Handboek. Zakelijke Producten RegioBank. Voor de Adviseur Versie

Handboek Zakelijke Producten RegioBank Voor de Adviseur Versie 4.0 2013

Inhoudsopgave 1.

RegioBank en de zakelijke markt

pag. 5

2.

Alles onder één dak

pag. 6

3.

Doelgroepen en producten

pag. 8

3.1 Doelgroep zzp en ZZP Rekening 3.2 Doelgroep mkb en MKB Rekening 3.3 Doelgroep verenigingen en stichtingen en V&S Rekening 3.4 Zakelijk sparen 4.

Extra faciliteiten zakelijke rekeningen

pag. 12

4.1 Zakelijk Internet Bankieren 4.2 Incasso- en acceptgirocontracten 4.3 Kassa voor webwinkels 4.4 Vaste en mobiele betaalautomaten 5.

De zakelijke klant

pag. 15

5.1 Klantrollen 5.2 Rechtsvormen 5.3 Klantwording 5.4 Procuratie 6.

Aanvragen zakelijke rekening voor mkb, vereniging en stichting

pag. 21

6.1 Voorbereiding 6.2 Belangrijke documenten van uw klant 6.3 Aanvragen via Progress 6.4 Ontvangst overeenkomst(en) 6.5 Activeren rekening 7.

Incasso Overeenkomst > aanvragen/wijzigen/opzeggen

pag. 28

8.

Acceptgiro Overeenkomst > aanvragen/wijzigen/opzeggen

pag. 35

Handboek Zakelijke Producten RegioBank versie 4.0

2

9.

Beheer mutaties

pag. 39

10.

Communicatiemiddelen

pag. 42

11.

Concurrentie vergelijking

pag. 43

Tips voor de Adviseur

pag. 45

Bijlagen: Overzicht beheerprocessen en Informatiewijzer Zakelijk Betalen


3

Inleiding Voor u ligt het handboek zakelijke producten van RegioBank. Het is bedoeld als naslagwerk voor de adviseur die heeft deelgenomen aan de training ‘Zakelijke Producten RegioBank’. Het handboek geeft informatie over de verschillende zakelijke rekeningen voor zzp, mkb en verenigingen en stichtingen. Ook staan de aanvraagprocessen van deze producten beschreven. Verder vindt u informatie over hoe u extra faciliteiten kunt aanbieden als incasso – en acceptgiro contracten en Zakelijk Internet Bankieren. Om uw zakelijke klant het gemak van alles onder één dak te kunnen bieden, kunt u naast de betaal- en spaarrekening aanvullende betaaldiensten aanbieden als de mobiele betaalautomaat en een kassa voor webwinkels. Achter in het handboek vindt u een overzicht van communicatiemiddelen en een overzicht van formulieren die u nodig heeft bij het verkopen, adviseren en aanvragen van de zakelijke producten. Zo proberen wij u zo goed mogelijk op weg te helpen. En de tijd die het u kost om zakelijke producten te verkopen, zo efficiënt mogelijk te gebruiken.

Certificering Om de zakelijke producten van RegioBank aan te kunnen vragen voor uw klanten, is de voorwaarde dat u gecertificeerd bent. Dit betekent dat u de eendaagse training ‘Zakelijke Producten RegioBank’ heeft gevolgd. En dat u de kennistoetsen die tijdens de training worden afgenomen voor 75% goed beantwoord. De eerste kennistoets heeft 20 meerkeuzevragen die u met behulp van dit handboek maakt. De tweede toets bestaat uit 20 vragen die u met waar of niet waar beantwoord. Het certificaat toont aan dat u over voldoende kennis beschikt van de zakelijke producten en de aanvraagprocessen. De meest recente versie van dit handboek vindt u als pdf document op Extranet onder Zakelijk.

Vragen over training of handboek? Heeft u vragen en/of opmerkingen over de training of het handboek? Laat het ons dan weten en stuur een mail naar de AdviseursDesk via [email protected]


4

1. RegioBank en de zakelijke markt Uw organisatie Ondernemen is keuzes maken, dat weet u als RegioBank Adviseur als geen ander. U kijkt kritisch naar uw bedrijf. Maakt u nog steeds de juiste keuzes? Eén van die keuzes is het bedienen van zakelijke klanten. Zowel voor bankproducten als voor verzekeringsproducten. Een zakelijke klant heeft andere wensen dan een particulier. Bovendien zijn (bank)producten voor de zakelijke klant vaak ingewikkelder en bewerkelijker. Zo zijn de doorlooptijden voor het inventariseren van de behoefte en het invoeren van gegevens langer. Een zakelijke klant kost u in de meeste gevallen dus meer tijd. En meer tijd betekent meer geld. Wij helpen u graag om uw zakelijke klanten zo efficiënt en optimaal mogelijk te bedienen.

Training en ondersteuning Wij vertrouwen erop dat u als ondernemer een weloverwogen keuze maakt in het bedienen van zakelijke klanten. Dat er voldoende kennis in huis is om zakelijke klanten te adviseren. En dat de werkzaamheden voor het openen en beheren van bijvoorbeeld een MKB of een V&S Rekening in verhouding staat met de opbrengsten die u hieruit genereert. Om u hierbij te helpen organiseert RegioBank een speciale training voor (Zakelijk) Adviseurs. Daarnaast kunt u voor ondersteuning altijd terecht bij uw Verkoopmanager of bij de AdviseursDesk.

Uw zakelijke klant Zakelijke klanten hebben heel andere wensen dan particuliere klanten. Dit maakt de verkoop en het aanvragen van een zakelijk betaalpakket lastiger. Ook vraagt de benadering van een zakelijke klant voor Regiobank producten een andere aanpak. Ons uitgangspunt voor de ontwikkeling van zakelijke RegioBank producten is dat we hiermee aansluiten bij de behoefte en wensen van zakelijke klanten. Of dit nu een zzp, mkb of vereniging of stichting is. Voor elk type onderneming heeft Regiobank iets te bieden.


5

2. Alles onder één dak Voordelen voor de klant Voor uw klant is het gemakkelijk en vertrouwd om al zijn zaken te regelen bij dezelfde Adviseur. U kent zijn situatie en kan dus inspelen op de behoefte die uw klant heeft. De klant zelf ervaart het gemak van alles onder één dak. Met de verschillende zakelijke rekeningen van RegioBank en de aanvullende betaaldiensten van derden biedt u zzp, mkb, verenigingen en stichtingen een compleet en overzichtelijk betaalpakket.

Nieuwe zakelijke rekeningen van RegioBank Zakelijke betaal- en spaarrekeningen voor zzp, mkb, verenigingen en stichtingen vraagt u aan in Progress. Net zoals u dat gewend bent voor de ZZP Rekening die wij in 2011 introduceerden. Extra faciliteiten die u voor uw klant kunt afsluiten zijn: •

MeerKeuze Sparen met nog steeds één van de hoogste rentes in de zakelijke markt

•

Zakelijk Internet Bankieren met meerdere gemachtigden en digipassen

•

Incassocontract en/of acceptgirocontract (alleen voor MKB en V&S Rekening)

Bestaande Zakenrekening van RegioBank Met de introductie van de nieuwe zakelijke rekeningen kunt u de bestaande Zakenrekening van RegioBank niet meer aanvragen. Bestaande Zakenrekeningen lopen gewoon door. Wel kunt u een Zakenrekening omzetten in Progress naar een nieuwe zakelijke rekening.

Aanvullende betaaldiensten via derden Als onderdeel van de totaaloplossing voor uw zakelijke klant kunt u via andere partijen aanvullende betaaldiensten aanbieden zoals: •

Online betaalsystemen voor webwinkels zoals iDEAL

•

Vaste en mobiele betaalautomaten inclusief transactieverwerking

Voordelen voor ú Natuurlijk kost het adviseren en verkopen van zakelijke producten u de nodige tijd. Maar het levert u ook voordelen op als u betaal- en spaarproducten gecombineerd verkoopt aan uw zakelijke klant. •

De klant ziet de bank waar zijn zakelijke rekening loopt als huisbank. Hij is dus pas primaire bankklant als zijn zakelijke betaalrekening bij u loopt.

•

De klant die met zijn zakelijke betaalrekening overstapt, wordt door zijn ‘oude’ bank niet meer benaderd met commerciële aanbiedingen. De kans is hierdoor klein dat de klant zijn zakelijk sparen en verzekeren buiten uw kantoor regelt.


6

•

Zakelijke klanten hebben vaak een uitgebreid netwerk. Zij zullen uw complete dienstverlening promoten. Zo heeft u bij het openen van een betaal- en spaarproduct voor de lokale voetbalvereniging ook nog eens alle leden als potentiële (particuliere) klant.

•

U bent zelf ook ondernemer. Geworteld in de regio. U spreekt de taal van de ondernemer en kent de vraagstukken waar hij tegenaan loopt. Wie kan een zakelijke klant beter adviseren dan een ondernemer zelf? Doe hier uw voordeel mee.


7

3. Doelgroepen en producten Met een betaal- en spaarpakket voor de zakelijke markt richt RegioBank zich op zzp, mkb en verenigingen en stichtingen. Voor elk type onderneming een passend product.

3.1 Doelgroep zzp Niet iedereen met een eenmanszaak is een zzp’er. De term ‘zzp’ (zelfstandige zonder personeel) is door de belastingdienst bedacht. Een strakke definitie is er niet. Een zzp’er voldoet in elk geval aan onderstaande kenmerken: •

Heeft geen personeel in dienst

•

Werkt tenminste 1.200 uur per jaar voor zijn bedrijf

•

Werkt niet in de detailhandel

•

Heeft minstens 3 opdrachtgevers en wordt per opdracht betaald

•

Heeft geen eigen bedrijfsruimte (of in heel beperkte mate)

•

Doet werk dat normaal gesproken in loondienst wordt gedaan

•

Doet het werk niet op eigen initiatief, maar altijd na het krijgen van een opdracht

Voldoet uw klant aan deze criteria maar twijfelt u nog? Dan kunt u de klant vragen of hij een VAR WUO (Verklaring ArbeidsRelatie/Winst Uit Onderneming) verklaring kan overleggen. Deze wordt ieder jaar in september vernieuwd en verstrekt door de belastingdienst aan de ondernemer.

ZZP Rekening Voor de doelgroep zzp is er de ZZP Rekening van RegioBank. U opent de rekening via Progress. De producteigenschappen van de verschillende rekeningen vindt u in de tabel aan het einde van dit hoofdstuk.

Aanvullende betaaldiensten via derden: Naast betalen en sparen kunt u uw zakelijke zzp-klanten ook diensten aanbieden als vaste en mobiele betaalautomaten en online kassa voor een webwinkel.

