Grote Steden Overleg Maatschappelijke Stage
Draaiboek B5-overleg Noord-Brabant; Bijeenkomst voor stagemakelaars en scholen uit Breda, Eindhoven, Helmond, ’s Hertogenbosch, Tilburg 9 juni 2011
Voorwoord Maatschappelijke Stage heeft de afgelopen jaren een sterke ontwikkeling doorgemaakt. Scholen, vrijwilligersorganisaties, gemeenten en stagemakelaar hebben een aantal jaren geleden voor het eerst met deze vrijwilligersstage kennis gemaakt en hebben hard gewerkt om invulling te kunnen geven aan dit, tot dan toe, onbekende concept. Een goed overleg met alle betrokken partijen blijkt noodzakelijk om van de maatschappelijke stage een succes te kunnen maken. In diverse regio’s bestaan inmiddels regionale overlegvormen om zo een goed stage-aanbod voor de middelbare scholieren uit de regio te kunnen genereren. Voor deze leerlingen wordt het zo o.a. mogelijk om in de eigen gemeente een leuke plek te vinden en de betrokken vrijwilligersorganisaties worden zo goed mogelijk geinformeerd over de doelstellingen van Maatschappelijke Stage.. Op stedelijk niveau vraagt de Maatschappelijke Stage om een meer stedelijke, overkoepelende aanpak. Een stad kent meerdere middelbare scholen, met dikwijls diverse locaties. Iedere school richt de maatschappelijke stage volgens eigen voorkeur in, afgestemd op de eigen schoolcultuur. Maar de leerlingen van deze scholen benaderen dezelfde organisaties, die zo met verschillende ‘soorten’ maatschappelijke stages te maken krijgen, met een grote diversiteit aan opdrachten, stage-contracten, voorwaarden en eisen. Daarnaast gaat het in de steden om enorme aantallen leerlingen die graag aan de slag willen. Het behappen van deze grote aantallen en het in beeld brengen van de voorkeuren van de scholen, is een klus waarbij ook de stagemakelaar een belangrijke rol speelt. Hij is de ‘communicator’, de spin in het web die zorgt dat de verschillende lijntjes elkaar goed kunnen vinden en zo elkaar leren begrijpen en optimaal gebruik kunnen maken van elkaars kwaliteiten. Maar hoe breng je op stedelijk niveau alle verschillende partijen goed met elkaar in contact? Deze vraag was het uitgangspunt van het eerste Grote Steden Overleg dat op 9 juni in Helmond is georganiseerd voor de 5 grote Brabantse Steden. Jump Koch, accountmanger van het ministerie van OC en W, heeft het afgelopen jaar een duidelijke behoefte gesignaleerd aan een groot stedelijk overleg. Makelaars en scholen realiseren zich dat Maatschappelijke Stage in de stad specifieke problemen kent en in alle steden wordt op hetzelfde moment gezocht naar oplossingen voor dezelfde problemen. Een groot stedelijk overleg zou een effectieve manier kunnen zijn om gezamenlijk op zoek te gaan naar mogelijke oplossingen. Brabant wilde deze optie graag eens onderzoeken. Stagemakelaars en scholen uit de verschillende steden zijn op deze dag met elkaar in overleg gegaan, om zo te kunnen leren van elkaars successen. Belangrijke knelpunten zijn besproken en veel concrete informatie is uitgewisseld. Dit draaiboek is, op verzoek van het ministerie van OC en W, door Vrijwiligerscentrale Helmond opgesteld als handvat voor de grote steden om zo, met beperkte middelen, in een aantal stappen een succesvol groot stedelijk overleg te kunnen organiseren. Een belangrijk resultaat van onze bijeenkomst is de eenduidige wens om gedurende het jaar met elkaar in contact te blijven en om voortaan jaarlijks een groot overleg voor Brabant te organiseren. Concrete afspraken hierover zijn zelfs al gemaakt!
