Handleiding. Beelden opsporen, bewaren, beschrijven en ontsluiten

Handleiding Beelden opsporen, bewaren, beschrijven en ontsluiten

1

Inhoud 1. Inleiding

4

1.1. Voor wie is deze handleiding? 1.2. Wat is 'WESTHOEK verbeeldt'? 1.3. 'WESTHOEK verbeeldt' online 1.4. Contactinformatie

4 5 7 8

2. Beelden opsporen

9

Stap voor stap 2.1. Stap 1: Mensen aanspreken en het project toelichten

9 10

2.1.1. Wie kan je aanspreken? 2.1.2. Wat leg je zeker uit? 2.1.3. Enkele tips om mensen enthousiast te maken

10 10 10

2.2. Stap 2: Selectie van beelden

11

2.2.1. Bekijken van beelden 2.2.2. Inhoudelijke selectiecriteria 2.2.3. Uitlenen van beeldmateriaal

11 12 13

2.3. Stap 3: Verhalen achter de beelden schriftelijk optekenen

3. Beelden bewaren

14

16

Stap voor stap 3.1. Stap 1: Beelden scannen

16 17

3.1.1. Een map aanmaken 3.1.2. Het beeld scannen

17 17

3.2. Stap 2: Beelden opslaan op je eigen computer

19

3.2.1. Inventarisnummer 3.2.2. Waar sla ik de beelden op? 3.2.3. Het bestandsformaat kiezen: TIFF of JPEG?

19 19 19

3.3. Stap 3: Beelden roteren en knippen

20

3.3.1. Roteren of draaien 3.3.2. Knippen 3.3.3. Het bewerkte beeld opslaan

20 21 21

3.4. Stap 4: Een goede bewaring 3.5. Stap 5: Beelden in de databank opslaan

21 22

3.5.1. Inloggen 3.5.2. Startscherm Memorix Maior 3.5.3. Collectiebeheer

22 22 23

3.5.3.1. Algemeen 3.5.3.2. De weergave van de collectie

23 24

3.5.3.2.1. Filter opties

24

3.5.3.2.2. Zoeken binnen dezelfde set

25

3.5.3.2.3. Een tweede, derde, ... set openen

26

3.5.3.2.4. Weergave van de kolommen

27

3.5.3.2.5. Weergave van de foto

29

1

3.5.4. Beelden in de databank Memorix Maior opslaan 3.5.4.1. Een nieuw record openen 3.5.4.2. Beeldzijde (Media): het beeld opladen in Memorix Maior 3.5.4.3. Beschrijvingszijde (Formulier): het beeld beschrijven in Memorix Maior

31 31 31 33

3.5.4.3.1. Beschrijvingszijde: algemeen

33

3.5.4.3.2. Beschrijvingszijde: invulopties

34

3.5.4.3.3. Minimale registratie: formulier 'Nieuw'

35

3.5.4.3.3.1. Fotonummer

36

3.5.4.3.3.2. Auteursrechten

36

3.5.4.3.3.3. Toon op web

36

3.5.4.3.3.4. Bewaarplaats

37

3.5.4.3.3.5. Fonds/eigenaar

37

Een fonds/eigenaar toevoegen

40

Een fonds/eigenaar verwijderen

41

Inhoud van het veld aanpassen

42

Volgorde van fonds/eigenaar aanpassen

42

Gegevens van een fonds/eigenaar aanpassen via Collectiebeheer

43

3.5.4.3.3.6. Inventarisnummer

44

3.5.4.3.3.7. Opslaan

45

4. Beelden bewaren en ontsluiten

46

Stap voor stap 4.1. Stap 1: Beelden terugvinden in de databank 4.1.1. Eerste manier: Zoeken algemeen 4.1.2. Tweede manier: Filter opties 4.1.3. Beschrijvingszijde: Formulier 'Volledig'

46 47 47 47 48

4.2. Stap 2: Beschrijven van de beelden - Algemene regels 4.3. Stap 3: Beschrijven van de beelden - Veld per veld 4.3.1. Object 4.3.2. Formaat (basis x hoogte) 4.3.3. Kleur 4.3.4. Staat van het origineel 4.3.5. Reproductie 4.3.6. Bijschrift 4.3.7. Auteur 4.3.8. Uitgever 4.3.9. Drukker 4.3.10. Land of regio 4.3.11. Gemeente (en deelgemeente) 4.3.12. Wijk / gehucht 4.3.13. Straatnaam 4.3.14. Periode 4.3.15. Datering 4.3.16. Hoofd- en subtrefwoord 4.3.17. Personalia 4.3.18. Kop 4.3.19. Beschrijving 4.3.20. Informatiebron 4.3.21. Getuige

49 50 50 50 50 51 51 51 52 52 52 53 53 54 54 55 55 56 57 58 59 61 62

2

4.3.22. Opmerkingen 4.3.23. Historische krantenartikels

62 62

4.4. Stap 4: Een beeld koppelen in de erfgoedbank 4.4.1. Een beeld aan een opgeladen beeld koppelen 4.4.2. Aparte records aan elkaar linken 4.4.3. Een (gekoppeld) beeld verwijderen

4.5. Stap 5: Afmelden

64 64 65 66

67

5. Bijlagen

68

5.1. Afsprakennota 5.2. Uitleenformulier 5.3. Registratiefiche 5.4. Selectiecriteria 5.5. Memorix Maior fiche: samenvatting 5.6. Bibliografische referenties 5.7. Leidraad voor communicatie 5.8. Zoeken op de erfgoedbank www.westhoekverbeeldt.be 5.9. Technische vaardigheden

3

1. Inleiding 1.1. Voor wie is deze handleiding? Deze handleiding is voor jou. Je hebt interesse in je eigen en lokale geschiedenis en je wil meehelpen aan ‘WESTHOEK verbeeldt’. Wij doen een beroep op een groot aantal vrijwillige medewerkers die het project in hun dorp of stad uit de grond stampen. Deze vrijwilligers werken niet alleen, maar in groep: ze nemen samen beslissingen over het project in hun gemeente. Aangezien we met een groot aantal mensen samenwerken is het cruciaal om goede afspraken te maken. Als vrijwilliger vragen we jou om een afsprakennota te ondertekenen. Hierin worden enkele zaken duidelijk afgesproken over de praktische werking zoals de taken en rechten van de vrijwilliger, het gebruik van scanners en de verzekering. Dit alles conform de vrijwilligerswetgeving. Deze afsprakennota vind je als bijlage terug (zie bijlage 1). Deze handleiding is hét instrument om met zijn allen op dezelfde manier te werk te gaan. Zo is het heel belangrijk dat iedereen eenzelfde manier gebruikt om gegevens te noteren. Deze handleiding bestaat, net zoals de werking van het project, uit drie delen: opsporen, bewaren en ontsluiten. Als vrijwilliger kan je zelf kiezen wat je doet en natuurlijk ook wanneer. Als je thuis zelf een internetverbinding hebt, kan je bijvoorbeeld elk moment van de dag beelden in de erfgoedbank plaatsen. Bij elk onderdeel wordt stap voor stap uitgelegd hoe je te werk kan gaan. Wat hier wordt voorgesteld is natuurlijk het meest ideale scenario. Vaak lopen enkele van deze stappen door elkaar. Je kan dus creatief met deze handleiding omspringen, hoewel de algemene regels altijd van toepassing blijven. Deze handleiding is ook nooit af! Jullie inbreng is cruciaal en geleidelijk aan zullen we deze handleiding verder aanvullen. Heb je een tip hoe het beter kan, laat dan iets weten aan je regionale of lokale coördinator. Binnen elke gemeente is er een lokale ‘verbeeldt’-coördinator. Hij of zij staat in voor onder meer het organiseren van overleg, logistieke en financiële ondersteuning, coördinatie van de vrijwilligersgroep, bevorderen van de groepsdynamiek, ... Meestal is dit iemand van de dienst cultuur of het archief. In hoofdstuk 1.4 vind je de contactgegevens voor de verschillende gemeentes. Draag dus jouw steentje bij aan ‘WESTHOEK verbeeldt’. Help ons mee de erfgoedbank te vullen! Alvast bedankt!

TIP

Meer info over de vrijwilligerswetgeving vind je op: www.vrijwilligerswetgeving.be

4 Handleiding Memorix Maior • Inleiding

1.2. Wat is ‘WESTHOEK verbeeldt’? ‘WESTHOEK verbeeldt’ is een regionale erfgoedbank met bedreigd particulier beeldmateriaal over en in de Westhoek, dat samen met vrijwilligers wordt opgespoord, bewaard en ontsloten. • erfgoedbank De erfgoedbank is een moderne, digitale versie van de aloude fichebak. Het is een centrale databank waarin de digitale versies van historisch beeldmateriaal op een geordende manier opgeslagen worden. Behalve gedigitaliseerde foto’s, prentbriefkaarten, dia’s, ... bewaart de erfgoedbank ook betekenisvolle informatie over die beelden. Zowel de beelden als de beschrijvingen zijn toegankelijk via de publieke website. • bedreigd We zijn hoofdzakelijk op zoek naar beeldmateriaal dat op korte of middellange termijn dreigt verloren te gaan. De oorzaken van hun verdwijning kunnen zeer divers zijn: slechte bewaaromstandigheden (vocht, licht, ...), brand, de opruiming van een zolder, het overlijden of de verhuis van de eigenaar, de verkoop van een verzameling, of bij verenigingen de vervanging van de secretaris of het stopzetten van de activiteiten. • particulier Erfgoed dat zich in openbare instellingen bevindt, is minder acuut bedreigd. Daarom focussen we op het veel kwetsbaardere beeldmateriaal dat in het bezit is van particulieren (verzamelaars en families) of dat eigendom is van privéverenigingen. • beeldmateriaal Elke gefilmde, fotografische of getekende afbeelding die ons een blik op het verleden toont, is interessant. We zijn niet enkel op zoek naar foto’s, maar ook naar prentbriefkaarten, dia’s, affiches, porseleinkaarten, vlaggen, spotprenten, menu’s, enzovoort. • Westhoek Met de Westhoek bedoelen we de zestien betrokken gemeenten en hun dorpen: Alveringem, De Panne, Diksmuide, Heuvelland, Houthulst, Ieper, Koksijde, Kortemark, Langemark-Poelkapelle, Lo-Reninge, Mesen, Nieuwpoort, Poperinge, Veurne, Vleteren en Zonnebeke met inbegrip van hun dorpen: Abele, Avekapelle, Beveren, Beerst, Beselare, Bikschote, Boezinge, Booitshoeke, Brielen, Bulskamp, De Moeren, De Klijte, Dikkebus, Dranouter, Eggewaartskapelle, Elverdinge, Esen, Geluveld, Gijverinkhove, Handzame, Haringe, Hollebeke, Hoogstade, Houtem, Izenberge, Jonkershove, Kaaskerke, Keiem, Kemmel, Klerken, Krombeke, Lampernisse, Langemark, Leisele, Leke, Loker, Lo-Pollinkhove, Madonna, Merkem, Nieuwkapelle, Nieuwkerke, Noordschote, Oeren, Oostkerke, Oudekapelle, Oostduinkerke, Oostvleteren, Passendale, Pervijze, Poelkapelle, Proven, Ramskapelle, Reninge, Reningelst, Roesbrugge, Sint-Jacobskapelle, Sint- Jan, Sint-Joris, Sint-Juliaan, Sint-Rijkers, Stavele, Steenkerke, Stuivekenskerke, Vinkem, Vladslo, Vlamertinge, Voormezele, Watou, Werken, Westouter, Westvleteren, Wijtschate, Woesten, Woumen, Wulpen, Wulveringem, Wulvergem, Zandvoorde, Zarren, Zillebeke, Zuidschote en Zoutenaaie.


• vrijwilligers Per dorp en per gemeente bouwen we een netwerk van erfgoedvrijwilligers uit. Eenieder die geïnteresseerd is in de dorpsgeschiedenis van deze zestien gemeenten kan op vrijwillige basis, op eigen tempo en op verschillende manieren meewerken aan ‘WESTHOEK verbeeldt’. We verdelen de taken in opsporen, bewaren en ontsluiten. • opsporen De vrijwilligers gaan in de dorpen actief op zoek naar waardevol beeldmateriaal. Ze spreken mensen aan, gaan bij hen op bezoek, selecteren uit hun collectie relevante beelden en reconstrueren samen met de eigenaar de verhalen achter deze beelden. • bewaren De eigenaar blijft in het bezit van zijn originele beelden. Het geselecteerde materiaal wordt wel door vrijwilligers gescand. De digitale kopie wordt eventueel beperkt bewerkt (draaien en uitknippen) en via het internet (Memorix Maior) in de erfgoedbank geplaatst. Zo worden de beelden bewaard in een virtueel archief. • ontsluiten In eerste instantie gebeurt dit door aan elk beeld een gedetailleerde beschrijving toe te voegen. Deze beschrijving bevat niet alleen gegevens over de foto, prentbriefkaart of de affiche (hoe groot, wie is de eigenaar, wie was de fotograaf, ...) maar ook over de inhoud (wat en wie zien we, wanneer werd deze foto genomen, ...). Na controle door een redacteur worden de beelden via de website www.westhoekverbeeldt.be voor iedereen vrij toegankelijk gemaakt. De beelden worden in lage resolutie en beschermd met een watermerk online geplaatst. Bezoekers kunnen bladeren of zoeken doorheen de beelden. En zo groeit deze regionale schatkamer over de geschiedenis van de dorpen, steden en inwoners van de Westhoek elke dag een beetje meer. Iedereen kan online meegenieten. Uiteraard behandelen we jouw adres en andere privégegevens vertrouwelijk. Die worden dan ook niet online getoond. Ten slotte worden de beelden uit de erfgoedbank ook ontsloten via andere erfgoedinitiatieven in de regio. Zo proberen we per dorp regelmatig een toonmoment te organiseren waarbij een unieke selectie beeldmateriaal aan het publiek wordt getoond. Nieuwe creatieve ideeën om ‘WESTHOEK verbeeldt’ in de gemeente zichtbaar te maken zijn zeker welkom.


