Handleiding AZR voor zorgaanbieders

Handleiding AZR voor zorgaanbieders Versie 3.2 20-1-2014

Nijmegen Waardenland Midden-Holland Midden-Brabant Noordoost-Brabant Noord-Holland Noord Noord- en Midden-Limburg

Inhoudsopgave 1.

Homepagina ........................................................................................................ 3

2.

Cliënt ................................................................................................................ 4 2.1 Cliëntoverzicht .......................................................................................... 4 Rapportage ......................................................................................................... 6 3.1 Zorgtoewijzingslijst ................................................................................... 6 3.1.1 Cliëntoverzicht via de zorgtoewijzingslijst ................................................... 10 3.1.1.1 Het tabblad zorgoverzicht ...................................................................... 12 3.1.1.2 Geïndiceerde zorg ................................................................................. 13 3.1.1.3 Toegewezen zorg .................................................................................. 14 3.1.1.4 Selecteren en Mutatieformulier overig...................................................... 17 3.1.2 Cliënt ..................................................................................................... 18 3.1.3 Indicatiebesluit ........................................................................................ 19 3.1.4 Notities................................................................................................... 20 3.1.4.1 Selecteren en Mutatieformulier overig...................................................... 22 3.2 Aangepaste Aanvraag Toewijzing ................................................................ 23 Berichten........................................................................................................... 24

3.

4. 5. 6. 7.

Beheer .............................................................................................................. 24 5.1 contactpersonen ....................................................................................... 24 Raadplegen ........................................................................................................ 27 6.1 Zorgaanbieders zoeken .............................................................................. 28 Telefoonnummers en e-mailadressen ....................................................................... 30

Handleiding AZR voor zorgaanbieders 3.2 Zorgkantoren Coöperatie VGZ

Pagina 2

1. Homepagina Om op de AZR-site te kunnen inloggen, dient u te beschikken over een geldig VECOZO certificaat. Dit certificaat dient u te installeren op uw pc. Na de installatie vult u het formulier “Autoriseren VECOZO certificaat”. Dit formulier vindt u op de homepagina van AZR en mailt u na invulling, terug naar Team AZR. Het mailadres vindt u op het formulier. Na controle en goedkeuring, activeert de AZR helpdesk uw certificaat. Vervolgens kunt u via de volgende link inloggen: https://azr.vgz.nl. U komt dan via de beveiliging van VECOZO op de AZR site.

De homepagina van AZR wordt getoond zodra AZR opgestart wordt. De informatie die hier stond, vindt u vanaf nu op de website van de Zorgkantoren van Coöperatie VGZ, www.vgzzorgkantoren.nl . De informatie op deze homepage wordt niet meer bijgewerkt. Rechtsboven zie je vier symbolen: Home : door op home te klikken, ga je altijd terug naar de homepagina. Print : door op print te klikken, kun je de pagina waar je op staat uitprinten. Vergeet daarbij niet de pagina-instelling op liggend (via voorkeurinstelling landscape) te zetten. Uitloggen: Door op uitloggen te klikken, log je uit AZR Aan de linkerzijde van de pagina vind je het werkmenu. Vanuit het werkmenu kun je cliënt- of zorgaanbieder gegevens raadplegen. Het menu is onderverdeeld in: “Cliëntgegevens”, “Rapportage”, “Beheer” en “Raadplegen”.


Pagina 3

2. Cliënt

2.1 Cliëntoverzicht Wanneer je kiest voor “Cliëntoverzicht”, verschijnt onderstaand scherm:

In dit scherm is het mogelijk om op een aantal manieren een cliënt op te zoeken. U kunt hier alle cliënten opzoeken die een actuele toewijzing hebben voor uw organisatie of die dat in het verleden hebben gehad. Dit kun je doen door één of meerdere velden in te vullen en op de knop “Zoek” te klikken. Er kan bijvoorbeeld worden gezocht op naam samen met geboortedatum. Op die manier kan AZR gerichter zoeken.


Pagina 4

Wanneer u bij “naam” een gedeelte van de naam intypt en daarachter een * plaatst, wordt er door AZR gezocht naar alle cliënten met een gedeelte hiervan in de naam. In dit voorbeeld is er gekozen voor *bak*. De cliënten die getoond worden hebben allemaal een keer een toewijzing gehad met een zorgaanbiedervoorkeur voor uw instelling. Als u zoekt op geboortedatum hoeft u alleen de cijfers in te vullen, de liggende streepjes worden automatisch gevuld.


Pagina 5

3. Rapportage

3.1 Zorgtoewijzingslijst Wanneer u als koepelorganisatie werkzaam bent en in AZR als ‘koepel’ bent ingelogd krijgt u bij het opvragen van de “Zorgtoewijzingslijst” onderstaand scherm te zien.

