GOVERNANCE CODE LTO NOORD. van de vereniging met volledige rechtsbevoegdheid Land- en Tuinbouworganisatie Noord (versie )

GOVERNANCE CODE LTO NOORD van de vereniging met volledige rechtsbevoegdheid ‘Land- en Tuinbouworganisatie Noord’ (versie 290914)

ONDERNEMEN DOE JE SAMEN

INLEIDING Goed bestuur, heldere besluitvormingsprocedures, duidelijke verdeling van taken en verantwoordelijkheden en deugdelijk toezicht daarop, zijn alle belangrijke onderdelen van good governance. Hierbij is transparantie het devies; duidelijkheid en openheid naar leden, klanten en buitenwacht over de principes en regels met in aachtneming waarvan een organisatie wil functioneren. Zowel binnen overheden als in het bedrijfsleven neemt in Nederland de roep om een governance code toe. Dit geldt ook voor de agrarische sector. De NCR en Agrifirm hebben een corporate governance code gepubliceerd. Voor de agrobranche als geheel en voor LTO Nederland bestaat een dergelijke code (nog) niet. Bestuur en directie van LTO Noord wachten de totstandkoming daarvan ook niet af. De organisatie komt met een eigen governance code waarin de principes en spelregels van LTO Noord bijeen zijn gebracht. Basis van de governance code van LTO Noord is een door het Algemeen Bestuur en de directie vastgesteld reglement waarin de principes van good governance zijn vastgesteld voor zowel bestuurs- commissie- en werkgroep leden, als voor de medewerkers van de organisatie. Deze principes zijn vastgesteld op algemeen, organisatorisch en bestuurlijk terrein en gelden als een interne gedragscode voor de personen die een gereguleerde relatie hebben met LTO Noord (verkiezing, benoeming, dienstverband, opdracht). Voorts beschikt LTO Noord al over een groot aantal bestuursbesluiten en documenten waarin de binnen de organisatie geldende regels zijn opgenomen. Sommige besluiten zijn in de gedragscode zelf opgenomen, andere als bijlage aan de gedragscode toegevoegd. Hierbij gaat het om de reglementering van de bestuurlijke structuur, de regeling van beslissingsbevoegdheid en vertegenwoordiging, benoeming en vergoeding van bestuursleden, de vaststelling en controle van de financiële jaarstukken en het hebben en onderhouden van een risicomanagement systeem. Het Algemeen Bestuur en de directie zijn verantwoordelijk voor de inrichting en de toepassing van de governance en voor de naleving van de Governance code LTO Noord. De governance code van LTO Noord zal echter alleen aan zijn doelstelling kunnen voldoen wanneer alle bestuursleden en medewerkers zich zoals de vastgestelde principes gedragen, de daarop gebaseerde spelregels in acht nemen en elkaar op de naleving van de code aanspreken. Zwolle, 29 september 2014 Siem Jan Schenk, voorzitter Roland Kip, directeur.

Governance code LTO Noord

INHOUDSOPGAVE A. Principes voor good governance 1. Algemene principes 2. Bestuurlijke principes 3. Organisatorische principes

blz. 3 – 4

B. Regulering 1. Reglementering bestuurlijke structuur 2. Beslissingsbevoegdheid 3. Vertegenwoordigingsbevoegdheid 4. Ondertekening brieven 5. Benoeming bestuursleden 6. Gedragslijn bestuursleden 7. Vergoeding bestuursleden 8. Werkorganisatie 9. Vaststelling van jaarrekening 10. Controle van de jaarrekening 11. Rol accountant bij behandeling jaarrekening 12. Verlening opdrachten en aftekening facturen 13. Inrichting Risicomanagement systeem

blz. 5 - 9

Bijlagen zijn op te vragen bij het directiesecretariaat van LTO Noord (Helga Bolt of Marijke Kooij)


