functies. BTWnr Veld voor de notatie van de BTW-nummers voor adressen in de Europese Gemeenschap. Maximaal 15 posities. Vanaf 2007 kunt u door het aanklikken van het Icoontje het BTW nummer op geldigheid controleren. Uiteraard dient uw PC over een inbelverbinding te beschikken. U wordt doorgekoppeld met de site van de belastingdienst, die het BTW nummer op geldigheid controleert. Incidenteel zijn ons ten onrechte goedgekeurde of afgekeurde BTW nummers gemeld ( met name Engelse). Unitex Data Systems B.V. kan voor de site van de belastingdienst geen verantwoordelijkheid nemen.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Vrije velden Binnen een adres kunnen een drietal velden worden opgegeven waaraan de gebruiker zelf een betekenis kan toekennen. Deze velden kunnen worden voorzien van een eigen veldnaam via de menukeuze Extra\Instellingen\Veldnaamdefinities. Standaard staat in VrijVeld1 KVK-nummer en in VrijVeld2 Kilometers. Maximaal 15 posities. Vrije velden hebben geen enkele validatie of berekenwijze in zich. Het zijn pure tekstvelden. Contact In het veld contact kan de naam van een contactpersoon worden aangegeven. Het veld is bedoeld om een korte verwijzing op te slaan, waardoor op etiketten de mogelijkheid wordt geschapen om een t.a.v. op te nemen. Indien de volledige informatie van een contactpersoon moet worden opgeslagen dan kan hiervoor beter een extra adres worden ingevoerd bij de betreffende relatie. Als adrestype moet dan worden gekozen voor 'contactpersoon'. Maximaal 30 posities. BasisMap In het veld Basismap kan een netwerkpad worden opgegeven naar de locatie waarin documenten van deze relatie zijn opgeslagen. Het gebruik van het veld Basismap is optioneel en is feitelijk bedoeld als een snelle methode om de aan het adres gerelateerde correspondentie te achterhalen. Het veld is uiteraard alleen nuttig als u uw correspondentie per relatie in een afzonderlijke map bijhoudt. Daarnaast is het gebruik alleen zinvol als iedereen toegang heeft tot de locatie. Maximaal 40 posities. De basismap wordt ook gebruikt om de CRM informatie in op te slaan ( zie apart handleiding) Web site In het veld Website kunt u het adres van de aan de relatie gekoppelde website inbrengen. Dit adres kan vervolgens eenvoudig worden opgeroepen via het knopje dat achter dit veld is geplaatst. Uiteraard is deze functie alleen beschikbaar als er een Internetbrowser geïnstalleerd is. Maximaal 40 posities. Mailcodes Via een tiental mailcodes kunnen er selecties worden gemaakt bij de verzameling van adressen voor mailingen. Deze mailcodes kunnen voor de duidelijkheid worden voorzien van een eigen veldnaam (menukeuze Extra\Instellingen\Veldnaamdefinities). Maximaal 1 positie per mailcode.

De volgende vier functies vindt u in het gebied direct rechts van het adres.

Knop Relatienotities Relatienotities zijn opmerkingsblokken per relatie/datum. Ze kunnen handig zijn als hulpmiddel bij de agentrapportage. Bij een relatienotie worden de volgende gegevens opgeslagen. • De betreffende relatiecode. • De datum van de notitie (de bezoekdatum van de agent). • De naam van de gebruiker die de notitie heeft ingebracht (de agent die de klant heeft bezocht). • Een korte referentie / onderwerp van de notitie. • Een markering of de notitie is afgewerkt. • Een tekstblok met de notities zelf.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


De relatienotities kunnen worden opgeroepen door de knop .. of via het menu Functies\Relatie notities. Na het opstarten van de functie wordt een venster getoond waarin de bestaande informatie wordt weergegeven. Notities die door de gebruiker zelf zijn ingebracht zijn hierbij lichtrood gekleurd. Relatienotities zijn onderdeel van de relatiemodule. Echter overal waar een adresblok wordt weergegeven met daarin het symbool van een diskette (..) kan men via dit symbool de relatienoties bijwerken / opvragen. Klik hiertoe op de (..) en vervolgens op de knop Notities. NB: 1. Als de relatie niet-afgewerkte notities heeft, dan zal het knopje (..)een rood uitroepteken bevatten (..). 2. In de order invoer van de facturatiemodule wordt eveneens een knopje met een documentje zichtbaar (..) als er een niet-afgewerkte relatienotitie aanwezig is. Knop Etiket afdrukken Met de knop etiket afdrukken kan snel van het huidige adres een etiket worden afgedrukt. Als er op deze knop wordt geklikt wordt automatisch het etiketten programma opgestart, met het actuele adres geselecteerd. Zie verder de uitgebreide toelichting bij de beschrijving van het etikettenprogramma. Knop starten MS-WORD Middels deze knop start u MS-WORD op, en u kunt uit een map basisdocumenten ophalen, waarbij u de adresgegevens middels samenvoeg velden van de beschikbare adres informatie van deze relatie kunt voorzien. De uitleg van samenvoegvelden valt buiten deze handleiding. Voor eventuele hulp dient u zich te wenden tot de leverancier van uw MS-Office pakket.

Indien u de CRM module heeft aangeschaft, krijgt u middels deze functie alle relevante gegevens van deze relatie. Zie verder de uitgebreide handleiding van deCRM module, die u op verzoek gaarne toegezonden wordt. -------

Knop Gekoppelde debiteuren/crediteuren Via de knop gekoppelde debiteuren/crediteuren wordt getoond welke debiteuren en of crediteuren gebruik maken van de huidige relatie.

Onderaan het scherm kunt van personen, die een relatie hebben met het getoonde bedrijf nadere gegevens opslaan. Middels een stuurparameter kunt opgeven of de opgegeven personen per adrescode opgenomen moeten worden, of dat alle personen die u registreert bij alle adressen zichtbaar zijn. Onderstaand beeldscherm geeft u een indruk van de te registreren gegevens en spreken verder voor zich.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Automatisch wijzigen van adresgegevens Bij het wijzigen van het hoofdadres van een relatie worden alle overige adressen binnen deze relatie doorlopen. Indien Dolfijn een adres tegenkomt met een gegeven dat identiek was aan de oorspronkelijke inhoud van dat veld in het hoofdadres, dan kan deze wijziging (of deze wijzigingen) automatisch worden doorgevoerd zonder dat ieder adres afzonderlijk hoeft te worden gemuteerd. Er verschijnt in dat geval een scherm waarin wordt aangegeven welke adressen automatisch kunnen worden aangepast. Accepteer de wijziging van dit adres via de Ja-knop, sla dit adres over met de Neeknop. Pas alle adressen aan met de Alles-knop. Pas niets aan met de Abort-knop. 4.b

Opmerkingen Op het tabblad opmerkingen worden de opmerkingen per relatie en/of per adres gemuteerd. Bij iedere relatie, evenals bij ieder adres, kan een tekstblok opmerkingen worden ingevoerd. Dit tekstblok heeft een onbeperkte grootte. Als de gehele tekst niet in het venster kan worden weergegeven, dan kan de gebruiker met behulp van de pijltjestoetsen door de tekst bladeren. Bij de relatie kan dit tekstblok worden gebruikt voor bijvoorbeeld een omschrijving van specifieke afspraken, of algemene bedrijfsinformatie. Bij een adres kan dit tekstblok worden gebruikt voor bijvoorbeeld een routebeschrijving. Als er opmerkingen zijn gedefinieerd bij een relatie, dan zal er in order invoer van de facturatiemodule een pictogram verschijnen in de vorm van een tekstballon met de letter R (..). Door te klikken op dit pictogram kan het tekstblok worden opgeroepen. In de relatiemodule zelf wordt in het tabblad adresgegevens eveneens een tekstballon zichtbaar voor zowel de relatieopmerking als de adresopmerking direct naast het veld Aanhef.

4.c

Raadplegen Het tabblad raadplegen toont een drietal tabbladen waarin relatiegegevens en adresinformatie wordt weergegeven. De werking van deze tabbladen spreekt verder voor zich. Het vinkje Afwijkende orderadressen vermelden in het raadplegen van Adressen bedoelt dat tevens eenmalige aflever- of factuuradressen ingebracht in de facturatie module worden getoond.

4.d

Functies In het menu functies staan de voor de relatie module specifieke functies. De meeste functies spreken voor zich. • Adressen kunnen worden overgezet naar een andere relatie met de gelijknamige functie. • Als door de tijd de bankrekeningentabel vervuilt raakt kan deze opnieuw worden opgebouwd met de gelijknamige functie. Dit is alleen van toepassing indien u bij het inboeken van betalingen ook op banknummer wilt kunnen zoeken. Bij het inboeken van een nieuwe relatie wordt deze index overigens wel bijgewerkt. In zijn algemeenheid moet u in ieder geval deze functie opstarten indien adressen vanuit een conversie programma zijn overgenomen. Regelmatig toepassen van deze functie is niet noodzakelijk. •

Adressen exporteren naar Outlook 2000 – Zie hoofdstuk 15.

•

Relatie notities - staat beschreven onder de stamgegevens.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn

•


Niet gekoppelde relaties (niet aan een debiteur of crediteur gekoppeld) kunnen worden afgedrukt.

Stuurparameters • Plaatsnamen in hoofdletters converteert plaatsnamen eventueel in hoofdletters. • Bij invoeren eerste adres gelijk hoofdadres maken. Als er voor deze optie is gekozen dan wordt de adrescode van het eerste adres automatisch overgenomen uit het veld 'Zoeknaam' van de nieuwe relatie. • MS-Word functie bij adresblokken. Als deze optie aan staat verschijnt er bij de adresblokken een extra icoontje (..) waarmee direct een MS-Word gekoppeld document kan worden gevuld. • Automatisch nummers toekennen aan nieuwe relaties. Als deze optie aanstaat, houdt Dolfijn zelf bij wat het eerstvolgende vrije relatienummer moet zijn. Dit gebeurt net als met de factuurnummers en dergelijke vanuit de bedrijfsgegevens (knop nummeringen. • De Dymo labelwriter wordt ondersteund van uit Dolfijn. Omdat u in staat bent hiervoor eigen layouts te ontwerpen, verwijzen wij u 4.e

Lijsten Er zijn diverse lijsten standaard aanwezig waar naar verschillende gezichtspunten en selecties de adresinformatie wordt weergegeven (volledig, telefoonlijsten, etiketten, etc.). Met name adresgegevens op etiketten kunnen geëxporteerd worden naar MS-WORD om via de samenvoegfunctie gebruikt te worden voor mailingen en dergelijke. De volgende lijsten zijn beschikbaar: •

Naw lijsten - Staand - Liggend - Telefoonboekstijl - Nawlijst met export opties

•

Code lijst

•

Telefoonlijsten

Voor een gedetailleerd overzicht : Maak een keuze uit bovenstaande lijsten. De selecties en sorteringen spreken voor zich. U kunt altijd een lijst bekijken door deze op het scherm af te drukken, zodat u een gedetailleerd inzicht krijgt in de inhoud. Overigens is hierdoor iedere lijst in feite ook een beeldscherm opvraging. Vaak bent u alleen maar geïnteresseerd in een klein deel van lijst of een (sub) totaal. Overigens kunt u heel makkelijk door de lijst bladeren en geselecteerde pagina’s afdrukken.

•

Etiketten

Het afdrukken van etiketten is veel omvattender dan alleen het simpel afdrukken van een etiket. U heeft een veelvoud van instelmogelijkheden en selectie schermen.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Met name het programma Wizard adresetiketten heeft een uiterst geavanceerd selectie en sorteringsysteem. Omdat er een grote variatie is van mogelijkheden, beperken we ons hier tot het weergeven van de schermen.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn

Uitgave 2008


Handleiding Dolfijn

5.


Debiteuren/Crediteuren Omdat de crediteurenmodule is gebaseerd op de debiteurenmodule en maar op een klein aantal punten afwijkt van de debiteurenmodule worden deze twee modules hier samen besproken. Steeds waar gesproken wordt over debiteur dient dus debiteur of crediteur gelezen te worden. De tekst betreft dan zowel de debiteuren als de crediteuren module. Waar de modules afwijkend zijn wordt dit met behulp van een D: of C: aangegeven. Na het openen van de debiteuren module wordt het volgende scherm getoond:

Zoals te zien is begint de module links bovenin met een Zoekveld (Zoeken). Dit zoekveld is in elke Dolfijn module op deze plaats te vinden. In een dergelijk veld wordt het zoekgegeve n ingetoetst gevolgd door [Tab] waarna de module zal zoeken naar de bijbehorende gegevens, ongeacht of er een zoeknaam of een code staat. Als in het zoekveld een tekst wordt ingetypt gevolgd door een ?, dan verschijnt er automatisch een schermpje waarbij op volgorde van trefnaam het gewenste gegeven kan worden opgezocht. De al ingevoerde tekst bepaalt de start positie in het zoekscherm. Als in de tekst 2 x ? wordt ingevoerd verschijnt dat zelfde zoekscherm, alleen op volgorde van code in plaats van trefnaam. Ook kan er worden gezocht door met de muis in het zoekveld te klikken en [Ctrl+Z] in te geven of met de muis op het zaklamp-knopje te klikken. In de laatste twee gevallen opent het debiteuren zoekscherm. Dit scherm geeft de mogelijkheid om op verschillende zoekmethoden te zoeken (op debiteurcode, op zoeknaam, op relatiecode of op postcode). Nadat de zoekmethode is ingegeven zullen de debiteur gegevens in het zoekscherm worden gesorteerd en kan er een zoeksleutel worden ingetypt. Tijdens het typen wordt in het venster bijgehouden welke debiteur de door u ingetypte sleutel het dichtst benaderd. Indien gewenst kan men de juiste debiteur ook met de muis of de pijltjestoetsen opzoeken door in het venster te bladeren. Met Akkoord wordt de geselecteerde debiteur in de module getoond. Een nieuwe debiteur toevoegen gaat als volgt. Klik met de muis in het veld Debiteur en klik in de navigator op de + knop. Type de nieuwe debiteurcode in en vervolgens de nieuwe trefnaam. Ga vervolgens met [Tab] alle velden door of klik die velden aan die gewijzigd moeten worden en sla de gegevens op met de V knop. Voordat er een nieuwe debiteur kan worden ingevoerd moet het bijbehorende adres eerst in de relatiemodule zijn aangemaakt.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn

5.a


Stamgegevens In de debiteurmodule, tabblad Stamgegevens, vinden we de volgende velden: Debiteur De debiteurcode is de unieke code waarmee een debiteur binnen Dolfijn kan worden herkend. Maximaal 10 posities. Zoeknaam De zoeknaam van de debiteur is een extra mogelijkheid waarmee de debiteur kan worden opgevraagd in plaats van met de debiteurcode. Hiervoor is het uiteraard wel van belang dat de trefnamen zoveel mogelijk uniek zijn. Maximaal 12 posities. Relatiecode Een debiteur heeft zelf geen adresvelden. De adresgegevens worden bepaald door een relatiecode op te nemen bij de debiteur. Deze relatiecode verwijst op zijn beurt weer naar één of meer adressen, waarbij voor ieder adres is opgegeven of dit adres mag worden gebruikt voor bijvoorbeeld de facturatie of de aflevering van goederen. De automatische adresselectie bij de diverse functies verloopt als volgt: Voor de gewenste functie (bijvoorbeeld facturatie) wordt eerst gezocht naar het hoofdadres van de relatie. Als dit bestaat en als hierbij het gewenste adrestype aanwezig is, dan wordt dit adres gebruikt. Als deze voorwaarden niet gelden wordt beginnend bij het eerste adres van de relatie alle adressen doorlopen totdat het adres is gevonden dat wel mag worden gebruikt voor de gewenste functie. Er bestaan enkele uitzonderingen op de bovenstaande selectie. Men kan bij de order invoer een voorkeursadres opgeven. Ook kan men bij de debiteuren zelf een reeks voorkeursadressen opgeven met de knop Adressen (onder relatiecode). Hierbij zijn de volgende voorkeursadressen mogelijk: Afleveringsadres Als het afleveringsadres wordt ingevuld zullen alle (nieuwe) pakbonnen en facturen dit adres gebruiken als afleveringsadres. Contactpersoon Als de contactpersoon wordt ingevuld dan zal altijd deze contactpersoon worden getoond. Correspondentieadres Als het correspondentieadres wordt ingevuld zal altijd dit correspondentieadres worden gebruikt (bijvoorbeeld bij aanmaningen en rentenota's). Factuuradres Als het factuuradres wordt ingevuld zullen alle (nieuwe) verkoop- en inkooporders dit adres gebruiken bij de generatie van facturen. Valuta Iedere debiteur moet van een valutacode worden voorzien. Deze valutacode wordt gebruikt bij de facturen, de kredietlimiet en de orders en/of inkopen. In principe kan men de valutacode van een debiteur wijzigen, zelfs als er al facturen of orders voor deze debiteur zijn gemaakt. Bij de factuuroverzichten worden echter totalen samengesteld voor de valutakolommen. Deze totalen zullen afwijken zijn als er diverse verschillende valutacodes zijn gebruikt. Groep De debiteurengroep geeft een mogelijkheid om statistieken te maken op groepen debiteuren. Daarnaast wordt de debiteurengroep gebruikt om in de subadministratie grootboekrekening voor de debiteur te bepalen. Agent Iedere debiteur kan een eigen agent of vertegenwoordiger toegewezen worden. Deze agentcode wordt gebruikt voor het samenstellen van statistieken zoals omzetoverzichten. Daarnaast kan de naam van de agent worden afgedrukt op de diverse externe documenten en kan de lijst van openstaande posten worden geselecteerd en gesorteerd op agentcode.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Kredietstatus D: De kredietstatus van een debiteur is een indicator voor zijn/haar kredietwaardigheid. Bij de kredietstatus kan bijvoorbeeld worden opgegeven of iemand nog goederen geleverd mag krijgen en welke prioriteit er aan de debiteur moet worden toegekend bij de automatische verdeling van goederen. Kredietlimiet De kredietlimiet van een debiteur geeft aan hoeveel hij/zij mag besteden voordat het leveren van goederen dient te worden gestopt. Binnen Dolfijn wordt hiervan melding gemaakt tijdens de orderinvoer. Dossiernummer Ten behoeve van een krediet verzekering kan hier het bijbehorende dossiernummer ingevuld worden met daarachter de limietcode van het dossier. Dit Dossiernummer wordt allen gebruikt in de Stamlijst kredietverzekering. Limietcode De limietcode geeft de limietcode van het dossiernummer bij een kredietverzekering aan en dient leeg te zijn of de waarde A (aanvraag), V (vervallen), W (wijzigen) of I (intern) te bevatten. Betaalconditie Iedere betaalconditie bevat een standaard aantal vervaldagen en een standaard kortingspercentage. De in de betaalconditie opgenomen waarden worden overgenomen tijdens de definitie van nieuwe debiteuren. De gebruiker kan deze overgenomen waarden zelf desgewenst overschrijven. Daarnaast geeft de betaalconditie een omschrijving voor bijvoorbeeld op de factuur. Zie verder ook de tabellen. Vervaldagen Hier kan men het aantal vervaldagen opgeven dat van toepassing is op de facturen (het aantal dagen dat geldt voor de betalingskorting). In principe wordt het aantal dagen uit de betaalconditie overgenomen, men kan er echter per debiteur een afwijkende waarde voor invullen. In principe moeten facturen betaald zijn binnen het aantal vervaldagen volgend op de factuurdatum. De dagen zijn kalenderdagen en dus geen werkdagen! (Betaal)Kortingspercentage Hier kan men het kortingspercentage opgeven dat van toepassing is op de factuurbetaling. In principe wordt het percentage uit de betaalconditie overgenomen, men kan er echter per debiteur een afwijkende waarde voor invullen. BTW-code De BTW-code die bij debiteuren wordt opgegeven wordt alleen gebruikt bij het invoeren van handfacturen (wijzigen/inbrengen facturen in de debiteuren module). De orderverwerking (facturatie module) maakt gebruik van de definities in de landentabel en de BTW-definitie in de artikelmodule. Leveringsconditie Hier kan men de leveringsconditie definiëren die standaard wordt gebruikt bij de facturatiemodule. Per order kan men de leveringsconditie worden aangepast. Inkoopcombinatie Selecteer de inkoopcombinatie waarbij de debiteur is aangesloten. Bij het samenstellen van aanmaningen kunnen inkoopcombinatieleden automatisch worden overgeslagen. Inkoopcombinaties moeten aanwezig zijn in de Inkoopcombinatie tabel. Lidnummer Het lidnummer waarmee de debiteur bij de inkoopcombinatie bekend is. Verzendwijze Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Hier kan men de verzendwijze definiëren die standaard wordt gebruikt bij de facturatiemodule. Per order kan men desgewenst een afwijkende verzendwijze opgeven. Prijzenboek In Dolfijn worden de verkoopprijzen van artikelen uit zogenaamde prijzenboeken gehaald (een boek met artikelen en bijbehorende prijzen). Voor iedere debiteur kan indien gewenst een apart prijzenboek worden gemaakt. Dit prijzenboek is de standaard die wordt gebruikt bij de facturatiemodule. Desgewenst kan deze standaard keuze worden overschreven voor iedere afzonderlijke order. Prijsafspraak Prijsafspraken verwijzen naar gestaffelde kortingen op de geldende verkoopprijzen (zie ook 'Prijzenboek'). Per debiteur kan men een prijsafspraakcode selecteren, welke verwijst naar een aantal staffelregels. Daarnaast bestaat tevens de mogelijkheid om een prijsafspraakcode vast te leggen op het niveau van de debiteurengroep. De volgende regels gelden bij het bepalen van de verkoopprijzen: 1. Er wordt gezocht naar de prijs van een artikel bij het prijzenboek dat in de order is gedefinieerd. 2. Er wordt vervolgens gekeken of er een prijsafspraak is vastgelegd bij de debiteur en/of de debiteurgroep. 3. Er wordt nu gezocht naar een prijsafspraak per artikel (eerst op de prijsafspraak volgens de debiteurinformatie, en dan op de prijsafspraak volgens de debiteurgroep). 4. Als deze niet bestaat, dan wordt gezocht naar een prijsafspraak per assortiment (eerst op de prijsafspraak volgens de debiteurinformatie, en dan op de prijsafspraak volgens de debiteurgroep). 5. Als deze ook niet bestaat, dan wordt gezocht naar een prijsafspraak per merk (eerst op de prijsafspraak volgens de debiteurinformatie, en dan op de prijsafspraak volgens de debiteurgroep). 6. Als deze ook niet bestaat, dan wordt gezocht naar een prijsafspraak per artikelgroep (eerst op de prijsafspraak volgens de debiteurinformatie, en dan op de prijsafspraak volgens de debiteurgroep). 7. Als deze ook niet bestaat, dan wordt gezocht naar een prijsafspraak per systeem, dat wil zeggen een algemeen geldende prijsafspraak voor alle verkopen (weer eerst op de prijsafspraak volgens de debiteurinformatie, en dan op de prijsafspraak volgens de debiteurgroep). Selectiecode Hier kan men de selectiecode definiëren die standaard wordt gebruikt bij de facturatiemodule. Per order kan deze selectiecode worden gewijzigd. Selectiecodes kunnen worden gebruikt om een gewenste factuurselectie te bepalen. Bij het factureren van orderreeksen (zie facturatiemodule) kan men de selectiecode hanteren als criterium voor de selectie van de gewenste orders. Routecode Hier kan men de routecode definiëren die standaard wordt gebruikt bij de facturatiemodule. Per order kan een afwijkende routecode worden opgegeven. Door het opnemen van routecodes bij de debiteuren (en dus ook bij de orders) kan men een facturatiereeks bepalen op basis van de route die een vrachtwagen gaat rijden. Vrije velden Bij de debiteuren zijn drie velden gedefinieerd waaraan de eindgebruiker zelf een betekenis kan koppelen. Orderkortingspercentage Dit kortingspercentage wordt gebruikt als standaard kortingspercentage bij de inkoop- en verkooporders. Het kan desgewenst per order worden overschreven. Kredietbeperkingspercentage Het kredietbeperkingspercentage wordt standaard bij nieuwe debiteuren uit de betalingsconditie tabel overgenomen. Het hier opgegeven percentage is het percentage kredietbeperking dat wordt toegepast Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


op de verkoop- en inkoopfacturen. Kredietbeperking is een soort betalingskorting welke al in het factuursaldo is verdisconteerd. D: Aanmaning Met dit aanvink veld kunnen debiteuren worden uitgesloten (of opgenomen) in de reeks aanmaningen. D: Rentenota Met dit aanvink veld kan men debiteuren uitsluiten of opnemen in de reeks rentenota's. Order-entry blokkeren C: Met deze optie kan worden voorkomen dat er bij deze crediteur nieuwe bestelbonnen of afroeporders worden geplaatst. D: Met deze optie kan worden voorkomen dat er bij deze debiteur nieuwe orders worden ingevoerd. Overigens kan deze mogelijkheid ook worden verkregen door de kredietstatus om te zetten. C: Betalingen blokkeren Met deze optie kan men ervoor zorgen dat de openstaande inkoopfacturen niet abusievelijk kunnen worden betaald. De optie zorgt er tevens voor dat de betreffende crediteur niet meer wordt opgenomen in de Clieop-run. Als een crediteur wel mag worden betaald, maar niet mag worden opgenomen in de Clieop-run (automatische betalingen) dan dient het veld Clieop3 toegestaan te worden gebruikt. Clieop3 toegestaan Deze code wordt gebruikt om aan te geven welke debiteuren een incassomachtiging hebben ingevuld, en om crediteuren uit te sluiten van de Clieop-verwerking. Orderrestricties actief Via de stuurparameters kunnen er restricties worden opgegeven voor het doen van wijzigingen in de order invoer. Hierbij kan ook worden opgegeven of deze restricties voor alle debiteuren gelden. Indien hier niet voor gekozen wordt kan er met behulp van dit aanvink veld worden bepaald dat de restricties wel gelden voor deze debiteur. BTW-Plichtig Dit veld geeft aan of een debiteur BTW-plichtig is. Indien niet dan wordt geen btw berekend bij facturen van deze debiteur. C: Kostenrekening Door dit veld van een rekeningnummer te voorzien worden bij het inbrengen van kostenfacturen (wijzigen/inbrengen facturen) alle kosten automatisch op dit rekeningnummer geboekt. Voor terugkerende facturen van bijvoorbeeld gas, water of elektriciteit kan met deze werkwijze zeer snel de factuur van de leverancier worden ingevoerd. C: Franco grens (inkoop) Met behulp van de franco grens kan worden nagegaan of een bestelling bij een leverancier onder of boven de franco grens zit. De franco grens wordt getoond in de inkoop module. Facturatiemededeling Als bij facturatiemededeling een tekst wordt ingevuld zal deze in de order invoer als meldingscherm worden weergegeven als er een order van deze debiteur wordt ingebracht. Tevens staats deze tekst in rood in de orderinvoer kop. De tekst wordt alleen intern gebruikt en kan bijvoorbeeld een tekst als PAS OP, SLECHTE BETALER bevatten.

5.b

Opmerkingen

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


De opmerkingen bij een debiteur worden onderverdeeld in algemene opmerkingen en interne order opmerkingen. Algemene opmerkingen Bij iedere debiteur kan men specifieke tekst voor deze debiteur invoeren, bijvoorbeeld routebeschrijving en dergelijke. Als er tekst is ingevoerd dan verschijnt er een signalering bij de order invoer (tekstballon met D erin). Interne order opmerkingen Interne opmerkingen komen automatisch te voorschijn in de facturatiemodule zodra er een nieuwe order wordt ingevoerd. Dit is speciaal bedoeld voor instructies bij de order invoer zoals: Eerst debiteuren administratie controleren.

5.c

Wijzigen/Inbrengen facturen Het tabblad wijzigen/inbrengenfacturen dient te worden gebruikt als men handfacturen wil inboeken (zonder gebruik te maken van de artikelen facturatiemodule). Handfacturen kunnen worden gewijzigd totdat ze zijn doorgeboekt (zie functie Doorboeken). Bij het wijzigen van een factuur kan gezocht worden met de op-neer selectievelden of met de zaklampjes. Het inbrengen van een handfactuur kan door in de navigator op + te klikken of via de knop Volgende nieuwe factuur. Als het de eerste nieuwe factuur is die gemaakt wordt verschijnt er een dagboek-jaar-periode selectie scherm. Pas de hier getoonde default waarden eventueel aan. De nieuwe factuur krijgt automatisch het eerstvolgende vrije boekstuknummer van het dagboek toegewezen. Bij het inbrengen van een handfactuur worden de volgende velden ingevuld: Factuurnummer Het factuurnummer wordt automatisch door Dolfijn toegewezen vanuit de bedrijfsnummeringen (zie Bedrijfsinformatie). Dit nummer kan men desgewenst wijzigen, maar het nummer moet uniek zijn als verkoop- of inkoopfactuur. Debiteur Selecteer de debiteur voor wie de factuur bedoeld is. Dit kan door de code of de trefnaam in te geven en met [Tab] naar het volgende veld te springen. Ook kan gebruik worden gemaakt van het zaklampje achter het veld. Deze zoekfunctie kan ook worden gestart door [CTRL+Z]. De pijltjestoetsen achter het veld zijn bedoeld voor gebruik tijdens het raadplegen van de facturen (men kan dan snel de volgende en de vorige factuur van dezelfde debiteur raadplegen). Factuurdatum De datum van de handfactuur dient overeen te komen met de datum die is vermeld op de ontvangen factuur. De datum hoeft niet persé overeen te komen met de ingevoerde boekingsperiode. Bedrag v.v. Vul hier het totale factuurbedrag in, dus inclusief BTW en eventuele kosten. Het factuurbedrag wordt altijd ingevoerd in de stamvaluta van de debiteur. Daarom staat er achter bedrag de afkorting v.v. wat hier staat voor vreemde valuta. Achter het valutabedrag wordt de tegenwaarde in de stamvaluta van het bedrijf weergegeven. Korting Vul hier het eventuele kortingbedrag in wederom in de valuta van de debiteur. Als er geen korting wordt verleend of wordt verkregen vul dan 0 in.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Hun factuurnr. C: Vul hier het factuurnummer van de ontvangen factuur in. Er vindt een controle plaats nadat dit veld is ingegeven of de combinatie Crediteur / Hun factuurnr. al voorkomt. Dit om twee keer inboeken van dezelfde factuur te voorkomen. Omschrijving Vul bij omschrijving de tekst in die moet worden vermeld bij betaling. D: Standaard wordt dit veld gevuld met de debiteurcode, factuurnummer en de trefnaam van de debiteur. C: Standaard wordt dit veld gevuld met de crediteurcode, Hun factuurnummer en de trefnaam van de crediteur. Extra info. Door op de knop Extra info. te klikken wordt een venster geopend waarmee de overige factuur informatie kan worden aangepast. Hieronder vallen het factuur- en afleveringsadres, het oorspronkelijke ordernummer, de agentcode, de betaalconditie en het aantal vervaldagen. Daarnaast worden in het hulpscherm de boekingsperiode, het dagboek en het boekstuknummer vermeld. De inhoud van dit venster spreekt verder voor zich. Onderin dit scherm staat de tekst ‘Order is niet geblokkeerd’. Door hierop te klikken wordt de tekst veranderd in ‘Order is geblokkeerd’ met als effect dat de order geblokkeerd is en niet meer kan worden doorgeboekt. Dit is handig als er nog iets voor deze factuur moet worden uitgezocht. Detailregels - algemeen In de detailregels kan het boekingsbedrag worden ingevoerd in vreemde valuta (de valuta van de debiteur). Dit bedrag wordt gebruikt om de boekingen te vergelijken met het ingevoerde factuurbedrag. In het veld Bedrag staat het automatisch berekende bedrag in de stamvaluta van het bedrijf. Dit bedrag kan handmatig worden aangepast om afrondingsverschillen te vereffenen. Het bedrag in stamvaluta wordt opgenomen in de grootboekverwerking, het bedrag in vreemde valuta niet. Bij het invoeren van de detailregels wordt altijd automatisch door Dolfijn de tegenboeking ingebracht. De tegenboeking is altijd de telling van de onderliggende detailregels, deze kan niet handmatig worden gewijzigd. Indien van toepassing wordt ook automatische de berekende BTW ingevuld. Het BTW-bedrag is gebaseerd op de BTW-code die is ingevoerd bij de stamgegevens van de debiteur. Dit bedrag kan worden overschreven door de eindgebruiker. Als na het invoeren van alle detailregels het saldo nul wordt is de knop Akkoord onderin het scherm beschikbaar om de factuurboeking af te sluiten. Tussentijds afsluiten is mogelijk maar het doorboeken van de factuur kan pas worden gedaan als het ingevoerde factuursaldo overeenkomt met het saldo van de onderliggende boekingen. In de detailregels (factuurregels) komen de volgende velden voor (afhankelijk van de stuurparameters): Rek. Vul hier het grootboekrekening nummer in waarop deze post betrekking heeft of zoek er een op met de trefnaam of via [Ctrl-Z]. Automatisch verschijnt de omschrijving van dit rekeningnummer in de kolom Rekening. Rekening Dit veld laat de omschrijving bij de geselecteerde grootboekrekening zien. Dit veld kan niet worden aangepast. Kostenpl. Vul hier de kostenplaatscode in waarop deze regel betrekking heeft. Het veld Kostenplaats wordt automatisch gevuld met de bijbehorende omschrijving. Kostenplaats Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Selecteer hier eventueel de kostenplaats op naam van de kostenplaats. Na selectie wordt het veld Kostenpl. eventueel aangepast. Omschrijving De omschrijving bij de factuur wordt automatisch overgenomen naar elke detailboeking. Deze omschrijving kan desgewenst worden overschreven. Omzetgrp. Vul hier de omzetgroepcode in waarop deze regel betrekking heeft. Het veld Omzetgroep wordt automatisch gevuld met de bijbehorende omschrijving. Omzetgroep Selecteer hier eventueel de omzetgroep op naam van de omzetgroep. Na selectie wordt het veld Omzetgrp. eventueel aangepast. D/K De code D/K wordt gebruikt om aan te geven of het bedrag in de debet of in de credit-kolom moet worden geplaatst. Bedrag v.v. Plaats in de kolom Bedrag v.v. het regelbedrag in de valuta van de debiteur. Bedrag De kolom Bedrag wordt automatisch berekend op basis van de kolom Bedrag v.v. en geeft het regelbedrag weer in stamvaluta van het bedrijf. . Dit bedrag kan handmatig worden aangepast om afrondingsverschillen te vereffenen. Diversen Onder in het scherm wordt een balk weergegeven met diverse informatie betreffende de factuur. Met de knop Akkoord kan de factuur worden afgesloten. Deze knop geldt alleen als controle voor de volledigheid van de factuur en heeft verder geen functie. Rechts hiervan wordt het verschil tussen de detailregels en het factuurbedrag weergegeven. Wanneer de factuur in zijn geheel is ingevoerd staat het verschil op nul. Door op de tekst verschil te klikken of via [Ctrl-B] wordt het verschil bedrag automatisch in de huidige detailregel ingevoerd. Blijkt na ingave dat de factuur in een verkeerde periode is ingebracht, dan kan dit eenvoudig worden aangepast door op de tekst Boekjaar/periode wijzigen te klikken. Er verschijnt een hulpvenster waarin het boekjaar en de periode kan worden aangepast.

5.d

Raadplegen Het tabblad raadplegen is onderverdeeld in meerdere raadpleeg tabbladen. Al deze tabbladen werken volgens het zelfde basis principe. In het scherm kunnen selecties worden gemaakt en de scherminhoud kan worden getoond door middel van de knop Actualiseren links onderin ieder scherm. Na het maken van een andere selectie in het scherm dient steeds opnieuw op Actualiseren te worden geklikt, anders gebeurt er niets. Vaak staat er ook een knop Exporteren waarmee desgewenst de getoonde gegevens kunnen worden geëxporteerd naar diverse andere programma’s (waaronder Excel). Ook treft men er de knop Printen aan waarmee de getoonde informatie kan worden afgedrukt. De raadpleegschermen wijzigen niets in de actuele administratie gegevens, ze tonen desgewenst alleen de informatie. Als een scherm na Actualiseren nog steeds niets laat zien is er geen informatie beschikbaar. De tabbladen Debiteuren, Facturen en Facturen deze debiteur kunnen worden gebruikt als er gegevens moeten worden overgezet naar WORD of EXCEL. Het opvragen van deze informatie kan tijdrovend zijn. Met het tabblad Overige opvragingen kan snel het openstaande saldo worden bepaald. Het tabblad Financieel overzicht deze debiteur is wellicht het meest gebruikte scherm. In dit scherm kunnen de facturen worden getoond die bij de debiteuren aanwezig zijn, waarbij selecties kunnen worden gemaakt

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


op openstaande facturen, historische facturen en op het wel of niet weergeven van betalingsdetails. In het overzicht zijn de facturen die nog niet zijn doorgeboekt opgenomen met een sterretje achter de factuur. In de kolom “!” verschijnt een "!" bij de facturen die zijn vervallen en een "R" bij de facturen die onder rembours zijn aangemaakt. Als een factuur afkomstig is uit de facturatiemodule (of bij de crediteuren uit de inkoopmodule), dan kunnen de factuurdetails worden opgevraagd door te dubbelklikken op de factuurregels. Er verschijnt dan een schermpje waarbij de artikelregels behorende bij deze factuur zichtbaar worden gemaakt. Tenslotte kan met [Ctrl+O] een extra opmerking aan een factuur worden gehangen, die daarna in dit scherm zichtbaar wordt. Deze tekst verschijnt in lichtblauw onder de factuur en kan worden gebruikt voor opmerkingen zoals "wordt niet betaald i.v.m. klacht". Het verwijderen van de bestaande opmerkingsregels kan worden gedaan door op de factuur te gaan staan opnieuw [Ctrl+O] te typen en de tekst te wissen.