3.2 Doelgroep mkb Er bestaat een Europese definitie van MKB. Deze definitie is vooral belangrijk bij het verlenen van overheidssteun aan het bedrijfsleven. En voor de verplichtingen met betrekking tot boekhouding, vergunningen en ondernemingsraden. RegioBank richt zich voornamelijk op de micro onderneming. Dit zijn bedrijven met maximaal 10 medewerkers. En een jaaromzet of balanstotaal van < 2 miljoen euro. Dit betekent niet dat bedrijven met meer dan 10 medewerkers geen MKB Rekening kunnen


8

aanvragen. Maar vaak hebben deze bedrijven aanvullende behoeftes. Zoals een zakelijk krediet. Dit biedt RegioBank niet. Op de zakelijke rekening is ook geen roodstand mogelijk. De MKB Rekening is voor de volgende rechtsvormen: •

Eenmanszaak

•

Maatschap

•

Vennootschap onder firma

•

Besloten Vennootschap

•

Besloten Vennootschap i.o

•

Naamloze Vennootschap

•

Naamloze Vennootschap i.o

Denkt u hierbij aan detailhandel, winkeliers, klein transportbedrijf of klein bouwbedrijf. Commanditaire Vennootschappen kunnen geen rekening bij RegioBank afsluiten. Deze weinig voorkomende rechtsvorm van stille vennoten stuit vaak op problemen en behoren niet tot de doelgroep van RegioBank. De laatste jaren zijn CV’s namelijk veel in relatie tot de scheeps- en filmindustrie gebruikt.

MKB Rekening De MKB Rekening is geschikt voor de zakelijke klant uit het midden- en klein bedrijf en is direct te combineren met MeerKeuze Sparen. U vraagt de rekening aan via Progress. De producteigenschappen van de verschillende rekeningen vindt u in de tabel aan het einde van dit hoofdstuk.

Aanvullende betaaldiensten via derden: Naast betalen en sparen kunt u uw zakelijke mkb-klanten ook diensten aanbieden als vaste en mobiele betaalautomaten en online kassa voor webwinkels.

3.3 Doelgroep verenigingen en stichtingen Een V&S Rekening is voor de volgende rechtsvormen: •

Vereniging (met volledige of beperkte rechtsbevoegdheid)

•

Stichting

•

Coöperatieve Vereniging (w.a., b.a. en u.a.)

•

Kerkgenootschap

•

Onderlinge Waarborgmaatschappij (w.a., b.a. en u.a.)

V&S Rekening


9

De V&S Rekening is er speciaal voor verenigingen en stichtingen. Een voordelig pakket met alle mogelijkheden die voor een vereniging of stichting handig zijn. Biedt daarnaast ook direct het MeerKeuze Sparen aan. Een mooie verkoopkans voor u. TIP: Verenigingen van Eigenaren (VVE) zijn wettelijk verplicht een bepaald bedrag aan reserves aan te houden. Vaak staat dit bedrag op een zakelijke betaalrekening of op een spaarrekening met een rente die veel lager is dan de rente op MeerKeuze Sparen. Voor een VVE kunt u prima de V&S Rekening en MeerKeuze Sparen combineren. Met Zakelijk Internet Bankieren en een Incassocontract, zodat de vereniging de servicekosten bij de leden kan incasseren.

U vraagt de V&S Rekening aan via Progress. De producteigenschappen van de verschillende rekeningen vindt u in de tabel onderaan dit hoofdstuk.

Aanvullende betaaldiensten via derden: Naast betalen en sparen kunt u de vereniging of stichting ook diensten aanbieden als vaste en mobiele betaalautomaten.

Overzicht van alle zakelijke rekeningen van RegioBank:


10

3.4 Zakelijk sparen Flexibel sparen met MeerKeuze Sparen MeerKeuze Sparen is een spaarrekening speciaal voor alle zakelijke klanten. De klant heeft met slechts één rekeningnummer verschillende spaarmogelijkheden.

De rekening bestaat uit een vrij spaardeel en kan worden aangevuld met een vast spaardeel, maar dit is niet verplicht. Heeft uw zakelijke klant tijdelijk geld over? Dan kan hij dit op de vrije rekening zetten. Heeft hij het toch weer nodig? Geen probleem. Het kan direct en kosteloos worden opgenomen. Geld dat de klant voor langere tijd kan vastzetten, kan op een deposito worden gestort. MeerKeuze Sparen van RegioBank heeft al langere tijd een écht hoge rente. Zeker voor dagelijks opvraagbaar zakelijk spaargeld.

Doe samen met uw klant de rentevergelijker op www.regiobank.nl of kijk op www.spaarrentehulp.nl


11

4. Extra faciliteiten zakelijke rekeningen Bij de ZZP, MKB en V&S Rekening kunt u uw klant extra faciliteiten bieden. Hiermee kan een ondernemer of bestuur zijn betalingsverkeer nog efficiënter regelen.

4.1 Zakelijk Internet Bankieren Met Zakelijk Internet Bankieren van RegioBank heeft uw zakelijke klant alles wat hij nodig heeft om elektronisch te bankieren. Veilig en gemakkelijk met de digipas. Het is mogelijk om voor alle gemachtigden op de rekening een eigen digipas aan te vragen. Deze worden op naam van de gemachtigde uitgegeven. Zo kan ook de procuratie op de rekening worden ingericht. Dit betekent dat bijvoorbeeld voor het doen van een betaling boven een bepaald bedrag minimaal twee personen moeten ondertekenen met de digipas. In het kort: •

Versturen van meerdere betalingen tegelijk via betaalbatch (om bijvoorbeeld de salarissen te betalen)

•

Klaarzetten en versturen van incasso opdrachten

•

Up- en downloaden van gegevens uit het boekhoudpakket

•

Inzage in het aantal transacties dat nog kan worden gebruikt in het betaalpakket

Bijkopen van transacties In Zakelijk Internet Bankieren ziet uw klant precies hoeveel transacties er nog over zijn in het betaalpakket. Zo kan de klant op tijd transactiebundels bijkopen (één bundel bevat 50 transacties). Bundels bijkopen kan via Internet Bankieren en via Progress. Koopt de klant geen extra transacties? Dan ziet hij aan het eind van het kalenderjaar een negatief saldo in Zakelijk Internet Bankieren. De extra gebruikte transacties worden na 31 december door RegioBank in rekening gebracht. Het aantal extra bundels boeken we ten laste van de zakelijke rekening. De klant ziet dit terug in het transactieoverzicht van zijn zakelijke betaalrekening. Rekenvoorbeeld: In augustus heeft een klant met een MKB Rekening nog 60 van de 1.250 transacties over uit zijn zakelijke betaalpakket. Hij koopt geen transactiebundels bij. Op 31 december van dat jaar heeft hij een negatief ‘saldo’ van 80 transacties. RegioBank belast de MKB Rekening voor 2 bundels van € 2,50 en schrijft daarvoor € 5 van de rekening van de klant af. Iedere bundel bevat 50 transacties. De klant start in het nieuwe jaar dus met 1.270 transacties. Dit zijn 1.250 transacties uit het MKB pakket en 20 transacties die nog over zijn van de 2 extra getarifeerde bundels.


12

4.2 Incasso- en Acceptgiro contracten Heeft uw zakelijke klant terugkerende ontvangsten waar hij nu facturen voor stuurt? Dit kan voordeliger en eenvoudiger met een incasso- of acceptgiro contract. Bijvoorbeeld de Vereniging van Eigenaren kan zo de maandelijkse servicekosten bij de leden incasseren. Een incassoen/of acceptgirocontract is alleen mogelijk bij een MKB en V&S Rekening.

Voor charitatieve instellingen kan een acceptgiro contract een makkelijke oplossing zijn. Vaak mogen donateurs de hoogte van de (jaarlijkse) schenking zelf bepalen. Een automatische incasso is dan niet mogelijk. Maar een acceptgirokaart waar de donateur zelf het bedrag op kan invullen natuurlijk wel.

Beheer en afhandeling De klant kan zijn incassoen acceptgiroafhandeling gemakkelijk zelf beheren via Zakelijk Internet Bankieren. Ook kan de klant dit volledig uitbesteden aan een administratiekantoor/servicebureau. Vaak is dit de boekhouder of accountant. Misschien doet u zelf wel de boekhouding voor uw zakelijke klant en kunt u ook ondersteunen bij de afhandeling van incasso’s en acceptgiro’s? Bij het aanvragen van een incasso- of acceptgirocontract vult u de naw-gegevens in van het administratiekantoor/servicebureau dat de klant heeft opgegeven. Equens regelt dat de terugkoppeling via dit bedrijf loopt.

Hoe regelt u dit? In hoofdstuk 7 en 8 van dit handboek leest u wat de acceptatiecriteria zijn en hoe u een incassoen/of acceptgirocontract aanvraagt in Progress.

LET OP: de incassoen acceptgirotransacties vallen niet onder de pakketprijs van de zakelijke rekening. De bijschrijvingen, storno’s en terugkoppeling worden los getarifeerd. Het kan dus voor de klant voordelig zijn om de ontvangsten gecomprimeerd (dus als één bedrag) te laten terugkoppelen. U vindt de kosten van de transacties uit hoofde van incassoen acceptgiro contracten in de Informatiewijzer Zakelijk Betalen op www.regiobank.nl.

4.3 Kassa voor webwinkels Heeft u een zakelijke klant met een webwinkel? Dan kan het zijn dat de ondernemer ook behoefte heeft aan een online betaalsysteem. Zo kunnen klanten die een artikel bestellen via de website direct afrekenen. Dit kan bijvoorbeeld met iDEAL, maar ook met een andere online kassa. Er zijn verschillende Payment Service Providers die online betaaloplossingen aanbieden. RegioBank beveelt Buckaroo, aanbieder van onder andere iDEAL aan als mogelijke partij. Maar uw klant kan zijn keuze voor een leverancier helemaal zelf bepalen.


13

Hoe regelt u dit? RegioBank heeft geen rol in het aanvraag- en acceptatieproces. Om het u gemakkelijker te maken, hebben wij op Extranet meer informatie en een aanvraagformulier geplaatst. Voor het indienen van aanvragen neemt u rechtstreeks contact op met Buckaroo of met de Payment Service Provider naar keuze van de klant. Kijk voor meer informatie en een aanvraagformulier van Buckaroo op Extranet.

4.4 Vaste en mobiele betaalautomaten Contant geld verdwijnt steeds meer uit het straatbeeld. Heeft uw zakelijke klant een winkel of een transportbedrijf? Dan heeft hij misschien behoefte aan een betaalautomaat. Een vaste betaalautomaat voor op de balie of een mobiele betaalautomaat voor in de auto. Uw zakelijke klant kan zo onderweg zijn klanten met pin laten betalen. Stukken veiliger en veel minder administratie. Ook in de sportkantine kan een betaalautomaat een prima oplossing zijn. De leden hoeven niet meer met contant geld naar de vereniging. En de penningmeester hoeft het contant geld niet meer af te storten.

