te koop (op zaterdagochtend tijdens bestuursdiensten) kruiwagen zand 3,50 euro kruiwagen mest 1,50 euro zak potgrond 2,75 euro zak bemeste tuinaarde 1,25 euro fles propaangas 25 euro parkeerplaats per jaar 26 euro douche per jaar 12,50 euro
gebruikersvergoeding (prijzen per dagdeel) barbecue 10 euro aggregaat excl benzine 3 euro frees excl benzine 3 euro aanhangwagen 2,50 euro kantine 15 euro bediening 15 euro per persoon per dagdeel* * We gaan uit van 1 persoon in de bediening voor groepen van ca 20 tot 25 gasten. Bij grotere gezelschappen zijn 2 personen in de bediening.
gratis te leen putsemmer smakzeis waadpak
te koop aan de bar in de kantine eco afwasmiddel eco allesreiniger eco wc-reiniger eco schuurmiddel klein
2
2 euro 2 euro 2 euro 2 euro
algemene Ledenvergadering 2014 vrijdag 4 april 2014 19:30 uur, in de kantine van Het Vlijpark, zaal open om 19:00 uur
agenda: Ad 1 opening vaststellen agenda inventariseren rondvraag Ad 2 mededelingen, inspiratiemiddag, herkeuring AVVN Ad 3 ingekomen stukken Ad 4 notulen ALV 22 maart 2013 Ad 5 jaarverslag secretaris 2013 Ad 6 jaarverslag penningmeester 2013 Ad 7 verslag kascontrolecommissie 2013 en dechargevoorstel financieel beleid Ad 8 verkiezing kascontrolecommissie Ad 9 nota schouwen Ad 10 meerjarenplan 2014 -2020 pauze Ad 11 jubilerende leden Ad 12 samenstelling bestuur Ad 13 rondvraag Ad 14 sluiting
3
ad 1 opening Het bestuur is zich ervan bewust dat de ALV de plek en het moment is waarop de leden van onze vereniging het bestuur kunnen en mogen toetsen op de kwaliteit en de gevolgen van de bestuurlijke besluiten van het afgelopen jaar. Door het invoeren van de commissiestructuur van onze vereniging en het twee maal per jaar overleg met de Coördinatoren kan het bestuur al in de loop van het jaar zo dicht mogelijk bij de gemeenschappelijke wensen en verlangens van onze leden blijven. De rol van het bestuur is voorwaardenscheppend. Het bestuur is er voor om er voor te zorgen dat de diverse commissies op een goede manier kunnen functioneren en daarmee de verenigingsdoelstellingen kunnen worden nagestreefd. Het bestuur delegeert daarbij heel veel taken naar de diverse commissies en hoopt daarmee zoveel mogelijk vrijwilligers binnen onze vereniging te binden aan onze gemeenschappelijke doelstellingen. Het bestuur is er niet voor zich zelf. Het bestuur is er voor de leden en voor de vereniging. En nog veel belangrijker dan het bestuur zijn de vele vrijwilligers die gemeenschappelijk het cement vormen voor onze geweldige tuinvereniging. Daarmee ontloopt het bestuur haar verantwoordelijkheden niet. Namens u mag het bestuur de eindverantwoordelijkheid voor het gevoerde en te voeren beleid dragen. Wij houden eens per jaar een Algemene Ledenvergadering om dat vorm te geven.
ad 2 mededelingen Verslag van de inspiratiemiddag van 22 februari 2014 met toelichting door de voorzitter. Inspireren, bezielen en begeesteren? Niet alleen een kwestie van zaaien! Door het overlijden van Ton van den Heuvel is op een zeer ingrijpende manier duidelijk geworden hoe belangrijk en nodig bevlogen vrijwilligers voor onze tuinvereniging zijn. We hebben nu ook op een zeer indringende manier ervaren, hoeveel werk er te doen is. Gelukkig hebben de dinsdagochtendvrijwilligers niet lang nagedacht, maar zijn ze direct in het gat gesprongen. Maar er zijn meer gaten, niet alleen in de technische dienst maar in alle commissies. Zo heeft de educatiecommissie met de experimenteertuin met spoed iemand nodig, die op dinsdag en zaterdag kan helpen. Maar ook de A&K commissie heeft met spoed versterking nodig. Inspiratiebijeenkomst Deze en andere hulpkreten lieten het idee ontstaan om meer tuinleden te inspireren om weer of juist nu actief te worden voor de vereniging. Op 22 februari hebben al enkele tuinleden geïnspireerd geluisterd en zich bezield opgegeven om nog een extra taak op zich nemen. Wat ben ik als voorzitter hier blij mee! Dank u wel! De coördinatoren zullen snel met u contact opnemen om uw inzet te bespreken. Maar er is meer nodig! Daarom wil ik ook U begeesteren! Er liggen nog te veel open taken! Kijkt u maar:
arbocommissie:
iemand met verstand van zaken waar men op terug kan vallen voor advies.
