Handboek Werk i.o.v Derden versie juni 2012

Regeling Werk in opdracht van Derden

Handboek Werk i.o.v Derden versie juni 2012

Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012)

Pagina 1 van 106


Inhoudsopgave Werk in opdracht van Derden...............................................................................................................6 A1 Algemeen ...................................................................................................................................7 A100 Regeling Werk in opdracht van Derden ......................................................................................7 A102 Historie .......................................................................................................................................7 A110 Werk in opdracht van Derden .....................................................................................................7 A111 Resultaatprojecten ......................................................................................................................7 A112 Bestemmingsfondsen .................................................................................................................8 A113 Incidentele activiteiten ................................................................................................................8 A130 Verspreiding ...............................................................................................................................8 A2 Onderhoud..................................................................................................................................9 A200 Technisch beheer .......................................................................................................................9 A205 Indienen wijzigingen ...................................................................................................................9 A210 Categorieën wijzigingen ..............................................................................................................9 A215 Terugmelding..............................................................................................................................9 B1 Mandatering..............................................................................................................................10 B100 Mandatering..............................................................................................................................10 B102 Beheerder en beheerseenheid .................................................................................................10 B104 Beheerder en verantwoordelijkheid ...........................................................................................10 B110 Mandaatbegrenzing “Werk in opdracht van Derden” .................................................................10 B120 Hoogleraar en bevoegdheid......................................................................................................11 B140 Afwijking beschikking individuele gevallen ................................................................................11 C1 Financiële grondslagen ............................................................................................................12 C100 Financiële grondslagen algemeen ............................................................................................12 C102 Basisprincipes waardering en resultaatbepaling .......................................................................12 C104 Baten- en lastenstelsel .............................................................................................................12 C106 Grondslagen Werk in opdracht Derden.....................................................................................12 C120 Waarderingsgrondslag OHW in de jaarrekening .......................................................................13 C122 Balanspresentatie OHW ...........................................................................................................13 C124 Vooruitgefactureerde en –ontvangen termijnen ........................................................................13 C130 Resultaatgrondslag Werk in opdracht van Derden ....................................................................14 C140 Integrale kosten ........................................................................................................................14 C142 Projectresultaat ........................................................................................................................15 C144 Financiële projectscores ...........................................................................................................15 C161 Waardering en resultaatbepaling “Resultaatprojecten” .............................................................16 C162 Waardering en resultaatbepaling “Bestemmingsfondsen” .........................................................16 C163 Waardering en resultaatbepaling “Incidentele activiteiten” ........................................................16 D1 Voorbereiding ...........................................................................................................................17 D100 Voorbereiding algemeen...........................................................................................................17 D110 Projectformulier ........................................................................................................................17 D112 Projectaanvraag NWO..............................................................................................................17 D115 Projectvergadering aanvrager...................................................................................................17 D120 BTW status toets ......................................................................................................................18 D130 Juridische toets ........................................................................................................................18 D140 Kredietwaardigheidstoets .........................................................................................................18 D145 Financiële garanties .................................................................................................................19 D1 Model projectformulier ..............................................................................................................20 D2 Voorcalculatie ...........................................................................................................................21 D200 Voorcalculatie algemeen ..........................................................................................................21 D205 Verplichte toepassing ...............................................................................................................21 D210 Voorcalculatie uitvoering...........................................................................................................21 D212 Projectbegroting beoordeling ....................................................................................................21 D215 Autorisatie controller .................................................................................................................21 D220 Registratie voorcalculatie..........................................................................................................22 Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012)

Pagina 2 van 106


D2 Model projectbegroting .............................................................................................................23 D2 Handleiding bij model Projectbegroting .....................................................................................23 D3 Contract ....................................................................................................................................29 D300 Contract algemeen ...................................................................................................................29 D310 Beoordeling projectaanvraag ....................................................................................................29 D315 Inzending projectaanvraag .......................................................................................................29 D320 Ontvangst contract ...................................................................................................................29 D322 Ontvangst beschikking NWO ....................................................................................................29 D325 Registratie contract...................................................................................................................29 D330 Penvoerderschappen ...............................................................................................................29 D3 Onderzoeksovereenkomst (Nederlandse versie) ......................................................................31 D3 Research Agreement ................................................................................................................40 E1 Inrichting ..................................................................................................................................49 E100 Inrichting algemeen ..................................................................................................................49 E115 Aanleggen projectdossier .........................................................................................................49 E120 Openen OFI nummer en Oracle workflow .................................................................................49 E122 Eigen bijdrage...........................................................................................................................49 E124 Mark-up percentages ................................................................................................................50 E126 Voorzieningen...........................................................................................................................50 E128 Accorderen OFI nummer ..........................................................................................................50 E130 Invoeren FMI ............................................................................................................................50 E140 Inrichten tijdverantwoording (TAS) ............................................................................................50 E190 Inrichting controle .....................................................................................................................51 E Model projectregistratie.............................................................................................................52 F2 Boeking opbrengsten ...............................................................................................................67 F200 Opbrengsten Werk in opdracht van Derden ..............................................................................67 F210 Rubricering voorschotten ..........................................................................................................67 F212 Boeken voorschotten ................................................................................................................67 F214 Rubricering gedeclareerde termijnen ........................................................................................68 F216 Boeken gedeclareerde termijnen ..............................................................................................68 F218 Rubricering baten Werk in opdracht van Derden .......................................................................68 F220 Boeken baten............................................................................................................................69 F222 Batenrekeningen contractonderwijs ..........................................................................................69 F223 Batenrekeningen contractonderzoek .........................................................................................69 F224 Overige batenrekeningen ..........................................................................................................69 F228 Rekeningen mutaties onderhanden werk ..................................................................................70 F230 Boeken tranches 2e geldstroom ................................................................................................71 F232 Fictieve facturen .......................................................................................................................71 F234 Correctie facturen (credit nota‟s) ...............................................................................................71 F236 Declaratie op basis nacalculatie tarieven ..................................................................................71 F240 Verrekening van voorschotten...................................................................................................72 F242 Kapitalisatie 2e / 3e geldstroom ..................................................................................................72 F250 Rubricering doorsluizingen contractpartners .............................................................................73 F252 Boeken voorschotten contractpartners ......................................................................................73 F254 Boeken betaling contractpartners..............................................................................................73 F256 Boeken doorsluizingen contractpartners en voorschotverrekening ............................................74 F290 Bedrijfsdrukte, voorbeeld ..........................................................................................................75 F3 Boeking personele lasten ..........................................................................................................77 F300 Personele lasten algemeen.......................................................................................................77 F305 Personele lasten werk in opdracht van derden..........................................................................77 F307 Registratie primaire personeelslasten .......................................................................................78 F308 Voorwaarden gedeeltelijke projectaanstelling ...........................................................................78 F310 Boeking primaire personeelslasten ...........................................................................................78 F315 AIO-verplichtingen ....................................................................................................................78 F320 Registratie doorbelaste uren .....................................................................................................79 F322 UT tarieven ...............................................................................................................................79 F330 Boekingsmethoden doorbelaste uren ........................................................................................79 Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012)

Pagina 3 van 106


F331 Projecten zonder urenboeking ..................................................................................................80 F332 Projecten met boeking begrote uren .........................................................................................80 F333 Projecten met boeking werkelijke uren ......................................................................................80 F335 Keuze schema boekingsmethode doorbelaste uren ..................................................................80 F340 Boeking doorbelaste uren .........................................................................................................81 F4 Boeking Materiële lasten ...........................................................................................................83 F400 Materiële lasten werk in opdracht van derden ...........................................................................83 F405 Materiële lasten en inkoopprocedure ........................................................................................83 F410 Indeling primaire materiële lasten .............................................................................................83 F411 Afschrijvingskosten apparatuur / inventaris ...............................................................................84 F412 Apparatuur en inventaris > € 2.500 ...........................................................................................84 F413 Apparatuur en inventaris < € 2.500 ...........................................................................................84 F414 Materialen .................................................................................................................................84 F416 Reis- en verblijfskosten binnenland / buitenland .......................................................................84 F417 Uitbesteed werk en advies ........................................................................................................85 F419 Overige lasten...........................................................................................................................85 F420 Boeking doorbelaste diensten / kosten......................................................................................85 F5 Boeking indirecte kosten ...........................................................................................................86 F500 Indirecte kosten algemeen ........................................................................................................86 F512 Boeking indirecte kosten (werkelijke uren / aangesteld personeel) ...........................................86 F513 Boeking indirecte kosten (volgens begrote uren) ......................................................................87 F6 Boeking eigen bijdrage .............................................................................................................88 F600 Eigen bijdrage algemeen ..........................................................................................................88 F610 Boeking eigen bijdrage .............................................................................................................88 F7 Boeking verliesvoorziening .......................................................................................................90 F700 Voorzieningen algemeen ..........................................................................................................90 F712 Boeking voorziening..................................................................................................................90 F714 Voorziening in de jaarrekening ..................................................................................................91 F716 Voorziening in rapportages .......................................................................................................91 F8 Boeking jaarafsluiting ................................................................................................................92 F800 Jaarafsluiting algemeen ............................................................................................................92 F810 Printen OHW overzichten..........................................................................................................92 F811 Nulboeking OHW overzicht .......................................................................................................92 F812 Nulboeking bestemmingsfondsen .............................................................................................93 F815 Controle beginbalans ................................................................................................................94 F820 Controle nulsaldi niet OHW projecten .......................................................................................94 F825 Balansboeking kosten afgesloten projecten ..............................................................................94 F830 Balansboeking kosten lopende projecten ..................................................................................94 F835 Controle voorziening lopende projecten ....................................................................................94 G1 Projectbewaking .......................................................................................................................95 G100 Projectbewaking algemeen ......................................................................................................95 G105 Projectrapport...........................................................................................................................95 G110 Projectverantwoording ..............................................................................................................95 G111 Financiële projectverantwoording NWO ...................................................................................95 G112 Uitvoering projectverantwoording .............................................................................................96 G2 Debiteurenbewaking .................................................................................................................97 G200 Debiteurenbewaking algemeen ................................................................................................97 G205 Betalingstermijn ........................................................................................................................97 G210 Aanmaanprocedure ..................................................................................................................97 G214 Voorziening dubieuze debiteuren .............................................................................................97 G218 Definitieve afboeking debiteuren ..............................................................................................97 G Model projectbewaking .............................................................................................................99 H1 Afsluiting projecten ................................................................................................................ 103 H100 Afsluiting algemeen ................................................................................................................ 103 H110 Vaststellen verlenging ............................................................................................................ 103 H115 Accountantsverklaring ............................................................................................................ 103 H120 Gereedmelding ....................................................................................................................... 104 Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012)

Pagina 4 van 106


H125 Controle openstaande verplichtingen...................................................................................... 104 H130 Aangestelde medewerkers loskoppelen ................................................................................. 104 H135 Nog niet verwerkte projectkosten afhandelen ......................................................................... 104 H140 Uitgaande projectfacturering afhandelen ................................................................................ 105 H145 Saldo voorschotten / doorsluizingen / voorzieningen controleren............................................ 105 H150 Gerealiseerde opbrengst en Eigen Bijdrage boeken ............................................................... 105 H155 Resultaatboeking verwerken .................................................................................................. 106 H160 Projectstatus wijzigen ............................................................................................................. 106 H165 Project en boekingscombinatie blokkeren ............................................................................... 106


Pagina 5 van 106


Werk in opdracht van Derden De UT verricht onder de noemer “Werk in opdracht van Derden” contractonderzoek, contractonderwijs en overige dienstverlening. Het belang van “Werk in opdracht van Derden” is de afgelopen jaren sterk toegenomen. Dat vraagt om een passende inrichting en organisatie, ondermeer van de administratie. De UT is immers niet alleen een ondernemende universiteit, maar ook de verantwoordelijke universiteit. In goed overleg met betrokkenen is de regeling “Werk in opdracht van Derden” herzien en aangepast aan de eisen van deze tijd. In het “Handboek Werk in opdracht van Derden” worden de volgende onderwerpen behandeld: Algemene Hoofdstukken  A1 Algemeen  A2 Onderhoud  B1 Mandatering  C1 Financiële grondslagen Projectvoorbereiding  D1 Voorbereiding  Model projectformulier  D2 Voorcalculatie  Model projectbegroting  Handleiding bij model projectbegroting  D3 Contract  Model standaardcontract (Nederlands)  Model standaardcontract (Engels) Inrichting projectadministratie  E1 Inrichting projectadministratie  Model projectregistratie Projectboekingen  F2 Boeking opbrengsten  F3 Boeking personele lasten  F4 Boeking materiële lasten  F5 Boeking indirecte kosten  F6 Boeking eigen bijdrage  F7 Boeking verliesvoorziening  F8 Boeking jaarafsluiting Projectbewaking  G1 Projectbewaking  G2 Debiteurenbewaking  Model projectbewaking Afsluiting projecten  H1 Afsluiting projecten


Pagina 6 van 106


A1

Algemeen

Versie juni 2012 Dit hoofdstuk is geactualiseerd op bovengenoemde datum. A100 Regeling Werk in opdracht van Derden De regeling Werk in opdracht van Derden is een verzameling van voorschriften, procedures en modellen, van toepassing op alle projecten van de UT onder de noemer Werk in opdracht van Derden. De regeling heeft de volgende meervoudige doelstelling: a) Eenduidige interne en externe verantwoording van projectkosten en -opbrengsten volgens het batenen lasten stelsel en de resultaatgrondslag. b) Juiste verantwoording van de post Onderhanden Werk (OHW) in de balans volgens de waarderingsgrondslag. c) Beheersing van financiële risico‟s die ontstaan bij het aangaan van contractuele verplichtingen jegens derden en in het bijzonder de rechtmatigheid van gedeclareerde subsidies. d) Verkrijgen van inzicht in de eigen financiële bijdrage van de UT aan projecten (matching) A102 Historie De eerste regeling 'Werk voor Derden' dateert van 1980 (kenmerk 6104) en is gewijzigd in 1987 (kenmerk 149.658). Op basis van de met deze regeling opgedane ervaringen bleek het opnieuw wenselijk tot een herziening daarvan te komen. Deze herziening is in 1994 gerealiseerd. Vervolgens is de regeling Werk in opdracht van Derden in 2004 aangepast om invulling te geven aan de doelstellingen die in A100 zijn vermeld. In juli 2009 is de Regeling Werk in opdracht van Derden geactualiseerd. A110 Werk in opdracht van Derden Werk in opdracht van Derden betreft werkzaamheden die door de UT met derden contractueel zijn overeengekomen met als gemeenschappelijk kenmerk dat de werkzaamheden die door de UT worden verricht buiten de primaire bekostiging vallen. De werkzaamheden zijn in dit kader onderverdeeld in de volgende categorieën: a) Contractonderzoek b) Contractonderwijs c) Overige gecontracteerde dienstverlening Ter afbakening van het begrip Werk in opdracht van Derden is verder bepaald dat de volgende categorieën niet tot het Werk in opdracht van Derden behoren.   

Resultaatprojecten (zie A111) Bestemmingsfondsen (zie A112) Incidentele activiteiten (zie A113)

De bovengenoemde categorieën onderscheiden zich vooral uit oogpunt van de jaarverslaggeving, omdat zij namelijk geen deel uitmaken van de post “Vooruitgefactureerde en ontvangen termijnen Werk in opdracht van Derden” op de balans. A111 Resultaatprojecten Onder Werk in opdracht van Derden is niet begrepen het beschikbaar stellen van capaciteit door de UT. Deze categorie wordt aangeduid als Resultaatprojecten. De volgende activiteiten behoren derhalve niet tot het Werk in opdracht van Derden: a) Verhuur onroerend goed b) Detachering van personeel Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012)

Pagina 7 van 106


Onder detachering van personeel wordt verstaan het beschikbaar stellen van medewerkers door of namens de UT aan opdrachtgevers ten behoeve van opdrachten die geheel voor rekening en risico zijn van de opdrachtgever. De opbrengst van deze activiteiten wordt in de UT jaarrekening verantwoord onder de overige baten op basis van het onderscheid in batensoorten. In verband met de juiste BTW afhandeling, worden de activiteiten overigens wel geboekt op 3e geldstroom OFI nummers. A112 Bestemmingsfondsen Onder Werk in opdracht van Derden is niet begrepen het beschikbaar stellen van (onderzoeks)fondsen door derden op grond van bijzondere prestaties uit het verleden, waarbij in de fondsvoorwaarden geen nadere inspannings- en resultaatverplichtingen zijn gedefinieerd anders dan het doelgebied van de beschikbaar gestelde middelen. Het projectresultaat, zijnde het saldo van de baten en lasten, wordt in dit geval toegevoegd cq. onttrokken aan een bestemmingsfonds en niet aan de algemene reserve. Het bestemmingsfonds is gekoppeld aan het OFI projectnummer. De grondslagen voor bestemmingsfondsen staan in artikel C162 en de boekingsmethode is aangegeven in artikel F812. A113 Incidentele activiteiten Voor incidentele activiteiten is geen voorcalculatie vereist en de dossiervorming kan beperkt blijven tot de brief of overeenkomst waaruit het recht op vergoeding blijkt. Voor incidentele activiteiten is het gebruik van verzamelnummers in de projectadministratie toegestaan. Er is sprake van een incidentele activiteit als gelijktijdig aan de volgende criteria wordt voldaan:   

De vergoeding voor de UT bedraagt ten hoogste € 25.000 exclusief BTW. De inzet van de UT heeft een eenmalig karakter. De UT loopt geen financieel risico

Voorbeelden van incidentele activiteiten zijn het geven van lezingen en presentaties door een hoogleraar en de verkoop van proefschriften. Onder “eenmalig karakter” wordt ook een beperkt aantal inzetmomenten verstaan gedurende een looptijd van enkele maanden. A130 Verspreiding De regeling Werk in opdracht van Derden zal onder coördinatie en beheer van de concerndirectie FEZ beschikbaar worden gesteld via het intranet van de universiteit.


Pagina 8 van 106


A2

Onderhoud

Versie juni 2012 Dit hoofdstuk is geactualiseerd op bovengenoemde datum. A200 Technisch beheer Het technische beheer van de regeling Werk in opdracht van Derden valt onder verantwoordelijkheid van de concerndirectie FEZ. Hieronder wordt verstaan het tijdig verwerken van wijzigingen volgens de onderhoudsprocedure. A205 Indienen wijzigingen Het indienen van wijzigingsvoorstellen bij de technisch beheerder (FEZ) staat in principe open voor iedere UT medewerker. Per beheerseenheid wordt onder verantwoordelijkheid van de beheerder één contactpersoon (bij voorbeeld de controller) benoemd waar de voorstellen moeten worden ingediend. De benoeming en wijziging van contactpersonen wordt onder verantwoordelijkheid van de beheerder bekend gemaakt aan de technisch beheerder. De contactpersoon voert een eerste beoordeling uit en geeft het voorstel, al dan niet voorzien van advies, door aan de technisch beheerder van de regeling. A210 Categorieën wijzigingen De technisch beheerder beoordeelt per voorstel in welke van de volgende categorieën deze valt: a) Kleine tekstuele aanpassing zonder inhoudelijke en organisatorische gevolgen b) Inhoudelijke aanpassing onder goedkeuring concerndirectie FEZ c) Ingrijpende aanpassing onder goedkeuring CvB. De technisch beheerder wijzigt zelfstandig de kleine aanpassingen in categorie a) indien dit inderdaad tot een verbetering leidt. Wijzigingen in de categorieën b) en c) worden alleen doorgevoerd na consultatie van de controllers en relevante gebruikers en bij schriftelijke goedkeuring van respectievelijk FEZ en het CvB. A215 Terugmelding De technisch beheerder verzorgt de terugmelding van wijzigingen aan de contactpersoon en draagt zorg voor de algemene bekendmaking van de wijzigingen. De contactpersoon van de beheerseenheid verzorgt de terugkoppeling naar de oorspronkelijke indiener van een voorstel.


Pagina 9 van 106


B1

Mandatering

Versie juni 2012 Dit hoofdstuk is geactualiseerd op bovengenoemde datum. B100 Mandatering Het College van Bestuur van de Universiteit Twente heeft verklaard dat de beheerders, zoals aangeduid in art. 29 van het BBR UT 2007, binnen het algemeen mandaat en de regeling “Werk in opdracht van Derden” (inclusief samenwerkingsovereenkomsten), zoals aangeduid in de Mandaatregeling CvB UT juni 2008, de universiteit jegens derden mogen verbinden door middel van het sluiten van contracten inzake de levering van onderzoek, onderwijs en overige diensten door de universiteit (zie ook update mandaatregeling d.d. 24 maart 2011 met kenmerk FEZ/393.102). B102 Beheerder en beheerseenheid Het College van Bestuur heeft per beheerseenheid een beheerder benoemd met een algemeen mandaat. Beheerseenheid Faculteit Onderzoeksinstituut Concerndirecties, servicecentra

Beheerder Decaan Wetenschappelijk directeur Directeur

Plaatsvervanger (optioneel) Directeur bedrijfsvoering Zakelijk directeur

B104 Beheerder en verantwoordelijkheid De beheerder is voor zijn beheerseenheid verantwoordelijk voor de bewaking van de procedures inzake de regeling “Werk in opdracht van Derden”. B110 Mandaatbegrenzing “Werk in opdracht van Derden” Het algemeen mandaat kent een begrenzing voor het aangaan van overeenkomsten inzake de regeling “Werk in opdracht van Derden”. De beheerder is uitsluitend bevoegd tot het aangaan van deze overeenkomsten in de volgende situaties: 1. Indien de bijdrage van derden in de totale projectkosten berekend op basis van de integrale kostprijs op UT-grondslag het bedrag van k€ 450 niet overschrijdt; 2. Indien de UT het financieel risico draagt van de overige contractpartners de totale bijdragen van derden in de projectkosten berekend op basis van de integrale kostprijs op UT-grondslag het bedrag van k€ 450 niet overschrijden; 3. Indien de eigen bijdrage (= de totale projectkosten berekend op basis van de integrale kostprijs op UT-grondslag verminderd met de eigen bijdrage van derden) niet meer bedraagt dan k€ 450; 4. Voor programma‟s van de Europese Unie, de Rijksoverheid of daarvan afgeleide agentschappen, NWO en lagere overheden waarbij de bijdrage van derden in de totale projectkosten berekend op basis van de integrale kostprijs op UT-grondslag, groter is dan k€ 450 geldt een meldingsplicht indien deze programma‟s zijn vastgelegd in de lijst met eerder door het CvB op advies van FEZ/S&C goedgekeurde subsidieprogramma‟s. Dit advies bevat een risicoprofiel en juridische toets van het desbetreffende subsidieprogramma. De presentatie en het onderhoud van de lijst met goedgekeurde subsidieprogramma‟s wordt verzorgd door de concerndirectie FEZ. Indien voornoemde situaties niet van toepassing zijn, legt de beheerder de autorisatie van de overeenkomst voor aan het CvB. Autorisatie van het CvB is te verkrijgen afhankelijk van adviezen van de concerndirecties FEZ en S&C, betreffende het risicoprofiel van het betreffende project, en van de jurist, betreffende de juridische opzet van de overeenkomst. Om de autorisatie door het CvB ordentelijk te laten verlopen en om een controle op de voorwaarden te kunnen plegen heeft het CvB een oplegformulier vastgesteld dat – compleet ingevuld en voorzien Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012)

Pagina 10 van 106


van de vereiste parafen en de vereiste adviezen – gevoegd dient te worden bij elk verzoek om autorisatie. Indien de overeenkomst niet wordt gesloten volgens het UT standaardcontract of volgens een model dat door de afdeling SECR/INVL (Innovation Lab) is geaccepteerd dan geldt een verplichte juridische toets op de overeenkomst door SECR/INVL (Innovation Lab). De verplichte juridische toets is vastgelegd in artikel D130. B120 Hoogleraar en bevoegdheid De hoogleraar van een faculteit is bevoegd tot het zelfstandig indienen van projecten bij het NWO en de gelieerde instituten STW en FOM, met inachtneming van de plicht tot het inlichten van het management en de financiële functie (FZ) van de beheerseenheid. Indien op een aanvraag van een hoogleraar positief wordt beschikt, dan is de bevoegdheid tot het aangaan van de financieringsovereenkomst voorbehouden aan de decaan. B140 Afwijking beschikking individuele gevallen Het bij deze beschikking verleende mandaat kan door het College van Bestuur per mandataris in individuele gevallen worden ingetrokken.