1.3. ‘WESTHOEK verbeeldt’ online • erfgoedbank De erfgoedbank is op het internet te vinden via https://maior.memorix.nl. Het is de centrale databank waarin alle beelden en gegevens worden opgeslagen, geordend en bewerkt. Dit gebeurt met behulp van aangepaste software, namelijk Memorix Maior. De erfgoedbank die de ‘achterkant’ van het systeem vormt, is enkel toegankelijk voor personen met een login en paswoord. • website De website is op het internet te vinden via http://www.westhoekverbeeldt.be. Via deze site die vrij toegankelijk is, kan het publiek bladeren en zoeken in een selectie beelden uit de erfgoedbank. Het is letterlijk het gezicht (de ‘voorkant’) van het systeem. • blog Op de blog http://blog.westhoekverbeeldt.be vind je nieuwtjes en alle informatie over voorbije en toekomstige activiteiten. Je kan er ook filmpjes bekijken die onze werking illustreren. Heel wat nuttige documenten maken deze blog compleet. Per gemeente wordt afgesproken wie de blog voedt met berichtjes. • sociale media ‘WESTHOEK verbeeldt’ is ook aanwezig op Facebook (facebook.com/westhoekverbeeldt) en twitter (@WHverbeeldt). Hier verschijnen regelmatig berichten in verband met de activiteiten, samenwerkingen en nieuwtjes van de erfgoedbank en haar vrijwilligers.


1.4. Contactinformatie

Erfgoedcel CO7 Sint-Jacobsstraat 1 8900 Ieper 057 23 93 12 [email protected]

Achthoek Leopold II – Laan 2 8670 Koksijde 058 53 37 60 [email protected]

Cultuurdienst Kortemark Torhoutstraat 9 8610 Kortemark 051 56 61 08 [email protected]

Heuvelland [email protected] Dienst Cultuur – 057 45 04 72

Alveringem [email protected] Dienst Toerisme en Cultuur – 058 28 88 82

Kortemark [email protected] Dienst Cultuur – 051 56 61 08

Ieper [email protected] Stadsarchief Ieper – 057 23 94 40

De Panne [email protected] Dienst Cultuur – 058 42 97 53

Langemark-Poelkapelle langemark.poelkapelleverbeeldt @gmail.com Dienst Vrije Tijd – 057 49 09 45

Diksmuide [email protected] Stadsarchief Diksmuide – 051 79 30 40

Mesen [email protected] Dienst Cultuur – 057 44 50 41

Houthulst [email protected] Dienst Archief – 051 46 07 31

Poperinge [email protected] Stadsarchief Poperinge – 057 33 56 25

Koksijde [email protected] Dienst Archief – 058 53 34 30

Vleteren [email protected] Dienst Cultuur – 051 48 00 61

Lo-Reninge [email protected] Dienst Cultuur – 058 28 80 20

Zonnebeke [email protected] Dienst Cultuur – 051 48 00 60

Nieuwpoort [email protected] Dienst Cultuur – 058 79 50 05 Veurne [email protected] Dienst Cultuur & Erfgoed – 058 33 55 35


2. Beelden opsporen Stap voor stap Stap 1: mensen aanspreken en het project toelichten Je spreekt mensen aan die interessant beeldmateriaal zouden kunnen hebben en je legt hen uit wat de bedoeling is van het project. Je maakt een afspraak om de beelden te bekijken.

Stap 2: selectie van beelden Bij het bekijken van de beelden selecteer je die beelden die voor ‘WESTHOEK verbeeldt’ interessant kunnen zijn. Je doet dit aan de hand van de selectiecriteria. Je vraagt aan de eigenaar om de beelden een korte tijd uit te lenen om ze in te scannen. Het uitleenformulier met een overeenkomst tot gebruik van het beeldmateriaal wordt ondertekend.

Stap 3: verhalen achter de beelden schriftelijk optekenen Bij elk geselecteerd beeld wordt een registratiefiche opgesteld waarop enkele bijkomende gegevens schriftelijk worden genoteerd. Dit is de basis bij het latere beschrijven van de beelden op de erfgoedbank en een hulpmiddel voor het bewaren van de verhalen achter de beelden.

Wat heb je nodig? • Selectiecriteria (zie bijlage 4) • Uitleenformulier (zie bijlage 2) • Registratiefiche (zie bijlage 3) • Bedankingskaartjes • Folder 'WESTHOEK verbeeldt'

TIP

Wat je precies kan vertellen, vind je terug in de inleiding van deze handleiding. Op de website blog.westhoekverbeeldt.be vind je nog meer bij projectinfo en historiek. Heb je nog een vraagje, mail of bel je lokale coördinator.

9 Handleiding Memorix Maior • Beelden opsporen

2.1. Stap 1: Mensen aanspreken en het project toelichten 2.1.1. Wie kan je aanspreken? • • • • • •

Iedereen met interesse voor het verleden Mensen die reeds lange tijd in het dorp of de stad wonen Mensen met een bedreigde collectie beeldmateriaal Mensen die lid zijn/waren van een vereniging, bv. secretaris van de turnkring Verzamelaars Specifieke personen in het teken van een thematische actie (vb. wielrenner bij tentoonstelling over wielrennen, leerkrachten voor een publicatie over de geschiedenis van het onderwijs in de streek, …)

2.1.2. Wat leg je zeker uit? • • • • •

Doelstellingen ‘WESTHOEK verbeeldt’ Projecten: toonmomenten in eigen dorp/gemeente Wie is Erfgoedcel CO7 / Achthoek / ‘KORTEMARK verbeeldt’? Rol van de gemeente in het geheel De bedoeling van het uitleenformulier met nadruk op de overeenkomst tot gebruik van het beeldmateriaal + uitleenformulier dat bij afgifte en teruggave wordt ondertekend

2.1.3. Enkele tips om mensen enthousiast te maken: • • • •

Vertel waarom jij zelf meewerkt aan het project Toon de website Benadruk dat de beelden worden gescand en daarna teruggegeven Leg uit waarom alledaagse beelden en de herinneringen van hem/haar interessant kunnen zijn bv. (klein)kinderen weten nu niet meer hoe het dorp er vroeger uitzag, welke verenigingen er waren, ... • Geef hen de folder van het project mee. Daarin leggen we uit hoe we te werk gaan.

TIP

Tracht een afspraak te maken bij de eigenaar thuis om zijn/haar oud beeldmateriaal te bekijken.


2.2. Stap 2: Selectie van beelden 2.2.1. Bekijken van beelden Zorg ervoor dat je voldoende tijd neemt om op bezoek te gaan bij de eigenaar. Hij zal waarschijnlijk niet alleen zijn oud beeldmateriaal tonen, maar ook zijn herinneringen bij die beelden vertellen. Tracht alle oude foto’s te zien, vaak denkt de eigenaar dat alledaagse beelden niet interessant zijn. Hij of zij maakt als het ware een eerste selectie. Voor de erfgoedbank zijn we in eerste instantie op zoek naar bedreigd particulier beeldmateriaal in en over de Westhoek. Het beeldmateriaal moet daarenboven een zekere publieke waarde hebben, het is niet de bedoeling om er een familiealbum van te maken. Hiernaast hebben we enkele criteria opgesteld, die kunnen helpen bij het selecteren. Het is een lijst die onvolledig is en continu in evolutie. Dit is enkel een hulpmiddel, een leidraad. Je doorloopt 3 stappen bij de selectie: bij de 1° stap bepaal je of het beeld een publieke waarde heeft. Bij stap 2 volg je de vragenwijzer per materiaalsoort en tenslotte ga je bij stap 3 na of het beeld tot een reeks behoort of privacygevoelig is. Een beeld kan bijvoorbeeld wel in de erfgoedbank staan en niet op de publieke website te zien zijn. Bij twijfel scan je het beeld steeds in, daarna kan er beslist worden wat ermee gedaan wordt. • beeldmateriaal Foto’s, prentbriefkaarten, affiches, dia’s, ... worden gescand en in de erfgoedbank geplaatst. Ze komen online volgens de selectiecriteria. Beelden tot een A3-formaat kunnen zonder problemen gescand worden, andere kunnen in stukken gescand worden en daarna geplakt worden in een fotobewerkingsprogramma. Schilderijen, kaarten, ... in kaders kunnen eventueel later professioneel gefotografeerd worden. Vul voorlopig een registratiefiche in en neem eventueel zelf al een foto. • papieren documenten Facturen, aktes, identiteitskaarten, ... worden gescand en in de erfgoedbank geplaatst. Ze kunnen op de website als er een link is met een ander beeld op de website. • varia Vaak kom je nog andere zaken op het spoor, zoals een postzegelcollectie, een verzameling devotionalia, maquettes, sculpturen, … Noteer alle nuttige informatie en neem contact op met je lokale coördinator of met Erfgoedcel CO7.

TIP

Neem enkele voorbeelden (kopieën) mee van de verschillende soorten beelden die we zoeken: foto’s, affiches, prentbriefkaarten, ... van straten, pleinen, evenementen, het dorpsgebeuren, ... Je hoeft hiervoor zelf geen kosten te maken. Je lokale coördinator helpt je verder. Spreek af met je lokale coördinator voor de A3-scanners. In enkele lokale instellingen is ook een A2-scanner aanwezig. Vraag aan je lokale coördinator of en hoe die gebruikt kan worden.


2.2.2. Inhoudelijke selectiecriteria Hou er rekening mee dat het beeldmateriaal de geschiedenis van de Westhoek zichtbaar maakt. Niet alleen grote gekende verhalen zoals de Eerste Wereldoorlog komen aan bod, ook het alledaagse is belangrijk: de lokale schuttersgilde, de inhuldiging van een burgemeester of een dorpsgezicht van vóór 1914. • hoe ouder, hoe beter! De leeftijd van de beelden speelt een belangrijke rol bij de selectie van de beelden. De oudste zijn de meest bedreigde en naar deze beelden zijn we dus in eerste instantie op zoek. We leggen de tijdsgrens vast op meer dan 25 jaar geleden, omdat er in de laatste 25 jaar steeds meer foto’s werden genomen en het inventariseren hiervan andere criteria vereist. Op deze regel kunnen enkele uitzonderingen gemaakt worden: bij reeksen die de toestand voor en na documenteren en foto’s van verdwenen gebouwen en infrastructuur, ... telt de leeftijd niet mee. Er kan eventueel wel beslist worden om de beelden (nog) niet op de website te plaatsen. bv. douane, klasfoto’s, dorpskernen die vernieuwd werden, ... • publieke waarde De beelden op de erfgoedbank moeten een zekere publieke waarde hebben. Dit betekent dat ze niet enkel van belang zijn voor de eigenaars of hun familie en nabestaanden, maar ook voor inwoners uit het dorp of andere mensen met interesse voor het verleden. Familiefoto’s worden dus in principe niet opgenomen. Op deze regel kunnen enkele uitzonderingen gemaakt worden wanneer er om andere redenen kan gesproken worden over publieke waarde. Bijvoorbeeld: • illustratie van een veranderd tijdsbeeld of wijziging ten opzichte van de huidige situatie • kledij, interieur, attributen, omgeving, ... • belang van persoon/gebeurtenis/gebouw: heemkundig/lokaal/nationaal/ ... • belangrijke of interessante anekdote of verhaal: heemkundig/lokaal/nationaal/ ... • verdwenen gebruik of evenement • Westhoek Enkel beelden met een link naar de dorpen en steden van de Westhoek komen in de erfgoedbank en op de website. Beelden van de aangrenzende gemeenten en zeer waardevolle beelden uit andere gemeenten worden waar mogelijk doorgestuurd naar andere gelijkaardige initiatieven: bv. Erfgoedbank Kortrijk, Erfgoedbank Midwest, ... • respect voor de privacy Sommige beelden kunnen niet op de erfgoedbank of website geplaatst worden uit respect voor de geportretteerden. Bidprentjes kunnen op de erfgoedbank, maar ze worden enkel online getoond op de website als de persoon vóór 1945 overleden is of als het een publieke figuur (bv. burgemeester, priester, ...) betreft. • speciale aandacht voor ...

... groepen Een belangrijk element van het leven van alledag in de dorpen en steden was het bloeiende verenigingsleven. We gaan dus actief op zoek naar het oud beeldmateriaal van lokale privéverenigingen. Klasfoto’s zijn ook heel interessant omdat ze een mooi tijdsbeeld en een evolutie weergeven.


... evenementen Het alledaagse leven in de Westhoek werd vaak volledig omgegooid voor lokale feesten, processies, huldigingen, stoeten of de lokale kermis. Iedereen nam hieraan deel en de oude beelden hiervan roepen mooie herinneringen op, bijvoorbeeld de Kattenstoet, inhuldigingen burgemeesters en priesters, missiefeesten, carnaval, bevrijdingsfeesten na de Tweede Wereldoorlog, ...

... gebouwen/infrastructuur Er is ook speciaal aandacht voor het waardevol (niet-)beschermd bouwpatrimonium en verdwenen gebouwen, monumenten of infrastructuur (bv. trambeddingen, stations, ...).

... evolutieschetsen Niet alleen evoluties in de tijd (bv. vóór de Eerste Wereldoorlog), maar ook een verschillend gezichtspunt of seizoen kunnen een ander sfeer of tijdsbeeld scheppen van de landschappen en dorps– of stadsgezichten.

... thema’s eigen aan de regio De landbouw, oorlogen: het zijn maar enkele van de thema’s die leven bij de inwoners van de Westhoek. We schenken hier dus ook de nodige aandacht aan.

2.2.3. Uitlenen van beeldmateriaal Nadat je de beelden geselecteerd hebt die waardevol kunnen zijn voor de erfgoedbank, vul je het uitleenformulier (= overeenkomst tot gebruik van beeldmateriaal) in. Dit formulier dient voor twee zaken: • toestemming gebruik van de beelden: Er wordt toestemming gevraagd aan de eigenaar dat het beeldmateriaal gedigitaliseerd en beschreven mag worden om in de erfgoedbank en op de website www.westhoekverbeeldt.be te plaatsen, alsook dat het digitale beeld gebruikt mag worden voor privégebruik en niet-commercieel gebruik. Voor ieder commercieel gebruik wordt opnieuw toestemming gevraagd. De bezoeker op de website kan het beeld enkel bekijken in lage resolutie, beschermd met een watermerk. • bewijs van afgifte/teruggave: Je noteert welk materiaal je ontleent en het aantal. Je spreekt een datum van teruggave af. Bij het ontlenen en bij het teruggeven controleer je goed of je alles meegenomen/teruggegeven hebt. Jij en de eigenaar ondertekenen dit document 2 maal, zowel bij het ontlenen als bij het teruggeven. Elk houdt zo een exemplaar bij zich. Zo is er achteraf geen discussie mogelijk. Na teruggave van het beeldmateriaal, bezorg je het ingevulde uitleenformulier met de twee handtekeningen aan de lokale coördinator.

TIP

Draag zorg voor het materiaal! Hou er rekening mee dat het beeldmateriaal uniek is en een grote emotionele waarde kan hebben!


