Waterschap Rivierenland Accountantsverslag voor het boekjaar eindigend op 31 december 2010 uitgebracht aan het algemeen bestuur van Waterschap Rivierenland
Aan het algemeen bestuur van Waterschap Rivierenland Postbus 599 4000 AN TIEL
Datum
Behandeld door
Ons kenmerk
4 mei 2011
M.K. van Wijngaarden
3112687160/100843av10mv
Onderwerp
Uw kenmerk
Accountantsverslag van Waterschap Rivierenland voor het boekjaar eindigend op 31 december 2010
-
Geachte leden van het algemeen bestuur, Wij hebben de jaarrekening 2010 van Waterschap Rivierenland, opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van dijkgraaf en heemraden, gecontroleerd. Bij deze jaarrekening hebben wij op 4 mei 2011 een goedkeurende controleverklaring verstrekt. In het bijgevoegde verslag treft u onze belangrijkste controlebevindingen aan. Wij hebben één exemplaar van het accountantsverslag voorzien van een originele handtekening. Dit exemplaar is ten behoeve van uw eigen archief. Het tweede exemplaar van het accountantsverslag is voorzien van de naam van onze accountantspraktijk en de naam van de accountant, echter zonder persoonlijke handtekening. Wij verzoeken u bij openbaarmaking van het accountantsverslag gebruik te maken van het exemplaar dat niet is voorzien van een persoonlijke handtekening. Dit conform het advies van de beroepsorganisatie NBA ter vermijding van fraude met handtekeningen van accountants. Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn en zijn graag bereid tot het geven van een nadere toelichting.
Arnhem, 4 mei 2011 Deloitte Accountants B.V. Was getekend: M.C.J.M. Bekker RA
3 4 mei 2011 3112687160/100843av10mv
Inhoudsopgave 1.
2.
3.
4.
5.
6.
Inleiding en samenvatting
4
1.1 De opdracht die u ons hebt verstrekt
4
1.2 De controleaanpak
5
1.3 Bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole
6
Vermogen en resultaat van het waterschap
7
2.1 Het resultaat en de ontwikkeling daarvan
7
2.2 Het eigen vermogen
8
Controlebevindingen jaarrekening 2010
10
3.1 Goedkeurende controleverklaring bij uw jaarrekening
10
3.2 Het controleproces en de belangrijkste bevindingen
10
3.2.1 Belastingopbrengsten
11
3.2.2 Verbonden partijen
11
Interne beheersing van het waterschap
12
4.1 Raamwerk en uitkomsten beoordeling interne beheersing
12
4.2 Aandachtspunten verbetering interne beheersing
13
4.3 Bevindingen geautomatiseerde gegevensverwerking
14
4.4 Frauderisico
15
Rechtmatigheid
16
5.1 Bevindingen rechtmatigheidscontrole
16
5.2 Begrotingsrechtmatigheid
17
Tot slot
19
Appendix A – Overzicht controleverschillen
20
Appendix B – Disclaimer en beperkingen in het gebruik
21
4 4 mei 2011 3112687160/100843av10mv
Inleiding en samenvatting
1.
In de volgende paragrafen geven wij een samenvatting van de aan ons verstrekte opdracht, de controleaanpak en de belangrijkste controlebevindingen.
1.1
De opdracht die u ons hebt verstrekt
Binnen het kader van een meerjarige overeenkomst tussen Waterschap Rivierenland en Deloitte Accountants B.V. tot het controleren van de jaarrekening, worden elk jaar de onderlinge afspraken bevestigd door middel van een opdrachtbevestiging. Met deze opdrachtbevestiging heeft u ons op meer gedetailleerde wijze opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2010. Daarnaast zijn bepalend voor onze controle:
het Besluit van 29 november 2007, houdende regels met betrekking tot de waterschappen (Waterschapsbesluit);
de controleverordening Waterschap Rivierenland 2009, op grond van artikel 109 van de Waterschapswet;
het Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2010, welke u hebt vastgesteld op 17 september 2010.
Wij hebben - conform uw controleprotocol – de controle uitgevoerd met inachtneming van de volgende toleranties.
Goedkeuringstoleranties Fouten
1% van het totaal van de lasten
€ 1.696.330
Onzekerheden
3% van het totaal van de lasten
€ 5.088.990
Rapportagetoleranties Fouten
Conform uw Controleprotocol
€ 300.000
Onzekerheden
Conform uw Controleprotocol
€ 300.000
Pre-audit gesprek Het pre-auditgesprek is bedoeld om de verwachtingen met u als onze opdrachtgever af te stemmen en om u in de gelegenheid te stellen input te leveren voor onze controle. Dit kunnen bijvoorbeeld onderwerpen zijn waarvan u graag wilt dat wij deze meenemen in onze controle. Voor 2010 zijn geen specifieke wensen voor het accountantsonderzoek kenbaar gemaakt.
