Gymnázium a Střední odborná škola, Nový Jičín, příspěvková organizace
Google dokumenty Tutoriál projektu MOSS – učitelská verze
Nový Jičín 2010
Mgr. Gustav Žídek
Osnova 1 Úvodní informace...................................................................... 3 2 Cloud Computing ...................................................................... 4 3 Google Dokumenty – práce obecně ........................................... 5 3.1
K čemu se to hodí?......................................................................................................... 5
3.2
Jak začít Dokumenty používat ........................................................................................ 6
3.3
Jak získat dokument ...................................................................................................... 7
3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.3.4 3.3.5 3.3.6
3.4 3.4.1 3.4.2 3.4.3 3.4.4 3.4.5 3.4.6
3.5 3.5.1 3.5.2
3.6 3.6.1
Nový dokument ................................................................................................................................. 7 Jak nahrát dokument z mého disku do cloudu.................................................................................. 8 Jak použít sdílený dokument, který vytvořil někdo jiný .................................................................. 10 Jak vytvořit dokument dle šablony.................................................................................................. 11 Jak vytvořit kopii dokumentu .......................................................................................................... 13 Jak vytvořit novou složku ................................................................................................................ 14
Sdílení ......................................................................................................................... 17 Jak u jednoho dokumentu nastavit sdílení ...................................................................................... 17 Jak sdílet odkazem .......................................................................................................................... 19 Jak publikovat dokument na webu ................................................................................................. 20 Jak odeslat dokument mailem jako přílohu .................................................................................... 22 Jak sdílet více dokumentů ............................................................................................................... 22 Jak nasdílet složku ........................................................................................................................... 23
Export dokumentů ....................................................................................................... 23 Jak exportovat jeden dokument...................................................................................................... 23 Jak exportovat více dokumentů ...................................................................................................... 23
Historie revizí .............................................................................................................. 24 Jak porovnat více verzí dokumentu................................................................................................. 25
3.7
Tisk dokumentů ........................................................................................................... 26
3.8
Manažování položek .................................................................................................... 27
3.8.1 3.8.2 3.8.3 3.8.4
Jak používat Koš .............................................................................................................................. 27 Jak zobrazit náhledy ........................................................................................................................ 28 Jak používat hvězdičku a jednoduché filtry položek ....................................................................... 28 Jak barvit složky ............................................................................................................................... 28
4 Google dokumenty – jednotlivé aplikace ................................. 29 4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3
Textové dokumenty ..................................................................................................... 29 Položky okna.................................................................................................................................... 29 Jak používat menu Soubor .............................................................................................................. 30 Jak používat menu Upravit .............................................................................................................. 30
4.1.4 4.1.5 4.1.6 4.1.7 4.1.8 4.1.9
4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.2.5
4.3
Jak používat menu Zobrazit ............................................................................................................. 31 Jak používat menu Vložit ................................................................................................................. 31 Jak používat menu Formát .............................................................................................................. 39 Jak používat menu Tabulka ............................................................................................................. 39 Jak používat menu Nástroje ............................................................................................................ 39 Jak používat menu Nápověda ......................................................................................................... 41
Tabulky ....................................................................................................................... 42 Položky okna.................................................................................................................................... 42 Jak použít funkce ............................................................................................................................. 43 Jak použít podmíněný formát.......................................................................................................... 44 Jak používat přezdívky ..................................................................................................................... 44 Jak používat grafy ............................................................................................................................ 45
Závěr…a co formuláře a prezentace? ............................................................................ 45
1 Úvodní informace Vážení kolegové, tento manuál vznikl v rámci jedné z prvních klíčových aktivit při realizaci projektu MOSS – Můj studijní svět online a má za úkol Vás seznámit s principy tvorby, používání a sdílení dokumentů v prostředí Google Apps tak, abyste si sami mohli jejich výhody vyzkoušet a oblíbili si jejich používání. Tutoriál je zároveň studijním materiálem pro školení, které budete rozsahu 3 hodin prezenčně a několika hodin elearningem absolvovat. Účelem vzniku tutoriálu rozhodně není vytvořit podrobnou příručkou – tomu brání jak jeho omezený rozsah tak i princip školení - 3 hodiny mají být pouze motivační ukázkou toho, co aplikace umí. Učitelská verze tutoriálu Vás bude provádět službou Google dokumenty v jazyce českém, pokud tomu nebudou bránit zvláštní okolnosti (jakkoliv se lokalizační tým Google snaží ze všech sil, lokalizace všech novinek, které v Google Apps vznikají je, sice nepatrně, ale přeci jen zpožděna za funkcemi dostupnými ve verzi anglické). Nic Vám ale nebrání používat libovolnou jazykovou mutaci nastavení. Anglické nastavení pak bude podrobněji popsáno v studentské verzi tohoto tutoriálu, která je Vám také k dispozici. Tutoriál spolu s ostatními je k dispozici volně ke stažení i pro kolegy z jiných škol na odkazech webu projektu www.mujstudijnisvetonline.eu stejně jako sada videotutoriálů, které Vás interaktivní formou provedou obtížnějšími postupy. Je ale jasné, že některé postupy budou muset transformovat kolegové z jiných škol na svoji lokální situaci, kdy buď mají svůj vlastní poštovní účet na gmail.com (tam jsou jim jednotlivé aplikace dostupné taky) či již mají Google Apps zaregistrovány pro svoji svojí školní doménu (u nás je to gnj.cz). Pokud ne, možná propadnou Cloud Computingu a sociálním sítím natolik, že budou tlačit zodpovědné lidi na svých školách k takovým změnám, aby výhody Google Apps mohli využívat taky.
3
Pro účely tohoto tutoriálu byly v naší školní doméně vytvořeny 2 poštovní účty fiktivních uživatelů – Tomáš Fuk – fiktivní student a Prokop Buben – fiktivní učitel.