2.3. Stap 3: Verhalen achter de beelden schriftelijk optekenen

TIP

Neem een vergrootglas mee of maak een uitvergroting van bepaalde relevante details, zo kan je nog meer informatie te weten komen.

Elk beeld is een momentopname en toont een stukje van de geschiedenis van het dorp, de stad of de inwoners. De herinneringen en kennis van de mensen die het nog meegemaakt hebben, zijn enorm interessant voor het reconstrueren van het verhaal achter een bepaald beeld. De eigenaars van het beeldmateriaal kunnen je meestal al heel wat vertellen, maar je kan ook meer informatie te weten komen via andere mensen die reeds lange tijd in het dorp of de stad wonen of daar ooit gewoond hebben: de getuigen. Ken je iemand die je veel zou kunnen vertellen? Je kan eventueel de registratiefiche uit de bijlage (zie bijlage 3) gebruiken om de informatie op te tekenen. Deze fiche is een hulpmiddel om voldoende informatie over elk beeld te weten te komen. Het is de basis om de beelden later in de erfgoedbank te beschrijven. Je noteert hierop enkele kenmerken van de foto (formaat, kleur, ...) en een korte beschrijving in kernwoorden over de inhoud (wie, wat, waar, ...). Probeer op volgende vragen een antwoord te zoeken: • Wie: namen + eventuele functie of belang voor dorp • Wat • Waar: wees zo specifiek mogelijk: bv. wijk of gehucht, straat • Wanneer: van ... tot ..., eenmalig, terugkerend, nu nog steeds of wanneer verdwenen? • Hoe: hoe kwam de foto tot stand? • Waarom: typisch voor de streek? heel speciaal/ongewoon? Bij groepsfoto’s kan je vooraf nummertjes aanbrengen op de foto, zodat er geen twijfel mogelijk is omtrent welke naam bij welke persoon hoort. De nummertjes kan je er digitaal op zetten via een fotobewerkingsprogramma ofwel schrijf je ze op een kopie van de foto. Het nummeren doe je steeds van links naar rechts en van onder naar boven, dit laatste omdat de eerste rijen meestal de meest volledige zijn. Een kleine tip: het zijn vaak de notabelen die op deze eerste rij zitten. Enkele tips voor een vlot gesprek met een getuige 1 • Stel de eigenaar bij het binnenkomen op zijn gemak. Maak een praatje over het interieur, de schilderijen of foto’s aan de muur of over het weer. • Noteer op voorhand enkele gegevens over de eigenaar of de getuige zoals zijn volledige naam (evt. roepnaam), geboortedatum, geboorteplaats en huidig adres. • Toon oprecht interesse voor het beeldmateriaal en de verhalen die je te horen krijgt. Luister aandachtig en geïnteresseerd. • Geef stilte een kans! Laat de getuige de tijd om zijn gedachten te ordenen. • Laat de getuige zoveel mogelijk aan het woord. Onderbreek de getuige als hij afwijkt van het onderwerp of help hem op weg, maar kauw geen antwoorden voor, ook al denk je zelf het antwoord te weten. De getuige is de expert, ook al weet je meer dan hij of zij. • Het is niet erg als de getuigen iets niet meer helemaal zeker weten of zich bijvoorbeeld de naam van iemand niet volledig herinneren. Noteer wel duidelijk waar er twijfel is en waar niet.

1

Deze tips zijn gedeeltelijk gebaseerd op interviewtips en het ethisch zakboekje van de interviewer in: B. DE WEVER e.a., Van horen zeggen: mondelinge

geschiedenis in de praktijk, Schaarbeek, Vlaams Centrum voor Volkscultuur, 2005, pp. 30-31 en pp. 45-46.


• Stel helder geformuleerde en korte open vragen zoals: Herken je iemand op deze foto? Wie woonde in dit huis? Waar werd deze foto genomen? Dus geen ja/neen vragen: Was dit het marktplein vóór 1914? Werd deze stoet georganiseerd bij de inhuldiging van burgemeester x? • Pas je taalgebruik en spreeksnelheid aan. Vermijd moeilijke woorden. • Tracht bij belangrijke informatie steeds te achterhalen wat de getuige als ooggetuige zag of wat hij van derden vernam. • Roddels of gevoelige informatie (laster) worden niet opgenomen. • Behandel elke eigenaar en zijn beeldmateriaal met respect. Sommige eigenaars geven niet graag hun beeldmateriaal af. Leg goed uit wat de bedoeling is van de erfgoedbank en benadruk dat de digitale beelden beschermd worden. Voor elk commercieel gebruik wordt er toestemming gevraagd aan de eigenaars. • Loop na het gesprek niet onmiddellijk weg. Tijdens een losse babbel kan je vaak nog leuke anekdotes te weten komen. • Benadruk dat de beelden niet worden doorgegeven en dat ze de originelen zeker terugkrijgen.


3. Beelden bewaren Stap voor stap Stap 1: beelden scannen Met behulp van een scanner maak je een digitale kopie van het beeld op je computer. Je zorgt voor een goede scankwaliteit door bepaalde regels te volgen.

Stap 2: beelden opslaan op je eigen computer Je hanteert een bepaald systeem om je beelden te nummeren en op te slaan, elk beeld krijgt een inventarisnummer. Je zorgt ervoor dat de kwaliteit van het gescande beeld zo hoog mogelijk blijft (TIFF-JPEG).

Stap 3: beelden roteren en knippen De gescande beelden worden geroteerd en geknipt in een fotobewerkingsprogramma en opnieuw opgeslagen. Ze zijn nu klaar om in de erfgoedbank geplaatst te worden.

Stap 4: een goede bewaring We voorzien een extra beveiliging om de digitale beelden voor de toekomst te bewaren.

Stap 5: beelden in de erfgoedbank (Memorix Maior) plaatsen De digitale kopieën worden via het internet op de erfgoedbank geplaatst (uploaden). Tegelijkertijd wordt relevante informatie gekoppeld aan deze beelden.

Wat heb je nodig? • Computer • Scanner • Fotobewerkingsprogramma • Internetverbinding (enkel bij stap 5)

16 Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren

3.1. Stap 1: Beelden scannen 3.1.1. Een map aanmaken Voor je het beeld scant, maak je best een map aan waar je de gescande afbeeldingen kan opslaan. Sla je bestanden steeds op dezelfde plaats op, zodat je ze later gemakkelijk kan terugvinden. • Je kan bijvoorbeeld een map ERFGOEDBANK aanmaken in de map MIJN AFBEELDINGEN. • Open je verkenner (via startmenu - deze computer - mijn documenten). • Klik op de map MIJN AFBEELDINGEN. • Klik bovenaan in de balk op BESTAND, daarna op NIEUW en op MAP. • Deze nieuwe map geef je de naam ERFGOEDBANK. • Klik rechts op NIEUWE MAP en kies NAAM WIJZIGEN. • Nu kan je deze map de naam ERFGOEDBANK geven. • Heb je veel beelden van verschillende eigenaars? Maak dan per eigenaar een submap aan. • Druk nadien op ENTER of klik naast de map. • In deze map ERFGOEDBANK kan je een map maken voor de TIFF-bestanden en een andere voor de JPEG-bestanden. • Je klikt in deze map en kiest opnieuw BESTAND - NIEUW - MAP. • Maak nu een nieuwe map TIFF. • Maak op dezelfde manier een nieuwe map JPEG.

3.1.2. Het beeld scannen Nadat je de scanner hebt aangelegd, raden we je aan om het beeld te scannen vanuit een fotobewerkingsprogramma. Zo heb je meer mogelijkheden om de kwaliteit van de digitale kopie optimaal te houden en het beeld daarna te bewerken. Elke scanner en elk fotobewerkingsprogramma werkt op een eigen manier. Het is onmogelijk om in deze leidraad elk programma te bespreken, we geven dus enkel richtlijnen mee en vermelden de veel voorkomende termen die voor bepaalde handelingen gebruikt worden. De vertaling in het Engels geven we je tussen haakjes ook mee. • Open het fotobewerkingsprogramma. • Leg het te scannen beeld op de glasplaat van de scanner. Zorg ervoor dat het beeld zo recht mogelijk ligt en laat bij voorkeur één cm rand tussen het beeld en de rand van de glasplaat. Zo ben je 100% zeker dat je de volledige foto, prentbriefkaart… scant. • Sluit de scanner. • Importeer de afbeelding die op de glasplaat ligt in je computer. • Klik in het menu BESTAND (FILE) op IMPORTEREN (IMPORT). • Kies jouw scanner uit het lijstje. • Bij sommige programma’s kan je eerst een voorbeeldscan nemen. • Je kiest voorbeeldscan.


• Je ziet nu wat er op je glasplaat ligt en met een selectiekader bepaal je wat je effectief wil scannen. Vergroot het kader zodat je niet enkel de foto/dia/prent, … scant, maar ook een kleine rand die niet tot het eigenlijke beeld behoort. Later zullen we deze rand opnieuw verwijderen. Door je linkermuisknop ingedrukt te houden, kan je een selectie afbakenen. Begin linksboven en trek het selectiekader open tot rechtsonder. Pas op het eind laat je je muisknop los. • Pas nu de scanopties aan. Let erop dat het beeld in kleur wordt gescand. We scannen NOOIT in zwart/wit, zelfs niet als de originele foto in zwart/wit is. Kleine kleurnuances maken deel uit van het beeld. De kwaliteit van je digitale kopie wordt voornamelijk bepaald door de resolutie waarin je scant. Je past die resolutie aan naargelang van de grootte van de te scannen foto, affiche, … Het beeld is … … een diapositief of negatief : 1200 dpi … kleiner dan een postkaart (15 x 9 cm): 600 dpi … even groot als een postkaart: 400 dpi … groter dan een postkaart: 300 dpi • De minimumresolutie is 300 dpi. Bij twijfel neem je steeds het grootste getal, want hoe meer dpi (dots per inch), hoe beter de kwaliteit. We gebruiken deze richtlijnen in verband met de resolutie omdat de beelden een minimumgrootte moeten hebben om in de erfgoedbank geplaatst te kunnen worden. Deze minimumafmetingen bedragen: 1024 x 1280 pixels. • Sommige scanners geven je de optie om in verschillende bestandsformaten te scannen. Je hebt de keuze tussen TIFF, JPEG, … Kies altijd voor TIFF. Zo krijg je de meest accurate kopie van je beeld. Die heb je nodig om het op lange termijn te bewaren. • Controleer of alle instellingen (resolutie, kleur) correct zijn en scan het beeld. Dit kan eventjes duren. Klik daarna op aanvaarden/OK/… • In je fotobewerkingsprogramma verschijnt er een nieuw kader met het gescande beeld. Je hebt een digitale kopie gemaakt van het originele beeldmateriaal. • Sla het gescande beeld op via BESTAND (FILE) - OPSLAAN ALS (SAVE AS). Kies dus altijd eerst voor het TIFF bestandsformaat. Daarna kan je een nieuw beeld digitaliseren.

TIP

Soms kan er op de achterkant van een oude foto of prentbriefkaart heel wat nuttige informatie staan. Vergeet dus niet dit ook te scannen. Het scannen van dia’s vereist een dubbele belichting. Vergeet dus niet de instellingen aan te passen. Voor (glas)negatieven en dia’s kan je een speciale scanner uitlenen via je regionale coördinator.


3.2. Stap 2: Beelden opslaan op je eigen computer De gescande beelden worden eerst tijdelijk op je eigen computer opgeslagen voordat ze in de erfgoedbank geplaatst worden.

3.2.1. Inventarisnummer We raden je aan een bepaalde logica te gebruiken wanneer je de digitale bestanden een naam geeft. De naam die je geeft is tevens het inventarisnummer van het beeld in de erfgoedbank. Als je nog geen eigen systeem hebt, raden we volgende nummering aan. Het inventarisnummer bestaat dan uit twee delen: • je initialen in minimum drie letters: eerste letter van je voornaam + twee eerste letters van je achternaam bv. Pol Dewitte gebruikt PDE • een volgnummer bestaande uit vijf cijfers: van 00001 tot 99999 Voorbeelden: PDE00009, LTH00345, NPR00072…

3.2.2. Waar sla ik de beelden op? • De bestanden sla je altijd in dezelfde map op. • Kies bij OPSLAAN IN via de map waar je het beeld wil bewaren. Bijvoorbeeld MIJN DOCUMENTEN - MIJN AFBEELDINGEN - ERFGOEDBANK - TIFF.

3.2.3. Het bestandsformaat kiezen: TIFF of JPEG? TIFF en JPEG zijn twee verschillende bestandsformaten. Het zijn twee manieren om je beelden op te slaan. TIFF garandeert je de beste kwaliteit, maar neemt veel ruimte in op je computer. Bij het opslaan als JPEG wordt het bestand gecomprimeerd waardoor er informatie verloren gaat, de kwaliteit is lager maar het bestand neemt veel minder ruimte in. • Sla je beelden altijd eerst op in TIFF-formaat. • Klik in het menu BESTAND (FILE) op OPSLAAN ALS (SAVE AS). • Kies in de map MIJN AFBEELDINGEN de map ERFGOEDBANK en daarna de map TIFF. • Als bestandsnaam vul je het inventarisnummer in. • Als bestandsformaat kies je TIFF. • Druk op OK wanneer het venster verschijnt met de melding dat het beeld niet wordt gecomprimeerd. • Na het roteren en knippen moet je het bewerkte beeld ook als JPEG-kopie opslaan. We gebruiken deze kopieën om de beelden in de erfgoedbank te plaatsen. • Noteer vervolgens het inventarisnummer dat je aan het beeld gegeven hebt op de registratiefiche!

TIP

Als je reeds een eigen manier van nummeren hebt, kan je dit blijven gebruiken. Zet er bij het plaatsen in de erfgoedbank wel de drie letters van je initialen voor.


3.3. Stap 3: Beelden roteren en knippen Een volgende belangrijke stap is het roteren en uitknippen van het beeld. Hierbij moet je heel precies te werk gaan. Neem je tijd! Het resultaat is een beeld dat recht staat en mooi uitgesneden is langs de randen van het origineel. Onderstaande stappen zijn gebaseerd op het fotobewerkingsprogramma Adobe Photoshop Elements 2.0. Werk je met een ander programma? Vraag dan raad aan je lokale coördinator.