Judith Bach Projectleider Maatschappelijke Stage, Team Vrijwilligerscentrale Helmond 2
Inhoudsopgave
Voorwoord....................................................................................................................................... 2
Stappenplan organisatie dag ........................................................................................................... 4
Opzet programma ........................................................................................................................... 5
Draaiboek ........................................................................................................................................ 6
Tips voor een succesvolle bijeenkomst ........................................................................................... 7
Bijlagen ............................................................................................................................................ 8
Bijlage 1: Adressenlijst makelaars ................................................................................................... 9 Bijlage 2: Uitnodiging..................................................................................................................... 10 Bijlage 3: Uitwerking Sessie 2 ........................................................................................................ 12 Bijlage 4: Uitwerking sessie 3 ........................................................................................................ 13
3
Stappenplan organisatie dag Zodra bekend is dat een groot stedelijk overleg gewenst is, is het belangrijk om een datum vast te leggen die voor alle genodigden haalbaar is. Verder moet natuurlijk bepaald worden welke stad het voortouw neemt en de organisatie van de dag op zich wil nemen. Zodra hierover duidelijkheid bestaat kan het volgende stappenplan doorlopen worden: 1. 5 maanden voor bijeenkomst: a. Start besprekingen in organiserende stad. Belangrijkste onderwerpen om het dan over te hebben: Wat is de doelstelling en welk resultaat hopen we met de organisatie van deze dag te kunnen behalen? b. Vastleggen van gastsprekers en locatie 2. 4 maanden voor bijeenkomst: a. Versturen van uitnodigingen aan betrokken partijen uit de verschillende steden. b. Belronde genodigden; inventarisatie van informatiebehoefte. Wat mag op deze dag niet ontbreken? 3. 2 maanden voor bijeenkomst: Uitwerken van het programma; opening, ochtendsessie, lunch, middagsessie, afsluiting 4. 1 maand voor bijeenkomst: Definitieve programma doorsturen aan deelnemers met daarin ook de voorbereidingsopdracht (bv. verzamelen van best-practice materiaal) 5. 2 weken voor bijeenkomst: a. Deelnemers nabellen voor definitieve bevestiging van deelname b. Voorbereidingsopdracht kort bespreken met deelnemers ter verduidelijking c. Digitaal opvragen van presentaties van gastsprekers en/of materialen van deelnemers d. Definitieve afspraken maken met locatie; o.a. aantal personen, opstelling ruimtes, …etc. 6. 1 dag voor bijeenkomst: a. Benodigde materialen klaarleggen: bijv. badges, flipovers, stiften, camera, beamer, laptop, pennen, papier, aanwezigheidslijst opstellen. b. Informatiemapjes voor deelnemers samenstellen, inclusief evaluatieformulier. c. Bedankje voor gastsprekers regelen. 7. Dag van bijeenkomst: a. Benodigde materialen meenemen b. Zaal klaarzetten indien nodig 8. 1 week na bijeenkomst: a. Evaluaties verwerken en nasturen aan deelnemers b. Benoemen van resultaten en bevestigen van gemaakte afspraken 4
Opzet programma Als concreet voorbeeld is hierbij het programma van de B5-bijeenkomst van de Brabantse steden weergegeven:
In grove lijnen bestond het programma van 9 juni 2011 uit de volgende onderdelen: 1. 10.00 uur ontvangst met koffie of thee. 2. 10.30-10.45 Welkomstwoord door Jump Koch ( account manager OC en W) en Judith Bach (projectleider Maatschappelijke Stage, team Vrijwilligerscentrale Helmond) 3. 10.45 uur kennismakingsopdracht en presentatie Minke Bruning (CPS) & Hanneke Mateman (MOVISIE): Diversiteit binnen MaS 4. 12.00-13.00 uur lunch 5. 13.00 uur: deelsessie 1: ronde-tafel gesprekken met makelaars en scholen. Makelaarssessie: schaalvergroting en innovatie in de grote stad. Scholensessie: inbedding Maatschappelijke Stage schoolcurriculum Voor beide sessies is deelnemers vooraf gevraagd om een ‘best practise’ over het betreffende onderwerp in te brengen. 6. 14.00-14.15 uur korte pauze 7. 14.15 uur: deelsessie 2: mix scholen en stagebieders, actieve sessie met stellingen 8. 15.30 uur: afsluiting, terugkoppeling en blik op de toekomst van de bijeenkomst. Samenvatting van resultaten en maken van concrete vervolgafspraken. 9. 16.00 uur: einde programma Bedanken van gastsprekers Afsluiting met een drankje
Dat betekent dat de volgende onderdelen in het programma zitten: -
Een plenair gedeelte om de dag mee op te starten en elkaar zo alvast wat beter te leren kennen. Deelsessies om in kleinere groepen met elkaar aan de slag te gaan Een plenaire sessie om elkaars standpunten te peilen
5
Draaiboek Activiteit Inloop deelnemers Start programma Presentatie Hanneke+ Minke
Lunch
Tijd 10.00-11.30 uur 10.30 uur 10.45-12.00 uur
Ronde tafel gesprek makelaars
12.00-13.00 uur 13.00- 14.00 uur
Ronde tafel gesprek scholen
13.00- 14.00 uur
Pauze Actieve sessie met stellingen
14.00- 14.15 uur 14.15- 15.30 uur
Afsluiting
15.30 uur
Drankje
15.45-16.30 uur
Locatie Bijzonderheden Ontmoetingsruimte/theaterzaal Ontvangst met koffie en thee Theaterzaal Welkomstwoord Theaterzaal Diversiteit binnen de MaS (NT2nationaliteit, homoseksualiteit etc.) Beamer+laptop klaarzetten Ontmoetingsruimte Theaterzaal ombouwen! Theaterzaal Schaalvergroting MaS binnen de stad Judith voorzitten, Yvonne notuleren. Theaterzaal Inbedding MaS Jump & Minke leiden sessie, Mariet notuleren. Ontmoetingsruimte Theaterzaal ombouwen! Theaterzaal 4 groepen van 5/6 personen, Judith en Jump leiden sessie. Theaterzaal Terugblik en blik op de toekomst. Bedanken gastsprekers Ontmoetingsruimte
6
Tips voor een succesvolle bijeenkomst
-
Inventariseer de behoefte van de dag duidelijk bij alle partijen die je wilt uitnodigen. Dus niet alleen bij de makelaars, maar ook bij de scholen (als dat de partij is die je extra wil uitnodigen).