2 Cloud Computing Dnes každý, kdo používá pro svou práci počítač, musí investovat jednak do hardware (HW) a pak do celé sady softwarových (SW) aplikací, které potřebuje na tvorbu textu, tabulek, úpravu obrázků, e-mailovou komunikaci a plánování a podobně. Tyto aplikace se vyvíjejí a žádají zase náročnější HW a tak i když ceny PC i přenosných počítačů rapidně klesly, pořád je to nezanedbatelná investice a uživatel se dostává do spirály zbytečných výdajů. Řešením je takzvaný Cloud computing. Vše co potřebujete je středně výkonný počítač připojený relativně rychle do internetu a vhodný prohlížeč internetu. Veškerý potřebný SW běží na cizích počítačích, jejichž majitelé Vám umožní se připojit a tento SW používat. Jako službu. Proto se tomu říká SaaS – Software as a service – SW jako služba. A za službu platíte. Penězi nebo jinou službou – informacemi o sobě. Rozhodně Vás ale vůbec nezajímá, kdo a jak se stará o to, že Vám vše hezky běží. Jako byste byli připojeni s počítačem k nějakému „obláčku“ (cloud), kde vše správně funguje.
4
Obrázek 1: Cloud computing
Zkuste se připojit například na www.picnik.com. Intuitivně bez znalosti angličtiny pochopíte, že obrázek nejdříve nahrajete ze svého počítače „někam do obláčku“ do internetu, tam pomoci nástrojů přes prohlížeč upravíte a nakonec zase stáhnete do svého počítače. A těch nástrojů je tam rozhodně více, než ve vašich „windowsech“. A navíc Vám to umožní hned tento obrázek sdílet - na Facebooku, přes Flickr, přes Twitter…no ano, záleží jen na Vás, jak dalece se chcete zbavovat svého soukromí a být závislý na firmách, jež pracuji s Vašími daty, které vy takto nemáte pod kontrolou – neboť tohle jsou hlavní argumenty odpůrců jak Cloud computingu, tak sociálních sítí obecně. Ale rozhodnutí je jen na Vás… To byl jeden příklad. My se budeme podrobněji věnovat SaaS Google Apps – konkrétně jedné její službě - Google Docs, neboli Dokumenty v Google.
3 Google Dokumenty – práce obecně 3.1 K čemu se to hodí? Pomocí této aplikace si můžete vytvářet dokumenty v několika základních formátech, aniž byste museli mít nainstalovány příslušné, většinou placené, aplikace. Tak si můžete 5
vytvořit textový dokument, prezentaci, tabulku a formulář (formuláře budou popsány v samostatném tutoriálu). Textový dokument můžete uložit ve formátu *.html, *.odt, *.pdf, *.rtf, *txt a *.doc – čili vidíte, že ve všech běžných textových formátech. Prezentaci uložíte nejen jako *.ppt, ale lze ji transformovat do *.pdf nebo extrahovat pouze textové informace a uložit v *.txt. No a tabulku uložíte nejen jako *.xls či *.pdf, ale i ve formátu Open Office *.ods a aktuální listy můžete exportovat též do formátu *.html, případně pouze textové informace vyextrahovat do *.txt, *.csv. Je možno si nastavit sdílení dokumentů jinými uživateli, své dokumenty můžete včlenit do svého osobního webu. Novinkou je nyní i možnost nahrávat si dokumenty, které sice není možno upravovat (mají nepodporované přípony), ale je možno je sdílet, sdílet i celé složky. Máme tedy k dispozici vlastně odkladiště v „cloudu“, jistý způsob zálohování.
3.2 Jak začít Dokumenty používat Přihlaste se do své pošty a klikněte na odkaz Dokumenty, který se nachází vpravo od loga naší školy.
Zde změňte jazyk či jiná výchozí nastavení. Zde budou Vaše dokumenty – zatím je zde prázdno.
Zde jsou informace o případných novinkách ve službě. Zavřete Close. Obrázek 2: Přihlášení se do služby
Pokud nemáte nastaven výchozí jazyk, který si přejete, změňte to. Nabídka Nastavení je poměrně chudá, jedna „vychytávka“ ovšem stojí minimálně za zmínku. Pomoci Sledování dokumentu na záložce Editing můžete získat přehled kolik lidí a v jakém časovém období Váš
6
sdílený dokument prohlíželo. Je to dobrá služba zvláště pro zpětnou vazbu autorovi. Musíte se zaregistrovat na službu Google Analytics a po získání unikátního kódu jej do příslušného políčka vkopírujete a službu aktivujete.
3.3 Jak získat dokument
Zde vybereme typ dokumentu. Můžeme tvořit i strukturu složek-pro pořádek. Nemáme-li dost fantazie pro vzhled dokumentu, použijme šablony.
Uživatel nemá žádné dokumenty.
Obrázek 3: Vytvoření nového dokumentu
3.3.1 Nový dokument V dokumentech nového uživatele je prázdno, podívejme se, co nabízí okno, ve kterém se dokumenty manažují. Naleznete je vlevo – tam zmáčkněte Vytvořit nový, otevře se Vám podmenu, kde si vyberete typ dokumentu. Postupy si ukážeme na textových dokumentech, u ostatních je to analogické. Zkuste tedy vybrat Dokument, což není nic jiného než textový dokument. Otevře se nám nové okno s dokumentem, pro zlepšení představy, že pracujete s textovým formátem A4 doporučuji v menu Zobrazit vybrat Stránka s pevnou šířkou. Dokument je ihned po vytvoření uložen s názvem Bez názvu. Přejmenovat jej je otázkou několika kliků – v menu Soubor vyberte Přejmenovat a zvolte nové jméno souboru. Fiktivní učitel Prokop Buben zrovna tvoří ŠVP a tak si dokument podle toho pojmenuje.
