Een handleiding geproduceerd door ErgoWood, een project gefinancierd door de EUROPESE COMMISSIE Aangepast aan de wensen van de aannemers die meedoen aan COMFOR, een project mede-gefinancierd door de EUROPESE COMMISSIE.
Gezondheid en prestatie in de gemechaniseerde bosbouw - een 5 stappen plan voor aannemers bedrijven
Editors:
Sten Gellerstedt, Zweedse Landbouwuniversiteit Ewa Lidén, delo – Organisationsberatung, Duitsland Folke Bohlin, Zweedse Landbouwuniversiteit
Re-editors:
Barrie Hudson, Hudson Consulting, Verenigd Koninkrijk Ewa Lidén, delo – Organisationsberatung, Duitsland
Vertaling: Illustraties: Copyright:
Miriam Zweverink, Nederland Abbonland Illustration en Hans Fryk Zweedse Landbouwuniversiteit en Algemene Vereniging Inlands Hout (AVIH)
Heeft het zin?
Pagina 3
Verbeteren van gezondheid en prestatie “Natuurlijk kan ik nog meer verbeteren. Ik moet dan alleen wel harder werken. Maar ik heb niet veel reserves meer en heb ook nog een leven naast mijn werk" (reactie van een harvester machinist). Gezondheid en prestatie zijn te lang als 2 afzonderlijke zaken gezien. Door het verband tussen deze twee zaken in beeld te brengen ontstaat de oplossing om niet harder te werken maar om beter georganiseerd te werken. Om daarbij nog wel winstgevend te kunnen blijven biedt COMFOR aannemers een methode voor het vroegtijdig ontdekken van gezondheidsproblemen of verlies van motivatie van de machinist.
Voor aannemers die bosbouwmachines gebruiken Dit handboek geeft een leidraad voor jou en je medewerkers op verbetering en behoud van je gezondheid, veiligheid en welzijn. Het doel is om je te inspireren te beginnen met een verbeteringsproces. De handleiding beschrijft een proces van verbetering in vijf stappen. Voorts zijn er verwijzingen naar zeven bruikbare hulpmiddelen, speciaal aangepast aan de eisen van de aannemer. Deze kunnen gratis worden gedownload bij www.enfe.net/comforopen/comfor.htm. Blijf gefocust op de menselijke factor – je machinisten zijn erg belangrijk voor je winst!
Gezondheid maakt winst Kosten zijn niet altijd zichtbaar. Wanneer je machinist lichamelijke klachten krijgt zal de prestatie afnemen. Daarnaast zullen ze afwezig zijn door ziektemelding en in het ergste geval zullen je machinisten het bedrijf moeten verlaten. In de onderstaande situaties kunnen de volgende produktieverliezen worden ingeschat: 1. Machinist werkt door terwijl hij ziek is, met zeg 10% verminderde prestatie Ö tot 21 dagen produktieverlies per jaar. 2. Machinist ziek zonder vervanging veroorzaakt machinestilstand Ö het produktieverlies is de totale produktiewaarde min de variabele kosten. 3. Langdurige ziekte veroorzaakt kosten van werving en training van een nieuwe machinist. Het kan een jaar duren voor deze machinist voor de volle 100% draait. Ö tot 3 maanden produktieverlies.
Vijf stappen
Pagina 4
Vijf stappen voor het beheren van gezondheid en prestatie De vijf stappen kunnen worden samengevat als volgt: 1. Ontwikkelen van beleid en routines. Het maken van een beleid voor
arbeidsomstandigheden en routines voor het managen van de menselijke factoren. Schrijf het op, want dit maakt het mogelijk om het te beheren. Bespreek het beleid regelmatig met je werknemers. 2. Beoordelen van risico’s. Wanneer een verminderde prestatie, ziekte, ongevallen
of ernstige ongevallen voorkomen: probeer de oorzaak te vinden. Voer een gezondheidsrisico beoordeling uit wanneer je van plan bent grote veranderingen in de aktiviteiten door te voeren of risicovoller werk te gaan verrichten. Bespreek de bevindingen met je medewerkers. 3. Vind oplossingen. Betrek je werknemers bij het ontwikkelen van de oplossingen.