Pagina 11 van 106


C1

Financiële grondslagen

Versie juni 2012 Dit hoofdstuk is geactualiseerd op bovengenoemde datum. C100 Financiële grondslagen algemeen Financiële grondslagen bepalen op welke wijze bezittingen en schulden in de balans en op welke wijze baten en lasten in de exploitatierekening worden verantwoord. In de jaarrekening worden deze grondslagen aangeduid als “Grondslagen voor waardering van activa en passiva en resultaatbepaling” De UT jaarrekening moet voldoen aan de grondslagen voor waardering en resultaatbepaling die zijn opgenomen in de “Regeling jaarverslaggeving onderwijs”. In deze regeling is vastgelegd dat de bepalingen van Titel 9 Boek 2 BW en de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving (in het bijzonder RJ 660 Onderwijsinstellingen) van toepassing zijn met inachtneming van de daarin aangeduide uitzonderingen. C102 Basisprincipes waardering en resultaatbepaling De grondslagen voor waardering en resultaatbepaling, zoals in de wet en de richtlijnen zijn bepaald, zijn gebaseerd op algemene stelsels van financiële verantwoording. Voor de waardering van balansposten is het historische kostprijsstelsel van toepassing. Dit houdt in dat de bezittingen op de balans worden gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs. De posten in de exploitatierekening worden verantwoord volgens het batenen lastenstelsel. C104 Baten- en lastenstelsel Het batenen lastenstelsel heeft als uitgangspunt dat ontvangsten en uitgaven moeten worden toegerekend aan de perioden waarop deze betrekking hebben. Verder beoogt het stelsel voorzichtigheid bij de verantwoording van winst. De volgende principes zijn van toepassing: a) Realisatieprincipe b) Toerekeningsprincipe c) Voorzichtigheidsprincipe Het realisatieprincipe betreft de verantwoording van baten. Baten mogen alleen in de exploitatierekening worden verantwoord als de daarvoor overeengekomen prestaties zijn verricht. Het toerekeningsprincipe betreft de toerekening van baten en lasten. Baten en lasten moeten worden toegerekend aan de periode waarop deze betrekking hebben. Het voorzichtigheidsprincipe houdt in dat verwachte verliezen die hun oorsprong vinden voor het einde van een bepaalde periode (boekjaar) volledig ten laste komen van de exploitatierekening in die periode. De termen “baten” en “lasten” zijn synoniem met respectievelijk “opbrengsten” en “kosten” Het batenen lastenstelsel is een principe stelsel. In de praktijk zullen soms keuzes gemaakt moeten worden, waarbij niet aan alle principes tegelijk wordt voldaan. Een voorbeeld is het achterwege laten van toerekening van kleine lasten aan perioden uit oogpunt van efficiency. C106 Grondslagen Werk in opdracht Derden Op Werk in opdracht van Derden zijn zowel grondslagen voor waardering van activa en passiva als grondslagen voor resultaatbepaling van toepassing. Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012)

Pagina 12 van 106


De grondslagen voor waardering van Werk in opdracht van Derden betreffen de waardering en de presentatie van Werk in opdracht van Derden in de balans. Het betreft dan projecten die op balansdatum nog niet gereed zijn. Deze projecten worden verantwoord onder de noemer “Vooruitgefactureerde en ontvangen termijnen Werk in opdracht van Derden” in de balans. De grondslagen voor resultaatbepaling van Werk in opdracht van Derden betreffen de verantwoording van Werk in opdracht van Derden in de exploitatierekening. Het betreft de resultaten van projecten die in het boekjaar zijn voltooid. C120 Waarderingsgrondslag OHW in de jaarrekening De grondslag voor de waardering van het Onderhanden werk (OHW) geeft aan welke kosten en opbrengsten aan een project worden toegerekend. Deze toerekening bepaalt de waarde van een project op balansdatum. De tekst van de waarderingsgrondslag luidt met ingang van 1 januari 2008 als volgt: Het onderhanden werk heeft betrekking op onderwijs, onderzoek en overige dienstverlening in opdracht van derden en is gewaardeerd tegen integrale kosten, verminderd met de eigen bijdrage voorzover deze niet bij de opdrachtgevers in rekening kan worden gebracht. Op het onderhanden werk worden gedeclareerde termijnen en een eventueel noodzakelijk geachte voorziening wegens verwachte verliezen in mindering gebracht. C122 Balanspresentatie OHW Het OHW van projecten die per saldo debet staan wordt in de balans gepresenteerd als onderdeel van de rubriek “Vooruitgefactureerde en ontvangen termijnen Werk in opdracht van Derden” onder de “Vlottende activa” (Overlopende activa). Het OHW van projecten die per saldo credit staan wordt in de balans gepresenteerd als onderdeel van de rubriek “Vooruitgefactureerde en ontvangen termijnen Werk in opdracht van Derden” onder de “Kortlopende schulden”. A B C D

Totale kosten projecten Gedeclareerde termijnen Voorziening Onderhanden werk in opdracht van derden

d=a-b-c

a) Onder “totaal projecten” staan de volgens waarderingsgrondslag geboekte kosten van projecten die op balansdatum nog niet zijn voltooid. b) Gedeclareerde termijnen zijn kostendeclaraties voor een project die geboekt worden op het moment van indienen bij de opdrachtgever. c) Een voorziening moet worden gevormd ten laste van de exploitatie als er op grond van een vergelijking tussen begroting en realisatie of een ander financieel risico een redelijk inschatbaar verlies wordt verwacht waarvan de oorzaak voor balansdatum ligt. C124 Vooruitgefactureerde en –ontvangen termijnen Het is mogelijk dat opdrachtgevers in het kader van Werk in opdracht van Derden voorschotten verstrekken, zoals bij aanvang van een project. In de jaarrekening bevindt zich daarvoor in de rubriek “Overlopende Activa” de post “vooruitgefactureerde en –ontvangen termijnen” (voor projecten die per saldo debet staan). Als de projecten per saldo credit staan worden de door de opdrachtgevers verstrekte voorschotten in de jaarrekening ïn de rubriek “Kortlopende Schulden” onder “Vooruitgefactureerde en ontvangen termijnen” vermeld. Deze voorschotten hebben wel een relatie met het OHW maar mogen niet onder het OHW worden verantwoord omdat voorschotten los staan van verrichte prestaties. De OCenW richtlijnen schrijven voor dat de daadwerkelijk vooruitontvangen bedragen (voorschotten) onder voornoemde post verantwoord moeten worden. Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012)

Pagina 13 van 106


In het grootboek worden voorschotten geboekt op een afzonderlijke balansrekening (8224). Deze grootboekrekening is gekoppeld aan het projectnummer (8224-XXX.XX.X.XX) Hierdoor kan de stand van het voorschot per projectnummer worden bijgehouden. C130 Resultaatgrondslag Werk in opdracht van Derden Het resultaat van projecten in het kader van Werk in opdracht van Derden dient in de exploitatierekening te worden verantwoord in de periode waarin het project is voltooid. Deze resultaatgrondslag staat bekend als de “completed contract” methode. Het tussentijds verantwoorden van winst is niet toegestaan. Het tussentijds verantwoorden van verlies vindt plaats door middel van het treffen van een projectgerelateerde voorziening. Zie hiervoor hoofdstuk G1 over projectbewaking. Van projecten die op balansdatum nog niet zijn voltooid mag, met uitzondering van het treffen van een verliesvoorziening, geen resultaat in de exploitatierekening worden verantwoord. Dit wordt bereikt door op de geboekte projectkosten een correctie toe te passen die bekend staat als “mutatie onderhanden werk.” Na deze correctie is het resultaat van niet voltooide projecten nihil. De post “mutatie onderhanden werk” maakt deel uit van de bedrijfsdrukte. C140 Integrale kosten De integrale kostprijs van een project bestaat uit de volgende componenten: a b c

Primaire personeelslasten Apparatuur en inventaris Materialen

d

f g

Reis- en verblijfkosten binnenland Reis- en verblijfkosten buitenland Uitbesteed werk en advies Overige lasten

h i j k l m n o

Primaire kosten h=a+b+c+d+e+f+g Doorbelaste uren Doorbelaste overige kosten Doorbelaste diensten Doorbelaste investeringskosten Directe kosten m=h+i+j+k+l Opslag overhead Integrale kosten o=m+n

e

De integrale kostprijs betreft de kostprijs van een project op eigen UT grondslagen, zoals de begrote opslagpercentages voor sociale lasten. Voor de berekening van de integrale kostprijs is een model projectbegroting beschikbaar. Met het model projectbegroting kan tevens de subsidiabele kostprijsgrondslag worden berekend ten behoeve van offertes. Er wordt dus een duidelijk onderscheid gemaakt tussen kostenboekingen enerzijds (UT grondslag) en declaraties anderzijds (Contract grondslag).


Pagina 14 van 106


C142 Projectresultaat Het projectresultaat wordt gedefinieerd als het saldo van de bijdrage van derden (subsidie) en de integrale kosten van een project. Indien de bijdrage van derden hoger is dan de integrale kosten is er sprake van een positief projectresultaat (projectwinst). Indien de bijdrage lager is dan de integrale kosten is er sprake van een negatief projectresultaat. Een negatief projectresultaat kan ook worden aangeduid als de eigen bijdrage van de universiteit (Bijdrage UT). Projectresultaat q Bijdrage derden o Integrale kosten p Projectresultaat

zie C140 p=q-o

Bij een negatief projectresultaat geldt de volgende vergelijking: Bijdrage UT + Bijdrage derden = Integrale kosten In de huidige praktijk van de projectfinanciering komt het vrijwel niet voor dat subsidiënten de volledige integrale kosten vergoeden, nog afgezien van het verkrijgen van een vergoeding voor winst en risico. Het is daarom zinvol om naast het projectresultaat maatstaven te hanteren voor projecten waarbij gekeken wordt in hoeverre de primaire kosten en de directe kosten door derden worden vergoed. De bijdrage derden in % van de integrale kosten (BI-score): BI % = (q / o) * 100 De BI-score is een goede indicator voor de financiële aantrekkelijkheid van een project omdat het de relatieve bijdrage van derden meet en daarom goed onderling vergeleken kan worden. C144 Financiële projectscores De UT hanteert voor de financiële beoordeling van projecten de volgende drie scores: 1. BP score = Bijdrage derden als % van de primaire kosten 2. BD score = Bijdrage derden als % van de directe kosten 3. BI score = Bijdrage derden als % van de integrale kosten BP score De procentuele bijdrage van derden in de primaire kosten wordt als volgt berekend: BP % = (q / h) * 100 q h r

Bijdrage derden Primaire kosten Projectbijdrage primaire kosten

zie C140 r=q–h

De BP score is een goede indicator voor de projectbeoordeling. Indien de BP-score < 100% is, is er geen dekking voor de primaire projectkosten. NB. Indien een project hoofdzakelijk wordt uitgevoerd door medewerkers uit de 1e geldstroom waarvoor dekking uit de 2e of 3e geldstroom moet komen dan is niet de BP score maar de BD score van toepassing. BD score De procentuele bijdrage van derden in de directe kosten wordt als volgt berekend: BD % = (q / m) * 100 q Bijdrage derden m Directe kosten zie C140 s Projectbijdrage directe kosten s=q-m Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012)

Pagina 15 van 106


De BD score geeft aan in hoeverre de direct door een project veroorzaakte kosten worden gedekt door derden. De directe kosten bestaan uit de primaire kosten, de doorbelaste uren en doorbelaste diensten. De BD score is vergelijkbaar met het begrip “Bruto marge” dat wordt gebruikt voor handelsactiviteiten. BI score De procentuele bijdrage van derden in de integrale kosten wordt als volgt berekend: BI % = (q/ o * 100 q o p

Bijdrage derden Integrale kosten Projectresultaat

zie C140 p=q–o

De BI score geeft aan in hoeverre de integrale projectkosten worden gedekt door derden. C161 Waardering en resultaatbepaling “Resultaatprojecten” Resultaatprojecten, zoals gedefinieerd in artikel A111, behoren niet tot het Werk in opdracht van Derden. Ook de “Completed Contract” methode is niet van toepassing op resultaatprojecten. Kosten en opbrengsten van resultaatprojecten moeten worden verantwoord in de periode waarop deze betrekking hebben. C162 Waardering en resultaatbepaling “Bestemmingsfondsen” Bestemmingsfondsen behoren niet tot het Werk in opdracht van Derden (zie A112), maar volledigheidshalve zijn hier de grondslagen voor de waardering en resultaatbepaling vermeld. Bestemmingsfondsen hebben een eigen grootboekrekening op de balans, namelijk ”vooruitontvangen i.h.k.v. bestemmingsfondsen” (8338). Deze rekening valt onder de kortlopende schulden. Op deze rekening worden de bedragen geboekt die van instanties worden ontvangen. Op de projectnummers inzake bestemmingsfondsen worden alle kosten geboekt die bij het gedefinieerde fonds horen. De kosten worden geboekt in de periode waarop deze betrekking hebben. Periodiek worden opbrengsten geboekt ter compensatie van de kosten. FZ verricht dan een overboeking van de balansrekening naar de batenrekening “Baten Bestemmingsfondsen (0227).” Deze boeking wordt toegelicht in artikel F812. Een bestemmingsfonds mag op de balans geen negatief saldo vertonen. De looptijd van een bestemmingsfonds is begrensd en wordt in eerste instantie bepaald door de instantie die het fonds beschikbaar heeft gesteld. Als er geen aanwijzingen vanuit de verstrekkende instantie zijn dan geldt een maximale looptijd van 5 jaar, tenzij door of namens de beheerder van het fonds („de projectleider‟) de noodzaak van een langere termijn schriftelijk is aangetoond. C163 Waardering en resultaatbepaling “Incidentele activiteiten” Incidentele activiteiten, zoals gedefinieerd in artikel A113, behoren niet tot het Werk in opdracht van Derden en maken geen onderdeel uit van het onderhanden werk op balansdatum. Kosten en opbrengsten van incidentele activiteiten moeten worden toegerekend aan de periode waarop deze betrekking hebben.


Pagina 16 van 106


D1

Voorbereiding

Versie juni 2012 Dit hoofdstuk is geactualiseerd op bovengenoemde datum. D100 Voorbereiding algemeen De taak van Financiële Zaken (FZ) in de voorbereiding van een projectaanvraag is dat op gestructureerde wijze en in goede communicatie met de aanvrager alle belangrijke financiële, formele en inhoudelijke aspecten van een project worden vastgelegd. De aspecten die in dit hoofdstuk behandeld worden zijn de BTW toets, de juridische toets, de kredietwaardigheidstoets en financiële garanties. Daarnaast spelen bij de voorbereiding inhoudelijke aspecten een rol, zoals toetsing aan wetenschappelijke of onderwijskundige criteria. De regeling WiovD is voor de inhoudelijke aspecten beperkt tot de eis dat de beoordeling is uitgevoerd en vastgelegd. In de praktijk heeft FZ met tal van verzoeken te maken die mogelijk tot een project gaan leiden. Dit varieert van e-mail verkeer en brochures tot en met uitgebreide subsidiedocumentatie. Aanbevolen wordt om dit materiaal op logische wijze bij FZ te archiveren, bij voorbeeld ingedeeld per werkeenheid (leerstoel). Ook zullen in deze voorfase al calculaties door FZ gemaakt worden (“quick & dirty”) om de financiële haalbaarheid globaal te toetsen. Pas nadat vanuit de aanvrager blijkt dat er een serieuze onderhandelingsfase of kans op relevante subsidie ontstaat zal FZ de voorbereiding starten volgens de onderstaande procedure. D110 Projectformulier Om een serieuze aanvraag gestructureerd te laten verlopen is er een model Projectformulier (code D110) voor 2e en 3e geldstroomprojecten beschikbaar dat in overleg met de aanvrager wordt ingevuld. Het projectformulier kan worden gedownload van de website Werk in opdracht van Derden, bij het onderdeel “Project Voorbereiding”. Op het Projectformulier worden de belangrijkste kenmerken van een project (“in wording”) vastgelegd. Deze vastlegging geschiedt bij voorkeur door de aanvrager (projectleider). Dit bespoedigt de verdere inrichting van de projectadministratie door de afdeling Financiële Zaken (FZ). D112 Projectaanvraag NWO In geval van een projectaanvraag bij het NWO of daaraan gelieerde instelling zoals STW en FOM kunnen de verdere artikelen van dit hoofdstuk, zoals de BTW toets, de juridische toets en de kredietwaardigheidstoets achterwege blijven. De aanvrager (hoogleraar) verstrekt een kopie van de aanvraag aan FZ. Indien blijkt dat de aanvraag waarschijnlijk gehonoreerd gaat worden dan verzorgt FZ de invulling van het projectformulier op basis van de kopie aanvraag. D115 Projectvergadering aanvrager FZ bespreekt het Projectformulier samen met de aanvrager. Het doel van de aanvraag vergadering is dat FZ voldoende inzicht in het project heeft om de BTW status, een risicoprofiel en een voorcalculatie te kunnen opstellen.


Pagina 17 van 106


D120 BTW status toets Contractonderzoek is in het algemeen belast met het normale BTW tarief. Hierop zijn echter uitzonderingen. Daarom is afgesproken dat de concerndirectie FEZ vooraf een BTW toets doet op projecten die de BTW code 0% of vrijgesteld als voorstel hebben gekregen. FEZ geeft een voorlopig oordeel over de BTW status op grond van globale informatie. De definitieve BTW status kan echter pas vastgesteld worden op basis van het contract. Voor EU projecten geldt vooralsnog het 0% BTW tarief en dit betekent dat de voorheffing op aankopen bij de belastingdienst wordt teruggevorderd en daarmee geen onderdeel is van de kostprijs van een project. Verder geldt in het algemeen dat de 2e geldstroom vrijgesteld is van BTW. Een uitzondering hierop zijn de materiële lasten die aan STW in rekening worden gebracht. Daarom worden er in dat geval 2 projectnummers aangelegd, 1 BTW vrijgesteld (voor de personele lasten) en 1 BTW normaal tarief (voor de materiële lasten). Contractonderwijs, alsmede door de UT georganiseerde lezingen, seminars en congressen zijn onder bepaalde voorwaarden vrijgesteld van BTW (zie art. 11 Wet OB). FZ ontvangt van FEZ een schriftelijke beoordeling van de definitieve BTW status. Voor nadere informatie over BTW en de behandeling van BTW op de UT kan de BTW handleiding worden geraadpleegd die FEZ op haar website heeft geplaatst. D130 Juridische toets De juridische toets is een vakspecialisme en de verantwoordelijkheid voor het (laten) uitvoeren ervan is voorbehouden aan de dienst SECR/INVL (Innovation Lab). De algemene regel is dat Financiële Zaken namens de beheerseenheid een juridische toets laat uitvoeren op ieder contract dat niet is opgesteld volgens het UT standaardmodel of een model dat eerder door SECR/INVL (Innovation Lab) is geaccepteerd. Een juridische toets is met name van belang bij nieuwe subsidieprogramma‟s en bij contracten die specifiek ten behoeve van een project zijn opgesteld. SECR/INVL (Innovation Lab) verzorgt de juridische toets in de vorm van een schriftelijke beoordeling en brengt deze uit binnen 14 werkdagen na ontvangst van het verzoek, onder voorwaarde dat SECR/INVL (Innovation Lab) over de juiste tekst van het contract beschikt en door de aanvrager voldoende is geïnformeerd. De juridische toets is niet verplicht voor de categorie incidentele activiteiten. (A113) D140 Kredietwaardigheidstoets Het is een economische realiteit dat niet alle vorderingen van de UT volledig worden voldaan. Indien een opdrachtgever niet betaalt terwijl de vordering op zichzelf niet wordt betwist ontstaat het vermoeden van liquiditeitsproblemen. Dit inzicht ontstaat op de debiteurenadministratie, waar de openstaande vorderingen procedureel worden behandeld. Niet inbare vorderingen leiden tot een voorziening voor dubieuze debiteuren en uiteindelijk tot afboeking van de vordering. Duidelijk is dat de UT het risico op wanbetaling (debiteurenrisico) zoveel mogelijk moet zien te beheersen. Een belangrijk middel daarvoor is de kredietwaardigheidstoets. Deze toets wordt op deze plaats niet inhoudelijk besproken, maar het eindresultaat is dat een opdrachtgever een “credit rating” wordt toegemeten die de kredietwaardigheid bepaalt.


Pagina 18 van 106


Op aanvraag is de dienst Treasury / FEZ verantwoordelijk voor het (laten) uitvoeren van de kredietwaardigheidstoets. De toets is niet van toepassing bij het aangaan van overeenkomsten met de volgende organisaties of onder de volgende omstandigheden:   

Rijksoverheid (Ministeries), provincies, gemeenten en overige overheden. Beursgenoteerde ondernemingen, tenzij er sprake is van faillissementsdreiging Overeenkomsten waarbij de bijdrage van een derde niet meer bedraagt dan € 25.000

FZ ontvangt van de afdeling Treasury / FEZ een schriftelijk rapport (e-mail) van de kredietwaardigheid, uiterlijk 1 week nadat de aanvraag is ingediend. Indien een kredietwaardigheidbeoordeling is uitgevoerd op een bestaande debiteur dan wordt de uitkomst hiervan tevens vastgelegd in de stamgegevens van de debiteur. De uitslag van de toets en het daaraan gekoppelde advies van Treasury / FEZ is niet bindend. Het risico van wanbetaling komt altijd ten laste van de beheerseenheid waar het contract is gesloten. D145 Financiële garanties Het komt voor dat opdrachtgevers de UT om garanties verzoeken. Een voorbeeld hiervan is de verplichting tot terugbetaling van een vooraf gespecificeerd bedrag indien de UT niet aan haar contractuele verplichtingen heeft voldaan. Indien een opdrachtgever om een specifieke garantie vraagt, zoals een bankgarantie, dan moet dit verzoek beoordeeld worden door de dienst Treasury / FEZ. Deze beoordeling geldt ook bij contracten waar de UT als penvoerder garant staat voor de verplichtingen van contractpartners. De dienst Treasury / FEZ is het eerste aanspreekpunt voor garanties. Indien er juridische zaken meespelen dan zal de afdeling Treasury / FEZ deze laten beoordelen door de dienst SECR/INVL (Innovation Lab). De afdeling Treasury / FEZ verzorgt (bank-)garanties en meldt deze aan FZ.


Pagina 19 van 106


D1

Model projectformulier

Projectformulier Werk voor Derden

D110

projectnaam projectleider

werkeenheid

cluster

subsidiënt

programma

categorie

FZ adviseur

projectperiode

t/m

projectbeschrijving

contractvoorwaarden b1 wie is de penvoerder? b2 urenregistratie vereist ? b3 accountantsverklaring vereist ? b4 juridische toets nodig?

projectfinanciën c1 welke kosten worden vergoed? c2 is het project financieel haalbaar? c3 btw toets nodig? (welk btw% geldt) c4 kredietwaardigheid of (bank-)garantie eis? d

e

personele bezetting (uren)

jaar 1

jaar 2

jaar 3

jaar 4

totaal

naam / functie

-

-

-

-

-

naam / functie

-

-

-

-

-

naam / functie

-

-

-

-

-

naam / functie

-

-

-

-

-

globale voorcalculatie (€)

kostenbegroting

% subsidie

subsidie

eigen bijdrage

personeelslasten

-

-

-

apparatuur en inventaris

-

-

-

materialen

-

-

-

reis- en verblijfskosten

-

-

-

uitbesteed werk en advies

-

-

-

overige lasten en baten

-

-

-

doorbelaste uren

-

-

-

doorbelaste diensten

-

-

-

overhead

-

-

-

totaal

-

-

-

projectstatus f1 hoe serieus is de kans op subsidie? f2 past het project binnen facultair beleid? f3 is er voldoende personele capaciteit?

besluitvorming

datum


Pagina 20 van 106


D2

Voorcalculatie

Versie juni 2012 Dit hoofdstuk is geactualiseerd op bovengenoemde datum. D200 Voorcalculatie algemeen Een voorcalculatie geeft inzicht in de baten en lasten die met een project zijn gemoeid. De voorcalculatie moet door FZ worden uitgevoerd met het UT model projectbegroting. Het model projectbegroting wordt jaarlijks door FEZ uitgegeven en bevat de nacalculatie percentages op basis van de jaarrekening. De benodigde informatie voor het maken van de voorcalculatie wordt verstrekt door de aanvrager. D205 Verplichte toepassing Een voorcalculatie moet voor elk nieuw Werk in opdracht van Derden project in de 2e en 3e geldstroom worden uitgevoerd, met uitzondering van de projecten die vallen onder het reguliere NWO programma in de 2e geldstroom. De definitie van een Werk in opdracht van Derden project staat in hoofdstuk A1. De achtergrond is dat door een vaststaande indeling in batenen lastensoorten er eenduidigheid ontstaat tussen de projecten onderling en tevens dat er een consistente vergelijking tussen begroting en realisatie mogelijk is. Verder wordt de consistentie op UT niveau bevorderd doordat er vaste opslagpercentages, tarieven en schaalsalarissen in het model projectbegroting zijn opgenomen. Het model geeft tevens aan in hoeverre de projectkosten worden gedekt door bijdragen van derden. D210 Voorcalculatie uitvoering De voorcalculatie wordt uitgevoerd in twee hoofdstappen: 1) Opstellen UT kostenbegroting Ten eerste moet de UT kostenbegroting worden opgesteld volgens UT grondslagen en tarieven. Deze opstelling is onafhankelijk van de subsidiënt en de wijze waarop de kosten worden vergoed. 2) Opstellen Bijdrage subsidiënt Ten tweede wordt de bijdrage van de subsidiënt berekend volgens de grondslagen die in het contract met de subsidiënt zijn overeengekomen. Het verschil tussen de contractuele bijdrage van de subsidiënt en de UT kostenbegroting is de begrote eigen bijdrage van de UT. D212 Projectbegroting beoordeling FZ beoordeelt de uitkomst van de voorcalculatie. Deze beoordeling is vooral gebaseerd op de verhouding tussen de UT kostenbegroting enerzijds en de bijdrage van de subsidiënt anderzijds. Zie hiervoor artikel C144 over financiële projectscores. Indien de scores ongunstig lijken en er bovendien alternatieve inzet mogelijk is op andere projecten, dan kan het voorkomen dat FZ ( de controller) een negatief advies geeft. Het advies van de controller wordt vastgelegd op het projectformulier (D110). D215 Autorisatie controller Het voorblad van de voorcalculatie bevat de totale projectbegroting en deze moet worden geautoriseerd door of namens de controller. Door autorisatie geeft de controller aan dat de begroting deugdelijk is samengesteld.


Pagina 21 van 106


De functionaris die namens het CvB gemandateerd is om overeenkomsten met derden aan te gaan mag deze overeenkomsten niet autoriseren zonder kennis te hebben genomen van de geautoriseerde voorcalculatie. D220 Registratie voorcalculatie FZ geeft op het formulier projectstatus (K122) aan dat de voorcalculatie volgens de regeling is uitgevoerd. Het formulier projectstatus maakt onderdeel uit van het model projectregistratie.


Pagina 22 van 106


D2

Model projectbegroting

Projectbegroting universeel (versie april 2012) Naam Faculteit

CTW Construerende Technische Wetenschappen

Faculteit is: Soort project (EC, Bsik,..) Jaarnorm uren Projectleider: Looptijd (in maanden): BTW-plichtig: BTW-tarief: Instituut: Accountantsverkl. vereist SiSa Personeelskosten op project Datum:

Technisch Overig 1600

Titel project: Projectnummer: Opgesteld door: Geldstroomcategorie: Boekingsmethode: Opdrachtgevercategorie: Accountantskost.declarabel Signalering op facturering Penvoerder Subsidieprogramma WBSO-project:

PERSONEELSLASTEN:

Primaire personeelslasten (KS 10xx tm KS 18xx): Functie

Naam

Promovendus UHD UD MOZ (sch 10/11) Overig WP (13-0) Promovendus Promovendus MOZ (sch 10/11) OBP (11-12) OBP (5-10)

… … … … … … … … … …

datum in dienst datum uit dienst

Inzet*

Uurtarief**

-

Salarislast**

28,13 63,80 48,42 39,56 28,13 28,13 39,56 52,53 34,24 subtotaal

Overhead

-

Kosten op UT-

Subsidiegrondslag

Baten budget

Subsidiabel

grondslag

( € 1,-)

( € 1,-)

( %)

Tot. ex Overh Tot. ex Overh Tot. ex Overh

-

-

-

-

0,0%

-

-

-

0,0%

-

-

-

-

-

-

-

-

0,0%

Materialen 1 (KS 232x, 236x, 238x, 264x, 265x, 271x)

-

-

-

0,0%

Overige lasten 1 (KS 20xx, 261x, 262x, 326x, 33xx)

-

-

-

0,0%

Doorbelaste overige kosten (KS 3451)

-

-

-

0,0%

Doorbelaste diensten (KS 311x, 315x, 341x tm 343x)

-

-

-

0,0%

Uitbesteed werk en advies (KS 324x, 328x)

-

-

-

0,0%

-

-

-

0,0%

-

-

-

0,0%

-

-

-

0,0% 0,0%

-

-

-

-

-

-

Doorbelaste uren (KS 3450): Functie

Naam

HGL UHD UD OBP (5-10)

… … … …

Inzet*

Uurtarief**

-

Salarislast**

87,66 63,80 48,42 34,24 subtotaal

Overhead***

-

-

Verplichting 4e jaar Promovendus (1598) [Overhead niet van toepassing] Functie

Naam

Promovendus 4e jaar Promovendus 4e jaar Promovendus 4e jaar

… … …

begindatum

einddatum

Inzet*

Uurtarief**

-

Salarislast**

28,13 28,13 28,13

-

TOTAAL PERSONEELSLASTEN

-

-

0 0 0 0

0,0%

◄== Totaal inzet uren:

OPSLAG OVERHEAD: (KS 3452/3) *) Inzet is aantal uren dat gedurende de gehele looptijd aan het project w ordt besteed obv jaarnorm soort project **) Ten behoeve van de salarislasten is een % - opslag voor sociale lasten gehanteerd van 51,6

OVERIGE LASTEN:

Apparatuur en inventaris (KS 2340 en 2341) Direct:

Doorbelaste investeringskosten (KS 3454) Indirect/matching

Soort apparaat …… ……

…… ……

Totaal apparatuur en inventaris

aanschaf

gebruik (%) -

-

duur (in maanden) -

-

-

Reis- en verblijfkosten binnenland (KS 3210, -12, -13, -14 ,-16 en -17) Reis- en verblijfkosten buitenland 2 (KS 3211, 3215) TOTAAL OVERIGE LASTEN Totaal begrote projectkosten/baten: SUBSIDIE 1

) Geschat k. € 7 per 1,0 fte/jr direct personeel (excl. technici)

2

) Geschat k. € 2,5 per 1,0 fte/jr direct personeel (excl. technici)

=

0,0%

100%

EIGEN BIJDRAGE (Kosten op UT-grondslag -/- Baten):

-

BEGROOT PROJECT RESULTAAT: Subsidie Primaire personeelslasten Materialen, overige lst, diensten Uitbesteed werk en advies Apparatuur en inventaris Reis- en verblijfkosten Totaal out-of-pocket Dekkingsbijdrage

-

-/-

Voor akkoord:

Voor akkoord:

Projectleider:

Controller:

Handtekening

……………………………….


