Gids
voor ondernemers
&
Marketing Beheer, enkele succesfactoren
Samenvatting Welk aanbod aan welke prijs?................................................ 3 Toekomstige klanten vinden................................................... 4 Werken aan uw offertes......................................................... 5 Het belang van de factuur..................................................... 6 Wanbetalingen trotseren........................................................ 7 Het boekhoudkundig beheer................................................. 8 Begeleiding door een fiduciare............................................... 9
2
Welk aanbod aan welke prijs? De relevantie van de aangeboden producten of diensten, is niet enkel de bestaansreden van een onderneming, maar tegelijk ook haar belangrijkste strategische troef. Om zeker het gewenste doelpubliek te bereiken, moet de producten- of dienstencatalogus drie belangrijke elementen respecteren:
1 - Een relevant aanbod
3 - Bepaal de juiste prijs
De belangrijkste fout die vermeden moet worden is denken aan wat er verkocht kan worden, eerder dan aan wat klanten zouden kopen! Deze laatsten hebben een tekort, een behoefte of zelfs eenvoudigweg een voorkeur voor iets, en uw doel is hieraan te beantwoorden. Het aanbod moet dus gebaseerd zijn op een realistische behoefte en niet op een product of dienst dat u gewoon even wil commercialiseren. Een marktstudie kan hierin meer duidelijkheid brengen, door het gebruik van kwantitatieve elementen, zoals: zijn er voldoende potentiële kopers? Dit om het risico te vermijden dat er niet voldoende verkocht wordt om winstgevend te blijven.
Nadat een marktstudie de nodige kennis verschaft heeft over toekomstige klanten en hun koopgedrag, rest er enkel nog het bepalen van de juiste prijs! Niets is beter dan een uitgebreide verkenning van het terrein via een realistische simulatie van het product of de dienst, om de reële kostprijs te bepalen en de juiste prijsstrategie uit te stippelen. Een van de belangrijkste berekeningen is de kostprijs, rekening houdend met alle directe en indirecte uitgaven voor het product (aankoop van grondstoffen, salarisof onderondernemingskosten, lokalen, energie, verplaatsingskosten). Hieraan dient nog de befaamde winstmarge toegevoegd te worden, die natuurlijk nodig is om er voor te zorgen dat de onderneming winstgevend is.
2- Een aanbod met een grote toegevoegde waarde Het verkopen van producten of diensten die niet uniek zijn in hun afzetgebied, houdt een niet verwaarloosbaar risico in. Het in de verf zetten van de toegevoegde waarde van dit nieuwe product zal dus noodzakelijk zijn om het doelpubliek te overtuigen. Het aanbod hoeft niet revolutionaire te zijn, net dat ietsje meer kan volstaan om zich te onderscheiden van de rest. Een van de sleutelfactoren om het gewenste (micro) publiek te bereiken is precisie. Zo is het bijvoorbeeld beter om te zeggen “e-learning cursus Frans voor het bijwerken van het taalniveau van handarbeiders” dan “Opleidingen op afstand”. Ten slotte moet het aanbod met de tijd mee evolueren, om synchroon te blijven met de tendensen en evoluties binnen de onderneming. In dit stadium zullen uw trouwe klanten de beste raadgevers zijn voor het uitdenken van het product van morgen.
In de praktijk Denk eraan om uw catalogus te optimaliseren in uw beheersoplossing. Groepeer de producten en dienste die u het meest verkoopt en vervolledig hun fiches (artikelcode, omschrijving, kostprijs, verkoopprijs, btw-voet). U zal tijd winnen bij het opstellen van uw offertes en facturen en u zal uw verkopen efficiënter kunnen analyseren. Hierdoor zullen ook uw klanten, via de factuur, toegang hebben tot alle informatie rond hun aankoop.
3
Toekomstige klanten vinden Zonder klanten geen omzet! Een weldoordachte voorafgaande marketingstrategie is essentieel om uw onderneming op te starten of te bestendigen. Om een optimale efficiëntie te bereiken, is het aangeraden om zich te concentreren op een beperkte maar relevante groep prospecten, om deze vervolgens te verleiden… en te overtuigen!
Methode #1: Benut uw netwerk
uithangborden, briefpapier met hoofding, visitekaartjes, aankleding van voertuigen, e-mailhandtekeningen, offertes, facturen,… Elk onderdeel moet conform zijn met het imago dat de onderneming wil uitstralen.