A. Principes voor good governance A. Noord. Er is een deugdelijk beoordelings- en beloningssysteem. Namens LTO Noord wordt externe arbeid uitsluitend ingehuurd door de directeur. De directeur ziet er op toe dat de inhuur van externe arbeid contractueel wordt vastgelegd Good Governance Principes Zoals in de inleiding vermeld, zijn het Algemeen Bestuur en de directie verantwoordelijk voor de inrichting en de toepassing van de governance en voor de naleving van de Governance code LTO Noord. Ter voldoening aan deze verantwoordelijkheid stellen zij voor LTO Noord de onderstaande principes voor good governance vast. De principes gelden als een interne gedragslijn voor leden van bestuursorganen, commissies, werkgroepen en vertegenwoordigers van LTO Noord, en voor medewerkers en opdrachtnemers van de organisatie. De totale doelgroep wordt hieronder aangeduid met ‘functionarissen’. Wanneer een functionaris door omstandigheden de good governance principes niet in acht kan nemen of heeft genomen, wordt daarvan mededeling gedaan aan het Algemeen Bestuur (leden van bestuursorganen, commissies, werkgroepen en vertegenwoordigingen ) of aan de directeur (medewerkers en opdrachtnemers). Over eventuele consequenties van niet-naleving van de principes wordt met dezelfde verdeling besloten door Algemeen Bestuur respectievelijk directeur.

1. Algemene principes a. Functionarissen zijn bekend met de statuten en reglementen en stellen vanuit hun rol het verenigingsdoel voorop bij het geven van adviezen, het voorlichten van derden en het nemen van besluiten. b. Functionarissen kennen hun rol binnen de vereniging en de rol van anderen. Zij respecteren ieders rol, helpen elkaar deze goed te kunnen vervullen en spreken elkaar aan als rollen niet ten bate van het gezamenlijke verenigingsdoel worden vervuld. c. Functionarissen werken samen vanuit vertrouwen, respect en goede wil. Ze staan open voor discussie en feedback. Het gezamenlijk nastreven van het verenigingsdoel staat in alle gevallen voorop. d. Functionarissen gaan geen verplichtingen aan waarvan bekend is of waarvan vermoed kan worden dat deze het voortbestaan van de vereniging in gevaar kunnen brengen, de vereniging in diskrediet kunnen brengen of die bezwaarlijk kunnen zijn voor het vervullen van hun rol. e. Functionarissen zullen ten opzichte van elkaar en belanghebbende actoren voldoende onafhankelijk zijn. f. Functionarissen maken hun bezoldigde en onbezoldigde functies en nevenfuncties bekend bij de vereniging en doen daarbij proactief opgave van mogelijke tegenstrijdige belangen.


g. Functionarissen stellen zich op als ambassadeur van de vereniging, zowel in functie als daarbuiten. h. Functionarissen delen geen informatie over de vereniging met derden die door hun rol verkregen is als dit de vereniging op enigerlei wijze kan hinderen in nastreven van haar doel of schaden. Uitzonderingen hierop zijn de momenten waarop de vereniging willens en wetens de wet overtreedt of door grove nalatigheid/handelswijze grote maatschappelijke verontwaardiging veroorzaakt. i. Functionarissen beschermen de aan hen in vertrouwen gestelde gegevens van klanten, leveranciers en stakeholders in overeenstemming met de wet en de geldende interne protocollen. j. Functionarissen nemen geen vergoedingen en/of geschenken aan die bedoeld zijn om sturing aan te brengen in het handelen, adviseren of besluiten voor de vereniging. Functionarissen tonen zich bestand tegen uitgeoefende druk of dreiging om zich te laten sturen. Functionarissen melden zaken in voorkomend geval proactief bij het bestuur. Functionarissen onthouden zich op hun beurt van eerdergenoemde methoden om derden te beïnvloeden. k. Functionarissen kennen aan zichzelf en collega’s geen beloningen, geschenken, vergoedingen of profijtelijke regelingen toe die de vereniging kunnen schaden, niet in overeenstemming zijn met algemeen aanvaardbare normen of die tot maatschappelijke verontwaardiging kunnen leiden.