Handtekening

……………………………….

Pagina 23 van 106


D2

Handleiding bij model Projectbegroting

Algemeen Het model projectbegroting is een model waarmee projecten in het kader van Werk in opdracht van Derden worden begroot. De projectbegroting wordt behandeld in hoofdstuk D2 van de regeling Werk in opdracht van Derden. Het model is van toepassing op alle projecten Werk in opdracht van Derden, met uitzondering van incidentele projecten. In het model zijn velden groen en geel gearceerd. De groene velden worden (indien van toepassing) ingevuld. De bedragen in de geel gearceerde velden worden berekend op basis van overige ingevoerde gegevens in het model. De geel gearceerde velden zijn overschrijfbaar. De niet gearceerde velden die automatisch worden gevuld op basis van formules mogen niet worden gewijzigd. Het risico van het overschrijven van de verschillende velden (en de gevolgen daarvan) ligt volledig bij de invullende faculteit. Kopgegevens In de kop van het formulier “Projectbegroting universeel” moeten de volgende gegevens worden ingevoerd: Naam faculteit: Aan dit veld is een List of Values (LoV) gekoppeld. Er kan worden gekozen uit de faculteiten die in de LoV worden vermeld; Faculteit is: Dit veld wordt automatisch gevuld (“Technisch” of “NietTechnisch”) a.d.h.v. het veld “Naam faculteit”; Soort project: Aan dit veld is een LoV gekoppeld. Er kan worden gekozen uit EC, Bsik, 2e geldstroom en overig; Jaarnorm uren: Dit veld wordt automatisch gevuld a.d.h.v. het veld “Soort project”. Als het om een Bsik project gaat is de jaarnorm 1650 uur, in alle andere gevallen 1600 uur. Dit veld mag niet worden gewijzigd. Projectleider: Naam van de projectleider. Looptijd: In dit veld wordt de looptijd van het project in maanden ingevoerd; BTW-plichtig: Aan dit veld is een LoV gekoppeld: Ja of Nee BTW-tarief Aan dit veld is een LoV gekoppeld. Er kan worden gekozen uit: Vrijgesteld, Hoog, Laag en Nul Instituut: Aan dit veld is een LoV gekoppeld. Er kan worden gekozen uit: 315, 410, 515 en 811. Accountantsverklaring vereist: Aan dit veld is een LoV gekoppeld: Ja of Nee SiSa: Aan dit veld is een LoV gekoppeld: Ja of Nee Personeelskosten op project: Aan dit veld is een LoV gekoppeld. Er kan worden gekozen uit: “via salarisinterface” of “via uren x tarief” Datum: De datum waarop het formulier is opgesteld. Titel project: Omschrijving project Projectnummer: Projectnummer (indien bekend) Opgesteld door: Naam van degene die het formulier heeft opgesteld; Geldstroomcategorie Aan dit veld is een LoV gekoppeld. Er kan worden gekozen uit: Privaat en Publiek Boekingsmethode: Aan dit veld is een LoV gekoppeld. Er kan worden gekozen uit:  Project zonder urenboeking;  Project met boeking begrote uren;  Project met boeking werkelijke uren. Opdrachtgevercategorie: Aan dit veld is een LoV gekoppeld. Er kan worden gekozen uit:  1 Internationale organisaties 3e geldstroom; Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012)

Pagina 24 van 106


        

Accountantskosten declarabel:

Signalering op facturering:

Penvoerder:

Subsidieprogramma:

2 Nationale overheden (Nederland); 3 NWO/STW/ZonMw/FOM; 4 KNAW; 5 Overige non-profit organisaties; 6 Bedrijven; 7 3e geldstroom EU* 8 Contractonderwijs 9 Nationale overheden (niet Nederland)** 10 Overig 3e geldstroom

*: voorheen 2e geldstroom internationaal **: betreft ministeries, provincies, gemeenten Aan dit veld is een LoV gekoppeld. Er kan worden gekozen uit:  Ja, de accountantskosten zijn (gedeeltelijk) declarabel;  Nee, de accountantskosten zijn niet declarabel. Aan dit veld is een LoV gekoppeld. Er kan worden gekozen uit:  Ja signalering wordt via datumveld vastgelegd;  Nee, signalering wordt niet vastgelegd. Aan dit veld is een LoV gekoppeld. Er kan worden gekozen uit:  Ja; er zijn subcontractanten en UT is penvoerder  Nee; er zijn wel subcontractanten maar UT is geen penvoerder  Nvt; er zijn geen subcontractanten betrokken bij het project. Aan dit veld is een LoV gekoppeld. Er kan worden gekozen uit:  EU 5e kader  EU 6e kader  EU 7e kader  EU Overig  EFRO  BSIK  SMARTMIX  IOP  Pieken in de Delta  Agentschap NL  Platform Beta Techniek  Point One  Kenniswerkersregeling (KWR)  Interreg  NWO  FOM  STW  ZonMw  FES  KNAW  Kennisnet  Bedrijven  Charitatieve instellingen/Collectebusfondsen (bijv. Astma/Reumafonds)  Overig


Pagina 25 van 106


WBSO-project:

 Overige ministeries Aan dit veld is een LoV gekoppeld: Ja of Nee

Personeelslasten Primaire personeelslasten: Functie:

Naam: Datum in dienst: Datum uit dienst: Inzet:

Uurtarief:

Salarislasten: Overhead:

Kosten op UT-grondslag: Subsidiegrondslag:

Het veld functie kan m.b.v. een LoV worden gevuld. We kennen o.a. de volgende functies: HGL, UHD, UD, MOW, MOZ, TWAIO, Promovendus, Overig WP, Flexwerker, OBP, leden CvB; In dit veld wordt de naam van de betreffende medewerker ingevuld of de omschrijving “vacature” In dit veld wordt de (vermoedelijke) datum ingevoerd waarop de medewerker in dienst is getreden. In dit veld wordt de (vermoedelijke) datum ingevoerd waarop de medewerker uit dienst treedt. In deze kolom wordt het aantal uren ingevuld op basis van 1 manjaar (manjaar: 1650 voor Bsik; 1600 voor overige projecten); Het veld uurtarief wordt automatisch gevuld op basis van de gekozen “Functie”. Als op basis van het exacte uurtarief moet worden gerekend kan het uurtarief worden overschreven. De uurtarieven per functie zijn conform de in de begroting 2012 (par. 4.11 Integrale UT-tarieven) opgenomen bedragen dan wel bedragen die nadien geactualiseerd zijn. De uurtarieven 2012 per functie zijn als volgt: BSIK Overige Op basis van 1650 uur 1600 uur HGL 85.00 87.66 UHD 61.87 63.80 UD 46.95 48.42 MOW (schaal 10/11) 48.42 49.93 MOZ (schaal 10/11) 38.36 39.56 TWAIO Promovendus 27.27 28.13 Overige WP (13-0) Flexwerker OBP (16-18) 84.16 86.79 OBP (13-15) 65.80 67.86 OBP (11-12) 50.93 52.53 OBP (5-10) 33.21 34.24 OBP (1-4) 25.61 26.41 Projectmedewerker (niet WP) 58.37 60.20 OBP (niet ingedeeld) Leden CvB Aan functies waaraan geen uurtarief is gekoppeld moet zelf een tarief worden toegekend. Deze kolom wordt automatisch gevuld op basis van de kolommen “Inzet” x “Uurtarief”; Deze kolom wordt automatisch gevuld op basis van de velden al dan niet technisch, soort project en jaarlijks herziene tarieven van BEZ; Veld wordt automatisch gevuld op basis van het veld “Salarislasten”; Veld wordt automatisch gevuld op basis van het veld


Pagina 26 van 106


Baten budget: Subsidiabel %:

“Salarislasten”; Veld wordt automatisch gevuld op basis van het veld “Subsidiegrondslag” x “Subsidiabel percentage”; Totaal “Batenbudget” uitgedrukt in een percentage van het totaal “Kosten op UT-grondslag”. Dit veld is overschrijfbaar.

Doorbelaste uren: Bij de doorbelaste uren worden de uren vastgelegd die door 1e geldstroom medewerkers t.b.v. het betreffende Werk in opdracht van Derden project worden gemaakt. De velden worden op dezelfde wijze ingevuld als omschreven bij “Primaire personeelslasten”. Opslag Overhead: Kosten op UT-grondslag:

Subsidiegrondslag: Baten budget: Subsidiabel %:

Overige lasten: Materialen:

Overige lasten:

Doorbelaste overige kosten: Doorbelaste diensten: Uitbesteed werk en advies: Apparatuur en inventaris Direct:

Reis- en verblijfkosten binnenland: Reis- en verblijfkosten buitenland:

Dit veld wordt automatisch gevuld op basis van de velden al dan niet technisch, soort medewerker en de jaarlijks herziene tarieven van BEZ. Deze tarieven worden berekend op basis van toe te rekenen onderzoekskosten en het aantal wetenschappelijke fte‟s in de 1e geldstroom; Dit veld wordt automatisch gevuld op basis van het totaal van de kolom overhead personeelslasten; Dit veld wordt automatisch gevuld op basis van het veld “Subsidiegrondslag” x “Subsidiabel % personeelslasten”; “Batenbudget” (opslag overhead) uitgedrukt in een % van “Kosten op UT-grondslag” (opslag overhead). Standaard k€ 7 voor primair wetenschappelijk personeel (per fte) per jaar (wordt berekend op basis van de inzet en de jaarnorm uren). Dit veld is overschrijfbaar. Standaard k€ 7 voor primair wetenschappelijk personeel (per fte) per jaar (wordt berekend op basis van de inzet en de jaarnorm uren). Dit veld is overschrijfbaar. Dit betreft de kosten die in de 1e geldstroom zijn gemaakt t.b.v. het betreffende Werk in opdracht van Derden project Indien van toepassing invullen; Indien van toepassing invullen; Kosten UT grondslag wordt afgeleid van het veld “Aanschaf”; Subsidegrondslag wordt berekend op basis van de formule duur in mnd/60 x gebruik/100 x aanschaf. Het Batenbudget wordt berekend op basis van de formule: Aanschaf x % gebruik x mnd/60 x SUBSIDIE Bij het vullen van deze velden moet rekening gehouden worden met het volgende:  Apparatuur alleen t.b.v. dit project aangeschaft (dan 100 % van de aanschaf);  Regels van subsidiënt;  Apparatuur ingebracht vanuit 1e geldstroom: geen outof-pocket kosten; wel subsidiabele kosten Indien van toepassing invullen; Standaard k€ 2,5 voor wetenschappelijk personeel (per fte) per jaar (berekend op basis van de inzet en de jaarnorm uren). Dit veld is overschrijfbaar.

Subsidie Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012)

Pagina 27 van 106


Het veld “Subsidie” wordt automatisch gevuld op basis van het veld “Soort project”. Dit veld is overschrijfbaar Eigen bijdrage De eigen bijdrage wordt automatisch berekend op basis van het totale saldo van de kolommen “Kosten op UT-grondslag” en “Baten budget”. Begroot project resultaat Subsidie Primaire personeelslasten Materialen, Ov.lasten, drb. diensten Uitbesteed werk en advies Apparatuur en inventaris Reis- en verblijfkosten Totaal out-of-pocket Dekkingsbijdrage

Totaal kolom batenbudget Totaal Primaire personeelslasten in de kolom “Kosten op UTgrondslag”; Totaal van “Materialen”, “Overige lasten” en “Doorbelaste diensten” in de kolom “Kosten op UT-grondslag; Totaal uitbesteed werk en advies. Directe kosten Apparatuur en Inventaris in de kolom “Kosten op UT-grondslag” Totaal Reis- en verblijfkosten binnen- en buitenland. Totaal directe kosten Subsidie – Totaal out-of-pocket


Pagina 28 van 106


D3

Contract

Versie juni 2012 Dit hoofdstuk is geactualiseerd op bovengenoemde datum. D300 Contract algemeen Indien de projectvoorbereiding en de voorcalculatie volgens de regeling zijn uitgevoerd en hieruit blijkt dat er geen inhoudelijke en financiële bezwaren zijn, dan kan een projectaanvraag definitief bij de opdrachtgever worden ingediend. Eventueel vinden hierna nog onderhandelingen en aanpassingen plaats. Financiële Zaken (FZ) heeft daarbij een adviserende rol op financieel gebied. De uiteindelijke overeenstemming met de opdrachtgever mondt uit in een contract. Het standaardcontract en de algemene voorwaarden van de UT staan in het onderdeel Project voorbereiding van de regeling Werk in opdracht van Derden. D310 Beoordeling projectaanvraag FZ beoordeelt de projectaanvraag financieel gezien op de volgende punten: a) Overeenstemming met de projectvoorbereiding b) Overeenstemming met de voorcalculatie (projectbegroting) c) Overeenstemming met de voorwaarden van de opdrachtgever D315 Inzending projectaanvraag FZ verzorgt de inzending van de projectaanvraag en registreert de verzending op het formulier projectstatus (maakt onderdeel uit van het model projectregistratie). D320 Ontvangst contract Indien de opdrachtgever akkoord gaat met de aanvraag dan wordt een bevestiging ontvangen. Afhankelijk van de opdrachtgever kan een eenzijdig ondertekende bevestiging op de aanvraag worden ontvangen. Het is ook mogelijk dat de opdrachtgever een bevestiging in tweevoud verstrekt die beide getekend moeten worden en waarvan 1 exemplaar aan de opdrachtgever moet worden geretourneerd. Bij grote projecten vindt ook wel “live” ondertekening plaats door de opdrachtgever en de universiteit. FZ ziet er op toe dat de ondertekening van overeenkomsten door de UT plaatsvindt volgens de mandateringsregeling. D322 Ontvangst beschikking NWO Het origineel van een subsidiebeschikking van het NWO of een daaraan gelieerde instelling zoals STW en FOM dient altijd bij FZ te worden gearchiveerd in het projectdossier. D325 Registratie contract FZ registreert de aanwezigheid van een door alle partijen bevestigde overeenkomst op het formulier projectstatus (maakt onderdeel uit van het model projectregistratie).

FZ archiveert het origineel van het contract bij het centrale archief van de beheerseenheid en een kopie in het projectdossier. Een digitale versie (scan) is ook toegestaan als alternatief voor de kopie. D330 Penvoerderschappen Indien de UT penvoerder is kan dit leiden tot bijzondere verplichtingen ten aanzien van het aansturen van de participanten. Zo kan het voorkomen dat de penvoerder aanwijzingen op moet stellen voor de inrichting van de administratieve organisatie of accountantsverklaringen van de participanten. Zodra Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012)

Pagina 29 van 106


een subsidie overeenkomst leidt tot penvoerderschap voor de UT stuurt de betreffende faculteit bij de start van het project een copie van het contract en de subsidievoorwaarden naar de afdeling OA. De faculteit en OA zullen gezamenlijk zorgdragen voor adequate opvolging van deze en mogelijk andere bijzondere verplichtingen.


Pagina 30 van 106


D3

Onderzoeksovereenkomst (Nederlandse versie)

De ondergetekenden: 1. [naam], gevestigd aan de [adres], [postcode] te [plaats], te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door [naam], [functie], hierna te noemen: “Opdrachtgever” en 2. Universiteit Twente, gevestigd aan de Drienerlolaan 5, 7522 NB te Enschede,Nederland, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door [naam], [functie], hiertoe gemandateerd door de decaan/het college van bestuur, hierna te noemen: “UT”, overwegende dat: - …; - …, verklaren te zijn overeengekomen als volgt: Artikel 1 UT zal voor Opdrachtgever onderzoek verrichten, hierna te noemen: “Onderzoek”, aan/naar .........................................., zoals nader gespecificeerd in bijlage 1 aangehecht aan en deel uitmakend van deze overeenkomst. Artikel 2 Het Onderzoek zal worden verricht in de periode van................ tot en met..................... Deze periode is tevens de looptijd van deze overeenkomst. Artikel 3 1. De op grond van deze overeenkomst verschuldigde vergoeding bedraagt …………..(of: wordt nader gespecificeerd in bijlage 2 aangehecht aan en deel uitmakend van deze overeenkomst) en komt voor rekening van Opdrachtgever. UT zal factureren op driemaandelijkse basis (of op een andere basis die meer recht doet aan de gegeven situatie). 2. Eventuele subsidies zoals “vermindering onderwijs” en “S&O-vermindering” inhoudende verminderingen van af te dragen loonbelasting en premies volksverzekeringen krachtens de Wet van 15 december 1995, Stb.635 respectievelijk de Beschikking van 21 december 1995 Stcrt. 251 komen, indien van toepassing, in die zin ten goede aan het Onderzoek, dat deze voor dat Onderzoek op een door de UT te bepalen wijze zal worden aangewend. Artikel 4 Eventuele octrooi- respectievelijk modelrechten op gegevens en resultaten, bekend geworden respectievelijk bereikt binnen het kader van het Onderzoek, komen toe aan Opdrachtgever; UT heeft het recht de onderzoeksresultaten, hierna te noemen: “Onderzoeksresultaten”, te publiceren doch zal beoogde publicaties in ieder geval eerst ter beoordeling aan Opdrachtgever zenden. Op verzoek van Opdrachtgever zal UT nader door Opdrachtgever aangegeven onderdelen van de desbetreffende publicatie verwijderen, indien Opdrachtgever deze strijdig acht met haar bedrijfsbelang, doch mits de publicatie door de verwijdering naar het oordeel van UT niet aan wetenschappelijke waarde inboet. Indien UT in het kader van het Onderzoek een uitvinding doet, zal zij Opdrachtgever hieromtrent tijdig inlichten. UT zal de uitvinding op verzoek van Opdrachtgever gedurende een periode van (uiterlijk) Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012)

Pagina 31 van 106


zes (6) maanden na de mededeling daarvan geheim houden teneinde Opdrachtgever in staat te stellen daarvoor octrooi aan te vragen. Artikel 5 UT zal voor Opdrachtgever een verslag van het verrichte Onderzoek aan Opdrachtgever doen toekomen. Artikel 6 Besprekingen over de uitvoering van deze overeenkomst zullen namens Opdrachtgever worden gevoerd door ................. en namens UT door............................. Indien één of meer van genoemde onderzoekers om enigerlei reden niet langer beschikbaar zijn om binnen het Onderzoek, zal UT het recht hebben om een of meer vervangers aan te stellen, indien UT deze vervangers voldoende bekwaam acht om het Onderzoek uit te voeren. Artikel 7 Indien Opdrachtgever deze overeenkomst tussentijds beëindigt, zal Opdrachtgever in ieder geval de brutosalariskosten van tijdelijke ten behoeve van het Onderzoek aangestelde medewerkers aan UT vergoeden voor de resterende duur van hun aanstelling respectievelijk arbeidsovereenkomst. Artikel 8 Op deze overeenkomst zijn de in bijlage 3 opgenomen algemene voorwaarden integraal van toepassing. In geval van strijdigheid van de algemene voorwaarden met bovengenoemde artikelen van deze overeenkomst zullen laatstgenoemde artikelen voorrang hebben.

Aldus opgemaakt en in tweevoud ondertekend te......................... d.d........................ [naam wederpartij] vertegenwoordigd door [naam], [functie] (handtekening)

te............................ d.d........................... Universiteit Twente vertegenwoordigd door [naam], [functie]

(handtekening)

“Ondergetekenden, medewerkers van de UT, verklaren volledig bekend te zijn met de inhoud van deze overeenkomst en de voor de UT daaruit voortvloeiende verplichtingen. Met name verklaren zij zich gebonden te zullen achten aan de geheimhouding die de UT krachtens deze overeenkomst jegens haar opdrachtgever(s) in acht moet nemen gedurende de gehele daarvoor overeengekomen periode. Deze gebondenheid zal ook dan voor hen gelden, indien zij om welke reden ook, niet meer bij de UT in dienst zullen zijn” Aldus verklaard te Enschede, ……………. (datum), (handtekeningen)


Pagina 32 van 106


Bijlage 1 Projectbeschrijving


Pagina 33 van 106


Bijlage 2 Kostenspecificaties


Pagina 34 van 106


Bijlage 3 ALGEMENE VOORWAARDEN Van: Universiteit Twente Postbus 217 7500 AE Enschede Nederland Artikel 1 Toepasselijkheid van deze algemene voorwaarden Deze algemene voorwaarden gelden voor iedere aanbieding en iedere overeenkomst tussen Universiteit Twente, hierna te noemen: “UT”, en een opdrachtgever, waarop UT deze algemene voorwaarden van toepassing heeft verklaard, voor zover van deze algemene voorwaarden niet door UT en opdrachtgever (hierna individueel “partij”en gezamenlijk “partijen” te noemen) uitdrukkelijk is afgeweken. Artikel 2 Offertes De door UT gemaakte offertes zijn geldig gedurende dertig (30) dagen, tenzij anders aangegeven. UT is slechts aan de offertes gebonden indien de aanvaarding hiervan door de opdrachtgever door hem schriftelijk binnen veertien (14) dagen wordt bevestigd. De in een offerte vermelde prijzen zijn exclusief BTW, tenzij anders aangegeven. Artikel 3 Uitvoering van de overeenkomst 1.

UT zal de overeenkomst naar beste inzicht en vermogen en overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap uitvoeren. Indien de dienstverlening door UT leidt tot de ontwikkeling van kennis, garandeert UT echter niet de objectieve juistheid en bruikbaarheid daarvan voor de opdrachtgever. Opdrachtgever vrijwaart de UT in dat geval voor claims van derden voor schaden voortvloeiend uit het gebruik of de toepassing van die kennis, mits deze door opdrachtgever aan die derden in enigerlei vorm overgedragen is.

2.

Indien en voor zover een goede uitvoering van de overeenkomst dit vereist, heeft UT het recht bepaalde werkzaamheden te laten verrichten door derden.

3.

De opdrachtgever draagt er zorg voor dat alle gegevens, waarvan UT aangeeft dat deze noodzakelijk zijn of waarvan de opdrachtgever redelijkerwijs behoort te begrijpen dat deze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst, tijdig aan UT worden verstrekt. Indien de voor de uitvoering van de overeenkomst benodigde gegevens niet tijdig aan UT zijn verstrekt, heeft UT het recht de uitvoering van de overeenkomst op te schorten en/of de uit de vertraging voortvloeiende extra kosten volgens de gebruikelijke tarieven aan de opdrachtgever in rekening te brengen.

4.

UT is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, ontstaan doordat UT is uitgegaan van door de opdrachtgever verstrekte onjuiste en/of onvolledige gegevens, tenzij de onjuistheid of onvolledigheid voor haar kenbaar behoorde te zijn.

5.

Indien is overeengekomen dat de overeenkomst in fasen zal worden uitgevoerd kan UT de uitvoering van die onderdelen die tot een volgende fase behoren opschorten totdat de opdrachtgever de resultaten van de daaraan voorafgegane fase schriftelijk heeft goedgekeurd.


Pagina 35 van 106


Artikel 4 Contractsduur; uitvoeringstermijn Een overeengekomen termijn voor de uitvoering is geen fatale termijn, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen. Bij overschrijding van de uitvoeringstermijn dient de opdrachtgever UT derhalve schriftelijk in gebreke te stellen. Artikel 5 Wijziging van de overeenkomst 1.

Indien tijdens de uitvoering van de overeenkomst blijkt dat voor een behoorlijke uitvoering het noodzakelijk is om de te verrichten werkzaamheden te wijzigen of aan te vullen, zullen partijen tijdig en in onderling overleg de overeenkomst dienovereenkomstig schriftelijk aanpassen.

2.

Indien partijen overeenkomen dat de overeenkomst wordt gewijzigd of aangevuld, kan het tijdstip van voltooiing van de uitvoering daardoor worden beïnvloed. UT zal opdrachtgever zo spoedig mogelijk hiervan op de hoogte stellen.

3.

Indien de wijziging of aanvulling op de overeenkomst financiële en/of kwalitatieve consequenties hebben, zal UT de opdrachtgever hierover tevoren inlichten. Indien een vast honorarium is overeengekomen zal UT daarbij aangeven in hoeverre de wijziging of aanvulling van de overeenkomst een aanpassing van dit honorarium tot gevolg heeft.

4.

In afwijking van lid 3 van dit artikel zal UT niet meer kosten in rekening kunnen brengen indien de wijziging of aanvulling het gevolg is van omstandigheden die aan haar kunnen worden toegerekend.

Artikel 6 Geheimhouding Beide partijen zijn gedurende een periode van vijf (5) jaar na de datum van mededeling verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie, die zij in het kader van hun overeenkomst van elkaar of uit andere bron hebben verkregen. Informatie geldt als vertrouwelijk als dit door de andere partij is medegedeeld of als dit voortvloeit uit de aard van de informatie. Partijen komen overeen dat informatie die één der partijen bij de overeenkomst wordt meegedeeld niet vertrouwelijk zal zijn indien en voor zover schriftelijk aangetoond kan worden dat deze informatie: a. reeds openbaar toegankelijk is; b. schriftelijk aantoonbaar bekend is bij de ontvangende partij voorafgaand aan het mededelen daarvan door de andere partij; c. rechtmatig is verkregen door de ontvangende partij van een derde partij die niet door soortgelijke geheimhoudingsbepalingen gebonden is; d. door de ontvangende partij ontwikkeld is geheel onafhankelijk van enige mededeling van de andere partij; e. direct of indirect af te leiden is uit een commercieel beschikbaar product; f. openbaar is geworden in het kader van een rechterlijke procedure. Artikel 7 Intellectuele eigendom 1.

Onverminderd het bepaalde in artikel 6 van deze algemene voorwaarden behoudt UT zich de rechten en bevoegdheden voor die haar toekomen op grond van de Auteurswet.


Pagina 36 van 106


2.

Alle door UT verstrekte stukken, zoals rapporten, adviezen, ontwerpen, schetsen, tekeningen, software enzovoorts, zijn uitsluitend bestemd om te worden gebruikt door de opdrachtgever en mogen niet door hem zonder voorafgaande toestemming van UT worden verveelvoudigd, openbaar gemaakt, of ter kennis van derden gebracht.

3.

UT behoudt tevens het recht de door de uitvoering van de werkzaamheden toegenomen kennis voor andere doeleinden te gebruiken, voor zover hierbij geen vertrouwelijke informatie van opdrachtgever ter kennis van derden wordt gebracht.

