Handleiding ACCON Plus

Handleiding ACCON Plus

Inhoud Zo werkt Webhelp...............................................................................................................................3 In de teksten kunt u nog volgende effecten tegenkomen.......................................................................3 Navigatie via de knoppen Terug - Vooruit ..............................................................................................3 Welke versie gebruikt u?......................................................................................................................3 Zoeken op woorden in de tekst.............................................................................................................3 Werkwijze .......................................................................................................................................4 Feedback ...........................................................................................................................................4 Algemene gebruiksregels .....................................................................................................................5 Algemene gebruiksregels ..................................................................................................................5 Basisterminologie.............................................................................................................................5 Gegevens opslaan ............................................................................................................................5 Gegevens wijzigen ...........................................................................................................................5 Invoervelden invullen .......................................................................................................................6 Muis ...............................................................................................................................................6 Toetsenbord ....................................................................................................................................6 Het hoofdscherm ................................................................................................................................7 Het hoofdscherm .............................................................................................................................7 Menubalk ........................................................................................................................................8 Knoppenbalk ................................................................................................................................. 11 Knoppenbalk met rubrieken van de jaarrekening................................................................................ 12 Tabs met de pagina's van de jaarrekening ........................................................................................ 12 Invoerscherm ................................................................................................................................ 12 Statusbalk..................................................................................................................................... 13 Een dossier openen ........................................................................................................................... 15 Werkwijze ..................................................................................................................................... 15 Jaarrekening opslaan ........................................................................................................................ 15 Werkwijze ..................................................................................................................................... 15 Een dossier sluiten ............................................................................................................................ 15 Werkwijze ..................................................................................................................................... 16 Boekjaren beheren............................................................................................................................ 17 Een ander boekjaar kiezen ................................................................................................................. 17 Werkwijze ..................................................................................................................................... 17 Een boekjaar toevoegen in de jaarrekening .......................................................................................... 17 Werkwijze ..................................................................................................................................... 17 Een nieuw boekjaar creëren ............................................................................................................... 18 Werkwijze ..................................................................................................................................... 18 Een boekjaar wijzigen ....................................................................................................................... 18 Werkwijze ..................................................................................................................................... 18 Inlezen proefen saldibalans.............................................................................................................. 21 Werkwijze ..................................................................................................................................... 21 Jaarrekening in detail ........................................................................................................................ 22 Werkwijze afdrukken ...................................................................................................................... 22 Werkwijze creëren PDF-bestand....................................................................................................... 22

iii


Proef-en saldibalansen beheren .......................................................................................................... 23 Proef- en saldibalansen beheren ...................................................................................................... 23 Een proefen saldibalans openen..................................................................................................... 23 Een nieuwe proefen saldibalans creëren.......................................................................................... 24 Een proefen saldibalans opslaan .................................................................................................... 24 Een proefen saldibalans opslaan als ............................................................................................... 24 Manueel ingevoerde proefen saldibalans inlezen naar de jaarrekening ................................................ 24 Een proefen saldibalans afdrukken ................................................................................................. 25 Een proefen saldibalans exporteren naar PDF .................................................................................. 25 Rekeningen beheren....................................................................................................................... 26 Beheer relatietabellen ....................................................................................................................... 27 Beheer van relatietabellen............................................................................................................... 27 Een nieuwe relatietabel creëren ....................................................................................................... 27 Een relatietabel wijzigen ................................................................................................................. 28 Een relatietabel verwijderen ............................................................................................................ 28 Een rekening(reeksen) toevoegen in de relatietabel ........................................................................... 28 Een rekening(reeks) wijzigen in de relatietabel .................................................................................. 29 Een rekening(reeks) verwijderen in de relatietabel ............................................................................. 29 Hoe de jaarrekening invullen? ............................................................................................................ 31 Invoer vanuit de Vennootschapsbelasting ............................................................................................ 31 Werkwijze ..................................................................................................................................... 31 Jaarrekening via formulier.................................................................................................................. 32 De jaarrekening invullen via formulier .............................................................................................. 32 Inlichtingenfiche ............................................................................................................................ 32 Balans - Resultatenrekening ............................................................................................................ 36 Toelichting .................................................................................................................................... 37 Sociale balans ............................................................................................................................... 42 Waarderingsregels ......................................................................................................................... 42 Jaarverslag en verslag der commissarissen ....................................................................................... 43 Automatisch invullen ......................................................................................................................... 44 De jaarrekening automatisch invullen ............................................................................................... 44 Inlezen proefen saldibalans ........................................................................................................... 44 Kiezen van een relatietabel bij het inlezen proefen saldibalans .......................................................... 46 Inlezen vanuit Expert/m ................................................................................................................. 46 Inlezen vanuit Briljant .................................................................................................................... 46 Inlezen vanuit Accoms .................................................................................................................... 46 Manueel ingevoerde proefen saldibalans inlezen naar de jaarrekening ................................................ 47 Importeren NBB-bestand ................................................................................................................ 47 De jaarrekening controleren ............................................................................................................... 49 Navigatie binnen scherm van de controles......................................................................................... 49 De controles afdrukken...................................................................................................................... 49 Werkwijze ..................................................................................................................................... 50 De controles exporteren naar PDF....................................................................................................... 50 Werkwijze ..................................................................................................................................... 50

iv

Inhoud

Jaarrekening als bijlage voor Vensoc-aangifte VenB .............................................................................. 53 Werkwijze ..................................................................................................................................... 53 De jaarrekening afdrukken................................................................................................................. 53 Werkwijze ..................................................................................................................................... 53 De sociale balans afdrukken ............................................................................................................... 55 Werkwijze ..................................................................................................................................... 55 Meerdere boekjaren op rij afdrukken ................................................................................................... 55 Werkwijze ..................................................................................................................................... 55 De financiële analyse afdrukken.......................................................................................................... 56 Werkwijze ..................................................................................................................................... 56 De controles afdrukken...................................................................................................................... 57 Werkwijze ..................................................................................................................................... 57 Een leeg formulier afdrukken.............................................................................................................. 58 Werkwijze ..................................................................................................................................... 58 De jaarrerkening via internet neerleggen ............................................................................................. 59 Werkwijze ..................................................................................................................................... 59 De jaarrekening op diskette neerleggen............................................................................................... 60 Werkwijze ..................................................................................................................................... 60 De jaarrekening afdrukken................................................................................................................. 61 Werkwijze ..................................................................................................................................... 61 De structuurenquête opstellen ............................................................................................................ 63 Werkwijze ..................................................................................................................................... 63 De financiële analyse afdrukken.......................................................................................................... 65 Werkwijze ..................................................................................................................................... 65 Meerdere boekjaren op rij afdrukken ................................................................................................... 66 Werkwijze ..................................................................................................................................... 66 Jaarrekening in detail ........................................................................................................................ 67 Werkwijze afdrukken ...................................................................................................................... 67 Werkwijze creëren PDF-bestand....................................................................................................... 67 Het programma Waardebepaling opstarten .......................................................................................... 68 De jaarrekening exporteren................................................................................................................ 69 Werkwijze ..................................................................................................................................... 69 Reorganisatie ................................................................................................................................... 69 Cijfers vorig boekjaar activeren .......................................................................................................... 69 Werkwijze ..................................................................................................................................... 69 Conversies ....................................................................................................................................... 69 Conversies .................................................................................................................................... 69 Schematisch overzicht types conversies ............................................................................................ 70 Conversie van EUR naar BEF/BEF naar EUR ....................................................................................... 70 Deling door duizend ....................................................................................................................... 71 Afronden decimalen........................................................................................................................ 72 Overzicht correcties oproepen.......................................................................................................... 72 Conversie van volledig schema naar volledig schema voor VZW's......................................................... 73 Conversie van volledig naar verkort schema ...................................................................................... 73

v


Conversie van verkort schema naar verkort schema voor VZW's .......................................................... 73 Conversie van verkort naar een volledig schema ................................................................................ 74 Instellingen ...................................................................................................................................... 74 Instellingen wijzigen....................................................................................................................... 74 Algemeen...................................................................................................................................... 74 Neerlegging op diskette .................................................................................................................. 75 Afdruk .......................................................................................................................................... 76 Inlezen boekhouding ...................................................................................................................... 77 Afronding ...................................................................................................................................... 77 Invoeren historische jaarrekeningen.................................................................................................... 78 Importeren NBB-bestand ................................................................................................................ 78 Import jaarrekening Expert/M Windows ............................................................................................ 79 Import jaarrekening Expert/M Classic ............................................................................................... 80 Jaarrekening in detail ........................................................................................................................ 81 Werkwijze afdrukken ...................................................................................................................... 81 Werkwijze creëren PDF-bestand....................................................................................................... 81 De jaarrekening exporteren naar PDF .................................................................................................. 82 Jaarrekening voor buitenlandse firma's ................................................................................................ 82 Werkwijze ..................................................................................................................................... 82 Vennootschappen in vereffening ......................................................................................................... 82 Werkwijze ..................................................................................................................................... 82 Vervallen mandaten bestuurders, experten .......................................................................................... 83 Overzicht correcties oproepen ............................................................................................................ 83 Werkwijze ..................................................................................................................................... 83 Veiligheidskopie neergelegde jaarrekening maken................................................................................. 84 Werkwijze ..................................................................................................................................... 84 Afronding......................................................................................................................................... 84 Afronding: ACCON werkwijze........................................................................................................... 84 Afronding: Fiscalc werkwijze............................................................................................................ 84

vi

Welkom bij ACCON Plus Eerst en vooral willen we u danken voor het vertrouwen dat u in ons stelt en wensen we u van harte welkom in dit programma. Met het programma ACCON Plus kunt u de jaarrekening van vennootschappen én VZW's opstellen en controleren, afdrukken, neerleggen op papier en voor vennootschappen ook op diskette.

Niet alle functionaliteiten die op dit moment ingebouwd zijn voor de jaarrekening van vennootschappen, zijn beschikbaar voor de jaarrekening van VZW's. Zo is het bijvoorbeeld niet mogelijk om de disketteneerlegging van de VZW-jaarrekening uit te voeren omdat het protocol van de NBB hiervoor nog niet is aangepast. Wanneer bepaalde functionaliteiten niet beschikbaar zijn voor een VZW-jaarrekening, zal dit ook op die wijze worden aangeduid in deze handleiding. Klik hier om te weten hoe deze handleiding werkt. Handleiding integraal afdrukken? Klik hier voor de pdf-file. Met ACCON Plus kunt u:

Een dossier openen Een nieuw boekjaar creëren Een boekjaar toevoegen in de jaarrekening De jaarrekening invullen, hetzij via formulier, hetzij automatisch De jaarrekening afdrukken Meerdere boekjaren op rij afdrukken De financiële analyse afdrukken De jaarrekening controleren De controles afdrukken De jaarrekening op diskette neerleggen

1

Hulp gebruiken Zo werkt Webhelp Help - Help De on-line hulp van dit programma is een Webhelp-systeem. Het biedt u meer informatie over de kenmerken van ACCON Plus. Daarnaast biedt het u ook stap voor stap begeleiding bij de meest gebruikte functionaliteiten.

In de teksten kunt u nog volgende effecten tegenkomen Een horizontale roltekst. Klik op het gekleurde woord om het effect te zien. Klik opnieuw op het woord om de tekst weer in te korten. verticale roltekst. Klik op het gekleurde woord of op het symbool om het effect te zien. Klik opnieuw op Een het woord om de tekst weer in te korten. Deze tekst wordt onder het klikwoord geplaatst en bevat de langere uitleg. De klikwoorden Tab Inhoud, Tab Index en Tab Zoeken hoger in dit venster zijn hier voorbeelden van. Een popup kader dat meer uitleg bevat. Klik op het onderlijnde woord om het effect te zien. Een popup venster dat de volledige inhoud van een andere pagina toont. Klik op het onderlijnde woord om het effect te zien. Klik binnen of buiten het popup venster om het te sluiten. In een tekst kan ook een snelkoppeling of hyperlink opgenomen zijn naar een andere pagina zoals Welkom bij ACCON Plus. Klik op de onderlijnde snelkoppeling om naar de pagina te gaan. Om terug te keren naar de oorspronkelijke pagina, klikt u op de Terug-knop in de knoppenbalk van deze help.

Dit is een voorbeeld van een tip.

Dit is een voorbeeld van een opmerking. Dit is een voorbeeld van een waarschuwing.

Navigatie via de knoppen Terug - Vooruit In de on-line hulp kunt u, net zoals voor webpagina's, navigeren aan de hand van de knoppen Terug en Vooruit. De Terug-knop brengt u naar de pagina die u voordien consulteerde. Als u de Terug-knop hebt gebruikt, dan kunt u naar de eerst geconsulteerde pagina terugkeren. U springt dan met andere woorden "vooruit" naar de volgende pagina.

De knop Vooruit wordt enkel actief als u de Terug-knop minimaal één keer hebt gebruikt.

Welke versie gebruikt u? Wenst u te weten welke versie u gebruikt?

Kijk onderaan rechts in de statusbalk. Daar ziet u het versienummer vermeld staan. of

Klik op de opdracht Info in het menu Help. Een infodialoogvenster wordt geopend en u krijgt er de naam en het versienummer van de module te zien.

Zoeken op woorden in de tekst Om snel een oplossing te vinden op uw vragen, kunt u heel eenvoudig gebruikmaken van de zoekfunctie binnen deze hulp.

Werkwijze

3


U gaat hiervoor als volgt te werk: 1. 2. 3. 4.

Klik in het Zoekveld bovenaan uw hulpscherm. Tik nu in het invoerveld de term waarvoor u meer informatie wenst op te zoeken. Klik vervolgens op de knop Go. In de linkerkolom verschijnen de zoekresultaten. Klik op het zoekresultaat dat het meest aansluit bij de informatie die u wenst te krijgen.

Feedback Bij Kluwer software streven we naar de best mogelijke kwaliteit voor onze producten. We vinden het belangrijk wat de gebruikers van onze producten vinden. Hebt u suggesties of opmerkingen bij deze help, laat het ons dan weten op [email protected].

Onderaan elke pagina vindt u trouwens een handige link die u in staat stelt vanuit de geconsulteerde pagina een mail te sturen. Zo weten we meteen waar we de help nog kunnen verbeteren en verfijnen.

4

Werken met dit programma Algemene gebruiksregels Algemene gebruiksregels Dit programma is volledig menugestuurd. De diverse menu's en de opdrachten van elk van deze menu's kunt u zowel met de muis als via het toetsenbord selecteren.

Basisterminologie Klik op het onderdeel waarover u meer wenst te weten. Opdrachtknoppen Opdrachtknoppen kunt u gebruiken om bepaalde opdrachten binnen een dialoogvenster uit te voeren: klik op de opdrachtknop om de overeenkomstige opdracht uit te voeren. Tekstvakken Tekstvakken kunt u gebruiken om bepaalde informatie in te typen. Als u de cursor naar een tekstvak verplaatst, verandert de cursor in een knipperend verticaal streepje. Keuzelijsten Een keuzelijst bevat een reeks van mogelijke keuzen. Als u niet alle keuzen tegelijkertijd op het scherm ziet, kunt u de schuifbalk gebruiken om de niet-getoonde keuzen te raadplegen. Vervolgkeuzelijsten Een vervolgkeuzelijst verschijnt in eerste instantie als een rechthoekig vak dat de huidige selectie bevat. Als u op de pijl rechts van het vierkante vak klikt, wordt er een keuzelijst geopend die alle mogelijke keuzen bevat. Als u niet alle keuzen tegelijkertijd op het scherm ziet, kunt u de schuifbalk gebruiken om de niet-getoonde keuzen te raadplegen. Keuzerondjes Keuzerondjes duiden een groep van opties aan die elkaar uitsluiten: u kunt dus telkens slechts op één keuzerondje klikken. Als u reeds op een andere optie geklikt had, wordt deze selectie door de nieuwe selectie vervangen. De geselecteerde optie kunt u herkennen aan de zwarte stip binnen het keuzerondje. Opties die (tijdelijk) niet beschikbaar zijn, worden in het grijs weergegeven. Aankruisvakjes Aankruisvakjes duiden een groep van opties aan die u gelijktijdig kunt aankruisen: u kunt dus zoveel aankruisvakjes aanklikken als u wil. Opties die (tijdelijk) niet beschikbaar zijn, worden in het grijs weergegeven.

Gegevens opslaan De gegevens die u invult, worden dadelijk opgeslagen. Om echt zeker te zijn dat de gegevens bewaard blijven, kunt u het beste de ingevoerde gegevens bevestigen door op de knop

te klikken.

Gegevens wijzigen Om gegevens te wijzigen klikt u met de muisaanwijzer in het veld waarin u wilt wijzigen. Hierdoor wordt dit veld actief en staat de cursor in dit veld:

Met een druk op de spatiebalk maakt u het actieve veld leeg.

U kunt ook een deel van de tekst wijzigen door met de linkermuisknop ingedrukt over dat deel van de tekst te slepen. Dit heet markeren. U verwijdert dit deel van de tekst vervolgens met of u tikt de nieuwe tekst eroverheen.

Ten slotte kunt u nog de <SHIFT>++ en <SHIFT>++<END> toetsencombinaties gebruiken. Klik in de tekst na de laatste letter die u wil selecteren en druk op <SHIFT>++. De tekst wordt vanaf het begin tot en met de letter voor de cursor geselecteerd. Klik voor de laatste letter die u wil selecteren en druk op <SHIFT>++<END>. De tekst wordt vanaf deze letter tot aan het eind geselecteerd.

5


Op uw klavier vindt u een INS-toets om de schrijfmodus te wijzigen. Dit is een zogenaamde wisseltoets. Telkens u er op drukt, schakelt de INS-mode over naar de OVR-mode en weer terug.

Vergeet niet de gewijzigde gegevens aan de hand van de knop

te bewaren vooraleer u het scherm afsluit.

Invoervelden invullen Het overgrote deel van de invoervelden van ACCON Plus kunt u invullen volgens een standaardmethode. Om van het ene naar het andere invoerveld te gaan, maakt u gebruikt van de - of <Enter>-toets. Standaardmethode Om de cursor te verplaatsen, heeft u de volgende mogelijkheden:

binnen een invoerveld: en ; naar het volgende invoerveld: of <Enter>; naar het vorige invoerveld: <Shift>-.

Om tekstverbeteringen aan te brengen in een veld, kunt u de volgende toetsen gebruiken:

om het karakter vóór de cursor te wissen; om het karakter te wissen waarop de cursor zich bevindt.

Numerieke velden Een numeriek veld is een veld waarin u enkel cijfers en + of - kan invoeren. De gegevens die u in de invoervelden invult, worden aan bepaalde controles onderworpen. Als u bijvoorbeeld een rekeningnummer invult, mag u uitsluitend cijfers invullen. Het programma blokkeert de ingave wanneer u een niet-numeriek karakter invult. De letter O en het cijfer 0 worden door uw computer als verschillende tekens geïnterpreteerd. Zorg ervoor dat u steeds het cijferteken gebruikt in numerieke velden. Memovelden Een memoveld is een veld waarin u doorlopende tekst kunt invullen:

Gebruik de pijltjestoetsen om de cursor binnen een memoveld te verplaatsen.

Muis Het gebruik van de muis is eenvoudig en levert u een aanzienlijke tijdwinst op. Deze werkwijze is dan ook veruit te verkiezen boven de werkwijze met het toetsenbord.

In de hulp wordt alleen de snelste werkwijze gedocumenteerd. U WIL

U DOET HET VOLGENDE

Een menu selecteren.

Klik op het gewenste menu.

Een opdracht selecteren.

Klik op het gewenste menu en klik daarna op de gewenste opdracht. Klik op de knoppenbalk.

Een scherm verlaten.

Klik in het sluitblokje

Het programma verlaten.

Klik op het menu Dossier in het hoofdscherm en klik daarna op de opdracht Verlaten. of Klik in het sluitblokje

(rechtsboven).

.

Een lijn in een lijst selecteren.

(Dubbel)klik op de gewenste lijn.

Een invoerveld selecteren.

Klik op het gewenste invoerveld.

Toetsenbord

6

Werken met dit programma

U WIL

U DOET HET VOLGENDE

Een menu selecteren uit de menubalk

Elk menu bevat een sneltoets (een onderlijnde letter). Typ die letter in combinatie met de -toets om het overeenkomstige menu te openen: b.v. typ - om het menu Dossier te openen.

Een opdracht in een menu selecteren.

Selecteer het gewenste menu en typ de sneltoets van de gewenste opdracht: b.v. Typ O om de opdracht Openen te selecteren in het menu Dossier. of Selecteer het gewenste menu en gebruik de verticale pijltjestoetsen om de verlichte balk naar de gewenste opdracht te verplaatsen en druk op <ENTER>. of Druk op de toetsencombinatie die naast de opdracht staat.

Het programma verlaten.

Keer terug naar het hoofdmenu en selecteer de opdracht Verlaten in het menu Dossier. of Druk op - in het hoofdscherm.

De verlichte balk naar de volgende/vorige lijn in een overzicht verplaatsen.

Druk op de verticale pijltjestoetsen

De cursor naar het begin/einde van een invoerveld verplaatsen.

Druk op /<END>.

De cursor naar het volgende invoerveld verplaatsen.

Druk op of <ENTER>. Als u een verplicht in te vullen veld niet invult en vervolgens op of <ENTER> drukt, weigert het programma om de cursor naar het volgende invoerveld te verplaatsen. Vul het verplichte veld in en druk op of <ENTER>.

Het hoofdscherm Het hoofdscherm Het hoofdscherm bestaat uit de volgende zaken:

Menubalk Knoppenbalk Knoppenbalk met de rubrieken van de jaarrekening Invoerscherm Statusbalk

Klik op onderstaand scherm op het onderdeel waarover u meer informatie wenst:

7


Menubalk De menubalk van ACCON Plus bevat de volgende onderdelen: Dossier Openen Om een dossier te openen. Opslaan Om de wijzigingen aan de jaarrekening op te slaan. Sluiten Om het dossier te sluiten. Verlaten Om het programma ACCON Plus te verlaten. Boekjaar Ander boekjaar kiezen Om een ander boekjaar te selecteren dat reeds beschikbaar is in het programma ACCON PLus. Boekjaar toevoegen Om een boekjaar toe te voegen in de jaarrekening. Gegevens boekjaar wijzigen Om een boekjaar te wijzigen. Proef- en saldibalansen Inlezen proefen saldibalans Om de proefen saldibalans in te lezen naar de jaarrekening. Beheer proefen saldibalans Om naar het beheer van de proefen saldibalansen te gaan. Jaarrekening in detail Om de jaarrekening in detail te gaan bekijken.

8


Beheer van relatietabellen Om naar het beheer van de relatietabellen te gaan. Invoer Inlichtingenfiche - Balans en resultatenrekening - Toelichting - Waarderingsregels - ... Via deze submenu's kunt u de gewenste rubriek van de jaarrekening gaan invullen. Zie ook De jaarrekening invullen via formulier. Inlezen proefen saldibalans Met dit commando kunt u de proefen saldibalans uit de boekhouding inlezen naar de jaarrekening. Inlezen NBB-diskette Om de gegevens van een NBB-diskette in te lezen naar de jaarrekening. Dossiergegevens overnemen Met deze opdracht kunt u de dossiergegevens opnieuw inlezen. Indien u in het centraal dossierbeheer een adreswijziging hebt doorgevoerd, dan kunt u deze wijzigingen door deze opdracht ook doorvoeren in het programma Jaarrekening. Controles Zie ook De jaarrekening controleren. Verplichte controles NBB (Voor VZW's: Verplichte controles (gebaseerd op de NBB)) Om de verplichte controles van de NBB te laten lopen. In het Belgisch Staatsblad wordt een lijst voor het verkorte en het volledige schema gepubliceerd. De neerlegging (op papier of op diskette) van de jaarrekening moet aan deze verplichte controles worden voldaan. Indien aan deze controles niet wordt voldaan, dan zal de jaarrekening worden geweigerd door de NBB.

