SZENTENDREI KÖZÖS ÖNKORMÁNYZATI HIVATAL JEGYZŐ A határozati javaslat elfogadásához egyszerű többség szükséges!
BESZÁMOLÓ
a hivatali ügyintézésről, a törvényesség helyzetéről, az ügyfélfogadás tapasztalatairól, ügyfélfogadással kapcsolatos új célkitűzésekről (Készült: a Jogi és Pénzügyi Ellenőrző Bizottság 2013. április 10-i ülésére) Tisztelt Bizottság! Vezetői összefoglaló: A Szentendre Város Önkormányzatának Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló, módosított 27/2008. (IX. 10.) Önk. sz. rendelet 48. §. (2) bekezdése értelmében „A jegyző köteles legalább évenként beszámolni a Képviselőtestületnek a hivatali ügyintézésről, a törvényesség helyzetéről, az ügyfélfogadás tapasztalatairól.” A Képviselő-testület az ügyintézésről, a törvényesség helyzetéről, az ügyfélfogadás tapasztalatairól, ügyfélfogadással kapcsolatos új célkitűzésekről készült beszámoló elfogadását átruházta a Jogi és Pénzügyi Ellenőrző Bizottságra. Részletes kifejtés: A 2012. évben lefolytatott hatósági ügyintézés törvényességi ellenőrzésének eredményéről, a Hivatalban megvalósuló ügyfélfogadási rend tapasztalatairól, egyéb ellenőrzésekről, valamint a legfontosabb 2013. évre vonatkozó hivatali célkitűzésekről a következő tematika szerinti beszámolót adom: 1. Ügyfélfogadás rendje, ügyiratforgalmi statisztika. 2. Törvényességi, és egyéb ellenőrzések: a) Felügyeleti szerv (Budakörnyéki Főügyészség, Pest Megyei Kormányhivatal) felülvizsgálata során tett törvényességi észrevételek. 3. Új és folyamatban lévő projektek előkészítése, megvalósulása: a) b) c) d)
Hivatali struktúra átalakítása, menedzsment szervezet kialakítása Kistérségi települések jegyzőinek jegyzői klubja – egységes jogalkalmazás érdekében Közérdekű adatok közzététele a honlapon 2012. évi kiemelt feladatok koordinálása, végrehajtása
4. Hivatal 2013. évre vonatkozó célkitűzései a) Időközi önkormányzati képviselő választás lebonyolítása b) Hivatalon belüli oktatások, jogszabályváltozások figyelemmel kisérése c) Kapcsolattartás a lakosság és a hivatal tevékenységének kifelé történő kommunikálása, ügyfélbarát hivatal működtetése d) Szentendrei Közös Önkormányzati Hivatal működtetése e) Felkészülés a 2014. évi országgyűlési képviselő-választásra, EP képviselő- választásra, nemzetiségi képviselőválasztásra, valamint a polgármester és önkormányzati képviselő-választásra
1.) Ügyfélfogadás rendje, ügyiratforgalmi statisztika A hivatali ügyintézés, az ügyfélfogadás tapasztalatai: A hivatalba érkező bejelentések, lakossági panaszok, észrevételek statisztikai feldolgozása az Önkormányzati és Szervezési Iroda feladata. Az ügyfelek hivatali ügyintézés, ügyintéző általi bánásmód, valamint az eljárás gyorsaságára vonatkozó tapasztalatairól a tavalyi évhez hasonlóan továbbra is a Hivatal egyes területein (pl: Okmányiroda, Irodák előtti folyosó, portán) elhelyezésre kerülő kérdőívek, továbbá az Internetes honlapunkon (www.szentendre.hu) megtalálható kérdőív kitöltésével adhatnak visszajelzést számunkra. - A kérdőíves adatgyűjtés a polgárok észrevételéről tartalmaz információt, melyről félévente statisztika készül. A kiértékelés során a vezetők visszajelzést kapnak az állampolgárok, a lakosság véleményéről, az ebből levont következtetések a későbbi munka során felhasználhatóak. A kiértékelés szerint a legtöbbször felkeresett iroda a Közigazgatási és Népjótéti Iroda (Okmányiroda) volt, ezt követi az Építéshatósági Iroda, majd a Gyámhivatal és végül az Önkormányzati és Szervezési Iroda. A 1
visszajelzések szerint az ügyfelek többsége az ügyfélfogadás körülményeit megfelelőnek tartja, néhány esetben azonban megfogalmaztak kritikákat. Megállapítható volt, hogy várakozással átlagban 5-10 percet töltöttek az ügyfelek. Az ügyintézés hangnemével többnyire elégedettek voltak, a Polgármesteri Hivatal munkatársai a vélemények szerint segítőkészek, készségesek és gyorsan intézik a lakosság ügyeit, de néhány esetben a hivatali ügyintézés színvonalának javítását tartják szükségesnek. A kérdőíves adatgyűjtésből nyert információk alapján lehetőségünk nyílik arra, hogy az ügyintézéssel szemben esetleg felmerülő panaszokat kezeljük, és gyorsabb, hatékonyabb eljárást tegyünk lehetővé. - A tisztségviselők fogadóóráin megjelenő ügyfelek bejelentései az e célra rendszeresített bizonylaton nyilvántartásba vételre kerülnek, melynek adatait negyedévente összegezzük. A fogadóórán megjelentek bejelentéseit, panaszait a jegyzői kabinet vezetője koordinálásával a Hivatal érintett irodája, ügyintézője kezeli, és teszi meg a szükséges lépéseket, melyről az ügyfél – a panasz jellegétől függően - visszajelzést kap. - Több forrásból visszajelzést, információt kaphatunk a lakosság megelégedettségéről, igényeiről, esetleges negatív tapasztalatairól valamint a városban tapasztaltakról az Ügyfélszolgálaton megtalálható „Város-könyv”, az ingyenes „zöld szám” (06-80-204-725) és zöld e-mail bevezetésével (