Artikel 8 Ontbinding van de overeenkomst De vorderingen van UT op de opdrachtgever zijn onmiddellijk opeisbaar in de volgende gevallen: - na het sluiten van de overeenkomst aan UT ter kennis gekomen omstandigheden geven UT goede grond te vrezen dat de opdrachtgever niet aan zijn verplichtingen zal voldoen; - indien UT de opdrachtgever bij het sluiten van de overeenkomst gevraagd heeft zekerheid te stellen voor de nakoming en deze zekerheid uitblijft dan wel onvoldoende is. In de genoemde gevallen is UT bevoegd de verdere uitvoering van de overeenkomst op te schorten, dan wel tot ontbinding van de overeenkomst over te gaan, één en ander onverminderd het recht van UT om schadevergoeding te vorderen. Indien zich omstandigheden voordoen met betrekking tot personen en/of materiaal waarvan UT zich bij de uitvoering van de overeenkomst bedient of zich pleegt te bedienen, welke van dien aard zijn dat de uitvoering van de overeenkomst onmogelijk dan wel dermate bezwaarlijk en/of onevenredig kostbaar wordt, dat naleving van de overeenkomst in redelijkheid niet meer kan worden gevergd, is UT bevoegd de overeenkomst te ontbinden. Artikel 9 Gebreken; klachttermijnen 1.

Klachten over de verrichtte werkzaamheden dienen door de opdrachtgever binnen tien (10) dagen na ontdekking, doch uiterlijk binnen zestig (60) dagen na voltooiing van de betreffende werkzaamheden schriftelijk te worden gemeld aan UT.

2.

Indien een klacht gegrond is, zal UT de werkzaamheden alsnog verrichten zoals overeengekomen, tenzij dit inmiddels voor de opdrachtgever zinloos is geworden. Dit laatste dient door de opdrachtgever schriftelijk kenbaar te worden gemaakt. Indien het alsnog verrichten van de overeengekomen dienstverlening niet meer mogelijk of zinvol is, zal UT slechts aansprakelijk zijn binnen de grenzen van artikel 13 van deze algemene voorwaarden.

3.

Ook indien de opdrachtgever tijdig reclameert, blijft zijn verplichting tot betaling bestaan.

Artikel 10 Honorarium 1.

Voor aanbiedingen en overeenkomsten waarin een vast honorarium wordt aangeboden of overeengekomen gelden de leden 2, 6 en 7 van dit artikel. Indien geen vast honorarium wordt overeengekomen, gelden de leden 3 tot en met 7 van dit artikel.

2.

Partijen kunnen bij het tot stand komen van de overeenkomst een vast honorarium overeenkomen. Het vaste honorarium is exclusief BTW.

3.

Indien geen vast honorarium wordt overeengekomen, zal het honorarium worden vastgesteld op grond van werkelijk bestede uren. Het honorarium wordt berekend volgens de gebruikelijke uurtarieven van UT, geldende voor de periode waarin de werkzaamheden worden verricht, tenzij een daarvan afwijkend uurtarief is overeengekomen.


Pagina 37 van 106


4.

Eventuele kostenramingen zijn exclusief BTW.

5.

Bij opdrachten met een looptijd van meer twee (2) maanden zullen de verschuldigde kosten periodiek in rekening worden gebracht.

6.

Indien UT met de opdrachtgever een vast honorarium of uurtarief overeenkomt, is UT niettemin gerechtigd tot verhoging van dit honorarium of tarief: UT mag stijgingen in de lonen van zijn medewerkers, alsmede materiaal- en reiskosten doorberekenen. Een dergelijke verhoging kan slechts aan de opdrachtgever in rekening worden gebracht als deze hem voor de ingangsdatum is medegedeeld.

7.

Indien de verhoging meer dan tien procent (10%) bedraagt, heeft de opdrachtgever het recht de overeenkomst met onmiddellijke ingang schriftelijk op te zeggen.

Artikel 11 Betaling 1.

Betaling dient te geschieden binnen dertig (30) dagen na factuurdatum op door de UT aan te geven wijze. Na het verstrijken van dertig (30) dagen na de factuurdatum is de opdrachtgever in verzuim; de opdrachtgever is vanaf het moment van in verzuim treden over het opeisbare bedrag een rente verschuldigd van één procent (1%) per maand.

2.

In geval van liquidatie, faillissement of surseance van betaling van de opdrachtgever zullen de verplichtingen van de opdrachtgever onmiddellijk opeisbaar zijn.

3.

Door de opdrachtgever gedane betalingen strekken steeds ter afdoening in de eerste plaats van alle verschuldigde rente en kosten, in de tweede plaats van opeisbare facturen die het langst open staan, zelfs al vermeldt de opdrachtgever, dat de voldoening betrekking heeft op een latere factuur.

4.

Betaling dient plaats te vinden zonder korting of verrekening.

Artikel 12 Incassokosten 1.

Is de opdrachtgever in gebreke of in verzuim met het nakomen van één of meer van zijn verplichtingen, dan komen alle redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte voor rekening van opdrachtgever. In ieder geval is de opdrachtgever verschuldigd: - over de eerste € 6.500,- over het meerdere tot € 13.000,- over het meerdere tot € 32.500,- over het meerdere tot € 130.000,- over het meerdere

15% 10% 8% 5% 3%.

Indien UT aantoont hogere kosten te hebben gemaakt, welke redelijkerwijs noodzakelijk waren, komen ook deze voor vergoeding in aanmerking. 2.

De opdrachtgever is jegens UT de door UT gemaakte gerechtelijke kosten verschuldigd in alle instanties, behoudens voor zover de opdrachtgever aantoont dat deze onredelijk hoog zijn. Dit geldt alleen, indien UT en de opdrachtgever met betrekking tot een overeenkomst waarop deze algemene voorwaarden van toepassing zijn een gerechtelijke procedure voeren en een rechterlijke uitspraak in kracht van gewijsde gaat, waarbij de opdrachtgever volledig of in overwegende mate in het ongelijk wordt gesteld.

Artikel 13 Aansprakelijkheid


Pagina 38 van 106


1.

De aansprakelijkheid van UT voor enigerlei vorm van schaden, die voortvloeien uit de uitvoering van de overeenkomst, is beperkt tot het bedrag van het verschuldigde honorarium, bij opdrachten met een langere looptijd verder beperkt tot het over de laatste drie (3) maanden verschuldigde honorariumgedeelte.

2.

De in deze algemene voorwaarden opgenomen beperkingen van de aansprakelijkheid gelden niet, indien de schade is te wijten aan opzet of grove schuld van UT of haar leidinggevende ondergeschikten.

Artikel 14 Overmacht 1.

Onder overmacht wordt verstaan: omstandigheden die de nakoming van de verbintenis verhinderen, en die niet aan UT zijn toe te rekenen. Hieronder zullen -indien en voor zover deze omstandigheden de nakoming onmogelijk maken of onredelijk bemoeilijken- mede zijn begrepen: stakingen in andere organisaties dan die van UT, wilde stakingen of politieke stakingen in de organisatie van UT, een algemeen gebrek aan benodigde grondstoffen en andere voor het tot stand brengen van de overeengekomen prestatie benodigde zaken of diensten; niet voorzienbare stagnatie bij toeleveranciers of andere derden waarvan UT afhankelijk is en algemene vervoersproblemen.

2

UT heeft ook het recht zich op overmacht te beroepen, indien de omstandigheid die verdere- nakoming verhindert intreedt, nadat UT haar verbintenis had moeten nakomen.

3.

Tijdens overmacht worden de verplichtingen van UT opgeschort. Indien de periode waarin door overmacht nakoming van de verplichtingen door UT niet mogelijk is langer duurt dan twee (2) maanden, zijn beide partijen bevoegd de overeenkomst te ontbinden zonder dat er in dat geval een verplichting tot schadevergoeding bestaat.

4.

Indien UT bij het intreden van de overmacht al gedeeltelijk aan haar verplichtingen heeft voldaan, of slechts gedeeltelijk aan haar verplichtingen kan voldoen is zij gerechtigd het reeds uitgevoerde casu quo uitvoerbare deel afzonderlijk te factureren en is de opdrachtgever gehouden deze factuur te voldoen als betrof het een afzonderlijk contract. Dit geldt echter niet als het reeds uitgevoerde casu quo uitvoerbare deel geen zelfstandige waarde heeft.

Artikel 15 Verzuim Als één van de partijen zijn verplichtingen, die uit de overeenkomst voortvloeien, niet nakomt en nalaat die na te komen of de schade, die de andere partij heeft geleden, te vergoeden binnen een periode van dertig (30) dagen na ontvangst van een verzoek tot nakoming en/of schadevergoeding van de andere partij, dan heeft de andere partij daarna het recht om de overeenkomst per direct schriftelijk te beëindigen. Deze beëindiging laat de nakoming van verplichtingen van de partij, die in verzuim is, onverlet evenals de rechten van de andere partij, die reeds opeisbaar waren of bestonden vóór de datum van beëindiging. Artikel 16 Geschilbeslechting In afwijking van de wettelijke regels voor de bevoegdheid van de burgerlijke rechter zal elk geschil tussen opdrachtgever en UT, in geval de rechtbank bevoegd is, worden beslecht door de Rechtbank te Den Haag. UT blijft echter bevoegd de opdrachtgever te dagvaarden voor de volgens de wet of het toepasselijke internationale verdrag bevoegde rechter. Artikel 17 Toepasselijk recht Op elke overeenkomst tussen UT en de opdrachtgever is Nederlands recht van toepassing. Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012)

Pagina 39 van 106


D3

Research Agreement

The parties: 1.

[name], established at [address], [zip code] [place], [country], duly represented by [name], [function], hereinafter referred to as “Client”, and

2.

University of Twente, established at Drienerlolaan 5, 7522 NB Enschede, the Netherlands, duly represented by [name], [function], in virtue of the authority vested in him/her by the Dean of the said Faculty respectively the “College van Bestuur” (Governing Body), hereinafter referred to as “UT",

whereas: - …; - …; acknowledge that they have agreed as follows: Article 1 UT shall carry out a research investigation for Client, hereinafter called "the Project", comprising a study of .............................., as specified in Appendix I, attached to this agreement and being part thereof. Article 2 The Project shall be performed in the period from .................... to ................ inclusive. This period is likewise the term of validity of this agreement. Article 3 1.

The costs payable under this agreement are specified in Appendix II, attached to this agreement and being part thereof. They shall be charged and invoiced on a …..-monthly basis to Client.

2.

(only applicable in agreements with Dutch parties) Possible subsidies like “reduction education” and “reduction on research and development” by virtue of the Law of 15 December 1995, Stb. 635 respectively the decision of 21 December 1995, Stcrt.251 implying reductions of due income tax and national insurance premiums, shall, if applicable, inure to the benefit of the Research, such that the relevant amounts shall be spent on the Research in a manner to be determined by UT.

Article 4 Possible patent rights and/or utility model rights on all knowledge, data and results, generated or arrived at within the scope of the Project, shall be vested in Client. UT shall be entitled to publish the research results of the Project, hereinafter called "the Results". Prior to publication UT shall send envisaged publications to Client for judgement. On request of Client, UT shall delete data in such envisaged publication, which Client deems harmful to its business interests, but subject to the condition that the scientific value of the publication is not prejudiced in UT‟s view. UT shall notify Client timely, if it makes an invention within the scope of the Project. In order to enable Client to apply Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012)

Pagina 40 van 106


for a patent UT shall, on Client‟s request, keep such invention secret for a period of six (6) months at the most upon the date of its notification to Client. Article 5 UT shall send a report of the Project to Client. Article 6 On behalf of Client negotiations on the execution of this Agreement shall be conducted by ................... and on behalf of UT by .............. If one or more of mentioned researchers for whatever reason are no longer available to conduct research within the framework of the Project, UT shall have the right to appoint substitutes, if UT deems such substitutes dispose of the required scientific skills. Article 7 If Client terminates this agreement prematurely, Client shall compensate UT fully for the gross salary costs of the personnel, as temporarily employed for the execution of the Project, during the remaining period of their assignment with UT. Article 8 The general terms and conditions, as mentioned in Appendix III of this agreement, shall be integrally applicable to this agreement. In case such terms and conditions would be contrary to the abovementioned articles, the latter shall prevail.

Drafted and signed in duplicate at [place] [date] [name Client] represented by [name], [function]

[place] [date] University of Twente represented by [name], [function]

(signature)

(signature) “The undersigned, employees of University of Twente, hereby declare to be fully aware of the contents of the above mentioned agreement and the obligations resulting therefrom for UT. In particular they declare to be bound by the confidentiality obligations UT has to observe towards its principals pursuant to mentioned agreement, during the full agreed term for that purpose. This legal commitment shall remain valid for them even, if they, for whatever reason, are no longer employed by UT”

As declared at Enschede, ………………..(date) (signatures)


Pagina 41 van 106


Appendix I

Project description


Pagina 42 van 106


Appendix II

Cost specifications


Pagina 43 van 106


Appendix III General terms and conditions From:

University of Twente P.O. Box 217 7500 AE Enschede The Netherlands

Article 1 Applicability of these terms and conditions These general terms and conditions apply to every offer and every agreement, hereafter to be called “Agreement”, between the University of Twente, hereafter to be called “UT”, and a client, hereafter to be called “Client”, to which the UT has declared that these terms apply, in so far as UT and Client (hereinafter individually referred to as “party” and collectively referred to as “parties”) have not expressly diverged from these terms. Article 2 Offers Offers made by the UT remain valid for thirty (30) days, unless otherwise stated. The UT can only be held to these offers, if the UT confirms acceptance thereof by the Client by written notice within fourteen (14) days upon the date of the relevant acceptance. The prices stated in the offer are ex VAT, unless otherwise stated. Article 3 Execution of the Agreement 1.

The UT shall carry out the Agreement to the best of its ability and insight and in accordance with the demands of good workmanship. If the service provided by the UT leads to the development of knowledge, then there shall be no guarantee from the UT to the Client as to the objective correctness and fitness for purpose thereof. The Client will indemnify the UT against claims of third parties resulting from the use or application of that knowledge, provided that the Client has transferred such knowledge in whatever form to those third parties.

2.

The UT has the right to have certain activities carried out by third parties, if and in so far as a proper execution of the Agreement so requires.

3.

The Client will see to it that all information of which the UT indicates that it is necessary for the execution of the Agreement or whereof the Client in good faith can be expected to understand that it is necessary, will be provided to the UT on time. If the information necessary for the execution of the Agreement is not provided to the UT on time, then the UT shall be entitled to suspend the execution of the Agreement and/or to charge the extra cost, resulting from the delay, to the Client in accordance with the usual rates.

4.

The UT can not be held liable for damages of whatever nature, which have arisen due to the fact that the UT has based itself on incorrect and/or incomplete data supplied by the Client, unless the incorrectness or incompleteness should have been obvious to the UT.

5.

If it has been agreed that the Agreement shall be executed in stages, then the UT can suspend execution of those parts that belong to a following stage until the Client has approved of the results of the previous stage in writing.

Article 4 Term of the Agreement; time-limit of execution A term agreed for the execution is not a deadline, unless otherwise expressly agreed. When the time limit for the execution has been exceeded the Client should therefore give a notice of default to the UT.


Pagina 44 van 106


Article 5 Alteration of the Agreement 1.

If during the course of the Agreement it appears necessary to alter or complement the activities to be carried out in order to ensure adequate performance, then parties will adapt the Agreement accordingly in writing, in due time and after mutual consultation.

2.

If parties were to agree that the Agreement is changed or adapted, then the date the execution is completed may be influenced on that account. The UT shall inform Client thereof as soon as possible.

3.

If the alteration or adaptation of the Agreement were to have financial and/or qualitative consequences, then the UT will inform the Client thereof beforehand. If a fixed fee has been agreed on, the UT will indicate to what extent the alteration or adaptation of the Agreement will result in an adaptation of the fee.

4.

Contrary to the provisions in paragraph 3 of this article, the UT will not be able to charge additional costs if the alteration or adaptation results from circumstances that can be attributed to UT.

Article 6 Secrecy Both parties are obliged to keep secret all confidential information, which they have received in the frame of the agreement, from each other or from other sources, for a period of five (5) years. Information will be considered confidential when the other party has stated so or when it is obvious from the nature of the information. The parties agree that information disclosed by either party pursuant to the agreement which would otherwise be confidential information shall not be deemed confidential to the extent that it can be proven by written records that said information: a) is part of the public domain without violation of the agreement; b) is known and on record at the receiving party prior to disclosure by the disclosing party; c) is lawfully obtained by the receiving party from a third party who is not bound by similar confidentiality obligations; d) is developed by the receiving party completely independently of any such disclosure by the disclosing party; e) is ascertainable from a commercially available product; or f) is disclosed pursuant to administrative or judicial action, provided that the receiving party shall use its best efforts to maintain the confidentiality of the confidential information. Article 7 Intellectual property 1.

Regardless of what was laid down in article 6 of these terms, the UT reserves the rights to which it is entitled pursuant to the Copyright Act 1912.

2.

The documents provided by the UT, such as reports, advice, designs, drafts, drawings, software etc. are intended exclusively for the use of the Client and may, without prior permission of the UT, not be multiplied, made public or given to third parties for inspection.

3.

The UT also retains the right to use the knowledge, increased due to the execution of the activities, for other objectives, in so far as no confidential information of the Client is brought to the notice of third parties.


Pagina 45 van 106


Article 8 Annulment of the Agreement The claims which the UT has on the Client are immediately payable in the following cases: - circumstances which have become known to the UT after concluding the Agreement, provide sufficient grounds for the UT to fear that the Client will be unable to meet his obligations; - if the UT has asked the Client to provide surety in respect of the performance and this surety is not provided or insufficiently so. In the said cases the UT will be entitled to suspend further execution of the Agreement or to proceed to terminate the Agreement, this without prejudice to the right of the UT to claim damages. If circumstances were to arise with regard to persons and/or materials of which the UT avails itself for the execution of the Agreement or is used to avail itself, and which are of such a nature that execution of the Agreement becomes impossible or so difficult and/or disproportionately expensive that observance of the Agreement can no longer be reasonably expected, then the UT is entitled to terminate the Agreement. Article 9 Defects; terms of complaint 1. Complaints about the activities carried out should be reported by the Client in writing, to the

UT, within ten (10) days after discovery, but at the latest within sixty (60) days after completion of the activities in question. 2. If a complaint is justified, the UT will carry out the activities as agreed, unless this has meanwhile become useless. If this is the case, the Client should make it known in writing. If the carrying out of the agreed service is no longer possible or has lost its purpose, the UT can only be held liable within the limits of article 13 of these terms. 3. Even when the Client lodges a complaint on time, his obligation to pay shall remain. Article 10 Fees 1. Paragraphs 2, 6 and 7 of this article apply to those offers and Agreements that mention a fixed

2. 3.

4. 5. 6.

7.

fee or in which a fixed fee is agreed upon. If no Agreement has been reached on a fixed fee, the paragraphs 3 up to and including 7 of this article shall apply. Parties may agree on a fixed fee when the Agreement is concluded. The fixed fee is ex VAT. If no Agreement has been reached on a fixed fee, then the fee shall be determined on timespent basis. The fee is then calculated according to the usual hour rates of the UT, current when the activities were carried out, unless a different hourly rate has been agreed on. Possible cost assessments are ex VAT. For assignments with a duration of over two (2) months the cost due shall be charged periodically. If the UT and the Client have agreed to a fixed fee then the UT shall nevertheless be entitled to raise this fee or those rates: the UT may pass on increases in the wages of its staff members, as well as cost of materials and travelling expenses. Such a raise can only be charged to the Client if he has been informed thereof before the date of commencement. If the raise amounts to ten percent (10%) or more, then the Client shall have the right to annul the Agreement forthwith in writing.


Pagina 46 van 106


Article 11 Payments 1. Payments must be made within thirty (30) days of receipt of the relevant invoice. The Client

shall pay the costs concerned by the method of payment to be specified by UT. Upon expiration of said period of thirty (30) days, the Client shall be in default and will be obliged to pay an interest of one percent (1%) per month on the amount due, as from the first day the Client was in default. 2. In case of a winding-up, bankruptcy or a moratorium of the Client, the Client's obligations shall be due on demand. 3. Payments made by the Client shall always serve to settle firstly all interest and costs due, secondly the invoices due and payable that have been outstanding longest, even when the Client states that the payment relates to an invoice of a later date. 4. Payments shall be effected without discounts or settlement. Article 12 Collection charges 1. If the Client is in default or neglect with the fulfilment of one or more of his obligations, then all

reasonable expenses incurred in order to receive payment outside the court will be for the account of the Client. The Client will at least be charged: - over the first € 6,500.- over the remaining amount up to € 13,000.- over the remaining amount up to € 32,500.- over the remaining amount up to € 130,000.- over the remaining amount

15% 10% 8% 5% 3%

If the UT can prove that it has incurred higher costs which were necessary in all fairness, then these will also be considered for compensation. 2. The Client owes the UT the legal cost incurred by the UT in all courts, except when the Client

can prove that these are unreasonably high. This applies only if the UT and the Client are engaged in legal procedures with regard to an Agreement to which these general terms and conditions apply and a court decision becomes final and conclusive whereby the Client is put fully or to a great extent in the wrong. Article 13 Liability 1. The liability of the UT for any form of damages resulting from the execution of the Agreement is

limited to the amount of the fee due, for assignments of a longer duration there is a further limit to that part of the fee that is due for the last three (3) months. 2. The limitations of liability included in these terms do not apply, if the damages are to be blamed

on an intentional act or gross negligence on the part of the UT or its executive staff. Article 14 Force Majeure 1. By force majeure is understood: circumstances which prevent fulfilment of the obligation and

for which the UT can not be held responsible. These will include, if and in so far as these circumstances have made fulfilment of the obligation impossible or if they make it unreasonably difficult to do so: strikes in organisations other than the UT, wildcat strikes or political strikes in the organisation of the UT, a general lack of the necessary raw materials and other matters or services required for the realisation of the agreed performance; unforeseen delays at the suppliers or other third parties on which the UT depends and general transport problems. 2. The UT also has the right to plea force majeure if the circumstance preventing further fulfilment

arises after the UT should have fulfilled its obligation. Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012)

Pagina 47 van 106

Regeling Werk in opdracht van Derden 3. During force majeure the obligations of the UT shall be suspended. If the period in which

fulfilment of the obligations is impossible for the UT due to force majeure, lasts longer than two (2) months, then both parties shall be entitled to dissolve the Agreement without an obligation to pay damages in that case. 4. If the UT already has fulfilled part of its obligations when the force majeure arises, or if it can

only partly meet its obligations, then the UT shall be entitled to invoice the part which has already been carried out or, as the case may be, the part which can be carried out. The Client is obliged to settle this invoice as if it were a separate Agreement. However, this does not apply when that part, which has already been carried out or, as the case may be, can be carried out, does not have an independent value. Article 15 Default If one of the parties does not fulfil its obligations arising from the Agreement and fails to fulfil this obligation or to compensate the damage suffered by the other party within a period of thirty (30) days after receipt of a request for compliance and/or indemnification from that other party, the said other party shall have the right to terminate the Agreement at any time. Such termination shall not affect the performance of obligations by the party in default or the rights of the other party which are due or exist before the date of termination. Article 16 Settling of disputes Contrary to the legal stipulations as regards the competence of the civil court, any dispute between the Client and the UT shall be settled by the District Court in The Hague, provided the court is competent. However, the UT remains entitled to summon the Client to appear before the competent court according to the law or the applicable international treaty. Article 17 Applicable law Any Agreement between the UT and the Client shall be governed by and accordance with the Laws of the Netherlands.


construed in

Pagina 48 van 106


E1

Inrichting

Versie juni 2012 Dit hoofdstuk is geactualiseerd op bovengenoemde datum. E100 Inrichting algemeen Het startpunt voor de inrichting van de projectadministratie is de ontvangst van het definitieve contract dat door alle partijen is ondertekend. De inrichting betreft de volgende zaken: a) Aanleggen projectdossier b) Invoeren projectgegevens in Oracle PA  Invoeren projecten  Invoeren contracten  Invoeren budgetten c) Invoeren FMI d) Tijdverantwoording TAS / Inrichting UUR e) Inrichting GKS (workflow) Voor de inrichting van de projectadministratie geldt dat de juistheid van de ingevoerde gegevens, zoals aansluiting met het contract en de projectbegroting, wordt gecontroleerd met inachtneming van functiescheiding. De vaststelling van de juistheid van de inrichting wordt vastgelegd in het formulier projectstatus (K122). Het formulier projectstatus maakt onderdeel uit van het model projectregistratie. E115 Aanleggen projectdossier Onderdeel van het model projectregistratie zijn formulieren t.b.v. het projectdossier. Op de standaardindeling moet worden aangegeven welke onderdelen digitaal zijn vastgelegd en waar deze bestanden zijn te vinden. Op het formulier projectstatus (K122) wordt aangegeven in welke fase het project zich bevindt. Dit formulier is een verplicht onderdeel van het papieren dossier. De digitale vastleggingen zijn onderverdeeld in systemen en bestanden. Voor de systemen, zoals TAS, FMI en Oracle geldt dat deze met een raadpleegfunctie toegankelijk moeten zijn voor een daartoe bevoegde controle functionaris. Voor de digitale bestanden geldt dat deze ook toegankelijk en inzichtelijk moeten zijn voor de bevoegde controle functionaris. E120 Openen OFI nummer en Oracle workflow Als er een nieuw OFI PA project moet worden geopend moet FZ de volgende stappen doorlopen: 1. invoeren van het project (zie handleiding “invoeren projecten”); 2. invoeren van contract(en) (zie handleiding “invoeren contracten”); 3. invoeren van budgetten (zie handleiding “invoeren budgetten”). Daarnaast moeten de GKS tabellen worden gevuld voor de Oracle workflow, waarin o.a. de goedkeuring van facturen en declaraties is vastgelegd. E122 Eigen bijdrage De eigen bijdrage is het UT-aandeel in de integrale kosten van een 3e geldstroomproject. De bijdrage wordt als volgt berekend: integrale kosten (UT-grondslag) -/- vergoeding subsidiënt. Belangrijke stuurmechanismen voor de waardebepaling van het onderhanden werk en de bepaling van de eigen bijdrage zijn de kostenbudgetten en mark-up percentages. Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012)

Pagina 49 van 106


De verantwoording in de administratie van de eigen bijdragen vindt geautomatiseerd plaats. Bij de maandafsluiting berekent de programmatuur de waarde van de OHW-positie en de eigen bijdrage m.b.v. mark-up percentages alsook de realisatie van het batenbudget. De realisatie van het batenbudget loopt hierbij parallel aan de ontwikkeling van het kostenbudget. E124 Mark-up percentages Bij de start van een project moeten de mark-up percentages worden ingevoerd. Een mark-up percentage geeft per kostensoort aan welk deel van de kosten niet wordt vergoed door de opdrachtgever. Tijdens de looptijd van een project mogen de mark-up percentages (en kostenbudgetten) niet meer worden aangepast. Op deze regel bestaan 3 uitzonderingen. Een update van kostenbudgetten en mark-up percentages is toegestaan als:  er een materiële verandering (bedrag > k€ 25) wordt verwacht in de te maken projectkosten. Strikte voorwaarde hierbij is dat deze extra kosten vermijdbaar zijn; zij zijn het gevolg van een eigen keuze van de UT om meer geld te besteden aan het project. Dit is uitsluitend toegestaan bij extra inzet van personeel ter uitbreiding van de projectactiviteiten. Bij materiële onvermijdbare kosten, moet een voorziening worden gevormd (zie E126 Voorzieningen).  de totale kosten materieel hoger uitvallen (bedrag > k€ 25) dan begroot en de subsidiënt bereid is het subsidiebedrag aan te passen.  De subsidiënt tijdens de looptijd van het project de subsidiegrondslagen wijzigt (effect begroting > k€ 25) . Bij een update van kostenbudgetten en mark-up percentages moet een nieuwe, goed onderbouwde begroting toegevoegd worden aan het projectdossier. E126 Voorzieningen Als zich gedurende de uitvoering van het project omstandigheden voordoen die onvermijdbaar materiële financiële gevolgen hebben moet er een voorziening worden getroffen. Het kan zijn dat de UT niet aan de contractvoorwaarden kan voldoen zodat de subsidiënt de toegezegde vergoeding slechts gedeeltelijk wil betalen. Ook kan het zijn dat de kosten materieel hoger uitvallen dan voorzien (> k€ 25), terwijl de subsidiënt niet bereid is het subsidiebedrag te verhogen. De dotatie aan de voorziening moet direct, zodra zich omstandigheden voordoen die leiden tot onvermijdbare kosten, ten laste van de exploitatie geboekt worden. Dit in tegenstelling tot de eigen bijdragen die gedurende de looptijd gefaseerd aan de exploitatie worden toegerekend. Bij de bepaling van de dotatie wordt uitsluitend uitgegaan van de additionele kosten. E128 Accorderen OFI nummer FEZ accordeert de voorinvoer van projecten uiterlijk de volgende werkdag na aanmelding per e-mail onder voorwaarde dat een eventuele BTW toets is uitgevoerd. E130 Invoeren FMI Verzorg de invoer in FMI (Financiële Management Informatie) a.d.h.v. het projectformulier en de projectbegroting. Voor de financiële project rapportering is in FMI een eigen telschema aanwezig. E140 Inrichten tijdverantwoording (TAS) TAS (Time Accounting System) is ontwikkeld voor faculteiten die uren moeten schrijven voor subsidieprojecten. Met behulp van TAS kan een medewerker via een web-applicatie op een uiterst eenvoudige wijze uren registreren. De beheersfuncties kunnen op het niveau van de faculteit worden uitgevoerd met UUR (UT Uren Registratie). Op het projectformulier staat aangegeven of er namens de opdrachtgever tijdverantwoording vereist is. Als dit het geval is dan moet de functioneel beheerder van het tijdregistratie systeem (TAS, Time Accounting System) de projectcodes aanmaken waarop de betrokken medewerkers uren gaan verantwoorden.