A&K-team:
het bijhouden van zadenbibliotheek
experimenteer en leer:
maken van klimvoorziening voor kiwi plaatsen van groeidak op schuur verzorgen van rondleidingen over het park
faircommissie:
opbouwen en afbreken van kramen
4
groen:
onderhoud van bakken bij de jeu de boulesbaan en terras kantine snoeien van bomen onderhoud van takkenril bij paddenpoel tijdens zomervakantie Yulius bijhouden Kleine Vlij en kruidentuin maken van insektenhotels schouwers
kascommissie: commissielid
schoonmaak:
schoonmaken toiletten op zaterdagmorgen 2 maal per jaar grote schoonmaak om de 2 maanden de ramen van de kantine zemen
technische dienst:
onderhoud Blokhut verven portolo reparatiewerkzaamheden kantine vernieuwen hek padzijde experimenteer en leertuin plaatsen van hek tussen kas en leertuin vernieuwen schuur experimenteer en leertuin onderhoud jeu de boulesbaan
U kunt zich opgeven voor taken bij ons bestuurslid Gerda Bosdriesz:
[email protected] Kijkt u op de website bij vrijwilligers voor het verslag van de inspiratiemiddag.
herkeuring nationaal keurmerk natuurlijk tuinieren Op 24 juni 2014 zal het AVVN opnieuw onze tuinpark keuren. Na vier jaar volgt het moment van opnieuw bewijzen dat we aan de vereisten van het mogen voeren van het keurmerk voldoen. Samen met de coördinatoren is het bestuur aan het inventariseren, welke taken we nog moeten doen om op 24 juni 2014 onze tuinpark op en top te presenteren aan de keurmerkadviseurs. De coördinatoren hebben op 1 maart een begin gemaakt met de inventarisatie, maar ook besproken wat nog voor het moment van keuring gerealiseerd kan worden. Ook hiervoor hebben we uw hulp nodig. Het gaat soms om korte acties, zoals bijvoorbeeld een muur beplanten, houtstapels neerleggen, broeihoop aanleggen, het dak van de kantine schoonmaken, een beeldverslag schrijven. Een kleine inspanning met veel resultaat voor onze verenging. Als u hier geen nee tegen kunt zeggen, dan hoor ik graag van u. Alvast dank voor uw bijdrage, klein of groot, vrijwillig of verplicht, alles helpt zodat we met z’n allen weer een fijn, geïnspireerd, bezield en vooral begeesterd tuinseizoen mogen beleven!
5
verslag van de voorbereidingen voor het verkrijgen van een positieve keuring van de AVVN Verslag van het overleg over de voorbereidingen voor de keuring door de AVVN, 1 maart 2014 aanwezig: bestuur ATV, de coördinatoren van de commissies (behalve Richard en Ed) en Marijke Welles Alle coördinatoren kregen de ruimte zich te presenteren en antwoorden te geven op de vragen die ter voorbereiding waren toegestuurd door Kerstin. Samenvattend wordt opgemerkt dat er best veel gedaan wordt in alle commissies. Commissies moeten zelf goed nagaan hoe de eigen inspanningen zo zichtbaar mogelijk kunnen worden gepresenteerd. - dak kantineterras moet schoner - laten zien dat de vereniging serieus de tweede hagen aan het aanpakken is - activiteiten op papier zetten - winkelactiviteit in kantine zichtbaarder laten zijn | verkoop basalt of lacvameel - het geven van workshops; calendulazalf, voederbollen - activiteiten met scholen - huistijl doorvoeren in verkoop van spullen uit de kantine - boekjes over natuurlijk tuinieren bijmaken (stijl aanpassen) - notulen van groencommissie gebruiken om duidelijk beeld te geven over de inspanningen voor natuurlijk tuinieren - keurders krijgen een plattegrond mee en 1 A4’tje tekst | biljart vol leggen met info (comcom) - instructiefilmpjes op TV in kantine - Marie-Josée vragen om presentatie te geven over vlinders tijdens de fair - tijdens fairs ook andere organisaties uitnodigen (lezingen?) - binnenhek parkeerterrein verwijderen? - budget voor aanschaf planten paddenpoel (was al geoormerkt geld!) - bordjes bij bijzondere planten en bomen. Volgende vergadering over dit onderwerp tijdens Coördinatorenoverleg op 12 april om 13.00 uur
ad 3 ingekomen stukken absentiemeldingen
ad 4 notulen Algemene Ledenvergadering van 22 maart 2013 Verslag van de Algemene Ledenvergadering van de amateurtuindersvereniging Dordrecht op vrijdag 22 maart 2013 in de kantine van het complex Het Vlijpark. opening De voorzitter, mevrouw Jacqueline Steeghs, opent de vergadering met een hartelijk welkom aan alle aanwezigen. Drieëndertig tuinen zijn vertegenwoordigd. Er zijn zes absentiemeldingen. Er zijn geen stemvolmachten ingeleverd. mededelingen De voorzitter vraagt een moment van bezinning om stil te staan bij het overlijden van ons lid Thijs Hamers in het afgelopen verenigingsjaar. Een meer heuglijk moment is de felicitatie aan de familie Colijn met het lidmaatschapsjubileum. De familie Colijn is 40 jaar lid. De voorzitter wenst hen nog een lange periode van voortzetting van het lidmaatschap en overhandigt een bos bloemen en een speciale foto.