Transactieverwerking Als uw klant besluit een betaalautomaat te nemen, zorgt u er dan ook voor dat hij een overeenkomst sluit voor de transactieverwerking. RegioBank kan namelijk zelf de bedragen die via de betaalautomaat worden betaald niet bijschrijven op de zakelijke betaalrekening van uw klant. Er zijn verschillende Payment Service Providers die betaalautomaten aanbieden. RegioBank kan CCV aanbevelen als partij. Zij bieden naast de levering van vaste en mobiele automaten ook de transactieverwerking aan. Het enige dat uw klant hoeft te doen is het rekeningnummer van de zakelijke betaalrekening van RegioBank en het nummer van de betaalautomaat door te geven. CCV zorgt ervoor dat op dagbasis de ontvangsten worden bijgeschreven.

Klant met bestaande betaalautomaat Heeft uw klant al een betaalautomaat? Bijvoorbeeld uit een overname van een bedrijf? Dan is het ook mogelijk om alleen de overeenkomst voor transactieverwerking bij CCV aan te vragen. Het nummer van de bestaande automaat wordt in dit geval gekoppeld aan de zakelijke rekening bij RegioBank. Wil de klant liever naar een andere Payment Service Provider? Natuurlijk is de keuze aan uw klant. Het is hierbij wel belangrijk dat deze partij ook de verwerking van de transacties via de betaalautomaat kan regelen.

Hoe regelt u dit? RegioBank heeft geen rol in het aanvraag- en acceptatieproces. Om het voor u gemakkelijker te maken, hebben wij op Extranet meer informatie en een aanvraagformulier geplaatst. Voor het indienen van aanvragen neemt u rechtstreeks contact op met CCV of met de Payment Service Provider naar keuze. Kijk voor meer informatie en het aanvraagformulier van CCV op Extranet.


14

U dient de aanvraag in te zenden aan CCV en in de aanvraag vraagt u CCV om een contract op te maken en te versturen aan de klant.

5. De zakelijke klant Een zakelijke klant is een rechtspersoon (niet natuurlijk persoon) die een product bij RegioBank aanvraagt of heeft afgesloten. Aan dit product en/of aan deze rechtspersoon zijn natuurlijke personen in één of meerdere rollen gekoppeld. Deze rollen worden hieronder beschreven. De rechtsvormen waarvoor RegioBank rekeningen aanbiedt, vindt u in paragraaf 5.2. De voor u belangrijke zaken met betrekking tot het klantwordingsproces worden in paragraaf 5.3 beschreven. Paragraaf 5.4 beschrijft de mogelijkheden om de wijze waarop natuurlijke personen over de rekening mogen beschikken, te beperken.

5.1 Klantrollen Rechtspersoon / Rekeninghouder De Rechtspersoon is een niet natuurlijk persoon. De rechtsvorm (bijvoorbeeld een besloten vennootschap of vereniging) van de rechtspersoon bepaalt welke soort betaalrekening geopend kan worden. De zakelijke MeerKeuze sparen kan voor alle rechtsvormen aangevraagd worden. De rekeninghouder van een zakelijke rekening is de rechtspersoon (niet natuurlijk persoon) op wie zijn naam de zakelijke rekening wordt geopend. De Rekeninghouder wordt als klant door de Adviseur opgevoerd. Naam, adres en woonplaats (naw) moeten precies gelijk zijn aan de gegevens in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.

Rechtgeldig vertegenwoordiger Dit zijn de natuurlijke personen die namens de rechtspersoon (rekeninghouder) mogen handelen naar de bank. RegioBank accepteert alleen rechtsgeldig vertegenwoordigers die in de Kamer van Koophandel¹ staan vermeld. De rechtmatigheid van iedere beheer handeling (bijvoorbeeld het wijzigen van het correspondentieadres) van een rechtsgeldige vertegenwoordiger wordt door RegioBank gecontroleerd door het raadplegen van een actueel KvK uittreksel en/of de statuten. De term “rechtsgeldig vertegenwoordiger” is hetzelfde als “bestuurder”. Alleen de rechtgeldig vertegenwoordigers die handelen naar de RegioBank, worden als klant opgevoerd. Deze personen worden aan de rekening gekoppeld in de rol van “gemachtigde”. Een persoon die rechtsgeldig vertegenwoordiger is maar geen bevoegdheid over de rekening(en) heeft, hoeft u niet op te voeren in Progress.


15

Gevolmachtigden Dit zijn natuurlijke personen die namens de rekeninghouder mogen handelen naar de bank. Deze personen hoeven niet in de KvK te staan.

¹ Bij kerkgenootschap niet uit KvK Zij zijn hiertoe gevolmachtigd door rechtsgeldige vertegenwoordigers. De gevolmachtigde kan alleen beschikken over de rekening. Beheersmutaties (bijvoorbeeld het wijzigen van de beschikkingsbevoegdheid) moeten dus altijd worden aangevraagd door rechtsgeldig vertegenwoordigers.

Maten Maten zijn de natuurlijke personen of rechtspersonen (Besloten Vennootschap) die een maatschap vormen. Alle maten moeten de overeenkomst tekenen. Als een van de vennoten een BV is dan, zullen de rechtsgeldig vertegenwoordigers van die BV moeten tekenen. Alleen de maten die beheers- of beschikkingsbevoegdheid op de rekening krijgen, worden als klant opgevoerd.

Vennoten Dit zijn de natuurlijke personen of rechtspersonen (BV) die een Vereniging onder firma vormen. Alle vennoten moeten de overeenkomst tekenen. In het geval van een BV zullen de rechtgeldig vertegenwoordigers van die BV moeten tekenen. Alleen de vennoten (natuurlijke personen) die beheers- of beschikkingsbevoegdheid op de rekening krijgen, worden als klant opgevoerd.

Uiteindelijk belanghebbenden Een uiteindelijk belanghebbende (UB) komt voor bij alle rechtsvormen. Bij een eenmanszaak is de UB eenvoudig te achterhalen. Een eenmanszaak kent immers één eigenaar. Bij de overige rechtsvormen is de UB niet zo eenvoudig te achterhalen. Daarom leggen we dit vast door middel van een UB verklaring. De definitie van een UB is de volgende. De natuurlijke persoon die: •

Een belang houdt van 25% of meer in het kapitaal van een onderneming.

•

25% of meer van de stemrechten kan uitoefenen in de algemene vergadering van een onderneming.

•

Feitelijk zeggenschap kan uitoefenen in een onderneming.

•

Begunstigde is van 25% of meer van het vermogen van een cliënt; of

•

Een bijzondere zeggenschap heeft over 25% of meer van het vermogen van een

Progress genereert voor de rechtsvormen BV, Stichting en NV automatisch een UB verklaring. Het kan voorkomen dat er geen UB is in een onderneming, dit dient u aan te geven op de verklaring. Voor de rechtsvormen VOF en Maatschap dient u de UB verklaring handmatig bij te voegen. In 2014 wordt dit laatste aangepast en genereert Progess ook voor de VOF en de Maatschap een UB verklaring.


16

Een UB kan ook een rechtsgeldig vertegenwoordiger of beschikkingsbevoegde zijn.

Eigenaar Eenmanszaak Bij een Eenmanszaak is de eigenaar de rechtsgeldig vertegenwoordiger en uiteindelijk belanghebbende. De eigenaar moet u opvoeren als klant en aan de rekening koppelen als "gemachtigde". De volledige bedrijfsnaam eenmanszaak is altijd: H.O. . Progress plaatst deze toevoeging automatisch . Beschikkingsbevoegden Beschikkingsbevoegden zijn gevolmachtigden die mogen beschikken over de rekening. In onze systemen en (vaak ook uitingen) noemen we deze “gemachtigde”. Beschikkingbevoegden, worden evenals rechtgeldig vertegenwoordigers in de rol van “gemachtigde” aan de rekening gekoppeld. Aan een beschikkingsbevoegde kan procuratie gekoppeld worden, een beschikkingsbevoegde kan een digipas en/of wereldpas krijgen en een beschikkingsbevoegde mag transacties door de Adviseur laten uitvoeren.

5.2 Rechtsvormen De MKB Rekening en MeerKeuze Sparen is aan te vragen voor bedrijven met de volgende rechtsvormen: •

Eenmanszaak

•

Maatschap

•

Vennootschap onder firma

•

Besloten vennootschap

•

Besloten vennootschap i.o.

•

Naamloze vennootschap

•

Naamloze vennootschap i.o.

De V&S Rekening en MeerKeuze Sparen is aan te vragen voor de volgende rechtsvormen:

•

Vereniging volledig rechtsbevoegdheid

•

Vereniging beperkte rechtsbevoegdheid.

•

Stichting

•

Vereniging Van Eigenaars

•

Kerkgenootschap

•

Publiekrechtelijk rechtspersoon


17

•

Coöperatieve vereniging UA, WA, BA1

•

Onderlinge waarborgmaatschappij UA, WA, BA

Voor alle rechtspersonen met uitzondering van kerkgenootschappen geldt dat zij bij de KvK ingeschreven moeten zijn. Commanditaire vennootschappen en rederijen kunnen geen rekening bij RegioBank afsluiten.

5.3 Klantwording Het proces 1. Op basis van ervaring is er wel een categorie "verhoogd risico". In het klantwordingsproces kunt u met name bij deze potentiële klanten extra vragen verwachten mbt het leveren van jaarcijfers en herkomst vermogen. 2. De Adviseur voert de zakelijke klant op in Progress op basis van het KvK uittreksel. Ook voert de Adviseur de natuurlijke personen die een rol hebben als Rechtsgeldig Vertegenwoordiger, Uiteindelijk belanghebbende en/of Beschikkingsbevoegde als klant op in Progress. 3. De Adviseur heeft de verantwoordelijkheid om de klant te identificeren en zijn identiteit te verifiëren. 4. De Adviseur reikt het Privacy- en Cookiereglement uit aan de klant. Op Extranet te vinden onder ‘Formulieren’. 5. Een gewaarmerkte kopie ID van iedere opgevoerde natuurlijke persoon en de door Progress afgedrukte “Gegevens Rechtspersoon” en “Verklaring Uiteindelijk Belanghebbenden” worden met de productaanvraag meegezonden en dienen als basis voor klantonderzoek door RegioBank. 6. U hoeft het KvK uittreksel of statuten niet mee te sturen met de aanvraag. RegioBank controleert de gegevens op basis van online inzage in het Handelsregister. 7. Voor een snelle afhandeling van de aanvraag is het noodzakelijk dat u het juiste onderstaande document met de aanvraag mee stuurt:

Maatschap

: Oprichtingsakte/maatschapsovereenkomst

VOF

: Oprichtingsakte/vennootschapsovereenkomst

BV i.o.