-
Denk na over welke doelgroep je naast de makelaars uitnodigt. Wellicht is een gemeenteambtenaar of grote stagebieder ook raadzaam. Er moet voor iedereen wat te halen zijn op deze dag, maar alle deelnemers moeten ook wat komen brengen!
-
Zorg voor voldoende afwisseling in het programma; interactie is op deze dag van groot belang.
-
Breng voldoende ruimte aan voor verdieping en uitwisseling en zorg ervoor dat er iemand aanwezig is om de besproken punten direct te notuleren.
-
Communiceer het programma van de dag vooraf aan alle partners zodat het verwachtingspatroon voor iedereen hetzelfde is.
-
Houdt het ochtendprogramma kort, met weinig theorie. Een goede eerste kennismaking bepaalt het verdere verloop van de dag.
7
Bijlagen
8
Bijlage 1: Adressenlijst makelaars Breda Breda Actief Moniek van der Velden (076) 52 33 555
[email protected] Den Bosch Vrijwilligersnetwerk Galant 073 – 615 62 50
[email protected] Eindhoven Vrijwilligerspunt Eindhoven Hilly Schools 040 - 219 33 99
[email protected] Helmond Vrijwilligerscentrale Helmond 0492-53 55 74
[email protected] Tilburg Contour Tilburg Hans Ebbing 013 - 543 45 72
[email protected]
9
Bijlage 2: Uitnodiging Den Haag, Helmond, 3 februari 2010 Onderwerp: Bijeenkomst MaS maatschappelijk makelaars B5 Beste Hans, Moniek, Ton en Sylvia, Vanaf mei ben ik als accountmanager aan de slag binnen de provincie Noord-Brabant. De afgelopen maanden heeft er ondersteuning plaatsgevonden aan regio’s waar de samenwerking nog verbeterd kon worden, ook zijn er honderden vragen beantwoord en zijn er diverse bijeenkomsten bijgewoond. Een wens vanuit de makelaars van de B5 (van oost naar west: Helmond, Eindhoven, ’sHertogenbosch, Tilburg en Breda) is om een grote steden bijeenkomst te hebben met alle betrokken makelaars van deze steden. Het kan een grote meerwaarde betekenen voor de samenwerking in Noord Brabant om met elkaar een bijeenkomst te organiseren, uit te wisselen en kennis te delen. En dat alles in een balans van halen en brengen. In mijn ronde van gesprekken (bij de ene makelaar een enkele keer, bij de andere makelaar op regelmatige basis) heb ik een inventarisatie gemaakt van mogelijke onderwerpen. Ook heb ik gevraagd wie wil participeren in de opzet van de bijeenkomst. Uiteindelijk heb ik om praktische redenen gekozen om samen met Helmond de bijeenkomst te organiseren. Samen schrijven wij dan ook deze uitnodiging. Bij dezen nodigen wij jullie uit om op 9 juni 2011 naar Helmond te komen voor de eerste MaS bijeenkomst van de Noord Brabantse B5. Om de organisatorische behapbaar te houden vragen wij jullie om met maximaal 3 personen van de eigen organisatie te komen en 2 personen vanuit het onderwijs mee te vragen. Het is aan jullie zelf om een keuze te maken wie mee te nemen, wij kunnen ons voorstellen dat dit ook een strategische keuze kan zijn. Programma inhoud (globaal, later volgt een definitief programma en de werkvormen): - Diversiteit in de MaS (door Hanneke Mateman en Minke Bruning) - Kleine gemeenten rond de grote stad; wat betekent dit voor de MaS? - Schaalvergroting van de MaS; hoe organiseer ik bijvoorbeeld een stagemarkt voor 1500 leerlingen? - Innovatie in de grote stad: nieuwe grotere klussen, slimme oplossingen en nieuwe sectoren. - Financieringmodellen van de MaS op grote schaal. Tijdens de bijeenkomst wordt een draaiboek gepresenteerd waarmee de bijeenkomst jaarlijks roulerend gecontinueerd kan worden door de makelaars zelf. Hiermee draagt OCW bij tot continuïteit van de uitwisseling tussen de grote steden in Noord-Brabant.
