Leidse Regio Perceel 1 Versie: Maart 2014 HANDBOEK HULPMIDDELEN

HANDBOEK HULPMIDDELEN

Leidse Regio Perceel 1 Versie: Maart 2014

Inhoudsopgave

1

Algemene informatie over het WMO contract .................................................................................... 3 1.1 Over de aanbesteding .................................................................................................................. 3 1.2 Looptijd en opzegtermijn ............................................................................................................. 3 1.3 Contractvorm ............................................................................................................................... 4 1.4 Doorlooptijden ............................................................................................................................. 5

2

Prijssystematiek ................................................................................................................................... 6 2.1 BTW .............................................................................................................................................. 6 2.2 Categorieopbouw......................................................................................................................... 6 2.3 Huur ............................................................................................................................................. 6 2.4 Kernassortiment / Buiten Kernassortiment ................................................................................. 6 2.5 Wijziging kernassortiment ........................................................................................................... 6 2.6 Onderhoud ................................................................................................................................... 7 2.7 Occasions ..................................................................................................................................... 7 2.8 Verzekeringen .............................................................................................................................. 7 2.9 Rijlessen ....................................................................................................................................... 7 2.10 Prijswijzigingen............................................................................................................................. 7

3

Communicatie ...................................................................................................................................... 9 3.1 Communicatie met de cliënten .................................................................................................... 9 3.2 Communicatie met de gemeente ................................................................................................ 9

4

Opstart nieuw contract ...................................................................................................................... 11 4.1 Overlopende opdrachten ........................................................................................................... 11 4.2 Advies, offerte, paslevering en passing ..................................................................................... 11 4.3 Administratie.............................................................................................................................. 11 4.4 Reparatiedienst .......................................................................................................................... 14 4.5 Individuele aanpassingen na levering voorziening .................................................................... 15

5 Bijlagen................................................................................................................................................... 16 BIJLAGE 1: Contactgegevens .................................................................................................................. 16 Beheer Organisatie Regio Leiden (BORL) ............................................................................. 16 Gemeente Leiden ................................................................................................................. 17 Gemeente Leiderdorp .......................................................................................................... 20 Eigen bijdrage Hulpmiddelen ............................................................................................... 21 Beenhakker........................................................................................................................... 21 Meyra ................................................................................................................................... 23 Welzorg ................................................................................................................................ 24 BIJLAGE 3: Afleverbon (voorbeeld) ........................................................................................................ 27 BIJLAGE 4: Opdracht inname voorziening .............................................................................................. 28

Handboek Hulpmiddelen Leidse Regio Perceel 1

2

1

Algemene informatie over het WMO contract

1.1

Over de aanbesteding

1.1.1 Gemeente (opdrachtgever) en inwoners perceel 1 Gemeente Totaal inwoners Leiden 118.748 Leiderdorp 26.704 Totaal 145.452 Bron: CBS gegevens 2012

65 tot 80 jaar 11.154 3.745 14.899

80 jaar en ouder 4.152 1.197 5.349

1.1.2 Vorige leveranciers / sterfhuis Welzorg, Vegro en Harting-Bank 1.1.3 Contract met 3 leveranciers (opdrachtnemers) perceel 1 Beenhakker, Meyra en Welzorg 1.1.4 Opdrachtverdeling In beginsel heeft de klant keuzevrijheid. Voor die klanten die geen voorkeur geven wordt voor het kernassortiment door de gemeenten de volgende verdeling gehanteerd: De gemeente Leiden verdeelt de opdrachten over de leveranciers op volgorde van binnenkomst. De gemeente Leiderdorp hanteert de volgende verdeling: Maand 1 Maand 2 Maand 3

Meyra Welzorg Beenhakker

1.1.5 Adviesbureau Servicepunt 71, het regionale service en inkoopbureau voor de gemeenten Leiderdorp, Leiden, Zoeterwoude en Oegstgeest, heeft de aanbesteding begeleid. 1.2

Looptijd en opzegtermijn

1.2.1 Startdatum contract 01-01-2014 1.2.2 Looptijd contract (contract en optiejaren) Looptijd is drie jaar met optioneel één jaar verlenging. De eerste eindtermijn is dan 31-12-2016. Na eventuele verlenging 31-12-2017. 1.2.3 Opzegtermijn De tussentijdse opzegtermijn bedraagt acht maanden (wederzijds). De opzegging door de leveranciers gebeurt bij de desbetreffende gemeente(n), met afschrift naar de BORL.


3

1.3

Contractvorm Huurcontract, met incidenteel koop, en koop van douche- en toilethulpmiddelen < € 500,-(bruto excl. btw).

1.3.1

Huur All-in huurtarief inclusief verplichte WA verzekering, modulaire en individuele aanpassingen en all-in onderhoud. Nieuwe overeenkomst per 01-01-2014 De aanbestedende dienst zal met drie leveranciers een raamovereenkomst aangaan voor de huur, (incidenteel) koop en onderhoud van hulpmiddelen. Met iedere individuele gemeente wordt afzonderlijk een raamovereenkomst afgesloten.

1.3.2

Sterfhuisconstructie Aan het einde van deze nieuwe raamovereenkomst wordt een sterfhuisconstructie gehanteerd. De leverancier zal, zijn verplichtingen jegens de lopende individuele bruikleenovereenkomsten nakomen. Deze verplichtingen zijn tot maximaal 2 jaar na beëindiging van de raamovereenkomst aangegaan, tenzij tussen de aanbestedende dienst en de leverancier anders is overeengekomen.