VZW's hebben geen "verplichte" controles (geen publicatie van controles in het B.S., evenmin een NBBprotocol) , maar deze groep controles voor VZW's werden wel opgesteld naar analogie van de verplichte controles voor vennootschappen. Controles sociale balans NBB (Voor VZW's: Controles sociale balans (gebaseerd op de NBB)) Om de controles met betrekking tot de sociale balans te laten lopen. Indien aan deze controles niet wordt voldaan, dan zal de jaarrekening niet worden geweigerd door de NBB. Toch is het aan te raden dat aan deze controles zoveel mogelijk wordt voldaan. Bijkomende controles NBB (Voor VZW's: Bijkomende controles (gebaseerd op de NBB)) Om de bijkomende controles te laten lopen. Dit is een lijst van controles die door de NBB werd uitgegeven, maar die niet werden gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Deze controles geven u een indicatie dat er nog een fout in de jaarrekening kan zitten. Ook hier is het aan te raden om deze controles zoveel mogelijk op te lossen. Aanvullende controles De aanvullende controles zijn een combinatie van de Fiscalc- en de ACCON-controles. Ook voor deze controles geldt dat ze u een indicatie kunnen geven dat er nog fouten in de jaarrekening zitten. Opnieuw geldt dat het aan te raden is om deze controles zoveel mogelijk op te lossen. Controles m.b.t. Wetboek van vennootschappen Afhankelijk van het type van juridische vorm dat werd geselecteerd voor de onderneming zullen deze controles nakijken of aan alle wettelijke verplichtingen voor dat speicifiek type volgens het Wetboek vennootschappen werd voldaan.

Indien aan alle controles werd voldaan, dan zal het programma u dit melden per type controle. U kunt deze meldingen afdrukken zodat u ze kunt opnemen in het dossier. Afdruk controles Om de controles af te drukken. Afdruk VENSOC Om een pdf-bestand te creëren van de jaarrekening, klaar om in te dienen bij de VENSOC-aangifte VenB. Jaarrekening Om de jaarrekening af te drukken.

9


Sociale balans Om de sociale balans af te drukken. Vijf boekjaren Om vijf boekjaren op rij af te drukken.

Enkel beschikbaar voor jaarrekeningen van vennootschappen. Financiële analyse Om de financiële analyse van uw onderneming af te drukken.

Enkel beschikbaar voor jaarrekeningen van vennootschappen. Foutenlijst controles Om de controles die nog van toepassing zijn op de geopende jaarrekening af te drukken. Let wel: enkel de controles waaraan nog niet werd voldaan zullen worden afgedrukt. Neerlegging Via internet Om de jaarrekening via internet neer te leggen. Op diskette Om de neerlegging van de jaarrekening op diskette uit te voeren. Op papier Om een afdruk voor neerlegging te maken. Structuurenquête Om het programma Structuurenquête op te starten. Analyse Financiële analyse Om de financiële analyse af te drukken. Jaarrekening in detail Om de jaarrekening in detail te gaan consulteren. Vijf boekjaren Om vijf boekjaren op rij af te drukken. Waardebepaling Om het programma Waardebepaling op te starten. Extra Conversie EUR -> BEF/BEF -> EUR Om de conversie van EUR naar BEF (resp. BEF naar EUR) uit te voeren. Zie ook Conversie EUR -> BEF/Conversie BEF -> EUR.

Enkel beschikbaar voor jaarrekeningen van vennootschappen. Conversie VOL -> VKT Om de conversie uit te voeren van het volledig naar het verkort schema.

Enkel beschikbaar voor jaarrekeningen van vennootschappen. Conversie VKT -> VOL Om de conversie uit te voeren van het verkort naar het volledig schema.

Enkel beschikbaar voor jaarrekeningen van vennootschappen. Conversie VOL -> VOL-vzw Om de conversie uit te voeren van een volledig schema naar een volledig VZW-schema.

10


Conversie VKT -> VKT-vzw Om de conversie uit te voeren van een verkort naar een verkort VZW-schema. Deling door duizend Om de deling door duizend uit te voeren voor een volledig schema. Conversie naar euro zonder decimalen Om de decimalen van een verkort schema af te ronden. Reorganisatie Om de reorganisatie te starten. Exporteren Om de jaarrekening naar een ASCII-bestand te exporteren (als *.txt). Instellingen Om de instellingen te wijzigen. Help Help Om de handleiding te gaan raadplegen. Info Om het infoscherm van Jaarrekening te gaan bekijken.

Knoppenbalk

De knoppenbalk kan verschillend zijn afhankelijk van het type jaarrekening dat wordt getoond (VKT of VOL, VZW of vennootschap). Indien er in de gedeelde of afgeronde jaarrekening wordt gewerkt, dan zullen er andere knoppen beschikbaar worden, terwijl andere knoppen niet langer beschikbaar zullen zijn. Zie ook de tabel hieronder voor meer details. Knoppen

Uitwerking

Algemene knoppen Een dossier openen binnen ACCON Plus.

Wijzigingen opslaan.

Om een proefen saldibalans in te lezen.

Om een NBB-diskette naar de jaarrekening in te lezen.

Om naar de vorige pagina te gaan.

Om naar de volgende pagina te gaan.

Om de controles te laten lopen.

Om de jaarrekening af te drukken.

Om de instellingen voor dit programma te wijzigen.

Om de taal van het programma te wijzigen.

Knoppen die enkel toegankelijk zijn voor volledig schema (Vennootschappen en VZW's)

11


Om de jaarrekening te delen door duizend.

Knoppen die enkel toegankelijk zijn voor verkort schema (Vennootschappen en VZW's) Om de jaarrekening af te ronden naar euro's zonder decimalen.

Knoppen die enkel toegankelijk zijn voor vennootschapen (VKT of VOL) Om de neerlegging van de jaarrekening op diskette uit te voeren.

Om de neerlegging van de jaarrekening via internet uit te voeren.

Om een pdf-afdruk van de jaarrekening te maken die moet dienen als bijlage bij een Vensoc-aangifte VenB. Om vijf boekjaren op rij af te drukken of er een afdrukvoorbeeld van te maken. Om de financiële analyse van het dossier af te drukken.

Om het programma Waardebepaling op te starten.

Om het programma Structuurenquête op te starten.

Extra knoppen bij de gedeelde of afgeronde jaarrekening Om correcties in te voeren bij de gedeelde of afgeronde bedragen.

Enkel voor volledig schema: om terug naar eenheden met decimalen te gaan. Enkel voor verkort schema: om terug naar eenheden met decimalen te gaan.

Knoppenbalk met rubrieken van de jaarrekening Naast de gewone knoppenbalk, beschikt u ook over de "rubriekenbalk". Dit is de knoppenbalk met de rubrieken van de jaarrekening. Door op een van de knoppen te klikken, kunt u razendsnel naar een welbepaalde rubriek van de jaarrekening navigeren.

Aan de hand van de "ingedrukte" stijl van de knop, kunt u steeds zien in welke rubriek van de jaarrekening u aan het werken bent.

Tabs met de pagina's van de jaarrekening Onder de knoppenbalk met rubrieken van de jaarrekening, vindt u de tabs met de pagina's van de jaarrekening. Aan de hand van deze tabs kunt u eveneens razendsnel naar de gewenste pagina van de jaarekening navigeren.

U kunt zeer snel te weten komen of u voor het geopende dossier het gewenste schema hebt klaarstaan: controleer aan de hand van deze paginatabs wat het schema is (VKT of VOL, VKT-vzw of VOL-vzw).

Invoerscherm

12


Afhankelijk van het type van rechtsvorm en van de grootte van het schema zoals u dit in Centraal dossierbeheer bent gaan aanduiden, zal automatisch het correcte invoerscherm getoond worden.

Hoe krijgt u een invoerscherm voor VZW's te zien? Om een schema "VKT-vzw" te verkrijgen, dient u in het Centraal dossierbeheer een dossier te creëren waarbij u als rechtsvorm "VZW" invoert. Na doorstart naar de jaarrekening krijgt u het schema VKT-vzw als invoerscherm. Om een schema "VOL-vzw" te verkrijgen, dient u in het Centraal dossierbeheer een dossier te creëren waarbij u als rechtsvorm "VZW" invoert én waarbij u op de tab "Boekhouding" als type schema "Volledig (VOL)" invoert. Na doorstart naar de jaarrekening krijgt u het schema VOL-vzw als invoerscherm.

Invoeren van cijfers in de jaarrekening De gegevens dienen bij het verkorte of volledige schema (vennootschappen of VZW's) in eenheden met decimalen te worden ingevoerd. Bij de neerlegging worden de bedragen automatisch afgerond of gedeeld naar de vereiste grootte. U kunt deze bedragen ook zelf gaan delen of afronden en vervolgens consulteren en/of wijzigen (zie Deling door duizend en Afronden decimalen).

Statusbalk Onderaan het scherm van ACCON Plus vindt u de statusbalk terug. Als u naar de helpdesk belt, kan het nuttig zijn om deze gegevens bij de hand te hebben.

De volgende zaken worden in de statusbalk opgenomen:

Dossiergegevens (dossiercode, dossiernaam)

Boekjaargegevens

Type schema

Munteenheid van de jaarekening

Klantnummer

Versienummer

13

Dossiers Een dossier openen Dossier - Openen Binnen dit programma kunt u een ander dossier openen, het is niet langer nodig om hiervoor via het Centraal dossierbeheer te gaan.

Werkwijze Om een dossier te openen, gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op het icoontje , of Klik op de opdracht Openen in het menu Dossier.

Als u op dat moment al een dossier geopend hebt, zal het programma u vragen om de wijzigingen op te slaan. Klik op Ja als u de wijzigingen wenst op te slaan, of op Nee als u de wijzigingen niet wenst op te slaan. Als u op Annuleren klikt, keert u terug naar het voorgaande scherm. 2.

Het scherm Overzicht dossiers verschijnt. Deze lijst toont al uw dossiers.

3.

Als u het gewenste dossier gevonden hebt in het overzicht, klikt u dat aan met de linkermuisklik en klikt u vervolgens op OK. of Dubbelklik op het gewenste dossier.

4.

Het dossier wordt geopend en u komt op de eerste pagina van de jaarrekening terecht.

Indien er nog geen boekjaar bestaat voor het geselecteerde dossier, dan dient u dit eerst te creëren door op de knop Nieuw te drukken (zie ook Een nieuw boekjaar creëren). Het boekjaar dat u creëert wordt het huidige boekjaar in de jaarrekening.

Jaarrekening opslaan Dossier - Opslaan Het programma zal u op verschillende momenten de vraag stellen om de wijzigingen op te slaan:

Bij het sluiten van een dossier, indien er nog zaken werden gewijzigd. Bij het openen van een ander dossier. Bij het opslaan van het dossier.

Werkwijze Om de wijzigingen aan de jaarrekening tussentijds even op te slaan, gaat u als volgt te werk: 1.

2.

Klik op de knop . Ga naar stap 3. of Klik op de opdracht Opslaan in het menu Dossier. De volgende melding verschijnt: Wenst u de gegevens op te slaan?

3.

Klik op Ja om de wijzigingen op te slaan. Ga naar stap 3. Klik op Nee om de wijzigingen niet op te slaan. Klik op Annuleren om zonder verdere wijzigingen terug te keren naar het voorgaande scherm.

De wijzigingen worden opgeslagen.

Een dossier sluiten

15


Dossier - Sluiten Voortaan is het niet langer verplicht om terug te keren naar het centraal dossierbeheer om van dossier te kunnen wisselen, maar kunt u binnen dit programma rechtstreeks van dossier veranderen. U kunt bijgevolg ook een dossier sluiten binnen dit programma.

Werkwijze Om een dossier te sluiten, gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op de opdracht Sluiten in het menu Dossier.

2.

De volgende melding verschijnt: Wenst u de gegevens op te slaan?

3.

16

Klik op Ja als u de wijzigingen wenst op te slaan. of

Klik op Nee als u de wijzigingen niet wenst op te slaan. of

Klik op Annuleren als de handeling wenst te onderbreken. U keert terug naar het hoofdscherm.

Het dossier en de aangifte worden gesloten. U dient nu eerst een ander dossier te openen.

Boekjaren Boekjaren beheren Binnen dit programma kunt u de boekjaren voor de jaarrekening beheren. We zetten de mogelijkheden op een rijtje:

een ander boekjaar kiezen (d.i. een boekjaar waarvoor reeds een jaarrekening beschikbaar is)

een boekjaar toevoegen in de jaarrekening

een nieuw boekjaar toevoegen in de boekjarentabel

het wijzigen van de gegevens van een bestaand boekjaar

Een ander boekjaar kiezen Boekjaar - Ander boekjaar kiezen Het kan om diverse redenen nuttig zijn om terug te keren naar een vorig boekjaar om bepaalde gegevens te bekijken of zelfs aan te passen. U hebt ten allen tijde de keuze om terug te gaan naar een om het even welk boekjaar tussen alle beschikbare boekjaren in het menu Boekjaar - Ander boekjaar kiezen.

Indien u gegevens aanpast van een reeds neergelegde jaarrekening, dan dient u dit aan te duiden bij de neerlegging van de jaarrekening van het volgende (aansluitende) boekjaar door het betreffende aankruisvakje op pagina 1 (tab Identificatie) niet aan te vinken.

Werkwijze Om een (beschikbaar) boekjaar te selecteren, gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op de opdracht Ander boekjaar kiezen in het menu Boekjaar. Een submenu ontvouwt zich met alle beschikbare boekjaren.

2.

Klik op het gewenste boekjaar.

Indien het gewenste boekjaar nog niet beschikbaar is binnen het programma, dan dient u dit eerst toe te voegen (zie Een boekjaar toevoegen in de jaarrekening). 3.

Het boekjaar van uw keuze wordt geopend en de cijfers verschijnen in de overeenstemmende kolom.

Een boekjaar toevoegen in de jaarrekening Boekjaar - Boekjaar toevoegen In principe is voor het dossier waarvoor u de jaarrekening wenst op te stellen het gewenste boekjaar beschikbaar in de boekjarentabel. Indien dit om de een of andere reden nog niet het geval zou zijn, dan dient u daar eerst een nieuw boekjaar toe te voegen (zie Een nieuw boekjaar creëren), om dit daarna vervolgens toe te voegen voor de jaarrekening.

Werkwijze Om een boekjaar toe te voegen in de jaarrekening, gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op de opdracht Boekjaar toevoegen in het menu Boekjaar.

2.

Het scherm Boekjaren verschijnt. Selecteer het gewenste boekjaar door erop te klikken.

Indien het gewenste boekjaar nog nog niet bestaat, dan dient u dit eerst nog te creëren (zie Een nieuw boekjaar creëren). Het boekjaar dat u selecteert moet aansluitend zijn met het vorige boekjaar. Indien dit niet het geval is, dan zal het programma u daarop attent maken. 3.

Klik op OK. De volgende melding verschijnt:

17


Het boekjaar x+2 (dd/mm/jjjj - dd/mm/aaaa) zal worden toegevoegd en wordt het huidige boekjaar. Het boekjaar x+1 wordt bijgevolg het vorige boekjaar. Het boekjaar x zal niet meer zichtbaar zijn op het scherm. Verder gaan?

4.

Klik op Ja indien u verder wenst te gaan. Ga naar stap 4.

Klik op Nee indien u niet verder wenst te gaan. U keert terug naar de oude situatie.

De cijfers uit de kolom van het huidige boekjaar worden verplaatst naar de kolom van het vorige boekjaar zodat u de bedragen voor het (nieuwe) huidige boekjaar kunt gaan ingeven.

Een nieuw boekjaar creëren Klik hier voor meer info over het onderscheid tussen werkwijze via Een boekjaar wijzigen en via Boekjaar toevoegen U kunt een nieuw boekjaar creëren vanaf het scherm Boekjaar selecteren. Om het scherm met de boekjarentabel te openen, zijn er verschillende werkwijzen:

Via de opdracht Boekjaar wijzigen in het menu Boekjaar. Via de opdracht Boekjaar toevoegen in het menu Boekjaar.

In dit laatste geval gaat u door op OK te klikken dit boekjaar ook effectief gaan toevoegen voor de jaarrekening, waarbij de cijfers van de kolom "huidig boekjaar" verschuiven naar de kolom "vorig boekjaar" (de zgn. overdracht boekjaar).

Als er nog geen boekjaar bestaat als u het programma opstart, dan gaat het programma u vragen om de begindatum en einddatum van het boekjaar op te geven. Vervolgens kunt u gewoon doorstarten.

Werkwijze Om een nieuw boekjaar toe te voegen in de boekjarentabel, gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op de knop Nieuw. Het scherm Boekjaar verschijnt. Vul het boekjaar in dat u wenst aan te maken, en ga met de - of <Enter>-toets naar het volgende invoerveld.

2.

Standaard wordt de begin- en einddatum resp. op 01/01/XXXX en 31/12/XXXX gezet. U kunt deze wijzigen door in het invoerveld een andere datum te tikken.

De datum moet altijd van het formaat dd/mm/jjjj zijn. of U kunt via de knop 5.

een kalender raadplegen en daaruit een datum selecteren.

Klik op OK. In het scherm Boekjaren wordt een lijn toegevoegd met boekjaar, begin- en einddatum en aanslagjaar.

Een boekjaar wijzigen Boekjaar - Gegevens boekjaar wijzigen U kunt vanop het scherm Boekjaar selecteren de begin- en einddatum van het boekjaar gaan wijzigen.

U dient erop te letten dat de einddatum van het voorgaande boekjaar en de begindatum van het daaropvolgende boekjaar aansluitend zijn. Is dit niet het geval, dan zal het programma u daarop attent maken. In principe zorgt het programma hier automatisch voor.

Werkwijze Om een boekjaar te wijzigen, gaat u als volgt te werk:

18

Boekjaren

1.

Klik op de opdracht Gegevens boekjaar wijzigen in het menu Boekjaar. Het scherm Boekjaren verschijnt.

2.

Klik op de knop Wijzigen.

U kunt enkel het meest recente of het minst recente boekjaar wijzigen. Dit komt omdat elke begindatum boekjaar moet aansluiten op de einddatum van het vorige boekjaar. 3.

Het scherm Boekjaar wijzigen verschijnt. Wijzig de gewenste gegevens. Duid eventueel de reden aan waarom het een verkort boekjaar betreft door het aankruisvakje onderaan het scherm aan te duiden.

4.

Als u hebt nagekeken dat alle gegevens kloppen, klikt u op de OK-knop om te bevestigen. of Als u toch geen boekjaar wenst te wijzigen, klikt u op Annuleren. U keert terug naar het scherm Boekjaren.

5.

De wijzigingen worden doorgevoerd. Klik op OK om terug te keren naar het hoofdscherm.

19

Proef- en saldibalansen Inlezen proefen saldibalans Invoer - Inlezen proefen saldibalans of

Proef- en saldibalansen - Inlezen proefen saldibalans In dit programma is het mogelijk om de jaarrekening in te vullen aan de hand van een proefen saldibalans die vanuit de boekhouding wordt gestuurd.

Indien u beschikt over het programma Vennootschapsbelasting, dan kunt u ook vanuit dat programma de proefen saldibalans na resultaatverwerking inlezen. U dient daarvoor binnen Vennootschapsbelasting op de knop

te drukken. We verwijzen u voor meer informatie naar de handleiding van dit programma.

Werkwijze Om een nieuwe jaarrekening op te stellen aan de hand van het inlezen van een proefen saldibalans, gaat u als volgt te werk: 1.

Open het gewenste dossier (zie ook Een dossier openen).

2.

Het meest recente boekjaar wordt automatisch geselecteerd bij het openen van uw dossier. Indien u toch een ander boekjaar wenst te openen, dan dient u dit eerst te selecteren via de opdracht Keuze boekjaar in het menu Boekjaar.

3.

De jaarrekening wordt ingeladen en u komt automatisch op de eerste pagina m.b.t. de identificatiegegevens terecht.

4.

Om de proefen saldibalans van de boekhouding in te lezen, klikt u op de opdracht Inlezen proefen saldibalans in het menu Invoer.

5.

Het scherm Inlezen boekhouding verschijnt. Op dit scherm vindt u de vereiste gegevens terug: Type boekhouding Naast type boekhouding vindt u een cijfer en een tekstveld met daarin de naam van een boekhoudpakket. Standaard zal hier Accoms Win in hernomen worden omdat dit het boekhoudpakket is dat door Kluwer software zelf gemaakt wordt. Maakt u echter gebruik van een ander boekhoudpakket dan klikt u op het pijltje en er verschijnt een lijst.

Uit deze lijst kiest u het boekhoudprogramma van waaruit u de proefen saldibalans wenst in te lezen en klikt het aan. Dit heeft tot resultaat dat er in het scherm Inlezen boekhouding een paar regeltjes toegevoegd worden, al naargelang het gekozen boekhoudpakket. Directory Dient niet ingevuld te worden, het programma gaat dit automatisch invullen zodra u de bestandsnaam hebt ingevuld. Bestandsnaam Door te klikken op de knop die naast het invoerveld vermeld staat, kunt u het bestand zoeken dat u wenst in te lezen (moet in ASCI formaat zijn). Als u het bestand gevonden hebt, klikt u op openen. (bij Accoms Win ontbreekt dit veld). Als alle gegevens goed zijn ingevuld, klik dan op Volgende.

21


6.

Het scherm Inlezen boekhouding verschijnt. Hier ziet u de proefen saldibalans op uw scherm weergegeven.

7.

Desgewenst kunt u deze cijfers afdrukken om in detail te bekijken. Zodra u hier klaar bent, klikt u op Volgende.

8.

Selecteer de gewenste relatietabel. Standaard beschikt u altijd over de relatietabel Kluwer software. Klik op Volgende.

Indien er correctieboekingen zijn, dan worden deze ook nog getoond op het scherm. Klik op OK om door te gaan. 9.

De cijfers worden ingelezen naar de jaarrekening en u kunt vervolgens daarin verder aan de slag gaan.

Afhankelijk van welk type boekhouding u hebt geselecteerd, zal de procedure om de proefen saldibalans in te lezen anders verlopen: *

Accoms boekhouding

*

Briljant boekhouding

*

Expert/m boekhouding

Jaarrekening in detail Proef- en saldibalansen - Jaarrekening in detail of

Analyse - Jaarrekening in detail Binnen het programma ACCON Plus is het mogelijk om diverse proefen saldibalansen in te lezen voor één dossier. U kunt deze in detail afdrukken en nalezen. Of, u kunt eventueel ook een PDF-bestand maken van dit document.

Werkwijze afdrukken Om de jaarrekening in detail af te drukken, gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op de opdracht Jaarrekening in detail in het menu Proef- en saldibalansen of Analyse.

2.

Het scherm Jaarrekening in detail verschijnt.

3.

Duid de proefen saldibalansen aan die u wenst af te drukken door het betreffende aankruisvakje aan te vinken.

4.

Elke proefen saldibalans die u hebt aangevinkt wordt onderaan uw scherm op aparte tabs getoond. U kunt van de ene naar de andere proefen saldibalans navigeren door op de gewenste tabs te klikken.

5.

Klik op de knop Volgende onderaan uw scherm om naar het afdrukscherm te gaan.

6.

Vul eventueel de volgende gegevens aan of geef uw keuze aan: Gegevens afdruk Hier geeft u een naam aan uw document. Het type en de datum worden standaard opgenomen en kunt u maar beter niet wijzigen. Taal afdruk Kies de taal van de afdruk. Kolom titels Wijzig de kolomtitels indien u dit wenst.

7.

Zodra u klaar bent, klikt u op de knop Afdrukken.

Werkwijze creëren PDF-bestand

22

Proef- en saldibalansen

Om een PDF-bestand te creëren van de jaarrekening in detail, gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op de opdracht Jaarrekening in detail in het menu Proef- en saldibalansen.

2.


3.


4.


5.


6.

Vul eventueel de volgende gegevens aan of geef uw keuze aan: Gegevens afdruk Hier geeft u een naam aan uw document. Het type en de datum worden standaard opgenomen en kunt u maar beter niet wijzigen. Taal afdruk Kies de taal van de afdruk. Kolom titels Wijzig de kolomtitels indien u dit wenst. Exporteren naar PDF Geef een naam aan het PDF-bestand.

7.