: Concept oprichtingsakte

Vereniging met beperkte

: Verklaring van een vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid

rechtsbevoegdheid

(formulier 2.00.30.82)

1

Elke coöperatie legt in haar statuten vast, hoe de aansprakelijkheid verdeeld is bij haar bestaan en bij de ontbinding van de coöperatie. Er zijn drie mogelijkheden: • Bij uitgesloten aansprakelijkheid (UA) zijn de leden niet aansprakelijk voor het tekort; • Bij beperkte aansprakelijkheid (BA) zijn de leden verplicht bij te dragen in het tekort tot een in de statuten vermeld niveau; • Bij wettelijke aansprakelijkheid (WA) zijn de leden voor gelijke delen (tenzij de statuten een andere verdeelsleutel bevatten) aansprakelijk voor het tekort.


18

Coöperatieve Vereniging

: Ledenovereenkomst

Publiekrechterlijke

: Een door het bestuur van de overheidsinstelling ondertekend stuk op

rechtspersoon

briefpapier van de instelling, waaruit blijkt wie namens de instelling mag handelen

Koepelorganisatie

: Kerkstatuten

Kerkgenootschap Kerkgenootschap

: Kerkstatuut Rooms-Katholiek Aanstellingsbrief Bisschop Protestants (PKN), Nederlands Hervormd vrijgemaakt of Gereformeerd Colofon Kerkboek/periodiek en/of website

Vereniging Van Eigenaren

: Splitsingsakte

8. RegioBank voert onderzoek uit op de klant. Dit onderzoek omvat o.a. VIS en EVA toetsingen, controle van actueel uittreksel KvK en statuten, vaststellen eigendom en zeggenschap, bepalen risicocategorie en segmentatie, check internationale verdragen/ persoonslijsten. 9. Als een klant niet wordt geaccepteerd wordt de Adviseur hiervan op de hoogte gesteld door RegioBank. 10. Alle klanten moeten ILS akkoord zijn voordat de rekening vrijgegeven wordt.

5.4 Procuratie De bevoegdheden van beschikkingsbevoegden (procuratie) op een MKB of V&S Rekening kunnen worden beperkt. Dit betekent dat niet alle bevoegden dezelfde rechten hebben op een rekening. Per persoon die bevoegdheden heeft wordt de vorm van procuratie vastgelegd. De procuratievormen die we kennen zijn: •

Zelfstandig onbeperkt: persoon mag zelfstandig over de volledige bestedingsruimte van een rekening beschikken.

•

Zelfstandig beperkt: persoon mag zelfstandig tot een maximum bedrag per transactie over deze rekening beschikken. Opdracht (transactie) hoeft maar door één persoon getekend te worden.

•

Gezamenlijk onbeperkt: persoon mag samen met een andere volledig over de bestedingsruimte van een rekening beschikken. Beide personen dienen een opdracht te ondertekenen.

•

Gezamenlijk beperkt: persoon mag samen met een andere tot een maximum bedrag per transactie over deze rekening beschikken. Beide personen dienen een opdracht te ondertekenen.

Mogelijke combinaties: Een combinatie van Zelfstandig beperkt en Gezamenlijk onbeperkt of beperkte procuratie is mogelijk. Handboek Zakelijke Producten RegioBank versie 4.0

19

Zo kan Persoon A Zelfstandig bevoegd zijn tot €5.000, samen met Persoon B tot € 50.000 en samen met Persoon C onbeperkt. Geldigheid procuratie: De procuratie geldt voor contante opnames, overboekingen via Internet Bankieren, via Adviseur (via Progress) en via OLO. Wereldpas transacties vallen hier buiten. Hiervoor geldt altijd zelfstandige bevoegdheid tot de paslimiet zoals die op Extranet en Internet zijn aangegeven. Controle op fiattering: Via Zakelijk Internet Bankieren kan de klant wel transacties inleggen met een hoger bedrag, maar kan deze niet fiatteren. Progress zal een foutmelding geven als een opdrachtgever is gekozen die het gekozen bedrag niet mag fiatteren. In geval van gezamenlijke procuratie dient de transactie bij Zakelijk Internet Bankieren via 2 digipassen die op naam staan van personen die gezamenlijk tot dat bedrag bevoegd zijn, gefiatteerd te worden. In Progress zullen in dat geval 2 personen die gezamenlijk tot dat bedrag bevoegd zijn, moeten worden aangeven en het opdrachtformulier moeten ondertekenen. Als er sprake is van beperkingen op de procuratie controleert RegioBank de OLO’s handmatig.

Technische beperkingen: Houdt in uw Advies naar de klant rekening met onderstaande technische beperkingen: •

Bij zelfstandig beperkte bevoegdheid kunnen maximaal drie verschillende bedragen worden opgegeven. De situatie met vier beschikkingsbevoegden die ieder voor een ander bedrag beperkt bevoegd zijn, wordt niet ondersteund.

•

Als er digipassen zonder fiatteringbevoegdheid worden uitgegeven of als er Rechtsgeldig vertegenwoordigers zijn die niet over de rekening mogen beschikken, zijn hier slechts twee verschillende bedragen mogelijk. Het derde bedrag is dan namelijk € 0,00.

•

Gezamenlijk beperkte bevoegdheid is niet mogelijk bij meer dan drie beschikkingsbevoegden.

•

Beperking van bevoegdheden is niet mogelijk op een ZZP Rekening of MeerKeuze Sparen. Op de ZZP Rekening is maar één gemachtigde mogelijk. MeerKeuze Sparen kent een vaste tegenrekening. Beperkingen in procuratie regelt u op die tegenrekening.


20

6. Aanvragen zakelijke rekening MKB, vereniging en stichting In dit hoofdstuk leggen we uit hoe u een betaal- en/of spaarrekening voor het mkb, een vereniging of stichting aanvraagt. Voor tips voor het adviesgesprek met uw klant verwijzen we naar het baliescript voor Adviseurs over Zakelijke Betaalproducten.

6.1 Voorbereiding Het aanvragen van de MKB en V&S Rekening (betalen en sparen) doet u in Progress via de functie ‘Nieuwe Rekening’. Van uw klant heeft u antwoord nodig op onderstaande vragen: •

Wil uw klant een betaalrekening, een spaarrekening of beide

•

Is er sprake van Uiteindelijk Belanghebbenden binnen het bedrijf (zie H 5 - 5.4 Procuratie)

•

Wie vraagt de rekening aan en wie beheert de rekening

•

Wie mag beschikken over de rekening

•

Wie heeft een digipas nodig voor Zakelijk Internet Bankieren

Specifiek bij bestaande zakelijke klanten met Internet bankieren, zonder MKB of V&S Rekening: •

Nummer(s) van de digipas(sen) met daarbij de naam van degene die ze in gebruik heeft of moet krijgen

Specifiek bij het openen van een zakelijke betaalrekening vraagt Progress de volgende gegevens: •

Welke procuratie is gewenst

•

Wie heeft een Wereldpas nodig

•

Zijn OLO’s nodig

•

Is een incassocontract gewenst. Zo ja, voor welk doel, welke bedragen, welke frequentie, welke informatiewijze

•

Is een acceptgirocontract gewenst, welke bedragen, welke informatiewijze

6.2 Belangrijke documenten van uw klant •

(Altijd!) Documenten waaruit u af kunt leiden dat de aanvragers recht hebben de rekening namens de rechtspersoon aan te vragen

•

Actueel uittreksel KvK of bij een Kerkgenootschap een kerkverklaring van overkoepelend orgaan of bestuur


21

Zakelijke klanten met bestaand incassoen/of acceptgirocontract bij andere bank die ook op RegioBank zakelijke rekening een dergelijk contract willen: •

Kopie van lopende overeenkomst Incasso/Acceptgiro bij andere bank

•

Kopie van recente afschriften of een uitdraai van Internet Bankieren waar de bijschrijvingen van de incasso-/acceptgirobedragen op vermeld staan

Wie tekent voor aanvraag MKB/V&S Rekening Onderstaande personen tekenen bij aanvraag van de nieuwe zakelijke rekening. Als zij nog geen RegioBankklant zijn tekenen deze personen een handtekeningkaart en maakt u van deze personen een gewaarmerkte kopie ID. •

Alle personen die de rekening aanvragen en/of op de aangevraagde rekening beheersmutaties mogen uitvoeren.

•

Alle personen die gevolmachtigd worden op de rekening, dus over de gelden op de aangevraagde rekening mogen beschikken.

Als de aanvraag een rekening voor een BV, niet beursgenoteerde NV, Maatschap, VOF of Stichting betreft, die nog geen klant is bij de Adviseur, geeft u de uiteindelijk belanghebbenden aan. Als deze personen nog geen klant zijn (en ook geen rol als rechtsgeldig vertegenwoordiger of gevolmachtigde hebben), voert u ze op als klant. In dat geval ondertekenen deze personen een handtekeningkaart en maakt u een gewaarmerkt kopie ID van elke persoon.

6.3 Aanvragen via Progress Algemeen De aanvraag van een betaal- of spaarrekening voor het MKB of V&S kunt u in Progress via de functie “Nieuwe rekening” opvoeren. Bij de aanvraag van een nieuwe rekening regelt u direct de aanvraag van een incassocontract, acceptgirocontract, Zakelijk Internet Bankieren, digipassen en Wereldpassen. Hoewel alleen de relevante vragen worden gesteld, zult u vooral bij een nieuwe klant een flink aantal schermen in Progress moeten doorlopen. Klanten (bedrijf, rechtsgeldig vertegenwoordigers, uiteindelijk belanghebbenden en gemachtigden) die u opvoert, leggen we ook vast in Progress. Overige aanvraaggegevens worden niet vastgehouden. Daarom drukt u verschillende documenten tussentijds af. Een gedetailleerde beschrijving vindt u in de Handleiding Progress op Extranet (vanaf 1 maart 2013.)

Uw aanvraag in 14 stappen: 1. Soort rekening Via Progress kiest u in het scherm “Nieuwe rekening” de soort rekening die uw klant wenst.

2. Rekeninghouder


22

Als eerste voert u de rekeninghouder (bedrijf, vereniging of stichting) op, of als het een bestaande klant betreft dan selecteert u de juiste klant. Voor het opvoeren van een nieuwe rekeninghouder heeft u gegevens van het KvK uittreksel nodig. De rechtsvorm Eenmanszaak, Maatschap, VOF, BV en NV zijn toegestaan voor een MKB Rekening. Voor een V&S Rekening zijn de rechtsvormen vereniging (verschillende vormen), stichting, publiek rechtspersoon, kerkgenootschap en waarborgmaatschappij toegestaan.

3. Vertegenwoordigers Bij een eenmanszaak dient de eigenaar te worden opgevoerd of geselecteerd. Bij overige rechtsvormen dienen de rechtsgeldige vertegenwoordiger(s) als klant te worden opgevoerd of geselecteerd. Alleen de rechtsgeldig vertegenwoordigers die de rekening aanvragen of die beheersmutaties op de aangevraagde rekening mogen doen, dient u op te voeren. Deze rechtsgeldig vertegenwoordigers moeten op het KvK uittreksel of een Verklaring Kerkgenootschap als zodanig zijn vernoemd.