5.e

Functies In het menu functies worden de voor de module specifieke functies getoond. Doorboeken Via de functie doorboeken kunnen alle bestaande facturen definitief worden gemaakt. Er dient een selectie te worden gemaakt op dagboek, debiteur, factuurnummer, boekjaar en periode. Om daadwerkelijk door te boeken moet het veld Doorboeken worden aangevinkt. Als dit niet zo is wordt er alleen een verslag afgedrukt van wat doorgeboekt zal gaan worden. Bij het doorboeken kan worden gekozen voor het verdichten van de onderliggende boekstukregels. Hiermee worden alle door te boeken facturen getotaliseerd per rekeningnummer op één boekstuk. Dit resulteert uiteraard in minder journaalposten maar ook in minder boekingsdetails. Bij het verdichten worden de oorspronkelijke boekstuknummers en de omschrijvingen vervangen. Ook kan worden gekozen om de reeds toegewezen boekstuknummers opnieuw toe te kennen (Boekstuknummers behouden). Clieop3 Via de functie Clieop3 kunnen incasso c.q. betaal opdrachten worden gemaakt voor automatische verwerking in de diverse telebankier-programma's. Voor opname in deze bestanden dient de code Clieop3 bij de stamgegevens van debiteuren te zijn ingevoerd. Omdat de functie Clieop3 zeer uitgebreid is wordt deze apart behandeld (zie 5.g Clieop). Factuuropmerkingen Met de functie factuuropmerkingen kan aan een factuur een interne opmerking worden gekoppeld. Deze opmerking komt in de diverse raadplegingen en afdrukken naar voren (zie ook 5.e Financieel overzicht deze debiteur). D: Contante verkopen Voor het eenvoudig verwerken van contante verkoop facturen en is er de functie Contante verkopen. Deze functie boekt automatisch alle geselecteerde facturen op een kasboek. Een contant factuur wordt herkend aan de betaalconditie. Na opstarten van de functie verschijnt er een scherm waarin de contant betaalcondities staan. Indien deze niet aanwezig zijn wordt hiervan melding gemaakt en kan de functie niet worden voortgezet. Maak een selectie op debiteur, factuurnummer, factuurdatum, betaalconditie op basis waarvan de facturen moeten worden verwerkt. Selecteer tevens het te gebruiken dagboek en de betaaldatum op basis waarvan de periode en het jaar worden bepaald. Klik op volgende. Er volgt een overzicht van de aanwezige contant facturen. Hierin kan het kolom Betaling vv en Korting vv nog worden aangepast. Als één factuur moet worden uitgesloten kan de kolom Betaling vv voor deze factuur op 0 worden gezet (maar pas op, de factuur wordt tijdens het doorboeken wel definitief gemaakt). Klik op volgende. Controleer in het vervolgscherm of de uit te voeren boekingen kloppen. Alleen de subadministratie rekening en de kortingsrekening kan worden aangepast. Regels die in rood worden weergegeven bevatten een fout en kunnen niet worden doorgeboekt. Klik op volgende. Kies voor het afdrukken van een controlelijst en klik op Stoppen.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Als de controle lijst correct is afgedrukt en is nagekeken dan kunnen nu de boekingen worden uitgevoerd door op de knop Doorboeken te klikken. Om alles ongedaan te maken klik op Afbreken. Om wijzigingen in een eerder stadium te maken of aan te passen klik op Vorige. Layouts per debiteur In Layouts per debiteur kan worden opgegeven per debiteur welke layout moet worden gebruikt voor de diverse functies. Er kan gekozen worden voor de volgende layouts. D: Orderbevestiging, Offerte, Pakbon Vrachtbrief en Factuur. C: Bestelbonnen en Afroepbonnen. Omdat de afdruk waarvoor deze layouts gebruikt worden ook met de fax of per e-mail kunnen worden verstuurd kan er per soort ook worden gekozen voor een default e-mail adres en een default faxnummer. Er kan indien gewenst een willekeurig e-mail adres of faxnummer worden ingevoerd, maar met de zaklamp knopjes kan ook worden gekozen uit de bij de debiteur bekende e-mail adressen en faxnummers uit de relatie module. D: Ook kan nog het aantal extra kopieën worden opgegeven dat per soort moet worden afgedrukt. Dit geldt alleen voor originele afdrukken en niet voor herprints. Zo kan er voor 1 bepaalde debiteur bijvoorbeeld één extra kopie worden gemaakt van zijn factuur. D: Graydon bestanden aanmaken D: NMB-Heller bestanden aanmaken D: IFN bestanden aanmaken Met bovenstaande functies kunnen bestanden worden gegenereerd voor Graydon, NMB-Heller en IFN Factoring. De afzonderlijke functies leveren allen een vervolgscherm met specifieke selectie mogelijkheden. Hulpfuncties – Postcodes opnieuw samenstellen In de debiteur gegevens wordt bij het aanmaken van een nieuwe debiteur de postcode overgenomen uit de relatiemodule om de debiteur snel op postcode te kunnen opzoeken. Als het (relatief) vaak voorkomt dat de postcode van een relatie wijzigt, dan kan met deze functie het debiteuren bestand worden doorlopen om alle postcodes te controleren en aan te passen. Hulpfuncties – Trefnamen bij facturen herplaatsen In de factuurgegevens wordt bij elke factuur ook de trefnaam van de debiteur bewaard om deze snel op te kunnen zoeken op trefnaam. Als het voorkomt dat de trefnaam van een debiteur wijzigt, dan kan met deze functie het factuur bestand worden doorlopen om alle trefnamen te controleren en aan te passen. Hulpfuncties – Saldo ‘betaald’ herstellen bij factuur Als het om wat voor reden dan ook voorkomt dat het saldo betaald in het betalingen bestand afwijkt van het saldo betaald zoals dit staat vermeld in het factuur bestand dan kan met deze functie per factuur dit verschil worden gecorrigeerd. Type hiertoe het factuurnummer in gevolgd door [Tab]. Klik op de knop Corrigeren om het saldo in het factuur bestand te corrigeren. Als er niets te corrigeren valt is de knop niet toegankelijk. Hulpfuncties – Betaalcondities synchroniseren Met de functie Betaalcondities synchroniseren kunnen in de debiteuren stamgegevens de velden betaaldagen en/of de percentages van de betalingskorting en de kredietbeperking automatisch worden gevuld met de gegevens die in de betaalconditie tabel zijn ingegeven. LET OP: dit proces kan grote gevolgen hebben en kan niet ongedaan worden gemaakt. Hulpfuncties – Codes controleren De functie codes controleren doorloopt de stamgegevens en controleert of alle tabel verwijzingen naar de betreffende tabellen ook in deze tabellen aanwezig zijn. Er kan worden gekozen voor het automatisch laten aanvullen van de tabellen. Het resultaat van de controle kan worden afgedrukt. Hulpfuncties – Codes invoeren Aan/Uit Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Om de codes in het tabblad van de stamgegevens te bekijken in plaats van de bijbehorende omschrijvingen kan ervoor worden gekozen deze codes te tonen. Zo kan eenvoudig worden nagegaan welke code bij een omschrijving hoort. Hulpfuncties – Valuta wijzigen bij facturen Als bij een definitieve factuur blijkt dat deze in de verkeerde valuta is ingebracht dan kan er met deze functie voor worden gezorgd dat de valuta wordt gewijzigd. Het stamvaluta bedrag wijzigt niet maar wordt gebruikt voor het terugrekenen van het valuta bedrag tegen de nieuwe valuta. Als het een valuta wijziging bij de debiteur betreft dan deze ook gelijk worden omgezet. D: Hulpfuncties – Opschonen – Overzicht inactieve debiteuren Met deze functie kan een overzicht worden gemaakt van alle debiteuren die inactief waren vanaf de geselecteerde periode tot nu toe. Deze controle omvat de factuurgegevens en de ordergegevens. Alle debiteuren die alleen voorafgaand aan de ingevoerde periode zijn gebruikt (of in het geheel niet), zullen op het overzicht verschijnen. Hulpfuncties – Opschonen – Verwijderen betaalde facturen Met deze functie kunnen oude betaalde posten uit het factuurbestand verwijderd worden. Na het verwijderen van de factuurgegevens kunnen er geen omzetgegevens meer worden afgedrukt van de betreffende periode (met uitzondering van de omzet per omzetgroep. Hulpfuncties – Adressen controleren Met deze functie kan het debiteurenbestand worden doorlopen om te kijken of alle bestaande adresverwijzingen correct zijn. Adresverwijzingen naar niet bestaande adressen, onjuiste relaties, en/of verkeerde adressoorten worden opgespoord en kunnen desgewenst automatisch worden verwijderd. Stuurparameters De stuurparameters gelden voor alle gebruikers van Dolfijn. De volgende stuurparameters zijn aanwezig: Kostenplaatsen gebruiken bij boeken van de facturen Als deze parameter aan staat is er bij het invoeren van de handfacturen de mogelijkheid om per detailregel een kostenplaats in te voeren. Omzetgroepen gebruiken bij boeken van de facturen Als deze parameter aan staat is er bij het invoeren van de handfacturen de mogelijkheid om per detailregel een omzetgroep in te voeren. Veld 'Korting' gebruiken bij betalingen (ipv betaalconditie) Als deze parameter aan staat geldt voor het berekenen van eventuele betalingskorting de korting zoals deze is ingevoerd tijdens het inbrengen van de factuur. Als de parameter uit staat wordt de korting bepaald uit het kortingspercentage zoals dat gedefinieerd staat bij de betaalconditie. Btw herberekenen bij muteren van factuurgegevens Als deze parameter aan staat wordt bij het muteren van handfacturen het BTW bedrag indien nodig herberekend. Als de parameter uit staat blijft het eenmaal ingebrachte BTW bedrag ongewijzigd en moet de gebruiker dit eventueel zelf aanpassen. D: Orderrestricties Tijdens de order invoer kan er voor worden gekozen een aantal velden in de orderkop te blokkeren. De standaard waarden uit de debiteuren module worden overgenomen en de gebruiker kan deze alleen wijzigen als hij/zij hiertoe gemachtigd is. Dit om te voorkomen dat er bijvoorbeeld per ongeluk een betaalconditie in een order wordt gewijzigd. De volgende velden kunnen worden geblokkeerd door deze van een vinkje te voorzien: Betalingsconditie, Leveringsconditie, Verzendwijze, Projectcode, Agent, Route, Selectie, Leveringsperiode, Prijsboekcode, Kortingspercentage.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Tenslotte kan er voor worden gekozen de restricties voor ALLE debiteuren te laten gelden met de optie: Orderrestricties gelden voor ALLE debiteuren.

5.f Lijsten Als u een overzicht wilt hebben van bepaalde debiteur gerelateerde gegevens klik dan in het menu op Lijsten. Er zijn veel verschillende lijsten met zeer uiteenlopende overzichten mogelijk zoals Saldilijst/Ouderdomsoverzicht, Telefoonlijst, Voorkeursadressen, Openstaande postenlijst, Openstaande postenlijst (breed), Codes, Factuuroverzichten, Adressen, Aanmaningen etc. De aanmaningen en de rentenota’s zijn gekoppeld aan een Dolfijn layout of aan MsWord. Deze twee lijsten worden hier nader omschreven. De overige lijsten hebben een vaste layout en kunnen na het maken van één of meer selecties worden afgedrukt of op het scherm getoond. D: Aanmaningen Na het opstarten van de aanmaningen kunnen de volgende selecties worden gemaakt: Van t/m debiteur Maak een selectie welke debiteuren aangemaand moeten gaan worden. Referentie In de afdruk is een verwijzing opgenomen naar dit veld. Ouderdom baseren op: U kiest hier voor een ouderdom sinds de factuurdatum, danwel een ouderdom sinds de vervaldatum. In het eerste geval wordt het aantal dagen genomen vanaf de factuurdatum, in het tweede geval het aantal dagen dat de debiteur te laat is met betalen. Let op: Bij de indeling per type wordt eveneens gekeken naar deze selectie. Afdrukmethode: U kiest hier voor het afdrukken met Dolfijnlayouts (aangemaakt via het menu ‘Extra’/’Formulierlayouts’), of voor afdrukken via het tekstverwerkingsprogramma MsWord (Standaardbrieven). Type x: Hier kunt u maximaal vijf oplopende waardes voor de factuurouderdom opgeven. Als er 0 (nul) wordt ingebracht, dan wil dat zeggen dat het betreffende type niet wordt gebruikt. Voorbeeld: Type 1: 1 dagen, Type 2: 30 dagen, en Type 3: 60 dagen. Dit wil zeggen dat alle debiteuren met facturen met een ouderdom van 1 t/m 29 dagen worden afgedrukt volgens layout 1. Debiteuren met facturen met ouderdom 30 t/m 59 dagen worden afgedrukt op layout 2, en debiteuren met facturen die ouder zijn dan 59 worden afgedrukt op layout 3. Layout: Hier kunt u per type aangeven welke layout moet worden gebruikt. (Zie ook ‘Afdrukmethode’) Debiteur met negatief eindbedrag meenemen Als het totale eindbedrag van de debiteur negatief is kan er toch een aanmaning worden afgedrukt. Inkoopcombinatieleden meenemen Debiteuren die lid zijn van een inkoopcombinatie worden gewoonlijk uitgesloten. Middels deze selectie kunnen deze debiteuren alsnog in de afdrukreeks worden opgenomen. Overzicht combineren met overige openstaande facturen Met dit aanvink veld kan worden gekozen om als er iets te aan te manen valt gelijk alle openstaande facturen van de debiteur af te drukken. Facturen uitsluiten indien reeds aangemaand gedurende de laatste X dagen Als er juist een kort aantal dagen geleden een reeks aanmaningen is afgedrukt dan is het onwenselijk dat een vandaag afgedrukte reeks opnieuw deze debiteuren selecteert. Dit kan met deze selectie worden voorkomen. Muntcode afbeelden Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Om op het af te drukken document gebruik te maken van de muntcode bij de bedragen kan deze worden meegeleverd via dit aanvink veld. Facturen bijwerken Als er wordt gekozen voor het bijwerken van de facturen dan wordt er bij de factuur bijgehouden welk aanmaningstype is afgedrukt en wanneer.

D: Rentenota’s Na het opstarten van de rentenota kunnen de volgende selecties worden gemaakt: Van t/m debiteur Maak een selectie welke debiteuren aangemaand moeten gaan worden. Minimale waarde Maak hier een selectie op het minimale factuurbedrag waarvoor een rentenota gemaakt mag worden. Rentepercentage Geef hier het te berekenen rentepercentage in. Als er reeds een aanmaning verzonden is Vink dit veld aan om ervoor te zorgen dat een rentenota pas wordt afgedrukt als er tenminste al eens is aangemaand. Als het geen inkoopcombinatie(lid) is Debiteuren die lid zijn van een inkoopcombinatie kunnen worden uitgesloten van de selectie. Eerste notanr. Om de rentenota’s van een eigen nummering te voorzien kan hier een start rentenota nummer worden ingebracht. Opeenvolgende rentenota’s krijgen een volgnummer beginnend bij dit nummer. Word gebruiken Voor het afdrukken van de aanmaningen kan MsWord worden gebruikt. Er dient dan een document te worden samengevoegd met het door de rentenota’s geproduceerde gegevensbestand. Doc. Selecteer hier het te gebruiken MsWord document of de te gebruiken Dolfijn layout. Selecteer een bestand of een layout met behulp van de .. knop achter het veld. Ms-Word opstarten Als er wordt gekozen voor gebruik van MsWord voor het afdrukken van de aanmaningen dan kan met dit aanvink veld MsWord automatisch worden opgestart. 5.g

Clieop Clieop betalingen / incasso's. De banken in Nederlanden hebben een uniforme bestandsindeling ontwikkeld voor bankcliënten die transacties op elektronische informatiedragers willen aanleveren, de ClieOp03-indeling. Deze bestanden kunnen rechtstreeks naar de bank worden verzonden, (mits vergezelt van een opdrachtbrief), of worden geïmporteerd in het betalingsprogramma van uw bank. Dat de indeling uniform is betekend dat Incasso-opdrachten en Zakelijke Betalingen voor zowel InterpayBankGiroCentrale (Interpay), de banken en de Postbank op dezelfde wijze kunnen worden opgebouwd. Dubbele software is hiervoor niet nodig. Binnen Dolfijn is ClieOp geïmplementeerd als functie binnen de debiteurenmodule (incasso's) en de crediteurenmodule (betalingen). Voor het gebruik van deze functie dienen rechten te worden toegewezen. Als u er voor kiest om de bestanden (bijvoorbeeld op diskette) naar uw bank te versturen, dan moet u aan de volgende voorwaarden voldoen: 1. Ieder bestand dient vergezeld te gaan van een opdrachtbrief. Deze brief wordt daarom ook altijd door Dolfijn afgedrukt zodra u een bestand opslaat.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


2. Voorafgaand aan de eerste verzending dient u een testbestand aan te maken en deze naar de bank te versturen met een duidelijke vermelding dat het om een testrun gaat m.b.t. Clieop03. Bij het aanmaken van dit bestand dient u het aanvink veld 'Testrun' in Dolfijn te hebben aangevinkt. N.B. Voor het testen is een speciale testset Clieop03 beschikbaar. Deze set kan worden aangevraagd bij uw bank, en bevat een handleiding, opdrachtbrieven en annuleringsopdrachten. 3. Na goedkeuring door uw bank kunt u de bestanden periodiek verzenden. Op één informatiedrager (d.i. diskette) mag altijd maar één bestand voorkomen. 4. Incasso-opdrachten en Zakelijke Betalingen mogen niet samen in één bestand worden gezet, dat wil zeggen, de transactiegroep dient binnen een bestand gelijk te blijven. (Dus ook niet de betalingen van twee administratiebedrijven samenvoegen). De bestanden die worden opgebouwd door Dolfijn zullen altijd aan deze voorwaarden voldoen. 5. Bij Zakelijke Betalingen is het aan te raden om de crediteuren- en salarisbetalingen in een aparte batch op te nemen. De salarisbetalingen worden dan gecomprimeerd, als één totaalpost, teruggemeld. Als u er voor kiest om de bestanden in te lezen in uw betalingsprogramma van de bank, dan gelden bovenstaande voorwaarden niet. Per bankinstelling worden er in de betreffende programmatuur echter vaak (verschillende) voorwaarden gesteld. Raadpleeg hiervoor de documentatie van uw bankprogramma. In grote lijnen is de werkwijze voor betalingen als volgt. Zodra u een batch heeft aangemaakt worden de betalingen opgeslagen in de Dolfijn-database. U kunt in de crediteuren module deze betalingen terugvinden als voorlopige posten, waarbij het openstaande saldo van de facturen NIET is bijgewerkt (dus waarbij de facturen nog altijd open staan). NB: In de openstaande postenlijsten kunt u aangeven of de clieop betalingen moeten worden weergegeven en of het openstaande saldo moet worden aangepast. De batch kan als één geheel worden afgeboekt in de grootboekmodule van Dolfijn. Hierbij bestaat de mogelijkheid om enkele betalingen alsnog te annuleren als deze bijvoorbeeld door uw bank zijn geweigerd. NB: Omdat het Clieop3 bestand zowel voor incasso's als voor betalingen kan worden gebruikt, zal in deze help steeds gesproken worden over debiteur/crediteur. Instellingen Na het opstarten van de functie Clieop3 in Dolfijn het nevenstaande scherm. In dit scherm kunt u de standaard instellingen en voorkeuren opgeven die gelden voor de bankinstelling waarvan u het betalingsprogramma Uw keuzes worden opgeslagen en de eerstvolgende het programma opstart verschijnen de laatste automatisch in beeld. De volgende selecties zijn beschikbaar

verschijnt

gebruikt. keer dat u selecties

Kenmerknummer Dit is een oplopend nummer, waarmee de betalingsbatch (of incasso) wordt geïdentificeerd. Het nummer wordt automatisch door het programma toegewezen, u kunt het zelf wijzigen. Zorg er hierbij wel voor dat u geen kenmerknummer kiest dat nog in behandeling is! Vaste Omschrijving

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Hier kunt u een tekst ingeven van maximaal 32 karakters. Deze omschrijving wordt aan ALLE transacties van de batch toegevoegd. De vaste omschrijving zal als eerste regel op het bankafschrift van de tegenrekeninghouder worden vermeld, pas daarna volgen de variabele omschrijvingen. Inzenderidentificatie Dit is een code van 5 karakters die de inzender zichzelf toekent. De inzenderidentificatie kan worden gebruikt als er binnen uw bedrijf meerdere personen clieop-bestanden kunnen aanmaken. Bankrekening Hier staat de bankrekening van uw bedrijf. De bankrekening dient te voldoen aan de elfproef. NB: Als u binnen Clieop gebruik wilt maken van postbankrekeningen, dan dienen deze rekeningen vooraf te worden gegaan door de letter "P" of door voorloopnullen (afhankelijk van uw bankinstelling - raadpleeg de documentatie van bij uw betalingsprogramma). Testrun Dit aanvink veld dient uitsluitend te worden geselecteerd als u de bestanden op diskette wenst aan te leveren aan uw bankinstelling. U dient dan voorafgaand aan de eerste toezending een testrun te sturen aan uw bank. Hierbij zullen de betalingen alleen worden gecontroleerd en NIET worden uitgevoerd. Zodra de bankinstelling akkoord is gegaan met uw testrun dient dit veld uiteraard niet meer geselecteerd te zijn. NB: Als u de bestanden inleest in uw betalingsprogramma, dan moet dit veld altijd uitstaan. Verwerkingsdatum Dit is de datum waarop u wilt dat de bank uw betalingen verwerkt. Daarnaast wordt deze datum ook gebruikt bij de ouderdomsbepaling van de facturen. Bij de betalingen en incasso's worden namelijk alleen die betalingen opgenomen waarvan de vervaldatum op deze verwerkingsdatum is verlopen. Bij specifiek maatwerk wordt hier vanaf geweken en worden bij incasso's ALLE openstaande posten meegenomen (Gildepak). Korting forceren Als dit aanvink veld wordt geselecteerd, dan zal het programma altijd de betalingskorting verrekenen, zelfs als er op basis van de betalingsconditie geen recht meer op is. Maximum per debiteur Hier kan het maximale bedrag worden opgegeven dat niet mag worden overschreden. U kunt dit bedrag gebruiken als controlebedrag bij uw betalingen, maar het is vooral bedoeld voor de incasso-opdrachten. Bij deze opdrachten wordt vaak een maximum bedrag afgesproken dat van uw bank automatisch mag worden geïncasseerd. Postbankrekeningen converteren naar voorloopnullen Afhankelijk van uw betalingsprogramma kunnen postbankrekeningen moeten worden aangegeven door de letter "P" op de eerste positie (dit is standaard binnen Dolfijn), of door voorloopnullen. Raadpleeg de documentatie van uw betalingsprogramma. Creditnota's meenemen in betalingen Hier kunt u aangeven of de creditnota’s moeten worden opgenomen in de batch. Creditnota’s worden nooit als betaling of incasso geaccepteerd door de betalingsprogrammatuur. U dient deze creditnota’s dan ook te verrekenen met de debetposten van de debiteur. Het programma heeft hier enkele hulpfuncties voor beschikbaar. Verzamelen per rekeningnummer Als dit aanvink veld is geselecteerd, dan worden niet de individuele facturen doorgegeven aan het betalingsprogramma, maar worden alleen de totaalbedragen per debiteur in de batch vermeld. Standaard bestandsextensie Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Uw betalingsprogramma kan de bestanden aangeleverd willen hebben met een speciale bestandsextensie. Raadpleeg hiervoor de documentatie van uw betalingsprogramma. Mutatiescherm Zodra de instellingen zijn ingevoerd verschijnt een mutatiescherm waarin de eventueel aanwezige facturen worden weergegeven. Het overzicht kan worden opgebouwd via de knop Nieuw, en/of Factuur toevoegen, en/of Crediteur/Debiteur toevoegen. (zie tevens Condities voor opname in batch). Als men het factuuroverzicht bewerkt, dan kan men de tussenresultaten opslaan/inlezen via het menu Kenmerken. Onderdelen van het mutatiescherm. Bovenin het scherm is een menu aanwezig, onderin een werkbalk met een aantal knoppen. De rest van het scherm wordt gevuld met een tabel met clieop gegevens. Clieop tabel gegevens: Debiteur: Code volgens Dolfijn. Naam: De trefnaam van de debiteur. Rekening: Het bankrekeningnummer dat als eerste is vermeld bij de adresgegevens van de debiteur. Factuur: Het factuurnummer van Dolfijn. Vervaldatum: De vervaldatum per factuur, gebaseerd op de bijbehorende betaalconditie. Bedrag: Het oorspronkelijke factuurbedrag. Saldo: Het openstaande factuurbedrag. OK: In deze kolom kan de tekst 'Nee' staan als de betalingsregel niet geldig is. Dit kan de volgende redenen hebben: 1) bankrekeningnummer is niet bekend (leeg) 2) Bankrekening voldoet niet aan de elfproef 3) Het betaalde bedrag is nul of negatief 4) Er is geen plaatsnaam ingegeven bij de adresgegevens. Betaling: Het geadviseerde te betalen bedrag. Als u een factuur niet wenst te betalen, dan kunt u dit bedrag op nul zetten, of de hele regel verwijderen door de toetscombinatie CTRL+Delete. Korting: Het kortingsbedrag waarop men recht heeft volgens de betalingsconditie van de factuur (zie ook instellingen - Korting forceren). Verrekening: Het bedrag dat is verrekend met een openstaande creditnota. Deze kolom kan men desgewenst automatisch laten bepalen door de knop 'Creditnota's verrekenen’ in de werkbalk onderaan het scherm. Saldo: Het factuursaldo na verwerking van de batch (d.w.z. Factuursaldo minus Betaling plus Verrekening). Naar bank: Het bedrag dat daadwerkelijk van de bank zal worden afgeschreven (d.w.z. Betaling minus Verrekening'). Omschrijving-1 t/m Omschrijving-4: De omschrijving van de transactie, die bij de tegen-rekeninghouder op het bankafschrift zal worden vermeld. NB Deze omschrijvingregels zullen altijd worden voorafgegaan door de vaste omschrijvingregel die in de instellingen is ingevoerd. Het totaal aantal regels met omschrijvingen is maximaal vier, als u dus gebruik maakt van een vaste omschrijving (en sommige banken eisen dit in het bankprogramma), dan kunt u geen gebruik meer maken van het vierde omschrijvingveld. U kunt nu de betalingen controleren en eventueel wijzigen. Hierbij kunt u alleen de kolommen Rekening, Betaling, Korting, Verrekening, en de Omschrijvingen wijzigen. Werkbalk Instellingen: Voor het (opnieuw) opgeven van de instellingen die getoond worden bij het opstarten van de functie Clieop3. Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Nieuw: Voor het samenstellen van het factuuroverzicht met alle te betalen of te incasseren facturen. Zodra deze knop is aangeklikt begint direct het samenstellen. Als er al een factuuroverzicht zichtbaar is, dan wordt gevraagd om een bevestiging alvorens deze te overschrijven. Door bij deze bevestiging op Nee te klikken blijft het bestaande overzicht behouden. NB: Dit factuuroverzicht wordt in een tussenbestand geplaatst dat kan worden opgeslagen via het menu Kenmerken\Tussenbestand opslaan. Als er een tussenbestand was opgeslagen, dan kunt u dit weer oproepen via het menu Kenmerken\Tussenbestand ophalen. Hiervoor hoeft u dus niet eerst op de knop Nieuw te klikken. Afdrukken: Hiermee kan een factuuroverzicht worden afgedrukt. Dit overzicht moet zijn gemaakt, voordat de knop Bewaren kan worden gebruikt. Bewaren: Hiermee kan men het factuuroverzicht verwerken naar een Clieop-3 bestand. Deze functie kan alleen worden gebruikt als alle eventuele foutcondities zijn opgeheven en in de kolom 'OK' overal Ja staat. De knop kan pas worden gebruikt als het factuuroverzicht is afgedrukt (knop Afdrukken). Afbreken: Met deze knop kan men het programma afbreken, zonder dat er betalingen of Incasso's worden weggeschreven. N.B.: Als de volledige batch is afgemaakt, dan wordt het opschrift gewijzigd in Stoppen. Factuur toevoegen: Hiermee kan men één enkele factuur toevoegen aan het overzicht. Hiervoor verschijnt een keuzeschermpje waarin het gewenste factuurnummer kan worden ingetypt. Crediteur/Debiteur toevoegen: Hiermee kan men alle openstaande facturen van een debiteur of crediteur toevoegen. Hiervoor verschijnt een keuzeschermpje waarin de gewenste code kan worden ingetypt of opgezocht. Creditnota's verrekenen: Als u op deze knop klikt, dan worden de creditnota’s verrekend op de debetnota’s van de betreffende debiteur/crediteur. In een clieop-bestand mogen geen negatieve bedragen voorkomen, het saldo van een creditnota moet dus worden verrekend door dit saldo in mindering te brengen op één of meerdere debetnota's. Nulbetalingen verwijderen: Met deze knop kunt u alle facturen, waarvan u het betaalde bedrag op nul heeft gezet, uit het overzicht verwijderen. Menufuncties Menu Kenmerken Duplicaat maken: Hiermee kunt u een bestaande batch opnieuw op diskette laten zetten, waarbij een 'duplicaatmarkering' in het bestand wordt gezet. Deze functie is alleen relevant als u de betaalbestanden op diskette naar uw bank stuurt, en er een diskette is zoekgeraakt of beschadigd. Verwijderen: Hiermee kunt u een bestaande batch wissen en daarmee alle betalingen ongedaan maken. U zult worden gevraagd om het betreffende kenmerknummer in te voeren. Aanwezige kenmerken tonen: Deze functie toont een lijstje met alle bestaande batches. Hierbij wordt de volgende informatie weergegeven: Kenmerknummer, Datum, Aantal betalingen, Bedrag betalingen, Bedrag betalingskortingen, en Totaal. Tussenbestand opslaan: Met deze functie kunt u een opgebouwd werkbestand opslaan, zodat u deze later verder kunt bewerken. Tussenbestand ophalen: Met deze functie kunt u een opgebouwd werkbestand ophalen, zodat u deze verder kunt bewerken. Menu MsWord Incassoblaadjes: Hiermee kunt u een overzichtje afdrukken met incasso-opdrachten per debiteur. Het overzichtje kan ter informatie worden opgestuurd naar de betreffende debiteur. Betaalstaatjes: Hiermee kunt u een overzichtje afdrukken van de betalingen per crediteur. Het overzichtje kan worden opgestuurd naar de betreffende crediteur. Creditnota-verrekeningen: Hiermee kunt u een overzichtje afdrukken met de verrekening van creditnota’s. U kunt dit overzichtje versturen naar de betreffende debiteur/crediteur. Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Condities voor opname in batch Facturen worden alleen in de batch opgenomen als ze aan de volgende voorwaarden voldoen: 1) De valutacode moet overeenkomen met de valutacode van de batch (vaste code EUR). 2) Het mag geen creditnota zijn tenzij dit is opgegeven in de instellingen. 3) De factuur moet definitief zijn, dat wil zeggen doorgeboekt in crediteuren/debiteuren-module van Dolfijn. 4) De factuur mag niet geblokkeerd zijn. Zie Wijzigen/Inbrengen facturen van de debiteuren/crediteurenmodule van Dolfijn. 5) De debiteur/crediteur mag niet zijn aangemerkt voor Betalingen blokkeren in de Debiteuren/Crediteuren-stamgegevens Dolfijn. 6) De debiteur/crediteur moet zijn aangemerkt voor Clieop-3 in de Debiteuren/Crediteurenstamgegevens Dolfijn. 7) De vervaldatum van de factuur moet zijn bereikt of overschreden. NB: Deze voorwaarde geldt niet als de factuur handmatig wordt toegevoegd met de knoppen Factuur toevoegen of Debiteur/crediteur toevoegen uit de werkbalk onderaan het scherm. Betaalgegevens zijn alleen OK als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan: 1) De bankrekening moet aanwezig zijn en moet voldoen aan de elfproef. 2) Het saldo Naar bank moet positief zijn. 3) Er moet een plaatsnaam zijn ingevoerd bij de adresgegevens van de debiteur/crediteur. MsWord Via het menu MsWord kan men de Incassoblaadjes en Betaalstaatjes afdrukken via het tekstverwerkingsprogramma MsWord. Hiervoor wordt er door het Clieop-programma een gegevensbestand opgeslagen als tekstbestand. De naam van het gegevensbestand bij betaalstaatjes is BETAALBLADEN.TXT, de naam van het gegevensbestand bij incasso's is INCASSOBLADEN.TXT. Het bestand wordt standaard opgeslagen in de map die als werkmap is opgegeven bij de installatie van Dolfijn. Dit is gewoonlijk de standaard Windows werkmap. Deze map kan worden teruggevonden door in Dolfijn naar het menu Extra\Instellingen\Windows register te gaan. U dient als gebruiker zelf een hoofddocument voor samenvoegen te maken. Een voorbeeld van een dergelijk document kunt u vinden op iedere upgrade-CD van Dolfijn in de map 'Diversen\Rapporten'. De samenvoegvelden die worden aangemaakt in het gegevensbestand zijn: 1) DebiteurID - De code van de debiteur/crediteur. 2) Productiedatum - De verwerkingsdatum van de batch. 3) Aanhef - De tekst die in de adresgegevens is ingevoerd. Als er hier geen informatie staat dan wordt de tekst automatisch 'Geachte mevrouw/heer:'. 4) Naam 5) Adres 6) Plaats (incl. postcode) 7) Fax nummer 8) Facturen - Onderverdeeld in: Factuurnr, Datum, Omschrijving, Openstaand, Korting, en Betaald. 9) Totaal - Onderverdeeld in: Aantal facturen, Openstaand, Korting, en Betaald. NB: Er bestaat tevens de mogelijkheid om een staatje af te drukken met de verrekening van de creditnota’s. Het gegevensbestand hiervoor is identiek aan het bovenstaande en ook dit bestand wordt opgeslagen als betaalbladen.txt c.q. incassobladen.txt. De optie is alleen opgenomen in het menu om, de mogelijkheid te scheppen om een afwijkende layout te selecteren voor dit overzicht.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn

6.


Grootboek In de grootboekmodule van Dolfijn worden alle zaken betreffende het grootboek gemuteerd. Hieronder vallen zowel het grootboekschema zelf als ook de dagboeken, rekeninggroepen, kostenplaatsen, vaste journaalposten en budgetten. Tevens is het de plaats waar al de door Dolfijn gegenereerde boekstukken zichtbaar worden. Na het opstarten van de module wordt het volgende scherm getoond: [PLAATJE].. Zoals te zien is begint de module links bovenin met een Zoekveld (Zoeken). Dit zoekveld is in elke Dolfijn module op deze plaats te vinden. In een dergelijk veld wordt het zoekgegeven ingetoetst gevolgd door [Tab] waarna de module zal zoeken naar de bijbehorende gegevens, ongeacht of er een zoeknaam of een code staat. Ook kan er worden gezocht door met de muis in het zoekveld te klikken en [Ctrl+Z] in te geven of met de muis op het zaklampknopje te klikken. In de laatste twee gevallen opent het rekeningen zoekscherm. Dit scherm geeft de mogelijkheid om op verschillende zoekmethoden te zoeken (op rekeningcode, op zoeknaam of op omschrijving). Nadat de zoekmethode is ingegeven zullen de rekening gegevens in het zoekscherm worden gesorteerd en kan er een zoeksleutel worden ingetypt. Tijdens het typen wordt in het venster bijgehouden welke rekening de door u ingetypte sleutel het dichtst benaderd. Indien gewenst kan men de juiste rekening ook met de muis of de pijltjestoetsen opzoeken door in het venster te bladeren. Met Akkoord wordt de geselecteerde rekening in de module getoond.