5 4 mei 2011 3112687160/100843av10mv
1.2
De controleaanpak
Analyse van de risico’s Onze controle start met het maken van een analyse van de risico‟s waar Waterschap
Een gezamenlijke risicoanalyse vormt de basis voor onze controlewerkzaamheden.
Rivierenland mee te maken heeft. Deze risicoanalyse zien wij als een gezamenlijke actie van ons controleteam en vertegenwoordigers van uw waterschap (bestuur en management) en maakt deel uit van ons pre-auditgesprek. Het doel hiervan is om, uitgaande van gezamenlijke kennis van uw organisatie en uw omgeving en branche, tot een zo volledig en bruikbaar mogelijke risicoanalyse te komen, die als basis voor verdere controlewerkzaamheden zal dienen. Het gaat hierbij om de externe risico‟s en de risico‟s in de bedrijfsvoering. Bij deze inventarisatie ligt de focus op de risico‟s in de voor de jaarrekening relevante processen. De uitkomsten van deze processen dienen te resulteren in verantwoorde transacties in de jaarrekening. Onafhankelijkheid De voorschriften in het kader van onafhankelijkheid zijn binnen de beroepsorganisatie van accountants (NBA) opgenomen in de “Nadere Voorschriften inzake onafhankelijkheid van de openbaar accountant” (hierna: NVO) en vormen een belangrijk onderdeel van het „normenkader‟ waaraan een accountant moet voldoen. De naleving van de NVO is binnen de organisatie van Deloitte ingebed.
Onze onafhankelijkheid is gewaarborgd.
Op basis van onze toetsing aan het „normenkader‟ en waar nodig aanvullend getroffen maatregelen concluderen wij dat onze onafhankelijkheid als certificerend accountant bij Waterschap Rivierenland in 2010 voldoende is gewaarborgd. Interne beheersing draagt bij aan een betrouwbare jaarrekening Onze risicoanalyse en daarop gebaseerde controleaanpak richten zich niet uitsluitend op de jaarrekening zelf, maar ook op het systeem van interne beheersing. Hoe beter dat systeem functioneert, hoe meer zekerheid er bestaat dat betrouwbare informatie wordt opgeleverd, zowel tussentijds als bij de jaarverantwoording. Omdat deze interne beheersing het gehele jaar goed dient te functioneren, hoeven wij met de aanvang van
De accountantscontrole is gefaseerd uitgevoerd en richt zich op het systeem van interne beheersing en de jaarrekening zelf.
onze controle niet te wachten totdat de jaarrekening gereed is. Onze controle vindt daarom voor een belangrijk deel reeds in de tweede helft van het boekjaar plaats. Wij onderzoeken tijdens de interim-controle de proces- en programmarisico‟s om te bepalen of hierin voldoende beheersmaatregelen (de AO/IC) zijn getroffen. Het product van deze fase van de controle is een managementletter met daarin, wanneer dit aan de orde is, opgenomen verbeterpunten ter verdere optimalisatie van de interne beheersing. De interim-controle is eind september 2010 uitgevoerd. De managementletter is op 30 november aan het college van dijkgraaf en heemraden aangeboden. In de paragrafen 4.1 en 4.2 is een bestuurlijke samenvatting van onze bevindingen opgenomen.
6 4 mei 2011 3112687160/100843av10mv Controle van de jaarrekening De jaarstukken van elk waterschap bestaan uit twee delen. Het meer financieel getinte deel is de jaarrekening. De verantwoording over de beleidsuitvoering is opgenomen in het jaarverslag. Het jaarverslag bevat de programmaverantwoording en de paragrafen.
Reikwijdte van de controle: de jaarrekening.
Wij wijzen u erop dat het jaarverslag geen onderwerp is van de accountantscontrole. Het jaarverslag beoordelen wij op consistentie van de daarin opgenomen informatie met de cijfers in de jaarrekening. Bij de jaarrekeningcontrole stellen wij vast of de jaarrekening is opgesteld volgens de geldende verslaggevingsvoorschriften (Bepalingen Beleidsvoorbereiding en Verantwoording Waterschappen, hierna: BBVW), of de door u opgestelde jaarrekening een getrouw beeld geeft en of de baten en lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Ook stellen wij vast dat de posten in de jaarrekening adequaat zijn toegelicht. Onze controle houdt niet in dat wij alle posten controleren. Onze aanpak heeft als doel om belangrijke onjuistheden en/of onrechtmatigheden te ontdekken, rekening houdend met de materialiteitsgrenzen zoals vastgelegd in het Waterschapsbesluit (artikel 5.2 lid 1) en uw Controleprotocol. Het product van de jaarrekeningcontrole is de controleverklaring bij de jaarrekening en dit voorliggende accountantsverslag.
