Ügyviteli, iratkezelési és Adatkezelési Szabályzata

Ikt. szám:…………

DELFI KORONÁJA OKTATÁSI ÉS KULTURÁLIS ALAPÍTVÁNY (6723 Szeged, Római krt. 35. I/5.)

által fenntartott

DELFI KORONÁJA ALAPÍTVÁNYI GIMNÁZIUM ÉS SZAKKÉPZŐ ISKOLA (6640 Csongrád, Kossuth tér 1.)

OM száma: 200820

Ügyviteli, iratkezelési és Adatkezelési Szabályzata

2011.

2

A) Ügyviteli és iratkezelési szabályzat I. Irányadó jogforrások A közoktatásról szóló 1993. évi LXXIX. törvény (továbbiakban: Közokt. tv.) A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény. (továbbiakban: Ltv.) A nevelési-oktatási intézmények működéséről szóló 11/1994. (VI. 8.) MKM-rendelet (továbbiakban: R) A Delfi Koronája Alapítványi Gimnázium és Szakképző Iskola (6640 Csongrád, Kossuth tér 1.) többcélú intézmény, összetett iskola, - mint közoktatási intézmény székhelyére és valamennyi telephelyére és tagintézményére - ügyintézésének, továbbá iratkezelésének rendje érdekében az alábbi igazgatói utasítást, szabályzatot adom ki.

II. Az ügyvitel rendje 1. Az ügykör és az ügyvitel fogalma Az ügykör az intézmény hatáskörébe tartozó személyek vagy szervezetek érdekét érintő helyzetek, tényállások csoportja. Az ügykörbe tartozó ügyek megoldásáról az intézmény illetékes alkalmazottainak kell gondoskodni. Az intézmény főbb ügykörei: (ennek részletezése az intézmény irattári tervében történik, 1. sz. melléklet) · vezetési és igazgatási ügykör · nevelési és oktatási ügykör · gazdasági ügykör · alkalmazotti személyi ügykör · tanulói ügykör · egészség- és gyermekvédelmi ügykör Az ügyvitel (ügyintézés) az intézmény ügykörébe tartozó hivatalos ügyek intézésében kifejtett tevékenység. Az intézmény működésével kapcsolatos ügyvitelt a hatályos jogszabályok és jelen szabályzat rendelkezéseinek megfelelően kell ellátni. 2. Az ügyvitellel kapcsolatos feladatok 2.1 Az intézmény vezetőjének feladatai · Elkészíti és kiadja az iskola ügyviteli és iratkezelési szabályzatát. · Jogosult az intézménybe érkező küldemények felbontására. · Jogosult kiadmányozni. · Irányítja és ellenőrzi az iskolatitkár(ok) munkáját. · Kijelöli az iratok ügyintézőit.

3 ·

Meghatározza az iratok selejtezésének és levéltárba küldésének évét.

2.2 Az általános igazgatóhelyettes feladatai · Ellenőrzi, hogy az intézményben (székhelyen és tagintézményekben) az iratkezelés a vonatkozó jogszabályok és a belső szabályzat előírásai szerint történjen. · Figyelemmel kíséri az iratkezelésre vonatkozó jogszabályokat, és annak változása esetén kezdeményezi az iratkezelési szabályzat módosítását. · Az igazgató távollétében jogosult az intézménybe érkező küldemények felbontására. · Az igazgató távollétében jogosult a kiadmányozásra. · Az igazgató távollétében kijelöli az iratok ügyintézőit. · Előkészíti és lebonyolítja az irattári anyag selejtezését és levéltári átadását. 2.3 A tagintézmény-vezető feladatai · Felelős azért, hogy a tagintézményben az iratkezelés a vonatkozó jogszabályok és a belső szabályzat előírásai szerint történjen. · Figyelemmel kíséri az iratkezelésre vonatkozó jogszabályokat, és annak változása esetén kezdeményezi az iratkezelési szabályzat módosítását. · A tagintézményben jogosult a tagintézménybe érkező küldemények felbontására. · A tagintézmény vonatkozásában jogosult a kiadmányozásra azzal, hogy intézkedése előtt az igazgatót köteles arról elektronikusan, vagy telefonon tájékoztatni. · A tagintézményben kijelöli az iratok ügyintézőit. · Irányítja és ellenőrzi az iskolatitkár munkáját. · Előkészíti és lebonyolítja az irattári anyag selejtezését és levéltári átadását. 2.3 Az iskolatitkár(ok), ügyiratkezelő(k) feladatköre Az intézményi (tagintézményi) feladatok ellátásával kapcsolatos hivatalos ügy szervezése és végzése, valamint az ügyeket kísérő iratkezelés az iskolatitkár munkakörébe tartozik. Fontosabb feladatai alábbiak: · a hivatali ügyek nyilvántartása, · az ügyiratok és a bélyegzők nyilvántartása, · a küldemények átvétele, felbontása, kezelése, · a hivatalos ügyek csoportosítása, rangsorolása, · az iratok iktatása, előíratok csatolása, mutatózás, · a határidős ügyek nyilvántartása, · kiadmányozás előkészítése, a kiadmányok továbbítása, postai feladása, · az ügyiratokról hivatalos másolat és másodlat készítése, · az elintézett ügyek iratainak irattári elhelyezése, · az irattár kezelése, rendezése, az irattári jegyzékek készítése, · az irattári anyag selejtezése, · távolléte esetén – a biztonságos helyre elzárt ügyiratokhoz, tanügyi dokumentumokhoz és a bélyegzőkhöz a hozzáférést lehetővé tenni, – köteles a kulcsot felettesének átadni, illetve azt jelezni, hogy az hol található.

4

2.4 A kézbesítő feladata · a küldemények postai átvétele, · a küldemények kézbesítése, · a kézbesítőkönyv aláíratása a címzettel, 3. Az ügyek és az ügyiratok nyilvántartása · Az igazgató (tagintézmény-vezető) által szignált határidős és egyéb iratokat a nyilvántartó könyvbe kell bevezetni, és még a szignálás napján át kell adni az ügyintézőknek. · Az iskolatitkár(ok) az ügyintézők részére – elintézés céljából – az ügy iratait az iktatószám, a tárgy és az átvétel időpontjának feltüntetésével, valamint határidő kitűzésével aláírásuk ellenében adja át. Az iratok visszavételét jelezni kell. · Az ügyek határidejének betartásáért az iskolatitkár felel, ezért a határidőhöz kötött ügyek határidejéről is nyilvántartást kell vezetni. o A határidő-nyilvántartás az iktatókönyvben történik. o A határidőt az iktatókönyv „Megjegyzés” vagy „Elintézési határidő” rovatában a naptári nap megjelölésével kell feltüntetni. o Ezen túlmenően kell jelezni az ügy teljes elintézésére, valamint a közbenső intézkedésekre kijelölt határidőket. o Az iskolatitkár az ügy elintézése érdekében tett sürgetést az ügyiraton névaláírással és keltezéssel köteles feljegyezni. · Az ügyintéző az ügyeket haladéktalanul, érkezési sorrendben, illetve határidejük figyelembevételével köteles elintézni. Az ügyintézés határideje: · a tanulókkal kapcsolatos ügyekben legkésőbb az iktatás napjától számított 3 nap, · az iskola működésével kapcsolatos ügyekben legkésőbb az iktatás napjától számított 15 nap, · az intézménybe érkezett iratok általános elintézési határideje az iktatás napjától számított 30 nap. Az intézményvezető szükség esetén meghosszabbíthatja a határidőt. Az engedélyt az ügyet kísérő iraton fel kell tüntetni. 4. Az intézményi bélyegzők nyilvántartása Az intézményvezető engedélye alapján készített hivatalos bélyegzőket az iskolatitkár(ok)nak kell nyilvántartania. A bélyegzők nyilvántartó lapján fel kell tüntetni (1. sz. melléklet): · a bélyegző lenyomatát, · a bélyegzőt használó szervezeti egység nevét, · a bélyegző használatára jogosultak nevét és aláírását, · a bélyegző kiadásának dátumát, · a bélyegző őrzéséért felelős dolgozó nevét. Az iskola székhelyén dolgozó iskolatitkár gondoskodik – a bélyegzőt használók jelzése alapján – a sérült és elavult bélyegzők megsemmisítéséről, valamint az új bélyegzők beszerzéséről és a bélyegzők szétosztásáról. A bélyegző használója felelős a bélyegző biztonságos őrzéséért és a hivatali munkával

5 kapcsolatos rendeltetésszerű és jogszerű bélyegzőhasználatért. A bélyegző eltűnése esetén a bélyegző felkutatása és az ügyben lefolytatott eljárás, valamint szükség esetén a bélyegző érvénytelenítése érdekében az igazgató intézkedik. 5. Felvilágosítás hivatalos ügyekben Az intézményben, tagintézményben bármely üggyel kapcsolatban érdemi felvilágosítást csak az ügyben eljáró illetékes ügyintéző vagy vezető adhat. Tanulónak, valamint szülőjének (vagy a tanuló igazolt képviselőjének) a tanulóra vonatkozó iratokba való betekintést oly mértékben kell biztosítani, amennyiben ez mások személyiségi jogainak sérelme nélkül lehetséges – az adatvédelmi törvény rendelkezéseinek megfelelően. Hivatalos szerveknek (fenntartó, különböző hatóságok) a személyiségi jogokat nem sértő adatokat és információkat csak írásos megkeresés alapján lehet rendelkezésre bocsátani. Bármely hatóság (Kormányhivatal, MÁK, APEH, ÁSZ, ÁNTSZ, Tűzoltóság, Rendőrség, KSH, Önkormányzat szakhatóságai, stb.) szóbeli, ill. elektronikus megkeresése, felhívása esetén a tagintézmény-vezetőnek haladéktalanul az igazgatót értesítenie kell, hogy a szükséges intézkedést megtegye, illetve arról a fenntartó képviselőjét értesítse. A személyesen benyújtott iratok átvételét kérelemre igazolni kell. A benyújtott irat és az igazolásul felhasznált másolat egyezőségéről az ügyiratkezelőnek meg kell győződnie. Ha az ügy jellege megengedi, az ügyiratban foglaltak távbeszélőn, illetőleg a jelenlévő érdekelt személyes tájékoztatásával is elintézhetők. Távbeszélőn vagy személyes tájékoztatás keretében történő ügyintézés esetén az iratra rá kell vezetni a tájékoztatás lényegét, az elintézés határidejét és az ügyintéző aláírását. 6. Az ügyvitel és az ügyiratkezelés irányítása és felügyelete Az intézmény ügyviteli és iratkezelési feladatait az igazgató irányítja, és ellátja annak felügyeletét is. Az ügyvitelt és iratkezelést az intézményvezető évente 3 alkalommal naptári év elején és végén, valamint tanév végén ellenőrzi. A tanuló-nyilvántartással kapcsolatos ügyvitel ellenőrzése az általános igazgatóhelyettes feladatköre. Az ellenőrzéssel kapcsolatos észrevételeket és utasításokat dokumentálni kell.

III. Az ügyiratok kezelésének rendje 1. Az ügyiratkezeléssel kapcsolatos fogalmak Irat minden írott szöveg, rajz, vázlatrajz, terv, tervrajz, fénykép, kép, hangfelvétel, film, térkép, kotta, mágneses és más adathordozó (adattároló), valamint a megjelenés formájától függetlenül minden más dokumentáció, amely bármilyen anyagon, bármely elnevezéssel (feljegyzés, előterjesztés, jelentés, átirat, tájékoztató, tervezet stb.) bármely eszköz felhasználásával keletkezett. Irattári anyagnak kell tekinteni az intézmény és jogelődei működése során keletkezett iratokat, valamint az iratokhoz kapcsolódó mellékleteket, amelyekre ügyviteli szempontból még szükség van. Az irattári terv foglalja rendszerbe az intézmény által ellátott ügyköröket, és az elintézendő ügyekhez kapcsolódó iratokat ennek megfelelően tagolja. Az irattári terv az iratok rendszerezésének az alapja.