2. Bestuurlijke principes a. Besluiten over de omvang, samenstelling, structuur en vergoedingen voor bestuur en commissies geven rekenschap van de taakstelling en verantwoordelijkheden, de draagkracht van de organisatie en algemeen maatschappelijke aanvaarde normen. b. Bestuurders hebben oog voor externe omgevingsrisico’s, financiële en operationele stabiliteit en sturen proactief vanuit een maatschappelijke en financieel verantwoorde strategie ten bate van het verenigingsdoel. c. Besluiten worden genomen na zorgvuldige afweging. Deze afweging wordt gekenmerkt door - al dan niet vastgelegde - besluitvormingsprocedures die erop gericht zijn om intern en extern de consequenties van de besluiten vooraf te overzien en om vast te stellen in welke mate deze bijdragen aan het realiseren van het verenigingsdoel. De werkwijze wordt tenminste toegepast bij besluiten die van invloed zijn op de koers, strategie en positie van de vereniging. d. Het bestuur waarborgt adequate informatievoorziening aan commissies, raden, werkgroepen en andere ingestelde organen binnen de vereniging over alle zaken en actuele gebeurtenissen die voor het functioneren relevant zijn.


e. Het bestuur is voorbereid op calamiteiten. Zij treft voorzieningen voor continuering van de activiteiten en het beperken van schade. Zij kan belanghebbenden en actoren adequaat informeren. 3. Organisatorische principes LTO Noord… a. … ambieert om waarde toe te voegen aan de sector waar het onderdeel van is. LTO Noord raadpleegt stakeholders om te reflecteren op haar bijdrage aan de sector. b. … neemt maatregelen voor de (digitale) beveiliging van de gegevens die aan haar zijn toevertrouwd. Hieronder vallen tenminste de gegevens van: klanten, leveranciers, stakeholders, personeel en functionarissen. Het beveiligingsniveau en de mate van beveiliging is toereikend om minimaal te voldoen aan de wet- en regelgeving. c. … neemt geen gegevens aan van - en vraagt geen gegevens op bij - derden waarvan het weet dat deze niet verstrekt mogen worden. d. … (inhuur-) medewerkers werken volgens vastgelegde werkwijze. De werkwijze is in overeenstemming met de wettelijke verplichtingen, statuten, normen, reglementen en criteria. De werkwijzen hebben tot doel om willekeur te vermijden, om afbreukrisico te voorkomen en om schade door fouten te beperken. e. … creëert een werkklimaat waarin (inhuur-) medewerkers zich constructief aangemoedigd voelen om bij te dragen aan het verenigingsdoel en om mee te denken over verbetering van de kwaliteit van werk en dienstverlening. f. … werkt transparant en legt openbaar rekenschap af aan afnemers van haar diensten door toegankelijke informatievoorziening over: het verenigingsdoel, werkwijze, reglementen, tarieven, aanmelden en opzeggen, inspraak bij besluitvorming en behandeling van klachten.

B. Regulering 1. Reglementering bestuurlijke structuur Kernpunt: Behoudens andersluidende bepalingen van de statuten, vervult het Algemeen Bestuur uit oogpunt van eenduidigheid en bestuur- en beheersbaarheid, de sleutelfunctie bij de instelling, wijziging en reglementering van organen en overlegverbanden van de vereniging. De bestuurlijke structuur van de vereniging LTO Noord is neergelegd in de statuten van de vereniging (bijlage 1). Het bestuur van de vereniging is in de statuten opgedragen aan het Algemeen Bestuur. Het


Algemeen Bestuur wordt bijgestaan door een algemeen secretaris en een penningmeester, welke functies thans, veelal onder de noemer directie/directeur, door één persoon worden vervuld. Binnen de vereniging geldt de directie dus niet als bestuur, maakt daar evenmin deel van uit, doch is daaraan met raadgevende stem toegevoegd. De leden van het algemeen bestuur worden benoemd en ontslagen door de Ledenraad van de vereniging, die geldt als algemene vergadering in de zin van de wet. Door de grote diversiteit aan belangen en doelgroepen, kenmerkt de vereniging zich door verschillende organen en verbanden. Voor zover de statuten niet anders bepalen, is de instelling daarvan voorbehouden aan het Algemeen Bestuur. Dezelfde diversiteit leidt er ook toe dat de statuten voor sommige uitwerkingen verwijzen naar nadere reglementering bij bestuursbesluit. De nadere reglementering van de in de statuten genoemde organen is opgenomen in Huishoudelijk Reglement (bijlage 2) van de vereniging (HR) dat door het Algemeen Bestuur wordt vastgesteld. De gewone leden (= ondernemers actief in de land- en tuinbouw) van de vereniging zijn ondergebracht in afdelingen. De afdelingen bezitten geen rechtspersoonlijkheid, maar zijn organen van de vereniging. Elke afdeling stelt een afdelingsreglement vast. Deze moet zijn goedgekeurd door het Algemeen Bestuur. Ten behoeve voor de afdelingen heeft het Algemeen Bestuur een Model-Afdelingsreglement vastgesteld (bijlage 3). Behalve in gebiedsgerichte afdelingen, worden de gewone leden tevens ingedeeld in sectororganen. Deze bezitten geen rechtspersoonlijkheid, maar zijn evenals de afdelingen, organen van de vereniging. Elk sectororgaan stelt een sectorreglement vast. Deze moet goedgekeurd zijn door het Algemeen Bestuur. De sectorreglementen bevatten in elk geval de samenstelling en wijze van benoeming van de vertegenwoordigers van LTO Noord in de betrokken vakgroep van de federatieve vereniging LTO Nederland te Den Haag, waaraan LTO Noord de sectorale belangenbehartiging statutair heeft opgedragen.