1.3
Bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole
Wij zijn op 22 maart 2011 gestart met de controle van de jaarrekening 2010. Wij hebben
Wij zijn voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken.
de controle uitgevoerd in een prettige en constructieve samenwerking met de medewerkers van uw waterschap. Inmiddels is de controle afgerond en kunnen wij u meedelen dat wij voornemens zijn bij de jaarrekening 2010 een goedkeurende controleverklaring verstrekken, gedateerd 4 mei 2011. De belangrijkste bevindingen en de daaraan gekoppelde adviezen hebben wij in hoofdstuk 3 van dit verslag opgenomen. Een overzicht van de gecorrigeerde en niet-gecorrigeerde controleverschillen hebben wij in appendix A bij dit verslag opgenomen.
7 4 mei 2011 3112687160/100843av10mv
2.
Vermogen en resultaat van het waterschap
In de volgende paragrafen geven wij een analyse van het resultaat en het vermogen van uw waterschap.
2.1
Het resultaat en de ontwikkeling daarvan
Het feitelijke saldo van baten en lasten in een jaar wordt weergegeven als resultaat vóór bestemming. Daarnaast kent een waterschap ook het resultaat ná bestemming. Dit is het resultaat vóór bestemming plus of min de tussentijdse resultaatbestemmingen. Deze bestemmingen bestaan uit het saldo van in de loop van het jaar gedane onttrekkingen uit reserves en de tussentijdse stortingen in reserves. De stortingen in dan wel onttrekkingen aan reserves vinden plaats op basis van door u genomen besluiten. Het resultaat ná bestemming is dus mede het gevolg van bestuurlijke besluitvorming. Concreet betekent dit voor uw waterschap het volgende. x € 1.000
Exploitatieresultaat 2010 De totale baten van het waterschap bedragen:
€ 161.226
De totale lasten van het waterschap bedragen:
€ 162.356
Het tekort bedraagt (“resultaat vóór bestemming”):
-/- € 1.130
Gedurende het jaar heeft u al voor diverse zaken besloten gelden te reserveren. Dit betreft in 2010:
-/- € 129
Tevens hebt u besloten tot het dekken van diverse uitgaven uit reserves. Over het boekjaar betreft dit: Per saldo gedurende het jaar onttrokken aan reserves:
€ 7.406 +/+ € 7.278
Resultaat ná bestemming (voordelig):
Het exploitatiesaldo (resultaat voor bestemming) bedraagt € 1,1 miljoen negatief.
€ 6.148
De exploitatie over 2010 laat een nadelig saldo voor resultaatbestemming van € 1.130.000 zien, ten opzichte van een nadelig saldo van € 6.949.000 over het boekjaar 2009. Voor een uitgebreide analyse van het rekeningresultaat over het jaar 2010 verwijzen wij naar het hoofdstuk Exploitatieresultaat 2010 (hoofdstuk 1.4) en de toelichting op de programmarekening (hoofdstuk 3), kostendragers (hoofdstuk 4) en kosten- en opbrengstensoorten (hoofdstuk 5).
8 4 mei 2011 3112687160/100843av10mv
2.2
Het eigen vermogen
In het BBVW, de verslaggevingsregels van waterschappen, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via de programmarekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaat-bestemming. Het resultaat vóór bestemming bedraagt € 1.130.000 nadelig. Per saldo is tussentijds reeds € 7.278.000 aan de reserves onttrokken, zodat het uiteindelijk nog te bestemmen jaarresultaat € 6.148.000 voordelig bedraagt. Dit bedrag is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans. In het hierna volgende overzicht hebben wij de mutaties in de reserves weergegeven.
Ontwikkeling eigen vermogen x € 1.000
2008
Stand van de reserves per 1 januari
€ 49.995
€ 45.100
€ 38.151
-/- € 7.081
-/- € 9.054
-/- € 7.278
€ 2.186
€ 2.104
€ 6.148
-/- € 4.895
-/- € 6.949
-/- € 1.130
€ 45.100
€ 38.151
€ 37.021
Tussentijdse resultaatbestemming Nog te bestemmen resultaat bij jaarrekening Totaal (“resultaat vóór bestemming”) Stand per 31 december
2009
2010
De direct beschikbare weerstandscapaciteit in de vorm van vrij beschikbare en vrij aanwendbare (algemene) reserves van Waterschap Rivierenland is in 2010 gelijk
De omvang van het eigen vermogen - en daarmee de weerstandscapaciteit is vrijwel gelijk gebleven.
gebleven en bedraagt € 13,5 miljoen. Dit is boven het in de nota reserves en voorzieningen vastgestelde minimumniveau van 8% van de netto kosten (€ 11,3 miljoen). Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit vanwege ingeschatte risico‟s. De inventarisatie van risico‟s die in de risicoparagraaf (hoofdstuk 1.9) is opgenomen, geeft een grove indicatie van de financiële omvang van en inhoudelijke toelichting op de belangrijkste risico‟ s die door Waterschap Rivierenland worden gelopen. Hieruit blijkt dat het waterschap een financieel risico heeft gekwantificeerd en toegelicht van circa € 2,4 miljoen. De totale risico‟s zijn geschat op circa € 9 miljoen, dit bedrag kan ruimschoots worden afgedekt door de algemene reserves.