1.3.3

Beëindiging bruikleenovereenkomst De aanbestedende dienst is gerechtigd om, per direct of op een afgesproken datum, een uit deze raamovereenkomst voortgekomen individuele bruikleenovereenkomst zonder berekening van kosten of schadevergoeding te beëindigen als:  De cliënt van het middel is overleden.  De cliënt van het middel is verhuisd buiten de gemeentegrenzen van de individuele gemeente.  De beschikking op basis waarvan de voorziening is verstrekt, is ingetrokken.  Het middel niet meer voldoet aan de sociale, medische of technische eisen die aan het middel gesteld zouden kunnen worden (andere indicatie of wijziging wetgeving). Dit betreft ook een vervanging.  De cliënt gedurende een periode van meer dan twee maanden niet in staat zal zijn het gehuurde middel te gebruiken.  De cliënt een extra voorziening krijgt. Een cliënt beschikt over een hulpmiddel en krijgt de beschikking over een tweede voorziening, bijvoorbeeld naast een scootmobiel wordt ook een rolstoel geïndiceerd.  Blijkt dat de leverancier niet (tijdig) kan voldoen aan de verplichtingen voor deze individuele huurovereenkomst (wanprestatie op individueel niveau). Bij vervanging van het hulpmiddel levert de nieuwe leverancier het hulpmiddel en haalt het oude middel op. De nieuwe leverancier draagt er zorg voor, dat het hulpmiddel naar de oude leverancier retour gestuurd wordt. Als de basisvoorziening niet meer voldoet maar de individuele aanpassingen voldoen nog wel, dan vervangt de huidige leverancier het middel. Als de aanpassingen niet meer voldoen, kan ook een andere leverancier het hulpmiddel verstrekken.

1.3.4

Koop Douche/toiletvoorzieningen <€ 500,00 bruto exclusief btw worden gekocht en in eigendom verstrekt. Na de ontvangen melding van de klant dat het middel niet meer nodig is haalt de betreffende leverancier het middel kosteloos op.


4

1.4

Doorlooptijden De volgende doorlooptijden worden gehanteerd. Deze worden gecontroleerd door de opdrachtgever. Omschrijving Pasafspraak en passing binnen: Offerte binnen:

Levering standaardvoorziening uit kernassortiment (KA) eventueel met standaard optie/aanpassing binnen: Levering voorziening uit kernassortiment (KA) met individuele aanpassingen binnen: Levering buiten KA evt. met standaard aanpassingen/opties binnen: Levering buiten KA met individuele aanpassingen binnen: Reparatietijd binnen: Ter plaatse bij spoedgevallen en calamiteiten binnen:


Aantal werkdagen 5 werkdagen(vanaf datum opdracht) Buiten categorieën KA: Offerte 3 werkdagen (vanaf datum passing) 10 werkdagen (vanaf datum passing) 20 werkdagen (vanaf datum passing) 25 werkdagen (vanaf datum opdracht) 30 werkdagen (vanaf datum opdracht) 24 of 48 uur afhankelijk van de urgentie 1 uur

5

2

Prijssystematiek

2.1

BTW Alle vermelde prijzen zijn exclusief BTW

2.2

Categorieopbouw Het contract bestaat uit:  Kernassortiment bestaande uit 12 categorieën met een 100% prijsgarantie op de categorieprijzen. Er worden geen merken en typen aangeboden in het kernassortiment. Binnen de verschillende categorieën kan elk geschikt middel worden ingezet wat functioneel voldoet en voldoet aan de eisen en specificaties uit de aanbesteding.  Prijzenboek, voor leveringen van voorzieningen buiten de categorie indeling van het kernassortiment.  Douche/toiletvoorzieningen;  Overige kosten.

2.3

Huur Opbouw huurtarief Is het All-in huurtarief inclusief: Activiteit Basisvoorziening alle fabrieksopties individuele aanpassingen naderhand te aan te brengen aanpassingen. Paskosten Onderhoud correctief Onderhoud preventief WA verzekering op middelen waarop dit verplicht is Afleveren en instructie Ophalen en inname

2.4

Ja/nee Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja

Kernassortiment / Buiten Kernassortiment De aangeboden hulpmiddelen in de aanbestedingsofferte zijn ingedeeld in de volgende categorieën: 1. Kernassortiment Dit zijn de categorieën 1 t/m 12. Hierin zijn geen producten aangeboden; 2. Prijzenboek Dit zijn de overige hulpmiddelen die in de offerte benoemd en aangeboden zijn op het prijzenblad “prijzenboek”. Voor het prijzenboek zijn de categorieën doorgenummerd van PB 113 tot en met PB 131. 3. Buiten kernassortiment en buiten categorie Dit zijn de producten die niet vallen binnen het prijzenboek, niet in de offerte beschreven en niet aangeboden zijn. Voor deze hulpmiddelen wordt het huurtarief bepaald volgens de offerte van de leverancier.

2.5

Wijziging kernassortiment Wijzigingen van het kernassortiment zijn niet aan de orde.


6

Het prijzenboek kan eenmaal per jaar (behoudens uitzonderingen) gewijzigd worden met toestemming van de gemeente en leverancier. De communicatie van een pakketwijziging (op verzoek van gemeente of leverancier) loopt via de BORL. 2.6

Onderhoud

2.6.1

Huur Alle middelen welke gehuurd zijn, zijn inclusief full service onderhoudscontract.

2.6.2

Koop Indien dit voorkomt wordt door de leverancier een offerte uitgebracht.

2.7

Occasions

2.7.1

Huur Ja, occasions mogen worden ingezet.

2.8

Verzekeringen

2.8.1

Huur All-in huurtarief, inclusief wettelijk verplichte WA verzekering voor die motorisch aangedreven hulpmiddelen waarop dit van toepassing is. Aan gemeente of cliënt worden geen extra kosten in rekening gebracht.

2.9

Rijlessen Haalbaarheid Tarief: onderdeel van de passing. Levering en instructie : allin huurprijs inclusief levering en instructie. Afleveringsrijles: vast onderdeel van de instructie voor elektrische rolstoelen en scootmobielen, geen tariefstelling. Extra lessen: Tarief volgens prijzenblad. Eventuele rijlessen en rijvaardigheidstesten met betrekking tot scootmobielen en elektrische rolstoelen worden door een ergotherapeut, dan wel gelijkwaardig functionaris verzorgd. Hierbij vindt tevens een rapportage plaats, waarbij de mate van rijvaardigheid wordt verantwoord aan de aanbestedende dienst. De rijles van een uur bevat minstens de volgende aspecten: • Instructie betreffende bediening van het voertuig. • Bediening en beheersing van het voertuig in verschillende praktijkomstandigheden. • Theoriekennis m.b.t. verkeersregels en veiligheidstips. Bij het uitvoeren van preventief onderhoud zal tevens de rijvaardigheid worden gecontroleerd.

