Directies waterschappen Veluwe en Vallei en Eem t.a.v. de heren P. Spaan en G.P. Dalhuisen
Datum Contactpersoon Doorkiesnummer
15 juni 2011 BOR secretariaat (055) 527 29 11
Uw kenmerk Ons kenmerk Onderwerp
UBOR 2011/12 BOR advies huisvesting en start uitwerking van „het nieuwe werken‟
Geachte heren Spaan en Dalhuisen, Op 31 mei jongstleden ontving de BOR in goede orde de adviesaanvraag inzake de huisvesting (IBOR201119) van de nieuwe waterschapsorganisatie en de adviesaanvraag ten aanzien van het starten met de uitwerking van “het Nieuwe Werken” (IBOR201120). In deze adviesaanvragen vraagt u de BOR om een advies inzake de gevolgen van vestiging van de nieuwe organisatie in Apeldoorn, met als context dat met de vakorganisaties in het BGO wordt gesproken over een aanvulling van het flankerend beleid en het Nieuwe Werken als werkwijze voor de nieuwe organisatie. In formele zin valt de besluitvorming over huisvesting en met name de locatiekeuze onder het politieke primaat en kan het adviesrecht van de BOR slechts betrekking hebben op de gevolgen die uit deze besluitvorming voortvloeien. Echter heeft de BOR ervoor gekozen ook in dit geval, evenals bij eerdere adviesaanvragen, een integrale benadering te kiezen. In het traject voorafgaand aan deze adviesaanvraag heeft de BOR op informele basis daarvan ook reeds blijk gegeven. De BOR geeft daarom een integraal advies over huisvesting en het Nieuwe Werken. Eerdere adviezen BOR In een eerdere fase van dit fusieproces heeft de BOR reeds een tweetal adviezen geformuleerd waarin, vanuit de integrale benadering reeds aandacht werd gevraagd voor de besluitvorming inzake de huisvesting van de nieuwe waterschapsorganisatie. De BOR doelt daarmee op de adviezen in het kader van het Integraal Beslisdocument (21 december 2010) en het advies in het kader van de Fijnstructuur en het Functieboek (7 mei 2011). De rode draad bij deze integrale adviezen is telkens geweest dat de BOR van mening was dat er omtrent de huisvesting en de locatiekeuze snel duidelijkheid
Girorekening 7528588 Nederlandse Waterschapbank NV Den Haag Rekeningnummer 63.67.53.379
Datum Onderwerp Blad
15 juni 2011 BOR advies huisvesting en start uitwerking van „het nieuwe werken‟ 2 van 5
verschaft moest worden aan de medewerkers en dat er bij de start van de nieuwe organisatie geen sprake meer mocht zijn van twee hoofdlocaties. Redenen voor deze visie waren onder meer dat er rust en duidelijkheid gecreëerd kan worden door in een zo vroeg mogelijk stadium maximale duidelijkheid te geven aan betrokken medewerkers en dat het van belang is om vanaf de start van de nieuwe organisatie te werken aan één nieuwe cultuur. Voor beide voorwaarden is, in de ogen van de BOR, snelle besluitvorming over één locatie cruciaal. Een ander element waarop de BOR ook bij eerdere adviezen gewezen heeft is dat bij de start van de nieuwe organisatie gelijktijdig ook Het Nieuwe Werken succesvol zou kunnen worden. De BOR heeft er dan ook op aangedrongen om bij de keuze voor een locatie en huisvesting de geschiktheid van het gebouw voor de invoering van Het Nieuwe Werken zwaar te laten meewegen. De BOR is van mening dat dit organisatieprincipe namelijk in één keer goed geïmplementeerd moet worden. Lukt dat niet, dan is het principe tot mislukken gedoemd. Omdat Het Nieuwe Werken, tezamen met procesgericht werken de leidende organisatieprincipes zijn voor de nieuwe organisatie, dienen deze principes alsmede de werking daarvan niet beperkt te worden door beperkingen die worden opgeroepen door de huisvesting. Ook hier geldt: er is maar één kans om het goed te doen en de fusie te laten slagen. Het bovenstaande, alsmede de visie van de BOR op de twee locatiealternatieven heeft de BOR u voor aanvang van de gezamenlijke D&H-vergadering op 27 mei j.l medegedeeld. Daarbij heeft de BOR benadrukt dat ongeacht de uiteindelij ke keuze, in beide gevallen voldaan zou moeten worden aan een aantal zwaarwegende voorwaarden. Hieronder wordt daarop nader ingegaan. Inhoudelijk advies Zoals eerder aangegeven is de BOR van mening dat één van de, zo niet dé sleutelfactor voor een succesvolle fusie het creëren van een nieuwe en vruchtbare, eenduidige organisatiecultuur is. Op het ontstaan en vormgeven van een dergelijke nieuwe cultuur is een aantal factoren van invloed. Twee van de meest bepalende factoren zijn daarbij de omgeving waarbinnen medewerkers hun werk moeten doen en de wijze