Zodra u klaar bent, klikt u op de knop Afdrukvoorbeeld.

Proef-en saldibalansen beheren Proef- en saldibalansen beheren Proef- en saldibalansen - Proef- en saldibalans U beschikt over een aparte module om de proefen saldibalansen te gaan openen, bewerken, consulteren, enz. Via de opdracht Beheer proefen saldibalans in het menu Proef- en saldibalansen gaat u naar deze module. Van hieruit beschikt u over de volgende mogelijkheden:

Voor de proefen saldibalans

Openen proefen saldibalans

Een nieuwe proefen saldibalans creëren (manuele ingave)

Proef- en saldibalans opslaan

Een proefen saldibalans opslaan als

Manueel ingevoerde proefen saldibalans inlezen naar de jaarrekening

Op het niveau van de rekeningen van de proefen saldibalans

Een rekening toevoegen in de proefen saldibalans

De gegevens van een rekening in de proefen saldibalans wijzigen

Een rekening verwijderen uit de proefen saldibalans

Een proefen saldibalans openen Om een bestaande proefen saldibalans te openen, gaat u als volgt te werk: .

1.

Klik op de knop

2.

Het scherm Openen proefen saldibalans verschijnt. Ga naar de locatie waar de proefen saldibalans zich bevindt en selecteer de gewenste proefen saldibalans. Deze heeft altijd als extensie *.psb of *.xml.

23


3.

Als u de gewenste proefen saldibalans hebt geselecteerd, dan klikt u op de knop Open.

4.

De proefen saldibalans wordt ingeladen en u kunt deze naar wens verder gaan aanpassen of consulteren.

Een nieuwe proefen saldibalans creëren Om een nieuwe proefen saldibalans manueel in te geven in het scherm Proef- en saldibalans, gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op de knop

.

Indien u al een eerdere proefen saldibalans aan het ingeven was, dan gaat het programma u vragen om deze op te slaan. Geef een naam op en klik op de knop Save. De balans wordt opgeslagen. 2.

Het scherm wordt opnieuw leeggemaakt en u kunt een nieuwe balans gaan ingeven (zie ook Een rekening toevoegen in de proefen saldibalans).

Een proefen saldibalans opslaan Om de wijzigingen op te slaan die u op het scherm Proef- en saldibalans doorvoert, gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op de knop

2.

Het scherm Wegschrijven proefen saldibalans verschijnt.

3.

Ga naar de gewenste locatie en geef een naam op waaronder u de proefen saldibalans wenst op te slaan.

4.

Klik op de knop Save om op te slaan.

5.

De proefen saldibalans wordt opgeslagen.

.

Een proefen saldibalans opslaan als Dit programma biedt u de mogelijkheid om een bestaande proefen saldibalans te openen, deze te wijzigen en vervolgens op te slaan onder een andere naam.

Werkwijze Om een bestaande proefen saldibalans op te slaan als, gaat u als volgt te werk: 1.

Open de gewenste proefen saldibalans (zie Openen proefen saldibalans).

2.

Voer de gewenste wijzigingen door (Zie: De gegevens van een rekening in de proefen saldibalans wijzigen, Een rekening toevoegen in de proefen saldibalans, Een rekening verwijderen uit de proefen saldibalans).

3.

Klik op de knop

4.

Ga naar de gewenste locatie om op te slaan en geef een naam op voor de nieuwe proefen saldibalans.

5.

Klik op de knop Save om op te slaan. U keert terug naar het overzichtsscherm van de proefen saldibalans.

. Het scherm Proef- en saldibalans opslaan als verschijnt.

Manueel ingevoerde proefen saldibalans inlezen naar de jaarrekening Invoer - Inlezen proefen saldibalans of

Proef- en saldibalansen - Inlezen proefen saldibalans

24


Vooraleer u een manueel ingevoerde proefen saldibalans kunt inlezen naar de jaarrekening, dient u deze eerst uiteraard manueel in te voeren (zie ook Manuele ingave proefen saldibalans). Als alle gegevens klaarstaan, kunt u deze gaan invoeren naar de jaarrekening.

Werkwijze Om een manueel ingevoerde en bewerkte proefen saldibalans in te lezen naar de jaarrekening, gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op de opdracht Inlezen boekhouding in het menu Invoer.

2.

Het scherm Inlezen boekhouding verschijnt. Selecteer bij Type boekhouding Standaard.

3.

Klik op de knop

4.

Selecteer de gewenste proefen saldibalans (altijd een *.psb of *.xml bestand) en klik op Open.

5.

Klik op de knop Inlezen boekhouding.

6.

De cijfers worden ingelezen naar de jaarrekening.

om te bladeren naar de gewenste locatie en de gewenste proefen saldibalans.

Een proefen saldibalans afdrukken Bestand - Afdrukken - Balans op het scherm U kunt de balans afdrukken vanaf het beheer van proefen saldibalansen.

Werkwijze Om de proefen saldibalans af te drukken, gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op de opdracht Proef- en saldibalans in het menu Proef- en saldibalans.

2.

Het scherm Proef- en saldibalans verschijnt.

3.

Open de gewenste proefen saldibalans.

4.

Klik op de opdracht Balans op het scherm in het menu Bestand - Afdrukken.

5.

Het scherm Balans afdrukken verschijnt. Selecteer de taal van de afdruk en het type.

* * *

U hebt de keuze tussen: Balans met diverse operaties Balans Diverse operaties

7.

Klik vervolgens op de knop Afdrukken.

8.

De afdruk wordt gemaakt.

Een proefen saldibalans exporteren naar PDF Bestand - Afdrukken - Balans op het scherm U kunt de balans exporteren naar PDF vanaf het beheer van proefen saldibalansen.

Werkwijze Om de proefen saldibalans te exporteren naar PDF, gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op de opdracht Proef- en saldibalans in het menu Proef- en saldibalans.

2.

Het scherm Proef- en saldibalans verschijnt.

3.

Open de gewenste proefen saldibalans.

4.

Klik op de opdracht Balans op het scherm in het menu Bestand - Afdrukken.

5.

Het scherm Balans afdrukken verschijnt. Selecteer de taal van de afdruk en het type.

25


* * *

U hebt de keuze tussen: Balans met diverse operaties Balans Diverse operaties

6.

Geef een naam op voor het PDF-bestand en klik vervolgens op de knop Export naar PDF.

7.

Het PDF-bestand wordt gecreëerd.

Rekeningen beheren Een rekening toevoegen in de proefen saldibalans Om een rekening te gaan toevoegen in het scherm Proef- en saldibalans, gaat u als volgt te werk: .

1.

Klik op de knop

2.

Het scherm Detail verschijnt. Geef het rekeningnummer op, debet, credit, en een omschrijving (N-FE-D) op.

3.

Klik op Bewaren om te bevestigen en om terug te keren naar het overzicht. of Klik op Toevoegen om te bevestigen en om actief te blijven binnen dit detailscherm. of Klik op Sluiten om het scherm te sluiten.

4.

Deze gewijzigde proefen saldibalans kunt u vervolgens inlezen naar de jaarrekening (zie Manueel ingevoerde proefen saldibalans inlezen naar de jaarrekening).

De gegevens van een rekening in de proefen saldibalans wijzigen Om de gegevens van een rekening in het scherm Proef- en saldibalans te wijzigen, gaat u als volgt te werk: . Het scherm Detail verschijnt.

1.

Klik op de knop

2.

Wijzig de gewenste gegevens.

3.

Klik op Bewaren om te bevestigen en om terug te keren naar het overzicht. of Klik op Toevoegen om te bevestigen en om actief te blijven binnen dit detailscherm. of Klik op Sluiten om het scherm te sluiten.

4.

Deze gewijzigde proefen saldibalans kunt u vervolgens inlezen naar de jaarrekening (zie Openen proefen saldibalans).

Een rekening verwijderen uit de proefen saldibalans Om een rekening te gaan verwijderen in het scherm Proef- en saldibalans, gaat u als volgt te werk: 1.

Selecteer in het overzicht de rekening die u wenst te verwijderen.

2.

Klik op de knop

3.

.

De volgende melding verschijnt: Wilt u deze rekening te verwijderen?

26

Klik op Ja om te bevestigen. of

Klik op Nee om deze handeling te onderbreken.


4.

U keert terug naar het overzicht van rekeningen van de proefen saldibalans.

Beheer relatietabellen Beheer van relatietabellen Proef- en saldibalansen - Beheer van relatietabellen Binnen dit programma beschikt u over de mogelijkheid om op een systematische wijze de gegevens uit de boekhouding over te brengen naar de jaarrekening. U doet dit aan de hand van een welbepaalde relatietabel die u kunt kiezen wanneer u de proefen saldibalans inleest (zie ook Kiezen van een relatietabel bij het inlezen proefen saldibalans).

Relatiebeheer opstarten Om de relatietabel te gaan toevoegen of wijzigen, beschikt u over een apart gedeelte: het zgn. "Relatiebeheer". Er zijn twee manieren om naar het relatiebeheer te gaan: 1.

Via het inlezen van de proefen saldibalans via de knop

.

Indien u via het inlezen van de proefen saldibalans naar het beheer van de relatietabellen gaat, dan zal het type schema van het geopende dossier de overbodige relatietabellen wegfilteren. U ziet bijvoorbeeld geen relatietabellen voor een verkort schema als het geopende dossier een volledig schema heeft. 2.

Via de opdracht Beheer relatietabellen in het menu Proef- en saldibalansen.

Werking beheer relatietabellen Binnen het beheer van de relatietabellen kunt u de volgende zaken uitvoeren: 1.

een nieuwe relatietabel creëren.

2.

een relatietabel wijzigen, waarbij u:

3.

rekening(reeksen) gaat toevoegen aan welbepaalde rubrieken van de jaarrekening.

rekening(reeksen) gaat wijzigen in de relatietabel.

rekening(reeksen) gaat verwijderen in de relatietabel.

een relatietabel verwijderen.

Een nieuwe relatietabel creëren Beheer - Toevoegen Binnen het relatiebeheer kunt u een nieuwe relatietabel gaan toevoegen.

Werkwijze nieuwe relatietabel Om een nieuwe relatietabel te creëren in het relatiebeheer, gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op de opdracht Toevoegen in het menu Beheer (situeert zich binnen het scherm Relatiebeheer). of Klik op de knop

2.

.

Het scherm Nieuwe relatietabel verschijnt: Relatienaam

27


Geef de relatienaam op. Dit kan om het even wat zijn. Soms is het handig dat de relatienaam een indicatie geeft van de dossiernaam. Bijvoorbeeld in het geval bepaalde dossiers een welbepaalde relatie nodig hebben. Type schema U hebt de keuze tussen vier type schema's: VKT, VOL; VKT-vzw, VOL-vzw.

Indien u vertrekt vanuit het inlezen van de proefen saldibalans, dan zult u geen andere keuze meer kunnen maken. Het type schema wordt in overeenstemming gehouden met het type schema van het geopende dossier. Nieuwe relatietabel maken Indien u een nieuwe relatietabel maakt, dan kunt u kiezen tussen:

een volledig nieuwe relatie, of

een bestaande relatie overnemen. Kies dan tussen de relaties die beschikbaar zijn in de keuzelijst.

In het geval u voor een volledig nieuwe relatie kiest, dan zult u de volledige relatie nog moeten opbouwen (welke rekeningen toewijzen aan welke rubriek van de jaarrekening). Aantal digits Geef het aantal digits op waaruit uw rekeningen in de boekhouding maximaal bestaan. 3.

Klik op de knop OK om te bevestigen. De relatietabel wordt gecreëerd en verschijnt bovenaan in het overzicht.

4.

Vervolgens kunt u rekeningen gaan toewijzen aan rubrieken van de jaarrekening, of wijzigingen gaan doorvoeren indien u vertrekt van een bestaande relatietabel.

Een relatietabel wijzigen Om een relatietabel te wijzigen, gaat u als volgt te werk: 1.

Selecteer de gewenste relatietabel in het overzicht bovenaan uw scherm.

2.

Onderaan het scherm krijgt u een overzicht met de rekeningreeksen die voor deze relatietabel reeds zijn toegewezen.

3.

U kunt in dit overzicht rekeningreeksen gaan toevoegen, wijzigen, of verwijderen.

Een relatietabel verwijderen Om een relatietabel te verwijderen in het overzicht, gaat u als volgt te werk: 1.

Selecteer de relatietabel die u wenst te verwijderen in het overzicht bovenaan uw scherm.

2.

Klik op de knop

3.

.

De volgende melding verschijnt: Wenst u deze relatietabel te verwijderen?

4.


Klik op Nee om de handeling te onderbreken.

De relatietabel wordt verwijderd uit het overzicht. Herhaal stappen 1 t.e.m. 3 om nog een relatietabel te verwijderen.

Een rekening(reeksen) toevoegen in de relatietabel

28


Om een nieuwe rekeningreeks toe te voegen in de relatietabel gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op de knop

.

2.

Het scherm Detail van een record in een relatietabel verschijnt: Van rekening ... tot rekening ... Geef de begin- en eindrekening in van de rekeningreeks om deze toe te wijzen naar een rubriek van de jaarrekening. Rubriek Kies uit de keuzelijst de rubriek van de jaarrekening waaraan de rekeningreeks dient te worden toegewezen.

3.

Klik op Toevoegen om te bevestigen en om actief te blijven binnen dit detailscherm. of Klik op Bewaren om te bevestigen en om terug te keren naar het overzicht. of Klik op Sluiten om het scherm te sluiten.

Een rekening(reeks) wijzigen in de relatietabel Om een rekening(reeks) in een welbepaalde relatietabel te wijzigen, gaat u als volgt te werk: 1.

Selecteer de gewenste rekening(reeks) in het overzicht onderaan uw scherm door erop te klikken en klik vervolgens op de knop . of Dubbelklik op de gewenste rekening(reeks).

2.

Het scherm Detail van een record in een relatietabel verschijnt.

3.

Wijzig de gewenste gegevens.

4.

Klik op de knop Bewaren om de wijzigingen op te slaan en terug te keren naar het overzicht. of Klik op de knop Toevoegen om de wijzigingen op te slaan en om actief te blijven binnen dit detailscherm. of Klik op Sluiten om het scherm te sluiten.

Een rekening(reeks) verwijderen in de relatietabel Om een rekening(reeks) in een welbepaalde relatietabel te verwijderen, gaat u als volgt te werk: 1.

Selecteer de gewenste rekening(reeks) in het overzicht onderaan uw scherm door erop te klikken en klik vervolgens op de knop

2.

.

De volgende melding verschijnt: Wenst u deze lijn te verwijderen?

3.


Klik op Nee om de handeling te onderbreken.

De rekening(reeks) wordt verwijderd uit het overzicht. Herhaal stappen 1 en 2 om eventueel nog een andere reeks te verwijderen.

29

Invoer Hoe de jaarrekening invullen? Binnen de volledige versie van dit programma beschikt u over de volgende standaardformulieren van de jaarrekening:

Volledig schema (voor vennootschappen) Verkort schema (voor vennootschappen) Volledig schema voor VZW's Verkort schema voor VZW's

Afhankelijk van de rechtsvorm en het type schema die u voor het dossier hebt aangeduid, zal automatisch het juiste formulier van de jaarrekening worden opgestart (zie ook Invoerscherm).

Indien u werkt met de schema's voor vennootschappen, dan zult u over meer functionaliteiten beschikken dan wanneer u met de schema's voor verenigingen werkt. Zo is het bijvoorbeeld niet mogelijk dat u de jaarrekening voor VZW's neerlegt op diskette, omdat het protocol van de NBB daarvoor nog niet is aangepast. Er zijn verschillende manieren om de jaarrekening in te vullen. We zetten de mogelijkheden voor u op een rijtje:

Invoer vanuit de Ven. B.

De jaarrekening invullen via formulier

Inlezen proefen saldibalans vanuit de boekhouding

Inlezen NBB-diskette


Invoer vanuit de Vennootschapsbelasting De invoer van de gegevens vanuit de Ven.B. is een procedure die u binnen het programma Vennootschapsbelasting dient uit te voeren. We verwijzen u naar de handleiding van dit programma voor meer info.

Wenst u toch al meer te weten? Lees dan hieronder meer over de opstart van jaarrekening vanuit Vennootschapsbelasting. Over de werkwijze binnen Vennootschapsbelasting De gegevens van de ingelezen proefen saldidbalans aangevuld met de berekende fiscale provisie en de uitgevoerde resultaatverdeling kunnen rechtstreeks doorgestuurd worden naar de jaarrekening.

Werkwijze Om de jaarrekening op te starten, gaat u als volgt te werk: 1.

2.

Klik op de knop . of Klik op de opdracht ACCON Plus in het menu Extra. De volgende melding verschijnt: De gegevens van de proefen saldibalans van de vennootschapsbelasting zullen worden ingelezen in de jaarrekening. Inlezen verder zetten?

3.

Klik op Ja om verder in te lezen. De cijfers die kunnen worden ingelezen, komen op de juiste plaats terecht. Indien er een correctie aan het rekeningenstelsel dient te worden doorgevoerd, zult u daarvan een melding krijgen. of Klik op Nee om niet verder in te lezen. U start door naar een lege jaarrekening.

4.

ACCON Plus wordt opgestart.

31


Jaarrekening via formulier De jaarrekening invullen via formulier In dit programma werd ook in de mogelijkheid voorzien om de jaarrekening via het formulier zelf te gaan invullen. Een aantal invoerzones en overzichtstabellen verdienen speciale aandacht bij het invullen. Hierbij een overzicht:

Inlichtingenfiche

Balans - Resultatenrekening

Toelichting - Deelnemingen en maatschappelijke rechten

Toelichting - Ondernemingen/Entiteiten waarvoor de onderneming onbeperkt aansprakelijk is

Toelichting VKT-vzw 7/ VOL-vzw 11B - Andere verbonden entiteiten

Toelichting VKT 11 - Betrekkingen met verbonden ondernemingen

Toelichting - Invullen van tabellen

Sociale balans

Waarderingsregels

Jaarverslag en verslag der commissarissen

De gegevens dienen bij het verkorte of volledige schema (vennootschappen of VZW's) in eenheden met decimalen te worden ingevoerd. Bij de neerlegging worden de bedragen automatisch afgerond of gedeeld naar de vereiste grootte. U kunt deze bedragen ook zelf gaan delen of afronden en vervolgens consulteren en/of wijzigen (zie Deling door duizend en Afronden decimalen).

Inlichtingenfiche Inlichtingenfiche Invoer - Inlichtingenfiche Op pagina 1 en 1bis vindt u de gegevens m.b.t. de identificatie van het dossier terug. Om alle identificatiegegevens in te vullen, dient u deze vijf tabs te overlopen:

Algemene info

Bestuursorgaan

Experts

Contact en derde neerlegger

Info sociale balans

U hebt er alle belang bij om de dossierfiche van de onderneming in het centraal dossierbeheer zo volledig mogelijk in te vullen zodat u hier deze gegevens op eenvoudige wijze kunt overnemen.

Algemene info Invoer - Inlichtingenfiche - Algemene info Op het eerste scherm van de inlichtingenfiche dient u een aantal gegevens in te vullen. Vul dit scherm zo volledig mogelijk in. U kunt naar boven of naar beneden gaan in de bladzijden door de navigatiebalk te gebruiken die zich aan de rechterkant van het scherm bevindt.

32

Invoer

Wanneer de info enkel voor een volledig schema geldt, wordt dit aangeduid a.h.v. "VOL", enkel voor verkort schema wordt aangeduid met "VKT".

Ondernemingsnummer Om het ondernemingsnummer in te vullen, dient u een cijfer bestaande uit tien cijfers op te geven. In de praktijk is dit meestal het nationaal nummer (i.e. het BTW-nummer zonder prefix BE), voorafgegaan door een 0 (voor bestaande ondernemingen) of een 1 (voor de meer recente ondernemingen). Buitenlandse firma U kunt de jaarrekening opstellen voor een buitenlandse firma. U beschikt daarvoor over aparte invoerschermen en specifieke jaarrekeningpagina's. Meer info bij Jaarrekening voor buitenlandse firma's. Fusie/splitsing Dit is van belang voor de controles. Als u dit vakje aankruist, dan zullen de controles niet langer over twee boekjaren worden uitgevoerd omdat de cijfers niet langer vergelijkbaar zijn. Zijn de bedragen van het vorig boekjaar identiek met de bedragen die eerder openbaar werden gemaakt? In het geval dit zo is (i.e. in de meerderheid van de gevallen) dient u dit aankruisvakje aan te vinken. Vennootschap in vereffening Indien u hier aanduidt dat het om een vennootschap in vereffening gaat, dan zullen de controles hiermee rekening houden. Een aantal controles zullen niet verschijnen. Meer info vindt u ook onder Vennootschappen in vereffening. VKT: Facultatieven vermeldingen i.v.m. omzet

Facultatieve vermeldingen i.v.m. omzet afdrukken Facultatieve vermeldingen i.v.m. omzet op diskette plaatsen

Vaak is de afdruk van de jaarrekening bedoeld voor intern gebruik en dan wordt de omzet afgedrukt. Bij de neerlegging op diskette wordt de omzet meestal niet vermeld. Omdat dit echter niet voor elk dossier geldt, laten we u zelf bepalen wat voor het geopende dossier van toepassing is door u de keuzemogelijkheid te laten op de tab Identificatie. VOL: Zijn gevoegd bij deze jaarrekening: verslag van de commissarissen, jaarverslag en/of waarderingsregels

Verslag van de commissarissen

Jaarverslag

Waarderingsregels zoals beschikbaar bij VKT1

Indien u het vakje bij de eerste twee aanvinkt, dan gaan er in de extra pagina's twee tabbladen extra worden aangemaakt. Indien u het derde vakje aanvinkt, dan kunt u de waarderingsregels invullen zoals ze ook bij het verkort schema beschikbaar zijn en krijgt u deze bladen te zien als u de knop Waarderingsregels klikt.

Jaarrekening - goedgekeurd door/voorgelegd aan de algemene vergadering Indien het enkel gaat om een jaarrekening die werd voorgelegd aan de algemene vergadering, dan dient de neerlegging op papier te gebeuren. Bovendien heeft het aanvinken van dit vakje ook een impact op de controles van de jaarrekening.

Lijst van bestuurders, zaakvoerders en commissarissen Invoer - Inlichtingenfiche - Bestuursorgaan Geef op de tweede tab de lijst van bestuurders, zaakvoerders en commissarissen op. Als u deze gegevens reeds in het centraal dossierbeheer hebt ingevoerd, dan worden deze automatisch overgenomen. Indien u deze gegevens in het programma ACCON Plus wenst in te voeren, dan zullen ze niet hernomen worden voor een

33


volgende jaarrekening. Om deze gegevens in het programma ACCON Plus in te voeren, beschikt u over een overzichtstabel.

Als u werkt via het centraal dossierbeheer en de mandaten van de bestuurders, zaakvoerders en commissarissen zijn vervallen, dan zullen deze automatisch niet meer hernomen worden voor de jaarrekening. Een bestuurder, zaakvoerder of commissaris toevoegen Om een bestuurder, zaakvoerder of commissaris toe te voegen, gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op de knop Nieuw.

2.

Het scherm Type persoon verschijnt. Duid aan of het om een Natuurlijke persoon of Rechtspersoon gaat. Klik vervolgens op OK.

3.

Vul de gewenste invoervelden in.

4.

Indien u bij stap 2 hebt aangeduid dat het om een rechtspersoon gaat, dan dient u ook nog de volmachthebber aan te duiden (zie Volmachthebbers).

5.

Klik op de knop OK om de gegevens op te slaan. of Klik op de Annuleren om de gegevens niet op te slaan. U keert terug naar het voorgaande scherm.

De gegevens van een bestuurder, zaakvoerder of commissaris wijzigen Om de gegevens van een bestuurder, zaakvoerder of bestuurder te wijzigen, gaat u als volgt te werk: 1.

Selecteer het gewenste item in de overzichtstabel door erop te klikken.

2.

Klik op de knop Wijzigen. De invoervelden worden actief en u kunt de gegevens gaan wijzigen.

3.

Klik op OK om de gegevens op te slaan.

4.