9 4 mei 2011 3112687160/100843av10mv Met ingang van de voorjaarsnota 2011 zal het systeem van kwantificering en weging van risico‟s worden gerelateerd aan de benodigde (en beschikbare) weerstandscapaciteit, waarmee ook de paragraaf weerstandsvermogen in de toekomst op nog transparante wijze inzicht kan gaan geven in de relatie en verhouding tussen de weerstandscapaciteit en de onderkende risico‟s.
10 4 mei 2011 3112687160/100843av10mv
3.
Controlebevindingen jaarrekening 2010
In de volgende paragrafen geven wij de strekking van de controleverklaring, onze weergave van het controleproces en onze belangrijkste bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole.
3.1
Goedkeurende controleverklaring bij uw jaarrekening
Van accountantsverklaring naar controleverklaring Vanaf 15 december 2010 is de naamgeving van de „accountantsverklaring‟ gewijzigd in „Controleverklaring van de onafhankelijke accountant‟. Dit sluit aan bij de aard van de opdracht van de accountant: het geven van een onafhankelijk oordeel over de jaarrekeningen als resultaat van de controle. Hierdoor is een meer herkenbaar onderscheid ontstaan met de beoordelingsopdracht en samenstelopdracht die ook door accountants worden uitgevoerd. De controleverklaring van de accountant is ingebed in de in Nederland voor accountants geldende controlestandaarden (NV COS). Onder invloed van internationale aanpassingen in regelgeving is ook de inhoud van de controleverklaring op onderdelen verduidelijkt. In de standaardtekst van de controleverklaring meldt de accountant meer expliciet dan voorheen de aangelegenheden die naar de mening van de accountant relevant kunnen zijn voor de gebruiker. Daarbij kan worden gedacht aan het benoemen van afwijkingen van materieel belang met betrekking tot de toelichting in de controleverklaring, of een expliciete opmerking of het jaarverslag overeenkomstig de wet is opgesteld en of door de wet vereiste gegevens zijn toegevoegd. Een voorbeeld is het opnemen van bestuurdersbezoldiging en het opnemen van zogenoemde WOPT-meldingen (Wet Openbaarmaking Publieke Topinkomens).
Wij zijn voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken.
Bij de jaarrekening 2010 van Waterschap Rivierenland hebben wij op 4 mei 2011 een goedkeurende controleverklaring verstrekt.
3.2
Het controleproces en de belangrijkste bevindingen
Bij aanvang van de controle was de kwaliteit van de ter controle aangeboden conceptjaarrekening ruim voldoende om onze controle te starten en af te ronden. De dossiervorming was adequaat en tevens hebben wij volledige medewerking van de medewerkers gehad bij het uitvoeren van onze controlewerkzaamheden. Wij hebben de controle uitgevoerd in een prettige en constructieve samenwerking met de medewerkers van het waterschap.
11 4 mei 2011 3112687160/100843av10mv In de volgende paragrafen rapporteren wij u de belangrijkste bevindingen ten aanzien van de jaarrekening 2010. Een overzicht van alle gecorrigeerde en geconstateerde nietgecorrigeerde controleverschillen hebben wij in appendix A opgenomen. De posten beneden de rapporteringstolerantie hebben wij niet afzonderlijk maar als totaal opgenomen.
3.2.1
Belastingopbrengsten
Belastingsamenwerking Rivierenland (BSR) verzorgt sinds 2008 de heffing en inning van de waterschapsbelastingen. Jaarlijks verantwoordt BSR de belastingopbrengsten aan Waterschap Rivierenland, gebaseerd op het controleprotocol. Deze verantwoording wordt voorzien van een controleverklaring van de huisaccountant van BSR. Wij hebben een review uitgevoerd op de werkzaamheden van de accountant van de BSR, om vast te stellen dat wij gebruik kunnen maken van de controleverklaring bij de verantwoording van belastingopbrengsten. Wij zijn tot de conclusie gekomen dat wij kunnen steunen op de werkzaamheden van de accountant, waarmee wij voldoende zekerheid hebben over de getrouwheid en rechtmatigheid van de belastingopbrengsten zoals verantwoord in uw jaarrekening.
3.2.2
Verbonden partijen
In de publieke sector in het algemeen en ook voor waterschappen in het bijzonder spelen verbonden partijen, samenwerkingsverbanden, een belangrijke rol. Het waterschap plaatst onder andere activiteiten uit naar gemeenschappelijke regelingen. Het risico voor het waterschap blijft echter wel bestaan, ook al is de activiteit uitbesteed. In tijden van financiële uitdagingen is het van groot belang om scherp zicht te hebben op de (financiële) performance van de verbonden partijen. In de paragraaf verbonden partijen van uw jaarverslag geeft Waterschap Rivierenland inzicht in de verbonden partijen, waarbij de financiële belangen (en de daarmee deels samenhangende risico‟s) nog niet in alle gevallen nader zijn geanalyseerd en toegelicht. Deze analyse is overigens wel voor de grootste risico‟s opgenomen in de risicoparagraaf. Naar aanleiding hiervan is geen noodzaak gebleken om risico‟s of verplichtingen in de jaarrekening te verwerken.
