Handleiding Declareren in OmniHisScipio (versie , OmniHisScipio e.v.)

Handleiding Declareren in OmniHisScipio (versie 2009-10, OmniHisScipio 1.912 e.v.)

OmniHisScipio stelt u in staat de inschrijfgelden en verrichtingen te declareren.Want elk contact met een patiënt legt u, behalve medisch, ook financieel vast. Het financieel vastleggen van een verrichting, die betaald moet gaan worden door de verzekeraar, de patiënt of een derde, noemen we boeken. Boeken van een verrichting kan plaatsvinden in verschillende schermen. Het aanmaken van inschrijfgelden vindt plaats in het menu Financiën. Het verwerken van betalingen kan plaats vinden via het menu Financiën, maar ook rechtstreeks via het menu Boekhouding.

Voorbereiding Om de financiële verwerking goed te laten verlopen is het belangrijk: • dat in de verrichtingentabellen de gegevens juist zijn ingevuld • dat bij de zorgverzekeraars de juiste toeslagen staan aangegeven • dat bij de zorgverzekeraars eventueel staat vermeld dat sprake is van een ketenzorgcontract • dat bij de patiënten de juiste gegevens staan ingevuld op de patiëntenkaart • dat de gegevens van de declarerende artsen goed zijn ingevuld • dat de juiste AGB-codes staan vermeld • dat bij gebruikers de juiste functie van de medewerker staat aangevinkt Wanneer boekingen en declaraties worden aangemaakt wordt gebruik gemaakt van deze gegevens.

Gegevens verrichtingentabel In OmniHisScipio wordt gebruik gemaakt van twee verrichtingentabellen: Een generieke verrichtingentabel en de eigen verrichtingentabel. In de generieke verrichtingentabel zijn de standaard verrichtingen opgenomen met de bijbehorende tarieven die voor alle huisartsen gelden.U kunt deze verrichtingen zelf niet wijzigen. Er zijn echter verrichtingen die per verzekeraar of per arts kunnen verschillen, bijvoorbeeld een toeslag voor deelname aan een FTO of een seniorentoeslag. Daarom is er ook een ‘eigen verrichtingentabel’ aanwezig waarin deze speciale verrichtingen met de bijbehorende tarieven kunnen worden opgeslagen. Voordat u begint met declareren dienen alle eigen verrichtingen te zijn ingevoerd.

Invoeren van een eigen verrichtingen 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Klik op Archief boven in de menubalk. Klik in het rolmenu op Tabellen. Klik op het tabblad 9 Eigen Tarieven. Klik op de invoerknop . Vul bij ‘Code’ de code van de nieuwe, eigen verrichting in. Vul bij ‘Naam’ de omschrijving van de verrichting in. Vul de ingangsdatum van de nieuwe verrichting in. Vul de bijbehorende Vektiscode in (kijk voor informatie op www.vektis.nl) Vul het tarief van de nieuwe, eigen verrichting in. Geef met een vinkje aan of het tarief wordt gebruikt. Geef met een vinkje aan of het tarief hoort bij het inschrijftarief.

Handleiding Declareren (versie 2009-10)

-1-

12. Selecteer of het tarief een 'gewoon tarief' betreft, of dat het afzonderlijk gedeclareerd dient te worden. 13. Klik op de OK-knop . De eigen verrichting is nu opgeslagen in de ‘Eigen Tarieven-tabel’. Let op! Wanneer deze nieuwe verrichting een toeslag is die hoort bij hetinschrijftarief moet dit bij de verzekeraar(s) worden aangegeven in het derdenbestand.

Wijzigen van een bestaande verrichting 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Klik op Archief boven in de menubalk. Klik in het rolmenu op Tabellen. Klik op het tabblad 8 Tarieven. Open zo nodig de overzichtslijst door te klikken op de knop Klik op de Tab ‘Toon Alle’. Selecteer de gewenste verrichting.

7. 8.

Klik op de knop ‘Maak duplicaat aan’ Vul de juiste ingangsdatum en het juiste tarief in.

