CLUSTER
gemeenten Beuningen-Druten-Heumen-WijchenWaterschap Rivierenland
Samenwerking in de afvalwaterketen BDHW2 2013 -2020
December 2012
1. Inleiding 1.1
Aanleiding.
1.2
Regionale uitwerking. In de stadsregio Arnhem-Nijmegen is als vervolg op het project Toekomst Waterketen Gelderland een samenwerkingsproject gestart dat gericht is op de uitwerking van de doelstellingen van het NBW. Maar in de Stadsregio zijn, naast de doelstelling ten aanzien van de minder meerkosten1, 2 doelstellingen toegevoegd, namelijk: - beperken van de personele kwetsbaarheid binnen de organisaties en - verbeteren van de kwaliteit. Gebaseerd op deze 3 doelstellingen zijn een feitenonderzoek en twee business cases uitgevoerd met als onderwerp de mogelijke vormen van structurele samenwerking. De business cases zijn behandeld in een bestuurlijk overleg met alle betrokken organisaties in de Stadsregio: 17 gemeenten en 2 waterschappen. Gekozen is om, voor de korte termijn, de variant uit te werken van samenwerking in de vorm van netwerken op basis van locale clusters (geografische keuze). Zo zijn de clusters Rijn6, MUGN+W en BDHW2 ontstaan.
1.3
Locale clusters. Een van de locale clusters is BDHW2. Dit cluster bestaat uit de gemeenten Beuningen, Druten, Heumen en Wijchen en het waterschap Rivierenland. De besturen van de deelnemende organisaties hebben op 14 maart een intentieverklaring ondertekend met de volgende doelen: De afvalwaterpartners hebben de intentie om te komen tot structurele samenwerking op het gebied van riolering en afvalwaterzuivering door het opzetten van een locale netwerkorganisatie voor de afvalwaterketen en willen zo snel mogelijk deze organisatie gerealiseerd zien.
In mei 2011 hebben Rijk, Inter Provinciaal Overleg, de Vereniging Nederlandse Gemeenten. Unie van Waterschappen en de Vereniging van waterbedrijven in Nederland afspraken gemaakt over samenwerking in de waterketen: het Nationaal Bestuursakkoord Water (NBW). Aanleiding voor het opstellen van het NBW was de uit de economische crisis voortkomende noodzaak van bezuiniging in relatie tot de benodigde investeringen voor het klimaatbestendig maken van de waterketen. Als doelstelling voor het jaar 2020 is genoemd € 380 miljoen minder meerkosten met behoud van kwaliteit. Als referentie voor de berekeningen geldt het jaar 2010.
De uitgangspunten voor de locale netwerkorganisatie BDHW2 worden, zoals verwoord in de intentieverklaring, vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst. Besluitvorming over de feitelijke realisatie van de lokale netwerkorganisatie en de invulling daarvan vindt plaats op basis van de samenwerkingsovereenkomst. In het NBW zijn de minder meerkosten beschreven.
2
In een rapport van Riosan wordt op basis van de door de organisaties in 2010/2011 aangeleverde cijfers ten aanzien van investeringen en exploitatie becijferd dat in 2020 de gewenste kosten van het cluster BDHW ongeveer € 13.8 miljoen bedragen. Op basis van de cijfers uit 2010/2011 zijn de becijferde werkelijke kosten in 2020 € 13.2 miljoen. Indicatief kan gesteld worden dat geen extra maatregelen nodig zijn om onder het gewenste kostenniveau te komen. Er is sprake van een indicatie omdat de prognose berust op cijfers uit 2010 en 2011 en omdat de kosten voor de maatregelen om het systeem aan te passen aan de wijzigingen in het klimaat niet zijn meegenomen. De eventueel benodigde maatregelen zijn nog niet bekend en dus ook niet op kosten te zetten. In de looptijd van de samenwerkingsovereenkomst zullen de cijfers geactualiseerd worden. Dat vanuit de landelijke doelstellingen volgens de berekeningen geen besparingen nodig zijn wil niet zeggen dat het cluster BDHW niet gericht is op mogelijke besparingen. De overtuiging is dat samenwerking kan leiden tot het drukken van de maatschappelijke kosten. Ook is het streven om de kosten van de maatregelen voor aanpassing van het systeem aan de klimatologische omstandigheden op te vangen binnen de gewenste lastenprognose. Dit blijft een uitgangspunt voor de samenwerking, naast de te behalen kwaliteit en het verminderen van de kwetsbaarheid. In de loop der tijd zullen de resultaten van de samenwerking geevalueerd worden. Genoemde evaluatie kan aanleiding geven tot voortzetting dan wel wijziging van de huidige samenwerkingsvorm. In