[email protected]), valamint az „Észrevettem, szólok…” elnevezésű láda kihelyezésével a portán. A zöldszámon tett bejelentéseket naponta meghallgatjuk és rögzítjük (korábban hetente történt az üzenetek rögzítése, azonban a zöldszám bevezetése óta egyetlen alkalommal, 2013. március közepén előfordult, hogy megtelt a rögzítő memóriája, így a hasonló esetek elkerülése érdekében áttértünk a napi rögzítésre), a zöld e-mailen tett bejelentéseket naponta kinyomtatjuk és jegyzői szignálást követően eljuttatjuk az illetékes ügyintézőhöz ( távolléte esetén helyetteséhez), szervezethez intézkedésre. Ezáltal biztosítottá válik, hogy az ügyfél levele mindenképpen eljusson az érintetthez, és ne fordulhasson elő, hogy a címzett távolléte, szabadsága miatt levele hosszabb időre megválaszolatlan marad. Az „Észrevettem, szólok…” elnevezésű ládába elhelyezett a városban észlelt kisebb problémákat jelző bejelentésekre írásban nem válaszolunk, hanem továbbítjuk az Ügyfélszolgálatra, hogy az illetékes szervezet (mely többnyire a VSz Zrt) vizsgálja meg az elvégezhető intézkedési lehetőségeket, és mielőbbi gyakorlati megoldást igyekezzen találni azok megoldására
Az ügyiratforgalmi statisztika (1. sz. melléklet) segítségével átfogó kép nyerhető az ügyiratforgalom nagyságáról, ügytípusonkénti megoszlásról, továbbá az egyes előadók és szervezeti egységek folyamatban lévő, illetve hátralékos ügyeinek számáról. Az elsőfokú hatósági statisztikát – az államigazgatási, illetve önkormányzati hatósági ügyben hozott határozatok – jogszabályi előírások alapján a KSH kéri évenként az önkormányzatoktól és más közintézményektől. Ez a statisztika az ügyekhez tartozó határozatokról tartalmaz információkat. Az önkormányzati struktúrából következik az, hogy az önkormányzati, önkormányzati hatósági ügyek címzettje a Képviselőtestület, míg az államigazgatási hatósági ügyek címzettje a feladat és hatáskörrel rendelkező jegyző. A Képviselő-testületnek ez utóbbinál – hatáskör hiányában – nincs kompetenciája. Ebből adódik az, hogy az államigazgatási hatósági ügyekben másodfokon – fő szabály szerint – a Pest Megyei Kormányhivatal jár el, míg önkormányzati hatósági ügyekben, ha első fokon a polgármester, vagy a bizottság hozott döntést, akkor másodfokon a Képviselő-testület fog eljárni. Ha az ügyfélnek a Képviselő-testület által hozott döntés nem felelt meg, akkor jogszabálysértésre hivatkozva a döntést a bíróságnál támadhatja meg. A Hivatalban iktatott ügyiratok száma 2012. évben 83170 db volt, amely azonos nagyságrendű a korábbi évek iktatott ügyirataival. 2010. évben
2011. évben
2012. évben
Államigazgatási ügyben hozott határozatok - határidőn belül - határidőn kívül - saját hatáskörben módosított vagy visszavont Kormányhivatal – II. fokon járt el, és – helybenhagyta - megváltoztatta - megsemmisítette Dekoncentrált szerv felülvizsgálta, és helybenhagyta Bíróság
40704 40704 0
38670 38668 2
28929 28924 5
54
21
11
15 5
6 4
3 5 0
2 0
0 0
0
2010-ben növekedett meg az előző évekhez képest az államigazgatási ügyben hozott határozatok száma, míg 2011-ben illetve 2012-ben csökkenés következett be. A csökkenés oka, hogy jogszabályváltozás következtében számos eljárás lett bejelentés köteles, amely az elvégzendő feladat mennyisége tekintetében nem jelent kevesebb terhet az ügyintézők számára, csak az eljárás végén döntés meghozatalára nem kerül sor. 2
2010. évben Önkormányzati hatósági ügyben hozott határozatok - határidőn belül - határidőn túl - fellebbezések száma - saját hatáskörben módosított vagy visszavont - képviselő-testület helybenhagyta Bíróság
2011. évben
1323 1323 0 0 0 0
2012. évben
1372 1372 0 0 0 0 0
799 799 0 0 0 0 0
Korábbi években hozott önkormányzati hatósági ügyek számához képest 2012-ben csökkent a döntések száma.
2.)