2.10

Prijswijzigingen Op basis van:  CPI index alle huishoudens Waarop:  Alle tarieven en prijzen. Indexeren van tarieven met CBS CPI cijfer huishoudens. Voor het eerst per 1 januari 2015. Het indexcijfer CBS/CPI alle huishoudens wordt bepaald over de periode van augustus tot augustus van het jaar voorafgaand aan het jaar waarin de tarieven worden geïndexeerd en


7

wordt uiterlijk 1 november bekend gemaakt aan de gemeenten via de BORL. De periode voor de index loopt van 1 augustus t/m 31 juli van het jaar voorafgaand.


8

3

Communicatie

3.1

Communicatie met de cliënten

3.1.1

Bekendmaking nieuwe leverancier aan cliënten/eindgebruikers Cliënten die in aanmerking komen voor een voorziening uit deze aanbesteding wordt de keuze geboden tussen de gecontracteerde partijen.

3.1.2

Levertijdoverschrijding Wanneer de levertijd vertraagd is, meldt de leverancier dit aan zowel de cliënt als aan de gemeente en de BORL met opgaaf van redenen.

3.1.3

Informatie bij levering hulpmiddel Bij de aflevering/instructie worden minimaal de volgende documentatie afgegeven en voorzien van (inhoud afleverset):  Nederlandse gebruiksaanwijzing en uitleg van het hulpmiddel.  Richtlijnen en instructies voor onderhoud en gebruik.  Informatie over de vestiging en onze bereikbaarheid (servicenummer).  Bereikbaarheid bij storingen (24 x 7).  Bruikleen- Gebruikersovereenkomst  Uitleg klachtenprocedure.  Verzekeringspapieren bij scootmobielen en elektrische rolstoelen (indien van toepassing).  Accu onderhoudskaart (indien van toepassing).  Beknopte brochure over relevante verkeersregels (indien van toepassing).  Enquêteformulier (tevredenheid) + portvrije envelop.

3.2

Communicatie met de gemeente

3.2.1

Wijziging prijzenboek Bij wijzigingen van het prijzenboek wordt dit in een aparte sessie aan de consulenten gepresenteerd.

3.2.2

Overlegstructuur Ieder kwartaal vindt er overleg plaats tussen gemeente en leverancier. Tijdens dit kwartaaloverleg komt de gang van zaken aan bod en worden klachten en/of onvolkomenheden besproken en naar ieders tevredenheid afgehandeld. Minimaal 1 keer per jaar zal gezamenlijk bezien worden of dit Handboek aanpassing behoeft.

3.2.3

Opdrachtformulier Er is een verplicht opdrachtformulier, dat gehanteerd wordt. Het format is als bijlage 2 bij dit Handboek gevoegd.

3.2.4

Communicatie externe adviespartijen De gemeenten proberen zo veel als mogelijk zelf de indicaties te stellen. Soms wordt echter een externe adviespartij ingeschakeld. In principe heeft deze indicatiesteller geen rol bij de passing en selectie. Bij de aanbieding zijn leveranciers uitgegaan van het aangeleverd krijgen van een pas- of leveropdracht met NAW gegevens, maatgegevens en een programma van eisen met een categorieaanduiding. Op deze opdracht is, behoudens speciale uitzonderingen, uitdrukkelijk geen merk en type van het


9

hulpmiddel aangegeven. Op basis hiervan gaat leverancier zelfstandig of, als de gemeente dat wil, samen met consulent of externe partij passen en selecteren. Uiteraard zal hier het zogenaamde adequaatheidsprincipe worden gehanteerd. 3.2.5

Technische vervanging Technische vervanging wordt gemeld aan de gemeente. Indien hetzelfde type hulpmiddel verstrekt wordt volstaat het om de gemeente een kopie van de afleverbon (als pdf-document) te mailen waarop de gegevens van de cliënt en het nieuwe middelnummer vermeld zijn. Tevens dient op de afleverbon vermeld te worden dat het een technische vervanging betreft.


10

4

Opstart nieuw contract

4.1

Overlopende opdrachten Opdrachtdatum is bepalend. Opdrachten vóór 1 januari 2014 worden nog voor de oude tarieven ingezet.

4.2

Advies, offerte, paslevering en passing De navolgende definities worden gehanteerd. Advies:

Offerte : Paslevering: Passing:

het verzoek van de gemeente aan de leverancier om (binnen het kernassortiment) de categorie te bepalen. De passing maakt deel uit van de selectie. het verzoek van de gemeente aan de leverancier om een specifieke voorziening (buiten het kernassortiment) aan te bieden. de passing en levering van het hulpmiddel tegelijkertijd het individueel aanmeten van het juiste hulpmiddel

4.3

Administratie

4.3.1

Opdracht De gemeente verstrekt een opdracht inclusief categorie-indeling, programma van eisen, middels het opdrachtformulier (format). Leverancier zal zo mogelijk overgaan tot directe levering van het middel (pas-levering). Eventuele selectie en passing van de middelen worden uitgevoerd door leverancier, indien gewenst in het bijzijn van een consulent van de gemeente of door hen aangewezen derden. Als de leverancier wil afwijken van de door de gemeente aangegeven categorie, vindt daarover vooraf overleg plaats met de gemeente. De gemeente moet uitdrukkelijk met die afwijking instemmen. Indien in een dergelijk geval de categorie wijzigt, dient de leverancier dit tevens duidelijk te vermelden. Het opdrachtformulier wordt per e-mail of portal verstrekt aan de leverancier. Leverancier stuurt een ontvangstbevestiging naar de gemeente, ter bevestiging van de goede ontvangst van de aanvraag. De ontvangstbevestiging wordt gestuurd naar het ‘afzendadres’ van de gemeente. Voor opdrachten binnen het kernassortiment geldt een generale machtiging.