6

2. Az ügyiratok védelmével kapcsolatos egyes szabályok Iratot a munkaköri feladat ellátásán kívül az intézményi munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni csak az intézményvezető engedélyével lehet, ügyelve arra, hogy tartalmát illetéktelen személy ne ismerje meg. A dolgozó az iskolatitkárnál, ügykezelőnél lévő iratba akkor tekinthet be, ha a munkájával, tevékenységével összefüggő feladatok ellátása ezt szükségessé teszi. 3. Az ügyiratok másolatainak és másodlatainak kiadása Az intézmény ügyeinek iratairól másolatot az iskolatitkár vezetői engedéllyel adhat ki. A másolatot „A másolat hiteles” felirattal, keltezéssel és az engedélyező aláírásával kell ellátni. Másodlatot kell kiadni az intézmény által kiállított egyes okmányokról (bizonyítványok, oklevelek...) azok elveszése, megsemmisülése esetén, a törzslap alapján. 4. A küldemények átvétele és felbontása Az intézmény (tagintézmény) részére postán vagy kézbesítő útján érkező iratokat, tértivevényeket és más küldeményeket, valamint az ügyfelek által közvetlenül benyújtott beadványokat és kérelmeket az iskolatitkár veszi át. A nyilvántartott küldeményeket (ajánlott, expressz-ajánlott, távirat, csomag...) a posta szabályainak megfelelően kézbesítőkönyvvel kell átvenni. Felbontás nélkül kell a címzetthez továbbítani: · a tévesen címzett küldeményeket, · a névre szóló iratokat, amelyekről az iratkezelő megállapítja, hogy tartalmuk magánjellegű, és ezért hivatalos elintézést nem igényelnek, · a diákönkormányzat, az iskolaszék (megalakulása esetén), a szülői szervezetek (vagy képviselője), a szakszervezet (megalakulása esetén) és más társadalmi szervezetek címére érkezett iratokat, · továbbá azokat az iratokat, amelyek felbontásának jogát az igazgató fenntartotta magának. Fel kell bontani minden küldeményt, amelyről a boríték (csomagolás) alapján megállapítható, hogy nem magánjellegű. Így felbontandók azok a levelek is, amelyeken – az intézmény neve előtt vagy után – névre szóló címzés található, és feltételezhető, hogy a küldemény tartalma hivatalos jellegű. A névre szóló iratot, amennyiben az hivatalos elintézést igényel, a címzett a felbontást követően juttatja vissza az iratkezelőhöz iktatás céljából. Amennyiben az iskolatitkár azt állapítja meg, hogy a küldemény által jelzett ügyben az intézménynek nincs hatásköre, akkor köteles a küldeményt a hatáskörrel ellátott intézményhez továbbítani. Ha az illetékes ismeretlen, a küldeményt – értesítés mellett – vissza kell küldeni a feladónak. 5. A küldemények feldolgozása A küldemény felbontásakor egyeztetni kell: - a feltüntetett tartalom meglétét,

7 -

ellenőrizni kell a feltüntetett és a ténylegesen beérkezett mellékletek számát. Jelezni kell továbbá, ha a boríték sérült, illetve a mellékletek között pénz, nemzetközi válaszbélyegszelvény, illetékbélyeg... található. Az esetlegesen felmerülő irathiány okát a küldő szervvel – lehetőleg rövid úton – tisztázni kell, és ennek tényét az iraton rögzíteni kell.

Soron kívül kell az igazgatóhoz továbbítani: - a fenntartótól érkezett megkereséseket, - az intézményhez címzett idézéseket, meghívókat, - azokat a megkereséseket, mely döntés meghozatala kizárólag az igazgató kompetenciája, - továbbá az igazgató nevére érkező küldeményeket, amelyeket az ügyiratkezelő soron kívül továbbít a címzetthez. A borítékot akkor kell az irathoz csatolni és ezt az iraton feltüntetni: - ha a postára adás időpontjához jogkövetkezmény (fellebbezés, bírósági idézés, jelentkezés, pályázat, hatóságoknak adatszolgáltatás) fűződhet, - valamint a feladó neve és pontos címe az iratból nem állapítható meg.

III. Az ügyiratok iktatása o o o

o o o o

o

Az intézménybe érkezett, illetőleg azon belül keletkezett iratokat iktatni kell. Az iktatás iktatókönyvbe történő bevezetéssel, naptári évenként eggyel kezdődő sorszámos rendszerben történik az iratok érkezésének sorrendjében. Minden naptári évben új iktatókönyvet kell nyitni, és az év végén – az utolsó iktatás alatt – keltezéssel és névaláírással le kell zárni. (Amennyiben az intézmény (tagintézmény) 100 db. alatti ügyiratforgalmat bonyolít le, akkor folyamatosan is vezethető az iktatókönyv, de ebben az esetben is minden naptári évben meg kell nyitni, egyes sorszámmal, le kell zárni év végén, az iktatókönyv oldalait végig meg kell számozni). Az irat tárgyát úgy kell megjelölni, hogy az ügy lényegét röviden és szabatosan fejezze ki, valamint ennek alapján a helyes mutatózás elvégezhető legyen. Az iktatás sorszámozása az első iktatószámtól megszakítás nélkül folyamatosan halad. A dátumot naponta csak az elsőnek iktatott iratnál kell feltüntetni. Az iktatókönyvön iktatószámot üresen hagyni nem szabad. A téves bejegyzéseket semmiféle technikai eszközzel nem szabad megszüntetni vagy más módon eltüntetni (radírozás, ragasztás, kifestés). A tévesen bejegyzett adatokat vékony vonallal át kell húzni úgy, hogy az eredeti (téves) bejegyzés olvasható maradjon, és fölé kell írni a helyes szöveget. Iktatáskor az irat jobb felső sarkát el kell látni az iktatási bélyegző lenyomatával, és ki kell tölteni annak rovatait.

Az iktatási bélyegző tartalmazza: (illetve annak hiányában az iraton az alábbiakat szükséges megjeleníteni) · az érkeztetés (kiadás) keltét: ......... év .................. hónap ...... nap, · az iktatószámot és a mellékleteinek számát, · az ügyintéző (címzett, az intézkedésben eljáró személy) nevét, · az irattári tárgykör számát.

8

1. Az iktatás szabályai o Az ügyiratok minden mellékletére rá kell írni az irat iktatószámát. A visszaküldendő mellékleteket célszerű már az iktatáskor borítékba tenni, és az iktatószámot, évszámot, valamint tételszámot azon feltüntetni. o Az irathoz az iktatást követően csatolni kell az irat előzményeit. o Egy iktatószámhoz legfeljebb három altétel rendelhető. Az összecsatolt, azonos ügyre vonatkozó egyedi iratokat az ügy intézése után is együtt kell tartani. Ha új iktatószám alatt korábbi iratra vonatkozó adatok érkeznek, akkor az új iratra zöld színű tollal rá kell írni a csatolt korábbi iratok számát. A korábbi iratokra ugyanígy rá kell vezetni a csatolás tényét. o Az iktatókönyvben ugyanezen módszerrel az időrendi sorrendben legutolsónak keletkezett ügyiratszámmal kell kivezetni a korábbi ügyiratokat. Ezt a módszert kell alkalmazni az eltérő irattári tételszámú iratok esetében is. Nem kell iktatni a beérkező küldemények közül az alábbi iratokat: · a jogkövetkezménnyel nem járó tömeges értesítéseket (meghívókat, sajtótermékeket, reklámcélú kiadványokat, prospektusokat, szaklapokat és folyóiratokat). A táviratok és telefaxok iktatása oly módon történik, hogy o az értesítés szövegét a vonatkozó irathoz kell csatolni. o Faxon érkezett irat esetén először gondoskodni kell az információkat tartósan őrző másolat készítéséről. o A másolat hitelesítését a szervezeti egység ügykezelője végzi, záradékkal. Az egyéb iratkezelési feladatok az általános szabályokkal megegyezők. o Ha az ügynek még nincs írásos előzménye, a távirati vagy faxszöveget előadóívhez kapcsoltan kell beiktatni. Elektronikus iratok esetén, o ha az irat nem az iktatásra jogosult ügykezelőhöz érkezett, azt az illetékes ügykezelőhöz kell továbbítani. o Az ügykezelő köteles az elektronikus iratot is szignálásra bemutatni az illetékes vezetőnek. Gyűjtőszámos iktatást kell alkalmazni akkor, o amikor az időszakos jelentések, adatszolgáltatások nagy mennyisége ezt szükségessé teszi, különösen, ha együttesen történik az ügyek elintézése is. o Gyűjtőszám (közös iktatószám) alatt iktathatók az egy személytől származó vagy a pályázati kiírásra beérkező jelentkezések, az azonos ügyre vonatkozó panasziratok stb.

IV. Az ügyintézés és a kiadmányozás 1. Az ügyintézők és a kiadmányozási jogkör Az ügyintézők az ügyeket érkezési sorrendben és sürgősségük figyelembevételével kötelesek

9 elintézni. A kiadmányozás az arra jogosult szakmai vezetőnek az ügy érdemi elintézésére vonatkozó rendelkezése. A kiadmányozási jog elsősorban a tervezetek jóváhagyásának, az érdemi döntésnek, az írásbeli intézkedésnek, az irat irattárba helyezésének stb. jogát foglalja magában. Az intézményben kiadmányozási joggal az alábbi vezető beosztású dolgozók rendelkeznek: · igazgató – minden irat esetében, · az általános igazgatóhelyettes – a tanulókkal és az iskola működésével kapcsolatos iratok esetében, · a tagintézmény-vezető – a tagintézménybe járó tanulók ügyeivel kapcsolatos iratok esetében, · a gazdasági vezető (fenntartó alkalmazásában áll) gazdasági témájú ügyekben a fenntartó utasítására Az ügyintéző által benyújtott tervezetet a kiadmányozási joggal rendelkező dolgozó a kiadmányozás engedélyezése esetén „K” jelzéssel, dátummal és aláírásával látja el, valamint rendelkezik a tisztázás módjáról. A kiadmányozásra engedélyezett tervezetet az iskolatitkár tisztázza. A tisztázás során az alábbiak betartása kötelező: · tisztázni csak „K” betűvel, dátummal és aláírással ellátott tervezetet szabad (ettől eltekinteni csak az igazgató külön utasítására lehet), · a tisztázatnak szó szerint meg kell egyeznie a tervezet szövegével, · a tisztázatnak tartalmilag és formailag meg kell felelnie az e szabályzatban megfogalmazottaknak, · leírás után a tisztázatot összeolvasás útján egyeztetni kell a tervezettel. 2. A kiadmány tartalma Az intézmény ügyintézésével kapcsolatban keletkező ügyiratoknak (kiadmányoknak) az alábbiakat feltétlenül tartalmaznia kell: · az intézmény nevét, székhelyét, OM azonosító számát · az iktatószámot és a mellékletek számát, · az ügyintéző nevét, · az ügyintézés helyét és idejét, · az irat aláírójának nevét és beosztását, · az intézmény körbélyegzőjének lenyomatát. Amennyiben az irat szövege az elintézendő üggyel kapcsolatban hozott határozat, ezt minden esetben indoklással kell ellátni. A határozat felépítése: o bevezető rész o rendelkező rész, o indokolás. o A határozatnak tartalmaznia kell a döntés alapjául szolgáló jogszabály megjelölését, o ha a döntés mérlegelés alapján történt, az erre történő utalást. o Utalni kell arra, hogy az eljárással kapcsolatban jogorvoslatra nyílik lehetőség.

10

Ha a határozat ellen a törvényben megállapított fellebbezési határidőn belül (15 nap) fellebbezéssel élnek – és az intézmény elsőfokú határozatát nem vonja vissza, illetve nem módosítja –, az intézmény 8 napon belül köteles felügyeleti szervének (fenntartójának) megküldeni az ügyben keletkezett összes eredeti iratot. Ebben az esetben az irattárba iratpótlóként az eredeti irat másolata kerül. A határozatokkal kapcsolatos iratokat úgy kell kézbesíteni, hogy annak megtörténte, továbbá az irat átvételének a napja megállapítható legyen az esetleges jogviták, illetve fellépő jogkövetkezmények tisztázása érdekében. 3. A kiadmány alaki kellékei A kiadmány alaki kellékekkel rendelkezik, amelyeknek egy részét a kiadmány bal felső részén, vagy az irat fejlécében kell feltüntetni. Ezek az alábbiak: · az intézmény jellemzői (név, OM száma, cím, irányítószám, postafiók és távbeszélő száma), · az irat iktatószáma, · az ügyintéző neve. A kiadvány jobb felső részén a következőket kell feltüntetni: · az irat tárgya, · az esetleges hivatkozási szám, · a mellékletek száma. A fentieket követi a címzés, majd a kiadmány szövege. Az elintézett ügyekkel kapcsolatos kiadmányokat eredeti aláírással kell elküldeni. A kiadmány szövegének végén, a keltezés alatt, a levélpapír jobb oldalán a kiadmányozó nevét, alatta pedig a hivatali beosztását kell feltüntetni. Bélyegzőlenyomat (körbélyegző) csak az elküldött eredeti iratanyagon szerepel. (Az irattári példányon nem kell bélyegzőlenyomatnak lennie, de a kiadmányozó eredeti aláírásának szerepelnie kell rajta!) 4. A boríték címzése és a kiadványok továbbítása A borítékokat a kiadmányon feltüntetett címzettek részére az iskolatitkár készíti el. A borítékon fel kell tüntetni a kiadmány iktatószámát, postai irányítószámot és a továbbítás módjára vonatkozó különleges utasítást (elsőbbségi, ajánlott, tértivevényes...) is. A boríték címzését a postai előírásoknak megfelelően kell végezni. A küldeményeket közönséges, ajánlott, elsőbbségi, ajánlott elsőbbségi, tértivevényes, ajánlott tértivevényes levélként, csomagban, illetve táviraton vagy telefaxon, elektronikus adatátvitel esetén interneten lehet elküldeni vagy továbbítani. Az elküldés módjára – ha az nem közönséges levélként történik – az ügyintéző köteles az iraton utalást adni. Elsőbbségi levélként, táviratként csak a soron kívüli postai kézbesítést igénylő küldeményeket, illetve értesítéseket szabad továbbítani. Ajánlott, tértivevényes levélben csak fontos vagy nehezen pótolható iratokat (okmányokat,

11 bizonyítványokat...) szabad küldeni. Tértivevénnyel kell elküldeni az iratot, ha átvételének időpontjáról az intézménynek tudomást kell szereznie. A kézbesítés a kézbesítő vagy a vezető által kijelölt alkalmazott feladata.

