Gemeentelijk Draaiboek Voorlichting Deelproces 3

DRAAIBOEK VOORLICHTING

Gemeentelijk Draaiboek Voorlichting

Deelproces 3

Versie 03/2007 Datum: 25 juni 2007

Vastgesteld door burgemeester en wethouders d.d. 3 juli 2007

P.S.M. Perriëns Secretaris .

Voorlichting versie 25 juni 2007

R.A.L. Severijns Burgemeester


INHOUDSOPGAVE INHOUDSOPGAVE ................................................................................................................. 2 1. INLEIDING....................................................................................................................... 3 1.1. Uitgangspunten .................................................................................................. 3 1.2. Doelstelling......................................................................................................... 3 1.3. Doelgroep........................................................................................................... 3 1.4. Relatie met andere processen ........................................................................... 3 1.5. Relatie andere diensten ..................................................................................... 3 2. ORGANISATIE................................................................................................................. 5 2.1. Lokale team Voorlichting.................................................................................... 5 2.2. Regionale team Voorlichting .............................................................................. 5 2.3. Taken team Voorlichting .................................................................................... 5 2.4. Overzicht functies voorlichting ...................................................................................... 5 2.5. Alarmering.......................................................................................................... 6 2.6. Bijstand en opschaling ....................................................................................... 6 2.7. Aanspreekpunt binnen gemeente voor CoPI en OT (algemeen) ....................... 6 Aanvulling 6 2.8. Locatie actiecentrum Voorlichting ...................................................................... 7 2.9. Legitimatie.......................................................................................................... 7 2.11. Paraatheidskoffer ............................................................................................... 7 2.12. Nazorg................................................................................................................ 7 3. PROCESBESCHRIJVING ............................................................................................... 8 3.1. Procesverantwoordelijke .................................................................................... 8 3.2. Proces ................................................................................................................ 8 3.3. Organisatie......................................................................................................... 8 3.4. Personele bezetting ........................................................................................... 9 3.5. Aandachtspunten ............................................................................................. 10 4. BIJLAGEN 12 Bijlage 1. Werkinstructies 13 Bijlage 2. Afspraken bereikbaarheid / beschikbaarheid voorlichting bij rampen en grootschalige incidenten in de regio Zuidoost-Brabant 28 Bijlage 3. Checklist incident 31 Bijlage 4. Checklist bewonersbrief 32 Bijlage 5. Checklist persbericht 33 Bijlage 6. Callcenter 35 Bijlage 6a. Crisiswebsite 36 Bijlage 7. Checklist inrichting persruimte 37 Bijlage 7a Mogelijke locaties Perscentrum en Publiekscentrum 39 Bijlage 8. Checklist inrichting publiekscentrum 40 Bijlage 9. Taken NVC / PVC 42 Bijlage 10. Bereikbaarheidsgegevens Expertisecentrum voor Risico en Crisiscommunicatie 46 Bijlage 11. Besluit informatie inzake rampen en zware ongevallen 47 Bijlage 12. Inhoud gemeentelijke paraatheidskoffer 54 Bijlage 13. Inhoud rolkar voorlichting Regionaal Actiecentrum Voorlichting 56 Bijlage 14. Verzendlijst 57


2


1.

INLEIDING

1.1. Uitgangspunten Dit draaiboek Voorlichting is een onderdeel van het gemeentelijk Rampenplan. Indien zich in de gemeente een calamiteit, een zwaar ongeval of ramp voordoet kan het proces Voorlichting opgestart worden. De activiteiten die behoren tot dit proces worden uitgevoerd volgens de regels van dit deelplan met bijlagen. 1.2. Doelstelling Het proces Voorlichting heeft tot doel: het beperken van de materiële en immateriële schade bij een calamiteit. Dit gebeurt onder meer door het verstrekken van informatie over beschermende maatregelen die de bevolking kan treffen tijdens een (dreigende) ramp. Daarnaast wordt informatie verstrekt over de bestrijding van het incident en maatregelen die de overheid treft. 1.3. Doelgroep1 Intern: • de leden van het lokale en regionale team Voorlichting; • de direct betrokken hulpverleners en gemeenteambtenaren; • overige medewerkers van de gemeente(n) en operationele diensten; • bestuur. Extern: • (verwanten van) slachtoffers; • publiek; • pers- en mediavertegenwoordigers; • rampenzender; • bedrijven/instellingen 1.4.

Relatie met andere processen

Algemeen Proces 1 Proces 28

Proces 29

Alarmering Nazorg Medewerkers van het actiecentrum Voorlichting kunnen geconfronteerd worden met traumatische ervaringen tijdens hun werk. Het hoofd van het actiecentrum dient hier alert op te zijn en in overleg met het hoofd actiecentrum gemeente te bepalen of medewerkers op tijd vervangen dienen te worden of dat hen (slachtoffer)hulp geboden dient te worden. Verslaglegging

Specifiek Het proces voorlichting heeft een relatie met alle processen. In het bijzonder gaat aandacht uit naar de processen: Proces 3a Publieksinformatie / Callcentre Proces 4 Waarschuwen Bevolking Proces 5 Ontruimen en evacueren Proces 14 Opvang en Verzorging Proces 15 Registratie slachtoffers 1.5.

Relatie andere diensten

Eventueel inschakelen • Regionaal Team Voorlichting • Communicatiediensten betrokken instanties / bedrijven / ministeries • Provinciaal Voorlichtings Centrum (PVC)

1

Onder de doelgroepen verstaan we de diverse groepen waarmee tijdens (en na) een incident mee gecommuniceerd moet worden.


3


• • • • • •

Nationaal Voorlichtings Centrum (NVC) / Expertisecentrum voor Risico- en Crisiscommunicatie (ERC) (zie bijlage 10) Callcentre Omroep Brabant als rampen- of servicezender Tolkencentrum (NB. wordt ingeschakeld via betreffende gemeentelijk actiecentrum, opdracht via de sectie gemeenten van het CoPI danwel OT!) Communicatiemedewerkers van andere gemeenten, Regionale brandweer, politiekorpsen, provincie en waterschappen Externe communicatie adviesbureaus

Taken andere disciplines Regionale Brandweer • Waarschuwen bevolking door activering sirenenetwerk (WAS) Regionale Politie • Zonodig op verzoek ordehandhaving en afscherming van de verschillende locaties in verband met media en publiek • Rondrijden met geluidswagens • Motorordonnans distributie en verspreiding voorlichtingsmiddelen GHOR • Specifieke kennis van gezondheidsvoorlichting Openbaar Ministerie • Afstemming met de Persofficier van Justitie i.v.m. strafzaken


4


2.

ORGANISATIE

2.1. Lokale team Voorlichting Om de werkzaamheden van het proces Voorlichting uit te kunnen voeren is door de gemeente een lokaal team Voorlichting samengesteld. Het team Voorlichting bestaat uit een procesverantwoordelijke, hoofd actiecentrum, eventueel aangevuld met medewerkers van andere afdelingen. De bereikbaarheid van het lokale team Voorlichting is geregeld in het draaiboek Alarmering. 2.2. Regionale team Voorlichting Binnen de regio Zuidoost Brabant is een regionaal team Voorlichting geformeerd. Het regionale team Voorlichting wordt gevormd door communicatiemedewerkers van de regiogemeenten en hulpdiensten. Ook bij een lokaal ongeval of ramp kan elke gemeente een beroep doen op het regionaal team voor de uitvoering van diverse voorlichtingstaken. Al vanaf de inrichting van een CoPI (GRIP 1) kunnen leden van het Regionaal Team Voorlichting ingeschakeld worden. Vanaf GRIP 2 zal er vanuit het Operationeel Team (OT) regionale coördinatie plaatsvinden van het proces Voorlichting. 2.3. Taken team Voorlichting De leden van het team Voorlichting hebben adviserende, coördinerende en uitvoerende taken met betrekking tot: • Informatie/ aanwijzingen/ instructies over hoe burgers verdere boodschappen zullen ontvangen; • opstellen van nieuwsbrieven met als doel waarschuwing van de bevolking; • informatie over de gevaren; • adviesfunctie gemeentelijk beleidsteam; • informatie over de te treffen maatregelen voor eigen bescherming; • informatie aan de (bij de ramp) betrokken hulpverleners en gemeentefunctionarissen (niet zijnde de taakinformatie tijdens de bestrijding van een incident) • informatie ter voorkoming van materiële en immateriële schade; • informatie over maatregelen van de overheid om de ramp of de gevolgen ervan te bestrijden; • informatie over mogelijke slachtoffers en hulp daaraan; • het signaleren, selecteren, verifiëren en adviseren ten behoeve van de verantwoordelijke bestuurders; • het signaleren van vragen en reacties van pers en publiek; • het vergaren van informatie; • het verifiëren van informatie; • het verzorgen van voorlichting aan de bevolking; • het onderhouden van contacten met Omroep Brabant (Regionale zender bij (dreigende) rampen); • het onderhouden van contacten met het callcenter (3a Publieksinformatie / Callcenter ); • het onderhouden van contacten met de provinciale en rijksvoorlichtingsdienst; • het inrichten van een perscentrum; • het organiseren van persconferenties; • het begeleiden van vertegenwoordigers van de media; • het begeleiden van hoogwaardigheidsbekleders; • het opstellen van persberichten; • het doen afgeven van speciale doorlaatbewijzen voor de media in afgeschermde gebieden; De taken van de voorlichters, die kunnen worden ingezet op verschillende onderdelen, zijn beschreven op instructiekaarten. Deze kaarten zijn opgenomen in bijlage 1. In de paraatheidskoffer bevinden zich instructiekaarten. 2.4. Overzicht functies voorlichting De voorlichters kunnen ingezet worden in het de onderstaande teams, locaties of functies: • (regionaal) beleidsteam • Operationeel team • (regionaal) actiecentrum Voorlichting • interne voorlichting • mediawatcher • publiekscentrum (incl. voorlichter nieuwe media en opvang en verzorging)


5


• • • •

callcentre perscentrum ondersteunende voorlichter rampterrein (CoPI)

2.5. Alarmering De feitelijke alarmering van het lokale team Voorlichting geschiedt in principe door middel van de Communicator (belcomputer). Vanaf GRIP 1 kan het regionale team gealarmeerd worden door de voorlichter CoPI of de voorlichter in het OT. Via de Meldkamer Brandweer kunnen de dienstdoende piketfunctionarissen van RBT en OT gealarmeerd worden. Deze alarmering geschiedt middels de Communicator. Opkomstplaats voor de voorlichters van het RBT, OT en het regionaal actiecentrum Voorlichting is het Centrum voor Grootschalig Optreden (CGO) aan de Deken van Somerenstraat 2 in Eindhoven. De voorlichter CoPI (is een persvoorlichter van de politie) wordt gealarmeerd via de Meldkamer Politie.

2.6. Bijstand en opschaling Indien ondersteuning nodig is, kan bijstand worden ingeroepen van het regionale team Voorlichting. Medewerkers die bijstand verlenen melden zich op de aangewezen locatie. Indien er in de regio onvoldoende medewerkers beschikbaar zijn om het proces Voorlichting te bemensen, kan er een beroep worden gedaan op: • communicatiemedewerkers van gemeenten buiten de regio, andere brandweerregio’s en andere regiopolitiekorpsen; • Provinciaal Voorlichtings Centrum (PVC); • Nationaal Voorlichtings Centrum (NVC); • Expertisecentrum Risico- en Crisiscommunicatie (ERC); • externe communicatie adviesbureaus. 2.7. Aanspreekpunt binnen gemeente voor CoPI en OT (algemeen) Bij een GRIP 1 is de gemeentelijke ambtenaar rampenbestrijding in eerste instantie aanspreekpunt voor de staffunctionaris gemeenten in het CoPI. Indien er een Actiecentrum Gemeente Oirschot wordt ingericht zal het hoofd daarvan gaan fungeren als aanspreekpunt. Het Actiecentrum Gemeente Oirschot bestaat uit alle procesverantwoordelijken (of de door hen aangewezen personen) en de procesverantwoordelijke met de meeste processen zal in principe aangewezen worden als hoofd. Vanaf een GRIP 2 situatie is het hoofd van het Actiecentrum Gemeente Oirschot aanspreekpunt voor de staffunctionaris gemeenten in het OT. Aanvulling Bij een GRIP 1 is de leider CoPI voor de operationele werkzaamheden het aanspreekpunt voor de voorlichter in het CoPI. Indien afstemming met de gemeentelijke processen moet plaats vinden, zullen de gemeentesecretaris of de ambtenaar rampenbestrijding in eerste instantie voor de gemeente het aanspreekpunt zijn. Indien er een gemeentelijk Actiecentrum Voorlichting actief wordt zal het hoofd daarvan gaan functioneren als aanspreekpunt. Bij een GRIP 2 is er permanent contact tussen de voorlichter OT en de voorlichter CoPI. De voorlichter OT onderhoudt het contact met het gemeentelijk Actiecentrum Voorlichting en behoudt daarmee het overzicht van de totale voorlichting, op deze wijze wordt de regiefunctie geborgd. Het gemeentelijke Actiecentrum Voorlichting zorgt voor de interne gemeentelijke afstemming tussen het Actiecentrum gemeente Oirschot, het gemeentelijke beleidsteam en het OT.