6
ingekomen stukken van het A&K team: De bij de agenda verzonden prijslijst vertoont enkele afwijkingen. Het gebruik van de kantine kost geen 10 maar 15 euro en de prijzen van de ecologische verant- woorde schoonmaakmiddelen bedragen 2,50 euro. van de Groencommissie: Drie tuinleden hebben zich aangemeld voor het realiseren van het insektenhotel. familie Roeleven tuin 59: Geboortekaartje van dochter Annemijn. Geboren op 13 maart 2013. Felicitaties vanuit bestuur en leden. notulen van de ALV 13 april 2012: Deze worden zonder wijzigingen vastgesteld. jaarverslag van de secretaris 2012: Deze wordt zonder wijzigingen vastgesteld. jaarverslag penningmeester 2012: De penningmeester geeft een korte en zakelijke toelichting bij de op papier verstrekte cijfers. De heer van Bezouwen geeft aan dat in de toekomst gelden moeten worden gereserveerd voor onderhoud en keuring van de Kleine Vlij. verslag kascontrolecommissie: Op 3 maart 2013 heeft de commissie de kas en de verdere papieren van de penningmeester gecontroleerd en in orde bevonden. Door middel van een ondertekende verklaring stelt de kas controlecommissie de leden van de algemene ledenvergadering voor het bestuur decharge te verlenen voor het gevoerde beleid. Dit voorstel wordt overgenomen door de vergadering. Aftredend lid de heer Koolmees spreekt zijn verbazing uit over het feit dat de positieve bevindingen van de kascontrolecommissie reeds in de uitnodiging voor deze vergadering was opgenomen, terwijl de daadwerkelijke kascontrole nog moest plaatsvinden. Het bestuur geeft toe dat dit niet goed is gegaan. Het is echter een gevolg van het logistieke probleem dat optrad bij het naar voren schuiven van deze algemene ledenvergadering. In de toekomst zal dit worden vermeden. verkiezing kascontrolecommissie: De kascontrolecommissie wordt gevormd door mevrouw Kusters en mevrouw Dijkstra (instromend vanuit haar reservelidmaatschap). Als nieuw reservelid wordt de heer van Bezouwen gekozen. bouwvergunningen: De voorzitter vat de historie van dit onderwerp kort samen en roemt de inzet van de heren Koolmees en van Bezouwen en mevrouw Dijkstra bij het realiseren van een digitaal document ten behoeve van de bouwvergunningaanvraag. Secretaris kondigt aan dat nu binnenkort de definitieve aanvraag voor de bouwvergunning wordt gedaan. Het een en ander is in goed overleg met de contactpersoon van het Omgevingsloket Zuid- Holland Zuid en de verwachting is dat er geen belemmeringen meer zijn. De datum van het afgeven van de definitieve vergunning is de datum waarop zaken volgens de nieuwe procedure moeten worden afgehandeld. pachtovereenkomst met de Gemeente Dordrecht Vanuit de vergadering wordende volgende tekstuele opmerkingen gemaakt: Artikel 9. Hier wordt verwezen naar artikel 9. Dat moet artikel 8 zijn. Artikel 15 en 16 moeten vernummerd worden in artikel 14 en 15. De vergadering gaat verder akkoord met de overeenkomst. Het bestuur zal voor een verdere afwikkeling met de Gemeente Dordrecht zorg dragen.
7
nieuw Huishoudelijk Reglement De voorzitter schetst de procedure waarmee tot een nieuwe tekst en indeling is gekomen. De tijdelijke commissie onder leiding van Paul Oschatz als coördinator wordt hartelijk dank gezegd voor de bewezen diensten en is daarmee opgeheven. Het nieuwe Huishoudelijk Reglement wordt bladzijde voor bladzijde doorgenomen. Bij een aantal artikelen wordt door leden een of meerdere kanttekeningen gemaakt. Een enkele keer leidt dit tot aanpassingen of veranderingen. Over sommige artikelen ontstaat discussie en over een aantal zaken wordt gestemd. De wijzigingen ten opzichte van de voorliggende tekst zijn: artikel 4 Uitbreiden met: ‘Overal waar in dit Huishoudelijk Reglement in de derde persoon enkelvoud met het woord ‘hij’ verwezen wordt naar een persoon mag ook ‘zij’ worden gelezen’. artikel 7 De tekst wordt aangevuld met: ‘Het lidmaatschap is verbonden aan één natuurlijk persoon’. In de discussie die hierop volgt wordt door het bestuur verklaard dat leden die gezamenlijk één tuin bezitten, waarbij niet direct sprake is van gemeenschap van goederen, naar bevinding deze uitbreiding van artikel 7 moet worden gelezen in de geest van het wèl hebben van die gemeenschap van goederen. artikel 11 lid 2 aandachtspunt 2 Het woord verzekering is verkeerd gespeld. Correctie. artikel 21 De groencommissie lid 2 punt d Uitbreiden met de tekst: ‘Bij het uitvoeren van de tuinschouw kan het lid van de groencommissie, dat zich met deze taak bezighoudt, zich op aanwijzing van de Groencommissie laten bijstaan door een gewoon lid van de vereniging’ In de daaropvolgende discussie besluit de vergadering dat in de Algemene Ledenvergadering van 2014 een lijst met schouwpunten ter goedkeuring aan de Algemene Ledenvergadering wordt voorgelegd. Het tuin- en bouwreglement, bijlage bij het Huishoudelijk Reglement artikel 1 Tekstueel het woord ‘paden’ wordt vervangen door ‘pad’. De tekst van artikel 1 wordt uitgebreid met: ‘De tuinen dienen zodanig te worden of te zijn ingericht dat dit mogelijk is.’ artikel 3 punt 6 De woorden ‘door de vereniging beschikbare’ komen te vervallen. artikel 4 punt 3 Een uitbreidingsvoorstel van dit artikel om te regelen dat er per tuin 5 hennepplanten mogen worden geteeld voor eigen gebruik wordt met een meerderheid van 14 voorstemmers ten opzichte van 13 tegenstemmers en 6 onthoudingen aangenomen. Voordat deze wijziging wordt doorgevoerd zal het bestuur zich op de hoogte stellen van de wettelijk kaders die hierover zijn vastgesteld door Gemeente, Politie en de aanwijzingen van de AVVN. artikel 4 punt 5 Een wijzigingsvoorstel om het woord ‘beplanting’ te vervangen door ‘bomen en heesters’ wordt door de vergadering met 14 tegen 12 stemmen afgewezen. artikel 10 punt 3 Met ruime meerderheid bepaalt de vergadering dat het woord ‘heg’ vervangen wordt door ‘heg of hek’. En in de tweede zin wijzigen de woorden ‘de beplanting’ in ‘de heg of het hek’. artikel 14 punt 9 De tekst wordt: ‘Als materiaal voor het tuinhuis is alleen hout toegestaan’.