V. Az irattározás és az iratselejtezés rendje 1. Az iratok irattárba helyezése Az elintézett ügyek iratait az alábbi záradékkal kell ellátni: - „További intézkedést nem igényel, ezért irattárba helyezhető”, - valamint dátummal - és az intézményvezető aláírásával. Csak olyan iratot szabad az irattárba elhelyezni, amelynek kiadmányai továbbításra kerültek, és határidős kezelést már nem igényel. Az irattárba helyezés előtt az iskolatitkár(ok) köteles(ek) az iratot átvizsgálni, hogy nincs-e benne idegen irat, továbbá hogy minden kezelési utasításnak eleget tettek-e, (tértivevény visszaérkezette, amelyet az irathoz kell rögzíteni). Az irattárba helyezést az iktatókönyv megfelelő rovatában aláírással, a hónap és a nap feltüntetésével kell feljegyezni. 1.1 A kézi irattár Az intézmény három évnél nem régebbi iratait a kézi irattárban kell kezelni és őrizni az évek, (ezen belül az iktatószámok) sorrendjében, jól zárható szekrényben. Minden tárgykört külön dossziéban, a dossziékat pedig dobozokban kell tárolni. A kézi irattár helye az intézmény/tagintézmény titkársági helyisége. 1.2 Az irattári őrzés Három év elteltével az ügyiratokat az irattárban az irattári terv tételszámai szerint történő csoportosításban, ezen belül a sorszámok, illetve az alapszámok növekvő sorrendjében kell elhelyezni. Az irattár helye az intézmény Irattári Raktár helyisége. Az irattárban elhelyezett iratokat hivatalos használatra az ügyintézőnek legfeljebb 30 napra, az irattári kölcsönzési füzetbe bejegyezve és elismervény ellenében lehet átadni. Az elismervényt az irattárban az irat helyére kell tenni. Az irattárban kezelt iratról másolat kiadását csak az iskola kiadmányozási joggal felruházott vezető beosztású dolgozója engedélyezheti. Az irattári őrzés idejét az irat végleges irattárba helyezésének évétől kell számítani. 2. Az irattári anyag selejtezése Az irattári anyagnak azt a részét, amelyre az ügyvitelben már nincs szükség, a vonatkozó jogszabályok szerint kell selejtezni. Az irattárban őrzött iratokat legalább ötévenként felül kell vizsgálni, és ki kell választani azokat, amelyeknek az őrzési ideje lejárt. Az iratok selejtezését az igazgató rendeli el és ellenőrzi. A selejtezéssel járó szervezési és ellenőrzési feladatok ellátására selejtezési bizottságot kell létrehozni mind a székhelyen, mind a tagintézményekben. Az intézménynél keletkezett, de nem iktatott iratokat az intézményvezető

12 által megállapított őrzési idő után szabályos selejtezési eljárással – az iratok egyenkénti elbírálásával – kell selejtezni. 2.1 Az iratselejtezési jegyzőkönyv Az iratselejtezés időpontját a selejtezés megkezdése előtt 30 nappal az illetékes Csongrád Megyei Levéltárának írásban be kell jelenteni. A selejtezés az illetékes levéltár hozzájárulása, illetőleg a bejelentéstől számított 30 nap letelte után kezdhető meg. A selejtezésre szánt iratokról három példányban selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni, amelynek tartalmaznia kell: · az intézmény nevét, · a selejtezett irattári tételeket, · az iratok irattárba helyezésének évét, · az iratok mennyiségét, · az iratselejtezést végző személyek nevét, · a selejtezést ellenőrző személy nevét. A selejtezés tényét az irattári jegyzéken fel kell tüntetni. A selejtezési jegyzőkönyv két példányát meg kell küldeni a levéltárnak. A kiselejtezett iratok megsemmisítésére, értékesítésére csak a levéltárnak a visszaküldött jegyzőkönyvre vezetett hozzájárulása után kerülhet sor. A ki nem selejtezhető iratokat ötven év után is az illetékes Levéltárának kell átadni. Ha a nevelési-oktatási intézmény jogutódlással megszűnik, az el nem intézett, folyamatban lévő ügyek iratait, továbbá az irattárat a jogutód veszi át. Az irattár átvételéről jegyzőkönyvet kell készíteni. Ha az intézmény jogutód nélkül szűnik meg, az intézmény vezetője a fenntartó intézkedésének megfelelően gondoskodik az iratok elhelyezésével kapcsolatban.

VI. A tanügyi nyomtatványok, nyilvántartások iratkezelési szabályai 1. A tanügyi nyilvántartások megnyitása, érvényesítése Az foglalkozási naplót, ill. osztálynaplót (csoportnaplót), a tanév első tanítási napján az intézmény vezetője és a naplót vezető pedagógus nyitja meg. Amennyiben év közben változás következik be a naplóért felelős pedagógus személyében, azt a napló első oldalán jelezni kell. 2. A tanügyi nyilvántartások vezetése, adatjavítás, módosítás módja A foglalkozási naplót (csoportnaplót, osztálynaplót, nappali képzés bevezetése esetén sportnaplót, szakköri naplót stb.) a pedagógus minden tanórán köteles vezetni. A haladási naplóban a tanóra anyagát az oktatás nyelvén (két tanítási nyelvű oktatás esetén magyarul, nemzetiségi oktatás esetén a nemzetiség nyelvén is, amennyiben ilyen képzés indulna) köteles bejegyezni. A bejegyzésnek tartalmaznia kell: · az óra számát, · a tanóra anyagát, a fejlesztési területet, · a mulasztó tanulók felsorolását, (levelező képzés bevezetése esetén a jelen lévő tanulókról

13 jelenléti ívet kötelesek vezetni), · a tanár aláírását. A téves bejegyzések javítása áthúzással történhet oly módon, hogy a téves bejegyzés is látható maradjon. A hibás bejegyzéseket aláírással, keltezéssel és az iskola körbélyegzőjével kell hitelesíteni. Az értékelési naplóban a pedagógus az érdemjegyeket, osztályzatokat, megjegyzéseket tintával köteles bejegyezni. A szóbeli feleletek jelölése: kék színnel Az írásbeli feleletek jelölése: témazáró (nagy) dolgozatok - pirossal; röpdolgozatok, (kis-, szódolgozatok,) - kékkel, vagy feketével; házi dolgozatok, esszék, gyűjtőmunkák - zöld színnel jelölendők. 3. A tanügyi nyilvántartások zárása, hitelesítése 3.1. Foglalkozási napló A tanévet záró osztályozóértekezletet követően az értékelési naplóban az osztályzatokat az osztályfőnök köteles haladéktalanul tintával átírni, félévkor kékkel, év végén pirossal. A mulasztási és értékelési naplót az intézmény vezetője és a naplót vezető pedagógus zárja le a napló első oldalán. A mulasztási naplót az utolsó bejegyzett oldalon a naplót vezető pedagógus a következő záradékkal zárja le: „Ezt a haladási naplót .................... tanítási nappal (órával) lezártam” Az értékelési naplót az utolsó bejegyzett oldalon a naplót vezető pedagógus a következő záradékkal zárja le: „Ezt az osztályozó naplót ................ azaz .................... (betűvel) osztályozott tanulóval lezártam.” A tanulószobai foglalkozási naplót (amennyiben a nappali munkarend szerinti képzés is bevezetésre kerül) az utolsó bejegyzett oldalon a naplót vezető pedagógus a következő záradékkal zárja le: „Ezt a tanulószobai foglalkozási naplót .................... tanítási nappal (órával), és ................ azaz .................... (betűvel) beírt tanulóval lezártam.” A szakköri, ill. sportköri foglalkozási naplót (amennyiben a nappali munkarend szerinti képzés is bevezetésre kerül) az utolsó bejegyzett oldalon a naplót vezető pedagógus a következő záradékkal zárja le: „Ezt a szakköri, ill. sportköri foglalkozási naplót .................... tanítási nappal (órával), és ................ azaz .................... (betűvel) beírt tanulóval lezártam.” A lezárást követő oldalakat balról jobbra történő teljes oldal áthúzásával, további beírásra alkalmatlanná téve érvényteleníteni kell. A napló lezárását az igazgató, ill. az általános igazgatóhelyettes hitelesíti. 3.2. A törzslap vezetéséhez kapcsolódó speciális szabályok: Az iskola által vezetett törzslap közokirat, amelyet az osztályfőnök vezet.

14 Az iskola a tanulókról - a tanévkezdést követő harminc napon belül - nyilvántartási lapot (iskolában törzslapot) állít ki. A törzslapot – a megnyitást követően, a korábbi tapasztalatoknak megfelelően – (annyi bel-ívet kell benne elhelyezni, amelyre kb. számítani lehet a 4 évfolyam végére), hitelesíteni kell (összefűzni, az összefűzést követően a nemzetiszín zsinórt körcimkével leragasztani és körbélyegző lenyomatával lebélyegezni). Az érettségi vizsgát követően a törzslapokat be kell kötni, majd irattárba kell helyezni. A nyilvántartási lapon fel kell tüntetni: - az iskola nevét, címét, - OM azonosítóját, - a tanuló azonosító számát. - A nyilvántartási lap csak a Közokt. tv. 2. számú mellékletében meghatározott adatokat tartalmazhatja. Az iskolai törzslapon fel kell tüntetni: - a tanuló év végi szöveges minősítéseit, - osztályzatait, - a tantárgy éves óraszámát, - továbbá a tanulók ügyeivel kapcsolatos döntéseket, határozatokat. - (ha az iskolai nevelés és oktatás nyelve a nemzeti és etnikai kisebbség nyelve, a törzslapot magyar nyelven és az oktatás nyelvén is vezetni kell. Ha a két szöveg között eltérés van, és nem állapítható meg, hogy melyik a helyes szöveg, a magyar nyelvi bejegyzést kell elfogadni.) - Ha az iskola testi, érzékszervi, értelmi vagy más fogyatékos tanuló nevelését-oktatását is ellátná a jövőben, a törzslapon fel kell tüntetni a szakvéleményt kiállító szakértő és rehabilitációs bizottság nevét, címét, a szakvélemény számát és kiállításának keltét, a felülvizsgálat időpontját. A törzslap személyi és tanév végi adatainak a bizonyítvánnyal való egyeztetéséért az osztályfőnök és az iskola igazgatója által kijelölt két összeolvasó pedagógus, illetve a pedagógus és iskolatitkár a felelős. A törzslapra és a bizonyítványba a tanulókkal kapcsolatos határozatokat, valamint a továbbtanulásra vonatkozó bejegyzéseket a megfelelő záradékkal kell feltüntetni, mely a R. 4. sz. mellékletében részletesen szerepel. A megsemmisült vagy elveszett törzslap helyett - a rendelkezésre álló iratok, adatok alapján póttörzslapot kell kiállítani. Névváltozás esetén - a volt tanuló kérelmére, az engedélyező okirat alapján - a megváltozott nevet a törzslapra be kell jegyezni, az iskolai bizonyítványt, beleértve az érettségi vizsgáról és a szakmai vizsgáról kiállított bizonyítványt ki kell cserélni. Névváltozás miatt igazgatási díjat kell fizetni, melynek mértéke a mindenkori minimálbér 10 %a, melyet az iskolában kell befizetni. A bejegyzést és a cserét a bizonyítványt kiállító iskola, illetve jogutódja, jogutód nélkül megszűnt iskola esetén az végzi, akinél a megszűnt iskola iratait elhelyezték. 3.3. A bizonyítvány kiállításához kapcsolódó speciális szabályok: A tanuló által elvégzett évfolyamokról kiállított év végi bizonyítványokat egy bizonyítványkönyvbe (a továbbiakban együtt: bizonyítvány) kell bevezetni, függetlenül attól, hogy a tanuló hányszor változtatott iskolát, iskolatípust.