Uw netwerk kan van het grootste belang zijn, zeker bij het opstarten van een onderneming. Niets beter dan een beetje mond tot mond reclame om bezoekers naar uw website of winkel te lokken! Een van de trucs van kleine ondernemingen bestaat uit het op voorhand opbouwen van een solide en pertinent netwerk, via speciaal hiertoe bestemde websites (zoals LinkedIn), om dan hiervan te profiteren bij het opstarten van de onderneming.
Methode #4 : E-mailing De combinatie van een doelgericht prospectenbestand met een weldoordachte boodschap blijft erg efficiënt op commercieel vlak, met name voor klantenbinding. Het is belangrijk om te kiezen voor de kwaliteit (en niet de kwantiteit) van de prospecten en om de deontologische regels voor het verzenden van e-mails te respecteren, om het omgekeerde van het gewenste effect te voorkomen, namelijk het opbouwen van een slechte reputatie.
Methode #2 : Internet en sociale netwerken Als voor een winkel de etalage de eerste stap is in de communicatie met de klant, dan is internet zeker de tweede! Het is tegenwoordig ondenkbaar om een onderneming op te starten zonder een “etalage” op het web. Een professionele, kwalitatieve en voor zichtbaarheid via Google geoptimaliseerde website moet deel uitmaken van de uitrusting van elke onderneming. Voor het verwerven van nieuwe klanten is niets zo effectief als een goed geplande communicatiestrategie op sociale netwerksites als Facebook of het benaderen van gespecialiseerde bloggers.
Methode #5 : Het klantenbestand onderhouden Het is een bewezen marketingfeit: klanten binden is minder duur dan nieuwe klanten aantrekken! Wanneer een geoptimaliseerd klantenbestand vanaf het begin van de onderneming goed onderhouden wordt, zal dit niet alleen zorgen voor een grote tijdswinst, maar ook voor aanzienlijke besparingen.
Methode #3 : Communicatie op papier
Zelfstandigen zijn steeds op zoek naar nieuwe manieren om in de kijker te komen. Naargelang hun sector organiseren ze opendeurdagen, nemen ze deel aan gratis beurzen of aan webinars. Traditioneler, maar voor grotere budgetten: publiciteit in de media blijft een goede gelegenheid op bekendheid te verwerven!
Dit element wordt vaak aan de kant geschoven, terwijl het nochtans altijd de basis geweest is voor de communicatie door ondernemingen: papier! Een professionele en kwalitatieve communicatie (logo, inhoud), uniform op alle vlakken, is primordiaal voor de geloofwaardigheid van een onderneming:
In de praktijk Uw beheersoplossing laat toe om al uw contacten, zowel prospecten als klanten, te beheren. Dankzij dit regelmatig bijgewerkte adresboek, wint u tijd bij het opstellen van uw offertes en facturen, maar ook bij de communicatie met uw klanten. Hiervoor geeft u een maximum aan beschikbare gegevens op in de contactfiches: adres, e-mail, telefoonnummer(s), enz. Geef ook aan of het leveringsadres verschillend is van het facturatieadres, want dit is belangrijk wanneer een offerte omgezet wordt naar een factuur. Vervolledig ten slotte uw contactfiche met alle nuttige nota’s die u kunnen helpen bij het optimaliseren van uw contactenbestand voor prospectie: het geschikte moment om de persoon te contacteren, datum wanneer het contact opgenomen werd in uw adresboek, oorsprong van de prospect, enz.
4
Werken aan uw offertes Verplichte vermeldingen, betalingsvoorwaarden, geldigheidstermijn… Een offerte die gerealiseerd werd volgens de regels van de kunst, is een teken van professionalisme en zorgt ervoor dat de relatie met de klant direct een goede start kent.
Wat is een offerte?
Welke zijn de wettelijk verplichte vermeldingen?
Een offerte bestaat uit de beschrijving van de prestaties die de onderneming voorstelt aan de toekomstige klant, met een gedetailleerde prijsbeschrijving. Hoewel de term “Offerte” vaak gebruikt wordt, kan dit document ook “Bestek” of, voor consultants en vrije beroepen, “Voorstel tot interventie” genoemd worden. In de meeste gevallen is een offerte gratis. Als een onderneming deze toch betalend wil maken, worden de klanten hiervan best eerst op de hoogte gebracht. In de praktijk wordt het als gebruikelijk beschouwd om, wanneer de klant de offerte accepteert, de kosten voor de offerte af te trekken van het te betalen bedrag voor de prestaties of werken.