8
artikel 14 punt 13 De tekst ‘Kunststofkozijnen zijn toegestaan’ vervalt. Dit wordt: ‘Kunststofkozijnen zijn niet toegestaan’ artikel 20 punt 5 Het woord ‘accukist’ vervalt en wordt ‘gasfleskist’.
Alle wijzigingen worden door de vergadering aangenomen, waarmee het nieuwe Huishoudelijke Reglement in zijn geheel is aangenomen en in werking treedt. Het bestuur zorgt ervoor dat alle leden binnen afzienbare tijd een nieuw Huishoudelijk Reglement in hun bezit hebben. samenstelling bestuur De voorzitter dankt de heer van Stigt voor zijn periode als bestuurslid en overhandigt een bos bloemen. Door het vertrek van de heer Stigt en de huidige voorzitter zijn er twee bestuursvacatures. Het bestuur draagt voor de open plekken voor de dames Bosdriesz en de Kroon. Beide dames hebben schriftelijk bevestigd de plaats te willen innemen. Er zijn geen tegenkandidaten aangemeld bij het bestuur. De dames Bosdriesz en de Kroon worden onder applaus van de vergadering bij acclamatie benoemd als bestuurslid. Beide dames krijgen de gelegenheid zich in een korte presentatie bekend te maken bij de leden. Kerstin Thederan – de Waard verzorgt als zittend bestuurslid het afscheid van onze voorzitter mevrouw Jacqueline Steeghs. Zij doet dit met een mooie speech en audiovisuele presentatie. Het is duidelijk dat Jacqueline van immens belang geweest is voor onze vereniging in de tien jaar dat zij het voorzitterschap heeft gedragen. Jacqueline ontvangt naast de lovende woorden natuurlijk een bos bloemen, een geschenkbon voor een tuinbeeld en met unanieme steun van de aanwezigen haar benoeming tot ERELID. Namens de communicatiecommissie overhandigt Matthijs Reppel een door de commissie vervaardigd fotogedenkboek over de periode van haar voorzitterschap van 2003 tot 2013. Een tweede exemplaar blijft als inkijkexemplaar op de leestafel van de kantine voor alle leden beschikbaar. Jacqueline houdt een dankwoord, waarin zij stelt dat alles wat er is aangevoerd als successen slechts alleen haalbaar was met de goede hulp en ondersteuning van haar medebestuursleden, de vele commissies en vrijwilligers in onze vereniging en last but not least haar partner John. Zij wenst het nieuw samengestelde bestuur veel succes in de toekomst. Op voordracht van het zittende bestuur benoemt de vergadering Kerstin Thederan – de Waard bij acclamatie tot nieuwe voorzitter van onze vereniging. Kirsten wordt door velen gefeliciteerd. de rondvraag De heer van Bezouwen: vraagt aan het bestuur aandacht voor het door de leden goed toegankelijk houden van de waterputten voor de werkploeg die het water aan- en afsluit. Ook graag deugdelijke putdeksels. Mevrouw Welles: vraagt aan leden die stekjes overhebben van de vrouwenmantel deze in te leveren bij de tunnelkas. De heer Koolmees: uit zijn ongenoegen over de plek waar de keet van het Yuliusproject staat. Het bestuur neemt zijn standpunt mee bij de besluitvorming zoals die gepland staat in de eerst volgende bestuursvergadering. Kerstin Thederan geeft een overzicht van de evaluatiegesprekken met Yulius. De heer Koolmees vraagt zich af of er wellicht sprake geweest is van voorkennis inzake het bepalen van de hoogte van de heg bij een van de leden van de commissie HHR. De heer Kinkelaar geeft aan dat de maatvoering is overgenomen vanuit de aanbevelingen van de AVVN. Het is zeker niet zo dat leden van de commissie hier zelf in gestuurd kunnen hebben. De heer Reppel: geeft aan dat beheersing en naleving van regelgeving uit het Huishoudelijk Reglement altijd een heikel
9
punt zal blijven. Niemand wil een politiestaat op ons park. Gelijktijdig valt op dat het merendeel van alle leden zich keurig aan de regelgeving houdt. De heer Reppel houdt een warm pleidooi om wanneer buitentuinen vrijkomen deze een sociale functie te geven binnen educatie en scholing en daarmee de positie van onze verenging binnen de Dordtse samenleving te versterken. sluiting De voorzitter mevrouw Jacqueline Steeghs sluit voor de laatste keer een door haar voorgezeten Algemene Ledenvergadering en nodigt de aanwezigen uit voor een drankje op kosten van de vereniging.
