Handboek voor Wedstrijdorganisaties (Versie 1.04, 15 maart 2010)
Dit handboek wordt gratis geleverd door Myresults.nl. De informatie is gebaseerd op ervaringen uit de praktijk (>150 verschillende wedstrijden) en de officiële regels van de KNAU en IAAF (zie ook: Bronnen). U mag alle informatie van dit document gebruiken mits u verwijst naar: www.myresults.nl.
Inschijvingen
De voor-inschrijvingen kunt u het beste via www.inschrijven.nl laten verlopen. Wij helpen u met het aanvragen en instellen van een inschrijfformulier. - U kunt ervoor kiezen om een limiet in te stellen en zodoende na-inschrijvingen te voorkomen. U kunt t.z.t. aan de kranten melden dat de limiet is gehaald (goede PR) en vervolgens nog tot de laatste week de inschrijving door laten lopen. - Doet uw evenement wel aan na-inschrijven, dan adviseren wij om gebruik te maken van ons na-inschrijf eiland. Dit zijn vier computers waarbij eenvoudig de gegevens van de na-inschrijvers kunnen worden ingevoerd. Ook kunt u mutaties doorvoeren. - Het komt vaak voor dat er een stroomstoring is, daarom werken wij met laptops. Bovendien stellen wij de computer zo in dat alleen de relevante invoer velden zichtbaar worden. - I.v.m. de drukte en/of herrie kan het inkloppen van de gegevens het beste worden gescheiden van het formulier invullen en betaal proces.
Uitslagen Tijdens de wedstrijd geeft de timer alleen tussentijden door aan de speaker en wordt alleen een overzicht aan de wedstrijdleiding gegeven voor de prijsuitreiking. Deze lijst moet eerst door de (KNAU) juryleden worden goedgekeurd. - Het is raadzaam om iedereen die een prijs wint, een koortje met een plaats- en categorievermelding om hun nek te doen. - De eerste 50 finishers moeten altijd met de hand worden meegeschreven, om eventuele discussies te vermijden. - Het is raadzaam om op het startnummer te vermelden in welke categorie de loper valt middels een duidelijk gekleurde stip. Wij leveren persoonlijke startnummers met naam en categorie stip.
- Pas als de jury en de timer het eens zijn over de uitslag wordt er een overzicht aan de pers gegeven. - De tijden die de speaker noemt zijn officieus, op internet worden de officiële tijden bekend gemaakt. - Myresults.nl hangt aan het einde van de wedstrijd lijsten op met uitslagen. Dezelfde dag worden de uitslagen op internet gepubliceerd: www.uitslagen.nl - De volgorde waarin de atleten over de finishlijn komen is doorslaggevend voor de uitslag. Soms vertrekken atleten een (1) minuut later en hebben ze een netto tijd die sneller is dan iemand die op het podium staat. De nettotijd is voor de prijsuitreiking niet relevant, het gaat om de brutotijd, ofwel de volgorde waarin de atleten de finishlijn passeren. - Maak van tevoren een prijzenschema. Veel grote hardloopwedstrijden hanteren verschillende categorie indelingen, dus u bent in principe vrij om de categorieën te bepalen. Er zijn soms ook categorieën voor de beste plaatselijke lopers/ loopsters of een speciaal bedrijvenklassement. - Veel evenementen hanteren de regel dat er alleen prijzen worden uitgereikt als er minimaal 5 deelnemers in een categorie zijn.
Startnummers Myresults.nl levert ook goedkope startnummers. Hierop wordt de naam van de deelnemer gedrukt. Dit is handig voor de speaker en leuk als aandenken voor de deelnemer. Ook is het mogelijk om per categorie een gekleurde stip op het nummer te drukken. Het is in de praktijk bijvoorbeeld moeilijk om te bepalen of een loopster van 49 jaar in de categorie 40-49 jaar thuis hoort of in de categorie 50+.
Parcours Het is essentieel dat er een fietser/ auto voor de eerste lopers uit gaat. Deze wijst de weg en kan eventuele obstakels verwijderen. Het gebeurt (helaas) regelmatig dat de fietser verkeerd fietst en dat de lopers hierdoor verkeerd lopen. Dit levert over het algemeen veel kritiek op. - Zorg ervoor dat de fietser het parcours een keer proef-fietst. - Op elke wegovergang moet er een verkeersregelaar staan (zorg dat deze weet waar de lopers vandaan komen en waar ze heen moeten) - Plaats bordjes bij kruisingen en geef kilometers nauwkeurig aan.