4. Klantacceptatievragen Als een nieuwe rekeninghouder is opgevoerd of als het een rekeninghouder betreft die nog niet compliant is, dienen een aantal klantacceptatievragen te worden beantwoord. Dit betreffen vragen m.b.t. bedrijfsactiviteiten en herkomst van vermogen, die RegioBank vanuit weten regelgeving verplicht is om te stellen.

5. Uiteindelijk Belanghebbenden Bij meerdere rechtsvormen wordt gevraagd om de uiteindelijk belanghebbenden aan te geven. Dit kunnen personen zijn die u hiervoor al als rechtsgeldig vertegenwoordiger heeft opgevoerd, maar ook bestaande klanten of personen die u nog als klant dient op te voeren. Als er geen sprake is van Uiteindelijk Belanghebbenden kunt u dit ook aangeven. In beide gevallen wordt een “Verklaring Uiteindelijk Belanghebbenden” afgedrukt.

6. Bestaande rekening Het is niet mogelijk om naast een MKB- of V&S Rekening een Zakenrekening of ZZP Rekening aan te houden. Is er sprake van een dergelijke rekening, dan geeft Progress aan dat deze rekening moet worden omgezet. Zijn er meerdere rekeningen dan geeft de klant aan welke met deze aanvraag worden omgezet, welke met een volgende aanvraag en welke rekening kan worden opgeheven. Voor het omzetten van een Zakenrekening naar een ZZP Rekening gebruikt u het formulier "Zakenrekening naar ZZP Rekening wijzigen" op Extranet.

7. Gevolmachtigden Alle personen die over de rekening mogen beschikken geeft u op als gevolmachtigde. Dit kunnen personen zijn die u hiervoor al als eigenaar eenmanszaak, rechtsgeldig vertegenwoordiger of Handboek Zakelijke Producten RegioBank versie 4.0

23

uiteindelijk belanghebbende heeft opgevoerd. Maar ook bestaande klanten of personen die u nog als klant moet opvoeren.

8. Procuratie Alleen op de MKB en V&S Rekening is procuratie mogelijk. Hiermee geeft u aan of een gevolmachtigde zelfstandig en/of gezamenlijk met een andere gevolmachtigde over de rekening mag beschikken en tot welke bedrag dat het geval is. De volgende procuratievormen zijn mogelijk: Zelfstandig Onbeperkt: De gemachtigde mag zelfstandig over het volledige saldo van de rekening beschikken. Als alle gemachtigden dit mogen hoeft u verder niets in te vullen. Zelfstandig Beperkt: De gemachtigde mag zelfstandig tot een bepaald maximum bedrag per transactie over de rekening beschikken. U geeft dit maximum bedrag voor iedere gemachtigde aan. Gezamenlijk Onbeperkt: Twee gemachtigden mogen gezamenlijk over het volledige saldo van de rekening beschikken. Deze vorm van procuratie kan naast Zelfstandig Beperkt bestaan. U geeft de twee gemachtigden aan die gezamenlijk onbeperkt bevoegd zijn. Als alle gemachtigden gezamenlijk over het volledige saldo mogen beschikken hoeft u verder niets aan te geven. Gezamenlijk Beperkt: Twee gemachtigden mogen gezamenlijk tot een bepaald maximum bedrag per transactie over de rekening beschikken. Deze vorm van procuratie kan naast Zelfstandig Beperkt en Gezamenlijk Onbeperkt bestaan. U geeft de gemachtigden en het maximum bedrag aan. Deze vorm van procuratie is niet mogelijk bij meer dan drie gemachtigden.

9. Betaalfaciliteiten Hier kunt u aangeven of de klant Zakelijk Internet Bankieren wenst. Als de rekeninghouder al een Internet Bankieren contract heeft, wordt dit aangegeven. Bij een MKB- of V&S Rekening kunt u aangeven of de klant OLO’s, overstapservice, een incassocontract en/of een acceptgirocontract wenst.

Per gevolmachtigde geeft u aan of de klant een wereldpas (niet bij MeerKeuze Sparen) of een digipas wenst en welke daglimiet op deze digipas van toepassing is.

Digipassen worden met de introductie van de MKB en V&S rekening op naam gezet. In tegenstelling tot de oude situatie waarbij alle digipassen aan de rekeninghouder gekoppeld zijn en dus niet inzichtelijk is wie de digipas gebruikt. Als een klant al Zakelijk Internet Bankieren heeft, wordt daarom gevraagd welke digipassen bij welke gevolmachtigden in bezit zijn. U kunt dit digipasnummer selecteren uit een lijst waarin alle digipasnummers behorende bij het bestaande contract staan. Digipassen waarvan de nummers niet worden opgegeven, zullen na openen van de rekening worden ingetrokken.

Het is mogelijk om digipassen aan te vragen waarmee alleen inzage mogelijk is op alle rekening onder het Internet Bankieren contract en waarmee men betalingen klaar kan zetten. Deze digipassen Handboek Zakelijke Producten RegioBank versie 4.0

24

zonder fiatteringbevoegdheid worden op naam gezet van een rechtsgeldig vertegenwoordiger en kunt u geven aan iemand die niet gemachtigd is op de rekening. Deze digipassen zijn niet mogelijk in combinatie met een incassocontract.

10. Incassocontract Als u bij betaalfaciliteiten aangeeft dat een incassocontract gewenst is, wordt een scherm getoond waarin u de gegevens voor het incassocontract kunt invoeren. De afgedrukte overeenkomst incasso bevat nog geen rekeningnummer en hoeft daarom nog niet ondertekend te worden. Deze overeenkomst wordt later, samen met de rekening overeenkomst en met ingevuld rekeningnummer ter ondertekening naar u gestuurd.

12. Acceptgirocontract Als u bij betaalfaciliteiten aangeeft dat een acceptgirocontract gewenst is, wordt een scherm getoond waarin u de gegevens voor dit contract kunt invoeren. De afgedrukte overeenkomst acceptgiro bevat nog geen rekeningnummer en hoeft daarom nog niet ondertekend te worden. Deze overeenkomst wordt later, samen met de rekening overeenkomst en met ingevuld rekeningnummer ter ondertekening naar u gestuurd.

13. Checklist aanvraag Als laatste genereert Progress een checklist met alle formulieren die ondertekend moeten worden. Deze print u uit en stuurt u samen met de aanvraag op naar RegioBank. Zie onder punt 15.

14. Ondertekening aanvraag Niet ondertekende formulieren kunnen niet in behandeling worden genomen. Let er op dat alle gemachtigden de aanvraag van de rekening tekenen. De kaders voor de handtekening vindt u achter de gegevens van de gevolmachtigde. Van nieuwe klanten dient ook de handtekeningen kaart te worden getekend en een gewaarmerkt kopie ID te worden gemaakt.

15. Verzenden aanvraag De getekende formulieren kunt u inscannen en samen met gewaarmerkte kopie ID en OLH’s mailen naar [email protected]. Dit kan ook via het upload scherm op Extranet. Kies hier voor Aanvraag MKB/V&S onder Zakelijk. Voor een snelle behandeling is het belangrijk dat u alle pagina’s van een formulier in één bestand scant en dat alle formulieren in één mail worden verzonden. Zet in het onderwerp in volgorde: aanvraag of wijziging, naam nieuwe- gewijzigde klant, productnaam, en indien voorhanden cliëntnummer- en/of bankrekeningnummer.


25

6.4 Ontvangst overeenkomst(en) •

Als er onduidelijkheden zijn of een aanvraag wordt afgewezen, neemt RegioBank contact met u op.

•

Na goedkeuring van uw aanvraag ontvangt u na enkele dagen per post de overeenkomst(en), het Overzicht Zakelijk Betalen en een begeleidende brief. Ook eventuele digipassen worden meegestuurd.

•

Het Overzicht Zakelijk Betalen is onderdeel van de overeenkomst. In dit overzicht staan de gegevens van alle rekeningen die de zakelijke klant bij RegioBank heeft. Wereldpassen, digipassen en procuratie staan hier ook in.

•

Bij wijziging(en) in de gegevens in het Overzicht Zakelijk Betalen verstrekt RegioBank de rekeninghouder een nieuw exemplaar waarin de wijziging(en) zijn verwerkt. Het nieuwe Overzicht Zakelijk Betalen wordt onderdeel van de overeenkomst en vervangt het oude exemplaar.

•

De klant is verplicht direct na ontvangst van een (gewijzigd) Overzicht Zakelijk Betalen te controleren of alle gegevens in dit overzicht juist zijn.

•

De overeenkomst(en) moeten worden getekend door de rechtsgeldig vertegenwoordigers die de rekening en/of incassoen/of acceptgirocontract hebben aangevraagd.

•

Naast de overeenkomst(en) en de bijlage zijn er mogelijk andere documenten die door de klant getekend moeten worden.

•

Naast de documenten die getekend moeten worden, kunnen op de begeleidende brief documenten worden genoemd die u nog moet opsturen (bv een Kerkstatuut of een Vennootschapovereenkomst).

6.5 Activeren rekening Nadat de getekende overeenkomst is ontvangen en de definitieve klantacceptatie heeft plaatsgevonden, wordt de rekening vrijgegeven. U ontvangt hierover een agendering in Progress en de klant ontvangt een welkomstbrief. Let op, afhankelijk van de noodzaak van een extra klantonderzoek duurt de definitieve klantacceptatie tussen de twee dagen en twee weken. In het kader van klantonderzoek kunnen er nog altijd bescheiden worden gevraagd.


26

7. Europese incasso Overeenkomst De zakelijke klant kan door een Incasso overeenkomst met RegioBank aan te gaan, incasseren bij zijn debiteuren ten gunste van de zakelijke betaalrekening bij RegioBank. Het gebruik van een boekhoudpakket is hierbij aan te raden.

Voor wie kan een Overeenkomst Incasso worden aangevraagd? •

Een zakelijke klant met een MKB Rekening of een V&S Rekening bij RegioBank die minimaal één jaar zakelijke betaalklant is bij RegioBank (historie van andere zakelijke betaalrekeningen bij RegioBank telt hierbij ook mee, die van spaarrekeningen niet) of

•

Nieuwe zakelijke klanten die een MKB Rekening of een V&S rekening aanvragen, die minimaal twee jaar staan ingeschreven bij de KvK en kunnen aantonen dat er via een andere bank al incasso’s plaatsvinden. Dit kan door het overleggen van de overeenkomst Incasso én recente kopieën van afschriften of een uitdraai van Internet Bankieren waar de bijschrijvingen van de automatisch geïncasseerde bedragen op vermeld staan of

•

Nieuwe zakelijke klanten die een MKB Rekening of een V&S rekening aanvragen, die minimaal twee jaar staan ingeschreven bij de KvK en kunnen aantonen dat de betalingen, waarvoor een incassocontract wordt aangevraagd, nu ook al periodiek binnenkomen. Dit kan door het overleggen van recente kopieën van afschriften of een uitdraai van internet bankieren waar de bijschrijvingen van de periodieke betalingen op vermeld staan. Bijvoorbeeld: een installatiebureau heeft contracten met klanten op basis van een abonnement. Deze klanten maken nu al iedere periode de abonnementskosten over. Voor het gemak wil de klant een incassocontract.