9.

Klik op de OK-knop

. De eigen verrichting is nu opgeslagen in de ‘Eigen Tarieven-tabel’.

Aanmaken van een persoonlijke lijst met verrichtingen Het is mogelijk om een persoonlijke lijst (per praktijk) van de verrichtingen aan te maken. In het boekscherm worden dan in eerste instantie alleen de persoonlijke lijst van verrichtingen getoond. Via een knop ‘toon alles’ kan alsnog de volledige lijst worden getoond. Het aanmaken van een persoonlijke lijst gaat als volgt: 1. Ga via Archief naar Tabellen 2. Klik op de Tab Tarieven Handleiding Declareren (versie 2009-10)

-2-

3. 4.

Klik in de linker balk op de button ‘Open scherm voor beheer persoonlijke tarieven’: Het volgende scherm verschijnt:

5.

De veel gebruikte tarieven kunnen worden aangevinkt.

6.

Klik op de OK-knop

Aangeven van eigen verrichtingen bij de verzekeraars Wanneer een nieuwe verrichting een toeslag is die hoort bij het inschrijftarief moet dit bij de verzekeraar(s) worden aangegeven. Om een toeslag te koppelen aan een verzekeraar handelt u als volgt. 1. Klik op OmniHisScipio boven in de menubalk 2. Klik in het rolmenu op Derden. Het derdenscherm verschijnt. 3. Klik op de zoekknop . 4. Vul naam, nummer of een van de andere gegevens in waarop u wilt zoeken.Wanneer meerdere derden voldoen aan de zoekopdracht verschijnt in de overzichtskolom een lijst. Selecteer in dat geval met een klik de gewenste derde. 5. Klik op het tabblad 3 Instellingen Verzekeraars. 6. Klik op de wijzigknop . 7. Klik op de regel: 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Er verschijnt een lijst van inschrijftarieven. Selecteer met een dubbelklik het gewenste inschrijftarief. Vink aan in welke kwartalen de module gedeclareerd mag worden. Klik op de button Herhaal de stappen 7 t/m 10 voor elke toeslag. Eventueel kan een ketenzorgcontract hier worden aangevinkt. Dit kan echter ook voor meerdere verzekeraars in één keer worden geregeld via het onderdeel Beheer, tabblad ‘Diabetesmodule’. 14. Klik op de OK-knop . De verrichting wordt nu opgeslagen.


-3-

Koppelen van een module aan alle verzekeraars Wanneer u bij een verzekeraar in het derdenbestand een module hebt ingevoerd die eigenlijk aan alle verzekeraars gekoppeld moet worden, kunt u dit in één handeling bewerkstelligen. 1. Klik op OmniHisScipio boven in de menubalk. 2. Klik in het rolmenu op Derden. Het derdenscherm verschijnt. 3. Klik op de zoekknop . 4. Vul naam, nummer of een van de andere gegevens in waarop u wilt zoeken. Wanneer meerdere derden voldoen aan de zoekopdracht verschijnt in de overzichtskolom een lijst. Selecteer in dat geval met een klik de gewenste derde. 5. Klik op het tabblad 3 Instellingen Verzekeraars. 6. Selecteer met een muisklik de toeslag die gekoppeld moet worden aan alle verzekeraars. 7. 8.

Klik op de knop: Klik op de OK-knop . Het programma koppelt de geselecteerde module aan alle verzekeraars.

Vervangen van modules in een keer bij alle verzekeraars Wanneer voor alle verzekeraars dezelfde modules gedeclareerd worden, kunnen deze in een keer bij alle verzekeraars vervangen worden. 1. Klik op OmniHisScipio boven in de menubalk. 2. SKlik in het rolmenu op Derden. Het derdenscherm verschijnt. 3. Klik op de zoekknop . 4. Vul naam, nummer of een van de andere gegevens in van de de verzekeraar bij wie de juiste modules gekoppeld zijn. 5. Klik op het tabblad 3 Instellingen Verzekeraars. 6. 7.