het NBW zijn de minder meerkosten beschreven. Becijferd is dat in 2020 de gewenste kosten van het cluster BDHW2 ongeveer € 13.8 miljoen bedragen. De becijferde werkelijke kosten in 2020 zijn € 13.2 miljoen. Dit betekent dat in 2020 op basis van de landelijke doelstelling geen extra maatregelen nodig zijn om de gewenste doelstelling/besparing te halen. Opgemerkt moet worden dat in de berekening geen rekening is gehouden met nieuwe investeringen voortkomend uit de wijziging in de klimatologische omstandigheden. Dat vanuit de landelijke doelstellingen volgens de berekeningen geen besparingen nodig zijn wil niet zeggen dat het cluster BDHW2 niet gericht is op mogelijke besparingen. De overtuiging is dat samenwerking kan leiden tot het drukken van de maatschappelijke kosten. Dit blijft een uitgangspunt voor de samenwerking, naast de te behalen kwaliteit en het verminderen van de kwetsbaarheid. In de loop der tijd zal bezien worden of andere vormen van samenwerking wenslijk, dan wel nodig zijn. 1.4
Opdracht De opdracht volgens de intentieverklaring is het opstellen van een samenwerkingsovereenkomst. In de samenwerkingsovereenkomst worden de uitgangspunten voor een netwerkorganisatie vastgesteld en wordt de
3
samenwerking concreet uitgewerkt aan de hand van de drie k’s: kwaliteit, kosten en kwetsbaarheid. 1.5
Doelstelling De samenwerkingsovereenkomst heeft tot doel om invulling te geven aan de afspraken uit de intentieverklaring (de drie k’s). Een manier om hier invulling aan te geven is samenwerking in een de zogenaamde ‘netwerkorganisatie’. Er wordt concreet gemaakt in welke bedrijfsprocessen er samengewerkt wordt en per bedrijfsproces welke organisatie daarin mee werkt. Hierdoor kunnen de vijf partijen een definitieve afweging maken over de onderdelen en wijze van samenwerken. Bovendien kan, na een positief besluit hierover, het plan worden geïmplementeerd.
4
2. Visie op samenwerken 2.1
Taken en verantwoordelijkheden De gemeenten Beuningen, Druten, Heumen enWijchen hebben op grond van de Waterwet en de Wet milieubeheer de zorgplicht voor het inzamelen en transporteren van afvalwater, voor het inzamelen en verwerken van afvloeiend hemelwater en het treffen van maatregelen bij structurele grondwateroverlast in hun gemeenten met behulp van de aanwezige riooltechnische voorzieningen. Het waterschap Rivierenland hebben op grond van de Waterwet de zorgplicht tot transport en zuivering van stedelijk afvalwater met behulp van de zuiveringstechnische werken in de verzorgingsgebieden van de voornoemde vier gemeenten. De afvalwaterpartners hebben er voor de korte termijn voor gekozen hun structurele samenwerking te realiseren door het opzetten van een lokale netwerkorganisatie voor de afvalwaterketen op het gebied van riolering en afvalwaterzuivering in een lokaal cluster. De samenwerking vindt plaats op basis van gelijkwaardigheid met behoud van ieders verantwoordelijkheden en bevoegdheden. De samenwerking is daarmee vrijwillig maar niet vrijblijvend. De samenwerking behelst alle activiteiten in de afvalwaterketen: de inzameling, het transport en de verwerking van afvalwater van de organisaties. Ook stedelijk waterbeheer kan onderdeel uitmaken van de samenwerking. Er bestaat de wens om te gaan werken vanuit een gezamenlijke visie op de afvalwaterketen. Deze visie is niet alleen leidend voor afwegingen binnen samenwerkingsprocessen maar ook voor lokale afwegingen. De toekomstvisie is een opmaat voor een gezamenlijk afvalwaterplan. Binnen de Stadsregio wordt een netwerk tussen de samenwerkende clusters onderhouden. Dat netwerk is bedoeld om de kennis en ontwikkelingen uit alle lokale netwerkorganisaties te verspreiden. Het netwerk zal er ook op toezien dat in de samenwerking de afstemming met aangrenzende gemeenten niet uit het oog wordt verloren. Dit om mogelijk toekomstige verdergaande samenwerking in de vorm van twee uitvoeringsorganisaties niet onmogelijk te maken. Uit de business case van de Stadsregio kwam naar voren dat we in de eerste fase van de samenwerking willen gaan ervaren wat samenwerking betekent, hoe dat het beste kan worden gedaan met buurorganisaties en wat het oplevert. Daarom zijn vergaande samenwerkingsvormen nog niet in beeld. Die vormen kunnen aan de orde komen in de tweede fase, richting 2020.