7
Ikony v panelu nástrojů jsou prakticky totožné s ikonami aplikací MS Office 2003 a staršími, myslím, že většinu není nutno vysvětlovat ale i tak si je ukážeme u každého typu dokumentu později. Co se trochu liší od MS Office jsou nabídky jednotlivých menu, opět jsem přesvědčen, že intuitivně si s nimi uživatel poradí. Některé ale stojí za to vysvětlit blíže a opět si je ukážeme u jednotlivých typů dokumentů.
Panel formátování, jak jej již znáte.
V této sekci ukládáte dokument, zavíráte s jistotou uložení a nastavujete sdílení s jinými uživateli domény.
Klasický řádek nabídek, jež znáte i z jiných aplikací.
Volba umožňující dokument…
…uložit do celé řady formátů.
Správa tisku.
Obrázek 4: Manažování dokumentu
3.3.2 Jak nahrát dokument z mého disku do cloudu. V nabídce Soubor je volba ,ahrát. Taky ji vidíte na Obrázku 3. Umožňuje nahrát do cloudu dokument z Vašeho počítače, nově už libovolný dokument. Ty, u kterých je podporová konverze do Google dokumentů, nebudou započítány do celkového limitu nahrávaných dokumentů. Ten je v současné době 1 GB! Představte si, že kolega Buben si chce nahrát do svého cloudu dokument vzor_seminarky.docx, který který má na svém pevném disku a který chce později svým studentům nasdílet. Klikne si na volbu ,ahrát a pokračuje dle Obrázku 5. 8
Zde si vyberete soubor/y ze svého počítače. Aktuálně vybrané soubory se zde budou zobrazovat.
Zde si zobrazíte či skryjete informace o tom, které dokumenty můžete transformovat do Google Docs.
Zde si můžete vybrat, do které složky nahrávání provedeteaktuálně nemáte vytvořenu žádnou složku.
Ano, docx musíte převést do Google Docs.
Obrázek 5: ,ahrání souboru…
Zde jsou nahrané dokumenty.
Buď nahrajete další…
…nebo jdete zpět do Docs.
Obrázek 6: ...a hotovo
9
Když se přepnete zpět do Google Docs a vyberete si Všechny položky, uvidíte dokument vzor_seminarky – jeho příponu neřešte, je to textový dokument v cloudu a dokud jej nedáte exportovat, je Vám jeho přípona jedno.
Obrázek 7: ,ahraný a konvertovaný soubor
3.3.3 Jak použít sdílený dokument, který vytvořil někdo jiný Jak se dokumenty sdílí si ukážeme později. Řekněme, že kolega učitele Bubna už sdílet umí a tak se najednou mezi Bubnovými dokumenty objeví několik dalších dokumentů.
Obrázek 8: Dokumenty nabídnuty ke sdílení jiným autorem
O tom, že s Vámi chce jiný uživatel sdílet dokumenty, jste informováni mailem. To, jaká práva Vám autor dokumentu nastavil, se dozvíte až v seznamu položek. Tady je vidět, že dokument objednavka si může učitel Buben pouze číst, do editace dokumentu
10
ZAJIMAVE_linky už může aktivně zasahovat. Pokud tak ještě neučinil, bude u jména dokumentu poznámka ,ovinka.
3.3.4 Jak vytvořit dokument dle šablony Vytvořte si nový dokument, ale nezadávejte jeho typ, vyberte poslední možnost Ze šablony…
Zatím něco najdete jen zde - jednak v naší doméně nikdo žádnou šablonu ještě nevytvořil, jednak jste sami ještě žádnou nepoužili.
Zde můžete zadávat kriteria jak typu dokumentů, jazyku nebo oblíbenosti. Vyberte, jak je naznačeno…
…a za okamžik se Vám seřadí nabízené šablony. Zvolte tuto.
Obrázek 9: ,ový dokument ze šablony
11
Zde můžete strávit dlouhé hodiny výběrem šablony, která by pro Váš dokument byla ta ideální – pro začátek zkuste vybrat nastavení dle Obrázku 9 a vyberte první šablonu, která se Vám nabízí. V dalším okně se Vám zobrazí její náhled i s textem Lorem Ipsum. Zvolte Použít tuto šablonu. A je to. Teď už jen kliknutím na vybraná místa editujte text, jak potřebujete. Nakonec dokument uložte pod vhodným jménem.
Obrázek 10: Dokument ze šablony
Všimněte si, že ze šablony vytvořený dokument je celý zarovnán nalevo-to je vlastnost. Při vymazávání textu buďte opatrní, grafika je obrázek a vymažete-li veškerý text, může se stát, že se na správné místo „netrefíte“. Proto pro začátek si vždy nechte jedno písmenko původního textu, které pak smažete.
12
3.3.5 Jak vytvořit kopii dokumentu V dokumentu, který Vám někdo jiný nasdílel jako čtenáři, nemůžete provádět žádné úpravy. Můžete si ale vytvořit jeho identickou kopii, jehož vlastníkem jste vy. Pozor ale, tím se vytrácí smysl cloudu-mít od každého dokumentu jen jednu kopii s jasnou vlastnickou strukturou. Proto tuto možnost využívejte s rozmyslem.
Všimněte si, že možnosti volby Soubor jsou u dokumentu, který není ve vašem vlastnictví, trochu omezeny-srovnejte s jiným dokumentem, který jste vytvořili sami.
Obrázek 11: Kopie dokumentu
Po výběru Vytvořit kopii jste vyzváni toto potvrdit v malém okénku. Podívejte se do seznamu svých dokumentu a vidíte, že je tam kopie daného dokumentu, oproti originálu jste však nyní Vy jejím výhradním vlastníkem.