Klik op de knop: Klik op de OK-knop . Het programma vervangt de modules bij alle modules van deze geselecteerde derde.

verzekeraars door de

Toekennen van een ander tarief aan een of meer verrichtingen Met de preferente zorgverzekeraar worden afspraken gemaakt met betrekking tot de tarieven die voor bepaalde verrichtingen mogen worden gedeclareerd. In de meeste gevallen worden deze tarieven ook gehanteerd voor de zogenaamde 'verre' zorgverzekeraars. Het is echter mogelijk dat met één of meer zorgverzekeraars andere afspraken worden gemaakt. De afwijkende tarieven kunnen per zorgverzekeraar worden vastgelegd. Bij het boeken wordt in een dergelijk geval bij de desbetreffende zorgverzekeraar automatisch het afwijkende tarief gehanteerd. Dit kan als volgt worden ingesteld: 1. Klik op OmniHisScipio boven in de menubalk 2. Klik in het rolmenu op Derden. Het derdenscherm verschijnt. 3. Klik op de zoekknop . 4. Vul naam, nummer of een van de andere gegevens in waarop u wilt zoeken.Wanneer meerdere derden voldoen aan de zoekopdracht verschijnt in de overzichtskolom een lijst. Selecteer in dat geval met een klik de gewenste derde. 5. Klik op het tabblad 3 Instellingen Verzekeraars. 6. Klik op de wijzigknop . 7. Klik op de regel: 8. Er verschijnt een lijst met verrichtingen: Handleiding Declareren (versie 2009-10)

-4-

9. Dubbelklik op de gewenste verrichting, danwel selecteer de verrichting en klik op 10. De verrichting verschijnt in het volgende scherm:

.

11. Selecteer de verrichting en klik op de button 12. NB: Deze button is niet altijd direct zichtbaar. Vergroot zonodig het scherm. 13. Het volgende schermpje verschijnt:


-5-

14. Vul het afwijkende bedrag in en de juiste ingangsdatum en klik op . 15. Herhaal dit voor alle verrichtingen waarvoor bij deze zorgverzekering een afwijkend tarief geldt. 16. Klik als alle afwijkende verrichtingen zijn ingevuld links in de balk op

.

Gegevens patiënten Raadpleeg voor het invullen of wijzigen van de patiëntenkaart het desbetreffende helpscherm.

Gegevens verzekeraars Raadpleeg voor het invullen of wijzigen van de gegevens van derden het desbetreffende helpscherm. Let er vooral op dat de velden Groepscode, IdentCode en AGB/Uzovi-code juist staan ingevuld.

Gegevens van de declarerende artsen Per gebruiker, per werkplek en per praktijk kunnen voorkeursinstellingen aangegeven worden. Voor de declaraties is het nodig de instellingen aan te passen van de gebruikers en van de praktijken. Raadpleeg voor de instellingen per gebruiker, praktijk en werkplek de handleiding ‘Aan de slag’.

Vastleggen lay-out en pagina-opmaak van de declaratie Het vastleggen van de lay-out, de pagina-opmaak en printer voor de verschillende rapporten is beschreven in de helpschermen ‘instellen lay-out rapporten’ en ‘vastleggen voorkeursinstellingen rapporten’.

Boeken Zoals al in de inleiding is gezegd, u kunt in diverse schermen in het programma boeken. In het menu Patiënt Administratie is dat mogelijk op de tabbladen 1 Patiënt, 2 Journaal, 6 Correspondentie en 8 Boekingen. U kunt ook boeken bij patiënten die in de agenda zijn ingevoerd.


-6-

Financiële boeking aanmaken in het journaal Meestal zal het boeken plaatsvinden in het journaalscherm bij het aanmaken van een journaalregel of een (herhaal)recept. 1. Vul de nodige journaalgegevens in en klik, om de journaalregel af te sluiten, in de knoppenbalk op de OK-knop 2. Maak met een muisklik een keuze in het rolmenu: 3. 4.