Wanneer u geen koepelorganisatie bent komt u direct in de zorgtoewijzingslijst. (zie blz. 8) Als u op het pijltje (drop down) heeft geklikt kunt u een keuze maken voor welke zorgaanbieder u wilt gaan werken. Wanneer u werkt voor de gehele koepel, maakt u de keuze voor de koepel. U krijgt dan de volledige lijst van de koepel te zien.


Pagina 6

Wanneer u een keuze heeft gemaakt voor een specifieke zorgaanbieder, waarvan u de lijst wilt zien klikt u op “Volgende”. In dit voorbeeld is er gekozen voor de “koepellijst” (stichting nieuwe Brug). Onderstaand overzicht toont de toegewezen zorglijst van de koepel. Bijna achteraan in de lijst staat een kolom “Zorgaanbieder”. Hier kunt u zien voor welke zorgaanbieder de cliënt een voorkeur heeft. Via de toegewezen zorglijst kunt u iedere cliënt, met een actuele toewijzing, oproepen. Uitleg over de werkwijze van de gegevens die bij deze lijst horen, wordt uitgewerkt in de volgende paragrafen.


Pagina 7

Wanneer u op het menu-item “Zorgtoewijzingslijst” klikt en vervolgens op “zoek”, verschijnt de zorgtoewijzingslijst met alle cliënten die wachten op zorg bij uw organisatie. Per zorgtoewijzing wordt een leveringsstatus weergegeven. Er bestaan 5 verschillende leveringsstatussen: -

Actief wachtend initieel (AW initieel) Actief wachtend (AW) Wens wachtend (WW) Slapend wachtend (SW) In zorg (IZ)

Wanneer een zorgtoewijzing in de toekomst geldig is ziet u deze cursief gedrukt in het overzicht. Door de betreffende leveringsstatus aan te vinken, kunt u de klanten met de door u gezochte leveringsstatus op uw zorgtoewijzingslijst selecteren.

Cliënten die bij u in zorg zijn geweest of geen geldig besluit meer hebben, zijn niet op te roepen via de zorgtoewijzingslijst. Wel kunt u deze cliënten raadplegen via het menu-item “Cliëntoverzicht”. Door op de kopjes ”cliëntnummer”, “naam”, “leveringsstatus”, etc. te klikken is het mogelijk de zorgtoewijzingslijst te sorteren op deze kopjes, bijvoorbeeld op het kopje “treeknormdatum”. Zo kunt u voor u zelf bijvoorbeeld een werklijst maken met alle cliënten waarvan de treeknormdatum is verlopen. Treeknormdatum: Nieuw is de kolom “Treeknormdatum” hierin wordt per toegewezen zorgeenheid de landelijk vastgestelde termijn weergegeven waarvoor een cliënt mag wachten voor in zorg name. De treeknormdatum zal bij elke toewijzing worden vastgelegd zodra deze aangemaakt wordt en wordt altijd berekend vanaf de ingangsdatum van de toewijzing. (landelijk treeknormen: voor extramuraal: 6 weken, intramuraal: 13 weken met uitzondering van VV met behandeling: 6 weken en GGZ met behandeling: 7 weken). Deze datum is niet muteerbaar. De treeknormdatum zal voor u als zorgaanbieder in AZR inzichtelijk zijn op het cliëntenoverzicht bij elke toewijzing. Ook wordt de datum opgenomen op de zorgtoewijzingslijst. Hier zal de datum in het rood worden weergegeven als de leveringsstatus AWi of AW is en al verstreken is ( actie nodig van zorgaanbieder). De actiedatum is niet meer zichtbaar op de zorgtoewijzingslijst. ( wordt vervangen door de treeknormdatum)