6.a

Stamgegevens Op het tabblad voor de stamgegevens wordt in de onderste helft van het scherm in een tabelvorm weergegeven welke rekeningen aanwezig zijn. Dit onderste deel is een raadpleegscherm; hierin kan niet gewijzigd worden. Bij de stamgegevens van een grootboekrekening treffen we de volgende velden: Rekening Het rekeningnummer. Trefnaam De trefnaam om de grootboekrekening snel op te kunnen zoeken. Omschrijving De beschrijving van de grootboekrekening. Rekeninggroepen Een rekeninggroep is een 3-cijferige code, welke de onderverdeling van de winst-en-verlies rekening en de balans bepaalt. Dolfijn wordt standaard geleverd met een voorbeeld rekeningschema, welke u zelf kunt aanvullen en/of wijzigen. U dient de structuur van dit schema echter te respecteren (d.w.z. dat de omzetten in de groepen 300 t/m 399, de inkopen in de groepen 400 t/m 499, en de diverse resultaten in de groepen 600 t/m 699 moeten worden geplaatst). U dient zelf aan te geven welke rekeninggroepen op de balans staan en welke deel uitmaken van de W&V-rekening. N.B.: De rekeninggroepen moeten als eerste worden vastgelegd, omdat deze moeten worden aangegeven in het rekeningschema. Zie tevens "Stamgegevens / Rekeningroepen" Budgetrekening

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Budgetrekeningen kunnen worden opgenomen in de definitie van een rekeningcode en geven de mogelijkheid om kostenrekeningen te controleren op de per boekjaar/periode vastgestelde budgetbedragen. De budgetten worden gebruikt in de lijst 'Budgetvergelijking' (Zie menu "Lijsten" in de grootboekmodule). Kostenplaats Het gebruiken van kostenplaatsen is optioneel. Kostenplaatsen zijn alleen relevant als dit veld is aangevinkt. De lijst "Kostenplaatsen" geeft een overzicht van de journaalposten per kostenplaats (Zie menu "Lijsten" in de grootboekmodule). Subadministratie Door een vinkje te plaatsen in dit veld kan men opgeven of een bepaalde rekeningcode verwijst naar een subadministratie. Hiermee kan men de rekeningen die worden gebruikt voor de debiteuren en de crediteuren beveiligen zodat men niet rechtstreeks op deze rekeningen kan boeken. NB: Op deze wijze zullen de subadministratierekening(en) debiteuren en crediteuren altijd een saldo hebben dat identiek is aan de openstaande postenlijsten van beide administraties. BTW-type: Geen: Dit wil zeggen dat er geen BTW-verrekening zal plaatsvinden. Inkoop: Bij de BTW-extractie wordt het BTW bedrag geboekt op de rekeningcode die in de BTWcode-tabel staat achter 'RekeningIDInkoop'. Verkoop: Bij de BTW-extractie wordt het BTWbedrag geboekt op de rekeningcode die in de BTWcodetabel staat achter 'RekeningIDVerkoop'. BTW-soort: Geeft aan of er bij de BTWberekening wordt uitgegaan van het midden-tarief, laag-tarief, of hoog-tarief. BTW-interactief: Hier kan men aangeven dat er wel een BTW-extractie moet worden gedaan, maar er zal nu tijdens de boeking een schermpje verschijnen waar de gebruiker de gewenste BTW-soort moet aangeven. De waarde van 'BTW-soort' geldt hierbij als default.

Over Btw-extractie Bij de definitie van het rekeningschema (zie hierboven) kan men aangeven of er bij de boekingen op deze rekeningcode een automatische BTW verrekening dient plaatst te vinden. Als dit is aangegeven wordt het ingevoerde bedrag genomen, de BTW wordt er uitgehaald en het restbedrag komt bij de feitelijke boeking te staan. Het BTW-bedrag wordt als extra boekingsregel in het boekstuk opgenomen. Als de boekstukregel eenmaal is ingebracht kan men de bedragen eventueel nog handmatig wijzigen, de BTWextractie wordt namelijk alleen gedaan tijdens het inbrengen van een nieuwe boekingsregel. De rekeningcode voor de BTW wordt verkregen door in de landentabel bij de code 'NL' (Standaard code voor Nederland) te kijken naar de aldaar opgegeven BTW-codes. Bij de BTWcode-tabel staan vervolgens de rekeningcodes voor de verkoop en inkoop ('Te Verrekenen' en 'Te Vorderen' BTW). LET OP: Voor de juiste verwerking van BTW-boekingen dienen dus de volgende codes te zijn gezet: 1) De landcode 'NL' moet de juiste BTW-codes bevatten voor de diverse BTW-tarieven (zie menu "Tabellen / Adres gerelateerde velden / Landen"). 2) De in 1) gebruikte BTW-codes moeten verwijzen naar geldige rekeningcodes voor de inkoop en verkoop (zie menu "Tabellen / Overige tabellen" / "BTW"). 3) In het rekeningschema moeten de rekeningen waarbij BTW-extractie moet plaatsvinden correct zijn aangegeven. Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


N.B.: De automatische BTW-extractie heeft alleen betrekking op de boekingen die worden gedaan in de grootboekmodule. Bij boekingen met betrekking tot artikelen wordt de BTW definitie van de betreffende artikelen aangehouden.

Auditfile belastingdienst Met deze optie kan de zogenaamde auditfile worden aangemaakt. Dit is een tekstbestand waarin alle boekingen binnen een gedefinieerde periode zijn opgenomen. De definitie van dit bestand is vastgesteld door de Rijksbelastingdienst. Bij een belastingcontrole kan de belastingsdienst eisen dat u de administratie in digitale vorm beschikbaar stelt. Bij Dolfijn kunt u dan volstaan met het afgeven van deze auditfile. Voor een volledige beschrijving zie "Audit".

Automatisch boekingen Verkoop/Inkoop Journaalverwerking Verkoop: Facturatie: Voorraad: AAN: Waarde volgens verrekenprijs Kostprijs: Waarde volgens verrekenprijs Debiteuren: Waarde volgens verkoopprijzen (+BTW) Verkopen: AAN: Waarde volgens de verkoopprijs Btw: AAN: Conform factuurberekening obv verkoopprijzen

Journaalverwerking Inkoop: NB: De werkwijze kan verschillen, afhankelijk van de stuurparameter "Journalisering: Prijsverschil boeken bij inkoopfactuur" in de inkoopmodule. Als de genoemde stuurparameter is AANGEVINKT. Ontvangsten: Voorraad: Waarde volgens verrekenprijs Inkopen: AAN: Waarde volgens verrekenprijs Inkoopfactuur: Inkopen: Waarde volgens verrekenprijs Crediteuren: AAN: Waarde volgens inkoopprijzen (+ BTW, Vracht, etc) Prijsverschillen: Verschil tussen Inkoopprijs en verrekenprijs. BTW, Vracht, etc: Waarde zoals opgegeven tijdens maken inkoopfactuur Als de stuurparameter is UITGEZET. Ontvangsten: Voorraad: Waarde volgens verrekenprijs Inkopen: AAN: Waarde volgens inkoopprijs Prijsverschil: Verschil tussen inkoopprijs en verrekenprijs Inkoopfactuur: Inkopen: Waarde volgens inkoopprijs Crediteuren: AAN: Waarde volgens inkoopprijzen (+ BTW, Vracht, etc) Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


BTW, Vracht, etc: Waarde zoals opgegeven tijdens maken inkoopfactuur

Balans De definitie van uw rekeningschema bevat een verwijzing naar een rekeninggroep, waarmee de indeling van de balans en de W&V-rekening wordt bepaald. De balans zelf kan worden afgedrukt door in de grootboekmodule onder het menu "Lijsten" voor de balans te kiezen. Het afdrukken gaat in twee stappen. Bij de eerste stap wordt opgegeven welke boekingsperiode (van tot/met) het betreft, vervolgens klikt u op de knop 'Actualiseren' (voor het opbouwen van de lijsten) of op de knop 'Exporteren' (voor het wegschrijven van de saldi naar een extern bestand). Vervolgens worden de betreffende saldi samengesteld vanuit de journaalposten. U krijgt dan ook een wachtschermpje te zien met een voortgangsindicator. Zodra de saldi zijn opgebouwd kunt u kiezen voor de navolgende overzichten: 1) Proef-saldi balans 2) Kolommenbalans 3) Kolommenbalans rekeninggroepen 4) Balans zonder toelichting 5) Balans met toelichting 6) Balans naar Excel-layout 7) Uitgebreide toelichting op balans 8) Winst en verlies verslag. U kunt de balans alleen opstarten als daarvoor rechten zijn toegewezen.

Beginbalans inbrengen/wijzigen Hierbij kunt u een bestaande beginbalans aanpassen, invoeren of laten samenstellen op basis van het voorafgaande boekjaar. Beginbalansen kunnen niet rechtstreeks worden gewijzigd, maar moeten altijd worden aangepast via deze functie. Een beginbalans wordt geboekt in periode 0.

Het opzetten van een grootboekadministratie Dit overzicht is bedoeld als leidraad bij het vastleggen van uw grootboekdefinities zoals het rekeningschema, de dagboeken, de rekeninggroepen, etc. 1. Bedrijfsinformatie. In het programma "Bedrijfsinfo" (Zie het menu "Extra / Bedrijfsinformatie aanpassen") moeten keuzes worden gemaakt voor de stamvaluta van uw administratie, de startmaand van uw boekhouding, de rekeningcode voor de koersverschillen (later aanvullen zodra het rekeningschema is ingevoerd (zie punt 5)), de wijze waarop omzetboekingen worden verdeeld en of u gebruik wenst te maken van de grootboekregistratie van uw voorraadtransacties. Voor verdere informatie zie "Bedrijfsinformatie vastleggen". 2. Rekeninggroepen. De volgende stap bij het vastleggen van de grootboekdefinities is het definiëren van uw rekeninggroepen. Dit zijn 3-cijferige codes, welke de onderverdeling van de winst-en-verlies rekening en de balans bepalen. Dolfijn wordt standaard geleverd met een voorbeeld rekeningschema, welke u zelf kunt aanvullen en/of wijzigen. U dient de structuur van dit schema echter te respecteren (d.w.z. dat de omzetten in de groepen 300 t/m 399, de inkopen in de groepen 400 t/m 499, en de diverse resultaten in de groepen 600 t/m 699 moeten worden geplaatst). U dient zelf aan te geven welke rekeninggroepen op de balans staan en welke deel uitmaken van de W&V-rekening. Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


N.B.: De rekeninggroepen moeten als eerste worden vastgelegd, omdat deze moeten worden aangegeven in het rekeningschema. Zie tevens "Stamgegevens / Rekeningroepen" 3. Kostenplaatsen. Indien u gebruik wenst te maken van kostenplaatsen dient u deze in te voeren in tabblad "Stamgegevens / Kostenplaatsen". Het gebruik van kostenplaatsen is optioneel. 4. Budgetten. Indien u gebruik maakt van budgettering van uw kostenrekeningen dient u deze budgetten in te voeren in het tabblad "Stamgegevens / Budgetten". Bij de budgetten kunt u per boekjaar/periode een bedrag aangeven waarmee de kosten van bepaalde rekeningcodes worden vergeleken. Dezelfde budgetrekening kan worden gebruikt bij diverse rekeningcodes in het rekeningschema, zodat u bijvoorbeeld porti- en vrachtkosten kunt combineren. Het gebruik van budgetten is optioneel. 5. Rekeningen. In het tabblad "Stamgegevens / Rekeningen" kunt u uw rekeningschema vastleggen. Denk eraan dat een rekeningcode binnen Dolfijn altijd een alfanumerieke code betreft van maximaal 10 posities, hierdoor is een rekening 40 dus bijvoorbeeld groter dan de rekening 39000. Als u dus gebruikt maakt van een numeriek rekeningschema (en u wilt uw overzichten op numerieke volgorde), dan adviseren wij u om overal dezelfde lengte voor een rekeningcode te gebruiken, in het voorbeeld wordt rekening 40 dan 00040. 6. Dagboeken. In het tabblad "Stamgegevens / Dagboeken" kunt u de dagboeken definiëren waarvan u gebruik wenst te gaan maken. Het is gebruikelijk dat u voor alle dagboektypes minimaal één dagboek aanmaakt, waarbij het inkoopboek en het verkoopboek moeten worden gekoppeld aan een subadministratierekening. 7. Vaste journaalposten. In het tabblad "Stamgegevens / Vaste Journaal Posten" kunt u de boekingen vastleggen die herhaaldelijk terugkeren, zoals bijvoorbeeld uw afschrijvingen. Het gebruik van vaste journaalposten is optioneel. 8. Tabeldefinities aanpassen. Als u de voorgaande punten heeft doorlopen, dan zijn de basisgegevens voor de grootboekverwerking vastgelegd, u dient nu echter nog diverse tabellen aan te vullen met de rekeninginformatie. Zie hiervoor het menu "Tabellen" voor de volgende definites: A. Groepen (Debiteuren /Crediteuren gerelateerde velden) B. Btw (Artikel gerelateerde velden) C. Artikelgroepen (Artikel gerelateerde velden) D. Omzetgroepen (Artikel gerelateerde velden) E. Landen (Adres gerelateerde velden) 9. Stuurparameters definiëren. Afhankelijk van de door u gebruikte modules dient u aanvullende definities in te voeren voor de grootboekverwerking van de journaalposten die in deze modules kunnen worden aangemaakt. Zie stuurparameters bij de modules: A) Artikelen Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


B) Debiteuren / Crediteuren C) Facturatie D) Inkoop

Boekingen / Journaalposten Binnen Dolfijn worden alle journaalposten verzameld per boekstuk. Ieder boekstuk krijgt een uniek volgnummer (per dagboek/periode) welke afkomstig is uit de dagboekdefinities waarin het laatst gebruikte boekstuknummer is aangegeven. Deze waarde kunt u veranderen, waarbij wij u adviseren om de waarde niet naar beneden bij te stellen, maar alleen maar te verhogen. Het invoeren van een nieuw boekstuk begint u door het gewenste dagboek en de gewenste periode te definiëren. Hierna klikt u op de knop "Nieuwe boekstukken toevoegen", waarna het onderste deel van het boekingsscherm zichtbaar wordt. Bij het wijzigen van bestaande boekstukken geeft u eerst aan op welk dagboek er was geboekt en in welke periode. Vervolgens klikt u op de knop "Boekstukken wijzigen" waarna het onderste deel van het boekingsscherm zichtbaar wordt. In dit schermgedeelte zijn alle boekstukken weergegeven welke aan de selecties voldoen. Als er in de kolom 'afgesloten' "ja" staat, dan wil dat zeggen dat correcties op het boekstuk niet meer mogelijk zijn. Als er een waarde in de kolom "verschil" staat, dan wil dat zeggen dat het boekstuk debet/credit nog niet in evenwicht is. U kunt nu het gewenste boekstuk dubbelklikken om de boekingsregels op te roepen (u kunt ook het boekstuk selecteren door er eenmaal op te klikken en daarna het tabblad 'Boekstuk bewerken' aanklikken). N.B.: Boekstukken m.b.t. verkoop- en inkoopdagboeken kunnen alleen worden gewijzigd via de debiteuren/crediteuren-module (Tabblad "Wijzigen/Inbrengen Facturen".). U kunt een boekstuk altijd tussentijds afbreken, er verschijnt dan een waarschuwing met de vermelding van het bedrag dat nog moet worden geboekt. Bij het boekstuk wordt in dit geval een verschil geregistreerd en het boekstuk kan dan ook niet definitief worden gemaakt totdat het verschil is gecorrigeerd. (U kunt via het menu "Lijsten / Mutaties" een overzicht afdrukken van alle boekstukken waarop nog een verschil te boeken is). Boekstukgegevens: Het eerste deel van het boekingsscherm bevat de informatie van het boekstuk zelf, hierbij zijn de navolgende velden relevant: Kenmerk: Maximaal 10 posities, alfanumeriek. Hier kunt u een eigen kenmerk invoeren waarmee u later het boekstuk kunt herkennen. Bij boekingen op kas/bank/giro wordt hier normaliter het nummer van het bankafschrift gebruikt. Boekstuknr: Hier staat het volgnummer dat automatisch is verkregen van de dagboektabel. Dit veld kan niet handmatig worden aangepast. Omschrijving: Alfanumeriek, maximaal 40 posities. Hier kunt u een omschrijving van het boekstuk invoeren. Deze omschrijving wordt tevens gebruikt bij de automatische tegenboeking (en bij de detailboekingen, totdat een afwijkende omschrijving is ingevoerd). Datum: Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Dit veld bevat de boekingsdatum; deze wordt standaard gevuld met de systeemdatum. De boekingsdatum kan en mag afwijken van de boekingsperiode die is gekozen in het bovenste gedeelte van het boekingsscherm. Bedrag: Hier kunt u het mutatiebedrag invoeren van het boekstuk. Dit bedrag is bijvoorbeeld het verschil tussen het beginsaldo en eindsaldo van het bankafschrift. Het bedrag wordt gebruikt als hulpmiddel om na te gaan of de volledige boeking is uitgevoerd en welk bedrag er eventueel nog moet worden ingevoerd. Het veld komt ook terug in het middelste deel van dit venster, waarbij het bedrag dat bij de individuele journaalregels is geboekt wordt weergegeven achter de tekst "Geboekt". Het veld 'Verschil' geeft dan aan of alle journaalregels correct zijn ingevoerd en of het saldo dus klopt. Zie ook 'Nw saldo'. NB: Het bedrag zal bij beëindiging van het boekstuk overeen moeten komen met het bedrag dat is geboekt bij de automatisch tegenboeking. Nw saldo: Zodra het bedrag is ingevoerd zal het veld 'Nw saldo' het nieuwe dagboeksaldo weergeven. Als u echter het veld 'Bedrag' niet invult, maar in plaats daarvan het veld 'Nw saldo' gebruikt (voor bijvoorbeeld het eindsaldo van uw bankboek), dan wordt het mutatiebedrag bepaald door het actuele dagboeksaldo af te trekken van het nieuwe saldo. (Dit mutatiesaldo wordt dan alsnog ingevuld in het veld "Bedrag"). VJP: (Vaste journaal posten) De tekst VJP verandert in een knop als u de muisaanwijzer hierboven plaatst. Als u gebruik maakt van vaste journaalposten, verschijnt er bij het aanklikken van deze knop een schermpje waarin staat aangegeven welke boekingen er nog moeten worden gedaan in de betreffende periode. Bij bevestiging van dit overzicht worden de bijbehorende journaalposten in het boekstuk opgenomen. (Zie ook tabblad "Stamgegevens / Vaste journaal posten"). Boekstuk verwijderen: Met de knop "Boekstuk verwijderen" (geheel rechts in het scherm) kunnen alle boekstukregels/journaalregels, alsmede het boekstuk zelf worden gewist. Voorlopig / Definitief: Een boekstuk kan worden gewijzigd zolang deze nog niet definitief is gemaakt. Als de tekst "Voorlopig" wordt weergegeven (onder de tekst 'Verschil'), wil dat zeggen dat u het boekstuk en alle boekstukregels nog kunt veranderen. Zodra u echter op de tekst 'Voorlopig' klikt, en bevestigt dat het boekstuk definitief moet worden gemaakt, kunt u geen correcties meer uitvoeren op het boekstuk. De tekst verandert dan in 'Definitief'. Boekstukken definitief maken kan ook worden gedaan door middel van de optie "Journalen definitief maken" in het menu "Functies". Er moeten in beide gevallen rechten worden toegewezen om de functie te kunnen uitvoeren Boekjaar/periode wijzigen: De tekst "Boekjaar/periode wijzigen" zal in een knop veranderen als u de muisaanwijzer erboven plaatst. Als u deze knop aanklikt krijgt u de mogelijkheid om het gehele boekstuk in een andere boekingsperiode te plaatsen. Automatisch saldo: Als er een vinkje in dit veld wordt gezet vervalt de controle op het geboekte bedrag en zal het programma automatisch het geboekte bedrag in het veld "Bedrag" plaatsen. Het veld 'Automatisch saldo' wordt automatisch gevuld met de informatie uit het gebruikte dagboek, maar kan handmatig worden omgezet.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Boekstukregels (of Journaalregels) In het onderste rooster op het tabblad "Boeken" worden de feitelijke boekstukregels ingevoerd. De eerste regel (met volgnummer 0) is hierbij altijd gereserveerd voor de automatische tegenboeking (dit geldt uiteraard niet voor memoriaalboekingen). Deze tegenboeking is herkenbaar aan de "T" in de kolom "Srt" (Soort). De regel kan niet door de gebruiker worden aangepast, maar zal automatisch veranderen bij iedere ingevoerde boekstukregel. De omschrijving bij deze tegenboeking wordt overgenomen van de boekstukomschrijving. De navolgende velden zijn relevant: Nr: Volgnummer binnen het boekstuk, dit volgnummer wordt door het programma toegewezen. Srt (Soort): De soort boeking, hierbij kunnen de navolgende waardes worden ingevoerd: 'D': Betaling door een debiteur (er verschijnt dan automatisch een betaalschermpje met factuurgegevens). 'C': Betaling aan een crediteur (er verschijnt dan automatisch een betaalschermpje met factuurgegevens). 'O': Overige boekingen, dit is tevens de default waarde. 'B': Betaalrun, wordt gebruikt voor het afboeken van clieop-betalingen. Als voor deze optie wordt gekozen, wordt er vervolgens gevraagd naar het kenmerknummer van de clieop-betaling en verschijnen de bijbehorende boekingen in een schermpje waarin men eventuele wijzigingen kan aanbrengen. Bij bevestiging worden alle individuele betalingen overgenomen in het boekstuk. Reknr: Hier kunt u de rekeningcode invoeren (of de trefnaam van de rekening). U kunt tevens een zoekscherm opvragen door in dit veld de toetscombinatie Ctrl+Z te gebruiken. (NB: Als u met de muis in het veld klikt verschijnt er een knopje achteraan het veld waarmee u ditzelfde zoekscherm kan oproepen.) Rekeningnaam: Hier zal het programma de omschrijving van de geselecteerde rekening weergeven. Boekdatum: Hier wordt de datum van het boekstuk overgenomen, danwel de betaaldatum uit het betaalscherm (bij soort = 'D' of 'C'). Het veld kan handmatig worden aangepast. Kostenplaats: Dit veld moet worden ingevuld als er in het rekeningschema bij de gebruikte rekeningcode is aangegeven dat er kostenplaatsen worden toegepast. Het veld moet worden leeggelaten als dit niet het geval is. (Het programma geeft een foutmelding en weigert de boeking als u dit niet correct doet). U kunt de code invoeren (of de trefnaam), daarnaast kunt u ook een zoekscherm opvragen door in dit veld de toetscombinatie Ctrl+Z te gebruiken. (NB: Als u met de muis in het veld klikt verschijnt er een knopje achteraan het veld waarmee u ditzelfde zoekscherm kan oproepen.) Naam kostenplaats: Hier zal het programma de omschrijving van de gebruikte kostenplaats weergeven. Omschrijving: Hier kan de boekingsomschrijving worden ingevoerd. Dit veld wordt in eerste instantie automatisch overgenomen van de omschrijving van het boekstuk, en vervolgens automatisch van de vorige boekingsregel. De omschrijving bij een betaling wordt bepaald door de informatie uit het betaalscherm. DK: Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Hier dient u aan te geven of het boekingsbedrag Debet (D) of Credit (K) moet worden geboekt. Bedrag: Hier geeft u het boekingsbedrag in. (Altijd als positief bedrag, de creditboeking komt tot uiting in het veld 'DK'). Normaliter is dit boekingsbedrag altijd in de stamvaluta van het bedrijf, maar hier kunnen ook vreemde valuta worden gebruikt als de regel een factuurbetaling betreft die in vreemde valuta is uitgevoerd. Stambedrag: Dit veld bevat het boekingsbedrag in de stamvaluta van het bedrijf, het veld kan niet handmatig worden aangepast.

Boekingen raadplegen In het tabblad "Raadplegen boekingen" zijn 3 delen opgenomen, waarbij in het bovenste gedeelte de bestaande dagboeken zijn weergegeven, in het tweede gedeelte staan de boekstukken van dit dagboek vermeld en in het derde gedeelte de onderliggende boekingsregels per boekstuk. Door in het bovenste scherm een dagboek te selecteren worden in het middelste scherm alle boekstukken zichtbaar. Door hier nu het gewenste boekstuk te selecteren worden tenslotte in het onderste schermgedeelte de onderliggende boekingsregels zichtbaar. Om het opzoeken van een specifiek boekstuk te vereenvoudigen kan men op het "zaklampje" klikken achter dagboeken. Er verschijnt dan een schermpje waarin u de gewenste zoekinformatie intypt.

Boekingen/Rekening In dit scherm kunnen alle boekstukregels worden opgevraagd van een specifieke rekening die binnen een door u gedefineerde boekingsperiode vallen. Zodra u in het bovenste gedeelte van dit scherm uw keuze heeft gemaakt dient u op de knop "actualiseren" te klikken om de resultaten zichtbaar te maken. Het overzicht toont de afzonderlijke boekingsregels alsmede het beginsaldo voor de eerst geselecteerde periode, subtotalen per boekingsperiode en een eindsaldo. Indien u het onderliggende boekstuk van een weergegeven regel in zijn geheel wenst te bekijken, dan kunt u de regel dubbelklikken waarna het gewenste boekstuk zichtbaar wordt in een apart veld.

Boekingsperiodes definiëren Met deze functie kan men bepalen in welke periode er geboekt mag worden. Hierbij kan men een benedengrens en een bovengrens aangeven. Uiteraard kan de functie alleen worden gebruikt door personen met voldoende toegangsrechten.

Boekstuk bewerken Bij het invoeren van een boeking met als soortcode "0", kunt u een rekeningnummer opgeven door deze rekeningcode in te voeren of door deze op te zoeken d.m.v. CTRL+Z of door in het veld rekeningnummer te klikken, waarna een knop verschijnt achter aan dit veld met "..." als opschrift. In het zoekscherm kunt u vervolgens de gewenste rekeningcode opzoeken met zoeksleutels op rekeningcode, zoeknaam of omschrijving. Zodra de gewenste rekening is bepaald klikt u in het zoekscherm op de knop akkoord en het rekeningnummer en de rekeningnaam wordt vervolgens in het boekingsrooster weergegeven. N.B.: Ook in het veld rekeningnaam kan worden gezocht door op het alternatief pijltje te klikken. Vervolgens kan de boekingsdatum worden bepaald. Deze zal echter gewoonlijk worden overgenomen vanaf de boekingsdatum in de boekstukken. In de kolom kostenplaatsen / naam kostenplaatsen kunt u de van toepassing zijnde kostenplaatsen definieren met dezelfde zoekmogelijkheden als bij rekeningnummer. Kostenplaatsen moeten worden Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


ingevoerd bij rekeningen waarbij in het rekeningschema is opgegeven dat kostenplaatsen van toepassing zijn en mogen niet worden gebruikt als deze optie in het rekeningschema is uitgeschakeld. In het veld "Omschrijving" kunt u de boekingsomschrijving invoeren. Dit is per default de laatst gebruikte omschrijving of (bij de eerste boeking) de omschrijving zoals die is ingevoerd in het boekstuk. Vervolgens dient u in de kolom "DK" een D in te typen voor een debet boeking en een K voor een creditboeking. Tenslotte kunt u het boekingsbedrag invullen. De laatste kolom bevat de tegenwaarde in de stamvaluta van uw bedrijf en is alleen relevant bij betalingen van verkoop- of inkoopfacturen in vreemde valuta. Het verwijderen van een onjuiste boekingsregel kunt u doen door op deze regel te gaan staan, deze regel aan te klikken en vervolgens in de navigator op de "-" te drukken. De tegenrekening mag uiteraard niet worden gewist. Als u het gehele boekstuk wilt verwijderen kan dit worden gedaan door op de tekst "boekstuk verwijderen" te klikken en uw keuze te bevestigen. Als u het rooster met boekingsregels verlaat terwijl het debet-credit saldo niet in evenwicht is, dan verschijnt er een waarschuwing waarin het nog te boeken bedrag wordt aangegeven. Het is dan mogelijk om andere werkzaamheden te gaan doen, maar in het boekstuk blijft een verschil staan en het boekstuk kan dan ook niet defenitief worden gemaakt. Extra mogelijkheden bij het invoeren of wijzigen van boekstukken. 1. Boekstukken direct definitief maken Dit kan worden gedaan door de muisaanwijzer boven de tekst "voorlopig" te plaatsen. Deze tekst verandert dan in een knop, waarna er om een bevestiging wordt gevraagd. Nu kan het boekstuk direct definitief worden gemaakt, het boekstuk kan dan niet meer worden gewijzigd. N.B.: Deze optie is alleen beschikbaar als er voldoende rechten zijn toegewezen in het programma "bedrijfsinformatie aanpassen". 2. Vaste journaalposten Als u de muisaanwijzer boven de tekst "V.J.P." plaatst verandert deze tekst automatisch in een knop. De te boeken journaalposten voor de desbetreffende periode worden zichtbaar en kunnen worden doorgeboekt. Het programma zal zelf controleren of de journaalposten wel in de desbetreffende periode waren opgenomen, hierdoor is het niet mogelijk om posten abusievelijk dubbel te definieren. 3. Boekjaar of periode wijzigen Als u de muisaanwijzer boven "boekjaar/periode wijzigen" plaatst, kunt u de boekingsperiode van de gehele boekstukken wijzigen. Het moge duidelijk zijn dat de nieuwe periode binnen het toegestane bereik valt. Zie "Functies".

Betalingen Zodra het hulpscherm voor het boeken van betalingen is verschenen, dient de gebruiker de betreffende debiteuren/crediteuren code in te vullen. Hierbij kan men een zoekscherm oproepen d.m.v. CTRL+Z, waarna de code kan worden bepaald door zoeksleutels op de code zelf, de trefnaam, de relatiecode, postcode of via het zoeken in de velden van de adresgegevens. Als de betreffende code is bepaald, kunt u in het zoekscherm op "gevonden" drukken, en wordt de debiteuren/crediteuren code automatisch ingevuld, verschijnt het adres van de relatie en wordt de factuur weergegeven. Uiteraard kan de debiteuren/crediteuren code ook rechtstreeks worden bepaald door de code, de trefnaam, de relatiecode, de postcode direct in te vullen in het veld code/trefnaam. Mocht u alleen beschikken over een bankrekeningnummer en deze niet kunnen herleiden naar een debiteuren/crediteurencode, dan kan in het veld code/trefnaam CTRL+B worden ingedrukt, waarna u een bankrekening of postbankrekening (voorafgaande door een P) in kunt vullen. Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Dagboeken Dagboekcodes zijn numeriek, en verwijzen naar de dagboekdefinities uit het tabblad "Stamgegevens / Dagboeken". U definieert hier alle gebruikte dagboeken, de daaraan gekoppelde grootboekrekeningen en het dagboeksoort. Het is van belang dat ieder dagboek een rekeningnummer krijgt toegewezen (met uitzondering van het memoriaal). Dit betekent dat ook een verkoop- en inkoopboek moet verwijzen naar respectievelijk een debiteuren- / crediteurenrekening! De hierbij gebruikte rekeningen worden in dat geval gebruikt als default als er via de debiteuren/crediteuren code geen juiste subadministratierekening kan worden bepaald. Met de optie "Automatisch boekstuksaldo bij boekingen" kan worden aangegeven dat het programma zelf een boekstuksaldo zal bijhouden, en geen controle uit zal voeren op het totaalbedrag dat moet worden geboekt. (Zie 'Boekstuk') Per dagboek wordt een saldo bijgehouden dat in principe identiek moet zijn aan het saldo van de aan het dagboek gekoppelde rekening. Het saldo kan echter handmatig worden gewijzigd door in het tabblad 'Boeken' te klikken op dit bedrag (rechtsboven in het tabblad) en het gecorrigeerde bedrag in te voeren. Deze mogelijkheid kan bijvoorbeeld worden gebruikt als u net een nieuw boekjaar begint en nog geen beginbalans heeft ingevoerd. U kunt de boekingen per dagboek opvragen in het tabblad "Raadplegen / Boekingen" in de grootboekmodule. Rekeninggroep De rekeninggroep is onderdeel van de definitie van iedere rekeningcode en is bepalend voor hoe de rekening wordt opgenomen in de balans c.q. de winst-en-verliesrekening. Zie verder "Stamgegevens / Rekeninggroepen".