ad 5 Jaarverslag secretaris 2013 Ledenverloop In 2013 zijn er 6 leden vertrokken en zijn er 6 nieuwe leden bijgekomen. Per 31 december 2013 stonden er 30 personen op de kandidaat-ledenlijst en 12 personen op de lijst voor een gesprek met de welkomstcommissie. De welkomstcommissie heeft 3 maal een negatief advies gegeven waardoor de betrokkenen niet op de kandidaat-ledenlijst zijn geplaatst. bestuursactiviteiten In het verenigingsjaar vergaderde uw bestuur 8 maal. Daarnaast waren er tal van andere overleggen zoals tweemaal het overleg met de Coördinatoren en veel vergaderingen en overleggen met de diverse commissies. Daarnaast is er door bestuursleden het gehele jaar door met regelmaat overleg geweest met tal van externen, zoals de Gemeente Dordrecht, AVVN, Omgevingsloket ZHZ enz. Gedurende het tuinseizoen was iedere zaterdag van 10 tot 12 uur een bestuurslid in de bestuurskamer aanwezig. belangrijke zaken in 2013: de lente- en herfstfair, het verder doorvoeren van de commissiestructuur van de vereniging en het bijzonder trieste feit dat wij plotseling afscheid moesten nemen van ons Hoofd technische dienst de heer Ton van den Heuvel.
ad 6 Jaarverslag penningmeester 2013 Het kantinebezoek voor de leden wordt gestimuleerd door de activiteiten van het A&K-team en door de vaststelling van de consumptieprijzen. Aan inventaris is gekocht nieuwe terrasstoelen en een dubbele friteuse. De machines zijn voor onderhoud naar de leverancier geweest. De gemeente heeft de laatste tranche van de subsidie voor de Kleine Vlij overgemaakt.
ad 7 Verslag kascontrolecommissie 2013 Mevrouw Kusters en de mevrouw Dijkstra doen schriftelijk verslag van de bevindingen van de commissie. Dit zou moeten leiden tot een voorstel tot dechargeverlening voor het gevoerde financiële beleid.
ad 8 verkiezing kascontrolecommissie Mevrouw Kusters is aftredend. Mevrouw Dijkstra zet het lidmaatschap van de kascontrolecommissie nog een jaar voort. Het reservelid de heer van Bezouwen zal de vrijgekomen plaats innemen. Er dient een nieuw reservelid te worden benoemd. Kandidaten worden verzocht zich te melden bij het bestuur.
10
ad 9 nota schouwen samenvatting: Deze nota beschrijft het schouwproces binnen onze tuinvereniging. De volgende vragen worden behandeld: - waarom wordt er geschouwd? - waarom kiest onze vereniging voor dit middel? - hoe is dit middel in de vereniging geborgd en door wie wordt er geschouwd? - wanneer wordt er geschouwd? - hoe wordt er omgegaan met leden die de aanbevelingen niet opvolgen? - welke schouwcriteria worden toegepast? - welke tekst hebben de schouwbrieven? inleiding Sinds 1944 zijn er onafgebroken door de Amateur Tuindersvereniging Dordrecht (ATV) binnen de Gemeente Dordrecht inspanningen verricht op het gebied van tuinverzorging en -onderhoud. Sinds 1974 heeft de vereniging haar domicilie gevonden aan de Nieuwe Noordpolderweg, ten noorden van de Noordendijk en ten zuiden van Jeugddorp. Vanaf de begin jaren van de vereniging is het altijd een punt van aandacht van leden en het bestuur geweest om de kwaliteit van de tuinverzorging en het onderhoud te borgen. doel van de nota Deze nota geeft zicht op de praktische toepassing van het reeds vastgestelde beleid en is niet afwijkend of in tegenspraak met eerder vastgelegde afspraken en regelgeving. Deze nota is geschreven om duidelijkheid te verschaffen over het nut, doel en werkwijze van het instrument schouwen binnen onze tuinvereniging. Na de Algemene Ledenvergadering van 22 maart 2013 is een nieuw Huishoudelijke Reglement van kracht geworden, waarin is vastgelegd waaraan tuinen en opstallen moeten voldoen. Binnen de vereniging wordt het instrument schouwen niet door alle leden op een zelfde wijze beleefd en gewaardeerd. Deze nota heeft als doel het instrument schouwen voor alle leden een duidelijke en eenduidige functie te geven. wat is schouwen precies? Schouwen houdt in dat een aantal leden uit onze vereniging, die samen de schouwcommissie vormen, jaarlijks alle individuele tuinen bezoekt en deze toetst aan een aantal kwaliteitscriteria, die afkomstig zijn uit het HHR en door het bestuur van de vereniging bekrachtigd zijn. Dit levert een zogenaamde schouwlijst op. Deze lijst met punten waaraan moet worden voldaan, wordt ieder jaar voor het schouwen gepubliceerd in het mededelingenbord en op de site. Na het schouwen worden, indien nodig, aan het betrokken lid schriftelijk aanbevelingen verstrekt met het doel de kwaliteit van de tuinen en/of opstallen te verhogen. Bij een tweede schouw wordt geïnventariseerd in hoeverre de aanbevelingen van de schouwcommissie zijn opgevolgd. Indien er geen aanbevelingen noodzakelijk zijn krijgt het betreffende lid een schrijven waarin staat vermeld dat de tuin in orde is. wie hebben zitting in de schouwcommissie? De schouwcommissie wordt ieder jaar benoemd tijdens de ALV. De schouwcommissie bestaat uit drie leden uit de Groencommissie. Deze drie leden van de Groencommissie zullen ieder met een gewoon lid paarsgewijs een deel van de te schouwen tuinen bezoeken en beoordelen. Gewone leden worden daartoe benoemd op de ALV. Het is de opzet om het opvolgende jaar de drie gewonen leden te laten doorstromen tot lid van de Groencommissie. Ook zij zullen dan weer met drie andere gewone leden de volgende schouw uitvoeren. Op deze wijze neemt een steeds grotere groep van onze gewone leden kennis van de in- en outs van het schouwen. Gewone leden die na een seizoen schouwen lid van de Groencommissie geworden zijn, kunnen na afloop van het tweede seizoen uit de Groencommissie treden of wellicht andere taken binnen de Groencommissie oppakken. De coördinatie van het schouwen blijft in handen van de Coördinator van de Groencommissie.