5
3. Uitwerking thema’s en activiteiten 3.1
Thema’s De kern van dit bedrijfsplan is de uitwerking van de activiteiten waarop samengewerkt kan worden. Deze activiteiten zijn verdeeld langs de thema’s: 1. Onderzoek en Beleid 2. Beheer en Onderhoud 3. Maatregelen en Investeringen In het vervolg van dit hoofdstuk worden de samenwerkingsactiviteiten nader omschreven. De volgende activiteiten worden beschreven: Gemalenbeheer o Beheer en onderhoud o Afhandelen van storingen Grondwater o Grondwatermeetnet Communicatie Incidentenplan Baggeren Beheer riool Beheer IBA Meten riolering
3.2
De drie K’s Er zijn activiteiten geselecteerd door uit het overzicht van alle activiteiten een voorkeur uit te spreken. Zodra minstens 3 partijen dezelfde voorkeur had , is deze activiteit als eerste prioriteit opgevoerd. Van deze activiteiten wordt bekeken wat de kostenbesparing, de kwaliteitsverbetering en/of kwetsbaarheidvermindering (3 K’s) is en hoe dit kan worden bereikt. Daarbij is ook gekeken naar de mogelijkheden op korte en lange termijn.
3.3
SMART Per activiteit wordt de doelstelling beschreven. Deze doelstelling wordt specifiek gemaakt door dit eenduidig te formuleren. De voorwaarden waaronder de doelstelling moet worden bereikt wordt meetbaar gemaakt. Beantwoord wordt de vraag onder welke voorwaarde wordt de doelstelling bereikt. Onder acceptabel wordt verstaan wie er mee in moet stemmen. De haalbaar en de uitvoerbaarheid van de activiteit wordt beschreven evenals het tijdstip wanneer de doelstelling bereikt wordt.
3.4 Verwacht effect 3.4.1 Kosten De grootste besparing wordt verwacht uit het afstemmen van de investeringen. Dit is nationaal de verwachting (Bestuursakkoord Water), gebaseerd op het landelijk feitenonderzoek dat in 2010 is uitgevoerd. De ontwikkeling van de BTW-problematiek is niet meegenomen. 6
3.4.2 Kwaliteit De toename van kwaliteit is tweeërlei: de kennis vergroten en het optimaliseren van de afvalwaterketen. Meer en betere kennis, die ook goed verspreid wordt over de organisaties, kan leiden tot beter onderbouwde beslissingen met bijvoorbeeld groter milieurendement voor dezelfde kosten. Optimaliseren van de afvalwaterketen betekent dat het oppervlaktewater en de bodem minder worden belast met milieuvervuilende stoffen. 3.4.3 Kwetsbaarheid Op het gebied van kwetsbaarheid liggen de voordelen in menskracht in de vijf organisaties, die bruikbaar kan worden voor elk van deze organisaties. Door bijvoorbeeld per organisatie een specialisme te ontwikkelen. In geval van tijdelijke personeelstekorten, bij het vertrek van een medewerker, liggen er meer mogelijkheden om de te beperkte capaciteit tijdelijk op te vangen. 3.4.4 Onderlinge afweging Het te verwachten effect wordt onderling gewogen. Dit wordt aangegeven met de “consumentenaanduiding +,o en -”. Het geeft een indicatie waar de nadruk op ligt bij de werkzaamheden. 3.5
Trekker Om de activiteiten daadwerkelijk te laten plaatsvinden, is het noodzakelijk dat een organisatie zich bereid verklaart om die activiteit te trekken. De bereidwillige organisatie neemt daarbij de volgende acties op zich: Regel de personele bezetting die past bij de werkvorm. Daarbij hoort, indien van toepassing, ook een manager vanuit de trekkende organisatie. Spreekt met de leden af: doelstelling, afbakening, verantwoordelijkheden voor tussen- en eindproducten, rolverdeling in de groep, planning, communicatie, verrekenen van uren, tijdsbesteding per periode, mijlpalen. Regel de communicatie rondom deze activiteit, intern, bestuurlijk, extern. Regel de archivering. Voer de financiële boekhouding (financieel penvoerder) over deze activiteit. In bijlage 1 staat de activiteit beschreven. Ook staat er een voorstel over de trekkende organisaties per activiteit.