Grootboekrekeningen De rekeningcode bestaat uit een alfanumerieke code van maximaal 10 posities. De definitie van uw rekeningschema wordt gedaan in het tabblad "Stamgegevens" / "Rekeningen" Rekeningen kunnen worden gevonden via de rekeningcode, via de trefnaam, of via de omschrijving van de rekening. Bij de meeste velden waarbij een rekeningcode moet worden opgegeven kunt u een zoekscherm opvragen door in dit veld de toetscombinatie Ctrl+Z in te typen. Zie ook "Rekeningen opzoeken" Tijdens de boekingen mag uiteraard niet rechtstreeks worden geboekt op de rekeningcodes waarbij is aangegeven dat zij verwijzen naar een subadministratie (Debiteuren en/of Crediteuren). Daarnaast moet men bij het boeken altijd een kostenplaats invullen als dit in het rekeningschema is aangegeven en mag men dit juist nooit doen als dit niet is aangegeven in het grootboek. Bij boekingen via de module "Grootboek" kan er een automatische BTW-extractie worden gedaan, de voorwaarden hiervoor kunnen in het rekeningschema worden bepaald. Grootboek Stamgegevens Het tabblad 'Stamgegevens' is onderverdeeld in een aantal tabbladen waarmee u de basisgegevens van de boekhouding kunt definiëren: Tabblad "Rekeningen": Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Hier kunt u uw rekeningschema opgeven. Het is hierbij van belang dat u duidelijk aangeeft in welke rekeninggroep de rekening valt, welke budgetrekening er bij de kostenrekening wordt gebruikt en of er bij de boekingen op deze rekeningen kostenplaatsen moeten worden gebruikt. Bij de debiteuren- en crediteurenrekeningen moet er een vinkje worden gezet achter subadministratie. De BTW velden in dit overzicht hebben betrekking op de boekingen die via de grootboekmodule worden gedaan en bepalen welk BTW tarief van toepassing is en of het op deze manier ge-extracte BTW bedrag als te vorderen of als te verrekenen moet worden geboekt. In het veldje "BTW interactief" kunt u opgeven of er tijdens de boekingen moet worden gevraagd naar het gewenste BTW tarief. Als hier het veldje "ja" is aangevinkt, dan geldt de waarde bij BTW soort als default. N.B.: Voorafgaand aan het invullen van het rekeningschema moeten de (rekening-) groepen zijn gedefinieerd. Tabblad "Dagboeken": Hier kunt u de dagboeken definiëren waar uw administratie gebruik van zal maken. Denk eraan dat u een eenduidige omschrijving invult, aangezien de meeste dagboekselecties worden gedaan op basis van deze omschrijving. Aan de rechterzijde van het tabblad moet u opgeven welk type dagboek het betreft. Bij alle dagboeken, m.u.v. het memoriaal moet men een rekeningcode definiëren. Deze voorwaarde geldt ook bij het verkoop- en inkoopboek (!). De aldaar ingevulde rekening wordt namelijk gebruikt als de programmatuur niet in staat is om via de debiteuren-/crediteurengroep een specifieke rekeningcode te herleiden. N.B.: Voorafgaand aan het invullen van de dagboekgegevens dient men het rekeningschema te hebben ingevoerd. Tabblad "Kostenplaatsen": Als uw administratie gebruik maakt van kostenplaatsen, kunt u deze in dit tabblad definiëren. N.B.: Kostenplaatsen moeten worden ingevoerd als er in het rekeningschema rekeningcodes voorkomen waarbij u een vinkje heeft geplaatst in het veld "Kostenplaats". Tabblad "Vaste journaalposten": In dit tabblad kunt u journaalposten definiëren die iedere periode terugkomen. Een typisch voorbeeld hiervan zijn uw afschrijvingen. Vaste journaalposten zijn herkenbaar aan een code van maximaal vier posities, daarnaast kunt u een trefnaam en een omschrijving opgeven. Typ vervolgens de periode in waarin de eerste boeking dient plaats te vinden, en definieer de frequentie. Bij de frequentie is altijd de startperiode bepalend, als deze bijvoorbeeld is ingevoerd op 2002/9, dan zal de eerste kwartaalboeking plaatsvinden in periode 2002/9, en vervolgens in 2002/12, 2003/3, etc. In het veld 'Aantal herhalingen' geeft u aan hoe vaak de boekingen moeten worden opgenomen in het grootboek. Bij afschrijvingen is dit dus de periode waarbinnen de volledige afschrijving zal plaatsvinden. In het tweede deel van het scherm kunt u de individuele boekingsregels invoeren. U dient er hierbij zelf voor zorg te dragen dat de debet en credit posten in evenwicht zijn !!!! Dolfijn zal de vaste journaalposten niet doorboeken als de journaalpost niet in balans is! De feitelijke grootboekverwerking van de vaste journaalposten kan worden gedaan in het tabblad 'Boeken' in de grootboekmodule. In dit tabblad is bij de boekstukken een afbeelding met de tekst 'V.J.P.'(Vaste Journaal Post) aanwezig. Als u de muisaanwijzer boven deze tekst plaatst, wordt dit een knop waarmee de posten in het boekstuk kunnen worden opgenomen. De programmatuur zal zelf bijhouden of de posten al eerder (geheel of gedeeltelijk) zijn opgeboekt, en zal altijd een schermpje tonen waarin de resterende boekingen zichtbaar worden gemaakt.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


De boekstukregels zullen als boekingsomschrijving altijd de tekst "VJP:" krijgen, gevolgd door de code van de vaste journaalpost. Het opvragen van de gedane boekingen kan worden gedaan middels het tabblad "Raadplegen". NB: Vaste journaal posten zijn optioneel, u hoeft er geen gebruik van te maken. Tabblad "Rekeninggroepen": Hiermee kunt u aangeven hoe uw balans en winst&verlies-rekening eruit ziet. Dolfijn wordt standaard geleverd met een rekeningschema welke u wel kunt aanvullen, maar waarbij u de structuur dient te respecteren. Hierbij geldt met name dat alle omzetten geboekt worden op rekeningen met rekeninggroepen in de reeks 300 t/m 399, de inkopen in de reeks 400 t/m 499, en de diverse resultatenrekeningen in de groep 600 t/m 699. Deze coderingen worden namelijk gebruikt bij het samenstellen van het bruto resultaat op uw winst&verliesrekening. De navolgende velden dienen te worden opgegeven: Groep: 3 cijferige code, hiernaar wordt verwezen in het rekeningschema. Trefnaam: Alfanumeriek, maximaal 10 posities. Wordt gebruikt voor een verkorte referentie en als zoeksleutel. Omschrijving: Alfanumeriek, maximaal 30 posities Hoofdverdichting: Voor het weergeven van een verdichte balans en W&V-rekening. Balans: Hierbij kunt u aangeven of de rekeninggroep in de balans of in de W&V-rekening moet worden opgenomen. Nulsaldo: Hierbij kunt u aangeven of de rekeninggroep ook op de balans/W&V moet worden opgenomen als hierop geen boekingen hebben plaatsgevonden, en/of als het saldo nul is. Subtotaal niveau*: In dit veld kunt u aangeven of er een subtotaal moet worden afgedrukt in de proefbalans/kolommenbalans. Een waarde '0' (nul) geeft aan dat het een standaard rekeninggroep is, en er mag dus worden geboekt op de rekeningen die naar deze rekeninggroep verwijzen. Een waarde van '1' t/m '9' geeft aan dat er in de proefbalans/kolommenbalans een subtotaal wordt afgedrukt. Er mag niet worden geboekt op rekeningen die verwijzen naar een rekeninggroep met een subtotaal-niveau. Standaard tekstregel*: Hierbij kunt u aangeven of er in de proefbalans/kolommenbalans een tekstregel moet worden afgebeeld. Er mag niet rechtstreeks worden geboekt op rekeningen die verwijzen naar een rekeninggroep die als 'standaard tekstregel' is gemarkeerd. * Werkwijze voor 'subtotaal niveau' en 'standaard tekstregel': Als u bij het afdrukken van de proefbalans/kolommenbalans (deze lijsten worden afgedrukt op volgorde van het rekeningschema) een tekstregel wilt afdrukken, dan plaatst u een rekeningcode op de gewenste plaats in het schema en verwijst in de rekeningdefinitie naar een rekeninggroep waarbij een vinkje is gezet in de 'standaard tekstregel'. Bij het afdrukken van de lijsten wordt op die plaats dan altijd de omschrijving van de rekening (!) weergegeven, maar nooit een subtotaal. Als u onder een reeks rekeningen een totalisering wenst, dan kunt u i.p.v. de bovenstaande 'standaard tekstregel' een rekening plaatsen die verwijst naar een rekeninggroep met een subtotaal-niveau. In dat geval wordt er eveneens een tekst afgedrukt (de omschrijving van de rekening (!), maar ook een subtotalisering van alle bovenstaande rekeningen. Het niveau ('0' t/m '9') geeft aan welke rekeningen in de totalisering zijn opgenomen. Op ieder niveau geldt dat alle bovenliggende rekeningen worden opgeteld vanaf de definitie van een rekening met hetzelfde subtotaal-niveau. Als er geen bovenliggende rekening van hetzelfde niveau bestaat, dan worden alle rekeningen samengeteld vanaf het begin van uw rekeningschema. NB: De werkwijze is gebaseerd op de volgorde van de rekeningcodes van uw rekeningschema, en is dus louter bedoeld om de layout van de proefbalans en de kolommenbalans aan te passen.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Tabblad "Budgetten": In dit tabblad kunt u uw budgetrekeningen definiëren. Door budgetten te koppelen aan speciale rekeningen (zie tabblad "Rekeningen") bent u in staat om diverse rekeningen uit uw rekeningschema te verzamelen onder één budget, zo kunt u bijvoorbeeld porti en vrachtkosten samenvoegen. Budgetten worden per boekjaar ingevoerd. De navolgende velden moeten worden ingegeven: Budgetrekening: Alfanumeriek, maximaal 10 posities. Deze code wordt gebruikt als sleutel. In het rekeningschema kan worden verwezen naar dit veld. Boekjaar: Het boekjaar waarbinnen de budgetbedragen geldig zijn. Als u een budget van bijvoorbeeld boekjaar 2002 wilt overzetten naar 2003, dan kunt u gebruik maken van de knop achter het boekjaar. Het programma zal u dan vragen om een bevesting en de informatie vervolgens overkopiëren naar het volgende boekjaar. Trefnaam: Alfanumeriek, maximaal 10 posities. Dit veld wordt gebruikt als verkorte referentie en als extra zoeksleutel. Omschrijving: Alfanumeriek, maximaal 30 posities. Totaal bedrag: Het volledige budget over het boekjaar. Dit bedrag kan automatisch worden onderverdeeld per periode via de knop "(Her)berekenen bedrag per periode". Budget per periode: De onderverdeling van het totaalbedrag naar de boekingsperiodes. N.B.: Budgetrekeningen staan geheel op zich zelf, dit wil zeggen dat de rekeningcodes niet hoeven voor te komen in het rekeningschema. Zie ook: "Het opzetten van uw grootboekadministratie". Rekeningcodes opzoeken Stamgegevens: In het tabblad "Stamgegevens / Rekeningen" van de grootboekmodule is een zoekveld opgenomen voor het zoeken naar een bepaalde rekeningcode. In dit veld kan men een (deel) van de rekeningcode invoeren, of een deel van de trefnaam c.q. de omschrijving. Het programma zal bij het verlaten van het zoekveld (d.m.v. de Tab-toets) de gewenste rekeningcode weergeven. Als extra mogelijkheid kunt u hier tevens een speciaal zoekschermpje opvragen door in het veld "Zoeken" de toetscombinatie Ctrl+Z in te typen. In het zoekscherm kan worden gezocht met dezelfde methodes als hierboven zijn aangegeven; door gebruik te maken van het rooster in dit zoekscherm kan men echter nu eenvoudiger bepalen welke rekeningcode wordt bedoeld. N.B.: Als u in het rooster onderaan dit tabblad klikt wordt de aangeklikte rekening eveneens bovenin het scherm weergegeven en kan men desgewenst de informatie wijzigen. Diverse invoervelden: In de diverse tabbladen van de grootboekmodules kunnen op verscheidene plaatsen rekeningcodes worden ingevoerd. Hierbij kunt u steeds de rekeningcode intypen (c.q. (een deel van) de trefnaam), of kunt u een zoekschermpje laten weergeven door de toetscomibinatie Ctrl+Z. Grootboek In de grootboekmodule kunt u de stamgegevens voor uw administratie vastleggen, de boekingen uitvoeren en de grootboekoverzichten afdrukken: Zie: Stamgegevens Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Boekingen/Journalen Mutaties Deze lijst kunt u vinden in het menu "Lijsten" van de grootboekmodule. Het overzicht laat alle boekstukken en boekstukregels zien per dagboek/periode. Er is tevens een selectiemogelijkheid om alleen de boekstukken af te drukken waarop nog een verschil te boeken is. Nieuwe boekstukken toevoegen Als u kiest voor de optie "nieuwe boekstukken toevoegen" wordt er automatisch een nieuw boekstuk aangemaakt, tenzij de gerelateerde periode buiten het toegestane bereik valt (zie functies). Het schermpje wat verschijnt bevat als eerste het kenmerk waarin u bijvoorbeeld het nummer van uw bankafschrift kunt invoeren. Vervolgens ziet u het toegewezen boekstuknummer (afkomstig uit de tabel dagboeken), welke u niet handmatig kunt wijzigen. In de kolom "omschrijving" kan de boekingsomschrijving worden ingevoerd, welke zichtbaar wordt bij het opvragen van de boekstukken en tevens wordt gebruikt als boekstukomschrijving bij de automatische tegenboeking bij kas-, banken giroboekingen. Het veld datum betreft de boekingsdatum (de dag van invoer), en mag afwijken van de boekingsperiode die is gedefinieerd. Vervolgens kan het te muteren bedrag worden ingevoerd. Dit bedrag is bijvoorbeeld bij een bankafschrift het saldo tussen begin en eind banksaldo. Als u geen gebruik wilt maken van de optie om dit mutatiebedrag automatisch te laten controleren (zie velden bedrag, geboekt, verschil), dan kunt u een vinkje zetten in het veld "automatisch saldo". Dit vinkje wordt automatisch aangezet als er bij het dagboek is opgegeven dat er altijd gebruikt gemaakt wordt van een automatische saldoberekening. Indien u het mutatiebedrag niet wilt opgeven, maar het eindsaldo van het dagboek (bankafschrift), dan kunt u het veld "bedrag" open laten en het eindsaldo invoeren in het veld achter "nieuw saldo". Het programma bepaalt het mutatiebedrag door het actuele dagboeksaldo en het door u ingevoerde bedrag te nemen. Zodra u in het rooster met boekingsregels klikt verschijnt er bij kas, bank, giro boeken automatisch een regel waarin de tegenboeking zichtbaar wordt. Deze regel heeft volgnummer 0 en als soort staat hier een "T" ingevuld. Het gebruikte rekeningnummer is afkomstig van de dagboektabel. De rekeningen kunnen niet handmatig worden aangepast, maar worden automatisch bijgewerkt bij iedere aanvullende boeking. Nieuwe boekingsregels kunt u invoeren door "pijltje neer" in te drukken, dan wel door de toetscombinatie [CTRL+Insert] of het knopje "+" in de navigator aan te klikken. Het volgnummer wordt dan automatisch toegewezen, waarna u het soort boekingsregel kunt invullen. Geldige waarden hierbij zijn "D" voor een betaling van een verkoopfactuur, "C" voor de betaling van een inkoop- of kostenfactuur. "B" voor het automatisch verwerken van een eerder opgebouwde CLIEOP betaalbestand, of "O" voor reguliere boekingsregels. De waarde "O" geldt hierbij als default. Omschrijving (Rekeningcode) De omschrijving bij een rekeningcode bestaat uit maximaal 30 alfanumrieke posities. De omschrijving kan tevens als zoeksleutel worden gebruikt. Rekeningcodes opzoeken Stamgegevens: In het tabblad "Stamgegevens / Rekeningen" van de grootboekmodule is een zoekveld opgenomen voor het zoeken naar een bepaalde rekeningcode. In dit veld kan men een (deel) van de rekeningcode invoeren, of een deel van de trefnaam c.q. de omschrijving. Het programma zal bij het verlaten van het zoekveld (d.m.v. de Tab-toets) de gewenste rekeningcode weergeven. Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Als extra mogelijkheid kunt u hier tevens een speciaal zoekschermpje opvragen door in het veld "Zoeken" de toetscombinatie Ctrl+Z in te typen. In het zoekscherm kan worden gezocht met dezelfde methodes als hierboven zijn aangegeven; door gebruik te maken van het rooster in dit zoekscherm kan men echter nu eenvoudiger bepalen welke rekeningcode wordt bedoeld. N.B.: Als u in het rooster onderaan dit tabblad klikt wordt de aangeklikte rekening eveneens bovenin het scherm weergegeven en kan men desgewenst de informatie wijzigen. Diverse invoervelden: In de diverse tabbladen van de grootboekmodules kunnen op verscheidene plaatsen rekeningcodes worden ingevoerd. Hierbij kunt u steeds de rekeningcode intypen (c.q. (een deel van) de trefnaam), of kunt u een zoekschermpje laten weergeven door de toetscomibinatie Ctrl+Z. Rekeninggroep De rekeninggroep is onderdeel van de definitie van iedere rekeningcode en is bepalend voor hoe de rekening wordt opgenomen in de balans c.q. de winst-en-verliesrekening. Zie verder "Stamgegevens / Rekeninggroepen". Rekeningkaartjes De rekeningkaartjes kunnen worden afgedrukt door in de grootboekmodule onder het menu "Lijsten" te kiezen voor "Rekeningkaartjes". Op de lijst wordt het beginsaldo weergeven en alle debet- en creditboekingen. Per periode worden subtotalen afgedrukt. Een vergelijkbaar overzicht kan ook per rekening worden opgevraagd op het beeldscherm door in de grootboekmodule te kiezen voor het tabblad "Raadplegen" en "Boekingen per rekening". Boekingsperiodes definiëren Met deze functie kan men bepalen in welke periode er geboekt mag worden. Hierbij kan men een benedengrens en een bovengrens aangeven. Uiteraard kan de functie alleen worden gebruikt door personen met voldoende toegangsrechten. Trefnaam De trefnaam van een rekeningcode is bedoeld als verkorte referentie en als extra zoeksleutel. De code bestaat uit maximaal 10 posities (Alfanumeriek en altijd in hoofdletters). Zie ook: "Rekeningen opzoeken" Vaste journaalposten Vaste journaalposten kunnen worden gebruikt voor periodiek terugkerende journaalposten, hiermee worden met name uw afschrijvingen bedoeld. Zie verder het tabblad "Stamgegevens / Vaste Journaal Posten". Betalingen U kunt betalingen doen door in de grootboekmodule tijdens het boeken van journaalposten een 'D'(ebiteur) of een 'C'(rediteur) in te voeren in de kolom 'Soort'. Debiteur/crediteur-code: Zodra het hulpscherm voor het boeken van betalingen is verschenen, dient te gebruiker de betreffende Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


debiteur/crediteur-code in te vullen in het veld 'Code/Trefnaam'. Hierbij kan men een zoekscherm oproepen d.m.v. CTRL+Z, waarna de code kan worden bepaald door zoeksleutels op de code zelf, de trefnaam, de relatiecode, de postcode of via het zoeken in de velden van de adresgegevens. Als de betreffende code is bepaald, kunt u in het zoekscherm op 'gevonden' drukken, en wordt de debiteur/crediteur automatisch ingevuld. Hierna verschijnt het adres van de relatie en worden de openstaande facturen weergegeven. Uiteraard kan de debiteur/crediteur code ook rechtstreeks worden bepaald door de code, de trefnaam, de relatiecode, of de postcode direct in te vullen in het veld code/trefnaam. Mocht u alleen beschikken over een bankrekeningnummer en deze niet kunnen herleiden naar een debiteur/crediteurcode, dan kan in het veld 'code/trefnaam' CTRL+B worden ingetoetst, waarna u een bankrekening of postbankrekening (voorafgaande door een "P" ) in kunt vullen (het volledige rekeningnummer invoeren zonder scheidingstekens). Het programma zal dan de betreffende debiteur/crediteur voor u opzoeken. N.B.: Mocht u de debiteurcode niet weten, maar wel het factuurnummer dat moet worden betaald, dan kunt u het veld code/trefnaam blanko laten en alleen het veld 'Factuurnummer' invullen. Het programma zal dan aangeven van welke relatie de factuur is en vragen of u de desbetreffende factuur / relatie wilt betalen. Factuurnummer: Ook in het veld "Factuur" kunt u zoeken middels CTRL+Z. Er verschijnt dan een zoekschermpje met als optie het zoeken op factuurnummer, debiteur-/ crediteurcode, factuuromschrijving, factuurdatum, factuurbedrag, openstaand saldo of ordernummer (bij verkoop facturen vanuit de facturatie module). Na selectie van een factuur wordt gecontroleerd of de factuur wel bij de geselecteerde debiteur/crediteur hoort. Als dit niet het geval is verschijnt er een waarschuwing en kan men kiezen voor opnieuw zoeken, of om daadwerkelijk de betreffende factuur te gaan betalen, waarbij dan de bijbehorende debiteur/crediteur-gegevens worden getoont. Zodra de factuur bepaald is, wordt in het veld betaling het openstaand saldo weergegeven, eventueel verminderd met de afgesproken betalingskorting (zie tevens de opties in het menu 'Functies' binnen de grootboekmodule). De betalingskorting kan ook worden geforceerd door voorafgaand aan de factuurselectie een vinkje te zetten in het veld "korting forceren". In dat geval wordt de korting altijd toegepast aan de ouderdom van de factuur. N.B.: Na selectie van de debiteur/crediteur worden alle facturen weergegeven welke bij de betreffende relatie aanwezig zijn. Als u het factuurnummer in het rooster heeft aangetroffen kunt u dit factuurnummer automatisch laten invullen door de regel te dubbelklikken in het rooster, waarna dan ook automatisch de betalingsgegevens worden ingevuld. Betaling, Korting, Afboeken: In de velden "betaling, korting, afboeking" kunt u respectievelijk het betalingsbedrag, de betalingskorting en eventuele afboekingen definieren. Het totaal van deze 3 posten is het bedrag dat op de openstaande postenlijst / openstaand saldo wordt afgeboekt. Dit saldo wordt ook nog in het scherm weergegeven onder de rekeningcodes voor de betalingskorting en de afboekingen. Als er een betalingskorting en/of een afboeking wordt verrekend, dan moet men de gewenste grootboekrekening aangeven. Hierbij wordt per default de waarde gebruikt die is ingevoerd bij de debiteuren/crediteuren-groep (Zie menu 'Tabellen', 'Debiteur/Crediteur gerelateerde velden' en 'Groepen'). Als er een afwijkende rekening moet worden gebruikt, kunt u de betreffende rekeningcode of Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


de trefnaam invoeren. Desgewenst kan worden gezocht naar het rekeningnummer door te klikken op de knop met het zaklampje. Omschrijving: De omschrijving van de betaling wordt standaard door het programma bepaald, maar kan handmatig worden aangepast. Volgende betaling: Als u na het boeken van de betaling direct een volgende betaling wilt boeken, dan kunt u de knop "volgende" gebruiken. Als u op deze wijze een reeks facturen betaald, dan wordt onderin het scherm een subtotaal bijgehouden van de uitgevoerde betalingen. Afsluiten: Als u het betaalschermpje wil afsluiten, dient u de knop "akkoord" te gebruiken om terug te keren in het boekingsscherm. In dit scherm zijn dan alle afzonderlijke boekingsregels bij de uitgevoerde betalingen zichtbaar gemaakt. Als u één van deze regels wilt wijzigen, kunt u dubbelklikken op de betreffende boekingsregel en zal het betalingsscherm opnieuw verschijnen (waarin de oorspronkelijk geboekte bedragen zijn ingevuld).

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


7. Artikelen De artikelenadministratie is de basis voor de gedetailleerde vastlegging van zowel de logistieke als de financiële goederenstroom. Alle prijsbewegingen worden volledig tabel gestuurd en in de financiële administratie verwerkt. Prijsverschillen, aanpassing van de verrekenprijs, voorraad (her)waarderingen kunnen direct in de financiële administratie verwerkt worden, zodat u op ieder willekeurig moment een inzicht heeft in uw actuele financiële situatie. Voor zowel de aantallen als de omzetten wordt de historie (in principe) onbeperkt bewaard, zodat u ook over een langere reeks van jaren een inzicht in de goederenstroom kunt verkrijgen. De basis van de artikelen administratie wordt gevormd door de gegevens die u in het artikelenbestand kunt opnemen. Hieronder treft u een voorbeeld aan van de indeling van het artikelenbestand:

Op dit scherm treft u de volgende tabbladen aan:

-

Stamgegevens

-

Komponenten

-

Inkoop/Klant

-

Opmerkingen

-

Boeken

-

Raadplegen

Stamgegevens Dit tabblad dient ervoor om de meeste artikelgerelateerde informatie in te voeren en te wijzigen. Het begint met een zoekveld waarmee u eenvoudig de gewenste artikelcode voor een wijziging kunt opzoeken. Hierna volgen de diverse specificaties:

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Zoeken

Om snel het gewenste artikel te kunnen vinden is er een speciaal zoekveld opgenomen in het eerste tabblad van de artikelmodule. In dit zoekveld kunt u een tekst intypen, welke door Dolfijn wordt gebruikt om het gewenste artikel te bepalen. Deze tekst kan een artikelcode, een trefnaam, een barcode, locatiecode, of een artikelcode van de leverancier zijn. De zoekactie wordt gestart zodra u (d.m.v. de Tab-toets) uit het veld springt. Hierbij worden de zoekopties in de bovenstaande volgorde doorlopen. Als er dan nog geen artikel kan worden bepaald, dan wordt nog gekeken of de ingetypte tekst een deel van de trefnaam is. Als ook dit niet het geval is, dan verschijnt er een foutmelding die aangeeft dat er geen artikel is gevonden.

Bij de zoeksleutel kunt u nu de tekst gaan intypen waarmee gezocht moet worden. Iedere keer als u een letter intypt wordt in het onderliggende scherm verder gezocht naar de dichtstbijzijnde zoekcode. Zodra het artikel is gevonden, klikt u onderin het zoekscherm op de knop 'Akkoord'. Het artikel wordt dan in de artikelmodule zichtbaar gemaakt. NB: Als in het zoekveld een tekst wordt ingetypt gevolgd door een vraagteken, dan verschijnt er automatisch een schermpje waarbij op volgorde van trefnaam het gewenste gegeven kan worden opgezocht. De reeds ingevoerde tekst bepaalt de start positie in het zoekscherm. Als in de tekst 2 x ? wordt ingevoerd, verschijnt dat zelfde zoekscherm, alleen op volgorde van artikel code i.p.v. trefnaam. U kunt ook een cijfer invoeren met een ?. Nu verschijnt een lijst op code, beginnend met het cijfer welke u heeft ingevoerd.

Een extra mogelijkheid van het zoekveld is om een speciaal zoekscherm op te roepen . Dit kunt u doen door de toetscombinatie CTRL+Z te gebruiken . In het zoekscherm bestaat de mogelijkheid om (via een alternatievenvakje) te zoeken op alle genoemde methodes, plus de optie om dit te doen op de artikelomschrijving . De laatst gekozen zoekmethode wordt de eerstvolgende keer dat u het zoekscherm opent weer automatisch gekozen.

Artikelcode

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


De artikelcode kan maximaal 15 posities bevatten. Dit mogen cijfers en/of letters zijn. Achter de artikelcode ziet u een klein knopje met een pijltje omhoog en een pijltje omlaag. Door te klikken op het pijltje omhoog krijgt u het vorige artikel, door te klikken op het pijltje omlaag kunt u het volgende artikel opvragen. Overigens werken deze functies alleen als u het artikel raadpleegt, het wordt automatisch uitgeschakeld als u bezig bent met het invoeren van wijzigingen of het inbrengen van een nieuw artikel. N.B.: De functies van het knopje met de pijl omhoog/omlaag kunt u ook bedienen door in het veld ervoor de pijltjestoetsen van het toetsenbord te gebruiken. Trefnaam In het veld trefnaam kunt u een korte zoekcode ingeven voor het artikel. Deze zoekcode mag maximaal uit 12 posities bestaan. Ook bij dit veld ziet u erachter weer een knopje met een pijltje omhoop en een pijltje omlaag. De functie hiervan is identiek aan die bij de artikelcode. Het verschil is echter dat er nu gezocht wordt op volgorde van trefnaam terwijl er bij de artikelcode uiteraard op codering wordt gebladerd.

N.B.: De functies van het knopje met de pijl omhoog/omlaag kunt u ook bedienen door in het veld ervoor de pijltjestoetsen van het toetsenbord te gebruiken.

Omschrijving De omschrijving is een tekst van maximaal 70 karakters. Achter het veld Omschrijving zit een klein knopje met een boekje. Als u het knopje aanklikt verschijnt er een invoerschermpje waarin u voor iedere gedefinieerde taal een nieuwe omschrijving kunt invullen.

Uiteraard is de functie hiervan dat u voor klanten die bijvoorbeeld Engels- of Duitstalig zijn een andere artikelomschrijving kunt laten weergeven op de factuur, orderbevestiging, bestelbonnen e.d.

Artikelgroep / Omzetgroep /

Assortiment

De artikelgroep, omzetgroep en assortiment kunt u zelf bepalen. U kunt hierbij kiezen uit de waardes die via het menu 'Tabel' zijn opgegeven. Let op dat de artikelgroep en omzetgroep ook gebruikt kunnen worden voor het bepalen van de diverse grootboekrekeningen. Dit is afhankelijk van de instelling die u heeft gekozen in de bedrijfsinformatie. Let er daarom altijd op dat de beide velden artikelgroep en omzetgroep altijd de juiste waarde bevatten.

Omzetrekening / Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Inkooprekening

De velden Omzetrekening en Inkooprekening verwijzen naar een grootboekrekening. Gewoonlijk worden deze velden niet op artikelniveau opgegeven. De selectie van de gewenste grootboekrekening wordt dan overgelaten aan de selectiemethode die in het programma 'Bedrijfsinformatie' is opgegeven. Heeft u echter een artikel met een afwijkende omzet- of inkooprekening dan kunt u hier een speciale grootboekrekening aankoppelen. Dit voorkomt dat u voor dit soort artikelen aparte artikelgroepen of omzetgroepen moet definiëren. Royaltyrekening Maatwerk, niet in de standaardversie. Rubriek

Het veld Rubriek geeft u de mogelijkheid om maximaal uit 5 verschillende rubriceringen te kunnen kiezen. Een rubricering wordt gebruikt voor artikelen die verwijzen naar een bepaald type kosten. Bij de verkoopfacturen bestaat de mogelijkheid om onderin bij de totalen een totaal per rubriekscode weer te geven. Typische voorbeelden van rubrieken zijn administratiekosten, vrachtkosten, afvalbeheersbijdrage in de verpakkingsindustrie of de verwijderingsbijdrage in de elektronicagroothandel.

Btw-code

Bij BTW-code geeft u aan welk BTW tarief moet worden gehanteerd voor dit artikel. Dit kan het hoge, het lage, het midden of een nul tarief zijn. Als een artikel op een verkoop- of inkoopfactuur voorkomt, dan zal Dolfijn de landcode van de debiteur/crediteur bepalen, en vervolgens het bijbehorende percentage (en de grootboekrekening) toepassen. Magazijn / Locatie

Bij magazijn kunt u opgeven in welk magazijn de artikelen standaard worden opgeslagen. Bij locatie hieropvolgend kunt u aangeven op welke locatie dit artikel ligt. Bij locatie kunt u ook op het knopje achteraan dit veld klikken om eventueel een locatie voor ieder afzonderlijk magazijn toe te wijzen. Merk

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Bij merk kunt u kiezen uit de merkcodes die in uw tabellen zijn gedefinieerd. Merkcodes worden gebruikt om statistieklijsten te kunnen produceren. Eenheid

De eenheidscode wordt eveneens gedefinieerd in het menu Tabellen. Alle hierin voorkomende mogelijkheden kunnen geselecteerd worden. Het effect hiervan is dat op bijvoorbeeld een factuur of een bestelbon achteraan het aantallenveld automatisch een eenheidsomschrijving wordt afgedrukt. U ziet voorgedraaid bij het veld eenheid de volledige omschrijving van dit veld. Bij de facturen e.d. wordt echter alleen de verkorte weergave afgebeeld. Dus bijvoorbeeld bij een eenheid van stuks st. Het voordeel van het werken via de tabellen i.p.v. het invoeren van een losse tekst is dat automatisch bijvoorbeeld de tekst st voor stuks kan worden vertaald in pc voor pieces bij engelstalige klanten.

Prijslijstcode

De prijslijstcode geeft aan in welke prijslijst het artikel zichtbaar moet worden. Verpakking

Bij dit veld kunt u een verwijzing maken naar een omschrijving van het verpakkingsmateriaal. Bij deze verwijzing (Zie menu tabellen / Verpakkingen) kan optioneel ook een artikelcode worden meegegeven, zodat de voorraad van het verpakkingsmateriaal kan worden bijgehouden. Let er hierbij op dat de waarde van 'Verpakt per' aangeeft hoeveel stuks er in één verpakking gaat. Leverancier Bij dit veld zult u gewoonlijk tijdens de invoer van een nieuw artikel geen waarde kunnen invoeren. Het veld leverancier is afhankelijk van het tabblad Inkoop waarin u alle mogelijke leveranciers van dit artikel kunt definiëren. Zodra u dit doet wordt de als eerste ingevulde leverancierscode bij het veld leverancier weergegeven. Heeft u echter meerdere leveranciers waarbij u het artikel kunt bestellen dan kunt u bij stamgegevens u voorkeursleverancier aangeven. Voorkeursleverancier wil zeggen dat zodra u in de inkoopmodule een besteladvieslijst samenstelt automatisch de door u gekozen voorkeursleverancier wordt gebruikt.

Verrekenprijs Naast de verkoopprijs van een artikel kent Dolfijn ook een zogenaamde verrekenprijs. Deze verrekenprijs is de waarde die het artikel heeft in uw voorraad (wordt ook wel 'Boekwaarde' genoemd). Met andere woorden: als u

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


een voorraadwaardelijst afdrukt dan zal de voorraad van dit artikel worden gewaardeerd volgens de verrekenprijs. Als u binnen uw administratie gebruik maakt van voorraadjournalisering dan kunt u de verrekenprijs niet via dit scherm wijzigen als er een bestaande voorraad aanwezig is. Immers, als u dan de verrekenprijs van een artikel wilt aanpassen dan dient hier een journaalpost voor de voorraad herwaardering plaats te vinden. Vandaar dat u bij voorraadjournalisering de verrekenprijs dan moet wijzigen in het tabblad Boeken / Prijswijzigingen. Verkoopprijs

Bij het veld 'verkoopprijs' zult u ontdekken dat u deze niet rechtstreeks kunt wijzigen. U kunt echter op het knopje achteraan dit veld klikken (of de toetscombinatie ALT+PijlOmlaag) om een overzicht te krijgen van alle prijzenboeken die in uw administratie zijn gedefinieerd. Vervolgens kunt u per prijzenboek een verschillende verkoopprijs intypen. (Alle reeds gedefinieerde verkoopprijzen zijn altijd in het tabblad 'Stamgegevens' zichtbaar (Rechts onderin)). NB: Verkoopprijzen van nul worden automatisch uit het systeem gewist.

Prijs is per Hierin kunt u opgeven voor hoeveel artikelen de opgegeven prijs geldt, bijv. 10, 100, 1000, etc.

Verkoop is per

De kleinste hoeveelheid die u van dit product kunt afnemen. Bij de stuurparameters van de order entry kunt opgeven, of u hiervan wilt kunnen afwijken of een waarschuwing wilt krijgen.

Verpakt per

Dit veld heeft verder geen rekenfunctie, maar kan in de layout van uw formulieren worden opgenomen/afgedrukt.

Minimum / Maximum voorraad

De betekenis spreekt voor zich, indien een artikel onder de minimum voorraad komt, wordt dit op een besteladvieslijst gezet (die u overigens zelf moet opstarten, selecteren) en geadviseerd de voorraad aan te vullen tot het veld maximum voorraad. Er zijn overigens twee velden minimum en maximum voorraad. Door beide een andere waarde te geven, kunt u de berekeningen bv over een andere periode uitvoeren. Overigens gelden deze twee mogelijkheden voor het gehele artikelbestand en dus niet per artikel. Gewicht

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Het gewicht wordt opgegeven in kilo’s (zes cijfers achter de komma) en is het gewicht van “Verkoop is per … “ Het gewicht kan worden gebruikt om het totale gewicht van de goederen op een factuur te berekenen en af te drukken. Lengte / Breedte / Hoogte De velden 'l x b x h' staan voor respectievelijk lengte, breedte en hoogte. Zodra u door deze drie velden bladert zult u zien dat de omschrijving l x b x h automatisch wordt vervangen door lengte, breedte of hoogte. De eenheid die u hier invult is afhankelijk van de gedefinieerde waarde in de stuurparameters. U kunt dus gebruik maken van millimeters, centimeters of meters, afhankelijk van de door u gekozen stuurparameter. Overigens kunt u in dit veld zowel een geheel getal als ook een gebroken getal invullen. In/Uit collectie

De datum “in collectie” is standaard de datum dat het artikel wordt ingegeven, maar kan hiervan afwijken. De datum “uit collectie” kunt u zelf invoeren, en vanaf deze datum verschijnt het artikel niet meer op prijslijsten en de algemene overzichten. Overigens worden alle gegevens van dit artikel natuurlijk gewoon bewaard en desgewenst kunt u dit artikel nog verkopen (komt wel een waarschuwing). Mocht om wat voor reden dan ook het artikel weer actueel worden, kunt u de datum “uit collectie” ook weer weghalen (resp. verplaatsen). Producent Dit veld is alleen zichtbaar in de productie-versie van Dolfijn. Bij dit veld zult u gewoonlijk tijdens de invoer van een nieuw artikel geen waarde kunnen invoeren. Het veld 'producent' is afhankelijk van het tabblad ' Ink./Prod.' waarin u alle mogelijke producenten voor dit artikel kunt invoeren. Zodra u dit voor de eerste keer bij een artikel doet, wordt deze producent automatisch ingevuld in het tabblad 'Stamgegevens'. Als u later de standaard producent wilt omzetten, dan kunt u (in 'Stamgegevens') de gewenste producent selecteren d.m.v. dit alternatievenvakje. Als mogelijkheden worden alleen de producenten weergegeven die op het tabblad 'Ink./Prod.' zijn ingebracht. N.B.: Als u de standaard producent verwijdert, dan wordt de waarde op het tabblad 'Stamgegevens' automatisch op de eerste producent gezet. (Als er geen producenten meer beschikbaar zijn, dan wordt de standaard producent ook leeg gemaakt.) Intrastatcode De intrastatcode is het statistieknummer dat aan het artikel kan worden gekoppeld. Dit statistieknummer heeft te maken met uw CBS aangifte. Deze kunt u doen via het menu ‘Lijsten’ uiteraard als lijst, maar ook via een exportbestand. Hiervoor kiest u in het menu Functies voor 'CBS-Iris bestanden' aanmaken. Het Irisprogramma is software die gratis door het CBS ter beschikking wordt gesteld. Barcode Bij barcode kunt u een barcode koppelen aan uw artikel. Dit kan de barcode zijn die op de verpakking aanwezig is, maar u kunt uiteraard ook zelf barcodes toewijzen. Wilt u meer dan één barcode aan het artikel koppelen, dan moet u klikken op het knopje achter dit veld. U krijgt dan een invoervenstertje waarbij u in principe een Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


onbeperkt aantal verschillende barcodes aan het artikel kunt hangen. Bij Dolfijn wordt vooral gebruik gemaakt van barcodes van het zogenaamde type code 39. Uiteraard is het afhankelijk van de door u gekozen barcodescanapparatuur welke barcode u wenst toe te passen. U kunt bij barcode zowel cijfers als letters invoeren. Denk er echter aan dat het door u gebruikte barcodetype vaak een bepaald formaat eist. Zo mag u bijvoorbeeld bij EAN-barcodes alleen cijfers gebruiken, terwijl Code39 zowel cijfers als letters toestaat. Voor de verdere toepassing van barcode’s verwijzen wij u naar de vele publicaties op Internet.

Vrije velden

Aan vrije velden kunt u zelf een omschrijving meegeven. Dit doet u als volgt: Kies menu ‘Extra’, ga naar ‘Instellingen”, kies vervolgens ‘veldnaam definities’.

Kies een tabel en vul in het betreffende veld de benaming en de hint in. Om de omschrijving actief te laten worden dient u de module opnieuw op te starten. Overigens zijn vrije velden niets meer of minder dan wat het woord zegt. Vrije velden zijn meer notitievelden, dus geen waarden om berekeningen mee te maken of conclusies uit te trekken.