. Of, wanneer op de patiëntenkaart geen apotheek is ingevoerd, in het rolmenu:

5. 6.

. Hierna verschijnt het scherm ‘Maak een nieuwe boeking...’:

7.

Als een gebruiker de functie heeft van POH worden in eerste instantie alleen de tarieven waarin het woord POH voorkomt getoond. Wanneer het woordje POH wordt gewist uit de regel ‘Naam tarief bevat’ worden alle tarieven weer getoond. 8. Wanneer gewerkt wordt met een persoonlijke lijst kan het zijn dat niet alle tarieven verschijnen. Na het aanvinken van ‘Toon alle tarieven’ worden alle tarieven getoond. 9. Selecteer met een muisklik in het boekscherm de juiste verrichting. NB: Het is ook mogelijk om via ‘Naam tarief bevat:’ te zoeken op verrichtingen, bijvoorbeeld op ‘Cyriax’. 10. Met een dubbelklik op de verrichting wordt de boeking direct afgesloten en opgeslagen. 11. Pas eventueel de betaler aan: Wanneer een patiënt, wiens rekening normaal doorgestuurd wordt naar zijn verzekering, iets zelf moet betalen, of de rekening moet naar een andere derde verzonden worden, kan dit tijdens het boeken in het veld 'Betaler' aangegeven worden. Met een klik op het pijltje achter de betaler verschijnt een lijstje waaruit u ofwel de patiënt zelf als betaler kunt kiezen ofwel een derde. 12. Klik op de OK-knop . De boeking is opgeslagen. U vindt deze terug op tabblad Boekingen.


-7-

Losse financiële boeking aanmaken U kunt ook boeken zonder eerst een journaal- en/of receptregel aangemaakt te hebben. Wanneer een vergeten verrichting achteraf geboekt moet worden kan dit in de Patiënt Administratie op de tabbladen 1 Patiënt, 2 Journaal, 6 Correspondentie en 8 Boekingen. In deze schermen is in de knoppenbalk links de boekknop aanwezig. Deze boekknop is ook aanwezig in de agenda. 1. Klik op OmniHisScipio boven in de menubalk. 2. Klik in het rolmenu op Patiënt Administratie. 3. Selecteer een van de tabbladen waarop geboekt kan worden: tabblad 1 Patiënt, tabblad 2 Journaal, tabblad 6 Correspondentie of tabblad 8 Boekingen 4. Zoek de patiënt met zoekknop (Cmd-Z). 5. Klik op de boekknop . 6. Zie verder de aanwijzingen bij het maken van een boeking uit het journaal.

Declareren Huisartsen mogen voor elke bij hen ingeschreven patiënt die een basisverzekering heeft afgesloten bij diens verzekeraar inschrijfgeld declareren. Deze inschrijfgelden of abonnementsgelden worden per kwartaal gedeclareerd en dit declareren vindt plaats in het begin van elk kwartaal. Begin januari worden dus de inschrijfgelden over januari, februari en maart gedeclareerd. De gewone verrichtingen, zoals consulten, visites en recepten etc., worden meestal per maand gedeclareerd.

Declareren van de inschrijfgelden Dit vindt plaats direct aan het begin van een kwartaal. Allereerst worden bij alle patiënten die daarvoor in aanmerking komen de boekingen aangemaakt. Daarna worden ze op een declaratie gezet en worden er HA304-bestanden van gemaakt.

Aanmaak van de boekingen voor de inschrijfgelden 1. 2. 3. 4.

Klik op OmniHisScipio boven in de menubalk. Klik in het rolmenu op Financiën. Klik op het tabblad 2 Declareren. Klik op het subtabblad Inschrijftarieven Verzekeraars. Een stappenplan verschijnt. Deze stappen zijn tegelijkertijd knoppen. Met de zwarte stappen worden alleen overzichtslijsten uitgedraaid. Met de rode stappen worden boekingen en declaraties aangemaakt in het patiëntenbestand. Wanneer u met de muis over de verschillende stappen beweegt verschijnt de bijbehorende informatie.