2. Beslissingsbevoegdheid Kernpunt: Voor zover de statuten niet anders bepalen, beslist het Algemeen Bestuur (over de wijze van besluitvorming) in alle beleidsmatige vraagstukken. In eerste aanleg is het bestuur van de vereniging opgedragen aan het Algemeen Bestuur. Voor zover statutair niet anders bepaald, beslist het Algemeen Bestuur (over de wijze van besluitvorming) in alle beleidsmatige vraagstukken. Statutaire uitzonderingen op dit uitgangspunt zijn


de sectorale belangenbehartiging die door en onder verantwoordelijkheid zit van de sectorale vakgroepen van LTO Nederland en de provinciale horizontale belangenbehartiging. Deze is statutair opgedragen aan de provinciale besturen van de vereniging. Dit betekent dat anders gerichte belangenbehartiging primair is voorbehouden aan het Algemeen Bestuur. De statuten bieden een tweetal bepalingen gericht op de mogelijkheid van bestuur bij volmacht: 1. In artikel 24 wordt het Algemeen Bestuur de mogelijkheid geboden andere organen van de vereniging te machtigen bepaalde aan hem opgedragen taken en bevoegdheden uit te oefenen. 2. In artikel 26 wordt het Algemeen Bestuur de mogelijkheid geboden leden van het Algemeen Bestuur en de directeur, al dan niet gezamenlijk, te machtigen tot het afdoen van dagelijkse zaken en tot het zelfstandig optreden in spoedeisende gevallen. Deze bepaling biedt de mogelijkheid voor de instelling van een dagelijks bestuur waarvan tot op heden geen gebruik is gemaakt. De machtiging van de directeur is opgenomen in een directiestatuut (bijlage 4). Het betreft een taakverdeling tussen Algemeen Bestuur en directie met betrekking tot het beheer van de vereniging, de inrichting van de werkorganisatie, bestuur van de vereniging, personeel en vertegenwoordiging.

3. Vertegenwoordigingsbevoegdheid Kernpunt: De organen van LTO Noord bezitten geen rechtspersoonlijkheid en kunnen geen rechtshandelingen in naam van LTO Noord verrichten. Het hebben of krijgen van bestuursbevoegdheid, impliceert niet het hebben of krijgen van vertegenwoordigings-bevoegdheid. Hierbij is van belang dat de organen van LTO Noord geen rechtspersoonlijkheid bezitten en dientengevolge geen rechtshandelingen in naam van LTO Noord kunnen verrichten. De statuten bepalen in artikel 27 dat de vereniging LTO Noord in en buiten rechte wordt vertegenwoordigd door het Algemeen Bestuur, door de voorzitter en een ander lid van dat bestuur gezamenlijk, door de voorzitter en de algemeen secretaris gezamenlijk of, bij hun verhindering, door hun plaatsvervangers. Wanneer ten behoeve van enig orgaan van de vereniging een rechtshandeling moet worden verricht, gebeurd dat in principe door één van de in artikel 27 genoemde combinaties. Om voor de buitenwacht helder te maken wie de vereniging formeel kunnen vertegenwoordigen bij het verrichten van rechtshandelingen, behoren de betrokken personen ingeschreven te zijn bij de KvK met een aanduiding van de omvang van hun bevoegdheid. De inschrijving bij de Kamer van Koophandel (bijlage 5). Vervolgens kunnen deze combinaties van personen binnen hun