Incasso contracten zijn niet mogelijk op de bestaande Zakenrekening, de Zakenprivérekening en de ZZP Rekening. Wel kunnen deze rekeningen via Progress worden omgezet naar een MKB of V&S Rekening waarbij direct een aanvraag incasso overeenkomst kan worden ingediend.

Aanvragen Een incasso overeenkomst kan bij het afsluiten van een MKB of V&S Rekening via Progress worden aangevraagd. Progress genereert het formulier “Overeenkomst Europese Incasso”. Op deze overeenkomst staat dan nog geen rekeningnummer. Dit wordt door RegioBank ingevuld zodra de rekening is geopend. De overeenkomst wordt vervolgens ter ondertekening samen met de overeenkomst van de rekening en de Bepalingen Incasso geretourneerd. Als de overeenkomst op een lopende MKB- of V&S Rekening wordt aangevraagd, kan het formulier


27

‘Overeenkomst Europese Incasso Aanvragen of Wijzigen’ worden gebruikt. Dit formulier moet de klant wel direct ondertekenen. De Adviseur dient de Bepalingen Incasso van Extranet te downloaden en voor ondertekening van de overeenkomst aan de klant ter beschikking te stellen.

Wijzigen Het wijzigen van een lopende incasso overeenkomst kan ook met het formulier ‘Overeenkomst Europese Incasso Aanvragen of Wijzigen’. Omdat RegioBank de oorspronkelijke gegevens niet in digitale vorm ter beschikking heeft, moeten alle gegevens opnieuw worden ingevuld. LET OP: ook bij een wijziging van een bestaande incasso overeenkomst geldt dat de aanvraag wordt getoetst aan de relevante acceptatiecriteria. Wijzigingen worden dus niet per definitie goedgekeurd.

Opzeggen Opzeggen van de overeenkomst vindt plaats via het formulier “Europese Incasso Overeenkomst Beëindigen” op Extranet.

Benodigde gegevens 1. Gegevens klant (incassant) Deze gegevens hoeft u alleen in te vullen bij een aanvraag of wijziging via een formulier. Bij aanvraag via Progress zijn deze gegevens al bepaald. Klantnummer

: Het klantnummer van de rechtspersoon, tevens de rekeninghouder van de rekening ten gunste waarvan de incasso's worden geboekt. Bij een aanvraag via Progress is dit gegeven al bekend.

Naam

: De volledige bedrijfsnaam. Dit is dezelfde naam als de tenaamstelling van het rekeningcontract van de zakelijke betaalrekening. Bij een aanvraag via Progress is dit gegeven al bekend.

Adresgegevens

: Dient het vestigingsadres te zijn. Geen postbusnummer. Bij een aanvraag via Progress is dit gegeven al bekend.

KvK-Nummer

: Het nummer waaronder het bedrijf is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.

Rekeningnummer (IBAN)

: Bij aanvraag van een nieuwe rekening in Progress is het rekeningnummer nog niet bekend. In alle andere gevallen geeft u hier het IBAN-rekeningnummer op van de zakelijke betaalrekening bij de RegioBank.

Incassant ID

: Een uniek nummer wat o.a. bestaat uit het KvK-nummer van de klant. RegioBank maakt dit nummer aan. Uw klant krijgt dit van ons.


28

Aanlevering Incasso

: Vul hier in of de incasso-opdrachten worden aangeleverd met de naam zoals uw klant bekend is bij ons als rekeninghouder of een andere handelsnaam.

Opdrachten

2. Gegevens bank Dit zijn de gegevens van RegioBank en staan standaard op de overeenkomst.

3. Soort overeenkomst Nieuwe

: Bij nieuwe aanvraag. Het gaat dan om een nieuwe aanmelding bij Equens

overeenkomst Wijziging

: Bij wijziging bestaande gegevens

Ingangsdatum

: Datum waarop de wijziging in moet gaan. Alleen van toepassing bij wijziging

4. Doel Europese incasso Om te achterhalen welke incassovariant voor uw klant het beste is, kunt u onderstaande toetsvragen stellen: Heeft u alleen particuliere debiteuren of ook zakelijke? Heeft u regelmatig terugkerende incasso-opdrachten, bijvoorbeeld maandelijkse contributie? Stuurt u nu facturen naar uw debiteuren? Of gebruikt u acceptgiro’s? Doorlopende machtiging SEPA

: Deze variant kiest u als de klant regelmatig terugkerende incasso-opdrachten heeft. Dit kan zowel een zakelijke als particuliere incasso zijn. Het maximale incassobedrag bij een particulier is € 1.500. Bij bedrijven € 15.000.

Doorlopende

: deze variant kiest u als de incassant regelmatig terugkerende incasso-

machtiging

opdrachten heeft voor uitsluitend bedrijven. Deze variant is bijvoorbeeld

bedrijven

geschikt voor groothandels en leveranciers die hun producten of diensten alleen aan bedrijven leveren Met dit contract kan niet bij particulieren worden geïncasseerd. Het maximale incassobedrag per opdracht is € 15.000.

Eenmalige machtiging SEPA

: deze variant kiest u als de incassant eenmalig of onregelmatig wil incasseren. Dit kan bijvoorbeeld ingezet worden bij een actie. Overweeg altijd of het daadwerkelijk voordelig is om te incasseren. Als de levering van het product weinig voorkomt, is het misschien handiger om nota's te verzenden. Het maximale incassobedrag bij een particulier is € 1.500. Bij bedrijven € 15.000.

Doel incasso

: Beschrijf het doel van de incasso zo goed mogelijk. Bij beoordeling van de aanvraag wordt nauwkeurig gekeken naar de samenhang tussen het doel en de overige gegevens. U kunt zowel het eenmalig als doorlopend contract


29

gebruiken. LET OP: Incasseren is alleen toegestaan als er een schriftelijke machtiging vor de automatische incasso is verkregen van de debiteur.

5. Bedragen en aantallen Het is van groot belang dat u hier de juiste vragen stelt. In dit onderdeel geeft de klant namelijk aan welk bedrag hij wil incasseren, hoeveel incasso-opdrachten hij gaat geven en hoe vaak hij dit wil gaan doen. LET OP: de gegevens die hier worden ingevuld moeten een directe relatie hebben met de aard van het bedrijf, het doel van de incasso, het aantal klanten en gemiddelde factuurbedragen. In het acceptatieproces wordt goed gecontroleerd of de bedragen in verhouding zijn met het doel.

De verschillende incassosoorten zijn gekoppeld aan verschillende maximale bedragen per opdracht:

Doel Europese Incasso

Maximaal bedrag per opdracht

Doorlopende machtiging SEPA

€ 1.500

Eenmalige machtiging SEPA

€ 15.000

U kunt niet standaard het maximale bedrag per opdracht aanvragen. Het bedrag moet in verhouding zijn met het doel van de incasso.

Het maximum incassobedrag per batch kan nooit hoger zijn dan het bedrag per opdracht x het maximum aantal posten.

Voorbeeld: Een vereniging met 200 leden wil maandelijks contributie gaan incasseren. De contributie bedraagt € 50. Omdat de vereniging verwacht te groeien in aantal leden, is het niet raadzaam om het maximum aantal posten per batch op 200 vast te leggen. Als het aantal leden toeneemt, moet een wijziging in het contract worden aangevraagd. Ook moet rekening worden gehouden met een eventuele verhoging van de contributie. Het is dus altijd aan te bevelen om bij het invullen van deze gegevens rekening te houden met een groei en een verhoging van het bedrag. Doel Europese Incasso

: doorlopende machtiging SEPA

Maximaal incassobedrag per opdracht

: € 65

Maximum incassobedrag per batch

: € 16.250

Maximum aantal posten per batch

: 250


30

Is uw zakelijke klant geen vereniging of stichting? Dan zijn de toetsvragen vaak anders. In dit geval kunt u vragen: •

Heeft u op dit moment een incasso-contract via een andere bank? Zo ja, blijven de gegevens hetzelfde?

•

Hoe zorgt u er nu voor dat uw debiteuren u betalen? Stuurt u facturen en zo ja, hoe vaak?

•

Stuurt u nu acceptgiro’s en zo ja, hoe vaak?

•

Wat is het maximale aantal facturen dat u nu periodiek instuurt?

•

Wat is het maximale bedrag dat u nu factureert en straks wil gaan incasseren?

Op basis van deze gegevens kunt u het maximale bedrag per opdracht, het maximum aantal posten en het maximum bedrag per batch berekenen. Ook hier geldt uiteraard dat het maximum incassobedrag per batch nooit hoger kan zijn dan het maximale bedrag per opdracht * het maximum aantal posten.

Het aantal batches is in principe standaard 1 batch per frequentie. Maar het kan handig zijn om voor meerdere batches te kiezen. Voorbeeld: De vereniging heeft 200 leden en de incassobatch voor de komende maand is al ingestuurd voor verwerking. Per ongeluk zijn drie van de leden niet in deze batch meegenomen. Als de zakelijke klant een contract heeft voor 1 batch per maand, dan betekent dit dat deze drie leden pas in de batch van de volgende maand meekunnen. Als de klant hier heeft gekozen voor 2 batches, dan kan er nog een nazending van de 3 incasso’s in 1 batch worden gedaan. LET OP: het aantal extra batches verhogen is dus niet geschikt om een verkeerd gekozen frequentie op te lossen. Als de klant heeft gekozen voor inzending eens per maand en hij wil eigenlijk toch liever alle debiteuren twee-wekelijks incasseren, dan kan dit niet door voor 2 batches te kiezen. In deze situatie zal een wijziging van het contract moeten worden aangevraagd. 6. Aanlevering opdrachten aan Equens U geeft hier aan hoe u de incasso-opdrachten gaat aanleveren: via Zakelijk Internet Bankieren of via een administratiekantoor. U dient daar dan ook de naam van het administratiekantoor te vermelden. Via Zakelijk Internet Bankieren

: RegioBank stuurt het incasso bestand dat de klant heeft ingestuurd via Zakelijk Internet Bankieren door naar Equens. Ook informatie over niet verwerkte individuele incasso opdrachten en over gestorneerde/terug geboekte bedragen ontvangt de klant via Zakelijk Internet Bankieren.