Pagina 8

Tijdens het verwerken van de indicatie en het aanmaken van de toewijzingen in de AZR web applicatie krijgt elke toewijzing de leveringsstatus AW initieel. Dit is een leveringsstatus die de Zorgkantoren Coöperatie VGZ hebben bedacht om in de web applicatie duidelijk te maken dat het gaat om een nieuwe klant waarvoor de leveringsstatus nog niet bekend is. Bij deze leveringsstatus wordt een actiedatum vastgelegd zodat er gemonitord kan worden of de klant in beeld is bij de voorkeursaanbieder en of deze tijdig (binnen 7 dagen vanaf de ingangsdatum) de juiste leveringsstatus doorgeeft in AZR via een AW39- bericht. Wanneer de leveringsstatus van een toewijzing wijzigt dient u dit ook weer binnen 7 dagen via een AW39-bericht door te geven. Voor de status actief wachtende initieel is er nog geen actuele leveringsstatus op de betreffende toewijzing door de zorgaanbieder naar het zorgkantoor verzonden. U dient dit te doen binnen 7 dagen vanaf de verwerkingsdatum van de betreffende zorgtoewijzing of als de ingangsdatum van de toewijzing in de toekomst ligt, binnen 7 dagen vanaf deze ingangsdatum. Voor de status actief wachtend geldt dat de cliënt de geïndiceerde zorg wil ontvangen, maar krijgt dit niet (wachtend buiten zijn/haar wil om). De geïndiceerde zorg voor een cliënt moet urgent gestart worden. Deze zorg is zo urgent dat het de cliënt niet uitmaakt door welke aanbieder de zorg geboden wordt. Voor de status wens wachtend geldt dat deze cliënt bij een zorgaanbieder op de wachtlijst staat eventueel overbruggingszorg heeft en opgenomen wil worden wanneer er een aanbod komt. Voor de status slapend wachtend geldt dat deze cliënt bij een zorgaanbieder op de wachtlijst wil staan maar nog niet opgenomen wil worden Voor de status In Zorg geldt dat er voor deze cliënt een MAZ in AZR aanwezig is waarin de geleverde klasse overeenkomt met de toegewezen klasse, of dat er een MAZ in AZR aanwezig is waarin de geleverde klasse < geleverde klasse maar waarbij de cliënt tevreden is met deze geleverde zorg en niet op de wachtlijst wil voor de rest van de klasse. Op de zorgtoewijzingslijst staan alle cliënten die voor een zorgeenheid (functie/ZZP) een voorkeur hebben voor uw organisatie of al (gedeeltelijk) zorg ontvangen van uw organisatie. Wij vragen u om via een bericht in AZR de actuele leveringsstatus van de klant door te geven. Wanneer de leveringsstatus van een Zorgtoewijzing wijzigt, dient u dit ook door te geven aan het zorgkantoor.


Pagina 9

3.1.1 Cliëntoverzicht via de zorgtoewijzingslijst Via de zorgtoewijzingslijst selecteert u een cliënt door middel van het oranje vierkantje dat voor de cliëntnaam staat. U krijgt dan twee mogelijkheden om de cliëntgegevens in te zien. U kunt kiezen voor het “Indicatiebesluit tonen” of voor het “Cliëntenoverzicht”. Kiest u vanuit de zorgtoewijzingslijst voor het “Cliëntenoverzicht”, dan komt u in het volgende scherm.

Bovenin het zorgoverzicht vindt u alle cliëntgegevens van de klant terug. Dat wil zeggen geboortenaam, geboortedatum, BSN, cliëntnummer en eventueel het indicatieorgaan. Rechts bovenin is het bemiddelingsbureau (= zorgkantoor) zichtbaar. Het zorgkantoor, welke het indicatiebesluit ontvangt, en dus de toewijzing heeft verzonden, is voor de gehele geldigheidsperiode van het besluit verantwoordelijk voor de cliënt, ook al verhuist de cliënt. Alleen als er een herindicatie volgt, kan het bemiddelingsbureau wijzigen. In het cliëntoverzicht is het volgende zichtbaar 1. Indien het BSN niet bekend is, wordt het BSN gevuld met 999999999. En de reden waarom het niet gevuld is wordt hier aangegeven. 2. Een oud cliëntnummer (vóór 01-08-2011) blijft een ketenleven lang gelijk, ook de CIZcode blijft bestaan. 3. Nieuwe cliëntnummers (vanaf AZR 3.0, 01-08-2011) bevatten geen CIZ-codes meer. 4. Nieuw per 1-1-2014 is het veld datum gebruik bij de geboortedatum als deze niet of gedeeltelijk onbekend is. Wanneer de dag of de maand onbekend is zal er “01” gevuld worden. Wanneer het geboortejaar onbekend is zal er “1900” gevuld worden. De gedeelten die wel bekend zijn in het GBA worden gevuld met de juiste waarden. Wanneer er sprake is van een (gedeeltelijke) fictieve geboortedatum zal er een vraagteken (?) achter de geboortedatum getoond worden. Bij het tabblad “cliënt” is zichtbaar welk gedeelte juist is en welk gedeelte fictief. Via het loepje kunt u het indicatiebesluit “Inzien” en “Printen” of “Opslaan”. Door op te klikken kunt u het indicatiebesluit ( AW33bericht) opslaan op uw computer, mocht u Handleiding AZR voor zorgaanbieders 3.2 Zorgkantoren Coöperatie VGZ

Pagina 10

het bericht via VSP (Vecozo schakelpunt) gemist hebben. Op dit AW33 kunt u geen retourbericht (AW34) sturen.

