Geneesmiddeldistributie via de ‘alles-robot’ Symposium NVFZ: De robot, mijn nieuwe collega?
Apotheek Zuyderland Medisch Centrum Heerlen Christian Guillaume, ziekenhuisapotheker Naydisa Bemelmans – Jonge, apothekersassistent Danielle Jansen – Tabak, apothekersassistent Marcel Janssen, farmaceutisch medewerker
31 oktober 2015, Culemborg
Zuyderland Medisch Centrum Heerlen
Geneesmiddeldistributie via de ‘alles-robot’ • Inleiding: Robotisering en geneesmiddeldistributie • Thema 1: Distributie op de verpleegafdeling • Thema 2: Proces ‘alles-robot’
• Thema 3: Veranderingen en verwachtingen • Thema 4: Robotisering van de geneesmiddeldistributie in het ziekenhuis
Robotisering in Apotheek Zuyderland - poliklinieken
Onderzoek medicatieveiligheid & ontwikkeling
Waarom robotiseren geneesmiddeldistributie? Minimaliseren van fouten bij uitzetten
Minder fouten bij toedienen Meer efficiency door centraal uitzetten
Minder Retourmedicatie
Minimaliseren van afdelingsvoorraad
Centrale systemen vanuit ziekenhuisapotheek
Decentrale systemen op de afdeling
Decentrale systemen op de afdeling, SEH, IC
Centrale systemen: ‘tabletten-robot’
Tabletten-robot: Elke eenheid is verpakt op naam patiënt
Nadeel: Niet gebruikte geneesmiddelen zijn NIET via robot opnieuw te gebruiken
Controle-unit van de tabletten-robot
Verpakkingsmogelijkheden in tabletten-robot Unit dose Combi dose Multi dose
Geneesmiddelendistributie via ‘alles-robot’
Start distributie via alles-robot sinds mei 2010
Model geneesmiddeldistributie in Zuyderland MC Heerlen
Koppeling vanuit EVS naar robot is een kritisch aandachtspunt
Acute Opname Afdeling: Versnelde diagnostiek • • • •
Acute patiëntenstroom Verpleegafdeling – 60 bedden Binnen 48 uur behandelplan ca. 11500 opnames per jaar
SEH
Diagnostiek
Afdeling
Acute zorgstroom Snelheid Deskundigheid
Perioperative Care
Intensive Care
Plattegrond Acute Opname Afdeling & SEH
Acute Opname Afdeling
Naar kliniek
SEH & EHH Huisartsenpost / wachtkamer SEH TRIAGE
Ingang ambulance Binnen 48 uur overplaatsing naar kliniek of ontslag
Januari 2006
“Acute Opname Afdeling” opening 23 april 2006
Februari 2011
Oktober 2015
45,00 40,00 35,00 30,00 25,00 20,00
Dag Bron: AOA, M. Smeets, oktober 2005
za te rd ag
ag vr ijd
do nd er da g
ag
wo en sd
din sd ag
aa nd ag
herfst lente winter zomer
m
zo nd ag
Gemiddeld aantal
Opnames per seizoen per weekdag
Gemiddelde opnames per uur Gemiddeld aantal opnames per uur
3,50 3,00
herfst lente winter zomer
2,50 2,00 1,50
Tijd Bron: AOA, M. Smeets, oktober 2005
22
20
18
16
14
12
10
8
6
4
2
0
1,00
Filmfragment: Acute Opname Afdeling
Thema 1: Geneesmiddeldistributie op de verpleegafdeling
Satellietfarmacie in Zuyderland MC Heerlen 1.
Medicatieverificatie bij opname / ontslag
2.
Uitzetten van medicatie op verpleegafdeling
Start model satellietfarmacie vanaf 2006
Geneesmiddelendistributie – ‘oude werkwijze’
1.
Afdelingsvoorraad
2.
Noodvoorraad in ‘nacht-apotheek’
3.