eigen bevoegdheid andere personen machtigen namens hen bepaalde rechtshandelingen te verrichten. Een dergelijke incidentele volmacht wordt gegeven wanneer een bestuurs- of personeelslid de vereniging moet vertegenwoordigen bij het verrichten van een rechtshandeling, zoals het voeren van een juridische procedure voor (leden van) LTO Noord of de vertegenwoordiging van vereniging bij notariële handelingen. Voorts is van belang dat het verrichten van rechtshandelingen niet hetzelfde is als het innemen en uitdragen van standpunten. Wanneer een verenigingsorgaan over een bepaald vraagstuk een standpunt heeft ingenomen, kan zij dat uiteraard op eigen naam en onder eigen verantwoordelijkheid uitdragen. Alleen wanneer ter uitvoering van dat standpunt rechtshandelingen moeten worden verricht, moet worden teruggevallen op artikel 27 van de statuten.

4. Ondertekening brieven Kernpunt: Zowel op bestuurlijk als secretarieel niveau is de ondertekening van brieven eenduidig gereguleerd. Voor de ondertekening van namens de vereniging te verzenden brieven is de volgende gedragslijn vastgesteld: Bestuurlijk • Brieven met rechtsgevolgen voor LTO Noord: Namens AB, door directeur • Brieven met standpunten van Algemeen Bestuur: Namens AB, door directeur • Brieven met standpunten Ledenraad: Namens AB, door directeur. • Brieven met standpunten van vakgroepen: Namens vakgroep, door voorzitter en/of secretaris • Brieven met standpunten van provinciaal bestuur: Namens PB, door voorzitter en/ of secretaris Secretarieel • Externe informatie/mededeling van secretariaat en stafdiensten: o Behoudens mandaat aan ander(en), directeur. • Interne informatie/mededeling van secretariaat en stafdiensten o Behoudens mandaat aan ander(en), door betrokken (afdelings-)hoofd, of MT-lid.


5. Benoeming bestuursleden De samenstelling en wijze van benoeming van leden van bestuursorganen van de vereniging is geregeld in de statuten of in de daarop gegrondveste reglementen (paragraaf B1 van deze code) Voor de werving en selectie van bestuursleden wordt veelal gewerkt met profielschetsen. De profielschetsen van de voorzitter en leden van het Algemeen Bestuur (bijlage 6). De zittingsperiodes van de leden van het Algemeen Bestuur staan vermeld in een Rooster van Aftreding (bijlage 7).

6. Gedragslijn bestuursleden Ten behoeve van een efficiënte, eensgezinde en geloofwaardige aansturing van de organisatie, heeft het Algemeen Bestuur volgens artikel 56, tweede lid van de statuten een bindende gedragslijn vastgesteld voor leden van het Algemeen Bestuur, de provinciale besturen en de vakgroepen. Deze gedragslijn is neergelegd in het Reglement Bestuursleden LTO Noord (bijlage 8). Het reglement bevat gedragslijnen over het functioneringskader, nevenfuncties, verantwoordelijkheid, werkwijze, conflicten en functioneringsgesprekken. Het reglement is in belangrijke mate een bestuurlijke vertaling van de principes van good governance uit hoofdstuk A van deze code. LTO Noord investeert in haar besturen en bestuurders. Doel: de bestuurlijke organisatie professioneel voortdurend te ontwikkelen en daarmee de verenigingsstructuur te versterken. Gelijk als in de werkorganisatie faciliteert LTO Noord het monitoren van het functioneren van provinciale en sectorale besturen. Dit doen we door het functioneren van besturen en bestuurders jaarlijks te bespreken. Dit in een tweejarige cyclus. Het ene jaar vinden er functioneringsgesprekken plaats, het jaar daarop evaluaties van het functioneren van het gehele bestuur. LTO Noord Vereniging & Informatie initieert deze jaarlijkse besprekingen, coördineert het proces en begeleidt het daadwerkelijke gesprek. De werkwijze is vastgelegd (bijlage 9). Het functioneren van leden van het Algemeen Bestuur gebeurt zowel collectief als individueel in een jaarlijks proces van zelfevaluatie. Nieuwe bestuursleden dienen zich vooraf aan de statuten, reglementen, governance code en andere reglementaire besluiten te conformeren door ondertekening van een bestuurdersverklaring (bijlage 10).