15 Az egyes évfolyamokról a bizonyítványt a törzslap alapján kell kiállítani. A tanuló által elvégzett évfolyamokról év végi bizonyítványt kell kiállítani. A bizonyítványban fel kell tüntetni: - az iskola OM azonosítóját - a tanuló azonosító számát. - a bizonyítványban, záradék formájában, fel kell tüntetni az érettségi vizsga, a szakmai vizsga letételét. Az elveszett vagy megsemmisült bizonyítványról - kérelemre - a törzslap (póttörzslap) alapján másodlat állítható ki. A kérelemnek tartalmaznia kell az alábbi adatokat: -Név, születési hely, idő, anyja neve, lakcím, telefonszám, melyik évben hol végzett, milyen tagozaton, melyik osztályban, valamint az érettségi vizsgáról, vagy a szakközépiskolai bizonyítványról kér másodlatot. Az 1990. évi XCIII. törvény 29.§(4) bek. alapján az illeték mértéke 2.000.-Ft, melyet illetékbélyeggel az eljárást kezdeményező iraton kell megfizetni. Törzslap (póttörzslap) hiányában az iskolában meglévő nyilvántartások alapján - kérelemre pótbizonyítvány állítható ki. A pótbizonyítvány azt tanúsítja, hogy a tanuló melyik évfolyamot, mikor végezte el. Ha az iskolában minden nyilvántartás megsemmisült, a pótbizonyítványban csak azt lehet feltüntetni, hogy az abban megjelölt személy az iskola tanulója volt. Ilyen tartamú pótbizonyítvány akkor állítható ki, ha a volt tanuló - írásban nyilatkozik arról, hogy a megjelölt tanévben az iskola mely évfolyamán tanult, és - nyilatkozatához csatolja volt tanárának vagy két évfolyamtársának igazolását. A tanár nyilatkozata akkor fogadható el, ha a jelzett időszakban az iskolában tanított. A volt évfolyamtársaknak be kell mutatniuk bizonyítványukat. Ha a bizonyítvány kiadását követően derül ki, hogy az iskola hibás adatokat vezetett be a bizonyítványba, a hibás bizonyítványt ki kell cserélni, de a cseréért díjat nem kell fizetni a tanulónak. 3.5. A beírási napló vezetéséhez kapcsolódó speciális szabályok: Az iskolába felvett tanulók nyilvántartására beírási naplót kell vezetni. A beírási napló a tanulók iskolai nyilvántartására is szolgál. A beírási naplót az iskola vezetője által kijelölt - nem pedagógus munkakörben foglalkoztatott – alkalmazott, az iskolatitkár vezeti. A tanulót akkor lehet a beírási naplóból törölni, ha a tanulói jogviszony megszűnt. A törlést a megfelelő záradék bejegyzésével kell végrehajtani: ▪ „Felvéve [átvéve, a(z) ......... számú határozattal áthelyezve] a(z) (iskola címe) .................... iskolába”. ▪ „A ........ számú fordítással hitelesített bizonyítvány alapján tanulmányait a(z) (betűvel) .......... évfolyamon folytatja”. ▪ „Felvette a(z) (iskola címe) ..................... iskola”. ▪ „Tanulmányait évfolyamismétléssel kezdheti meg, illetve osztályozó vizsga letételével folytathatja”.

16 ▪ „A tanuló jogviszonya a) kimaradással, b) ................... óra igazolatlan mulasztás miatt, c) egészségügyi alkalmasság miatt, d) térítési díj, tandíj fizetési hátralék miatt, e) ........................ iskolába való átvétel miatt megszűnt, a létszámból törölve”. ▪Ha az iskola nappali képzést folytatna a jövőben: ▪ „Tanköteles tanuló igazolatlan mulasztása esetén:A tanuló ismételt ....................... óra igazolatlan mulasztása miatt a szülő ellen szabálysértési eljárást kezdeményeztem”. ▪ „Tankötelezettség megszűnt”. ▪Ha az iskola beilleszkedési, tanulási, magatartási nehézséggel küzdő (BTM), illetve sajátos nevelési igényű (SNI) tanuló nevelését, oktatását is ellátná, a beírási naplóban fel kell tüntetni a szakvéleményt kiállító nevelési tanácsadó, a szakértői és rehabilitációs bizottság nevét, címét, a szakvélemény számát és kiállításának keltét, a felülvizsgálat időpontját. Az iskola a fenti adatok alapján minden év június 30-áig megküldi az illetékes nevelési tanácsadó, illetve szakértői és rehabilitációs bizottság részére azon gyermekek, tanulók nevét a nevelési tanácsadó, illetve a szakértői és rehabilitációs bizottsági szakvélemény számával együtt -, akiknek a felülvizsgálata a következő tanévben esedékes. 4. A bizonyítványnyomtatványok kezelése A nevelési-oktatási intézmények működéséről szóló 11/1994. (VI. 8.) MKM-rendelet 4. számú melléklet 12. pont alapján Az üres bizonyítvány-nyomtatványokat zárt helyen kell elhelyezni oly módon, hogy ahhoz csak az igazgató vagy az általa megbízott személy (iskolatitkár) férjen hozzá. Az elrontott és nem helyesbíthető, illetve a kicserélt bizonyítványról jegyzőkönyvet kell készíteni, és a bizonyítványt meg kell semmisíteni. Nyilvántartást kell vezetni: - az üres bizonyítvány-nyomtatványokról, - a kiállított és kiadott bizonyítvány-nyomtatványokról, - az elrontott és megsemmisített bizonyítványokról. Az iskola az elveszett (megsemmisült) üres bizonyítvány-nyomtatvány érvénytelenségéről szóló közlemény közzétételét kezdeményezi az Oktatási Közlönyben, megjelölve az adott bizonyítvány-nyomtatvány egyedi azonosításához szükséges adatokat és az érvénytelenség időpontját. 5. A tanügyi nyilvántartások irattározásának rendje Azokat a speciális szabályokat kell rögzíteni, amelyek az általános irattárazási szabályoktól eltérnek a tanügyi nyilvántartások specialitásai miatt. - OSA október 1-ei statisztikai adatszolgáltatás nyilvántartó lapjai - normatíva igénylés és elszámolás dokumentumai - kedvezményes vagy ingyenes étkeztetésre, valamint tankönyvtámogatásra jogosító

17

-

dokumentumok egyéni fejlesztési napló iskolalátogatási igazolás befogadó nyilatkozat távozási igazolás igazgatói utasítások jegyzőkönyvek feljegyzések levelezés felettes szervekkel (Minisztériumok, MÁK, Regionális Kormányzati Hivatal, Gazdasági Kamara, Felsőoktatási intézmények stb.)

6. Az intézményben kezelt tanügyi nyomtatványok listája · bélyegző nyilvántartó lap · felvételi jelentkezési lap · beiratkozási lap · diákigazolvány nyilvántartó lap · jegyzőkönyv és nyilvántartás tanuló és gyermekbalesetekről · tanuló nyári munkavállalását engedélyező nyomtatvány (nappali képzés) · távozási bizonyítvány · iskolalátogatási bizonyítvány stb.

18

VII. Irattári terv Irattári tételszám 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

1.

2. 3.

I. VEZETÉSI, IGAZGATÁSI ÜGYEK Ügykör megnevezése Az intézmény létesítésével, átszervezésével, fejlesztésével, működtetésével kapcsolatos dokumentumok Alapító okirat, nyilvántartásba vételi és működési engedélyeztetési eljárás Iktatókönyvek, iratselejtezési jegyzőkönyvek Megállapodások, szerződések, bírósági, államigazgatási ügyek Éves munkatervek, beszámolók, összefoglaló jelentések, összesített statisztikai jelentések, iskolatörténeti iratok (létesítés, fejlesztés, átszervezés, névadás stb.), évkönyvek Iskolai jegyzőkönyvek (nevelőtestületi, felügyeleti stb.) Rendeletek, határozatok, utasítások. Iskolaszervezési ügyek, létszám-megállapítás stb. Iskolai közéleti és közművelődési ügyek. Egyházi, alapítványi, egyéb civil és tömegszervezetekkel, közművelődési intézményekkel kapcsolatos jelentős szervezési, kapcsolattartási ügyek, nemzetközi kapcsolatok, bizonyítványok külföldre küldése, újítási ügyek. Fenntartói irányítás Szakmai és törvényességi ellenőrzés Munkavédelem, tűzvédelem, balesetvédelem, baleseti jegyzőkönyvek, nyilvántartások Polgári védelem, kiürítési terv, katasztrófavédelem, járvány szükséghelyzet, rendkívüli állapot, stb. jegyzőkönyvek Belső szabályzatok (PP, SZMSZ, Házirend, IMIP, Belső ellenőrzési szabályzat, Továbbképzési Program) Peres ügyek, Panasz ügyek Iskola és a vállalat együttműködését érintő megállapodások, szerződések, levelezések II. SZEMÉLYI ÜGYEK Bérés munkaügyek: munkaviszony létesítése, megszüntetése, áthelyezés, szolgálati idő beszámítása, Kjt. besorolás, másodállás, mellékfoglalkozás, átsorolás, társadalombiztosítás, nyugdíj ügyek A dolgozók személyi nyilvántartása, dolgozói alapnyilvántartások, teljesítményértékelés, minősítések, kitüntetések, fegyelmi határozatok, Kisebb jelentőségű vezetési és személyi ügyek, munkahelyi véleményezések, másodlatok kiállítása, polgári védelem, jutalmazás, üdültetés, szabadság engedélyezése, továbbképzés, beiskolázási terv

Őrzési idő (év) nem selejtezhető nem selejtezhető nem selejtezhető 10 év 5 év 1 év 1 év 1 év

10 év 10 év 10 év 10 év 10 év 5 év 1 év

50 év

50 év 1 év

19

1. 2. 3.

4. 5.

6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24.

III. NEVELÉSI-OKTATÁSI ÜGYEK Törzslapok, pót-törzslapok, beírási naplók Nevelési-oktatási kísérletek, újítások A nevelő-oktató munka megszervezése, órarendek, tantárgyi dokumentáció, tanulmányi és sportversenyekkel, gyakorlati képzéssel, honvédelemi és állampolgári neveléssel, szakkörökkel, ifjúsági napokkal, kiállításokkal kapcsolatos ügyek fontosabb összefoglaló jelentései, értékelései Felvétel, átvétel Kisebb jelentőségű nevelési-oktatási ügyek, pl.: tanulók felvételi és tovább tanulási ügyei (névjegyzékkel együtt), gyakorlati oktatás, a nevelési tanácsadás, pályaválasztás szervezése, lebonyolítása, egyéb kérelmek A tanuló igazolatlan mulasztásával kapcsolatos eljárás dokumentumai Tanulói fegyelmi, kártérítési ügyek Naplók (osztálynaplók és egyéb foglalkozási naplók, rendkívüli tárgyak, tanfolyamok naplói, sportnapló) Diákönkormányzat, DSK, diákkörök, önképző körök szervezése, működése Pedagógiai szakszolgáltatás, gyógytestnevelés, logopédiai ellátás (aktuálisan) Szaktanácsadás, szakértői vélemények, javaslatok, ajánlások, felmentési határozatok, egyéni fejlesztési napló (aktuálisan) Szülői közösséggel, nevelési tanácsadással, pályaválasztással, kapcsolatos fontosabb ügyek (aktuálisan) Szülői munkaközösség, iskolaszék szervezése, működése (aktuálisan) Gyakorlati oktatás szakmai kérdéseivel és szervezésével kapcsolatos ügyek; gyakorlati képzés szervezése, tanulószerződés, gyakorlati képző helyekkel megállapodás Érettségi és szakmai vizsgák jegyzőkönyvei Vizsgajegyzőkönyvek (javító, pótló, különbözeti) Tantárgyfelosztás Gyermek és ifjúságvédelem, veszélyeztetett, HH és HHH tanulók nyilvántartása, diák szociális ügyek, ösztöndíjak (aktuálisan) Érettségi és szakmai vizsga dolgozatainak őrzési ideje Tanulók dolgozatai, témazárói, vizsgadolgozatok Nevelők és tanulók megőrzésre érdemes pályamunkái, valamint a tanulók vizsgadolgozatainak néhány kiválasztott mintapéldánya Igazgatói óralátogatási feljegyzések Mérési eredmények (aktuálisan) Pályázatok

nem selejtezhető 10 év 1 év

20 év 1 év

1 év 5 év 5 év 5 év 5 év 5 év 1 év 5 év 5 év 5 év 5 év 5 év 3 év 1 év 1 év nem selejtezhető 2 év 10 év 5 év

20

1.

2. 3. 4. 5. 6. 7.

8.

IV. GAZDASÁGI ÜGYEK Iskolai ingatlan(ok) kezelésére, fenntartására vonatkozó alapokmányok, épülettervrajzok, helyszínrajzok, telekkönyvi szemlék. Használatbavételi engedélyek, hatósági bizonyítványok szakhatósági vélemények stb. (aktuálisan) Leltárak (könyvtárleltár, állóeszközök nyilvántartásai stb.). Vagyonnyilvántartás, selejtezési jegyzőkönyvek Taneszközök megrendelése, beszerzése, helyiségek átengedése, bérbeadás, tankönyvellátás A dolgozók társadalombiztosítása A gyakorlóhely üzemeltetésével összefüggő ügyek, szerződések, rendelés nyilvántartása, karbantartás tervezése, fejlesztési tervek stb. Az intézmény éves költségvetése, költségvetési beszámolója, beruházási tervek és jelentések. Egyéb jelentős gazdasági ügyek Könyvelési bizonylatok (számlák, nyugták, helyettesítési napló, tanulószobai naplók (aktuálisan), túlóra-elszámolás stb.), anyagszámadások, dolgozók társadalombiztosítása és egyéb kisebb jelentőségű gazdasági ügyek A tanulók ellátásával, juttatásaival, térítési díjakkal kapcsolatos ügyek

határidő nélküli

10 év 1 év 50 év 5 év 5 év 5 év

5 év

21

VIII. Záró rendelkezések 1. A szabályzat időbeli és személyi hatálya A szabályzat hatálya kiterjed az intézmény valamennyi alkalmazottjára és más foglalkoztatottjára. Jelen igazgatói utasítás 2011. év október hónap 15. napjával lép hatályba, és ezzel egyidejűleg a 2010. szeptember 1-ével ez ügykörben kiadott belső utasítás, szabályzat hatályát veszti. 2. A szabályzat hozzáférhetősége és módosítása A szabályzat tartalmát az egyes területekért felelős tagintézmény-vezetők kötelesek ismertetni a beosztott munkatársakkal. A szabályzat egy példányát hozzáférhetővé kell tenni az intézmény valamennyi alkalmazottja számára az iskolatitkári irodában és a tanári szobában. Az igazgatónak gondoskodnia kell jelen szabályzat olyan módosításáról, amely az új, módosuló jogszabályok hatálybalépése miatt szükséges.

