noord-hollands archief
a GEMEENTE VELSEN
X0
T h e o Pieters Gemeente Velsen Postbus 465 1970 A L I J M U I D E N
Datum: Onderwerp: Uw k e n m e r k : Ons kenmerk:
1 * APR. 2015 INGEK NR Docinfo
9 april 2 0 1 5 Jaarverslag 2014 Z-15-074291 UIT-15-05559
G e a c h t e T h e o Pieters, Bij d e z e z e n d ik het Verslag betreffende de uitoefening van het toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie, die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats over de periode november 2013 tot met december 2014. In dit v e r s l a g is e e n kleine correctie t o e g e p a s t ten o p z i c h t e van versie 1.0 dat e e r d e r g e z o n d e n is a a n het c o l l e g e v a n B e n W van d e g e m e e n t e V e l s e n . D e z e versie 1.1 is v a n a f h e d e n d e juiste v e r s i e en b e s t e m d voor het college v a n B e n W .
Met vriendelijke groet,
Stella M e c h e l s e
Noord-Hollands Archief Postbus 3 0 0 6 2001 DA Haarlem www.noord-hollandsarchief.nl
[email protected]
Locatie Jansstraat
Locatie Kleine Houtweg
Jansstraat 4 0 2011 RX Haarlem (023) 517 27 00
Kleine Houtweg 18 2012 CH Haarlem (023) 517 27 0 0
IBAN: NL46 RABO 0192 3261 71 KvK: 57581665 BTW: NL00815115714B01
Archiefinspectie Noord-Hollands Archief
Verslag betreffende de uitoefening van het toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie, die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats over de periode november 2013 tot met december 2014.
Versie 1.1 Samenstelling S. H. Mechelse Maart 2015
Inhoud I Werkwijze en v e r a n t w o o r d i n g
3
II I n l e i d i n g e n M a n a g e m e n t s a m e n v a t t i n g
4
III S a m e n v a t t i n g r e s u l t a t e n a r c h i e f KPľs
5
G e c o n s t a t e e r d e risico's
7
A c t i e p u n t e n en aanbevelingen
7
1. Lokale r e g e l g e v i n g
8
2. I n t e r n e k w a l i t e i t s z o r g e n t o e z i c h t
10
3. O r d e n i n g , a u t h e n t i c i t e i t , c o n t e x t , t o e g a n k e l i j k h e i d e n d u u r z a a m h e i d a r c h i e f b e s c h e i d e n
11
4. Digitale a r c h i e f b e s c h e i d e n
14
5. V e r n i e t i g i n g , v e r v a n g i n g e n v e r v r e e m d i n g v a n a r c h i e f b e s c h e i d e n
16
6. O v e r b r e n g i n g v a n a r c h i e f b e s c h e i d e n naar de o p e n b a r e a r c h i e f b e w a a r p l a a t s
16
7. A r c h i e f b e w a a r p l a a t s e n , a r c h i e f r u i m t e n e n e - d e p o t s
17
8. Ter b e s c h i k k i n g s t e l l i n g van naar a r c h i e f b e w a a r p l a a t s o v e r g e b r a c h t e a r c h i e f b e s c h e i d e n
18
9. R a m p e n , c a l a m i t e i t e n e n v e i l i g h e i d
18
10. M i d d e l e n e n m e n s e n
18
1 1 . Visie, b e l e i d e n c u l t u u r
19
?-
I Werkwijze en verantwoording De g e m e e n t e a r c h i v a r i s van V e l s e n , de d i r e c t e u r v a n h e t N o o r d - H o l l a n d s A r c h i e f , is belast m e t h e t t o e z i c h t o p de n a l e v i n g van de A r c h i e f w e t . M e v r o u w S.H. M e c h e l s e , a r c h i e f i n s p e c t e u r , o e f e n t d i t t o e z i c h t n a m e n s d e archivaris uit bij de g e m e e n t e V e l s e n . De A r c h i e f v e r o r d e n i n g 2 0 1 3 van d e g e m e e n t e Velsen b e p a a l t d a t de a r c h i v a r i s é é n m a a l per j a a r v e r s l a g d o e t aan h e t c o l l e g e v a n B u r g e m e e s t e r e n W e t h o u d e r s (B e n W ) b e t r e f f e n d e de u i t o e f e n i n g v a n h e t t o e z i c h t . Het