Let op dat veranderingen en maatregelen verschillend kunnen worden ontvangen en geaccepteerd door andere mensen. Geef prioriteit aan de maatregelen die je wilt invoeren. 4. Uitvoering. Overeenkomen van maatregelen en oplossingen. Voer maatregelen die
niet onmiddellijk kunnen worden uitgevoerd op in een plan, met duidelijke schema’s met vermelding van prioriteiten en verantwoordelijke personen. Maak een begroting voor elke maatregel. 5. Follow-up. Bewaken van de resultaten van doorgevoerde maatregelen, alsmede de
uitvoering van je aktieplan. Gebruik de belangrijkste prestatie-indicatoren om te controleren of verdere akties, zoals herzieningen van routines, noodzakelijk is. Op de volgende pagina’s worden de vijf stappen uitgebreid beschreven.
Beleid en werkinstructies
Pagina 5
1. Ontwikkelen van beleid en routines De tijd die je spendeert aan het beheer van de werkomgeving kan aanzienlijke voordelen opleveren en je winst verbeteren. Met goed klinkende arbeidsvoorwaarden krijg je een goede reputatie en word je gezien als een betrouwbare partner. Het werven en behouden van bekwame machinisten wordt makkelijker.
Beleid In een beleid leg je de bedrijfs doelen vast. Maak het concreet en makkelijk te begrijpen. Begin met de risico’s op de werkplek. Daarna de werknemers en de planning. Verbetering van vaardigheden van de machinist waardoor tussen afwisseling machine en ander werk mogelijk wordt is ook een item voor het beleid.
Routines Je werkinstrukties moeten aangeven voor wie, wanneer, hoe en door wie het werk en de werkomgeving worden aangestuurd. Regel het werk met bestaande instrukties en probeer indicatoren te ontwikkelen, die de mogelijkheid bieden, om vroegtijdig signalen van slechte gezondheid, verloren motivatie en verminderde prestatie krijgen. Hiervoor kan je opgaven van loon en ziekteverlof, werk inspecties en onderhoudsrapporten van machines gebruiken. Bespreek de bevindingen op regelmatige bijeenkomsten.
Indicatoren van verandering Je kunt de prestaties van de machinist volgen door te letten op: • • • •
gezaagde volume beschikbaarheid machine brandstof verbruik en wanneer meerdere fouten worden gemaakt aan het einde van een project of werkweek.
Deze belangrijke indicatoren weerspiegelen de produktie capaciteit die afhankelijk is van zijn gezondheid en motivatie. Meer direkte belangrijke indicatoren voor zijn gezondheid: • • •
Stijfheid of pijn in nek en schouders toenemende vermoeidheid aan het eind van de dag of gedurende de weekenden en slaapproblemen, diverse pijnen en hoofd- of maagpijn.
Evaluer deze gegevens per week, per maand of andere periode zoals gebruikelijk in je bedrijf.
Om te bespreken in je bedrijf Î In hoeverre bepaalt de gezondheid van je machinist de winstgevendheid in je bedrijf? Î Hoe gaat je bedrijf om met vroegtijdige signalen van ziekte bij je machinist? Î Welke effecten wil je in de gaten houden? Kunnen die worden omgezet in belangrijke
indicatoren? Î Is het werk georganiseerd met duidelijk gemaakte afspraken? Î Heb je besproken hoe goede kwaliteit en veiligheid kan worden beloond? Î Heb je u methoden om toezicht te houden op de routines en genomen beslissingen?
Risicobeoordeling
Pagina 6
2. Beoordelen van risico’s Wat maakt werken op een bosbouwmachine aantrekkelijk? Is het het gebruik van moderne techniek, de hoge produktie of de mogelijkheid om in een mooie cabine te werken in een team met gelijkgestemde collega’s? Wat dan ook, tijdsdruk, ongelukken en ziekte kunnen de aantrekkelijkheid verpesten. De bijzondere gevaren in bosbouwmachines zijn: • • • •
Lange draaidagen in dezelfde zitstand met voortdurend dezelfde hand-, arm- en hoofdbewegingen, hoge mate van aandacht trillingen door het gehele lichaam, hobbels en hellende zithouding.
