Gymnázium a Střední odborná škola, Nový Jičín, příspěvková organizace
Google kalendáře Tutoriál projektu MOSS – studentská verze
Nový Jičín 2009
Mgr. Gustav Žídek
Osnova 1 Úvodní informace...................................................................... 3 2 Cloud Computing ...................................................................... 4 3 Google Calendar ........................................................................ 5 3.1
K čemu se to hodí?......................................................................................................... 5
3.2
Jak začít Calendar používat? ........................................................................................... 6
3.3
Jak si změním nastavení aplikace?.................................................................................. 7
3.4
Jak se zbavit kalendáře, který nechci používat? .............................................................. 9
3.5
Jak si přidat kalendář ..................................................................................................... 9
3.5.1 3.5.2 3.5.3 3.5.4 3.5.5 3.5.6 3.5.7
3.6 3.6.1 3.6.2 3.6.3 3.6.4 3.6.5
3.7
Zajímavý kalendář ........................................................................................................................... 10 Kalendář Tasks ................................................................................................................................. 10 Kalendář spolupracovníka ............................................................................................................... 12 Nový kalendář ................................................................................................................................. 14 Importovaný kalendář ..................................................................................................................... 14 Kalendář Počasí ............................................................................................................................... 19 Přijmout pozvání do kalendáře ....................................................................................................... 19
Events - události .......................................................................................................... 21 Přidání celodenní události ............................................................................................................... 21 Pozvánka - Invitation ....................................................................................................................... 23 Notifikace - Reminder ..................................................................................................................... 25 Sneak prewiev ................................................................................................................................. 27 Přidání události na konkrétní čas .................................................................................................... 27
Google Labs ................................................................................................................. 28
4 Závěr....................................................................................... 28
1 Úvodní informace Milí studenti, tento manuál vznikl v rámci jedné z prvních klíčových aktivit při realizaci projektu MOSS – Můj studijní svět online a má za úkol Vás seznámit s principy tvorby, používání a sdílení plánovacích kalendářů v prostředí Google Apps tak, abyste si sami mohli jejich výhody vyzkoušet a oblíbili si jejich používání. Rozhodně nečekejte podrobnou příručku. Jste mladí a chytří a s počítači jste prakticky již vyrostli. I když jste na základních školách neměli Informatiku, máte účty na Facebooku, na Líbím se ti a ovládáte stovky onlajnovek. Naučili jste se to sami. Proto si autor dovolí předpokládat, že se dokážete naučit sami i práci se vším okolo Google Apps (tedy aplikaci Google, které fungují v tzv. „cloudu“). Tento manuál Vám pouze ukáže, co vše lze dělat i jinak, než jste zvyklí. Od Vás se očekává zvědavost si vše vyzkoušet☺. Studentská verze tutoriálu Vás bude provádět službou Google Kalendáře v jazyce anglickém. Aplikace jsou sice dostupné v češtině, ale proč nespojit užitečné s užitečným a nepromrskat se trochu v anglických slovíčkách a trochu i technického charakteru? Navíc funkce v anglické verzi bývají trochu dříve dostupné, než v jiných mutacích – jakkoliv se lokalizační tým českého Google snaží ze všech sil. Nic Vám ale nebrání používat libovolnou jazykovou mutaci včetně té české. České nastavení pak bude podrobněji popsáno v učitelské verzi tohoto tutoriálu, která je Vám také k dispozici. Tento tutoriál spolu s ostatními je k dispozici volně ke stažení pro každého na odkazech webu projektu www.mujstudijnisvetonline.eu stejně jako sada videotutoriálů, které Vás interaktivní formou provedou obtížnějšími postupy. Je ale jasné, že některé postupy budou muset transformovat uživatelé z jiných škol na svoji lokální situaci, kdy buď mají svůj vlastní poštovní účet na gmail.com (tam jsou jim jednotlivé aplikace dostupné taky) či již mají Google Apps zaregistrovány pro svoji svojí školní doménu (u nás je to gnj.cz). Pokud ne, možná propadnou Cloud Computingu a sociálním sítím natolik, že budou tlačit zodpovědné lidi na svých školách k takovým změnám, aby výhody Google Apps mohli využívat taky. 3
Pro účely tohoto tutoriálu byly v naší školní doméně vytvořeny 2 poštovní účty fiktivních uživatelů – Tomáš Fuk – fiktivní student a Prokop Buben – fiktivní učitel.