Törvényességi és egyéb ellenőrzések a Hivatalban:
a) A Pest Megyei Kormányhivatal törvényességi vizsgálatai: - Pest Megyei Kormányhivatal átfogó ellenőrzés tartott 2012. márciusában a Polgármesteri Hivatalban. Az ellenőrzés az alábbi tárgykörökre terjedt ki és az alábbi megállapításokat tette: 1.) iratkezelés szabályozása, irattározás, közérdekű adatok nyilvánossága Az ellenőrzés megállapította, hogy az iratkezelés a jogszabályi előírásoknak megfelel. Az iratok nyilvántartását, nyomon követését a kialakított rendszer teljes mértékben biztosítja. Az iratok tárolását a Kormányhivatal munkatársai rendezettnek, áttekinthetőnek, a jogszabályoknak megfelelőnek találták. A közérdekű adatok nyilvánosságával kapcsolatban a honlap adattartalmánál pontosítást kértek a felügyeleti szerv címe tévesen került feltüntetetésre, ezen észrevételt pontosítottuk. 2.) építéshatósági eljárások (építési-bontási, használatbavételi, fennmaradási engedélyezési eljárások, bejelentés, nyilvántartás ellenőrzése, építésügyi bírság kiszabása, építéshatósági ügyekkel kapcsolatos közérdekű bejelentések, panaszügyek vizsgálata, másodfokú eljárásban részt nem vett és jogerősen lezárult építéshatósági eljárások szabályszerűségének és szakszerűségének vizsgálata) Az ellenőrzés során 25 db ügyiratot vizsgáltak meg a Kormányhivatal munkatársai, és az alábbi megállapításokat tették: „A megfelelő munkavégzés személyi és tárgyi feltételei adottak. A Ket. 29. § (3) bekezdésében elrendelt értesítés az eljárás megindításáról a vizsgálat ügyekben megtörtént. Helyszíni szemle jegyzőkönyvek – szükség esetén fotókkal – az ügyiratokban megtalálhatók. Az illetékek és az igazgatási szolgáltatási díjak megfizetése jellemzően megtörtént. A kérelmek és mellékleteik jellemzően megfelelnek a jogszabályi előírásoknak. A szükséges szakhatóságokat az eljárásba bevonták. A vizsgált eljárásokban határidő túllépés nem volt jellemző. A döntések közlése az ügyek nagy részében szabályosan történt. Esetenként az eljárást felesleges döntéssel szüntették meg. A vizsgált ügyekben az építésügyi bírság befizetése megtörtént.” Az egyedi hatósági ügyekben jelzett kisebb hibák, a jogszabályi hivatkozások pontosítása érdekében az iroda munkatársaival egyeztetés történt, és felhívtam a figyelmüket a jogszabályok szigorúbb betartására és betartatására. 3.) anyakönyvi szakigazgatás (születési, halotti, házassági/bejegyzett élettársi kapcsolat létesítés anyakönyvi eseményeinek vizsgálata) Az ellenőrzés megállapításra került, hogy az anyakönyvi igazgatási ügykört napi rendszerességgel ellátó anyakönyvvezető szakmai végzettsége megfelelő, helyettesítése megoldott, a kolléga precizitását, szorgalmát segítőkészségét a Kormányhivatal ellenőrzést végző munkatársa is kiemelte. Az ellenőrzés során lényeges szabálytalanságokat a vizsgálat nem tárt fel. Az anyakönyvi kivonat nyomtatványok nyilvántartásával kapcsolatban tett észrevételeket, pontosítási javaslatokat az anyakönyvvezetővel egyeztettük. 4.) adóigazgatás (település illetékességi területén bevezetett helyi adónemekkel kapcsolatos ügyek, gépjárműadó adónemmel kapcsolatos ügyek, adók módjára behajtható köztartozásokkal kapcsolatos ügyek, méltányossági és fizetési könnyítési eljárásokkal kapcsolatos ügyek, végrehajtási eljárások) A vizsgálat megállapította, hogy az adóigazgatási hatósági munka megfelelő színvonalon folyik a hivatalban, a vizsgált ügyekben az önkormányzati adóhatóság az adóigazgatási ügykörre vonatkozó anyagi és eljárásjogi jogszabályoknak megfelelően járt el. Az eljárás során hozott határozatok tartalmazzák a Ket. által előírt 3
formai és tartalmi kellékeket, a feltárt csekély jelentőségű hiányosságokat, pontosítási javaslatokat pedig egyeztettem az iroda munkatársaival. 5.) közlekedésigazgatás, lakcím nyilvántartás Az ellenőrzés általánosságban megállapította, hogy a közlekedés igazgatási ügykörben a vonatkozó jogszabályok gyakori változásait követve, az ügykör kivételes összetettsége mellett megalapozott, és jogszerű döntések születtek. A megvizsgált határozatok kapcsán a Kormányhivatal kérte, hogy a jövőben a jogorvoslatról szóló tájékoztatás a Ket. 99. § (1) bekezdésében foglaltaknak megfelelően történjen, a bejelentési kötelezettség elmulasztása miatt indult eljárások során a tényállás tisztázására és az önkéntes teljesítés jogkövetkezményeinek pontos megjelölésére nagyobb figyelmet kell fordítani. Az ügyfelet fel kell hívni a bejelentési kötelezettség pótlására, a kibocsátott felhívásban a jogszabályokban előírt határidőt kell biztosítani a pótlásra, továbbá a felhívásnak ki kell terjedni a bejelentési kötelezettség teljesítésének feltételeiről, illetve elmaradásának jogkövetkezményeiről szóló teljes körű pontos tájékoztatásra is. Az ellenőrzés által tett megállapítások kapcsán a kollégák figyelmét a jogszabályok hatályos rendelkezéseinek alkalmazására és a döntésekben való pontos szerepeltetésére felhívtuk. 