-8-

5. 6. 7.

Controleer bij stap 1 of de juiste M&I toeslagen zijn geselecteerd. Is dit niet het geval dan dient dit eerst gecorrigeerd te worden via het onderdeel Derden. (zie boven) Klik op Geef in het volgende scherm de periode en eventueel het jaar aan:

8. Zet een vink wanneer evt. nog recht op de toeslag voor elektronisch delcareren bestaat. 9. Klik op de OK-knop . 10. Het programma gaat nu boekingen aanmaken bij alle patiënten die daarvoor in aanmerking komen. Wanneer het programma niet correcte gegevens aantreft kunt u deze na afloop laten verschijnen.

Aanmaak declaraties van inschrijfgelden De boekingen zijn nu aangemaakt. Deze boekingen moeten nu op een declaratie gezet worden. 1. Klik op de knop 2. Met een vink bij ‘Met keuze verzekeraar’ verschijnt tijdens de aanmaakprocedure een overzichtslijst van verzekeraars waarin een selectie kan worden gemaakt. 3. Geef in het volgende scherm de periode en eventueel het jaar aan.

4.

Als er gedeclareerd wordt mét artskeuze kan nu worden aangegeven voor welke arts de declaraties aangemaakt dienen te worden:


-9-

5. 6.

Vink in dit geval de gewenste artsen aan en klik op . Wanneer u gekozen heeft om een keuze te maken voor bepaalde verzekeraars dan verschijnt het volgende scherm:

7.

Met een klik op worden alle maatschappijen geselecteerd. Met een klik op wordt de selectie opgeheven. Selecteer de gewenste verzekeringsmaatschappij(en) en klik op de OK-knop . Nu verschijnen de boekingen die op deze declaratie(s) kunnen worden gezet:

8. 9.


- 10 -

10. U kunt een selectie maken. U kunt ook kiezen voor cmd A (Selecteer Alles). 11. Klik vervolgens op . De declaraties worden aangemaakt en weggeschreven bij verzekeraars en patiënten. Na afloop verschijnt een melding waarin te lezen valt hoeveel declaraties zijn aangemaakt en hoeveel boekingen hierop zijn gezet:

12. Klik op

.

Aanmaak HA304-bestanden van inschrijfgelden De declaraties met inschrijftarieven zijn nu aangemaakt. Om deze declaraties te kunnen aanbieden aan de verzekeraars worden door het programma digitale bestanden aangemaakt. Deze digitale ofwel HA304-bestanden kunnen elektronisch worden verzonden naar Vecozo, LHVDD of Famed. Wordt gekozen voor Vecozo dan worden losse declaratiefiles aangemaakt. Wordt gekozen voor LHVDD of Famed dan wordt één declaratiefile aangemaakt. 1. 2.

3.

Klik op de knop Het programma vraagt of u de patiëntengegevens wilt controleren om afwijzing door de verzekeraars te voorkomen. Wanneer daar bevestigend op wordt geantwoord verschijnt een lijst met patiënten waarvan de naw-gegevens mogelijk een probleem zouden kunnen opleveren. Controleer deze gegevens en corrigeer ze voordat de HA304-bestanden worden uitgedraaid. Vervolgens verschijnt het volgende scherm:


- 11 -

4. 5. 6. 7.