Niet-voorraad medicatie ophalen bij apotheek
In 2006 model voor Acute Opname Afdeling
Problematiek distributie ‘oude werkwijze’ Acute Opname Afdeling: • Kort verblijf – veel retourmedicatie • Beperkt meegeven niet-voorraad medicatie – arbeidsintensief
• Verpleegkundige weinig tijd voor ophalen medicatie • Uitzetten medicatie door verpleegkundige • Opgehaalde medicatie vaak niet uitgezet • Overplaatsing kliniek zonder medicatie – opnieuw aanvragen
Nieuwe werkwijze: uitzetten via ‘alles-robot’
Productieschema ‘alles-robot’: wanneer de meeste recepten? 140 aoa 14 13 12 11 10 9 8 7 5 4 3 2
120
80 60 40 20
tijd
3 -2 22
1 -2 20
9 -1 18
7 -1 16
5 -1 14
3 -1
9 8-
12
7 6-
1
5 4-
-1
3 2-
10
1
0
0-
aantal MO's
100
Productieschema ‘alles-robot’: welke afdeling heeft de meeste recepten? aantal MO's 400 350
aantal MO's
300 250 200
aantal MO's
150 100 50 0 2
3
4
5
7
8
9 afdeling
10
11
12
13
14
aoa
Productieschema ‘alles-robot’ & uitzetten in kliniek ‘Alles-robot’ - productietijd circa 7.00-21.30 uur: • Vullen robot: 07:00 – 10:30 uur • Vanaf 10:30 uur: in 3 productie-shifts uitvullen patiëntmedicatie • Ook vullen robot op momenten dat niet wordt uitgezet
Uitzetten op verpleegafdeling vanaf 11:00 uur: • Acute Opname Afdeling: 3x per dag • Enkele afdelingen met weinig wijzigingen: 1x per dag • Overige afdelingen: 2x per dag Uitzetten: Totaal 9 uur/dag in periode 11:00 uur – 21:00 uur Tussen 17:30 uur – 21:00 uur ook bereikbaarheidsdienst
Werkwijze: 7 dagen per week inclusief weekeinde en feestdagen
Via robot of handmatig gereedmaken in apotheek?
Via EVS en orderlijsten zichtbaar
Barcode ondersteund toedienen
Barcode per medicatiezakje
Barcode op patiëntlabel
Informatie op label van medicatiering Indicatie dat >1 ring aanwezig is Patiëntgegevens + vermelding afdeling + datum Zonodig medicatie: tijdstip 23:59 uur
‘Niet compleet’ + ‘asterisk’: Geneesmiddel ontbreekt aan ring
Welke medicatie wordt via alles-robot geleverd?
Ook medicatie voor intraveneus gebruik wordt uitgezet via ‘alles-robot’ Ook ‘zonodig’ medicatie
Welk deel van de medicatie wordt geleverd via de robot? Medicatie op naam patient
Assortiment AOA afdeling
Alles-robot
70% van geneesmiddelassortiment gaat via ‘alles-robot’ 85% van alle ‘unit-dose’ toedieningen gaat via ‘alles-robot’
Medicatie niet via ‘alles-robot’ • Multidose verpakking, o.a. drank, inhalator, flacon, tube • Koelkastartikelen • Orale cytostatica (op naam patiënt per dag uitgezet) • Opiaten (alleen via balie ziekenhuisapotheek) • Verpakking met groot volume (> 20 ml), afwijkende vorm
• Geneesmiddelen nog niet in assortiment robot
Medicatie afgeleverd op naam patiënt – afdeling moet zelf bijbestellen
Sommige medicatie in strip verpakt door ‘alles-robot’
Voorbeelden: • Antibiotica
• Bruistabletten • Smelttabletten • Zetpillen 45
Reductie spillage via ‘alles-robot’ 1200
Eenheden
1000 800 600
Voor Na
400 200 0 2005 Voor / na satellietfarmacie
2010 Voor / na robotiseren
Interne geneeskunde afdeling 40 bedden; meetperiode 3 weken Medicatie via ‘alles-robot’ wordt weer teruggenomen
Filmfragment: ‘Alles-robot’ in Zuyderland MC Heerlen