college v a n B en W d o e t t e n m i n s t e é é n m a a l p e r j a a r verslag a a n de G e m e e n t e r a a d w a a r b i j d e v e r s l a g e n v a n d e g e m e e n t e a r c h i v a r i s w o r d e n m e e g e s t u u r d , aldus d e v e r o r d e n i n g . Het r e f e r e n t i e k a d e r v a n het j a a r l i j k s verslag v a n d e g e m e e n t e a r c h i v a r i s o v e r p e r i o d e n o v e m b e r 2 0 1 3 - d e c e m b e r 2 0 1 4 is net als v o r i g j a a r de Kritische P r e s t a t i e I n d i c a t o r e n v o o r h e t i n f o r m a t i e b e h e e r ( a r c h i e f KPI's), o p g e s t e l d in o p d r a c h t v a n de VNG in het kader v a n de v e r s t e r k i n g v a n h e t h o r i z o n t a a l t o e z i c h t . De a r c h i e f KPI's g e v e n v o o r a l h e t a l - o f - n i e t v o l d o e n aan w e t - e n r e g e l g e v i n g w e e r , m e t a n d e r e w o o r d e n d e ' c o m p l i a n c e ' v a n u w o r g a n i s a t i e . Een g o e d e i n f o r m a t i e h u i s h o u d i n g is de basis v o o r ' a c c o u n t a b i l i t y ' , d a t is de e r k e n n i n g v a n de v e r a n t w o o r d e l i j k h e i d v o o r b e l e i d , b e s l u i t e n , p r o d u c t e n , acties e n t r a n s a c t i e s , e n de v e r p l i c h t i n g o m te r a p p o r t e r e n e n v e r a n t w o o r d i n g af te leggen v o o r de d a a r u i t v o o r t v l o e i e n d e g e v o l g e n . Dit j a a r v e r s l a g g e e f t een beeld v a n de v o l g e n d e v r a g e n : -
In h o e v e r r e is de g e m e e n t e V e l s e n c o m p l i a n t aan A r c h i e f w e t - e n regelgeving?
-
In h o e v e r r e is de g e m e e n t e V e l s e n in staat v e r a n t w o o r d i n g af t e k u n n e n l e g g e n o v e r haar b e l e i d , besluiten, e t c ?
E v e n t u e l e g e b r e k e n in c o m p l i a n c e e n a c c o u n t a b i l i t y w o r d e n u i t g e d r u k t in g e c o n s t a t e e r d e risico's. Ter v o o r k o m i n g v a n deze risico's w o r d e n a c t i e p u n t e n en a a n b e v e l i n g e n a a n g e d r a g e n .
3
II Inleiding en Managementsamenvatting In v e r g e l i j k i n g m e t h e t Jaarverslag 2 0 1 3 zijn v e r b e t e r i n g e n g e c o n s t a t e e r d in de n a l e v i n g v a n de A r c h i e f w e t e n de u i t v o e r i n g v a n h e t a r c h i e f b e h e e r v a n de g e m e e n t e V e l s e n . M e t de i n v o e r i n g v a n h e t z a a k g e r i c h t w e r k e n zal de k w a l i t e i t v a n h e t i n f o r m a t i e b e h e e r v e r b e t e r e n d o o r de i n v o e r i n g van de z a a k t y p e c a t a l o g u s w a a r m e e de w e r k p r o c e s s e n zijn g e s t a n d a a r d i s e e r d e n de r e g i s t r a t i e s v e r b e t e r e n . Ook is er in h e t verslagjaar g e ï n v e s t e e r d in d e m e d e w e r k e r s die belast zijn m e t h e t i n f o r m a t i e b e h e e r . Een p o s i t i e v e o n t w i k k e l i n g is d a t w e r k e e n h e i d D o c u m e n t a i r e I n f o r m a t i e (Dl) a c t i e f b e t r o k k e n w o r d t bij p r o j e c t e n die r a k e n aan h e t i n f o r m a t i e b e h e e r v a n de g e m e e n t e . Er zijn o o k a c h t e r s t a n d e n in o v e r t e d r a g e n a r c h i e f g e ï n v e n t a r i s e e r d e n er zijn a r c h i e v e n o v e r g e d r a g e n w a a r d o o r d e g e m e e n t e V e l s e n nu g r o t e n d e e l s v o l d o e t aan h e t w e t t e l i j k e o v e r b r e n g i n g s t e r m i j n .