3.3.1. Roteren of draaien In je fotobewerkingsprogramma kan je het beeld draaien tot het perfect recht staat. Je kan dit op twee manieren doen: • eerste manier • Klik in het menu AFBEELDING (IMAGE) op ROTEREN (ROTATE). • Draai het beeld eventueel 90° of 180° zodat het recht staat. • Je kan het beeld nog verder draaien door bij AFBEELDING (IMAGE) - ROTEREN (ROTATE) in plaats van op 90° of 180° op INSTELBAAR (CUSTOM) te klikken: hier vul je een waarde tussen 0 en 89 in en kies je in welke richting je wil roteren: RECHTS (RIGHT) of LINKS (LEFT). Om te zien of het beeld perfect recht staat, kan je het raster aanzetten. • Klik op WEERGAVE (VIEW) - RASTER (GRID). • Via BEWERKEN (EDIT) - VOORKEUREN (PREFERENCES) - RASTER (GRID) kan je het raster nauwkeuriger instellen.

• tweede manier Zorg dat het raster zichtbaar is. Selecteer de foto met het selectiekader. • In de verticale werkbalk kies je het icoontje: . • Door je linkermuisknop ingedrukt te houden, kan je een selectie afbakenen. Begin linksboven en trek het selectiekader open tot rechtsonder. Pas op het eind laat je je muisknop los. • Klik op AFBEELDING (IMAGE) - TRANSFORMATIE (TRANSFORM) - VRIJE TRANSFORMATIE (FREE TRANSFORM) of de sneltoets CTRL + T. • Klik met je muis even buiten het geselecteerde gebied op de hoek. Er verschijnt nu een boog met aan elke kant een pijl. Nu kan je de foto zelf draaien. • Hou je linkermuisknop ingedrukt en versleep het boogteken in de richting waarin je het beeld wil kantelen. Staat het beeld mooi recht, druk dan op ENTER. Nu hoef je enkel het beeld nog mooi uit te knippen.

TIP

Maak gebruik van een loep en zet je venster maximaal. Zo zie je het best wat je doet.


3.3.2. Knippen Als het beeld perfect recht staat, kan je het mooi uitsnijden langs de randen. • Bepaal met het selectiekader welk deel van het bestand je wil houden. (afbeelding + randen behorend tot het origineel). • Oude beelden hebben vaak een gekartelde rand. Dit hoort bij het beeld en wordt dus behouden. Selecteer een minimale rand van 1 - 2 mm rondom de foto zodat alle kartels mooi weergegeven worden. • Klik in het menu AFBEELDING (IMAGE) op UITSNIJDEN (CROP). Het resultaat is een beeld dat recht staat en perfect langs de randen werd uitgesneden.

3.3.3. Het bewerkte beeld opslaan Vergeet niet dit geroteerde en uitgeknipte beeld op te slaan! • Klik in het menu BESTAND (FILE) op OPSLAAN (SAVE).

3.4. Stap 4: Een goede bewaring Bezorg je lokale coördinator de TIFF-bestanden die jij inscande. Je kan dit via een usb-stick doen. Zo heeft elke gemeente een back-up op externe harde schijf van de gescande beelden. Dit is een extra beveiliging om de digitale beelden voor de toekomst te bewaren. Je kan de bestanden ook online naar je lokale coördinator verzenden. Omdat deze bestanden vaak te groot zijn voor een e-mail, maken we gebruik van (gratis) programma’s die wel toelaten grotere bestandsformaten te gebruiken. WeTransfer (www.wetransfer.com) is een gebruiksvriendelijk programma dat een link stuurt naar de geadresseerde. Deze kan daar dan de bestanden downloaden. Neem contact op met je lokale coördinator voor meer info.


3.5. Stap 5: Beelden in de databank opslaan 3.5.1. Inloggen • Log in op https://maior.memorix.nl. • Vul je gegevens in.

Bij klantcode: heu Voer je gebruikersnaam en paswoord in. Je kan kiezen om ingelogd te blijven voor een bepaalde periode. Druk op OK.

TIP

Maak een snelkoppeling op je bureaublad die je rechtstreeks naar de website leidt. • Ga met de muiscursor op je bureaublad staan en klik op de rechtermuisknop • Kies ‘Nieuw’ -> ‘Snelkoppeling’ • Typ: https://maior.memorix.nl in het veld en klik op ‘Volgende’ • Geef de snelkoppeling een naam (bv Memorix Maior, ‘WESTHOEK verbeeldt’, erfgoedbank, …) en klik op ‘Voltooien’. Er staat nu een snelkoppeling op je bureaublad waarmee je rechtstreeks naar de site kan surfen.

3.5.2. Startscherm Memorix Maior • Wanneer je voor de eerste keer inlogt op Memorix Maior staat alles in het Engels. Pas dit eenvoudig aan onderaan rechts in beeld.


3.5.3. Collectiebeheer

3.5.3.1. Algemeen • Klik op Collectiebeheer om naar je collectie te gaan.

• Op dit scherm krijg je alle informatie over je collectie.

• Het scherm bestaat uit twee hoofddelen: → Binnen de collectie ‘WESTHOEK verbeeldt’ krijg je toegang tot de collectie waar je actief in bent. → Alle beeldeigenaars werden apart geordend, op die manier zijn deze controleerbaar.

→ Rechts in beeld zie je de beelden die in jouw collectie worden bewaard.


3.5.3.2. De weergave van de collectie In Memorix Maior kies je zelf hoe de collectie wordt weergegeven. Je kan kiezen welke foto’s worden weergegeven, hoe de foto’s worden weergegeven. In de lijstweergave kies je ook welke kolommen er worden getoond.

3.5.3.2.1. Filter opties Wanneer je geen filter plaatst krijg je alle beelden van de collectie te zien. Je kan het aantal beelden per pagina manueel aanpassen. Plaats de cursor achter het getal en wis dit met de backspace. Typ dan het aantal beelden die je per pagina wil zien en klik op ‘Enter’.

Je kan er ook voor kiezen om een selectie te maken in de beelden. Via ‘Filter opties’ kies je waarop gefilterd wordt binnen de collectie. • Open ‘Filter opties’ rechtsboven in het scherm.

• Er opent een zoekscherm:

• In het eerste veld kies je het veld waarop gefilterd wordt:

• In het tweede veld verfijn je de selectie:

• In het derde veld vul je de gezochte term in of kies je die uit de lijst:


Voorbeeld: Het is handig om je eigen beelden uit de collectie te filteren. Kies voor de zoekfilter: Inventarisnummer – Bevat – [initialen]. • • • •

Kies in het dropdownmenu onder ‘Alle velden’ voor ‘inventarisnummer’. Kies in het tweede veld voor ‘Bevat’. Typ in het derde veld je initialen. Klik op ‘Zoeken’ of druk op Enter op je toetsenbord.

Je krijgt nu een lijst met alle records waarin het inventarisnummer begint met je initialen.

3.5.3.2.2. Zoeken binnen dezelfde set Je kan verschillende filters combineren met de optie en/of door een zoeklijn bij te voegen. • Vul de eerste zoekregel in. • Klik rechts van het derde veld op . • Een tweede zoekregel wordt geopend. • Vul de tweede zoekregel in en klik op ‘Zoeken’.


Voorbeeld: Je maakt een selectie van je eigen beelden die nog niet online staan. Hiervoor moet je twee zoekfilters combineren. • • • • •

Maak een selectie van je eigen beelden met Inventarisnummer – Bevat – [initialen] (zie bovenstaand voorbeeld). Klik op om een tweede zoekfilter te openen. Kies in het dropdownmenu onder ‘Alle velden’ voor ‘Webdisplay’. Kies in het tweede veld voor ‘exacte waarde’. Laat het leeg vakje naast het veld leeg en klik op ‘Zoeken’.

Je krijgt nu een lijst met alle records waarin het inventarisnummer begint met je initialen én die nog niet online staan. Wil je de beelden zien die wel al online staan, klik dan het vakje naast het veld ‘exacte waarde’ aan.

3.5.3.2.3. Een tweede, derde, ... set openen Deze zoekactie is eerder complex. Via ‘verkleinen’ of ‘verbreden’ worden de resultaten van de zoekactie in Set 1 uitgebreid of verfijnd. Voor een gewone zoekactie binnen Memorix Maior volstaat het met de eerste manier te werken. We geven deze tweede manier mee voor de volledigheid. • Vul de eerste zoekregel in. • Klik hieronder op ‘Set toevoegen’. • Kies of je binnen de oorspronkelijke zoekactie wil verfijnen (verkleinen) of dat je ook resultaten wil bekomen die niet bij de oorspronkelijke zoekactie in de resultatenlijst voorkomen (verbreden). • Vul de velden in en klik op ‘Zoeken’.

TIP

Een zoekactie blijft altijd in de velden staan, ook als je de computer afsluit en later weer opstart. Dit kan handig zijn als je bij het opstarten altijd enkel jouw beelden wil zien staan. Heb je dit liever niet? Vergeet dan niet op ‘reset’ te klikken. Je vindt deze knop onder de zoekactie.


3.5.3.2.4. Weergave van de kolommen Wanneer je kiest voor een lijstweergave wordt zowel de info bij de beelden als de info bij de collectie weergegeven in kolommen. Het aantal kolommen, de manier waarop deze geordend worden en de weergegeven info is aanpasbaar naar je eigen wensen. • Oplopend/aflopend Je kan elke kolom afzonderlijk sorteren volgens oplopend/aflopend. Oplopend: van klein naar groot, van a naar z, offline - online Aflopend: van groot naar klein, van z naar a, online - offline

• Resultaatweergave configuratie: keuze van de kolommen Je kiest zelf welke kolommen worden weergegeven door middel van de knop ‘Resultaatweergave configuratie’. De aanpassing van deze kolommen gebeurt via deze knop: . Er verschijnt een keuzemenu waarin alle beschrijvingsvelden van een fiche in staan. Maak je keuze en klik op opslaan. Je kiest dus welke informatie in de kolommen van de collectie te zien is. Je instellingen worden automatisch bewaard en moeten dus niet telkens opnieuw aangepast worden.

Resultaatweergave configuratie


Lijst met velden die als kolom weergegeven kunnen worden: Uuid (Universally Unique Identifier)

Aanklikbaar bewerksymbool

Aangepast door

Persoon die laatste bewerking heeft doorgevoerd (zie afbeelding)

Aangepast op

Datum waarop laatste bewerking werd doorgevoerd

Media

Weergave van het beeld

Auteur

= veld ‘Auteur’ in formulier ‘volledig’

Auteursrechten

= veld ‘Auteursrechten’ in formulier ‘nieuw’

Beschrijving

= veld ‘Beschrijving’ in formulier ‘volledig’

Bewaarplaats

= veld ‘Bewaarplaats’ in formulier ‘volledig’

Bijschrift

= veld ‘Bijschrift ’ in formulier ‘volledig’

Datering

= veld ‘Datering’ in formulier ‘volledig’

Gemeente

= veld ‘Gemeente’ in formulier ‘volledig’

Drukker

= veld ‘Drukker’ in formulier ‘volledig’

Formaat (LxH)

= veld ‘Formaat (BxH) in formulier ‘volledig’

Historische krantenartikels

= veld ‘Historische krantenartikels’ in formulier ‘volledig’

Trefwoord

= veld ‘Trefwoord’ in formulier ‘volledig’

Informatiebron

= veld ‘Informatiebron’ in formulier ‘volledig’

Inventarisnummer

= veld ‘Inventarisnummer’ in formulier ‘volledig’

Kleur

= veld ‘Kleur’ in formulier ‘volledig’

Kop

= veld ‘Kop’ in formulier ‘volledig’

Land of regio

= veld ‘Land of regio’ in formulier ‘volledig’

Getuige

= veld ‘Getuige’ in formulier ‘volledig’

Object

= veld ‘Object’ in formulier ‘volledig’

Opmerkingen

= veld ‘Opmerkingen’ in formulier volledig’

Periode

= veld ‘Periode’ in formulier ‘volledig’

Personalia

= veld ‘Personalia’ in formulier ‘volledig’

Reproductie

= veld ‘Reproductie’ in formulier ‘volledig’

Staat van het origineel

= veld ‘Staat van het origineel’ in formulier ‘volledig’

Straatnamen

= veld ‘Straatnamen’ in formulier ‘volledig’

Uitgever

= veld ‘Uitgever’ in formulier ‘volledig’

Webwinkel

NIET VAN TOEPASSING OP ONZE WERKING

Wijk/Gehucht

= veld ‘Wijk/Gehucht’ in formulier ‘volledig’

Webdisplay

Geeft aan of het beeld al online staat of niet (zie afbeelding)

Fotonummer(s)

Toont het fotonummer (HEU-nr) dat automatisch gegenereerd wordt (zie afbeelding)


Aangepast door: Persoon die laatste bewerking heeft doorgevoerd

Webdisplay: Staat het beeld al online?  = beeld staat nog niet online  = beeld staat online

3.5.3.2.5. Weergave van de foto • Om een opgeladen foto te bekijken, klik je op het beeld. In lijstweergave kan je ook op het bewerksymbool klikken. • Het opgeladen beeld kan op verschillende manieren bekeken worden.

Lijstweergave Enkel wanneer je deze weergave kiest, kan je ook kiezen welke kolommen getoond worden. Roosterweergave Bij elk beeld wordt metadata opgeslagen. Deze technische fiche vind je terug onder het symbooltje . Let erop dat je hier niets in wijzigt. Galerijweergave


Detailweergave Het detail bekom je ook door op de foto te klikken. Met de knoppen onder het beeld kan je de foto bewerken, zonder dat dit invloed heeft op het opgeslagen resultaat

Om het beeld in detail te bekijken maak je gebruik van de knoppen onder het beeld. Opgelet! Sommige functies worden niet ondersteund door Internet Explorer en Mozilla Firefox Selecteer een stuk uit het beeld en sla dit op via ‘Bevestigen’ Zoom in/uit Draai het beeld Bekijk het beeld in fullscreen Verberg het detailscherm in de rechterbovenhoek Pas de kleurschakering aan Zoom in/uit

TIP

De bewerkingen die je uitvoert op de beelden worden niet mee opgeslagen in het originele beeld.


3.5.4. Beelden in de databank Memorix Maior opslaan

3.5.4.1. Een nieuw record openen Elk beeld wordt beschreven in een apart record. Je kan dit vergelijken met een klassieke fichebak waarin elke bron een eigen fiche heeft. • Open een nieuw record door op volgend symbool te klikken:

.

• Het nieuw record wordt geopend. Dit record is opgesplitst in twee delen:

Hier wordt het beeld beschreven aan de hand van verschillende beschrijvingsvelden = Beschrijvingszijde

Aan deze kant van het record wordt het beeld opgeladen vanop je schijf of usb-stick = Beeldzijde

3.5.4.2. Beeldzijde (Media): het beeld opladen in Memorix Maior • Om een beeld op te laden klik je op volgend symbool:

.