12 4 mei 2011 3112687160/100843av10mv
4.
Interne beheersing van het waterschap
In de volgende paragrafen geven wij een bestuurlijke samenvatting van onze bevindingen en adviezen naar aanleiding van de in het najaar van 2010 uitgevoerde interim-controle.
4.1
Raamwerk en uitkomsten beoordeling interne beheersing
Waterschap Rivierenland streeft ernaar om “in control” te zijn. Onder “in control zijn” verstaan wij dat uw organisatie over een beleids- en beheersinstrumentarium en over procesbeheersingmethodieken beschikt die u in staat stellen kansen en bedreigingen (risico‟s) tijdig te signaleren en hierop in termen van sturing alert te reageren. Wij hebben het COSO-raamwerk gehanteerd bij de uitvoering van onze controle. Doel hiervan is om uw organisatie, vanuit onze natuurlijke adviesfunctie, te ondersteunen bij de vergroting van de kwaliteit en betrouwbaarheid van de informatievoorziening. Wij hebben per in het COSO-model onderscheiden component een oordeel gevormd over de mate van interne beheersing binnen uw organisatie. Hieruit vloeit voor Waterschap Rivierenland de volgende visualisatie voort:
Monitoring
Beheers-
Monitoring
omgeving Controleactiviteiten
Risicomanagement
Informatie en communicatie
Beheersomgeving
Controleactiviteiten
Risicomanagement
Informatie en communicatie
De in dit model gehanteerde kleurcodering betekent het volgende: De interne beheersing voldoet aan de daaraan te stellen eisen, verbetermaatregelen zijn volledig geïmplementeerd. De interne beheersing kan (verder) worden versterkt, verbetermaatregelen zijn onderhanden, maar de implementatie is nog niet afgerond. De interne beheersing behoeft uw specifieke aandacht, belangrijke verbetermaatregelen zijn (nog) niet opgepakt.
Uw waterschap blijft stappen voorwaarts maken om verder “in control” te komen.
In onze managementletter hebben wij geconcludeerd dat het waterschap voor wat betreft de interne financiële beheersing stappen voorwaarts blijft maken om verder “in control” te komen.
13 4 mei 2011 3112687160/100843av10mv Een verbetering in de interne beheersing die in 2010 is doorgevoerd, is de vastlegging van afspraken met Belastingsamenwerking Rivierenland (BSR) over het proces van (tussentijdse) informatievoorziening inzake de opbrengsten waterschapsbelastingen. Daarnaast worden stappen gezet om de bestelfunctie per afdeling te centraliseren, waarmee enerzijds de professionaliteit kan toenemen en anderzijds de noodzakelijke functiescheiding kan worden doorgevoerd tussen de besteller en budgethouder. Tot slot zijn mutaties in het crediteurenstambestand thans voorbehouden aan medewerkers van de afdeling Inkoop. Hiermee is het risico op onrechtmatige inkooptransacties verder beperkt. De in onze vorige managementletters aangegeven adviezen voor kwaliteitsverbeteringsen procesbeheersingsmaatregelen zijn overgenomen in uw voortgangsrapportage en in vrijwel alle gevallen ter hand genomen. Een groot aantal heeft al concrete invulling gekregen. Wij vinden dit een zeer positieve ontwikkeling.
4.2
Aandachtspunten verbetering interne beheersing
Naar aanleiding van onze interim-controle hebben wij een aantal aandachtspunten met betrekking tot de interne beheersing aan het college van dijkgraaf en heemraden gerapporteerd. Overigens betreffen dit geen aandachtspunten voor de korte termijn (met het oog op de jaarrekeningcontrole 2010) maar voor de middellange termijn (1 à 1½ jaar).
Aandachtspunten middellange termijn
Het verder uitwerken van een integraal risicomanagementmodel, een structurele en gestructureerde inpassing hiervan in de bedrijfsprocessen en het uitbreiden van de tussentijdse informatievoorziening met een verantwoording over de belangrijkste uitkomsten van het risicomanagement (procesmatig en inhoudelijk). U heeft hiervoor in 2009 een risicoscan laten uitvoeren. De uitkomsten hiervan zijn geëvalueerd en bestuurlijke besluitvorming hieromtrent zal met ingang van de voorjaarsnota 2011 leiden tot een geactualiseerde verantwoording over de belangrijkste uitkomsten van de risicoinventarisatie. Inpassing van de methode van risico-identificatie en –weging in de bedrijfsprocessen dient hiervoor nog nader te worden uitgewerkt.
Gebruik van een periodieke rapportage voor de bewaking van voorgenomen verbeteracties.