In het cliëntoverzicht vindt u onder de cliëntgegevens, de informatie over de indicatie, de toewijzing, de meldingen aanvang zorg en de meldingen einde zorg/mutaties die voor deze cliënt hebben plaatsgevonden. Bij de verschillende schermen die u bij een cliënt kunt openen, worden bovenaan de pagina altijd de standaardgegevens van een cliënt getoond.

Bij de standaardgegevens kunt u ook de vorige indicatiebesluiten terugvinden. Klik hiervoor op het neerwaartse pijltje naast “Indicatie”. Er wordt een schermpje zichtbaar waarin u kunt zien welke indicatiebesluiten er in het verleden afgegeven zijn voor de betreffende cliënt. Mocht hier een besluitnr. ontbreken, dan heeft het zorgkantoor dit nummer niet ontvangen van het CIZ. Achter elk indicatiebesluit wordt weergegeven wat de status is van het betreffende indicatiebesluit.

Wanneer u een (besluitnummer kiest, worden in het zorgoverzicht alle gegevens getoond van dat betreffende indicatiebesluit. Ook kun je er voor kiezen om alle indicatiebesluiten in te zien. Het volgende schermprintje geeft een voorbeeld van een cliënt waarbij alle indicatiebesluiten die in AZR aanwezig zijn, worden getoond. Het geeft aan welke gegevens bij het actuele besluit horen.


Pagina 11

3.1.1.1 Het tabblad zorgoverzicht Onder de standaardgegevens worden een viertal tabbladen getoond: “Zorgoverzicht”, “Cliënt”, “Indicatiebesluit” en “Notities”. Via elk tabblad kunt u nader inzoomen op de beschikbare informatie over de cliënt. Deze tabbladen worden in de volgende paragrafen behandeld. Het zorgoverzicht is verdeeld in een viertal onderdelen, te weten: 1. 2. 3. 4.

Geïndiceerde zorg Toegewezen zorg Geleverde melding aanvang zorg Geleverde melding einde zorg


Pagina 12

3.1.1.2 Geïndiceerde zorg Bij “Geïndiceerde zorgeenheden” heb je de mogelijkheid om de door het CIZ geïndiceerde zorgeenheden te selecteren waardoor je meer achterliggende informatie krijgt. Per 1-1-2014 levert het CIZ geen vertaalde functies meer aan in AZR en zal de BG groep als “onderdeel zzp” voortaan zichtbaar zijn als geïndiceerde functie. Omdat de Zorgkantoren van VGZ voor de zzp’s zelf de vertaalde functies gaan opzoeken in de omzettingstabel en deze in AZR blijven registreren is er geen verschil zichtbaar in AZR. Voor bestaande IB’s van voor 1-1-2014 blijft alles ongewijzigd. BG groep afgegeven voor 1-1-2014 blijft als onderdeel zzp zichtbaar in AZR. Bij een extramurale indicatie staat achteraan bij ’soort functie’, “Geïndiceerd”. In AZR 3.2 is een negatieve vervolg indicatie voortaan zichtbaar zonder geïndiceerde zorgeenheden en dus ook zonder toewijzingen. Bij het afgeven van het negatieve Indicatiebesluit houdt het CIZ er rekening mee dat de zorgaanbieder niet 1 dag op het oude indicatiebesluit mist. De zorgaanbieder ontvangt in geval van een negatief indicatiebesluit alleen een intrekking op het oude indicatiebesluit met als reden intrekking “negatief IB”

In onderstaand voorbeeld hebben we doorgeklikt op het oranje vakje voor de ZZP in het vorige schermprintje. Zoals u ziet worden hier een aantal gegevens extra getoond, die u niet direct op het zorgoverzicht kunt vinden. U kunt hierbij denken aan de verschillende activiteiten die bij de betreffende functie geïndiceerd zijn. Deze gegevens worden ook getoond op het “papieren besluit” . U kunt in dit scherm niets veranderen of aanpassen.


Pagina 13

3.1.1.3 Toegewezen zorg Bij het onderdeel “Toegewezen zorg” staan de toewijzingen die voor de betreffende cliënt zijn aangemaakt. Dat wil zeggen: welke zorgeenheid mag door welke zorgaanbieder voor de aangegeven periode geleverd worden. De onderstaande kolommen zijn daar onder andere zichtbaar: Soort toewijzing, zorgeenheid, Toewijzend zorgkantoor, Leveringsstatus, Treeknormdatum, Reden intrekking en Regelzorg