waarop aan hen leiding wordt gegeven. Beide elementen komen aan de orde waar het de besluitvorming rondom huisvesting en locatie betreft. De BOR wijst er daarbij op dat de keuze voor Apeldoorn als vestigingsplaats een logische is, gelet op de voordelen die aan deze locatie verbonden zijn. Daar staat echter tegenover dat de gevolgen van een vestiging in Apeldoorn, voor de medewerkers van het Waterschap Vallei en Eem aanzienlijk zijn. Om te voorkomen dat het g evoel ontstaat bij met name dit deel van het personeel dat er sprake is van een overname in plaats van een fusie, is de BOR van mening dat het gebouw in Apeldoorn een geheel nieuwe uitstraling moet krijgen, zodanig dat zowel de medewerkers van Vallei & Eem als de medewerkers van Veluwe het gevoel krijgen dat zij in een nieuw kantoorpand hun intrek nemen. Zoals al aangegeven kan de introductie van Het Nieuwe Werken, in volle omvang en integraal toegepast, daarbij als katalysator optreden en gebruikt worden. De BOR is dan in beginsel positief over de insteek die daartoe wordt voorgesteld ten aanzien van dit onderdeel. 2
Datum Onderwerp Blad
15 juni 2011 BOR advies huisvesting en start uitwerking van „het nieuwe werken‟ 3 van 5
Overigens zijn deze door de BOR als cruciaal voor het slagen van de fusie gekwalificeerde voorwaarden niet nieuw. Ook in het rapport van Conclu sion zijn soortgelijke randvoorwaarden benoemd. Deze worden hier herhaald met daarbij kanttekeningen van de BOR: Er dient een gevoel gecreëerd te worden dat er een gezamenlijke nieuwe start wordt gemaakt door het pand een volledig nieuwe uitstraling te geven en gebruik te maken van gezamenlijke nieuwe huisvesting. De BOR adviseert echter, in tegenstelling tot Conclusion, om zeer terughoudend te zijn met de introductie van Het Nieuwe Werken tijdens de periode van tijdelijke huisvesting. Zoals aangegeven is de BOR van mening dat er maar één kans is voor een succesvolle introductie. Deze kans mag volgens de BOR niet beïnvloed worden door beperkingen die door de tijdelijkheid van de huisvesting tot het moment van definitieve verhuizing nu eenmaal zullen optreden. Negatieve gevoelens bij medewerkers van waterschap Vallei & Eem moeten worden weggenomen door deze bespreekbaar te maken en compensatie te bieden voor de extra reistijd en –kilometers. De BOR gaat ervan uit dat dit hier met het BGO goede afspraken over worden gemaakt. De medewerkers van waterschap Veluwe dienen door het management en de leiding van de organisatie begeleid te worden in het meegaan naar de nieuwe gewenste cultuur door hieraan extra en expliciet aandacht te besteden. Hier ligt derhalve een zeer nadrukkelijke opgave voor het nieuwe management, naast de bereidheid van medewerkers om te investeren in deze nieuwe cultuur. De BOR is daarbij nog aanvullend van mening dat dit ook voor medewerkers van waterschap Vallei & Eem geldt, zij het misschien in mindere mate. Ten aanzien van Het Nieuwe Werken wil de BOR, in het verlengde van wat eerder in dit advies daarover al is gemeld, nog willen toevoegen dat het realiseren van dit principe voor de BOR geen doel op zichzelf is, maar een belangrijk middel om andere doelen te bereiken. De BOR wijst dan met name op Het Nieuwe Werken als middel om de fusiedoelen (kwaliteit, kwetsbaarheid en efficiëntie) te realiseren, om het nog te ontwikkelen Strategisch HRM-beleid te faciliteren, om een aantrekkelijk werkgever te zijn en te blijven in een krapper wordende arbeidsmarkt, om het werk meer flexibel en moderner te organiseren, met meer aandacht voor combinatie van werk en privé voor medewerkers, gebruikmaking van moderne technologische voorzieningen, om een duurzaam werkgever te zijn en vooral om de gewenste nieuwe cultuur te stimuleren en faciliteren. Om dit allemaal te realiseren – de BOR realiseert zich dat de lat hoog wordt gelegd – moet een aantal zaken goed geregeld zijn, voordat de daadwerkelijk overgang (o ok naar de tijdelijke huisvesting) een feit zal zijn. In ieder geval dient er voor gezorgd te worden dat de archivering en de toegang tot gegevens en archieven goed georganiseerd is. Een verder gaande digitalisering van deze werkprocessen is daarvoor in de ogen van de BOR onontbeerlijk. Dat geldt overigens niet alleen voor de 3
Datum Onderwerp Blad
15 juni 2011 BOR advies huisvesting en start uitwerking van „het nieuwe werken‟ 4 van 5