Start/ Finish Voor de elektronische tijdwaarneming is het belangrijk dat er een goede start/finish locatie wordt opgebouwd. Vanuit het oogpunt van de Timer (elektronische tijdwaarneming) is belangrijk dat deze geen vroege of dubbele registraties worden geregistreerd. Dit kan voorkomen worden door met dranghekken een goed startvak te bouwen zoals in de afbeelding te zien is. Over het algemeen zijn 10 tot 12 dranghekken voldoende. - Bij de start ligt de elektronische tijdwaarneming NA de startstreep, bij de finish ligt de tijdwaarneming NA de finishlijn. - U kunt kiezen voor een zandloperstart. Hierdoor hebben lopers meer ruimte op het parcours, dit voorkomt dus opstoppingen. Dit is zeker aan te raden als er een smal stuk parcours in de eerste 3 km van de wedstrijd zit. Een zandloper van 2.5 meter breed zorgt voor een doorstroom van 300 mensen per minuut. - Aandachtspunt 1: zorg voor een lint 1 meter voor de start. Het is eenvoudig om 10 seconde voor de start te vragen of iedereen een meter naar voren wil stappen. Een meter naar achter lukt nooit. Ook creëer je op deze manier wat ruimte/ een startvak voor de toppers. - Aandachtspunt 2: zorg dat de persoon met het startpistool (starter) 1 minuut voor de start (oog)contact heeft met de Timer, als de Timer er klaar voor is, dan steekt deze zijn duim omhoog. - Aandachtspunt 3: Vooral bij kidsruns is het belangrijk dat er voldoende tijd is (voor veters strikken, uitleg over het parcours, check leeftijd etc). De tijd kan gedood worden doordat de starter naar de namen op de eerste rij vraagt. Aandachtspunt 4: houdt de tijden van het draaiboek aan. Sommige lopers staan al 20 minuten voor de start te popelen, terwijl anderen tot het allerlaatste moment wacht. De Timer registreert altijd het startschot (GunTime), deze komt dus overeen met het werkelijke tijdstip van het startschot.
Geluid - U kunt uw evenement opluisteren met leuke muziek, een algemene warming-up en/of een speaker/ microfonist. - Bekende speakers in Nederland zijn: Bert Pessink, Frans Jacobs, Frans Heffels, Jan van Wissing en Henk Borgmeijer. - Zorg dat het geluid niet te hard staat omdat dit niet altijd wordt gewaardeerd door het publiek - Vaak wordt er voor de laatste loper het nummer Simply the Best (Tina Turner) of You’ll Never Walk Alone (Lee Towers) gedraaid.
Afstand
De KNAU kan het parcours officieel goedkeuren/ certificeren. Hiervoor zijn erkende parcoursmeters aangesteld (A of B controleurs), zoals Jan Kooistra en Harm Noor. Voor het meten wordt een Jounes Counter gebruikt. De kosten van een parcoursmeting bedragen 75,- of 100,- euro. - Het spreekt voor zich dat Myresults.nl het nameten van een parcours sterk aanmoedigt. Op deze manier kunnen persoonlijke records eerlijk worden vergeleken, ook al blijft het weer en het type parcours natuurlijk een rol spelen. - Voor een recorderkenning mag de finish niet lager dan een(1) meter per km van de te lopen afstand. Verder mogen de start en de finish niet meer dan 50% uit elkaar liggen. Dus bij een 10 kilometerwedstrijd, mag de finish 10 meter lager liggen en mogen de start en de finish niet meer dan 5km uit elkaar liggen. - In verband met de meetnauwkeurigheid moet er voor elke kilometer, 1 meter extra worden berekend. Dus bij een marathon houdt men de afstand van 42.195+42= 42.237 meter aan. - Op een atletiekbaan loopt een deelnemer precies 400 meter, als deze 30 cm van de witte rand afloopt. Loopt de atleet 60 cm van de witte rand af, dan loopt hij per bocht 1 meter teveel. - Voor een nationaalrecord/ wereldrecord moet er binnen 48 uur een dopingcontrole gepleegd worden, voor meer informatie over wereldrecords: zie bronnen.