Voorraad bijhouden / Tekstartikel / Bestellen / Historie bijhouden / Actie artikel / Productiereceptuur / Partij registratie / Klant-voorraad / Zichtbaar in www Bij de stamgegevens is verder een blokje met aanvinkvakjes hebben de volgende betekenis:

opgenomen. Deze

Voorraad bijhouden Wil zeggen of er van dit artikel een voorraadregistratie moet worden bijgehouden. Het veld zal normaal gesproken altijd aangevinkt zijn, behalve als het om een zogenaamd tekstartikel of een kostenartikel gaat.

Tekstartikel U zet een vinkje in dit vak als u het artikel alleen maar gebruikt als omschrijvingsregel voor orderbevestigingen, pakbonnen, facturen, bestelbonnen e.d. Een tekstartikel wordt op al deze formulieren weergegeven zonder artikelcode, prijs e.d. Een tekstartikel wordt dus eigenlijk gewoon gebruikt om aanvullende standaard tekstregels op alle uitgaande documenten te kunnen produceren. Gewoonlijk zult u alle andere aanvinkvakjes uitzetten als een artikel als tekstartikel is gedefinieerd. Bestellen Het aanvinkvakje ‘bestellen’ wordt gebruikt om aan te geven of het artikel automatisch moet worden opgenomen in de besteladvieslijst van de inkoopmodule.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Historie bijhouden Dit wil zeggen dat van elke open afboeking van de voorraad een registratie in een logbestand wordt aangemaakt. Actie artikel Als een artikel is opgenomen in bijvoorbeeld een folder of als u het deel laat uitmaken van een speciale verkoopactie dan kunt u het veldje actieartikel aanvinken. Het resultaat van actieartikelen is dat bij het invoeren van een verkooporder automatisch wordt geregistreerd dat dit artikel onderdeel uitmaakt van een actie. Dit heeft weliswaar geen prijsgevolgen, de gewone standaard verkoopprijs blijft gehanteerd, u kunt echter wel statistieklijsten maken waarbij u later het rendement van uw acties kunt bepalen. Productiereceptuur Als u in uw administratie gebruik maakt van productierecepturen dan kunt u het aanvinkvakje productreceptuur gebruiken voor die artikelen die als productieartikel moeten worden geregistreerd. Dit wil zeggen dat als er een productiereceptuur bestaat de onderliggende componenten automatisch van de voorraad worden afgeboekt, terwijl het hoofdartikel wordt opgeboekt. Partij registratie Als u de voorraad van dit artikel per partij wilt registreren, dan dient u dit aanvinkvakje te gebruiken. De voorraad wordt dan opgesplitst in partijen, hetgeen een andere werkwijze ten gevolge heeft bij het boeken van inkoopontvangsten, voorraadcorrecties, en orderregels. Let op: Omdat deze werkwijze aanzienlijk meer handelingen vraagt, dient u de partij-registratie alleen te activeren voor goederen die u ook daadwerkelijk als partijen in de voorraad wenst te verwerken.

Klantvoorraad Deze functie wordt gebruikt om artikelen te markeren, die voor de klant in voorraad gehouden worden. Indien een dergelijk artikel op een orderbevestiging of factuur wordt afgedrukt, wordt tevens de restvoorraad vermeld. Dit kan dan een indicatie voor de klant zijn dat hij weer moet gaan bijbestellen. Zichtbaar in www Het Klanten Informatie Systeem van Dolfijn is een aparte module. Het in feite de webwinkel en het informatiesysteem voor de klant van de in Dolfijn geregistreerde informatie. Eén van de onderdelen is de catalogus die in KIS gepubliceerd kan worden. Uiteraard zult u niet alle artikelen op het internet willen publiceren (vrachtkosten, geen gangbaar artikel, etc.). U dient dit vakje aan te vinken indien u een artikel in de catalogus wilt publiceren. Verbruiksmethode Dit selectieblok 'Stuks / Lengte / Oppervlakte' is alleen zichtbaar als er in de stuurparameters is aangegeven dat lengte- en/of oppervlakteverbruiken zijn toegestaan. U dient dan aan te geven welke verbruiksmethode dient te worden gehanteerd. Deze verbruiksmethode heeft betrekkening op de voorraadboekingen, maar ook op de prijsstelling. Bij lengteverbruiken geldt een prijs per strekkende (of lopende) meter, bij oppervlakteverbruik geldt een vierkante-meter prijs. • Stuks : De verbruiksmethode is identiek aan het ingevoerde aantal. • Lengte : De verbruiksmethode is het ingevoerde aantal, vermenigvuldigd met de ingetypte lengte.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn

•


Oppervlakte : De verbruiksmethode is het ingevoerde aantal, vermenigvuldigd met de ingetypte oppervlakte (lengte x breedte).

Afbeeldingen Bij Dolfijn kunt u aan elk artikel een afbeelding koppelen. Hiervoor klikt u op de knop afbeelding toevoegen, waarna u vervolgens het desbetreffende plaatje opzoekt en invoegt in de Dolfijn database. Dit wil zeggen dat zodra een afbeelding in Dolfijn is opgenomen de eventuele bron CD of internetpagina niet langer meer beschikbaar hoeft te zijn. Nadeel van deze methode kan natuurlijk zijn dat u bij het invoegen van hele grote afbeeldingen ook erg veel data in uw Dolfijn database kopieert. Enige bescheidenheid is daarom geboden. Als u een bestaande afbeelding wilt wissen dan dubbelklikt u op het plaatje en vervolgens kunt u kiezen voor de tekst ‘afbeelding wissen' als bestandsnaam (deze tekst wordt dan automatisch weergegeven). Als u dit doet wordt de afbeelding uit de Dolfijn-database gehaald.

U kunt ook een artikel uit een bestand kopiëren, bijv. een pdf. U bent hierdoor in staat om in principe onbeperkte informatie aan het artikel toe te voegen, bijv. gebruikershandleidingen, etc. Het voornaamste doel is het tonen van deze informatie in de KIS module, waardoor u uw klant vrijwel onbeperkte informatie van hoge kwaliteit kunt leveren. De informatie wordt gekoppeld door het normaal bladeren in uw database en het opslaan van het betreffende document.

U kunt van een artikel een aantal etiketten afdrukken. De layout van de etiketten wordt gedefinieerd op de gebruikelijke manier in de formulier-layout. Indien u prijzen en/of barcodes wilt afdrukken kunt u ook hier een keuze uit maken.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Opmerking: De knoppen onder aan het scherm hebben dezelfde functies als de tabbladen, met dien verstande dat de knoppen onder aan het scherm u ook de mogelijkheid geven om een sneltoets te gebruiken. Komponenten, Inkoopgegevens en Opmerkingen.

Komponenten In Dolfijn bestaat de mogelijkheid om komponenten toe te kennen aan een artikel. Komponenten zijn op zich normale artikelen die automatisch worden meegeleverd zodra het artikel wordt opgenomen op een verkooporder of wordt besteld op een inkoopbon. Bijvoorbeeld een wijnkist met een fles wijn en twee glazen. Komponenten worden in eerste instantie als artikel ingevoerd in de artikelmodule. U kunt in een onbeperkt aantal artikelcodes aan een hoofdartikel koppelen. Deze komponenten worden automatisch weergegeven op volgorde zoals die volgens het volgnummer is bepaald. Wilt u deze volgorde veranderen omdat dit een betere, fraaiere weergave op bijvoorbeeld de factuur zal laten zien, dan kunt u zelf deze volgnummers wijzigen. Een extra handigheidje van het toepassen van de komponenten kan zijn door tekstregels op te nemen. Als u namelijk een artikelcode intypt die verwijst naar een tekstartikel dan gebruikt u in feite de komponenten om aanvullende artikelomschrijvingen op te slaan. Op deze wijze kunt u de artikelomschrijving onbeperkt aanvullen t.b.v. de weergave op facturen, orderbevestigingen, bestelbonnen e.d. Kruisverwijzingen Onderin het tabblad komponenten ziet u een knop kruisverwijzingen. Als u deze knop aanklikt dan worden alle artikelen zichtbaar waarin het hoofdartikel zelf als komponent is opgenomen.

Artikel Met het knopje Artikelen kunt u snel terugspringen naar het tabblad Stamgegevens waar de gegevens van het hoofdartikel zijn vermeld.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Standaard wordt er in de facturatiemodule geen verkoopprijs gehanteerd voor de als komponent vermelde artikelcodes. Dit wil zeggen dat het hoofdartikel de totale verkoopprijs bevat zowel van zichzelf als van de onderliggende komponenten. Als u wel wilt dat de onderliggende komponenten een eigen verkoopprijs krijgen, dan kunt u dit regelen via de stuurparameters van de facturatiemodule. Volgnummer In het tabblad komponenten geeft u eerst een volgnummer in. Dit volgnummer is niets meer dan de volgorde die wordt aangehouden in de verkoopmodule of inkoopmodule. U kunt dit volgnummer wijzigen, maar gewoonlijk zult u dit nummer door Dolfijn laten genereren. (Als u dit nummer, en dus de volgorde aanpast, dan mag u uiteraard geen bestaand volgnummer toekennen.)

Artikelcode In ons voorbeeld geeft u vervolgens bij de artikelcode de artikelcode in van de fles wijn. Als u deze artikelcode niet uit uw hoofd kent dan kunt u Control Z geven in dit veld en er verschijnt dan het bekende artikelzoekschermpje. Ditzelfde zoekschermpje kunt u ook krijgen door in de kolom artikelcode te klikken, er wordt dan een klein knopje zichtbaar aan het einde van de kolom en door deze aan te klikken verschijnt hetzelfde zoekscherm. Omschrijving Zodra het artikel is bepaald verschijnt de omschrijving van dit artikel. Dit is de standaard artikelomschrijving en bevat dus 70 posities die u desgewenst nog kunt wijzigen. Lengte/Breedte Als uw administratie gebruik maakt van lengteverbruiken en/of oppervlakteverbruiken zult u vervolgens de kolommen lengte en breedte moeten invullen. De eenheid van deze velden (mm, cm, dm, m, etc) is afhankelijk van de waarde die bij de stuurparameters is opgegeven. NB: Gebruikt uw administratie geen lengte en/of oppervlakteverbruiken, dan zijn de kolommen lengte en breedte niet zichtbaar. Aantal Bij aantal geeft u op hoeveel stuks van het komponentartikel moeten worden opgenomen per 1 stuk van het hoofdartikel. In ons voorbeeld wordt bij glazen een aantal van 2 opgegeven, er zitten immers 2 glazen in de wijnkist. |O|P|V|F|I| Achter het aantal veld krijgt u een aantal korte kolommetjes. Deze kolommetjes hebben respectievelijk de letters O, P, V, F en I als opschrift. O : orderbevestiging, P : pakbon, V : vrachtbrief, F : factuur en I : inkoop. Als u in de kolommetjes op de betreffende letter klikt en de spatiebalk indrukt, geeft u hiermee aan dat op dit formulier deze regel wel of niet zichtbaar moet zijn. Als u bij de O de spatiebalk aanklikt dan is de komponentregel dus automatisch zichtbaar op de orderbevestiging. Laat u dit O’tje weg, dan wordt ook op de Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


orderbevestiging dit artikel weggelaten en is dus niet zichtbaar voor de ontvanger van de orderbevestiging. Als u zowel de O, P, V en F blank laat, maar alleen de I van inkoopbon invult, dan wil dit zeggen dat de komponentregel alleen maar in de inkoopmodule wordt gebruikt bij het definiëren van een bestelbon.

Afvalpercentage Is maatwerk.

Leveranciers;Inkoop; Ink./Prod.;Producenten Het tabblad 'Inkoop' is in de productie-versie van Dolfijn onderverdeeld in een deel 'Leveranciers', en een deel 'Producenten'. De benaming van het tabblad is in de standaard versie 'Inkoop', en in de productieversie 'Ink./Prod.'.

Inkoop/Klant

In het tabblad Inkoop kunt u alle leveranciers vermelden waarbij het artikel kan worden ingekocht. Dit tabblad kunt u uiteraard openen door op de desbetreffende tab te klikken, maar ook in het tabblad stamgegevens bestaat deze mogelijkheid (namelijk via de knop inkoopgevens onderaan dit tabblad). U kunt in principe een onbeperkt aantal leveranciers aan een artikel koppelen. Zodra u echter een leverancier heeft gedefinieerd wordt deze in het tabblad Stamgegevens ingevuld als \{target=Hoofdleverancier\} hoofdleverancier. Wilt u later op uw besteladvieslijst automatisch een andere leverancier voorgedraaid krijgen dan moet u deze dus in het tabblad Stamgegevens wijzigen. Overigens kunt u een leverancier maar één keer voor elk artikel vermelden. Leverancier In de kolom leverancier typt u de crediteurencode in van uw leverancier. Weet u deze niet uit uw hoofd dan kunt u deze opzoeken door de toetscombinatie Control Z waarbij een zoekschermpje verschijnt. Dit zelfde zoekschermpje is ook op te vragen door een keer in de kolom leverancier te klikken en vervolgens op het knopje wat dan achteraan deze kolom verschijnt. Trefnaam De trefnaam is informatief, en wordt gebruikt om te controleren of u de juiste leverancierscode heeft ingetypt. Minimum bestelgrootte/Levertijd /Artikelcode leverancier

Vervolgens typt u in wat de minimum bestelgrootte is, de levertijd (in dagen), en de artikelcode bij de leverancier.

Kortingspercentage Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Hier kunt u het kortingspercentage ingeven.

Inkoopprijs Hier moet de inkoopprijs van het artikel worden ingevoerd (per hoeveelheid die is vermeld in 'Prijs per' van de artikeldefinitie). Deze inkoopprijs wordt altijd opgeslagen in de valuta van de leverancier. In de stuurparameters van de inkoopmdoule kunt u aangeven of de inkoopprijs automatisch moet worden aangepast als er bij het plaatsen van een bestelbon een afwijkende prijs wordt ingetypt. Daarnaast kunt u dit ook doen als de prijs op de inkoopfactuur afwijkt van de bestaande inkoopprijs. Datum laatste inkoop U kunt een datum laatste inkoop intypen, maar gewoonlijk wordt deze datum alleen maar bepaald zodra u in de inkoopmodule een bestelbon plaatst. Zodra de bestelbon dan definitief wordt gemaakt wordt ook de datum van de laatste inkoop ingevuld in dit scherm. Opmerking Het kolommetje ‘Opmerking’ wordt overgenomen in het besteladvies. Hier kunt u dus een korte inkoopinstructie vastleggen.

Opmerkingen

Net als in de andere stamgegevens van Dolfijn, relaties, debiteuren, crediteuren, kunt u bij de artikelen algemene opmerkingen ingeven. De omvang van die opmerkingen in onbeperkt. Er zijn twee soorten opmerkingen: Algemene opmerkingen en de Catalogus omschrijving.

De catalogusomschrijving wordt gebruikt voor de catalogus die u vanuit Dolfijn kunt afdrukken. Overigens is het afdrukken vaak een stukje maatwerk. Voor nadere informatie gelieve u contact op te nemen met Unitex Data Systems.

Boeken Boeken prijswijzigingen Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


(onderstaande plaatjes zijn hetzelfde: bovenste van Jan, onderste van Jennie………)

Dagboek Als u op dit veld klikt kunt u het dagboek kiezen, waarin u de financiële consequenties van de prijswijzigingen wilt registreren. U ziet alleen de MEMORIAAL dagboeken, dus alle dagboeken die u gedefinieerd hebt met als dagboeksoort MEMORIAAL. U kunt voor prijswijzigingen een apart (memoriaal) dagboek definiëren (aanbevolen). Boekingsdatum Datum van de prijscorrectie Boekjaar Boekjaar van de prijscorrectie Periode Periode van de prijscorrectie Deze velden worden standaard gevuld met de actuele periode en boekjaar. Het verdient sterk aanbeveling om boekdatum, boekjaar en periode op elkaar af te stemmen. Weliswaar mag u als datum een andere maand gebruiken, maar dan zijn controles daarna niet mogelijk Kenmerk Standaard komt hier “Prijswijzig” (max. 11 posities) te staan, dit mag u uiteraard aanpassen naar eigen inzicht. Artikel Artikelnummer, eventueel op te zoeken via CTRL+Z Omschrijving Hier wordt de omschrijving van het artikel getoond. Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Voorraad De aanwezige voorraad wordt getoond. Deze is niet te veranderen. Oude prijs De oude verrekenprijs. Nieuwe prijs De nieuwe verrekenprijs. Waarde De waarde is het resultaat van de volgende berekening: voorraad * (oude prijs -/- nieuwe prijs). Zolang de nieuwe prijs nog niet is ingevuld staat in de kolom ‘waarde’ het negatieve bedrag van het verschil. Zodra de nieuwe prijs is ingevuld ziet u het resultaat van de prijsaanpassing. Op het moment dat u op de knop ‘prijs wijzigen’ drukt worden deze mutaties in de financiële administratie verwerkt.

Diverse boekingen In principe worden de ontvangsten en de verkopen van goederen via de inkoop- en de verkoopadministratie geregeld. Indien u buiten deze administraties om voorraadmutaties wilt boeken, kunt u gebruik maken van onderstaande functie: (Linkerkant scherm)

(Rechterkant scherm)

Type Wij onderscheiden de volgende types boekingen:

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Datum Standaard wordt de datum van vandaag getoond. DC Debet / Credit. Dit wordt bepaald door het type boeking. Deb./Cred. Debiteuren / Crediteuren. Hier kunt u de debiteur/crediteur invullen, waarop de boeking betrekking heeft. Afhankelijk van de instelparameters worden dan de boekingen op de juiste grootboekrekeningen geplaatst, die gekoppeld zijn aan deze debiteur of crediteur. Magazijn Standaard wordt het hoofdmagazijn ingevuld. Indien u over meerdere magazijnen beschikt, kunt u ook kiezen voor het juiste magazijn. Naam Hier wordt de naam van de debiteur/crediteur ingegeven. Artikel Geef hier het artikelnummer in, of zoek het artikel op via CTRL+Z. Artikelnaam Deze wordt getoond. Kenmerk U kunt deze naar eigen keuze invullen. Aantal Vul hier het aantal in. Prijs De verrekenprijs wordt getoond. Waarde De waarde van de mutatie. Omschrijving Dit is vrije tekst. Gebruiker Hier wordt de naam van de gebruiker getoond. Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Dagboek Hierin kunt u opgeven in welk dagboek de mutatie financieel verantwoord moet worden. Jaar/Periode Het actuele jaar/periode wordt getoond. Deze kunt u naar behoefte aanpassen. Kostenplaats Indien u van de kostenplaats administratie gebruik maakt, kunt u hier de kostenplaats invullen.

Verwerk boekingen

Met het verwerken van de boekingen kunt u desgewenst een selectie maken van de volgende soorten boekingen:

Afgiftes Correcties Productie Ontvangsten Eigen gebruik

Raadplegen Dit is één van de meest gebruikte schermen van de artikelenadministratie van Dolfijn. Feitelijk kunt u hier alle informatie opvragen welke op een artikel betrekking heeft. Indien u voor deze functie kiest verschijnt het volgende scherm:

U kunt de artikelinformatie naar de volgende gezichtspunten opvragen:

Artikelen Inkoopinformatie Voorraad Artikelcumulatieven Verkoopprijzen Historische mutaties

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Kies hiervoor het betreffende tabblad. Indien u één van deze keuzes maakt, wordt de betreffende informatie getoond. Onderstaand treft u de voorbeelden aan. Artikelen:

Inkoopinformatie:

Voorraad volledig:

Voorraad selectief:

Voorraad

komponentenvoorraad:

Artikelcumulatieven volledig:

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Artikelcumulatieven per artikel:

Verkoopprijzen:

Historische mutaties per artikel:

Historische mutaties volledig:

Lijsten

Artikellijsten:

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn

-


Stamgegevens

-

Codelijst (kort)

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


- Codelijst (volledig)

-

Leveranciersoverzicht

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


-

Recepturenoverzicht

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn

Omzetstatistieken:

- Artikelmarges

Uitgave 2008


Handleiding Dolfijn

- Bestsellers (Aantal)

Uitgave 2008


Handleiding Dolfijn

- Bestsellers (Bedrag)

Uitgave 2008


Handleiding Dolfijn


- Bestsellers

(Verpakkingen)

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


- Statistiek opgave CBS

Debiteuromzet vanuit artikelhistorie

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn

Uitgave 2008


Handleiding Dolfijn

Uitgave 2008


Handleiding Dolfijn

Uitgave 2008


Handleiding Dolfijn

- Periodevergelijking

- Verkopen 12 maanden

Uitgave 2008


Handleiding Dolfijn


-

Artikelgroepomzet via Excel

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn

Prijslijst:

- Standaard prijslijst

Uitgave 2008


Handleiding Dolfijn

- Compacte prijslijst

Uitgave 2008


Handleiding Dolfijn

- Handmatig samengestelde prijslijst

Uitgave 2008


Handleiding Dolfijn


- Catalogus

- Klantspecifieke Catalogus

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn

Uitgave 2008


Handleiding Dolfijn


- Staffelprijslijst

- Staffelprijzen exporteren

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn

Voorraden:

- Voorraadoverzicht

Uitgave 2008


Handleiding Dolfijn

- Voorraadwaarde

Uitgave 2008


Handleiding Dolfijn


-

Voorraadspecificatie

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


-

Voorraadtotalen

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn

- Klantvoorraad

Uitgave 2008


Handleiding Dolfijn


-

Gecombineerd verkoop/voorraad-overzicht

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


- Minimum voorraad-overzicht

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


-

Voorraadstaatje met verkoopaantallen 2 jaren

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn

- Locatiecode lijst

Uitgave 2008


Handleiding Dolfijn

- Incourante voorraadartikelen

Uitgave 2008


Handleiding Dolfijn


-

Partijregistratie:

- Partijregistratie

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Tellijst magazijn

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


- Raapvoorraad

- Vrije Locaties

Voorraadcontrole-lijst

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


- Gecombineerd overz. Raaplocaties + Partijlocaties

-

Gecombineerd overz. Met export-functie

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn

- Historische voorraadlijst

Uitgave 2008


Handleiding Dolfijn

Margelijst

Boekingsverslag:

Uitgave 2008


Handleiding Dolfijn

Etiketten:

Uitgave 2008


Handleiding Dolfijn

Functies Alle onderstaande extra mogelijkheden vindt u in het menu “Functies”:

Uitgave 2008


Handleiding Dolfijn

-


Artikel baseren op

Indien u een nieuw artikel wilt ingeven, dat (vrijwel) overeenkomt met een bestaand artikel, kunt u middels deze functie dit artikel vanuit het bron artikel kopiëren. Hierna komt u automatisch in het artikel informatie scherm terecht, waarin u desgewenst nog informatie kunt aanpassen. -

Betaalde voorraad

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Het komt vaak voor dat klanten producten bestellen, die speciaal voor hen vervaardigd worden (meestal bedrukte artikelen). Deze artikelen worden vaak wel in één keer gefactureerd, maar de leveringen geschieden op afroep. U kunt een duplicaat artikel aanmaken (zelfde artikelnummer met een * erachter). Dit artikel wordt daarna niet meer financieel verwerkt (het heeft een nulwaarde), maar kan gebruikt worden om op pakbonnen en facturen gezet te worden (uiteraard) tegen nulprijs. De voorraad wordt wel bijgehouden, zodat u een inzicht heeft in wat u nog van klant op voorraad heeft. Dit wordt ook afgedrukt op de begeleidende documenten, zodat de klant weet wanneer hij weer opnieuw moet bestellen.

-

Voorraad verwijzigingen

Dit is bij Verpakking grijs, dus kan niet zien wat doet, tzt eens bij ander bedrijf bekijjken Partij registratie Het lijkt me beter om hier een apart document van te maken …. -

Verrekenprijzen wijzigen

U kunt in één handeling van een serie (geselecteerde) artikelen de verrekenprijs met een bepaald percentage aanpassen (negatief is ook mogelijk). Zie voor selecties onderstaand scherm:

Invullen: selectie,

opslagpercentage en dagboek waarin de prijsverschillen moeten worden geboekt. Druk vervolgens op “Volgende” en er wordt een scherm getoond met zowel de oude als de nieuwe prijzen en waarden. Desgewenst kunt u hierin nog aanpassingen in maken. Indien u op de knop “voltooien” klikt, worden de aanpassingen definitief in de bestanden verwerkt en de financiële gevolgen worden in het dagboek verwerkt.

IRIS Op grond van het Intrastat-stelsel bestaat er voor natuurlijke en rechtspersonen die bij goederenverkeer tussen EG-lidstaten betrokken zijn een verplichting om periodiek informatie af te dragen aan het Centraal Bureau voor de Statistiek. (Verordening EEG 3330/91). Bedrijven zijn in het Intrastat stelsel vrijgesteld van het doen van statistische opgave als hun importen of exporten onder een bepaalde drempel blijven. Voor 2001 is deze drempel vastgesteld op Hfl. 500.000,-- (€ 227.000,--). Deze drempel heeft betrekking op de waarde per jaar van de in- en uitvoer afzonderlijk. Een bedrijf met een Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


invoer/ICV van Hfl. 600.000,-- en een uitvoer/ICL van Hfl. 150.000,-- is alleen informatieplichtig voor de invoer/ICV. AANPASSEN !!! Voor het doen van aangiftes stelt het CBS het programma IRIS gratis ter beschikking aan ondernemingen die op grond van EU-wetgeving verplicht zijn om aangifte te doen. Dolfijn kan importbestanden (ICV en ICL) voor IRIS samenstellen op basis van de verkoop- en inkoopfacturen. U treft deze mogelijkheid aan in de artikel/voorraad-module onder het menu “Functies / CBS-Iris bestanden”. Voor de correcte werking dient u binnen Iris een importbestand te definiëren conform de structuur van het Dolfijn-exportbestand. (Zie importbestand)

Vervolgens klikt u op de knop opbouwen en het bestand wordt aangemaakt. Hieronder een voorbeeldje van het resultaat:

Hierna heeft u nog de volgende mogelijkheden:

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Naar ASCII Er wordt een ASCII bestand aangemaakt, dat u als een EXCEL bestand kunt opslaan en desgewenst nog de benodigde aanpassingen in kunt uitvoeren. Totalen De totalen worden op het beeldscherm getoond.

Afdrukvoorbeeld: U kunt de gegevens t.b.v. eigen gebruik afdrukken, waarbij u zelf kunt aangeven welke kolommen u op de lijst wilt hebben, zie onderstaand voorbeeld:

U selecteert de betreffende kolommen, en deze worden op de lijst afgedrukt. Help functie: Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Spreekt voor zich.

Telljjsten Ten behoeve van een inventarisatie kunt u z.g. tellijsten maken.

Allereerst selecteert u de groep die u wilt tellen, middels onderstaand scherm: Dan voert u de gewenste selecties in en drukt op de knop akkoord.

Er wordt dan het

volgende scherm getoond: Deze gegevens kunt u uitlijsten, invullen, importeren en exporteren. Bij het importeren worden de getelde gegevens in uw database aangepast.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Artikelhistorie: Referenties zoeken Deze functie is als maatwerk voor één van onze klanten gemaakt en is niet voor iedereen even zinvol, respectievelijk toepasbaar. Indien u bij de registratie van ontvangst op CTRL+T toetst, kunt u een referentie opgeven. Indien u nu in deze functie de keuze maakt, komt het volgende scherm:

U toetst de gewenste referentie in en alle ontvangsten met de betreffende referentie worden getoond.

Mutatiebestand inkoopprijzen inlezen U krijgt het volgende scherm:

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Vervolgens geeft u aan in welke kolom de artikelcode van de leverancier en de nieuwe inkoopprijs staat. Desgewenst kunt u deze mutaties ook nog per leverancier uitvoeren. Indien u op akkoord klikt worden de mutaties in de bestanden verwerkt.

Prijs-per omzettingen Indien u de prijs per artikel wijzigt heeft dit uiteraard financiële gevolgen. Om deze redenen kunt u de “prijs per” niet in het stambestand wijzigen, maar dient u van deze speciale functie gebruik te maken. (Hoe de voorraadmutaties financieel verwerkt worden is afhankelijk van de ingestelde parameters.) U krijgt het volgende scherm:

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Indien u de aantallen gewijzigd heeft, krijgt u de resultaten op scherm:

Artikel gewicht aangifte (DolVerpak) Dit is een aparte module binnen Dolfijn en wordt in een aparte brochure beschreven.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Verwijderen diverse soorten informatie Middels een aantal functies kunt u overbodige of sterk verouderde informatie uit de database verwijderen.

Prijsboek

Middels het uitvoeren van deze functie verwijdert u een compleet prijzenboek. Let op: Weg is weg, dus als u een fout maakt, dan bent u echt het prijzenboek definitief kwijt.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Lege voorraadregels

Indien u voor deze functie kiest, wordt er een lijst getoond met alle lege voorraadregels. (mutaties = 0 ). U kunt deze regels stuk voor stuk verwijderen door op de betreffende regel te gaan staan en CTRL+DEL in te toetsen. Let op: Het artikel wordt niet verwijderd, alleen de (lege) voorraadregel.

Artikelhistorie wissen

Feitelijk spreekt de toelichting op het beeldscherm voor zich. De historische informatie wordt definitief verwijderd, en is niet meer terug te zetten. Wij adviseren u een back-up te maken van de database en deze zorgvuldig te bewaren. Ook kunt u door Unitex een extra bedrijf laten aanmaken, en alvorens deze functie uit te voeren, de database naar dit bedrijf te kopiëren (bv. bedrijf : Jan Jansen 1998 – 2007). Oude statistieken kunt u altijd nog via dit bedrijf vervaardigen.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Nul verkoopprijzen verwijderen (prijzenboek) U kunt per prijzenboek alle prijsnoteringen met een prijs van 0 verwijderen. Teneinde te voorkomen dat u dit per ongeluk doet, moet u deze keuze wel extra bevestigen.

Overzicht inactieve artikelen U kunt van inactieve artikelen een overzicht maken. Hierbij heeft u de mogelijkheid om op de volgende criteria te selecteren ( zie beeldscherm)

Vervolgens wordt de volgende lijst getoond / afgedrukt:

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Diverse functies De volgende functies behoren niet tot de dagelijkse werkzaamheden, maar kunnen worden gebruikt na

onregelmatigheden of als achtergrond informatie voor analyses. Indien u voor deze functie kiest verschijnt het volgende beeldscherm:

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Zoeksleutels samenstellen

Met name na een conversie kan het zijn, dat niet alle zoeksleutels volledig zijn ingevuld. Middels het uitvoeren van deze functie worden de tabellen/indexen geheel opnieuw samengesteld. Het verdient ook aanbeveling deze functie eens in de paar maanden of na een incident uit te voeren, zodat er weer een optimaal ingericht bestand met zoeksleutels ontstaat.

Komponentomschrijvingen wijzigen

Bij het opnemen van een component in een artikel wordt in principe de omschrijving uit het artikelbestand overgenomen. Indien later de artikelomschrijving aangepast wordt, wordt niet automatisch de componenten omschrijving aangepast. U kunt de component omschrijvingen weer gelijk maken aan de artikel omschrijvingen. Let op: U kunt deze functie alleen uitvoeren, indien u niet zelf de componenten omschrijving heeft aangepast, deze worden overschreven !!

Controle voorraadboekingen

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


U kunt de volgende functies uitvoeren: -

Beginvoorraad vastleggen

Alvorens deze functie wordt uitgevoerd, verschijnt het volgende scherm:

De toelichting spreekt voor zich. Resultaten afdrukken bij Controlelijst afdrukken -

Voorraad controle uitvoeren

Alvorens deze functie wordt uitgevoerd, verschijnt het volgende scherm

De resultaten van deze controles kunt u afdrukken met de functie: - Controlelijst afdrukken

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Prijzen componenten / artikelen herberekenen De verkoopprijs kan bepaald worden door de optelling van de prijs van de onderliggende componenten. Middels het uitvoeren van deze functie worden alle van artikelen waar componenten van zijn opnieuw de prijs berekend.

Raaplocaties samenstellen

Nulpunt vastleggen in de voorraadsaldi per periode

Deze functie is bedoeld, indien er in een (ver) verleden voorraadverschillen zijn ontstaan.

Opmerkingen splitsen t.b.v catalogus omschrijving

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


U kunt twee soorten opmerkingen bij een artikel opnemen: a) Algemene opmerkingen b) Catalogus omschrijving Vaak is in het velden bij algemene opmerkingen informatie ingegeven, die u liever bij de catalogus omschrijving had willen zien. Middels het uitvoeren van deze functie kunt u deze informatie overnemen. Indien er al informatie bij de catalogus omschrijvingen staan, wordt er geen informatie overgenomen. Tevens kunt opgeven hoeveel alinea’s u wilt overslaan, indien u maar een gedeelte van de algemene opmerkingen wilt overnemen.

Bestandsverwijzigen (her)bepalen

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


8. Facturatie Als u de facturatiemodule van Dolfijn opent verschijnt het volgende scherm:

Op dit scherm treft u de volgende tabbladen aan: -

Stamgegevens

-

Prijsafspraken

-

Facturen Raadplegen

Stamgegevens Facturatie Invoeren orders In het eerste tabblad van de facturatie module (stamgegevens) kunt u de verkooporders noteren. Dit tabblad kan bijvoorbeeld worden gebruikt voor het maken van offertes. Orders krijgen een volgnummer conform de bedrijfsinstellingen van het programma bedrijfsinformatie. Deze ordernummering kunt u desgewenst zelf aanpassen. Orders blijven altijd zichtbaar, ook als deze reeds zijn gefactureerd. Het is hierdoor altijd mogelijk om de historische verkopen te raadplegen. U moet dan echter wel onder "Functies" het veld "Afgewerkte orders meenemen" aanvinken. Gekoppelde artikelen;Komponenten Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Let op: Als er bij de definitie van de komponenten alleen wordt gekozen voor de "I" (Inkoop), dan wordt dat komponent ALLEEN gebruikt in de inkoopmodule, bij het maken van een bestelbon. Het komponent wordt dan dus niet opgenomen op een verkooporder. Zoeken orders In het tabblad "Stamgegevens" kan worden gezocht naar de gewenste order door het ordernummer in te typen achter het veld "zoeken". Daarnaast kan men ook een zoekscherm oproepen door in dit veld op CTRL+Z te drukken. Bij het zoekscherm kunnen selectiemogelijkheden worden gekozen op ordernummer, debiteurcode, orderdatum, trefnaam van de debiteur en op het ordernummer van de klant. Zodra de gewenste order is aangetroffen kunt u deze regels selecteren in het rooster en kan men op de knop "gevonden" drukken om de kopgegevens van de order zichtbaar te maken.