ontsluiting van gegevens voor medewerkers op de hoofdkantoren, maar ook voor de mensen die werkzaam zijn op steunpunten (waaronder de RWZI‟s) en voor de mensen die de mogelijkheid krijgen om van andere locaties (waaronder thuis) te werken. In het verlengde daarvan is de BOR van mening dat de steunpunten (werkplaatsen, RWZI‟s) en satellietlocatie(s) in de nieuwe situatie qua kantoorfacilitair (bureaus, stoelen, pc‟s, printers, netwerkmogelijkheden, etc.) optimaal ingericht moeten worden om de principes van het Nieuwe Werken optimaal toe te kunnen passen. Naar mening van de BOR onderscheidt een satellietlocatie zich van een steunpunt door het feit dat een satellietlocatie ook (beperkt) st ructureel ingepast kan worden in dagelijkse werkzaamheden als werkplek voor kantoorpersoneel. Bovendien zal dit ook kunnen hebben als ontmoetingsplek in de regio en is dit bedoeld als tegemoetkoming aan mensen die anders veel (onnodige) dienstkilometers maken. De BOR is het hierin niet eens met de rapportage van Conclusion, waarin staat minimaal te investeren in steunlocaties en satellietlocatie. In ogen van de BOR moet het uitgangspunt zijn “het Nieuwe Werken” daadwerkelijk goed in te voeren, dat wil zeggen, plaats en tijd onafhankelijk werken. De BOR adviseert in dat kader lering te trekken uit ervaringen die elders in het land met soortgelijke constructies zijn opgedaan. Zo is bij waterschap Rivierenland gebleken dat eenduidigheid en eenheid in de inrichting en facilitering van locaties één van de belangrijkste succesfactoren is. De BOR heeft niet de vrees dat er eilandjes ontstaan of een dependance op het moment dat het management hier passende aandacht voor heeft richting de individuele medewerker. Gezien bovenstaande adviseert de BOR ten aanzien van satellietlocaties en steunpunten het programma van eisen in de uitwerking nader te bekijken op de volgende onderdelen: op het gebied van kantoorfacilitair (naar mening van de BOR moet hier juist niet op bezuinigd worden) ten aanzien van het aantal werkplekken op de satellietlocatie(s) ten aanzien van de locatie te onderzoeken of meerdere satellietlocaties functioneel kunnen zijn In de komende periode zal er sprake zijn van tijdelijke huisvesting voor de mensen van waterschap Veluwe in Apeldoorn. Voor het betrokken personeel moeten, als vanzelfsprekend, bij tijdelijke huisvesting zaken goed geregeld zijn. De op de tijdelijke locatie aanwezige faciliteiten moeten afdoende zijn en benodigde voorzieningen moeten aanwezig zijn. Daarnaast is het belangrijk dat er mogelijkheden gecreëerd worden om op afstand werken (thuis, op zuiveringslocaties, etc.) te faciliteren. Voor wat betreft het invoeren van Het Nieuwe Werken in de tijdelijke situatie adviseert de BOR dit, zoals hierboven reeds verwoord, niet te doen. Het sociaal statuut voorziet in flankerend beleid, dat bedoeld is om negatieve gevolgen van de fusie voor medewerkers geheel of gedeeltelijk en blijvend of tijdelijk te 4
Datum Onderwerp Blad
15 juni 2011 BOR advies huisvesting en start uitwerking van „het nieuwe werken‟ 5 van 5
compenseren. Dit sociaal statuut is echter afgesloten toen de definitieve locatie nog niet bekend was. Er zijn toen afspraken gemaakt over compensatie, zonder dat de daadwerkelijke impact bekend was. Nu blijkt dat de gevolgen voor een belangrijk deel van het personeel zeer vergaand zijn. De BOR vindt dat daarmee in het sociaal statuut onvoldoende rekening is gehouden. Om die reden is de BOR van mening dat er aanvullende afspraken noodzakelijk zijn om de vergaande negatieve gevolgen voor het personeel te compenseren. De BOR gaat er van uit dat er voldoende ruimte wordt geboden om in het BGO deze aanvullende afspraken te maken. Conclusies Huisvesting Onder de voorwaarden zoals gesteld in het voorgaande en er van uitgaande dat de opmerkingen zoals door de BOR gemaakt ten aanzien van de verdere uitw erking zullen worden overgenomen, adviseert de BOR positief over het advies van de gezamenlijke D&H‟s aan de gezamenlijke AB‟s om de locatie in Apeldoorn te vestigen. Nieuwe Werken De BOR heeft van de WOR bestuurder de toezegging gekregen volwaardig en proactief te kunnen participeren bij het vormgeven van het Nieuwe Werken. Onder die conditie kan de BOR positief adviseren om de nieuwe organisatie te starten met de principes van “Het Nieuwe Werken”.
Met vriendelijke groet, i/o
Z.L.H. van de Koppel en H. Deunk voorzitters bijzondere ondernemingsraad van waterschap Veluwe en Vallei & Eem
5
