Handleiding DocZend. Versie 1.2 januarie Copyright KPN Lokale Overheid

Handleiding DocZend Versie 1.2 januarie 2014

© 2014 Copyright KPN Lokale Overheid Alle rechten voorbehouden. Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van KPN Lokale overheid mag niets uit dit document worden gereproduceerd, verspreid of toegankelijk gemaakt door middel van druk, (foto)kopie, database of anderszins, hetgeen ook van toepassing is op gehele of gedeeltelijke bewerking.

Inhoudsopgave

Hoofdstuk 1. Introductie

3

Hoofdstuk 2. Start

4

Hoofdstuk 3. Toepassing

5

Hoofdstuk 4. Groepsaccounts

15

Hoofdstuk 5. Meer informatie

20

© KPN Lokale Overheid

2 van 20

Hoofdstuk 1. Introductie

DocZend is een webapplicatie specifiek bedoeld om bestanden (tot 1 Gigabyte) op een veilige en betrouwbare wijze te verzenden via het besloten gemeenschappelijke overheidsnetwerk van KPN Lokale Overheid of via het openbare Internet. Elk type bestand of document kan via deze dienst worden verzonden. Denk aan bestanden zoals Word, Excel, PowerPoint, ASCII of PDF. Vervolgens wordt een e-mailbericht verzonden naar de beoogde ontvanger(s) van het bestand. Ondanks dat via deze dienst zeer grote bestanden kunnen worden verzonden hoeft er geen extra software bij de gebruiker te worden geïnstalleerd1. Het veiligheidsniveau van DocZend is bijzonder hoog. Ze ondersteunt een breed scala aan beveiligingsmaatregelen, waaronder de certificaten van willekeurige Certification Service Providers (CSP's) van PKIoverheid, Klasse X en VeriSign.

1

Alleen bij gebruik van het specifieke PKI inlog mechanisme wordt er eenmalig een kleine Java-component geïnstalleerd. Hiervoor dient u over

voldoende gebruikersrechten op uw PC te beschikken.


3 van 20

Hoofdstuk 2. Start

Start uw webbrowser en ga naar https://doczend.kpnlokaleoverheid.nl Deze dienst is via het Gemnet-netwerk en het openbare Internet beschikbaar. De volgende paragraaf neemt u stap voor stap mee door deze online applicatie.


4 van 20

Hoofdstuk 3. Toepassing

Inloggen Kies de methode waarvoor u uw accountgegevens heeft gekregen2.

Overzicht van alle bestanden Kies in de linkernavigatie voor ‘DocZend’ en u ziet het overzichtsscherm met al uw bestanden (initieel is dit leeg). Onderaan staat hoeveel schijfruimte uw account heeft.

2

Inloggen met certificaat wordt geadviseerd (en soms wettelijk voorgeschreven) als er bestanden met een hogere vertrouwelijkheidclassificatie worden verzonden. U dient over een persoonlijk PKI certificaat te beschikken. Neem contact op met uw lokale PKI contactpersoon of kijk op kpnlokaleoverheid.nl.


5 van 20

Nieuw document toevoegen

Druk op de link

Selecteer het gewenste bestand met de ‘Kies bestand’ knop en druk op ‘Document opladen'. NB: Let erop dat een bestand een extensie heeft. Als een bestand zonder extensie opgeladen wordt krijgt men deze foutmelding.


6 van 20

Bestanden uploaden

Er verschijnt een statusbalk van het upload proces.


7 van 20

Verzenden U bent weer terug in het overzicht scherm, druk op het icoon ‘Verzenden’ achter het gewenste bestand. U komt in het volgende scherm:

E-mail adres verzender:

hier staat het verzend-emailadres

E-mail adressen ontvanger: vul hier het e-mailadres van de beoogde ontvanger in. U kunt hier meerdere adressen invoeren gescheiden met een ‘;’ teken (elke ontvanger krijgt een afzonderlijke e-mail) Onderwerp:

dit is de onderwerpregel zoals de ontvanger deze zal zien – deze kunt u naar wens aanpassen

Inhoud mail:

vrije tekst

Beschikbaar tot:

dit is een veiligheidsmaatregel – alleen vóór deze datum kan het bestand worden opgehaald door de ontvanger


8 van 20

Uitsluitend vanuit Gemnet netwerk te downloaden: dit is een veiligheidsmaatregel – als deze aangevinkt is, kan uitstuitend binnen de besloten Gemnet- netwerk omgeving het betreffende bestand worden gedownload. U dient er wel zeker van te zijn dat de ontvanger toegang heeft tot de besloten Gemnetnetwerk infrastructuur. Daarnaast dient de ontvanger zijn webbrowser en proxy instellingen correct te hebben geconfigureerd.

Beveiliging:

dit is een veiligheidsmaatregel – wachtwoord / generiek certificaat / persoonlijk certificaat

Via wachtwoord:

u dient de ontvangende partij van het wachtwoord te voorzien (per separate email/SMS/telefoon).

Via certificaat:

maak een keuze voor het type certificaat waar de ontvanger over dient te beschikken (dat is de ‘root’).

Persoonlijk certificaat:

is aanscherping op bovenstaande, hiermee wordt alleen het persoonlijk certificaat van de ontvanger geaccepteerd (het certificaat dient exact overeen te komen met het ontvangende e-mailadres).