Herhaal de stappen 1 tot en met 3 om nog andere gegevens te gaan wijzigen.

Een bestuurder, zaakvoerder of commissaris verwijderen Om een bestuurder, zaakvoerder of commissaris te verwijderen uit de overzichtstabel, gaat u als volgt te werk: 1.


2.

Klik op de knop Verwijderen..

3.

De volgende melding verschijnt: Bent u zeker dat u de gegevens wenst te verwijderen? Klik op Ja om te verwijderen. De gegevens worden verwijderd. of Klik op Nee om ze niet te verwijderen. U keert terug naar het overzicht.

4.

Herhaal de stappen 1 en 2 om nog gegevens te verwijderen.

Lijst van accountants en bedrijfsrevisoren Invoer - Inlichtingenfiche - Experts Geef op de tweede tab de lijst van accountants en bedrijfsrevisoren op. Als u deze gegevens reeds in het centraal dossierbeheer hebt ingevoerd, dan worden deze automatisch overgenomen. Indien u deze gegevens in het programma ACCON Plus wenst in te voeren, dan zullen ze niet hernomen worden voor een volgende jaarrekening. Om deze gegevens in het programma ACCON Plus in te voeren, beschikt u over een overzichtstabel.

Als u werkt via het centraal dossierbeheer en de mandaten van de bestuurders, zaakvoerders en commissarissen zijn vervallen, dan zullen deze automatisch niet meer hernomen worden voor de jaarrekening. Een accountant of bedrijfsrevisor toevoegen Om een accountant of bedrijfsrevisor toe te voegen, gaat u als volgt te werk: 1.

34

Klik op de knop Nieuw.

Invoer

2.

Het scherm Type persoon verschijnt. Duid aan of het om een Natuurlijke persoon of Rechtspersoon gaat. Klik vervolgens op OK.

3.

Vul de gewenste invoervelden in.

4.

Indien u bij stap 2 hebt aangeduid dat het om een rechtspersoon gaat, dan dient u ook nog de volmachthebber aan te duiden (zie Volmachthebbers).

5.

Klik op de knop OK om de gegevens op te slaan. of Klik op de Annuleren om de gegevens niet op te slaan. U keert terug naar het voorgaande scherm.

De gegevens van een accountant of bedrijfsrevisor wijzigen Om de gegevens van een accountant of bedrijfsrevisor te wijzigen, gaat u als volgt te werk: 1.


2.

Klik op de knop Wijzigen. De invoervelden worden actief en u kunt de gegevens gaan wijzigen.

3.


4.

Herhaal de stappen 1 tot en met 3 om nog andere gegevens te gaan wijzigen.

Een accountant of bedrijfsrevisor verwijderen Om een accountant of bedrijfsrevisor te verwijderen uit de overzichtstabel, gaat u als volgt te werk: 1.


2.

Klik op de knop Verwijderen.

3.

De volgende melding verschijnt: Bent u zeker dat u de gegevens wenst te verwijderen? Klik op Ja om te verwijderen. De gegevens worden verwijderd. of Klik op Nee om ze niet te verwijderen. U keert terug naar het overzicht.

4.

Herhaal de stappen 1 en 2 om nog gegevens te verwijderen.

Contact/derde neerlegger Invoer - Inlichtingenfiche - Contact/derde neerlegger Op de vierde tab vindt u de contactgegevens m.b.t. de persoon die de jaarrekening voor de onderneming neerlegt of m.b.t. de derde neerlegger. Wat is een derde neerlegger: zie hier voor toelatingsvoorwaarden NBB.

Info sociale balans Invoer - Inlichtingenfiche - Info sociale balans Op de vijfde tab vindt u de algemene gegevens m.b.t. de sociale balans terug: Contactpersoon Het betreft hier de persoon binnen de onderneming die door de NBB mag worden gecontacteerd in geval van vragen. Deze gegevens worden op diskette meegegeven maar verschijnen niet op de afdruk. Paritaire comités Om de paritaire comités van uw dossier in te vullen, beschikt u over keuzelijsten. U selecteert het gewenste paritaire comité en automatisch wordt het nummer en het bijhorende paritair comité ingevuld. U kunt tot vijf paritaire comités opgeven voor uw dossier.

Scherm Vertegenwoordigers/Volmachthouders

35


Indien u een rechtspersoon aanduidt bij de tab Bestuurders, zaakvoerders en commissarissen of de tab Accountants en bedrijfsrevisoren, dan dient u altijd een vertegenwoordiger of c.q. volmachthebber aan te duiden. Vertegenwoordiger toevoegen Om een vertegenwoordiger toe te voegen, gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op de knop . De invoervelden worden actief en u kunt de gegevens met betrekking tot de vertegenwoordiger gaan invullen.

2.


3.

Er komt een regel bij in de overzichtstabel met de naam van de vertegenwoordiger (altijd een natuurlijke persoon).

4.

Herhaal de stappen 1 en 2 om nog een vertegenwoordiger toe te voegen. of Klik op Sluiten om terug te keren naar het voorgaande scherm.

Gegevens van de vertegenwoordiger wijzigen Om de gegevens van een vertegenwoordiger te wijzigen, gaat u als volgt te werk: 1.

Selecteer de gewenste vertegenwoordiger in de overzichtstabel door erop te klikken.

2.

Klik op de knop . De invoervelden worden actief en u kunt de gegevens met betrekking tot de vertegenwoordiger gaan wijzigen.

3.


4.

Herhaal de stappen 1 tot en met 3 om nog andere vertegenwoordiger te gaan wijzigen. of Klik op Sluiten om terug te keren naar het voorgaande scherm.

Een vertegenwoordiger verwijderen Om een vertegenwoordiger te verwijderen uit de overzichtstabel, gaat u als volgt te werk: 1.

Selecteer de gewenste vertegenwoordiger in de overzichtstabel door erop te klikken.

2.

Klik op de knop

3.

Herhaal de stappen 1 en 2 om nog een vertegenwoordiger te verwijderen. of Klik op Sluiten om terug te keren naar het voorgaande scherm.

. De vertegenwoordiger wordt verwijderd.

Navigeren binnen de overzichtstabel De navigatie binnen de overzichtstabel verloopt als volgt: Ga naar het eerste gegeven in de tabel Ga naar het vorige gegeven in de tabel (of via verticale pijltjestoets omhoog) Ga naar het volgende gegeven in de tabel (of via verticale pijltjestoets omlaag) Ga naar het laatste gegeven in de tabel

Balans - Resultatenrekening Invoer - Balans en resultatenrekening Indien u een proefen saldibalans inleest, hoeft u geen aanpassingen te doen. De resultatenrekening voor een verkort schema geeft vaak een te beperkte informatie voor o.m. de mutatiebalans, de projectie, de nauwkeurigheid van de ratio's... (b.v. bij het inlezen van de externe balansen, van de neergelegde jaarrekening op diskette).

36

Invoer

Verkort schema VKT 2 - Uitsplitsing voorraden bij Vlottende activa Bij de Voorraden en bestellingen in uitvoering, op Code 30/36 kunt u niet rechtstreeks in het invoerscherm van VKT 2 de gewenste cijfers gaan invoeren. U dient dit via een hulpscherm te gaan doen. . Het scherm Uitsplitsing

1.

Om toegang te krijgen tot dit hulpscherm klikt u op de knop voorraden verschijnt.

2.

Voeg de gewenste bedragen in. Om van het ene invoerveld naar het andere te gaan gebruikt u de <Enter>- of -toets.

3.

Na afloop klikt u op de knop Sluiten. Het totaal van de ingevoerde cijfers wordt automatisch gemaakt en wordt getoond onder de Code 30/36.

Om het bedrag onder Code 30/36 te gaan wijzigen, dient u opnieuw via de knop Detail te gaan om het hulpscherm op te roepen. Daar kunt u vervolgens gaan wijzigen.

Verkort schema VKT 4 - Uitsplitsing brutomarge De brutomarge (de som van de Codes 70/74 en 60/61) moet als een totaal worden beschouwd. Om deze te gaan invoeren, dient u via een hulpscherm te gaan: 1.

Om toegang te krijgen tot dit hulpscherm klikt u op de knop brutomarge verschijnt.

2.


3.

Na afloop klikt u op de knop Sluiten. Het totaal van de ingevoerde cijfers wordt automatisch gemaakt en wordt getoond op de Codes 70, 60/61, 70/61 (of 61/70 indien het een negatief saldo is).

. Het scherm Uitsplitsing

Om de bedragen voor deze codes te wijzigen, dient u opnieuw via de knop Detail te gaan om het hulpscherm op te roepen. Daar kunt u vervolgens wijzigen.

Verkort schema VKT 4 - Uitsplitsing Waardeverminderingen Om de waardeverminderingen te gaan invoeren, dient u via een hulpscherm te gaan: . Het scherm Uitsplitsing

1.

Om toegang te krijgen tot dit hulpscherm klikt u op de knop Waardeverminderingen verschijnt.

2.


3.

Na afloop klikt u op de knop Sluiten. Het totaal van de ingevoerde cijfers wordt automatisch gemaakt en wordt getoond op de Codes 70, 60/61, 70/61 (of 61/70 indien het een negatief saldo is).

Om de bedragen voor deze codes te gaan wijzigen, dient u opnieuw via de knop Detail te gaan om het hulpscherm op te roepen. Daar kunt u vervolgens gaan wijzigen.

Toelichting Toelichting - Deelnemingen en maatschappelijke rechten (VKT 7A/VOL 10/VKT-vzw 6A/VOL-vzw 10) Invoer - Toelichting

37


De toelichting kunt u per blad invullen of aanvullen door de invoerschermen één voor één aan te klikken en te overlopen. Of u kunt een rubriek uitkiezen via het submenu dat zich ontvouwt als u op de opdracht Toelichting in het menu Invoer klikt. Deze overzichtstabel vindt u terug op de VKT 7A, VOL 10, VKT-vzw 6A en VOL-vzw 10. De werking verloopt op analoge wijze. Een onderneming toevoegen in de overzichtstabel Om een onderneming toe te voegen in de overzichtstabel, gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op de knop Nieuw. De invoervelden worden actief en u kunt de gegevens met betrekking tot de onderneming gaan invullen, ook m.b.t. gegevens van de laatst beschikbare jaarrekening.

2.

Specificeer de maatschappelijke rechten in de overzichtstabel onderaan dit scherm:

klik op de knop om een type aandeel toe te voegen. Geef vervolgens het aantal aandelen, het type aandeel, gegevens m.b.t. de moeder en de dochter(s) op in de tabel.

klik op de knop

om een type aandeel te wijzigen.

klik op de knop

om een type aandeel te verwijderen.

klik op OK om de wijzigingen op te slaan.

klik op de knop Annuleren om de wijzigingen te annuleren.

3.


4.

Er komt een regel bij in de overzichtstabel met de naam van de onderneming. Ook de tabel m.b.t. de maatschappelijke rechten onderaan uw scherm wordt aangevuld.

5.

Herhaal de stappen 1 en 2 om nog een onderneming toe te voegen.

De gegevens van een onderneming in de overzichtstabel gaan wijzigen Om de gegevens van een onderneming te wijzigen in de overzichtstabel, gaat u als volgt te werk: 1.

Selecteer in het overzicht de onderneming waarvoor u de gegevens wenst te wijzigen door erop te klikken.

2.

Klik op de knop Wijzigen. De invoervelden worden actief en u kunt de gegevens met betrekking tot de onderneming gaan wijzigen. Ook in de overzichtstabel onderaan m.b.t. de maatschappelijke rechten kunt u wijzigingen gaan doorvoeren:

klik op de knop om een type aandeel toe te voegen. Geef vervolgens het aantal aandelen, het type aandeel, gegevens m.b.t. de moeder en de dochter(s) op in de tabel.

klik op de knop

om een type aandeel te wijzigen.

klik op de knop

om een type aandeel te verwijderen.

klik op OK om de wijzigingen op te slaan.

klik op de knop Annuleren om de wijzigingen te annuleren.

3.

Klik op OK om de wijzigingen op te slaan.

4.

Herhaal de stappen 1 tot en met 3 om nog een onderneming te wijzigen.

Een onderneming in de overzichtstabel gaan verwijderen Om een onderneming in de overzichtstabel te verwijderen, gaat u als volgt te werk: 1.

Selecteer de gewenste onderneming in de overzichtstabel met een muisklik.

2.

Klik op de knop Verwijderen. De volgende melding verschijnt: Bent u zeker dat u deze gegevens wenst te verwijderen?

38

Klik op Ja om te verwijderen.

Invoer

3.

Klik op Nee om niet te verwijderen. U keert terug naar de overzichtstabel zonder verdere wijzigingen.

Om nog een onderneming te verwijderen, herhaalt u de stappen 1 en 2.

Toelichting - Ondernemingen/Entiteiten waarvoor de onderneming onbeperkt aansprakelijk is (VKT 7B/VOL 11/VKT-vzw 6B/VOL-vzw11) Invoer - Toelichting De toelichting kunt u per blad invullen of aanvullen door de invoerschermen één voor één aan te klikken en te overlopen. Of u kunt een rubriek uitkiezen via het submenu dat zich ontvouwt als u op de opdracht Toelichting in het menu Invoer klikt.

Deze overzichtstabel vindt u terug op de VKT 7B, VOL 11, VKT-vzw 6B en VOL-vzw 11. De werking verloopt op analoge wijze. Voor het VZW-schema geldt wel de uitzondering dat u niet verplicht bent om te vermelden op welke wijze de jaarrekening van de vermelde onderneming openbaar wordt gemaakt.

Werkwijzen om toe te voegen, te wijzigen en te verwijderen Om de lijst met ondernemingen waarvoor de onderneming aansprakelijk is aan te vullen, beschikt u over een overzichtstabel. In deze tabel kunt u ondernemingen gaan toevoegen, wijzigen en verwijderen. Een onderneming toevoegen in de overzichtstabel Om een onderneming toe te voegen in de overzichtstabel, gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op de knop Nieuw. De invoervelden worden actief en u kunt de gegevens met betrekking tot de onderneming gaan invullen. Geef in de rechterkolom op waar de jaarrekening van de vermelde onderneming wordt neergelegd. U hebt de keuze tussen:

neerlegging bij de NBB

openbaarmaking in een andere lidstaat van de EU

geen keuze

2.


3.

Er komt een regel bij in de overzichtstabel met de naam van de onderneming.

4.




2.

Klik op de knop Wijzigen. De invoervelden worden actief en u kunt de gegevens met betrekking tot de onderneming gaan wijzigen.

3.


4.


Een onderneming in de overzichtstabel gaan verwijderen Om een onderneming in de overzichtstabel te verwijderen, gaat u als volgt te werk: 1. 2.

Selecteer de gewenste onderneming in de overzichtstabel met een muisklik. Klik op de knop Verwijderen. De volgende melding verschijnt: Bent u zeker dat u deze gegevens wenst te verwijderen?

3.




39


Toelichting VZW (VKT-vzw 7/VOL-vzw11B) - Andere verbonden entiteiten Invoer - Toelichting De toelichting kunt u per blad invullen of aanvullen door de invoerschermen één voor één aan te klikken en te overlopen. Of u kunt een rubriek uitkiezen via het submenu dat zich ontvouwt als u op de opdracht Toelichting in het menu Invoer klikt.

Deze overzichtstabel vindt u terug op de VKT-vzw 7, VOL-vzw 11B. De werking verloopt op analoge wijze.

Werkwijzen om toe te voegen, te wijzigen en te verwijderen Om de lijst met verbonden entiteiten aan te vullen, beschikt u over een overzichtstabel. In deze tabel kunt u entiteiten gaan toevoegen, wijzigen en verwijderen. Een entiteit toevoegen in de overzichtstabel Om een entiteit toe te voegen in de overzichtstabel, gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op de knop Nieuw. De invoervelden worden actief en u kunt de gegevens met betrekking tot de verbonden entiteit gaan invullen.

2.


3.

Er komt een regel bij in de overzichtstabel met de naam van de entiteit.

4.

Herhaal de stappen 1 en 2 om nog een entiteit toe te voegen.

De gegevens van een entiteit in de overzichtstabel gaan wijzigen Om de gegevens van een entiteit te wijzigen in de overzichtstabel, gaat u als volgt te werk: 1.

Selecteer in het overzicht de entiteit waarvoor u de gegevens wenst te wijzigen door erop te klikken.

2.

Klik op de knop Wijzigen. De invoervelden worden actief en u kunt de gegevens met betrekking tot de entiteit gaan wijzigen.

3.


4.

Herhaal de stappen 1 tot en met 3 om nog een entiteit te wijzigen.

Een entiteit in de overzichtstabel gaan verwijderen Om een entiteit in de overzichtstabel te verwijderen, gaat u als volgt te werk: 1.

Selecteer de gewenste entiteit in de overzichtstabel met een muisklik.

2.

Klik op de knop Verwijderen. De volgende melding verschijnt: Bent u zeker dat u deze gegevens wenst te verwijderen?

3.



Om nog een entiteit te verwijderen, herhaalt u de stappen 1 en 2.

Toelichting VKT 11- Betrekkingen met verbonden ondernemingen Invoer - Betrekkingen met verbonden ondernemingen De toelichting kunt u per blad invullen of aanvullen door de invoerschermen één voor één aan te klikken en te overlopen. Of u kunt een rubriek uitkiezen via het submenu dat zich ontvouwt als u op de opdracht Toelichting in het menu Invoer klikt.

Deze overzichtstabel vindt u terug op de VKT 11. De werking verloopt op analoge wijze.

40

Invoer

Werkwijzen om toe te voegen, te wijzigen en te verwijderen Om de lijst met verbonden ondernemingen aan te vullen, beschikt u over een overzichtstabel. In deze tabel kunt u ondernemingen gaan toevoegen, wijzigen en verwijderen. Een onderneming toevoegen in de overzichtstabel Om een onderneming toe te voegen in de overzichtstabel, gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op de knop Nieuw. De invoervelden worden actief en u kunt de gegevens met betrekking tot de verbonden onderneming gaan invullen:

Indien de moederonderneming een geconsolideerde jaarrekening opstelt en openbaar maakt, dan vinkt u het overeenstemmende aankruisvakje aan.

Indien ja, geef dan eventueel op of de moeder onderneming dit voor het grootste geheel of het kleinste geheel doet.

Indien het om een onderneming naar buitenlands recht gaat, dan dient u de plaats op te geven waar (in België) waar de geconsolideerde jaarrekening verkrijgbaar is.

3.


4.

Er komt een regel bij in de overzichtstabel met de naam van de onderneming.

5.




2.

Klik op de knop Wijzigen. De invoervelden worden actief en u kunt de gegevens met betrekking tot de onderneming gaan wijzigen.

3.


4.


Een onderneming in de overzichtstabel gaan verwijderen Om een onderneming in de overzichtstabel te verwijderen, gaat u als volgt te werk: 1. 2.

Selecteer de gewenste onderneming in de overzichtstabel met een muisklik. Klik op de knop Verwijderen. De volgende melding verschijnt: Bent u zeker dat u deze gegevens wenst te verwijderen?

3.




Toelichting - Invullen van memovelden Op diverse plaatsen in de jaarrekening zult u memovelden aantreffen.

Werking Een memoveld is een veld waarin u doorlopende tekst kunt invullen. Gebruik de pijltjestoetsen om de cursor binnen een memoveld te verplaatsen.

Toelichting - Invullen van tabellen Op diverse plaatsen in de jaarrekening zult u een specifieke soort "tabel" dienen in te vullen.

Waar treft u deze tabellen aan? 41


Voor het volledig schema

VOL 12 VOL 13 VOL 15 VOL 16 VOL 17 VOL 18

Voor het verkort schema

VKT 8 VKT 9

Voor het volledig schema VZW's

VOL-vzw 12 VOL-vzw 14 VOL-vzw 15 VOL-vzw 16

Voor het verkort schema VZW's

VKT 7bis

Hoe werkt u met deze tabellen? De werking van deze tabellen verloopt overal identiek: 1.

Toevoegen van een lijn: klik op de lijn waar staat Klik hier om een item aan te maken. Deze lijn wordt actief en u kunt hier de gewenste gegevens gaan invoeren. Klik op de <Enter>-toets om nog een lijn toe te voegen. Ga zo door tot u alle gewenste gegevens hebt ingevoerd.

2.

Lijn verwijderen: om een lijn te verwijderen uit deze tabellen, dient u te klikken op een bedrag en vervolgens op de -toets. Het programma vraagt u bevestiging. Klik op Ja om te bevestigen.

3.

Een lijn wijzigen: om een lijn te wijzigen in deze tabel, dient u te klikken op de lijn die u wenst te wijzigen en voert u vervolgens de gewenste wijzigingen door.

Sociale balans Invoer - Sociale balans De sociale balans kunt u per blad invullen of aanvullen door de invoerschermen één voor één aan te klikken en te overlopen. Of u kunt een rubriek uitkiezen via het submenu dat zich ontvouwt als u op de opdracht Sociale balans in het menu Invoer klikt.

Waarderingsregels Invoer - Waarderingsregels Zowel bij het verkort als bij het volledig schema is het verplicht informatie op te geven omtrent de waarderingsregels. De structuur hiervan is vrij.

Opgelet! Dit geldt niet voor de jaarrekening voor VZW's Bij het verkort schema zijn hiervoor standaard drie pagina's opgenomen: VKT14, VKT 15 en VKT 16. Bij het volledig schema hebt u twee mogelijkheden:

42

Bij standaard gebruik staat op het invoerscherm van de Identificatie het aankruisvakje m.b.t. de waarderingsregels aangevinkt. Dit betekent dat u de standaardpagina's van het verkort schema kunt gebruiken (VKT 14, VKT 15 en VKT 16, zie ook Inlichtingenfiche, onder puntje VOL: zijn gevoegd bij deze jaarrekening: verslag van de commissarissen, jaarverslag en/of waarderingsregels).

Invoer

Ofwel geeft u de waarderingsregels in op de daarvoor voorziene blanco pagina's (u kunt de gewenste tekst knippen/kopiëren vanuit uw tekstverwerker en plakken op de blanco pagina van de waarderingsregels).

Afschrijvingstabel Op VKT 15 staat de afschrijvingstabel. In de linkerkolom vindt u het overzicht terug van de rubrieken waarop er afschrijvingen kunnen worden gedaan. Selecteer de gewenste rubriek door het overeenstemmende keuzerondje aan te duiden. Voor elk van deze rubrieken kunt u een tabel opmaken van de activa die worden afgeschreven. In deze overzichtstabel kunt u afschrijvingen gaan toevoegen, wijzigen, verwijderen. Een afschrijving toevoegen in de overzichtstabel Om een afschrijving toe te voegen in de overzichtstabel, gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op de knop Nieuw. De invoervelden worden actief en u kunt de gegevens met betrekking tot de afschrijving gaan invullen:

methode: hier hebt u de keuze tussen lineaire afschrijving, degressieve afschrijving of andere afschrijving;

basis: hier dient u op te geven of u de afschrijving berekent op geherwaardeerde of niet geherwaardeerde basis.

afschrijvingspercentage: geef de afschrijvingspercentages op voor de hoofdsom en de bijkomende kosten.

2.


3.

Er komt een regel bij in de overzichtstabel met de gegevens van de afschrijving.

4.

Herhaal de stappen 1 en 2 om nog een afschrijving toe te voegen.

De gegevens van een afschrijving in de overzichtstabel gaan wijzigen Om de gegevens van een afschrijving te wijzigen in de overzichtstabel, gaat u als volgt te werk: 1.

Selecteer in het overzicht de afschrijving waarvoor u de gegevens wenst te wijzigen door erop te klikken.

2.

Klik op de knop Wijzigen. De invoervelden worden actief en u kunt de gegevens met betrekking tot de afschrijving gaan wijzigen.

3.


4.

Herhaal de stappen 1 tot en met 3 om nog een afschrijving te wijzigen.

Een afschrijving in de overzichtstabel gaan verwijderen Om een afschrijving in de overzichtstabel te verwijderen, gaat u als volgt te werk: 1. 2.

Selecteer de gewenste afschrijving in de overzichtstabel met een muisklik. Klik op de knop Verwijderen. De volgende melding verschijnt: Bent u zeker dat u deze gegevens wenst te verwijderen?