6


2.8. Locatie actiecentrum Voorlichting Het actiecentrum Voorlichting is ondergebracht in het gemeentehuis te Oirschot in kamer 0.38, Deken Frankenstraat 3 te Oirschot. Telefoon 0499-583318. 2.9. Legitimatie De leden van het regionale team Voorlichting beschikken over een legitimatiebewijs Rampenbestrijding, teneinde hun werkzaamheden te kunnen verrichten. 2.10. Verslaglegging Voor de verantwoording en de evaluatie van het proces is het noodzakelijk dat alle deelnemers, werkzaamheden en genomen besluiten worden bijgehouden. Voor de benodigde formulieren wordt verwezen naar proces 29 het gemeentelijk draaiboek Verslaglegging. Het gaat om de logboekformulieren, presentielijsten en de situatierapporten. 2.11. Paraatheidskoffer Het lokale en het regionale team Voorlichting kunnen gebruikmaken van de middelen uit de eigen paraatheidskoffer. Deze koffer is aanwezig in het GCC, kamer 1.38 van het gemeentehuis in Oirschot. De koffer is uitgerust met de volgende middelen: − kantoorartikelen; − specifieke middelen; − procesgerelateerde middelen; − algemene middelen. Het regionale team Voorlichting maakt gebruik van de lokale paraatheidskoffers en de beschikbare materialen in RBT, OT en het regionale actiecentrum voorlichting. De inhoud van de paraatheidskoffer is beschreven in bijlage 5. 2.12. Nazorg Het proces Nazorg kan onderdeel uitmaken van dit proces. Voor de procesbeschrijving en organisatie van het proces Nazorg wordt verwezen naar het gemeentelijk draaiboek Nazorg (proces 28). Na de inzet van voorlichters zorgt de procesverantwoordelijke Voorlichter en het hoofd actiecentrum voor nazorgactiviteiten voor de voorlichters. Afhankelijk van de situatie kan gekozen worden voor: 1. mondelinge debriefing na inzet 2. enquête (model gemeente Eindhoven) + verslag 3. evaluatieoverleg + verslag 4. psychische nazorg 5. inventariseren actie en verbeterpunten en zorgen voor uitvoering in de toekomst Voorlichters hebben ook een adviserende, ondersteunende en uitvoerende rol als het gaat om interne en externe communicatie bij de nazorg binnen de totale organisatie. Voorlichting moet intergraal onderdeel blijven uitmaken van het totale nazorgtraject.


7


3.

PROCESBESCHRIJVING

3.1. Procesverantwoordelijke Het proces Voorlichting valt onder verantwoordelijkheid van het hoofd van de Stafafdeling. De beleidsmedewerker communicatie kan de voorzitter in het Gemeentelijk Beleidsteam (de burgemeester) adviseren. De procesverantwoordelijke Voorlichting is verantwoordelijk voor de inhoud en uitvoering van dit draaiboek. De ambtenaar rampenbestrijding is belast met de afstemming en uniformiteit tussen de verschillende processen en draaiboeken. 3.2. Proces Dit draaiboek is een organisatieplan voor het proces Voorlichting. Met de uitvoering van dit plan is het gemeentelijk team Voorlichting belast. De doelstelling van het team Voorlichting is: het beperken van de materiële en immateriële schade bij een calamiteit door het verstrekken van informatie over beschermende maatregelen die de bevolking kan treffen tijdens een (dreigende) ramp. Daarnaast wordt informatie verstrekt over de bestrijding van het incident en maatregelen die de overheid treft.

3.3.

Organisatie

Beleidsteam( GBT/RBT) GRIP 3+ 4 Burgemeester, beleidsadviseur Brandweer, beleidsadviseur GHOR, Beleidsadviseur Politie, beleidsadviseur Gemeente, voorlichter, ambtenaar rampenbestrijding en notulist

GRIP 0: CTPI

GRIP 1: CoPI

GRIP 2 + 3 + 4: OT

OVD-B,G of P

Staffunctionaris Voorlichting, Voorlichters rampterrein

Staffunctionaris Voorlichting

Actiecentrum Voorlichting ( in te schakelen via Actiecentrum Gemeente Oirschot of ARB) Voorlichters van gemeente(n) en eventuele operationele diensten

Interne voorlichting

Publieksinformatiecentrum

Call centre, Opvang – en verzorgingslocatie, Beheer website


Perscentrum

Omroep Brabant (rampenzender), Media-watcher

8


Bij een GRIP 2 is er permanent contact tussen de voorlichter OT en de voorlichter CoPI. De voorlichter OT onderhoudt het contact met het gemeentelijk Actiecentrum Voorlichting en behoudt daarmee het overzicht van de totale voorlichting, op deze wijze wordt de regiefunctie geborgd.

Voorlichtingscentra Voor het verzorgen van een betrouwbare en continue informatiestroom naar de verschillende doelgroepen, dienen voorlichtingscentra te worden ingericht. Dit betreft de volgende centra: Lokaal Actiecentrum Voorlichting: Locatie: Het lokaal actiecentrum is ondergebracht in het gemeentehuis te Oirschot in kamer 0.38, Deken Frankenstraat 3 te Oirschot. Telefoon 0499-583318. Regionaal Actiecentrum Voorlichting: Locatie: Het regionale actiecentrum Voorlichting is gevestigd in het Centrum voor Grootschalig Optreden, kamer 311, Deken van Somerenstraat 2 te Eindhoven (040-2608518 of 2608519). Operationeel Team, sectie Voorlichting: Locatie: Het OT, sectie Voorlichting is gevestigd in het Centrum voor Grootschalig Optreden, kamer 423, Deken van Somerenstraat 2 te Eindhoven (040-2603441 of 2603442). Perscentrum: De media zullen zich met name verzamelen bij het CoPI en ter plekke geïnformeerd willen worden. Uit ervaring blijkt dat het noodzakelijk is om in de buurt van het CoPI een vooruitgeschoven post voor persopvang in te richten. Voor mogelijke locaties zie bijlage 7A. Publiekscentrum: Vanuit het Publieksinformatiecentrum wordt informatie aan het publiek verschaft door de inzet van verschillende middelen (o.a. Internet, telefoon, fax). Aandachtspunt: De locatie van het publiekscentrum is afhankelijk van het incident. Wanneer sprake is van een opvanglocatie, dan kan (een deel) van deze opvanglocatie ook dienen als publiekscentrum. Voor mogelijke locaties zie bijlage 7A. Interne Voorlichting: Locatie: bij het actiecentrum Voorlichting. Callcenter De contacten met het callcenter (via ERC) wordt in alle gevallen door de Voorlichter OT gelegd. • Tijdens kantooruren: 070 - 4 26 75 00 • Buiten kantooruren en op zon- feestdagen, 24 uur per dag: 070 – 3 45 44 00

3.4. Personele bezetting Binnen het proces Voorlichting maken we een onderscheid in beleidsadvisering, mediavoorlichting, publieksvoorlichting en interne communicatie. Het gaat hierbij om voorlichting ter voorbereiding op een ramp, voorlichting op het moment van een ramp en voorlichting als onderdeel van de nazorg. Gemeentelijk Beleidsteam: Aantal: 1 voorlichter. Deze voorlichter adviseert het beleidsteam ten aanzien van lokale communicatiebeleid. Regionaal Beleidsteam/ Adviesteam: Aantal: 1 voorlichter. Deze voorlichter adviseert het beleidsteam ten aanzien van regionale communicatiebeleid.


9


Operationeel Team, sectie Voorlichting: Aantal: 2 voorlichters. Deze voorlichters vertalen het communicatiebeleid van het Beleidsteam naar operationele acties (1 voorlichter woont de vergaderingen bij en adviseert en 1 voorlichter onderhoudt contacten met het Hoofd actiecentrum voorlichting).

Actiecentra Voorlichting: Aantal: 14 voorlichters. • Actiecentrum Voorlichting: Het actiecentrum Voorlichting wordt aangestuurd door het Hoofd actiecentrum. • Publieksvoorlichting: 1 voorlichter in de opvanglocatie voor informatieverstrekking aan opgevangen personen en verwanten. 1 voorlichter in publiekscentrum voor aansturing van publieksinformatie, contacten met het callcenter en interne informatie aan telefonistes, receptionistes en collega’s intern. 1 voorlichter voor beheer van website. 1 voorlichter in het callcenter om medewerkers callcenter te informeren en het signaleren van vragen/knelpunten. • Interne voorlichting 1 voorlichter in actiecentrum Voorlichting ten behoeve van de interne voorlichting • Persvoorlichting: 4 persvoorlichters in perscentrum. Deze voorlichters stemmen media-informatie af, houden contact met Omroep Brabant, maken en verspreiden persberichten, staan media te woord. 2 mediawatcher: deze voorlichter houdt de berichtgeving door alle mogelijke media bij, signaleert en stuurt daar waar nodig bij. • Rampterrein: 2 voorlichters 1 voorlichter neemt deel aan het Commando Plaats Incident (CoPI). 1 voorlichter staat media op het rampterrein te woord. Bij GRIP 0 geldt het uitgangspunt dat in principe de voorlichting vanuit het CTPI wordt verzorgd. Afhankelijk van de omvang van een incident in een GRIP 1, GRIP 2, GRIP 3 en GRIP 4 kunnen de bovengenoemde functies worden ingevuld. Het aantal en de taken kunnen per situatie verschillen. Daarbij is nog geen rekening gehouden met aflossing als een ramp lang duurt of een lange nasleep heeft. 3.5.

Aandachtspunten

Overlijden collega’s Bijzondere aandacht voor de voorlichting in geval van het overlijden van hulpverlener(s) of medewerkers van gemeente(n). De draaiboeken hiervoor zijn aanwezig. Hierbij kan een beroep worden gedaan op het Begrafenis Bijstands Team (BBT) van de brandweer. Piket en bereikbaarheidsregeling Er is regionale piketregeling conform de nota personele invulling RBR. Zie bijlage 2 van dit deelproces voor een uitgebreide beschrijving. Rampbestrijdingsplannen Voor een aantal regionale risico-objecten gelden bijzondere afspraken ten aanzien van de voorlichting. Deze afspraken zijn vastgelegd in de afzonderlijke rampbestrijdingsplannen. Belangen derden (commerciële bedrijven, instanties, etc.) Als er geen sprake is van centrale voorlichting namens alle betrokken partijen, vraagt afstemming met alle belanghebbenden bijzondere aandacht.


10


Aandachtspunten taakverdeling van lokaal naar regionaal actiecentrum Het opstarten van Callcenter en Rampenzender2 vindt zowel bij GRIP 3 als bij GRIP 4 plaats vanuit het OT, sectie Voorlichting. De beslissing om het Callcenter en de Rampenzender in te zetten wordt genomen in het GBT. In geval van GRIP 4 verschuiven de activiteiten van lokaal actiecentrum Voorlichting naar het regionaal actiecentrum Voorlichting, als het gaat om de contacten met: − call center, − rampenzender. De regie over pers- en publieksvoorlichting en de interne voorlichting komt dan eveneens in handen van het Regionaal Actiecentrum Voorlichting. De uitvoerende werkzaamheden blijven een taak van de lokale actiecentra Voorlichting. Provinciale en nationale coördinatie Indien de ramp op provinciaal of nationaal niveau speelt, wordt de voorlichting vanuit het Provinciaal Coördinatiecentrum of Nationaal Voorlichtingscentrum gecoördineerd.

2

Bij GRIP 0 of 1 wordt vaak gebruik gemaakt van Omroep Brabant als servicezender.


11


Gemeentelijk Draaiboek Voorlichting

Bijlagen


12


Bijlage 1

Werkinstructies

Werkinstructie Procesverantwoordelijke Voorlichting.

1. Is verantwoordelijk voor het proces voorlichting in de voorbereidende fase. 2

Zorg er voor dat mensen opgeleid en geoefend zijn voor het proces uitvaartverzorging.

3

Draag zorg voor de evaluatie van het proces


13


Werkinstructie Voorlichter in het Gemeentelijk Beleidsteam (GBT) 1. is aanwezig bij alle bijeenkomsten van het gemeentelijk beleidsteam en geeft communicatieadviezen; 2. stel zo snel mogelijk een voorlichtingsstrategie op i.s.m. de voorlichter van het operationeel team en zorg voor vaststelling ervan in het gemeentelijk beleidsteam; hierbij dient onderscheid te worden gemaakt in een best, worst en expected case scenario. 3. zorg ervoor dat in alle vergaderingen van het gemeentelijk beleidsteam relevante punten voor voorlichting worden besproken; 4. zorg dat goede afspraken worden gemaakt, i.o.m. de voorlichter in het operationeel team, over de berichtgeving (inhoud en goedkeuring) naar alle interne en externe doelgroepen (bijv. media, publiek, slachtoffers en hulpverleners); 5. adviseer indien afgeweken wordt van de afspraken in de verschillende draaiboeken over de locaties van het perscentrum, publiekscentrum en het actiecentrum Voorlichting i.o.m. voorlichter operationeel team; 6. adviseer aan burgemeester bij gebrek aan voldoende voorlichters hoe en waar deze worden ingezet (m.u.v. GRIP 4); 7. adviseer de burgemeester en operationeel leider over te houden persconferenties en/of persbriefings van het gemeentelijk beleidsteam, initieer deze zo nodig en zit deze voor; 8. zorg, zo snel mogelijk na het beëindigen van de rampbestrijdingswerkzaamheden, voor een evaluatieverslag van het proces voorlichting, inclusief aanbevelingen; 9. zorg in het kader van de nazorg dat met name aandacht wordt besteed aan eigen voorlichtingspersoneel; i.s.m. proces nazorg; 10. houd een logboek bij.