13
Obrázek 12: Kopie dokumentu – v seznamu přibyl soubor
3.3.6 Jak vytvořit novou složku S přibývajícím množstvím dokumentů se jejich třídění může stát problematickým. Zvláště, pokud by vedle sebe měly být dokumenty, jež jsou konvertovány do formátu Google a ty, u nichž to z principu není možné (zatím?).
Zde rozbalte a zvolte možnost Složka.
Zde napište její jméno, případně popisek a dejte Uložit.
Za chvíli se její jméno změní i zde.
Takhle si udělejte celou stromovou strukturu složek.
Obrázek 13: Vytvoření složky
14
Šipky slouží k zobrazování a skrývání větvení ve stromu složek.
Pokud jste se spletli s umístěním složky, nemažte ji… …vyberte Přesunout do, …
…zvolte správnou složku…
…a potvrďte. Složka se přemístí na správné místo.
Obrázek 14: Strom složek
Do složek pak můžete nahrát dokumenty z pevného disku (u nepodporovaných nechte odtrhnutou možnost Převést dokumenty do formátu Google) tak, jak bylo ukázáno výše. Můžete si tak udělat zálohy Vašich legálně vlastněných písniček, videí a jiných dokumentů, tyto pak můžete jednoduše nasdílet ostatním Vámi vybraným uživatelům jak v doméně tak mimo ní. Nepotřebné soubory můžete vymazat a tím si uvolnit prostor v cloudu, který je zatím omezen.
15
Tyto soubory uživatel vybral na svém pevném disku – klasické značení více souboru (Ctrl nebo Shift…). Zde si vybral cílovou složku a potvrdil OK.
Pak spustil nahrávání.
Obrázek 15: ,ahrávání více souborů obecného typu
Obrázek 16: ...chvíli to potrvá
16
3.4 Sdílení Sdílením rozumíme v počítačové terminologii společný přístup k prostředku při současném nastavení práv přístupu. V případě sdílení v Google Dokumentech se podívejme na sdílení dokumentů a sdílení složek.
3.4.1 Jak u jednoho dokumentu nastavit sdílení Otevřete si dokument, jehož jste vlastníkem nebo je Vám nasdílen s právem přidávat další spolupracovníky. V pravém rohu klikněte na položku Sdílet.
Těmito příkazy ukládejte dokument eventuelně jej zavírejte – to nás ale teď nezajímá. Pokud jej chcete sdílet, vyberte tuto možnost. Zde pak zkontrolujete oprávnění ostatních, eventuelně je změníte.
Obrázek 17: Sdílení otevřeného dokumentu
V okně, které se objeví, vyberte Pozvat uživatele, začněte psát jeho jméno a pak už jej jen vyberte ze seznamu, můžete mu napsat i zprávu, která se pak objeví v jeho mailu. Uživateli určíte, zda si může dokument pouze prohlédnout, nebo jej může i upravovat. V tomto konkrétním případě na Obrázku18 učitel Buben sdílí studentu Fukovi šablonu seminární práce. Je jisté, že student ji nebude mít možnost upravovat. Tlačítkem Odeslat bude studentu poslán mail zároveň se mu v jeho dokumentech objeví ,ovinka se jménem konkrétního dokumentu – v našem případě vzor_seminarka. 17
Obrázek 18: Pozvání ke sdílení dokumentu
Pak si zkuste zkontrolovat stejným způsobem, ale na záložce Uživatelé s přístupem (nebo Zobrazit uživatele s přístupem – Obrázek 17) kdo a jaká práva k dokumentu má.
Obrázek 19: Zobrazení přístupu uživatelů
18
Zde taky můžete práva změnit nebo pozvat další uživatele ke sdílení. Na poslední záložce pak můžete nastavit, zda bude mít právo Vámi pozvaný editor dokumentu pozvat další uživatele. Na Obrázku 20 si všimněte, jak se změnila informace o dokumentu. Už tam není ,esdíleno, ale jméno vlastníka (já) a kolika uživatelům s jakými oprávněními je dokument nasdílen.
Obrázek 20: Změna vlastností sdíleného dokumentu
3.4.2 Jak sdílet odkazem Dokument pravidla_skolni_sit chce po dokončení učitel Buben sdílet všem uživatelům v síti školy. Mohl by to udělat stejně jako v předchozím případě – pokud je v doméně e-mailová adresa obesílající všechny uživatele. Pokud není,
nabízí se i další
jednoduchá možnost a to je Vytvořit sdílený odkaz – na Obrázku 17 modrá elipsa. V okně, které po této volbě vyskočí, je třeba zatrhnout Povolit všem zobrazení pomocí odkazu (pouze pro uživatele domény Gymnázium a SOŠ ,ový Jičín), rozhodně ne však Povolit také úpravy – pokud tedy nechceme, aby tento dokument ve škole kdekdo upravoval. Špatná viditelnost tlačítka Uložit a zavřít je sice nepříjemná, věřme že dočasná chyba služby. Funkčnosti nebrání, tedy ji zvolte.
19
Obrázek 21: Sdílení odkazem
Odkaz v červené elipse je pak možno publikovat třeba Twitterem nebo na webu. Jak se změní informace o sdílení dokumentu je vidět na Obrázku 22.
Obrázek 22: Změna vlastností dokumentu při Sdílení odkazem
3.4.3 Jak publikovat dokument na webu Zde nejde o sdílení v pravém slova smyslu. Dokument se transformuje do podoby webové stránky a tuto pak můžete umístit na svůj web. Ovládací prvky naleznete pod zelenou elipsou na Obrázku 17. Nejprve se podívejte volbou Zobrazit jako webovou stránku (,áhled), jak bude dokument vlastně vypadat. Pokud jste spokojeni, zvolte Publikovat jako webovou stránku. 20
Každá změna dokumentu se na webu aktualizuje.