Maak een keuze voor de record-indeling van Vecozo, LHVDD of Famed. Geef aan of de declaraties per arts of in één bestand uitgedraaid moeten worden. Kies bij keuze voor LHVDD of Famed voor nota’s met of zonder de particuliere declaraties. Maak een keuze voor een apart bestand per verzekeraar of voor declaraties van alle verzekeraars in één bestand. 8. Geef aan dat het om de inschrijftarieven gaat. 9. Geef aan met welke code gedeclareerd wordt. 10. Klik op de OK-knop . De lijst met de verzekeringsmaatschappijen uit het derdenbestand verschijnt:


- 12 -

11. Met een klik op worden alle maatschappijen geselecteerd. Met een klik op wordt de selectie opgeheven. 12. Selecteer de gewenste verzekeringsmaatschappij(en) en klik op de OK-knop . 13. Er verschijnt nu (evt. per arts) een lijst met declaraties die in aanmerking komen om in een HA304 declaratie te worden opgenomen:

14. Selecteer de gewenste declaraties (eventueel kan de lijst worden gesorteerd door op de titel boven de kolommen te klikken) en klik op . De HA304-bestanden worden nu aangemaakt. 15. De volgende melding verschijnt:

16. Klik op . 17. Geef een naam aan het HA304-bestand, maak zonodig een nieuwe map aan, selecteer de bestemming en klik op OK. Het bestand wordt op de aangegeven bestemming weggeschreven.


- 13 -

Controleren van een HA304-bestand Raadpleeg voor het controleren van een HA304-bestand het helpscherm ‘HA304-bestand controleren/inzien’.

Declareren van verrichtingen voor verzekeraars Naast de inschrijftarieven zijn er de ‘gewone’ verrichtingen, de consulten, de visites, de recepten etc., die dagelijks geboekt worden bij patiënten. Deze boekingen vindt u terug in een overzichtsscherm, tabblad 8 Boekingen, dat elke patiënt heeft. Deze boekingen hebben dan nog geen declaratienummer.

Aanmaken van de declaraties van de verrichtingen 1. 2. 3. 4.

Klik op OmniHisScipio boven in de menubalk. Klik in het rolmenu op Financiën. Het scherm Registratie betalingen verschijnt. Klik op het tabblad 2 Declareren. Klik op het subtabblad Verrichtingen Verzekeraars. Het stappenplan verschijnt:

5.

Met de knop is het mogelijk een bepaaldeverrichting bij een geselecteerde groep patiënten te boeken. Deze groep selecteert u met behulp van een zoekopdracht.

De overige stappen werken op precies dezelfde wijze als bij aanmaken van de declaraties van de inschrijftarieven, al is de periode in dit geval een maand in plaats van een kwartaal. Let op! Wanneer in voorafgaande periode van dit jaar boekingen staan die nog niet op een declaratie zijn verschenen, u heeft bijvoorbeeld iets gecorrigeerd in een eerdere periode, dan worden deze boekingen meegenomen op deze verrichtingendeclaratie. Dit geldt ook voor inschrijftarieven (uit vorige periodes) die nog niet op een declaratie staan.


- 14 -

Declareren van bijzondere verrichtingen Een aantal gebruikers kan toeslagen declareren met een aparte AGB-code. Om te voorkomen dat dergelijke toeslagen per ongeluk tegelijk met de gewone inschrijftarieven/verrichtingen gedeclareerd kunnen worden kan bij een dergelijk tarief worden aangegeven dat het separaat gedeclareerd dient te worden. Verrichtingen waarbij deze optie staat aangevinkt kunnen uitsluitend via het tabblad Bijzonder Verrichtingen Verzekeraars worden gedeclareerd. Dit geldt bijvoorbeeld voor boekingen voor Diabetes ketenzorg in bepaalde gezondheidscentra.

Declareren verrichtingen van particulieren en derden Een klein gedeelte van de patiënten is particulier. Het declareren van de verrichtingen van deze patiënten gebeurt meestal op papier. Ook verrichtingen als keuringen en schriftelijke verzoeken om informatie worden meestal op papier gedeclareerd. De boekingen van deze verrichtingen vindt u terug in een overzichtsscherm, tabblad 8 Boekingen, dat elke patiënt heeft. Deze boekingen hebben dan nog geen declaratienummer. Om declaraties van deze boekingen aan te maken handelt u als volgt.

Aanmaken en printen declaraties van particulieren en derden 1. 2. 3. 4.