14


Werkinstructie Voorlichter Regionaal Beleidsteam (RBT) 1. is aanwezig bij alle bijeenkomsten van het RBT en geeft communicatieadviezen; 2. is verantwoordelijk voor de inhoud en organisatie van het regionale deelproces Voorlichting; 3. stel zo snel mogelijk een voorlichtingsstrategie op i.s.m. de voorlichter van het operationeel team (OT) en de voorlichter(s) van GBT(s) en zorgt voor vaststelling ervan in het RBT; hierbij dient onderscheid te worden gemaakt in een best, worst en expected case scenario. 4. zorg ervoor dat in alle vergaderingen van het RBT relevante punten voor voorlichting worden besproken; 5. adviseer en de voorzitter van het RBT expliciet over de wijze waarop en onder wiens verantwoordelijkheid persberichten worden uitgegeven (Operationeel leider); 6. zorg dat goede afspraken worden gemaakt, i.o.m. de voorlichter in het operationeel team (OT) en de voorlichter(s) van GBT(s), over de berichtgeving (inhoud en goedkeuring) naar alle interne en externe doelgroepen; 7. adviseer indien afgeweken wordt van de afspraken in de verschillende draaiboeken over de locaties van het perscentrum, publiekscentrum en het actiecentrum Voorlichting i.o.m. voorlichter operationeel team en de voorlichter(s) van GBT(s); 8. adviseer bij gebrek aan voldoende voorlichters hoe en waar deze worden ingezet (prioriteert); 9. adviseer en coach de burgemeester en operationeel leider over te houden persconferenties en/of persbriefings van het RBT initieer deze zo nodig en zit deze voor; 10. zorg, zo snel mogelijk na het beëindigen van de rampbestrijdingswerkzaamheden, voor een evaluatieverslag van het proces voorlichting in het RBT, inclusief aanbevelingen; 11. houd een logboek bij.


15


Werkinstructie Voorlichter in het Operationeel Team (OT) 1. is aanwezig bij alle bijeenkomsten van het OT en geeft communicatieadviezen; 2. adviseer de voorlichter van het (R)BT over een voorlichtingsstrategie; 3. is verantwoordelijk voor bekendmaking van de voorlichtingsstrategie in het actiecentrum en aanverwante onderdelen; 4. is bevoegd om conform de vastgestelde voorlichtingsstrategie in het (R)BT – en binnen de vastgestelde kaders - te beslissen over de inhoud en organisatie van het deelproces Voorlichting; 5. zorg ervoor dat in alle vergaderingen van het OT relevante punten voor voorlichting worden besproken; 6. zorg dat goede afspraken worden gemaakt, i.o.m. de voorlichter in het (R)BT over de berichtgeving (inhoud en goedkeuring) naar alle interne en externe doelgroepen (bijv. media, publiek, slachtoffers en hulpverleners); 7. leg alle berichtgeving voor aan de Operationeel Leider ter goedkeuring; 8. geef het Hoofd actiecentrum Voorlichting opdrachten voor de organisatie en uitvoering van het werk, waaronder de afhandeling van berichten; 9. onderhoud rechtstreeks contact met de voorlichter op het rampterrein (CoPI); 10. zorg, zo snel mogelijk na het beëindigen van de rampbestrijdingswerkzaamheden, voor een evaluatieverslag van het proces voorlichting in het OT, inclusief aanbevelingen; 11. onderhoud indien van toepassing contacten met de sectie voorlichting van het ministerie van Binnenlandse Zaken (het nationaal voorlichtingscentrum), het Expertisecentrum Risico Communicatie (ERC) en het provinciaal voorlichtingscentrum; 12. stem informatie af met liasons voorlichting van eventueel betrokken bedrijven; 13. vertaal beslissingen van het (R)BT in voorlichtingsactiviteiten voor het Hoofd actiecentrum Voorlichting; 14. verzamel informatie voor het Hoofd actiecentrum Voorlichting; 15. activeer de rampenzender en draag de uitvoering verder over aan het Hoofd actiecentrum Voorlichting; 16. activeer het callcenter en draag de uitvoering verder over aan het Hoofd actiecentrum Voorlichting; 17. zorg ervoor dat binnen het OT de locaties van het perscentrum, publiekscentrum en actiecentrum Voorlichting bekend worden gemaakt; 18. leg de persberichten van het Hoofd actiecentrum Voorlichting voor aan de Operationeel Leider ter goedkeuring; 19. activeer de 112 teletekstpagina van Omroep Brabant TV en vult deze met de door de OL goedgekeurde tekst; 20. bereid (indien nodig) met de voorlichter van het (R)BT persconferenties voor; 21. houd een logboek bij. NB Idealiter zijn er 2 voorlichters in het OT aanwezig en wordt er een taakverdeling gemaakt.


16


De piketvoorlichter OT stuurt de tweede voorlichter aan.


17


Werkinstructie Hoofd Lokaal actiecentrum Voorlichting (HACV) 1. vertaal de voorlichtingsstrategie in een concreet actieplan i.o.m. voorlichter OT; 2. volg de aanwijzingen van de voorlichter OT op; 3. rapporteer aan de voorlichter in het OT en het hoofd actiecentrum Gemeente Oirschot; 4. coördineer en verzorg de uitvoering van alle voorlichtingsactiviteiten; 5. zorg ervoor dat iedere voorlichtingsmedewerker beschikt over het draaiboek Voorlichting; 6. stuur het eigen actiecentrum aan (ondersteuning en interne voorlichting), het publiekscentrum, perscentrum (NB de voorlichters CoPI worden door de voorlichter van het OT aangestuurd!!); 7. stel werkschema’s op en zorgt voor een taakverdeling en briefings; 8. verzamel via pers- en publiekscentrum vragen van media en publiek en leg deze voor aan de voorlichter OT en zorg dat er z.s.m. antwoord op komt; 9. adviseer het hoofd actiecentrum Gemeente Oirschot over de te organiseren voorlichtingsactiviteiten bij de overige gemeentelijke actiecentra (denk aan CRIB, Opvang en verzorging); 10. Onderhoud, na overdracht van de OT voorlichter die voor de opstart zorgt, contacten met de Rampenzender. 11. Onderhoud, na overdracht van de OT voorlichter die voor de opstart zorgt, contacten met het callcenter. 12. draag zorg voor de ontvangst en het begeleiden van VIP’s; 13. instrueer receptionisten, portiers, telefonisten e.d. over wat wel/niet gezegd mag worden; 14. zorg voor bekendmaking van het publieksinformatienummer; 15. zorg dat de locatie van het perscentrum bij pers en hulpverleners (doorverwijzing), bekend wordt gemaakt; 16. maak zo nodig gebruik van het tolkencentrum dat door het hoofd van het actiecentrum gemeente wordt ingeschakeld; 17. zorg, zo snel mogelijk na het beëindigen van de rampbestrijdingswerkzaamheden, voor een evaluatieverslag van het proces voorlichting in het Actiecentrum, inclusief aanbevelingen; 18. houd een logboek bij.

NB In geval van GRIP 4 verplaatst een deel van de contacten naar het RACV (zie werkinstructie Coördinator Regionaal actiecentrum Voorlichting)


18


Werkinstructie Coördinator Regionaal actiecentrum Voorlichting (RACV) Aandachtspunten taakverdeling van lokaal naar regionaal actiecentrum • • •

Contacten Callcenter (bij GRIP 4 verschuift dit van LACV naar RACV). Contacten Rampenzender (bij GRIP 4 verschuift dit van LACV naar RACV). Uitvoering geven aan interne voorlichting en pers- en publieksvoorlichting (bij GRIP 4 verschuift de coördinatie naar het RACV).

In het Regionale actiecentrum Voorlichting vindt de gecoördineerde uitvoering van voorlichtingsacties plaats. Het regionale actiecentrum bestaat uit: - een perscentrum - een publiekscentrum (o.a. voor de contacten met de rampenzender Omroep Brabant en het Callcenter).

De coördinator van het Regionale actiecentrum Voorlichting wordt aangestuurd door de voorlichter vanuit het operationeel team (OT). Deze coördinator: • Zorgt voor (interne) afstemming van alle voorlichtingswerkzaamheden en de afstemming met de hoofden van lokale voorlichtingscentra. • Onderhoudt namens de lokale actiecentra contacten met Callcenter. • Onderhoudt namens de lokale actiecentra contacten met Rampenzender. • Coördineert de interne voorlichting en pers- en publieksvoorlichting.


19


Werkinstructie interne voorlichter 1.

De interne voorlichter werkt onder verantwoordelijkheid van het Hoofd Lokale Actiecentrum Voorlichting.

2.

Draagt zorg voor de redactie, productie en distributie (denk hierbij aan o.a. nieuwsbrieven, intranet-teksten etc.) van de interne berichtgeving en verzamelt hiertoe informatie.

N.B. de taak van deze voorlichter is van groot belang voor het consistent en uniform intern informeren/voorlichten van alle betrokkenen, op verschillende niveaus en bij verschillende onderdelen/gemeenten/organisaties. De taak dient nog nader te worden uitgewerkt.


20


Werkinstructie Coördinator Publiekscentrum Het publiekscentrum is onderdeel van het actiecentrum Voorlichting. Vanuit het publiekcentrum wordt alle voorlichting aan publiek gecoördineerd uitgevoerd. Middelen die hierbij gebruikt kunnen worden zijn o.a. bewonersbrief namens burgemeester, geluidswagens van de politie, een nader te bepalen website en het publiekscentrum. Indien er meerdere publieksvoorlichters zijn ingeschakeld, wordt er een coördinator publiekscentrum benoemd. Deze coördinator vormt samen met de coördinator perscentrum en het hoofd actiecentrum Voorlichting een driehoeksoverleg, indien van toepassing bijgestaan door liaisons van betrokken bedrijven na overleg met OT Voorlichter.

Publiekscentrum 1. De coördinator werkt onder instructie van het hoofd actiecentrum Voorlichting; 2. coördineert de werkzaamheden van de voorlichters in het publiekscentrum; 3. schaalt op/bouwt het team van publieksvoorlichting af (in overleg met hoofd actiecentrum Voorlichting); 4. houdt een logboek bij.

m.b.t. publieksvoorlichting algemeen 1. is verantwoordelijk voor de fysieke inrichting van een publiekscentrum, waar bezoekers naartoe kunnen; 2. zorgt voor voorlichtingsmaterialen in publieksruimten -incl. de opvanglocatie(s)- bij betrokken organisaties; 3. verstrekt inlichtingen aan het publiek in het publiekscentrum; 4. maakt eventueel teksten voor bewonersbrieven en geluidswagens; 5. geeft informatie over telefoonnummers en openingstijden van het call center door aan het hoofd actiecentrum Voorlichting (i.v.m. persvoorlichting), aan de centrale balie van het gemeentehuis, receptionisten/telefonisten van betrokken organisaties en medewerkers van de website; 6. verwijst verwanten en slachtoffers naar het CRIB voor registratie.

m.b.t. call center (voor werkwijze call center zie bijlage “draaiboek call center”) 1. bepaalt i.o.m. projectmanager van het call center wanneer call center operationeel kan zijn en geeft dit door aan het hoofd actiecentrum Voorlichting; 2. stuurt een voorlichter naar het call center als hij daartoe opdracht krijgt van het hoofd actiecentrum Voorlichting; 3. verstrekt informatie aan de voorlichter in het call center (in overleg met hoofd actiecentrum Voorlichting) met behulp van briefingformulier;


21


4. coördineert het beantwoorden van de vragen die bij het call center binnenkomen, wanneer het call center hulp nodig heeft bij de beantwoording. Hij beantwoordt de vragen niet zelf maar verzamelt via het hoofd actiecentrum Voorlichting geverifieerde antwoorden en speelt deze door aan het call center; 5. speelt relevante informatie door vanuit het call center naar het hoofd actiecentrum Voorlichting; 6. bepaalt openingstijden call center (in overleg met hoofd actiecentrum Voorlichting, voorlichter call center en (regionale) rampenstaf).

m.b.t. beheer van de gemeentelijke website (Internet) 1. zorgt voor informatie op de gemeentelijke website; 2. zorgt er voor dat alle relevante berichten en documenten op de gemeentelijke website worden geplaatst. N.B. Bij een ramp of crisis is internet een belangrijke publieke bron van informatie. Daarom heeft het Expertisecentrum Risico- en Crisiscommunicatie (ERC) de crisiswebsite www.crisis.nl ontwikkeld. De site is zeer zwaar gehost en goed beveiligd. Ook op lokaal niveau kan de site worden ingezet. Zie bijlage “crisiswebsite”.

m.b.t. opvang- en verzorgingslocaties slachtoffers 1. stuurt een voorlichter naar de opvanglocatie(s) als hij daartoe opdracht krijgt van het hoofd actiecentrum Voorlichting; 2. verstrekt informatie aan de voorlichter in de opvanglocatie(s) m.b.v. briefingformulier; 3. verzamelt via de voorlichters in de opvanglocatie(s) relevante informatie vanuit de opvanglocatie(s).


22


Werkinstructie Voorlichter callcenter (extern coördinator call center) (zie ook bijlage: Draaiboek callcenter) 1. werkt vanuit locatie callcenter en werkt onder instructie van de coördinator Publiekscentrum; 2. is verantwoordelijk voor het opstarten en inrichten van het callcenter, na alarmering door de coördinator van het publiekscentrum; 3. brieft medewerkers callcenter op basis van de informatie die hij ontvangt via het briefingsformulier van de coördinator Publiekscentrum; 4. meldt aan coördinator Publiekscentrum wanneer het telefoonnummer openbaar gemaakt mag worden (na eerste briefing); 5. bepaalt de toename en/of afbouw van het aantal telefoonlijnen; 6. verzamelt de terugbelformulieren en zorgt dat deze bij team CRIB (registratie slachtoffers) komen; 7. onderhoudt contact met het CRIB (via registratie en informatieformulieren); 8. onderhoudt contact met de projectmanager van callcenter ERC; 9. bepaalt de openingstijden van het callcenter (in overleg met de coördinator Publiekscentrum); 10. zorgt voor gesproken boodschap (bandje) dat wordt gedraaid als de telefoonlijnen zijn afgesloten; 11. houdt een logboek bij.