6.) birtokvédelem és állattartási ügyek A Kormányhivatal a birtokvédelmi és állattartási eljárások lefolytatásának rendjét, a döntések formai és tartalmi kellékeinek meglétét, a végrehajtási eljárásokat és az iratkezelési szabályok betartását ellenőrizte. Az ellenőrzés megállapította, hogy a hatóság a birtokvédelmi ügykörre vonatkozó anyagi és eljárásjogi jogszabályoknak megfelelően járt el. Az egyedi ügyekben az eljárás lefolytatásával és a döntések tartalmával kapcsolatban tett észrevételeket, javaslatokat figyelembe véve történik a birtokvédelmi eljárások lefolytatása. Az állattartási ügyekkel kapcsolatban a vizsgálat megállapította, hogy az állatvédelmi jellegű állattartási ügyek elhatárolását az ügyintéző megfelelő magabiztossággal és hozzáértéssel végzi. A Ket. rendelkezéseinek alkalmazása megfelelően történik. A Kormányhivatal felhívta a figyelmet arra, hogy az illetékbélyeg érvénytelenítése a jogszabályoknak megfelelően történjen, illetve, hogy a jövőben nagyobb figyelmet kell fordítani arra, hogy a döntés rendelkező része maradéktalanul tartalmazza a kötelező tartalmi elemeket. A feltárt hiányosságok az ügyintézővel egyeztetésre kerültek. 7.) ipar-kereskedelem (működési engedélyezés, bejelentés köteles kereskedelmi tevékenység engedélyezés) Az ipar-kereskedelem ügykörben végzett ellenőrzés során a Kormányhivatal megállapította, hogy a meghozott döntések a Ket. rendelkezéseinek megfelelő tartalmi és formai követelményeknek megfelelnek, az eljárási határidő minden vizsgált eljárás során megtartásra került. 8.) humánpolitikai ellenőrzés A Kormányhivatal a közszolgálati szabályzat és a Ktv. –vel való összhang vizsgálatát, a kinevezési okmányok kötelező tartalmi elemeinek vizsgálatát, köztisztviselők képesítési előírásairól szóló kormányrendelet előírásainak betartásának ellenőrzését, közigazgatási szakvizsga, alapvizsga, ügykezelői alapvizsga kötelezettségre vonatkozó előírások betartásának ellenőrzését, jogviszony megszűnéssel, megszüntetéssel kapcsolatos munkáltatói joggyakorlat szabályosságának felülvizsgálatát végezte el. A helyszínen feltárt hiányosságok, úgy mint a betekintő lap elhelyezése, az iratokon való a pecsétek feltüntetése, fényképes önéletrajz a személyi anyagban, pótlása megtörtént.
3.
Folyamatban lévő új projektek megvalósulása, előkészítése:
a) Hivatali struktúra átalakítása, menedzsment szervezet kialakítása A 2012. évben lezajlott reorganizáció folyamatában az önkormányzati intézmények és a hivatali szervezet átalakítására került sor. 2012. januári képviselő-testületi ülésen döntés született a hivatal szervezeti átalakításáról. Az önkormányzati rendszer folyamatban lévő változására, a feladatok és hatáskörök átrendeződésére, valamint a bizottsági struktúra átalakítására figyelemmel készült el az átszervezési javaslat, melynek eredményeként a hivatal létszáma 120 főről 105,5 főre csökkent. Képviselő-testülete a 2012. március 29-i rendkívüli ülésén elfogadta a reorganizációs akciótervet, amely alapján új szervezeti struktúra épült fel. A városmenedzsment struktúra magába foglalja az önkormányzati cégeket is. A cégek jogi önállóságukat megtartották, azonban a napi menedzsment folyamatok az új szervezeti felépítés szerint működnek. 2012. májusában a reorganizációs tervben szereplő szervezeti átalakítás keretében sor került a Gazdasági Ellátó Szervezet (a továbbiakban: GESZ) jogutóddal történő megszüntetésére. A GESZ feladatait részben a Városi Szolgáltató Zrt. (óvodai, iskolai, munkahelyi étkeztetés, egyéb vendéglátás (rendezvények), épület karbantartás, takarítás, üdülői/egyéb szálláshely szolgáltatás) részben a Polgármesteri Hivatal (pénzügyi igazgatási tevékenység, személyzeti igazgatási tevékenység, egyes 4
épületek rezsiköltségeinek továbbszámlázása) vette át. A GESZ jogutódlással történő megszüntetése következtében a Polgármesteri Hivatal létszáma 13,75 álláshellyel megnövekedett, így 120,25 főre változott. 2012. augusztusában sor került a városüzemeltetési és informatikai feladatok VSZ Zrt-hez történő kiszervezésére. Az átszervezés során a hivatal létszáma 115 főre változott. A hivatalban új irodák (Fejlesztési és Projekt Iroda, Központi Kontrolling Iroda, Jogi Iroda) került létrehozásra, illetve a Duna-korzó 18. szám alatt Városi Ügyfélszolgálat jött létre, melyekhez szükséges álláshelyeket belső átszervezés útján biztosítottuk. Jogszabályváltozásokból eredő feladat átrendeződések miatt 2012. decemberi testületi ülésen döntés született a városi menedzsment szervezet és a Polgármesteri Hivatal átalakítására. Az átszervezés okai: - közös önkormányzati hivatal létrehozása Pilisszentlászlóval, - a 13 kistérségi település építéshatósági feladatainak változatlan színvonalon történő ellátása, - oktatási intézmények gazdasági feladatainak ellátása. 