2 Cloud Computing Dnes každý, kdo používá pro svou práci počítač, musí investovat jednak do hardware (HW) a pak do celé sady softwarových (SW) aplikací, které potřebuje na tvorbu textu, tabulek, úpravu obrázků, e-mailovou komunikaci a plánování a podobně. Tyto aplikace se vyvíjejí a žádají zase náročnější HW a tak i když ceny PC i přenosných počítačů rapidně klesly, pořád je to nezanedbatelná investice a uživatel se dostává do spirály zbytečných výdajů. Řešením je takzvaný Cloud computing. Vše co potřebujete je středně výkonný počítač připojený relativně rychle do internetu a vhodný prohlížeč internetu. Veškerý potřebný SW běží na cizích počítačích, jejichž majitelé Vám umožní se připojit a tento SW používat. Jako službu. Proto se tomu říká SaaS – Software as a service – SW jako služba. A za službu platíte. Penězi nebo jinou službou – informacemi o sobě. Rozhodně Vás ale vůbec nezajímá, kdo a jak se stará o to, že Vám vše hezky běží. Jako byste byli připojeni s počítačem k nějakému „obláčku“ (cloud), kde vše správně funguje.
4
Obrázek 1: Cloud computing
Zkuste se připojit například na www.picnik.com. Intuitivně bez znalosti angličtiny pochopíte, že obrázek nejdříve nahrajete ze svého počítače „někam do obláčku“ do internetu, tam pomoci nástrojů přes prohlížeč upravíte a nakonec zase stáhnete do svého počítače. A těch nástrojů je tam rozhodně více, než ve vašich „windowsech“. A navíc Vám to umožní hned tento obrázek sdílet-na Facebooku, přes Flickr, přes Twitter…no ano, záleží jen na Vás, jak dalece se chcete zbavovat svého soukromí a být závislý na firmách, jež pracuji s Vašími daty, které vy takto nemáte pod kontrolou – neboť tohle jsou hlavní argumenty odpůrců jak Cloud computingu, tak sociálních sítí obecně. Ale rozhodnutí je jen na Vás… To byl jeden příklad. My se budeme podrobněji věnovat SaaS Google Apps – konkrétně jedné její službě-Google Calendar.
3 Google Calendar 3.1 K čemu se to hodí? Pomocí této aplikace si můžete vést poměrně pestrý soubor událostí a úkolů, na které nechcete nebo nesmíte zapomenout. Je možno si nastavit upomínání na události a to formou 5
pop-up oken (to když jste u počítače), formou mailu (připomínáte si událost, která nastane až za dlouho) nebo formou SMS zprávy. Samozřejmostí je možnost sdílet jeden či více kalendářů s jinými uživateli, svůj kalendář můžete včlenit do svého osobního webu. K dispozici je taky celá řada kalendářů veřejných-využívat je není žádný problém.
3.2 Jak začít Calendar používat? Přihlaste se do své pošty a klikněte na odkaz Calendar vlevo nahoře.
Obrázek 2: … klikněte na odkaz Calendar
Otevře se Vám v prohlížeči (nutno podotknout, že prohlížeč musí mít povoleny cookies a na počítači musí být nainstalována podpora javy-ale to je už přeci standard…) nové okno a v něm vidíte defaultně nastavenou aplikaci. Všimněte si, že v sekci Other calendars je zobrazen kalendář České svátky-tento je implicitně vnucen správcem domény. Nic Vám nebrání si jej ale odstranit.
6
Zde se nastavuje aktuální náhled dle režimu zobrazení.
Zde provádíte hlavní nastavení aplikace.
Režimy zobrazení. Měsíční náhled.
Aktuální den.
Zde jsou kalendáře výlučně Vámi spravované.
To je náhled kalendáře dle režimu zobrazení.
Zde jsou kalendáře, které můžete pouze prohlížet. Zde vidíte aktuální čas.
Zde se přidává kalendář spolupracovníka.
Obrázek 3: Defaultní nastavení kalendáře
3.3 Jak si změním nastavení aplikace? Kliknutím na libovolný ze tří odkazu Settings, které jsou v Obrázku 3 zvýrazněny červenou elipsou, se přepneme do režimu, během kterého lze provádět nejdůležitější změny nastavení aplikace Kalendář. Tento režim má 4 záložky: General, Calendars, Mobile setup a Labs. Poslední dvě jmenované jsou sice velmi důležité, ale možnosti nastavení jsou na nich natolik intuitivní, že není třeba je zde komentovat.