4.3.2

Offerte Offertes via offerteverwerking leveranciers Voor rijlessen, middelen buiten het kernassortiment en indien bij passing vooraf geen categorie is afgegeven wordt er afgestemd en indien nodig een pasverslag opgemaakt. De offerte wordt binnen drie dagen verzonden. De gespecificeerde offerte met de productconfiguratie wordt naar desbetreffende consulent verzonden. De gemeente verstrekt na goedkeuring offerte de leveringsopdracht. De offerte bevat ten minste:  NAW gegevens en BSN van de klant;  Specificaties van het hulpmiddel;  Modulaire en/of individuele aanpassingen;  Huurbedrag of Koopbedrag met vermelding van de korting.


11

   4.3.3

Indien van toepassing rapport van selectie en passing Informatie over de rijvaardigheid in geval van scooters en elektrische rolstoelen Verwachte leveringstermijn

Facturatie Koopvoorzieningen worden per hulpmiddel op cliëntniveau incl. BSN in rekening gebracht direct na levering van het hulpmiddel. Maandelijks worden huurtarieven in een verzamelfactuur gespecificeerd op cliëntniveau incl. BSN in rekening gebracht. De leverancier levert de factuur in overleg met de gemeente digitaal en/of schriftelijk bij de gemeente aan. De leverancier werkt hierbij met volledige maandtermijnen in de huurberekening. Hiermee worden afwijkingen op dagbasis voorkomen en wordt de controle sterk vereenvoudigd. Kortweg de systematiek van de 15de – de 15de. Beginmaand: bij aflevering (datum getekende afleverbon) na de 15de (vanaf de 16e) van de maand worden geen huurpenningen in rekening gebracht, bij aanschaf van het middel vóór of op de 15de (voor de 16e) worden de huurpenningen voor een volledige maand in rekening gebracht. Eindmaand: bij beëindiging vóór of op de 15de (voor de 16e) worden geen huurpenningen over die maand in rekening gebracht. Bij beëindiging na de 15de (vanaf de 16e) worden de huurkosten van een volledige maand in rekening gebracht. Bij beëindiging is de einddatum gelijk aan de datum inname opdracht (=dag 0) + 2 werkdagen. De einddatum gaat vervolgens weer mee in de systematiek van de 15de – de 15de. Op de verzamelfactuur worden vermeld:  De nieuw gestarte huren  De geprolongeerde huren  De beëindigde huren Op de gespecificeerde facturen worden vermeld:  Burger Service Nummer (BSN)  Achternaam van de klant (bij vrouwelijke cliënten de meisjesnaam)  Voorletters  Geboortedatum  Soort voorziening  Het unieke nummer van het hulpmiddel (bijv. serienummer hulpmiddel en contractnummer)  Huurperiode van  Huurperiode t/m  Maandtarief  Bedrag exclusief BTW  BTW soort  Bedrag inclusief BTW  Categorie Vanuit de gemeenten is een (digitaal) format voor de huurfactuur ter beschikking gesteld.

4.3.4

Betalingstermijn De factuur wordt zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 45 werkdagen betaald. Eventuele correcties worden doorgegeven en op de volgende maandnota verrekend.


12

4.3.5

Bruikleenovereenkomst De ondertekende bruikleenovereenkomst wordt door de vestiging gearchiveerd en op verzoek aan de gemeente getoond.

4.3.6

Afleverbon Ondertekende afleverbon wordt (als pdf-document) door de vestiging op dagbasis per e-mail verzonden aan de gemeenten. Deze afleverbon bevat ten minste de datum van aflevering en de handtekening van de klant. De afleverbon wordt door de gemeenten gehanteerd voor de bepaling van de startdatum van de huur.

4.3.7

Klachtenregistratie Elke vorm van ontevredenheidsuiting van een cliënt wordt beschouwd als klacht. Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de afhandeling van zowel de klachten die telefonisch aan hem gemeld worden als voor de klachten die schriftelijk bij zichzelf of bij de opdrachtgever worden ingediend. Schriftelijke klachten dienen binnen uiterlijk 2 weken per brief te worden afgehandeld. Telefonische klachten dienen direct te worden opgelost dan wel afgehandeld. Mocht dit niet mogelijk zijn, dan dient de klacht conform de schriftelijke klachtenprocedure te worden afgehandeld en als zodanig te worden geregistreerd. Alle klachten worden tevens door opdrachtnemer geregistreerd. Er vindt een analyse plaats hoe de klacht heeft kunnen ontstaan. Er wordt een maatregel vastgelegd om de klacht op te lossen en een medewerker wordt hiervoor verantwoordelijk gesteld. Hierdoor heeft zowel de gemeente als de klant één aanspreekpunt. Na het afhandelen van de klacht wordt nog een extra check uitgevoerd om vast te stellen of de maatregel in de praktijk effectief is gebleken. Als het dossier gesloten kan worden, maakt opdrachtnemer hiervan een rapport en stuur dit op verzoek naar opdrachtgever. Dit rapport is tevens bestemd voor het eigen dossier van opdrachtnemer. Het dossier wordt echter pas afgesloten als de cliënt te kennen heeft gegeven dat de klacht naar tevredenheid is verholpen.

4.3.8

Rapportages (managementinfo en -rapportages) Met de gemeenten is besproken de huidige rapportagevorm voorlopig te blijven gebruiken. In het klantenportal kan worden gekeken naar de actuele status van een opdracht of uitstaand hulpmiddel. Binnen 15 dagen na het verstrijken van een kwartaal dient opdrachtnemer de hieronder genoemde gegevens digitaal, per e-mail te verstrekken aan zowel de opdrachtgever als aan de BORL. Iedere gemeente ontvangt slechts de managementinformatie aangaande diens inwoners. De Beheer Organisatie Regio Leiden ontvangt de gegevens van de gehele regio. 

Klachtenregistratie - overzicht klachten met unieke nummering; - klachten uitgesplitst naar soort; - doorlooptijd klachtenafwikkeling (per klacht is doorlooptijd opgegeven); - klachtenafwikkeling per klacht, datum – afwikkeling goed/fout – tevredenheid klager; - eventuele verbetertrajecten n.a.v. ontvangen klachten.