• Onderstaand scherm opent automatisch. Je kan nu in je eigen computer op zoek naar het beeld dat je in de erfgoedbank wil plaatsen. Het is dus belangrijk de gescande afbeeldingen altijd in dezelfde map te plaatsen.

• Klik op Bladeren en kies het beeld dat je wil opladen. Dit beeld is herkenbaar aan het inventarisnummer. Kies altijd het JPEG-formaat.


• Klik op Uploaden.

• Het beeld wordt opgeladen in de beeldzijde.

Je kan de indeling van je beeld zelf bepalen door middel van de dubbele pijl. Ga met je muiscursor over de scheidingslijn, wanneer de dubbele pijl verschijnt hou je de linker muisknop ingedrukt en versleep je de scheiding.


3.5.4.3. Beschrijvingszijde (Formulier): het beeld beschrijven in Memorix Maior 3.5.4.3.1. Beschrijvingszijde: algemeen Het tabblad 'Formulier'

In de balk bovenaan de beschrijvingszijde kan je snel doorheen de selectie gaan die je maakte in je collectie. Heb je gefilterd op je initialen (= eerste drie tekens van het inventarisnummer), dan is hier het aantal records weergegeven dat met jouw initialen begint. Het getal is dus altijd afhankelijk van je filter.

De pijltjes navigeren je door de collectie: eerste record voorgaande record volgende record laatste record

De symbooltjes:

Opslaan

Zelfde functie als opslaan onderaan

Nieuw

(leeg) record aanmaken

Dupliceer

Alle gegevens, behalve het veld fonds/eigenaar, worden gekopieerd uit het voorgaande record. Het beeld wordt niet meegekopieerd.

Voeg toe aan selectie

uitgeschakeld voor vrijwilligers

Kopieer uit laatste record

Alle gegevens, ook fonds/eigenaar worden gekopieerd uit het voorgaande record. Het beeld wordt niet meegekopieerd.

Trackrecord

In dit document kan je nota’s achterlaten voor jezelf. Beschouw dit als een kladblok.

Afdrukken

Print de beschrijving af


Stuur een bericht

Stuur een bericht naar elke persoon die ook een account heeft in de Memorix Maior van ‘WESTHOEK verbeeldt’. Het bericht komt terecht in de inbox die je rechtsboven in het scherm vindt.

Het tabblad 'Geschiedenis' In het tabblad ‘Geschiedenis’ kan je elke aanpassing in het record volgen.

3.5.4.3.2. Beschrijvingszijde: invulopties → Sommige velden kan je invullen door op het icoontje op het einde van het veld te klikken. Dan krijg je een aantal mogelijkheden die reeds vroeger ingevuld werden. Kies enkel een term uit deze lijst, wanneer die overeenkomt met jouw gegevens. → Bij sommige velden kan je kiezen uit een dropdownlijst. Dit is het geval wanneer op het einde van het veld een pijltje naar beneden wijst. Kies in dit geval een term uit de lijst. → In sommige velden kan je enkel vastgelegde combinaties selecteren. → Sommige velden zijn vrij in te vullen.

• Vrije velden Wanneer de velden vrij in te vullen zijn, verschijnt er na twee tekens een autocomplete. Dit is een lijst die onder het veld verschijnt waarin alle mogelijke opties verschijnen die met deze twee letters beginnen. Wanneer de term, naam, plaats, … reeds eerder gebruikt werd in ‘WESTHOEK verbeeldt’ vind je het terug in de lijst en kan je deze optie aanklikken. Zo vermijd je fouten en werken we samen aan uniformiteit bij de beschrijving van de velden. Via de keuzelijst kan je ook op zoek naar eerder ingevulde opties. Gebruik dit wanneer je niet zeker bent van de schrijfwijze of de mogelijke opties wil vergelijken.

Keuzelijst Autocomplete


• Velden met dropdown-menu Soms is slechts een beperkt aantal antwoorden mogelijk. Hier krijg je de keuze via een dropdownmenu.

• Velden met vaste combinaties Bij de velden gemeente/deelgemeente en hoofdtrefwoord/subtrefwoord kan je een vaste combinatie ingeven. Hiervoor maak je eerst een nieuw veld aan.

→ Klik op dit symbool om een nieuw veld aan te maken

3.5.4.3.3. Minimale registratie: formulier 'Nieuw'

Definitie

Verzamelnaam voor een aantal velden die ingevuld moeten worden. Hieronder worden deze veld per veld uitgelegd. Onder ‘Status’ wordt telkens aangegeven of het veld verplicht in te vullen is en of het online verschijnt. Dit gebeurt door middel van onderstaande symbolen: Verplicht in te vullen: Niet verplicht in te vullen: Zichtbaar online: Niet zichtbaar online:

Toelichting

Er zijn twee formulieren: NIEUW en VOLLEDIG. Het formulier NIEUW bevat een minimum aantal velden en wordt gebruikt bij het opladen van de beelden. Het formulier VOLLEDIG bevat alle velden waarmee de beelden worden beschreven. Het formulier staat, na het opladen van het beeld, standaard op ‘nieuw’. Voor de uitleg van de velden van formulier VOLLEDIG, zie hoofdstuk 4.3.

Opmerkingen Bij het opladen is het noodzakelijk dat je alle velden, met uitzondering van ‘Fotonummer’ en ‘Toon op web’ invult in het formulier NIEUW. Indien je dit niet gedaan hebt, zal je niet kunnen opslaan. Status


3.5.4.3.3.1. Fotonummer

Definitie

Uniek nummer dat door Memorix Maior automatisch wordt toegekend aan elk beeld. In dit veld kan je niks typen of wijzigen. Dit nummer wordt na max. 24 u gegenereerd. Toelichting Via dit uniek nummer kan je de beelden terugvinden. Voorbeelden HEU005500007 HEU001500006 Status (automatisch)

3.5.4.3.3.2. Auteursrechten

Definitie

Het recht van de maker (of erfgenaam) om te bepalen hoe, waar en wanneer zijn werk wordt openbaar gemaakt of verveelvoudigd. Toelichting De nabestaanden van een fotograaf hebben tot 70 jaar na zijn overlijden nog auteursrechten op zijn werk. Bij anoniem werk berusten de rechten bij de uitgever en dit tot 70 jaar na publicatie. De fotograaf kan de rechten op zijn foto’s wel afstaan of verkopen. De eigenaar is bijgevolg niet automatisch bezitter van de auteursrechten op een bepaalde foto. Auteursrecht is niet hetzelfde als portretrecht. Een persoon of zijn of haar nabestaanden hebben namelijk tot 20 jaar na het overlijden van de geportretteerde rechten op deze afbeelding. Het opsporen van diegenen die auteursrecht of portretrecht hebben, is vaak bijzonder moeilijk of onmogelijk. Daarom wordt er op de website een oproep gedaan aan de rechthebbenden om zich - indien ze dat wensen - kenbaar te maken. Via een dropdownlijst vul je hier JA of NEE in. Opmerkingen Wanneer de auteur van het beeld gekend is en die nog geen 70 jaar dood is, vul je hier JA in. Status

3.5.4.3.3.3. Toon op het web

Definitie Toelichting

Wordt dit beeld op de website www.westhoekverbeeldt.be getoond? Je hebt hier de keuze om het beeld en de bijhorende informatie wel of niet op de website te plaatsen. Zelf plaats je geen beelden online. De redacteur van jouw dorp of gemeente plaatst de beelden online door het vakje aan te vinken. Voorlopig laat je dit vak dus leeg! Opmerkingen Enkel beelden die volledig beschreven zijn, kunnen op de website geplaatst worden. Status


3.5.4.3.3.4. Bewaarplaats

Definitie Toelichting

De plaats waar het originele beeld dat je gescand hebt, zich bevindt. Wanneer het origineel zich bij een particulier bevindt, dan spreken we van een privécollectie. Wordt het beeld door een openbare instelling of een privévereniging bewaard, dan vullen we hier de officiële naam van deze instelling of vereniging in. De 3 mogelijke opties zijn dus: privécollectie, instellingsnaam of naam van de vereniging. Vul in dit veld nooit de gegevens van de eigenaar in. Deze komen in het veld ‘Fonds/Eigenaar’ terecht. Opmerkingen Privéverenigingen zoals een toneelkring of een schuttersgilde kunnen ook een eigen collectie bewaren, je kan kiezen tussen privécollectie of de naam van de vereniging. Wanneer het originele beeld buiten België bewaard wordt, noteer dan de afkorting van de naam van het land waar het beeld zich bevindt tussen ronde haakjes. Bij gelijknamige plaatsnamen kan verwarring ontstaan. Noteer daarom tussen haakjes de naam van de gemeente of stad waartoe die plaats behoort. Kies bij plaatsnamen indien mogelijk steeds voor de Nederlandstalige naam. Gebruik enkel de Franstalige naam als deze couranter is dan de Nederlands (bv. Gebruik Calais en niet Kales, maar gebruik Parijs en niet Paris). Schrijfwijze privécollectie naam instelling gemeente (afkorting land) naam vereniging dorp of gemeente Voorbeelden privécollectie Stadsarchief Ieper Centrum voor Molinologie Roosendaal (NL) Kenniscentrum Zonnebeke Status

3.5.4.3.3.5. Fonds/Eigenaar

Om de gegevens van de diverse fondsen en eigenaars beheersbaar te houden, is dit veld uitgebreider. Om een veelvoud aan contactgegevens van dezelfde eigenaar tegen te gaan, kijk je eerst in de keuzelijst om uit te zoeken of de eigenaar reeds voorkomt in de databank. Definitie

De eigenaar is de persoon, vereniging of instelling aan wie het origineel van het digitale beeld toebehoort. Bij een openbare instelling wordt de collectie vaak opgesplitst in bepaalde fondsen, vaak genoemd naar de vorige eigenaar. Toelichting Bij een privécollectie, privévereniging of privéarchief wordt hier het adres van de eigenaar of vereniging ingevuld, of het adres van de plaats waar het beeld zich bevindt. Opmerkingen Hoe vollediger je dit veld invult, hoe makkelijker je het beeld later eventueel kan terugvinden. Zit een bepaald beeld bij meerdere eigenaars, dan vul je hier ook meerdere eigenaars in.


Schrijfwijze

Voor specifieke afspraken per invulveld, zie ‘Werkwijze’ Naam Voornaam Straatnaam + nummer Postcode (Deel)Gemeente Telefoonnummer E-mail

Voorbeelden

Werkwijze • Klik op

, er verschijnt een keuzemenu.

• Klik op de keuzelijst : je komt in het adressenbestand van alle fondsen/eigenaars die reeds in de erfgoedbank werden ingegeven. Zoeken in het adressenbestand via het zoekveld of via Filter opties.

• Zoek in het adressenbestand naar de beeldeigenaar van het beeld dat je wil beschrijven. Dit kan op twee manieren:


Eerste manier: Zoeken Algemeen

Via het zoekveld linksboven kan je een zoekterm ingeven. Er wordt dan gezocht in elke kolom. Vb. zoeken op ‘belle’ geeft zowel resultaten bij Naam (Vanbelle, Lobelle), Adres (Bellestraat) en Plaats (Bellegem).

Tweede manier: Zoeken via 'Filter opties'

Wil je specifieker zoeken? Zoek dan via Filter Opties. Hier kan je specifiek zoeken op Naam, Adres, Plaats, Telefoonnummer en Email.

• Heb je de eigenaar gevonden in het adressenbestand? Selecteer deze door op ‘Kies’ te klikken. De eigenaar wordt dan automatisch weergegeven in het veld.


• Zijn er meerder eigenaars van één beeld? Voeg dan nog een veld toe. Klik op het symbool ‘toevoegen’ , een tweede veld verschijnt.

• Ga opnieuw op zoek naar de eigenaar in de keuzelijst via het symbool

en ga naar de keuzelijst

.

Een fonds/eigenaar toevoegen Vind je de eigenaar van je beeld(en) niet terug in het adressenbestand? Dan mag je de gegevens van deze eigenaar invoeren. Vul enkel de gegevens in die je van de beeldeigenaars krijgt, wanneer een eigenaar bijvoorbeeld geen telefoonnummer of adres wil geven laat je dit veld leeg. Probeer wel steeds genoeg info te krijgen zodat de eigenaar bereikbaar is. • Klik onder op het symbool ‘Record toevoegen’ . Opgelet: Dit is hetzelfde symbool als wanneer je een tweede, derde, … eigenaar wil toevoegen!

• Vul de gegevens van de eigenaar in volgens de afgesproken regels en klik op Opslaan. Naam

Adres

Telefoonnummer Email

Naam Voornaam Wanneer de persoon overleden is, vul je dit veld aan met een Latijns kruisje (†). Dit kan je typen door de code Alt + 0134 (hou de alt-toets ingedrukt en typ 0134 op je numeriek toetsenbord). Straatnaam + nummer Is er ook een busnummer? Typ dit na het nummer: Moriaanstraat 8 bus 3a Postcode Gemeente Is het een deelgemeente, vul dan de postcode en de naam van de deelgemeente in. 057 23 93 09 / 0488 48 21 32 [email protected]


• Klik op ‘Opslaan’ en sluit het venster met het kruisje rechts bovenaan. De gegevens van de eigenaar zijn nu meteen ingegeven in het veld.

Een fonds/eigenaar verwijderen • Klik rechtsboven het veld op symbool

.

• Voor het veld definitief verwijderd wordt, wordt nogmaals bevestiging gevraagd.

• Klik op OK, het veld wordt verwijderd.


Inhoud van het veld aanpassen Na het ingeven van een fonds/eigenaar kunnen deze gegevens nog aangepast worden. De mogelijkheden verschijnen in het dropdownmenu onder de moersleutel.

Bewerk

Pas de gegevens van het gekozen fonds of eigenaar aan en sla op. Dit wordt aangepast in alle records.

Nieuw record toevoegen

Vervang het gekozen fonds/eigenaar door een nieuwe fonds/eigenaar die nog niet in de lijst voorkomt en dus aangemaakt moet worden.

Ga naar dit record

Bekijk de gegevens van het ingevulde fonds/eigenaar. Ook hier kan aangepast worden.

Kies record

Vervang het gekozen fonds/eigenaar door een ander uit de lijst.

Ontkoppel

Verwijder het gekozen fonds/eigenaar uit het veld. Het veld is nu leeg maar wordt niet verwijderd.

De volgorde van fonds/eigenaar aanpassen

Met de pijltjes kan je de volgorde van de fondsen/eigenaars aanpassen. Dit is enkel belangrijk als er ook een hiërarchie zou zijn tussen de eigenaars onderling.