Ordernummer Het ordernummer wordt automatisch toegewezen vanuit de nummeringen in de bedrijfsinformatie. Het ordernummer kan desgewenst handmatig worden aangepast, maar mag nooit reeds aanwezig zijn (het programma zal dan de invoer annuleren). Als u het nummer wijzigt in een nummer dat hoger is dan de waarde in de bedrijfsinformatie, zal het programma bij het wegschrijven van de orderkop vragen of er voortaan vanaf het door u ingevoerde nummer moet worden doorgenummerd. Met het zaklampje achter ordernummer kan worden gezocht binnen het orderbestand. Deze optie is alleen zichtbaar bij het raadplegen en is geblokkeerd tijdens het wijzigen en invoeren. (Het zoekscherm is ook op te vragen door CTRL+Z in te typen in het veld "ordernummer".) Met de pijltjestoetsen achter het ordernummer kan de vorige c.q. volgende order worden geraadpleegd. Hierbij is dan uiteraard het ordernummer de sorteersleutel (met de pijltjestoetsen achter het veld "debiteur" kan hetzelfde worden gedaan met als sorteersleutel de debiteurencode). Debiteur Hier dient u de debiteurcode van de klant in te voeren. Als de code niet bekend is kan echter ook de trefnaam worden gebruikt. Met het zaklampje achter dit veld kunt u zoeken via een zoekschermpje met selectiemogelijkheden op debiteurcode, zoeknaam, relatiecode, postcode of via de adresgegevens. Dit zoekscherm kunt u tevens opvragen door CTRL+Z in te typen in het veld "debiteur". Met de pijltjestoetsen kunt u de vorige c.q. volgende order van deze debiteur opvragen. Deze functie is niet zichtbaar tijdens het invoeren c.q. muteren van orders. Orderdatum In dit veld staat de datum waarop de order is geschreven. Bij het invoeren van een nieuwe order krijgt dit veld standaard de waarde van de systeemdatum, maar uiteraard kunt u deze datum zelf wijzigen. Bij het wijzigen van Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


de orderdatum kunt u volstaan met het intypen van alleen de dagen of de dagen en de maand. Het programma vult de ontbrekende informatie zelf aan op basis van de vorige inhoud van het veld. Daarnaast kunt u het veld ook aanpassen door een + of - teken in te typen, gevolgd door een aantal dagen. In dat geval wordt de bestaande waarde verhoogd / verlaagd met het door u ingetypte aantal correctie dagen. Hun order In dit veld kunt u desgewenst de ordercode intypen zoals deze bekend is bij uw klant. "Hun order" kan bestaan uit maximaal 20 posities en mag zowel letters als cijfers bevatten. Agent

Hier kan de agent die de order geschreven heeft geselecteerd worden. Standaard wordt de agentcode ingevuld zoals deze is gedefinieerd bij de "debiteuren". Prijzenboek

Hier wordt aangegeven uit welk prijzenboek de verkoopprijzen worden gehaald bij de artikelverkoop. Standaard wordt hier de waarde ingevuld zoals deze is gedefinieerd bij de "debiteuren stamgegevens". Selectiecode

Deze code is bedoeld als sleutel voor het maken van selecties bij het facturatieprogramma en bij de statistieklijsten. Standaard wordt hier de waarde ingevuld zoals deze is gedefinieerd bij de "debiteuren stamgegevens". Betaalconditie

In dit veld wordt aangegeven welke betaalconditie wordt gebruikt op de factuur die wordt aangemaakt van deze order. Deze betaalconditie bepaalt tevens het aantal vervallen dagen. Standaard wordt hier de waarde ingevuld zoals deze in gedefinieerd bij de "debiteuren stamgegevens". Verzendwijze

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Hierbij kunt u aangeven op welke wijze de goederen zullen worden verzonden, bijvoorbeeld per expresse, per post, etc. Standaard wordt hier de waarde ingevuld zoals deze is gedefinieerd bij de"debiteuren stamgegevens". Leveringsconditie In dit veld wordt opgegeven onder welke conditie er wordt geleverd, bijvoorbeeld franco huis, F.O.B., etc. Standaard wordt hier de waarde ingevuld zoals deze is gedefinieerd bij de "debiteuren stamgegevens". Routecode Indien u beschikt over een eigen transportdienst, kunt u in dit veld een routecode aangeven waarmee u alle pakbonnen van een rit kunt verzamelen. Standaard wordt hier de waarde ingevuld zoals deze is gedefinieerd bij de "stamgegevens debiteuren". Factuursoort

Leverdatum

Hier wordt aangegeven vanaf welke datum de order mag worden uitgeleverd. Standaard wordt hier de systeemdatum ingevoerd. De start levering is alleen relevant bij de automatische verdeling van goederen.

Kortingspercentage

Hier kunt u een percentage invullen welke vervolgens bij iedere orderregel achter standaardkorting wordt toegewezen. Deze kortingspercentages worden bij iedere regel apart vermeld in de kolom "korting". Standaard wordt hier de waarde ingevuld zoals deze is gedefinieerd bij de "debiteuren stamgegevens".

Tekstregel

Hier kunt u een korte tekst invoeren van maximaal 40 posities, welke u op de diverse lay-outs kunt opnemen. Voorbeeld: "Conform uw telefonische opdracht".

Project In dit veld kunt u desgewenst een projectcode definiëren, zodat u later kunt herleiden op welke projecten welke verkopen hebben plaatsgevonden. U kunt in dit veld middels de toetscombinatie CTRL+N(ieuw) rechtstreeks een nieuwe projectcode definiëren.

Einde levering Hier kan worden aangegeven tot welke datum de order mag worden uitgeleverd. Dit veld is alleen relevant als u gebruik maakt van automatische goederen verdeling en mag worden leeggelaten. Zie ook "start levering". Factuuradres Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Hier wordt het adres weergegeven waarnaar de factuur zal worden verzonden. Standaard wordt het adres herleid vanuit de koppeling debiteurcode / relatiecode. Met de knop met het envelopje rechts van het adresvlak, kunt u een eenmalig factuuradres definiëren. Deze knop is alleen bedoeld voor adressen waarvan wordt verondersteld dat deze niet herhaaldelijk zullen worden gebruikt en welke niet reeds als secondair adres voorkomen in de relatiemodule. Zie voor overige mogelijkheden van het wijzigen van het adres ook de knop "Extra info". Afleveringsadres

Hier wordt het adres weergegeven waarnaar de goederen zullen worden verzonden. Standaard wordt het adres herleid vanuit de koppeling debiteurcode / relatiecode. Met de knop met het envelopje rechts van het adresvlak, kunt u een eenmalig afleveringsadres definiëren. Deze knop is alleen bedoeld voor adressen waarvan wordt verondersteld dat deze niet herhaaldelijk zullen worden gebruikt en welke niet reeds als secondair adres voorkomen in de relatiemodule. Zie voor overige mogelijkheden van het wijzigen van het adres ook de knop "Extra info".

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn

Uitgave 2008


Handleiding Dolfijn

Uitgave 2008


Handleiding Dolfijn


Factuurmededelingen Als er een factuurmededeling is ingevoerd bij de stamgegevens van de betreffende debiteur, dan wordt deze tekst in het rood weergegeven onder de adresblokken.

Opmerkingen (intern)

Hier kunt u teksten intypen welke relevant zijn voor de verwerking van deze order. Het veld is specifiek bedoeld voor intern gebruikt Debiteur (knop)

Deze knop wordt zichtbaar als er opmerkingen aanwezig zijn bij de debiteuren. Door de knop aan te klikken kunnen deze opmerkingen zichtbaar worden gemaakt. Relatie (knop) Deze knop wordt zichtbaar als er opmerkingen gedefinieerd zijn bij de relatie. U kunt deze opmerkingen zichtbaar maken door de knop aan te klikken. Factuur

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Deze knop wordt zichtbaar als er openstaande orders zijn bij deze debiteur. U kunt de facturen opvragen door de knop aan te klikken. Krediet (led) Het ledje bij "krediet" wordt rood als er een kredietstatus van toepassing is. Door op het ledje te klikken kan een beschrijving van deze kredietstatus worden verkregen. Saldi (led) Het ledje wordt rood als er vervallen facturen zijn of als de kredietlimiet is overschreden. Order is vrij Openstaand Extra info (knop)

In dit scherm kunt u het gewenste factuuradres / afleveradres wijzigen. Voor gebruik van deze functie moeten de adresgegevens reeds aanwezig zijn bij de relatiecode van de geselecteerde debiteur. Op dit Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


scherm wordt tevens weergegeven door welke medewerker de order is ingevoerd. Order wijzigen naar Offerte (knop)

Middels deze knop kunt u aangeven dat de orderdefinitie een offerte betreft. Het omzetten van bestaande orders is alleen mogelijk als er nog geen goederen- toewijzingen en geen facturaties hebben plaatsgevonden. Voor de herkenbaarheid worden offertes weergegeven met blauwe teksten. Uiteraard is het niet mogelijk om goederen toe te wijzen op offertes. Orderregels (knop)

Met deze knop kan een scherm worden opgevraagd waarin de ordergegevens / artikelregels worden ingevoerd. In dit scherm worden bovenin enkele gegevens herhaald uit het tabblad "Stamgegevens". Het hier weergegeven adres kan zowel het factuuradres als het afleveringsadres betreffen, afhankelijk van de instellingen in "Overige stuurparameters" in het menu "Functies". Met de knop "Orderkop" kunt u het tabblad "Stamgegevens" oproepen. Met de pijltjes achter deze knop kunt u naar de volgende/vorige order bladeren. Onder de knop "Orderkop" staat de waarde van de order vermeld. De hier weergegeven waarde is afhankelijk van de keuze die is gemaakt in het rooster van de artikelregels. De tekst boven de orderwaarde verandert in een knop als u de muisaanwijzer hier bovenplaatst. Als deze knop wordt aangeklikt verschijnt er een scherm waarin een uitsplitsing is te zien tussen de waarde van de oorspronkelijke bestelling, de waarde van de gereed gemelde goederen en de waarde van de reeds geleverde goederen. Bij deze bedragen worden tevens de verhoudingspercentages afgebeeld. Onder deze uitsplitsingen wordt voor de orders en de gereed gemelde goederen een uitsplitsing gemaakt van de B.T.W. percentages. Tenslotte wordt de totaalwaarde van de bestelling inclusief B.T.W. weergegeven en de totaalwaarde van de gereed gemelde goederen inclusief B.T.W. Aan deze laatste waarde kunt u aflezen wat de waarde zal zijn van de factuur. Dit overzicht kan worden afgedrukt middels de knop rechts onder in dit scherm. Naast de orderwaarde wordt bij iedere orderregel weergegeven wat de beschikbare voorraad is van het betreffende artikel. Voor aanvullende voorraadgegevens kunt u de knop "Voorraad' gebruiken onder in het scherm of kunt u op de tekst boven de beschikbare voorraad klikken.

Orderkop Wanneer u deze knop aanklikt gaat u naar het scherm van de orderinvoer. Met de pijltjes kunt u eveneens de voorgaande orders op het scherm tonen.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Voorraad U kunt van het desbetreffende artikel de voorraadpositie opvragen. Eveneens kunt u de inkoopinformatie opvragen.

Pallets

Orderwaarde

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Nummer Dit is het regelnummer van de factuur. U kunt d.m.v. de pijltjes onder op het scherm de regels verschuiven.

Artikel

Wanneer u de artikelcode of het zoekargument invoert verschijnt automatisch de omschrijving. U kunt deze omschrijving wijzigen.

Besteld

Gereed Hier vult u het aantal geleverde producten van het betreffende artikel in. Indien het een minder aantal betreft dan het bestelde, komt het resterende aantal in back order te staan. Prijs Standaard verschijnt de opgegeven prijs van het artikel in de artikelmodule. U kunt deze prijs wijzigen. Korting

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


U kunt hier een kortingspercentage of een bedrag invoeren.

Afdrukken

Wanneer de order gereed is, kan deze worden geprint. Er verschijnt een nieuw scherm. U dient een afdruk selectie te maken. U kunt ook instellen hoeveel exemplaren u van de afdruk wilt hebben. Wanneer u niet meteen wilt printen kan de order eveneens op het scherm worden getoond. Wanneer u de optie "Afdrukken" kiest, kunt u middels het volgende scherm een keuze maken uit diverse opties.

Orderformulier Wanneer de order nog niet tot factuur is verwerkt, kunt u terug naar het orderformulier. Tevens krijgt u een overzicht van de orderhistorie van de betreffende debiteur.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Afdrukselectie

Wanneer u een formulier wilt afdrukken, moet u een afdrukselectie maken. U kunt aan deze selectie een bepaalde printer verbinden. Ook kunt u het aantal exemplaren van een bepaald formulier instellen. Bijvoorbeeld van de factuur 2 exemplaren. 1 kopie voor eigen administratie. Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


U kunt hiervoor diverse layouts gebruiken.

Openstaande orders Wanneer u 'lijst openstaande orders' aanklikt verschijnt er een subscherm. U kunt dit scherm invullen, waarna u vervolgens de lijst kunt gaan afdrukken c.q. op het scherm kunt tonen.

Gecombineerd orderoverzicht Wanneer u 'gecombineerd orderoverzicht' aanklikt verschijnt er een subscherm. Wanneer u de gegevens intoetst, kunt u het overzicht printen c.q. op scherm tonen.

GESCHEIDEN PAKBONNEN

Standaard werkwijze De standaard werkwijze in Dolfijn betreffende het verwerken van een order tot factuur is in grote lijnen als volgt. Er wordt een order ingebracht met daarop artikelen, bestelde aantallen en aantallen gereed. Mogelijk wordt een orderbevestiging ter controle gemaakt. Er wordt een pakbon van de order afgedrukt en in het magazijn wordt hiermee de zending klaargezet. Er wordt een verzendbon gemaakt en ten slotte een factuur. Tot zover is er niets aan de hand en gaat alles keurig zo als het hoort. Echter als een order niet volledig kan worden uitgeleverd omdat bijvoorbeeld niet alle goederen op voorraad zijn kan het voorkomen dat er een pakbon wordt afgedrukt met een gedeelte van de bestelling. In het magazijn worden de goederen van de order klaargezet op basis van de pakbon. Deze goederen worden alvast naar de klant verstuurd. Na verloop van tijd komt de rest van de voorraad ook binnen en wordt de volledige order uitgeleverd. Als nu opnieuw een pakbon wordt afgedrukt staan hierop alle goederen van de order. Want uitgangspunt in Dolfijn voor het factureren van een order is het aantal goederen dat op de pakbon staat. Maar wat nu mis kan gaan is dat bij het klaarzetten van de pakbon opnieuw de reeds verstuurde voorraad wordt klaargezet, aangevuld met de backorder aantallen. Hierdoor krijgt de klant dus de eerst geleverde pakbon gratis. Dit kan ook gebeuren op het moment dat een klant in de winkel komt en snel even een artikel X nodig heeft en dit alvast ophaalt terwijl de rest van de order met de vrachtwagen volgt. Artikel X wordt op een pakbon gezet die de klant meekrijgt. Vervolgens wordt de order afgemaakt, een pakbon afgedrukt en de goederen klaargezet … met artikel X opnieuw. Gescheiden pakbonnen De standaard werkwijze gaat dus niet altijd op voor situaties waarbij het afdrukken van een pakbon wordt gevolgd door het opnieuw afdrukken van een pakbon in plaats van een factuur. Hiervoor is binnen Dolfijn de optie van het bijhouden van gescheiden pakbonnen aangebracht. In principe is dit eenvoudigweg een manier waarmee alle pakbonnen apart worden bewaard. Per order kunnen dit meerdere pakbonnen zijn. Om gebruik te maken van gescheiden pakbonnen dient de betreffende stuurparameter aan te worden gezet. Deze is te vinden inde Facturatiemodule via menukeuze Functies\Overige stuurparameters optie Gebruik maken van een gescheiden pakbonnenbestand. Hierna moet de Facturatiemodule en de Voorraadmodule opnieuw worden opgestart. Er worden diverse conversies uitgevoerd na het omzetten van de parameter om bestaande orders en pakbonnen te converteren. De werkwijze van de orderadministratie is hierna anders. Wat is er anders? Er wordt niet meer gefactureerd op basis van orders maar van pakbonnen. PALLETREGISTRATIE

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


De registratie van de pallets is opgenomen in Dolfijn via onderdelen in diverse menu’s in o.a. de facturatiemodule. Er moeten dan ook diverse stappen worden ondernomen om deze optie te kunnen gebruiken: 1. Om aan te geven dat we gebruik willen maken van de palletadministratie moeten we eerst in de facturatiemodule een stuurparameter omzetten. Start hiervoor de module, en kies vervolgens in het menu ‘Functies’ voor ‘Overige stuurparameters’. In het scherm dat nu verschijnt kun je een optie ‘Palletregistratie bijhouden’ vinden. Deze optie moet worden aangevinkt. 2. Vervolgens moeten we gaan aangeven welke type pallets er worden gebruikt. Hiervoor gaan we naar het menu ‘Extra’, vervolgens naar ‘Instellingen’, en daarna na ‘Veldnaam definities’. In dit scherm staan alle velden genoemd die bedrijfsspecifiek kunnen worden gemaakt (bijvoorbeeld de mailcodes, en de vrije velden uit de relatiemodule, debiteurmodule, en artikelmodule). In het scherm dien je ook de pallets terug te kunnen vinden bij de tabel ‘PALLETS’, met de veldnamen ‘PALLET1’ t/m ‘PALLET10’. (NB: Mochten deze velden niet aanwezig zijn, dan moet je even contact opnemen). Bij deze velden staat in de kolom benaming ‘n.v.t.’ voor de palletdefinities die niet worden gebruikt, deze tekst is belangrijk omdat Dolfijn de tekst ‘n.v.t.’ herkent als ‘niet in gebruik’. Vul in deze kolom de namen in van de pallets die wel worden gebruikt (bijv ‘Euro’, ‘Rolcontainers’, etc’). Let er hierbij op dat je de namen op veldnaamvolgorde (‘Pallet1, Pallet2’, etc) aanpast, en dat de tekst ‘n.v.t.’ dus blijft staan bij de palletdefinities die niet worden gebruikt. NB: Hou de namen van de pallettypes zo kort mogelijk. 3. Sluit nu Dolfijn helemaal af, en start daarna weer op. Er zijn nu drie wijzigingen aanwezig in de facturatiemodule: a) in het scherm voor de order-entry (het scherm waarin de orderregels worden ingegeven) staat nu de tekst ‘Pallets’ vlak boven de orderregels (rechts), en als je de muis boven dit veld zet, dan wordt het een knopje waarmee een invoer/mutatiescherm kan worden geactiveerd. In dat schermpje kan worden ingetypt hoeveel pallets er worden meegezonden, en hoeveel er retour zijn gekomen. De wijzigingen hier hebben steeds betrekking op de pakbonnen/verzending van de betreffende order. b) In het menu ‘Functies’ is een optie ‘Palletregistratie’ bijgeplaatst. Met deze optie kan men een mutatieschermpje oproepen waarin eerdere boekingen per order kunnen worden aangepast, of waarmee mutaties kunnen worden ingevoerd met ordernummer ‘0’ (nul), d.w.z. mutaties buiten de order-entry om (bijvoorbeeld een beginsaldo van pallets die in het verleden al zijn afgegeven). c) In het menu ‘Lijsten’ staat een optie voor het afdrukken van een eenvoudig staatje met de palletaantallen per debiteur. 4. In de formulierlayouts van de orderbevestiging, de pakbon, en de vrachtbrief, kan men bestandsvelden toevoegen mbt de palletregistratie. Dit kan bijv. worden gebruikt zodat de vrachtwagenchauffeur weet hoeveel pallets er nog bij de klant aanwezig zijn. Dit zijn de mogelijkheden van de palletadministratie, het is een simpele uitbreiding alleen bedoeld om saldi per debiteur te kunnen bijhouden.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


9. Inkoop De inkoopmodule bevat de volledige programmatuur die nodig is om een uitgebreide inkoopadministratie uit te voeren. De inkoopmodule voert o.a. de volgende taken uit: -

Financiële verantwoording van de inkopen Voorraadregistratie inkopen Bewaking van de inkopen Statistieken en overzichten

Alvorens het inkoopmodule in gebruik te nemen, dient u uiteraard de basisinstellingen gedefinieerd te hebben.

Voor het invullen van de stuurparameters en tabellen verwijzen wij u naar de aparte handleidingen.

Bestelbonnen Ingeven nieuwe bestelbonnen

Wanneer u een nieuwe bestelling (inkoop) wilt invoeren, klikt u op het tabblad `bestelling`, waarna de laatst ingevoerde bestelling wordt getoond. Ook als de bon al definitief is kunt u nog artikelen toevoegen. Een bon wordt pas echt definitief indien hij is afgedrukt. ( of ….. wessel) Normaal zult u een nieuwe bestelling invoeren. Klik hiertoe het bonnummer aan en vervolgens klikt u op de +. Het eerstvolgende vrije bonnummer wordt op het scherm getoond. Leverancier: Indien het leveranciersnummer bekend is kan dit nummer worden ingegeven, anders in het zoekscherm de leverancier kiezen. Binnen het zoekscherm heeft u de volgende mogelijkheden: Zoek op: -

Zoeken op code Zoeken op zoeknaam Zoeken op relatiecode Zoeken op postcode

Bovendien kunt u zoeken op adresgegevens. Hierbij heeft u de volgende keuzemogelijkheden: -

Trefnaam Achternaam

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn

-


Adres Postcode Plaats Telefoonnummer Telefoonomschrijving E-mail Website Contact BTW-nummer Landcode

Agent: De bij de leverancier behorende agentcode wordt getoond en u kunt deze desgewenst aanpassen. Sommige gebruikers hanteren voor agent vertegenwoordiger. Binnen Dolfijn heeft dit dezelfde betekenis. Datum: Besteldatum, standaard wordt de datum van vandaag getoond. Leverdatum: Gewenste leverdatum van de bestelbon, deze datum mag voor de besteldatum liggen (achterstand, conversie). Referentie: Een door u zelf te kiezen referentie op basis waarvan u de inkooporder kunt hertonen in uw administratie Bevestiging: Het (order)nummer waarop de leverancier de inkoop bevestigt. Tekst: U kunt hier een vrije tekst ingeven die op de inkooporder wordt afgedrukt. Inkoopregels Vervolgens kunt u inkoopregels gaan ingeven. Ook hier heeft u verschillende mogelijkheden. Indien u het artikelnummer kent wordt de omschrijving getoond, anders kunt u (een gedeelte van) de trefnaam intoetsen en krijgt u een zoekscherm. De omschrijving wordt getoond die u eventueel kunt veranderen voor deze inkooporder.

Artikelnummer Geef het artikelnummer in. In dien u het artikelnummer niet weet, heeft u verschillende zoekmogelijkheden. De zoekschermen zijn overal binnen Dolfijn in dezelfde stijl en worden hier niet weer apart toegelicht. Omschrijving De omschrijving wordt getoond en deze kunt u desgewenst ( alleen voor deze inkooporder) wijzigen. Leverweek: Gewenste leverweek van deze regel. Dtm bev: Leverdatum die door de leverancier is bevestigd. Code bij leverancier: Wordt opgehaald uit artikel en kan niet veranderd worden. Overigens worden alle velden die niet veranderd kunnen worden in een afwijkende kleur getoond.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Verwijzing: Hier kunt u opgeven waar de leverancier het door u gewenste artikel dient te bestellen. Met name bij inkoopverenigingen wordt veel van deze mogelijkheid gebruik gemaakt. Waarde order: Is de berekende orderwaarde van deze regel. Code leverancier: De door de leverancier gehanteerde code voor dit artikel. Afroepbon + afroepvolgorde: Wordt ingevuld door het programma als de regel is doorgenomen van een afroepbon.

Adviezen en tips. Indien u het artikelnummer kent wordt de omschrijving getoond, anders kunt u een gedeelte van de trefnaam intoetsen en u krijgt dan een zoekscherm. Hierin kunt u het gewenste artikel kiezen. Indien de gewenste gegevens niet gevonden kunnen worden via trefnaam of omschrijving, wordt de laatste artikelcode getoond. Opmerking: Wellicht vind u de kolommen niet in de door u gewenste volgorde staan. U kunt de volgorde van de kolommen zelf kiezen, door op het betreffende kopje te gaan staan en deze naar de gewenste plaats te slepen. Deze optie zit op diverse plaatsen in Dolfijn en er zal dan bij die functie(s) op gewezen worden. Door middel van de pijltjestoetsen kunt u door de order bladeren. U kunt regels tussenvoegen en de volgorde van de regels veranderen. De pijltjestoetsen staan onderaan in het scherm (groen). Afdrukken bestelbon: Let op dat u bij de eerste keer dat u dit scherm gebruikt een formulierlay-out opgeeft. Voor een kopie kan een andere lay-out worden opgegeven. Bestelformulier: Op dit scherm vindt u alle inkopen die bij deze leverancier ooit gedaan zijn. Door het invullen van het aantal en eventueel de prijs kunt u gegevens makkelijk overnemen van een vorige inkooporder.

Ontvangsten

Bij de registratie van ontvangsten krijgt u eerst het volgende scherm te zien:

U kunt nu opgeven of u de ontvangst per artikel, per bestelbon og per leverancierwilt behandelen. Indien u het artikelnummer of de bestelbon niet weet kunt u met behulp van het zaklampje de bestelde artikelen/bestelbonnen opvragen.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Verder kunt u opgeven of u alleen de openstaande orderregels wilt zien of de complete bestelbon. Hierbij ziet u dus ook de reeds ontvangen goederen. Vervolgens kunt u de ontvangsten inboeken. U kunt alleen ontvangsten boeken van bestelbonnen die definitief gemaakt zijn. Indien er reeds eerder een ontvangst was, dan wordt deze getoond (plus de eventuele afboeking). Vervolgens geeft u de ontvangen aantallen op. Is de inkooporder niet volledig ontvangen, kunt u het restant afboeken. Er zijn nog een paar extra functies: - Volledig ontvangen

Ontvangsten is conform bestelling

- Ontvangsten op nul zetten

Foutje, opnieuw beginnen

- Verkooporder weergeven De (verkoop)orders van alle artikelen die op deze inkooporder staan - Verdeellijst afdrukken Alle verkooporderregels afdrukken, waarvan artikelen zijn ontvangen. Merk op dat de verschillende kolommen een verschillende kleur hebben. Blauw gekleurde kolommen tonen alleen informatie die NIET veranderd kan worden. Zwart gekleurde kolommen kunnen ingevuld/gewijzigd worden. U heeft verschillende mogelijkheden om de ontvangsten te boeken: 1. Indien de bestelling volledig ontvangen is, kunt u links onderaan de toets “Volledig ontvangen” aanklikken en de gehele bon wordt als ontvangen beschouwd. 2. Indien niet de gehele bestelling ontvangen is, vult u per regel de ontvangst in. Verder heeft u nog de volgende mogelijkheden: -

Ontvangsten op nul zetten Indien u zich vergist heeft en daardoor veel moet terugboeken, kunt u door de knop “Ontvangsten op nul zetten” alle ontvangsten van deze bon weer op nul zetten.

-

Verkooporders weergeven Door het aanklikken van een regel kunt u kijken welke verkooporders er van dit artikel zijn.

Vervolgens verschijnt het volgende scherm:

Inkoopfactuur

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Het boeken van de

inkoopfacturen op basis van een inkooporder wordt in dit hoofdstuk behandeld. Omdat bij het intoetsen van de inkoopfactuur tevens de voorraad wordt bijgewerkt en de financiële boekingen worden samengesteld, dient u ervoor te zorgen dat de benodigde tabellen zijn ingevuld en de grootboekrekeningen bestaan. Zie hiervoor het onderdeel: “Voorbereiding behandeling inkoopfactuur”

Algemeen Zoals bij de overige functies kunt u de basisinformatie op verschillende manieren opzoeken (b.v. het “zaklampje”). Alleen indien de zoekmethode afwijkt van de standaardmogelijkheden wordt dit nader toegelicht, anders nemen we aan dat u met de diverse zoekmethoden bekend bent.

Ingeven inkoopfactuur: Factuurnummer: Door op de plus in de menubalk te klikken wordt het eerstvolgende vrije factuurnummer getoond. Leveranciersnummer: Toets het leveranciersnummer in, of zoek dit op via de bekende zoekmethode’ Factuurdatum: Standaard wordt de datum van vandaag getoond. Deze kunt u desgewenst wijzigen.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Factuurnummer leverancier: het door de leverancier gehanteerde factuurnummer. Factuuromschrijving: Desgewenst kunt u nog een toelichting geven op de factuur. Voor het intoetsen van artikelen zijn er een aantal mogelijkheden: De inkoopfactuuris op basis van een bestelbon. De openstaande bestelbonnen ziet u rechts onder in het scherm. Door een bestelbon te selecteren kunt u in een handeling alle goederen selecteren. Let op: links onder in het scherm ziet u de reeds geboekte ontvangsten van deze leverancier. Indien u met de rechter muisknop op een regel drukt, kunt u de volgende informatie opvragen: Artikelinformatie Inkoopinformatie Verkoopinformatie Voorraadinformatie

Openstaande bestelbonnen: Door het kiezen van een opstaande bestelbon worden alle artikelen getoond die op deze bestelbon nog openstaan. Deze kunt u al of niet gewijzigd overnemen naar de inkoopfactuur. Indien u de rechtermuisknop op de regel toetst krijgt u alle informatie van deze leverancier getoond op het scherm.

Artikelen Met deze functie kunt u de inkoopinformatie raadplegen. Tevens kunt u de inkoopinformatie wijzigen. Indien u deze functie opstart verschijnt het volgende beeldscherm.

U kunt opgeven of u de artikelen op volgorde van artikelnummer of leverancier wilt inzien. Bovendien kunt u middels het filter een selectie van artikelen en/of leverancier maken. Verder kunt u opgeven of u de minimum/maximum voorraad volgens de standaard definitie of via de tweede keuze wilt opgeven.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


De selecties worden bewaard en middels het aanvinkvakje “filter wissen” kunt u de selecties weer schoonmaken.

De volgende gegevens kunt u ingeven / wijzigen: Artikelnummer: U dient hier een bestaand artikelnummer in te toetsen. Leverancier: Een bestaande leverancier. De trefnaam van de leverancier wordt getoond. Minimum bestelgrootte: Het aantal dat u minimaal moet bestellen. Levertijd: Standaard levertijd in dagen. Code bij leverancier: De door de leverancier gehanteerde code voor dit artikel. Prijs: de standaard inkoopprijs Omschrijving artikel: De omschrijving wordt getoond en kan hier niet aangepast worden. Verwijzing: Deze mogelijkheid is speciaal voor inkoopcombinaties en geeft aan bij welke leverancier uw leverancier dit artikel bij voorkeur moet bestellen. Trefnaam: De trefnaam van deze leverancier wordt getoond.

Besteladvies Op basis van de gewenste voorraad, orders en de minimum/maximum voorraad kunt u een besteladvieslijst samenstellen. Kies eerst voor een nieuw advies. Vervolgens krijgt u het volgende scherm

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Invullen vanaf artikelnummer t/m artikelnummer: U kunt hier de selectie en/of leverancier ingeven. Indien u alle artikelen en alle leveranciers wenst te selecteren, vult u niets in. Leverdatum orders controleren: Indien u voor deze selectie kiest worden alle orders die in de toekomst geleverd worden niet meegeteld voor het besteladvies. Filter wissen : De laatst gebruikte selectie wordt bewaard, indien u een nieuwe selectie wenst kunt u de vorige selectie wissen. Vervolgens kiest u welk minimum of maximum voorraad u hanteert. Er zijn twee minimum / maximum voorraden. Zie verder module Artikelen. Door op akkoord te drukken wordt het advies op het beeldscherm samengesteld.

Het op het scherm getoonde advies kunt u nu nog bijwerken. Het laatste gehanteerde advies wordt bewaard, en als u b.v. de volgende dag verder wilt werken aan dit advies kiest u voor “bestaand advies” Ook kunt u een advies handmatig ingeven, waarbij u mag/kunt afwijken van de rekenregels t.a.v. het advies. Indien u op de button leverancier klikt, worden alle (mogelijke) inkopen van de leverancier getoond, waarbij de leverancier getoond is van regel waarop geklikt is.

Afroepbonnen

Een afroepbon wordt op dezelfde manier ingegeven als een bestelbon. Het verschil tussen een afroepbon en een bestelbon is dat bij een afroepbon de bestelling bij de leverancier blijft opgeslagen. Bij de afroepbon wordt de voorraad nog niet bijgewerk

Raadplegen

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


De volgende informatie over inkopen kan geraadpleegd worden: -

Bestelbonnen Alvorens op actualiseren te drukken kunt u nog selecteren op: - Artikel - Leverancier Bovendien kan u opgeven of u alleen volledig ontvangen regels wilt weergeven of dat u ook regels wilt zien waarop deelleveringen hebben plaatsgevonden.

-

Ontvangsten Getoond wordt: - Artikelnummer – Bestelbon – Volgnummer – Ontvangen – Afgeboekt - Datum (welke) - Gefactureerd Van elke veld kunt u een selectie maken. Door vervolgens op Áctualiseren` te drukken wordt het gewenste overzicht getoond.

-

Inkoopfactuur Druk eerst op Actualiseren´(ALT+A). Desgewenst kunt u nog extra selecties maken door het invullen van de selectievelden onder de veldnaam. Tevens kunt u de gegevens van de inkoopfacturen exporteren naar een ASCII bestand. Door op het vakje Éxporteren´ te drukken, krijgt u eerst nog een scherm waar u de gewenste velden kunt selecteren. Geeft vervolgens de map en de naam van het bestand op en de exportfunctie wordt gestart.

-

Raadplegen U kunt de volgende informatie over inkoop opvragen:

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn

- Bestelbonnen – Inkoopfacturen – Artikelen – Openstaande bestelbonnen – Alarmlijst - Afroepbonnen

Uitgave 2008


Handleiding Dolfijn

Uitgave 2008


Handleiding Dolfijn

Uitgave 2008


Handleiding Dolfijn

Uitgave 2008


Handleiding Dolfijn

Uitgave 2008


Handleiding Dolfijn


10. Dolfijn Update Uitbreidingen of aanpassingen van Dolfijn worden verspreid door middel van het versturen van een update CD. Het installeren van een update CD is zeer eenvoudig en bestaat uit de volgende stappen: • • • • •

Zorg ervoor dat alle gebruikers Dolfijn hebben afgesloten Maak een back-up van uw Dolfijndata en -programmatuur Plaats de CD in een Dolfijn-werkstation of in de Server Het installatieprogramma start nu automatisch. Indien niet, start dan het programma Install vanuit de map Bin op de CD. Lees de instructies op het scherm en klik vervolgens op de knop Installeren. Na installatie dient eventueel de database te worden gesynchroniseerd. Als dit het geval is start automatisch het programma Synchronisatie op. Voor het uitvoeren van de synchronisatie dient u de desbetreffende knop links onderin het scherm aan te klikken. Het programma vraagt naar de locatie van de nieuwe databasedefinities. Dit is (tenzij ander vermeld) de map Database op de CD. Het programma doet nu zijn werk en geeft aan als het klaar is.