11
waarom wordt er geschouwd? - De ATV heeft in de loop van de decennia een evolutie doorgemaakt. De ATV is niet meer een groep mensen die een moestuin beheren voor de aanvulling van de dagelijkse voedingsbehoefte. - De ATV is aangesloten bij de landelijke AVVN en heeft de erkenning Natuurlijk Tuinieren met drie stippen. Om dit erkenningniveau te continueren voldoet de ATV aan tal van eisen die stuk voor stuk ervoor zorgen dat het gedachtegoed van onze leden en hun praktisch omgaan met de eigen tuin en het algemeen groen zodanig wordt beïnvloed dat ‘Natuur’ de absolute hoofdzaak is (verblijf- en recreatiefunctie komen op de tweede en derde plaats). - Een belangrijk doel van de ATV is het streven naar de erkenning voor de belangrijke waarde van de natuur als leefmilieu en respect voor ecologische grondprincipes door de Dordtse samenleving; de ATV wil hier gemeentelijk een duidelijke voorbeeld- en voorleeffunctie voor invullen. - Volkstuinen werden in het verleden vaak gesticht aan de rand van een stedelijke kern, maar nu zijn volkstuincomplexen, zoals het onze, door uitbreiding van de stad vaak meer binnen de bebouwing gelegen en hebben daardoor een grote aantrekkingskracht op projectontwikkelaars. De ATV ziet zo’n ontwikkeling voor haar voortbestaan als een bedreigend scenario en doet er alles aan om haar gebiedskwalificatie als gebied met hoofdfunctie Natuur in het Stedelijk Ecologisch Structuurplan veilig te stellen. - Binnen de vereniging is er een sterk besef dat er een gemeenschappelijke verantwoordelijkheid is voor de uitstraling en de sfeer op ons park. Dit krijgt onder meer gestalte door de periodieke gemeenschappelijke werkbeurten in het algemene groen. Wanneer mensen ons complimenten geven over ons park zijn wij trots dat wij daar deel van mogen zijn. - De verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van het lidmaatschap gaat voor individuele leden verder dan het onderhoud in het algemene groen. Ook de kwaliteit van de eigen tuin wordt daarbij betrokken. - Om leden in staat te stellen de inspanningen op de eigen tuin te toetsen aan een algemene kwaliteitseis is er al vele jaren de schouw ingevoerd. - Met het aannemen van het nieuwe HHR op 22 maart 2013 zijn de schouwcriteria nog eens nauwkeurig getoetst, zo nodig opnieuw beschreven en vastgesteld. waarom kiest onze vereniging voor dit middel? Schouwen is van oudsher een instrument dat binnen tuinverenigingen gebruikt wordt om soms in onderlinge competitie onderling tuinen te vergelijken. De ‘mooiste’ tuin wint. Schouwen wordt echter ook gebruikt om leden bij het inrichten en onderhouden van de tuin bewust te maken van de door leden gezamenlijk afgesproken minimum eisen die aan de inrichting en het onderhoud van de individuele tuin verbonden zijn. Verenigingen proberen daarmee te voorkomen dat de inrichting en het onderhoud van individuele tuinen afzakt naar een niveau dat niet acceptabel is. hoe is dit middel in de vereniging geborgd en door wie wordt er geschouwd? In het HHR, zoals dat op 22 maart 2013 is vastgesteld door de ALV, is onder artikel 21 onder de kop ‘Groencommissie’ onder punt 2 lid d bepaald dat de jaarlijkse tuinschouw door de Groencommissie wordt verzorgd. Onder lid 5 is bepaald dat een lid van de Groencommissie die zich met het schouwen bezighoudt zich kan laten bijstaan door een gewoon lid van de vereniging. wanneer wordt er geschouwd? De groencommissie streeft er naar de eerste schouw te houden eind juli / begin augustus. Een tweede schouw wordt in principe binnen 6 tot 8 weken naar de eerste schouw uitgevoerd. hoe wordt er omgegaan met leden die de aanbevelingen niet opvolgen? Leden die na herhaalde oproep van het bestuur niet de gewenste aanpassingen in de inrichting of het onderhoud van de individuele tuin uitvoeren kunnen worden onderworpen aan het bepaalde in Hoofdstuk VII van het HHR: Boetes en/of andere maatregelen. In die gevallen waarbij het betreffende lid het lidmaatschap beëindigt, kunnen de kosten die verbonden zijn aan het in goede staat brengen van de inrichting en of onderhoud van de betreffende tuin ten laste
12