7
Změnu celé stránky musíte uložitjinak nebude akceptována… …no a pak se musíte vrátit zpět do Kalendáře. Pamatujte, kde se jazyk nastavuje a kde se nastavení ukládá. Pak si zkoušejte jak je libo…pro jazykáře doporučuji vyzkoušet. Zde není zapotřebí měnit nictedy pokud se neodstěhujete z ČR ☺ Zde nastavíte výchozí zobrazení při přihlášení se ke Kalendáři. Nastavte město, nikoliv PSČ….
..a pak máte možnost si zobrazovat předpověď v daném místě – například ve stupních Celsia Zde nastavujete, jak má kalendář reagovat na pozvánky o ostatních a jak zobrazovat jejich události.
Zkuste vybrat Hijri –Saudi.
Heslo můžete změnit i zde, ale logičtější je to dělat v Gmailu.
Nastavte Yes a zkuste klávesy M, D, W….
Obrázek 4: Settings - záložka General
8
Zde je Váš výchozí kalendář, zde budou všechny, které vytvoříte a můžete nasdílet ostatním.
Práce s ics formátem.
Výchozí kalendář se Vám smazat nepovede (pozor, ostatní ano!..). Pouze v něm vymažete všechny události. Zde budou všechny kalendáře, které někdo nasdílí Vám.
Zde se odhlásíte z kalendáře. Obrázek 5: Settings - záložka Calendars
Ve výuce, prosím, nedělejte úpravy ve svém výchozím kalendáři a stejně tak si do něj nenastavujte žádné „intimnější“ události. Je totiž ve výchozím nastavení nasdílen všem v doméně a každý uživatel si jej může přidat. Bude se nám ale hodit pro případný domácí úkol…
3.4 Jak se zbavit kalendáře, který nechci používat? V našem cvičném prostředí se student Fuk rozhodl, že nadále nechce mít dostupný kalendář České svátky. Jelikož je to kalendář, který nevytvořil, nemůže jej vymazat, může se pouze odhlásit z jeho používání. V Settings na záložce Calendars je vpravo dole u kalendáře České svátky volba Unsubscribe…a je to – kalendář ze všech nastavení zmizel.
3.5 Jak si přidat kalendář Zde je již celá řada možností v závislosti na tom, jaký kalendář chcete přidat. Jedná-li se o kalendář z kategorie Interesting, zda se jedná o výchozí kalendář jiného uživatele, zda je 9
to jiný kalendář jiného uživatele či zda jde o nějaký veřejný kalendář, který není googlem nabízen.
3.5.1 Zajímavý kalendář Všimněte si, že jen o kousek výše na stejné záložce, odkud jste kalendář odstranili, je odkaz Browse interesting calendar. Kliknutím na něj se Vám objeví nabídka kalendářů (škoda…český ani jeden). Zvolte si například v sekci Holidays kalendář Jewish Holidays a u něj klikněte na Subscribe a je to - vidíte kalendář židovských svátků a s ním i všechny události – posuňte se například na týden, na který připadá 25.únor a vidíte, že na tento den připadá svátek Fast of Easter. Je to událost zvýrazněna okrově-tak jako celý kalendář Jewish Holidays. Když na tento kalendář v sekci Other calendars jednou kliknete, jeho zvýraznění se ztratí a událost se nezobrazuje. To ale neznamená, že byste kalendář vymazali-pouze jej nezobrazujete. Čili takto lze zobrazovat jednotlivé kalendáře a sledovat, jak třeba spolu některé události kolidují.
3.5.2 Kalendář Tasks V hlavním okně Kalendáře klikněte vlevo pod logem Gymnázia na odkaz Tasks. V sekci My calendars Vám vznikl nový kalendář Tasks a vlevo od náhledu kalendáře se objevil rám Tasks, kde si tento kalendář můžete manažovat. Opětovným klikáním na odkaz Tasks pod logem Gymnázia už kalendář neodstraníte, pouze zobrazíte nebo odzobrazíte tento rám pro manažování kalendáře Tasks. V něm pak klikněte na symbol „je větší…“ tím můžete upravit podrobnosti existujícího úkolu nebo nového úkolu, který tímto hned vytvoříte. Úkoly můžete řadit pod sebe-doporučuji dodržovat posloupnost času. Úkoly můžete kategorizovat do různých seznamů, přednastaven je jen jeden – Default list.