De gegevens van een fonds/eigenaar aanpassen via Collectiebeheer • Ga naar ‘Collectiebeheer’. • Klik in de collecties op ‘Fonds/Eigenaar’.

• Zoek in de collectie via Filter Opties naar de eigenaar van wie je de gegevens wil veranderen.

Voorbeeld: In onderstaand voorbeeld is de volgorde van de naam onjuist. We willen dit veranderen naar Naam – Voornaam. Ook het telefoonnummer wordt aangepast.


• Open het adressenbestand door te klikken op symbool ‘Bewerk’

.

• Pas de gegevens aan en sla op. Dit wordt nu aangepast in elk record waar deze eigenaar gebruikt werd.

TIP

Wanneer je gegevens nog niet opgeslagen zijn, verschijnt er een oranje uitroepteken in het tabblad ‘formulier’. De aangepaste velden krijgen ook een oranje rand.

3.5.4.3.3.6. Inventarisnummer

Definitie

Het unieke nummer dat het beeld identificeert en volgens een bepaalde logica aan elk beeld gegeven wordt. Toelichting Legt de koppeling tussen het originele beeld bij de eigenaar en het gedigitaliseerde beeld op de erfgoedbank. Dit nummer heb je gebruikt bij het scannen, het is de naam van je bestand. Wanneer je zelf al een bepaald systeem hanteert, kan je de nummering overnemen. Je voegt dan wel je initialen toe vóór jouw nummering. Opmerkingen Om twee of meerdere gerelateerde beelden te benoemen zoals de vooren achterzijde van een bepaalde foto, prentbriefkaart… voeg je achteraan letters (a, b, c…) toe. De bestandsnaam van het bestand wordt weergegeven als je met de muiscursor over de afbeelding gaat. Schrijfwijze 3 letters: eerste letter voornaam + twee eerste letters familienaam + 5 cijfers: van 00001 tot 99999 Voorbeelden JDE00967 LTH00007 NPR00056 Status


3.5.4.3.3.7. Opslaan Van zodra je wat hebt veranderd in de fiche en nog niet hebt opgeslagen, verschijnt een oranje uitroepingsteken bij ‘formulier’.

Na het invullen van bovenstaande velden is het beeld minimaal beschreven en kan het opgeslaan worden. In Memorix Maior krijg je de keuze wat er gebeurt na het opslaan van het beeld via het veld ‘Na opslaan’.

Terug naar deze pagina Volgend record

Terug naar overzicht Nieuw record

TIP

Sla de minimale beschrijving (of de aanpassingen) op en keer terug naar hetzelfde record. Handig als je meteen wil verder werken aan de volledige beschrijving. Sla de minimale beschrijvingen (of de aanpassingen) op en ga meteen naar het record met het opvolgende inventarisnummer. Handig voor redacteurs die gemakkelijk een hele reeks online willen zetten. Sla de minimale beschrijvingen (of de aanpassingen) op en ga terug naar collectiebeheer. Sla de minimale beschrijvingen (of de aanpassingen) op, er wordt meteen een blanco record aangemaakt. Handig als je verschillende beelden na elkaar wil opladen en minimaal beschrijven.

Ga op zoek naar wat voor jou de beste werkwijze is. Door de verschillende keuzemogelijkheden kan iedereen werken op een manier die voor hem of haar het meest logisch is.


4. Beelden bewaren en ontsluiten Stap voor stap Stap 1: beelden terugvinden in de erfgoedbank Om de beelden die zich in de erfgoedbank bevinden volledig te beschrijven, is het belangrijk ze terug te vinden aan de hand van de minimale registratie.

Stap 2: beschrijven van de beelden: algemene regels Bij het beschrijven van de beelden gelden enkele algemene richtlijnen die ervoor zorgen dat dit op een uniforme manier gebeurt.

Stap 3: beschrijven van de beelden: veld per veld De beschrijving van een beeld gebeurt door het invullen van een aantal velden. Veld per veld wordt hier overlopen wat ingevuld moet worden, welke schrijfwijze er gebruikt moet worden en er worden enkele voorbeelden gegeven.

Stap 4: beelden koppelen Soms horen beelden bijeen, deze kunnen in de databank aan elkaar gekoppeld worden. We denken dan aan de vooren achterkant van een postkaart of bidprentje of een genummerde en een ongenummerde groepsfoto.

Stap 5: afmelden

Wat heb je nodig? • Computer • Internetverbinding • Ingevulde registratiefiche • Getuigen, geschreven bronnen, ...

46 Handleiding Memorix Maior • Beelden bewaren en ontsluiten

4.1. Stap 1: Beelden terugvinden in de databank Om de beelden die zich in de erfgoedbank bevinden volledig te beschrijven, is het belangrijk ze terug te vinden aan de hand van de minimale registratie.

4.1.1. Eerste manier: Zoeken algemeen • Vul linksboven een zoekterm in in het veld. Deze zoekterm wordt nu gezocht in alle kolommen. Hier kan je kiezen of deze zoekterm ook in alle niet-zichtbare kolommen (m.a.w. de kolommen die niet getoond worden in je schermweergave) gezocht wordt. Voorbeeld HEU021501432

Voorbeeld trefwoord ‘zeedijk’

4.1.2. Tweede manier: Filter opties • Ga naar ‘Filter opties’ en klik hierop

.

Er kan op veel verschillende manieren gezocht worden. Om je eigen beelden terug te vinden zoek je best op ‘inventarisnummer’. Enkel wanneer je het volledige nummer kent, neem je als voorwaarde ‘Gelijk aan’.


Voorbeeld: je inventarisnummer is JVE00041 • Kies in het dropdownmenu onder ‘Alle velden’ voor ‘inventarisnummer’. • Kies in het tweede veld voor ‘Gelijk aan’, er verschijnt een derde veld. • Typ in het derde veld het inventarisnummer JVE00041. • Klik op ‘Zoeken’ of bevestig met de Enter-knop. Opgelet! Als je kiest voor ‘Gelijk aan’ moeten de gegevens in het derde veld volledig correct zijn. Voor de zekerheid werk je best met de optie ‘Bevat’. • Wanneer je het juiste beeld gevonden hebt, open je het record door op het beeld of op het ‘bewerk’-symbool te klikken. Je krijgt nu het record met rechts het beeld en links de minimale beschrijving.

TIP

Om een record te openen kan je zowel op het ‘bewerk’-symbool als op het beeld klikken.

• Klik in het veld ‘formulier’ op het dropdown-symbool en kies voor volledige beschrijving.

‘volledig’. Je kan nu verdergaan met de

4.1.3. Beschrijvingszijde: Formulier ‘Volledig’


4.2. Stap 2: Beschrijven van de beelden: Algemene regels • Je kan de verschillende velden op vier manieren invullen. Voor een samenvatting van de invulopties zie hoofdstuk 3.5.4.3. • De status van de verschillende velden is niet altijd gelijk. Sommige velden zijn verplicht in te vullen, andere niet. Sommige velden zijn zichtbaar op de website en andere zijn enkel zichtbaar in de erfgoedbank. • Volg altijd de spellings- en grammaticaregels van het algemeen Nederlands. Kijk bij specifieke problemen op http://taaladvies.net of vraag raad aan je redacteur of lokale coördinator. • Voor heel wat zaken maken we specifieke afspraken om zo op uniforme wijze te werken en makkelijk te kunnen zoeken in alle velden. Je volgt onderstaande schrijfwijze: Persoonsnamen

Naam Voornaam Voornaam Voornamen worden zoveel mogelijk voluit genoteerd; indien dit onmogelijk is, neem je de initialen met een punt erna. De naam begint met het voorvoegsel. Zo schrijf je bv. Van Dale Jan en niet Dale Jan Van

Titels (dr., prof., ir., …)

worden niet opgenomen, tenzij om een onderscheid te maken tussen personen met een gelijke naam

Afkortingen (nv, vzw, …) worden weggelaten Groepsnamen

kies de officiële schrijfwijze, inclusief hoofd- en kleine letters en laat inleidende lidwoorden weg (bv. Sint-Jorisgilde) tenzij deze bij de groepsnaam horen (bv. De Standaard)

Plaatsnamen

worden voluit geschreven, gebruik dus geen afkortingen. Kies altijd voor de huidige schrijfwijze van de plaats. Gebruik zoveel mogelijk de Nederlandstalige naam, tenzij het gaat om een Waalse plaatsnaam of wanneer de Nederlandse naam niet courant is. Bij plaatsnamen die tot verwarring kunnen leiden, noteer je de gemeente/stad/ provincie waartoe de plaats behoort tussen ronde haakjes.

Getallen

Schrijf alle cijfers tot en met twintig voluit (twaalf, derde, eerste, Eerste Wereldoorlog, Tweede Wereldoorlog, …) Schrijf alle tientallen en honderdtallen voluit (tien, honderd, dertigtal, twintigste, jaren dertig, jaren zeventig, …) Schrijf alles wat niet voldoet aan bovenstaande beschrijving in cijfers (39, 65, 21ste eeuw, …)


4.3. Stap 3: Beschrijven van de beelden: Veld per veld 4.3.1. Object Definitie Toelichting

Meest specifieke benaming van het object. Hier heb je de volgende keuze: foto, prentbriefkaart, affiche, glasnegatief, bidprentje, brief, dia, doodsbrief, factuur, krantenartikel, negatief, programmaboekje, schilderij, strooibiljet, tekening, vlag, spotprent, porseleinkaart, menu, officieel document of varia. Opmerkingen Maak gebruik van de dropdownlijst om dit veld in te vullen. Status

4.3.2. Formaat (basis x hoogte) Definitie Toelichting

Het gaat hier om de dimensies van het object of het onderdeel dat gemeten wordt. We meten het formaat van het origineel met de (gekartelde) randen erbij. Het formaat beschrijft eerst de basis en dan de hoogte. Opmerkingen Werk steeds in cm en tot op één cijfer na de komma. Bij het cijfer na de komma wordt afgerond op 0,5 cm. 1 en 2 mm na de komma wordt naar beneden afgerond (vb. 14,2 cm wordt 14 cm). 3 tot 7 mm na de komma wordt afgerond tot 5 na de komma (vb. 14,7 wordt 14,5 cm). 8 en 9 mm na de komma wordt naar boven afgerond (14,8 cm wordt 15 cm). Schrijfwijze basis cm x hoogte cm Voorbeelden 13 cm x 9,5 cm 14 cm x 7 cm x 4 cm Status

4.3.3. Kleur Definitie Toelichting Opmerkingen Voorbeelden

Het gaat om het uitzicht van het beeld, de tinten van het origineel. Hier kan je kiezen tussen kleur, sepia of zwart-wit. Maak gebruik van de dropdownlijst om dit veld in te vullen. zwart-wit sepia kleur

Status


4.3.4. Staat van het origineel Definitie Toelichting

De materiële toestand waarin het origineel zich bevindt. Is de foto al dan niet bewust beschadigd? Beelden hebben vaak al een hele geschiedenis achter de rug, waarin ze zijn blootgesteld aan allerhande vormen van beschadiging door water, licht, lucht, ... Dieren of mensen (denk maar aan de Eerste Wereldoorlog) hebben echter ook soms hun sporen nagelaten op het beeldmateriaal. Het gaat hier niet om de kwaliteit van de foto, bijvoorbeeld overbelicht of wazig. De staat van het origineel wordt met een sterrensysteem weergegeven: * slecht: minder dan 50% van het beeld is in goede staat ** matig: meer dan 50% van het beeld is in goede staat *** redelijk: meer dan 75% van het beeld is in goede staat **** goed: minder dan 5% van het beeld is beschadigd Opmerkingen Maak gebruik van de dropdownlijst om dit veld in te vullen. Status

TIP

Beschadigde beelden kunnen steeds op de erfgoedbank geplaatst worden. Ouderdomsverschijnselen of schade vertellen namelijk voor een stuk mee het verhaal van het beeld. Het is een deel van de charme van dit erfgoed. De beelden worden bijgevolg NIET geretoucheerd!

4.3.5. Reproductie Definitie Toelichting

Het betreft een reproductie wanneer het niet om het originele beeld gaat. Normaal gezien worden enkel originelen gescand. Uitzonderlijk wordt een fotokopie, reproductie of een scan uit een krant, een boek of het internet in de erfgoedbank opgenomen, bijvoorbeeld als je zeker bent dat het origineel verdwenen of vernietigd is. Hier kan je kiezen uit: boekenscan, krantenscan, webscan, fotokopie of reproductie. Opmerkingen Maak gebruik van de dropdownlijst om dit veld in te vullen. Status

4.3.6. Bijschrift Definitie Een bijschrift is een opschrift dat op de voorkant van het originele beeld werd gedrukt. Toelichting Hier kopieer je de tekst die op de foto gedrukt is. Opmerkingen Neem de tekst letterlijk over van het beeld. Oude schrijfwijze, spaties, punten, ... : alles blijft behouden. Opschriften die bij het gefotografeerde landschap horen (zoals naamplaatjes, wegwijzers, …) zijn geen bijschrift. Ook de naam van de drukker, fotograaf, … zijn geen bijschriften. Staat er iets op het beeld geschreven of gedrukt dat belangrijk is voor het beeld, maar dat geen bijschrift is, neem dit dan zeker op in de beschrijving. Voorbeelden Zandvoorde-lez-Ypres- Paysage. Neuvaine Saint Corneille 16-24 septembre

Status


4.3.7. Auteur Definitie Toelichting

De auteur is de vervaardiger, maker van het werk. Hier gaat het om de persoon die de creatieve handeling gesteld heeft, bijvoorbeeld de fotograaf, schilder, tekenaar, ... Volg hierbij de volgende stappen: • Als je de naam kent, vul die dan in, eventueel gevolgd door de woonplaats. (Naam Voornaam, Plaatsnaam). • Heb je helemaal geen info, laat dit veld dan leeg. Opmerkingen Is de woonplaats onbekend, schrijf dan enkel de naam en de voornaam van de persoon in kwestie op. (Naam Voornaam) Schrijfwijze Naam Voornaam, Plaatsnaam Voorbeelden Willems Eugène, Poperinge De Muyt Gilbert, Zonnebeke Status

TIP

Heb je helemaal geen informatie over auteur, uitgever of drukker? Laat deze velden dan leeg! Je vult dus nooit onbekend/anoniem in.

4.3.8. Uitgever Definitie De persoon die verantwoordelijk was voor de uitgave. Opmerkingen De uitgever kan zowel een persoon als een bedrijf zijn. De uitgever en drukker kunnen identiek zijn. Schrijfwijze Bij een persoon: Familienaam Voornaam, Plaatsnaam In andere gevallen: Naam, Plaatsnaam Voorbeelden Ghesquière-Aernout H., Mesen Café Au Pavillon, Kemmel Boussier, Wevelgem Status

TIP

Door gebruik te maken van de keuzelijst kan je typfouten en dubbele opname vermijden.