En per categorie de volgende gegevens: - aantallen en percentages nieuwe hulpmiddelen en aantallen en percentage herverstrekte hulpmiddelen en de herverstrekkingsgraad. Totale lijst van aantal nieuw en herverstrekt en de herverstrekkingsgraad




13

   

   

Aantallen uitstaand (per maand bijgewerkt in een jaaroverzicht en per categorie) Totale uitgaven uitstaande hulpmiddelen (per maand bijgewerkt in een jaaroverzicht en per categorie) Gerealiseerde dekkingspercentages kernassortiment en dekkingspercentage categorie Gemiddelde maandelijkse levertijd uitgesplitst naar hulpmiddelen/categorieën in werkdagen (let daarbij op de verschillende termijnen) en in percentages (per maand/kwartaal bijgewerkt in een jaaroverzicht, uitsplitsbaar op cliëntniveau (cliëntniveau eventueel in een aparte kolom weergeven om het overzicht te bewaren). Bij overschrijding van de levertijd/doorlooptijd passing reden van overschrijding vermelden. Service overzichten preventief en correctief onderhoud Service/ hersteltijden Bestandsoverzichten naar leeftijd van de voorziening en indien mogelijk (niet vereist) naar leeftijd van de gebruiker. Percentage extra aangeboden rijlessen (buiten de verplichte rijlessen zie handboek art. 4.4.2 “Offerte”) en indien van toepassing de aantallen van de 2 jaarlijkse controle van de rijvaardigheid. (deze controle is niet verplicht en gebeurt slechts op verzoek van de gemeente zie bestek artikel 5.2.2 lid 7)

De afspraken over de managementrapportage kunnen in onderling overleg gewijzigd worden. 4.3.9

Beëindigingen Leverancier haalt binnen 14 werkdagen na opdracht hiertoe, of in overleg met de cliënt, de hulpmiddelen op bij de cliënt. Wanneer een cliënt zich spontaan meldt bij leverancier voor het ophalen van een hulpmiddel, dan wordt aan dit verzoek gehoor gegeven, mits dit een spoedeisende situatie betreft. Hiervan is in ieder geval sprake ingeval van overlijden. Opdrachtnemer stelt opdrachtgever hiervan op de hoogte. In overige gevallen verzoekt opdrachtnemer de cliënt contact op te nemen met de opdrachtgever. Wanneer een hulpmiddel is ingenomen meldt opdrachtnemer dit te allen tijde aan opdrachtgever.

4.3.10 Verhuizingen binnen de regio Indien een cliënt verhuist naar een andere gemeente binnen de regio, zullen de ‘oude’ gemeente en de ‘nieuwe’ gemeente vooraf met elkaar afstemmen inzake de overname van de huur en het hulpmiddel. Dit wordt aan de betreffende leverancier gemeld. 4.4

Reparatiedienst

4.4.1

Afspraken reparatieverzoek Cliënt belt overdag rechtstreeks met het servicenummer van de lokale vestiging waar direct een afspraak wordt gemaakt voor het inplannen van de servicedienst.

4.4.2

Storingsdienst en bereikbaarheid Cliënt belt altijd met het servicenummer van de lokale vestiging. ’s Avonds en in het weekend wordt cliënt doorverbonden met de dienstdoende servicemonteur. Cliënten kunnen ook voor reparatie spontaan langskomen op de vestiging. Zij worden dan direct geholpen. De storingsdienst is 7 dagen per week, 24 uur per dag bereikbaar via het lokale telefoonnummer van de leverancier. Buiten de reguliere kantooruren is de storingsdienst voor urgente aanvragen en calamiteiten bereikbaar.


14

Servicemeldingen die per mail, via de website, fax of per brief ingelegd zijn, worden tijdens de reguliere kantooruren verwerkt. 4.4.3

Preventief onderhoud Elektrische rolstoelen: Elektrische kinderhulpmiddelen: Scootmobielen:

minimaal 1x per jaar preventief onderhoud. minimaal 1x per jaar preventief onderhoud (in overleg met de ouders) minimaal 1x per jaar preventief onderhoud.

Met uitzondering van de koophulpmiddelen onder € 500,-- bruto excl. btw. Leenvoorzieningen Indien een hulpmiddel niet ter plekke direct gerepareerd kan worden zal de monteur de cliënt zo snel mogelijk (maar in ieder geval binnen de in het Bestek gestelde termijnen) een zo goed mogelijk passende leenvoorziening aanbieden. 4.4.5

Protocol oneigenlijk en onrechtmatig gebruik van het hulpmiddel Wanneer een cliënt oneigenlijk of onrechtmatig gebruik maakt van het hulpmiddel, het opzettelijk beschadigt of verwaarloost zal dit aan de betreffende gemeente gemeld worden. In overleg met de gemeente kunnen vervolgacties worden ingezet. Een middel kan alleen worden ingenomen (beëindigd) indien er minimaal één schriftelijke waarschuwing door de gemeente is verstuurd.

4.5

Individuele aanpassingen na levering voorziening Individuele aanpassingen na de levering van de voorziening vallen onder de werking van het allin huurtarief. Deze worden dus, voor zover de aanpassingen nodig zijn om de adequaatheid van de voorziening te blijven waarborgen, door de leverancier verzorgd. Te denken hierbij valt o.a. aan: - stokhouder; - spiegel; - taxifixatieset; - comfort beensteunen; - veiligheidsgordel; - anti-kiepsysteem; - remverlenger. Als een klant zich voor een (noodzakelijke) (individuele) aanpassing bij de leverancier meldt, is de leverancier geautoriseerd dit in overleg met de klant te realiseren. De gemeente wordt van de aanpassing in kennis gesteld. Vindt de leverancier dat de aanpassing niet onder de verplichtingen van het contract valt of twijfelt hij daar aan, dan wordt contact opgenomen met de gemeente.