10
Graag horen wij of deze bijeenkomst nog aansluit bij de behoeften. Mochten er nog aanbevelingen zijn voor de dag of het programma, horen wij dit graag. Samen met jullie maken wij er een inspirerende maar ook ontspannen dag van, wij kijken er naar uit! Ruim voorafgaand aan de dag zoeken wij nog even contact voor de laatste afstemming. Ook ontvangen jullie dan een definitief programma. Datum: 9 juni 2011 Tijd: 10.00 – 16.00 uur Locatie: Wijkhuis De Fonkel, theaterzaal, Prins Karelstraat 123, Helmond Groet, Jump Koch Telefoon: 0627050736 Mail:
[email protected] Judith Bach Telefoon: 0625472370 Mail:
[email protected]
11
Bijlage 3: Uitwerking Sessie 2 13.00 uur - 14.00 uur: Sessie 2 Ronde tafel gesprek Makelaars
Best practices: 1) Bespreek de best practice: Vraag deelnemers om een best practice op te schrijven op een ansichtkaart; dit succes geef je mee aan de andere deelnemers. 2) Omschrijving van de best practice: - Wat is het probleem? - Voor wie is het een probleem? - Hoe is het opgelost? - Wat is het resultaat/gevolg?
Problemen: 3) Na het bespreken van de best practises, wordt het, als er nog tijd over is, tijd voor de problemen. Welke problemen hebben we nog niet kunnen oplossen en hoe gaan de andere steden hiermee om? 4) Vraag iedereen kort een bestaand probleem te formuleren waar je graag een oplossing voor wil vinden. 5) Zoek samen een oplossing. Schrijf de problemen met mogelijke oplossingen op en verspreid deze na de bijeenkomst. Deze sessie was voor een groot gedeelte gelijk aan de sessie van de scholen die synchroon liep met deze sessie.
12
Bijlage 4: Uitwerking sessie 3 14.15 uur - 15.30 uur: Sessie 3 Mix scholen en stagebieders, actieve sessie met stellingen In deze sessie zullen scholen en makelaars uit andere steden aan elkaar gekoppeld worden. Judith, Yvonne, Jump en Minke verspreiden zich over de groepen om deze te begeleiden bij het discussiëren. Stellingen hebben betrekking op de volgende onderwerpen: - Hoe om te gaan met randgemeenten om je stad? - Hoe vind je grotere klussen? 1) Zorg dat er 4 groepjes van 5/6 personen worden gevormd. In ieder groepje moet elke stad vertegenwoordigd zijn, scholen en makelaars door elkaar. 2) Geef iedere groep een pakket met stellingen 3) Laat ze discussieren over de stellingen. Laat samenvattingen van de argumenten die genoemd worden op het tafelkleed schrijven. 4) Laat het laatste kwartier alle groepen samenvatten wat er op de tafels is geschreven bij iedere stelling. De stellingen zijn: - Onderhouden van een goed functionerend samenwerkingsverband in een stad is een zware taak voor een makelaar. - In een grote stad zijn er voldoende leuke en zinvolle stageplaatsen te vinden. - Een school kan in een grote stad makkelijk zonder ondersteuning van een makelaar aan de slag. - Stadsgrenzen zijn een vervelend obstakel in het zoeken van een stageplek voor leerlingen. - In een stad lopen beroepsstage en maatschappelijke stage snel in elkaar over. - Andere schoolinstellingen die ook een vrijwilligersstage aanbieden, zijn een bedreiging voor de maatschappelijke stage op middelbaar onderwijs. - Om meer borging van de maatschappelijke stage in Brabant te krijgen, is het belangrijk dat de grote steden nauw met elkaar samenwerken. - Scholen in een grote stad moeten samenwerken om MaS in de stad tot een succes te maken voor leerlingen en vrijwilligersorganisaties.
13