2013. január 1-től a Szentendrei Közös Önkormányzati Hivatal 107,25 fővel látja el feladatait. b) Kistérségi települések jegyzőinek jegyzői klubja – egységes jogalkalmazás érdekében 2006. második felében egyrészt a kistérségi e-közigazgatás – fentebb említett – célkitűzéseinek elérése érdekében, abból az indíttatásból, és elgondolásból, hogy a kistérségi települések folyamatosan kapcsolatban legyenek, és együtt tudjanak működni egyes területek egyeztetése, esetlegesen felmerülő problémák megoldása érdekében, létrejött egy un. „Jegyzői Klub”. A jegyzői klub feladata - a települési jegyzők nagy megelégedésére, és pozitív visszajelzése szerint - utóbb kibővült, és jelenleg minden, kistérséget érintő kérdésben havi rendszerességgel összeül. Célkitűzései között szerepel, hogy minden olyan jogszabályi változást átgondoljanak, mely a hivatalok feladatellátását, hatósági ügyintézést érinthet. A közös „gondolkodás” eredményeként a módosítások gyakorlatban történő végrehajtására keressük a törvény keretei között a legmegfelelőbb, és leghatékonyabb megoldást, egyes területeken a jogalkalmazás egységesítésére törekedünk. A jegyzői klub keretén belül került megvitatásra került témák pl: - jogszabályváltozások figyelemmel kísérése, - járási kormányhivatal felállításával kapcsolatos adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítése, - iskola átadásokkal kapcsolatos feladatok egyeztetése, - az önkormányzati rendeletek megalkotásához ill. módosításához előírt hatástanulmány készítése, - Ket. módosítás stb. Megalakult továbbá a Jegyzők Országos Szövetségének Közigazgatási Bizottsága, amely alakuló ülését Szentendrén tartotta 2011. augusztus 2-án. A bizottság elnöke dr. Molnár Ildikó Szentendre Város címzetes főjegyzője, tagjai dr. Farkas Edit Kaposvár aljegyzője, Nagyné Simon Margit Balatoneredics-Nemesvita körjegyzője, dr. Göndöc András Siklós jegyzője, Bárdos László Simontornya címzetes főjegyzője. A bizottság a megalakulásakor elfogadott ügyrendjében fő feladataiként a jogszabály-tervezetek véleményezését, valamint a közigazgatás fejlesztésének, szakkönyvek és tanulmányok szakmai értékének és ajánlásának érdekében vélemény-adást határozta meg. Feladatának eleget téve részletes véleményt készítettünk a Jegyzők Országos Szövetsége részére a helyi önkormányzatokról szóló törvény valamint a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló törvény módosításával kapcsolatban. A Bizottság 2012-ben is több alkalommal fogalmazott meg olyan jogszabály-módosítási javaslatokat, illetve jelzett jogalkotási anomáliákat a JOSZ elnöksége fele, melyek hatékonyabbá tehetnék a helyi közigazgatás működését. Országos szintű adatgyűjtéssel segítettük a közigazgatási reform megvalósítását, a problémák összegzésével, jogalkalmazói szintről jövő vélemények megfogalmazásával. c) Közérdekű adatok közzététele a honlapon
Az elektronikus információszabadságról szóló törvény előírásai szerint a Hivatal a feladatkörébe tartozó ügyekben köteles elősegíteni a közvélemény pontos és gyors tájékoztatásának. A tájékoztatási kötelezettség többek között az önkormányzat hatáskörére, illetékességére, szervezeti felépítésére, szakmai tevékenységére, működésére vonatkozó jogszabályokra, költségvetésére, vagyonának kezelésére, a közpénzek felhasználásra és erre kötött szerződésekre terjed ki. Ennek a feladatunknak eleget téve gondoskodunk a honlapra kerülő hivatalos adatok, jegyzőkönyvek folyamatos szolgáltatásáról, a közzétételi listákon szereplő adatok, dokumentumok frissítéséről, helyesbítéséről. A honlap bővítése, felülvizsgálata folyamatos, a lakosság pontos és gyors tájékoztatás érdekében eleget tettünk az elektronikus információszabadságáról szóló törvény közérdekű és közérdekből nyilvános adatok közzétételére vonatkozó előírásának, és az adatokat folyamatosan pontosítjuk, aktualizáljuk.
d) 2012-ben több jelentős feladat végrehajtása, koordinálása is kihívást jelentett a Polgármesteri Hivatal számára: 5
1) Járási hivatalok létrejöttével kapcsolatos adatszolgáltatási, előkészítő és átadás-átvétellel kapcsolatos végrehajtási feladatok 2) Közös önkormányzati hivatal létrejöttével kapcsolatos előkészítő és átadás-átvétellel kapcsolatos végrehajtási feladatok 3) Általános iskolák fenntartóváltásával kapcsolatos adatszolgáltatási, előkészítési és átadás-átvétellel kapcsolatos végrehajtási feladatok 4) PMMI és PMK átvételével kapcsolatos előkészítő és átadás-átvétellel kapcsolatos végrehajtási feladatok 5) Időközi önkormányzati képviselő választás lebonyolítása 1.) Járási kormányhivatal létrejötte
2013. január 1-jével felállításra kerültek a járási kormányhivatalok. A járások és járási (fővárosi körzeti) hivatalok (továbbiakban: járási hivatalok) a fővárosi és megyei kormányhivatalok szervezeti egységeiként, kirendeltségeiként jöttek létre. Legfontosabb feladatuk a megyei szintnél alacsonyabb szinten intézendő államigazgatási feladatok ellátása. Ennek alapján a járási hivatalokhoz kerül az okmányirodai, a gyámhivatali, a jegyzői gyámügyi igazgatási, a hivatásos gondnoki feladatok ellátása, illetve egyes szociális és igazgatási ügyek. 2012-ben a járási hivatal felállításához kapcsolódóan a Pest Megyei Kormányhivatal részére több alkalommal is átfogó, a tárgyi és személyi feltételek biztosítására kiterjedő adatszolgáltatást kellett teljesítenünk. A járási kormányhivatal a HEMO épületében került kialakításra. Az épület felújítására Szentendre Város Önkormányzata 2 millió Ft-ot biztosított. A Polgármesteri Hivatalból 16 fő köztisztviselő továbbfoglalkoztatására került sor a járási kormányhivatalban. Egyes átadás-átvételi folyamatok a kezdeti nehézségek miatt áthúzódtak 2013 elejére is.