worden gebracht van het betrokken lid. De kosten worden in mindering gebracht op de verkoopprijs van de tuin van het lid aan de vereniging. De tuin zal niet eerder aan een volgend lid ter beschikking worden gesteld alvorens alle aanpassingen zijn uitgevoerd. welke schouwcriteria worden toegepast? Aan de hand van onderstaande lijst wordt er door schouwers geschouwd: schouwlijst | tuinnummer: schouwdatum 1: schouwers: aandachtspunten 1e schouw zijn: schouwdatum 2: schouwers: aandachtspunten 2e schouw zijn: nr
aandachtspunt
1
De tuin ziet er onderhouden uit (art 3:9)
2
Het aan de tuin grenzende halve tuinpad ziet er onderhouden uit (art 3:9 a)
3
De aan de tuin grenzende halve sloot ziet er onderhouden uit (art 3:9 a)
4
Er is geen sprake van schaduwoverlast in aangrenzende tuinen door beplanting (art 3:9 b)
5
Beplanting levert geen schade op voor het waterleidingnet (art 3:9 c)
6
Geen beplanting hoger dan 7 meter aanwezig (art 3:9 e)
7
Erfafscheiding is niet langer dan 5.40m en niet hoger dan 1.80m (art 3:9 f, art 10:2)
8
Composthopen zijn voldoende uit het zicht geplaatst (art 4: 1)
1e *
bijzonderheden
2e *
bijzonderheden
13
nr
aandachtspunt
9
Geen beplanting die hinder aan derden kan veroorzaken (art 4:2,3)
10
Geen beplanting op minder dan 50 cm vanuit bovenkant talud die talud kan beschadigen (art 4:4)
11
Geen beplanting hoger dan 50 cm die het talud kan beschadigen (art 4:5)
12
Geen beplanting aanwezig op te korte afstand scheidingslijn buren (planten: > 25 cm; struiken: > 50 cm; bomen e.a.: > 150 cm) (art 10:1)
13
Langs pad hek of heg aanwezig op +/- 20 cm van pad < 95 cm of is zeer open (art 10: 3)
14
Oppervlakte voor beplanting > = 60%, verharding < = 40% (art 13: 1)
15
Tuin is voldoende zichtbaar vanaf de openbare paden. (HHR hfdst 1 gedragsregels artikel 1 lid 2)
1e *
bijzonderheden
2e *
bijzonderheden
*aangeven met een krul als punt in orde is, als het een aandachtspunt is dit bij bijzonderheden specificeren
14
Voorbeeldteksten van de schouwbrieven Na de eerste schouw zonder aanbevelingen: Dordrecht, datum Onderwerp: resultaten eerste schouw tuinnummer: Best/Geacht tuinlid, Onlangs is uw tuin geschouwd. Dit is gebeurd aan de hand van de op het publicatiebord gepubliceerde lijst van aandachtspunten. Op uw tuin hebben de schouwers geen bijzonderheden opgemerkt, uw tuin is prima in orde. Uw tuin zal dan ook niet in de laatste twee weken van september (week 38, 39) opnieuw geschouwd worden. Met vriendelijke groet, naam secretaris, Secretaris ATV Dordrecht Na de eerste schouw met aanbevelingen: Dordrecht, datum Onderwerp: resultaten eerste schouw tuinnummer: Best/Geacht tuinlid, Zoals is aangekondigd is onlangs uw tuin geschouwd. Dit is gebeurd aan de hand van de op het publicatiebord gepubliceerde lijst van aandachtspunten. De schouwers hebben het volgende op uw tuin opgemerkt: (voorbeelden) - erfafscheiding met ... en ... langer dan 5,40 meter en hoger dan 180 cm - heg links van het hek terugsnoeien - Paar bomen op erfafscheiding met ... hoger dan 7 meter - Bomen in talud kunnen schade aan talud veroorzaken U wordt vriendelijk verzocht bovenstaande te verhelpen. Er zal in de laatste twee weken van september (week 38, 39) een tweede schouw plaatsvinden. We hopen dat u voor die tijd in de gelegenheid bent geweest de genoemde punten aan te pakken. Mocht u vragen hebben over de schouw en/of deze brief dan kunt u contact opnemen met ondergetekende. Met vriendelijke groet, naam secretaris, Secretaris ATV Dordrecht Na de tweede schouw zonder aanbevelingen: Dordrecht, datum Betreffende tuinnummer: Best/Geacht tuinlid, Onlangs is uw tuin voor de tweede maal geschouwd. Dit is gebeurd aan de hand van de op het publicatiebord gepubliceerde lijst en de punten die tijdens de eerste schouw zijn opgemerkt als aandachtspunten. Op uw tuin hebben de schouwers geen bijzonderheden opgemerkt, uw tuin is prima in orde. Met vriendelijke groet, naam secretaris, Secretaris ATV Dordrecht
15
Na de tweede schouw met aanbevelingen: Dordrecht, datum Betreft tuin nummernummer: Geacht tuinlid, Onlangs heeft op uw tuin een tweede schouw plaatsgevonden. De schouwers hebben nog de/het volgende aandachtspunt(en) geconstateerd: (voorbeeld) - Bomen op grens met tuin ... zijn te hoog - Planten groeien over tuinpad - Te hoge beplanting in talud Wij verzoeken u vriendelijk alsnog deze punten zo spoedig mogelijk aan te pakken. Alvast hartelijk dank voor uw medewerking. Met vriendelijke groet, namens het bestuur, naam secretaris, Secretaris ATV Dordrecht.