3.6
Werkvorm Het uitvoeren van de activiteit wordt gekozen voor een beheerteam dat verankerd wordt in een dienstverleningsovereenkomst. De uren worden onderling verrekend op basis van een van te voren afgesproken tarief. Per activiteit is een manager uit een van de deelnemende organisaties gedelegeerd opdrachtgever. Delegatie wordt geregeld in het managementoverleg
7
Elke organisatie neemt deel aan een activiteit. Er wordt afgesproken op welke manier organisaties zich bij een dienstverleningsovereenkomst kunnen aansluiten, en ook hoe zij zich hieruit terug kunnen trekken. 3.7
Planning Als bijlage 2 is bijgevoegd de planning van de activiteiten in 2013 tot en met 2015. Uitgangspunt bij deze planning is dat de diverse onderdelen van de activiteitenlijst met prioriteit 1 aaneengesloten in deze periode uitgevoerd worden. Dus de in de planning aangegeven tijd is de in totaal benodigde tijd per onderdeel. Deze tijdsduur is indicatief en gebaseerd op ervaringen en kennis die bij de deelnemers aanwezig is.
8
4.
Organisatiemodel In deze overeenkomst staat welke samenwerkingsactiviteiten de komende tijd uitgewerkt gaan worden. Na deze uitwerking kan elke organisatie beslissen of de samenwerking voordelen oplevert en of zij er mee door willen gaan. Uitgangspunt hierbij is de samenwerking in een netwerkorganisatie. Dit betekent dat alle organisaties hun eigen bevoegdheid houden en op basis van vrijwilligheid beslissen of samenwerking op een bepaalde activiteit meerwaarde heeft. Op dit moment is het project zo georganiseerd dat alle deelnemende partijen inzet leveren in de vorm van het beschikbaar stellen van projectgroepleden. Er vindt geen verrekening plaats omdat inzet van alle organisaties gelijk is. Boven de projectgroep is een stuurgroep aangesteld, die bestaat uit de managers van de verschillende organisaties. Uit deze managers is een opdrachtgever gekozen, die namens de stuurgroep voornamelijk de praktische zaken beheert, maar niet namens de stuurgroep beslist. De managers koppelen terug naar hun bestuurders en de beslissingsbevoegdheid ligt bij alle organisaties afzonderlijk. De netwerkstructuur, met daarbij het uitgangspunt dat organisaties gelijke inzet plegen, blijft gehandhaafd gedurende de periode dat de verschillende werkgroepen de samenwerkingsactiviteiten nader uitwerken. Daarna wordt per activiteit beslist over organisatie en inzet. In het gesprek met managers is gesproken over taken en verantwoordelijkheden. Hier is het volgende uit gekomen: Stuurgroep bestaande uit de bestuurlijke leden van deelnemende partijen. Verantwoordelijk voor het eindresultaat. Neemt beslissingen op basis van de inhoud die de projectgroep aandraagt. En is verantwoordelijk voor bestuurlijk draagvlak binnen de eigen organisaties. Projectgroep bestaande uit de managers en de medewerkers van alle organisaties. Verantwoordelijk voor de inhoud van het samenwerkingsovereenkomst en de uitwerking van de samenwerkingsactiviteiten nadat de overeenkomst is vastgesteld. De projectgroep stelt de dienstverleningsovereenkomst op. Werkgroep bestaande uit een lid van de projectgroep aangevuld met de specialisten van de deelnemende partijen. De werkgroep draagt de gegevens aan die nodig zijn voor het tot stand komen van de dienstverleningsovereenkomst per activiteit aan. Coördinator De coördinator bewaakt de procesgang van de stuurgroep, de projectgroep en de werkgroepen. De coördinator rapporteert aan de deelnemende partijen en aan de regionale netwerkorganisatie. De coördinator initieert themabijeenkomsten en kennisuitwisselingactiviteiten.