Ikt. szám:…………

Adatkezelési szabályzat A Delfi Koronája Alapítványi Gimnázium és Szakképző Iskola (6640 Csongrád, Kossuth tér 1.) közoktatási intézmény nevelőtestülete a közoktatásról szóló 1993. évi LXXIX. törvény 2. számú mellékletének rendelkezése alapján – a törvény 57. §mának (1) bekezdése b) pontban biztosított jogkörében – az intézmény Iratkezelési szabályzata 2. számú mellékleteként a következő adatkezelési szabályzatot fogadta el.

I. Általános rendelkezések 1. Az adatkezelési szabályzat (továbbiakban: Szabályzat) célja: · az alkalmazottak, valamint a tanulók adatainak nyilvántartása, kezelése, továbbítása, nyilvánosságra hozatala, intézményi rendjének megállapítása, · az ezekkel összefüggő adatvédelmi követelmények szabályozása. 2. A Szabályzat alapját képező jogszabályok: · a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény 2–3., 7. §.mai · a közoktatásról szóló 1993. évi LXXIX. törvény (továbbiakban: Közokt. tv.) 2. számú melléklete · a nevelési-oktatási intézmények működéséről szóló 11/1994. (VI. 8.) MKM-rendelet (továbbiakban: R.) 4. számú melléklete · a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény (továbbiakban: Kjt.) 83/B– D §-ai és 5. számú melléklete. 3. A szabályzat hatálya: A Szabályzat hatálya kiterjed az intézmény vezetőjére, vezető beosztású alkalmazottjaira, minden alkalmazottjára, továbbá az intézménnyel jogviszonyban álló tanulóra. 4. E szabályzat alapján kell ellátni · a munkavállalók alap-nyilvántartását, valamint a személyi iratainak és adatainak kezelését (továbbiakban együtt: alkalmazotti adatkezelés), valamint · a tanulók adatainak nyilvántartását, továbbítását, kezelését (továbbiakban: tanulói adatkezelés). 5. E szabályzatot megfelelően kell alkalmazni a munkaviszonyok megszűnése után, illetve e munkaviszony, ill. polgári jogviszony (óraadók alkalmazása) létesítésére irányuló előzetes eljárásokra. A tanulókkal kapcsolatos titoktartási kötelezettség független a munka-/polgári jogviszony fennállásától, annak megszűnése után határidő nélkül fennmarad. 6. A Szabályzatban használt fogalmakat a Függelékértelmező rendelkezései tartalmazzák.

23

II. Az alkalmazottakra vonatkozó adatkezelés (A Kjt. 83/B–D, 5. számú melléklet figyelembe vételével) 1. Felelősség a munka- és polgári jogviszonnyal összefüggő adatok kezeléséért Az intézményben a munkaviszonnyal összefüggő adatok kezeléséért · az intézmény vezetője, · az érintett dolgozó tekintetében a teljesítményértékelést végző vezető (igazgató-helyettes, tagintézmény-vezető), · az iskolatitkár (más megbízott személy) · személyügyi adatkezelésben bármely formában közreműködő alkalmazott, · az alkalmazott a saját adatainak közlése tekintetében tartozik felelősséggel. Az intézmény vezetője felelős - a munkaviszonnyal összefüggő adatok védelmére és kezelésére vonatkozó jogszabályok, - valamint e Szabályzatban rögzített előírások megtartásáért, - illetve e követelmények ellenőrzéséért. - azért, hogy az illetményszámfejtés körébe tartozó adatok intézményen belüli feldolgozása és továbbítása során az adatvédelmi rendelkezéseket betartsák. A teljesítményértékelést végző vezető (igazgató-helyettes, tagintézmény-vezető) - felelősségi körén belül gondoskodik arról, hogy a teljesítményértékelés folyamatába bevont harmadik személy kizárólag csak a jogszerű és tárgyilagos teljesítményértékeléshez szükséges adatokat ismerhesse meg. 2. Az alkalmazottak nyilvántartott adatai 2.1 A közoktatásról szóló törvény alapján nyilvántartott adatok: · név, születési hely és idő, állampolgárság; · lakóhely, tartózkodási hely, telefonszám, azonosító szám; · az alkalmazotti jogviszonyra vonatkozó adatok: — iskolai végzettség, szakképesítés, alkalmazási feltételek igazolása, — munkában töltött idő, munkaviszonyba beszámítható idő, — besorolással kapcsolatos adatok, — alkalmazott által kapott kitüntetések, díjak és más elismerések, címek, — munkakör, munkakörbe nem tartozó feladatra történő megbízás, — munkavégzésre irányuló további jogviszony, fegyelmi büntetés, — kártérítésre kötelezés, — munkavégzés ideje, túlmunka ideje, illetmény, továbbá az azokat terhelő — tartozás és annak jogosultjai, — szabadság, kiadott szabadság, — alkalmazott részére adott juttatások és azok jogcímei, — az alkalmazott munkáltatóval szemben fennálló tartozásai, azok jogcímei. 2.2 A Közokt. tv. szerint nyilvántartott és kezelt adatok köre alapvetően megegyezik a Kjt. 5.

24 számú mellékletében meghatározott adatkörök adataival, ezért az alkalmazottak adatainak nyilvántartására az alkalmazotti alapnyilvántartás vezetésére szolgál a Szabályzat melléklete szerinti adatlapok formájában. 2.3 Az alkalmazotti alapnyilvántartás rendezetten tárolja és feldolgozza a dolgozó munkaviszonyával összefüggésben keletkezett és az azzal kapcsolatban álló adatait. 2.4 Az alkalmazotti alapnyilvántartás adatkörén kívül – törvény eltérő rendelkezése hiányában – adatszerzés nem végezhető, ilyen adat nem tartható nyilván. 2.5 Az intézmény külön törvény alapján nyilvántartja az alkalmazott bankszámlaszámát, valamint a nyugdíjpénztári (magán) tagságával kapcsolatos adatokat. 2.6. A Közokt. tv. által előírt, de a Kjt. alapnyilvántartási adatkörébe nem tartozó nyilvántartás vezetését a munkaköri leírással feladatkörébe utalt ügyintéző végzi, aki titoktartási kötelezettségre vonatkozó nyilatkozatot köteles tenni. 3. Az alkalmazotti adatkezelésben közreműködők feladatai 3.1 Az intézmény alkalmazottainak adatkezelését az iskolatitkár/gazdasági ügyintéző (továbbiakban: megbízott személy) végzi. Feladatkörén belül a megbízott adatokat kezeli. 3.2 Az igazgató tekintetében az alkalmazotti adatkezelést a munkáltatói jogokat gyakorló fenntartó szerv látja el. 3.3 Az alapnyilvántartás VII. adatköréből a munkából való rendes szabadság miatti távollét időtartamának nyilvántartását az iskolatitkár vezeti. 3.4 Az alapnyilvántartás személyi juttatásokról szóló VI. adatköréhez tartozó nyilvántartást a gazdasági ügyintéző vezeti, amelyből egy példányt a tárgyév zárását követően a személyzeti anyagok közé kell helyeznie. 3.5 A megbízott személy felelősségi körén belül köteles gondoskodni arról, hogy: · az általa kezelt, a munkaviszonnyal összefüggő adat és megállapítás az adatkezelés teljes folyamatában megfeleljen a jogszabályi rendelkezések tartalmának; · a személyi iratra csak olyan adat, illetve megállapítás kerülhessen, amelynek alapja közokirat vagy a dolgozó írásbeli nyilatkozata, írásbeli rendelkezése, bíróság vagy más hatóság döntése, jogszabályi rendelkezés, · a munkaviszonnyal összefüggő adat helyesbítését és törlését egyeztesse az intézményvezetővel, ha megítélése szerint a személyi iraton szereplő adat a valóságnak már nem felel meg, · ha a dolgozó nem általa szolgáltatott adatainak kijavítását vagy helyesbítését kéri, kezdeményezze az igazgatónál az adathelyesbítés, illetve kijavítás engedélyezését, · az alkalmazott írásbeli hozzájárulásának beszerzéséről az önkéntes adatszolgáltatás körébe tartozó adatok nyilvántartását megelőzően. 3.6 Személyügyi nyilvántartási feladatban működik közre minden olyan alkalmazott, aki az

25 intézménynél tevékenysége során a dolgozói alapnyilvántartás adatkörével és a személyi irattal összefüggő adatot is kezeli. 4. Az alkalmazotti alapnyilvántartás vezetése, az adatok továbbítása 4.1 A dolgozói alapnyilvántartás számítógépes módszerrel is vezethető. Ez esetben – a következő kivétellel – papíralapú adatlapot nem kell vezetni. A számítógéppel vezetett adatokat ki kell nyomtatni a dolgozó · adatainak első alkalommal történő felvételekor, ebben az esetben az érintett alkalmazott aláírásával igazolja az adatok valódiságát, · áthelyezéskor, · munka-, ill. polgári jogviszonyának megszűnése esetén, valamint · a betekintési jog gyakorlójának erre irányuló külön kérelmére (azokat az adatokat, amelyekre betekintési joga kiterjed). 4.2 A 4.1 pont alapján készített iratokat személyi iratként kell kezelni. 4.3 A számítógépen vezetett alapnyilvántartásból a munkaviszony megszűnése és végleges áthelyezése esetén azonnal és véglegesen törölni kell az alkalmazott személyazonosító adatait. Statisztikai célokból a személyazonosításra alkalmatlan adatok továbbra is felhasználhatók. 4.4 A technikai azonosító az alkalmazott egyéni azonosítására szolgáló számjegy. Az egyéni azonosítót az intézmény nem változtathatja meg a munkaviszony fennállása alatt. A technikai azonosítóról az adatok megismerése végett a jogosultakon kívül másnak tájékoztatás nem adható. 4.5 Az adatokat védeni kell a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, megsemmisítés, jogosulatlan továbbítás és nyilvánosságra hozatal ellen. A számítógépen vezetett alkalmazotti alapnyilvántartás technikai védelmére vonatkozó szabályokat az informatikai szabályzat tartalmazza. 4.6 Az alapnyilvántartás adatai közül közérdekű adat: - a munkáltató megnevezése, - a dolgozó neve, továbbá - a besorolására vonatkozó adat. Fenti adatokat a közalkalmazott előzetes tudta és beleegyezése nélkül nyilvánosságra lehet hozni. 4.7 A közérdekű adatokon kívül a dolgozó nyilvántartott adatairól – a 4.8 pont szerinti adattovábbítás kivételével – tájékoztatás nem adható. A dolgozó személyi anyagát az áthelyezéshez kapcsolódó eset kivételével kiadni nem lehet. 4.8 Az intézmény a nem nyilvános személyes adatokat csak jogszabályban meghatározott esetekben és célokra, illetve az érintett alkalmazott erre irányuló írásbeli kérelmére használhatja fel, vagy adhatja át harmadik személynek. 4.9 Az adattovábbítás a munkáltatói jogkör gyakorlójának aláírásával történik. Az illetményszámfejtő hely részére történő adattovábbítást a gazdasági ügyintéző (megbízott személy) irányítja.

26

5. Az alkalmazott jogai és kötelezettségei 5.1 A dolgozó a saját anyagába, az alapnyilvántartásba, illetve a személyes adatait tartalmazó egyéb nyilvántartásokba, személyi iratokba korlátozás nélkül betekinthet, azokról másolatot vagy kivonatot kérhet, illetve kérheti adatai helyesbítését, kijavítását. Tájékoztatást kérhet a személyi irataiba való betekintésről, az adatszolgáltatásról, személyi anyagának más szervhez történő megküldéséről. 5.2 Az alkalmazott az általa szolgáltatott adatai helyesbítését és kijavítását a nyilvántartás vezetőjétől, egyéb esetekben az iskolaigazgatótól írásban kérheti. A dolgozó felelős azért, hogy az általa a munkáltató részére átadott, bejelentett adatok hitelesek, pontosak, teljesek és aktuálisak legyenek. 5.3 A dolgozó az adataiban bekövetkező változásokról 8 napon belül köteles írásban tájékoztatni az iskolaigazgatót, aki 8 napon belül köteles intézkedni az adatok aktualizálásáról. 6. Személyi irat 6.1 Dolgozói szempontból személyi irat minden – bármilyen anyagon, alakban és bármilyen eszköz felhasználásával keletkezett – adathordozó, amely a munkaviszony létesítésekor (ideértve a munkaviszony létrehozását kezdeményező iratokat is), felhasználása alatt, megszűnésekor, illetve azt követően keletkezik, és az alkalmazott személyével összefüggésben adatot, megállapítást tartalmaz. 6.2 Az egyes álláshelyekre kiírt pályázatokra (álláshirdetésekre) beérkezett, valamint az elbírálás során keletkezett iratokat személyi iratként, de más ügyiratoktól elkülönítve kell iktatni és kezelni. 6.3 A személyi iratok körébe az alábbiak tartoznak: · a személyi anyag iratai, · a munkaviszonnyal összefüggő egyéb iratok, · a dolgozónak munkaviszonyával összefüggő más jogviszonyaival kapcsolatos iratok (adóbevallás, fizetési letiltás), · az alkalmazott saját kérelmére kiállított vagy önként átadott, adatokat tartalmazó iratok. 6.4 Az iratokban szereplő személyes adatokra a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló törvény rendelkezései vonatkoznak. 7. Személyi irat kezelése 7.1 Az intézmény állományába tartozó munkavállalók személyi iratainak őrzése és kezelése, személyi számítógépes nyilvántartó rendszer működtetése az iskolatitkár (megbízott) feladata. 7.2 A személyi iratokba a következő szervek és személyek jogosultak betekinteni (a Kjt. 83/D §ában meghatározottak figyelembe vételével): · a dolgozó felettese,