Er zijn e c h t e r o o k a c t i e p u n t e n uit h e t v o r i g e v e r s l a g die de g e m e e n t e Velsen n o g o p d i e n t te p a k k e n . Ter v o o r b e r e i d i n g o p h e t d i g i t a l e w e r k e n e n a r c h i v e r e n z u l l e n in de k o m e n d e j a r e n n o g g r o t e s t a p p e n gezet m o e t e n w o r d e n . Zo h e e f t de g e m e e n t e Velsen b i j v o o r b e e l d g e e n k w a l i t e i t s s y s t e e m g e ï m p l e m e n t e e r d v o o r de v e r b e t e r i n g v a n de i n f o r m a t i e h u i s h o u d i n g e n w e r k t ze n i e t v o l g e n s het R e f e r e n t i e k a d e r O p b o u w Digitaal I n f o r m a t i e b e h e e r .
D o o r de o p e n s t a a n d e v e r b e t e r p u n t e n v o l d o e t de g e m e e n t e f o r m e e l n o g n i e t o p e e n a a n t a l b e l a n g r i j k e p u n t e n . O n d e r deze p u n t e n zijn b o v e n d i e n o n d e r d e l e n die de p r o v i n c i e als v e r t i c a a l t o e z i c h t h o u d e r kan a a n m e r k e n als t a a k v e r w a a r l o z i n g e n die o n d e r d e e l u i t m a k e n van de g e m e e n t e l i j k e b e n c h m a r k W a a r Staat Je G e m e e n t e .
Het a r c h i e f o n d e r d e e l v a n de g e m e e n t e r a a d v a l t in h e t k a d e r v a n d e d u a l i s e r i n g f o r m e e l o n d e r de G r i f f i e . De v e r z a m e l i n g r a a d s t u k k e n ( b e s l u i t e n ) v a l l e n p r a k t i s c h gezien o n d e r h e t z e l f d e archiefbeheerregime.
4
Ill Samenvatting resultaten archief KPI's De v o l g e n d e s y m b o l e n g e v e n aan in h o e v e r r e de g e m e e n t e V e l s e n v o l d o e t aan e e n KPI e n d a a r n a a s t w e l k e KPI's d o o r G e d e p u t e e r d e S t a t e n als t a a k v e r w a a r l o z i n g k u n n e n w o r d e n a a n g e m e r k t . Het b e t e k e n t dus n i e t d a t deze p u n t e n bij d e g e m e e n t e Velsen als t a a k v e r w a a r l o z i n g zijn a a n g e d u i d . V a n KPI 10 zijn g e e n k e n g e t a l l e n b e s c h i k b a a r en is d u s m o e i l i j k in e e n s t o p l i c h t w e e r t e g e v e n .
1 1 O 1 f
V e l s e n v o l d o e t a a n de KPI V e l s e n v o l d o e t deels aan de KPI V e l s e n v o l d o e t n i e t aan d e KPI
nvt
KPI is n i e t van t o e p a s s i n g
O
O n b e k e n d o f V e l s e n v o l d o e t aan d e KPI
TVW
Externe t o e z i c h t h o u d e r ( G e d e p u t e e r d e S t a t e n v a n N o o r d - H o l l a n d ) m e r k t h e t n i e t v o l l e d i g v o l d o e n a a n e e n KPI als t a a k v e r w a a r l o z i n g
1. Lokale regelingen
1 1
1.1-
Geactualiseerde, vastgestelde verordening archiefzorg en toezicht
1.2
a r c h i e f b e h e e r , die is m e e g e d e e l d aan G e d e p u t e e r d e S t a t e n
1.3
Geactualiseerd, vastgesteld besluit i n f o r m a t i e b e h e e r
1.4
V o o r z i e n i n g e n o m t r e n t d e a r c h i e f b e s c h e i d e n bij o p h e f f i n g , s a m e n v o e g i n g ,
1.5