Soorten Toewijzingen: 1 - Regulier: Zorg die wat betreft aard van de zorg (functies of ZorgZwaartePakket (ZZP)) gelijk is aan de geïndiceerde zorg 2 - Alternatief: Andere zorg (andere functies of een ander ZorgZwaartePakket (ZZP)) dan geïndiceerd, wel passend binnen de indicatie en waarmee de cliënt tevreden is. Alternatieve zorg is de volgens de cliënt gewenste zorg. Onder alternatieve zorg valt ook sectorvreemd. Alternatieve zorg wordt aangevraagd door de dossierhouder van de reguliere zzp via mut/mez met reden cliënt wil de zorg nu (nog) niet en leveringsstatus einde zorg met een aanvraag aangepaste zorgtoewijzing. De reguliere zzp wordt ingetrokken. Hierbij dient u zich aan het voorschrift zorgtoewijzing en regels uit het BEPmodel te houden. De meest recente versie van dit voorschrift vindt u op website van de VGZ-zorgkantoren. 3 - Overbrugging: Tijdelijke zorg die gedurende een wachtperiode wordt ingezet totdat de zorg volgens een Indicatiebesluit voor een ZorgZwaartePakket (ZZP) beschikbaar is. Het gaat hier om de inzet van zorg, anders dan geïndiceerd. Wanneer de cliënt overbruggingszorg wil ontvangen tot het moment dat u de reguliere zorg wel kunt leveren, dan kunt u via een mut/mez op de reguliere zzp toewijzing een aanvraag indienen. 4 - Transfer: Zorg die geïndiceerd is (in de vorm van een zelfde ZorgZwaartePakket (ZZP) als de reguliere zzp )), maar tijdelijk( 4 maanden) door een niet-voorkeuraanbieder volledig geleverd wordt. Zodra dit mogelijk is, wenst de cliënt de zorg te ontvangen van de voorkeuraanbieder. 5 - Administratief: Soort zorgtoewijzing waarmee aangegeven wordt dat de zorgaanbieder de kamer vrij mag houden voor terugkeer van de cliënt. De toegewezen zorg komt overeen met de toegewezen zorg uit de voorafgaande periode.

Administratieve zorgtoewijzing: Een administratieve zorgtoewijzing wordt aangemaakt op verzoek van een aanbieder als bijvoorbeeld een cliënt tijdelijk vanuit een verzorgingshuis naar een verpleeghuis gaat en het zorgkantoor akkoord is dat het bed vrijgehouden wordt in het verzorgingshuis.


Pagina 14

Het verzorgingshuis zet de reguliere ZZP over op de AGB code van het verpleeghuis of de cliënt heeft tijdelijk een nieuwe ZZP indicatie voor het verpleeghuis ontvangen bijvoorbeeld voor revalidatie. Het verzorgingshuis houdt de kamer vrij en mag de periode dat de cliënt (tijdelijk) afwezig is declareren op klantniveau. Op verzoek van het verzorgingshuis maakt het zorgkantoor dan een “Administratieve zorgtoewijzing” aan op basis van het indicatiebesluit, waar de klant tot dan toe op verbleef in het verzorgingshuis. Deze toewijzing is alleen bedoeld voor het declareren op klantniveau. Het verzorgingshuis dient op deze administratieve toewijzing een Melding aanvang zorg (MAZ) doen bij de start van het leeg houden van de kamer en Melding einde zorg (MEZ) bij terugkomst van de klant. Deze MAZ en MEZ-meldingen op de administratieve zorgtoewijzing worden niet door gecommuniceerd naar het CAK. Kolom Toewijzend zorgkantoor, In deze kolom vindt u de zorgkantoorcode van het zorgkantoor die de zorg heeft toegewezen. Als het een regionale cliënt betreft zal het toewijzend zorgkantoor gelijk zijn aan het bemiddelingsbureau die u ziet bij de cliëntgegevens. Indien er bij het bemiddelingsbureau bovenregionaal staat (een bovenregionale cliënt) kunt u via de kolom toewijzend zorgkantoor zien door welk zorgkantoor de toewijzing is gedaan. Kolom Leveringsstatus Per zorgtoewijzing wordt hier de meest actuele leveringsstatus weergegeven. Kolom Treeknorm Nieuw is de kolom “Treeknormdatum” daarin wordt de landelijk vastgestelde termijn weergegeven dat een cliënt mag wachten voor in zorg name voor die betreffende functie of zzp Kolom Reden intrekking De reden waarom een toewijzing wordt ingetrokken Reden intrekking kan zijn: 1 - Cliënt overleden 2 - Negatief indicatiebesluit 3 - Herindicatie 4 - Overplaatsing 5 – PGB Kolom Regelzorg Regelzorg is de zorg die gedurende de Regeltijd door de oude/huidige aanbieder conform de inhoud van het oude Indicatiebesluit wordt geleverd. Regelzorg kan deel uitmaken van de noodzakelijke overbruggingszorg. In de kolom Regelzorg wordt aangegeven of bij de nieuwe zorgtoewijzing mogelijk sprake is van Regelzorg. Wanneer een cliënt eerst een extramurale indicatie had en daarna aansluitend een intramurale indicatie heeft gekregen, kan het zo zijn dat de extramurale zorgaanbieder de zorg heeft door geleverd om te voorkomen dat de cliënt verstoken blijft van zorg, omdat de nieuwe dossierhouder nog geen contact heeft opgenomen. De dossierhouder ( de aanbieder die de intramurale zorg heeft toegewezen gekregen) dient binnen 5 werkdagen contact op te nemen met de klant en de eventuele extramurale