27 · · · · · · · ·

a teljesítményértékelést végző vezető, feladatkörének keretei között a törvényességi ellenőrzést végző szerv, a fegyelmi eljárást lefolytató testület vagy személy, munkaügyi, polgári jogi, közigazgatási per kapcsán a bíróság, a dolgozó ellen indult büntetőeljárásban nyomozó hatóság, az ügyész és a bíróság, az illetmény-számfejtési feladatokat ellátó szerv e feladattal megbízott munkatársa feladatkörén belül, az adóhatóság, a társadalombiztosítási igazgatási szerv, az üzemi baleseteket kivizsgáló szerv és a munkavédelmi szerv. más jogviszony alapján keletkezett iratokba az arra vonatkozó törvény szerint jogosultak (adóellenőr, társadalombiztosítási ellenőr)

7.3 Az intézményben keletkezett személyi iratok kezelése jelen Szabályzat, valamint a R. 4. számú melléklet iratkezelési előírásai alapján történik. 7.4 A munkaviszony létesítésének elmaradása esetén a munkaviszony létesítését kezdeményező iratokat vissza kell adni az érintettnek, illetve a személyi anyagot annak a szervnek, amely azt megküldte. 7.5 A személyi anyag tartalma: · az alapnyilvántartás adatlapjai, · a jelentkező motivációs levele (pályázat) vagy szakmai önéletrajz, · az erkölcsi bizonyítvány, · az iskolai végzettséget és szakképzettséget tanúsító oklevél másolata, · iskolarendszeren kívüli képzésben szerzett bizonyítvány másolata, · a kinevezés és annak módosítása, · a vezetői megbízás és annak visszavonása, · a címadományozás, · a besorolás iratai, munkaviszonnyal kapcsolatos iratok, · a teljesítményértékelés, minősítés, · a munkaviszonyt megszüntető irat, · a hatályban lévő fegyelmi büntetést kiszabó határozat, · az alkalmazotti igazolás másolata. 7.6 A 7.5 pontban felsorolt iratokat (személyi anyagként) minden esetben együttesen kell tárolni. 7.7 A munkaviszony létesítésekor a dolgozói alapnyilvántartást el kell készíteni. Az iskolatitkár (megbízott személy) összeállítja a munkavállaló személyi anyagát. A törvény eltérő rendelkezésének hiányában a személyi anyagban a személyi iratokon kívül más irat nem tárolható. 7.8 A személyi iratokat tartalmuknak megfelelően csoportosítva, keltezésük sorrendjében, az e célra személyenként kialakított iratgyűjtőben kell őrizni. Az elhelyezett iratokról tartalomjegyzéket kell készíteni, amely tartalmazza az iktatószámot és az ügyirat keletkezésének időpontját is.

28

7.9 A személyi anyagnak „Betekintési lap”-ot is kell tartalmaznia, amelyen jelölni kell a személyi anyagba történő betekintés tényét, jogosultjának személyét, a betekintés időpontját, a megismerni kívánt adatok körét, a betekintő aláírását. A „Betekintési lap”-ot a személyi anyag részeként kell kezelni. 7.10 Az alkalmazott személyi anyagába, egyéb személyi irataiba, illetve az alapnyilvántartásba a Kjt. 83/D §-ában felsorolt személyek a „Betekintési lap” kitöltését követően jogosultak betekinteni, kivéve a nemzetbiztonsági szolgálatokról szóló 1995. évi CXXV. törvény 42. §-ában foglalt eseteket. 7.11 A munkaviszony megszűnése esetén a tartalomjegyzéket és a betekintési lapot le kell zárni, és a személyi anyagot irattárazni kell. A munkaviszony megszűnése után a dolgozó személyi iratait az irattárazási tervnek megfelelően a központi irattárban kell elhelyezni. Az irattárazás tényét, időpontját és az iratkezelő aláírását rögzíteni kell. 7.12 A személyi anyagot – kivéve, amellyel áthelyezés esetén átadták – a munkaviszony megszűnésétől számított ötven évig meg kell őrizni. A személyi anyag 50 évig nem selejtezhető.

III. A tanulók adatainak kezelése, továbbítása (1993. évi LXXIX. törvény 2. számú melléklet szerint) 1. Felelősség a tanulók adatainak kezeléséért 1.1 Az intézmény vezetője felelős a tanulók adatainak nyilvántartásával, kezelésével, továbbításával kapcsolatos jogszabályi rendelkezések és jelen Szabályzat előírásainak megtartásáért, valamint az adatkezelés ellenőrzéséért. 1.2 Az arra kijelölt személy felelős a vezetői feladatmegosztás szerint irányítása alá tartozó területen folyó adatkezelés szabályszerűségéért. 1.3 A pedagógusok, az osztályfőnöki feladatokat ellátó pedagógus, a gyermek- és ifjúságvédelmi felelős, iskolapszichológus, valamint az arra kijelölt személy a munkaköri leírásukban meghatározott adatkezeléssel összefüggő feladatokért tartoznak felelősséggel. 1.4 Az arra kijelölt személy (például: munkaügyi, személyi ügyintéző, iskolatitkár) és a feladatköre szerint illetékes ügyintéző felelős a pénzügyi elszámolásokhoz kapcsolódó személyes adatok szabályszerű kezeléséért. 2. Nyilvántartható és kezelhető tanulói adatok 2.1 A tanulók személyes adatai a Közokt. tv-ben meghatározott nyilvántartások vezetése céljából, pedagógiai célból, gyermek- és ifjúságvédelmi célból, egészségügyi célból, társadalombiztosítási, szociális juttatás céljából, a célnak megfelelő mértékben, célhoz kötötten kezelhetők.

29

2.2 A Közokt. tv. 2. számú melléklete alapján nyilvántartott adatok: · a tanuló neve, születési helye és ideje, állampolgársága, lakóhelyének, tartózkodási helyének címe, társadalombiztosítási azonosító jele, telefonszáma, nem magyar állampolgárság esetén a Magyar Köztársaság területén való tartózkodás jogcíme és a tartózkodásra jogosító okirat megnevezése, száma; · a szülő neve, lakóhelye, tartózkodási helye, telefonszáma (tanköteles tanuló esetén); · a tanulói jogviszonnyal kapcsolatos adatok: - felvételivel kapcsolatos adatok, - a tanuló magatartásának, szorgalmának (nappali képzésben részt vevő) és tudásának értékelése és minősítése, vizsgaadatok, - a tanuló mulasztásával kapcsolatos adatok, - a tanulói fegyelmi és kártérítési ügyekkel kapcsolatos adatok, - a sajátos nevelési igényre vonatkozó adatok (aktuálisan, amennyiben e tanulók oktatására engedéllyel rendelkezik az iskola), - beilleszkedési, tanulási, magatartási nehézséggel küzdő gyermek, tanuló rendellenességére vonatkozó adatok (aktuálisan, amennyiben e tanulók oktatására engedéllyel rendelkezik az iskola), - a tanuló- és gyermekbalesetre vonatkozó adatok, - a tanuló diákigazolványának sorszáma, - a tanuló azonosító száma, - a tankönyvellátással kapcsolatos adatok, - a többi adat az érintett, vagy a szülő (tanköteles tanulók képzése esetén) hozzájárulásával. · a fentieken túl jogszabályban biztosított kedvezményekre való jogosultság elbírálásához és igazolásához szükséges azon adatok, amelyekből megállapítható a jogosult személye és kedvezményre való jogosultsága. 3. Az adatok továbbítása A tanulói adatok a Közokt. tv-ben meghatározott célból továbbíthatók az intézményből: a) fenntartó, bíróság, rendőrség, ügyészség, önkormányzat, államigazgatási szerv, nemzetbiztonsági szolgálat részére valamennyi adat, b) sajátos nevelési igényre, a beilleszkedési zavarra, tanulási nehézségre, magatartási rendellenességre vonatkozó adatok, (aktuálisan, amennyiben e tanulók oktatására engedéllyel rendelkezik az iskola), c) a magatartás és tudás értékelésével kapcsolatos adatok a nevelőtestületen belül, a szülőnek, (tanköteles tanulók képzése esetén) f) a tanuló iskolai felvételével, átvételével kapcsolatban az érintett iskolához g) az egészségügyi, iskolai egészségügyi feladatot ellátó intézménynek a tanuló egészségi állapotának megállapítása céljából, h) a családvédelemmel foglalkozó intézménynek, szervezetnek, gyermek- és ifjúságvédelemmel foglalkozó szervezetnek, intézménynek a gyermek veszélyeztetettségének feltárása, megszüntetése céljából, (tanköteles tanulók képzése esetén) i) igazolatlan mulasztás (tanköteles tanulók képzése) esetén: (2. sz. melléklet) - az igazgató az első igazolatlan óra után jelzi a szülőnek a problémát, valamint a mulasztás jogkövetkezményeit, - ha az értesítés eredménytelen - nem veszi át a postai küldeményt, nem jelenik meg a fogadóórán,

30 szülői értekezleten stb... - és az igazolatlan mulasztások továbbra sem szűnnek meg, az intézmény vezetője az illetékes gyermekjóléti szolgálat segítségét kéri a gondviselő megkereséséhez, - ha a mulasztás száma meghaladja a 10 órát (tehát a 11. óránál) - a gyermekvédelmi és gyámügyi feladat- és hatáskörök ellátásáról, valamint a gyámhatóság szervezetéről és illetékességéről szóló 331/2006. (XII. 23.) Korm. rendeletben foglaltakkal összhangban a vezető értesíti: o az illetékes Polgármesteri Hivatal Jegyzői Gyámhatóságát o a gyermek tényleges tartózkodási helye szerint illetékes Gyermekjóléti Szolgálatot o a kötelezettségek megszegése miatt a jegyző a (218/1999. Korm.r. 141. §.) értelmében minden 10. óra után szabálysértési eljárást indít a szülő ellen. - a jegyzői gyámhatóság végzésben felhívja a szülő figyelmét a várható jogkövetkezményekre, - az értesítést követően a gyermekjóléti szolgálat az iskola haladéktalanul intézkedési tervet készít, melyben a mulasztás okának feltárására figyelemmel meghatározza a tanulót veszélyeztető és az igazolatlan hiányzást kiváltó helyzet megszüntetésével, a tanulói tankötelezettség teljesítésével kapcsolatos, továbbá a gyermek, tanuló érdekeit szolgáló feladatokat. (A Gyermekjóléti Szolgálat (a gyermekvédelmi felelős bevonásával) családlátogatás alkalmával igyekszik előmozdítani a gyermek tankötelezettségének teljesítését.) - ha a tanköteles tanuló igazolatlan mulasztása egy tanítási évben eléri a harminc órát, az iskola ismételten tájékoztatja a gyermekjóléti szolgálatot, amely közreműködik a tanuló szülőjének az értesítésében, - amennyiben a hiányzás továbbra is fennáll, és eléri az 50 órát, akkor az igazgatója értesíti a jegyzői gyámhatóságot, aki elindítja a tanuló védelembe vételét, valamint intézkedik az iskoláztatási támogatás folyósításának felfüggesztéséről, eseti gondnok kijelöléséről. - - a gyámhatóságokról, valamint a gyermekvédelmi és gyámügyi eljárásról szóló 149/1997. (IX. 10.) Korm. rendelet 91/G. § (1) bekezdés értelmében az igazgató megküldi a jegyzőnek a tankötelezettség nem teljesítésének okait és a tankötelezettség teljesítésének előmozdítására vonatkozó javaslatát tartalmazó írásbeli véleményét. j) igazolatlan mulasztás (felnőttoktatásban részt vevő, nem tanköteles tanulók esetén) - az iskola a tanítási év megkezdésekor (az első tanítási napon) tájékoztatja a felnőttoktatásban részt vevő tanulót arról, hogy az adott évfolyam adott félévében, az adott osztályban hány tanítási órát szervez számára az iskola. A tájékoztatásnak ki kell terjednie arra, hogy 10 óra igazolatlan hiányzás esetén megszűnik a diák tanulói jogviszonya; továbbá ha az órák 50 %-áról hiányzik, akkor félévkor, vagy év végén osztályozóvizsgát köteles tenni továbbhaladása érdekében. - az igazoltan és igazolatlanul mulasztott órák száma nem haladhatja meg a kötelező tanórai foglalkozások húsz százalékát, - Ha a tanuló a tanórai foglalkozások több mint ötven százalékáról - akár igazoltan, akár igazolatlanul - távolmaradt, félévkor és év végén osztályozó vizsgán köteles számot adni tudásáról. Az osztályozó vizsga helyéről és időpontjáról - legalább tíz nappal korábban - a közoktatási feladatkörében eljáró oktatási hivatalt értesíteni kell. A vizsgaközpont megbízottja részt vehet a vizsgán. - megszűnik a tanulói jogviszonya annak a tanulónak, aki tíz tanítási óránál igazolatlanul többet mulaszt, - Az iskolának dokumentálnia kell a tanuló tanórai foglalkozásokon való jelenlétét,