Het alleen werken, werken in shifts en de druk om produktie te draaien versterkt deze gevaren. Risico’s worden groter wanneer instrukties niet duidelijk zijn of wanneer het materieel niet aanwezig is of in een slechte conditie.
Risico’s voor slechte gezondheid en ongelukken classificeren Identificeer en maak samen de risico’s in je bedrijf duidelijk. Bespreek risico’s regelmatig in bijeenkomsten. Voorbeelden van risico’s zijn ontbrekende handgrepen voor gebruik bij het schoonmaken van de verlichting, conflicten over machine onderhoud en fysieke pijn bijv. frequente nekpijn. Classificeer de urgentie als volgt: Groen: Geel: Rood:
Het risico is verwaarloosbaar Het risico vereist aktie binnen bepaalde tijd. Het risico vereist onmiddellijke aktie.
Gebruik je beleid bij het bepalen van de prioriteiten. Als de gezondheidskwesties moeilijk te beoordelen zijn of als je terugkerende problemen hebt, kan je dit aan een Arbodienst uitbesteden. Sla je bevindingen op. Je risicobeoordeling kan problemen blootleggen die al lange tijd bestaan zonder te zijn opgelost.
Om te bespreken in je bedrijf: Î Hebben Î Î Î Î Î
je machinisten gezondheidsproblemen of andere problemen zoals oververmoeidheid, slaapproblemen enz? Hoe wil je de risico’s op het werk in je bedrijf onderzoeken? Welke situaties en taken vormen de grootste risico’s? Is de planning en het beheer van je werk efficiënt met het oog op gezondheid en prestatie? Heb je een inschatting gemaakt van ziektekosten en verminderde prestatie in je bedrijf? Voldoen je machines en materiaal aan de aanbevolen ergonomische normen?
Vind oplossingen
Pagina 6
3. Vind oplossingen Het vinden van oplossingen is een taak voor iedereen: Jij als bedrijfsleider, je machinisten en in sommige gevallen zelfs je klanten. Probeer te communiceren op een open, simpele en direkte manier. Op zoek naar oplossingen moet je meestal verschillende maatregelen combineren; technische (bijv. nieuwe stoel), individuele (bijv. vervolgopleiding), organisatorische (bijv. nieuwe ploegendienstschema’s) en direktie maatregelen (bijv. herverdeling van de verantwoordelijkheden) Neem de tijd want als deze fase gedwongen wordt uitgevoerd eindig je met het aanpakken van de symptomen in plaats van de problemen. Richt je op de toekomst, zo kan zelfs aan tegenstrijdige doelstellingen worden voldaan.
Voorbeelden van corrigerende maatregelen Het belangrijkste is om te beginnen met remediërende aktiviteiten en veranderingen vast te leggen. Mogelijke aktiviteiten zijn: • Korte pauzes en rustperiodes • (professionele) evaluatie van de machinist zijn werkhouding en bewegingen • opleiding over werktechniek inclusief een goede werkhouding • vermindering van werktijd op de machine. Op lange termijn zal een machinist, die beginnende pijn heeft, minder uren in de cabine werken en andere taken daarvoor in de plaats doen. Deze taken moeten echter genoeg voldoening geven. Gebruik je unieke kennis van zaken. Neem contact op met boseigenaren en houthandelaren om te ontdekken wat zij vinden van nieuwe taken. Misschien is het mogelijk aan personeel uitwisseling te doen tussen werkgevers met andere diensten, bijv. te wisselen tussen machinewerk en toerisme in de verschillende seizoenen.