Pagina 15

zorgaanbieder om vast te stellen of er zorg is door geleverd en hoeveel. Deze geleverde zorg wordt door de dossierhouder aangevraagd via een Aanvraag Aangepaste zorg (AAT). Het kan voorkomen dat in de kolom Regelzorg een J van Ja staat, terwijl er in de praktijk geen sprake is van Regelzorg. Het gevuld zijn van deze kolom met Ja is bedoeld als signaal richting de intramurale aanbieder dat hij mogelijk rekening dient te houden met een extramurale aanbieder die tot dan toe zorg heeft geleverd. Dit alles om de continuïteit van zorg voor de cliënt optimaal te borgen.


Pagina 16

3.1.1.4 Selecteren en Mutatieformulier overig Bij toegewezen zorg kun je een keuze maken voor “selecteren” en “mutatieformulier”. Door op het oranje vierkantje voor de toegewezen zorgeenheid te klikken, kunt u kiezen voor ”selecteren” of “Mutatieformulier”. Wanneer u kiest voor “selecteren” komt u in onderstaand scherm.

Met de optie “Mutatieformulier” heeft u de mogelijkheid om een mutatieformulier overig te versturen naar het zorgkantoor. Via dit mutatieformulier kunt u een vraag/verzoek sturen naar het zorgkantoor voor de betreffende cliënt. Bijvoorbeeld de motivatie bij een AAT (Aanvraag Aangepaste Toewijzing) aanvraag die qua kosten de waarde van het ZZP overschrijdt.


Pagina 17

3.1.2 Cliënt In het tabblad “Cliënt” staan alle gegevens die betrekking hebben op de cliënt zoals burgerlijke staat, adresgegevens en relaties c.q. contactpersonen. Hier vindt u ook de artikel 60 verklaring (BOPZ). Let op: alleen als de artikel 60 verklaring tegelijkertijd is afgegeven met het indicatiebesluit, is deze terug te vinden in AZR. Als het CIZ deze pas later afgeeft, komt deze niet zichtbaar terug

Een GBA-adres kan niet door een zorgaanbieder gewijzigd of toegevoegd worden. Dit is omdat het GBA-adres gekoppeld is aan het BSN van de cliënt. Wilt u het GBA-adres toch gewijzigd hebben dan kunt u contact opnemen met de Team AZR. Zij kunnen dit vervolgens verifiëren in het GBA.


Pagina 18

3.1.3 Indicatiebesluit Onder het tabblad “Indicatiebesluit” staan alle gegevens die door het CIZ zijn geïndiceerd met toelichtingen. U vindt hier de eerste en/of meerdere grondslagen waarop de indicatie is gebaseerd. Ook kunt u hier terugvinden wie de indicatie heeft gesteld en wanneer deze is afgegeven door het CIZ. In dit tabblad kunt u de gegevens alleen inzien. U kunt hier niets wijzigen of toevoegen. Door op de + te klikken voor de verschillende onderwerpen kan er nog extra informatie getoond worden mits deze door het CIZ is aangegeven. In onderstaand schermprintje ziet u een voorbeeld van het gebruik van het +. Zoals u kunt zien wordt: “Score Stoornis” opengeklapt en kunt u overige informatie inzien. Door op “Vorige” te klikken komt u weer terug in het “Cliëntoverzicht”.


Pagina 19

3.1.4 Notities Wanneer u op het tabblad “Notities” klikt verschijnt onderstaand scherm.

Bij dit tabblad is het mogelijk om notities te maken. Deze notities zijn alleen zichtbaar voor u en andere gebruikers binnen uw organisatie en dus niet voor het zorgkantoor inzichtelijk. Ook kunt u hier de door u naar het zorgkantoor gestuurde mutatieformulieren overig inzien. U kunt door het gebruik van een cliëntnotitie geen bericht naar andere zorgaanbieders of het zorgkantoor sturen.