Pagina 50 van 106


Tijdverantwoording is ook verplicht indien de opdrachtgever een accountantsverklaring vraagt bij de in rekening gebrachte kosten, voorzover deze kosten (gedeeltelijk) bestaan uit inspanningen van projectmedewerkers die niet zijn aangesteld op het project. In deze situatie wordt onder tijdverantwoording een integrale tijdverantwoording verstaan. De projectleider heeft als taak om de betrokken medewerkers te wijzen op hun verantwoordelijkheid om de gemaakte uren volgens aanwijzing van FZ in te voeren in TAS/UUR. Loonkosten Wanneer moeten uren naar PA-projecten wel/niet worden doorbelast ?  Als een medewerker is aangesteld op een PA-project moeten de uren niet worden doorbelast;  Als een medewerker van een project is aangesteld in de 1e geldstroom moeten de uren wel worden doorbelast aan het PA-project;  Als een medewerker is aangesteld in de 1e geldstroom en voor een gedeelte op een 2e en/of 3e geldstroomproject wordt aangesteld moeten de uren die hij/zij schrijft in de 1e geldstroom voor doorbelasting worden uitgesloten. Overheadkosten De overhead tarieven zijn gerelateerd aan de bestede uren van het wetenschappelijk personeel; in de tarieven zijn de kosten van het OBP verdisconteerd. Als een wetenschapper integraal zijn/haar uren verantwoordt dan worden de overheadkosten doorbelast op basis van de geschreven uren x het overhead tarief. Indien een wetenschapper is aangesteld op een project, maar geen uren schrijft, worden de overheadkosten op basis van 1512 productieve uren op jaarbasis ten laste van het project geboekt. We kennen 2 overheadtarieven, één voor de technische faculteiten en één voor de niet-technische faculteiten. In UUR kan op bedrijfsniveau worden aangegeven ten gunste van welk project de opbrengst van de overhead moet worden geboekt. E190 Inrichting controle Voor de inrichting van de projectadministratie geldt dat de juistheid van de ingevoerde gegevens, zoals aansluiting met het contract en de projectbegroting, door FZ moet worden gecontroleerd met inachtneming van functiescheiding, voor zover mogelijk. De vaststelling van de juistheid van de inrichting wordt door FZ vastgelegd in het formulier projectstatus.


Pagina 51 van 106


E

Model projectregistratie

Projectinvoer algemeen projectnaam OFI nummer projectleider werkeenheid cluster subsidiënt subsidiënt categorie subsidieprogramma begindatum einddatum FZ adviseur


Pagina 52 van 106


Projectformulier Werk voor Derden projectnaam projectleider

werkeenheid

cluster

subsidiënt

looptijd

t/m

FZ adviseur

programma

projectbeschrijving

contractvoorwaarden b1 wie is de penvoerder? b2 urenregistratie vereist ? b3 accountantsverklaring vereist ? b4 juridische toets nodig?

projectfinanciën c1 welke kosten worden vergoed? c2 is het project financieel haalbaar? c3 btw toets nodig? (welk btw% geldt) c4 kredietwaardigheid of (bank-)garantie eis? d

e

personele bezetting (uren)

jaar 1

jaar 2

jaar 3

jaar 4

totaal

naam / functie

-

-

-

-

-

naam / functie

-

-

-

-

-

naam / functie

-

-

-

-

-

naam / functie

-

-

-

-

-

globale voorcalculatie (€)

kostenbegroting

% subsidie

subsidie

eigen bijdrage

personeelslasten

-

-

-


-

-

-

materialen

-

-

-


-

-

-


-

-

-


-

-

-

doorbelaste uren

-

-

-


-

-

-

overhead

-

-

-

totaal

-

-

-

projectstatus f1 hoe serieus is de kans op subsidie? f2 past het project binnen facultair beleid? f3 is er voldoende personele capaciteit?

besluitvorming

datum


Pagina 53 van 106


Projectstatus K122 projectnaam

OFI nr

projectleider

werkeenheid

cluster

subsidiënt

looptijd

t/m

FZ adviseur

programma

voorbereiding

naam / opmerkingen

datum

v1 projectformulier doorgenomen met projectleider v2 voorcalculatie opgesteld en accoord v3 projectaanvraag ingediend v4 definitief contract getekend ontvangen

inrichting projectadministratie i1 FMI ingevoerd i2 Tijdverantwoording TAS voorbereid i3 Juistheid inrichting vastgesteld

uitvoering u1 eerste tussentijdse projectverantwoording u2 tweede tussentijdse projectverantwoording u3 derde tussentijdse projectverantwoording u4 vierde tussentijdse projectverantwoording

afsluiting a1 afsluitende boekingen verricht a2 controle balansposities en debiteuren a3 statuswijziging afgesloten door FEZ a4 accountantsverklaring afgegeven a5 einddeclaratie verzonden a6 bevestiging oplevering opdrachtgever a7 laatste projectverantwoording opgesteld a8 programma's afgesloten (FMI & TAS)


Pagina 54 van 106


Dossierinhoud OFI nummer

werkeenheid

cluster

projectnaam

1

Projectgegevens Projectformulier, gegevens projectdossier

2

Projectstatus Projectstatus formulier

3

Contract Contract en wijzigingen

4

Correspondentie Interne en externe correspondentie

5

Voorcalculatie Projectbegroting

6

Projectbewaking Projectverantwoording

7

Verkoopfacturen Declaraties (cost statements)

8

Projectmedewerkers Aanstellingsbrieven en geautoriseerde urenverantwoording

9

Bijzondere boekingen Verliesvoorziening

10 Diversen Accountantsverklaring


Pagina 55 van 106


1

Projectgegevens

OFI nummer

werkeenheid

cluster

projectnaam

inhoud

systeem, of bestand en locatie

hardcopy

projectformulier

verplicht

Gegevens projectdossier 412

verplicht


Pagina 56 van 106


2

Projectstatus

OFI nummer

werkeenheid

cluster

projectnaam

inhoud projectstatus formulier



hardcopy verplicht

Pagina 57 van 106


3

Contract

OFI nummer

werkeenheid

cluster

projectnaam

inhoud contract, aanvraag en bevestiging



hardcopy verplicht

Pagina 58 van 106


4

Correspondentie

OFI nummer

werkeenheid

cluster

projectnaam

inhoud correspondentie opdrachtgever



hardcopy verplicht

Pagina 59 van 106


5

Voorcalculatie

OFI nummer

werkeenheid

cluster

projectnaam

inhoud


voorblad projectcalculatie projectcalculatie details


hardcopy verplicht

excel:

Pagina 60 van 106


6

Projectbewaking

OFI nummer

werkeenheid

cluster

projectnaam

inhoud


hardcopy

projectverantwoordingen

verplicht

projectafsluiting

verplicht

doorberekening 1e geldstroom kostenfacturen > € 10.000


excel verplicht

Pagina 61 van 106


7

Verkoopfacturen

OFI nummer

werkeenheid

cluster

projectnaam

inhoud


kopie declaraties factuurspecificaties


hardcopy verplicht

excel

Pagina 62 van 106


8

Projectmedewerkers

OFI nummer

werkeenheid

cluster

projectnaam

inhoud


hardcopy

Aanstellingsbrieven

verplicht

Geautoriseerde urenverantwoording

verplicht


Pagina 63 van 106


9

Bijzondere boekingen

OFI nummer

werkeenheid

cluster

projectnaam

inhoud Boeking verliesvoorziening



hardcopy verplicht

Pagina 64 van 106


10 Diversen OFI nummer

werkeenheid

cluster

projectnaam

inhoud Accountantsverklaring



hardcopy verplicht

Pagina 65 van 106


Projectaantekeningen OFI nummer

werkeenheid

cluster

projectnaam datum

aantekening


naam

Pagina 66 van 106


F2

Boeking opbrengsten

Versie juni 2012 Deze versie is geactualiseerd op bovengenoemde datum. F200 Opbrengsten Werk in opdracht van Derden Om de opbrengsten van Werk in opdracht van Derden projecten goed te verantwoorden moet onderscheid worden gemaakt in voorschotten, gedeclareerde termijnen en baten. Voorschotten zijn bedragen die geen relatie hebben met reeds verrichte inspanningen. Daarom moeten voorschotten worden geboekt op de rekening “WvD: Voorschotten” (8224) in de balans en niet als bate in de exploitatierekening en ook niet als gedeclareerde termijn binnen het onderhanden werk. Gedeclareerde termijnen zijn bedragen die aan de opdrachtgever in rekening zijn gebracht op grond van verrichte prestaties voor lopende projecten. Gedeclareerde termijnen worden verantwoord op de rekening “gedeclareerde termijnen” (5395 en 5396) in de balans als onderdeel van het onderhanden werk (OHW). Baten zijn de opbrengsten van een project in de exploitatierekening. Baten van Werk in opdracht van Derden projecten worden geboekt volgens de “completed contract” grondslag. Dit houdt in dat baten pas worden geboekt na de oplevering van een project. De boeking vindt plaats door overboeking van het saldo op de rekening gedeclareerde termijnen naar een batenrekening. F210 Rubricering voorschotten Voorschotten betreffende Werk in opdracht van Derden worden in de jaarrekening verantwoord onder de noemer “Ontvangen voorschotten Werk in opdracht van Derden” in de rubriek “Kortlopende schulden”. Het gaat om de volgende grootboekrekening: Rek.nr.

8224

Rekeningnaam WvD: Voorschotten

Rubriek jaarrekening Kortlopende schulden

NB het begrip “voorschotten” in de rekeningnamen werd voorheen aangeduid als “vooruitontvangen bedragen”. F212 Boeken voorschotten Het principe dat de UT een vastlegging wil doen van zaken waar zij recht op heeft is ook van toepassing op voorschotten. In de overeenkomst met de opdrachtgever is de betalingswijze opgenomen en bij grote projecten worden ook de voorschotten vermeld. Een voorbeeld is de 40% “advance payment” die vaak bij EU projecten geldt, waarbij ook een schema met de terugbetaling van het voorschot is gevoegd. Voorbeeld: In de financieringsbijlage van een EU contract blijkt dat de UT recht heeft op een voorschot van € 400.000, zijnde 40% van de totale subsidie van € 1.000.000. Het recht op het voorschot wordt via een fictieve nota als volgt in Oracle AR (debiteurenadministratie) geboekt: Rek .nr.

5420 8224 8260

Rekeningnaam

Project

INTD

Bedrag

D/C

Debiteuren WvD: Voorschotten Af te dragen BTW NVT

00000000 bbbaa3nn 00000000

000 000 000

€ 400.000 € 400.000 € -

D C C


Boekingstekst

40% voorschot bbbaa3nn 40% voorschot bbbaa3nn 40% voorschot bbbaa3nn

Pagina 67 van 106


F214 Rubricering gedeclareerde termijnen Gedeclareerde termijnen betreffende Werk in opdracht van Derden worden in de jaarrekening in de balans verantwoord onder de rubriek “Vooruitgefactureerde en ontvangen termijnen”. Afhankelijk van het projectsaldo valt dit onder de noemer “Overlopende activa” of “Kortlopende schulden”. Voor de 2 e en 3e geldstroom zijn afzonderlijke rekeningen voor gedeclareerde termijnen aanwezig: Rek.nr. 5395 5396

Rekeningnaam WvD: Gedeclareerde 2e geldstroom WvD: Gedeclareerde 3e geldstroom

Rubriek jaarrekening Vooruitgefactureerde en ontvangen termijnen Vooruitgefactureerde en ontvangen termijnen

F216 Boeken gedeclareerde termijnen Gedeclareerde termijnen worden altijd geboekt op basis van declaraties die worden ingediend bij de subsidiënt. De einddatum van het declaratietijdvak bepaalt de periode waarin de declaratie wordt verantwoord. Voor alle declaraties geldt dat deze binnen FZ met inachtneming van functiescheiding op juistheid gecontroleerd moeten worden. Het oordeel over de juistheid van de declaratie wordt op de kopie vastgelegd. Voorbeeld: Voor een SENTER project (onbelast 3e geldstroom) is een declaratie van € 85.000 opgesteld die op juistheid is gecontroleerd en voldoet aan de subsidievoorwaarden. Deze declaratie wordt als volgt in Oracle PA (Projects) geboekt: Rek.nr. 5420 5396 8250

Rekeningnaam Debiteuren

Project 00000000

INTD 000

Bedrag € 85.000

D/C D

WvD: Gedeclareerde 3e geldstroom Af te dragen BTW Vrijstelling

bbbaa3nn

000

€ 85.000

C

00000000

000

€

C

-

Boekingstekst Declaratie 1 project bbbaa3nn Declaratie 1 project bbbaa3nn Declaratie 1 project bbbaa3nn

F218 Rubricering baten Werk in opdracht van Derden De baten van “werk in opdracht van derden” wordt in de exploitatierekening van de jaarrekening als volgt gerubriceerd: a b c d e f

Baten werk in opdracht van derden Contractonderwijs Contractonderzoek Overige Totaal baten werk in opdracht van derden Mutaties werk in opdracht van derden Baten werk in opdracht van derden

d=a+b+c f=d+e

Het totaal van de baten “werk in opdracht van derden” (d) bevat het totaal van gedeclareerde bedragen van projecten die in het boekjaar zijn opgeleverd. De mutaties werk in opdracht van derden (e) bestaan uit toe- en afnamen van geactiveerde projectkosten op de balans. De baten “werk in opdracht van derden” (f) bevat het totaal van de baten “werk in opdracht van derden” (d) en de mutatie werk in opdracht van derden (e) en wordt op de UT ook wel aangeduid als bedrijfsdrukte. Een voorbeeld van de bepaling van de bedrijfsdrukte staat in artikel F290.


Pagina 68 van 106


F220 Boeken baten Baten van een “Werk in opdracht van Derden” project worden geboekt bij de oplevering van een project. Voorbeeld: Een SenterNovem project (3e geldstroom) wordt opgeleverd. De totale subsidie is door SenterNovem vastgesteld op €285.000. Dit bedrag staat geboekt op de rekening gedeclareerde termijnen. Bij de oplevering moet het saldo van deze rekening worden overgeboekt naar de exploitatierekening. Rek.nr. 5396 0268

Rekeningnaam WvD: Gedeclareerde 3e geldstroom WvD: Contractonderzoek nationale overheden (NL)

Project bbbaa3nn

INTD 000

Bedrag € 285.000

D/C D

bbbaa3nn

000

€ 285.000

C

Boekingstekst Oplevering project bbbaa3nn Oplevering project bbbaa3nn

NB. Baten van resultaatprojecten en incidentele projecten worden verantwoord in de periode waarop deze betrekking hebben. Hier geldt dus niet de “completed contract” methode van de Werk in opdracht van Derden projecten. F222 Batenrekeningen contractonderwijs Voor het boeken van de baten van contractonderwijs is de volgende grootboekrekening beschikbaar. Rek.nr. 0266

Rekeningnaam WvD: Contractonderwijs

Categorie opdrachtgever Contractonderwijs

F223 Batenrekeningen contractonderzoek Voor het boeken van de baten van contractonderzoek zijn de volgende grootboekrekeningen beschikbaar. Rek.nr. 0251 0267 0268 0235 0236 0269 0270 0271

Rekeningnaam e WvD: Contractonderzoek 3 geldstroom EU e WvD: Contractonderzoek intern. org. 3 gs WvD: Contractonderzoek nationale overheden (NL) WvD: Contractonderzoek NWO/STW/ZonMw/FOM WvD: Contractonderzoek KNAW WvD: Contractonderzoek Overige non-profit org. WvD: Contractonderzoek nationale overheden (#NL) WvD: Contractonderzoek Bedrijven

Categorie opdrachtgever e 3 geldstroom EU e Internationale organisaties 3 gs Nationale overheden (NL) NWO/STW/ZonMw/FOM KNAW Overige non-profit organisaties Nationale overheden (#NL) Bedrijven

De categorie indeling is bepaald in de OCenW richtlijnen. In de voorbereidende fase van een project kan op het projectformulier de juiste categorie worden geselecteerd. De gekozen categorie wordt vervolgens bij de inrichting van de projectadministratie (zie hoofdstuk E1) vastgelegd. F224 Overige batenrekeningen De overige baten bestaan uit overige contractuele dienstverlening zoals verhuur van roerende zaken, levering van goederen en doorberekening van porti. Voor de overige baten zijn diverse grootboekrekeningen beschikbaar, verdeeld over 2e en 3e geldstroom.


Pagina 69 van 106


Rek.nr. 0246 0257 0275 0276 0277 0281 0282 0283 0288

Rekeningnaam WvD: Overige baten 2e gs nationaal WvD: Overige baten 2e gs internationaal WvD: Congressen en cursussen WvD: Verhuur apparatuur WvD: Verhuur zalen WvD: Levering goederen WvD: Publikaties WvD: Porti FB WvD: Overige baten 3e gs.

Rubriek jaarrekening Overige baten WvD Overige baten WvD Overige baten WvD Overige baten WvD Overige baten WvD Overige baten WvD Overige baten WvD Overige baten WvD Overige baten WvD

Met ingang van de jaarrekening 2005 worden de overige baten onderscheiden naar een deel Werk in opdracht van Derden en een deel overige baten. F228 Rekeningen mutaties onderhanden werk De mutaties werk in opdracht van derden bestaan uit toe- en afnamen van geactiveerde projectkosten op de balans. De toename van geactiveerde projectkosten leidt tot een creditering op de rekening “mutatie onderhanden werk” in de exploitatie. Dit betreft de projectkosten van projecten die op balansdatum nog niet zijn opgeleverd. De afname betreft de kosten van projecten die in het boekjaar zijn voltooid. Dit leidt tot een debitering van de rekening “mutatie onderhanden werk” Rek.nr. 0292 0293 0295 0296 0297 0298 5390 5391

Rekeningnaam WvD: Mutatie OHW 2e gs. WvD: Storno Mutatie OHW 2e gs. WvD: Mutatie OHW 3e gs. WvD: Storno Mutatie OHW 3e gs. e WvD: Mutatie OHW EU 3 gs. e WvD: Storno Mutatie OHW EU 3 gs.

Rubriek jaarrekening Mutatie werk in opdracht van derden (exploitatie) Mutatie werk in opdracht van derden (exploitatie) Mutatie werk in opdracht van derden (exploitatie) Mutatie werk in opdracht van derden (exploitatie) Mutatie werk in opdracht van derden (exploitatie) Mutatie werk in opdracht van derden (exploitatie)

WvD: Onderhanden Werk 2e gs. WvD: Onderhanden Werk 3e gs.

Kosten Werk in opdracht van derden (balans) Kosten Werk in opdracht van derden (balans)

De boekingen op de rekeningen “mutaties OHW” worden maandelijks op projectniveau uitgevoerd. De boekingen vinden plaats bij de periodeafsluiting, volgens de planning van de concerndirectie FEZ. Met behulp van de mark-up percentages (zie E124) en de werkelijke projectkosten, wordt het onderhanden werk cumulatief berekend en geboekt voor alle Lopende projecten. Het totale berekende OHW van een project kan nooit meer zijn dan de contractuele bijdrage van de subsidiënt. Maandelijks wordt de volgende boeking gemaakt: Rek.nr. 5390 0292 5391 0295 5391 0297

Rekeningnaam

Project

INTD

WvD: OHW 2e gs. WVD: Mutatie OHW 2e gs. WvD: OHW 3e gs. WVD: Mutatie OHW 3e gs. WvD: OHW 3e gs. WVD: Mutatie OHW EU 3e gs.

bbbaa2nn (gs 0) bbbaa2nn bbbaa3nn (gs 0) bbbaa3nn bbbaa3nn (gs 0) bbbaa3nn

000 000 000 000 000 000

€ € € € € €

Bedrag

D/C

100.000 100.000 250.000 250.000 150.000 150.000

D C D C D C

Boekingstekst Onder Handen Werk OHW Balans 2e gs Onder Handen Werk OHW Balans 3e gs Onder Handen Werk OHW Balans 3e gs EU

Op de eerste dag van de volgende maand wordt het onderhanden werk gestorneerd, zodat bij de periodeafsluiting opnieuw de cumulatieve stand van het onderhanden werk berekend kan worden. Bij de stornering wordt de volgende boeking gemaakt:


Pagina 70 van 106


Rek.nr. 0293 5390 0296 5391 0298 5391

Rekeningnaam WVD: Storno mutatie OHW 2e gs WvD: OHW 2e gs. WVD: Storno mutatie OHW 3e gs WvD: OHW 3e gs. WVD: Storno mutatie OHW 3e gs EU WvD: OHW 3e gs.

Project bbbaa2nn

INTD 000

Bedrag € 100.000

D/C D

Boekingstekst Onder Handen Werk Storno

bbbaa2nn (gs 0) bbbaa3nn

000 000

€ 100.000 € 250.000

C D

OHW-Storno Balans 2e gs Onder Handen Werk Storno

bbbaa3nn (gs 0) bbbaa3nn

000 000

€ 250.000 € 150.000

C D

bbbaa3nn (gs 0)

000

€ 150.000

C

OHW-Storno Balans 3e gs Onder Handen Werk Storno EU OHW-Storno Balans 3e gs

F230 Boeken tranches 2e geldstroom Subsidiënten in de 2e geldstroom (NWO, STW, FOM, etc) betalen de subsidie doorgaans in vaste termijnen (tranches) volgens een financieringsschema. In het financieringsschema wordt de totale subsidie toekenning verdeeld over de looptijd van het project. Indien er sprake is van een financieringsschema waarbij de subsidie gelijkmatig in termijnen over de looptijd is verdeeld, dan mag worden aangenomen dat het realisatieprincipe voor opbrengsttoerekening van toepassing is. Tranches worden in deze situatie dus niet aangemerkt als voorschotten. De tranches moeten via een declaratie op de rekening “gedeclareerde termijnen” worden geboekt in de periode die het financieringsschema aangeeft. F232 Fictieve facturen Indien het niet de bedoeling is dat de subsidiënt daadwerkelijk een factuur ontvangt, zoals bij de coststatements van EU projecten, dan moet er een fictieve factuur worden aangemaakt. Een fictieve factuur wordt aangemaakt op basis van een schriftelijke bevestiging (brief, financieringsschema) van de subsidiënt. Bij de betalingskenmerken moeten de kenmerken van de aankondiging en het projectnummer worden vermeld. Fictieve facturen (cost statements) mogen niet daadwerkelijk door de subsidiënt worden ontvangen. Het is daarom belangrijk dat er geen aanmaningsprocedure wordt gevolgd. In de stamgegevens van de projecten wordt daarom vermeld of er een gewone dan wel fictieve factuur wordt aangemaakt. Fictieve facturen worden automatisch uitgesloten voor aanmaning. Een fictieve factuur wordt ook aangemaakt voor een juiste BTW registratie. F234 Correctie facturen (credit nota’s) Het kan gebeuren dat een subsidient een correctie toepast op een ingediende declaratie. Bij voorbeeld omdat een deel van de opgevoerde kosten niet subsidiabel is. Bij EU projecten wordt dit aangeduid als “non eligible” costs. Het behoeft geen betoog dat correcties op declaraties zoveel mogelijk moeten worden voorkomen. Een goed systeem van interne toetsing helpt daarbij. Indien de subsidiënt aangeeft dat er een correctie plaatsvindt, dan zal binnen FZ eerst moeten worden getoetst of de correctie terecht is. Als er inderdaad gecorrigeerd moet worden dan dient dit te gebeuren met een correctie factuur. Als er teveel gedeclareerd is dan zal de correctie factuur een credit nota zijn. F236 Declaratie op basis nacalculatie tarieven Bij het opstellen van declaraties moeten tarieven op basis van nacalculatie worden toegepast, tenzij de contractvoorwaarden anders aangeven. De concerndirectie FEZ/BEZ berekent jaarlijks de nacalculatie tarieven, welke uiterlijk 1 juli beschikbaar zijn.