Organisatie Zorg voor een heldere taakverdeling. Bijvoorbeeld: een pers verantwoordelijk voor inschrijvingen, een persoon verantwoordelijk voor drankposten, een persoon verantwoordelijk voor start/ finish, een persoon verantwoordelijk voor catering, een persoon algemene coördinatie, etc. Denk ook aan het regelen van een EHBO post! - Een persoon moet paraat zijn voor noodgevallen en deze kan in principe alleen door de subcoördinatoren worden benaderd.
Reclame/ PR
U kunt uw evenement bekendheid geven door reclame te maken. - Drukken van folders/ flyers (verspreiden onder atletiekverenigingen) - Email (zorg dat u een lijst heeft van deelnemers van eerdere edities) - Advertentie op www.losseveter.nl of www.uitslagen.nl - Aankondiging bij de KNAU (www.atletiek.nl) - Door het organiseren van een bedrijvenloop of een teamloop kunt u ervoor zorgen dat er veel meer deelnemers aan uw evenement meedoen.
Weer Over het algemeen is het zo dat veel lopers last krijgen van de hitte krijgen als de temperatuur boven de 20 C graden komt. Zorg daarom voor voldoende drank/ waterposten. Verder moet er altijd EHBO aanwezig zijn. Sommige lopers komen uitgeput over de finishstreep. Meestal moeten ze dan een tijdje ergens rustig liggen, isotone sportdrank drinken voordat ze weer helemaal bij kennis zijn.
Stel een reglement op - Het is belangrijk om een wedstrijdreglement op te stellen om zo vervelende situaties met deelnemers/ advocaten te voorkomen. Twee belangrijke regels zijn: 1. Iedereen neemt deel voor eigen risico.
aanvaardt geen aansprakelijkheid voor het zoekraken of beschadigen van persoonlijke eigendommen, noch voor enig opgelopen persoonlijk letsel. 2. In alle gevallen waarin het reglement niet voorziet, beslist de wedstrijdleiding. - Verder is het verstandig om relevante regels toe te voegen. Het kan ook zeker geen kwaad om de reglementen van grote loopevenementen zoals de 7heuvelenloop of de Dam tot Damloop door te lezen
Overigen - Communiceer duidelijk of restitutie mogelijk is. Denk er aan dat u de deelnemer zowel op inschrijven.nl moet verwijderen, als in het programma WegWed. - Stel een tijdslimiet in om uw vrijwilligers te ontzien. Soms moeten deze 45 minuten langer in de kou staan voor slechts enkele deelnemers. Ongetrainde lopers kunnen beter kiezen voor een kortere afstand. - Het spreekt voor zich dat u uw evenement bij de gemeente aanmeldt (uiterlijk 8 weken voor dat het plaats vindt), dat u zorgt voor de juiste vergunningen, en dat u passende verkeersmaatregelen treft. - Zorg voor een heldere communicatie; op de website moet bijvoorbeeld hetzelfde staan als in de flyer. Ga er niet vanuit dat iedereen (bulk) email leest/ ontvangt. - Om meer deelnemers naar uw evenement te trekken kunt u: een bedrijvenklassement beginnen, een scholenklassement opnemen, flyeren bij overige wedstrijden en een weekend uitkiezen waarop weinig wedstrijden worden georganiseerd.
Bronnen Internationale organisatie voor langeafstandslopen http://www.aimsworldrunning.org/ Internationale Atletiek Federatie http://www.iaaf.org Koninklijke Nederlandse Atletiek Unie http://www.atletiekunie.nl/ Nationale Organisatie Ultralopen http://www.ultraned.org Populairste Hardloop Weblog www.losseveter.nl Overzicht Records http://www.themazecorporation.net/lv/?page_id=4990 Gratis Downloads http://myresults.nl/downloads/KNAU_wedstrijdregels.pdf http://myresults.nl/downloads/KNAU_tijdwaarneming_baan.pdf http://myresults.nl/downloads/IAAF_uitleg_afstandsmeting.pdf http://myresults.nl/downloads/IAAF_Regels_Wegwedstrijden.pdf http://myresults.nl/downloads/GecertificeerdeParcoursen.pdf http://myresults.nl/downloads/Atletiekbaan_Wikipedia.pdf http://myresults.nl/downloads/Aandachtspunten_parcourmeter.pdf
Mocht u nog vragen, opmerkingen of aanvullingen hebben, stuurt u dan gerust een email naar: [email protected]