31 távolmaradását, távolmaradásának indokát, továbbá a távolmaradás igazolását. Az iskola félévenként összesíti az igazolatlan mulasztásokat, és ennek alapján megállapítja, hogy mely tanulónak szűnt meg a tanulói jogviszonya. 4. Az adatkezelés és -továbbítás intézményi rendje 4.1 A tanulói adatkezelésre és továbbításra jogosultak: - az intézményvezető, - az általános igazgatóhelyettes, - a tagintézmény-vezető - a pedagógus feladatköre vagy megbízása szerint, - gyermek és ifjúságvédelmi felelős, - balesetvédelmi felelős, - iskolatitkár. 4.2 Az iskolatitkár feladata a tanulói nyilvántartásra szolgáló névsor vezetése. A névsort és a nyilvántartásokat biztonságos módon elzárva tartja, a hozzáférést csak az arra illetékes személynek biztosítja. Hiányzása esetén köteles hozzáférést biztosítani a felettesének. 4.3 A balesetvédelmi felelős kezeli a gyermekbalesetekre vonatkozó adatokat, jegyzőkönyvet, a jogszabályban meghatározottak szerint. 4.4 A gyermek- és ifjúságvédelmi felelős (tanköteles tanulók képzése esetén) - kezeli a beilleszkedési, tanulási, magatartási nehézségekkel küzdő gyermek rendellenességére vonatkozó adatokat (BTM), a 3. h) pontban írt (veszélyeztetettség) adattovábbításra vonatkozó iratot. - A tankötelezettség teljesítése (igazolatlan mulasztás esetén) érdekében kapcsolatot tart az illetékes Gyermekjóléti Szolgálatokkal, Gyámhivatalokkal, felkérés esetén esetgondnoki feladatokat is ellát. - Nyilvántartja és kezeli a kedvezményes intézményi étkezési díj megállapításához szükséges adatokat. - A kedvezmények megállapításához szükséges adatok kezelésében feladatkörén belül részt vesz az igazgatóhelyettes, ill. a tagintézmény-vezető. 4.5 Az intézményvezető adhatja ki a: - valamennyi tanulóra vonatkozó adatot felettes szerv, bíróság stb.; - felvétel-átvétellel kapcsolatos iratok; - tanköteles tanulók esetén: - SNI és BTM szakvélemény; - a veszélyeztetettséggel kapcsolatos [3. a), b), f) és h) pontban írt]; - a tankötelezettség teljesítésével, az igazolatlan mulasztással kapcsolatos [3. i) pontban írt] adattovábbításról szóló iratokat. Az irat előkészítőjét az intézményvezető jelöli ki. 4.6 Az illetékes igazgatóhelyettes, tagintézmény-vezető adja ki a tanuló egészségi állapotával [3. g) pont szerinti] adattovábbításról szóló iratokat (nappali munkarend szerinti képzés esetén).

32 4.7 A pedagógus, osztályfőnök a tanuló haladásával, hiányzásával összefüggő adatokat közli a tanulóval; tanulmányai, magatartása és szorgalma értékelésével, hiányzásával összefüggő adatokat közölheti a szülővel (nappali munkarend szerinti képzés esetén). 4.8 Az adatkezelő (nappali munkarend szerinti képzés esetén) az adatfelvételkor tájékoztatja a szülőt arról, hogy az adatszolgáltatás kötelező-e vagy önkéntes. A kötelező adatszolgáltatás esetében közölni kell az alapul szolgáló jogszabályt. Az önkéntes adatszolgáltatásnál fel kell hívni a szülő figyelmét arra, hogy az adatszolgáltatásban való részvétel nem kötelező. 4.9 Az adatkezelés időtartama nem haladhatja meg az irattári őrzési időt. 4.10 A gyermek- és ifjúságvédelmi felelős köteles gondoskodni az adatok megfelelő eljárásban történő megsemmisítéséről, ha azok nyilvántartása már nem tartozik a Közokt. tv-ben és jelen Szabályzat II/2.1 pontjában leírt célok körébe. 5. Titoktartási kötelezettség 5.1 Az intézményvezetőt, helyettest, a beosztott pedagógust, gyermek- és ifjúságvédelmi felelőst, továbbá azt, aki esetenként közreműködik a tanuló felügyeletének ellátásában, hivatásánál fogva harmadik személyekkel szemben titoktartási kötelezettség terheli minden olyan tényre, adatra, információra vonatkozóan, amelyről a tanulóval, szülővel való kapcsolattartás során szerzett tudomást. 5.2 A kiskorú gyermek szülőjével közölhető minden gyermekével összefüggő adat, kivéve ha az adat közlése súlyosan sértené vagy veszélyeztetné a gyermek érdekét. 5.3 Az adat közlése akkor is sérti, súlyosan veszélyezteti a gyermek érdekét, ha olyan körülményre (magatartásra, mulasztásra, állapotra) vonatkozik, amely a tanuló testi, értelmi, érzelmi vagy erkölcsi fejlődését gátolja vagy akadályozza, és amelynek bekövetkezése szülői magatartásra, közrehatásra vezethető vissza. 5.4 A titoktartási kötelezettség nem terjed ki a nevelőtestületi értekezleten a nevelőtestület tagjainak egymás közti, a tanuló fejlődésével, értékelésével, minősítésével összefüggő megbeszélésre. A titoktartási kötelezettség kiterjed mindazokra, akik részt vettek a nevelőtestületi értekezleten. 5.5 A titoktartási kötelezettség alól a szülő írásban felmentést adhat. A felmentést – a pedagógus, a gyermek- és ifjúságvédelmi felelős, a nevelőtestület javaslatára vagy saját döntése alapján – az intézményvezető kezdeményezheti írásban. 5.6 A titoktartási kötelezettség nem vonatkozik a gyermekek adatainak a Közokt. tv. 2. számú mellékletében meghatározott nyilvántartására és továbbítására. Az adatok nyilvántartását és továbbítását végzők és abban közreműködők azonban betartják az adatkezelésre vonatkozó előírásokat. 5.7 A Közokt. tv-ben meghatározottakon túlmenően a gyermekkel kapcsolatban adatok nem

33 közölhetők. 5.8. A felnőttoktatásban részt vevő és a szülővel közös háztartásban részt vevő tanulók esetén a szülőt a tanuló előmeneteléről (pl. bukás) a bizonyítvány kiosztása előtt legalább egy hónappal korábban írásban tájékoztatni szükséges.

IV. Központi nyilvántartáshoz kapcsolódó adatkezelés és adattovábbítási kötelezettség 1. A tanuló fejlődésének nyomon követése (tanköteles, nappali munkarend szerinti képzés esetén) 1.1 Az iskola és vezetője, továbbá a tanuló és a pedagógus – jogszabályban meghatározottak szerint – köteles részt venni az országos mérés-értékelés feladatainak végrehajtásában. A méréshez, értékeléshez központilag elkészített, mérési azonosítóval ellátott dokumentum alkalmazható, amelyen nem szerepelhet olyan adat, amelyből a kitöltő tanuló azonosítható. A tanulói teljesítmény mérése és értékelése céljából az országos mérés-értékelés során keletkezett, a tanulók teljesítményének értékelésével kapcsolatos adatok feldolgozhatók, s e célból a mérési azonosítóval ellátott dokumentumok átadhatók a közoktatási feladatkörében eljáró Oktatási Hivatal részére. Az átadott dokumentumhoz személyazonosításra alkalmatlan módon kapcsolni lehet az önkéntes adatszolgáltatás útján gyűjtött, a tanuló szociális helyzetére, a tanulási és életviteli szokásaira, a szülők iskolázottságára, foglalkozására vonatkozó adatokat. Az adatokat a tanulói jogviszony megszűnését követő ötödik tanítási év végén törölni kell. Az iskola az önkéntes adatszolgáltatással gyűjtött adatokat a dokumentumoknak a közoktatási feladatkörében eljáró Oktatási Hivatalnak történő megküldést követő három munkanapon belül törli. A személyazonosításra alkalmas módon tárolt adatok csak az iskolán belül használhatók fel, a tanuló fejlődésének figyelemmel kísérése, a fejlődéshez szükséges pedagógiai intézkedések kidolgozása és megvalósítása céljából. A személyazonosításra alkalmas módon tárolt, a tanuló fejlődésének figyelemmel kísérésére vonatkozó adatok a szülő egyetértésével átadhatók a pedagógiai szakszolgálat részére a tanuló fejlődésének megállapításával kapcsolatos eljárásban történő felhasználás céljára. Ha a tanuló átlépéssel iskolát vált, adatait – beleértve a mérési azonosítót is – a másik iskolának továbbítani kell. Az iskola értesíti a közoktatási feladatkörében eljáró Oktatási Hivatalt arról, hogy a mérési azonosítót melyik iskolának küldte tovább. A közoktatási feladatkörében eljáró Oktatási Hivatal a feldolgozott adatokat a honlapján az érintett tanuló és szülője részére hozzáférhetővé teszi. 1.2 A középiskola minden év október 31-éig értesíti az általános iskolát arról, hogy az ott végzett tanulók – a középiskola első két évfolyamán – a tanítási év végén milyen tanulmányi eredményt értek el. A középiskola megküldi az általános iskolának a tanuló nevét, oktatási azonosítóját, továbbá az elért tanulmányi eredményeket.

34 Az általános iskola a megküldött adatokat feldolgozza, és személyazonosításra alkalmatlan módon az iskola honlapján, annak hiányában a helyben szokásos módon nyilvánosságra kell hozni. 2. A pályakövetési rendszerbe történő adatszolgáltatás 2.1 A szakiskola és a szakközépiskola a szakmai vizsga letételéről jelentést küld a pályakövetési rendszer működtetéséért felelős szerv részére. A jelentés tartalmazza: - a vizsgázó nevét, - tanulói azonosító számát, - a megszerzett szakképesítés megnevezését, - a vizsga helyét és időpontját. Az adatok személyazonosításra alkalmatlan módon feldolgozhatók, iskolánként csoportosíthatók, nyilvánosságra hozhatók. Az adatok a megküldéstől számított öt évig tárolhatók. 2.2 A volt tanuló jogszabályban meghatározott rend szerint információt szolgáltat a pályakövetési rendszer részére abban az esetben, ha nem létesített foglalkoztatási jogviszonyt. 2.3 Ha a volt tanuló foglalkoztatási jogviszonyt létesített, a foglalkoztató szolgáltat adatot. Az adatszolgáltatás keretében közölni kell, hogy a volt tanulót milyen munkakörben foglalkoztatják, illetve milyen tevékenységet lát el. 2.4 A közoktatás információs rendszerébe (KIR-be) – kormányrendeletben meghatározottak szerint – kötelesek adatot szolgáltatni azok az intézményfenntartók, illetve azok az intézmények, amelyek közreműködnek az e törvényben meghatározott feladatok végrehajtásában. 2.5 A közoktatási információs iroda azonosító számot ad ki annak, akit pedagógus-munkakörben, illetve nevelő és oktató munkát közvetlenül segítő alkalmazotti munkakörben, pedagógiai előadó vagy pedagógiai szakértő munkakörben alkalmaznak. 2.6 A közoktatás információs rendszere tartalmazza azoknak a nyilvántartását, akik azonosító számmal rendelkeznek. A nyilvántartás tartalmazza: - az érintett nevét, - születési adatait, - az azonosító számot, - a végzettségre és szakképzettségre vonatkozó adatokat, - a munkahely címét és típusát, - valamint OM-azonosítóját. A nyilvántartásból személyes adat – az érintetten kívül – csak az egyes, a foglalkoztatáshoz kapcsolódó juttatások jogszerű igénybevételének megállapítása céljából továbbítható, a szolgáltatást nyújtó vagy az igénybevétel jogosságának ellenőrzésére hivatott személy részére. Az információs rendszerben adatot az érintett foglalkoztatásának megszűnésére vonatkozó bejelentéstől számított öt évig lehet kezelni, kivéve, ha ez alatt az idő alatt az érintettet ismét bejelentik a nyilvántartásba.