3.



Om nog een afschrijving te verwijderen, herhaalt u de stappen 1 en 2.

Jaarverslag en verslag der commissarissen Invoer - Extra pagina's

Voor het verkort schema (VZW en ondernemingen) is deze optie niet toegankelijk, daar moeten deze verslagen op pagina 17 en volgende gezet worden.

43


Voor het VOL-vzw schema is het wel mogelijk om een verslag der commissarissen in te geven maar niet het jaarverslag.

Werkwijze Om het jaarverslag en/of het verslag der commissarissen in te voeren, gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op de opdracht Extra pagina's in het menu Invoer. Een submenu ontvouwt zich.

2.

Klik op de gewenste opdracht, hetzij Jaarverslag, hetzij Verslag van commissarissen.

Indien deze opdrachten niet actief zijn, dan dient u op de tab Identificatie nog aan te duiden dat u het jaarverslag en het verslag der commissarissen wenst in te vullen (zie ook VOL Zijn gevoegd bij deze jaarrekening: verslag van de commissarissen, jaarverslag en/of waarderingsregels). of Klik op de tabknop Extra pagina's van het invoerscherm. Selecteer vervolgens het Jaarverslag of het Verslag van commissarissen door op de overeenstemmende tab te klikken. 3.

Geef de gewenste teksten in door ze in te tikken in het memoveld. of Knip/kopieer de gewenste tekst vanuit uw tekstverwerker en plak deze op de blanco pagina voor het Jaarverslag (resp. Verslag van commissarissen).

Automatisch invullen De jaarrekening automatisch invullen Er zijn verschillende manieren om de jaarrekening automatisch in te vullen. We zetten de diverse mogelijkheden voor u op een rijtje:

Inlezen proefen saldibalans vanuit de boekhouding

Kiezen van een relatietabel bij het inlezen

Inlezen vanuit Expert/m

Inlezen vanuit Briljant

Inlezen vanuit Accoms


Inlezen NBB-diskette

Inlezen proefen saldibalans Invoer - Inlezen proefen saldibalans of

Proef- en saldibalansen - Inlezen proefen saldibalans In dit programma is het mogelijk om de jaarrekening in te vullen aan de hand van een proefen saldibalans die vanuit de boekhouding wordt gestuurd.

Indien u beschikt over het programma Vennootschapsbelasting, dan kunt u ook vanuit dat programma de proefen saldibalans na resultaatverwerking inlezen. U dient daarvoor binnen Vennootschapsbelasting op de knop

te drukken. We verwijzen u voor meer informatie naar de handleiding van dit programma.

Werkwijze Om een nieuwe jaarrekening op te stellen aan de hand van het inlezen van een proefen saldibalans, gaat u als volgt te werk: 1.

44

Open het gewenste dossier (zie ook Een dossier openen).

Invoer

2.

Het meest recente boekjaar wordt automatisch geselecteerd bij het openen van uw dossier. Indien u toch een ander boekjaar wenst te openen, dan dient u dit eerst te selecteren via de opdracht Keuze boekjaar in het menu Boekjaar.

3.

De jaarrekening wordt ingeladen en u komt automatisch op de eerste pagina m.b.t. de identificatiegegevens terecht.

4.

Om de proefen saldibalans van de boekhouding in te lezen, klikt u op de opdracht Inlezen proefen saldibalans in het menu Invoer.

5.

Het scherm Inlezen boekhouding verschijnt. Op dit scherm vindt u de vereiste gegevens terug: Type boekhouding Naast type boekhouding vindt u een cijfer en een tekstveld met daarin de naam van een boekhoudpakket. Standaard zal hier Accoms Win in hernomen worden omdat dit het boekhoudpakket is dat door Kluwer software zelf gemaakt wordt. Maakt u echter gebruik van een ander boekhoudpakket dan klikt u op het pijltje en er verschijnt een lijst.

Uit deze lijst kiest u het boekhoudprogramma van waaruit u de proefen saldibalans wenst in te lezen en klikt het aan. Dit heeft tot resultaat dat er in het scherm Inlezen boekhouding een paar regeltjes toegevoegd worden, al naargelang het gekozen boekhoudpakket. Directory Dient niet ingevuld te worden, het programma gaat dit automatisch invullen zodra u de bestandsnaam hebt ingevuld. Bestandsnaam Door te klikken op de knop die naast het invoerveld vermeld staat, kunt u het bestand zoeken dat u wenst in te lezen (moet in ASCI formaat zijn). Als u het bestand gevonden hebt, klikt u op openen. (bij Accoms Win ontbreekt dit veld). Als alle gegevens goed zijn ingevuld, klik dan op Volgende. 6.

Het scherm Inlezen boekhouding verschijnt. Hier ziet u de proefen saldibalans op uw scherm weergegeven.

7.

Desgewenst kunt u deze cijfers afdrukken om in detail te bekijken. Zodra u hier klaar bent, klikt u op Volgende.

8.

Selecteer de gewenste relatietabel. Standaard beschikt u altijd over de relatietabel Kluwer software. Klik op Volgende.

Indien er correctieboekingen zijn, dan worden deze ook nog getoond op het scherm. Klik op OK om door te gaan. 9.

De cijfers worden ingelezen naar de jaarrekening en u kunt vervolgens daarin verder aan de slag gaan.

Afhankelijk van welk type boekhouding u hebt geselecteerd, zal de procedure om de proefen saldibalans in te lezen anders verlopen: *

Accoms boekhouding

*

Briljant boekhouding

*

Expert/m boekhouding

45


Kiezen van een relatietabel bij het inlezen proefen saldibalans De relatietabel is de link tussen de rekeningen uit uw rekeningenplan en de velden van de jaarrekening. Standaard is er per type jaarrekening één relatietabel meegeleverd met het programma: Kluwer software. U kunt deze wijzigen maar dan dient u die op te slaan onder een andere naam.

Kiezen van een relatie Als u een boekhouding gaat inlezen aan de hand van de opdracht Inlezen proefen saldibalans in het menu Invoer, kunt u kiezen met welke relatie u dit gaat doen: 1.

Indien uw boekhouding gevoerd wordt volgens het standaardrekeningenstelsel, dan kiest u het beste voor de relatie Kluwer software waarin de linken naar de jaarrekening reeds gelegd zijn.

2.

Indien u werkt met een afwijkend rekeningstelsel:

en er is nog geen geschikte relatie voorhanden: klik op de knop om naar het beheer van de relatietabellen te gaan. Daar kunt u de gewenste relatie gaan toevoegen. Zie Beheer van relatietabellen. In dit geval wordt er al rekening gehouden met het type schema van het geopende dossier: enkel de relatie Kluwer software voor dat type schema zal worden getoond.

en er is wel een geschikte relatietabel voorhanden: selecteer de gewenste relatietabel uit de keuzelijst.

Inlezen vanuit Expert/m Als u bij het inlezen van de proefen saldibalans Expert/m boekhouding selecteert bij Type boekhouding, verloopt de werkwijze als volgt: 1.

Kies een dossier door op de knop te klikken en ga naar de locatie waar het dossier zich bevindt.

2.

Selecteer het gewenste dossier door een muisklik en klik op de knop Open.

3.

Op het scherm Selectie dossier krijgt u meer te zien m.b.t. het gekozen dossier. Selecteer het gewenste boekjaar. Klik vervolgens op Volgende.

4.

Kies de periode die u wenst in te voeren. Standaard staan op dit scherm alle gegevens reeds correct weergegeven en klik u op Voltooien.

5.

De gegevens worden overgenomen naar de jaarrekening en u kunt vervolgens daarin verder aan de slag gaan.

Inlezen vanuit Briljant Als u bij het inlezen van de proefen saldibalans Briljant direct selecteert bij Type boekhouding, verloopt de werkwijze als volgt: 1.

2.

Op het scherm Inlezen boekhouding krijgt u een extra gedeelte te zien met meer vereiste gegevens:

Volgens alternatief rekeningnummer: vink dit vakje aan of uit.

Fictieve boekingen opnemen: vink dit vakje aan of uit.

Drive: geef hier de drive op waar Briljant geïnstalleerd is.

Klik op OK om te bevestigen.

3.

Eventueel krijgt u een tussenscherm te zien waarop u het Briljantdossier dient te kiezen.

4.


Inlezen vanuit Accoms Standaard wordt bij het inlezen van de proefen saldibalans bij Type boekhouding Accoms boekhouding voorgesteld.

46

Invoer

1.

Het programma kijkt na of er voor het huidige boekjaar een proefen saldibalans beschikbaar is.

2.


Manueel ingevoerde proefen saldibalans inlezen naar de jaarrekening Invoer - Inlezen proefen saldibalans of

Proef- en saldibalansen - Inlezen proefen saldibalans Vooraleer u een manueel ingevoerde proefen saldibalans kunt inlezen naar de jaarrekening, dient u deze eerst uiteraard manueel in te voeren (zie ook Manuele ingave proefen saldibalans). Als alle gegevens klaarstaan, kunt u deze gaan invoeren naar de jaarrekening.

Werkwijze Om een manueel ingevoerde en bewerkte proefen saldibalans in te lezen naar de jaarrekening, gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op de opdracht Inlezen boekhouding in het menu Invoer.

2.

Het scherm Inlezen boekhouding verschijnt. Selecteer bij Type boekhouding Standaard.

3.

Klik op de knop om te bladeren naar de gewenste locatie en de gewenste proefen saldibalans.

4.

Selecteer de gewenste proefen saldibalans (altijd een *.psb of *.xml bestand) en klik op Open.

5.

Klik op de knop Inlezen boekhouding.

6.

De cijfers worden ingelezen naar de jaarrekening.

Importeren NBB-bestand Invoer - Importeren NBB-bestand (met dossier geopend) of

Extra - Importeren NBB-bestand (met dossier geopend of gesloten) Deze optie is enkel toegankelijk voor jaarrekeningen voor vennootschappen en niet voor VZW-jaarrekeningen! In dit programma kunt u de jaarrekening importeren als NBB-bestand. Er zijn twee werkwijzen hiervoor:

Met het dossier nog geopend in ACCON Plus: in dat geval worden de cijfers toegevoegd binnen het bestaande dossier.

Met geen enkel dossier geopend in ACCON Plus: in dat geval worden de gegevens als integraal (nieuw) dossier geïmporteerd.

Werkwijze met geopend dossier Om een NBB-bestand te importeren gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op de opdracht Importeren NBB-bestand in het menu Invoer.

2.

Het scherm Importeren NBB-bestand verschijnt: Drive Geef hier de schijf op waar het NBB-bestand zich bevindt. Dit kan een diskette zijn, de NBB-cd-rom of de harde schijf van uw pc. Path Dient niet ingevuld te worden, het programma gaat dit automatisch invullen van zodra u de bestandsnaam hebt ingevuld. Bestandsnaam

47


Door te klikken op de knop die naast het invoerveld vermeld staat, kunt u bladeren binnen de eerder geselecteerde schijf ("drive"). Als u het bestand gevonden hebt, klikt u op openen. Boekjaren Kies of u de gegevens voor huidige en vorig boekjaar wenst in te vullen, of enkel voor één boekjaar. Identificatie diskette Door op de knop Identificatie diskette te klikken gaat u de identificatiegegevens vanaf de diskette ophalen en beneden in het venster invullen zodat u kunt nagaan dat u de juiste diskette inleest.

Bij een geopend dossier staat het keuzerondje Gegevens importeren in bestaand dossier standaard aangevinkt. 3.

Zodra alle gegevens zijn ingevuld en u er zich van hebt vergewist dat het de juiste onderneming en de juiste boekjaren betreft, klikt u op de knop Inlezen diskette.

4.

De gegevens van de diskette worden ingelezen naar de jaarrekening.

Werkwijze met geen enkel dossier geopend Om een NBB-bestand als nieuw dossier te importeren gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op de opdracht Importeren NBB-bestand in het menu Extra.

2.

Het scherm Importeren NBB-bestand verschijnt: Drive Geef hier de schijf op waar het NBB-bestand zich bevindt. Dit kan een diskette zijn, de NBB-cd-rom of de harde schijf van uw pc. Path Dient niet ingevuld te worden, het programma gaat dit automatisch invullen van zodra u de bestandsnaam hebt ingevuld. Bestandsnaam Door te klikken op de knop die naast het invoerveld vermeld staat, kunt u bladeren binnen de eerder geselecteerde schijf ("drive"). Als u het bestand gevonden hebt, klikt u op openen. Boekjaren Kies of u de gegevens voor huidige en vorig boekjaar wenst in te vullen, of enkel voor één boekjaar. Identificatie diskette Door op de knop Identificatie diskette te klikken gaat u de identificatiegegevens vanaf de diskette ophalen en beneden in het venster invullen zodat u kunt nagaan dat u de juiste diskette inleest.

In het geval er geen dossier is geopend en u kiest voor de werkwijze via het menu Extra, dan staat het keuzerondje Toevoegen als nieuw dossier standaard aangevinkt.

48

3.


4.


Controles De jaarrekening controleren Controles Er is een belangrijk onderscheid in de soorten controles afhankelijk van het type onderneming: vennootschap of VZW.

Navigatie binnen scherm van de controles Wanneer u een bepaald type controle hebt gekozen in het menu Controle komt u op een apart scherm met betrekking tot het gekozen type controle terecht (te zien aan de titelbalk van het scherm). Om van de ene naar de andere controle te navigeren, klikt u op de knop Volgende. Om terug te keren, klikt u op de knop Vorige. Om het scherm te verlaten, klikt u op de knop Sluiten. Verplichte controles NBB (Voor VZW's: Verplichte controles (gebaseerd op de NBB)) Om de verplichte controles van de NBB te laten lopen. In het Belgisch Staatsblad wordt een lijst voor het verkorte en het volledige schema gepubliceerd. Bij neerlegging (op papier of op diskette) van de jaarrekening moet aan deze verplichte controles worden voldaan. Indien aan deze controles niet wordt voldaan, dan zal de jaarrekening worden geweigerd door de NBB.

VZW's hebben geen "verplichte" controles (geen publicatie van controles in het B.S., evenmin een NBBprotocol) , maar deze groep controles voor VZW's werden wel opgesteld naar analogie van de verplichte controles voor vennootschappen. Controles sociale balans NBB (Voor VZW's: Controles sociale balans (gebaseerd op de NBB)) Om de controles met betrekking tot de sociale balans te laten lopen. Indien aan deze controles niet wordt voldaan, dan zal de jaarrekening niet worden geweigerd door de NBB. Toch is het aan te raden dat aan deze controles zoveel mogelijk wordt voldaan. Bijkomende controles NBB (Voor VZW's: Bijkomende controles (gebaseerd op de NBB)) Om de bijkomende controles te laten lopen. Dit is een lijst van controles die door de NBB werd uitgegeven, maar die niet werden gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Deze controles geven u een indicatie dat er nog een fout in de jaarrekening kan zitten. Ook hier is het aan te raden om deze controles zoveel mogelijk op te lossen. Aanvullende controles De aanvullende controles zijn een combinatie van de Fiscalc- en de ACCON-controles. Ook voor deze controles geldt dat deze u een indicatie kunnen geven dat er nog fouten in de jaarrekening zitten. Opnieuw geldt dat het aan te raden is om deze controles zoveel mogelijk op te lossen. Enkel voor vennootschappen: controles m.b.t. Wetboek van vennootschappen Afhankelijk van het type van juridische vorm dat werd geselecteerd voor de onderneming, zullen deze controles nakijken of aan alle wettelijke verplichtingen voor dat speicifiek type volgens het Wetboek vennootschappen werd voldaan.

Voor VZW's bestaat dit type controle uiteraard niet. U beschikt bijgevolg niet over deze keuzemogelijkheid in het menu Controles indien u een dossier met een type schema voor VZW's hebt geopend.

Indien er geen fouten zijn, krijgt u de melding dat het programma geen fouten heeft kunnen vinden. U kunt deze melding afdrukken zodat u ze kunt opnemen in uw dossier.

De controles afdrukken Controles - Afdruk controles OF Afdruk - Controles

49


Om diverse redenen kan het interessant zijn om een afdruk te maken van de lijst met controles waaraan nog moet worden voldaan.

Werkwijze Om de lijst met controles af te drukken, gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op de opdracht Afdruk controles in het menu Controles. of Klik op de opdracht Controles in het menu Afdruk.

2.

Het scherm Afdrukken controles verschijnt.

3.

Vink de controles aan die u wenst af te drukken.

Verplichte controles NBB (voor ondernemingen) Controles sociale balans NBB Bijkomende controles NBB Aanvullende controles Controles m.b.t. het Wetboek van vennootschappen

Voor VZW's beschikt u over andere controles. De mogelijke controles zijn: Verplichte controles (gebaseerd op de NBB), Controles sociale balans (gebaseerd op de NBB), Bijkomende controles (gebaseerd op de NBB) en Aanvullende controles. 4.

Selecteer de gewenste afdruktaal. U hebt over de keuze tussen het Nederlands of het Frans.

5.

Klik vervolgens op de knop Afdrukken om de afdruk te starten.

Indien u liever eerst een afdrukvoorbeeld van de controles maakt, dan drukt u op de knop Afdrukvoorbeeld. U kunt ook een pdf-bestand maken van de lijst met controles (zie De controles exporteren naar PDF) 6.

U krijgt het standaard Windows afdrukdialoogvenster te zien. Klik op OK om de afdruk te starten. Een voortgangsbalk verschijnt en de afdruk wordt gestart.

7.

Druk op de knop Sluiten om het afdrukdialoogvenster binnen dit programma te sluiten.

De controles exporteren naar PDF Controles - Afdruk controles OF Afdruk - Controles Indien u dit wenst kunt u ook een PDF-bestand maken van de lijst met controles. Dit bestand kunt u desgewenst gaan doormailen.

Werkwijze Om een PDF-bestand te genereren voor de controles, gaat u als volgt te werk: 1.


2.


3.

Vink de controles aan die u wenst te exporteren naar PDF.

4.

Selecteer de gewenste exporttaal. U hebt over de keuze tussen het Nederlands of het Frans.

5.

Geef in het invoerveld Bestandsnaam een naam op voor het PDF-bestand. Het bestand wordt automatisch opgeslagen in de folder van het geopende dossier, bij het betreffende boekjaar.

Indien u het bestand elders wenst op te slaan, blader dan aan de hand van de knop gewenste locatie en klik op de knop Save (of Opslaan). 6.

50

Duidt aan of u het PDF-bestand wenst te openen na de export door het aankruisvakje PDF automatisch openen na de export aan te vinken. Standaard staat dit aangevinkt.

naar de

Controles

7.

Klik vervolgens op de knop Exporteren naar PDF.

8.

Het PDF-bestand wordt gecreëerd op de gewenste locatie en desgewenst geopend in Acrobat Reader (zie stap 6).

51

Afdruk Jaarrekening als bijlage voor Vensoc-aangifte VenB Afdruk - VENSOC Met ACCON Plus kunt u de jaarrekening als bijlage klaarzetten om samen met de Vensoc-aangifte VenB in te dienen. Een Vensoc-aangifte VenB verloopt via internet op basis van (verplichte) documenten die bovendien aan bepaalde vormvoorwaarden moeten voldoen. Met onze programma's ACCON Plus en SuperFisc VenB kunt u zonder zorgen aan al deze formaliteiten voldoen.

Werkwijze Om een jaarrekening voor te bereiden als bijlage bij een Vensoc-aangifte VenB, gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op de opdracht VENSOC in het menu Afdruk.

2.

Het scherm VENSOC opslaan verschijnt:

de correcte naam van het pdf-bestand wordt automatisch voorgesteld.

de correcte locatie van dit pdf-bestand wordt eveneens automatisch voorgesteld.

3.

Klik op Opslaan om het bestand te genereren en op te slaan.

4.

Een voortgangsbalk verschijnt.

5.

Na afloop wordt Acrobat Reader opgestart en ziet u de jaarrekening als pdf-bestand op uw scherm.

6.

Om terug te keren naar ACCON Plus, klikt u op File - Exit.

De jaarrekening afdrukken Afdruk - Jaarrekening ou

Neerlegging - Op papier In dit programma beschikt u over de mogelijkheid om de jaarrekening af te drukken.

Werkwijze Om de jaarrekening af te drukken, gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op de opdracht Jaarrekening in het menu Afdruk.

2.

Het scherm Afdruk jaarrekening verschijnt. Een overzicht van de keuzemogelijkheden op dit scherm: Pagina's selecteren voor afdruk: beschikbare knoppen Om de pagina's te selecteren die u wenst af te drukken, beschikt u over aparte knoppen: : om één pagina te selecteren voor afdruk. : om alle pagina's te selecteren voor afdruk. : om alle pagina's te deselecteren voor afdruk. : om een pagina te deselecteren voor afdruk. Indien beschikbaar zijn de waarderingsregels bij VOL, de vrije tekst, het jaarverslag en het verslag van de commissarrissen opgenomen in dit lijstje. Gegevens i.v.m. neergelegde pagina's Gegevens i.v.m. het totaal aantal neergelegde pagina's automatisch invullen: vink dit aankruisvakje aan indien u wenst dat de gegevens m.b.t. het totaal aantal neergelegde pagina's automatisch worden ingevuld. Totaal aantal neergelegde pagina's: geef hier handmatig het totaal aantal pagina's van de neergelegde jaarrekening op. Deze optie is enkel toegankelijk indien u het aantal neergelegde pagina's niet automatisch laat berekenen (zie puntje hierboven).

53


Niet-dienstige pagina's overslaan: vink dit aankruisvakje aan indien u wenst dat de niet-dienstige pagina's niet mee worden afgedrukt. Gegevens i.v.m. de niet dienstige pagina's automatisch invullen: vink dit aankruisvakje aan indien u wenst dat de gegevens m.b.t. de niet dienstige pagina’s automatisch worden ingevuld. Nummers van pagina's die niet werden neergelegd omdat ze niet dienstig zijn: geef hier handmatig de pagina's op die niet dienstig zijn. Deze optie is uitsluitend toegankelijk indien u het aantal neergelegde pagina's niet automatisch laat berekenen (zie puntje hierboven). Opties Afdruk voor neerlegging: indien u dit aankruisvakje aanvinkt wordt de muntkeuze en de lijst van de beschikbare pagina’s automatisch geselecteerd en is deze afdruk zoals de NBB hem verwacht. Afdruk voor de aangifte vennootschapsbelasting : indien u dit aankruisvakje aanvinkt wordt de lijst van de beschikbare pagina’s automatisch geselecteerd en wordt de knop “Vensoc” actief. Verbeterde neerlegging: vink dit aankruisvakje aan indien u de jaarrekening opnieuw wenst neer te leggen. Dit aankruisvakje wordt enkel actief indien het aankruisvakje Afdruk voor neerlegging eveneens werd aangevinkt. Nullen afdrukken: vink dit aankruisvakje aan indien u de nullen wenst af te drukken op de jaarrekening. Koptekst : indien u dit aankruisvakje aanvinkt wordt de naam van de firma bovenaan elke pagina afgedrukt. Indien gewenst kan u een andere omschrijving opnemen in de invulzone zodat deze omschrijving wordt afgedrukt. Enkel voor VKT : Geef op of u de facultatieve vermeldingen (brutomarge) ook mee wenst af te drukken door het overeenstemmende aankruisvakje aan te vinken. Munt Munt neerlegging NBB: als u dit aankruisvakje aanvinkt, dan zal de muntgrootte op de afdruk automatisch geschikt zijn om de neerlegging bij de NBB uit te voeren. Indien dit aankruisvakje wordt uitgevinkt, dan kunt u zelf bepalen in welke munt u de afdruk wenst te maken. De keuzemogelijkheden worden bepaald door het type schema van de jaarrekening. ENKEL VOOR VOL: Voorstelling resultatenrekening U hebt de keuze tussen de staffelvorm of de scontro vorm. Dit heeft enkel een impact op de lay-out van pagina's 4 en 5. Afdruktaal Kies de gewenste afdruktaal. U beschikt over vier keuzemogelijkheden: Nederlands, Frans, Engels en Duits. Exporteren naar PDF Zie ook: De jaarrekening exporteren naar PDF. PDF automatisch openen na de export Duidt aan of u het PDF-bestand wenst te openen na de export door het aankruisvakje PDF automatisch openen na de export aan te vinken. Standaard staat dit aangevinkt. 3.