15

5

Bijlagen

BIJLAGE 1: Contactgegevens Beheer Organisatie Regio Leiden (BORL) Senior contractbeheerder

Contractbeheerder

Bezoekadres Postadres

Naam: Denise Babel Tel.: 071-516 7496 E-mail: [email protected] Naam: Amal Mohamoud Tel.: 071-516 7293 E-mail: [email protected] Stationsplein 107 Leiden Stationsplein 107, 2312 AJ Leiden Postbus 9100 2300 PC Leiden

De BeheerOrganisatie Regio Leiden (hierna: BORL) is het gezamenlijk contractbeheerorgaan voor de Leidse regiogemeenten (Kaag en Braassem, Katwijk, Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest, Voorschoten, Wassenaar en Zoeterwoude) op het gebied van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (Wmo). In het bijzonder richt de BORL zich tot de Wmo-deelgebieden Hulp bij het Huishouden, Hulpmiddelen en Woningaanpassingen. De BORL houdt zich bezig met de uitvoering van het contractbeheer en het ondersteunen bij (nieuwe) aanbestedingen op het gebied van bovengenoemde Wmo-terreinen. NB: De afzonderlijke regiogemeenten zijn en blijven ten alle tijden de opdrachtgever. Alle rechten en verplichtingen die voortvloeien uit de aanbestedingsdocumenten hebben betrekking op opdrachtgever en opdrachtnemer.


16

Gemeente Leiden Bezoekadres: Gemeente Leiden, Unit Zorg, Langegracht 72, 2312 NH Correspondentieadres: Postbus 9102, 2300 PC Leiden Factuuradres: Gemeente Leiden, p/a Servicepunt 71, Financiele Administratie, Postbus 165, 2300 AD Leiden o.v.v: Wmo/Z.Blok e-mail: [email protected] Offerteadres: Postbus 9102, 2300 PC Leiden Tel.nr. algemeen: 14071 keuze 4 voor de afdeling Wmo Fax : 07105167195 E-mail afdeling: [email protected] Aanvragen komen binnen: per e-mail Opdrachten : per e-mail Innamen: per e-mail/post Financiële Administratie Wmo adviesraad

Gemeentehuis Leiden Beleidsmedewerker Wmo

Unit leider

Secretariaatsmedewerker

Secretariaatsmedewerker

Administratief medewerker

071-5167476 Adviesraad Wmo Leiden [email protected] Pien Lambermont (voorzitter) Yasemin Anbaş – Tel (beleidsmedewerker)

Langegracht 72, 2312 NH, Leiden Postbus 9102, 2300 PC, Leiden Naam: Sietske van der Staak Tel.: 071-5165759 e-mail: [email protected] werkdagen: maandag, woensdag, donderdag Naam: Ziggy Blok Tel.: 071-5167190 e-mail: [email protected] werkdagen: dinsdag tot en met vrijdag Naam: Ilonka van der Krogt Tel.: 071-5167180 e-mail: [email protected] Naam: Loes Piket Tel.: 071-5167181 e-mail: [email protected] werkdagen: maandag tot en met vrijdag Naam: Astrid Chaudron Tel.: 071-5165746 e-mail: [email protected]


17

Senior consulent

Senior consulent

Senior consulent

Consulent Wmo

Consulent Wmo

Consulent Wmo

Consulent Wmo

Consulent Wmo

Consulent Wmo

Consulent Wmo

Consulent Wmo

Consulent Wmo

werkdagen: maandag tot en met vrijdag Naam: Ron Slootweg Tel.: 071-5167184 e-mail: [email protected] werkdagen: maandag, dinsdag, donderdag, vrijdag Naam: Fons van der Heijden Tel.: 071-5165780 e-mail: [email protected] werkdagen: maandag tot en met donderdag Naam: Meike Mano Tel.: 071-5167186 e-mail: [email protected] werkdagen: maandag,dinsdag, donderdag, vrijdag Naam: Agnes Koster Tel.: 071-5167185 e-mail: [email protected] werkdagen: maandag tot en met vrijdag Naam: Gilda Bizzoni Tel.: 071-5167187 e-mail: [email protected] werkdagen: maandag tot en met vrijdag Naam: Joke van Oosten Tel.: 071-5167183 e-mail: [email protected] werkdagen: maandag tot en met vrijdag Naam: Gonni Hoogervorst Tel.: 071-5165758 e-mail: [email protected] werkdagen: maandag tot en met vrijdag Naam: Aad Zuijderduijn Tel.: 071-5167182 e-mail: [email protected] werkdagen: maandag tot en met vrijdag Naam: Hedwig van Urk Tel.: 071-5167188 e-mail: [email protected] werkdagen: maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag Naam: Jordi Bakker Tel.: 071-5167189 e-mail: [email protected] werkdagen: maandag tot en met vrijdag Naam: Ans van Eer Tel.: 071-5167193 e-mail: [email protected] werkdagen: dinsdag tot en met donderdag Naam: Anja Boot


18

Consulent Wmo

Consulent Wmo

Consulent Wmo

Consulent Wmo

Consulent Wmo

Consulent Wmo

Servicepunt Zorg (SPZ) Medewerkster SPZ Medewerkster SPZ Medewerkster SPZ Medewerkster SPZ Medewerkster SPZ Medewerkster SPZ Financiële Administratie

Tel.: 071-5165756 e-mail: [email protected] werkdagen: maandag tot en met donderdag Naam: Suren Dasrath Tel.: 071-5167148 e-mail: [email protected] werkdagen: maandag, woensdag, donderdag en vrijdag Naam: Vincent Bode e-mail: [email protected] werkdagen: dinsdag tot en met vrijdag Naam: Marije van der Heijden Tel.: 071-5167194 e-mail: [email protected] werkdagen: dinsdag tot en met donderdag Naam: Marleen Spek Tel.: 071-5167191 e-mail: [email protected] werkdagen: dinsdag tot en met donderdag Naam: Aad Bousie Tel.: 071-5167180 e-mail: [email protected] werkdagen: maandag, dinsdag, woensdag en vrijdag Naam: Sybille Meijer Tel.: 071-5167168 e-mail: [email protected] werkdagen: maandag tot en met vrijdag e-mail: [email protected] 071-5165506 Naam: Maud Kamp Naam: Gerda Schulz Naam: Ester Olbach Naam: Margreet Bakker Naam: Jacqueline Pietersen Naam: Marianne vd Geest Tel.: 071 5167878