2.) Közös önkormányzati hivatal megalakulása Az Mötv. adta lehetőséggel élve Pilisszentlászló, mint Szentendrével határos 2000 fő alatti lakosságszámú település, városunkkal kívánta a megállapodást megkötni a közös önkormányzati hivatal működtetésére. Sok egyeztetés eredményeképpen mindkét képviselő-testület által elfogadott megállapodásban foglaltak alapján kezdődött meg az iratátadás és a technikai feltételek megteremtése 2012. év végén, (pl. pecsétek cseréje, iktatórendszer átállítása, fejléces papírok megszerkesztése, stb) hogy 2013. január 2-ától a pilisszentlászlói lakosok részére is megfelelő színvonalú szolgáltatást tudjuk biztosítani, illetve az ügyintézésben ne okozzon nehézséget az átállás. 3.) Általános iskolák fenntartóváltásával kapcsolatos feladatok Szentendre város képviselő-testülete az oktatás fontosságát és kiemelt szerepét szem előtt tartva úgy döntött, hogy a város 4 általános iskolájának működtetését megtartja, azonban 2013. január 1-étől jogszabályi rendelkezés miatt bekövetkező fenntartóváltás igen nagy terjedelmű adatszolgáltatást kívánt meg mind a Polgármesteri Hivataltól, mind az iskolák igazgatóitól. A gyakran változó tartalmú adatszolgáltatáshoz igazodóan mindent elkövettünk, hogy segítsük az igazgatók adatszolgáltatását ( pl. a Hivatalban történt egyes iskolák nagymennyiségű anyagainak scennelése), egyben teljesítettük a Hivataltól várt adatszolgáltatás, folyamatosan véleményezve és előkészítve az együttműködés dokumentumait. Kiemelten kellett arra figyelni, hogy az érintett dolgozók továbbfoglalkoztatásával kapcsolatos döntések megfelelően, leegyeztetett formában kerüljenek előkészítésre és a döntések meghozatala után közlésre. A fenntartóváltás adminisztratív nehézségei ellenére azt kellett szem előtt tartani, hogy az iskolák tanulói, pedagógusai minél kevesebbet érezzenek meg a változásból. Ebben nagy segítségünkre voltak az igazgatók és a VSz Zrt-vel történő együttműködésünk. Az átadás-átvételi folyamat még jelen előterjesztés készítésekor sem zárult le, mint ismeretes a képviselők előtt, mind a Tankerület végleges elhelyezése most talán megoldódni látszik, valamint bizonyos pénzügyi adatszolgáltatások csak a 2012.évi beszámoló után teljesíthetőek. 4.) PMMI és PMK átvételével kapcsolatos feladatok A megyei hatókörű múzeumok és a Pest Megyei Könyvtár átvételének folyamata az év végén szintén nagyon intenzív munkát jelentett a Hivatal számára mind az adatszolgáltatások, mint az alapító okiratok több változatos előkészítése miatt. Kiemelt feladat volt a dolgozók átvételével kapcsolatos döntések határidőben történő előkészítése és előterjesztése az intézményvezetővel együttműködve. Sajnos a folyamat még jelen előterjesztés készítésének időszakában sem zárult még le teljes mértékben a folyamatosan változó elvárások miatt, de bízunk abban, 2013. első félévében az összes olyan alapdokumentum jóváhagyásra kerül, amely a működést biztosítja. Köszönet illeti azokat a –jellemzően vezető kollégáimat - akiknek fenti feladatok nagyon nagy megterhelést jelentettek, hiszen, a napi munkájuk mellett, annak folyamatos biztosításával együtt is helyt álltak és a segítségemre voltak a feladatok határidőre és maradéktalanul történő teljesítésében. 5.) Időközi önkormányzati képviselő választás lebonyolítása 6
2012. évben Hidegkuti Gergely képviselő lemondása miatt került sor időközi önkormányzati képviselő választásra a 7. számú választókerületben. A Helyi Választási Bizottság 2012. március 25-ére tűzte ki a választást. A választás előkészítésével, szervezésével és informatikai feladataival kapcsolatos feladatok megfelelő felkészülést és felkészítést igényeltek a választásban részt vevő hivatali kollégák és a szavazatszámláló bizottsági tagok részéről, ezért a zavartalan lebonyolítása érdekében oktatásokat szerveztünk a választásban résztvevők számára. A választás során a kollégák oktatásával és a szavazatszámláló bizottságok tagjainak eligazításával maximálisan igyekszünk felkészülni bármilyen jellegű feladat, probléma megoldására. A választás problémamentesen zajlott le. 4.