Wanneer u op de knop “Cliëntnotitie toevoegen” klikt verschijnt het volgende scherm. Het onderwerp “Ingevuld door” wordt automatisch gevuld door AZR op basis van uw VECOZO certificaat. U kunt dit wel wijzigen. Bij “Onderwerp” moet iets gevuld worden omdat het een verplicht veld * is. In het tekstveld onder het kopje onderwerp is het vrij om hier iets in te vullen. Hebt u alle informatie geplaatst in de notitie dan kun u door op “Voltooien” te klikken de notitie opslaan. U komt dan automatisch terug in het tabblad “Notities”. Wilt u de notitie niet opslaan dan klikt u op “Vorige”. Ook dan komt u automatisch terug in het tabblad “Notities”. Bij het tabblad “Notities” worden de aangemaakte notities geplaatst. U kunt alleen uw eigen notities en die van uw collega’s zien. U kunt niet via notities een notitie/melding aan het zorgkantoor doen.


Pagina 20

Wanneer de notitie niet meer bewaard hoeft te blijven kan deze verwijderd worden. U kunt die doen door op het prullenbakje achter de betreffende notitie te klikken. Wilt u de notitie bekijken dan kunt u op het oranje vierkantje vóór de notitie klikken.


Pagina 21

3.1.4.1 Selecteren en Mutatieformulier overig In het tabblad “Notities” worden ook de mutatieformulieren overig geplaatst die door u verstuurd zijn voor deze cliënt aan het zorgkantoor. U kunt hier ook terugvinden of het betreffende mutatieformulier behandeld is door het zorgkantoor. U kunt het mutatieformulier inzien door op het oranje vierkantje te klikken. Uitleg over het gebruik van het mutatieformulier overig vindt u terug op blz. 18


Pagina 22

3.2 Aangepaste Aanvraag Toewijzing Onder het item “Rapportage” ziet u onder het kopje “Zorgtoewijzingslijst” het kopje “Aangevraagde zorgtoewijzingen”. Wanneer u hier op klikt, komt u in het overzicht AAT. Als u ingelogd bent als koepelorganisatie dan moet u bij het veld “Ingediende zorgaanbiedercode” de gewenste AGB-code invullen en op “Zoek” klikken. Als u deze lijst oproept, staat deze lijst standaard (Status) op afgewezen. U kunt echter ook selecteren op “gehonoreerd” of “te beoordelen”. Verder kunt u filteren op bijvoorbeeld: geboortedatum, BSN enzovoort. In het overzicht AAT kunt u de aanvragen van de laatste 31 dagen zien en de status van deze aanvragen. Wilt u verder terugkijken, dan kunt u dat door de cliëntgegevens in te vullen in het overzicht AAT van de betreffende cliënt die u zoekt. Hier kunt u ook zien wat de reden van de afwijzing is. Let op: indien u een AW39 incl. AAT heeft verstuurd naar het zorgkantoor, dan krijgt u een retourbericht. Dit retourbericht geeft aan of uw bericht technisch goed is ontvangen door het zorgkantoor. Dit geeft niet aan of uw aanvraag inhoudelijk akkoord is. De communicatie over de beoordeling door het zorgkantoor loopt niet via berichtenverkeer. Een andere mogelijkheid om de inhoud van de AAT terug te zien, is via de cliëntgegevens. Wanneer u op de MUT gaat staan waarin de AAT is aangevraagd bij de betreffende cliënt en ‘selecteren’ kiest, kunt u de gehele inhoud en status van uw AAT terug zien.


Pagina 23

4. Berichten Per 1-1-2013 verloopt het AZR berichtenverkeer via het Vecozo Schakelpunt (VSP) en kan er op de website niet meer handmatig een MAZ, MEZ of MUT gedaan worden. Concreet houdt dit in dat de AW33 berichten door het zorgkantoor naar VSP worden verzonden en daar gedownload kunnen worden om deze vervolgens in te lezen in uw eigen software. Het bijbehorende retourbericht (AW34) en de MAZ (AW35), MUT / MEZ (AW39) dient u te uploaden via VSP. Op deze berichten ontvangt u de retourberichten (AW36 / AW310). U dient zelf te controleren of de berichten juist worden verwerkt. Indien er afkeur plaatsvindt, zal dit binnen 24 uur gecorrigeerd moeten worden en dient het bericht opnieuw aangeleverd te worden via VSP. Berichten dienen te voldoen aan de EI-standaard en aan alle regels uit het BEP-model. Een specificatie is te vinden op www.zorgregistratie.nl. Uiteraard kunt u voor uitleg hierover ook terecht bij uw softwareleverancier.

5. Beheer 5.1 contactpersonen Bij deze optie heeft u de mogelijkheid om de contactpersonen van uw eigen instelling in te vullen.