Om te bespreken in je team Î Hoe kun je en je bedrijf werkgerelateerde ziekte voorkomen? Î Kan de algehele efficiëntie profiteren door machinisten bredere taken te geven? Î Î Î Î Î Î Î
Welke taken? Hoe zou de efficiëntie verhogen? Hebben je machinisten speciale vaardigheden die gebruikt kunnen worden om een nieuwe zakelijke kant op te gaan? Welke taken dienen echt door jou als bedrijfsleider uitgevoerd te worden? Delegeren van taken? Is het werk georganiseerd volgens de eisen van de individuele machinist? Vertrouw je elkaar het onderhoud en andere gezamenlijke taken toe? Hoe kan het begrip voor elkaar tussen de harvester en forwarder machinisten worden verbeterd? Moeten machinisten zich concentreren op 1 machine en geen extra taken doen? Waarom? In een kort of lang perspectief? Zijn er kosten aan verbonden? Wat zijn de korte en lange termijn baten en lasten van de verschillende maatregelen? Wat zijn de direkte en indirekte baten en lasten?
Follow up
Pagina 7
4. Uitvoeren Goede bedoelingen mislukken vaak als gevolg van het vasthouden aan oude gewoonten en omdat de maatregelen niet als noodzakelijk worden gezien. Met een gezamenlijk idee voor de toekomst (je bedrijfsbeleid) hebben akties een betere kans van slagen en een verandering en verbetering van de inkomsten komen dichterbij. Machinisten presteren goed wanneer ze zelf invloed hebben op het wat, hoe en wanneer ze moeten werken. Maar dit is niet genoeg. Ze moeten ook het gevoel hebben deel uit te maken van een team van zowel hun naaste medewerkers als ook hun bazen.
Documenteren van aktiviteiten Documenteer overeengekomen maatregelen. Maak een schema van maatregelen die niet meteen kunnen worden uitgevoerd. Hiermee kan je het vervolg van de resultaten in de gaten houden en dit verbetert de kans op voltooiing daarvan. Houdt de documentatie gemakkelijk, maak alleen een samenvatting van je afspraken met vermelding van: 1. De aktiviteit die je uit gaat voeren. 2. Waarom je de aktiviteit uitvoert en wat je wilt
bereiken. 3. Definieer belangrijke indicatoren (zie Stap 1). 4. Geplande start, einde, follow up en sub-doelen, data. 5. Betrokken personen, verantwoordelijke personen
en externe hulp (indien nodig). 6. Sancties die genomen kunnen worden indien
de aktiviteit niet wordt uitgevoerd. 7. Kostenberekening en financiering van de aktiviteit.
Om te bespreken in je bedrijf Î Wat zijn je nieuwe verantwoordelijkheden? Zijn de overeenkomstige bevoegdheden
gedelegeerd? Î Hoe wil je de besloten aktiviteiten documenteren? Î Hoe kan het voltallige personeel betrokken worden in het ontwikkelingsproces? Î Hoe word je het eens over met welke aktiviteiten te beginnen? Hoe wordt het
opgelost wanneer je verschillende doelstellingen in je bedrijf hebt? (bijv. machinegebruik vs. werktijden) Î Hebt je daadwerkelijk naar elkaar geluisterd en alle suggesties en adviezen
overwogen? Neem je de standpunten van al je werknemers in aanmerking? Î Is er sprake van open communicatie in je bedrijf? Heb je externe hulp nodig? Moet je
een communicatie training volgen?
Follow up
Pagina 8
5. Follow up … net als een machinist zijn machine beoordeelt door te luisteren naar het geluid, zo moeten machinisten hun welbevinden beoordelen door erover te praten en te luisteren naar elkaar.
Er kunnen verschillende redenen zijn waarom een aktiviteit waartoe is besloten niet wordt uitgevoerd of waarom andere resultaten dan verwacht worden bereikt. Zonder follow up zal je het nooit weten en dezelfde fouten zullen worden herhaald. In Stap 1 werden indicatoren geïntroduceerd als een middel voor de bewaking van de gezondheid en prestaties. Het gebruik van gezondheidsindicatoren is een manier van meten, begeleiden en leren van de genomen maatregelen en hun effecten. Om te zien hoe de gezondheidsindicatoren zich ontwikkelen moeten ze tenminste 3 keer worden beoordeeld. Î Wanneer indicatoren een positieve ontwikkeling laten zien: Ga door met het proces
om nog meer te verbeteren. Î Wanneer indicatoren geen of een negatieve ontwikkeling laten zien: Vind
verklaringen, zoek naar nieuwe oplossingen en wijs nieuwe prioriteiten en verantwoordelijkheden toe. Indien noodzakelijk, verander routines.