Ne každý v internetu bude mít dokument na webu dostupný.
Je možno dokument i blogovat.
Obrázek 23: Publikování na webu
Po kliknutí na Publikovat dokument se vygeneruje jedinečný kód URL, který pak můžete umístit do odkazu do svého webu.
Jedinečný kód, který se umístí do webu.
Publikování lze kdykoliv zrušit.
Obrázek 24: Generování kódu URL
21
3.4.4 Jak odeslat dokument mailem jako přílohu Tato možnost – na Obrázku 17 pod žlutou elipsou – je zde uvedena jen pro úplnost, neboť jakkoliv je v dnešní době pro sdílení dokumentů velmi populární, popírá základní princip Google dokumentů a to je to, aby jeden dokument neexistoval ve více verzích. Někdy ovšem není jiné volby. Třeba je adresát mimo naší doménu a zaregistrovat na Gmail – což je podmínka pro sdílení dat Googlem mimo doménu - by zkrátka nezvládl. Tady bude adresát. Zde zvolíte, zda dokument bude přímo v těle zprávy nebo jako skutečná příloha…
..a pokud bude, pak zde zvolíte typ souboru přílohy.
Obrázek 25: Dokument jako příloha mailu
3.4.5 Jak sdílet více dokumentů V seznamu konkrétních dokumentů zatrhnete zatržítka u těch dokumentů, které chcete sdílet, pak vyberete tlačítko Sdílet a … další postup je totožný jako výše.
22
Obrázek 26: Sdílení více dokumentů
3.4.6 Jak nasdílet složku Úplně stejně! Vybrat složku, kliknout na ni pravým tlačítkem, nebo u ní zatrhnout zatržítko, vybrat Sdílet a Pozvat uživatele.
3.5 Export dokumentů Jde vlastně o opačný postup, než když jste při nahrávání konvertovali typy souboru do interního formátu Google. Nyní si vyberete, do jakého formátu chcete dokument uložit a pak jej na dané místo uložíte. Volba místa uložení se liší dle použitého internetového prohlížeče.
3.5.1 Jak exportovat jeden dokument Otevřete dokument a v menu Soubor dáte Stáhnout jako. Vyberete typ souboru a už to fičí!!:)
3.5.2 Jak exportovat více dokumentů V seznamu dokumentů si zatržítkem vyberete ty, které chcete exportovat. Dále ve volbě Další akce zvolíte Exportovat do a v dalším okně na záložce Vybrané položky vyberete typ dokumentu, do jakého má export proběhnout. Je-li vybráno více dokumentu, můžete tyto typy zvolit pro jednotlivé skupiny dokumentů, nikoliv však pro jednotlivé 23
dokumenty. Na záložce Všechny položky pak toto nastavení můžete aplikovat na všechny dokumenty ve složce, proběhne export všech dokumentů. Pokud u nějakého dokumentu není export podporován do žádného typu jiného, než je typ původní (u těchto dokumentů neproběhla ani konverze do Google – typicky *.mp3 a jiné zvuky, *.avi a jiná videa…), pak je nabídnuta volba Other files types Beze změn. Soubory se nebudou ukládat jednotlivě, budou archivovány do formátu *.zip.
Zde volíte typy souborů.
Zde máte jen jedinou volbu - stáhnout jak je. Zatrhnete ty, které chcete exportovat.
Volbu provedete.
Obrázek 27: Export více souborů
3.6 Historie revizí U dokumentů, které mají více spolupracovníků (respektive alespoň dva) je možno kontrolovat, co který z nich na dokumentu udělal. To má velký význam jak při práci ve skupině tak v případě, kdy chcete mít jistotu, že po „deadline“ termínu s dokumentem již nikdo nepracoval. 24
V případě učitele Bubna je to dokument ZAJIMAVE_linky, které mu nasdílel kolega. Buben tam hned iniciativně něco připsal-podívejte se co.
3.6.1 Jak porovnat více verzí dokumentu Otevřete dokument a v menu Soubor vyberte Zobrazit historii verzí. Pokud v následujícím okně zatrhnete více revizí – viz červená elipsa – a následně kliknete na Porovnat zaškrtnuté, pak v dalším okně vidíte, kdo a co přesně upravoval.
Zde se vrátíte k dokumentu.
Zde vidíte kdo a kdy…
…a co upravoval.
Zde můžete porovnat více verzí.
Obrázek 28: Historie revizí
Obrázek 29: Porovnání revizí
Vidíte, podle barev, že například přihlášený uživatel, tedy Prokop Buben, přidal do dokumentu link na www.picnik.com a nemůže to zapřít. 25
3.7 Tisk dokumentů Dokumenty jsou sice sdíleny v cloudu, omezení tisku je z hlediska environmentálního navýsost libé Bohu, ale někdy se bez papíru zkrátka neobejdete. Tiskne se samosebou na lokální nebo síťové tiskárny, které jsou dostupné z počítače uživatele. Správa tisku se u otevřeného dokumentu manažuje volbami, které vidíte pod modrou elipsou na Obrázku 4. Tiskne se většinou nadvakrát, tím se rozumí, že v prvním kroku po nastavení a potvrzení tisku se vytiskne dokument virtuálně do souboru *.pdf a z něj se pak vytiskne dalším potvrzením na papír. Před samotným tiskem je dobré si zobrazit ,áhled, to Vám umožní podívat se na dokument z jistého odstupu a vidět chybičky, které by Vám jinak unikly.
Obrázek 30: ,astavení tisku
26
Samotné ,astavení tisku se provede příslušnou volbou v menu Soubor a je dostatečně popsána Obrázkem 30. Pamatujte na správnou volbu formátu papíru (A4) a na možností nastavení vhodných okrajů. Do tisku můžete zahrnout i čísla stránek (u dokumentů, které to umožňují) a jejich umístění. Správná orientace stránky je samozřejmostí.