7. Vergoeding bestuursleden Kernpunt: De vergoeding van bestuursleden en bestuurlijke vertegenwoordigers van de organisatie wordt vastgesteld door het Algemeen Bestuur.


Artikel 47 van de statuten bepaalt dat het Algemeen Bestuur bij afzonderlijk reglement aan de leden van organen van de vereniging vaste toelagen en/of vacatiegeld en/of onkostenvergoeding kan toekennen. Aan deze bevoegdheid heeft het Algemeen Bestuur gevolg gegeven door de vaststelling van het Reglement Vergoeding Leden Bestuursorganen LTO Noord (bijlage 11).

8. Werkorganisatie Kernpunt: Benoeming en ontslag van medewerkers, arbeidsvoorwaarden, beoordelings- en beloningssystematiek en de inhuur van externe arbeid is adequaat geregeld. De directeur is de enige werknemer van de vereniging die wordt benoemd en ontslagen door het Algemeen Bestuur. Eventuele van de algemene arbeidsvoorwaarden afwijkende bepalingen voor de directeur worden door het Algemeen Bestuur vastgesteld en vastgelegd. Ook voorziet het Algemeen Bestuur in een adequate beoordelingssystematiek voor de directeur. De overige werknemers van de vereniging worden benoemd en ontslagen door de directeur. Voor hen gelden de arbeidsvoorwaarden zoals die in overeenstemming met de ondernemingsraad zijn vastgesteld en zijn neergelegd in het Reglement Arbeidsvoorwaarden LTO Noord, de deelreglementen hiervan en het jaarlijkse Arbeidsvoorwaardenbesluit LTOen wordt voldaan aan de relevante wet- en regelgeving.

9. Vaststelling van de jaarrekening De procedure rond de vaststelling van de financiële jaarstukken is statutair geregeld. Het Algemeen Bestuur doet rekening en verantwoording over zijn in het afgelopen boekjaar gevoerde bestuur, onder overlegging van een bestuursverslag, een balans en een staat van baten en lasten. De balans en de verlies en winstrekening van de vereniging worden elk jaar door een door het Algemeen Bestuur aan te wijzen accountant gecontroleerd (art. 53.2 en 53.3). De financiële jaarstukken worden vastgesteld door de Ledenraad (art. 42.1).Ten minste één maand voorafgaand aan de Ledenraad waarin de jaarstukken ter vaststelling worden voorgelegd, belegt het Algemeen Bestuur per regio en/of per sector een vergadering met de besturen van de afdelingen die bij die regio of sector horen. Op deze wijze wordt bevorderd dat de financiële jaarstukken organisatie breed worden besproken alvorens tot besluitvorming wordt overgegaan (art. 46.1 en 46.2). Vooruitlopend op de bespreking met de afdelingen wordt de jaarrekening in de juli-vergadering in de Ledenraad besproken en voorlopig vastgesteld. Na bespreking met de afdelingen in oktober, wordt de jaarrekening in november voor definitieve vaststelling voorgelegd aan de Ledenraad.


10. Controle van de jaarrekening De jaarstukken worden door een door het Algemeen Bestuur aangewezen accountant gecontroleerd. De accountantscontrole levert een verklaring bij de jaarrekening op. Gestreefd wordt naar een goedkeurende verklaring als bedoeld in Titel 9 Boek 2 BW die voldoet aan de eisen van RJ 630 “Verslaggeving voor commerciële verenigingen en stichtingen” en aan overige relevante wet- en regelgeving. Als gevolg van artikel 2:393 lid 4 BW wordt bij de jaarrekening ten behoeve van bestuur en directie een accountantsverslag gevoegd. Hierin staan de bevindingen van de accountant met een oordeel over de aangetroffen werkwijze en met aandachtspunten voor het bestuur. Vooruitlopend op de controle van de jaarrekening voert de accountant aan het eind van het jaar (november/december) een interim-controle uit. Mede om vast te stellen wat er voor de jaarrekening nog moet worden gedaan. Voorts rapporteert de accountant in de vorm van een managementletter over de kwaliteit van de interne administratieve organisatie (bestaan, opzet en werking van administratieve controlemaatregelen). De managementletter wordt eerst in conceptvorm voorgelegd aan directie en management voor een reactie op eventuele bemerkingen. De definitieve rapportage gaat samen met het commentaar van directie en management naar het Algemeen Bestuur. In het volgende jaar wordt door de accountant gecontroleerd of en zo ja, in hoeverre zijn aanbevelingen zijn ingevoerd.