19

Gemeente Leiderdorp Bezoekadres: Gemeente Leiderdorp, Willem-Alexanderlaan 1, 2351 DZ LEIDERDORP Correspondentieadres: Gemeente Leiderdorp, afdeling Gemeentewinkel/Wmo, Postbus 35, 2350 AA Leiderdorp Factuuradres: Gemeente Leiderdorp, afdeling Gemeentewinkel/Wmo, Postbus 35, 2350 AA Leiderdorp Offerteadres: Gemeente Leiderdorp, afdeling Gemeentewinkel/Wmo, Postbus 35, 2350 AA Leiderdorp Tel.nr. algemeen: Tel.nr. Wmo:

071-54 58 500 071-54 54 896 of 071-54 54 822

E-mail afdeling:

[email protected]

Aanvragen passing/offerte komen binnen:per email/post Opdrachten levering komen binnen: per email/post Inname-opdrachten komen binnen: per email/post Mo-Zaak Adviserende instantie Postbus 410 8901 BE LEEUWARDEN Voorzitter: Jep Karres [email protected] Wmo adviesraad p/a Postbus 35 2350 AA Leiderdorp Gemeentehuis Leiderdorp Beleidsmedewerker Wmo

Coördinator Wmo loket

Senior Consulent Wmo




Willem Alexanderlaan 1, Postbus 35, 2350 AA, Leiderdorp Naam: Pieter Paardekoper Tel.: 071-5454838 e-mail : [email protected] Naam: Esther Rijnders Tel.: 071 5458544 e-mail: [email protected] Naam: Wendy Schouten Tel.: 071-5454868 e-mail: [email protected] Naam: Marlies Morsink Tel.: 071-5454875 e-mail: [email protected] Naam: Louis van der Gaag Tel.: 071-5454894 e-mail: [email protected] Naam: Isabel Herter Tel: 071 – 54 54 861 e-mail: [email protected]


20

Medewerker Wmo administratie

Medewerker Wmo administratie

Senior financieel administratief medewerker

Naam: Conny Keijzer Tel.: 071-5454896 e-mail: [email protected] Naam: Marjo Pecht Tel: 071-5454822 e-mail: [email protected] Naam: Danielle Leune Tel.: 071-5454889 e-mail: [email protected]

Eigen bijdrage Hulpmiddelen Gemeente Leiden Leiderdorp

Eigen bijdrage Ja Nee

Hulpmiddelen Scootmobielen

Startdatum 1-1-2009

Beenhakker Beenhakker Algemeen Hoofdweg 20 2908 LC Capelle aan den IJssel Telefoonnummer : 010 – 458 00 88 (receptie) Fax : 010 – 451 07 08 E-mail : [email protected]

Opdracht tot leveringen: [email protected] Rechtstreeks contact met uitvoerende administratie van het contract: Voor gemeenten: OCC (Opdrachtgevers Contact Centrum): 010-711 71 85 Voor cliënten: KCC (Klanten Contact Centrum): 010-711 71 84

Beenhakker Algemeen Hoofdweg 20 2908 LC Capelle aan den IJssel Telefoonnummer : 010 – 458 00 88 (receptie) Fax : 010 – 451 07 08 E-mail : [email protected]

Contactpersonen Contract en relatie beheerder WMO E-mail Telefoonnummer

: Esther van der Weele : [email protected] : 06 – 46 39 29 17

Manager administratie E- mail Telefoonnummer

: Chris Heuvelman : [email protected] : 06 – 20 41 57 96


21

Manager verkoop E-mail Telefoonnummer

: Kris Visser : [email protected] : 06 – 20 41 58 50

Manager service en werkplaats E-mail Telefoonnummer

: Jan Verhoeven : [email protected] : 06 – 20 43 28 53

Teamleider Logistiek E-mail Telefoonnummer

: Jan-Willem Blok : [email protected] : 06 – 22 93 88 52

Administratie-eiland B Contactpersoon E-mail: Telefoonnummer groep (direct)

: Carolien Veen : [email protected] : 010-711 71 85

De gehele groep is eerste aanspreekpunt voor consulenten betreffende vragen over offertes, orders, facturen, levertijden. Planning Contactpersoon E-mail Telefoonnummer

: Freddy Laan : [email protected] : 010-711 71 85

Buitendienst medewerkers afdeling verkoop Adviseur senior E-mail Telefoon

: Remco van der Linden : [email protected] : 06 – 53 58 94 54

Adviseur senior E-mail Telefoon

: Silvia Hagoort : [email protected] : 06 – 51 84 78 59

Adviseur E-mail Telefoon

: Esther Pfeifer : [email protected] : 06 – 20 42 25 28

Financiën Contactpersoon E-mail Telefoonnummer

: Paul Vreeken : [email protected] : 010-284 53 07


22

Meyra Meyra Hoofddorp Opaallaan 31 2132 XV Hoofddorp Telefoonnummer: 023 567 70 70 E-mail: [email protected] Opdracht tot levering/vragen over bruiklenen, facturen, etc.: Beleidsniveau landelijk

Beleidsniveau filiaal

Contactpersonen planning/administratie

[email protected] Hans Schouten [email protected] T. 033 2472727 Werkdagen: ma t/m vrij Reinie Smit [email protected] T. 023 5677070 Werkdagen: ma t/m vrij Conny Schoenmaker [email protected] T. 023 5677070 Werkdagen: ma t/m vrij Kitty Jansen [email protected] T. 023 5677070 Werkdagen: ma t/m don

Technisch adviseur

Werkvoorbereider


Ilona Wal [email protected] T. 023 5677070 Werkdagen: ma t/m vrij Hans de Groot [email protected] T. 023 5677070 Werkdagen: ma t/m vrij Alex van Schie [email protected] T. 023 5677070 Werkdagen: ma t/m vrij