Pagina 71 van 106


F240 Verrekening van voorschotten In veel gevallen zal de subsidiënt een eerder verstrekt voorschot willen verrekenen met ingediende declaraties. Bij de projectafsluiting zal het voorschotbedrag altijd volledig moeten zijn afgerekend. De voorschotrekening is dan nihil. Voorbeeld voorschotverrekening. Van het voorschot van de EU van € 400.000 (zie F212) wordt volgens het financieringsschema 20% verrekend. De declaratie bedraagt € 300.000 exclusief voorschot verrekening en wordt als volgt via een fictieve factuur in Oracle Projects geboekt: Rek.nr. 5420 5396 8251


Project 00000000

INTD 000

Bedrag € 300.000

D/C D

WVD: Gedeclareerde 3e geldstroom Af te dragen BTW 0

bbbaa3nn

000

€ 300.000

C

00000000

000

€

C

-


Vervolgens wordt door het Accounting House in Oracle AR via een adjustment (afboeking) op de fictieve factuur de volgende boeking gemaakt. Rek.nr. 8224 5420

Rekeningnaam WVD: Voorschotten

Project bbbaa3nn

INTD 000

Bedrag € 80.000

D/C D

Debiteuren

00000000

000

€ 80.000

C

Boekingstekst Declaratie 1 project bbbaa3nn Declaratie 1 project bbbaa3nn

F242 Kapitalisatie 2e / 3e geldstroom Bij een aantal 2e en 3e geldstroomprojecten (NWO, STW, FOM, etc.) wordt gebruik gemaakt van extern personeel. Het externe personeel is veelal in dienst van de subsidiënt. De personele lasten worden niet in rekening gebracht aan de UT. Met kapitalisatieboekingen bereiken wij dat de inzet van de betreffende projectmedewerkers tot uitdrukking komt in de UT-bedrijfsdrukte. De kapitalisatieboekingen worden niet in Oracle PA (Projects) vastgelegd. Bij kostenboekingen genereert Oracle PA dan namelijk OHW-boekingen en eigen bijdrage boekingen wat niet de bedoeling is. Bovendien mogen gedurende de looptijd van het project geen batenboekingen plaatsvinden. Daarom worden de kapitalisatieboekingen (resultaatneutraal) alleen in Oracle GL (Grootboek) uitgevoerd. Hiervoor wordt (indien van toepassing) per leerstoel een incidenteel 2 e en/of 3e geldstroom projectnummer geopend. Bij de kapitalisatieboeking mag geen rekening gehouden worden met opslag overheadkosten. De UToverheadtarieven zijn gerelateerd aan het UT/ WP-personeel. Medewerkers die op de loonlijst staan van andere instellingen maken weliswaar gebruik van UT-ruimten, krijgen begeleiding, etc., maar deze kosten zijn al verdisconteerd in de UT-tarieven. De kapitalisatieboeking bestaat dus alleen uit personele lasten en wordt als volgt geboekt: In het voorbeeld de kapitalisatie van AIO de Vries, 1e kwartaal 2008. Rek.nr. 1620 0240

Rekeningnaam Kapitalisatie 2e gs (personele lasten) Kapitalisatie 2e gs

Project bbbaa2nn

INTD 000

Bedrag € 9.000

D/C D

Boekingstekst De Vries 1e kw 2008

bbbaa2nn

000

€ 9.000

C

De Vries 1e kw 2005

e

Voor 3 geldstroomprojecten worden de volgende grootboekrekeningen gehanteerd: Rek.nr. Rekeningnaam 1630 Kapitalisatie landelijke speerpuntinstituten (personele lasten) 0265 Kapitalisatie landelijke speerpuntinstituten Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012)

Pagina 72 van 106


De batensoorten 0240 en 0265 worden gerapporteerd in de rubriek omzet (bedrijfsdrukte). F250 Rubricering doorsluizingen contractpartners Indien de UT penvoerder is ontvangt zij ook bedragen van de subsidiënt ten behoeve van contractpartners. Omdat deze bedragen de eigen UT project exploitatie niet mogen verstoren, moeten de bedragen die voor partners ontvangen en betaald worden geboekt worden op de tussenrekening “WVD: Contractpartners” in de balans. Rek.nr. 8225

Rekeningnaam WVD: Contractpartners

Rubriek jaarrekening Kortlopende schulden

F252 Boeken voorschotten contractpartners Indien de UT penvoerder is, moet zij voor haar contractpartners de voorschotten verantwoorden. Bij het boeken van voorschotten wordt het aandeel van contractpartners bepaald op grond van de toekenningsbrief met verdeelschema van de opdrachtgever. Voorbeeld: Uit een toekenningsbrief blijkt dat de UT een totaal voorschot van € 500.000 voor project bbbaa3nn zal ontvangen waarvan € 120.000 voor contractpartner A en € 80.000 voor contractpartner B. Op basis van deze brief wordt in Oracle AR een fictieve factuur gemaakt met de volgende boeking: Rek.nr. 5420


Project 00000000

INTD 000

Bedrag € 500.000

D/C D

8224

WVD: Voorschotten

bbbaa3nn

000

€ 300.000

C

8225

WVD: Contractpartners

bbbaa3nn

000

€ 120.000

C

8225


bbbaa3nn

000

€ 80.000

C

8260

Af te dragen BTW NVT

00000000

000

€

C

-

Boekingstekst Voorschot 1 project bbbaa3nn Voorschot 1 project bbbaa3nn Voorschot 1 project bbbaa3nn - partner A Voorschot 1 project bbbaa3nn - partner B Voorschot 1 project bbbaa3nn

F254 Boeken betaling contractpartners De verplichting tot uitbetaling van voorschotten aan contractpartners door de UT ontstaat op het moment dat het totale voorschot door de opdrachtgever aan de UT is betaald. In contracten is vaak een termijn voor deze uitbetaling gesteld. In de praktijk wordt een termijn van 8 dagen gehanteerd vanaf de dag van ontvangst door de UT. De contractpartners worden betaald via een vastlegging in Oracle AP (crediteurenadministratie / Accounts Payables). Het moment van afboeking van de debiteur (opdrachtgever) is bepalend voor de boeking van de schuld aan de contractpartners. Voorbeeld: Boeken van de betalingsverplichting aan contractpartners A en B. (zie F252) Rek.nr. 8225

Rekeningnaam WVD: Contractpartners

Project bbbaa3nn

INTD 000

Bedrag € 120.000

D/C D

8225


bbbaa3nn

000

€ 80.000

D

8245

Te vorderen BTW NVT

00000000

000

€

-

D

8210

Crediteuren

00000000

000

€ 200.000

C

Boekingstekst Voorschot 1 project bbbaa3nn - partner A Voorschot 1 project bbbaa3nn - partner B Voorschot 1 project bbbaa3nn Voorschot 1 project bbbaa3nn

Indien de UT penvoerder is dan dient de financiële positie met de contractpartner met betrekking tot voorschotten, doorbetaling van voorschotten en ontvangen cost-statements extracomptabel te worden vastgelegd. Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012)

Pagina 73 van 106


F256 Boeken doorsluizingen contractpartners en voorschotverrekening De UT dient er als penvoerder op toe te zien dat contractpartners hun verkoopfacturen tijdig volgens contract indienen. FZ bundelt de verkoopfacturen en dient deze als totaal in bij de opdrachtgever. Echter in Oracle PA wordt alleen het UT-deel van de vordering op de opdrachtgever vastgelegd. In veel gevallen zal de subsidiënt een eerder verstrekt voorschot met ingediende verkoopfacturen willen verrekenen. Voorbeeld: De UT heeft voor een onbelast project bbbaa3nn een totale declaratie opgesteld van € 550.000, waarvan € 300.000 voor de UT zelf, € 150.000 voor contractpartner A en € 100.000 voor contractpartner B. De declaratie voor het UT-deel wordt als volgt in Oracle PA geboekt: Rek.nr. 5420 5396 8250


Project 00000000

INTD 000

Bedrag € 300.000

D/C D

WVD: Gedeclareerde 3e geldstroom Af te dragen BTW Vrijstelling

bbbaa3nn

000

€ 300.000

C

00000000

000

€

C

-


Vervolg voorbeeld: De subsidiënt stelt in de toekenning dat er 40% voorschot verrekend wordt. In totaal wordt er dus € 330.000 uitbetaald en € 220.000 aan voorschot verrekend. Deelnemer UT Partner A Partner B Totaal

Uitbetaling € 180.000 € 90.000 € 60.000 € 330.000

Verrekening met voorschot € 120.000 € 60.000 € 40.000 € 220.000

Deze gegevens worden als volgt geboekt. Verrekening voorschot en uitbetaling UT-deel Het Accounting House boekt via een adjustment in Oracle AR € 120.000 af van de ingevoerde coststatement, waarbij de onderstaande boeking wordt gemaakt: Rek.nr. 8224 5420

Rekeningnaam WVD: Voorschotten Debiteuren

Project bbbaa3nn 00000000

INTD 000 000

Bedrag € 120.000 € 220.000

D/C D C


De uitbetaling van het UT-deel (€ 180.000) wordt via een bankboeking in Oracle CM (Cash Management) verwerkt, waarbij de onderstaande boeking wordt gemaakt: Rek.nr.

Rekeningnaam

Project

INTD

Bedrag

D/C

5xxx

(Post)Bank RC Debiteuren

12600000

000

€ 180.000

D

5420

Debiteuren

00000000

000

€ 180.000

C


Uitbetaling contractpartners Aangezien de cost-statements van de contractpartners niet in Oracle worden vastgelegd, worden de verrekeningen van voorschotten ook niet in het systeem verwerkt. Dit wordt wel extracomptabel bijgehouden. De uitbetaling van de contractpartners wordt wel vastgelegd. Hiervoor wordt allereerst een fictieve nota vastgelegd in Oracle AR, zodat de bankboeking m.b.t. de ontvangst verwerkt kan worden. Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012)

Pagina 74 van 106

Regeling Werk in opdracht van Derden Rek.nr. 5420


Project 00000000

INTD 000

Bedrag € 150.000

D/C D

8225


bbbaa3nn

000

€ 90.000

C

8225


bbbaa3nn

000

€ 60.000

C

8261

Af te dragen BTW NVT

00000000

000

€

-

C

Boekingstekst Declaratie 1 project bbbaa3nn Declaratie 1 project bbbaa3nn - partner A Declaratie 1 project bbbaa3nn - partner B Declaratie 1 project bbbaa3nn

Bankboeking: Rek.nr. 5xxx 5420

Rekeningnaam (Post)Bank RC Debiteuren

Project 12600000

INTD 000

Bedrag € 150.000

D/C D

Debiteuren

00000000

000

€ 150.000

C


Vervolgens worden de contractpartners via Oracle AP uitbetaald (zie ook F254). Rek.nr.

Rekeningnaam

Project

INTD

Bedrag

D/C

8225


bbbaa3nn

000

€ 90.000

D

8225


bbbaa3nn

000

€ 60.000

D

8245

Te vorderen BTW NVT

00000000

000

€

-

D

8210

Crediteuren

00000000

000

€ 150.000

C

Boekingstekst Declaratie 1 project bbbaa3nn - partner A Declaratie 1 project bbbaa3nn - partner B Declaratie 1 project bbbaa3nn Declaratie 1 project bbbaa3nn

F290 Bedrijfsdrukte, voorbeeld In dit voorbeeld wordt aangegeven hoe vanuit de geboekte projecten de opbrengstverantwoording (baten Werk in opdracht van Derden) in de exploitatierekening plaatsvindt in de jaarrekening van de UT. Stel er zijn twee projecten A en B. Project A is in jaar 1 gestart en in jaar 2 voltooid. Project B is in jaar 2 gestart en nog onderhanden aan het eind van jaar 2. De baten en lasten volgens het grootboek zijn als volgt: lasten

gedecl. termijnen

jaar 1 jaar 2

project A project A

€ 100.000 € 10.000

€ 80.000 € 40.000

jaar 2

project B

€ 50.000

€ 25.000

Verantwoording Aan het einde van jaar 1 (op balansdatum) is project A nog niet voltooid. Dat betekent dat er van project A geen resultaat in jaar 1 genomen mag worden. Om dit te bewerkstelligen worden de lasten op de balans gezet d.m.v. een „mutatie werk in opdracht van derden‟ (mutatie OHW) boeking. In jaar 2 is project A voltooid met een winst van € 10.000. Dit zijn de totale baten (€ 120.000) minus de totale lasten (€ 110.000) van project A. In de jaarrekening van de UT wordt dit als volgt gepresenteerd: Jaar 2 Balans Kosten Werk in opdracht van Derden Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012)

€ 50.000

Jaar 1 € 100.000 Pagina 75 van 106

Regeling Werk in opdracht van Derden Vooruitgefactureerde en ontvangen termijnen Vooruitgefactureerde en ontvangen termijnen Werk i.o.v. Derden (OHW)

a b c=a+b d e=c-d

Exploitatie Baten projecten Mutatie werk i.o.v derden (OHW) Bedrijfsdrukte (Baten werk i.o.v. derden) Kosten projecten boekjaar Resultaat projecten

€ 25.000-

€

80.000-

€ 25.000

€

20.000

€ 120.000 € 50.000€ 70.000 € 60.000 € 10.000

€ € 100.000 € 100.000 € 100.000 € -

Toelichting Het resultaat van projecten is het saldo van opbrengsten (bedrijfsdrukte) en de kosten van projecten in het boekjaar. De baten werk in opdracht van derden (bedrijfsdrukte) is de totaal in rekening gebrachte opbrengst van projecten die in het boekjaar zijn voltooid, gecorrigeerd met de mutatie werk in opdracht van derden (mutatie in de projectkosten van onderhanden projecten). De mutatie werk in opdracht van derden (OHW) bestaat uit twee delen. Ten eerste is dat de boeking van projectkosten van projecten die op balansdatum niet voltooid zijn. Door het op de balans zetten van deze kosten ontstaat een bate (dekking) die op de regel “mutatie werk in opdracht van derden” wordt gepresenteerd (€ 50.000). De tweede correctie is de boeking van projectkosten van projecten die in het boekjaar zijn voltooid. Het is mogelijk dat er aan het begin van het boekjaar kosten op de balans stonden en bij het voltooien van deze projecten moeten deze kosten op de regel “mutatie werk in opdracht van derden” worden tegen geboekt (€100.000).


Pagina 76 van 106


F3

Boeking personele lasten

Versie juni 2012 Dit hoofdstuk is geactualiseerd op bovengenoemde datum. F300 Personele lasten algemeen De personele lasten bestaan uit de salarissen, sociale lasten en overige personeelslasten. Hierin zijn tevens de kosten van ingehuurd personeel begrepen. Rek.nr. 10xx 11xx 12xx 13xx 14xx 15xx 16xx

Subtotaal

Rubriek jaarrekening

Schaalsalarissen Ambtstoelagen, uitzendkrachten, declaranten Sociale lasten fonds Vaste sociale verplichtingen Indirecte personeelslasten Indirecte personeelslasten Doorberekende salarissen en sociale lasten

Brutolonen en salarissen Brutolonen en salarissen/Personeel niet in loondienst Sociale lasten Overige personeelslasten Overige personeelslasten Overige personeelslasten Overige personeelslasten

F305 Personele lasten werk in opdracht van derden In de integrale kostenstructuur van Werk in opdracht van Derden zijn de personele lasten in twee vormen aanwezig: Primaire personeelslasten (a) en Doorbelaste uren (i) a b c


d

f g


h i j k l m n o


e

Personeel dat geheel dan wel gedeeltelijk specifiek voor een project is aangesteld valt in de categorie primaire kosten. De aanstelling dient uit het contract met de subsidiënt te blijken. In veel gevallen betreft dit de kosten van AIO‟s. Doorbelaste uren betreft personeel dat gefinancierd wordt vanuit de eerste geldstroom en dat via een urenverantwoording of urenbegroting op een project wordt geboekt. In veel gevallen betreft dit (begeleidings-)uren van hoogleraren, universitair docenten en onderzoeksmedewerkers.


Pagina 77 van 106


F307 Registratie primaire personeelslasten Medewerkers die direct op een project aangesteld worden vallen onder de primaire personeelslasten. De controller verwerkt het aanstellingsformulier, waarbij ook het beschikbare budget wordt getoetst. Indien het een nieuw project betreft verzorgt FZ de opening van een projectnummer. Het komt ook voor dat 1e geldstroom personeel met een bestaand dienstverband gedeeltelijk wordt aangesteld op een project. FZ geeft in geval van gedeeltelijke aanstelling op een project per e-mail door aan de personeelsassistent op welk(-e) OFI-nummer(-s) en voor welk(-e) percentage(-s) en welke periode de medewerker geboekt moet worden. De personeelsassistent verwerkt de gegevens in Oracle HR en print een mutatieformulier. Het mutatieformulier moet worden getekend door een daartoe bevoegde functionaris. De personeelsassistent archiveert een kopie van het getekende mutatieformulier in het personeelsdossier en geeft het origineel aan PA&O. PA&O verwerkt de goedgekeurde mutatie in Oracle. Na deze verwerking worden de personeelskosten van de betreffende medewerker vanaf een opgegeven datum automatisch geboekt op de gewenste project- of ofinummers. FZ moet erop toezien dat de periodieke loonjournaalposten synchroon lopen met de looptijd en de bezetting volgens contract. F308 Voorwaarden gedeeltelijke projectaanstelling Gedeeltelijke projectaanstelling is alleen van toepassing op medewerkers met een UT dienstverband. De personeelskosten vallen in de categorie “primaire personeelslasten” en worden dan vanuit de salarisadministratie op het project geboekt (zie F310). F310 Boeking primaire personeelslasten De primaire personeelslasten worden elke salarisperiode op een project geboekt door middel van een interface met de salarisadministratie. Voorbeeld: Vanuit de salarisadministratie wordt maandelijks een loonjournaalpost geboekt. In het voorbeeld een vereenvoudigde weergave van de boeking voor een AIO op 2e geldstroomproject bbbaa201 met een bruto loon van € 2.400, afdracht loonheffing € 800, afdracht sociale premies € 400 waarvan € 200 ten laste van de UT. Rek.nr. 1010

Rekeningnaam Basissalaris personeel

Project bbbaa201

1310

Opslag sociale lasten

bbbaa201

8280

INTD

Bedrag € 2.400

D/C D

€ 200

D

Loonheffing UT-pers.

€ 800

C

8283

Premies SV UT-pers.

€ 400

C

8372

Netto Salarissen

€ 1.400

C

Boekingstekst Salarisinterface periode MM-JJJJ Salarisinterface periode MM-JJJJ Salarisinterface periode MM-JJJJ Salarisinterface periode MM-JJJJ Salarisinterface periode MM-JJJJ

F315 AIO-verplichtingen AIO‟s hebben vaak een aanstelling van 4 jaar. Indien de AIO in het 4e jaar uitsluitend aan zijn proefschrift werkt, moet de UT een kortlopende verplichting vastleggen in de administratie. Indien de AIO in het 4e jaar prestaties levert voor de UT (bijv. aanstelling op een ander project / vervolgproject / andere financieringsbron) mag geen verplichting worden vastgelegd. In de meeste gevallen kan pas aan het eind van het 3e jaar worden vastgesteld of de AIO in het 4e jaar al dan niet uitsluitend aan zijn proefschrift werkt. De verplichting wordt in dit geval in zijn geheel aan het eind van het 3e jaar vastgelegd. Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012)

Pagina 78 van 106


Als op voorhand bekend is dat de AIO in het 4e jaar uitsluitend werkt aan zijn proefschrift, is een jaarlijkse opbouw van de verplichting toegestaan. De verplichting wordt dan gedurende de looptijd van het project voor een evenredig deel vastgelegd in de administratie. Bij het vastleggen van de verplichting wordt via een Excelinterface de volgende boeking gemaakt: Rek.nr. Rekeningnaam Project INTD Bedrag D/ Boekingstekst C 1598 Kosten AIO 4e jaar bbbaa3nn 000 € D Kosten AIO X 4e jaar 8483 AIO-verplichtingen bbbaa0nn 000 € C Kosten AIO X 4e jaar De AIO wordt in het 4e jaar aangesteld t.l.v. de 1e geldstroom. De boekingen in het 4e jaar: Rek.nr.

Rekeningnaam

Salarisinterface: 1xxx Basissalaris personeel / soc. Lasten 8372 Netto salarissen Excel-interface: 8483 AIO-verplichtingen 1598

Kosten AIO 4e jaar

Project

INTD

Bedrag

D/C

Boekingstekst

bbbaa1nn

000

€

-

D

Salarisinterface periode x

bbbaa0nn

000

€

-

C

Salarisinterface periode x

bbbaa0nn

000

€

-

D

bbbaa1nn

000

€

-

C

Vrijval AIO verplichting AIO X Vrijval AIO verplichting AIO X

F320 Registratie doorbelaste uren Medewerkers die zich inzetten voor projecten met een door de opdrachtgever vereiste urenverantwoording zijn verplicht om deze uren te registreren in TAS (Time Accounting System). Het tijdig verantwoorden van uren is belangrijk omdat de uren nodig zijn om de periodieke doorbelasting te kunnen boeken. Deze boeking komt via de TAS-interface tot stand en wordt iedere 2e dag van de maand (voor de periodeafsluiting) verwerkt. De verwerkingsdata worden jaarlijks verstrekt door FEZ. De uren kunnen in TAS worden verantwoord op project- of OFI-nummers met een onderverdeling naar activiteitencode. De functioneel beheerder van TAS signaleert maandelijks of de uren volledig zijn ingevoerd en print de urenstaten per medewerker. De projectleider autoriseert (ondertekent) de urenstaten van de projectmedewerkers. F322 UT tarieven De tarieven die worden toegepast voor het boeken van doorberekende personeelslasten zijn gebaseerd op de schaalsalarissen van 1 januari (eventueel geïndexeerd met verwachte salarisstijgingen in de loop van het jaar) en de door FEZ vastgestelde opslagpercentages sociale lasten. De opslagpercentages worden jaarlijks door FEZ gepubliceerd. F330 Boekingsmethoden doorbelaste uren Binnen de waarderingsgrondslag (C120) voor het onderhanden werk zijn de volgende methoden voor boeking van doorbelaste uren te onderscheiden: 1. Projecten zonder urenboeking 2. Projecten met boeking begrote uren 3. Projecten met boeking werkelijke uren De keuze voor de boekingsmethode moet worden vastgelegd in Oracle PA. Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012)

Pagina 79 van 106


Voor alle methoden geldt dat de waardering nooit hoger is dan de bijdrage van derden. F331 Projecten zonder urenboeking Bij projecten zonder urenboeking worden alle directe kosten op het project geboekt, met uitzondering van doorbelaste uren. De directe kosten bestaan in dit geval uit de primaire kosten en de kosten van doorbelaste overige kosten, doorbelaste diensten en doorbelaste investeringskosten. Deze methode is van toepassing op alle projecten die voldoen aan één van de volgende voorwaarden: a) De bijdrage van derden is lager dan de primaire kosten van het project. b) De bijdrage van derden is hoger dan de primaire kosten van het project, maar er is geen urenverantwoording vereist én de bijdrage van derden bevat geen vergoeding voor doorbelaste uren. De eis van urenverantwoording volgt niet alleen rechtstreeks uit de contractuele bepalingen, maar bestaat ook als er een accountantsverklaring wordt gevraagd bij een contract waar doorbelaste uren (gedeeltelijk) worden vergoed. F332 Projecten met boeking begrote uren Bij projecten met boeking van begrote uren worden doorbelaste uren volgens begroting op het project geboekt. Tevens worden de indirecte kosten (opslag overhead) en de eventuele eigen bijdrage van de universiteit geboekt. De boeking van uren en overhead vindt plaats via een Excelinterface. De eigen bijdrage wordt maandelijks geboekt bij de periodeafsluiting. Deze methode is van toepassing op alle projecten waarvoor geldt dat de bijdrage van derden hoger is dan de primaire kosten van het project, er geen urenverantwoording vereist is maar de bijdrage van derden bevat wel een vergoeding voor doorbelaste uren. FZ rekent de begrote uren toe op basis van de door de controller en projectleiding goedgekeurde projectbegroting. Deze projectbegroting dient aan te sluiten bij de voorwaarden van de opdrachtgever. De uren op jaarbasis worden door FZ naar evenredigheid aan de perioden toegerekend. F333 Projecten met boeking werkelijke uren Bij projecten met boeking van werkelijke uren worden doorbelaste uren volgens de goedgekeurde integrale urenverantwoording (TAS) op het project geboekt. Tevens worden de indirecte kosten (opslag overhead) en de eventuele eigen bijdrage van de universiteit geboekt. De uren en overhead worden via de TAS- en OH-interface geboekt. De eigen bijdrage wordt maandelijks automatisch bij de periodeafsluiting geboekt. Deze methode is van toepassing op alle projecten waarvoor geldt dat de bijdrage van derden hoger is dan de primaire kosten van het project en er wel een urenverantwoording vereist is. F335 Keuze schema boekingsmethode doorbelaste uren Voor de bepaling van de juiste boekingsmethode per project kan het volgende keuze schema worden gevolgd:


Pagina 80 van 106


Valt het contract onder Werk in opdracht van Derden? (A110)

Ja

Nee

Is de bijdrage van derden hoger dan de primaire kosten?

Nee

Resultaatprojecten (A111) Bestemmingsfondsen (A112) Incidentele activiteiten (A113)

Ja

Is een urenverantwoording vereist? Externe gronden: het contract, het declareren of de accountantsverklaring. Interne gronden: eigen beleid

Nee

Ja

Bevat de bijdrage van derden een vergoeding voor doorbelaste uren?

Nee

Geen Urenboeking Wel directe kosten.

Ja

Begrote Urenboeking Begrote uren, overhead en eigen bijdrage verplicht boeken.

Werkelijke Urenboeking Werkelijke uren, overhead en eigen bijdrage verplicht boeken.

F340 Boeking doorbelaste uren De doorbelaste uren worden op een project geboekt door middel van de TAS-interface. Wanneer uren wel of niet via de interface worden geboekt, staat in hoofdstuk E140 beschreven. De TAS-interface wordt maandelijks gedraaid. Daarbij kijkt het systeem telkens naar de cumulatieve gegevens. Hierbij wordt rekening gehouden met eventuele correcties die een medewerker in een vorige periode heeft gemaakt. Zodra in TAS een periode is afgesloten, kan alleen de beheerder van TAS nog correcties verrichten. Tegelijkertijd met de TAS-interface wordt ook de OH-interface (overhead) gedraaid. De overhead wordt bepaald aan de hand van de schreven uren x het overhead tarief. In UUR kan zowel voor de boeking van de uren als van de overhead door de beheerder worden aangegeven op welk ofinummer de opbrengst geboekt moet worden. Voorbeeld: Stel een hoogleraar X in 1e geldstroom bbbaa101 heeft in de eerste periode van 2009 in totaal 20 uur begeleiding gegeven aan Promovendus Z van 3e geldstroom project bbbaa301. Het integrale personeelstarief voor de Hoogleraar X bedraagt € 100, Het overheadtarief is € 50. Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012)

Pagina 81 van 106


De subsidiënt vergoedt 60% van deze kosten. Rek.nr. Rekeningnaam 3450 WVD: Doorbelaste uren (uitsluitend TAS-interface)

Project bbbaa301

INTD bbb (1e gs)

Bedrag € 2.000

D/C D

3450

WVD: Doorbelaste uren (uitsluitend TAS-interface)

bbbaa101

bbb (3e gs)

€ 2.000

C

3452

WVD: Doorbelaste overhead (uitsluitend OHinterface) WVD: Doorbelaste overhead (uitsluitend OHinterface)

bbbaa301

bbb (1e gs)

€ 1.000

D

bbbaa101

bbb (3e gs)

€ 1.000

C

3452

Boekingstekst TAS, 20 uur cum. "Hoogleraar X" t/m 31-01-2009 TAS, 20 uur cum. "Hoogleraar X" t/m 31-01-2009 OH, 20 uur cum. "Hoogleraar X" tm/ 31-01-2009 OH, 20 uur cum. "Hoogleraar X" tm/ 31-01-2009

Bij de periodeafsluiting wordt de volgende boeking voor eigen bijdrage gemaakt: Rek.nr. Rekeningnaam 3455 WVD: Eigen bijdrage projectkosten 3457 WVD: Eigen bijdrage projectkosten

Project INTD bbbaa301 bbb (1e gs)

Bedrag € 1.200

D/C C

Boekingstekst Eigen Bijdrage

bbbaa101 bbb (3e gs)

€ 1.200

D

Eigen Bijdrage

Uit dit voorbeeld blijkt dat aan project bbbaa301 € 2.000 personele lasten en € 1.000 overhead wordt doorbelast vanuit de eerste geldstroom. Daar staat tegenover dat tegelijk de eigen bijdrage van € 1.200 (40% van € 3000) wordt geboekt. De dekking voor de 1e geldstroom per saldo is dus € 1.800 (60% van € 3000).