Callcenter Het callcenter staat onder leiding van de projectmanager van het callcenter. De voorlichter die vanuit het publiekscentrum voorlichting wordt afgevaardigd is verantwoordelijk voor het informeren van de medewerkers van het callcenter en zorgt ervoor dat vragen van medewerkers beantwoord worden. In het draaiboek van het callcenter (zie bijlage 6) wordt o.a. het volgende beschreven: 1. alarmeringsprocedure; 2. taken callcentrum; 3. relatie met voorlichter; 4. relaties met gemeentelijke processen (o.a. CRIB); 5. bereikbaarheidsgegevens.


23


Werkinstructie Voorlichter Opvang en Verzorging Opvang- en verzorgingslocaties slachtoffers 1. werkt vanuit de opvanglocatie(s) en ontvangt opdrachten van de coördinator publiekscentrum; 2. ontvangt informatie vanuit het publiekscentrum d.m.v. een briefingformulier; 3. geeft relevante informatie door aan de coördinator publiekscentrum; 4. informeert slachtoffers; 5. stemt het persbeleid voor de opvanglocatie(s) af met het hoofd actiecentrum voorlichting d.t.v. de coördinator publiekscentrum3;

3

De voorlichter verwijst (tenzij anders wordt afgesproken) aanwezige pers door naar het perscentrum.


24


Werkinstructie Voorlichter Beheer Website Beheer website 1. plaatst informatie op de gemeentelijke website; 2. plaatst alle relevante pers- en publiekberichten en documenten op de gemeentelijke website N.B. Bij een ramp of crisis is internet een belangrijke publieke bron van informatie. Daarom heeft het Expertisecentrum Risico- en Crisiscommunicatie (ERC) de crisiswebsite www.crisis.nl ontwikkeld. De site is zeer zwaar gehost en goed beveiligd. Ook op lokaal niveau kan de site worden ingezet. Zie bijlage “crisiswebsite”.


25


Werkinstructie Coördinator Perscentrum Perscentrum Het perscentrum is onderdeel van het actiecentrum Voorlichting. Indien er meerdere persvoorlichters zijn ingeschakeld, wordt er een coördinator perscentrum benoemd. Deze coördinator vormt samen met de coördinator publiekscentrum en het hoofd actiecentrum Voorlichting een driehoeksoverleg, indien van toepassing bijgestaan door liaisons van betrokken bedrijven na overleg met OT Voorlichter. Afhankelijk van de omvang heb je al gauw te maken met regionale, provinciale, landelijke en/of internationale pers. Door een actieve, open en eenduidige voorlichting kan een juiste en volledige berichtgeving worden bevorderd. Media vormen een belangrijke schakel om publiek te informeren. De coördinator zorgt voor: 1. briefings van de voorlichters perscentrum (incl. instructie mediawatcher); 2. persbriefings; 3. het inrichten van een perscentrum; 4. het toezicht op de controle van de toegang tot het perscentrum; 5. advisering en informatie aan het hoofd actiecentrum Voorlichting op basis van de ervaringen in het perscentrum; 6. organiseren van de persbijeenkomsten; 7. schrijven van persberichten; 8. voldoende illustratiemateriaal in het perscentrum; 9. het verstrekken en administreren van perskaarten, naast hun eigen perskaart; 10. signaleren en registreren van de aard van vragen, die journalisten stellen; hierover wordt regelmatig overleg gevoerd met het hoofd actiecentrum voorlichting; 11. onderhoudt contacten met de pers, ook nadat de ramp achter de rug is; 12. houdt een logboek bij. NB. De coördinator perscentrum heeft GEEN directe afstemming met de voorlichter(s) in het CoPI. Deze wordt verzorgd door de voorlichter OT.


26


Werkinstructie Mediawatcher 1. werkt onder instructie van de coördinator perscentrum, zorgt ervoor dat alle opdrachten en handelingen worden uitgevoerd en koppelt dit terug; 2. richt een eigen, afgescheiden mediaruimte in; 3. houdt de berichtgeving van de pers in de gaten en brengt verslaggevers direct op de hoogte als blijkt dat belangrijke informatie onnauwkeurig wordt weergegeven; 4. maakt regelmatig samenvattingen van onjuiste berichtgeving legt deze vast en stelt deze ter beschikking aan de coördinator perscentrum; 5. luistert naar radio-uitzendingen, waarbij het accent ligt op de regionale berichtgeving; 6. kijkt naar televisie-uitzendingen - waarbij het accent ligt op de nieuwsberichten van Omroep Brabant TV, landelijke omroepen - op teletekst; 7. volgt de berichtgeving op het internet; 8. leest de belangrijkste kranten en tijdschriften, waarbij het accent ligt op landelijke en regionale dagbladen; 9. signaleert onjuistheden en tegenstrijdigheden in de externe berichtgeving, vragen die onbeantwoord blijven en stelt de coördinator perscentrum hiervan in kennis; 10. zorgt ervoor dat logboekformulieren worden gebruikt; 11. maakt na de crisissituatie een evaluatieverslag over de berichtgeving door de media. NB Het volgen van informatie die via de media wordt verspreid, vraagt bijzonder veel aandacht van de mediawatcher. De snelheid van berichtgeving en de impact ervan nemen steeds meer toe. Het ligt voor de hand om ten behoeve van de lokale en regionale media tenminste 2 medewerkers met deze taak te belasten. Het ERC zorgt voor de (inter)nationale mediawatching.


27


Werkinstructie Voorlichter CoPI 1. werkt onder leiding van de Commandant Plaats Incident en onderhoudt contact met de voorlichter OT; 2. werkt vanuit de Commandowagen op het rampterrein en heeft daarin een werkplek incl. o.a. computer, vaste telefoon en gsm; 3. geeft operationele voorlichting in overleg met de commandant rampterrein en de voorlichter OT; 4. zorgt voor informatie en faciliteiten voor de pers ter plaatse en registreert de aanwezige media; 5. begeleidt hoogwaardigheidsbekleders op het rampterrein, alleen na overleg met voorlichter (regionaal) beleidsteam; 6. organiseert, indien nodig, begeleiding van de pers op het rampterrein; 7. regelt de toegang van journalisten ter plaatse in overleg met voorlichter OT; 8. signaleert relevante voorlichtingsvraagstukken en speelt deze door aan de voorlichter OT; 9. geeft voorlichting over de inzet van de operationele diensten; 10. verwijst voor overige vragen naar het perscentrum.

N.B. de voorlichter CoPI kan middels de Communicator een tweede voorlichter CoPI alarmeren en vragen ter plaatse te komen ter ondersteuning (bijv. t.b.v. opvang media buiten de eerste ring); de eerste voorlichter CoPI stuurt de tweede voorlichter CoPI aan.


28


Werkinstructie ondersteunende medewerker proces voorlichting De voorlichters hebben ondersteuning nodig bij hun werk. Deze ondersteuning kan gegeven worden door collega-voorlichters en ondersteuners. Dat zijn met name die collega's, die in hun dagelijks werk voorlichting als neventaak uitoefenen. Daarnaast kunnen administratieve krachten ingezet worden. Zij hebben de volgende taken: 1. werken afhankelijk van de vraag onder verantwoordelijkheid van het desbetreffende voorlichtingsonderdeel; 2. dragen mede zorg voor de redactie, productie en distributie van de interne berichtgeving; 3. zorgen voor voldoende faciliteiten voor journalisten; 4. regelen logistieke zaken voor de persconferenties; 5. leggen informatie vast uit eventuele briefings en persconferenties; 6. administratieve ondersteuning; 7. andere voorkomende werkzaamheden.


29


Bijlage 2 Afspraken beschikbaarheid/bereikbaarheid voorlichting bij rampen en grootschalige incidenten in de regio Zuidoost-Brabant.

Inleiding Een goede organisatie van rampenbestrijding staat nog altijd hoog op de politieke agenda. Ook de toenemende aandacht van de media voor rampen en de lage tolerantie in de maatschappij ten opzichte van rampen verdienen de nodige aandacht. De media spelen een essentiële rol in de beeldvorming over ons werk. Tijdig, zorgvuldig, open en betrouwbaar informeren is daarom van groot belang. Deze toenemende aandacht vraagt steeds meer tijd van de voorlichters van de gemeenten en de operationele diensten. Bij een volledig werkend voorlichtingsapparaat tijdens een ramp zijn minimaal 15 voorlichters nodig. Regiogemeenten hebben zelf onvoldoende voorlichtingscapaciteit om een goede bezetting van voorlichting bij rampen te garanderen. 4

Voorlichting n.a.v. invoering GRIP Sinds 1 mei 2007 is de landelijke Gecoördineerde Regionale Incidentenbestrijdings-procedure (GRIP) in de regio Zuidoost-Brabant ingevoerd. Deze procedure regelt de bestuurlijke en operationele coördinatie en commandovoering binnen de multidisciplinaire hulpverleningsorganisatie, vanaf een kleinschalig incident waarbij behoefte is aan gestructureerde onderlinge coördinatie tot en met een ramp in meerdere gemeenten. De procedure kent de coördinatieniveaus GRIP 0 t/m GRIP 4.

Sinds 2 augustus 2004 is de bereikbaarheid en beschikbaarheid van voorlichting gegarandeerd bij GRIP 1 (voorlichter CoPI) en GRIP 2/3/4 (voorlichter OT / voorlichter Adviesteam/RBT).

Alle 21 gemeenten in de regio Zuidoost-Brabant kunnen – in situaties waarbij GRIP afgekondigd is – voortaan gebruik maken van deze gegarandeerde regionale voorlichtingscapaciteit voor CoPI, OT en RBT. De voorlichters - die piket draaien voor OT en RBT – worden gealarmeerd door de alarmeringscomputer Communicator5. De piketvoorlichter CoPI wordt gealarmeerd door de gemeenschappelijke meldkamer

Invulling overige functies voorlichting Voor de invulling van de functies van voorlichter GBT en actiecentrum Voorlichting is de gemeente zelf verantwoordelijk. Immers, een gemeente is verantwoordelijk voor de gehele rampenbestrijding op haar grondgebied. Overigens geldt ook in situaties van GRIP 0 (en in situaties waarbij er geen GRIP is afgekondigd), dat de gemeente zelf verantwoordelijk is voor een goede voorlichting en hiervoor - reeds in de voorbereidende fase - de nodige maatregelen (werkafspraken) moet treffen t.a.v. de bereikbaarheid/beschikbaarheid van de eigen gemeentevoorlichter.

4

Daarom is sinds 1 augustus 2004 de bereikbaarheid en beschikbaarheid van voorlichting bij rampen in de regio Zuidoost-Brabant voor een beperkt deel gegarandeerd middels de invoering van een regionale piketregeling voor voorlichting. 5 De communicator wordt voorlopig nog opgestart door de coördinatoren ondersteuning van de regionale brandweer. Waarschijnlijk verschuift deze taak op termijn naar de Regionale alarmcentrale.


30


Bijstand Regionaal Team Voorlichting Als blijkt dat het huidige voorlichtingsapparaat van een gemeente - tijdens een situatie waarin GRIP 3 of 4 is afgekondigd - niet toereikend is om voorlichters af te vaardigen voor het GBT en het actiecentrum Voorlichting, dan kan de gemeente een beroep doen op de leden van het Regionaal Team Voorlichting. In dit team is van elke gemeente in Zuidoost-Brabant minimaal 1 gemeentevoorlichter vertegenwoordigd aangevuld met alle voorlichters van de hulpdiensten in de regio. Leden van het Regionaal Team Voorlichting worden gealarmeerd door de Communicator6. De Communicator wordt, op verzoek van burgemeester of operationeel leider - of op eigen initiatief opgestart door de piketvoorlichter OT. Overigens is de bereikbaarheid en beschikbaarheid van de inzet van het Regionaal Team Voorlichting niet gegarandeerd. Ook in geval van een situatie waarin GRIP 1 is afgekondigd kan het voorkomen dat de piketvoorlichter CoPI ondersteuning op het gebied van voorlichting noodzakelijk vindt. In eerste instantie zal de CoPIvoorlichter hiervoor de voorlichter inschakelen van de gemeente waar het incident plaatsvindt. Bij onbereikbaarheid / onbeschikbaarheid van deze gemeentelijke voorlichter kan de CoPI-voorlichter een beroep doen op de leden van het Regionaal Team Voorlichting. Dit doet hij middels de Communicator.

6

De huidige alarmering van enkele leden van het Regionaal Team Voorlichting via de pager is hiermee komen te vervallen.


31


Bijlage 3

Checklist incident

Checklist door OT voorlichter in te vullen n.a.v. de meest actuele Sitrap.