De installatie is hiermee afgewerkt. Deze installatieprocedure hoeft maar één keer te worden gedaan, er hoeven geen aanvullende procedures te worden uitgevoerd voor de afzonderlijke werkstations. 11. Werkstation installatie Het installeren van Dolfijn op een werkstation is verdeeld in twee stappen: 1. Het installeren van de BDE 2. Het instellen van het register Het installeren van de BDE He installeren van de BDE (Borland Database Engine) is nodig om Dolfijn vanaf dit werkstation toegang te geven tot de financiële gegevens. Het installeren gebeurt door het plaatsen van de speciale BDE-installatie-CD of door het BDE-Setup programma vanuit de Utilities map op te starten. Installatie met de CD is zeer eenvoudig: plaats de CD en volg de aanwijzigen op het scherm. Geef hier bij elke te maken keuze [Enter] of klik op Volgende of Ok. De BDE-installatie programmatuur wordt ook met Dolfijn meegeleverd. Tijdens de installatie van Dolfijn wordt deze programmatuur in de Utilities map van Dolfijn geplaatst. Het opstarten van BDE-Setup kan dus ook worden gedaan door met de windows verkenner te bladeren naar de map waar Dolfijn.exe in geïnstalleerd staat, vervolgens naar sub-map Utilities, dan naar de sub-map BDE en tenslotte sub-map Disk1. Hierin bevind zich het programma Setup.exe. Start dit programma en volg net zoals met de CD de aanwijzingen op het scherm. Het instellen van het register Het instellen van het Windows register wordt gedaan met het programma Regsitry. Het programma Registry is een hulpprogramma bij de Dolfijn om op een eenvoudige wijze de informatie in te brengen die nodig is voor de correcte werking. Deze informatie wordt opgeslagen in het Windows-Register. Daarnaast zal dit programma een aantal instellingen controleren en zonodig aanpassen. Voorbeelden hiervan zijn de standaard pakket-alias (de verwijzing naar de locatie van de basisadministratie), de taalinstelling van de paradox-driver en de locatie van het databasebesturingsbestand (de zogenaamde netdir). Registry dient te worden opgestart met tenminste één programmaparameter en optioneel een tweede. De eerste parameter dient te verwijzen naar het gebruikte programmapakket en dient dus letterlijk de tekst Dolfijn te zijn. De optionele tweede parameter verwijst naar een ini-bestand welke de standaardwaardes voor de diverse velden bevat. Als dit ini-bestand bestaat, dan worden de instellingen uit dit bestand overgenomen in het windows-register. Als dit bestand niet bestaat dan wordt deze automatisch aangemaakt bij het afsluiten van het programma. Op deze wijze kan men op eenvoudige wijze de instellingen van één computer kopiëren op een andere computer. Voorbeeld: 1. Registry Dolfijn a:\defaults.ini Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Deze opdracht start het programma voor Dolfijn en gebruikt als standaardwaarden de definities uit het bestand a:\defaults.ini. 2. Registry Dolfijn Deze opdracht start het programma voor Dolfijn er wordt geen gebruik gemaakt van de mogelijkheid om standaarddefinities op te halen. Het is hierbij van groot belang dat de waarden exact worden overgenomen van een ander werkstation (met uitzondering van Startmenu en Tijdelijke map). De volgende velden worden ingevoerd. Basis database Hier dient de locatie te worden opgegeven waar de basis administratie kan worden teruggevonden. Onder de basisadministratie worden de bedrijfsbestanden verstaan welke de informatie bevatten die voor alle administraties gelden. Deze bedrijfsbestanden staan in één folder op de hoofdcomputer. Het is van groot belang dat alle werkstations in een netwerk gebruik maken van dezelfde basisadministratie. Cliënten folders Hier dient de locatie te worden opgegeven waar de diverse bedrijfsadministraties worden opgeslagen. Onder de bedrijfsadministratie worden de bedrijfsbestanden verstaan welke de informatie bevatten die voor één enkele administratie gelden. Deze bedrijfsbestanden staan in één folder op de hoofdcomputer. Programmatuur Hier dient de locatie te worden opgegeven waar het Dolfijn programma kan worden teruggevonden. Start menu Hier dient de plaats te worden opgegeven waarin de snelkoppelingen naar de programmatuur kunnen worden teruggevonden. Gewoonlijk verwijst deze locatie naar het startmenu van windows. Werkbestanden Dolfijn zal bij de diverse programmaonderdelen tijdelijke werkbestanden aanmaken. De gebruiker dient op te geven waar deze bestanden moeten worden opgeslagen. Helpbestanden Hier dient men op te geven waar de helpbestanden kunnen worden teruggevonden. Deze helpbestanden staan gewoonlijk in de sub-map Help in de map waar de Dolfijn programmatuur staat. Databasebesturing Alle database bewerkingen moeten een bestand bijhouden waarin staat wie welke informatie in gebruik heeft. Dit bestand voorkomt dat meerdere gebruikers gelijktijdig dezelfde informatie kunnen wijzigen. Men dient te allen tijde een netwerkverwijzing op te geven, een verwijzing als F:\NetDir wordt ontraden omdat ieder werkstation dan altijd dezelfde netwerkkoppeling F: moet hebben gemaakt. Zodra één enkele gebruiker hiervan afwijkt, is de volledige controle op de database-afhandeling weggevallen. Gebruik daarom altijd verwijzingen zoals \\Server\NetDir. Als er gegevens zijn aangepast kan op de knop Bewaren worden geklikt om de aanpassingen op te slaan. Klik vervolgens op Stoppen en het programma sluit af. Er is nu een Menukeuze in het startmenu aangemaakt en een snelkoppeling op de Desktop geplaatst. De werkstation installatie is hiermee klaar.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


13. Foutmeldingen Wat te doen als er iets mis gaat. Vanzelfsprekend is en wordt er alles aan gedaan om Dolfijn zo soepel en robuust mogelijk te laten werken. Toch gebeurt het soms dat er onvoorziene dingen gebeuren. Of misschien is het zo dat het programma anders reageert dan verwacht. Als Dolfijn er helemaal mee stopt of windows foutmeldingen geeft (bijvoorbeeld het geheugen zit vol zit of de systeem bronnen zijn op) dan is het advies om Dolfijn af te sluiten, de computer opnieuw op te starten en de laatste actie nogmaals te proberen. Beperk bij dergelijke meldingen het aantal actieve modules (sluit ze waar mogelijk). Ook als er buiten Dolfijn om vreemde foutmeldingen komen wordt dringend aanbevolen dit advies uit te voeren. Daarnaast staan de onderstaande hulpbronnen ter beschikking. •

•

•

•

•

de handleiding Wellicht is de door de gebruiker gevolgde denkwijze anders dan de bedoelde werking van Dolfijn. Op zich gaat er niets fout. In de handleiding is wellicht de Dolfijn werking terug te vinden. de help-bestanden van Dolfijn Bij iedere update van Dolfijn worden ook de Help bestanden meegeleverd. Er wordt naar gestreefd deze Help bestanden nauwkeurig aan te vullen met de laatste informatie betreffende de werking van Dolfijn. Een handleiding kan verouderd raken, de help-bestanden echter worden steeds vernieuwd. het internet Op de web pagina www.unitexdatasystems.nl wordt op verschillende plaatsen informatie aan gebruikers aangeboden. Ook de faq (frequently asked questions) met allerhande vragen staat hierop. e-mail In Dolfijn zit onder menu Extra een keuze E-mail Unitex waarmee op zeer eenvoudige wijze een e-mail naar Unitex kan worden verstuurd. In deze mail kan automatisch een specificatie van de melding worden opgegeven. Tevens wordt de Dolfijn versie vermeld evenals een aantal andere kenmerken. Deze e-mails worden zoals gebruikelijk door het mail programma bewaard zodat de gebruiker zelf na kan gaan of een bepaalde vraag/opmerking afgehandeld is. de telefoon Als alle bovenstaande opties zijn uitgeput is er natuurlijk ook de mogelijkheid om telefonisch contact op te nemen. Wij zijn graag bereid te helpen

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


14. Toetsenbordsneltoetsen Het onderstaande overzicht van toetsenbordsneltoetsen is niet volledig. Er is getracht de belangrijkste sneltoetsen op te nemen. Sommige sneltoetsen werken alleen onder bepaalde omstandigheden of in bepaalde modules. Over het algemeen is dit wel duidelijk (F9 voor het opvragen van artikelinformatie werkt bijvoorbeeld niet in de relatiemodule). Sneltoets F1 F9 F10 F11 Alt+F4 Alt+F5 Ctrl+F5 Tab Shift+Tab CTRL+Z F2 Shift+Home Shift+End Ctrl+R Ctrl+D Ctrl+C Ctrl+K Ctrl+G Ctrl+A Ctrl+F Ctrl+I Ctrl+H Ctrl+Home Ctlr+PgDn Ctrl+PgUp Ctrl+End Ctrl+Ins Ctrl+Del Ctrl+BkSp F12 PgDn PgUp Pijltjestoetsen Plus en Min-teken

Uitgave 2008

Werking Help opvragen. Kalender weergeven. Calculator weergeven. Alleen lezen in- of uitschakelen. Alle openstaande modules afsluiten, als er geen openstaande modules zijn wordt Dolfijn zelf afgesloten. Vorig tabblad binnen de actieve module kiezen. Volgend tabblad binnen de actieve module kiezen. Spring naar volgend invoerveld of volgende knop. Spring naar vorig invoerveld of knop. Zoekscherm weergeven (werkt bij codevelden - debiteurcode, artikelcode, etc). Zet veld in wijzig mode. Spring naar eerste cel van de rij. Spring naar laatste cel van de rij. Start Relatiemodule. Start Debiteurmodule. Start Crediteurenmodule (Kan via menu 'Extra' worden omgezet in Ctrl+K). Start Crediteurenmodule (Kan via menu 'Extra' worden omgezet in Ctrl+C). Start Grootboekmodule. Start Artikel/Voorraad-module. Start Facturatiemodule. Start Inkoopmodule. Start Reparatiemodule (Herstelbonnen) Eerste record van de database. Volgend record van de database of het laatste blad van een afdrukvoorbeeld van een rapport. Vorig record van de database of het eerste blad van een afdrukvoorbeeld van een rapport. Laatste record van de database. Nieuw record toevoegen aan de database. Actueel record verwijderen uit de database. Database mutatie ongedaan maken; de niet opgeslagen wijzigingen worden ongedaan gemaakt. Databasewijzigingen definitief maken. Volgend blad weergeven in een afdrukvoorbeeld. Vorig blad weergeven in een afdrukvoorbeeld. Omhoog/omlaag scrollen in een afdrukvoorbeeld.Het zichtbare gedeelte van de weergegeven pagina verschuift in de richting van de ingedrukte pijltjestoets. Inzoomen/Uitzoomen in een afdrukvoorbeelden.

Handleiding Dolfijn


15. Extra’s Een aantal Dolfijn extra’s behoren weliswaar tot de Dolfijn programmatuur maar behoren niet tot een bepaalde module.

De volgende onderdelen worden in dit hoofdstuk behandeld: -

Layout (zelf ontwerpen van formulieren) Audit file belastingdienst Iris NMB Heller Outlook CSV Catalogus

-

Stuurparameters - Relaties - Debiteuren - Crediteuren - Grootboek - Facturatie – documenten - Facturatie - order entry - Facturatie – pallets - CRM

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


15.a Layout

Het programma 'Layout' stelt u in staat om documenteigenschappen te formuleren voor de uitgaande documenten van het pakket Dolfijn. In het programma Layout zijn de diverse onderdelen van een document opgesplitst in zogenaamde formulieronderdelen. De specificaties van deze formulieronderdelen moeten afzonderlijk worden ingebracht. Ieder onderdeel kan worden opgevraagd in het menupunt 'Formulieronderdelen'. Het vastleggen van een nieuwe formulierlayout kan worden gedaan door in het menu 'Bestand' te kiezen voor 'Nieuw'. Vervolgens kunnen de navolgende layout-formulieren worden geselecteerd: Aanmaningen, Rentenota's, Inkoopbonnen, Orderbevestigingen, Pakbonnen, Etiketten, Vrachtbrieven en Facturen. Het wijzigen van bestaande layouts kan worden gedaan door deze te openen via het menu 'Bestand', het programma zal bij het opstarten automatisch de laatst gebruikte layout en de bijbehorende formulieronderdelen voor u openen. De formulieronderdelen zijn: 1) Briefhoofd eerste pagina (De kopgegevens op de eerste pagina van het document). 2) Briefhoofd volgbladen (De kopgegevens voor alle volgbladen). 3) Details (Het formuliergedeelte waar alle bestandsinformatie wordt afgebeeld zoals bijvoorbeeld de orderregels bij orderbevestigingen) 4) Voetteksten tbv volgbladen. (Verwijzing naar volgblad, in dit gedeelte wordt gewoonlijk een tekst als 'Zie vervolgblad' opgenomen).

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


5) Totalen. (Hier worden de eindtotalen weergeven, het gedeelte staat onderaan het laatste blad van het document). Per formulieronderdeel kunnen de navolgende layoutelementen worden opgenomen in het document: 1) TekstenOnder teksten worden zelf gedefinieerde labels verstaan, u dient dus zelf de gewenste tekst in te voeren en deze zal altijd exact zo worden weergegeven op de afdrukken. Bij het definieren van teksten kan tevens een zogenaamde expressie worden gebruikt, waarmee bijvoorbeeld subtotalen kunnen worden afgedrukt. Een typisch voorbeeld hiervan zijn 'transportbedragen' op bijvoorbeeld de facturen. 2) Bestandsinformatie Wordt gebruikt voor het afbeelden van gegevens die in uw databestanden zijn opgeslagen. De tekst die verschijnt na selectie van een bestandsinformatie-veld geeft de naam van de informatie weer, op het document wordt deze tekst vervangen door de datagegevens uit uw administratie. 3) Afbeeldingen Hier worden afbeeldingen gekoppeld aan uw document. Deze afbeeldingen mogen JPG, BMP, ICO, of GIF-formaat zijn. 4) Vormen Onder vormen worden lijnen, rechthoeken en cirkels verstaan. U kunt zowel het vormtype als de vul,- en lijnkleuren definiëren. 5) Systeemvelden Bij systeemvelden kan men informatie als de systeemdatum, de tijd en het paginanummer in het document opnemen. Briefhoofd Eén van de formulieronderdelen is het 'Briefhoofd eerste pagina'. Het onderdeel verwijst naar de kop van het eerste blad van uw document. U kunt het briefhoofd voor de eerste pagina bewerken door dit formulieronderdeel te selecteren uit de lijst onder menupunt 'formulieronderdelen'. Bij het openen van een nieuwe layout is dit formulieronderdeel automatisch geselecteerd. Bij het definiëren van de layoutgegevens kunt u gebruik maken van de layoutelementen Tekst, Bestandsinformatie, Afbeeldingen, Vormen en Systeemvelden. NB: Het briefhoofd van de eerste pagina zal vaak het logo van uw bedrijf bevatten, denk eraan dat u hierbij een netwerkverwijzing gebruikt zodat de afbeelding op alle werkstations kan worden gevonden. About Dit informatievenster is beschikbaar via het menu ´Help´, het bevat de naam van het programma, het versienummer en het gekozen bedrijf. Afsluiten Middels het menu 'Bestand' en de optie 'Afsluiten' kunt u het programma beëindigen. Deze functie is tevens beschikbaar in de vorm van een knop 'Stoppen' onderaan het scherm. Deze knop is alleen te gebruiken als er geen wijzigingen zijn gedaan of als de wijzigingen zijn geannuleerd of zijn bewaard / opgeslagen. Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Alles Wissen Als men in het formulieronderdeel op de linkermuisknop drukt verschijnt er een menuutje waarin de optie álles wissen´ is opgenomen. Met deze selectie kunnen alle layoutelementen van het formulieronderdeel worden verwijderd. Bedrijf Direct na het opstarten van het programma wordt om het actuele bedrijf gevraagd. Deze selectie is van belang als er klantspecifiek maatwerk is opgenomen in de layout definities. N.B.: Indien het programma wordt opgestart vanuit Dolfijn zal de vraag niet verschijnen, de actuele administratie wordt dan automatisch aangehouden. Beginwaarden Middels deze optie (beschikbaar in het menu 'Bewerken') kunt u alle wijzigingen sinds de laatse keer dat u deze hebt opgeslagen ongedaan maken. De optie geldt per formulieronderdeel. Bestaande layout openen Een bestaande layout kan worden geopend door in het menu 'Bestand' te kiezen voor de optie 'Openen'. U moet vervolgens het formuliersoort (Aanmaning, Rentenota, Orderbevestiging, Pakbon, Etiket, Vrachtbrief, Factuur of Inkoopbon) selecteren en een formuliernaam opgeven. In beeld verschijnt nu standaard het formulieronderdeel 'Briefhoofd eerste pagina', desgewenst kunt u zelf andere formulieronderdelen openen en layoutelementen toevoegen of wijzigen. Als u een nieuwe layout opent zonder de wijzigingen aan de vorige layout op te slaan gaan deze wijzigingen verloren. Bestandsinformatie Met dit layoutelement kunt u de tabelvelden opgeven waarvan u de inhoud in het betreffende formulieronderdeel wilt opnemen. Een nieuw layoutelement kan worden ingevoegd door in het formulieronderdeel op de gewenste positie de linkermuisknop te gebruiken. Er verschijnt dan een menuutje met de optie 'nieuw'. Een bestaand layoutelement kan via ditzelfde menu worden aangepast middels de optie 'wijzigen'. In beide situaties verschijnt een venster waarin de specificaties van het layoutelement kunnen worden ingevoerd. Als men alleen de specificaties van het onderdeel wil zien kan in het menu de optie 'eigenschappen' worden gekozen. Zie ook 'Instellingen bij bestandsinformatie' en 'Uitlijning' Opslaan Een onderhanden zijnde layout kan worden opgeslagen door in het menu 'Bestand' te kiezen voor de optie 'Opslaan' (of 'Opslaan als' indien u een andere naam aan het document wilt toekennen en feitelijk dus een kopie wilt maken naar een nieuwe layout).

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


De optie 'opslaan' is tevens beschikbaar in de vorm van een knop 'Bewaren' onderaan het scherm. Zowel het menu als de knop 'Bewaren' zal alleen de informatie naar het bestand schrijven, het programma blijft gewoon actief. Afbeeldingen Met dit layoutelement kunt u afbeeldingen opgeven die op het betreffende formulieronderdeel worden afgedrukt. De afbeelding zal niet zelf in de layout worden gekopieerd, maar wordt gevonden door de ingevoerde pad-verwijzing. Denk eraan dat de afbeeldingen door iedere gebruiker van het netwerk moeten kunnen worden gevonden, u dient dus een netwerkverwijzing op te geven. Een nieuw layoutelement kan worden ingevoegd door in het formulieronderdeel op de gewenste positie de linkermuisknop te gebruiken. Er verschijnt dan een menuutje met de optie 'nieuw'. Een bestaand layoutelement kan via ditzelfde menu worden aangepast middels de optie 'wijzigen'. In beide situaties verschijnt een venster waarin de specificaties van het layoutelement kunnen worden ingevoerd. Als men alleen de specificaties van het onderdeel wil zien kan in het menu de optie 'eigenschappen' worden gekozen. Zie ook 'Instellingen per afbeelding' en 'Uitlijning' Vormen Met dit layoutelement kunt u vormen (lijnen, rechthoeken en cirkels) opgeven die op het betreffende formulieronderdeel worden afgedrukt. Een nieuw layoutelement kan worden ingevoegd door in het formulieronderdeel op de gewenste positie de linkermuisknop te gebruiken. Er verschijnt dan een menuutje met de optie 'nieuw'. Een bestaand layoutelement kan via ditzelfde menu worden aangepast middels de optie 'wijzigen'. In beide situaties verschijnt een venster waarin de specificaties van het layoutelement kunnen worden ingevoerd. Als men alleen de specificaties van het onderdeel wil zien kan in het menu de optie 'eigenschappen' worden gekozen. Zie ook 'Instellingen bij Vormen' en 'Uitlijning' Codetabellen Middels deze optie (Beschikbaar in het menu 'Bewerken') kunt u de diverse opties van alle bestaande layoutelementen in tabelvorm laten weergeven en deze tabel desgewenst aanpassen. De verantwoording voor de juistheid van de diverse waarden liggen bij uzelf en de functie is dan ook alleen geschikt voor ervaren gebruikers. De codetabellen kunnen worden afgedrukt middels de optie 'Print layoutdefinites' in het menu 'Bestand'. Systeemvelden Met dit layoutelement kunt u systeemvelden opgeven die op het betreffende formulieronderdeel worden afgedrukt. Onder systeemvelden worden verstaan: Datum (opgemaakt volgens de windows-landinstellingen), Datum & Tijd, Tijd, Paginanummer, Detailteller (aantal regels), Detailnr (d.i. regelnummer) en de rapportnaam. Een nieuw layoutelement kan worden ingevoegd door in het formulieronderdeel op de gewenste positie de linkermuisknop te gebruiken. Er verschijnt dan een menuutje met de optie 'nieuw'. Een bestaand layoutelement kan via ditzelfde menu worden aangepast middels de optie 'wijzigen'. In beide situaties verschijnt een venster waarin de specificaties van het layoutelement kunnen worden ingevoerd. Als men alleen de specificaties van het onderdeel wil zien kan in het menu de optie 'eigenschappen' worden gekozen. Zie ook 'Instellingen per tekst-element' en 'Uitlijning'

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Verwijderen Middels het menu 'Bestand' en de optie 'Verwijderen' bent u in staat om incourante layoutdefinities te verwijderen. De optie kan niet ongedaan worden gemaakt ! Details In dit formulieronderdeel worden de details van het document afgedrukt. Bij facturen/orderbevestigingen/pakbonnen e.d. betreft het hier de artikelregels en tekstregels, bij aanmaningen en rentenota's e.d. worden hier de factuurgegevens weergegeven. U kunt de details bewerken door dit formulieronderdeel te selecteren uit de lijst onder menupunt 'formulieronderdelen'. In de details neemt u gewoonlijk alleen de layoutelementen 'teksten' en 'bestandsinformatie' op, 'vormen', 'afbeeldingen' en 'systeemvelden' zijn echter ook gewoon beschikbaar. Denk eraan dat de hoogte van dit formulieronderdeel opgegeven moet worden per 'bestandregel', het programma zal opvolgende details automatisch onder elkaar plaatsen. Bij de gebruikelijke lettertypen (met een formaat van 8-10 pitch) kan voor de hoogte van een enkele regel worden volstaan met een waarde van 5 á 7 milimeter. Totalen In dit formulieronderdeel kunnen de eindsaldi van uw document worden opgenomen, alsmede de verwijzingen naar algemene voorwaarden e.d. Het onderdeel wordt alleen afgedrukt op de laatste pagina van uw document. U kunt de totalen bewerken door dit formulieronderdeel te selecteren uit de lijst onder menupunt 'formulieronderdelen'. Bij het definiëren van de layoutgegevens kunt u gebruik maken van de layoutelementen Tekst, Bestandsinformatie, Afbeeldingen, Vormen en Systeemvelden. Zie ook de informatie bij 'Voettekst tbv volgbladen'. Expressies Expressies zijn teksten welke door hun speciale formaat door de layoutprogrammatuur worden geïnterpreteerd als calculatievelden. Een voorbeeld voor toepassing van een expressie is het afdrukken van transporttotalen op de 'Voettekst tbv volgbladen'. Bij het definiëren van een expressie dient men nauwgezet de voorgeschreven syntax te hanteren, waarbij de afzonderlijke onderdelen worden gescheiden door een tilde (~): ~Formule~Masker~OpNulZetten~ Formule: Een formule bestaat gewoonlijk uit een functie en een veldnaam. Als veldnaam kunnen de bestandsvelden worden gebruikt die aanwezig zijn in het formulieronderdeel 'Details' (!). Deze bestandnamen kunt u achterhalen door in de detailband een bestandinformatie-element te bekijken. Functies: Sum(x) voor summary of totaaltelling, Count(x) voor het aantal regels. Maar ook: Sum(x)+Sum(y) voor een optelling van de totalen van veld x bij die van veld y. Naast rekenkundige formules kunnen hier ook condities worden ingevoerd, een voorbeeld hiervan is de 'IF'functie waarmee een conditie kan worden toegevoegd aan het afdrukken van een waarde. De if-functie heeft als Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


syntax: IF(conditie, WaardeWaar, WaardeOnWaar) Let er hierbij op dat het woord 'IF' en het haakje direct aansluiten en niet gescheiden worden door spaties. (Zie het voorbeeld onderaan dit scherm) Masker: Is bepalend voor hoe de waarde van de expressie moet worden weergegeven. Bij een masker worden de digits weergegeven door een '#' of een '0', afhankelijk van de noodzaak om voorloopnullen te laten weergeven. Voorbeeld: Masker Waarde Weergave #.## 3,1 3,1 #.00 3,1 3,10 #,##0.00 3,1 3,10 ##0.00 1003,1 1003,10 #,##0.00 1003,1 1.003,10 Let op: De notatie van het decimale scheidingsteken en de duizendtallen is op z'n Amerikaans: dit wil zeggen dat de betekenis van de punt en de komma is omgedraaid !!!!!! OpNulZetten: Hier geeft u 'J' of 'N', hetgeen wil zeggen dat het telveld na afdruk wel of niet op nul wordt gezet. Het op nul zetten stelt u bijvoorbeeld in staat om bladtotalen af te drukken, terwijl het juist niet op nul zetten bijvoorbeeld bij transporttotalen wordt gebruikt. Voorbeeld: 1. Rekenkundig: De onderstaande regel kan als transporttotaal worden gebruikt in de 'Voettekst tbv volgbladen' van een verkoopfactuur: "~Sum(ValutaWaarde)~#,###,##0.00~N~" 2: Conditioneel: De onderstaande regel kan worden gebruikt om een tekst weer te geven op basis van een conditie: "~IF(Valutaprijs=0, 'WELNUL', 'NIETNUL')~~" N.B.: Expressies hebben alle opmaakkenmerken (uitlijning, lettertype, etc) van de tekstdefinitie. Formuliereigenschappen Bij de formuliereigenschappen (op te vragen via het menu 'Bewerken') kunnen de gegevens m.b.t. het gebruikte papier worden vastgelegd. Zo kan men het papiersoort (A4, A5, etc) en de oriëntatie (staand of liggend) vastleggen. Daarnaast biedt het de mogelijkheid om de boven,- onder,- linker,- en rechtermarges vast te leggen. De in de formulierlayout aanwezige formulieronderdelen dienen allen een vaste hoogte te hebben. Deze hoogte kan bij de formuliereigenschappen worden vastgelegd, maar het is ook mogelijk om dit per formulieronderdeel te doen door in dit onderdeel de linkermuis-knop te gebruiken. De muis mag zich dan niet boven een layoutelement bevinden. NB: Alle waardes moeten in milimeters worden ingevoerd. Formulieronderdelen Een layout/rapport-definitie is opgesplitst in zogenaamde formulieronderdelen. Ieder formulieronderdeel heeft een eigen functie en moet afzonderlijk worden gedefinieerd. Bestaande formulieronderdelen: Briefhoofd eerste pagina - Wordt gebruikt op de eerste pagina van het rapport, het bevat gewoonlijk een bedrijfslogo en de adresgegevens. Briefhoofd volgbladen - Verschijnt op alle vervolgbladen, bevat gewoonlijk een klein logo en het bladnummer. Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Details - Bevat de regelinformatie. Bij rentenota´s en aanmaningen zijn dat de factuurregels, bij de overige documenten zijn dit de artikelgegevens. Voettekst tbv volgblad - Komt alleen voor als er ook daadwerkelijk volgbladen aanwezig zijn. Dit onderdeel bevat normaliter een tekst als ´Zie volgblad´. Totalen - Hier kunnen de eindtotalen worden weergegeven, alsmede de standaardvoorwaarden (Betalingsconditie e.d). Het onderdeel wordt onderaan de laatste pagina afgedrukt. Formuliersoorten Binnen het programma ´Layout´ moet per document worden opgegeven voor welke formuliersoort het document moet worden gebruikt. Geldige formuliersoorten zijn: Aanmaningen Rentenota´s Facturen Orderbevestigingen Inkoopbonnen Etiketten Pakbonnen Vrachtbrieven Beginwaarden Middels deze optie (beschikbaar in het menu 'Bewerken') kunt u alle wijzigingen sinds de laatse keer dat u deze hebt opgeslagen ongedaan maken. De optie geldt per formulieronderdeel. Importeren Bij de diverse formulieronderdelen is een mogelijkheid ingebouwd om de informatie die in een andere layout is opgenomen over te nemen in het actuele formulieronderdeel. Om de functie te activeren dient men in het formulieronderdeel op de linkermuisknop te drukken. (De muis mag zich dan niet boven een layoutelement bevinden). In het menuutje dat nu verschijnt kan men kiezen voor de optie Ímporteren´, vervolgens verschijnt er een venster waarin men de bron (Formuliersoort, Naam, en Formulieronderdeel) kan opgeven en waarbij men tevens kan selecteren welke layoutelementen moeten worden overgezet. Instellingen afbeeldingen Bovenmarge in milimeters - De afstand vanaf de top van dit formulieronderdeel. Linkermarge in milimeters - De afstand vanaf de linkerkant van dit formulieronderdeel. Afbeelding: Hier moet men de pad-verwijzing opgeven naar de afbeelding (netwerkaanduiding gebruiken !). Afbeeldingen mogen van de types GIF, BMP, ICO of JPG zijn. Breedte & Hoogte in milimeters - Hiermee kan het formaat van het layoutelement worden begrensd. Kader - Hier kan worden opgegeven of er om het layoutelement een kader moet worden getrokken. Hetzelfde kan ook worden bereikt door een vorm (rechthoek) als layoutelement op te nemen. Instellingen bestandsinformatie Bovenmarge in milimeters - De afstand vanaf de top van dit formulieronderdeel. Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Linkermarge in milimeters - De afstand vanaf de linkerkant van dit formulieronderdeel. Veldnaam: Hier moet men een selectie maken van het gewenste tabelveld, waarvan de inhoud zal worden afgedrukt op het document. De mogelijke veldnamen zijn bepaald door het type document (Aanmaning, rentenota, orderbevestiging, etc) dat is gekozen. De gebruiker kan niet zelfstandig extra velden aan de lijst toevoegen. Autoformaat - Hier kunt u aangeven of de grootte van het het layoutelement automatisch moet worden aangepast aan het gekozen lettertype en de lettergrootte. Breedte & Hoogte in milimeters - Hiermee kan het formaat van het layoutelement worden begrensd. De waardes zijn alleen relevant als de optie 'autoformaat' niet is gebruikt. Kader - Hier kan worden opgegeven of er om het layoutelement een kader moet worden getrokken. Hetzelfde kan ook worden bereikt door een vorm als layoutelement op te nemen. Uitlijning - Hiermee kan men aangeven of de tekst links uitgelijnd, gecentreerd, of rechts uitgelijnd moet worden. De waarde is alleen relevant als er niet is gekozen voor de optie 'autoformaat'. Denk eraan dat u bedragen gewoonlijk rechts zult willen uitlijnen. Standaard lettertype - Deze optie geeft aan dat aan een nieuw layoutelement automatisch het standaard lettertype en de standaard lettergrootte moet worden toegewezen. Als de optie wordt uitschakeld moet zelf voor een specificatie worden gezorgd middels de knop 'Lettertype'. Lettertype - Hier kan men opgeven welke tekenstijl, lettertype, lettergrootte en kleur het layoutelement dient te krijgen. Instellingen systeemvelden Bovenmarge in milimeters - De afstand vanaf de top van dit formulieronderdeel. Linkermarge in milimeters - De afstand vanaf de linkerkant van dit formulieronderdeel. Veld - Een keuze uit de beschikbare systeemvelden (Datum (opgemaakt volgens de windows-landinstellingen), Datum & Tijd, Tijd, Paginanummer, Detailteller (aantal regels), Detailnr (d.i. regelnummer) en de rapportnaam). Autoformaat - Hier kunt u aangeven of de grootte van het het layoutelement automatisch moet worden aangepast aan het gekozen lettertype en de lettergrootte. Breedte & Hoogte in milimeters - Hiermee kan het formaat van het layoutelement worden begrensd. De waardes zijn alleen relevant als de optie 'autoformaat' niet is gebruikt. Kader - Hier kan worden opgegeven of er om het layoutelement een kader moet worden getrokken. Hetzelfde kan ook worden bereikt door een vorm als layoutelement op te nemen. Uitlijning - Hiermee kan men aangeven of de tekst links uitgelijnd, gecentreerd of rechts uitgelijnd moet worden. De waarde is alleen relevant als er niet is gekozen voor de optie 'autoformaat'. Denk eraan dat u bedragen gewoonlijk rechts zult willen uitlijnen. Standaard lettertype - Deze optie geeft aan dat aan een nieuw layoutelement automatisch het standaard lettertype en de standaard lettergrootte moet worden toegewezen. Als de optie wordt uitschakeld moet zelf voor een specificatie worden gezorgd middels de knop 'Lettertype'. Lettertype - Hier kan men opgeven welke tekenstijl, lettertype, lettergrootte en kleur het layoutelement dient te krijgen. Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Tekst instellingen Bovenmarge in milimeters - De afstand vanaf de top van dit formulieronderdeel. Linkermarge in milimeters - De afstand vanaf de linkerkant van dit formulieronderdeel. Tekst: De door u zelf ingevoerde tekst die op het document moet worden afgedrukt. Autoformaat - Hier kunt u aangeven of de grootte van het het layoutelement automatisch moet worden aangepast aan het gekozen lettertype en de lettergrootte. Breedte & Hoogte in milimeters - Hiermee kan het formaat van het layoutelement worden begrensd. De waardes zijn alleen relevant als de optie 'autoformaat' niet is gebruikt. Kader - Hier kan worden opgegeven of er om het layoutelement een kader moet worden getrokken. Hetzelfde kan ook worden bereikt door een vorm als layoutelement op te nemen. Uitlijning - Hiermee kan men aangeven of de tekst links-uitgelijnd, gecentreerd of rechts uitgelijnd moet worden. De waarde is alleen relevant als er niet is gekozen voor de optie 'autoformaat'. Denk eraan dat u bedragen gewoonlijk rechts zult willen uitlijnen. Standaard lettertype - Deze optie geeft aan dat aan een nieuw layoutelement automatisch het standaard lettertype en de standaard lettergrootte moet worden toegewezen. Als de optie wordt uitschakeld moet zelf voor een specificatie worden gezorgd middels de knop 'Lettertype'. Lettertype - Hier kan men opgeven welke tekenstijl, lettertype, lettergrootte en kleur het layoutelement dient te krijgen. Instellingen Vormen Bovenmarge in milimeters - De afstand vanaf de top van dit formulieronderdeel. Linkermarge in milimeters - De afstand vanaf de linkerkant van dit formulieronderdeel. Vormen: Hier kan men aangeven of de gekozen vorm een lijn (horizontaal of verticaal), een rechthoek, of een cirkel betreft. Bij rechthoeken of cirkels kunnen de variabelen 'Breedte' en 'Hoogte' worden gebruikt om de vorm verder te specificeren. Breedte & Hoogte in milimeters - Hiermee kan het formaat van het layoutelement worden begrensd. Lijnkleur - Deze knop kunt u gebruiken als u de kleur van de lijn of het kader wilt aanpassen, u kunt alle windowsdefinities gebruiken zolang uw printer deze maar ondersteund. Vulkleur - Deze knop kunt u gebruiken als u de opvulkleur van een rechthoek of cirkel wilt aanpassen. Bestaande layout openen Een bestaande layout kan worden geopend door in het menu 'Bestand' te kiezen voor de optie 'Openen'. U moet vervolgens het formuliersoort (Aanmaning, Rentenota, Orderbevestiging, Pakbon, Etiket, Vrachtbrief, Factuur of Inkoopbon) selecteren en een formuliernaam opgeven. In beeld verschijnt nu standaard het formulieronderdeel 'Briefhoofd eerste pagina', desgewenst kunt u zelf andere formulieronderdelen openen en layoutelementen toevoegen of wijzigen.