… een voorbeeld Naar aanleiding van een maatregel is gebleken dat 2 van de 4 machinisten regelmatig een fitnesscentrum bezoeken zoals afgesproken. Een van de machinisten was erg moe en hij voelde een verbetering. Er zijn niet meer veranderingen waargenomen. Was de aktie succesvol? De machinist die zich minder vermoeid voelt zegt ja. Een verbeterde conditie levert betere prestaties op tegen lagere kosten (lidmaatschap fitnesscentrum). De mate van succes in dit voorbeeld zal afhangen van het ingenomen standpunt. Wanneer de belangrijkste indicator aangeeft niet vermoeid te zijn tijdens zijn vrije tijd dan is er sprake van verbetering. Als er sprake was van minimaliseren van ziekte dan is de aktiviteit nog niet succesvol gebleken. Als follow up moeten dan nieuwe maatregelen getroffen worden die passen bij het bedrijfsbeleid.
Om te bespreken in je team Î Welke maatregelen zijn genomen en waarom? Heeft de maatregel het verwachte Î Î Î Î Î Î Î
resultaat opgeleverd? Indien niet, hoe komt dat? Is de prestatie van je machinist beïnvloed. Wat werd als positief ervaren? Wat als negatief? Hebben zich andere effecten voorgedaan, goed of slecht? Wat heb je geleerd? Hoe kan je ervoor zorgen dat de ervaringen worden gebruikt? Waren er voldoende middelen (geld, kennis, tijd en personeel)? Wat is de volgende stap waardoor het werk verbeterd kan worden? Moeten routines worden aangepast of veranderd?
Hulpmiddelen
Pagina 9
Hulpmiddelen aangepast aan de eisen van de aannemer Op de ENFE homepage (www.enfe.net/comforopen/comfor.htm) kun je diverse hulpmiddelen gratis downloaden 1 . COMFOR is een project voor aannemers in de bosbouw – geleid door deze aannemers. De hulpmiddelen zijn uitgeprobeerd en er is een pilot versie van gemaakt door 10 aannemers uit 10 verschillende landen. Er zijn hulpmiddelen beschikbaar voor de verschillende processen als hierboven beschreven. Alle hulpmiddelen kunnen ook los van elkaar gebruikt worden wanneer je dit zou wensen. Sommige hulpmiddelen zijn in pdf.formaat, andere in Excel.xls. Je hebt normale computer kennis nodig om te werken met deze hulpmiddelen. Algemene aanbevelingen: 1. Wijs een verantwoordelijk persoon aan of een verantwoordelijke groep. 2. Print het benodigd aantal kopieën of installeer de elektronische versies op computers. 3. Verzamel alle machinisten/werknemers en leg uit waarom een tool gebruikt moet
worden. 4. Bespreek en beslis hoe en op welke manier gegevens moeten worden verzameld en
hoe deze gegevens moeten worden geanalyseerd en opgeslagen. 5. Maak een afspraak wanneer de resultaten zullen worden gepresenteerd en besproken.
Lijst van hulpmiddelen Tool 1: Gezondheid en Prestatie-Check (.pdf) Tool 2: Kosten/Baten-Check (.xls) Tool 3: WORX voor aannemers (.xls), incl. vragenlijst (.doc) Tool 4: Vaardigheids-check (aannemer) (.pdf en .xls) Tool 5: Vaardigheids-check (machinist) (.pdf en .xls) Tool 6: Ergo-Check (.pdf) Tool 7: Zithouding-Check (.pdf)
Voor een beschrijving van de hulpmiddelen en gratis downloaden, bezoek: www.enfe.net/comforopen/comfor.htm .
1
De hulpmiddelen zijn gedeeltelijk gebaseerd op hulpmiddelen ontwikkeld in het ErgoWood project, gedeeltelijk op andere nationale hulpmiddelen en gedeeltelijk ontwikkeld in het COMFOR project (Gezamenlijk Onderzoek Project, in het 6e Framework Programma-COLL-CT-2006-030300)