4.3.9. Drukker Definitie Opmerkingen Schrijfwijze Voorbeelden

De persoon die het beeld gedrukt heeft. De drukker en uitgever kunnen identiek zijn. Familienaam Voornaam, Plaatsnaam Deweerdt Charles, Ieper Delvoye Jozef, Beselare

Status

TIP

Ga voor meer info over het noteren van de bibliografische referenties naar bijlage 6 ‘Bibliografische referenties’.


4.3.10. Land of regio Definitie Toelichting

De plaats (land, streek) waar de foto genomen werd. Enkel steden of dorpen die je niet terugvindt in de dropdownlijst van het veld ‘Gemeente’ of ‘Deelgemeente’ vul je hier in. Bovendien is het niet altijd mogelijk om een foto exact te situeren in de ruimte. Soms kan je wel de streek benoemen. Opmerkingen Ook plaatsen in het buitenland kunnen hier ingevuld worden. Sommige beelden uit het buitenland (Noord-Frankrijk) kunnen opgenomen worden in de erfgoedbank omdat ze net over de grens liggen en dus interessant zijn voor de hele grensstreek, bijvoorbeeld Zwarteberg in Westouter. Zorg dat er geen verwarring mogelijk is (bv. tussen Beveren-aan-de-Leie en Beveren-aan-de-IJzer). Schrijfwijze Land, stad Provincie, stad Streek Voorbeelden Frankrijk, Bailleul Antwerpen, Merksem Voerstreek Status

TIP

Vul in dit veld nooit België in. Vul dit veld enkel in wanneer het om een beeld gaat dat niet afkomstig is uit de Westhoek.

4.3.11. Gemeente (en deelgemeente) Definitie Toelichting

De gemeente (en deelgemeente) uit de Westhoek waar het beeld over gaat. Onder gemeente komt de naam van de hoofdgemeente terecht. Wanneer de hoofdgemeente gekozen is, verschijnt de mogelijkheid om een deelgemeente te kiezen uit de lijst met officiële deelgemeenten van een welbepaalde gemeente. Hou bij de keuze van de (deel)gemeente steeds rekening met de reden waarom een foto in de erfgoedbank zit. Zo is een foto van de KAV van Woesten in Lourdes interessant voor deze erfgoedbank omwille van de KAV-leden van Woesten en niet omwille van het landschap in Lourdes. Bij (deel)gemeente kies je dus Vleteren-Woesten. Opmerkingen Als een gemeente en een deelgemeente dezelfde zijn, vul je dit tweemaal in. Het lijkt overbodig, maar als je later bijvoorbeeld alle beelden van Zonnebeke wil zoeken en je laat het veld deelgemeente leeg, dan krijg je alle beelden van Groot-Zonnebeke en niet specifiek van het dorp Zonnebeke alleen. Maak gebruik van de alfabetische dropdownlijst om dit veld in te vullen. Schrijfwijze De huidige, officiële schrijfwijze van de (deel)gemeente wordt gehanteerd. Voorbeelden


Werkwijze

• • • •

Maak een nieuwe rij aan door op het symbooltje te klikken. Kies de gemeente via het dropdownmenu. Kies de deelgemeente via het dropdownmenu dat verschijnt. Als het beeld van toepassing is op meerdere gemeentes/deelgemeentes maak je een extra rij aan door nogmaals op het symbooltje te klikken.

Status

4.3.12. Wijk / gehucht Definitie Toelichting

Kleinere entiteit binnen een gemeente die officieel geen deelgemeente is. In dit veld vullen we gehuchten of dorpen in als Madonna en Sint-Jan-ter-Biezen, maar ook bepaalde wijken in een stad zoals de Sint-Pieterswijk in Ieper. Schrijfwijze Noteer de officiële schrijfwijze van de wijk of het gehucht. Voorbeelden Sint-Elooi Sint-Juliaan Hellegat Brandhoek Torrepoort Status

4.3.13. Straatnaam Definitie Toelichting

De officiële naam van de stra(a)t(en) die op het beeld te zien zijn. Bij het veld Straatnaam plaats je de belangrijkste weg in het veld. Wanneer er meerdere straten zichtbaar zijn (bv. bij een kruispunt), maak je een extra veld aan voor de tweede en eventueel derde naam. Je kan maximaal 3 velden aanmaken. Natuurlijk is het niet altijd mogelijk om een straatnaam in te vullen. Opmerkingen De straatnamen bevinden zich in alfabetische volgorde in de keuzelijst, zodat je ze snel kan terugvinden. Als een straat niet te zien is op het beeld, vul je dit veld nooit in. Zo hoef je bij een foto van het interieur van een kerk de straat waar de kerk staat niet in te vullen. Oude straatnamen worden vermeld in het veld ‘beschrijving’. In het veld ‘Straatnaam’ komen enkel de huidige straatnamen. Voorbeelden Albertstraat Aalmoezeniersstraat Zuidlaan Werkwijze

• Vul de belangrijkste straatnaam in in het veld of zoek het in de keuzelijst. • Klik op het pijltje naast het veld om een tweede veld aan te maken.

• Maak eventueel een derde veld aan indien nodig.


Status

TIP

Door gebruik te maken van de keuzelijst kan je typfouten en dubbele ingave vermijden.

4.3.14. Periode Definitie Toelichting

Hier wordt de periode aangeduid waarin het beeld genomen werd. Meestal is de exacte datum moeilijk te achterhalen, maar kan het beeld toch in een bepaalde periode gesitueerd worden. We definiëren de volgende periodes: -1800

1940-1944 (Tweede Wereldoorlog)

1800-1849

1945-1959

1850-1899

1960-1979

1900-1914

1980-1999

1914-1918 (Eerste Wereldoorlog)

2000-2020

1919-1940 Opmerkingen Maak gebruik van de dropdownlijst om dit veld in te vullen Status

4.3.15. Datering Definitie Toelichting

Het exacte of benaderde moment (jaartal/datum) waarop het beeld genomen werd. Hier komt de exacte datum terecht indien deze gekend is. Indien je de exacte datum niet kent, kan je het beeld misschien situeren tussen twee bepaalde data of jaren. Wanneer er personen gefotografeerd zijn van wie je de sterfdatum kent, dan kan je het beeld vóór deze datum dateren. Is er twijfel tussen twee jaren, dan vul je beide jaren in met ‘of’ ertussen. Betreft het een klasfoto, dan mag je het schooljaar noteren. Wanneer het seizoen (lente, zomer, herfst, winter) prominent op de afbeelding aanwezig is (bv. sneeuwlandschap), kan je dit ook vermelden. Als enkel de poststempel als datering kan gelden, noteer dan het woord poststempel tussen ronde haakjes. Opmerkingen Noteer de datum altijd voluit. Schrijfwijze dd maand jjjj Voorbeelden 14 maart 1964 tussen 1900 en 1904 1904 of 1905 schooljaar 1966-1967 winter 1938 18 augustus 1936 (poststempel) circa 1912 voor 1938 Status

TIP

Is het verschil tussen de twee uiterste jaren groter dan tien jaar, laat dan dit veld leeg. Het invullen van het veld periode volstaat dan.


4.3.16. Hoofd- en subtrefwoord Definitie Toelichting

Een trefwoord is een verzamelnaam verwijzend naar het onderwerp van de afbeelding. Vul minstens één hoofd- en subtrefwoord in. Soms is een beeld niet aan één trefwoord toe te wijzen. Bijvoorbeeld een oude fiets met grote wielen in een stoet kan een plaatsje krijgen bij 'Gebeurtenissen - Stoeten' en bij 'Maatschappelijk leven - Transport.' Je kan kiezen uit de volgende hoofdtrefwoorden en hun subtrefwoorden: Trefwoord

Subtrefwoord

Cartografie

• • • •

Gebeurtenissen

• Eerste Wereldoorlog (vb. monumenten, heropbouw, sites, ruïnes, …) • Tweede Wereldoorlog (vb. bevrijdingsstoeten, monumenten, …)

Bouwplannen en technische tekeningen van gebouwen Plattegronden stads- en dorpscentra (Pre)kadastrale kaarten Kaarten van de regio en de omgeving

• • • • • •

Rampen, ongevallen en andere oorlogen (In)huldigingen en herdenkingen Processies en bedevaarten Carnaval Kermis Overgangsrituelen (vb. geboorte, huwelijk, communie, begrafenis, …) • Stoeten • Manifestaties en betogingen • Evenementen (vb. Folkfestival, boerenmarkt, …) Maatschappelijk leven

Manifestaties en betogingen Personen

• Kunst en cultuur (vb. toneel, dans, …) • Landbouw/landelijk leven (vb. hopteelt, oogst, …) • Handel en nijverheid (vb. ambachten, horeca, industrie, markten …) • Onderwijs en wetenschap (vb. klasfoto’s, schoolgebouwen, …) • Politiek leven (verkiezingen, inhuldiging burgemeester, …) • Religieus leven (vb. klooster, intrede, …) • Transport (tram, trein, fiets, auto, …) • Visserij • Verenigingsleven (KVLV, KBG, KSA, schuttersgilde, …) • Toerisme • Sport en ontspanning (zwembad, wielrennen, voetbal, …) • Gezondheid (geen subtrefwoorden) • Dorps- en stadsbewoners (vb. alle beroepen, …) • Openbare diensten (vb. politie, burgerwacht, douane, brandweer, …) • Religieuze personen (vb. priesters, zusters, …) • Militairen (soldaten, …)


Topografie/plaatsomschrijving

• Woonhuizen (vb. hoeve, kasteel, …) • Horeca, handelshuizen, nijverheid (vb. herbergen, cafés, winkels, …) • Openbare gebouwen (vb. gemeentehuis, belfort, bibliotheek, …) • Militaire gebouwen (vb. kazerne, …) • Religieuze gebouwen (vb. kapellen, kerk, klooster, …) • Interieurs en tuinen • Straat-, dorps- en stadsgezichten • Parken en pleinen • Waterlopen (en havens) • Monumenten • Natuurlandschappen • Begraafplaatsen • Grenspalen

Voorbeelden Bij het voorbeeld hiernaast kies je best als trefwoord ‘Gebeurtenissen - (In)huldigingen en herdenkingen’ en ‘Maatschappelijk leven - Onderwijs en wetenschap’.

Werkwijze • • • •

Maak een nieuwe rij aan door op het symbooltje te klikken. Kies het hoofdtrefwoord via het dropdownmenu. Kies het subtrefwoord via het dropdownmenu dat verschijnt. Wil je een tweede/derde trefwoord toevoegen? Maak een extra rij aan door nogmaals op het symbooltje te klikken.

Status

4.3.17. Personalia Definitie Toelichting

Het gaat hier om persoonlijke gegevens (naam+voornaam) van de personen die afgebeeld staan. Alle gekende personen op de afbeelding komen hier terecht, één per regel. Noteer enkel de namen als je 100% zeker bent. Bij twijfel noteer je niets, dus ook geen ‘x’. Gebruik altijd de exacte naam van de mensen. Hun eventuele ambten, officiële titels of religieuze functies komen tussen ronde haakjes. Opmerkingen Het kan interessant zijn om dit veld in te vullen bij bepaalde documenten die rechtstreeks gelinkt zijn aan een persoon (bv. identiteitskaart, bidprentje, ...). De titels 'senior' en 'junior' noteer je na de naam. Bij religieuzen noteer je de wereldlijke naam en eventueel de religieuze naam tussen ronde haakjes. Ken je enkel de religieuze naam, dan noteer je hier niets. Via de lijst die verschijnt wanneer je begint te typen, kan je mensen die voorkwamen op eerdere foto’s invoegen. Noteer enkel de functies van een persoon tussen haakjes als het een titel is voor het leven: priester (en niet pastoor of bisschop), adellijke titel, religieuze kloosternaam. Wanneer iemand 6 jaar burgemeester was en in die functie op de foto stond, noteer je dit enkel bij beschrijving (en niet bij personalia). Schrijfwijze Naam Voornaam


Voorbeelden Vandewalle Emiel (priester) Van Maele Lieve (zuster Godelieve) d’Udekem d’Acoz Henri (graaf) Elisabeth (koningin van België) Depuydt Johannes senior Werkwijze

• Vul per regel één naam in. • Klik op om een nieuwe regel aan te maken. • Maak gebruik van autocomplete of de invullijst. Status

4.3.18. Kop Definitie

Een titel die beknopt duidelijk maakt wat te zien is op het beeld. Het is een publieksgerichte beschrijving van het beeld. Toelichting Begin met de naam van de deelgemeente of het gehucht waar het beeld genomen werd. Na een dubbele punt volgt een kernachtige omschrijving van het beeld. Denk daarbij aan de krantenkop bij een krantenartikel en hou het zo kort mogelijk. Opmerkingen Na de dubbele punt volgt een kleine letter, tenzij het woord gewoonlijk met een hoofdletter wordt geschreven (vb. eigennamen). Gebruik geen inleidend lidwoord en geen punt op het einde van de titel. Noteer bij een gehucht tussen haakjes de desbetreffende deelgemeente erbij. Is het beeld genomen buiten de eigenlijke deelgemeente waar het beeld over gaat? Begin dan de kop met de locatie (bv. Lourdes) waar de foto genomen werd en verwijs na de dubbele punt naar de deelgemeente in kwestie. Bij bidprentjes vermeld je de naam van de persoon. Schrijfwijze Deelgemeente: kernachtige omschrijving Gehucht (Deelgemeente): kernachtige omschrijving Voorbeelden Langemark: Sint-Pauluskerk Lourdes: KAV Woesten op reis ‘t Vogeltje (Poperinge): kloostergebouw van Zusters Paulienen Mesen: klasfoto 1965 Woesten: Jules Vermeersch Status

TIP

Wanneer een zoekopdracht wordt ingegeven in de website wordt in de eerste plaats gezocht in Kop en Beschrijving. Denk dus ook aan de bezoeker en hoe hij of zij op zoek gaat naar een beeld.