Om af te drukken klikt u vervolgens op de knop Afdrukken.

Indien u liever eerst een afdrukvoorbeeld maakt, dan klikt u op de knop Afdrukvoorbeeld.

54

Indien gewenst kunt u ook een afdruk maken in PDF-fomaat, hiervoor klikt u op de knop Exporteren naar PDF (u kunt de voorgesteld bestandsnaam en map desgewenst aanpassen).

Indien u het aankruisvakje Afdruk voor de aangifte vennootschapsbelasting hebt aangevinkt, kunt u ook een pdf-bestand creëren voor de dienst VENSOC, de juiste naam en de verzamelmap worden automatisch voorgesteld.

5.


6.

Klik op de knop Sluiten om het afdrukdialoogvenster binnen dit programma te sluiten. U keert terug naar het hoofdscherm.

Afdruk

De sociale balans afdrukken Afdruk - Sociale balans In dit programma beschikt u over de mogelijkheid om de sociale balans apart af te drukken.

Werkwijze Om de sociale balans apart af te drukken, gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op de opdracht Sociale balans in het menu Afdruk.

2.

Het scherm Afdruk jaarrekening verschijnt. De pagina's van de sociale balans worden apart getoond in de linkerkolom. Selecteer deze pagina's door op de knop

3.

te klikken.


Indien u liever eerst een afdrukvoorbeeld maakt, dan klikt u op de knop Afdrukvoorbeeld. 4.


5.


Meerdere boekjaren op rij afdrukken Afdruk - Vijf boekjaren of

Analyse - Vijf boekjaren

Deze optie is enkel toegankelijk voor jaarrekeningen van vennootschappen en niet voor VZWjaarrekeningen! Binnen dit programma is het mogelijk om de balans van meerdere boekjaren op rij af te drukken. Dit kan voornamelijk erg handig zijn om bepaalde evoluties binnen het actief, passief en resultatenrekening over meerdere jaren in één oogopslag te kunnen opmerken.

Werkwijze Om de balans en resultatenrekening van meerdere boekjaren te kunnen afdrukken, gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op de knop . of Klik op de opdracht 5 boekjaren in het menu Afdruk of Analyse.

2.

Het scherm Balans en resultatenrekening verschijnt: Beschikbare boekjaren In het overzicht Beschikbare boekjaren worden de boekjaren getoond waarvoor effectief ook een jaarrekening beschikbaar is. Enkel deze die getoond worden zullen ook effectief afgedrukt worden. Afdruktaal Kies de gewenste afdruktaal. U beschikt over twee keuzemogelijkheden: Nederlands of Frans. Muntkeuze Selecteer de gewenste muntgrootte waarin u de meerdere boekjaren wenst af te drukken. Exporteren naar PDF Indien u deze afdruk wenst te exporteren naar PDF, geef dan een naam op voor dit bestand in het invoerveld Bestandsnaam. Het bestand wordt automatisch opgeslagen in de folder van het geopende dossier, bij het betreffende boekjaar.

55


Indien u het bestand elders wenst op te slaan, blader dan aan de hand van de knop gewenste locatie en klik op de knop Save (of Opslaan).

naar de

Klik na het invullen van deze invoervelden vervolgens op de knop Exporteren naar PDF. Deze wordt pas actief als u ook daadwerkelijk een bestandsnaam hebt ingevuld. PDF automatisch openen na de export Duidt aan of u het PDF-bestand wenst te openen na de export door het aankruisvakje PDF automatisch openen na de export aan te vinken. Standaard staat dit aangevinkt. 3.

Om deze boekjaren op rij af te drukken, klikt u vervolgens op de knop Afdrukken.

Indien u liever eerst een afdrukvoorbeeld van deze boekjaren op rij maakt, dan klikt u op de knop Afdrukvoorbeeld. 4.


5.

Klik op de knop Sluiten om het afdrukdialoogvenster binnen dit programma te sluiten. U keert terug naar het hoofscherm.

De financiële analyse afdrukken Afdruk - Financiële analyse of

Analyse - Financiële analyse

Deze optie is enkel toegankelijk voor jaarrekeningen van vennootschappen en niet voor VZWjaarrekeningen! Binnen dit programma beschikt u over de mogelijkheid om een financiële analyse te maken van het geopende dossier. Om een zo volledig mogelijke analyse te bekomen, is het nuttig om de jaarrekening zo volledig mogelijk in te vullen (waarbij u dus ook de facultatieve vermeldingen invult bij het verkort schema).

Werkwijze Om de financiële analyse af te drukken, gaat u als volgt te werk: 1.

. Klik op de knop of Klik op de opdracht Financiële analyse in het menu Afdruk of Analyse.

2.

Het scherm Financiële analyse verschijnt. Een overzicht van de keuzemogelijkheden op dit scherm: Keuze structuur balans, resultatenrekening en cashflowstatement Hier kunt u dus kiezen op welke structuur de voorstelling zal gebaseerd zijn. U kunt hier alle beschikbare boekjaren aanvinken zodat u de mogelijkheid hebt om de drie eerste pagina's van de analyse voor elk jaar afzonderlijk af te drukken. U krijgt voor elk van de jaren dus:

een schematisch overzicht van de balans de kerncijfers een schematisch overzicht van de rentabiliteit een vermogensstroomanalyse

Evolutie over vijf boekjaren indien deze beschikbaar zijn Hier kunt u aanvinken of u een evolutie van de kerngetallen en de personeelsratio's wenst te zien voor de laatste vijf boekjaren (indien deze aanwezig zijn). Indien er slechts drie boekjaren beschikbaar zijn, dan zult de evolutie van drie boekjaren zien.

56

Afdruk

Ratio-analyse van de Nationale Bank van België Hier kunt u kiezen of u een ratio-analyse van de Nationale Bank van België wenst of niet. Het programma geeft u een overzicht over de laatste vijf jaar van de ratio's die de NBB hanteert. Horizontale analyse Er wordt een gedetailleerde horizontale analyse gemaakt van al de rubrieken van de balans en resultatenrekening. Alle rubrieken van de jaarrekening worden uitgedrukt of in procenten of in de absolute wijziging t.o.v. het door u gekozen basisjaar. U kunt dus best een representatief basisjaar kiezen (en geen oprichtingsjaar). Verticale analyse Er wordt een gedetailleerde verticale analyse gemaakt van al de rubrieken van de balans en resultatenrekening. De bedragen van het actief en passief worden uitgedrukt in procenten t.o.v. het totaal actief en het totaal passief. De bedragen van de resultatenrekening worden uitgedrukt in procenten t.o.v. de omzet ofwel de toegevoegde waarde. Afdruktaal Kies de gewenste afdruktaal. U beschikt over vier keuzemogelijkheden: Nederlands, Frans, Engels en Duits. Munt Selecteer de munteenheid waarin u de financiële analyse wenst af te drukken. 3.

Om financiële analyse af te drukken, klikt u vervolgens op de knop Afdrukken.



De controles afdrukken Controles - Afdruk controles OF Afdruk - Controles Om diverse redenen kan het interessant zijn om een afdruk te maken van de lijst met controles waaraan nog moet worden voldaan.

Werkwijze Om de lijst met controles af te drukken, gaat u als volgt te werk: 1.


2.


3.

Vink de controles aan die u wenst af te drukken.

Verplichte controles NBB (voor ondernemingen) Controles sociale balans NBB Bijkomende controles NBB Aanvullende controles Controles m.b.t. het Wetboek van vennootschappen

Voor VZW's beschikt u over andere controles. De mogelijke controles zijn: Verplichte controles (gebaseerd op de NBB), Controles sociale balans (gebaseerd op de NBB), Bijkomende controles (gebaseerd op de NBB) en Aanvullende controles. 4.

Selecteer de gewenste afdruktaal. U hebt over de keuze tussen het Nederlands of het Frans.

5.

Klik vervolgens op de knop Afdrukken om de afdruk te starten.

57


Indien u liever eerst een afdrukvoorbeeld van de controles maakt, dan drukt u op de knop Afdrukvoorbeeld. U kunt ook een pdf-bestand maken van de lijst met controles (zie De controles exporteren naar PDF) 6.


7.

Druk op de knop Sluiten om het afdrukdialoogvenster binnen dit programma te sluiten.

Een leeg formulier afdrukken Afdruk - Leeg formulier Met ACCON Plus kunt u blanco schema's van de jaarrekening afdrukken in drie verschillende talen: Nederlands - Frans - Duits.

Werkwijze Om een leeg jaarrekeningformulier af te drukken, gaat u als volgt te werk:

58

1.

Klik op de opdracht Leeg formulier in het menu Afdruk. Een submenu ontvouwt zich.

2.

Selecteer de gewenste taal in het submenu.

3.

Acrobat Reader wordt opgestart en u ziet de jaarrekening als pdf-bestand op uw scherm.

4.

Om terug te keren naar ACCON Plus, klikt u op File - Exit.

Neerlegging De jaarrerkening via internet neerleggen Neerlegging - Via internet U beschikt over de mogelijkheid om de jaarrekening via internet neer te leggen. Om dit echt te kunnen bewerkstelligen, dient u wel te beschikken over een gekwalificeerd digitaal certificaat te beschikken. Het gaat om de certificaten van Certipost, Globalsign of Isabel. Dezelfde certificaten worden ook aanvaard in de EGovernment-toepassingen zoals Intervat, Finprof, Dimona, DMFA en DRS. Beschikt u reeds over één van deze certificaten, dan kunt u onmiddellijk van start.

Werkwijze Om de jaarrekening via internet neer te leggen, gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op de opdracht Via internet in het menu Neerlegging. of Klik op de knop

.

2.

Het scherm Aanmaken NBB-bestand (Elektronische neerlegging) verschijnt.

3.

Een overzicht van de in te vullen invoervelden: Drive Geef hier de diskettelezer van uw pc op. Meestal is dit de A:-schijf. Path Geef het pad op waar u het bestand wenst op te slaan. Bestandnaam Geef de naam op van het NBB-bestand. Taal van de neergelegde jaarrekening Geef de taal op van de neergelegde jaarrekening. U beschikt over Nederlands of Frans. Verbeterde neerlegging Geef op om het over een verbeterde neerlegging gaat door het overeenstemmende aankruisvakje aan te vinken. ENKEL VOOR VKT-schema! Facultatieve vermeldingen op diskette plaatsen Geef op of u de facultatieve vermeldingen (brutomarge) ook mee op diskette wenst te plaatsen door het overeenstemmende aankruisvakje aan te vinken.

Dit heeft enkel belang voor een verkort schema. In het geval van een volledig schema zult u niet over dit aankruisvakje beschikken. Neerlegging verricht door een derde neerleggende partij Indien de neerlegging gebeurt door een derde neerleggende partij, dan dient u dit aankruisvakje aan te vinken. Vervolgens zult u andere invoervelden te zien krijgen:

Naam of benaming,

Type (Natuurlijke persoon of rechtspersoon); en

BTW-of Nationaal nummer

Gegevens van de neerleggende partij Indien de neerlegging niet gebeurt door een derde neerleggende partij dient u de gegevens met betrekking tot de neerlegging in te vullen: naam, voornaam, telefoonnummer, e-mailadres. 4.

Klik vervolgens op de knop Aanmaken NBB-bestand.

5.

Vervolgens klikt u op de knop Neerlegging on-line.

59


6.

U start door naar de beveiligde website van de NBB. De volgende stappen kunt u nalezen in de handleiding die de NBB ter beschikking stelt.

De jaarrekening op diskette neerleggen Diskette - Neerleggen diskette NBB

Deze optie is enkel toegankelijk voor jaarrekeningen voor vennootschappen en niet voor VZWjaarrekeningen! In dit programma beschikt u over de mogelijkheid om de jaarrekening neer te leggen op diskette volgens de normen van de Nationale Bank van België.

Werkwijze Om de jaarrekening neer te leggen op diskette, gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op de knop . of Klik op de opdracht Neerleggen diskette NBB in het menu Diskette.

2.

Een overzicht van de in te vullen velden: Drive Geef hier de diskettelezer van uw pc op. Meestal is dit de A:-schijf. Path Geef het pad op waar u het bestand wenst op te slaan. Bestandnaam Geef de naam op van het NBB-bestand. Taal van de neergelegde jaarrekening Geef de taal op van de neergelegde jaarrekening. U beschikt over Nederlands of Frans. Verbeterde neerlegging Geef op om het over een verbeterde neerlegging gaat door het overeenstemmende aankruisvakje aan te vinken. ENKEL VOOR VKT-schema! Facultatieve vermeldingen op diskette plaatsen Geef op of u de facultatieve vermeldingen (brutomarge) ook mee op diskette wenst te plaatsen door het overeenstemmende aankruisvakje aan te vinken.

Dit heeft enkel belang voor een verkort schema. In het geval van een volledig schema zult u niet over dit aankruisvakje beschikken. Neerlegging verricht door een derde neerleggende partij Indien de neerlegging gebeurt door een derde neerleggende partij, dan dient u dit aankruisvakje aan te vinken. Vervolgens zult u andere invoervelden te zien krijgen:

Naam of benaming,

Type (Natuurlijke persoon of rechtspersoon); en

BTW-of Nationaal nummer

Gegevens van de neerleggende partij Indien de neerlegging niet gebeurt door een derde neerleggende partij dient u de gegevens met betrekking tot de neerlegging in te vullen: naam, voornaam, telefoonnummer, e-mailadres.

60

3.

Desgewenst kunt u ook nog een etiket creëren en afdrukken. Klik daarvoor op de knop Afdruk etiket.

4.

Het scherm Afdruk etiket verschijnt:

Neerlegging

Etiketgegevens Op het etiket zullen de gegevens van het dossier verschijnen. U kunt deze hier niet rechtstreeks gaan wijzigen. Positie etiket op afdruk Geef hier op welke positie het etiket inneemt op de afdruk. Soort etiket Geef hier op om welke soort etiket het gaat. U beschikt over een aantal standaardkeuzemogelijkheden. Indien u hierin uw gading niet vindt, dan kunt u ook zelf altijd een eigen etiket creëren en opslaan. U gaat hiervoor als volgt te werk: 1.

Klik op de knop Instellingen.

2.

Het scherm Instellingen etiket verschijnt.

3.

Geef de naam op van het nieuwe etiket, bijvoorbeeld 'Etiket kantoor Janssens'.

4.

Geef de afmetingen op van de marges, de tussenruimtes en het etiket zelf.

5.

Klik op OK. Het etiket is klaar en zal voortaan ook beschikbaar zijn binnen de lijst van de standaard etiketten.

Afdruktaal Kies de gewenste afdruktaal. U beschikt over twee keuzemogelijkheden voor etiketten: Nederlands of Frans. Instellingen Bij de instellingen kunt u zelf een eigen etiket creëren en opslaan. Zie ook hierboven bij Soort etiket. 5.

Om vervolgens de neerlegging op diskette uit te voeren, klikt u op de knop Aanmaken diskette.

6.

Vervolgens zal het NBB-bestand worden gecreëerd op de door u aangeduide locatie.

De jaarrekening afdrukken Afdruk - Jaarrekening ou

Neerlegging - Op papier In dit programma beschikt u over de mogelijkheid om de jaarrekening af te drukken.

Werkwijze Om de jaarrekening af te drukken, gaat u als volgt te werk: 1.


2.

Het scherm Afdruk jaarrekening verschijnt. Een overzicht van de keuzemogelijkheden op dit scherm: Pagina's selecteren voor afdruk: beschikbare knoppen Om de pagina's te selecteren die u wenst af te drukken, beschikt u over aparte knoppen: : om één pagina te selecteren voor afdruk. : om alle pagina's te selecteren voor afdruk. : om alle pagina's te deselecteren voor afdruk. : om een pagina te deselecteren voor afdruk. Indien beschikbaar zijn de waarderingsregels bij VOL, de vrije tekst, het jaarverslag en het verslag van de commissarrissen opgenomen in dit lijstje. Gegevens i.v.m. neergelegde pagina's

61


Gegevens i.v.m. het totaal aantal neergelegde pagina's automatisch invullen: vink dit aankruisvakje aan indien u wenst dat de gegevens m.b.t. het totaal aantal neergelegde pagina's automatisch worden ingevuld. Totaal aantal neergelegde pagina's: geef hier handmatig het totaal aantal pagina's van de neergelegde jaarrekening op. Deze optie is enkel toegankelijk indien u het aantal neergelegde pagina's niet automatisch laat berekenen (zie puntje hierboven). Niet-dienstige pagina's overslaan: vink dit aankruisvakje aan indien u wenst dat de niet-dienstige pagina's niet mee worden afgedrukt. Gegevens i.v.m. de niet dienstige pagina's automatisch invullen: vink dit aankruisvakje aan indien u wenst dat de gegevens m.b.t. de niet dienstige pagina’s automatisch worden ingevuld. Nummers van pagina's die niet werden neergelegd omdat ze niet dienstig zijn: geef hier handmatig de pagina's op die niet dienstig zijn. Deze optie is uitsluitend toegankelijk indien u het aantal neergelegde pagina's niet automatisch laat berekenen (zie puntje hierboven). Opties Afdruk voor neerlegging: indien u dit aankruisvakje aanvinkt wordt de muntkeuze en de lijst van de beschikbare pagina’s automatisch geselecteerd en is deze afdruk zoals de NBB hem verwacht. Afdruk voor de aangifte vennootschapsbelasting : indien u dit aankruisvakje aanvinkt wordt de lijst van de beschikbare pagina’s automatisch geselecteerd en wordt de knop “Vensoc” actief. Verbeterde neerlegging: vink dit aankruisvakje aan indien u de jaarrekening opnieuw wenst neer te leggen. Dit aankruisvakje wordt enkel actief indien het aankruisvakje Afdruk voor neerlegging eveneens werd aangevinkt. Nullen afdrukken: vink dit aankruisvakje aan indien u de nullen wenst af te drukken op de jaarrekening. Koptekst : indien u dit aankruisvakje aanvinkt wordt de naam van de firma bovenaan elke pagina afgedrukt. Indien gewenst kan u een andere omschrijving opnemen in de invulzone zodat deze omschrijving wordt afgedrukt. Enkel voor VKT : Geef op of u de facultatieve vermeldingen (brutomarge) ook mee wenst af te drukken door het overeenstemmende aankruisvakje aan te vinken. Munt Munt neerlegging NBB: als u dit aankruisvakje aanvinkt, dan zal de muntgrootte op de afdruk automatisch geschikt zijn om de neerlegging bij de NBB uit te voeren. Indien dit aankruisvakje wordt uitgevinkt, dan kunt u zelf bepalen in welke munt u de afdruk wenst te maken. De keuzemogelijkheden worden bepaald door het type schema van de jaarrekening. ENKEL VOOR VOL: Voorstelling resultatenrekening U hebt de keuze tussen de staffelvorm of de scontro vorm. Dit heeft enkel een impact op de lay-out van pagina's 4 en 5. Afdruktaal Kies de gewenste afdruktaal. U beschikt over vier keuzemogelijkheden: Nederlands, Frans, Engels en Duits. Exporteren naar PDF Zie ook: De jaarrekening exporteren naar PDF. PDF automatisch openen na de export Duidt aan of u het PDF-bestand wenst te openen na de export door het aankruisvakje PDF automatisch openen na de export aan te vinken. Standaard staat dit aangevinkt. 3.


Indien u liever eerst een afdrukvoorbeeld maakt, dan klikt u op de knop Afdrukvoorbeeld.

62

Indien gewenst kunt u ook een afdruk maken in PDF-fomaat, hiervoor klikt u op de knop Exporteren naar PDF (u kunt de voorgesteld bestandsnaam en map desgewenst aanpassen).

Indien u het aankruisvakje Afdruk voor de aangifte vennootschapsbelasting hebt aangevinkt, kunt u ook een pdf-bestand creëren voor de dienst VENSOC, de juiste naam en de verzamelmap worden automatisch voorgesteld.

Neerlegging

5.


6.


De structuurenquête opstellen Neerlegging - Structuurenquête Indien u over een abonnement beschikt op het programma Structuurenquête, dan kunt rechtstreeks vanuit de jaarrekening doorstarten naar dit programma om de structuurenquête op te stellen en klaar te maken voor diskette.

Werkwijze Om Structuurenquête op te starten, gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op de opdracht Structuurenquête in het menu Neerlegging. of Klik op de knop

2.

.

Het programma Structuurenquête wordt opgestart.

63

Analyse De financiële analyse afdrukken Afdruk - Financiële analyse of

Analyse - Financiële analyse

Deze optie is enkel toegankelijk voor jaarrekeningen van vennootschappen en niet voor VZWjaarrekeningen! Binnen dit programma beschikt u over de mogelijkheid om een financiële analyse te maken van het geopende dossier. Om een zo volledig mogelijke analyse te bekomen, is het nuttig om de jaarrekening zo volledig mogelijk in te vullen (waarbij u dus ook de facultatieve vermeldingen invult bij het verkort schema).

Werkwijze Om de financiële analyse af te drukken, gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op de knop . of Klik op de opdracht Financiële analyse in het menu Afdruk of Analyse.

2.

Het scherm Financiële analyse verschijnt. Een overzicht van de keuzemogelijkheden op dit scherm: Keuze structuur balans, resultatenrekening en cashflowstatement Hier kunt u dus kiezen op welke structuur de voorstelling zal gebaseerd zijn. U kunt hier alle beschikbare boekjaren aanvinken zodat u de mogelijkheid hebt om de drie eerste pagina's van de analyse voor elk jaar afzonderlijk af te drukken. U krijgt voor elk van de jaren dus:

een schematisch overzicht van de balans de kerncijfers een schematisch overzicht van de rentabiliteit een vermogensstroomanalyse

Evolutie over vijf boekjaren indien deze beschikbaar zijn Hier kunt u aanvinken of u een evolutie van de kerngetallen en de personeelsratio's wenst te zien voor de laatste vijf boekjaren (indien deze aanwezig zijn). Indien er slechts drie boekjaren beschikbaar zijn, dan zult de evolutie van drie boekjaren zien. Ratio-analyse van de Nationale Bank van België Hier kunt u kiezen of u een ratio-analyse van de Nationale Bank van België wenst of niet. Het programma geeft u een overzicht over de laatste vijf jaar van de ratio's die de NBB hanteert. Horizontale analyse Er wordt een gedetailleerde horizontale analyse gemaakt van al de rubrieken van de balans en resultatenrekening. Alle rubrieken van de jaarrekening worden uitgedrukt of in procenten of in de absolute wijziging t.o.v. het door u gekozen basisjaar. U kunt dus best een representatief basisjaar kiezen (en geen oprichtingsjaar). Verticale analyse Er wordt een gedetailleerde verticale analyse gemaakt van al de rubrieken van de balans en resultatenrekening. De bedragen van het actief en passief worden uitgedrukt in procenten t.o.v. het totaal actief en het totaal passief. De bedragen van de resultatenrekening worden uitgedrukt in procenten t.o.v. de omzet ofwel de toegevoegde waarde. Afdruktaal Kies de gewenste afdruktaal. U beschikt over vier keuzemogelijkheden: Nederlands, Frans, Engels en Duits. Munt

65


Selecteer de munteenheid waarin u de financiële analyse wenst af te drukken. 3.

Om financiële analyse af te drukken, klikt u vervolgens op de knop Afdrukken.



Meerdere boekjaren op rij afdrukken Afdruk - Vijf boekjaren of

Analyse - Vijf boekjaren

Deze optie is enkel toegankelijk voor jaarrekeningen van vennootschappen en niet voor VZWjaarrekeningen! Binnen dit programma is het mogelijk om de balans van meerdere boekjaren op rij af te drukken. Dit kan voornamelijk erg handig zijn om bepaalde evoluties binnen het actief, passief en resultatenrekening over meerdere jaren in één oogopslag te kunnen opmerken.