11. Rol van de accountant bij de behandeling van de jaarrekening De bespreking van de jaarrekening en het accountantsverslag in het Algemeen Bestuur, vindt plaats in aanwezigheid van de accountant. Hoewel daartoe geen verplichting bestaat, is het de laatste jaren gebruikelijk dat het accountantsverslag ook aan de Ledenraad wordt voorgelegd en dat de behandeling van jaarrekening en accountantsverslag in de Ledenraad eveneens plaatsvindt in aanwezigheid van de accountant.

12. Verlening opdrachten en aftekening facturen Als gevolg van artikel 52 van de statuten, kunnen zonder goedkeuring van het Algemeen Bestuur, geen financiële verplichtingen namens de vereniging worden aangegaan, tenzij de daarmee gepaard gaande uitgaven in de vastgestelde begroting zijn opgenomen. Het Algemeen Bestuur heeft de directeur in het directiestatuut gemachtigd binnen de kaders van de vastgestelde begroting verplichtingen namens de vereniging aan te gaan en de daarmee gepaard gaande betalingen te verrichten.


Op zijn beurt heeft de directeur budgethouders gemachtigd om opdrachten te verlenen. Hierbij zijn grenzen aangegeven tot op welk kostenniveau een budgethouder opdrachten mag verlenen. Dit geldt voor eenmalige opdrachten. Voor langlopende (meer dan 1 jaar) verplichtingen is toestemming van de directeur altijd noodzakelijk. Naast de opdrachtverlening is ook het aftekenen van facturen (=toestemming om te betalen) aan grenzen gekoppeld. Deze zijn enerzijds verbonden met de toestemming om een opdracht te verlenen, maar anderzijds ook aan de hoogte van het gefactureerde bedrag. De machtiging van de directeur aan de budgethouders is vervat in een directiebesluit (bijlage 12).

13. Inrichting risicomanagementsysteem Eenmaal per jaar worden een inventarisatie en analyse gemaakt van de bedrijfsrisico’s binnen LTO Noord. Er wordt per risico een inschatting gemaakt van de kans dat het zich voor zal doen en wat de impact daarvan zal zijn voor de organisatie. Op grond hiervan wordt bezien of nadere beheersmaatregelen nodig zijn. Onderstaande bijlagen horen bij de Governance Code. Deze zijn op te vragen bij het directiesecretariaat van LTO Noord (Helga Bolt of Marijke Kooij).

Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3 Bijlage 4 Bijlage 5 Bijlage 6 Bijlage 7 Bijlage 8 Bijlage 9 Bijlage 10 Bijlage 11 Bijlage 12

Statuten LTO Noord Huishoudelijk Reglement LTO Noord Model-Afdelingsreglement Directiestatuut LTO Noord Inschrijving Kamer van Koophandel Profielschetsen Algemeen Bestuur Rooster van Aftreding Algemeen Bestuur Reglement Bestuursleden LTO Noord Reglement Vergoeding Leden Bestuursorganen LTO Noord Bestuurdersverklaring Reglement Vergoeding Leden Bestuursorganen LTO Noord De machtiging van de directeur aan de budgethouders: directiebesluit


LTO Noord T 088 – 888 66 66 F 088 – 888 66 60 E [email protected] I www.ltonoord.nl LTO Noord Informatiecentrum T 088 – 888 66 44 F 088 – 888 66 40 Hoofdkantoor LTO Noord Zwolle Zwartewaterallee 14 8031 DX Zwolle Postbus 240 8000 AE Zwolle Regiokantoren Morra 2 9204 KH Drachten Postbus 186 9200 AD Drachten Fonteinlaan 5 2012 JG Haarlem Postbus 649 2003 RP Haarlem

ONDERNEMEN DOE JE SAMEN

GOVERNANCE CODE LTO NOORD. van de vereniging met volledige rechtsbevoegdheid Land- en Tuinbouworganisatie Noord (versie )

Recommend Documents