Pagina 82 van 106


F4

Boeking Materiële lasten

Versie juni 2012 Dit hoofdstuk is geactualiseerd op bovengenoemde datum. F400 Materiële lasten werk in opdracht van derden In de integrale kostenstructuur van Werk in opdracht van Derden zijn de materiële lasten aanwezig in de vorm van primaire materiële lasten (b t/m g) en doorbelaste materiële lasten (j t/m l). a b c


d

f g


h i j k l m n o


e

De primaire materiële lasten betreffen rechtstreekse externe kosten en deze worden geboekt op basis van inkoopfacturen. Vanuit het project bezien zijn dit “out of pocket” kosten, waarbij diensten of goederen rechtstreeks door een externe leverancier aan het project zijn geleverd. De doorbelaste materiële lasten betreffen doorberekeningen van andere faculteiten of werkeenheden binnen de UT wegens geleverde materiële ondersteuning, zoals door werkplaatsen en facilitaire zaken. F405 Materiële lasten en inkoopprocedure Op de verwerving van materiële zaken voor projecten is de UT inkoopprocedure van toepassing. Bijzonder aandachtspunt is dat bij grote aanschaffingen (> € 206.000) een Europese aanbesteding verplicht is. Bij twijfel moet de dienst SECR/INVL (Juridische Zaken) geraadpleegd worden. F410 Indeling primaire materiële lasten De primaire materiële lasten zijn in de volgende groepen ingedeeld:  Apparatuur en inventaris  Materialen  Reis- en verblijfkosten binnenland  Reis- en verblijfkosten buitenland  Uitbesteed werk en advies  Overige lasten


Pagina 83 van 106


F411 Afschrijvingskosten apparatuur / inventaris Op de rekening “afschrijvingskosten apparatuur / inventaris” (2310) wordt de afschrijving geboekt van alle apparatuur met een waarde van meer dan € 2.500 (exclusief BTW) die specifiek ten behoeve van een project is aangeschaft. Voor de afschrijving van projectapparatuur en inventaris is de volgende rekeninggroep beschikbaar: Rek.nr. 2310

Subtotaal Afschrijvingskosten apparatuur en inventaris

Rubriek Apparatuur en inventaris

Voor apparatuur die is aangeschaft voor meerdere projecten geldt dat de afschrijvingen moeten worden verdeeld over de betreffende projecten. F412 Apparatuur en inventaris > € 2.500 Voor aanschaf van (computer-)apparatuur en inventaris t.b.v. de 2e en 3e geldstroom zijn de volgende rekeningen beschikbaar. Rek.nr. 2340 2341

Subtotaal Aanschaf inventaris/apparatuur > 2500 Euro 2e & 3e gs Aanschaf computerapparatuur 2e & 3e gs

Rubriek Apparatuur en inventaris Apparatuur en inventaris

F413 Apparatuur en inventaris < € 2.500 Voor kleine aanschaffingen, huur en onderhoud van projectapparatuur en inventaris zijn de volgende rekeninggroepen beschikbaar: Rek.nr. 232x 236x 238x

Subtotaal Aanschaf apparatuur en inventaris < 2500 Euro Huur apparatuur/inventaris Onderhoud en reparatie

Rubriek Apparatuur en inventaris Apparatuur en inventaris Apparatuur en inventaris

F414 Materialen Voor de materialen zijn de volgende rekeninggroepen beschikbaar: Rek.nr. 264x 265x 271x

Subtotaal Materialen Electronische en overige materialen Administratieve hulpmiddelen

Rubriek Materialen Materialen Materialen

Tot de groep materialen behoren ondermeer gereedschappen, chemicaliën, gassen, en metalen. De administratieve hulpmiddelen betreffen o.a. kantoorbehoeften en (wetenschappelijk) drukwerk. F416 Reis- en verblijfskosten binnenland / buitenland Wetenschappelijk onderzoek is niet zelden een internationale aangelegenheid waarin uitwisseling van informatie moet plaatsvinden. Dat is zeker het geval bij projecten met meerdere contractpartners, waarbij de UT als penvoerder is aangewezen. De kosten van reizen en verblijf zijn een in het oog springende groep die ook vaak vanuit de subsidiënt afzonderlijk wordt begroot. Voor reis- en verblijfskosten is de volgende rekeninggroep beschikbaar: Rek.nr. 321x

Subtotaal Reis- en verblijfkosten

Rubriek Reis- en verblijfkosten binnen- of buitenland

Binnen deze groep zijn rekeningen aanwezig voor binnenlandse en buitenlandse reizen en congreskosten, alsmede de huur van voertuigen. Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012)

Pagina 84 van 106


F417 Uitbesteed werk en advies Voor uitbesteed werk en advies zijn de volgende rekeninggroepen beschikbaar: Rek.nr. 324x 328x

Subtotaal Uitbesteed werk extern Advieskosten

Rubriek Uitbesteed werk en advies Uitbesteed werk en advies

Uitzendkrachten behoren niet tot de categorie uitbesteed werk en advies, maar tot de categorie primaire personeelslasten. Accountantskosten behoren tot de rekeninggroep advieskosten. F419 Overige lasten Voor de overige lasten zijn de volgende rekeninggroepen beschikbaar: Rek.nr. 20xx 261x 326x 33xx

Subtotaal Huisvestingslasten Collectievorming Subsidies en lidmaatschappen Algemene kosten

Rubriek Overige lasten Overige lasten Overige lasten Overige lasten

F420 Boeking doorbelaste diensten / kosten De doorbelaste diensten betreffen uitsluitend materiële diensten. De volgende rekeninggroepen zijn beschikbaar, waarbij onderscheid is gemaakt tussen diensten door werkplaatsen, facilitaire diensten en overige interne diensten. Rek.nr. 311x 315x 341x 342x 343x

Subtotaal Doorberekening facilitaire diensten Doorberekening ICT diensten Doorberekening werkplaatsen Doorberekening facilitaire diensten Doorberekening overige diensten

Rubriek Doorberekende diensten Doorberekende diensten Doorberekende diensten Doorberekende diensten Doorberekende diensten

Boeking vindt plaats a.d.h.v. interne nota‟s of via interfaces van lokale systemen zoals ROTS, waarbij de verbruikte werkplaatsuren tegen een tarief aan het project worden doorberekend. De grootboekrekening 3451 “Doorbelaste overige lasten” wordt gebruikt voor de kosten die in de 1e geldstroom zijn gemaakt t.b.v. het betreffende Werk in opdracht van Derden project. De grootboekrekening 3454 “Doorbelaste investeringskosten” wordt gebruikt voor apparatuur die wordt ingebracht vanuit 1e geldstroom en waarvan de kosten subsidiabel zijn.


Pagina 85 van 106


F5

Boeking indirecte kosten

Versie juni 2012 Dit hoofdstuk is geactualiseerd op bovengenoemde datum. F500 Indirecte kosten algemeen De indirecte kosten (“overhead”) betreffen kosten van algemene ondersteuning en faciliteiten die niet direct zijn toe te wijzen aan een project. De kostentoerekening vindt daarom indirect plaats op basis van uren en overheadtarieven. De overhead wordt alleen geboekt voor wetenschappelijk personeel in dienst van de Universiteit Twente. We kennen twee overheadtarieven, één voor de technische faculteiten en één voor de niettechnische faculteiten. De overheadtarieven (bedrag per uur) worden jaarlijks door de concerndirectie FEZ bepaald. F512 Boeking indirecte kosten (werkelijke uren / aangesteld personeel) Als een projectmedewerker integraal zijn/haar uren verantwoordt, dan worden de overheadkosten doorbelast op basis van de geschreven uren x het overhead tarief. Indien de medewerker is aangesteld op het project, maar geen uren schrijft, worden de overheadkosten op basis van 1512 productieve uren op jaarbasis (126 per maand) ten laste van het project geboekt. De journaalpost voor de overhead wordt elke maand automatisch geboekt via de Overheadinterface. Deze wordt gelijktijdig met de TAS-interface gedraaid. Het project- of ofinummer ten gunste waarvan de dekking van de overhead geboekt moet worden, wordt bepaald aan de hand van de aanstellingsgegevens van de medewerker. Standaard wordt het project- of ofinummer gebruikt waarop de medewerker is aangesteld. Bij meerdere aanstellingen wordt de opbrengst naar rato verdeeld. De faculteiten kunnen via UUR een alternatief project- of ofinummer voor de dekking opgeven. Voorbeeld: Onderzoeker Z is aangesteld op project bbbaa301. Hij schrijft geen uren. Verder heeft Hoogleraar X uit de eerste geldstroom van cluster bbb afdeling aa de Onderzoeker Z in deze maand 10 uur begeleid. Het (technische) overheadtarief is € 50 per uur. De dekking wordt geboekt op 1e geldstroom project bbbaa199. De boeking ziet er dan als volgt uit: Rek.nr. 3452

3452

3452

3452

Rekeningnaam Project WVD: Doorbelaste bbbaa301 overhead (uitsluitend via OH-interface) WVD: Doorbelaste bbbaa199 overhead (uitsluitend via OH-interface)

INTD bbb van 1e gs

Bedrag € 6.300

D/C D

Boekingstekst Overhead, 126 uur cum. Onderzoek Z, t/m 2009-01

bbb van 3e gs

€ 6.300

C

Overhead, 126 uur cum. Onderzoek Z, t/m 2009-01

WVD: Doorbelaste bbbaa301 overhead (uitsluitend via OH-interface) WVD: Doorbelaste bbbaa199 overhead (uitsluitend via OH-interface)

bbb van 1e gs

€

500

D

Overhead, 10 uur cum. Hoogleraar X, t/m 2009-01

bbb van 3e gs

€

500

C

Overhead, 10 uur cum. Hoogleraar X, t/m 2009-01


Pagina 86 van 106


F513 Boeking indirecte kosten (volgens begrote uren) Bij projecten met boekingsmethode 2 (boeking van begrote uren zie F332) worden zowel de doorbelaste uren als de overheadkosten volgens de begrote uren geboekt. FZ rekent de begrote uren evenredig aan de perioden toe op basis van de goedgekeurde projectbegroting. FZ levert de journaalpost aan bij het Accounting House. Het Accounting House verwerkt de journaalpost via een Excelinterface. Voorbeeld: Voor project bbbaa302 zijn voor periode 1 100 uur begroot voor Onderzoeker K. Verder is voor Hoogleraar L uit de eerste geldstroom van cluster bbb afdeling aa 10 uur voor begeleiding van Onderzoeker K begroot. Het (niet-technische) overheadtarief is € 40 per uur. De dekking wordt geboekt op 1e geldstroom project bbbaa199. De boeking ziet er als volgt uit: Rek.nr. 3472

3472

3472

3472

Rekeningnaam WVD: Doorbelaste overhead (niet via OH-interface) WVD: Doorbelaste overhead (niet via OH-interface)

Project bbbaa302

INTD bbb van 1e gs

Bedrag € 4.000

D/C D

Boekingstekst Overhead, 100 uur Onderzoek K periode 1

bbbaa199

bbb van 3e gs

€ 4.000

C

Overhead, 100 uur Onderzoek K periode 1

WVD: Doorbelaste overhead (niet via OH-interface) WVD: Doorbelaste overhead (niet via OH-interface)

bbbaa302

bbb van 1e gs

€

400

D

Overhead, 10 uur Hoogleraar L periode 1

bbbaa199

bbb van 3e gs

€

400

C

Overhead, 10 uur Hoogleraar L periode 1


Pagina 87 van 106


F6

Boeking eigen bijdrage

Versie juni 2012 Dit hoofdstuk is geactualiseerd op bovengenoemde datum. F600 Eigen bijdrage algemeen De eigen bijdrage is het aandeel dat de universiteit zelf bijdraagt in de totale projectkosten, berekend volgens de grondslagen van de universiteit. Voor de eigen bijdrage van de universiteit wordt onderscheid gemaakt tussen de begrote eigen bijdrage en de werkelijke eigen bijdrage. De begrote eigen bijdrage van de UT is het verschil tussen de totale contractuele bijdrage van de subsidiënt en de totale projectkosten volgens de UT kostenbegroting. De werkelijke eigen bijdrage is de berekende eigen bijdrage. De berekende eigen bijdrage is: totale werkelijke projectkosten -/- berekend OHW (zie F228).

F610 Boeking eigen bijdrage De boekingen op de rekening “Eigen Bijdrage” worden maandelijks op projectniveau uitgevoerd. De boekingen vinden plaats bij de periodeafsluiting, volgens de planning van de concerndirectie FEZ. Voor de boekingen zijn de volgende rekeningen beschikbaar: Rek.nr. 3455 3456 3457

Subtotaal WvD: Eigen bijdrage projectkosten WvD: Storno eigen bijdrage projectkosten WvD: Saldo eigen bijdrage projectkosten

Rubriek Overige instellingslasten (exploitatie) Overige instellingslasten (exploitatie) Overige instellingslasten (exploitatie)

Voorbeeld begroting Het project “Laserpuls” van een technische faculteit duurt 24 maanden en loopt van 1-2-2008 tot en met 1-2-2010. Er is 1 promovendus fulltime aangesteld op het project. Project “laserpuls” wordt als volgt gefinancierd:  Voor de promovendus € 40 per werkelijk gewerkt uur tot een maximum van 2.700 uur.  80% van de materialen tot een maximum van € 32.000.  Voor overhead wordt € 20 per werkelijk gewerkt uur vergoed tot een maximum van 2.700 uur. De goedgekeurde projectbegroting van Laserpuls is als volgt: UT kostenbegroting personeelslasten materialen indirecte kosten

€ 88.000 € 40.000 € 153.619 € 281.619

Bjdrage derde € 108.000 € 32.000 € 54.000 € 194.000

Subsidiable (%)

Markup%

122,7% 80,0% 35,2%

0,00 -20,00 -64,80

Toelichting begroting. De personeelslasten voor de UT ad € 88.000 zijn berekend met het model projectbegroting. De bijdrage van EZ bedraagt maximaal € 108.000, zijnde 2.700 uur x € 40. De UT heeft op deze post dus een negatieve eigen bijdrage (“winst”). Aangezien niet meer dan de werkelijke kosten geactiveerd mogen worden, is het mark-up percentage “0”. Het materiaal wordt aangeschaft in maart 2008 (€ 15.000) en maart 2009 (€ 25.000). De indirecte kosten voor de UT bestaan uit het technische overheadtarief van € 50,80 (volgens model projectbegroting) vermenigvuldigd met de begrote uren (2 * 1512= 3024 uur).


Pagina 88 van 106


Voorbeeld realisatie Vanuit Oracle blijken de volgende cijfers voor Project laserpuls te zijn gerealiseerd tot en met december 2008. Met behulp van de mark-up percentages berekent Oracle het OHW en de Eigen Bijdrage voor het project voor de maand december. cumulatief t/m december 2008 personeelslasten materialen indirecte kosten Werkelijke uurbesteding

UTrealisatie

Markup

€ 40.333 € 15.000 € 69.850 € 125.183

0 -20 -64,8

Berekend OHW € € € €

40.333 12.000 24.587 76.920

Berekende EB € € 3.000 € 45.263 € 48.263

1375 uur

Toelichting De personeelslasten worden op het project geboekt vanuit de salarisadministratie. De indirecte kosten (overhead) worden geboekt via de Overheadinterface (1375 * technisch overheadtarief van € 50,80). Het project “Laserpuls” heeft projectnummer 14982001. Het nummer voor de belasting van de eerste geldstroom is 14082199. Voor het bovenstaande voorbeeld wordt in de maand december de volgende journaalpost gemaakt: Rek.nr. 3457 3455

Rekeningnaam WvD: Saldo Eigen bijdrage projectkosten WvD: Eigen bijdrage projectkosten

Project 14082199

INTD 149

Bedrag € 48.263

D/C D

Boekingstekst Eigen Bijdrage

14982001

140

€ 48.263

C

Eigen Bijdrage

Op de eerste van de volgende maand wordt de Eigen Bijdrage gestorneerd, zodat bij de periodeafsluiting opnieuw de cumulatieve stand berekend en geboekt kan worden. Bij de stornering wordt de volgende boeking gemaakt: Rek.nr. 3456 3457

Rekeningnaam WvD: Storno Eigen bijdrage projectkosten WvD: Saldo Eigen bijdrage projectkosten


Project 14982001

INTD 140

Bedrag € 48.263

D/C D

14082199

149

€ 48.263

C

Boekingstekst Storno Eigen Bijdrage Storno Eigen Bijdrage

Pagina 89 van 106


F7

Boeking verliesvoorziening

Versie juni 2012 Dit hoofdstuk is geactualiseerd op bovengenoemde datum. F700 Voorzieningen algemeen Het opnemen van een voorziening geschiedt uit oogpunt van het voorzichtigheidsprincipe. Wij treffen een voorziening als zich gedurende de uitvoering van het project omstandigheden voordoen die onvermijdbaar materiële financiële gevolgen hebben. Het kan zijn dat de UT niet aan de contractvoorwaarden kan voldoen zodat de subsidiënt de toegezegde vergoeding slechts gedeeltelijk wil betalen. Ook kan het zijn dat de kosten materieel hoger uitvallen dan voorzien, terwijl de subsidiënt niet bereid is het subsidiebedrag te verhogen. Een bedrag is in dit verband materieel indien het bedrag > k€ 25. F712 Boeking voorziening De dotatie aan de voorziening moet direct, zodra zich omstandigheden voordoen die leiden tot onvermijdbare kosten, ten laste van de exploitatie geboekt worden. Dit in tegenstelling tot de eigen bijdragen die gedurende de looptijd gefaseerd aan de exploitatie worden toegerekend. Bij de bepaling van de dotatie wordt uitsluitend uitgegaan van de additionele kosten. De voorziening wordt handmatig in het grootboek (Oracle GL) geboekt met de volgende journaalpost: 2e geldstroom Rek.nr. Rekeningnaam 3459 WvD: Mutatie voorziening OHW 5397 WvD: Voorziening OHW 2e gs 3e geldstroom Rek.nr. Rekeningnaam 3459 WvD: Mutatie voorziening OHW 5398 WvD: Voorziening OHW 3e gs

Project bbbaa1nn

INTD 000

Bedrag € -

bbbaa2nn

000

€

-

C

Project bbbaa1nn

INTD 000

Bedrag € -

D/C D

bbbaa3nn

000

€

-

D/C D

C

Boekingstekst Dotatie voorziening project bbbaa2nn Dotatie voorziening project bbbaa2nn

Boekingstekst Dotatie voorziening project bbbaa3nn Dotatie voorziening project bbbaa3nn

Dubbeltellingen in de exploitatie Boekingen met betrekking tot eigen bijdragen worden gegenereerd door het pakket. Zodra de integrale UT kosten > vergoeding subsidiënt, genereert het pakket boekingen m.b.t. eigen bijdragen. Een deel van de eigen bijdragen kan echter het gevolg zijn van onvermijdbare kosten, waar al een voorziening voor is gevormd. In dit geval is de exploitatie ten onrechte 2x belast (dotatie voorzieningen + eigen bijdrage). Een deel van de voorziening moet dan worden teruggeboekt. Een correctie van de geboekte eigen bijdrage is niet mogelijk omdat deze elke periode opnieuw berekend en geboekt worden met behulp van de programmatuur (op basis van cumulatieve gegevens). Hierbij is geen onderscheid te maken in vermijdbare en onvermijdbare kosten. De handmatige boeking in Oracle GL is als volgt:


Pagina 90 van 106


2e geldstroom Rek nr. Rekeningnaam 5397 WvD: Voorziening OHW 2e gs 3459 WvD: Mutatie voorziening OHW 3e geldstroom Rek nr. Rekeningnaam 5398 WvD: Voorziening OHW 3e gs 3459 WvD: Mutatie voorziening OHW

Project INTD bbbaa2nn 000

Bedrag D/C Boekingstekst € D Correctie voorziening project bbbaa2nn

bbbaa1nn 000

€


Bedrag D/C Boekingstekst € D Correctie voorziening project bbbaa3nn

bbbaa1nn 000

€

-

C

-

C

Correctie voorziening project bbbaa2nn

Correctie voorziening project bbbaa3nn

De hoogte van de voorziening moet in het verdere verloop van het project continu gevolgd worden en zo nodig worden bijgesteld om dubbeltellingen in de exploitatie te voorkomen. Bij het afsluiten van een project valt de eventueel getroffen voorziening vrij en deze komt dan weer ten gunste van de exploitatie in de 1e geldstroom. De boeking is als volgt: 2e geldstroom Rek nr. Rekeningnaam 5397 WvD: Voorziening OHW 2e gs 3459 WvD: Mutatie voorziening OHW 3e geldstroom Rek nr. Rekeningnaam 5398 WvD: Voorziening OHW 3e gs 3459 WvD: Mutatie voorziening OHW


Bedrag D/C Boekingstekst € D Vrijval voorziening project bbbaa2nn

bbbaa1nn 000

€


Bedrag D/C Boekingstekst € D Vrijval voorziening project bbbaa3nn

bbbaa1nn 000

€

-

-

C

C

Vrijval voorziening project bbbaa2nn

Vrijval voorziening project bbbaa3nn

F714 Voorziening in de jaarrekening De voorziening wordt in de volgende rubrieken van de jaarrekening gepresenteerd: Rek nr. 3459 5397 5398

Rekeningnaam WvD: Mutatie voorziening OHW WvD: Voorziening onderhanden werk 2e GS WvD: Voorziening onderhanden werk 3e GS

Rubriek jaarrekening Exploitatie: baten werk in opdracht van derden Balans: Verlieslatende contracten Balans: Verlieslatende contracten

F716 Voorziening in rapportages De verliesvoorziening wordt gepresenteerd bij de balansposten van de rapporten. Het projectrapport wordt met behulp van business objects periodiek voor ieder lopend project opgesteld. In het onderdeel balansposten staan ook de posities van de voorschotten, doorsluizingen en de openstaande vorderingen.


Pagina 91 van 106


F8

Boeking jaarafsluiting

Versie juni 2012 Dit hoofdstuk is geactualiseerd op bovengenoemde datum. F800 Jaarafsluiting algemeen De jaarafsluiting Werk in opdracht van Derden brengt een aantal specifieke werkzaamheden met zich mee voor FZ en FEZ. De planning van deze werkzaamheden is vastgelegd in een productieschema dat door FEZ wordt opgesteld en verspreid. Het doel is om de lopende projecten op balansdatum en de in het verslagjaar afgesloten projecten juist in de jaarrekening te verantwoorden. Voor de lopende projecten betekent dit dat de eindsaldi op de projectoverzichten per beheerseenheid in totaal moeten aansluiten met de balansrekeningen OHW, gedeclareerde termijnen en voorzieningen. Van de afgesloten projecten wordt het resultaat verantwoord in de exploitatierekening. In verband met een tijdige jaarafsluiting wordt geadviseerd om projecten die zijn voltooid ook kort daarna financieel af te handelen. F810 Printen OHW overzichten FZ print een OHW overzicht (FSG rapportage) van alle projecten. Het OHW overzicht bevat per projectnummer de volgende standen:

BBL BBB

Naam Beginbalans Lasten Beginbalans Baten

PL OL

Personele Lasten Overige Lasten

EB B

Eigen Bijdrage Baten

TR EBL EBB

Grootboekrekeningen Cumulatief kostenrekeningen + 0420 t/m 0422 Cumulatief batenrekeningen m.u.v. 0291 t/m 0299 en 0420 t/m 0422 Boekjaar, 0420 t/m 0422, 1010 t/m 1620, 3450, 3466, 3470 Boekjaar, 2000 t/m 3880 m.u.v. 3450, 3455 t/m 3457, 3466, 3470 Boekjaar, 3455 t/m 3457 Boekjaar, 0000 t/m 0998 m.u.v. 0291 t/m 0299, 0420 t/m 0422 en 0500 Boekjaar, 3910 t/m 3950 * EBL=BBL+PL+OL+EB+TR EBB=BBB+B

Tussentijds resultaat Eindbalans Lasten Eindbalans Baten Gedeclareerde termijnen Cumulatief 5395 en 5396 Voorzieningen Cumulatief 5397 en 5398 Voorschotten Cumulatief 8224 Doorsluizingen Cumulatief 8225 * Tussentijds Resultaat wordt meegeteld in de balanskolom Lasten.

F811 Nulboeking OHW overzicht Voor alle in onderstaande opsomming genoemde projecten geldt dat het eindsaldo op het OHW overzicht met cumulatieve projectkosten en –baten nul moet zijn:    

Werk in opdracht van Derden projecten met status “GESLjjjj” (GESL staat voor Gesloten; jjjj staat voor het betreffende boekjaar waarin het project is afgesloten) Resultaatprojecten Bestemmingsfondsen Incidentele activiteiten


Pagina 92 van 106


FZ stelt vast bij welke projecten het saldo niet nul is en verricht de noodzakelijke boekingen om het nulsaldo te bereiken. Het saldo dat nog op het project staat moet worden afgeboekt via een resultaatboeking op de rekening projectresultaat. De overboeking van het projectsaldo naar de bedrijfsreserve lijkt op een directe vermogensmutatie maar in de jaarrekening wordt het project uiteraard wel in de exploitatierekening gepresenteerd. Bij Werk in opdracht van Derden projecten moeten de eventuele resultaatboekingen plaats hebben gevonden voordat deze de status “GESLjjjj” krijgen. In principe zouden deze projecten dus geen eindsaldo op het OHW overzicht mogen vertonen. Voorbeeld: Een incidenteel 3e geldstroomproject met een creditsaldo van € 3.000 moet op nul worden geboekt: Rek.nr. Rekeningnaam 3920 WvD: Projectresultaat 8013 Bedrijfsreserve

Project bbbaa3nn bbbaa0nn

INTD

Bedrag € 3.000 € 3.000

D/C D C

Boekingstekst Resultaat per (datum) Resultaat per (datum)

F812 Nulboeking bestemmingsfondsen Bestemmingsfondsen behoren niet tot het „Werk in opdracht van Derden‟ en zijn daarom geen onderdeel van het onderhanden werk. Voor alle projecten met de status “BL” (Bestemmingsfonds Lopend) en “BAjjjj” (Bestemmingsfonds afgesloten in boekjaar jjjj) geldt dat het eindsaldo van baten en lasten op de onderhanden werk lijst per balansdatum nul moet zijn. Het nulsaldo op het OHW overzicht voor bestemmingsfondsen wordt bereikt door een tegengestelde boeking te maken ter hoogte van de gemaakte kosten op een speciaal daarvoor aangemaakte rekening “0227 Baten Bestemmingsfondsen.” Deze batenrekening behoort tot de groep “Overige opbrengsten” in de 1e geldstroom. Voorbeeld: Stel dat er in een jaar € 40.000 van een instantie is ontvangen ten behoeve van de algemene inrichting van een nieuwe leerstoel. Voor deze middelen wordt een projectnummer in de 3 e geldstroom geopend met als kenmerk „Bestemmingsfonds‟ en projectstatus „BL‟. De ontvangst van € 40.000 wordt credit op de balansrekening “8338 Vooruitontvangen i.h.k.v. Bestemmingsfondsen” geboekt met het projectnummer. In de loop van het jaar wordt ook € 25.000 aan inrichtingskosten (debet) op het projectnummer geboekt op diverse kostensoorten. Aan het eind van het jaar wordt dit kostensaldo gecompenseerd met de volgende boeking op de rekening “0227 Baten Bestemmingsfondsen”: Rek.nr. Rekeningnaam 8338 Vooruitontvangen i.h.k.v. Bestemmingsfondsen 0227 Baten bestemmingsfondsen

Project bbbaa0nn

INTD 000

Bedrag € 25.000

D/C D

Boekingstekst Onttrekking per (datum)

bbbaa3nn

000

€ 25.000

C

Onttrekking per (datum)

Na deze boeking is de som van de projectkosten en –baten van dit project nul. Het resterende tegoed staat op de balansrekening „8338 Vooruitontvangen Bestemmingsfondsen‟ en bedraagt in het voorbeeld € 15.000 credit (€ 40.000 -/- € 25.000).

i.h.k.v.