23

Welzorg Bezoekadres: Rooseveltstraat 14 N Tel. Vestiging algemeen : 071-5810620 Tel. Klantgroep Wmo (vragen betr. offertes, orders, service - reparaties) : 071-5810620 Fax Klantgroep Wmo : 071-5820798 E-mail Klantgroep Wmo : [email protected] Rayonmanager

Regio Manager

Planning passingen

Adviseur buitendienst

Adviseur buitendienst

Adviseur buitendienst kinder specialist Teamleider administratie Teamleider service,


Nico Fakkel [email protected] 06-52348635 Rob Bruin [email protected] 06-06-50636430 Maurits van Klink [email protected] 020-4313515 Jan Wentzel [email protected] 06-50636383 Michael Nooy [email protected] 06-50636260 Margriet van den Bos [email protected] 06-52318960 Lex Glorius [email protected] 06-52318928 Bryan Albers [email protected] 06-15957556

24

BIJLAGE 2: Opdrachtformulier Hulpmiddelen Gemeente Leverancier

: : Opdrachtformulier Hulpmiddelen

Administratienummer Burgerservicenummer Cliënt

Telefoon Geboortedatum Contactpersoon

: #AANV.Pers.UA-nr : #AANV.Pers.SOFI-nr. : #AANV.Pers.Aanspreektitel3 #AANV.Pers.VLVVNaam : #AANV.Badr.Adresregel1 #AANV.Badr.Adresregel2 : #AANV.Pers.Telefoonnr : #AANV.Pers.Geboortedatum :

Consulent

: #AANVVOORZ.Beh.VLVVNaam

Adres

Datum bestelling #ACT.Act.Begindatum

Gewenste actie leverancier : (pas)levering passing/selectie

passing met consulent

offerte

Een voorziening uit de onderstaande categorie is geselecteerd : 1: HRS voor continu gebruik

prijzenboek (hieronder specificeren)

2: HRS incidenteel/kortdurend gebruik 3: HRS voor (semi)permanent/actief gebruik 4: HRS actief vastframe/blokframe 5: HRS KIND voor (semi) permanent/actief gebruik 6: HRS KIND permanent gebruik met kantelverstelling 7: Elektrische Rolstoelen gebruik in en om huis 8: Elektrische Rolstoelen binnen/buiten 9: Elektrische kinderrolstoel

10: scootmobielen voor gebruik in de woonomgeving 11: scootmobielen voor gebruik in de woonomgeving (grotere actieradius)

12: scootermobielen voor buiten en intensief gebruik

Gebruik

extra aandacht bij de passing voor

binnen

zitcomfort / vering i.v.m.:

buiten verplaatsen over afstand van

rijcomfort i.v.m.:

binnen en buiten

bediening i.v.m.:

met de rolstoeltaxi/auto

rijden in het verkeer

frequentie:

overige:

overige:

antropometrie gewicht lengte heupbreedte

kg cm cm

betrokkene is verplaatsingen door anderen


linkshandig

rechtshandig

Lengte begel.: 25

bovenbeenlengte onderbeenlengte

cm cm

mogelijke aanpassingen aan

cliënt zelf

Dmv:

accessoires

zitting

stokhouder links/rechts

rugleuning

veiligheidsriem, 2 puntsbevest.

armleuningen

taxibevestiging

beensteunen

schootskleed

voetplaten

zuurstoffleshouder

duwhandvatten

overige:

hoepels

overige:

Ruimte voor opmerkingen

vervanging middel en afleveren bij (vermeld VORIGE leverancier) vervanging middel (beeindiging volgt)


26

BIJLAGE 3: Afleverbon (voorbeeld) Gegevens zijn van belang. De lay-out kan door de leverancier naar eigen huisstijl ingevuld worden.

Gegevens/logo leverancier

Gegevens/logo leverancier

AFLEVERBON

naam cliënt bsn uniek nummer gemeente afleveradres opdrachtdatum

voorzieningnummer categorie specificatie

datum levering: handtekening cliënt voor ontvangst:


27

BIJLAGE 4: Opdracht inname voorziening Gemeente Leverancier Opdracht inname voorziening burgerservicenummer cliënt adres telefoon geboortedatum contactpersoon consulent

Betreft

: #AANV.Pers.SOFI-nr. : #AANV.Pers.Aanspreektitel3 #AANV.Pers.VLVVNaam : #AANV.Badr.Adresregel1 #AANV.Badr.Adresregel2 : #AANV.Pers.Telefoonnr : #AANV.Pers.Geboortedatum : : #AANVVOORZ.Beh.VLVVNaam

: :

Datum opdracht #ACT.Act.Begindatum

<#AANVVOORZ.Voorzs.Voorzieningsoortnaam> <

A. (wanneer bij beeindiging de voorziening ingenomen moet worden): Deze voorziening wordt beëindigd omdat betrokkene op is . Ik verzoek u de betreffende voorziening zo spoedig mogelijk op te halen. Ik beschouw de bruikleenovereenkomst en de daarbij horende huur, binnen 5 werkdagen na de dag van verzending van deze opdracht als beëindigd. B. (wanneer het om vervanging gaat bij dezelfde leverancier) Deze voorziening wordt beëindigd omdat een andere wordt toegekend. Ik verzoek u de huidige voorziening zo spoedig mogelijk op te halen en gelijktijdig over te gaan tot de levering van de nieuwe . Ik beschouw de bruikleenovereenkomst en de daarbij horende huur, binnen 5 werkdagen na de dag van verzending van deze opdracht, of zodra de vervangende voorziening is geleverd, als beëindigd. C. (wanneer het om vervanging gaat bij verschillende leveranciers) Deze voorziening wordt beëindigd omdat een andere wordt toegekend. Het middel zal door bij u worden afgeleverd. Ik beschouw de bruikleenovereenkomst en de daarbij horende huur, binnen 5 werkdagen na de dag van verzending van deze opdracht als beëindigd.


28

Leidse Regio Perceel 1 Versie: Maart 2014 HANDBOEK HULPMIDDELEN

Recommend Documents