10
Zde kalendář Tasks zapnete.
Rám pro manažování úkolů.
Zde vytvoříte nový úkol pro dané datum.
Zde měníte podrobnosti již vytvořenému úkolu. Zde se pracuje se seznamy.
Kalendář Tasks. Zde se pracuje s jednotlivými úkoly.
Obrázek 6: Kalendář Tasks
Klikněte si tam, kde v Obrázku 6 je rudá elipsa - do pondělí 22. února. V okně, které Vám vyskočí, vyberte vlevo nahoře volbu Task a následně jej pojmenujte Odevzdat seminárku a do poznámek napište „učitel Buben“. Potvrďte vytvoření úkolu. Hotovo. Nyní si klikněte na změnu podrobnosti tohoto úkolu-zde můžete měnit název úkolů i editovat poznámku, v prázdném zatržítku si poznamenáváte splnění úkolu, pole s křížkem slouží k vymazání data termínu dokončení, ale nesmaže úkol. To se dělá ikonkou koše vpravo dole. V tlačítku Actions si pak můžete, až budete mít úkolů v kalendáři Úkoly více, zadat tisk jejich seznamu, řadit je dle data termínu dokončení či zobrazovat i již dokončené úkoly. A až budete mít úkolů tolik, že Vám z nich půjde hlava kolem, pocítíte potřebu je kategorizovat – a proto 11
slouží seznamy úkolů. A až budete mít i více seznamu, je možné jednotlivé úkoly přesouvat mezi seznamy. Vše vidíte na Obrázku 7. Nakonec si zavřete rám pro manažování úkolů.
Pokud je zde zatržítko, je úkol splněn.
Tady jste vytvořili nový úkol.
Termín úkolu. Zde editujete poznámku.
Zde se vracíte zpět do seznamu úkolů.
Zde vybíráte seznam, do kterého úkol přesunete.
Obrázek 7: Editace úkolu
3.5.3 Kalendář spolupracovníka Výchozí kalendáře jsou nastaveny tak, že jsou sdíleny všem uživatelům v doméně a to se všemi podrobnostmi. Je sice možné toto sdílení upravit tak, aby nikdo nemohl sledovat podrobnosti, dokonce je možno u něj sdílení vypnout úplně, ale to by, dle mého názoru, bylo k neprospěchu věci, neboť je to jediný uživatelův kalendář, který mají možnost vyhledat ostatní v doméně, aniž by museli o povolení přístupu k němu žádat či museli čekat, než kalendář jiný uživatel nasdílí. A z tohoto důvodu si myslím, že do něj patří informace výlučně pracovní. Pojďme se podívat na příklad – jakkoliv se v něm pracuje s událostmi, které ještě vytvářet neumíme. Student Fuk se snaží být moderní student. Má i moderní učitele a tak ví, že jeho třídní, češtinář Buben, si vede Google kalendář a píše tam veřejné události – termíny písemek. Student Fuk si tedy přidá kalendář učitele Bubna aby věděl, kdy od třídního nějaký ten test hrozí. 12
Na Obrázku 3 jsou vlevo dole modré elipsy, kde jsou odkazy, pomoci kterých můžete přidat spolupracovníka. Podmínkou je, aby dotyčný měl poštovní účet u Gmailu (to je zajímavá informace-neboť z ní plyne, že takto nemusíte sdílet kalendáře pouze se spolupracovníky ze stejné domény!). Tomáš Fuk si tam tedy napíše
[email protected] a potvrdí. Ihned se mu zobrazí kalendář učitele Bubna – pokud tento sdílení u svého výchozího kalendáře nezakázal.
Ha! Načapali jsme randícího tříďase – a kdoví, co se skrývá pod more details …☺
Obrázek 8: přidán Coworker´s calendar
No a vidíte - jelikož pokrokový učitel Buben si vše psal do výchozího kalendáře, tak nejen, že jeho student vidí, že test je naplánován na pátek od 10:00 do 11:00, ale že ve čtvrtek má Buben večerní plány s tělocvikářkou Borůvkovou! Ale pozor! Stejně tak by každý učitel viděl všechny události studentů, pokud si tito vše píšou do výchozích kalendářů – takže plány na bulání školy ve Sportu zde nepatří!:).