V o o r z i e n i n g e n o m t r e n t d e z o r g v o o r de a r c h i e f b e s c h e i d e n bij de i n s t e l l i n g v a n
O
splitsing o f o v e r d r a c h t v a n t a k e n gemeenschappelijke regelingen 1.6
Vastgestelde mandaatregeling
1.7
U i t b e s t e d e n van a r c h i e f b e h e e r ( s t a k e n )
TVW
TVW
1 1 O
2. K w a l i t e i t s s y s t e e m a r c h i e f b e h e e r 2.1
Kwaliteitssysteem archiefbeheer
2.2
Benoeming gekwalificeerde gemeentearchivaris
2.3
Jaarlijks verslag t o e z i c h t a r c h i e f b e h e e r
O
1 1
TVW TVW
3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid e n d u u r z a a m h e i d a r c h i e f b e s c h e i d e n 3.1
A c t u e e l , c o m p l e e t e n logisch s a m e n h a n g e n d o v e r z i c h t v a n
3.2
V a s t l e g g i n g b e s c h r i j v i n g m e t a g e g e v e n s in m e t a g e g e v e n s s c h e m a
archiefbescheiden 3.2
V a n alle a r c h i e f b e s c h e i d e n die in Corsa o f A t o s e-Suite s t a a n
O
1 Corsa
TVW TVW Atos
g e r e g i s t r e e r d kan w o r d e n v a s t g e s t e l d : 3.2
»
3.2
«
De i n h o u d , s t r u c t u u r e n v e r s c h i j n i n g s v o r m W a n n e e r , d o o r w i e e n uit h o o f d e van w e l k e t a a k e e n stuk is
O
opgemaakt 3.2
«
De s a m e n h a n g m e t a n d e r e a r c h i e f b e s c h e i d e n
3.2
«
De u i t g e v o e r d e b e h e e r a c t i v i t e i t e n
3.2
»
De b e s t u r i n g s p r o g r a m m a t u u r / t o e p a s s i n g s p r o g r a m m a t u u r
3.3
Archiveringssysteem waarborgt toegankelijkheid voldoende
3.4
Gebruik d u u r z a m e materialen en gegevensdragers
O
1 O
1 1 O
TVW TVW TVW TVW TVW TVW TVW
5
3.5
G e b r u i k d u u r z a m e v e r p a k k i n g s m a t e r i a l e n bij o p s l a g
3.6
Systeem voor duurzaamheid (bewaarstrategie)
1 o
TVW
4. Digitale a r c h i e f b e s c h e i d e n in het bijzonder 4.1
I n r i c h t e n d i g i t a l e b e h e e r o m g e v i n g o p basis v a n Referentiekader Digitaal
4.2
Opbouw
Informatiebeheer
F u n c t i o n e l e eisen v o o r i n h o u d , s t r u c t u u r , v e r s c h i j n i n g s v o r m e n g e d r a g v a n
1 O
TVW
digitale archiefbescheiden 4.3
Aanvullende metagegevens
4.4
O p s l a g f o r m a t e n die aan o p e n s t a n d a a r d e n v o l d o e n
4.5
Voorzieningen voor compressie e n / o f encryptie
4.6
Tijdige m i g r a t i e / c o n v e r s i e
O O O O
TVW TVW TVW
5. Vernietiging, vervanging en v e r v r e e m d i n g v a n a r c h i e f b e s c h e i d e n 5.1
G e b r u i k g e m e e n t e l i j k e selectielijst
5.2.a
T i j d i g v e r n i e t i g e n v a n a r c h i e f b e s c h e i d e n w a a r v a n d e b e w a a r t e r m i j n is verstreken
5.2.b
O p m a k e n van verklaringen van vernietiging
5.3
V e r v a n g i n g m e t j u i s t e en v o l l e d i g e w e e r g a v e v a n de g e g e v e n s in de t e
1
TVW
1
TVW
nvt
TVW
nvt
TVW
1
TVW
vervangen archiefbescheiden 5.4
In g e v a l v a n v e r v r e e m d i n g , m a c h t i g i n g , r a a d p l e g i n g j u i s t e d e s k u n d i g e n e n opmaken verklaring