Hivatal 2013. évre tervezett feladatai
a) Időközi önkormányzati képviselő választás lebonyolítása 2013. évben Kiss Károly képviselő halála miatt került sor időközi önkormányzati képviselő választásra a 4. számú választókerületben. Az 1 évvel korábbi időközi választáshoz hasonlóan idén szerveztünk oktatásokat a választásban résztvevők hivatali kollégák és szavazatszámláló bizottság tagjai számára. A választás zökkenőmentesen zajlott le, a Helyi Választási Bizottsághoz sem választási plakát megrongálásával, sem kampánycsend megsértésével kapcsolatban nem érkezett kifogás. b) Hivatalon belüli oktatások, jogszabályváltozások figyelemmel kisérése: Az elmúlt években mindig nagy hangsúlyt fordítottunk a hivatali dolgozók képzésére. A közszolgálati tisztviselők továbbképzéséről szóló 273/2012. (IX.28.) Korm. rendelet alapján köztisztviselőknek kötelező továbbképzésen kell részt venniük. Ezen kötelezettségnek kétféleképpen lehet eleget tenni, az intézmény belső továbbképzést tart a dolgozóinak vagy felsőoktatási intézmény által biztosított képzésen való részvételt biztosítja. Hivatalunkban belső oktatás keretében teszünk eleget a képzési kötelezettségnek. Az alábbi 7 témakörben tervezünk továbbképzést: - önkormányzati adóigazgatás A képzés célja, hogy elősegítse, fejlessze a helyi adókkal kapcsolatos települési feladatokat. A képzés példák útján segítséget nyújt a helyi adók jogszabálynak megfelelő települési szabályozásához, a helyi adók bevallási nyomtatványainak elkészítéséhez, az adóigazgatási feladatok jogszerű ellátásához, a helyi adók és egyéb köztartozások hatékony végrehajtásához - esélyegyenlőség és a közigazgatás Cél: a hivatalban dolgozó köztisztviselők elméleti és gyakorlati feladatok beiktatásával megismerjék az esélyegyenlőség fogalmát, az Európai Unió szabályozásában megjelenő fogalmi elemeket, megismerhetik az esélyegyenlőség nemzetközi és hazai szabályozás főbb elemeit, az általános szabályokat, emellett az egyenlő bánásmódra vonatkozó magyar szabályozás az egyenlő bánásmódról és az esélyegyenlőség előmozdításáról szóló törvény rendelkezéseit és az Egyenlő Bánásmód Hatóság működésének rendjét, az általa lefolytatható eljárások hatását az esélyegyenlőség érvényesülésére. - kommunikációs technikák és tárgyalástechnika Cél: a hivatalban dolgozó köztisztviselő megismerjék a kommunikáció általános modelljét, fajtáit, a non-verbális kommunikáció jelentőségét a munkavégzés során, valamint a mindennapokban alkalmazható tárgyalástechnikák sajátosságait; a köztisztviselők tudatában legyenek a személyes kommunikációjukat befolyásoló tényezőknek, képesek egyértelműen, hatékonyan kommunikálni, alkalmazzák a mindennapi munkavégzés során az alapvető tárgyalástechnikákat. - konfliktus és stresszkezelés a közigazgatásban Cél: a hivatalban dolgozó köztisztviselő képes legyen a napi munkája során felmerülő konfliktusok és a stresszhelyzetek megfelelő kezelésére; megismerve a probléma keletkezésének okait, a probléma megoldás folyamatát, attitűdök, előítéletek jelentőségét a problémák kialakulásában, képessé váljanak az asszertív kommunikáció alkalmazására és a helyes odafigyelési technika alkalmazására, a nemet mondás képessége, az aktív hallgatás alkalmazásának jelentőségének felismerésére, mely az ügyintézés során felmerülő problémák kezelését segítheti. - stratégiaalkotás és megvalósítás Cél: a hivatalban dolgozó köztisztviselők megismerjék stratégiai tervezés és stratégiai menedzsment alapjait, a stratégia végrehajtás alapvető ismereteit; a köztisztviselők beépítik a mindennapi munkájukba a stratégiai tervezés módszereit, képesek lesznek a stratégiai célokat operatív szintre, akciótervekre és akciókra lebontani a gyakorlatban - személyes hatékonyság, időgazdálkodás és beszámoló készítési technikák Cél: a hivatalban dolgozó köztisztviselők megismerjék a személyes munkavégzési hatékonyságot növelő technikákat, a megfelelő időgazdálkodás és a jól felhasználható 7
informatív beszámoló készítés alapjait; a köztisztviselők így gyorsabban, magasabb hatékonysággal látják el mindennapi feladataikat, beszámolóik, jelentéseik áttekinthetők, jól kezelhetőek lesznek. - ügyfélkapcsolati képességek fejlesztése a közigazgatásban Cél: a hivatalban dolgozó köztisztviselők, akik munkavégzésük során ügyfelekkel kerülnek kapcsolatba képesek legyenek a helyzetfüggő kommunikációs technikák alkalmazásával a szituációk megfelelő kezelésére; az egyes helyzetekben alkalmazható magatartási szabályok segíthetik a közigazgatás pozitív megítélését a lakosság körében történő egyre nagyobb fokú elfogadást. A belső képzéseken lehetőség nyílik a környező települések köztisztviselőinek részvételére is, melyre az előzetes jelzések szerint van érdeklődés. Bízom abban, hogy a képzések hatékonyan segíthetik a kollégák szakmai és kompetencia-fejlődést. c)
Kapcsolattartás a lakosság és a hivatal tevékenységének kifelé történő kommunikálása, ügyfélbarát hivatal működtetése