3.8 Manažování položek 3.8.1 Jak používat Koš Stejně jako při práci na lokálním počítači, i v cloudu je zapotřebí nepoužívané položky mazat. Jde to po jedné nebo hromadně. Pokud chceme smazat jednu položku, zobrazíme si ji v seznamu, klikneme pravým tlačítkem a vybereme Smazat. Pokud mažeme hromadně, můžeme vybrat více souborů a pak opět použít pravé tlačítko myši, nebo použijeme volbu Vymazat a pak jsou položky vloženy do koše ihned.
Vybrat více souborů a zmáčknout – položky ihned zmizí do koše.
Menu vyvoláno kontextovým tlačítkem – volte Smazat.
Obrázek 31: Mazání položek
Pokud mažete soubor, jehož jste vlastníkem, budete vyzvání k rozhodnutí, zda nechcete převést vlastnictví na někoho jiného. Mazat se dají stejně tak i složky. Obsah koše vyvoláte položkou Koš. 27
Jejda! To jsem nechtě smazal! Označte a… … přesuňte zpět. Pozor! Definitivně vymaže koš!
Obrázek 32: Koš
3.8.2 Jak zobrazit náhledy Pod zelenou elipsou v Obrázku 32 jsou ikony, kterými je možno změnit nazírání dokumentů. Místo strohého seznamu je možno u souborů, které to podporují, zobrazit náhled. Samozřejmě, že to neplatí jen pro složku Koš, ale kdekoliv ve Vašem stromě položek.
3.8.3 Jak používat hvězdičku a jednoduché filtry položek Pod modrou elipsou v Obrázku 32 jsou ikonky tvaru hvězdičky, kterými si můžete poznačit důležité položky. Pak všechny, kterým jste kliknutím přidali atribut hvězdičky, si můžete zobrazit položkou S hvězdičkou. Pozor! Tohle neplatí v koši – i když tam máte položku ohvězdičkovánu, v sumáři hvězdiček se Vám nezobrazí. Pod oranžovou elipsou je více možnosti, jak si jednoduše filtrovat položky, pokud Vám jejich počet začíná přerůstat přes hlavu. Vyzkoušejte!
3.8.4 Jak barvit složky Jednoduše!:) Pokud už se ve složkách přestáváte orientovat, můžete pro zvýraznění některých použít jinou barvu. Klik na ní pravým kontextovým tlačítkem myši, volte Změnit barvu, vyberte barvu a je hotovo. Vše je možno vrátit do původního stavu.
28
4 Google dokumenty – jednotlivé aplikace Vytvořit dokumenty v jednotlivých aplikacích cloudu umíme-teď se zaměříme na možnosti jednotlivých aplikací. Je jasné, že mnohé znáte, mnohé intuitivně umíte ovládnout, něco si ale trochu pozornosti zaslouží.
4.1 Textové dokumenty 4.1.1 Položky okna Řádek příkazů.
Styly odstavců.
Číslování a odrážky.
Odvolat změnu, odvolat odvolání změny. Tisk. Uložit dokument.
Volba řezů písma a jeho velikosti.
Volba fontu písma a jeho velikosti.
Volba barvy písma a zvýraznění.
Volba zarovnání odstavce.
Volba levého odsazení odstavce.
Kontrola pravopisu.…
Obrázek 33: Formátovací panel textového souboru
Formátovací panely jednotlivých aplikací jsou, jak již bylo řečeno, do značné míry shodné s formátovacími panely klasických aplikací – ať už MS Office nebo Open Office a proto není nutno se jimi detailně zabývat. Řádek příkazů však v jednotlivých aplikacích nabízí zajímavé možnosti.
29
4.1.2 Jak používat menu Soubor Všechny položky byly detailně vysvětleny v obecné části tutoriálu.
4.1.3 Jak používat menu Upravit
Obrázek 34: Menu Upravit
První dvě položky slouží k vzetí zpět poslední úpravy (posledních úprav), respektive odvolání vzetí zpět poslední úpravy (posledních úprav). Další tři položky slouží pro práci se schránkou. Vybrat vše označí kompletně celý obsah dokumentu – s tím pak můžete pracovat dále-například stiskem Delete vymazat nebo Kopírovat do schránky. ,ajít a nahradit slouží k nalezení textového řetězce a jeho případného automatického nahrazení řetězce jiným. Pozor! Nefungují zde klasické zástupné znaky „*“ a „?“, nerozlišují se malá a velká písmena.
30
Poslední volby asi nevyužijete, slouží k editaci kódu HTML například při exportu na web. Za pozornost stojí klávesové zkratky, které jsou totožné s klávesovými zkratkami v lokálních aplikacích.
4.1.4 Jak používat menu Zobrazit
Obrázek 35: Menu Zobrazit
První dvě volby, sloužící k volbě Vám pohodlného zobrazení dokumentu, již byly vysvětleny. Do režimu plné obrazovky se dostaneme volbou Skrýt ovládací prvky nebo trojklikem Ctrl+Shift+F. Návrat jen přes klávesu Esc. Poznámky pod čarou jsou velmi silný poznámkový aparát a je dobře, že v Google dokumentech nechybí. Zde se pouze manažuje jejich zobrazeni, jejich tvorba je záležitosti menu Vložit.
4.1.5 Jak používat menu Vložit To je nejpropracovanější menu, které svými volbami umožňuje vytvořit dokument takový, že si skoro v ničem nezadá s dokumenty z lokálních aplikací.
31
Obrázek 36: Menu Vložit
Obrázek umožní vložit obrázek buď ze souboru, nebo pomoci adresy URL-adresy z internetu. Obě tlačítka upraví vzhled okna, nastavení je ale intuitivní. Nezapomeňte si aktivovat volbu Další možnosti obrázku, ta umožní nastavit velikost a například obtékaní obrázku textem
Nelze určit, jakou velikost volit, musíte vyzkoušet praxí.