13
3.5.4 Nový kalendář Vytvořte si kalendář, ve kterém si budeme zkoušet, co vše lze a nelze udělat. V sekci My calendars naleznete odkaz Create a v okně, které se otevře, si vyplňte údaje-třeba podle Obrázku 9. Potvrďte a kalendář je na světě.
Nezatrhujte, zatím jej nebudete sdílet, ale zde byste si vybrali, zda jej můžou sdílet pouze všichni na Gymnáziu, nebo kdokoliv na světě… Zde kliknete pro požadavek vytvoření nového kalendáře. Zde vytvoření potvrdíte. Jediný uživatel kalendáře jste nyní vy.
Obrázek 9: Vytvoření nového kalendáře
3.5.5 Importovaný kalendář Kalendář je soubor s příponou „ics“. A jak takový soubor někdo vyrobí? Jednodušesvůj kalendář dá do *.ics souboru exportovat. V Settings na kartě Calendars (viz Obrázek 5) naleznete odkazy Import calendar a Export calendars (to není chyba – opravdu množné 14
číslo). Tím prvním soubor.ico naimportujete do své aplikace, tím druhým všechny
své
kalendáře vyexportujete - ale pozor - do archívu .zip, který když rozbalíte, bude obsahovat tolik .ics souborů, kolik vlastníte kalendářů. Pak jen vybrat ten správný… Kalendáře různých příležitostí na webu najdete celou řadu. Doporučuji Vám ale do vyhledávače zadat nejen ico jako typ souborů, ale obecnější označení veřejných kalendářů a to je iCal. Čili si dejte Googlem vyhledat „jmeniny ical“ a hned jeden z prvních odkazů Vás vede na http://www.netmania.cz/kalendare-pro-ical , kde máte české a slovenské jmeniny. Pozor ale-velká většina stránek pro stažení kalendáře (a tato není výjimkou) používá protokol webcal a ten má za následek spuštění výchozího programu e-mailu a to nezřídká bývá MS Outlook. Abychom se tomu vyhnuli, klikněte na odkazu kalendáře
České jmeniny
pravým
tlačítkem myši, vyberte si Kopírovat adresu odkazu a překopírujte ji do nového okna prohlížeče. Tam se tedy objeví webcal://www.netmania.cz/files/ical/cz-names.ics , tam nahraďte webcal:// za http:// a zmáčkněte Enter. Soubor uložíte tam, kam chcete. Kdo se ztratil, stáhněte si jej přímo z http://www.gnj.cz/cz-names.ics :) Další postup pak je, že si kliknete na odkaz Add v sekci Other calendars. Vyberete možnost Import calendar a tlačítkem Procházet vyberete adresář, kam jste soubor cznames.ics uložili. Pak nezapomeňte upřesnit, do kterého kalendáře chcete tyto jmeniny importovat – zvolte Moje pokusy (abych byl upřímný, ve skutečnosti neimportujeme kalendář jako takový ale sadu událostí do nějakého kalendáře-a tím „nějakým“ je pro nás kalendář Moje pokusy, který kdykoliv, kdy se Vám něco nepodaří, můžete smazat). Import nějakou dobu trvá – i když se jedná o poměrně malý soubor, ukládá se na servery Google přes půl zeměkoule a určitě to není jediná akce, která zrovna teď na serverech Google probíhá. Je-li hotovo, můžete se hned kochat novými událostmi v kalendáři Moje pokusy. Vše podstatné je na Obrázku 10, výsledek na Obrázku 11.
15
Obrázek 10: Import události do kalendáře
Obrázek 11: Události Jmeniny po importu do kalendáře
Importovat je možno nejen přes .ics soubory ale také odkazem URL – což není nic jiného, než adresa webové stránky. Pokud se podíváte do Settings/Calendars a tam kliknete 16
na libovolný kalendář, pak úplně dole objevíte adresy kalendáře. Ty jsou dvojí – veřejné a zabezpečené a jak je mohou ostatní užívat, to záleží na tom, jak nastaví sdílení daného kalendáře jeho vlastník.
Tato volba vygeneruje nové adresy, staré přestanou platit. Zde klikněte a ….
… a tato adresa se Vám zobrazí.