Incident Datum ___________________ ___________________ Tijd Aard incident Tijdstip incident Plaats incident Aantal betrokken personen Aantal gewonden T1, T2, T3 en T4 Aantal doden Vermisten Betrokken materieel en aantallen (huizen, vrachtwagens, auto’s e.d.) Materiele schade

Lading Gevaarlijke stoffen Volksgezondheid risico Evacuatie: wie, wanneer, waar naar toe en hoe Betrokken organisaties (bijv. vervoersbedrijf) Omroep Brabant ingeschakeld als rampen of servicezender + telefoonnummers Sirene wel / niet geactiveerd om: Uitzending Omroep Brabant, tijd Call center gealarmeerd om: Call center operationeel om: Tolkencentrum gealarmeerd om: Beschikbare talen


32


Bijlage 4

Checklist bewonersbrief

Checklist voor een bewonersbrief bij calamiteit / ramp Allereerst bepalen van de doelgroep (dit hangt mede samen met het effectgebied van de calamiteit). Het kan voorkomen dat er meerdere doelgroepen zijn (binnen en buiten effectgebied bijvoorbeeld), er zullen dan verschillende brieven geschreven moeten worden. Checklist Inhoudelijk:

-

Uitvoering

-

De brief moet informerend (vooraf / achteraf) danwel waarschuwend (voorafvan karakter zijn (bij een eventuele dreiging). In de brief moet het volgende zeker vermeld staan: wie / wat / waar / wanneer / hoe/ omvang en gevolgen. De toon van de brief moet eventuele paniek voorkomen. Alle voorzorgsmaatregelen moeten in de brief vermeld worden (ook wat er gedaan moet worden wanneer je bijvoorbeeld kinderen op school hebt zitten e.d.). Ook de voorzorgsmaatregelen voor risicogroepen moeten duidelijk vermeld worden (ouderen, zieken, zwangere vrouwen). Aangeven waar aanvullende informatie gekregen kan worden: telefoonnummer, website, teletekst e.d. Duidelijk maken wanneer mensen meer informatie kunnen verwachten vanuit de afzender van deze brief. Duidelijk en helder taalgebruik, eventueel in meerdere talen afhankelijk van de doelgroep. Duidelijk de overheidsmaatregelen communiceren (gebruik sirenes e.d.). Geen overbodige informatie communiceren, maar wel volledig zijn. Zorg voor een overzichtelijke, stapsgewijze lay-out. Adressenlijst samenstellen op basis van doelgroepbepaling. Regelen verspreiding (mensen aanwijzen in het rampenbestrijdingsorganisatie). Brief één op één ook naar pers versturen. Verzending z.s.m., liefst voor het verschijnen van de krant. Overleg met andere (buur-)gemeenten over de verzonden brief. Brief voor verzending laten controleren en ondertekenen door burgemeester en controleren door Officier van Dienst op inhoudelijke zaken. Verspreiding regelen in overleg met de operationeel leidinggevende.


33


Bijlage 5

Checklist persbericht

Algemeen

1. komt de informatie van een bevoegd persoon (bijvoorbeeld Beleidsteam, burgemeester, commandant Plaats Incident)? 2. Zorg voor een multidisciplinaire aanpak en berichtgeving. 3. Maak afspraken over fiattering persbericht. 4. Wees voorzichtig met zaken die onzeker of onduidelijk zijn. 5. Maak goede afspraken over noemen van namen (bijvoorbeeld slachtoffers, betrokken bedrijven). 6. Mededelingen over de oorzaak mogen nooit gedaan worden! 7. Nooit speculeren.

Het incident

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Locatie. Getroffen gebied: direct getroffen + omgeving. Datum + tijdstip aanvang. Wat is er gebeurd? Wat zijn de gevaren? Wat is de omvang (grootte van het gebied, aantal huizen, aantal inwoners van het gebied e.d.)? 7. Gevolgen voor de bevolking en/of milieu.

Gevaarlijke stoffen

1. 2. 3. 4.

Naam stof. Wat merkt de bevolking ervan? Welke maatregelen treft de overheid ter bescherming? Welke maatregelen kunnen burgers treffen voor bescherming (ramen en deuren sluiten, binnen blijven, ventilatiesystemen uit)? 5. Informatienummer. 6. Is rampenzender ingeschakeld? 7. Verwijzing naar informatie op de website. 8. Is sirene ingeschakeld (waarom wel/niet)? 9. Overige waarschuwingsmethoden (bijvoorbeeld geluidswagen politie). 10. Wordt er geëvacueerd (waarom wel of niet)? 11. Hoe wordt evacuatie georganiseerd (hoe, wanneer, waar, waar naartoe, nadere informatie)?

Advies maatregelen voor bescherming

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Naar binnen gaan of binnen blijven. Ramen en deuren sluiten. Ventilatiesystemen uit en kieren met (vochtige) doeken afdichten. Omroep Brabant radio en Teletekst pagina 112 aanzetten. Website raadplegen. Welke levensmiddelen niet eten. Hygiëne en ontsmettingsregels. Distributie en gebruik van beschermende stoffen. Evacuatie.


34


Informatie over materiele en immateriële schade

1. 2. 3. 4.

Hoe schade voorkomen/beperken. Hoe schaderegistratie Emotionele problemen en nazorg. Informatiecentrum of -nummer.

Opvang slachtoffers

1. 2. 3. 4. 5.

Waar? Hoe lang daar verblijven? Voor welke mensen? Betrokken organisaties? Hoe?

Registratie slachtoffers

1. Hoe? 2. Welk nummer? 3. Info op internet (namenlijst)?

Informatie over maatregelen van de overheid

1. Wat hebben we gedaan om dit te voorkomen? 2. Hoe zit het met de vergunningen? 3. Wat doet de overheid om ramp en gevolgen te bestrijden (operationeel, financieel opvang en herstel)?

Slachtoffers

1. Aantal gewonden. 2. Aantal doden. 3. Identificatie. 4. Soort verwondingen. 5. Herdenkingsbijeenkomst. 6. Condoleanceregister. 7. Opvang. 8. Herhuisvesting. 9. Psychische nazorg. 10. Informatie (informatiecentrum, nieuwsbrief, website).

Informatie

1. 2. 3. 4.

Rampenzender. Website. Nieuwsbrief. Informatiecentrum.


35


Bijlage 6

Callcenter

Verwanten- en publieksinformatie: 0800-1351 Tijdelijke overeenkomst De regio Zuidoost-Brabant is de eerste regio in Nederland die via het ERC een callcenter inschakelt bij rampen en grootschalige incidenten. Het is de bedoeling dat meerdere regio’s zullen volgen. Omdat Zuidoost-Brabant de eerste regio is die aansluit, heeft het ERC nog niet alle taken en verantwoordelijkheden uit kunnen werken. Daarom hebben we voorlopig een tijdelijke overeenkomst met het ERC. Inschakelen callcenter Bij een ramp of grootschalig incident besluit het Gemeentelijk Beleidsteam of het callcenter operationeel moet worden gemaakt. De OT-voorlichter activeert het callcenter en draagt de uitvoering verder over aan het Hoofd actiecentrum Voorlichting.

Nadat de burgemeester heeft besloten tot het instellen van de crisisorganisatie, is een telefoontje aan de piketmedewerker van het ERC voldoende om tijdens kantooruren het callcenter en publieksinformatienummer binnen één uur in werking te stellen. Buiten kantooruren kan de piketmedewerker van het ERC via het nummer van het Nationaal Coördinatie Centrum (NCC) worden bereikt en kan één en ander binnen twee uur in werking worden gesteld.

1. Alarmering callcenter tijdens werktijden (ma t/m vrij van 09.00 tot 17.00 uur) De OT-voorlichter belt bij een ramp of incident tel. 070 – 4 26 75 00. 2. Alarmering callcenter buiten werktijden (ma t/m vrij van 17.00 tot 09.00 uur en op zater-, zon-, en feestdagen de gehele dag) De OT-voorlichter belt bij een ramp of incident tel. 070 – 3 45 44 00.

Het ERC informeert Postbus 51 over het verzoek tot inzet van het publieksinformatienummer en het callcenter. Postbus 51 belt vervolgens terug naar de betrokken persoon bij de gemeente. De omvang van de inzet wordt afgestemd op de intensiteit van de crisis.

Overdracht informatie Na activering van het callcenter (door de OT-voorlichter) wordt de uitvoering overgedragen aan het Hoofd actiecentrum Voorlichting. Het hoofd Actiecentrum Voorlichting (of de voorlichter in het publieksinformatiecentrum) draagt de informatie t.b.v. het callcenter over en mailt deze naar [email protected]


36


Bijlage 6A

Crisiswebsite

De website is een initiatief van het Expertisecentrum voor Risico- en Crisiscommunicatie (ERC), dat in samenwerking met de RVD / Postbus 51 de site beheert. Het ERC zorgt voor een pool van getrainde webredacteuren, die voor gemeenten, regio’s en ministeries op verzoek inzetbaar is bij crises. Dit team zorgt voor een snelle redactionele vulling van de website. Een eigen regionale pool van webredacteuren verdient de voorkeur. Het ERC wil op dit moment graag per regio een webredacteurenpool opleiden.

Inschakelen • •

bij crisis binnen 1 uur operationeel tijdens kantoortijden via ERC (070) 426 75 00 bij crisis binnen 2 uur operationeel buiten kantoortijden via NCC (070) 345 44 00

Nadat de burgemeester heeft besloten tot het instellen van de crisisorganisatie, is een telefoontje aan de piketmedewerker van het ERC voldoende om de website binnen 30 minuten in werking te stellen. Buiten kantooruren kan de piketmedewerker van het ERC via het nummer van het Nationaal Coördinatie Centrum (NCC) worden bereikt. De gemeente geeft op dat moment ook aan of ondersteuning van de departementale webredacteuren nodig is. Het ERC informeert vervolgens Postbus 51 die één en ander verder afhandelt met de gemeente. De omvang van de inzet wordt afgestemd op de intensiteit van de crisis.


37


Bijlage 7

Checklist inrichting Persruimte

Algemeen Kerngedachte bij het inrichten van een perscentrum moet uiteraard zijn: wat moet een journalist kunnen doen? En dan heb je het in de kern over nieuws kunnen verzamelen (research) en vervolgens zijn berichten kunnen verzenden.

Algemeen Ruimte rampenstaf en perscentrum absoluut niet bij elkaar in de buurt situeren. Wanneer het gemeentehuis niet beschikbaar is als perscentrum, moet een andere locatie worden bepaald. Deze locatie moet aan de volgende eisen voldoen:

Bereikbaarheid - perscentrum moet goed bereikbaar zijn - er moet voldoende parkeergelegenheid aanwezig zijn - verwijsborden plaatsen en de locatie als zodanig aanduiden

Ruimten Het perscentrum bestaat uit verschillende ruimten met verschillende functies: (let op: kamer voor persconferentie is nooit dezelfde als het perscentrum) -

persontvangstruimte (moet ruim zijn, i.v.m. eventuele toestroom van wachtenden) - drankvoorziening (koffie, thee, fris en broodje als er lang moet worden gewacht) - ruimte met zitjes en ruimte om te staan - informatiehoek - 2 tv’s met aansluiting op antennenet

-

zaal voor persconferenties (moet groot zijn, i.v.m. gebruik camera’s en statieven) - ruime zaal met stoelen en tafels - presentatiemogelijkheden (beamer en laptop) - geluid - forumtafel - grote plattegrond

-

werkruimte voor journalisten - pc-inlogmogelijkheden - diverse pc’s verbonden aan het netwerk - plattegronden - beschikbaar stellen illustratiemateriaal

-

werkruimte voor voorlichters - enkele bureaus of tafels met stoelen - laptops - printer - papier - aansluiting op internet

-

informatiehoek (deze ruimte kan ook in de ontvangstruimte zijn) - borden - plattegrond

-

white board


38


-

basale informatie persberichten informatie over de rampenstaf (namen) agenda / planning aanduiding

Faciliteiten voor journalisten Techniek - breedbandaansluiting / internet - voldoende stopcontacten, verlengkabels en stekkerdozen - minimaal 1 televisietoestel met opname mogelijkheid (afname regelen via een verhuurbedrijf) - Fax - Flap-over + stiften - Papier en pennen Informatie - plattegronden - informatie rampenstaf - persberichten over actuele stand - veelgestelde vragen met antwoorden verstrekken - signaleren en registreren van de aard van de vragen die journalisten stellen. Dit gebruiken bij de voorbereiding van persconferenties en het opstellen van persberichten en FAQ’s Accreditatie - alleen journalisten met een geldige perskaart toelaten (let wel; aandacht voor lokale media is een vereiste!)

Personele inzet Het bemensen van een perscentrum is sterk afhankelijk hoe zwaar het perscentrum wordt opgetuigd. We gaan hier uit van een behoorlijk uitgebreid centrum met diverse functies en ruimten. Wanneer je daar vanuit gaat kom je tot de volgende bezetting. - Ontvangstruimte / opvang journalisten (1 à 2) - Catering (1) - Techniek (1) - Werkruimte voorlichting (standby, telefoon 2 x) - Persconferentie (ten tijde van 1x)

Tips - Gebruik je huisstijl - aparte plek voor je rampenzender (lokale bevolking altijd belangrijker dan - bijvoorbeeld CNN!). - alternatieve locatie achter de hand voor geval ramp in directe buurt is. - Geef persconferenties op vaste, afgesproken tijden. Dit is zinvol en noodzakelijk, ook al is er ogenschijnlijk niets te melden - Voorlichters kunnen goede daden verrichten door binnenkomende journalisten bij te praten (ontvangstruimte) - Maak een deal (liefst regionaal) met een bedrijf voor de levering op afroep van tv’s, satellietontvangers, internetverbinding.


39


Bijlage 7A

Mogelijke locaties Perscentrum en Publiekscentrum

Indien mogelijk worden het publiekscentrum en het perscentrum ingericht in het dorp/ de kern waar de ramp zich voordoet. In het overzicht van mogelijke locaties voor opvang zijn scholen, sporthallen en gemeenschapshuizen in de gemeente opgenomen. Voor pers- en publiekscentrum komen dan de volgende gelegenheden in beeld.