Zarovnání.
Obtékaní textem.
Obrázek 37: Vložení Obrázku
32
Kresba spustí miniaplikaci, kde podobně jako v Malování vytvoříte kresbu na plátno, které následně vložíte do dokumentu.
Kresbu můžete i exportovat. Když jste hotovi, vložíte kresbu do textu. Vyberte nástroje a kreslete.
Označte objekt a… …pracujte s ním.
Obrázek 38: Vložit Kresbu
Pak jí můžete kdykoliv znovu otevřít v miniaplikaci a upravit. K dispozici jsou i rychlé možnosti změny velikosti kresby, duplikaci - nebo její odstranění - ale na to jak, přijďte sami☺.
Obrázek 39: Kresba v dokumentu 33
Tabulka umožňuje vložit tabulku přesně dle Vašeho přání. Můžete nastavit její velikost absolutně (v pixelech) nebo relativně (v procentech šířky dokumentu) a to jak svisle tak vodorovně. Rozsah tabulky.
Velikost tabulky.
Zarovnání na stránce.
Velikost vnějšího ohraničení.
Obtékaní případným textem.
Barva pozadí a hranic.
Obrázek 40: Vložit Tabulku
Text se formátuje zvlášť – a to i co se týče zarovnání v buňce. Pouze jeho vzdálenosti od horní, levé a dolní hranice buňky se nastavují pod modrou elipsou v Obrázku 40. Pokud ale nastavíte absolutní velikost výšky buňky (jako v příkladu), těžko se toto formátování rozpozná. Navíc pokud dáte editovat jen jednu buňku v již vložené tabulce (kontextové menu, tedy klik na pravé tlačítko myši v buňce-viz Obrázek 41), je tam volba i na svislé a vodorovné zarovnání textu v buňce-inu, musíte si zvyknout☺ 34
Změnit lze vše…
Obrázek 41: Editace tabulky
Označte text, který se má stát odkazem… ...klikněte sem… …a v tomto okně nastavte vlastnosti odkazu.
Zde typ odkazu. Zde cíl odkazu. Zde „mouse over“ text.
Vložte odkaz. Hotovo!
Obrázek 42: Vložení Odkazu 35
Odkaz, (někdy taky hyperlink nebo hypertextový odkaz) je místo v dokumentu, na který když kliknete, spustí se Vám obecně nějaká akce. Může to být nové okno v prohlížeči s novou stránkou, e-mail zpráva s již vypsaným adresátem, nebo se jen posune dokument na předem definované místo v dokumentu (tzv. záložka). Někdy se nastavuje ještě vlastnost odkazu, že se má ukázat kontextová nápověda nebo například změnit formát textu při přejetí myši (mouse over). Vložení Odkazu je patrné z Obrázku 42. Rovnice umožňuje vložit i složitější matematický výraz. Ovládání je intuitivní, po určité praxi budete schopni psát rovnice přímo☺.
Abychom vložili takovýto vzorec,… …musíme vybírat z těchto sekci položky… …a zde je editovat. Pokud bychom zde změnili „n“ na 4 a „b“ na 5, dostali bychom čtvrtou odmocninu x krát x na pátou. Matematici rozumějí…☺ Obrázek 43: Vložit Rovnici
Komentář vloží poznámky přímo do textu, Poznámky pod čarou vloží do textu index a jemu odpovídající poznámku pak můžete zobrazit na konci aktuální strany-pod čarou. 36
Speciální znaky nám umožňují vložit znaky snad všech exotických písem. Taky samozřejmě znaky řecké abecedy nebo cyrilice spoustu symbolů. Vodorovná čára slouží jako logický oddělovač textu-zejména u textu formátovaného jako webová stránky.
Symbol konce stránky pro tisk.
Obrázek 44: Vložení konce stránky při tisku
Pokud chcete donutit textový dokument, aby ukončil při tisku stránku nějakým textem a další text tiskl až na další stránku, vložte Konec stránky (pro tisk).
Vložte záhlaví – pak jej editujte.
Obrázek 45: Vložení Záhlaví 37
Vložte zápatí – pak jej editujte. Zobrazuje se až na konci dokumentu.
Obrázek 46: Vložení Zápatí
Vložení Záhlaví a Zápatí a jejich formátováním určíte, jaké informace se budou opakovat na začátku a na konci každé stránky.
Obrázek 47: ,áhled tisku - zápatí, záhlaví, konec stránky
A tady už vidíte výsledek – zápatí, záhlaví a předpisový konec první stránky. Vložit Obsah Vám umožní elegantně vytvořit obsah do místa, kde máte kurzor pro psaní. Obsah funguje jako hyperlinkový rozcestník, proto je možno kliknutím na danou položku obsahu přejít do konkrétní části dokumentu.
To taky vysvětluje celou plejádu
nepřehledných záložek, které se v dokumentu objeví poté, co obsah vložíte. 38
Tato funkce se opravdu „hodí“, ale jedna podmínka pro ní musí být splněna – všechny nadpisy musí být formátovány styly nadpisů.
4.1.6 Jak používat menu Formát Zde stojí za zmínku pouze volba ,astavení dokumentu. Jednak proto, že umožňuje nastavit barvu pozadí celého dokumentu ( sice není jisté, na co by se to použilo, ale MS Word to neumí☺) a jednak proto, že když tam cokoliv nastavíte a pak zatrhnete položku Použít tyto styly jako výchozí pro všechny nové dokumenty, pak budete dlouho přemýšlet, proč nové dokumenty nejsou jako bývaly…☺
4.1.7 Jak používat menu Tabulka Úplně stejně, jako kontextové menu při změně vlastností již existující tabulky-bylo popsáno výše.