Obrázek 12: Adresy kalendáře
URL adresa XML slouží pro vkládání např. do RSS čteček. Adresa HTML slouží pro prohlížení daného kalendáře přes prohlížeč internetu, nebo taky pro vkládání kalendáře do webových stránek – o tom více v manuálu Google weby. A URL adresa ICAL – to už známe – ta slouží pro import kalendáře. Pojďme si to zkusit: Učitel Hlosta je kolega učitele Bubna. Udělal si svůj kalendář, ve kterém má svůj rozvrh hodin. Nastavil jej jako sdílený všem v doméně a zjistil si jeho soukromou URL ICAL adresu-tak jak je vidět na Obrázku 13. Tuto adresu dal k dispozici i studentu Fukovi – poslal ji třeba přílohou mailem všem uživatelům v doméně – tak aby každý, kdo kdykoliv bude potřebovat, viděl rozvrh hodin učitele Hlosty.
17
Student Fuk si zvolil odkaz Add v sekci Other calendars, vybral Add by URL, do řádku URL ji vkopíroval z doručeného mailu a zvolil Add calendar – vše jak vidíte na Obrázku 13.
Obrázek 13: Přidat kalendář Add by URL
Hotovo – student Fuk si nyní přidal kalendář s rozvrhem hodin svého učitele IVT. Pokud mu vadí jméno kalendáře, může si jej přejmenovat…kdykoliv jej muže odstranit atd. 18
3.5.6 Kalendář Počasí V nastavení Settings na záložce General si nastavte v položce Location třeba Palačov v části Show weather based on my location si vyberte °C. Uložte a měl by se Vám objevit v sekci Other calendar kalendář Weather – a v něm zobrazena předpověď na pro aktuální den a nejbližší 3 dny následující. Samosebou v Palačově meteorologická stanice není, informace se berou z Ostravy pro obec Starý Jičín, pod kterou Palačov spadá. Vyzkoušejte pro Vaše bydliště!
Kliknutím zde… … se zobrazí toto.
Obrázek 14: Kalendář Weather
3.5.7 Přijmout pozvání do kalendáře Učitel Buben taky vede divadelní kroužek. Udělal si kalendář, do kterého píše plán zkoušek a představení kroužku. Rozhodl se, že napříště už nebude členy kroužku – a student Fuk tam patří - obesílat mailem nebo jim telefonovat, ale že zadá všem povinnost sledovat kalendář, který jim nasdílí. A poněvadž kroužek, který vede, považuje za komunikačně otevřeny, nastaví, že i ostatní mohou události do kalendáře přidávat. Všimněte si, že když pozve majitel kalendáře ke sdílení konkrétní lidi, nenastavuje ani veřejnost kalendáře, ani sdílení všem v doméně. Pozvanému příjde mail a do jeho Kalendáře je kalendář Divadlo ihned přiřazen.
19
Zde uživatele přidáte. Zde napište adresuuživatele, který má adresu na Gmailu a kterého chcete přizvat do kalendáře.
A zde mu nastavíte, co s kalendářem může provádět…
…nebo to tady změníte, pokud už je uživatel přidán.
Obrázek 15: Iastavení sdílení v kalendáři
Obrázek 16: Mail pro pozvaného uživatele a jeho nový kalendář 20
3.6 Events - události Student Fuk má tři vlastní a pět jiných kalendářů, umí vytvořit celodenní úkol, neumí vytvořit událost ani ji zmanažovat. To se ale ihned změní, neb na tom není nic složitého.
Jednotlivé kalendáře je možno zobrazovat a odzobrazovat.
Události celodenní, je možno je jedním zatržítkem změnit na události v určenou hodinu. Události v určenou hodinu.
Jednotlivé kalendáře je možno přebarvovat a v nastavení i měnit, přejmenovávat, sdílení, odhlašovat se a vlastní kalendáře i mazat.
Zde vidíte události jednotlivých kalendářů, odlišených barvami, které je možno měnit. Tyto dvě se i kříží.