Klik op OmniHisScipio boven in de menubalk. Klik in het rolmenu op Financiën. Het scherm Registratie betalingen verschijnt. Klik op tabblad 2 Declareren Klik op het subtabblad Particulier en Derden. Het stappenplan verschijnt. Deze stappen zijn tegelijkertijd knoppen.


- 15 -

5. 6. 7. 8. 9.

Klik op . De declaratienummers worden aangemaakt. Klik op De declaraties worden geprint. Na afloop wordt gevraagd of de declaraties moeten worden verwerkt, met andere woorden, of deze declaraties de status 1 (geprint) mogen krijgen. Wanneer u deze vraag negatief beantwoordt houden zij de status 0 (niet geprint). Klik op Yes. De declaraties worden bijgewerkt.

Ad-hocdeclaraties aanmaken en printen Op het tabblad 8 Boekingen kunnen ad-hocdeclaraties aangemaakt worden van geselecteerde boekingen van een patiënt. Het is hier ook mogelijk om een verrichting aan een al bestaande declaratie toe te voegen. Dit is alleen mogelijk voor boekingen waarvan de betaalsoort niet L of D is. 1. Klik op OmniHisScipio boven in de menubalk. 2. Klik in het rolmenu op Patiënt Administratie. 3. Klik op het tabblad 8 Boekingen. 4. Zoek de patiënt met de zoekknop (Cmd-Z). 5. Selecteer met een muisklik in het veld rechts de gewenste boeking(en). 6. Klik rechts onderin op de knop 7. De declaratie wordt nu aangemaakt. Wanneer er aan een al bestaande declaratie een regel toegevoegd moest worden wordt de al bestaande declaratie aangepast. 8. De volgende melding verschijnt: 9.

10. Klik op . 11. Na afloop wordt gevraagd of de declaratie moet worden verwerkt, met andere woorden, mag deze declaratie de status 1 (geprint) krijgen. Wanneer u deze vraag negatief beantwoordt houdt de declaratie de status 0 (niet geprint). 12. Klik op Yes.

Verwerken van de betalingen Wanneer een verzekeraar, een particulier of een derde een declaratie heeft betaald, worden deze betalingen verwerkt in het programma zelf of in het boekhoudprogramma. Echter niet voordat eventuele correcties verwerkt zijn.


- 16 -

Corrigeren van digitale declaraties ofwel HA304-declaraties Gedeclareerde verrichtingen in een HA304-bestand kunnen worden gewist, geherdeclareerd, worden gewijzigd in een andere verrichting of de betaler voor een verrichting kan worden aangepast. 1. Klik op OmniHisScipio boven in de menubalk. 2. Klik in het rolmenu op Financiën. Het scherm Registratie betalingen verschijnt 3. Klik op tabblad 3 Maak correcties op HA304. 4. Het volgende scherm verschijnt:

5. 6.

Klik op de button Een scherm met nog niet (volledig) betaalde declaraties verschijnt:


- 17 -

7.

Selecteer de gewenste declaratie. Eventueel kan (een deel van) het declaratienummer worden ingetypt. De declaratie verschijnt links in het scherm met een declaratienummer, datum, betaler en bedrag. Rechts in het scherm verschijnen de boekingen die bij deze declaratie horen. (zie volgende bladzijde)

Corrigeren van boekingen Klik de declaratie aan. Rechts verschijnen in het veld ‘Boekingen gevonden in deze declaratie...’ de verschillende verrichtingen waaruit deze declaratie bestaat met nummer, naam en geboortedatum van de patiënt, vektiscode, bedrag en boekdatum van de verrichting. Selecteer rechts de verrichting die gewijzigd moet worden. Er zijn nu drie mogelijkheden: 1. ofwel de verrichting wordt gewijzigd in een andere verrichting 2. de verrichting wordt in z’n geheel verwijderd en de boeking wordt gewist ofwel de verrichting wordt in deze declaratie gewist, maar opnieuw geboekt, waarbij evt. de betaler wordt aangepast. In dit laatste geval kunt u een COV laten uitvoeren.