Een correct opgestelde offerte bevat een groot aantal verplichte vermeldingen. Het is aangeraden om vanaf het begin te werken met een model dat de volgende elementen bevat: • De vermelding “Offerte” (of de overeenstemmende benaming voor de sector van de onderneming); • De datum van de offerte; • De naam en het adres van de onderneming (leverancier); • Het handelsregisternummer van de onderneming; • De precieze identificatiegegevens van de klant (ondernemingsvorm, naam contactpersoon, volledig adres); • De gedetailleerde prestatie met hoeveelheid en prijs; • Het globale te betalen bedrag (indien nodig het bedrag zonder btw, het btw-percentage en het bedrag inclusief btw); • De leverings- en/of uitvoeringskosten; • De verplaatsingskosten (indien nodig); • De voorwaarden van de dienst na verkoop; • De geldigheidstermijn van de offerte; • Een schatting van de duur van de prestatie; • De vermelding “Goed voor akkoord”; • De handtekening van de leverancier en de klant.
De gemiddelde geldigheid van een offerte is 3 maanden, maar deze kan aangepast worden aan de aangeboden prestatie, wanneer deze bijvoorbeeld afhankelijk is van de aankoop van grondstoffen waarvoor de prijs sterk schommelt.
In de praktijk Om uw efficiëntie bij het aanmaken van offertes te vergroten, kiest u de producten en/of diensten uit uw (online) catalogus. Als uw productfiches goed aangevuld werden, zal de omschrijving en het btw-percentage voor elk product automatisch opgenomen worden in de offerte. Een enkele klik zal vervolgens volstaan om nieuwe producten toe te voegen of om de offerte in PDF-formaat te versturen via e-mail. Voorzie ook elke offerte van een nummer (referentie). Hierdoor kan u makkelijk een offerte terugvinden (en omzetten naar een factuur).
5
Het belang van de factuur Naast één van de belangrijkste bouwstenen voor een gezonde financiële situatie van u onderneming, is de factuur ook een onmisbaar wettelijk document om de betaling van uw goederen, diensten of werken te verkrijgen na levering.
Waarom opmaken?
een
factuur Welke verplichte vermeldingen dienen voor bewijsstuk, te komen op een factuur?
Commercieel attest, wettelijk boekhoudkundig stuk, fiscaal hulpmiddel… de factuur vervult een meervoudige en uiterst belangrijke rol bij het goede beheer van een onderneming en de relaties met haar partners. Zo is de factuur verplicht bij het leveren van dienstprestaties of het verkopen van goederen tussen professionals. Alle professionals dienen gebruik te maken van facturatie, ongeacht de wettelijke vorm van hun onderneming.
Een correct opgestelde factuur bevat een groot aantal verplichte vermeldingen. Het is aangeraden om vanaf het begin te werken met een model dat de volgende elementen bevat: • De verzenddatum van de factuur; • Het factuurnummer; • Het nummer van de bijhorende offerte (indien mogelijk); • De naam en het adres van de onderneming (leverancier); • Het btw-nummer van de leverancier; • De precieze identificatiegegevens van de klant (ondernemingsvorm, naam contactpersoon, volledig adres, btw-nummer); • Het wettelijke statuut van de onderneming; • De datum van de verkoop of levering van de dienst; • De aard en hoeveelheid van de geleverde goederen of de beschrijving van de geleverde diensten; • Een afzonderlijke lijn voor elk btw-percentage; • De datum van levering of dienstverlening; • De eenheidsprijs zonder btw, met eventueel disconto, kortingen of verminderingen die niet opgenomen zijn in de eenheidsprijs. Ook dient de maatstaf van heffing uitgesplitst te worden per btw-tarief en dienen deze btw-tarieven expliciet vermeld te worden; • Het bedrag van de verschuldigde btw; • De vervaldatum en de betalingswijze; • Eventuele interesten die geheven zullen worden bij het niet betalen binnen de afgesproken termijn.
In de praktijk Om tijd te winnen bij het factureren, kiest u de betreffende klant direct uit uw contactenlijst. Zo voorkomt u dat de gegevens en het facturatieadres opnieuw ingegeven dienen te worden, aangezien deze informatie al opgeslagen is in de klantenfiche. Geef steeds de vervaldatum van de factuur aan, aangezien deze uiterst belangrijk is voor het beheer van uw betalingsaanmaningen in het geval de betalingstermijn niet gerespecteerd wordt, maar ook een factuurnummer (Referentie) dat zal toelaten om het document snel terug te vinden wanneer de klant om een dubbel vraagt.
6
Wanbetalingen trotseren Wanbetalingen behoren tot de grootste zorgen van ondernemingen; in bepaalde gevallen kunnen ze zelfs een gevaar vormen voor de financiën van een KMO. Wanneer een klant, ondanks herhaaldelijke aanmaningen, zijn schuld niet voldoet, bestaan er gelukkig meerdere manieren om deze schuld toch nog in te vorderen.