Werkwijze Om de balans en resultatenrekening van meerdere boekjaren te kunnen afdrukken, gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op de knop . of Klik op de opdracht 5 boekjaren in het menu Afdruk of Analyse.

2.

Het scherm Balans en resultatenrekening verschijnt: Beschikbare boekjaren In het overzicht Beschikbare boekjaren worden de boekjaren getoond waarvoor effectief ook een jaarrekening beschikbaar is. Enkel deze die getoond worden zullen ook effectief afgedrukt worden. Afdruktaal Kies de gewenste afdruktaal. U beschikt over twee keuzemogelijkheden: Nederlands of Frans. Muntkeuze Selecteer de gewenste muntgrootte waarin u de meerdere boekjaren wenst af te drukken. Exporteren naar PDF Indien u deze afdruk wenst te exporteren naar PDF, geef dan een naam op voor dit bestand in het invoerveld Bestandsnaam. Het bestand wordt automatisch opgeslagen in de folder van het geopende dossier, bij het betreffende boekjaar.


naar de

Klik na het invullen van deze invoervelden vervolgens op de knop Exporteren naar PDF. Deze wordt pas actief als u ook daadwerkelijk een bestandsnaam hebt ingevuld. PDF automatisch openen na de export Duidt aan of u het PDF-bestand wenst te openen na de export door het aankruisvakje PDF automatisch openen na de export aan te vinken. Standaard staat dit aangevinkt. 3.

66

Om deze boekjaren op rij af te drukken, klikt u vervolgens op de knop Afdrukken.

Analyse



5.


Jaarrekening in detail Proef- en saldibalansen - Jaarrekening in detail of




2.


3.


4.


5.


6.


7.


Werkwijze creëren PDF-bestand Om een PDF-bestand te creëren van de jaarrekening in detail, gaat u als volgt te werk: 1.


2.


3.


4.


5.


6.

Vul eventueel de volgende gegevens aan of geef uw keuze aan: Gegevens afdruk

67


Hier geeft u een naam aan uw document. Het type en de datum worden standaard opgenomen en kunt u maar beter niet wijzigen. Taal afdruk Kies de taal van de afdruk. Kolom titels Wijzig de kolomtitels indien u dit wenst. Exporteren naar PDF Geef een naam aan het PDF-bestand. 7.


Het programma Waardebepaling opstarten Analyse - Waardebepaling

Deze optie is enkel toegankelijk voor jaarrekeningen voor vennootschappen en niet voor VZWjaarrekeningen! Om het programma Waardebepaling op te starten, gaat u als volgt te werk:

68

1.

Klik op de opdracht Waardebepaling in het menu Analyse.

2.

Het programma wordt opgestart.

Extra De jaarrekening exporteren Extra - Exporteren U kunt desgewenst de jaarrekening exporteren als tekstbestand. Hierbij kunt u zelf de locatie opgeven waar het bestand dient te worden gecreëerd. Achteraf kunt u dit type bestand openen in Excel of Access.

Werkwijze Om de jaarrekening te exporteren, gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op de opdracht Exporteren in het menu Extra.

2.

Het scherm Export jaarrekening verschijnt:

3.

4.

Geef een naam op in het invoerveld Bestandsnaam. Door op de knop de locatie gaan opgeven waar het bestand dient te worden opgeslagen.

Indien u wenst dat de veldnamen worden opgenomen op de eerste lijn van het tekstbestand, dan dient u het aankruisvakje Veldnamen in de eerste lijn aan te vinken.

Geef op hoe de onderlinge velden gescheiden worden in het tekstbestand: u hebt de keuze tussen Tabs, Puntkomma's of Overige.

te klikken kunt u

Indien alles naar wens werd ingevuld, klik dan op de knop Exporteren om de export van het bestand te starten. Ga naar stap 4. of Indien u deze procedure wenst te onderbreken, klik dan op de knop Sluiten. U keert terug naar het hoofdscherm. Het bestand wordt gecreëerd en u krijgt de melding: Het exportbestand werd aangemaakt.

5.

Klik op Sluiten om terug te keren naar het hoofscherm.

Reorganisatie Extra - Reorganisatie Bij de reorganisatie van de jaarrekening dient u vooraf contact op te nemen met de helpdesk op het nummer 078 16 03 15. Zij zullen u gedurende de volledige procedure bijstaan met de omzetting van de bestanden.

Cijfers vorig boekjaar activeren Extra - Instellingen Als u dit wenst kunt u de cijfers van vorig boekjaar activeren. U dient hier wel met de nodige omzichtigheid mee om te springen. Vergeet niet dat de cijfers van het vorige boekjaar hetzelfde dienen te blijven als de neergelegde cijfers (van het jaar voordien). Ook op de invoerschermen van de jaarrekening kunt u voor het geopende dossier de cijfers van het vorige boekjaar activeren. U klikt daarvoor op de knop Activeren.

Werkwijze Om de kolom met de cijfers van vorig boekjaar te activeren, gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op Instellingen in het menu Extra.

2.

Op de tab Algemeen vinkt u het aankruisvakje Cijfers vorig boekjaar activeren aan.

3.

Klik op de knop OK.

4.

U kunt nu de cijfers van vorig boekjaar bewerken.

Conversies Conversies

69


Binnen dit programma zijn er verschillende conversies mogelijk afhankelijk van het type schema waarmee u aan het werken bent. Zie ook Schematisch overzicht types conversies.

Verkort schema (voor ondernemingen) U beschikt over de mogelijkheid om:

de muntheid om te zetten van EUR naar BEF (en omgekeerd) de decimalen af te ronden (voor neerlegging) het verkort schema om te zetten naar volledig schema het verkort schema om te zetten naar verkort schema voor VZW's

Volledig schema (voor ondernemingen) U beschikt over de mogelijkheid om:

de munteenheid om te zetten van EUR naar BEF (en omgekeerd) de deling door duizend uit te voeren (voor neerlegging) het volledig schema om te zetten naar verkort schema het volledig schema om te zetten naar volledig schema voor VZW's

Verkort schema (voor VZW's) U beschikt over de mogelijkheid om:

de decimalen af te ronden (voor neerlegging)

Volledig schema (voor VZW's) U beschikt over de mogelijkheid om:

de deling door duizend uit te voeren (voor neerlegging)

Schematisch overzicht types conversies Bijgevoegd schema kan u helpen om in één oogopslag te zien welke conversies er mogelijk zijn voor het type schema waarin u aan het werken bent. Wat?

VKT

VOL

VKT-vzw

VOL-vzw

Ja

Ja

Nee

Nee

Nee

Ja

Nee

Ja

Ja

Nee

Ja

Nee

Conversie van VOL naar VKT

Nee

Ja

Nee

Nee

Conversie van VKT naar VOL

Ja

Nee

Nee

Nee

Conversie van VOL naar VOL-vzw

Nee

Ja

Nee

Nee

Conversie van VKT naar VKT-vzw

Ja

Nee

Nee

Nee

Conversie EUR -> BEF Deling door duizend Conversie naar euro zonder decimalen

Conversie van EUR naar BEF/BEF naar EUR Extra - Conversie EUR --> BEF/BEF -> EUR Voor vennootschappen (VKT en VOL) beschikt u over de mogelijkheid om van EUR terug te keren naar BEF (en omgekeerd ook).

Het omzetten van de jaarrekening van euro naar BEF kan slechts bij wijze van uitzondering worden uitgevoerd. Het is niet mogelijk om de jaarrekening neer te leggen in BEF als u eerder reeds in euro hebt neergelegd.

70

Extra

Werkwijze EUR -> BEF Om de jaarrekening om te zetten naar BEF gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op de opdracht Conversie EUR --> BEF in het menu Extra.

2.

De volgende boodschap verschijnt: Dit kan slechts bij wijze van uitzondering toegepast worden. De jaarrekening in BEF zal verschillen vertonen met de originele jaarrekening in BEF, deze verschillen worden veroorzaakt door afrondingen. Bovendien is de overgang naar de euro onomkeerbaar! Klik op OK om door te gaan. Ga naar stap 3. of Klik op Annuleren om de procedure te onderbreken.

3.

Onderaan op uw scherm ziet u in de statusbalk als munteenheid BEF verschijnen.

Werkwijze BEF -> EUR Om de jaarrekening om te zetten naar EUR gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op de opdracht Conversie BEF --> EUR in het menu Extra.

2.

De volgende boodschap verschijnt: De overgang naar euro is onomkeerbaar! Al de beschikbare boekjaren worden in euro omgezet! Klik op OK om door te gaan. Ga naar stap 3. of Klik op Annuleren om de procedure te onderbreken.

3.

Onderaan op uw scherm ziet u in de statusbalk als munteenheid EUR verschijnen.

Deling door duizend Extra - Deling door duizend

Deze optie is enkel beschikbaar voor het volledig schema (VZW's of ondernemingen).

Werkwijze Om de jaarrekening te delen door duizend, gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op de opdracht Deling door duizend in het menu Extra. of Klik op de knop

2.

.

De deling wordt uitgevoerd.

Nadien kunt u desgewenst altijd terugkeren naar de oorspronkelijke jaarrekening in eenheden. Daarvoor dient u te klikken op de opdracht Terugkeren naar eenheden in het menu Extra of op de knop

.

Indien u terugkeert naar de eenheden en opnieuw gaat wijzigen, dan zult u bij het klikken op de knop de vraag krijgen om de gedeelde cijfers die reeds beschikbaar zijn op te halen of om de deling opnieuw uit te voeren. In dit laatste geval zullen eventuele correcties die voordien werden aangebracht aan de gedeelde jaarrekening verdwijnen.

Ook in deze gedeelde jaarrekening kunt u gaan wijzigen. Achteraf kunt u altijd het overzicht van de correcties die u aangebracht hebt in de gedeelde jaarrekening oproepen door op de knop Overzicht correcties oproepen.

te klikken. Zie

71


Indien u nu de neerlegging gaat doen (op diskette of via afdruk) dan zullen de reeds (beschikbare) gedeelde cijfers inclusief de correcties worden gebruikt.

Afronden decimalen Extra - Conversie naar euro zonder decimalen

Deze optie is enkel beschikbaar voor het verkort schema (VZW of ondernemingen).

Werkwijze Om de jaarrekening af te ronden naar euro's zonder decimalen, gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op de opdracht Conversie naar euro zonder decimalen in het menu Extra. of Klik op de knop

2.

.

De afronding wordt uitgevoerd. In de statusbalk verschijnt EUR: zonder decimalen.

Nadien kunt u desgewenst altijd terugkeren naar de oorspronkelijke jaarrekening in eenheden met decimalen. Daarvoor dient u te klikken op de opdracht Terugkeren naar eenheden in het menu Extra of op de knop . Indien u terugkeert naar de eenheden met decimalen en opnieuw gaat wijzigen, dan zult u bij het klikken op de knop de vraag krijgen om de afgeronde cijfers die reeds beschikbaar zijn op te halen of om de afronding opnieuw uit te voeren. In dit laatste geval zullen eventuele correcties die voordien werden aangebracht aan de afgeronde jaarrekening verdwijnen.

Ook in deze afgeronde jaarrekening kunt u gaan wijzigen. Achteraf kunt u altijd het overzicht van de correcties die u aangebracht hebt in de afgeronde jaarrekening oproepen door op de knop Overzicht correcties oproepen.

te klikken. Zie

Indien u nu de neerlegging gaat doen (op diskette of via afdruk) dan zullen de reeds (beschikbare) gedeelde cijfers inclusief de correcties worden gebruikt.

Overzicht correcties oproepen Extra - Correcties

Deze optie is enkel beschikbaar voor een afgeronde of gedeelde jaarrekening! Nadat u de deling door duizend hebt uitgevoerd voor het volledig schema of nadat u de afronding van decimalen hebt uitgevoerd voor verkort schema, kunt u desgewenst nog een aantal correcties invoeren in de gedeelde of afgeronde jaarrekening.

Werkwijze Nadat u de deling hebt uitgevoerd, kan het zijn dat u bepaalde corrrecties wenst in te geven. Om achteraf het overzicht van de ingevoerde correcties op te roepen, gaat u als volgt te werk: 1.

72

Klik op de knop

.

Extra

2.

Het scherm Overzicht correcties huidig boekjaar verschijnt.

3.

Aan de hand van de onderstaande knoppen kunt u navigeren in het overzicht:

4.

: om naar de eerste lijn in het overzicht te navigeren.

: om naar de vorige lijn in het overzicht te navigeren.

: om naar de volgende lijn in het overzicht te navigeren.

: om naar de laatste lijn in het overzicht te navigeren.

Om de correcties voor het vorige boekjaar te bekijken, klikt u op de knop Vorig boekjaar. U krijgt vervolgens het overzicht van correcties op de cijfers m.b.t. het vorige boekjaar te zien. Om terug te keren naar het huidige boekjaar klikt u op de knop Huidig boekjaar.

Opgelet! Indien u terugkeert naar de eenheden met decimalen en u voert opnieuw wijzigingen uit, dan zal het programma u bij de deling of de afronding opnieuw vragen om desgewenst opnieuw te delen of af te ronden. Als u opnieuw afrondt, zullen de eerder uitgevoerde correcties verdwenen zijn.

Conversie van volledig schema naar volledig schema voor VZW's Extra - Conversie VOL -> VOL-vzw

Deze optie dient u te gebruiken om van een volledig schema (maar waarbij u in het centraal dossierbeheer voor de rechtsvorm "vzw" hebt gekozen) naar een volledig VZW-schema te gaan.

Werkwijze Om de volledige jaarrekening om te zetten naar een volledig schema voor VZW's gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op de opdracht Conversie VOL -> VOL-vzw in het menu Extra.

2.

De omzetting wordt uitgevoerd. In de statusbalk verschijnt Volledig schema vzw.

Conversie van volledig naar verkort schema Extra - Conversie VOL -> VKT

Deze optie is enkel beschikbaar voor het volledig schema voor ondernemingen, niet voor VZW's.

Werkwijze Om de volledige jaarrekening om te zetten naar een verkort schema, gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op de opdracht Conversie VOL -> VKT in het menu Extra.

2.

De omzetting wordt uitgevoerd. In de statusbalk verschijnt Verkort schema.

Indien u om de een of andere reden terug wenst te keren naar het volledig schema, dan kan dit nog steeds. Zie ook Conversie van verkort naar een volledig schema.

Conversie van verkort schema naar verkort schema voor VZW's Extra - Conversie VKT -> VKT-vzw

73


Deze optie is enkel beschikbaar voor het verkort schema voor ondernemingen, niet voor VZW's.

Werkwijze Om de verkorte jaarrekening om te zetten naar een verkort schema voor VZW's gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op de opdracht Conversie VKT -> VKT-vzw in het menu Extra.

2.

De omzetting wordt uitgevoerd. In de statusbalk verschijnt Verkort schema vzw.

Conversie van verkort naar een volledig schema Conversie VKT --> VOL

Deze optie is enkel beschikbaar voor het verkort schema voor ondernemingen, niet voor VZW's.

Werkwijze Om de verkorte jaarrekening om te zetten naar een volledig schema, gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op de opdracht Conversie VKT -> VOL in het menu Extra.

2.

De omzetting wordt uitgevoerd. In de statusbalk verschijnt Volledig schema.

Indien u om de een of andere reden terug wenst te keren naar het verkort schema, dan kan dit nog steeds. Zie ook Conversie van volledig naar verkort schema.

Instellingen Instellingen wijzigen Extra - Instellingen In de instellingen kunt u een aantal globale instellingen vastleggen voor het programma. Aan de hand van de knop Standaard kunt u alle instellingen terug volgens de standaard instellen. Bevestig de wijzigingen die u doorvoert op de diverse tabs aan de hand van de knop OK of -indien u geen wijzigingen wenst door te voeren- klikt u op Annuleren. U keert in dit laatste geval terug naar het hoofdscherm zonder verdere wijzigingen. Overzicht beschikbare instellingen:

Algemeen: voor een aantal algemene instellingen.

Neerlegging op diskette: om de neerlegging op diskette op de gewenste wijze in te stellen.

Afdruk: instellingen met betrekking tot de afdruk.

Inlezen boekhouding: instellingen met betrekking tot het inlezen van de boekhouding.

Afronding: instellingen met betrekking tot het afronden.

Algemeen Extra - Instellingen Op de tab Algemeen kunt u de instellingen vastleggen m.b.t.:

74

het al of niet activeren van de cijfers van vorig boekjaar. het al of niet invullen van de waarderingsregels van het volledig schema volgens het verkort schema (VKT 14 - 16). het vastleggen van het lettertype voor de extra pagina's. Hiervoor beschikt u over een keuzelijst. het vastleggen van de puntgrootte van het lettertype voor de extra pagina's.

Extra

Alle wijzigingen die u voor deze instellingen zult doorvoeren, zullen voor al uw dossiers gelden. Deze instellingen worden namelijk per gebruiker bijgehouden.

Activeren cijfers vorig boekjaar Indien u de cijfers voor het vorige boekjaar wenst in te vullen, dan dient u het aankruisvakje Cijfers vorig boekjaar activeren aan te vinken. In het andere geval dient u dit uit te vinken.

Waarderingsregels voor volledig schema volgens verkort schema Voor het volledig schema kunt u de waarderingsregels ingeven in de vrije pagina's of kunt u ze invoeren in het schema van de waarderingsregels zoals voorzien voor het verkort schema (VKT 14-16). In dit laatste geval dient u het aankruisvakje aan te vinken.

Lettertype U kunt de puntgrootte en het lettertype bepalen voor de extra pagina's. Dit is handig omdat kolommen bij bepaalde lettertypes niet op exact dezelfde wijze worden afgedrukt als ze op het scherm staan.

Veiligheidskopie Zowel voor de afdruk als voor de neerlegging van de jaarrekening beschikt u over de mogelijkheid tot het opslaan van een veiligheidskopie van de neergelegde jaarrekening. Standaard worden deze twee aankruisvakjes aangevinkt en wordt er bij afdruk of neerlegging op diskette een veiligheidskopie gemaakt. U zult merken dat de procedure van afdrukken en neerleggen op diskette in dat geval langer zullen duren. Indien u dit wenst te vermijden, dan dient u deze aankruisvakjes uit te vinken. Het afdrukken of neerleggen op diskette zal minder tijd in beslag nemen.

Neerlegging op diskette Extra - Instellingen Hier kunt u de instellingen met betrekking tot de disketteneerlegging vastleggen.

Drive - Bestandslocatie Geef bij Drive de schijf op waar u het *.nbb bestand wenst op te slaan. Voor een disketteneerlegging is dit meestal de A:-schijf. Desgewenst kunt u dit bestand ook op de harde schijf opslaan en kunt u de precieze locatie vastleggen door op de knop

te drukken.

Een eventuele wijziging aan deze instelling zal voor al uw dossiers gelden. Deze instelling wordt namelijk per gebruiker bijgehouden.

Bestandsnaam Voor de bestandsnaam kunt u ervoor opteren om de eerste acht karakters van de dossiernaam te gebruiken of kunt u zelf de volledige naam opgeven.


Taalcode van de neergelegde jaarrekening 75


U kunt bij de taalcode van de neergelegde jaarrekening opgeven welke taal u standaard wenst te gebruiken voor de neerlegging van de jaarrekening.


Neerlegging verricht door een derde neerleggende partij Indien u gebruik maakt van een derde-neerlegger, dan dient u hier het overeenstemmende aankruisvakje aan te kruisen. Indien dit aankruisvakje is aangevinkt, geef dan ook een aantal gegevens met betrekking tot deze derde-neerlegger op te geven: naam, type persoon (rechtspersoon of natuurlijke persoon) en BTW-nummer.

Een eventuele wijziging aan deze instelling zal voor alle gebruikers gelden. Deze instelling wordt namelijk voor alle gebruikers bijgehouden.

Afdruk Extra - Instellingen Op deze tab kunt u de standaardinstellingen vastleggen voor de afdruk van de jaarrekening.

Afdruktaal U kunt de jaarrekening in vier talen afdrukken: Nederlands, Frans, Engels en Duits.


Opties Bij de afdrukopties kunt u vastleggen of u de nullen ook wenst af te drukken en of u standaard de nietdienstige pagina's wenst over te slaan.


Printer U hebt de keuze tussen de standaardprinter zoals die op uw pc is ingesteld of tussen een specifieke printer. In dit laatste geval, dient u deze op te geven aan de hand van de keuzelijst.

Een eventuele wijziging aan deze instelling zal voor uw pc (machine) worden bijgehouden.

Afdrukkleur financiële analyse U kunt de financiële analyse afdrukken in kleur of in zwart-wit. Klik daarvoor op het overeenstemmende keuzerondje.

Een eventuele wijziging aan deze instelling zal voor uw pc (machine) worden bijgehouden.

76

Extra

Inlezen boekhouding Extra - Instellingen Op deze tab kunt u de standaardinstellingen met betrekking tot het inlezen van de boekhouding vastleggen.

Alle wijzigingen die u voor deze instellingen zult doorvoeren, zullen voor al uw dossiers gelden. Deze instellingen worden namelijk per gebruiker bijgehouden.

Type boekhouding Selecteer in de keuzelijst het boekhoudpakket van waaruit u de gegevens haalt.

Relatietabellen Om de cijfers uit de proefen saldibalans van uw boekhouding op de juiste plaats in de jaarrekening te laten belanden, dient u gebruikt te maken van een relatietabel. Per type schema van de jaarrekening, beschikt u over een relatietabel. U kunt hier vastleggen welke relatietabel u wenst te gebruiken per standaard type schema van de jaarrekening.

Afronding Extra - Instellingen

Belangrijke opmerking vooraf Wanneer u de afrondingsprocedure aan het doorlopen bent, kan het gebeuren dat deze leidt tot een verschil van 1 in de balans. Ook al aanvaardt de NBB een verschil van 1 in de balans, u kunt dit verschil toch vervelend vinden. Omwille van historische redenen is er een onderscheid tussen de manier van afronden die Fiscalc gebruikt en de afrondingsprocedure die ACCON gebruikt. Om iedere gebruiker toe te staan te werken op de wijze die hij verkiest, hebben we de mogelijkheid ingebouwd om te kiezen voor de ene of andere werkwijze. Lees aandachtig de onderstaande tekst vooraleer u kiest voor de ene of andere methode! Alle wijzigingen die u voor deze instelling zult doorvoeren, zullen voor al uw dossiers gelden. Deze instelling wordt namelijk per gebruiker bijgehouden.

Afronding: ACCON werkwijze De ACCON-afrondingsprocedure is de meest rigide in wettelijke zin. De Commissie voor Boekhoudkundige Normen heeft hierover een advies verleend (Advies nr. 173/7, Bull nr. 45, februari 1999). Volgens deze werkwijze wordt eerst het totaal afgerond vooraleer achtereenvolgens elk van de rubrieken en subrubrieken worden afgerond waarbij de volgorde bepaald wordt door de mate van belang van deze rubrieken in de jaarrekening: eerst de belangrijke rubrieken, vervolgens de minder belangijke, enz. Indien de som van de rubrieken niet overeenstemt met het afgeronde bedrag van de hoofdrubriek, dan dient één van de onderliggende rubrieken te worden aangepast als gevolg hiervan. Het programma zal automatisch de rubriek met het hoogste bedrag aanpassen. Het kan dus voorkomen dat na de afrondingsprocedure van ACCON er nog bepaalde horizontale gelijkstellingen niet kunnen worden uitgevoerd (tussen de bedragen van de balans en resultatenrekening enerzijds en de bedragen in de toelichting anderzijds). In dat geval zal er een melding verschijnen die de betreffende bedragen zal laten zien. U dient de jaarrekening manueel aan te passen om deze verschillen weg te werken.

Afronding: Fiscalc werkwijze De Fiscalc-afrondingsprocedure houdt rekening met de bepalingen van de NBB. Door eerst die rubrieken aan te passen die geen link hebben met de toelichting, zal de Fiscalc-methode minder problemen opleveren op het moment van afronding. Hierdoor wordt de kans op afrondingsverschillen zeer sterk beperkt.