Specifiek certificaat is bedoeld voor ervaren gebruikers: indien u beschikt over een certificaat van de geadresseerde, dan kunt u hier aangeven dat dit certificaat gebruikt moet worden om het bestand op te halen. Zodra u op de ‘Document verzenden’ knop heeft gedrukt, krijgt de beoogde ontvanger een e-mailbericht met een download link en uitleg hoe uw bestand is te downloaden. Voorbeeld van een e-mail die de ontvanger krijgt:


9 van 20

Document details Ga naar overzichtsscherm en klik op de naam van het document.

Hier kunt u zien of en wanneer uw document door een specifieke ontvanger is opgehaald; in de kolom ‘Downloads’ ziet u het tijdstip waarop het bestand is opgehaald en in de kolom ‘Email adres’ ziet u door wie het is opgehaald. In de kolom ‘Beveiliging’ ziet u hoe het bestand beveiligd is: •

Geen = geen authenticatie vereist

•

Wachtwoord = beveiligd met wachtwoord

•

Certificaat (root)= beveiligd met certificaat

•

Certificaat (specifiek) = beveiligd met specifiek certificaat


10 van 20

Verwijderen Ga naar het overzichtsscherm

Druk op icoon ‘Verwijderen’ achter het gewenste bestand. Het volgende pop-up scherm dient te verschijnen:

Zodra u ‘OK’ aanklikt wordt het betreffende bestand permanent verwijderd en kan om veiligheidsreden nimmer worden hersteld. Ook de reeds eerder verzonden verwijzingen naar dit bestand worden direct onbruikbaar.


11 van 20

Ontvangen Kies in het menu links onder ‘Account’ voor ‘Upload instellingen’. Het volgende scherm verschijnt:

Vink ‘Uploads naar uw account toestaan?’ aan en vul uw e-mail adres in. Klik vervolgens op ‘Upload instellingen aanpassen’. De link die zichtbaar is in het veld ‘De URL die u kunt delen’ kunt u zelf kopiëren en plakken in een e-mail, of u kunt op ‘Link Verzenden’ klikken. Het volgende scherm verschijnt:


12 van 20

Type het e-mail adres van de ontvanger in en eventueel een begeleidende boodschap. Klik vervolgens op ‘Link mailen’; de ontvanger krijgt vervolgens een e-mail met de uploadlink:

Als de ontvanger op de hyperlink klikt, verschijnt het volgende scherm:

Via ‘Kies bestand’ kan de betreffende gebruiker het aan te bieden bestand kiezen en verzenden.


13 van 20

Het bestand wordt vervolgens naar uw gebruiksruimte opgeladen en verschijnt daar in uw overzichtsscherm. Bestanden die zijn opgeladen door derden zijn herkenbaar aan een icoontje:


14 van 20

Hoofdstuk 4. Groepsaccounts

Naast individuele accounts biedt DocZend de mogelijkheid van groepsaccounts. De beheerder van het groepsaccount heeft een aantal extra functies en kan onbeperkt gebruikers opvoeren binnen een groepsaccount. De eerder in de handleiding beschreven functies herhalen we niet in dit deel. Accountinstellingen


15 van 20

Standaard blijven de bestanden in de gebruiksruimte onbeperkt bewaard. Optioneel kan de beheerder bij de accountgegevens instellen dat documenten na het vermelde aantal dagen automatisch verwijderd worden. Dit geldt dan voor alle gebruikers in het groepsaccount. Geef het aantal dagen in en druk op ‘Wijzigen’. Gebruikers toevoegen aan de groep Kies voor de menuoptie ‘Beheer’. U begint met een lege lijst, om een gebruiker toe te voegen klikt u op de knop ‘Toevoegen’


16 van 20

Informeer de gebruiker over de aanmaak van zijn account en het gekozen initiële wachtwoord van minimaal 8 tekens. De gebruiker kan dit wachtwoord vervolgens zelf wijzigen.


17 van 20

Wachtwoord van een gebruiker resetten: als een gebruiker het toegangswachtwoord vergeten is, kunt u als beheerder eenvoudig het wachtwoord resetten. De gebruiker ontvangt vervolgens een e-mail met het nieuwe wachtwoord. Dit wachtwoord kan de gebruiker daarna eenvoudig zelf wijzigen.

Gebruiker verwijderen: zoek de gebruiker op in de lijst en klik op ‘Verwijderen’. U wordt eerst gewaarschuwd dat bij het verwijderen van de gebruiker ook al diens bestanden verwijderd worden.


18 van 20

In de DocZend gebruiksruimte ziet u weergegeven hoe groot de totale gebruiksruimte van het groepsaccount is en hoeveel hier nog van beschikbaar is.


19 van 20

Hoofdstuk 5. Meer informatie

Heeft u na het lezen van deze handleiding vragen of suggesties neem dan contact op met KPN Lokale Overheid via [email protected] of (070) 343 69 00. U kunt deze dienst bestellen via: kpnlokaleoverheid.nl.


20 van 20

Handleiding DocZend. Versie 1.2 januarie Copyright KPN Lokale Overheid

Recommend Documents