Vermijd wanbetalingen Hoe een schuld invorderen? om schuldinvorderingen te Intern, vriendschappelijk Deze eerste stap laat toe om een serene en voorkomen professionele relatie tussen alle partijen te behouden, Plotselinge vermindering van bestellingen, uitzonderlijk lang uitstel van betalingen, toenemende afwezigheid van de gebruikelijke contactpersoon, aanzienlijke personeelswisselingen in de onderneming,… De voorbodes van wanbetalingen kunnen snel herkend worden. Het is belangrijk om op uw hoede te zijn vanaf de eerste tekenen!
maar ook om het merendeel van alle schulden in te vorderen. De wanbetaling kan immers het gevolg zijn van een misverstand of een vergetelheid van de klant. Het bijhouden van een bestand met wanbetalingen, laat toe om een systeem voor regelmatige aanmaningen in werking te stellen. De eerste stap bestaat uit een herinnering per e-mail aan de gebruikelijke contactpersoon; wanneer deze hieraan geen gevolg geeft, wordt een cyclus van aanmaningen per brief opgestart, waarbij de derde gewoonlijk per aangetekend schrijven verstuurd wordt.
Een goed klantenbeheer laat toe om het risico op wanbetalingen te verminderen, door onder andere: • Een up-to-date klantenbestand te behouden via regelmatige controle van de adresgegevens of de bedrijfsvorm; • Het verifiëren van de financiële gezondheid van klanten via gespecialiseerde websites; • Het onderhouden van een permanent klantencontact door frequente communicatie; • Betalingsvoorwaarden aangepast aan het klanttype: voordelige voorwaarden voor een vaste klant, striktere voorwaarden voor nieuwe klanten; • Duidelijke algemene voorwaarden op de facturen; • Het op voorhand vastleggen van een vervaldag voor klanten met potentiële betalingsmoeilijkheden.
Extern, via professionals Wanneer vriendschappelijk herinneringen niet volstaan en wanneer er geen dialoog is tussen de partijen, kan het aangeraden zijn om toevlucht te zoeken tot een incassobureau; het feit dat een professioneel agentschap ingeschakeld wordt, bewijst dat de schuldeiser vastberaden is om de schuld in te vorderen. Deze moet natuurlijk wel voldoende hoog zijn om deze kostelijke stappen voor de schuldeiser te verantwoorden!
In de praktijk Beheersoplossingen laten u toe om de vervaldagbalans van klanten op te delen in een aantal datumintervallen. Dit rapport toont in detail de betalingsachterstanden van uw klanten, in de meeste gevallen zelfs gesorteerd per betalingstermijn (0 tot 30 dagen, 31 tot 60 dagen, enz.).
7
Het boekhoudkundig beheer Elke onderneming, ongeacht haar grootte, wordt gestuurd door de boekhouding voor het behouden van een goede financiële gezondheid en het bepalen van een visie op lange termijn. Tot de belangrijkste factoren die een goede ondernemer steeds moet controleren, behoren zeker de verkopen, aankopen en financiën.
Waarom een goede De financiën De financiën zijn het hart van de onderneming. Zonder boekhouding voeren? financiën stopt (bijna) alles! Het is uiterst belangrijk om steeds de rekeningen in het oog te houden en bij te sturen vóór problemen of crisissituaties opduiken.
Het voeren van een goede boekhouding laat onder andere toe om: • Een gedetailleerde balans af te leveren aan een bankier of investeerder; • Alle verplichte fiscale aangiftes op te stellen; • Betalingsaanmaningen voor klanten op te tellen wanneer de betalingstermijnen verstrijken; • Projecten op korte, middellange en lange termijn in te plannen, dankzij een up-to-date overzicht van uw financiën; • Uw kosten en verbruik te analyseren en te optimaliseren. Aangezien het functioneren van een boekhouding en de bijhorende boekingen erg complex kan lijken voor een leek, laten de hedendaagse pakketten toe om de essentiële boekhoudkundige verrichtingen uit te voeren zonder enige technische kennis. Dit is zeker zo voor aankopen, verkopen en bankverrichtingen.
Een overzichtelijk beheer dankzij de boordtabellen De boordtabel is een van de favoriete hulpmiddelen van ondernemers, eens ze het nut ervan inzien. Wanneer ze gepersonaliseerd wordt met de voor u belangrijke indicatoren, biedt deze tabel u een permanent zicht op de performantie van uw onderneming, waaronder: (toekomstige) klanten, omzetcijfer, kosten van de werknemers, marges, winst, schulden van klanten… Met het oog op efficiëntie en optimalisatie vinden we in deze boordtabel ook vaak indicatoren terug voor het beheer van de onderneming, zoals: de financiële toestand, de prospectie van klanten, het voorraadbeheer of de voor de toekomst geplande uitgaven.