Obrázek 17: Události v kalendářích
3.6.1 Přidání celodenní události Jeroným Fuk je dědeček studenta Fuka, má 24. února narozeniny a Tomáš Fuk se obává, že si na svého dědečka narozeniny vzpomene vždy pozdě. Rád by si ve svém vlastním kalendáři vytvořil událost, která by mu každý rok připomněla, že má dědovi koupit dárek. Takovou událost vytvořit není problém – vše je patrné z Obrázku 18. Nebojte se ani vytvořit si událost ve výchozím kalendáři-ukážeme si, jak ji nastavit, aby ji nikdo neviděl. Trošku složitější je nastavit podrobnosti události, proto si projdeme podrobněji jednotlivé možnosti nastavení. 21
Zde událost pojmenujete.
Zde kliknete pro vytvoření celodenní události.
Zde událost vytvoříte… … jde to i zde…
Zde vyberete kalendář, kam bude událost patřit.
… a zde ji hned upravítenebo kdykoliv později.
Událost se zobrazí zde, jeden klik a můžete upravovat.
…bude zde možno nastavit parametry opakování – například, že poslední tato událost proběhne 24.2.2015. Zde nastavte hodnoty, jaké vidíte, při dalším otevření podrobnosti uvidíte odkaz map . Kliknutím na ní se Vám ukáže místo, kde se má oslava konat.
Pokud zde vyberete Opakuje se…
Komentář. Zde nechte Dostupný. Když zde vyberete Private, neuvidí událost nikdo, i když má Váš kalendář nasdílen.
Obrázek 18: Vytvoření a editace události 22
Zde pozvěte další hosty do události – stačí jen začít psát adresu z domény, doplní se sama.
Pokud se rozhodnete, že událost nebude celodenní, ale bude trvat jen několik hodin, odtrhněte zatržítko zvýrazněné oranžovou elipsou. Událost se přesune do hodinového rozvržení a nastavení podrobnosti se změní tak, že je možno nastavit počátek a konec události. Vy ale tvoříte událost celodenní. V modré elipse je volba, která Vám vygeneruje kód, kterým můžete událost publikovat na webu. Více v příslušném manuálu. Ve volbě Repeats nastavte pro náš příklad Yearly. Možnosti je, jak vidíte, vícero. Nastavení podrobností se změní tak, že je možno nastavit parametry opakování. Pokud zamáčknete tlačítko Until v parametru Ends, pak Vám vyskočí kalendář, ve kterém můžete nastavit kdy má událost proběhnout naposled – nastavte 24.2.2015. Uvědomte si, že pak se změní i charakter případného vymazání události. Opakováním jste vytvořili sérii události a když ji budete chtít smazat, musíte zvolit, zda smazat pouze tu jednu konkrétní, nebo úplně všechny nebo tu jednu konkrétní a všechny po ní.
3.6.2 Pozvánka - Invitation Události, které vytvoříte, uvidí všichni, komu jste nasdíleli kalendář-pokud neurčíme, že událost má být soukromá. I pak ale můžete poslat vybraným lidem pozvánku. Zde, v našem příkladě, jste pozvali učitele Bubna - řekněme, že je to synovec dědy Jeronýma☺. V rámci pozvánky můžete nastavit, jaká bude mít práva - nechte beze změny. Při ukládání změn v podrobnostech události jste dotázání, zda všem hostím poslat pozvánku. Zvolíte Ano. Bubnovi tedy příjde mailem pozvánka – Obrázek 19. Pozvaný host svou účast potvrdí či nikoliv. Buben se rozhodne, neboť ten den má zkoušku v Beskydském divadle před důležitou premiérou, že oslavu odmítne. Před tím, než zmáčkne příslušný odkaz, klikne na odkaz map a v novém okně se mu otevře místo, kde autor události oslavu naplánoval – to je ta GPS pozice Where na Obrázku 18. Vidíme, že je to v Novém Jičíně☺.
23
Buben klikne na svůj kalendář, tam zjístí, že má divadlo…
…ještě se podívá, kde oslava proběhne…
…a pak účast odmítne.
Obrázek 19: Mailem je hostům doručeno Invitation
Obrázek 20: Mapa Google, kde událost proběhne. 24
Odmítnutím se do podrobností události, které jsou viditelné u všech zúčastněných, zanese informace o tom, kdo na oslavu přijde, kdo nikoliv, na odpovědi od kolika hostí se ještě čeká-a to jmenovitě.