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Als u een nieuwe layout opent zonder de wijzigingen aan de vorige layout op te slaan gaan deze wijzigingen verloren. Kader Bij de layoutelementen ´Tekst´, ´Bestandinformatie´, Áfbeelding´ en ´Systeemvelden´ kan men aangeven dat men een kader om het veld wil laten trekken. Middels deze optie wordt dit kader opgenomen binnen de opgegeven formaten van het layoutelement. Als men een ruimere marge wil dan dient men een Vorm (Rechthoek) op te nemen in het formulieronderdeel. Layoutelementen wijzigen Bestaande layoutelementen kunnen worden gewijzigd of verwijderd door in het betreffende formulieronderdeel de muis boven het layoutelement te plaatsen en de linkermuisknop te gebruiken. Er verschijnt nu een menuutje waarin de opties ´Wijzigen´ en ´Verwijderen´ zijn opgenomen. Het programma zal om een bevestiging vragen bij het verwijderen. Layoutelementen wijzigen Bestaande layoutelementen kunnen worden gewijzigd of verwijderd door in het betreffende formulieronderdeel de muis boven het layoutelement te plaatsen en de linkermuisknop te gebruiken. Er verschijnt nu een menuutje waarin de opties ´Wijzigen´ en ´Verwijderen´ zijn opgenomen. Het programma zal om een bevestiging vragen bij het verwijderen. Lijnkleur Bij het layoutelement ´Vormen´ kan een lijnkleur worden opgegeven. Bij cirkels en rechthoeken worden deze lijnkleuren ook gebruikt om de buitenrand mee in te kleuren. Liniaal Middels de optie ´Liniaal´ in het menu ´Beeld´ kan een schaalverdeling in (halve) centimeters worden weergegeven. Deze schaalverdeling kan behulpzaam zijn bij het vaststellen van de boven- en linkermarges. Uitlijning Onder uitlijning wordt verstaan ´het schikken van de diverse layoutelementen´. Er kan een layoutelement worden aangewezen waarvan de linkermarge of de bovenmarge wordt gebruikt om andere layoutelementen mee te synchroniseren. Om het layoutelement te selecteren dient men de muisaanwijzer boven het element te zetten en de rechtermuisknop in te drukken. In het menu dat nu verschijnt is de optie Úitlijning´ opgenomen. Door deze optie te selecteren worden de linkermarge en de bovenmarge vastgelegd. Vervolgens kiest men een ander layoutelement (weer met de muisaanwijzer en de linkermuisknop) en geeft men aan dat men de top/bovenmarge (rangschikken op één rij) of de linkermarge (rangschikken in één kolom) wil zetten. Nieuwe layoutelementen Voor het toevoegen van layoutelementen dient men in het gewenste formulieronderdeel op de linkermuisknop te drukken. Er verschijnt nu een menuutje met de optie Ńieuw´. Deze optie bevat een submenu met de diverse layoutelementen. Bij een nieuw layoutelement wordt de boven- en linkermarge bepaald a.d.h.v. de positie van de muiscursor. Deze waarde kan men uiteraard desgewenst bijstellen. Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Nieuwe Layout Een nieuwe layout kan worden aangemaakt door in het menu 'Bestand' te kiezen voor de optie 'Nieuw'. Vervolgens dient u een formuliersoort (Aanmaning, Rentenota, Orderbevestiging, Pakbon, Etiket, Vrachtbrief, Factuur of Inkoopbon) te selecteren en een formuliernaam van maximaal tien posities in te voeren. Een beschrijving kan worden gebruikt om het document beter herkenbaar te maken. Direct na het aanmaken verschijnt er een leeg document in beeld. U kunt nu zelf de formulieronderdelen openen en voorzien van de door u gewenste layoutelementen. Print layoutdefinitie In het menu 'Bestand' is een optie 'Print' opgenomen waarmee men een afdruk kan maken van alle opgegeven definities. De print bestaat uit een weergave van de codetabellen en is dus geen schermvoorbeeld van hoe uw document er in de praktijk uit zal zien. De afdruk wordt in eerste instantie op scherm weergegeven, u kunt in dit scherm alsnog een printer selecteren en een afdruk op papier laten zetten. Problemen De navolgende problemen kunnen optreden bij de definitie van de formulierlayouts: In de layout opgenomen teksten worden niet afgedrukt. of Er verschijnen vreemde karakters op het papier i.p.v. leesbare tekst. Bij de layout is waarschijnlijk gekozen voor een lettertype dat niet wordt ondersteund door de printer. Controleer of de layout wel klopt als u een schermvoorbeeld van de printopdracht maakt, als dat niet het geval is probeer dan een andere lettertype te gebruiken in dit programma of verhoog de lettergrootte. Als de schermafdruk wel klopt, kijk dan of er een mogelijkheid bestaat om extra lettertypes te installeren voor de printer. Deze lettertypes moeten dan beschikbaar zijn via uw printerleverancier. De layoutelementen lijken iets te verspringen (Staan niet netjes op een rij of in een kolom). Gewoonlijk kan dit probleem worden verholpen door de layoutelementen uit te lijnen. Bij de definitie van de artikelenformulieronderdelen is niet exact dezelfde muispositie gebruikt bij het aanmaken van de layoutelementen. Er verschijnt geen bestandsinformatie op mijn afdruk. Details In dit formulieronderdeel worden de details van het document afgedrukt. Bij facturen/orderbevestigingen/pakbonnen e.d. betreft het hier de artikelregels en tekstregels, bij aanmaningen en rentenota's e.d. worden hier de factuurgegevens weergegeven. U kunt de details bewerken door dit formulieronderdeel te selecteren uit de lijst onder menupunt 'formulieronderdelen'. In de details neemt u gewoonlijk alleen de layoutelementen 'teksten' en 'bestandsinformatie' op, 'vormen', 'afbeeldingen' en 'systeemvelden' zijn echter ook gewoon beschikbaar. Denk eraan dat de hoogte van dit formulieronderdeel opgegeven moet worden per 'bestandregel', het programma zal opvolgende details automatisch onder elkaar plaatsen. Bij de gebruikelijke lettertypen (met een

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


formaat van 8-10 pitch) kan voor de hoogte van een enkele regel worden volstaan met een waarde van 5 á 7 milimeter. Controleer of de veldnamen zijn ingevuld bij de diverse layoutelementen. Als deze namelijk zijn aangemaakt onder de verkeerde bedrijfscode dan kunnen bedrijfsspecifieke definities 'zoekraken'. Een andere mogelijke oorzaak kan zijn dat de verkeerde formuliersoort is gekozen, in dat geval moet de gehele layout worden overgezet door een nieuw document aan te maken (met de juiste formuliersoort), waarna de formulieronderdelen worden overgenomen middels de optie ímporteren´. Alle layoutelementen met een kleur worden niet afgedrukt. Controleer of uw printer de gewenste kleuren wel kan afdrukken. Als u een zwart/wit printer gebruikt (bijvoorbeeld een laserprinter), controleer dan bij de printerinstellingen of de kleurinstellingen wel als grijswaarden worden afgedrukt. Alles Wissen Als men in het formulieronderdeel op de linkermuisknop drukt verschijnt er een menuutje waarin de optie álles wissen´ is opgenomen. Met deze selectie kunnen alle layoutelementen van het formulieronderdeel worden verwijderd. Totalen In dit formulieronderdeel kunnen de eindsaldi van uw document worden opgenomen, alsmede de verwijzingen naar algemene voorwaarden e.d. Het onderdeel wordt alleen afgedrukt op de laatste pagina van uw document. U kunt de totalen bewerken door dit formulieronderdeel te selecteren uit de lijst onder menupunt 'formulieronderdelen'. Bij het definiëren van de layoutgegevens kunt u gebruik maken van de layoutelementen Tekst, Bestandsinformatie, Afbeeldingen, Vormen en Systeemvelden. Zie ook de informatie bij 'Voettekst tbv volgbladen'. Tekst Met dit layoutelement kunt u vaste teksten of expressies opgeven die op het betreffende formulieronderdeel worden afgedrukt. Een nieuw layoutelement kan worden ingevoegd door in het formulieronderdeel op de gewenste positie de linkermuisknop te gebruiken. Er verschijnt dan een menuutje met de optie 'nieuw'. Een bestaand layoutelement kan via ditzelfde menu worden aangepast middels de optie 'wijzigen'. In beide situaties verschijnt een venster waarin de specificaties van het layoutelement kunnen worden ingevoerd. Als men alleen de specificaties van het onderdeel wil zien kan in het menu de optie 'eigenschappen' worden gekozen. Een expressie is een speciaal tekstelement waarbij de ingevoerde tekst door de programmatuur wordt herkend en wordt omgezet in een rekenveld. Zie ook 'Instellingen per tekst-element' en 'Uitlijning' Wijzigen van layoutelementen Bestaande layoutelementen kunnen worden gewijzigd of verwijderd door in het betreffende formulieronderdeel de muis boven het layoutelement te plaatsen en de linkermuisknop te gebruiken. Er verschijnt nu een menuutje waarin de opties ´Wijzigen´ en ´Verwijderen´ zijn opgenomen. Het programma zal om een bevestiging vragen bij het verwijderen. Zoom

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


U kunt via het menu 'Beeld' in- en uit-zoomen. Deze functies zijn ook beschikbaar middels de toetscombinaties CTRL+I en CTRL+O. Bij iedere keer zal de weergave 10% worden vergroot of verkleind. Vernieuwen In het menu 'Beeld' is de optie 'Vernieuwen' aanwezig. Deze optie kan worden gebruikt als de schermweergave is verminkt en opnieuw dient te worden opgebouwd. Normaliter zal deze functie overbodig zijn, andere programma's (welke gelijktijdig met het programma 'Layout' worden gebruikt) kunnen echter de weergave verminken. Voettekst tbv volgbladen. In dit formulieronderdeel kan men de verwijzing naar het volgblad opnemen. Het onderdeel wordt alleen afgedrukt als er ook daadwerkelijk volgbladen aanwezig zijn. Gewoonlijk staat in dit formulieronderdeel een tekst als "Zie volgblad". U kunt de voetteksten voor de volgbladen bewerken door dit formulieronderdeel te selecteren uit de lijst onder menupunt 'formulieronderdelen'. Bij het definiëren van de layoutgegevens kunt u gebruik maken van de layoutelementen Tekst, Bestandsinformatie, Afbeeldingen, Vormen en Systeemvelden. LET OP: Als gevolg van een bug in het onderliggende afdruksysteem is het niet mogelijk om een voettekst te definiëren met een kleinere hoogte als het formulieronderdeel 'Totalen'. Vulkleur Bij het layoutelement ´Vormen´ kan een vulkleur worden gebruikt. Deze optie is uiteraard alleen relevant bij de vormen ´Rechthoek´ en ćirkel´. Alle Windows kleuren kunnen worden gebruikt, zolang de gebruikte printer deze maar ondersteunt. 15.b Audit file belastingdienst Achtergrond Ongeveer 90% van de ondernemers voert de administratie met behulp van een computer. Ondernemers in het midden- en kleinbedrijf maken hierbij meestal gebruik van financiële standaardsoftware. Dit betekent dat bijna iedere ondernemer administratieve basisgegevens in digitale vorm bezit. Volgens de fiscale bewaarplicht moeten ondernemers deze gegevens in digitale vorm bewaren en aanleveren tenzij hun administratie zo gering is dat deze in uitgeprinte vorm gemakkelijk kan worden gecontroleerd. Fysieke verdichting van gegevens is alleen toegestaan als de achterliggende, gedetailleerde gegevens bewaard blijven en binnen redelijke tijd te zien zijn. Een controle door de Belastingdienst is nog vaak papier georiënteerd. Hierdoor worden de voordelen van het gebruik van digitale gegevens voor zowel de ondernemer als de Belastingdienst onvoldoende benut. Voordelen van de Auditfile voor de ondernemer zijn onder andere: - tijdsbesparing: bij een belastingcontrole zal een ondernemer minder uitleg hoeven te geven over de inrichting van zijn administratie. - vereenvoudiging: een ondernemer hoeft voor een belastingcontrole zijn gegevens niet meer te converteren naar een voor de Belastingdienst leesbare vorm. De Auditfile heeft een faciliterende functie: de Belastingdienst stimuleert ondernemers om voor een controle gebruik te maken van de Auditfile maar de Belastingdienst verplicht ondernemers daar niet toe. Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Het concept Auditfile Financiële pakketten beschikken doorgaans over een aantal standaard overzichten die de gebruiker als bestand kan wegschrijven of via de printer kan laten afdrukken. De Auditfile is ook een dergelijk voorgedefinieerd overzicht. Het kan als bestand worden weggeschreven. De Auditfile bevat de basismutaties uit de grootboekadministratie. Het is de bedoeling dat de gebruiker de Auditfile kan aanmaken via een voorgedefinieerde output-keuze binnen het administratiepakket. Bij een belastingcontrole kan hij dan een digitaal uittreksel van de grootboekgegevens aan de controleur overhandigen zonder dat er technische conversies nodig zijn. De Belastingdienst heeft een aantal financiële standaardsoftware pakketten onderzocht. Op basis van dit onderzoek is een beschrijving gemaakt van de gegevens die van een mutatie worden vastgelegd. Dit is de technische beschrijving die u in deze handleiding vindt. Omdat mutaties meestal worden verwerkt via journaalboekingen, zijn de journaalboekingen bij deze beschrijving het uitgangspunt. Bij journaalboekingen is het totaal van de debetboekingen gelijk aan het totaal van de creditboekingen. Een boeking bestaat dus uit twee of meerdere mutatieregels. Iedere mutatieregel heeft betrekking op een grootboekrekening. In de Auditfile moeten de mutatieregels een volledige beschrijving van de mutatie bevatten, zodat alle gegevens in te zien zijn die aan de boeking ten grondslag liggen. Elk financieel pakket heeft zo zijn eigen wijze om de mutaties te identificeren die tot een journaalboeking leiden. Zo kan iedere inkoopfactuur bijvoorbeeld een eigen boekstuknummer hebben. U wordt verzocht aan te geven op basis van welke gegevens een journaalpost kan worden samengesteld. Compressie en beveiliging Voor een veilige uitwisseling van Auditfile-gegevens tussen de gebruiker en de Belastingdienst, is een compressieen beveiligingsapplicatie ontwikkeld. Aan het compressiealgoritme is een sleutel toegevoegd. U kunt deze applicatie gratis van het Internet downloaden via www.belastindienst.nl\ccs of aanvragen bij het Centraal Coördinatiepunt voor Softwarehuizen van de Belastingdienst: 030-275 5800. Voor nadere informatie: Belastingdienst/Centraal Coördinatiepunt Softwarehuizen Postbus 2850 3500 GW Utrecht Telefoon: 030-275 5800, telefax: 030-275 5850 E-mail: [email protected] Bestandsformaat De opslag van de Auditfile moet plaatsvinden in een tekstbestand volgens DOS-formaat. De gebruikte tekens zijn ASCII-tekens. De hoofdregel en de mutatieregels en de mutatieregels onderling moeten van elkaar gescheiden worden door een Carriage Return (code 13) en een Line feed (code 10). Er zijn acht posities beschikbaar om het bestand een naam te geven. De extensie van het bestand is adf. De uitwisseling van de Auditfile gebeurt met 3,5 inch diskettes (1.44Mb). 15.c Excel Templates Het gebruik van Excel-templates is een optie die aanwezig is in het menu 'Lijsten' van de grootboekmodule van Dolfijn. Bij het starten van de lijst zal eerst worden gevraagd om een boekjaar en een vergelijkingsjaar in te voeren evenals de bijbehorende eindperiode. Het programma zal nu een saldibestand samenstellen van waaruit een Excel-spreadsheet aangestuurd kan worden. De bedoeling is dat de eindgebruiker deze Excel-spreadsheets zelf samenstelt, waarbij de boekhoudkundige gegevens worden ingevoegd op basis van speciale functies (in feite zijn dit speciale woorden, voorafgegaan door een tilde (~)). Gezien de traagheid van de Excel-koppeling (DDE) is gekozen voor een beperkt gebied waarbinnen de formules worden gezocht: dit beslaat alleen de eerste 26 Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


kolommen en maximaal 2500 rijen, waarbij de verwerking wordt afgesloten als er tien aaneengesloten lege rijen worden aangetroffen. Binnen Dolfijn wordt gevraagd om de naam van de Template-spreadsheet. Deze wordt vervolgens gekopieerd naar een werkbestand in de standaard werkmap (conform de register instellingen van Dolfijn). In dit werkbestand worden alle functies vervangen door de waardes uit het opgebouwde saldibestand. NB: Het verwerken van de spreadsheet kan geruime tijd in beslag nemen. Het weergeven van Excel (door te klikken op de knop in de taakbalk van Windows) kan de verwerking aanzienlijk versnellen. U dient er dan echter voor te zorgen dat u absoluut geen wijzigingen aanbrengt in de verwerkingsvoortgang van Dolfijn (dus bijvoorbeeld niet van werkmap wisselen en dergelijke). Beschikbare functies voor het weergeven van … …een omschrijving bij een rekening (rekening='1300'): ~OMS(1300). …een omschrijving bij een rekeninggroep (Groep='128'): ~OMS(!128). NB: Groepen krijgen een uitroepteken in de 1ste positie …het eindsaldo van een rekening (Jaar1): ~JAAR1(1300). …het saldo van een rekening met eindperiode (Jaar1): ~JAAR1(1300,6). …het saldo van een rekening met begin en eindperiode: ~JAAR1(1300, 4,6). …het saldo van een reeks rekeningen (periodereek): ~JAAR1(1300..1900, 4, 6) NB: De functie ~JAAR1 mag ook geschreven worden als ~JAAR …het eindsaldo van een rekening voor het vergelijkingsjaar: ~JAAR2(1300) NB: Periodemogelijkheden zijn identiek aan functie ~JAAR1 …het eindaldo van een rekeninggroep (Jaar1): ~JAAR1(!128) NB: Let op uitroepteken, mogelijkheden zijn overigens conform ~JAAR1 …het saldo van een reeks rekeninggroepen (periodereek): ~JAAR1(!124..128,4,6) Beschikbare functies voor het weergeven van enkele tekstvelden Het ingevoerde jaartal (Jaar1): ~TEKST(JAAR1) NB: Tevens: ~TEKST(JAAR) Het vergelijkingsjaar: ~TEKST(JAAR2) De ingevoerde eindperiode: ~TEKST(EINDPERIODE) De naam van het betreffende bedrijf: ~TEKST(BEDRIJF) Weergeven van een rekeningcode of de code van een rekeninggroep: ~CODE(1300) NB: Deze functie heeft m.n. nut bij gebruik binnen een reeks Rijen invoegen: Een rij geven we aan met de functie '~RIJ(..)', waarbij tussen de haakjes een rekeninggroep kan worden gezet (bijvoorbeeld ~RIJ(!128)). Dolfijn zal dan alle rekeningen invoegen die 128 als rekeninggroep hebben. Daarnaast kunnen we tussen de haakjes ook weer reeksen aangeven zoals in de syntax van de functie ~JAAR (bijvoorbeeld 1300..1900) De ~RIJ functie geeft achter de haakjes de gewenste kolommen, waarbij de code (rekening of rekeninggroep) is vervangen voor een sterretje. ~RIJ(!128..200)~OMS(*)~CODE(*)~JAAR1(*)~JAAR2(*) 15.d Iris Op grond van het INTRASTAT-stelsel bestaat er voor natuurlijke- en rechtspersonen die bij goederenverkeer tussen EG-lidstaten betrokken zijn een verplichting om periodiek informatie af te dragen aan het Centraal Bureau voor de Statistiek (Verordening EEG 3330/91). Bedrijven zijn in het INTRASTAT stelsel vrijgesteld van het doen van statistische opgave als hun importen of exporten onder een bepaalde drempel blijven. Bijvoorbeeld voor 2001 is deze drempel vastgesteld op HFL 500.000 (EUR 227.000). Deze drempel heeft betrekking op de waarde per jaar van de invoer en de uitvoer Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


afzonderlijk. Een bedrijf met een invoer/ICV van HFL 600.000 en een uitvoer/ICL van HFL 150.000 is alleen informatieplichtig voor de invoer/ICV (beetje gedateerd voorbeeld, zie de website CBS voor actuele informatie). Voor het doen van aangiftes stelt het CBS het programma IRIS gratis ter beschikking aan ondernemingen die op grond van EU-wetgeving verplicht zijn om aangifte te doen. Dolfijn kan importbestanden (ICV en ICL) voor IRIS samenstellen op basis van de verkoop- en inkoopfacturen. Dit is in Dolfijn te vinden in de artikel/voorraad-module via menukeuze 'Functies / CBS-Iris bestanden'. Voor de correcte werking dient u binnen Iris een importbestand te definiëren conform de structuur van het Dolfijn-exportbestand (zie hieronder). Benodigde Dolfijn informatie Voor het vervaardigen van een correct exportbestand moeten de volgende gegevens aanwezig te zijn binnen het Dolfijn pakket: 1) Bedrijfsinformatie - Bij de debiteurcode dient een bestaande debiteur te zijn ingevoerd; via de gekoppelde adresinformatie wordt het BTWNr van uw bedrijf gevonden. 2) Landentabel - De betreffende landen dienen gemarkeerd te zijn in het veld 'EG lidstaat' en bij de betreffende landen dient het veld 'Land CBS/ISO' te zijn gedefinieerd conform de zogenaamde ISO-normering. 3) Artikelen - Bij de artikelen dient het Intrastat nummer te zijn ingevoerd. Deze optie kan alleen achterwege blijven als alle 'eigen' artikelcodes in Iris zijn aangemaakt. 4) Debiteuren - Bij de debiteuradressen dient het Btw-nummer te zijn ingevoerd (Uiteraard alleen bij de debiteuren uit de landen waarvoor een CBS-opgave wordt gemaakt). Importbestand - Inleessjabloon CBS Opgave Onderstaande definitie is overeenkomstig de door Dolfijn geproduceerde ascii-tabel, de definitie is gebaseerd op IRIS versie 2001. Naam: Bestandsnaam: Alleen testen: Bestand verwijderen:

DolfijnFormulier (vrij te definiëren, naam moet echter identiek worden gebruikt in Dolfijn) C:\Temp\Dolfijn.txt (vrij te definiëren, volledig pad. Locatie moet identiek zijn aan die in Dolfijn) N N

Veld naam Periode (JJJJMM) BTW-nummer Administratienummer Goederenstroom Goederencode Eigen goederencode Taric Statistisch stelsel Transactie Land van herkomst/bestemming Land van oorsprong Vervoerwijze Container Plaats van lading/lossing Gewicht Aanvullende eenheid Valuta (1=Gulden 2=Euro) Factuurwaarde Statistische waarde Handelspartner Preferentie code Uitgave 2008

Start positie;Lengte;Vaste waarde 1; 6 7; 12 19; 10 29; 1 30; 8 38; 15 nvt (Geen Start & Lengte) Vaste waarde: 00 (Geen Start & Lengte) Vaste waarde: 1 53; 3 nvt 56; 1 nvt nvt 57; 11 68; 10 78; 1 79; 11 nvt 90; 18 nvt

Handleiding Dolfijn

Extra veld 1 Extra veld 2 Extra veld 3 Extra veld 4


108; 20 nvt nvt nvt

Landcodes CBS In het aan te leveren ascii-bestand ten behoeve van Iris zijn de alle landcodes gebaseerd op een stelsel 'De geonomenclatuur van de EU'. De volledige opgave van alle landen is opgenomen in het doc-bestand (Ms Word) dat op de Iris CD is meegeleverd. De codering dient in de landentabel van Dolfijn te worden opgenomen (menukeuze Tabel / Adres-gerelateerde velden / Landen), in het veld Landcode CBS/ISO. Het Iris programma zal afwijkende landcodes niet herkennen en de betreffende regels als 'Vuil' markeren. Binnen Dolfijn zijn normaliter alleen de landen relevant die onderdeel uitmaken van de EG. Deze landen moeten in de landentabel als zodanig zijn gemarkeerd. Indien u een afspraak heeft met het CBS betreffende de zogenaamde 'extrahandel', dan kan de verwerking afwijken en Dolfijn bevat momenteel geen velddefinities voor de bij deze opgave behorende gegevens. Wij verzoeken u om dit geval contact met Unitex op te nemen. De meest gebruikte coderingen Nederlandse Antillen & Curaçao Aruba België Denemarken Duitsland Finland Frankrijk & Monaco Griekenland Groot-Brittannië & N-Ierland Ierland Italië Liechtenstein Litouwen Luxemburg Nederland Noorwegen Oostenrijk Portugal Roemenië Rusland Servië Slovenië Slowakije Spanje Suriname Tsjechië Turkije V.S. Zweden Zwitserland

AN AW BE DK DE FI FR GR GB IE IT LI LT LU NL NO AT PT RO RU YU SI SK ES SR CZ TR US SE CH

15.e NMB Heller De mogelijkheid om exportbestanden aan te maken t.b.v. NMB-Heller is opgenomen in de debiteurenmodule onder het menupunt 'Functies'. De functie kan worden gebruikt voor het geautomatiseerd aanleveren van factuur- en NAW-gegevens (alle facturen van een bepaalde periode en/of de periodieke openstaande posten) aan NMB-Heller. Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Binnen het programma worden er twee mogelijkheden geboden: het aanleveren volgens het zogenaamde 'Open systeem', of het aanleveren volgens het 'Gesloten systeem'. Open systeem Met facturen worden bedoeld de nieuwe facturen die verzonden worden naar de afnemers en via een borderel aan NMB-Heller worden verpand (dus niet alle reeds uitstaande facturen). Deze facturen worden door NMBHeller in haar debiteurenadministratie opgenomen. Overdracht van de bestaande debiteurenportefeuille, d.w.z. alle actieve debiteuren- NAW's en de openstaande posten, geschiedt op identieke wijze en is doorgaans éénmalig. Alle nieuwe facturen worden samen met de bijbehorende NAW's in één bestand opgenomen. Er wordt hierbij vanuit gegaan dat alle facturen voor factoring in aanmerking komen. In de praktijk dient u de bestanden gelijktijdig te versturen met het getekende verpandingsborderel plus de kopiefacturen. Gesloten of confidentieel systeem Overdracht van uw bestaande debiteurenportefeuille, d.w.z. alle actieve debiteuren-NAW's en de daarbij behorende openstaande posten, geschiedt periodiek, doorgaans maandelijks. Alle posten worden in één bestand opgenomen. Met facturen worden bedoeld de nieuwe facturen die verzonden worden naar de afnemers en via een borderel aan NMB-Heller worden verpand. Deze facturen worden niet door NMB-Heller in haar debiteurenadministratie opgenomen, doch uitsluitend ter kennisname als totaalboeking genoteerd. Deze worden daarom nooit in een bestand opgenomen. In de praktijk dient u de bestanden periodiek te versturen met het getekende formulier waarop u heeft aangegeven tot en met hoever uw administratie is bijgewerkt (ZAF-formulier). CreditView Binnen het door NMB-Heller beschikbaar gestelde communicatiesysteem 'Creditview' is gegevensuitwisseling, waaronder ook filetransfer, één van de opties. Indien van een open systeem sprake is dient u bij filetransfer direct na afloop van de sessie aan NMB-Heller het getekende verpandingsborderel plus kopiefacturen toe te zenden, waarna eventuele bevoorschotting kan plaatsvinden. Bij het gesloten systeem is het voldoende dat u de voor NMB-Heller noodzakelijke gegevens invult onder de menukeuze knop Gegevensuitwisseling : verwerkingsstatus debiteurenlijst. Kunt u geen gebruikmaken van het Creditview-systeem, dan is het ook mogelijk om het bestand op diskette aan te leveren. Het is van belang dat alvorens de gegevens in definitieve vorm in een bestand aan NMB-Heller worden overgedragen, er een test plaatsvindt om vast te stellen of de gegevens op een juiste manier door NMB-Heller kunnen worden verwerkt. Bestanden kunnen worden toegezonden onder vermelding van test, vergezeld door een print-out van de inhoud waarna de afdeling Automatisering van NMB-Heller contact met u opneemt over het testresultaat. NMB-Heller kan het ontvangstenjournaal in fileformaat aan u aanleveren en via het Creditview-systeem ter beschikking stellen. Tevens kan NMB-Heller een debiteurensaldilijst (openstaande postenlijst) in fileformaat leveren en binnen Creditview overseinen. U kunt een dergelijk bestand bijvoorbeeld in Excel importeren en verder bewerken. Een informatiefolder over Creditview kunt u verkrijgen via telefoonnummer 030-6593401. 15.f Outlook CSV Exportbestand t.b.v. Outlook (2000) Met behulp van de Dolfijn relatiemodule kan een bestand met adresgegevens worden samengesteld dat kan worden ingelezen in Outlook. De menukeuze hiervoor is te vinden via Functies-Adressen exporteren naar Outlook. Het programma (OutlookCSV.exe) kan ook direct worden opgestart vanuit de dolfijn-programmafolder. Voor het exporteren kan een selectie worden gemaakt op relatiecode, en kan men aangeven of alleen de hoofdadressen moeten worden overgezet. Zodra er op de knop 'Bewaren' wordt gedrukt zal het programma vragen waar het exportbestand moet komen te staan en welke naam dit krijgt. Het aangemaakte bestand is altijd van het type 'CSV', wat in Outlook (Nederlandse versie) wordt aangegeven met de naam "Door lijstscheidingstekens gescheiden waarden (Windows)".

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


Exportgegevens De volgende gegevens worden geëxporteerd: - Naam, Adres, Postcode, Plaats. - Regiocode en landcode. - Telefoonnummers (maximaal 3x) - Faxnummers (maximaal 2x) - Mobiele telefoonnummers (maximaal 1x) - Pager / Buzzer-nummer (maximaal 1x) - Telex-nummer (maximaal 1x) - De basismap en de website. - Email-adres. - De opmerkingen behorende bij het adres (NB: niet de relatie opmerkingen). Importeren in Outlook Zodra het bestand is aangemaakt kan het worden geïmporteerd in Outlook, volg hiervoor de volgende stappen: 1) Start Outlook. 2) Kies in het menu 'Bestand' voor de optie 'Importeren en exporteren'. Er verschijnt nu een schermp met als titel "Wizard Importeren en exporteren". 3) Kies in dit scherm voor de optie "Uit een ander programma of bestand importeren ", en klik op de knop "Volgende". 4) Kies in het scherm "Bestanden importeren" voor de optie "Door lijstscheidingstekens gescheiden waarden (Windows)", en klik op de knop "Volgende". 5) Selecteer vervolgens het gewenste importbestand (dit is het zojuist aangemaakte CSV bestand) door de bestandsnaam met de volledige padverwijzing in te typen in het daarvoor bestemde veld, of selecteer dit veld via de knop "Bladeren". Let op: Wij adviseren om in dit scherm voor de optie "Duplicaten vervangen door geïmporteerde items" te kiezen, dit is niet de standaard selectie. Klik op "Volgende". 6) Selecteer bij de doelmap een folder met contactpersonen. Standaard wordt hier uw eigen profiel weergegeven waarbij de map "Contactpersonen" zichtbaar is en moet worden geselecteerd. Klik op "Volgende". 7) Controleer de gegevens in het laatste scherm en klik op de knop "Voltooien". De adresgegevens worden nu ingelezen, waarbij een voortgangsindicator verschijnt. Deze procedure kan niet worden afgebroken en zal (vooral de eerste keer) enige tijd in beslag nemen. Deze export/import-functie is beschikbaar en getest met het programma Outlook 2000. In voorkomende gevallen kan de werking op details afwijken. 15.g Catalogus Algemeen Met behulp van de Dolfijn voorraadmodule kan een catalogus worden samengesteld. De menukeuze hiervoor is te vinden via Lijsten-PrijsLijst–Catalogus. Het programma (Catalogus.exe) kan ook direct worden opgestart vanuit de dolfijn-programmafolder. De catalogus is een prijslijst waarin (delen van) de artikelopmerkingen worden weergegeven, aangevuld met maximaal twee verkoopprijzen en (indien beschikbaar) de afbeelding van het artikel. Om gebruik te maken van de catalogus moet men een vaste procedure volgen bij het invoeren van de artikelopmerkingen. De gewenste teksten moeten bovenaan in het veld opmerkingen worden geplaatst en moeten altijd een vast aantal alinea's bevatten. Desgewenst kan gekozen worden voor de optie om altijd de tekst uit de eerste blanco regel te selecteren. In dat geval moet men in het invoerscherm kiezen voor 0 (nul) alinea's. De catalogus is feitelijk alleen nuttig als bij de artikelen een afbeelding is geplaatst. De opbouw van de catalogus is als volgt. Per artikel wordt en hoeveelheid ruimte over de volle breedte van het gebruikte papier gereserveerd. Dit gedeelte wordt links gevuld met de afbeelding (maximaal 55x55mm). Als er bij een artikel geen afbeelding aanwezig is wordt deze ruimte leeg gelaten. De rechterzijde wordt gevuld met op de eerste regel de artikelcode en de artikelomschrijving. Daarop volgt een blanco scheidingsregel waarna de overige

Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


ruimte wordt gevuld met het aantal alinea's uit de artikelopmerking zoals opgegeven bij de selecties. De laatste twee regels bestaan uit een blanco scheidingsregel plus een regel met maximaal twee verkoopprijzen. Selecties De artikelen die op de catalogus worden weergegeven kunnen worden bepaald door selecties op artikelcode, artikelgroep, assortiment, omzetgroep, merkcode, en prijslijstcode. Daarnaast kan men aanvullende criteria aanleggen door nul-voorraden en/of nul-prijzen uit te sluiten. Omdat de catalogus feitelijk een prijslijst is, zullen alle artikelen die uit de collectie zijn gehaald automatisch worden uitgesloten. Een artikel is uit de collectie als er in de stamgegevens van het artikel een 'Datum uit collectie' is ingevuld die ouder is dan de systeemdatum. Weergave prijzen Desgewenst kunnen maximaal twee verkoopprijzen worden opgenomen inde catalogus. Vink hiertoe bij 'Verkoopprijzen' het veld 'vermelden' aan en selecteer minimaal één prijzenboek. Geef daarnaast op hoe deze prijzenboeken moeten worden omschreven door een tekst in te vullen bij dit prijzenboek. Deze ingevoerde teksten worden opgeslagen en zullen bij de volgende uitvoering van het programma automatisch worden teruggeplaatst. Als de prijzen worden weergeven kunnen artikelen waarvan geen prijs beschikbaar is van het overzicht worden uitgesloten door een vinkje te zetten in het veld 'Artikelen met een nul-prijs overslaan'. Als twee prijzenboeken zijn aangegeven zal het artikel alleen worden overgeslagen als beide prijzen afwezig zijn, of beiden de waarde 0 (nul) bevatten. Als de prijzen worden weergegeven worden ze onder de artikelopmerkingen op één regel samengevoegd. Prijslijst De selectie 'Prijslijst' bij 'Verkoopprijzen' zal ervoor zorgen dat u een aparte prijslijst geprint krijgt, met dezelfde sorteringen en selecties die in de catalogus zijn gebruikt. Bij deze selectie wordt de catalogus zelf niet (meer) afgedrukt. Gewoonlijk zal men een catalogus afdrukken met de selectie 'Niet opnemen' bij de verkoopprijzen, om daarna met dezelfde selecties en sorteringen een (aantal) prijslijst(en) af te drukken. Catalogusomschrijving De tekst achter 'Catalogusomschrijving' wordt links bovenin de titelbalk van het document afgedrukt, direct onder de standaardtekst 'Catalogus'. Voer hier een tekst in zoals 'Collectie 2005' Aantal alinea's uit artikelopmerkingen Geef hier op hoeveel alinea's er worden overgenomen uit de artikelopmerkingen van het artikel (tabblad 'Opmerkingen' van de voorraadmodule). Denk eraan dat het hier gaat om Alinea's en dus niet om regels. (Iedere alinea is de hoeveelheid tekst tot een 'Enter'). De ingevoerde waarde wordt opgeslagen en wordt bij de volgende uitvoering van het programma automatisch teruggeplaatst. Volgorde / Groepering Het blok onder 'Groeperen per...' wordt gebruikt als primaire sorteersleutel en geeft de mogelijkheid om artikelen per artikelgroep, assortiment, omzetgroep, merk, of prijslijstcode te verzamelen. De catalogus bevat nu boven iedere groep een omschrijving conform de tabeldefinities van de selectie. Daarnaast kan een tweede sortering worden opgegeven door een selectie te maken in het veld 'Sortering binnen groep op...'. N.B.: Als u kiest voor 'Artikelcode' of 'Trefnaam' als primaire sortering, dan worden er geen groepsomschrijvingingen weergegeven. HTML-pagina's genereren Bij de catalogus bestaat de mogelijkheid om in plaats van een lijst een serie html-pagina's te creëren om zodoende de catalogus te publiceren op het Internet. Om deze optie te selecteren dient in het hoofdscherm de knop 'Html' te worden gekozen. In dit geval verschijnt er een tweede invoerscherm waarin men de vereiste variabelen kan definiëren. 1) Basislocatie: De map waarin de html-pagina's worden aangemaakt. Als deze map nog niet bestaat, dan zal het programma vragen of deze moet worden aangemaakt. Als de map al bestaat en niet leeg is, dan wordt om Uitgave 2008

Handleiding Dolfijn


een extra bevestiging gevraagd. In de map worden automatisch twee submappen aangemaakt: 'desc' en 'images'. In de map desc worden de artikelbeschrijvingen (descriptions) aangemaakt, dit zijn html-pagina's per artikel. In de map images worden de afbeeldingen opgeslagen in jpg-formaat (in een maximale resolutie van 154x154 pixels). 2) Aantal artikelen per pagina: Bij het afdrukken van de catalogus wordt o.a. een html-pagina gemaakt met een lijst van alle artikelen (inclusief de afbeeldingen). Deze html-pagina zou een volledig overzicht van de collectie kunnen bevatten, dit is echter vaak zo omvangrijk dat de gebruikte Internet explorers niet in staat zijn deze volledig in te lezen. Om deze reden kan de lijst worden opgedeeld in afzonderlijke lijsten van het opgegeven aantal artikelen. Aan het eind van iedere lijst wordt dan automatisch een link gemaakt naar de volgende en de vorige pagina. Het programma zal nu de volgende bestanden genereren: 1) Als er was gekozen voor het afdrukken van een prijslijst, dan wordt alleen deze lijst aangemaakt als Htmlpagina (geen afbeeldingen). De lijst is opgesplitst conform het opgegeven aantal artikelen en heeft de naam 'prys-xxxx.htm', waarbij xxxx staat voor het volgnummer beginnend bij 0001 . 2) Een pagina met een artikeloverzicht (inclusief afbeeldingen) per opgegeven aantal artikelen. (met de naam 'artxxxx.htm') 3) Een pagina per artikel (inclusief afbeelding) in de submap 'desc' (met de naam desc\.htm, bijvoorbeeld desc\AB113.htm) 4) Een afbeelding in jpg-formaat in de submap 'images' (met de naam images\.jpg) 5) Een pagina 'index.htm' die de frames 'kop', 'list', 'desc', en 'status' bevat. 6) Een pagina 'kop.htm' die in het gelijknamige frame wordt gezet. Dit frame bevat standaard de bedrijfsnaam en de omschrijving uit het eerste invoerscherm. 7) Een pagina 'status.htm' die in het gelijknamige frame wordt gezet. Dit frame bevat standaard de copyright mededeling en de datum van aanmaak. 8) Een pagina 'list.htm' die in het gelijknamige frame wordt gezet. Dit frame bevat de een lijst van alle artikelen, waarbij een link bestaat naar de html-pagina's per artikel. Door op deze link te klikken zal de betreffende artikelpagina worden geplaatst in het frame 'desc'. De pagina's 3 t/m 8 horen bij elkaar en vormen samen de catalogus als eenvoudige Internet site. Let op: Bij de artikelcodes worden eventuele gebruikte slashes ('/' en '\') vervangen voor het hekje ('#'). Optionele invoervelden 1) Map met standaardpagina's. Alle bestanden die in deze map aanwezig zijn (geen submappen!) zullen aan het eind van de verwerking automatisch worden gekopieerd naar de gekozen basismap. Als een bestand al aanwezig is in de basismap, dan zal deze worden overschreven (met name interessant voor 'index.htm', 'kop.htm', en 'status.htm'). 2) Template voor de Html-pagina per artikel (desc\'Artikelcode'.htm). 3) Template voor de Html-pagina('s) van de prijslijst (prys-xxxx.htm). 4) Template voor de Html-pagina('s) van het volledige artikeloverzicht (art-xxxx.htm). Bij de template pagina's worden alleen de html-regels tot aan de tag meegenomen, alle andere regels worden niet overgezet. Door gebruik te maken van een template kan het uiterlijk van de pagina's worden beïnvloed (door de paginaopties: achtergrondkleur, tekstkleur, achtergrond afbeelding, etc, te definiëren).

Uitgave 2008

HANDLEIDING DOLFIJN Functionele beschrijving bij het financiële pakket. Unitex Data Systems b.v. (uitgave juni 2008)

Recommend Documents