De door uw organisatie opgestelde en per halfjaar geactualiseerde “Voortgangsrapportage Management- en Auditletter” dient als instrument voor bewaking van de voortgang en opvolging van onze aanbevelingen, waarin meetbare maar ook realistische deadlines zijn benoemd wanneer de verbeteringen dienen te zijn geëffectueerd. Ons beeld is dat de actiepunten voortvarend worden opgepakt en dat uw waterschap ook in staat is de resterende (onderhanden) punten voortvarend ter hand te nemen.
14 4 mei 2011 3112687160/100843av10mv
4.3
Bevindingen geautomatiseerde gegevensverwerking
Het is gebruikelijk dat wij melding maken van de bij de controle van de jaarrekening gedane bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking, zoals visueel gemaakt in dit figuur. Gebruikersorganisatie
Gebruikers controles
Automatiseringsorganisatie
Geprogrammeerde controles
Interne Controle maatregelen
Administratieve Organisatie Randvoorwaarden
Functiescheiding
Algemene ICT beheersmaatregelen
Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen daaromtrent raken dan ook slechts díe onderdelen die wij onderzocht hebben, wat wil zeggen dat wij ter zake geen volledigheid pretenderen. Hiervoor is een specifiek daarop gericht onderzoek noodzakelijk. Wij hebben een onderzoek uitgevoerd gericht op de algemene ICT-beheersmaatregelen (autorisatiebeheer en logische toegangsbeveiliging) en op de applicatie beheersmaatregelen (registratie en fiattering facturen, beheren van stamgegevens, functiescheiding en audittrail) in Fluvio (Oracle EBS Financials). Het proces van de digitale inkoopfactuurstroom is tót het betaalproces getoetst. De betaalapplicatie maakt geen onderdeel uit van de scope van dit onderzoek. Ons onderzoek heeft zich hierbij gericht op de kwaliteitsaspecten integriteit en vertrouwelijkheid. Onder deze kwaliteitsaspecten verstaan wij: Integriteit: het waarborgen van de correctheid en de volledigheid van informatie en computerprogrammatuur; Vertrouwelijkheid: het beschermen van gevoelige informatie tegen ongeautoriseerde kennisname.
15 4 mei 2011 3112687160/100843av10mv Bij onze controle hebben wij enkele aandachtspunten op het gebied van functiescheidingen, beheer crediteurenstamgegevens en geprogrammeerde controles (vaste routing van inkoopfacturen) geconstateerd. Deze zijn gerapporteerd aan de applicatiebeheerder en teamleider Financieel- en Personeelsbeheer. Omdat er sprake is geweest van vervangende “handmatige” controles en gezien het feit dat adequate verbijzonderde interne controles op de inkoopfacturen zijn uitgevoerd, hebben wij geconcludeerd dat wij voor onze jaarrekeningcontrole kunnen steunen op de maatregelen van interne controle rondom en in de geautomatiseerde systemen. Wel hebben wij middels de afzonderlijk uitgebrachte detailrapportage geadviseerd de beheersingsmaatregelen nader aan te scherpen.
4.4
Frauderisico
Van de accountant wordt op grond van de regels van de beroepsorganisatie (NBA) een professioneel-kritische houding verwacht ten aanzien van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude in de jaarrekening. Ter invulling van deze professioneelkritische houding zal de accountant een inschatting moeten maken van de frauderisico‟s, zich een beeld moeten vormen van de maatregelen van interne beheersing die de organisatie heeft getroffen om mogelijke fraudes van materieel belang te voorkomen en moeten bezien of deze maatregelen effectief zijn. Wanneer sprake is van een aanwijzing voor fraude, dan zal de accountant dit moeten communiceren met, afhankelijk van de aard van de fraude, de direct leidinggevende, het college van dijkgraaf en heemraden en, in sommige gevallen (fraude in de top van de organisatie) en wanneer onvoldoende herstelwerkzaamheden worden ondernomen, het algemeen bestuur. Om invulling te geven aan de eerdergenoemde verplichting hebben wij een fraudediscussie gevoerd binnen het controleteam en met het management van uw waterschap, waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de eventuele mogelijkheden van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in de jaarstukken en op preventieve maatregelen daarbij. Van het college van dijkgraaf en heemraden hebben wij de bevestiging ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd. Daarnaast hebben wij conform onze beroepsregels zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd die erop waren gericht om het risico van het “omzeilen” van de interne beheersingsmaatregelen door het management te detecteren. Tevens hebben wij specifieke controles uitgevoerd op memoriaalboekingen en schattingen en zijn wij alert geweest op significante en ongebruikelijke transacties. Hoewel wij, zoals hiervoor beschreven, een kritische houding hebben ten opzichte van risico‟s van fraude in de jaarrekening, merken wij op dat onze controle niet specifiek gericht is op het ontdekken van fraude.
Geen aanwijzingen dat er sprake is geweest van materiële fraude.
Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2010 hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude.
16 4 mei 2011 3112687160/100843av10mv
5.