35 2.7 A közoktatási információs iroda azonosító számot ad ki annak, aki tanulói jogviszonyt létesített. 2.8 A közoktatás információs rendszere tartalmazza a tanulói nyilvántartást. A tanulói nyilvántartás tartalmazza: - a tanuló nevét, - születési helyét és idejét, -azonosító számát, - anyja nevét, - lakóhelyét, tartózkodási helyét, - állampolgárságát, - diákigazolványának számát, - valamint az érintett nevelési-oktatási intézmény adatait. A tanulói nyilvántartásból személyes adat – az érintetten kívül – csak a tanulói jogviszonyhoz kapcsolódó juttatás jogszerű igénybevételének megállapítása céljából továbbítható a szolgáltatást nyújtó vagy az igénybevétel jogosságának ellenőrzésére hivatott személy részére. A tanulói nyilvántartásban adatot a tanulói jogviszony megszűnésére vonatkozó bejelentéstől számított öt évig lehet kezelni, kivéve, ha ez alatt az idő alatt az érintettet ismét bejelentik a nyilvántartásba. 3. A pedagógusigazolvány A munkáltató a pedagógus-munkakörben, a pedagógiai előadó és pedagógiai szakértői munkakörben, továbbá a gyermek- és ifjúságvédelmi felelős, a szabadidő-szervező és a pedagógiai felügyelő munkakörökben foglalkoztatottak részére – kérelemre – pedagógusigazolványt ad ki. A pedagógusigazolványt a közoktatási információs iroda készítteti el, és a munkáltató útján küldi meg a jogosult részére. A pedagógusigazolvány a közoktatás információs rendszerében található adatokat tartalmazhatja. A pedagógusigazolvány tartalmazza: - az igazolvány számát, - a jogosult fényképét és aláírását. A pedagógusigazolványt jogszabályban meghatározottak szerint kell igényelni. Az igényléshez szükséges adatok a pedagógusigazolvány elkészítéséhez továbbíthatók. A pedagógusigazolvány elkészítője az adatokat az igazolvány érvényességének megszűnését követő öt évig kezelheti. Az adatkezelés kizárólagosan a pedagógusigazolvány elkészítését, az adatok tárolását és a közoktatási információs irodával történő egyeztetését foglalja magában. 4. A diákigazolvány Az iskola a tanuló részére – kérelemre – diákigazolványt ad ki. A diákigazolványt a közoktatási információs iroda készítteti el, és az iskola útján küldi meg a jogosult részére. A diákigazolvány tartalmazza: - a tanuló nevét, - születési helyét és idejét, - lakcímét, tartózkodási helyét, - állampolgárságát, - a tanuló aláírását, (cselekvőképtelen tanuló esetén a szülő aláírását).

36 - a tanuló fényképét, - azonosító számát, - az iskola nevét és címét. A diákigazolványon a kedvezmények igénybevételéhez szükséges további – nem személyes adatok – is feltüntethetők. A diákigazolványt a jogszabályban meghatározottak szerint kell igényelni. Az elkészítéshez szükséges adatok a diákigazolvány elkészítőjéhez továbbíthatók. A diákigazolvány elkészítője az adatokat kezelheti, az igazolvány érvényességének megszűnését követő öt évig. Az adatkezelés a közoktatási információs irodával folytatott adategyeztetés mellett kizárólag a diákigazolvány elkészítését, az adattárolást foglalja magában.

V. Záró rendelkezések 1. A Szabályzatokhoz értelmező rendelkezéseket tartalmazó függelék és melléklet kapcsolódik. 2. Az egységes szerkezetbe foglalt Ügyviteli, iratkezelési és Adatkezelési Szabályzat egy-egy példányát az iskolatitkári irodában, a tanári szobában hozzáférhető helyen kell elhelyezni és a szabályzatokat együtt kell kezelni. Rendelkezéseiről az intézmény vezetője és helyettese ad tájékoztatást. 3. A szabályzat 2011. október 15-től érvényes. Kelt: Csongrád, 2011. év október hónap 15. nap

PH .............................................. Önder Szoboleva Szvetlana igazgató

37

Függelék Értelmező rendelkezések a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény 2. §-a alapján: Személyes adat: bármely meghatározott (azonosított vagy azonosítható) adatból levonható az érintettre vonatkozó következtetés. A személyes adat az adatkezelés során mindaddig megőrzi e minőségét, amíg kapcsolata az érintettel helyreállítható. A személy különösen akkor tekinthető azonosíthatónak, ha őt – közvetlenül vagy közvetve – név, azonosító jel, illetőleg egy vagy több fizikai, fiziológiai, mentális, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára jellemző tényező alapján azonosítani lehet. Hozzájárulás: az érintett kívánságának önkéntes és határozott kinyilvánítása, amely megfelelő tájékoztatáson alapul, és amellyel félreérthetetlen beleegyezését adja a rá vonatkozó személyes adatok – teljes körű, vagy egyes műveletekre kiterjedő – kezeléséhez. Adatkezelés: az alkalmazott eljárástól függetlenül a személyes adatokon végzett bármely művelet vagy a műveletek összessége, így például gyűjtése, felvétele, rögzítése, rendszerezése, tárolása, megváltoztatása, felhasználása, továbbítása, nyilvánosságra hozatala, összehangolása vagy összekapcsolása, zárolása, törlése és megsemmisítése, valamint az adatok további felhasználásának megakadályozása. Adatkezelésnek számít fénykép-, hang- vagy képfelvétel készítése, valamint a személy azonosítására alkalmas fizikai jellemzők (például: ujj- vagy tenyérlenyomat, DNS-minta, íriszkép) rögzítése is. Adattovábbítás: ha az adatot meghatározott harmadik személy számára hozzáférhetővé teszik. Nyilvánosságra hozatal: ha az adatot bárki számára hozzáférhetővé teszik. Adattörlés: az adatok felismerhetetlenné tétele oly módon, hogy helyreállításuk többé nem lehetséges. Adatmegsemmisítés: az adatok vagy az azokat tartalmazó adathordozó teljes fizikai megsemmisítése. Adatfeldolgozás: az adatkezelési műveletekhez kapcsolódó technikai feltételek elvégzése, függetlenül a műveletek végrehajtásához alkalmazott módszertől és eszköztől, valamint az alkalmazás helyétől. Adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely az adatkezelő megbízásáról – beleértve a jogszabály rendelkezése alapján történő megbízást is – személyes adatok feldolgozását végzi. Adatállomány: az egy nyilvántartó rendszerben kezelt adatok összessége. Harmadik személy: olyan természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, amely vagy aki nem azonos az érintettel, az adatkezelővel vagy az adatfeldolgozóval.

38 Ikt. szám: /2011. 1. sz. melléklet

BÉLYEGZŐK NYILVÁNTARTÁSA

1.

A bélyegző sorszáma:

2.

A bélyegző lenyomata: a)

a hosszú bélyegző lenyomata:

b) a körbélyegző lenyomata: 3.

A bélyegző használatára jogosult személy neve, beosztása: ………………………………. igazgató ………………………………. igazgatóhelyettes ………………………………. tagintézmény-vezető

4.

A bélyegző őrzéséért felelős személy neve: ………………………………….iskolatitkár

5.

A bélyegző átvételének kelte és az átvételt igazoló aláírás: A Delfi Koronája Alapítványi Gimnázium és Szakképző Iskola hosszú- és körbélyegzőjét a mai napon átvettem:

Csongrád, 2011. szeptember 1. ……………………………………………….. XY Iskolatitkár „Megjegyzés” a) A Delfi Koronája Alapítványi Gimnázium és Szakképző Iskola hosszú- és körbélyegzőjét a mai napon visszaadtam. b) A Delfi Koronája Alapítványi Gimnázium és Szakképző Iskola hosszú- /és körbélyegzője elveszett, helyette új bélyegző kerül kiadásra a / 20 . Iktatószámú bélyegző nyilvántartó lap alapján. c) A Delfi Koronája Alapítványi Gimnázium és Szakképző Iskola hosszú- és körbélyegzőjét a mai napon megsemmisítettem.

39

2. sz. melléklet ÉRTESÍTÉS igazolatlan mulasztásról Ikt.sz.: Üi.: Gyerekvédelmi felelős: Melléklet: Részletes kimutatás az igazolatlan órákról ……………………………… iskola hosszú bélyegzője ……………………………… területileg illetékes jegyző Tisztelt Jegyző Asszony/Úr! Értesítem (születési hely, idő:, anyja neve:, lakcíme:) ………………nevű .... osztályos tanköteles korú gyermek 200... hónap naptól a mellékelt részletes kimutatás szerint 12 tanítási órát mulasztott igazolatlanul. A 201./201.-es tanévben ez idáig ... órát mulasztott igazolatlanul. Az első igazolatlan, mulasztás alkalmával a ………gondviselőhöz 201.. hónap 0-án intézett Felhívás eredménye és időpontja: ………… ........................................................................................ ………………………………………… …………………………………………………………………………………………… A szülőkkel tartott kapcsolat tapasztalatai: ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… Kérem Tisztelt Jegyző Asszonyt/Urat, hogy a közoktatásról szóló 1993. évi LXXIX. tv. 14. §. (2) bekezdésének megsértése miatt (születési név:...., születési hely, idő:..., anyja neve:..,) ............................... sz. alatt lakó szülő/gondviselő ellen a szükséges eljárást megindítani szíveskedjék. Csongrád, 201. hónap, nap PH

Kapják: 1) Polgármesteri Hivatal (jegyzői gyámhatóság) 2) Gyermekjóléti Szolgálat

…………………………… Önder Szoboleva Szvetlana igazgató

40

Delfi Koronája Alapítványi Gimnázium és Szakképző Iskola (6640 Csongrád, Kossuth tér 1.) OM száma: 200820 Szülő, vagy gondviselő neve Lakóhely XY u. 25-27.1/19. 1000 Tárgy: Értesítés igazolatlan mulasztásról

Tisztelt Szülő! Értesítem, hogy gyermeke, Rossz Manó 9. a osztályos tanuló 200 . hónap 00-ig 6 órát mulasztott igazolatlanul. Ezzel megszegte iskolánk házirendjének erre vonatkozó pontjait. Egyben felhívom a figyelmét arra, hogy a nevelési-oktatási intézmények működéséről szóló 11/1994. (VI. 8.) MKM rendelet a 20. §(4) bekezdése alapján „Ha a gyermek... tanköteles, egy tanítási évben tíz óránál igazolatlanul többet mulaszt,… az iskola igazgatója értesíti a gyermek lakóhelye szerint illetékes jegyzőt." A jegyző szabálysértési eljárást indít a szülővel szemben, melynek során mulasztási bírságot állapíthat meg. Az 1993. évi LXXIX. törvény a közoktatásról 6. § (3) alapján: „A tankötelezettség annak a tanévnek a végéig tart, amelyben a tanuló tizennyolcadik életévét betölti." Az 1998. évi LXXXIV. számú, a családok támogatásáról szóló törvény 6. § (1) szerint: „A gyermek nevelésével, iskoláztatásával járó költségekhez az állam havi rendszerességgel járó nevelési ellátást vagy iskoláztatási támogatást (családi pótlékot) nyújt. (2) A családi pótlék természetbeni formában történő nyújtásáról, a gyermek védelembe vételéről határozatot hozó jegyző gyámhatóságként dönthet." Csongrád, 201.. hónap, nap …………………….. Jogszerűen eljáró osztályfőnök Melléklet: hiányzások összesítve

41 Delfi Koronája Alapítványi Gimnázium és Szakképző Iskola (6640 Csongrád, Kossuth tér 1.) OM száma: 200820 Felnőtt tanuló neve Lakóhely XY u. 25-27.1/19. 1000 Tárgy: Értesítés igazolatlan mulasztásról

Tisztelt Tanuló! Értesítem, hogy mint 9. a osztályos tanuló 200 . hónap 00-ig X órát mulasztott igazolatlanul. Ezzel megszegte iskolánk házirendjének erre vonatkozó pontjait. Egyben felhívom a figyelmét arra, hogy a nevelési-oktatási intézmények működéséről szóló 11/1994. (VI. 8.) MKM rendelet a 34. § (2) bekezdés e) pontja alapján „…megszűnik a tanulói jogviszonya annak a tanulónak, aki tíz tanítási óránál igazolatlanul többet mulaszt.” (5) A hivatkozott jogszabályi hely (5) bekezdése értelmében Ha a tanuló a tanórai foglalkozások több mint ötven százalékáról - akár igazoltan, akár igazolatlanul - távolmaradt, félévkor és év végén osztályozó vizsgán köteles számot adni tudásáról. Az osztályozó vizsga helyéről és időpontjáról legalább tíz nappal korábban - a közoktatási feladatkörében eljáró oktatási hivatalt értesítjük. A vizsgaközpont megbízottja részt vehet a vizsgán. Csongrád, 201.. hónap, nap …………………….. Jogszerűen eljáró osztályfőnök

42 3. sz. melléklet Betekintési lap I. A betekintő adatai családi név:…….………………………………..…………...……………………………………….….. utónév:………………………………………………………………………………….…………….….. születési név:……………………………………………………………………….……………………. anyja születési családi és utóneve:…………………………………………..………..………………… születési hely:………………………………………………………………………………………….… születési idő: [ ] [ ] [ ] [ ] [ ][ ] [ ][ ] lakcím: …………………………………………………………………………………………………... II. Jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet megnevezése Amennyiben a személyi anyagba történő betekintést igénylő jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező egyéb szervezet nevében jár el, az I. pontban foglalt adatokon túlmenően az alábbiakban fel kell tüntetni a szervezet megnevezését is. Jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet megnevezése/székhelye: ………………………………………………………………….………………………………………... …………………………………………………………………………………………………………… A statisztikai számjelről szóló jogszabály hatálya alá tartozó jogi személy, vagy jogi személyiséggel nem rendelkező egyéb szervezet statisztikai számjele: …………………………………………………………………………………………………………… A jogi személy, vagy jogi személyiséggel nem rendelkező egyéb szervezet bélyegzőjének lenyomata:

III. A betekintett dokumentumok felsorolása ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………….

43

…………………………….., ………….év ………….hó ………..nap …………………………………….. kérelmező aláírása

IV. Személyazonosságot igazoló okmány megnevezése: …………………….száma:………………….. A kérelemben szereplő adatokat a személyazonosság igazolására szolgáló okmányból ellenőriztem. ………………………………………….. igazgató/tagintézmény-vezető aláírása

V. A betekintés megtörtént: A betekintés jogalapja:…………………………………………………………………………

betekintő aláírása