Ad 1 de verrichting wordt gewijzigd in een andere verrichting 1. Klik, om de ene verrichting te wijzigen in een andere verrichting op de knop . 2. Er verschijnt een waarschuwing dat door het wijzigen van de boeking het reeds verzonden HA34-bestand niet gewijzigd wordt. 3. Klik op . Het verrichtingenscherm verschijnt. 4. Selecteer met een dubbelklik de juiste verrichting. 5. Klik op . De boeking wordt gewijzigd en het totaal bedrag van de boekingen wordt zonodig aangepast. Handleiding Declareren (versie 2009-10)

- 18 -

Ad 2 de verrichting wordt in z’n geheel verwijderd en de boeking wordt gewist 1. Sleep, om de boeking(en) in z’n geheel te verwijderen, de verrichtingenregel(s) naar het veld ‘Afgewezen boekingen’ onderin het scherm. 2.

Klik op de knop

Ad 3 de verrichting wordt in deze declaratie gewist, maar opnieuw geboekt 1. Sleep, om de betaler van de boeking te veranderen, de declaratieregel naar het veld ‘Afgewezen boekingen’ onderin het scherm. 2. Voer desgewenst een COV uit met een klik op de knop: . 3. Klik op de knop . 4. Zet zonodig een vink bij: 5. De boekingen worden in deze declaratie gewist en opnieuw aangemaakt, waarbij de betaler zo nodig wordt aangepast.

Betalingsverwerkingen ongedaan maken Soms worden nadat een declaratie is voldaan toch nog correcties doorgegeven. Om een reeds betaalde declaratie te kunnen corrigeren dient de verwerking van de betaling ongedaan gemaakt te worden. 1. 2. 3. 4.

5. 6. 7.

Klik op OmniHisScipio boven in de menubalk. Klik in het rolmenu op Financiën. Het scherm Registratie betalingen verschijnt. Klik op tabblad 3 Maak correcties op HA304. Klik op de knop . Het volgende scherm verschijnt:

Selecteer de juiste instantie en typ het gewenste declaratienummer in. Geef ook aan of de betaling al dan niet via de boekhouding is geregistreerd. Klik op de OK-knop . De declaratie verschijnt. Dubbelklik op de declaratieregel. De verwerking van de declaratie is hiermee ongedaan gemaakt. NB: Noteer wel de datum van betaling, want deze gaat verloren!!


- 19 -

Verwijderen van een HA304-bestand Soms is het nodig een declaratie in z’n geheel te verwijderen om deze opnieuw te kunnen aanleveren. 1. 2.

Klik op de afvoerknop . Er verschijnt een waarschuwing dat een bestand alleen gewist mag worden wanneer het nog niet digitaal is aangeleverd aan de verzekeringsmaatschappij.

3.

Klik op Yes. De declaratie wordt gewist, maar de onderliggende boekingen blijven wel bewaard.

Wissen van meerdere boekingen Het wissen van meerdere boekingen bij verschillende patiënten, mits deze boekingen nog niet een declaratie gezet zijn, gaat als volgt: 1. Klik op OmniHisScipio boven in de menubalk. 2. Klik in het rolmenu op Financiën. Het scherm Registratie betalingen verschijnt:


- 20 -

3.

Klik op tabblad 4 Alle Boekingen.

4.

Klik op de prullenmand in de knoppenbalk. Een overzichtslijst verschijnt van alle boekingen die nog niet op een declaratie staan.

5. 6.

Maak met de muis een selectie van de boekingen die u wilt verwijderen. Het is mogelijk in de overzichtslijst een selectie te maken. Wanneer u klikt op een kolomtitel, bijvoorbeeld Betaler en u typt in het zoekveld CZ verschijnen alleen de boekingen bij CZ. Klik op . Na den laatste waarschuwing zullen de boekingen worden verwijderd.

7.


- 21 -

Handleiding Declareren in OmniHisScipio (versie , OmniHisScipio e.v.)

Recommend Documents