4.3.19. Beschrijving Definitie

In de beschrijving wordt het verhaal achter het beeld opgetekend in volzinnen in algemeen Nederlands. Toelichting De beschrijving is een tekst die toelichting geeft bij wat er te zien is. Opmerkingen Vul hier enkel correcte, betrouwbare informatie in. Wees nauwkeurig en gebruik de termen ‘vermoedelijk’, ‘waarschijnlijk’ of ‘mogelijk’ bij twijfel. Het is niet nodig het beeld tot in het kleinste detail te beschrijven. Denk altijd na wat de bezoekers zou kunnen interesseren en wat de publieke waarde is van het desbetreffende beeld. Verwijs nooit naar de huidige bewoners van een huis, tenzij bij een handelspand. Let op de achtergrond van een beeld: zeg ook iets over de gebouwen die te zien zijn of geef achtergrondinformatie. Denk aan de vragen: Wie/Wat/Waar/Waarom/Hoe. Schrijfwijze Eerste/Tweede Wereldoorlog zijn eigennamen en worden altijd met een hoofdletter geschreven. Schrijf nooit WO 1 of 2. Beperk het gebruik van accenten en aanhalingstekens. Indien ze toch nodig zijn, gebruik dan enkele (‘ ’), tenzij bij citaten (“ ”). Probeer altijd de officiële naam van de persoon weer te geven. Bijnamen en dialecttermen worden cursief ingevuld. Vermijd afkortingen: schrijf bijvoorbeeld Onze-Lieve-Vrouw of Sint-Jan (niet: O.L.V of St. Jan). Personen worden altijd van links naar rechts en van boven naar onder genummerd. Bij groepsfoto’s kan je het volgende noteren: Mamère (6) gaf les in dit klasje in Westouter. Op de foto herkent u 1. Juliette Demeulenaere, 2. Rita Ryon, 3. Marie-Rose Gadeyne, 4. Arlette Worm (?), 5. Annie Raekelboom, 6. x x, 7. Linda Cossey (?), 8. Christiane Vandromme (?), 9. Andrea Decoster, 10. Marie-Louise Raekelboom, 11. Rosa Decoster, 12. Christiane x, 13. Maria Arnout, 14. x Aeck, 15. Rosette Knockaert, 16. x x, 17. x x en 18. Odette Croquette. Mamère heette eigenlijk Gertrude Bollingier. Bij haar intrede kreeg ze de kloosternaam Angèle. Altijd geldt deze vorm: Nummer (punt) (spatie) Voornaam (spatie) Achternaam (komma) (spatie) Nummer (punt) (spatie) Voornaam (spatie) Achternaam (spatie) en (spatie) Nummer (punt) (spatie) Voornaam (spatie) Achternaam (punt). Onbekende voornamen en namen worden aangeduid met een kleine x (zie nrs. 12, 14 en 17). Bij twijfel plaats je een vraagteken achter de (voor)naam (zie nrs. 4, 7 en 8). Data worden voluit genoteerd: dd maand jjjj

TIP

In dit veld wordt de naam achter de voornaam weergegeven. Dit om de vlotte leesbaarheid te verhogen.

Voorbeelden (1) Maurice Minne tankt benzine in een auto. Achter hem zien we de Zwijnemarkt. We zien verder ook de gevel van de onderpastorij. (2) In 1934 neemt een deel van het personeel even de tijd om trots het paradepaardje van brouwerij-mouterij Feys-Callewaert, de 'Forte Brune' te promoten. In de drukste (1) (2) periode van de brouwerij werkten er wel dertig man, die hoofdzakelijk in Roesbrugge of Beveren-aan-de-IJzer woonden. 1. Germain Butaye, 2. Urbain Vanstraesele, 3. x x, 4. x x , 5. x x, 6. Michel Callens, 7. Achiel Vanstraesele, 8. Camiel Samoey, 9. Georges Desaegher, 10. x x, 11. x x, 12. x x, 13. x x en 14. x x.


Werkwijze

• Typ of plak de tekst in het veld. • In Memorix Maior gebeurt de opmaak van velden in het veld zelf. De gebruikte knoppen komen overeen met de symbolen uit een tekstverwerker (vb. Word). Selecteer eerst het deel van de tekst dat je wil bewerken. Plaats (een deel van) de tekst vet Plaats (een deel van) de tekst cursief Onderlijn (een deel van) de tekst • Wanneer je de tekst kopieert van een Word-document, wordt ook de opmaak uit dat document meegenomen (dus ook het lettertype, kleurgebruik, ...). Je kan dit ongedaan maken door het stuk tekst dat je in het veld plakte te selecteren en op de knop te klikken. Hiermee wordt alle opmaak weggenomen. • Een tweede manier om zonder opmaak te knippen en te plakken is door de gekopieerde tekst eerst te plakken in het kladblok van Windows. Je vindt dit onder de map ‘Bureau-accessoires’. • Als je een link wil toevoegen in de tekst selecteer je een deel van de tekst of een woord (bv. klik hier, meer info, …) en klik je op het hyperlink-symbool: . Er verschijnt nu een kader waarin je de url waarnaar je wil verwijzen kan invoegen. Je kan de http:// laten staan en de website beginnen typen. Bv. http://westhoekverbeeldt.be Het geselecteerde deel van de tekst wordt nu onderlijnd. Je kan testen of je link werkt door de CTRL-toets op je toetsenbord in te drukken en tegelijkertijd op de link te klikken. Je gaat nu naar de juiste webpagina.

TIP

Plaats hier enkel wetenschappelijk correcte links. Wikipedia en andere sites waarop iedereen informatie kan aanvullen zijn geen geschikte referenties om naar te verwijzen. Controleer ook altijd zelf de informatie die je van dergelijke sites haalt op hun juistheid. • Met de HTML-toets plaats je je hele tekst in codetaal. In het HTML-vak worden al je aanpassingen op tekstniveau omgezet in een script. Ter illustratie een voorbeeld: Tekst in het beschrijvingsveld:


Tekst in het HTML-veld:

Status

TIP

Verander niets aan de informatie die anderen invulden. Ontdek je een fout, raadpleeg de andere invoerder en je lokale coördinator. Bovenaan in het tabblad ‘Geschiedenis’ vind je wie het record heeft ingegeven en wie er al aan werkte.

4.3.20. Informatiebron Definitie Hier schrijf je uit welke bron je de informatie van de beschrijving haalde. Toelichting Informatie kan zowel komen uit een geschreven als uit een mondelinge bron. Opmerkingen Wanneer je de informatie in een boek gelezen hebt, vul dan zeker dit veld in. Zo krijgt jouw informatie niet alleen een wetenschappelijke verantwoording, maar weten andere geïnteresseerden ook waar ze meer informatie kunnen terugvinden. Wanneer je een website hebt gebruikt, noteer dan de titel van het artikel, de site en de datum wanneer je dit artikel raadpleegde. Schrijfwijze mondelinge bron NAAM Voornaam, Titel, Uitgeverij, Plaats van uitgave, jaartal, pp. x-y, fig. z. NAAM Voornaam, Titel artikel, Tijdschrift, volume, jaartal, pp. NAAM Voornaam, Titel artikel, in: NAAM Voornaam, Titel boek, Plaats van uitgave, jaartal, pp. NAAM Voornaam, Titel artikel. Geraadpleegd op [datum] via [website] Voorbeelden achterkant foto mondelinge bron SANTENS Filip, Mijn stamboom. Hoe begin ik eraan? Geraadpleegd op 25 september 2014 via http://www.harelbeke.be/vrije-tijd/cultuur/stadsarchief-majestic/jouw-geschiedenis/stamboom/ hoe-begin-ik-eraan. zie bijlage 6 (Bibliografische referenties) Status

TIP

Typ in dit veld geen persoonsgegevens (naam – adres) van de getuige. Hiervoor is een apart veld voorzien.


4.3.21. Getuige Definitie Toelichting

In dit veld schrijf je van welke persoon je de informatie over het beeld verkreeg. Misschien heeft de eigenaar van het beeld je wel iets over het beeld verteld tijdens een gesprek. Noteer dan hier de naam van de persoon, zijn geboortedatum, woonplaats en de datum van het gesprek. Ook andere personen kunnen als getuige optreden bij een beeld. Opmerkingen Probeer dit veld zo correct mogelijk in te vullen. Vul je eigen naam in wanneer jijzelf - zonder info van anderen – de informatie verstrekte. Meerdere namen zijn mogelijk! Voeg een extra veld toe ( ) en vul de informatie aan. Via de website kunnen bezoekers informatie geven over een beeld. Noteer dan hun gegevens ook in dit veld. Schrijfwijze Naam Voornaam (°geboortedatum: dag maand jaar), (Deel)Gemeente, datum van gesprek. Sprak je de persoon op verschillende data, beperk de info dan tot maand en jaartal of enkel jaartal van het gesprek. Naam Voornaam, datum reactie (site-emailadres) Voorbeelden

Status

4.3.22. Opmerkingen Definitie Toelichting

Extra aanvullingen bij het beeld die belangrijk zijn om weten, kan je hier noteren. Strikt gezien kan hier alles terecht wat niet in een ander veld hoort. Wanneer je de info van een website haalde, noteer je hier de volledige link. Opmerkingen Schrijf in volzinnen. Voorbeelden Meer info is te vinden in record MLA 00025. Deze foto is van beperkte kwaliteit want hij was in een bord gekleefd. http://www.zerohour.be/wat-vooraf-ging/het-fort-van-wijtschate.aspx Dit beeld lijkt sterk op HEU004501082. Status

4.3.23. Historische krantenartikels Definitie Toelichting

Extra linken naar historische krantenartikels Elke krantenpagina krijgt een unieke url. Je kan deze link kopiëren en plakken. We gebruiken de link ‘insluiten’, zodat de link aanklikbaar wordt. Opmerkingen Meerdere url’s zijn mogelijk. Maak per url een nieuw veld aan aan de hand van het pijltje naast het . veld Voorbeelden De Poperinghenaar (1904-1914,1919-1944) | 9 augustus 1914 | pagina 2 La Vérité (1857-1859) | 11 september 1857 | pagina 1


Werkwijze

• Open de gewenste krantenpagina. • Klik rechts op het icoon ‘Delen’: • Kopieer de link onder ‘insluiten’ en plak dit in het veld ‘Historische krantenartikels'.

Status


4.4. Stap 4: Een beeld koppelen in de erfgoedbank

TIP

Het symbool ‘Snel media koppelen’ hieronder besproken worden.

wordt niet gebruikt, beperk je dus tot de drie mogelijkheden die

4.4.1. Een beeld aan een opgeladen beeld koppelen Heb je een vooren achterkant van een prentbriefkaart, 2 of 4 zijden van een bidprentje of een ongenummerde en genummerde foto? Dan kan je die in Memorix Maior aan elkaar koppelen, zodat je slechts één fiche hoeft te beschrijven. • Laad het hoofdbeeld op, beschrijf de nodige velden (voor een minimale registratie moet formulier ‘NIEUW’ ingevuld worden) en sla op. Kies in het veld ‘Na opslaan’ voor ‘Terug naar deze pagina’. Je blijft in hetzelfde record werken.

• Vanaf hier worden de stappen voor het opladen van een beeld herhaald (zie hoofdstuk 3.5.4.2.): • • • •

TIP

Klik op . Zoek via ‘Bladeren’ het juiste bestand. Klik op ‘Uploaden’. Het beeld is nu gekoppeld aan het hoofdbeeld.

Let erop dat de beelden die gekoppeld worden in de bestandsnaam een aanduiding krijgen (*, genummerd, A, …). Hou je eigen systeem consequent aan.


• De volgorde van de opgeladen beelden is belangrijk, het eerste beeld in de rij verschijnt als hoofdbeeld. Laad dus altijd eerst je genummerd beeld op, of de voorkant van de postkaart of doodsprentje. Heb je dit niet gedaan dan kan je de volgorde van de beelden nog aanpassen met de pijltjes onder het beeld. • Het sterretje onder de beelden kan je aanklikken, het aangeklikte sterretje wordt oranje en wordt in de achterkant van Memorix Maior als hoofdbeeld herkend, maar om ook op de publiekszijde als eerste te verschijnen moet het beeld eerst in de rij staan.

Gebruik de pijltjes om de volgorde van je beelden aan te passen.

4.4.2. Aparte records aan elkaar linken Heb je in het verleden reeds beelden opgeladen die nu aan elkaar gekoppeld moeten worden? Dit kan ook nog steeds. • Open het record met het hoofdbeeld. • Klik in de beeldzijde op het symbool ‘Media koppelen’

.

• Je komt terecht in de databank waar alle opgeladen beelden en krantenpagina’s zich bevinden.


• Zoek (via Zoeken of Filter opties) het record dat je wil koppelen aan het openstaande beeld. Zoek steeds eerst op HEU-nr. Wanneer dit geen resultaat geeft, zoek je op inventarisnummer.

• Klik op het beeld om het record te koppelen (of plaats een vinkje in het leeg vakje en klik op het symbool ‘Media koppelen’).

• Het beeld wordt automatisch gekoppeld. Zie je het gekoppelde beeld niet meteen verschijnen? Vernieuw dan de pagina met de refresh-knop of klik of de F5-knop.

4.4.3. Een (gekoppeld) beeld verwijderen Heb je het verkeerde beeld gekoppeld of opgeladen, dan kan je dit eenvoudig zelf verwijderen. • Klik het lege vakje aan onder (of bij lijstweergave naast) het beeld.

• Klik boven in de beeldzijde op ‘Media koppeling verwijderen’ . • Het aangevinkte beeld is nu verwijderd uit het record en het HEU-nr zal automatisch verwijderd worden.


4.5. Stap 5: Afmelden Om het programma ‘Memorix Maior’ te verlaten, meld je je af. Zorg ervoor dat al je werk opgeslagen is voor je je afmeldt.

• Klik rechtsbovenaan in het scherm op ‘afmelden’. • Het programma vraagt te bevestigen of je zeker wil afmelden.

• Wanneer je de volgende keer dat je inlogt op exact dezelfde plaats wil beginnen als waar je nu gestopt bent, dan laat je het vinkje aanstaan bij ‘Sessie opslaan voor de volgende keer’. Wanneer je met het startscherm wil beginnen, klik dan het vinkje weg. • Klik op afmelden.


5. Bijlagen 5.1.

Afsprakennota

5.2.

Uitleenformulier

5.3.

Registratiefiche

5.4.

Selectiecriteria

5.5.

Memorix Maior fiche: samenvatting

5.6.

Bibliografische referenties

5.7.

Leidraad voor communicatie

5.8.

Zoeken op de erfgoedbank www.westhoekverbeeldt.be

5.9.

Technische vaardigheden

68 Handleiding Memorix Maior • Bijlagen

© Erfgoedcel CO7 (2014) Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke wijze dan ook zonder voorafgaande toestemming van Erfgoedcel CO7.

70

Handleiding. Beelden opsporen, bewaren, beschrijven en ontsluiten

Recommend Documents