Thema 2: Proces ‘alles-robot’
Overzicht plattegrond robot-ruimte Box-filling ‘alles-robot’ & magazijn
Tabletten-robots
‘Alles-robot’ Goederensluis
Omkleedsluis
Toegang & omkleedsluis
Onderdelen van ‘alles-robot’
Stap 1: Vullen van een box met een bepaald geneesmiddel
‘Box-station’: staat in aparte ruimte
Stap 2: Produceren van zakjes van een bepaald geneesmiddel
‘Pill-picker’ en ‘Auto-phial’: Gedeelte waar medicatie wordt verpakt
Stap 3: Opslag van medicatie-zakjes
Drugnest: Opslag van medicatie-zakjes
Stap 4: Verzamelen van zakjes op naam van patiënt
Pickring: Productie van medicatie-ringen
Herverpakken t.b.v. voorraad ‘alles-robot’
Vullen boxen op ‘Boxstation’
‘PillBox’: o.a. tabletten
‘PhialBox’: o.a. zetpillen, blisters, ampullen
Werkplekvrijgifte
Tweede controle door farmaceutisch medewerker & vrijgifte door ziekenhuisapotheker
Productie van zakjes: Automatisch voorraadbeheer
Tweede controle op juiste box via ‘alles-robot’
Opslag voorraad in Drugnest • • • •
20 ringen (5x4) 4440 verschillende posities. elke positie 10 zakjes totaal 44.400 items
Verzamelen patiëntmedicatie uit ‘alles-robot’
Afhaalsluis
Thema 3: Veranderingen en verwachtingen
Verandering in werkzaamheden van apothekersassistent
Uitzettijd (minuten)
140 120 100 80 60 40 20 0 Handmatig uitzetten
Robot 2010
Robot 2011
Overzicht van de gemiddelde uitzettijd per dag op verpleegafdeling Uitzetten door apothekersassistenten op afdeling interne geneeskunde (40 bedden)
Verandering in werkzaamheden van farmaceutisch medewerker
Verwachtingen op verpleegafdeling zijn ook veranderd…
Overplaatsing van acute opname afdeling naar kliniek
Acute Opname Afdeling
SEH & EHH Naar kliniek
Huisartsenpost / wachtkamer SEH TRIAGE
Kritisch proces-onderdeel van distributieketen: Meegeven medicatie-ring Ingang ambulance
Nieuwe medicatie-opdrachten en productie alles-robot Productietijden alles-robot / tijden uitzetten
30 25 20 15 10 5 0 00:00 06:00
06:00 10:30
10:30 15:00
15:00 18:00
18:00 20:00
Februari 2011
10:30
15:00
18:00
20:00 24:00
Nieuwe medicatie-opdrachten en productie alles-robot Productietijden alles-robot / tijden uitzetten 70 60 50 40 30 20 10 0 00:00 06:00
September 2012
06:00 11:00
11:00
11:00 12:45
13:00
13:00 18:00
18:00 21:00
21:00
21:00 24:00
Volgende stap: Ring met nieuwe medicatie in ochtend
Storing in ‘alles’robot’: Kettingreactie
Storingen: software en/of hardware, ook koppeling met EVS Noodprocedure – soms: handmatig uitzetten (!!)
Onderhoud ‘alles-robot’ • 24-uurs onderhoudscontract – 7 dagen/week • Elke week een werkdag preventief onderhoud door firma (!) • Discipline van operator om bijtijds problemen te signaleren
Volgende stap: intraveneuze medicatie apart uitzetten
Afname van fouten bij toedienen op verpleegafdeling
Fouten [%]
Deelronde 10 8 6 4 2 0
7,85
5
Handmatig
Robot
Totaal Onderzoek 2010: significante reductie 36%
Tegenwoordig: Barcode ondersteund toedienen sinds juni 2015
Filmfragment: ‘Alles-robot’ in een ziekenhuis in Noorwegen
Thema 4: Robotisering van de geneesmiddeldistributie in het ziekenhuis
Robot als onderdeel van de geneesmiddeldistributie
Bedankt voor jullie aandacht!