Via een

: Het administratiekantoor dient incassobatches bij Equens in en ontvangt de

administratie

informatie m.b.t. de verwerking. Als u ‘via een administratiekantoor’ aangeeft,

kantoor

vult u hier de gegevens van het administratiekantoor (de boekhouder) in.


31

7. Contactgegevens klant Contactpersoon

: De contactpersoon moet iemand zijn die bevoegd is om namens het bedrijf een Overeenkomst Incasso aan te gaan. U vindt de personen die dit mogen in het uittreksel KvK.

Telefoonnummer

: Het telefoonnummer van de contactpersoon

Ondertekening Hier ondertekent de klant en de Adviseur van RegioBank. Ondertekening door klant betekent ondertekening door de pers(o)n(en) die bevoegd is/zijn om namens het bedrijf een Overeenkomst Europese Incasso aan te gaan. U vindt de personen die dit mogen in het uittreksel KvK en/of Statuten. De overeenkomst is pas rechtsgeldig wanneer deze is geaccepteerd/getoetst door de RegioBank en ondertekend door een rechtgeldige vertegenwoordiger van RegioBank. De klant (incassant en/of acceptgiro verspreider) ontvangt van SC KBS een bevestigingsbrief van Equens over de registratie. De klant zal zelf zijn administratiekantoor/servicebureau moeten inlichten over zijn aansluiting.

Vragen of hulp nodig? Heeft u vragen of hulp nodig bij het invullen? Neemt u dan contact op met de AdviseursDesk via [email protected].


32

8. Acceptgiro Overeenkomst De zakelijke klant kan door een acceptgiro overeenkomst met RegioBank aan te gaan, acceptgiro’s verspreiden naar zijn debiteuren ten gunste van de zakelijke betaalrekening bij RegioBank.

Doelgroep Voor wie kan een Overeenkomst Acceptgiro worden aangevraagd? •

Een zakelijke klant met een MKB Rekening of een V&S Rekening bij RegioBank, die al minimaal een half jaar zakelijke betaalklant is bij RegioBank (historie van andere zakelijke betaalrekeningen bij RegioBank telt hierbij ook mee, die van spaarrekeningen niet) of

•

Nieuwe zakelijke klanten die een MKB Rekening of een V&S Rekening aanvragen, die minimaal een jaar staan ingeschreven bij de KvK en die kunnen aantonen dat er via een andere bank al betalingen via Acceptgiro’s zijn gedaan. Dit kan door het overleggen van de overeenkomst Acceptgiro én recente kopieën van afschriften of een uitdraai van internet bankieren waar de bijgeschreven bedragen op vermeld staan.

Acceptgirocontracten zijn niet mogelijk op de Zakenrekening, de Zakenprivérekening en de ZZP Rekening. Wel kunnen deze rekeningen via Progress worden omgezet naar een MKB of V&S Rekening waarbij direct een aanvraag acceptgiro overeenkomst kan worden ingediend.

Aanvragen Een acceptgiro overeenkomst kan bij het afsluiten van een MKB of V&S Rekening via Progress worden aangevraagd. Progress genereert het formulier ‘IBAN-Acceptgiro Overeenkomst’. Op deze overeenkomst staat dan nog geen rekeningnummer. Dit wordt door RegioBank ingevuld zodra de rekening is geopend. De overeenkomst wordt vervolgens ter ondertekening samen met de overeenkomst van de rekening en de Bepalingen Acceptgiro geretourneerd. Als de overeenkomst op een lopende MKB- of V&S Rekening wordt aangevraagd, kan het formulier ‘IBAN-Acceptgiro Overeenkomst’ worden gebruikt. Dit formulier dient wel direct ondertekend te worden. De Adviseur dient de Bepalingen Acceptgiro van Extranet te downloaden en voor ondertekening van de overeenkomst aan de klant ter beschikking te stellen.


33

Wijzigen Het wijzigen van een lopende acceptgiro overeenkomst kan ook met het formulier “IBAN Acceptgiro Overeenkomst”. Omdat RegioBank de oorspronkelijke gegevens niet in digitale vorm ter beschikking heeft, moeten alle gegevens opnieuw worden ingevuld. LET OP: ook bij een wijziging van een bestaande acceptgiro overeenkomst geldt dat de aanvraag wordt getoetst aan de relevante acceptatiecriteria. Wijzigingen worden dus niet per definitie goedgekeurd.

Opzeggen Opzeggen van de overeenkomst vindt plaats via het formulier “IBAN Acceptgiro Overeenkomst Beëindigen” op Extranet.

Benodigde gegevens Als een aanvraag via Progress wordt ingediend, zijn sommige gegevens al ingevuld. Bij aanvragen via het formulier dienen alle gegevens te worden ingevuld. Bij Beëindigen hoeft alleen de datum beëindigen overeenkomst opgegeven te worden

1. Gegevens klant (acceptgiroverspreider) Deze gegevens hoeft u alleen in te vullen bij een aanvraag of wijziging via een formulier. Bij aanvraag via Progress zijn deze gegevens al bepaald. Klantnummer

: Het klantnummer van de rechtspersoon, tevens de rekeninghouder van de rekening ten gunste waarvan de acceptgiro’s worden geboekt.

Naam

: De volledige bedrijfsnaam. Dit is dezelfde naam als de tenaamstelling van het rekeningcontract van de zakelijke betaalrekening.

Adresgegevens

: Dient het vestigingsadres te zijn. Geen postbusnummer.

KvK-nummer

: Dit is het nummer waaronder uw klant bij de Kamer van Koophandel is ingeschreven.

IBANrekeningnummer

: Bij aanvraag van een nieuwe rekening in Progress is het rekeningnummer nog niet bekend. In alle andere gevallen geeft u hier het rekeningnummer op van de zakelijke betaalrekening bij RegioBank.

2. Gegevens bank


34

Dit zijn de gegevens van RegioBank en staan standaard op de overeenkomst.

3. Overeenkomst Nieuw

: Bij nieuwe aanvraag. Het gaat dan om een nieuwe aanmelding bij Equens

Wijziging

: Bij wijziging bestaande aanvraag

Ingangsdatum

: Datum waarop de wijziging in moet gaan. Alleen van toepassing bij wijziging

4. Contractsoort RegioBank kent alleen de optie A/S. De klant kan de betalingsgegevens in de coderegel laten printen door een Servicebureau of de klant kan gebruik maken van Acceptgiro’s met standaard bedrukking door een drukkerij met een acceptgirocertificaat. De ‘oude’ varianten contractsoort A en contractsoort B worden niet meer door Currence ondersteund. Contractsoort C wordt niet aangeboden omdat klant dan zelf een test procedure moet doorlopen bij het drukken en verspreiden van acceptgiro’s.

5. Gegevens Administratiekantoor (Service Bureau) Als er gebruik gemaakt wordt van een administratiekantoor/service bureau, dan kunnen de gegevens van het administratiekantoor (“de boekhouder”) worden ingevuld. Tevens moet de 3-cijferige S-code van dit kantoor worden opgegeven.

6. Contactgegevens klant Contactpersoon

: De contactpersoon moet iemand zijn die bevoegd is om namens het bedrijf een Overeenkomst Acceptgiro aan te gaan. U vindt de personen die dit mogen in het uittreksel KvK.

Telefoonnummer

: Het telefoonnummer van de contactpersoon

Ondertekening Hier ondertekent de klant en de RegioBank Adviseur. Ondertekening door klant betekent ondertekening door de pers(o)n(en) die bevoegd is/zijn om namens het bedrijf een Overeenkomst Acceptgiro aan te gaan. U vindt de personen die dit mogen in het uittreksel KvK en/of Statuten De overeenkomst is pas rechtsgeldig wanneer deze is geaccepteerd/getoetst door de RegioBank en ondertekend door een rechtgeldige vertegenwoordiger van RegioBank. De klant kan pas acceptgiro’s gaan gebruiken wanneer de contractspecifieke afspraken zijn beoordeeld en vastgelegd bij Equens. De klant (incassant en/of acceptgiro verspreider) ontvangt van SC KBS een bevestigingsbrief van Equens over de registratie. De klant zal zelf zijn administratiekantoor/ servicebureau moeten inlichten over zijn aansluiting.


35

Vragen of hulp nodig? Heeft u vragen of hulp nodig bij het invullen? Neemt u dan contact op met de AdviseursDesk via [email protected].


36

9. Beheer mutaties Bij zakelijke klanten is het niet altijd vanzelfsprekend wie moet tekenen voor een mutatie. In enkele gevallen is een handtekening niet vereist, soms mag de beschikkingsbevoegde tekenen, maar veelal zal de rechtsgeldige vertegenwoordiger moeten tekenen. De handtekening op formulieren wordt altijd door RegioBank gecontroleerd. Bij een rekeningmutatie moet de persoon die tekent als gemachtigde aan de rekening zijn gekoppeld. Als de rechtsgeldige vertegenwoordiger moet tekenen, dan wordt tevens gecontroleerd of deze op het KvK uittreksel staat. Onjuist getekende formulieren gaan direct retour. Sommige mutaties op de zakelijke betaal- en spaarrekening en Zakelijk Internet Bankieren leiden tot een nieuw Overzicht Zakelijk Betalen die direct naar de klant wordt verzonden.

Doorgeven mutaties via formulieren In onderstaande overzichten staan per klantgroep alle formulieren waarmee u mutaties voor uw zakelijke klant kunt aanvragen of uitvoeren. Per formulier staat aangegeven wie er moet tekenen en of er een nieuw overzicht als gevolg van de mutatie naar de klant wordt gezonden. Mutaties voor mkb, verenigingen en stichtingen: Mutatie

Aanvragen / uitvoeren via

Tekenen Nieuw door Overzicht

Aanvragen vervangende wereldpas

Progress

NVT

Nee

Heraanvraag pincode wereldpas

Progress

NVT

Nee

Blokkeren wereldpas

Wereldpas mutaties

Progress

NVT

Nee

Deblokkeren wereldpas/pincode (na 3x pin fout) Progress

NVT

Nee

Intrekken wereldpas

RVTW*

Ja

Aanvragen 1e wereldpas

Formulier Zakelijke Wereldpas Aanvragen of Intrekken

RVTW

Ja

Formulier Daglimiet Zakelijke Wereldpas Wijzigen

RVTW

Nee

Blokkeren digipas

Telefonisch

NVT

Nee

Wijzigen daglimiet digipas

Formulier Daglimiet Zakelijk Internet Bankieren Wijzigen

RVTW

Ja

Deblokkeren digipas

Formulier Deblokkeringcode Digipas Aanvragen

BSBV**

Nee

Heraanvraag initiele code

Formulier Initiële code Digipas Heraanvragen

BSBV

Nee

Heraanvraag digipas

Formulier Vervangende Zakelijke Digipas Aanvragen

BSBV

Ja

Aanvragen Zakelijk Internet Bankieren

Formulier Zakelijk Internet Bankieren Aanvragen

RVTW

Ja

Aanvragen eerste digipas

RVTW

Ja

Opzeggen digipas

RVTW

Ja

Opzegging IB contract

RVTW

Ja

RVTW

Ja

Verwijderen rekeningnummers

RVTW

Ja

Opvragen kopie contract

RVTW

Nee

RVTW

Ja

RVTW

Nee

Wijzigen daglimiet wereldpas Digipas mutaties

Toevoegen rekeningnummer

Formulier Zakelijk Internet Bankieren Wijzigen

Overige mutaties Wijzigen tegenrekening Meerkeuzesparen Wijzigen BVI

Formulier Tegenrekening Zakelijke Spaarrekening Wijzigen Formulier Wijziging Kantoor Aanvragen naar FF