Pagina 24

Wanneer u op de knop “Toevoegen” klikt komt u in het scherm dat hieronder afgebeeld staat. In dit veld geldt dat alle velden met een * verplicht zijn om te vullen. De velden met een pijltje erachter, kunnen gevuld worden met een paar standaardopties. Wanneer u op de grijze pijltjes klikt, komen de opties waaruit u kunt kiezen te voorschijn.


Pagina 25

In onderstaand schermprintje is een contactpersoon als voorbeeld ingevuld. Wanneer u op “Voltooien” klikt, wordt de contactpersoon toegevoegd.

U komt dan weer in het beginscherm. U ziet hier de toegevoegde contactpersonen. Met het prullenbakje achter de contactpersoon kunt u deze verwijderen.


Pagina 26

6. Raadplegen Wanneer u bij raadplegen kiest voor “Zorgaanbieders” dan verschijnt onderstaand scherm. In dit scherm is het mogelijk om op verschillende manieren een zorgaanbieder te zoeken. De “Volledige lijst” is gevuld met alle zorgaanbieders die in Nederland AWBZ-zorg leveren. Deze lijst wordt beheerd door de Team AZR. Het CVZ (College voor Zorgverzekeringen) onderhoudt en beheert de landelijke AZR / AGB-codelijst. Wekelijks wordt er een nieuwe (geactualiseerde) lijst door het CVZ gepubliceerd. Deze lijst wordt door team AZR zo spoedig mogelijk na publicatie geactualiseerd in AZR.


Pagina 27

6.1 Zorgaanbieders zoeken Er zijn verschillende manieren om een zorgaanbieder te zoeken: 1. het is mogelijk om op (een gedeelte van) de naam van de zorgaanbieder te zoeken. 2. soort aanbieder 3. op plaatsnaam of het eerste deel van een plaatsnaam. Alle zorgaanbieders in die plaats worden dan getoond. 4. het invullen van een zorgaanbiedercode (AGB-code) In onderstaand scherm wordt een zorgaanbieder gezocht via “Naam”.

Doordat er gezocht wordt op een naam die ook een deel van een naam kan zijn, wordt er in de totale lijst gezocht en worden ook alle mogelijke zorgaanbieders getoond. Hoe vollediger je de naam invult, hoe beter AZR kan zoeken. U kunt de lijst ook op diversen kolommen sorteren. Wanneer de zorgaanbieder niet voorkomt in de lijst kunt u dit melden bij de Team AZR. Zij kunnen ervoor zorgen dat de zorgaanbieder toegevoegd wordt. Wanneer de zorgaanbieder een productieafspraak heeft met één van de coöperatie VGZ zorgkantoren zal team AZR er ook voor zorgen dat de zorgaanbieder in de landelijke AZR / AGB-codelijst wordt opgenomen. De andere zoekmogelijkheden werken op dezelfde manier en worden daarom hier niet apart vermeld.


Pagina 28

Wanneer er een datum gevuld is in de kolom “Einddatum zorgaanbieder” betekent dit dat de zorgaanbieder vanaf deze datum niet meer actueel is en dat u deze zorgaanbiedercode niet meer kunt gebruiken in AZR. Wanneer u op het oranje pijltje voor de aanbieder klikt, laat AZR meer gegevens zien over deze zorgaanbieder (mits deze bekend zijn in AZR). Wanneer u op het oranje pijltje onderstaand scherm:

klikt voor de betreffende zorgaanbieder, dan komt u in

In dit scherm ziet u (indien van toepassing) bij welke koepelorganisatie een zorgaanbieder hoort. Wanneer de zorgaanbieder (of de koepel waar de zorgaanbieder bij hoort) de contactpersoon gegevens gevuld heeft in AZR kunt u deze in dit scherm terugvinden. Wanneer een zorgaanbieder niets heeft doorgegeven in AZR of wanneer een zorgaanbieder niet tot de coöperatie VGZ zorgkantoren behoort, zijn hier uiteraard geen gegevens terug te vinden. De contactpersoon gegevens kunnen alleen door zorgaanbieders gemuteerd worden


Pagina 29

7. Telefoonnummers en e-mailadressen Afdeling zorgtoewijzing: Regio Nijmegen Midden-Brabant Noordoost Brabant Noord-en Midden Limburg Midden Holland Waardenland Noord Holland Noord Team AZR: Voor technische vragen en vragen m.b.t. berichtenverkeer

Telefoon 040-2322222 088-1315280 088-1315340 040-2975060 0800-2358742 0800-2358742 072-5278960

e-mail [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]

040-2975290

[email protected]


Pagina 30

Handleiding AZR voor zorgaanbieders

Recommend Documents