Locaties Publiekscentrum Oirschot Sociaal cultureel centrum De Enck, De Loop 67, 5688 EW Oirschot, telefoon: 0499-572691, fax: 0499-463226. De volgende ruimten zijn hiervoor specifiek gereserveerd: - Ontvangstruimte publiek: Meesterzaal (begane grond) - Werkruimte publieksvoorlichters: Vullings-zaal (1e verdieping) Spoordonk: Dorpshuis Den Deel, Bernadettestraat 3, 5688 KN, Oirschot, telefoon: 0499-573537 - De ontmoetingsruimte Oostelbeers: Café-zaal Het Dorpsplein, Kerkstraat 10a, 5091 BE, Oostelbeers, telefoon: 013-5141684 - De danszaal Middelbeers: Café-zaal De Doornboom, Doornboomstraat 7, 5091 CA, Middelbeers, telefoon 013-5141238 - De grote zaal Locaties Perscentrum Oirschot: Sociaal cultureel centrum De Enck, De Loop 67, 5688 EW Oirschot, telefoon: 0499-572691, fax: 0499-463226. De volgende ruimten zijn hiervoor specifiek gereserveerd: - Ontvangstruimte pers: Bedrijfsrestaurant (1e verdieping) - Persconferenties: Heras-zaal (1e verdieping) - Werkruimte persvoorlichters: Rijnen-zaal (1e verdieping) Spoordonk: Dorpshuis Den Deel, Bernadettestraat 3, 5688 KN, Oirschot, telefoon: 0499-573537 - De twee instructielokalen Oostelbeers: Café-zaal Het Dorpsplein, Kerkstraat 10a, 5091 BE, Oostelbeers, telefoon: 013-5141684 - De gymzaal en de kleedruimten Middelbeers: Café-zaal De Doornboom, Doornboomstraat 7, 5091 CA, Middelbeers, telefoon 013-5141238 - De kleine zaal en het café


40


Bijlage 8

Checklist Inrichting Publiekscentrum

Algemeen

Het publiekscentrum is deel van publieksvoorlichting, daaronder vallen ook het opvangcentrum, het callcenter en de gemeentelijke website.

Informatiestromen

Communicatiemiddelen

Actiecentrum en publiekscen- (mobiele) telefoon, e-mail, trum sitraps, Q & A (lijst van vragen en antwoorden), persberichten Publiekscentrum en callcen- Telefoon, e-mail, voorlichter ter ter plaatse, Q & A Publiekscentrum en publiek Mensen a/d balie, callcenter, website, bewonersbrieven Publiekscentrum en opPersberichten, voorlichter ter vanglocatie plaatse, telefoon, e-mail, internet PC’s

Let op aangeven openbaar of niet

Er is een checklist bewoners brieven

Bereikbaarheid

-

publiekscentrum ligt buiten het gemeentelijk actiecentrum let op noodvoorziening: de locatie moet ook buiten het rampterrein liggen goed bereikbaar kan een stroom publiek aan daadwerkelijk bereikbaar zijn meerdere ruimtes hebben beschikken over telecommunicatiemiddelen bij escalatie, moet te beveiligen zijn

Ruimten

Opvangruimte - zitplaatsen - “horecavoorzieningen”, koffie, thee, limonade - informatiemiddelen, ook van andere partijen - tv - computer met internet aansluiting - whiteboard, flapover - eten, via catering - geestelijke bijstand, eventueel aparte kamer - tolk Ruimte voor website en telefoon

-

computer (wachtwoord), met internet aansluiting telefoon, in- en uitgaand logboek fax ?? printer


41


Personele inzet

-

-

meerdere voorlichters - taken aansturen en contacten onderhouden - daadwerkelijk te woord staan van publiek - beheer van de website - callcenter mensen aan de balie, hoeven geen voorlichters te zijn, moeten wel de situatie ter plekke kennen. Geestelijke bijstand Andere partijen, huurvereniging bijv. Administratief, bijhouden logboek

Gezien de grote personele inzet kan een publiekscentrum in een kleine gemeente nooit bemenst worden door eigen voorlichters. Het verdient aanbeveling dit regionaal op te pakken. Er is op dit moment een landelijk document in de maak Handreiking opzet Informatie- en adviescentrum (IAC) na rampen. Een IAC heeft vlak na de ramp hetzelfde karakter als het publiekscentrum. Dit kan uitgroeien tot een IAC.


42

DRAAIBOEK VOORLICHTING Datum

Kenmerk

Bijlage 9

Taken NVC/PVC Onderdeel Onderdeel Blad 43 van 58 Aantal bijlagen

Besluit

Eindnoot toevoegen

Artikel 1

1. Er is een Nationaal Voorlichtingscentrum, hierna te noemen NVC, dat kan worden geactiveerd met het oog op de ontwikkeling, de coördinatie en de uitvoering van de voorlichting door de rijksoverheid bij een crisis. 2. Het NVC is ingeval van een crisis belast met de volgende taken: het adviseren over de te volgen voorlichtingsstrategie; het ontwikkelen, coördineren en uitvoeren van de voorlichting van de rijksoverheid; het voorbereiden en geven van voorlichting aan de nationale en internationale pers en media; het informeren van andere overheden over de voorlichtingsactiviteiten van de rijksoverheid en het coördineren van de voorlichting van de rijksoverheid en de andere overheden; het vervaardigen van concrete voorlichtingsproducten en het uitgeven van deze producten aan media, publiek, organisaties en medeoverheden. 3. Activering van het NVC geschiedt op last van de voorzitter van het Interdepartementaal Beleidsteam (IBT) dan wel op last van de minister die, gelet op aard en omvang van de crisis als eerstverantwoordelijke minister moet worden aangemerkt. In het IBT danwel het Beleidsteam of het Ministerieel Beleidsteam (MBT) hebben vanuit het NVC zitting de meest verantwoordelijke directeur Voorlichting en de coördinator NVC. 4. Bij het besluit tot activering van het NVC zijn in ieder geval betrokken de directeur Voorlichting van het eerstverantwoordelijke ministerie, alsmede de plaatsvervangend directeur Voorlichting en Communicatie van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties vanuit zijn beheersmatige eindverantwoordelijkheid voor het NVC en de hoofddirecteur van de Rijksvoorlichtingsdienst. 5. Het NVC bestaat uit twee eenheden, te weten de Eenheid Persvoorlichting en de Eenheid Publieksvoorlichting. Beide eenheden worden aangestuurd door en werken onder verantwoordelijkheid van het Coördinatieteam NVC.

Artikel 2 1. Het Coördinatieteam NVC bestaat uit: de coördinator NVC/plaatsvervangend directeur Voorlichting en Communicatie van het ministerie van BZK; een vertegenwoordiger van het meest betrokken departement; een vertegenwoordiger van de Rijksvoorlichtingsdienst; de coördinator van de Eenheid Persvoorlichting; de coördinator van de Eenheid Publieksvoorlichting. Voorlichting versie 25 juni 2007

43


Artikel 3

1. De Eenheid Persvoorlichting heeft tot taak: het verzorgen van (actieve en passieve) voorlichting aan media conform de door het beleidsteam uitgezette mediastrategie; het afstemmen van de voorlichtingsactiviteiten van het NVC met de voorlichtingsdiensten van andere bestuurslagen en eventuele speciale doelgroepen.

Artikel 4

1. De Eenheid Publieksvoorlichting omvat de reguliere publieksvoorlichting en daarnaast ook de component verwanteninformatie. De Eenheid heeft tot taak: het voorbereiden van alle berichten waarmee het publiek over de crisis en de beheersing daarvan wordt voorgelicht; het uitvoeren van de publieksvoorlichting; het op verzoek van verwanten (familie, vrienden) verstrekken van inlichtingen over de toestand van bij een crisis betrokken personen, alsmede het op verzoek van verwanten verstrekken van informatie over de verblijfplaats van bij een crisis betrokken personen. 2. De Eenheid Publieksvoorlichting heeft ook tot taak om de publieksinformatie af te stemmen met die van de officiële woordvoering. Daarnaast zal de eenheid de decentraal gesitueerde publieksvoorlichters van informatie moeten voorzien.

Artikel 5

1. Zodra het NVC is geactiveerd, wordt een vast team van speciaal daartoe opgeleide crisisvoorlichters - bestaande uit voorlichters van de departementen - samengesteld. 2. Dit team van crisisvoorlichters kan door de plaatsvervangend directeur Voorlichting en Communicatie van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties als eindverantwoordelijke voor het NVC worden ingezet in de volgende situaties: op landelijk niveau, indien er sprake is van een nationale crisis en het NCC operationeel is; indien er sprake is van een nationale crisis, die zich beperkt tot één departement; in dat geval kan de directeur Voorlichting van het betreffende departement een beroep doen op het NVC om voorlichters te leveren uit de pool van crisisvoorlichters ter ondersteuning; bij een ramp van nationale omvang in een gemeente danwel provincie, waar het voorlichtingsapparaat onvoldoende is; in dat geval kan eveneens een beroep worden gedaan op het team van crisisvoorlichters ter ondersteuning. Deze voorlichters werken vervolgens onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van de burgemeester c.q. de commissaris van de Koningin.

Artikel 6 De Regeling NVC (Stscrt. 1997, 74) wordt ingetrokken.

Artikel 7

Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst. Deze regeling zal met toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.


44


Artikel 8

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling NVC 2001.

DE MINISTER VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES,

K.G. de Vries


45


TOELICHTING De nieuwe regeling voorziet in procedures met betrekking tot activering en werkwijze van het Nationaal Voorlichtingscentrum (NVC) met het oog op de ontwikkeling, de coördinatie en de uitvoering van de voorlichting door de rijksoverheid bij een crisis. In het Nationaal Handboek Crisisbesluitvorming worden op hoofdlijnen de coördinatie- en besluitvormingsstructuren op rijksniveau voor de beheersing van crises beschreven; er wordt een horizontale opschaling aangegeven tot aan het niveau van de ministerraad. Kern is dat er een Departementaal Crisiscentrum (DCC) wordt geactiveerd, ingeval van een crisis die zich in hoofdzaak afspeelt op het beleidsterrein van één departement. Indien een crisis zich uitstrekt over en directe, ingrijpende gevolgen heeft voor beleidsterreinen van meerdere departementen, volgt zwaardere interdepartementale coördinatie, welke in beginsel wordt verzorgd door het Nationaal Coördinatiecentrum (NCC), dat permanent is ondergebracht bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Bij iedere crisis is het belang van effectieve publiciteit en voorlichting essentieel. Dit geldt zowel voor de inhoud van de informatievoorziening als voor de wijze waarop de informatie wordt verstrekt. De ervaring leert dat bepaalde gebeurtenissen in zeer korte tijd kunnen uitgroeien tot media-hypes van ongekende omvang met een eigen, moeilijk te beïnvloeden dynamiek. Goed gedoseerde, tijdige en eenduidige berichtgeving is dan vaak een cruciale factor bij het oplossen van de ontstane problemen. Zo kunnen communicatie en voorlichting (zowel naar pers als naar het publiek) ingeval van bij voorbeeld een gijzeling of kaping strategische instrumenten zijn in de handen van de overheid. Daarom is in het Nationaal Handboek tevens vastgelegd dat met het oog op de ontwikkeling, de coördinatie en de uitvoering van de voorlichting van de rijksoverheid zonodig het Nationaal Voorlichtingscentrum (NVC) wordt geactiveerd. Bij de opzet van de regeling is expliciet rekening gehouden met de omstandigheid dat het wenselijk kan zijn reeds over te gaan tot (verticale) opschaling van de voorlichting, terwijl de verantwoordelijkheid voor het beheersen van de crisis zelf nog gelaten wordt op een lager niveau binnen de bestuurskolom. Bij deze zogeheten ‘a-synchrone opschaling’ wordt de coordinatie van de voorlichting op rijksniveau gebracht. Met name de bevindingen en ervaringen bij de vuurwerkramp Enschede en de cafébrand Volendam hebben geleid tot een aantal wijzigingen in vergelijking met de vorige regeling d.d. 18 juni 1997 (kenmerk LCC97/65, Stscrt. 1997, 74). Gebleken is dat rampen en crises - ook op lokaal niveau, of als deze zich beperken tot één departement - vaak en snel leiden tot een behoorlijke media-aandacht en een grote behoefte aan publieksvoorlichting. Voor dit soort situaties wordt een vast team van ervaren crisiscommunicatie-specialisten samengesteld, bestaande uit voorlichters van de departementen. Zij zullen daartoe speciaal opgeleid worden. Dit team voorlichters kan in de volgende situaties, door de eindverantwoordelijke voor het NVC - de plaatsvervangend directeur Voorlichting en Communicatie van het ministerie van BZK, worden ingezet in de situaties zoals beschreven in artikel 5. Ten slotte zijn om organisatorische redenen alle voorlichtingsactiviteiten geclusterd en in de nieuwe opzet ondergebracht in twee (voorheen vijf) eenheden: de eenheid Persvoorlichting (hieronder valt ook de afstemming met de andere overheden en speciale doelgroepen) en de eenheid Publieksvoorlichting (hieronder valt ook de verwanteninformatie).


46


Bijlage 10 Bereikbaarheidsgegevens Expertisecentrum voor Risico en Crisiscommunicatie (ERC)

Voor ondersteuning, advies of bijstand kan 24 uur per dag, 7 dagen per week contact worden gelegd met het ERC in het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties in Den Haag. De contacten met het ERC wordt in alle gevallen door de Voorlichter OT gelegd. • •

Tijdens kantooruren: 070 - 4 26 75 00 Buiten kantooruren en op zon- feestdagen 24 uur per dag: 070-345 44 00

Website: www.risicoencrisis.nl (met wachtwoord beveiligd bedoelt voor intern gebruik) In crisissituaties is de gemeentelijke website door te linken naar de landelijke website van het ERC www.crisis.nl Via het ERC / Postbus 51 is het ook mogelijk om een Callcentre in te schakelen. NB Deel van deze bijlage m.b.t. bereikbaarheidsgegevens moet t.z.t. worden opgenomen in het deelplan Alarmering.