Obrázek 21: Podrobnosti události - host odmítl účast
3.6.3 Notifikace - Reminder Standardně jsou v Kalendáři dostupné jen dvě možností připomenutí události a to pomoci Pop-up okna a pomoci E-mail. Znamená to, že v mnou zvoleném předstihu je možno nastavit upozornění. Místo, kde se volba nachází, je na Obrázku 18 označena zelenou elipsou. Nastavte u E-mail 10 dnů – to by mohlo, na koupení dárku tetě stačit☺ V Settings si vyberte třetí záložku – Mobile setup a postupujte podle Obrázku 22. Po kliknutí na Finish setup Vám dojde ještě jedna SMS potvrzující, že Váš mobil byl ověřen. Od tohoto okamžiku máte ve všech svých kalendářích, v jejich nastavení, záložku upozornění, která Vám umožňuje zvolit, zda chcete u daného kalendáře upozornění na nové pozvánky a jejich modifikaci posílat stále e-mailem a/nebo SMS zprávami.
25
Zadejte své mobilní číslo včetně směrového čísla země a klikněte na Zaslat ověřovací kód.
SMS Vám dojde kód, ten zadejte zde a Dokončete nastavení
Obrázek 22: Povolení notifikace SMS
Obrázek 23: Změna výchozích notifikací pozvánek
26
Ačkoliv Google na svých stránkách píše, že notifikace může být Vaším operátorem zpoplatněna, není tomu zatím tak a tato služba je zatím zdarma. No a to z kalendářů a jejich událostí dělá opravdu skvělý nástroj pro zapomětlivé. Nyní si student Fuk u své události může mimo notifikaci E-mailem nastavit taky notifikaci SMS, která mu připomene, že má dědovi ihned popřát. A toto připomenutí mu bude doručeno kdekoliv, kde má svůj mobil.
3.6.4 Sneak prewiev Pro úplnost je třeba se zmínit i o této „vychytávce“, která souvisí s nastaveními, která na Obrázku 18 jsou zvýrazněna červenými elipsami. U každé události, které si uživatel vytvoří, může si nastavit, zda během této události se bude ostatním jevit jako Available (ano, děda má celý den narozeniny, ale to neznamená, že po Tomáši Fukovi se pro všechny slehne zem….) či nikoliv (dobrá volba při události, kdy je uživatel například fyzicky mimo zaměstnání nebo město). Pokud pak jiný uživatel bude chtít studenta Fuka pozvat jako hosta do události, může si zvolit položku Check guest and resource availability a hned uvidí, zda po dobu jeho události je jím zvaný host dostupný. Student Fuk bude celý 24. únor dostupný. Něco podobného lze v rámci správy domény udělat i pro zdroje-tím je myšleno např. učebny, projektory atd. No a pokud si pro každou událost každý zarezervuje třeba učebnu, je jasné, že jinému uživateli bude pak po tuto dobu nedostupná. Toto je řešení pro korporátní sféru určitě velmi přínosné.
3.6.5 Přidání události na konkrétní čas Provádí se tak, že kliknete do plochy kalendáře přibližně v místě, kde byste chtěli událost vytvořit a pak nastavíte počátek a konec události. Ostatní nastavení podrobností jsou totožná s nastaveními celodenní události.
27
Tento typ události je možno kdykoliv změnit na celodenní událost a naopak.
3.7 Google Labs V nastavení kalendáře je ještě jedna záložka, které jsme se nevěnovali. Je to záložka Labs. Politika Googlu je taková, že nejlepšími testery jsou uživatelé. Proto se v této záložce objevují tzv. gadgety neboli „udělátka“, která mohou být pro uživatelé přínosná. A pokud tedy o ně zájem je a jsou bezproblémová ve své funkci, přesunou se časem z laboratoře do standardního nastavení. Možná Vás zajímá, na kdy vyjdou v roce 2012 Vánoce. Zkuste si v Labs aktivovat Year view…a nezapomeňte tu volbu uložit. Po návratu do Kalendáře se vpravo od Kalendáře zobrazí panel Year view. Napíšete tam rok 2012 a kliknete na Go. Štědrý den je v pondělí☺. Všimněte si ještě malé šipky, která je na hranici mezi Kalendářem a Year view. Slouží k jakési minimalizaci gadgetu. Kdybyste gadget Year view totiž zavřeli křížkem, deaktivujete jej v laboratoři.
4 Závěr Pokud jste došli až sem a neodradil jsem Vás, gratuluji. Věřím, že si práci v Google Kalendáři oblíbíte a Kalendář se pro Vás stane nenahraditelným pomocníkem. Autor
28