FZ dient per projectnummer (bestemmingsfonds) te bewaken dat het creditsaldo op de balansrekening „Vooruitontvangen i.h.k.v. Bestemmingsfondsen‟ nog toereikend is voor een eventuele afboeking. Het bestemmingsfonds op de balans mag namelijk geen debetsaldo vertonen.


Pagina 93 van 106


F815 Controle beginbalans FZ stelt vast of de beginbalanssaldi op het OHW overzicht in totaal aansluiten met de balansrekeningen voor onderhanden werk en gedeclareerde termijnen. Deze aansluiting wordt vastgelegd in excel. F820 Controle nulsaldi niet OHW projecten FZ stelt vast of de eindbalanssaldi op het OHW overzicht van alle projecten die niet tot het onderhanden werk behoren nihil zijn. Zie hiervoor artikel 811. F825 Balansboeking kosten afgesloten projecten De stand van het OHW voor de lopende Werk in opdracht van Derden projecten wordt maandelijks door Oracle berekend en geboekt. De maand erop wordt hetzelfde bedrag gestorneerd. Zodoende wordt iedere maand cumulatief de juiste stand bepaald. Zodra een project de status „GESLjjjj‟ krijgt, wordt het saldo van het OHW nog wel gestorneerd, maar niet meer opnieuw berekend. Hierdoor staat er dus geen saldo meer op de rekening “5390 WvD: Onderhanden Werk 2e geldstroom” of 5391 “ WvD: Onderhanden Werk 3e geldstroom”. F830 Balansboeking kosten lopende projecten Het subsidiabele deel van de kosten van op balansdatum lopende projecten wordt naar de balans overgeboekt. Dit gebeurt aan de hand van de automatische OHW boeking die ook in periode 13 plaats vindt. Voorbeeld: OHW overzicht geeft aan BBL € 100.000, PL € 80.000 en OL € 60.000 voor een lopend project van de 2e geldstroom. Voor alle kostensoorten geldt een mark-up% van -50%. Het OHW overzicht geeft een EB van € 120.000 credit. De EBL is € 120.000 (BBL + PL + OL + EB). Het systeem zou in periode 13 de onderstaande OHW-boeking moeten hebben gemaakt: Rek.nr. Rekeningnaam 5390 WvD: OHW 2e geldstroom 0292 WvD: Mutatie OHW 2e geldstroom

Project bbbaa2nn

INTD 000

Bedrag € 120.000

D/C D

Boekingstekst Onder Handen Werk

bbbaa2nn

000

€ 120.000

C

Onder Handen Werk

FZ dient het OHW overzicht aan te sluiten met het saldo dat in het grootboek (Oracle GL) op de grootboekrekeningen 5390 en 5391 staat. Hierbij geldt dat de EBL gelijk moet zijn aan het saldo dat op 5390 / 5391 staat. F835 Controle voorziening lopende projecten FZ stelt voor de projecten met een voorziening vast of deze voorziening per balansdatum voor ieder project afzonderlijk het juiste niveau heeft. De bepaling van de voorziening vloeit voort uit de tussentijdse projectverantwoording (zie ook F712).


Pagina 94 van 106


G1

Projectbewaking

Versie juni 2012 Dit hoofdstuk is geactualiseerd op bovengenoemde datum. G100 Projectbewaking algemeen De projectbewaking bestaat uit de volgende onderdelen: a) Projectrapport b) Projectverantwoording G105 Projectrapport Het projectrapport wordt 4-maandelijks per project opgesteld door FZ en beschikbaar gesteld aan de betreffende projectleider. Projectrapport frequentie: Periode Maanden 1 januari tot en met april 2 mei tot en met augustus 3 september tot en met december

Rapportage datum medio mei medio september medio januari

De technische samenstelling geschiedt m.b.v. business objects, waarbij gegevens worden onttrokken aan FMI (begroting, realisatie), Oracle (details realisatie). FEZ heeft een standaard lay-out ontwikkeld voor het projectrapport. Dit projectrapport bevat cumulatieve realisatiegegevens en periodieke realisaties. G110 Projectverantwoording De projectverantwoording is een tussentijdse beoordeling van een project die gezamenlijk door FZ en de betrokken projectleider wordt uitgevoerd. In de projectverantwoording wordt eerst vastgesteld of de inhoudelijke voortgang nog verloopt volgens planning en contractuele afspraken, zoals de verplichte oplevering van tussentijdse verslagen. Vervolgens wordt de financiële realisatie vergeleken met de inhoudelijke voortgang en de oorspronkelijke begroting. Doel hiervan is te komen tot een meest waarschijnlijke prognose voor de totale kosten tot en met oplevering van het project. Indien blijkt dat de totale kosten de begroting significant overschrijden moet een voorziening worden getroffen. Het boeken van een verliesvoorziening wordt behandeld in hoofdstuk F7. FEZ heeft een standaard lay-out ontwikkeld voor de projectverantwoording, welke is opgenomen in het model projectbewaking. G111 Financiële projectverantwoording NWO Voor de financiële projectverantwoording van projecten in opdracht van het NWO en daaraan gelieerde instellingen zoals STW en FOM moet gebruik worden gemaakt van de meest recente ondertekende borderel. Een kopie van de borderel kan achter het formulier projectverantwoording worden bevestigd. De overige vragen en de ondertekening op de projectverantwoording blijven wel van toepassing. Zie bijgaand voorbeeld van een borderel voor het Nanoned programma.


Pagina 95 van 106

Regeling Werk in opdracht van Derden NN-2004 11 03-03/2

Gaarne opsturen in tweevoud !!

Borderel bij de in te dienen rekeningen NanoNed STW-projectnr.:

Projectleider :

datum inzending :

volgnummer :

betreft periode : soort kostenpost PK (Loonkosten (personeelsplaats)

vorig borderel -

- Besluit : - naam 1 - naam 2

af uren 0,00 0,00 declaratie

OK (Opslag alg. kosten)

nieuw saldo

x tarief 0,00 0,00 Totaal 47,8%

-

-

Totaal 47,8%

-

-

Totaal 47,8%

-

-

Totaal 47,8%

-

-

-

- Besluit : - Declaratie : declaratie IK (Kst. Machines en apparatuur)

-

- Besluit : - Declaratie : declaratie MK (Kst. Materialen en hulpmidd.)

-

- Besluit : - Declaratie : declaratie KK (Verspreiding/overdracht kennis)

-

- Besluit : - Declaratie : declaratie Totalen

-

Totaal 47,8% #DIV/0! Mutatie

-

-

-

#DIV/0! -

ruimte voor correctie door STW-bureau

Gaarne opsturen in tweevoud !! handtekening instellingsvertegenwoordiger

akkoord STW-bureau

(of diens gemachtigde)

G112 Uitvoering projectverantwoording De eerste tussentijdse projectverantwoording moet 1 jaar na aanvang van het project uitgevoerd.

worden

De volgende tussentijdse beoordelingen vinden steeds jaarlijks na de eerste beoordeling plaats. Na het uitvoeren van een projectverantwoording legt FZ dit vast op de projectstatus (maakt onderdeel uit van het model projectregistratie).


Pagina 96 van 106


G2

Debiteurenbewaking

Versie september 2009 Dit hoofdstuk is geactualiseerd op bovengenoemde datum. G200 Debiteurenbewaking algemeen Debiteurenbeheer FEZ is verantwoordelijk voor de inning van de vorderingen. Zij wordt hierbij ondersteund door de beheersheden, die FEZ periodiek informeren omtrent de status van de openstaande vorderingen. De beheerseenheden dragen zelf het financiële risico indien vorderingen door de debiteur niet worden voldaan. G205 Betalingstermijn De UT hanteert een standaard betalingstermijn van 30 dagen na factuurdatum. Bij het opstellen van verkoopfacturen kan de vervaldatum echter aangepast worden. De vervaldatum is bepalend voor het moment waarop de factuur wordt aangemaand. G210 Aanmaanprocedure G214 Voorziening dubieuze debiteuren Indien de inning van een vordering onzeker blijkt dan is de beheerseenheid bevoegd om een voorziening dubieuze debiteuren te treffen. De controller overlegt hiertoe met de projectleider. Het beoordelen van vorderingen op een eventuele voorziening dient door FZ van de beheerseenheid te worden uitgevoerd op de momenten dat van Treasury / FEZ de overzichten openstaande posten zijn ontvangen. Het verzoek tot het treffen van de voorziening dubieuze debiteuren wordt door de controller van de beheerseenheid bij Treasury / FEZ ingediend. In dit verzoek moet blijken dat de beheerder van de beheerseenheid op de hoogte is van de voorziening en hiermee akkoord gaat. Treasury / FEZ geeft de journaalpost door aan het Accounting House (AH). AH maakt de feitelijke memoriaalboeking in Oracle. De voorziening wordt op de balansrekening 5424 “Afschrijving dubieuze debiteuren” (exclusief BTW) getroffen ten laste van de 1e geldstroom op de exploitatierekening 3395 “Afschrijving debiteuren.” Rek.nr. Rekeningnaam Project INTD 3395 Afschrijving debiteuren bbbaa101 5424 Afschrijving dubieuze debiteuren bbbaa001

Bedrag D/C Boekingstekst € - D Factuur nrs: € - C Factuur nrs:

G218 Definitieve afboeking debiteuren Indien definitief duidelijk is dat de vordering niet wordt voldaan dan wordt door de controller van de beheerseenheid (na overleg met de projectleider) een verzoek tot afboeking van de vordering bij Treasury / FEZ ingediend. In dit verzoek moet blijken dat de beheerder van de beheerseenheid op de hoogte is van de afboeking en hiermee akkoord gaat. Het definitief oninbaar verklaren van een vordering moet zijn gegrond op schriftelijke correspondentie, zoals de uitkomst van een rechtszaak. SECR/INVL (Innovation Lab) Juridische Zaken stelt in geval zij hierin heeft bemiddeld de beheerseenheden en Treasury / FEZ op de hoogte. Treasury / FEZ geeft de af te boeken vordering door aan het Accounting House (AH). AH maakt een correctiejournaalpost in de module AR (Accounts Receivable), waarbij de vordering wordt afgeboekt ten laste van het Werk voor Derden project. AH verzorgt tevens de eventueel terug te vorderen BTW wegens oninbaarheid. De vordering wordt als volgt afgeboekt: Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012)

Pagina 97 van 106


Rek.nr. 3395 5420

Rekeningnaam

Project

Afschrijving debiteuren Te vorderen BTW Debiteuren

bbbaa301

INTD

Bedrag € € €

-

D/ C D D C

Boekingstekst Factuur nrs: Factuur nrs: Factuur nrs:

Omdat door deze handelwijze het project nu tweemaal belast is op rekening 3395, geeft Treasury / FEZ gelijktijdig met de voorgaande boeking aan AH door dat de getroffen voorziening (zie G214) moet worden teruggeboekt. De vrijval van de voorziening wordt als volgt geboekt: Rek.nr. 5424 3395

Rekeningnaam Afschrijving dubieuze debiteuren Afschrijving debiteuren


Project bbbaa001 bbbaa101

INTD € €

Bedrag -

D/C D C

Boekingstekst Factuur nrs: Factuur nrs:

Pagina 98 van 106


G

Model projectbewaking

Projectinvoer algemeen projectnaam OFI nummer projectleider werkeenheid cluster subsidiënt subsidiënt categorie subsidieprogramma begindatum einddatum FZ adviseur


Pagina 99 van 106


Projectrapport Werk voor Derden

periode

projectnaam

OFI nr

projectleider subsidiënt FZ adviseur

baten en lasten

3x per jaar, dus alleen 1, 2 of 3

werkeenheid looptijd programma

begroting (a) totaal

cluster t/m

realisatie in periode

realisatie (b) t/m periode

saldo (a-b)

bijdrage derden bijdrage universiteit totaal opbrengsten

-

-

-

-

personeelslasten apparatuur en inventaris materialen reis- en verblijfskosten uitbesteed werk en advies overige lasten en baten doorbelaste uren doorbelaste diensten indirecte kosten totaal kosten

-

-

-

-

projectresultaat afsluiting project saldo

-

-

-

-

balansposten gefactureerd door de UT ontvangen bedragen nog te ontvangen bedragen

-

voorschotten verrekening met contractpartners voorziening verliezen en risico

toelichting


Pagina 100 van 106

-


Projectverantwoording Werk voor Derden

volgnummer

projectnaam projectleider subsidiënt FZ adviseur

1

OFI nr werkeenheid looptijd programma

cluster t/m

voortgang inhoudelijk v1 verloopt de voortgang volgens planning? v2 zijn rapportages volgens contract ingediend?

voortgang financieel f1 is de kostenrealisatie in lijn met de voortgang? f2 zijn de declaraties volgens contract ingediend? f3 is er aanleiding voor een voorziening? f4 balansposities accoord? (debiteuren, voorschot)

prognose

begroting totaal

verwachting totaal

voorziening

bijdrage derden

-

-

-

bijdrage universiteit

-

-

-

totaal opbrengsten

-

-

-

personeelslasten

-

-

-


-

-

-

materialen

-

-

-


-

-

-


-

-

-


-

-

-

doorbelaste uren

-

-

-


-

-

-

overhead

-

-

-

totaal kosten

-

-

-

toelichting op prognose

verklaring Ondergetekenden verklaren dat deze projectverantwoording naar waarheid is ingevuld en dat uit de verantwoording voortkomende zaken adequaat worden afgehandeld. Projectleider

FZ adviseur

Datum

Datum

Handtekening

Handtekening


Pagina 101 van 106


Projectafsluiting Werk voor Derden projectnaam

OFI nr

projectleider

werkeenheid

cluster

subsidiënt

looptijd

t/m

FZ adviseur

programma

afsluiting inhoudelijk v1 is het eindrapport ingediend bij opdrachtgever? v2 opdrachtgever accoord?

afsluiting financieel f1 het project wordt afgesloten in periode: f2 afsluitende boekingen en controles verricht? f3 wat is de uitkomst van accountantscontrole? f4 projectdossier en projectstatus compleet?

nacalculatie

begroting totaal

realisatie totaal

verschil

bijdrage derden

-

-

-

bijdrage universiteit

-

-

-

totaal opbrengsten

-

-

-

personeelslasten

-

-

-


-

-

-

materialen

-

-

-


-

-

-


-

-

-


-

-

-

doorbelaste uren

-

-

-


-

-

-

overhead

-

-

-

totaal kosten

-

-

-

toelichting op nacalculatie

verklaring Ondergetekenden verklaren dat het project in de aangegeven periode kan worden afgesloten en dat uit deze afsluiting voortkomende zaken adequaat worden afgehandeld. Projectleider

FZ adviseur

Datum

Datum

Handtekening

Handtekening


Pagina 102 van 106


H1

Afsluiting projecten

Versie juni 2012 Deze versie is geactualiseerd op bovengenoemde datum. H100 Afsluiting algemeen Bij de afsluiting van projecten wijzigt de status van lopend naar afgesloten en het project wordt geblokkeerd voor boekingen. Deze statuswijziging is vooral van belang op balansdatum. Projecten die gedurende het boekjaar de status “afgesloten” krijgen, worden volledig in de exploitatie verantwoord. Bij het afsluiten van een project komen de volgende aspecten aan de orde: - Vaststellen verlenging; - Accountantsverklaring; - Gereedmelding - Controle openstaande verplichtingen; - Aangestelde medewerkers loskoppelen; - Nog niet verwerkte projectkosten afhandelen; - Uitgaande projectfacturering afhandelen; - Saldo doorsluizingen / voorschotten / voorzieningen controleren; - Gerealiseerde opbrengst en Eigen Bijdrage boeken; - Resultaatboeking verwerken; - Projectstatus wijzigen; - Project en boekingscombinaties blokkeren. H110 Vaststellen verlenging Het komt voor dat de formele einddatum van een project, zoals vastgelegd in de overeenkomst, in onderling overleg met de opdrachtgever wordt verlengd. Daarom vraagt FZ ten minste 3 maanden voor de einddatum van het contract een “negatieve bevestiging” aan de projectleider inzake verlenging. Dit houdt in dat de projectleider niet hoeft te reageren als het project niet wordt verlengd. In geval van een verlening is schriftelijke bevestiging van de opdrachtgever nodig, die in het projectdossier moet worden opgenomen. Deze bevestiging moet tevens aangeven onder welke (financiële) voorwaarden de verlenging wordt toegestaan. FZ verwerkt de verlenging in Oracle Projects. Mogelijk wijzigt door de verlenging de subsidie in hoogte of samenstelling en daarmee wijzigt ook de eigen bijdrage van de UT. Bij een significante wijziging moet er een nieuwe voorcalculatie (m.b.v. het model) worden gemaakt (zie E122 t/m 126). H115 Accountantsverklaring Het komt voor dat er bij tussentijdse declaraties en einddeclaraties een accountantsverklaring door de opdrachtgever wordt gevraagd. Deze eis is bij de inrichting van de projectadministratie vastgelegd bij de classificaties van het project. Voor de UT is de afdeling SECR / Operational Audit (OA) belast met het (laten) afgeven van accountantsverklaringen bij projectverantwoordingen. Een accountantsverklaring kan alleen gegeven worden na uitvoering van een deugdelijke controle. Deze controle moet tijdig door OA kunnen worden ingepland. Om de controleplanning mogelijk te maken is FZ verplicht om in de laatste week van ieder kwartaal een overzicht aan OA te verstrekken met daarop de projecten waarvoor in de komende 4 kwartalen een accountantsverklaring wordt gevraagd. Per project dient het volgende te zijn vermeld: a) Projectnaam b) Projectnummer c) Einddatum (datum einde contract of tussentijdse fase) d) Indiendatum (datum waarop de verklaring uiterlijk moet zijn ingediend) Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012)

Pagina 103 van 106


Deze gegevens moeten per kwartaal worden geactualiseerd. Desondanks kan het voorkomen dat op het overzicht een project ontbreekt of dat er een project wijzigt waardoor toch op korte termijn een accountantsverklaring nodig is. Daarom geldt de regel dat projecten uiterlijk 8 weken voor de Indiendatum afzonderlijk moeten worden aangemeld bij OA voor zover deze ontbreken of onjuist gedateerd op het overzicht staan. Voorbeeld 8 weken regel Een financieel cluster verzendt op 30 juni een overzicht aan OA voor de periode 1 juli 2009 tot 1 juli 2010. In de eerste week van juli blijkt vervolgens dat er een verklaring bij een project nodig is op 5 oktober, maar dat project staat niet op het overzicht. Dit project moet daarom uiterlijk in de 2e week van augustus worden aangemeld. FZ levert uiterlijk 6 weken voor de Indiendatum het projectdossier in bij OA. Een kopie van de accountantsverklaring wordt opgenomen in het projectdossier. Indien de afdeling OA genoodzaakt is om externe capaciteit in het huren als gevolg van het niet naleven van de hier gestelde regels, dan zullen de kosten hiervan aan de betreffende eenheid worden doorberekend. H120 Gereedmelding Een project is gereed als aan de volgende voorwaarden is voldaan: a) De oplevering heeft volgens contract plaatsgevonden b) De einddeclaratie is verzonden De oplevering betreft veelal een onderzoeksrapport of een eindverslag. In het projectdossier moet worden aangegeven wanneer het rapport is ingeleverd en of er aanleiding is om te veronderstellen dat de opdrachtgever bezwaren heeft. Indien er geen negatieve berichten van de opdrachtgever zijn ontvangen, kan het project afgesloten worden. H125 Controle openstaande verplichtingen Indien het project kan worden afgesloten zullen allereerst de eventuele openstaande projectverplichtingen moeten worden afgehandeld. Dit betreffen de: - Projectgerelateerde bestelaanvragen (requisitions) in OFI-PO; - Projectgerelateerde inkooporders (purchase orders) in OFI-PO; - Projectgerelateerde inkoopfacturen (supplier invoices) in AP die nog niet zijn gevalideerd. Deze openstaande projectverplichtingen kunnen in Oracle Projects worden geraadpleegd onder de button “Commitments” in het Project Status Inquiry scherm. H130 Aangestelde medewerkers loskoppelen In Oracle HR (Human Resources) moeten de aangestelde projectmedewerkers, die na afsluiting van het project nog steeds in dienst zijn van de UT, los gekoppeld worden van het projectnummer zodat de salariskosten via PR2 niet meer worden doorbelast op het project. Hiervoor moet het mutatieformulier OFI-nummer naar PA&O gestuurd worden. H135 Nog niet verwerkte projectkosten afhandelen Interfaces Een groot deel van de projectkosten worden aangeleverd vanuit FIT. FIT levert deze aan met als initiële bron TAS, OH, DOT, EXCEL, KASI, ORBE, ORBI, ROTSE of ROTSI. Hierbij is het moeilijk te achterhalen of er in deze basissystemen nog onverwerkte transacties aanwezig zijn voor het af te sluiten project. Wel kan door ICTS-COMPAS of FEZ-Financiële Verantwoording bekeken worden of er nog interfaces in PA verwerkt moeten worden. Binnen Oracle Projects kunnen voor het af te sluiten project alle kostentransacties worden geselecteerd die (nog) niet zijn verwerkt naar Oracle Grootboek. Hiervoor selecteer je binnen het “Expenditure Inquiry” scherm het af te sluiten project + de processing status “Costed: No”. Indien het scherm leeg blijft zijn alle kostentransacties verwerkt Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012)

Pagina 104 van 106


richting Oracle Grootboek (GL). Indien het scherm wel regels toont, moet ICTS-COMPAS deze projectkosten eerst doorboeken naar GL. Inkoopfacturen / Declaraties Vanuit AP worden de projectgerelateerde inkoopfacturen en declaraties dagelijks doorgeboekt naar Oracle Projecten en Oracle Grootboek. Er kunnen echter nog lopende workflows van (interne) facturen en declaraties voor het betreffende project aanwezig zijn. Dit kan gecontroleerd worden via Business Objects. Indien deze kosten nog op het betreffende project geboekt moeten worden, dienen de workflows zo spoedig mogelijk afgehandeld te worden. Indien deze niet op het betreffende project geboekt mogen worden, moet e.e.a. in de workflow gecorrigeerd worden. Om te voorkomen dat er nog nieuwe workflows opgestart worden, moet in GKS het project verwijderd worden of op „Exclude‟ gezet worden. Urenboekingen Om te voorkomen dat er nog uren op het project geschreven worden, moet in TAS de betreffende activiteit geblokkeerd worden. H140 Uitgaande projectfacturering afhandelen Bij het afsluiten van het project wordt er in veel gevallen een (eind)factuur opgesteld/aangemaakt. Indien bij het project mag worden gefactureerd op basis van nacalculatie is het noodzakelijk om de vorige stap (verwerken projectkosten) eerst volledig af te werken! De uitgaande factuur kan vervolgens worden aangemaakt en afgewerkt conform de normale factureerprocedure. H145 Saldo voorschotten / doorsluizingen / voorzieningen controleren Er moet gecontroleerd worden of er nog een saldo staat op de rekeningen 8224 Voorschotten, 8225 Doorsluizingen en 5397/5398 Voorzieningen OHW. Als er nog een saldo open staat op de rekening 8224 Voorschotten, moet er uitgezocht worden of er nog een verrekening van openstaande verkoopfacturen moet plaatsvinden. Als er nog een saldo open staat op de rekening 8225 Doorsluizingen, moet er uitgezocht worden of deze bedragen nog verrekend moeten worden met contractpartners. Als er nog een saldo open staat op de rekening 5397 / 5398 Voorziening OHW, moet dit bedrag vrijvallen ten gunste van de exploitatie 1e geldstroom. Het saldo van de betreffende grootboekrekeningen kan via het projectrapport in Business Objects opgevraagd worden. H150 Gerealiseerde opbrengst en Eigen Bijdrage boeken Tijdens de looptijd van een project worden het Onder Handen Werk (OHW) en (indien van toepassing) de Eigen Bijdrage (EB) aan het einde van een periode automatisch cumulatief geboekt. Tijdens het begin van de nieuwe periode worden ze automatisch (cumulatief) gestorneerd. In de maand dat een project afgesloten wordt is er dus per saldo geen OHW en EB geboekt (deze zijn immers gestorneerd aan het begin van die maand!). In deze laatste maand zal handmatig de gerealiseerde opbrengst en de Eigen Bijdrage moeten worden vastgelegd en verwerkt. Gerealiseerde opbrengst: Aan de hand van het externe contractbedrag of het totaalbedrag van de uitgaande facturen (exclusief BTW), wordt een event vastgelegd in Oracle Project. Door enkele processen te draaien wordt via deze event automatisch het bedrag gedebiteerd op de rekening “5395 / 5396 Gedeclareerde termijnen” en gecrediteerd op een opbrengstrekening. De opbrengstrekening is afhankelijk van het soort project (zie hoofdstuk F2). Eigen Bijdrage: De Eigen Bijdrage wordt berekend door de gerealiseerde projectopbrengst (totaal; zie punt 1) in mindering te brengen op de gerealiseerde projectkosten (totaal). Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012)

Pagina 105 van 106


Vervolgens wordt er een event vastgelegd in Oracle Projects. Door enkele processen te draaien, wordt via deze event automatisch de creditboeking op grootboekrekening “3455 WvD: Eigen Bijdrage projectkosten” gezet. Aangezien Oracle Projects maar 1 balansrekening aan kan sturen, wordt de debetboeking op 5395 / 5396 gezet. Bij de periode afsluiting wordt dit automatisch overgeboekt naar 3457 + ofinummer voor EB (1e gs). Hiervoor hoeft het project niet meer de status LOPEND te hebben, zolang de boekingscombinatie 5395 / 5396 met het betreffende project maar open staat. H155 Resultaatboeking verwerken Indien er bij een project de gerealiseerde opbrengst hoger is dan de gerealiseerde kosten, moet er nog een resultaatboeking gemaakt worden. De resultaatboeking moet via een Excelinterface verwerkt worden. Deze interface moet bij het AH worden aangeleverd en bevat de volgende boeking (in dit voorbeeld voor een 3e geldstroomproject): Rek.nr. Rekeningnaam 3920 WvD: Projectresultaat 8013

Bedrijfsreserve

Project INTD Bedrag D/C Boekingstekst bbbaa3nn € D Projectresultaat project bbbaa3nn bbbaa0nn € C Projectresultaat project bbbaa3nn

H160 Projectstatus wijzigen Indien alle voorgaande stappen zijn afgehandeld/verwerkt kan het project “technisch” worden afgesloten. Hiervoor moet per e-mail een verzoek tot statuswijziging ingediend worden bij FEZ / Financiële Verantwoording. De projectstatus wordt gewijzigd van “Lopend” naar “GeslJJJJ” waarbij “JJJJ” voor het betreffende boekjaar staat. Het project is nu (technisch) afgesloten. Er kunnen nu voor het afgesloten project geen projectverplichtingen, projectkosten, projectopbrengsten en projectfacturen meer worden aangemaakt/geboekt. Tevens wordt dit project niet meer geselecteerd voor de OHW/EB berekening en verwerking. H165 Project en boekingscombinatie blokkeren Om te voorkomen dat er nog handmatig op het project geboekt kan worden, moeten in GL het project en de bijbehorende boekingscombinaties geblokkeerd worden. Dit kan echter pas nadat de periodeafsluiting heeft plaatsgevonden, zodat de overboeking van de Eigen Bijdrage nog volledig verwerkt kan worden.


Pagina 106 van 106

Handboek Werk i.o.v Derden versie juni 2012

Recommend Documents