47


Bijlage 11

Besluit informatie inzake rampen en zware ongevallen (BZRO)

Hoofdstuk I. Begripsomschrijvingen Artikel 1 1. In dit besluit wordt verstaan onder: a. Onze Minister: Onze Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties; b. inrichting: een inrichting als bedoeld in artikel 8 van het Besluit risicos zware ongevallen 1999; c. gevaarlijke micro-organismen: al dan niet genetisch gemodificeerde cellulaire en nietcellulaire micro-biologische entiteiten met het vermogen tot vermenigvuldiging of tot overbrenging van genetisch materiaal, daaronder mede begrepen virussen en viroïden, 1. die bij mensen, dieren of planten een ernstige ziekte kunnen veroorzaken, en waarbij het waarschijnlijk is dat deze organismen zich onder de bevolking of het milieu verspreiden, of 2. die een toxine produceren met een LD50 voor vertebraten van minder dan 100 microgram per kilogram lichaamsgewicht; d. toepassing op grote schaal: handelingen met kweekculturen van meer dan 10 liter; e. gebruiker: natuurlijke persoon of rechtspersoon die op grote schaal gevaarlijke microorganismen toepast; f. ramp met stralingsgevaar: een ongeval als bedoeld in artikel 38, onder b, van de Kernenergiewet met een categorie B-object als bedoeld in artikel 38, onder d, van die wet. 2. In dit besluit wordt onder ramp tevens zwaar ongeval begrepen. Hoofdstuk II. Verschaffing van informatie aan burgemeester en wethouders en aan de burgemeester § 1. Verschaffing van informatie aan burgemeester en wethouders over de mogelijke rampen tijdens toepassing op grote schaal van gevaarlijke micro-organismen

Artikel 2 1. De gebruiker verstrekt voordat hij overgaat tot een toepassing op grote schaal van gevaarlijke micro-organismen, aan burgemeester en wethouders van de gemeente waarin die toepassing plaats heeft, over de mogelijke rampen die zich tijdens die toepassing kunnen voordoen, de volgende gegevens: a. de risicobronnen en omstandigheden waaronder de rampen zich kunnen voordoen; b. de getroffen preventieve voorzieningen, zoals de veiligheidsuitrusting, alarmsystemen, inperkingsmethoden en -procedures en de beschikbare hulpmiddelen; c. een beschrijving van de aan de werknemers verstrekte informatie; d. de informatie die naar het oordeel van burgemeester en wethouders overigens nodig is om plannen ter bestrijding van een ramp op te stellen. Dit geldt niet voor zover deze informatie reeds op grond van andere voorschriften is verschaft of kan worden verkregen. 2. Indien de gebruiker de beschikking krijgt over nieuwe relevante veiligheidstechnische gegevens die een ander inzicht kunnen geven in de risico's voor de bevolking of het milieu die aan een toepassing op grote schaal van gevaarlijke micro-organismen zijn verbonden, stelt hij burgemeester en wethouders hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte. 3. De gebruiker zendt de ingevolge het eerste en tweede lid verstrekte informatie onmiddellijk tevens aan Onze Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer.

Artikel 3 Voorlichting versie 25 juni 2007

48


1. De gebruiker kan burgemeester en wethouders verzoeken bepaalde informatie vertrouwelijk te behandelen, indien de openbaarmaking van deze gegevens nadelige invloed kan hebben op zijn concurrentiepositie. In dit geval moeten aantoonbare redenen worden aangevoerd. 2. Burgemeester en wethouders bepalen na overleg met de gebruiker welke informatie, bedoeld in het eerste lid, vertrouwelijk zal worden behandeld, en brengen de gebruiker op de hoogte van hun besluit. 3. De volgende informatie wordt in geen geval vertrouwelijk behandeld: a. de beschrijving van de toegepaste gevaarlijke micro-organismen; b. de naam en het adres van de gebruiker; c. de plaats en het doel van de toepassing; d. de methoden en plannen met betrekking tot het toezicht op de gevaarlijke microorganismen, en de noodmaatregelen; e. de conclusies met betrekking tot de te verwachten effecten, met name de pathogene effecten en milieuschade. § 2. Verschaffing van informatie ten tijde van een ramp of een dreigende ramp en na een ramp

Artikel 4 1. In dit artikel wordt onder inrichting verstaan een inrichting waarop het Besluit risico's zware ongevallen 1999 van toepassing is. 2. Indien een ramp plaatsvindt of dreigt plaats te vinden verschaft een ieder die over relevante veiligheidstechnische kennis beschikt aan de burgemeester van de gemeente waar de ramp plaatsvindt of dreigt plaats te vinden, onmiddellijk de volgende gegevens: a. de locatie waar de ramp plaatsvindt of dreigt plaats te vinden; b. de omstandigheden waaronder de ramp plaatsvindt of dreigt plaats te vinden; c. alle beschikbare gegevens aan de hand waarvan de gevolgen van de ramp of de dreigende ramp voor de bevolking of het milieu kunnen worden beoordeeld. Dit geldt niet voor zover deze informatie reeds op grond van andere voorschriften is verschaft of kan worden verkregen. 3. Indien een ramp plaatsvindt of dreigt plaats te vinden in een inrichting of tijdens een toepassing op grote schaal van gevaarlijke micro-organismen, verstrekt degene die de inrichting drijft respectievelijk de gebruiker de burgemeester van de gemeente waar de ramp plaatsvindt of dreigt plaats te vinden eigener beweging onmiddellijk behalve de in het eerste lid bedoelde gegevens tevens de volgende gegevens: a. de aard en de hoeveelheid van de betrokken gevaarlijke stoffen respectievelijk de identiteit en hoeveelheid van de gevaarlijke micro-organismen die kunnen vrijkomen; b. de getroffen noodmaatregelen. Dit geldt niet voor zover deze informatie reeds op grond van andere voorschriften is verschaft of kan worden verkregen. 4. Degene die de informatie, bedoeld in het tweede en derde lid, heeft verschaft werkt deze informatie bij en verschaft de bijgewerkte informatie aan de burgemeester, indien uit nader onderzoek nieuwe gegevens naar voren komen die in de informatie of de daaruit getrokken conclusies wijziging brengen. 5. Indien in een inrichting of tijdens een toepassing op grote schaal van gevaarlijke microorganismen een ramp heeft plaatsgevonden, stelt degene die de inrichting drijft respectievelijk de gebruiker burgemeester en wethouders van de gemeente waarin de ramp zich heeft voorgedaan, op hun verzoek dan wel eigener beweging op de hoogte van: a. de maatregelen die worden overwogen om de gevolgen van de ramp op middellange en lange termijn te ondervangen; b. de maatregelen die worden overwogen om een herhaling van een dergelijke ramp te voorkomen en de gevolgen ervan te ondervangen. Voorlichting versie 25 juni 2007

49


6. De gebruiker zendt de ingevolge het tweede tot en met vijfde lid verschafte informatie onmiddellijk tevens aan Onze Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer. 7. Voor zover de informatie, bedoeld in het tweede tot en met vijfde lid, betrekking heeft op toepassing van gevaarlijke micro-organismen, is artikel 3 van overeenkomstige toepassing. Hoofdstuk III. Verschaffing van informatie aan de bevolking § 1. Verschaffen van informatie door burgemeester en wethouders over alle typen van mogelijke rampen

Artikel 5 De informatie die burgemeester en wethouders over mogelijke rampen aan de bevolking verschaffen, omvat in ieder geval: a. gegevens die inzicht verschaffen in de oorsprong, de omvang en de te verwachten gevolgen voor de bevolking of het milieu van een dergelijke ramp; b. gegevens over de wijze waarop de bevolking bij een ramp wordt gewaarschuwd, op de hoogte gehouden en beschermd; c. een beschrijving van de maatregelen die de bevolking bij een ramp dient te treffen om de schadelijke gevolgen ervan zoveel mogelijk te beperken en gegevens omtrent de te volgen gedragslijn; d. een verwijzing naar en een globale toelichting op het rampenplan, bedoeld in artikel 3 van de Wet rampen en zware ongevallen; e. een verwijzing naar en een globale toelichting op de rampbestrijdingsplannen, bedoeld in artikel 7 van de Wet rampen en zware ongevallen; f. de identiteit van de persoon die de informatie verschaft onder vermelding van zijn functie; g. gegevens over de wijze waarop, waar en bij wie aanvullende ter zake dienende informatie kan worden verkregen. § 2. Verschaffing van informatie door burgemeester en wethouders over mogelijke rampen in een inrichting

Artikel 6 De informatie die burgemeester en wethouders over mogelijke rampen aan de bevolking verschaffen omvat, voor zover deze betrekking heeft op een mogelijke ramp in een inrichting, in aanvulling op de informatie, bedoeld in artikel 5, in ieder geval: a. de naam van degene die de inrichting drijft en de naam en het adres van de desbetreffende inrichting; b. een bevestiging van het feit dat het Besluit risico's zware ongevallen 1999, het Inrichtingen- en vergunningenbesluit milieubeheer en dit besluit op de inrichting van toepassing zijn, alsmede een bevestiging dat voldaan is aan de in de twee eerstgenoemde besluiten gegeven verplichting tot het indienen van een veiligheidsrapport dan wel van de gegevens die in de kennisgeving moeten worden opgenomen; c. een aanduiding van het bestuursorgaan dat bevoegd is of zou zijn een vergunning krachtens artikel 8.1 van de Wet milieubeheer te verlenen voor de inrichting; d. een aanduiding van de in artikel 11b, eerste lid, van de Wet rampen en zware ongevallen bedoelde verplichting om een ramp of een dreigende ramp in een inrichting onmiddellijk aan de burgemeester te melden; e. een beknopte uitleg in eenvoudige bewoordingen van de binnen de inrichting uitgevoerde handelingen; f. de benaming van de stoffen die in de inrichting een zwaar ongeval kunnen veroorzaken, en de aanduiding van de categorieën waartoe die stoffen behoren, bedoeld in artikel 34, tweede Voorlichting versie 25 juni 2007

50


lid, van de Wet milieugevaarlijke stoffen; g. specifiek op de rampenbestrijding gerichte informatie die is gebaseerd op gegevens die zijn ontleend aan het veiligheidsrapport, bedoeld in artikel 10 van het Besluit risico's zware ongevallen 1999; h. een bevestiging van het feit dat voldaan is aan hetgeen in het Besluit risico's zware ongevallen 1999 omtrent het opstellen van een intern noodplan is bepaald en dat de inrichting gehouden is de nodige contacten te leggen met de hulpverleningsdiensten, een en ander ten einde ongevallen het hoofd te bieden en de gevolgen zo gering mogelijk te houden; i. een verwijzing naar het stelsel van voorzieningen, bedoeld in artikel 2.2e, tweede lid, van het Arbeidsomstandighedenbesluit, dat mede is opgesteld om eventuele buiten de inrichting merkbare gevolgen van een ramp te bestrijden. § 3. Verschaffen van informatie door burgemeester en wethouders over een mogelijke ramp met stralingsgevaar

Artikel 7 De informatie die burgemeester en wethouders over mogelijke rampen aan de bevolking verschaffen omvat, voor zover deze betrekking heeft op een mogelijke ramp met stralingsgevaar en waarvan de gevolgen in beginsel beperkt zullen blijven tot de gemeente waar de ramp zich voordoet, in aanvulling op de informatie, bedoeld in artikel 5: a. basiskennis over radioactiviteit en de gevolgen daarvan voor de bevolking of het milieu; b. de verschillende in aanmerking genomen gevallen van stralingsgevaar en hun gevolgen voor de bevolking of het milieu.