77


Invoeren historische jaarrekeningen Importeren NBB-bestand Invoer - Importeren NBB-bestand (met dossier geopend) of

Extra - Importeren NBB-bestand (met dossier geopend of gesloten)

Deze optie is enkel toegankelijk voor jaarrekeningen voor vennootschappen en niet voor VZWjaarrekeningen! In dit programma kunt u de jaarrekening importeren als NBB-bestand. Er zijn twee werkwijzen hiervoor:

Met het dossier nog geopend in ACCON Plus: in dat geval worden de cijfers toegevoegd binnen het bestaande dossier.

Met geen enkel dossier geopend in ACCON Plus: in dat geval worden de gegevens als integraal (nieuw) dossier geïmporteerd.

Werkwijze met geopend dossier Om een NBB-bestand te importeren gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op de opdracht Importeren NBB-bestand in het menu Invoer.

2.

Het scherm Importeren NBB-bestand verschijnt: Drive Geef hier de schijf op waar het NBB-bestand zich bevindt. Dit kan een diskette zijn, de NBB-cd-rom of de harde schijf van uw pc. Path Dient niet ingevuld te worden, het programma gaat dit automatisch invullen van zodra u de bestandsnaam hebt ingevuld. Bestandsnaam Door te klikken op de knop die naast het invoerveld vermeld staat, kunt u bladeren binnen de eerder geselecteerde schijf ("drive"). Als u het bestand gevonden hebt, klikt u op openen. Boekjaren Kies of u de gegevens voor huidige en vorig boekjaar wenst in te vullen, of enkel voor één boekjaar. Identificatie diskette Door op de knop Identificatie diskette te klikken gaat u de identificatiegegevens vanaf de diskette ophalen en beneden in het venster invullen zodat u kunt nagaan dat u de juiste diskette inleest.

Bij een geopend dossier staat het keuzerondje Gegevens importeren in bestaand dossier standaard aangevinkt. 3.


4.


Werkwijze met geen enkel dossier geopend Om een NBB-bestand als nieuw dossier te importeren gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op de opdracht Importeren NBB-bestand in het menu Extra.

2.

Het scherm Importeren NBB-bestand verschijnt: Drive

78

Extra

Geef hier de schijf op waar het NBB-bestand zich bevindt. Dit kan een diskette zijn, de NBB-cd-rom of de harde schijf van uw pc. Path Dient niet ingevuld te worden, het programma gaat dit automatisch invullen van zodra u de bestandsnaam hebt ingevuld. Bestandsnaam Door te klikken op de knop die naast het invoerveld vermeld staat, kunt u bladeren binnen de eerder geselecteerde schijf ("drive"). Als u het bestand gevonden hebt, klikt u op openen. Boekjaren Kies of u de gegevens voor huidige en vorig boekjaar wenst in te vullen, of enkel voor één boekjaar. Identificatie diskette Door op de knop Identificatie diskette te klikken gaat u de identificatiegegevens vanaf de diskette ophalen en beneden in het venster invullen zodat u kunt nagaan dat u de juiste diskette inleest.

In het geval er geen dossier is geopend en u kiest voor de werkwijze via het menu Extra, dan staat het keuzerondje Toevoegen als nieuw dossier standaard aangevinkt. 3.


4.


Import jaarrekening Expert/M Windows Extra - Importeren Expert/M - Expert/M Windows

Deze optie is enkel toegankelijk als alle dossiers gesloten zijn (zie Een dossier sluiten).

Werkwijze Om een dossier te importeren vanuit Expert/M Windows gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op de opdracht Import Expert/M in het menu Extra. Een submenu ontvouwt zich.

2.

Klik op de opdracht Expert/M Windows.

3.

Het scherm Importeren dossier van Expert/M Windows verschijnt:

Gebruiker: geef de gebruikersnaam op en het paswoord dat u gebruikt om Expert/M Windows te kunnen opstarten.

Dossiergegevens: geef de naam op van het dossier en duid aan in welke map het dossier zich bevindt. Aan de hand van de knop

kunt u bladeren naar deze locatie.

Paswoord: indien het dossier beschermd wordt door een paswoord, dient u dit eerst op te geven.

Taal: selecteer de gewenste taal.

4.

Als alle gegevens correct zijn ingevuld, klikt u op de knop Volgende. Het scherm Importeren dossier van Expert/M Windows verschijnt. Kijk alle details met betrekking tot de firmagegevens en de beschikbare boekjaren nog eens na alvorens u op de knop Importeren klikt. of Indien u een ander dossier wenst te importeren, klik dan op de knop Vorige. Ga naar stap 3 voor meer details.

5.

In Centraal dossierbeheer (en dus ook in ACCON Plus) wordt een dossier toegevoegd met de vermelde boekjaren:

de volledige historiek met alle beschikbare jaarrekeningen wordt overgenomen.

79


alle beschikbare gegevens worden ingelezen naar de jaarrekening;

het meest recente boekjaar getoond wordt op het scherm.

Import jaarrekening Expert/M Classic Extra - Import Expert/M - Expert/M Dos

Deze optie is enkel toegankelijk als alle dossiers gesloten zijn (zie Een dossier sluiten).

Werkwijze Om een dossier te importeren vanuit Expert/M Dos gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op de opdracht Import jaarrekening Expert/M in het menu Extra. Een submenu ontvouwt zich.

2.

Klik op de opdracht Expert/M Dos.

3.

Het scherm Importeren dossier van Expert/M Classic (Dos) verschijnt:

Type schema: geef het type schema op, VOL of VKT.

Installatie expert classic: geef de locatie op waar Expert/M Classic geïnstalleerd werd. Aan de hand van de knop


Gegevens dossier: geef de naam op van het dossier en duid aan in welke map het dossier zich bevindt. Aan de hand van de knop

80


4.

Als alle gegevens correct zijn ingevuld, klikt u op de knop Volgende. Het scherm Importeren dossier van Expert/M Classic (Dos) verschijnt. Kijk alle details met betrekking tot de firmagegevens en de beschikbare boekjaren nog eens na alvorens u op de knop Importeren klikt. of Indien u een ander dossier wenst te importeren, klik dan op de knop Vorige. Ga naar stap 3 voor meer details.

5.

In Centraal dossierbeheer (en dus ook in ACCON Plus) wordt een dossier toegevoegd met de vermelde boekjaren:

de volledige historiek met alle beschikbare jaarrekeningen wordt overgenomen.

alle beschikbare gegevens worden ingelezen naar de jaarrekening;

het meest recente boekjaar getoond wordt op het scherm.

De plussen van ACCON Plus Jaarrekening in detail Proef- en saldibalansen - Jaarrekening in detail of




2.


3.


4.


5.


6.


7.


Werkwijze creëren PDF-bestand Om een PDF-bestand te creëren van de jaarrekening in detail, gaat u als volgt te werk: 1.


2.


3.


4.


5.


6.


81


Exporteren naar PDF Geef een naam aan het PDF-bestand. 7.


De jaarrekening exporteren naar PDF Afdruk - Jaarrekening Het kan om allerlei redenen erg interessant zijn om de jaarrekening ook op te slaan als PDF-bestand. Indien u in de instellingen op de tab Algemeen de optie Veiligheidskopie gaat aanvinken, dan zal dit zelfs automatisch voor u worden gegenereerd bij het bijhorende boekjaar van uw dossier. U kunt ook zelf een PDF-bestand maken, om bijvoorbeeld door te mailen. Hiervoor gaat u als volgt te werk: 1.


2.

Het scherm Afdruk jaarrekening verschijnt.

3.

Stel het afdrukscherm in volgens eigen wens (zie ook De jaarrekening afdrukken).

4.

Selecteer de gewenste exporttaal. U hebt over de keuze tussen het Nederlands, Frans, Engels of het Duits.

5.

Geef in het invoerveld Bestandsnaam een naam op voor het PDF-bestand. Het bestand wordt automatisch opgeslagen in de folder van het geopende dossier, bij het betreffende boekjaar.


naar de

6.

Duidt aan of u het PDF-bestand wenst te openen na de export door het aankruisvakje PDF automatisch openen na de export aan te vinken. Standaard staat dit aangevinkt.

7.

Klik vervolgens op de knop Exporteren naar PDF.

8.

Het PDF-bestand wordt gecreëerd op de gewenste locatie en desgewenst geopend in Acrobat Reader (zie stap 6).

Jaarrekening voor buitenlandse firma's Invoer - Inlichtingenfiche - Algemene info ACCON Plus beschikt over de mogelijkheid om de jaarrekening specifiek voor buitenlandse firma's op te stellen. Een aantal pagina's van de jaarrekening zijn niet langer van toepassing voor buitenlandse firma's en worden niet langer getoond. De specifieke invoerschermen voor buitenlandse firma's worden daarentegen wel getoond.

Voor een buitenlandse firma kunt u de jaarrekening niet op diskette neerleggen, wel enkel op papier.

Werkwijze U duidt op de volgende manier aan dat het om een buitenlandse firma gaat: 1.

Bij het invoerveld Postnr. en gemeente kunt u de landcode opgeven. Standaard staat deze op BE. Selecteer een ander land.

2.

Het aankruisvakje Jaarrekening voor buitenlandse firma verschijnt. Vink dit aan.

3.

De pagina's die niet relevant zijn voor buitenlandse firma's verdwijnen van uw scherm en worden vervangen door de correcte invoerschermen.

Vennootschappen in vereffening Invoer - Inlichtingenfiche Met ACCON Plus kunt u de jaarrekening opstellen voor vennootschappen die in vereffening zijn.

Werkwijze Om de jaarrekening op te stellen voor een vennootschap in vereffening, gaat u als volgt te werk: 1.

82

Klik op de opdracht Inlichtingenfiche in het menu Invoer.

De plussen van ACCON Plus

2.

Op de tab Algemeen duidt u onder Status aan dat het om een vennootschap in vereffening gaat: vink het overeenstemmende aankruisvakje aan.

3.

Een aantal gevolgen worden zichtbaar:

Op de afdruk van pagina 1 verschijnt de tekst "In vereffening" naast de naam van de vennootschap.

Een extra code 19 verschijnt op het passief.

In het geval u deze code 19 invult, kunt u deze jaarrekening niet meer op diskette neerleggen.

Vervallen mandaten bestuurders, experten Invoer - Inlichtingenfiche Onder de tabs Bestuursorgaan en Experten vindt u de overzichtstabellen met de bestuurders, zaakvoerders, commissarissen en externe accountants, bedrijfsrevisoren. Bij het invoeren van deze gegevens uit Centraal Dossierbeheer wordt er rekening gehouden met de vervallen mandaten. De bestuurders en experten waarvoor het mandaat al vervallen is, worden niet meer getoond voor het actuele boekjaar.

Indien u bijgevolg de mandaten van bestuurders en experten in het Centraal Dossierbeheer goed up-todate houdt, dan zult u altijd over een correct overzicht in ACCON Plus beschikken.

Overzicht correcties oproepen Extra - Correcties

Deze optie is enkel beschikbaar voor een afgeronde of gedeelde jaarrekening! Nadat u de deling door duizend hebt uitgevoerd voor het volledig schema of nadat u de afronding van decimalen hebt uitgevoerd voor verkort schema, kunt u desgewenst nog een aantal correcties invoeren in de gedeelde of afgeronde jaarrekening.

Werkwijze Nadat u de deling hebt uitgevoerd, kan het zijn dat u bepaalde corrrecties wenst in te geven. Om achteraf het overzicht van de ingevoerde correcties op te roepen, gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op de knop

2.

Het scherm Overzicht correcties huidig boekjaar verschijnt.

3.

Aan de hand van de onderstaande knoppen kunt u navigeren in het overzicht:

4.

.

: om naar de eerste lijn in het overzicht te navigeren.

: om naar de vorige lijn in het overzicht te navigeren.

: om naar de volgende lijn in het overzicht te navigeren.

: om naar de laatste lijn in het overzicht te navigeren.

Om de correcties voor het vorige boekjaar te bekijken, klikt u op de knop Vorig boekjaar. U krijgt vervolgens het overzicht van correcties op de cijfers m.b.t. het vorige boekjaar te zien. Om terug te keren naar het huidige boekjaar klikt u op de knop Huidig boekjaar.

Opgelet! Indien u terugkeert naar de eenheden met decimalen en u voert opnieuw wijzigingen uit, dan zal het programma u bij de deling of de afronding opnieuw vragen om desgewenst opnieuw te delen of af te ronden. Als u opnieuw afrondt, zullen de eerder uitgevoerde correcties verdwenen zijn.

83


Veiligheidskopie neergelegde jaarrekening maken Extra - Instellingen Wanneer u een jaarrekening neerlegt op papier, op diskette of via internet, dan kunt u een veiligheidskopie bewaren van de neergelegde jaarrekening. Zo beschikt u altijd over de cijfers zoals die neergelegd werden bij de NBB.

Werkwijze Hoe kunt u nu een kopie maken van de neergelegde jaarrekening? U gaat daarvoor als volgt te werk: 1.

Zorg dat in de instellingen de aankruisvakje m.b.t. de veiligheidskopie aangevinkt staan. Klik op de opdracht Instellingen in het menu Extra en vink de aankruisvakjes aan.

Standaard staan deze invoervelden aangekruist: * Veiligheidskopie aanmaken bij de afdruk voor de neerlegging: er wordt een PDF-bestand gecreëerd van de neergelegde jaarrekening * Veiligheidskopie aanmaken bij de neerlegging op diskette: er wordt een NBB-bestand gecreëerd van de neergelegde jaarrekening. 2.

Extra stap als u neerlegt op papier: klik op de opdracht Jaarrekening in het menu Afdruk of op de opdracht Op papier in het menu Neerlegging. Vink vervolgens het aankruisvakje Afdruk voor neerlegging aan.

Afronding Extra - Instellingen

Belangrijke opmerking vooraf Wanneer u de afrondingsprocedure aan het doorlopen bent, kan het gebeuren dat deze leidt tot een verschil van 1 in de balans. Ook al aanvaardt de NBB een verschil van 1 in de balans, u kunt dit verschil toch vervelend vinden. Omwille van historische redenen is er een onderscheid tussen de manier van afronden die Fiscalc gebruikt en de afrondingsprocedure die ACCON gebruikt. Om iedere gebruiker toe te staan te werken op de wijze die hij verkiest, hebben we de mogelijkheid ingebouwd om te kiezen voor de ene of andere werkwijze. Lees aandachtig de onderstaande tekst vooraleer u kiest voor de ene of andere methode! Alle wijzigingen die u voor deze instelling zult doorvoeren, zullen voor al uw dossiers gelden. Deze instelling wordt namelijk per gebruiker bijgehouden.

Afronding: ACCON werkwijze De ACCON-afrondingsprocedure is de meest rigide in wettelijke zin. De Commissie voor Boekhoudkundige Normen heeft hierover een advies verleend (Advies nr. 173/7, Bull nr. 45, februari 1999). Volgens deze werkwijze wordt eerst het totaal afgerond vooraleer achtereenvolgens elk van de rubrieken en subrubrieken worden afgerond waarbij de volgorde bepaald wordt door de mate van belang van deze rubrieken in de jaarrekening: eerst de belangrijke rubrieken, vervolgens de minder belangijke, enz. Indien de som van de rubrieken niet overeenstemt met het afgeronde bedrag van de hoofdrubriek, dan dient één van de onderliggende rubrieken te worden aangepast als gevolg hiervan. Het programma zal automatisch de rubriek met het hoogste bedrag aanpassen. Het kan dus voorkomen dat na de afrondingsprocedure van ACCON er nog bepaalde horizontale gelijkstellingen niet kunnen worden uitgevoerd (tussen de bedragen van de balans en resultatenrekening enerzijds en de bedragen in de toelichting anderzijds). In dat geval zal er een melding verschijnen die de betreffende bedragen zal laten zien. U dient de jaarrekening manueel aan te passen om deze verschillen weg te werken.

Afronding: Fiscalc werkwijze De Fiscalc-afrondingsprocedure houdt rekening met de bepalingen van de NBB. Door eerst die rubrieken aan te passen die geen link hebben met de toelichting, zal de Fiscalc-methode minder problemen opleveren op het moment van afronding. Hierdoor wordt de kans op afrondingsverschillen zeer sterk beperkt.

84

Helpdesk Bij elk probleem Voordat u telefonisch contact opneemt met de Helpdesk, zorgt u dat u voor uw pc zit, met het programma opgestart. U doet daarnaast nog het volgende :

Noteer de versie van het programma dat u gebruikt. Klik op de opdracht Over in het menu Help. U vindt het versienummer eveneens in de statusbalk onderaan uw scherm.

Noteer de hoeveelheid RAM geheugen, en de vrije plaats op de harde schijf van uw computer.

Noteer de exacte verwoording van de eventuele meldingen die op het scherm verschijnen of druk de inhoud van het scherm af : druk op (-). Ga naar Word, druk op -V om het beeld in het document te plakken en druk dan af.

Noteer wat er juist gebeurd is, en waarmee u bezig was toen het probleem zich voordeed.

Bij printproblemen Bij printproblemen doet u het volgende: Gelieve de printer in Windows nogmaals als standaard in te stellen nadat u het programma hebt afgesloten. U doet dit via het Windows-menu Start, vervolgens selecteert u de opdracht Printers in het submenu Settings (Instellingen). Hierin klikt u met de rechtermuisknop op de gewenste printer en selecteert u de optie "Set as default" (als standaard instellen). Wanneer uw afdruk grafisch niet correct oogt, kunt u via de printeroptie "True Type Mode" of "Font Settings" (Lettertype-instellingen) de layout van de afdruk aanpassen. Deze specifieke printeroptie vindt u terug in de Properties (Eigenschappen) van de printer via Start>Settings (Instellingen)>Printers. In de printereigenschappen gaat u op zoek naar deze optie en kruist "Print True Type as Graphics/Bitmap" of dergelijke aan. Deze optie moet echter wel door uw printer ondersteund worden, wat meestal het geval is voor Hewlett Packard en Brother printers. Indien uw afdruk in spiegelschrift verschijnt, kunt u via de printeroptie "Print Processor" (Afdrukprocessor) de afdruk correct laten verlopen. Deze specifieke printeroptie vindt u terug in de "Properties" (Eigenschappen) van de printer via Start>Settings (Instellingen)>Printers. In de printereigenschappen gaat u op zoek naar deze optie en selecteert u de afdrukprocessor "WinPrint" in plaats van "BrPrint". Indien nodig kunt u steeds de meest recente printerdriver installeren vermits deze een optimale werking garandeert. De meest recente printerdrivers vindt u terug via de officiële websites van uw printermerk.

Bereikbaarheid U kunt de helpdesk als volgt bereiken: Telefoon: 078 16 03 15 Fax: 015 16 03 17 E-mail: [email protected] De helpdesk is permanent bemand van maandag tot en met vrijdag tussen 08.30u tot 12.30u en 13.30u tot 17.30u.

85

Index A

van volledig naar verkort schema .................. 73

Accoms

van volledig naar volledig VZW-schema .......... 73

cijfers halen uit- .......................................... 46

Conversietabel ............................................... 27

Accountants ................................................... 34

D

Afdruk

Deling door duizend ........................................ 71

balans met diverse operaties......................... 25

Disketteneerlegging ........................................ 60

beginbalans ................................................ 25

Diverse operaties afdrukken............................. 25

controles .............................................. 49, 57

Dossier openen ....................................................... 15

diverse operaties ......................................... 25

sluiten ........................................................ 15

financiële analyse .................................. 56, 65 jaarrekening.......................................... 53, 61

E

meerder boekjaren op rij ........................ 55, 66

Expert/M cijfers halen uit- .......................................... 46

proefen saldibalans .................................... 25 Afdruktaal wijzigen ......................................... 76

F

Afronden decimalen ........................................ 72

Feedback .........................................................4

Algemene gebruiksregels ...................................5

G

Andere verbonden entiteiten ............................ 40

Gegevens opslaan.............................................5

B

Gegevens wijzigen ............................................5

Balans en reultatenrekening............................. 36

H

Balans met diverse operaties afdrukken ............ 25

Help gebruiken

Basisterminologie .............................................5

Zo werkt dit helpsysteem................................3

Bedrijfsrevisoren ............................................ 34

Zoeken op woorden in de tekst ........................3

Beginbalans afdrukken .................................... 25

Helpdesk ....................................................... 85

Bestuurders ................................................... 33

I

Boekjaar

Identificatiegegevens op pag. 1 ........................ 32

nieuw creëren ............................................. 18

Inlezen

selecteren ................................................... 17

NBB-diskette ......................................... 47, 78

toevoegen in de jaarrekening ........................ 17

proefen saldibalans .............................. 21, 44

wijzigen ...................................................... 18

uit Accoms .................................................. 46

Briljant cijfers halen uit- .......................................... 46

uit Briljant................................................... 46 uit Expert/M ................................................ 46 vanuit de Ven.B. .......................................... 31

C Commissarissen ............................................. 33 Controles

Instellingen wijzigen algemene instellingen ................................... 74

afdrukken ............................................. 49, 57

m.b.t. afdruk............................................... 76

exporteren naar PDF-bestand ........................ 50

m.b.t. boekhouding inlezen ........................... 77

uitvoeren .................................................... 49

m.b.t. de afronding ................................ 77, 84

Conversie

m.b.t. disketteneerlegging ............................ 75

schematisch overzicht (types) ....................... 70

Interne balans..................................... 22, 67, 81

van BEF naar EUR ........................................ 70

Invoer van de jaarrekening

van EUR naar BEF ........................................ 70

automatisch ................................................ 44

van verkort naar verkort VZW-schema ........... 73

via formulier................................................ 32

van verkort naar volledig schema .................. 74

Invoerscherm................................................. 12

87


Invoervelden invullen........................................6

inlezen vanuit briljant ................................... 46

J

inlezen vanuit Expert/M ................................ 46

Jaarrekening

nieuw creëren.............................................. 24

afdrukken ............................................. 53, 61

openen ....................................................... 23

exporteren .................................................. 69

opslaan....................................................... 24

invullen ...................................................... 31

opslaan als.................................................. 24

neerleggen op diskette ................................. 60

rekening toevoegen...................................... 26

opslaan ...................................................... 15

rekening verwijderen.................................... 26

veiligheidskopie neergelegde jaarrekening ...... 74

rekening wijzigen......................................... 26

Jaarrekening in detail ........................... 22, 67, 81

relatie kiezen bij inlezen ............................... 46

Jaarrekening invullen ...................................... 31

R

Jaarverslag .................................................... 43

Relaties

K

beheren ...................................................... 27

Knoppenbalk .................................................. 11

kiezen ........................................................ 46

Knoppenbalk rubrieken jaarrekening ................. 12

nieuw creëren.............................................. 27

M

rekening(reeks) toevoegen in een relatie ........ 28

Menubalk.........................................................8

rekening(reeks) verwijderen in een relatie ...... 29

Muis................................................................6

rekening(reeks) wijzigen in een relatie ........... 29

N

verwijderen ................................................. 28

NBB-diskette

wijzigen ...................................................... 28

inlezen ................................................. 47, 78

Reorganisatie van de jaarrekening .................... 69

neerleggen.................................................. 60

S

O

Sociale balans ................................................ 42

Ondernemingen waarvoor de onderneming onbeperkt aansprakelijk is ............................ 39

Statusbalk ..................................................... 13

Overdracht boekjaar ....................................... 17 Overzicht correcties oproepen .................... 72, 83 P PDF-bestand creëeren van de balans met diverse operaties .............. 25 van de beginbalans ...................................... 25 van de controles .......................................... 50 van de diverse operaties ............................... 25 van de jaarrekening ..................................... 82 van de proefen saldibalans ......................... 25 Proef- en saldibalans afdrukken ................................................... 25 inlezen ................................................. 21, 44 inlezen vanuit accoms .................................. 46

88

T Toetsenbord.....................................................6 Tussentijdse staten .............................. 22, 67, 81 V Veiligheidskopies bewaren ............................... 74 Ven.B. cijfers halen uit- .......................................... 31 Verbonden ondernemingen .............................. 40 Verslag der commissarissen ............................. 43 Vertegenwoordigers ........................................ 35 W Waardebepaling opstarten ............................... 68 Waarderingsregels .......................................... 42 Z Zaakvoerders ................................................. 33

Handleiding ACCON Plus

Recommend Documents