ad 10 meerjarenplan 2014-2020 zie bijlage
ad 11 jubilerende leden De leden Van de Weg, Aarnoutse en Van de Laan zijn dit jaar 40 jaar lid van onze vereniging.
ad 12 samenstelling bestuur benoemingen: naam periode 1
periode 2
periode 3
periode 4
periode 5
P. Jongeneel
ALV 2001
ALV 2004
ALV 2007
ALV 2010
ALV 2013
G. Bosdriesz
ALV 2013
T. Schreuders ALV 2008 K. Thederan
ALV 2012
vacature
ALV 2013
ALV 2011
vacatures: naam
functie
aftredend
P. Jongeneel
penningmeester
ALV 2016
K. Thederan
voorzitter
ALV 2015
T. Schreuders
secretaris
ALV 2014
G. Bosdriesz
algemeen bestuurslid
ALV 2016
vacature *
algemeen bestuurslid
ALV 2017
16
treedt af in 2014 herkiesbaar
Het bestuur heeft het afgelopen jaar vergaderd met minder dan de vijf vaste bestuursleden. Vooruitlopend op de ALV van 2014 heeft het bestuur enkele leden gezocht en gevonden om reeds enige tijd als gast van het bestuur de bestuursvergaderingen bij te wonen. Dit met het doel deze leden als kandidaten voor de te verwachten bestuursvacatures voor te bereiden op een bestuursfunctie. Het bestuur dankt daarvoor de dames Ineke Breman en Ans Nijsen. Peter Jongeneel wordt ten gevolge van zijn verslechterende ogen gedwongen zijn functie op te geven. Thon Schreuders stopt met de functie van secretaris. Hij is bereid om de taken van de vertrekkende penningmeester over te nemen. voordracht van kandidaten door het bestuur Het bestuur beveelt mevrouw Ineke Breman aan als kandidaat voor vervullen van een bestuursfunctie. Zij zal de functie van secretaris overnemen van Thon Schreuders. Mevrouw Breman heeft schriftelijk instemming gegeven voor de kandidatuur. Het bestuur beveelt mevrouw Ans Nijsen aan als kandidaat voor vervullen van de functie van Algemeen bestuurslid. Mevrouw Nijsen heeft schriftelijk instemming gegeven voor de kandidatuur. Het bestuur stelt de ALV voor om de bovengenoemde kandidaten bij acclamatie te benoemen voor de genoemde bestuursfuncties. Zijn er vanuit de ALV ook kandidaten naar voren geschoven dan zal er een stemming plaatsvinden zoals beschreven in het HHR artikel 24 lid 10 t/m 15. een ander lid machtigen als u verhinderd bent Een lid brengt één stem uit per tuin. Ieder stemgerechtigd lid kan één ander stemgerechtigd lid machtigen om tijdens de algemene ledenvergadering namens hem of haar één stem uit te brengen. Het schriftelijke verzoek hiervoor dient voor de vergadering in het bezit te zijn van de secretaris onder vermelding van naam en handtekening van de verstrekker van de machtiging en de gemachtigde. het voordragen van kandidaten Statuten artikel 10 lid 2; ‘Vijf leden of meer kunnen een voordracht opmaken, die voor de aanvang van de vergadering schriftelijk bij het bestuur moet zijn ingediend’. Huishoudelijk Reglement Hoofdstuk 4 artikel 13 lid c: ‘Om tot bestuurslid verkiesbaar te zijn moet de kandidaat zich bereid verklaard hebben een bestuursfunctie te aanvaarden.’ Aftreden van de penningmeester Peter Jongeneel heeft vanaf 2001 onafgebroken de functie van Penningmeester vervult. Hij is er ieder jaar weer in geslaagd om een duidelijke en transparante weergave te presenteren over de financiële situatie van onze vereniging. Tijdens de bestuursvergaderingen en eigenlijk ook bij alle andere overlegvormen waar Peter bij betrokken was, waren zijn rustige houding en zijn bedachtzaamheid zijn meest opvallende eigenschappen. Peter heeft zich gekenmerkt als een goede en betrouwbare penningmeester, die met kennis van zaken de financiën van onze vereniging heeft begeleid. Vanuit zijn bescheidenheid heeft Peter zich nooit laten voorstaan op het vele werk dat hij voor onze vereniging heeft uitgevoerd. Wij als bestuur en als leden van onze vereniging weten echter heel goed dat Peter een belangrijke man binnen ons bestuur geweest is en willen hem daarom van harte dankzeggen voor het vele en punctuele werk dat hij heeft gedaan. Wij zullen hem dankbaar blijven en hopen dat hij samen met zijn vrouw nog vele jaren mag en kan blijven genieten van onze gemeenschappelijke tuinhobby.
17
aantekeningen en opmerkingen:
18
19