9
Coördinator
De boogde samenwerking kan, zeker in de eerste periode, vormgegeven worden als een (gezamenlijke) projectorganisatie. In de ideale situatie is er een stuurgroep met portefeuillehouders van de deelnemende organisaties. Deze stuurgroep is opdrachtgever van de projectgroep. De stuurgroep zet de (hoofd)lijnen uit, ook wat betreft inbreng van tijd en geld, en neemt de (eind)beslissingen. De projectgroep voert de opdracht van de stuurgroep uit. In de projectgroep zitten vertegenwoordigers van elke deelnemende
10
organisatie. De projectgroep kan eventueel voor het uitwerken van bepaalde onderwerpen werkgroepen oprichten, eventueel met externe ondersteuning. Een dergelijke projectorganisatie leent zich het best voor een tijdelijke samenwerking met een duidelijk begin en eind. Er hoort een concrete, samenhangende en eindige opdracht bij. Hoe meer structureel de samenwerking des te minder een projectorganisatie er bij past. Uiteraard blijven alle betrokkenen in dienst van de eigen organisatie, heeft het management zeggenschap over de inzet van de deelnemende medewerkers en kan de projectorganisatie geen eigen medewerkers in dienst nemen. De coördinator bewaakt de processen van en tussen de verschillende groepen. De kosten van de coördinator wordt over de 5 partijen gelijkelijk verdeeld.
11
5.
Risico’s
5.1
Inzet van personeel voor deelname werkgroepen Deze samenwerkingsovereenkomst benoemt een aantal samenwerkingskansen. Voorgesteld wordt dat deze kansen door een aantal werkgroepen uitgewerkt worden, zodat daarna door partijen besloten kan worden of de samenwerking meerwaarde heeft. Voor deze werkgroep is capaciteit en inzet nodig. De vraag is of partijen deze inzet willen en kunnen leveren. Om dit risico inzichtelijk te maken zal de projectgroep ramen hoeveel capaciteit er nodig is voor de uitwerking van activiteiten in de verschillende werkgroepen. Bij de beslissing over de vaststelling van dit plan zullen partijen (managers) aan moeten geven of zij deze capaciteit willen en kunnen leveren. Borging, implementatie en voortgang op langere termijn Het behalen van de doelstellingen is een proces van jaren. De samenwerking in de waterketen stopt niet na vaststelling van het plan. Het begint dan pas. Dit proces moet langjarig gestuurd en geborgd worden om het succesvol te laten zijn. In dit plan worden kansrijke samenwerkingsactiviteiten beschreven die door een project- en stuurgroep begeleid worden. Voor de lange termijn zou dit uitgebouwd kunnen worden naar een programma. De samenwerking in de waterketen heeft immers veel gelijkenissen met een programma zoals dit bestaat in veel gemeenten en waterschappen. In een programma worden langjarige doelen beschreven die door het afvalwaterteam Cluster BDHW2 bewaakt worden. De doelstellingen worden uitgewerkt in concrete projecten, waar dan weer projectleiders verantwoordelijk voor zijn. Uiteindelijk is de projectgroep verantwoordelijk voor de voortgang, borging en verantwoording van het proces. Dit proces wordt bewaakt door de coördinator.
5.2
12
6
Activiteitenlijst In bijlage 1 staan de activiteiten beschreven. Allereerst wordt de doelstelling van de activiteit beschreven. Specifiek worden de doelstellingen beschreven en de voorwaarden worden geformuleerd waaronder de doelstelling wordt bereikt. Alle partijen doen in principe met activiteiten mee. In de dienstverleningsovereenkomst bepaalt elke partij of aan deze overeenkomst wordt aangegaan. In de bijgevoegde planning is de activiteit in detail in de tijd uitgezet. Het startmoment staat per activiteit aangegeven.
7
Juridische verankering Bijgevoegd in bijlage 3 is de samenwerkingsovereenkomst Afvalwaterketen tussen de gemeenten Beuningen, Druten, Heumen,Wijchen en het waterschap Rivierenland. Deze samenwerkingsovereenkomst biedt de mogelijkheid tot uitbreiding van het huidige cluster.
8
Evaluatie
Gezien de samenwerking in een netwerkorganisatie is het van groot belang om te evalueren wat het resultaat van de ingezette acties is. Voor alle clusters wordt jaarlijks de voortgang gevolgd middels een enquête. Voor dit cluster rapporteert de projectgroep aan de stuurgroep. Voorgesteld wordt om naast rapportages over cijfers en feiten ook jaarlijks te evalueren of de hogere doelstelling (de drie K’s) gehaald worden. Als gekozen wordt voor een langjarig programma is de coördinator verantwoordelijk voor rapportage en evaluatie.
Bijlagen: bijlage 1: bijlage 2: bijlage 3:
activiteitenlijst de planning 2013-2015 de samenwerkingsovereenkomst
13