Rechtmatigheid
5.1
Bevindingen rechtmatigheidscontrole
De af te leggen weg van een ad hoc interne controle naar een situatie van “in control” zijn, is weergegeven in onderstaand figuur. Uw waterschap heeft de afgelopen jaren diverse stappen voorwaarts gezet, waaronder het inrichten van een (verbijzonderde) interne controlefunctie en het opstellen van een interne controleplan. Hiermee is uw organisatie van stap 1 naar stap 4 gegroeid. Wij hopen een nieuwe stap voorwaarts te mogen rapporteren in de managementletter 2011.
De beheersorganisatie en de inrichting van „toezicht en bewaking‟ van Waterschap Rivierenland zijn zodanig dat de naleving van wet- en regelgeving (= het normenkader) met de voor het waterschap mogelijke financiële consequenties zichtbaar en toetsbaar is vastgelegd. In 2010 zijn acties in gang gezet om hiermee verdere efficiencyvoordelen te behalen, vooral door het dynamiseren van de verbijzonderde interne controles gebaseerd op een risico-analyse van de essentiële beheersingsmaatregelen in de processen, waardoor niet meer zuiver gericht wordt op een repressieve (achteraf toetsende) werking, maar meer op een adviserende functie ten aanzien van de werking van de processen. Hiermee ontstaat een “lerende organisatie”. Wij hebben het college van dijkgraaf en heemraden geadviseerd, nu de rechtmatigheidsinbedding haar beslag heeft gekregen, zich te gaan richten op het uitvoeren van operational audits, waarbij de doelmatigheid en de doeltreffendheid van bepaalde activiteiten/processen wordt beoordeeld.
17 4 mei 2011 3112687160/100843av10mv Dit in lijn met de nieuwe Waterschapswet en de beleidskeuzes naar aanleiding van artikel 109a, en uw Auditjaarplan. Op grond van artikel 109a wordt geregeld op welke wijze het dagelijks bestuur onderzoek doet naar doelmatigheid en op welke wijze de doelmatigheid van beheer kan worden geborgd. De eerste onderzoeken zijn voor 2011 gepland. Bij ons onderzoek naar de jaarrekening hebben wij geconstateerd dat over het verslagjaar 2010 sprake is geweest van een toereikend stelsel van beheersingsmaatregelen met betrekking tot rechtmatigheid waaronder adequate (verbijzonderde) interne controlemaatregelen. De over 2010 uitgevoerde controle op de naleving van de wetgeving en verordeningen geeft geen aanleiding tot het maken van opmerkingen. Dit betekent dat alle financieel relevante aspecten van wetgeving en verordeningen door het college van dijkgraaf en heemraden worden nageleefd en dat de baten en lasten over 2010, alsmede de balansmutaties in 2010 tot stand zijn gekomen in overeenstemming met interne en externe wet- en regelgeving.
5.2
Begrotingsrechtmatigheid
De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn gebaseerd op de Waterschapswet en het Waterschapsbesluit en moeten door het algemeen bestuur zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 108 van de Waterschapswet. Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan het algemeen bestuur, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan het algemeen bestuur van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van het algemeen bestuur. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota 2010 van het Platform Rechtmatigheid en is toegelicht in de notitie “Rechtmatigheid conform de nieuwe Waterschapswet” van de Unie van Waterschappen. De belangrijkste inhoudelijke aanpassing betreft de vaststelling dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Essentieel is dat het algemeen bestuur nadere regels kan stellen wanneer kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten (1), kostenoverschrijdingen passend binnen het beleid (2) en kostenoverschrijdingen bij openeinderegelingen (3) moeten meewegen bij het oordeel van de accountant. In die gevallen dat het algemeen bestuur geen nader beleid stelt, geldt het uitgangspunt dat deze kostenoverschrijdingen door de accountant niet worden betrokken bij de beslissing of al dan niet een goedkeurende controleverklaring kan worden afgegeven.
18 4 mei 2011 3112687160/100843av10mv Deze kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen. In de toelichting op de programmarekening (hoofdstuk 3.2) is een analyse van begrotingsafwijkingen en begrotingsrechtmatigheid opgenomen. Hiermee legt uw waterschap op een adequate wijze verantwoording af over de rechtmatigheid van de lasten over 2010. Daarnaast moet de accountant in het verslag van bevindingen deze kostenoverschrijdingen, waarvan het college van dijkgraaf en heemraden in de jaarrekening moet aangeven dat ze nog dienen te worden geautoriseerd, aan de orde stellen. Extra lasten die worden gemaakt omdat extra opbrengsten daarvoor de ruimte bieden terwijl deze extra lasten niet direct zijn gerelateerd aan de extra opbrengsten en waarbij het algemeen bestuur nog geen besluit heeft genomen over de aanwending van deze extra opbrengsten, zijn onrechtmatig. In totaal heeft uw waterschap € 162,6 miljoen aan lasten begroot (na wijziging),
Ten opzichte van de door u vastgestelde begroting is er sprake van 0,1 % lagere lasten en 3,8 % hogere baten.
tegenover € 162,4 miljoen werkelijke lasten. Dit is in totaal een onderrealisatie van € 0,2 miljoen (0,1 %). Aan baten had uw waterschap een bedrag van € 155,3 miljoen begroot, tegenover € 161,2 miljoen werkelijke baten. In totaal gaat het om een hogere realisatie aan baten van € 5,9 miljoen (3,8 %). In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moet gekeken worden naar de netto lastenoverschrijdingen per programma. Op een tweetal programma‟s zijn begrotingsoverschrijdingen op de lasten te constateren. Deze zijn in te delen in de onderstaande categorieën, zoals genoemd in Kadernota van het Platform Rechtmatigheid.