De aan- en verkopen Het gedetailleerd toewijzen van elke kost of opbrengst van de onderneming is verplicht. Het registreren van elke aan- of verkoopfactuur zal het berekenen van de aan te geven btw (voor onderworpen ondernemingen) mogelijk maken, bovendien zal het mogelijk zijn om een overzicht op te stellen van alle uitgaven, om deze zodoende te optimaliseren en zal de toestand van de balans makkelijk geëvalueerd kunnen worden om op de hoogte te blijven van de financiële toestand van de onderneming.
In de praktijk Denk eraan om de boordtabellen uit uw beheersoplossing te gebruiken. Deze bezorgen u in een oogwenk een overzicht van de situatie van uw onderneming voor de huidige periode: gerealiseerde verkopen, lopende offertes, facturen en creditnota’s, openstaande bedragen voor klanten en leveranciers,… Een oogopslag volstaat voor het beoordelen van de inkomsten en uitgaven voor een bepaalde datum. Gebruik elke indicator uit de boordtabel als een beheershulpmiddel: offertes die niet omgezet werden in facturen, percentage van offertes die wel omgezet werden in facturen, aantal facturen waarvoor een aanmaning verzonden dient te worden,… Zo verhoogt u de efficiëntie van uw beheer en uw rentabiliteit!
8
Begeleiding door een fiduciaire Ondanks dat het opstarten van een onderneming de laatste jaren aanzienlijk vergemakkelijkt werd, blijft het beheer ervan een delicate kwestie. Een boekhouder of accountant kan u dan ook de broodnodige hulp bieden bij het leiden van uw onderneming.
Advies vóór de oprichting van De eindbalans van het boekjaar Naast de boekhoudkundige registratie (ingave de onderneming van uitgaven en opbrengsten, btw), hebben de micro-ondernemingen en KMO’s nog bijkomende boekhoudkundige verplichtingen bij het afsluiten van het boekjaar: de eindbalans en de resultatenrekening zijn de sleutelelementen van uw jaarrekening. Aan de hand hiervan zal de door de onderneming te betalen belasting bepaald worden. Alle ondernemingen moeten deze jaarrekening trouwens verplicht neerleggen bij de NBB.
Keuze van de juridische structuur en het statuut van de bedrijfsleider, realiseren van een betrouwbare provisie met het oog op het bekomen van een financiering… de fiduciaire heeft meerdere troeven uit te spelen alvorens het oprichten van de onderneming van start gaat, zeker wanneer ze al kennis heeft van de sector waarin de onderneming actief zal zijn. Samen met een advocaat gespecialiseerd in ondernemingsrecht, kan de boekhouder of accountant de bedrijfsleider ook bijstaan bij het opstellen van de statuten van de onderneming.
Begeleiding na de oprichting Eens de onderneming opgericht is, zal de fiduciaire snel een van de meest onmisbare partners worden bij het opvolgen en beheren ervan. De fiduciaire zal de maandelijkse boekingen (aankopen, verkopen, bank,…) uitvoeren, de btw-aangiftes berekenen en het sociale beheer waarnemen (loonbrieven, arbeidsovereenkomsten,…). Dit alles bezorgt de bedrijfsleider een aanzienlijke tijdswinst, waardoor hij zich volledig kan concentreren op de kern van zijn onderneming.
In de praktijk Het regelmatig ingeven van de aankopen, de verkopen en de bankverrichtingen laat toe om tijd te winnen bij het opstellen van de btw-aangifte en eindbalans voor het boekjaar. Eens de ingaven up-to-date zijn, kunnen de documenten, via uw pakket, rechtstreeks doorgestuurd worden naar uw boekhouder. Voordat u uw documenten exporteert, controleert u best of u alle aankoop- en verkoopfacturen en de bijhorende creditnota’s ingegeven heeft, om u ervan te verzekeren dat de boekhouding correct gevoerd wordt.
9
Sage SA - Siège social : 21 rue Natalis - 4020 Liège10, rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Sage - 16C, Noordkustlaan - 1702 Groot-Bijgaarden - Tél. : 04 343 77 46 - Fax : 04 343 08 47. Crédit photos : Buffalo Corp.
Vind meer advies voor het oprichten en beheren van uw onderneming op sage.com/be/business-advice
www.sage.be