37

Doorgeven mutaties klantgegevens

Formulier Bedrijfsgegevens Wijzigen

RVTW

Ja

Wijzigen afschriftgegevens

Formulier Afschrift Zakelijke Rekening Wijzigen

RVTW

Ja

Melding Onterechte Incasso

Formulier Melding Onterechte Incasso

BSBV

Nee

Toevoegen rechtgeldig VTW/Gevolmachtigden

Formulier Rechtgeldig Vertegenwoordiger Toevoegen

RVTW

Ja

Toevoegen Gevolmachtigden

Formulier Gevolmachtigde Toevoegen

RVTW

Ja

Verwijderen rechtgeldig VTW/Gevolmachtigden

Formulier Rechtsgeldig Vertegenwoordiger Verwijderen

RVTW

Ja

Verwijderen Gevolmachtigde

Formulier Gevolmachtigde Verwijderen

RVTW

Ja

Wijzigen procuratie

Formulier Procuratie Wijzigen

RVTW

Ja

Beëindigen van incassoen acceptgirocontract

Formulier Incasso / Acceptgiro contract Beeindigen

RVTW

Nee

Opheffen rekening

Formulier Zakelijke Rekening Opheffen

RVTW

Ja

Aanvragen OLO's

Progress

NVT

Nee

Algemene navragen

Progress: Navraag diverse agendering

NVT

Nee

Melding onverschuldigde betaling


NVT

Nee

Betwistingen giraal, cards


NVT

Nee

*RVTW = Rechtgeldig vertegenwoordiger ** BSBV = beschikkingsbevoegde

Mutaties voor zzp: Mutaties voor de zzp-er worden zoveel mogelijk op dezelfde manier ingevoerd en afgehandeld als voor een particuliere klant. Mutatie

Aanvragen / uitvoeren via

Tekenen door

Aanvragen vervangende wereldpas

Progress

NVT

Heraanvraag pincode wereldpas

Progress

NVT

Blokkeren wereldpas

Progress

NVT

Deblokkeren wereldpas/pincode (na 3x pin fout) Progress

NVT

Intrekken wereldpas

Formulier Zakelijke Wereldpas Aanvragen of Intrekken

EEZ*

Aanvragen 1e wereldpas

Progress Formulier Daglimiet Zakelijke Wereldpas Wijzigen

EEZ

Blokkeren digipas

Telefonisch

NVT

Wijzigen daglimiet digipas

Formulier Daglimiet Zakelijk Internet Bankieren Wijzigen

EEZ

Deblokkeren digipas

Formulier Deblokkeringcode Digipas Aanvragen

EEZ

Heraanvraag initiele code

Formulier Initiële code Digipas Heraanvragen

EEZ

Heraanvraag digipas

Formulier Vervangende Zakelijke Digipas Aanvragen

EEZ

Aanvragen Zakelijk Internet Bankieren

Progress

EEZ

Wereldpas mutaties

Wijzigen daglimiet wereldpas

EEZ

Digipas mutaties

Opzegging IB contract Toevoegen rekeningnummer Verwijderen rekeningnummers

EEZ Formulier Zakelijk Internet Bankieren Wijzigen

Opvragen kopie contract

EEZ EEZ EEZ

Overige mutaties Wijzigen tegenrekening Meerkeuzesparen

Progress

EEZ

Wijzigen BVI

Progress

EEZ

Doorgeven mutaties klantgegevens

Formulier Bedrijfsgegevens Wijzigen

EEZ

Wijzigen afschriftgegevens

Formulier Afschrift Zakelijke Rekening Wijzigen

EEZ

Melding Onterechte Incasso

Formulier Melding Onterechte Incasso

EEZ

Opheffen rekening

Progress

EEZ

Aanvragen OLO's

Progress

NVT

Algemene navragen


NVT


38

Melding onverschuldigde betaling


NVT

Betwistingen giraal, cards


NVT

*EEZ = Eigenaar Eenmanszaak


39

10. Communicatiemiddelen Er zijn verschillende communicatiemiddelen beschikbaar die u kunt inzetten bij advies en verkoop aan uw (nieuwe) zakelijke klanten. Alleen Adviseurs die de training Zakelijke Producten hebben gevolgd en gecertificeerd zijn, kunnen deze middelen bestellen via de Promotiewinkel.

Bestellen via Progress •

Klantbrochure: Zakelijk betalen en sparen?

(vervangt brochure Ondernemen) Artikelnummer: 3.00.00.08 Wanneer gebruiken: Meenemen in oriënterend klantgesprek, plaatsen in brochurestandaard.

Bestellen via Promotiewinkel •

Leaflet ongepersonaliseerd/gepersonaliseerd + display

Wanneer gebruiken: Insteken bij correspondentie naar uw bestaande zakelijke relaties, display plaatsen op kantoorbalie of in spreekkamer. •

Verkoopbrief

Wanneer gebruiken: Mailing naar uw bestaande verzekeringsklanten. De leaflet kunt u toevoegen. •

Digitale banners

Wanneer gebruiken: Voor op uw eigen website en om onderaan toe te voegen aan uw e-mailberichten •

Baliescript

Wanneer gebruiken: Voor intern gebruik bij het verkoopadviesgesprek met uw klant


40

11. Concurrentie vergelijking Ondertussen bij de buren Rabobank heeft een Zakenrekening met Startersvoordeel. Starters betalen twee jaar geen extra kosten voor betalingsverkeer. De voorwaarden: •

Startende ondernemer (inschrijving KvK niet ouder dan 12 maanden)

•

Maximaal een jaar zakelijke klant van Rabobank

De starter krijgt een korting van € 1,10 op het pakket en betaalt niets extra voor internet betaalopdrachten en betalingen via een betaalautomaat.

De kosten: Rabobank Zakenrekening (eerste twee jaar)

RegioBank ZZP Rekening

€ 3,15

€ 6,25

Kost het Rabobank pakket slechts de helft van het RegioBank pakket?

Rabobank versus RegioBank nader bekeken In het voordeel van Rabobank zijn geen geldopnames met de Wereldpas inbegrepen. Ook kosten voor het insturen van acceptgiro’s of overschrijvingen zijn niet inbegrepen.

Rabobank

RegioBank

Voordeel RegioBank

GEA Wereldpas

€ 0,25

gratis

€ 0,25

Overschrijvingsformulier

€ 0,80

€ 1,00

€ 0,20

Acceptgiro

€ 1,25

€ 0,60

€ 0,25

Een zzp’er betaalt bij RegioBank de eerste twee maanden geen abonnementskosten. De pakketkosten per jaar zijn dus:

Rabobank

RegioBank

verschil

€ 37,80

€ 62,50

€ 24,70

Na twee jaar vervalt het startersvoordeel en betaalt de klant het volle pond voor de zakenrekening. Dit betekent dat de rekening, wereldpas, internetbankieren en alle transacties apart worden doorbelast.


41

Hoe zit het met de MKB Rekening?

Kosten Rabobank

Kosten RegioBank

Zakenrekening

€ 51,00

€ 81

Internetbankieren*

€ 60 (professional pakket)

inbegrepen pakketprijs

Wereldpas

€ 12,00


Opname GEA

€ 9,00


1.250 internetbetalingen

€ 100


1 incassobatch

€ 24

€ 21

Totale kosten

€ 256

€ 102

(gemiddeld € 0,08) Maandelijks insturen

* Om procuraties te kunnen invoeren en incasso- of acceptgiro contracten te kunnen verwerken is Rabo Internetbankieren Professional nodig. Dit kost € 5 per maand!


42

Tips voor de Adviseur U en uw collega Adviseurs: •

Zorg dat ook uw collega’s op de hoogte zijn van de zakelijke producten.

•

Zorg dat u en uw collega’s opgeleid zijn in het verwerken van de aanvragen in Progress. Vooral de ingewikkelde onderdelen als de klantintegriteitsvragen, procuratieschema’s, acceptgiro contracten en incasso contracten vergen de nodige kennis.

Aanvraagproces: •

Zorg dat u weet welke documenten nodig zijn voor het aanvragen van zakelijke producten.

•

De aanvraag van een MKB en V&S Rekening kunt u het beste doen aan de hand van de schermen in Progress. Zo weet u zeker dat u alle onderwerpen met de klant heeft besproken.

•

Zorg dat u weet welke verschillende rollen mogelijk zijn op de MKB en V&S Rekening.

Organisatie: •

Wees u ervan bewust dat de zakelijke klant meer tijd kost dan een particuliere. Niet alleen het advies en het verwerken van de aanvraag. Ook het beheer kost tijd. Verenigingen veranderen nogal eens van bestuur. Dit heeft weer gevolgen voor bijvoorbeeld de gemachtigden op de rekening, de digipassen en mogelijk voor de procuraties.

•

Zorg voor een duidelijke rolverdeling bij u op kantoor. Het adviesgesprek met de zakelijke klant doet u vaak zelf. Gebruik hierbij de schermen in Progress als leidraad. Zo vergeet u niets te bespreken met uw klant. Het goed vastleggen van informatie en een duidelijke overdracht naar bijvoorbeeld een ondersteunende (balie)medewerker is erg belangrijk.

U en uw klant: •

Wees helder in de verwachtingen naar uw klant. De acceptatiecriteria en toetsingseisen voor zakelijke producten zijn anders dan bij particuliere producten. Het kan daarom langer duren voordat de rekening(en) en overige faciliteiten geopend zijn.

•

Maak voor uzelf een overweging in hoeverre u de klant helpt met diensten van derden, zoals iDEAL, betaalautomaten en bedrijfskredieten. Helpt u de klant met het online aanvragen? Vertel dan wel duidelijk dat na het aanvragen de contacten verder rechtstreeks tussen de leverancier en de klant lopen.

•

Opent de zakelijke klant een betaalrekening? Zorg dan dat u ook altijd MeerKeuze Sparen opent. De rente bij RegioBank is hoogstwaarschijnlijk hoger dan de rente die de klant nu ontvangt. De rekening is gratis en kan in een moeite door worden geopend in Progress.


43

Handboek. Zakelijke Producten RegioBank. Voor de Adviseur Versie

Recommend Documents