Lastenoverschrijding programma
Begrotingsafwijking
(x € 1.000)
Watersysteem /
Past binnen het bestaande beleid en
waterketen
is ontstaan door technische
(totaal € 2.199)
boekingsgang (bruto verantwoording
Onrecht-
Onrecht-
matig, telt
matig, telt
niet mee
wel mee
voor het
voor het
oordeel
oordeel
V
van analysekosten laboratorium).
Communicatie en
Past binnen het bestaande beleid en
regelgeving
is ontstaan door een aanvullende
(totaal € 1.635)
dotatie aan de voorzieningen, zoals vereist op grond van de verslaggevingsregels.
V
19 4 mei 2011 3112687160/100843av10mv Wij verwijzen voor een inhoudelijke en meer specifieke analyse van deze overschrijdingen naar de toelichting op de programmarekening, waarin een analyse van afwijkingen is opgenomen. De geconstateerde kostenoverschrijdingen welke als onrechtmatig worden aangemerkt en op grond van de Kadernota 2010 van het Platform Rechtmatigheid meetellen voor het accountantsoordeel, hebben in totaliteit - gezien de oorzaak - geen gevolgen voor de strekking van de controleverklaring.
6.
Tot slot
Wij gaan ervan uit met deze rapportage een bijdrage te hebben geleverd aan de verdere ontwikkeling van uw organisatie. Wij zijn graag bereid onze bevindingen mondeling toe te lichten.
Arnhem, 4 mei 2011 Deloitte Accountants B.V. Was getekend: M.C.J.M. Bekker RA.
20 4 mei 2011 3112687160/100843av10mv
Appendix A – Overzicht controleverschillen Impact van controleverschillen op de jaarrekeningrubrieken.
Gecorrigeerde controleverschillen
Soort
Invloed op het
Invloed op het
eigen vermogen
resultaat
Fout
€0
€0
Fout
€0
€0
Diverse posten boven rapporteringstolerantie niet van toepassing Diverse posten beneden rapporteringstolerantie niet van toepassing
€0
Totaal fouten
Vorenstaande controleverschillen zijn naar aanleiding van onze controlewerkzaamheden aangepast in de definitieve jaarrekening 2010 en hebben derhalve géén invloed meer op de beschouwing van het resultaat.
Niet gecorrigeerde controleverschillen
Soort
Invloed op het
Invloed op het
eigen vermogen
resultaat
Fout
€0
€0
Fout
€0
€0
Diverse posten boven rapporteringstolerantie niet van toepassing Diverse posten beneden rapporteringstolerantie niet van toepassing
€0
Totaal fouten niet van toepassing
€0
Onzekerheid
€0
Totaal onzekerheden
Totaal fouten en onzekerheden
€0
€0
21 4 mei 2011 3112687160/100843av10mv
Appendix B – Disclaimer en beperkingen in het gebruik Deze rapportage is alleen bestemd voor het college van dijkgraaf en heemraden en het algemeen bestuur van Waterschap Rivierenland en mag niet in zijn geheel of gedeeltelijk worden verstrekt of aangehaald zonder onze schriftelijke toestemming vooraf. Er wordt geen verantwoordelijkheid aan een derde partij geaccepteerd, omdat deze rapportage daar niet voor opgesteld en bedoeld is. Dientengevolge nemen wij geen enkele verplichting of plicht van zorg op ons aan ieder ander persoon aan wie dit rapport wordt getoond of in wiens handen het komt. De in dit rapport aan de orde gestelde onderwerpen zijn door ons geconstateerd bij de uitvoering van onze controleopdracht. Het betreft punten waarvan wij van mening zijn dat zij uw aandacht behoeven. Het is geen allesomvattend verslag van alle geconstateerde zaken en in het bijzonder kunnen wij niet verantwoordelijk worden gesteld voor het rapporteren van alle bedrijfsrisico‟s of tekortkomingen in het systeem van interne beheersing. Elke conclusie, opinie of opmerking in deze rapportage is verstrekt in de context van ons oordeel over de jaarrekening als geheel, welke zal worden verstrekt in onze controleverklaring. Evenzo geldt dat de opmerkingen, bevindingen en aanbevelingen met betrekking tot het systeem van interne beheersing niet gelezen dienen te worden als een afzonderlijke opinie over het systeem van interne beheersing en zijn werking.