2012. nyarán felállítására került a Városi Ügyfélszolgálati Iroda a Duna-korzó 18. sz. alatt. Előző évekhez hasonlóan a 2013. év egyik kiemelt feladata a Hivatal és a lakosság közötti kommunikáció javítása, mindenekelőtt a lakossági bejelentések, levelek 30 napon belül történő megválaszolása. Emellett fontos a Hivatal által ellátott sokrétű tevékenységének kifelé történő kommunikálásának erősítése. Mivel a lakosság nem ismeri eléggé a hivatali munkát, a bürokratizmust látja a Polgármesteri Hivatalban. A kifelé irányuló kommunikáció feladata kell, hogy legyen a lakosságot érintő problémák, változások minél szélesebb körben történő megjelentetése, a hivatali szervezet által végzett munka megismertetése. Az elmúlt időszak nagy hangsúlyt fektettünk és folyamatos javítani kívántuk a hivatal és a lakosság közötti kommunikációt. A város honlapján megújult formájában is a hivatal működéséről, eljárások rendjéről nagyon sok hasznos tanács megtalálható. Továbbra is kiemelt célunk a lakosságbarát hivatal működtetése, folyamatosan figyelembe véve a lakosság igényeit, a jogszabályváltozásokhoz a leggyorsabban és leghatékonyabban alkalmazkodva törekszünk az ügyfelek kiszolgálására. A lehetőségeink figyelembe vételével igyekszünk minél több nyomtatványt elektronikusan hozzáférhetővé tenni, és bízunk abban, hogy esetleges sikeres pályázat lehetőséget ad arra, hogy bevezethessük a 0-24 órás elektronikus úton történő kérelembenyújtás lehetőségét, mely visszajelzést adva az ügyfél számára megkönnyítheti az ügyindítást minél több ügytípusban. d) Szentendrei Közös Önkormányzati Hivatal működtetése A Pilisszentlászlóval kötött megállapodás alapján 2013. január 1-jén kezdte meg működését a Szentendrei Közös Önkormányzati Hivatal. Az együttműködés értelmében a hivatal látja le Pilisszentlászló község tekintetében az adóhatósági, igazgatási, pénzügyi, személyzeti, szervezési, közterület-felügyelői, anyakönyvvezetői feladatokat. A megállapodás alapján a közös hivatal kirendeltségén, Pilisszentlászlón hetente egy alkalommal, kedden, 14:00-17:00 óráig van ügyfélszolgálat, ahol az adó-és szociális igazgatás területét képviselő közös hivatali munkatársat kereshetik fel a lakosok hivatali ügyintézés céljából. Az ügyfélfogadás biztosítása mellett a közös önkormányzati hivatal készíti elő az előterjesztéseket, rendelet-tervezeteket a pilisszentlászlói képviselő-testület és szlovák nemzetiségi önkormányzat képviselő-testület üléseire, valamint intézkedik a határozatok végrehajtásáról. A hivatal munkatársai ennek következtében már nemcsak a szentendrei képviselő-testület, bizottságok és nemzetiségi önkormányzatok üléseinek megszervezésével, lebonyolításával kapcsolatos feladatokat látják el. Összehasonlításképpen tájékoztatom a bizottságot, hogy Szentendrén 2013. január – március között 3 rendes és 1 rendkívüli képviselő-testületi ülésre került sor, addig Pilisszentlászlón 1 rendes és 4 rendkívüli képviselő-testületi ülést tartottak. A közös önkormányzati hivatal létrejöttével kapcsolatos többlet feladatokat hivatalunk változatlan létszámmal látja el. e)
Nevelési Tanácsadó és Zeneiskola működtetésének átadás – átvételi folyamatának lebonyolítása
A Nevelési Tanácsadó és Zeneiskola működtetésének adminisztratív és tényleges átadás-átvételi folyamatának lebonyolítása, a Képviselő-testület részére készített előterjesztések előkészítéséhez kapcsolódó egyeztetések és gazdasági számítások elkészítése, valamint a feladat-ellátás átadása Városi Szolgáltató Zrt. bevonásával megvalósult. f)
Felkészülés a 2014. évi országgyűlési képviselő-választásra, EP képviselő- választásra, nemzetiségi képviselőválasztásra, valamint a polgármester és önkormányzati képviselő-választásra
2014-ben 4 választás megtartására kerül sor, mellyel kapcsolatos előkészítő feladatok vélhetően már 2013 utolsó negyedévében megkezdődnek. Mivel változott az OEVK területe, így mind a koordináció, mint az adatszolgáltatás terén meg kell kezdeni a felkészülést, továbbá a jelenlegi körzetadatok pontosítására is meg kell tenni az előkészítő lépéseket. Kérem a Tisztelt Bizottságot, hogy a Dumtsa Jenő Városfejlesztési Stratégiával összhangban a beszámolót tárgyalja meg és a határozati javaslatot fogadja el. 8
Határozati javaslat Szentendre Város Önkormányzat Képviselő-testületének Jogi és Pénzügyi Ellenőrző Bizottsága Szentendre Város Önkormányzat Képviselő-testületének Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 27/2008. (IX.10.) Önk. sz. rendelet 2/a sz. mellékletének a bizottságra átruházott hatáskörök 6. pontja alapján a hivatali ügyintézésről, a törvényesség helyzetéről, az ügyfélfogadás tapasztalatairól, valamint az ügyfélfogadással kapcsolatos új célkitűzésekről szóló beszámolót elfogadja. Felelős: Határidő:
Jegyző azonnal
Szentendre, 2013. április 3. dr. Molnár Ildikó címzetes főjegyző
Előkészítette: Bartha Enikő irodavezető
9