Artikel 8 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat de informatie, bedoeld in de artikelen 5, 6 en 7, permanent toegankelijk is voor het publiek. § 4. Frequentie van de verschaffing van informatie over alle typen van mogelijke rampen

Artikel 9 1. De informatie, bedoeld in artikel 5, onder b en c, wordt ten minste één maal per jaar verschaft en voorts telkens wanneer de informatie is bijgewerkt. Bijwerking vindt in ieder geval plaats wanneer in de beschreven maatregelen significante wijzigingen worden aangebracht. 2. De informatie als bedoeld in het eerste lid die betrekking of mede betrekking heeft op een inrichting wordt ten minste één maal per drie jaar opnieuw bezien en zo nodig bijgewerkt. Bijwerking vindt voorts in ieder geval plaats wanneer in de beschreven maatregelen significante wijzigingen worden aangebracht en wanneer wijzigingen in de inrichting worden aangebracht die voor de gevaren van rampen belangrijke gevolgen kunnen hebben. 3. De informatie, bedoeld in de artikelen 5, onder a en d tot en met g, en 7, wordt ten minste één maal per vijf jaar verschaft en voorts telkens wanneer de informatie is bijgewerkt. Bijwerking vindt in ieder geval plaats wanneer in de beschreven maatregelen significante wijzigingen worden aangebracht. 4. De verschaffing van informatie als bedoeld in artikel 5, onder a en d tot en met g, die betrekking of mede betrekking heeft op een inrichting alsmede van de informatie, bedoeld in artikel 6, geschiedt ten minste één maal in de vijf jaar en voorts telkens wanneer de informatie is bijgewerkt. Ten minste één maal per drie jaar wordt bezien of bijwerking nodig is. Bijwerking vindt in ieder geval plaats wanneer in de beschreven maatregelen significante wijzigingen worden aangebracht en wanneer wijzigingen in de inrichting worden aangebracht die voor de gevaren van rampen belangrijke gevolgen kunnen hebben. 5. Burgemeester en wethouders verschaffen de informatie, bedoeld in het derde en vierde Voorlichting versie 25 juni 2007

51


lid, eerder en werken deze eerder bij, indien naar hun oordeel ontwikkelingen in de kennis over de veiligheid en over de beoordeling van risico's en over een doelmatige rampenbestrijding hiertoe nopen. § 5. Verschaffing van informatie door de burgemeester ten tijde van een dreigende ramp

Artikel 10 1. Indien de bevolking dreigt te worden getroffen door een ramp, wordt zij door de burgemeester onmiddellijk gewaarschuwd, geïnformeerd en geïnstrueerd. De burgemeester kan daarbij: a. een verzoek aan de bevolking doen naar de radio te luisteren of naar de televisie te kijken; b. voorbereidende instructies geven aan instellingen met bijzondere collectieve taken; c. aanbevelingen doen aan bijzonder betrokken beroepen. 2. Indien daartoe voldoende tijd beschikbaar is, worden de informatie en instructies, bedoeld in het eerste lid, aangevuld met een herhaling van de basiskennis over de aard van het dreigende gevaar en de gevolgen daarvan voor de bevolking of het milieu. § 6. Verschaffing van informatie door de burgemeester ten tijde van een ramp

Artikel 11 1. De informatie die de burgemeester ten tijde van een ramp aan de bevolking verschaft, omvat in ieder geval: a. specifieke gegevens over de zich voordoende ramp, met name over de oorsprong, de omvang en de te verwachten gevolgen voor de bevolking of het milieu, alsmede over het te verwachten verloop van de ramp; b. gegevens over de wijze waarop de bevolking op de hoogte wordt gehouden; c. een beschrijving van de maatregelen die de bevolking dient te treffen om de schadelijke gevolgen van de ramp zoveel mogelijk te beperken en de te volgen gedragslijn, waarbij de maatregelen onder meer betrekking kunnen hebben op de volgende aspecten: 1. beperken van het gebruik van bepaalde levensmiddelen die besmet kunnen zijn; 2. eenvoudige hygiëne- en ontsmettingsregels; 3. binnenshuis blijven; 4. distributie en gebruik van beschermende stoffen; 5. evacuatie; d. speciale instructies voor bepaalde bevolkingsgroepen. 2. De informatie, bedoeld in het eerste lid, wordt zo spoedig mogelijk en bij herhaling verschaft. § 7. Verschaffing van informatie over een in het buitenland gelegen inrichting

Artikel 11a De artikelen van dit hoofdstuk worden ten aanzien van informatie die betrekking heeft op een calamiteit in een inrichting die in een andere staat is gelegen, welke calamiteit tot een ramp in Nederland kan leiden, voor zover mogelijk toegepast. Hoofdstuk IV. Verschaffing van informatie aan bij de rampenbestrijding betrokken personen

Artikel 12 1. Het verschaffen van informatie, bedoeld in artikel 2a, tweede lid, van de Wet rampen en zware ongevallen, door burgemeester en wethouders aan bij de rampenbestrijding betrokken Voorlichting versie 25 juni 2007

52


personen geschiedt schriftelijk. Deze informatie wordt geregeld bijgewerkt. 2. Het verschaffen van informatie geschiedt zodanig, dat de bij de rampenbestrijding betrokken personen beseffen welke risico's hun inzet kan hebben voor hun gezondheid en dat zij in staat zijn op adequate wijze uitvoering te geven aan hun taken. 3. De informatie, bedoeld in artikel 2a, tweede lid, van de Wet rampen en zware ongevallen, wordt ten tijde van een ramp met relevante informatie aangevuld, rekening houdend met de omstandigheden van het specifieke geval. 4. Indien zich een ramp met stralingsgevaar voordoet of dreigt voor te doen, wordt bij de informatie, bedoeld in het derde lid, in ieder geval rekening gehouden met de verschillende gevallen van stralingsgevaar die zich kunnen voordoen. 5. Indien daartoe voldoende tijd beschikbaar is, wordt de informatie die ten tijde van een ramp wordt verschaft, aangevuld met een herhaling van de basiskennis over de aard van het dreigende gevaar en de gevolgen daarvan voor de bevolking of het milieu. Hoofdstuk V. Verschaffing van informatie aan onze minister en aan een andere staat § 1. Verschaffing van informatie door burgemeester en wethouders over een mogelijke ramp in een inrichting, tijdens een toepassing op grote schaal van gevaarlijke micro-organismen of met stralingsgevaar

Artikel 13 1. Burgemeester en wethouders van de gemeente waarin een inrichting geheel of in hoofdzaak is gelegen verschaffen de op die inrichting betrekking hebbende informatie, bedoeld in artikel 5, en de informatie, bedoeld in artikel 6, tevens aan Onze Minister. Indien de bevolking of het milieu van een andere staat kunnen worden getroffen door een ramp in die inrichting, verstrekken burgemeester en wethouders tevens de informatie, bedoeld in artikel 12, eerste en tweede lid, aan Onze Minister. 2. Indien de bevolking of het milieu van een andere staat kunnen worden getroffen door een ramp tijdens een toepassing op grote schaal van gevaarlijke micro-organismen of met stralingsgevaar, verschaffen burgemeester en wethouders van de gemeente waarin die toepassing plaatsvindt of waar zich stralingsgevaar kan voordoen de informatie, bedoeld in de artikelen 5, 7 en 12, eerste en tweede lid, tevens aan Onze Minister. 3. De verschaffing van informatie over een toepassing op grote schaal van gevaarlijke microorganismen, bedoeld in het tweede lid, geschiedt voordat die toepassing begint. 4. Onze Minister verstrekt de hem door burgemeester en wethouders overeenkomstig het eerste, tweede en derde lid verschafte informatie na overleg met Onze Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer aan de betrokken staat, voor zover de bevolking of het milieu van die andere staat kunnen worden getroffen. § 2. Verschaffing van informatie door de burgemeester ten tijde van een ramp of dreigende ramp

Artikel 14 1. Indien de bevolking of het milieu van een andere staat wordt getroffen of dreigt te worden getroffen door een ramp, verschaft de burgemeester van de gemeente waarin de ramp plaatsvindt, de informatie bedoeld in de artikelen 11 en 12, derde en vierde lid, tevens aan Onze Minister. 2. Onze Minister verstrekt de hem door de burgemeester overeenkomstig het eerste lid verstrekte informatie aan de staat, bedoeld in het eerste lid. 3. Voor zover het betreft een ramp in een inrichting, tijdens een toepassing op grote schaal van gevaarlijke micro-organismen of met stralingsgevaar, verstrekt Onze Minister de informatie, bedoeld in het tweede lid, na overleg met Onze Minister van Volkshuisvesting, RuimVoorlichting versie 25 juni 2007

53


telijke Ordening en Milieubeheer. Hoofdstuk VI. Afstemming

Artikel 15 1. Indien de bevolking of het milieu van meer dan één gemeente kan worden getroffen door één en dezelfde ramp, waarvan de plaats, de aard en de gevolgen voorzienbaar zijn, of wordt getroffen door één en dezelfde ramp, vindt tussen de betrokken gemeenten afstemming plaats over de informatieverschaffing en de inhoud van de te verstrekken informatie. Afstemming over de inhoud van de te verstrekken informatie vindt voor zover nodig tevens plaats met het betrokken bedrijfsleven. 2. In ieder geval vindt de afstemming, bedoeld in het eerste lid, plaats, indien de bevolking of het milieu van meer dan één gemeente kan worden getroffen door een ramp in een inrichting, tijdens een toepassing op grote schaal van gevaarlijke micro-organismen of met stralingsgevaar. 3. De commissaris van de Koning bevordert dat de afstemming plaatsvindt. Hoofdstuk VII. Overgangs- en slotbepalingen

Artikel 16 Handelen in strijd met artikel 2 en handelen in strijd met artikel 4, derde tot en met vijfde lid, door degene die de inrichting drijft dan wel de gebruiker, zijn een strafbaar feit als bedoeld in artikel 1a, onder 1°, van de Wet op de economische delicten.

Artikel 17 Dit besluit treedt in werking op een bij koninklijk besluit te bepalen tijdstip.

Artikel 18 Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit informatie inzake rampen en zware ongevallen.


54


Bijlage 12

Inhoud gemeentelijke paraatheidskoffer

Kantoorartikelen

Paraatheidskoffer Laptop met draadloze verbinding Printer Inzetbak, klein Inzetbak, groot Badges t.b.v. naam Karton t.b.v. badges Balpen, rood Balpen, blauw Balpen, zwart USB-stick Gum Kopieeretiketten Correctieroller Liniaal Magic tape, inclusief houder Memoblaadjes, 655, 654, 653 Nietmachine Nietjes Ontnieter Paperclips, klein Paperclips, groot Perforator Plakband Plakstift Potloden, HB Punaises Puntenslijper Schaar A5 schrijfblok, gelinieerd Markeerstiften, set geel, groen, roze, blauw en oranje Viltstift, edding 3000, rood Viltstift, edding 3000, zwart Viltstift, edding 3000, blauw Viltstift, edding 3000, groen Specifieke middelen

Registratieformulieren


Aantal 1 1 1 4 2 --10 10 10 2 1 10 1 1 1 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 3 2

Bijzonderheden

2 2 2 2 Aantal 3 boekjes

Bijzonderheden

55


Procesgerelateerde middelen

Ringband, 2 rings Deelplan Alarmering Deelplan Verslaglegging Deelplan Nazorg Deelplan Voorlichting Instructiekaarten Presentielijst

Logboekformulieren Berichtenrapport Lijst van sleutelhouders van de opvanglocaties Ontvangstlijst sleutels Algemene middelen

Rampenplan Plattegrond Gemeentegids


Aantal 1 1 1 1 1 1 5 20 20 1 1 Aantal 1 2 1

Bijzonderheden In de paraatheidskoffer II In de ringband In de ringband In de ringband In de ringband In de ringband In de ringband In de ringband In de ringband In de ringband In de ringband Bijzonderheden In de ringband In de paraatheidskoffer In de paraatheidskoffer

56


Bijlage 13

Inhoud rolkar voorlichting Regionaal Actiecentrum Voorlichting

Onderdeel

Aantal

Telefoon Biaritz Telefoon, huis PC Plot83 Gebruiksaanwijzing PC Printer Postbak (doorzichtig, standaard is 2) Plattegrond RCC, 3 = compleet vet=geplastific. Heg en Steg Noord-Brab. Falk 28e druk Eindhoven Handboek Rampbestrijding Z-O N-B feb. 98 Berichtenformulieren (set=20) Logboekformulieren (set=20) Sitrap Starterkit: Papier, logo doos Perforators Schaar Pen zwart Pen groen Pen rood Pen blauw Potloden Linex lineaal plat 30 cm Nietmachine Rapid executive R25 Ontnieter Rapid c1 Nieten (24/6x2000) Hotis Red-stripe Schrijfblok A5 gelinieerd Post-It 655 (rechthoekig) 76mmx127mm) Post-It 654 (vierkant (76mm) Post-It 653 (klein) 38mmx51mm) Punaises (100) Alco Paperclips klein (100) 30mm verzinkt Paperclips groot (100) 50 mm verzinkt Pritt stift Correctievloeistof Opti fluid Gum Puntenslijper Plakband in systeem scotch Magic 4 mmx7,5m Plastic insteekhoes 11x17cm tbv inhoudsopgave Grijze bak formaat 355x277x99 Groene klapper, 2 rings met formulieren en draaiboeken

2 761 op 109 1 1 1 2 3 1 1 1 20 20 1 1 1 1 1 8 8 8 8 12 1 1 1 1 2 2 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1


57


Bijlage 14

Verzendlijst

1. Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant Postbus 90151 5200 MC ’s-Hertogenbosch 2. Commissaris der Koningin in de provincie Noord-Brabant Postbus 90151 5200 MC ’s-Hertogenbosch 3. De hoofdofficier van Justitie t.a.v. de heer mr. R.W.M. Craemer Postbus 70582 5201 CZ ’s-Hertogenbosch 4. Rijkswaterstaat directie Noord-Brabant Postbus 90157 5200 MJ ‘s-Hertogenbosch 5. Waterschap De Dommel Postbus 10.001 5280 DA Boxtel 6. Veiligheidsregio Zuidoost-Brabant (digitaal aanleveren) 7. Bureau CCB regiopolitie (digitaal aanleveren bij [email protected]) 8. Politie Brabant Zuid Oost (communicatie) 9. GHOR (communicatie) 10. Expertisecentrum Risico en Crisiscommunicatie (ECR) ministerie BZK 11. Aangrenzende gemeenten en Kempengemeenten: Gemeente Bergeijk Gemeente Bladel Gemeente Eersel Gemeente Reusel – de Mierden Gemeente Best Gemeente Boxtel Gemeente Eindhoven Gemeente Hilvarenbeek Gemeente Oisterwijk 12. • • • • • • • • • •

Intern: Gemeentelijk coördinatiecentrum, GCC Actiecentrum Gemeente Oirschot, GAC Burgemeester Gemeentesecretaris Commandant Brandweer Procesverantwoordelijken Ambtenaar rampenbestrijding Voorlichting Weergave op Intranet Leden lokaal Team Voorlichting

13. Paraatheidskoffer 14. Archief


58

Gemeentelijk Draaiboek Voorlichting Deelproces 3

Recommend Documents