4.1.8 Jak používat menu Nástroje
Obrázek 48: Menu ,ástroje
Přeložit dokument Vám umožní strojový překlad našeho dokumentu do celé řady jazyků. Inu není nad to přečíst si stať o Boženě Němcové například v tradiční čínštině☺.
39
Kontrola pravopisu zvýrazní sporná slova a po kliknutí na ně kontextovým tlačítkem je umožní opravit, přidat do slovníku nebo využít nabídnuta řešení. Nezapomeňte pak vždy nakonec zvolit Vymazat kontrola pravopisu, to Vám zase odznačí zvýrazněna slova. S kontrolou pravopisu souvisí i volba správného jazyka Vybrat jazyk (ke kontrole pravopisu). Počet slov je jen jednoduchá statistika o dokumentu. Vyhledat slovo má dvě volby v podmenu, obě Vás zavedou do toho samého okna. První volba do záložky Definovat slovo, druhá do záložky Přeložit.
Obrázek 49: ,ástroje Vyhledat slovo – Definovat
40
Obrázek 50: ,ástroje Vyhledat slovo – Přeložit
Obě funkce slouží například k porozumění a nastavení synonym v textu. Samozřejmě je lepší tyto volby používat s označeným slovem v dokumentu – hned jej můžete přeložit nebo si nechat vysvětlit. V češtině však hledání významu nefunguje (zatím?). Vyhledat slovo na webu Vás pro označené slovo ihned pošle do výsledků hledání ve vyhledávači Google. Spravovat záložky dokumentu Vám umožní při označení části textu ihned vytvořit záložku v dokumentu, na kterou se pak můžete odkázat při tvorbě odkazů.
4.1.9 Jak používat menu Nápověda Nápověda funguje jako rozcestník na web a je velmi užitečná pro Vaše další samostudium textových dokumentů v Google.
41
4.2 Tabulky Tabulky v Google jsou vlastně ekvivalentem tabulkových procesorů v lokálních aplikacích – tedy něco jako Excel od Microsoftu či Open Office Calc. Jenže v cloudu - nic neinstalujete. Tato aplikace je natolik rozsáhlá, že si projdeme jen několik vzorových úkolů. Ovládání většiny příkazů v menu je intuitivní, pokud máte zkušenosti z Excelu.
4.2.1 Položky okna
Řádek příkazů.
Formát datového typu.
Odvolat změnu, odvolat odvolání změny. Tisk.
Barva buňky.
Vzorce, funkce.
Sloučení buněk. Volba řezů písma.
Volba velikosti písma.
Adresy řádků.
Zarovnání buňky.
Volba barvy písma.
Zaostřená buňka.
Ohraničení buňky.
Zalomení textu v buňce.
Adresy sloupců.
Obrázek 51: Formátovací panel a okno tabulky
Vytvořte si tedy pokusný dokument, který bude mít tak vyplněny buňky, jak je vidět na Obrázku 52. Existuje celá řada importu existujících dokumentů v celé řadě formátů, to ale nebude obsahem našeho stručného manuálu. 42
Obrázek 52: Obsah okna pokusného dokumentu
4.2.2 Jak použít funkce
…vyberete KTEROU funkci vložit (my použijeme SUM)… Označíte KAM funkci vložit… …a přetáhneme oblast ODKUD použít data. Zmáčknete Enter. Všimněte si adresování. Hotovo.
Obrázek 53: Vložení funkce nebo vzorce
Funkcí je k dispozici celá řada, jen si vybrat pro naši potřebu tu správnou. Dávejte pozor při výběru správného datového formátu – hlavně na to, že se v tabulkách používá desetinná tečka, nikoliv čárka! Výsledek z buňky C10 chytněte za ouško /pravý dolní roh) a táhněte do buňky E10 – výpočty se Vám provedou i za měsíce únor a březen. Změňte hodnotu v buňce D6 (elektřina za únor) na 1000. Výpočet se Vám aktualizuje. 43
4.2.3 Jak použít podmíněný formát. Buňky mohou měnit své vlastnosti podle různých pravidel. Označte oblast výsledků C10-E10. Zvolte Formát/Změnit barvy podle pravidel a nastavte dle Obrázku 54. Potvrďte.
Obrázek 54: Formát podle pravidel a výsledek
4.2.4 Jak používat přezdívky Každá oblast na listu se může pojmenovat přezdívkou a ta se dále může používat jako argument funkcí. Označte oblast C5-E9 což jsou kompletní náklady za tři měsíce. Zvolte Upravit/Pojmenované rozsahy/Definovat nový rozsah. Pojmenujte jej cely_rok a dejte Uložit a Dokončeno. Pak si do libovolné prázdné buňky napište =sum(cely_rok) a dejte Enter. Vidíte celkový součet v dané oblasti.
44
4.2.5 Jak používat grafy Označte oblast B4-E9 (celá tabulka bez popisu a výsledků). Vyberte Vložit/Graf a nastavte vše dle Obrázku 55. Potvrďte. Vložený graf je možno kdykoliv upravit – pravé tlačítko. Zkuste si změnit jakoukoliv hodnotu v tabulce a sledujte graf…mění se, že? Existuje řada interaktivních grafu pro vložení pomoci Vložit/Miniaplikaci. Jejich použití přesahuje tento základní tutoriál.
…vše správně nastavte… …a po uložení máte výsledek.
Vyberte správnou oblast…
Obrázek 55: Graf
4.3 Závěr0a co formuláře a prezentace? Google formulářům je pro jejich složitost věnován vlastní tutoriál. Naopak prezentace v Googlu jsou natolik jednoduché, že pokud jste došli až tady, a autor o tom nepochybuje ☺, nebude pro vás sebemenší problém funkční prezentaci v Google vytvořit a používat. Ať se Vám daří!
45