6. O v e r b r e n g i n g v a n a r c h i e f b e s c h e i d e n n a a r de a r c h i e f b e w a a r p l a a t s 6.1.
Tijdige o v e r b r e n g i n g v a n a r c h i e f b e s c h e i d e n n a a r de a r c h i e f b e w a a r p l a a t s na maximaal 20 jaar
6.2
O p m a k e n verklaring van overbrenging
6.3
M a c h t i g i n g t o t o p s c h o r t i n g van o v e r b r e n g i n g a a n g e v r a a g d bij G e d e p u t e e r d e
1 1
TVW TVW
nvt
TVW
O
TVW
Staten
7. A r c h i e f r u i m t e n 7.3.a
A r c h i e f r u i m t e ( n ) die aan de a r c h i e f w e t t e l i j k e e i s e n v o l d o e n
7.3.b
Te b e w a r e n e n o p t e r m i j n o v e r te b r e n g e n a r c h i e f w o r d t in deze archiefruimte(n) bewaard
1
TVW
8. Terbeschikkingstelling v a n naar de a r c h i e f b e w a a r p l a a t s o v e r g e b r a c h t e a r c h i e f b e s c h e i d e n 8.2a -
V o l d o e t de g e m e e n t e in de p r a k t i j k aan de o p e n b a a r h e i d s e i s e n v a n de
8.2d
Archiefwet?
1
TVW
9. R a m p e n , c a l a m i t e i t e n en veiligheid
6
9.2
C a l a m i t e i t e n p l a n en o n t r u i m i n g s p l a n a r c h i e f r u i m t e n
O
Geconstateerde risico's Het n i e t v o l d o e n aan A r c h i e f w e t - e n r e g e l g e v i n g k a n e r t o e l e i d e n d a t G e d e p u t e e r d e Staten als h o r i z o n t a a l t o e z i c h t h o u d e r n a d e r e i n f o r m a t i e i n w i n n e n e n m o g e l i j k e v e r d e r e s t a p p e n z e t t e n als o n d e r d e e l van d e i n t e r v e n t i e l a d d e r . Daarnaast w o r d t h e t g e b r e k a a n c o m p l i a n c e z i c h t b a a r bij d e e l n a m e aan de b e n c h m a r k W a a r Staat Je G e m e e n t e . N o g b e l a n g r i j k e r is dat als de i n f o r m a t i e h u i s h o u d i n g bij de g e m e e n t e niet o p o r d e is, de g e m e e n t e m o g e l i j k n i e t in staat is v e r a n t w o o r d i n g af t e k u n n e n leggen o v e r h a a r h a n d e l e n . A r c h i e f h e e f t n i e t a l l e e n e e n f u n c t i e in de b e d r i j f s v o e r i n g , m a a r o o k in de v e r a n t w o o r d i n g o v e r de b e s l u i t e n e n u i t v o e r i n g v a n t a k e n v a n de g e m e e n t e . T e k o r t k o m i n g e n in h e t a r c h i e f b e h e e r v o r m e n risico's v o o r h e t k u n n e n v o l d o e n aan i n f o r m a t i e v e r z o e k e n e n h e t k u n n e n o v e r h a n d i g e n v a n b e w i j s l a s t naar de burger.
Actiepunten en aanbevelingen -
Zorg v o o r g o e d e a f s p r a k e n inzake a r c h i e f b e h e e r bij h e t aangaan van s a m e n w e r k i n g s v e r b a n d e n (KPI1.4)
-
W e r k t o e naar volledig digitaal w e r k e n en archiveren, zorg voor v o l d o e n d e middelen e n m e n s e n (KPI 1 0 )
-
V o e r een zelfevaluatie uit aan de hand van RODIN v o o r de stand van zaken van de b e h e e r o m g e v i n g v a n d e d i g i t a a l a r c h i e f w a a r d i g e i n f o r m a t i e (KPI 4 . 1 )
-
Zorg middels de d o o r o n t w i k k e l i n g van het kwaliteitssysteem v o o r c o n t i n u e b e w a k i n g v a n d e k w a l i t e i t (KPI 2 . 1 )
-
Stel een a c t u e e l , c o m p l e e t en logisch s a m e n h a n g e n d o v e r z i c h t op van de a r c h i e f w a a r d i g e i n f o r m a t i e ( d i g i t a a l e n p a p i e r ) (KPI 3 . 1 )
-
Ken de v e r p l i c h t e m e t a d a t a t o e aan d e a r c h i e f b e s c h e i d e n en leg d e z e vast in e e n m e t a g e g e v e n s s c h e m a (KPI 3 . 2 )
-
A r c h i v e e r d e r u i m t e l i j k e p l a n n e n c o n f o r m d e h a n d r e i k i n g v a n G e o n o v u m (KPI 4 . 1 )
-
M o n i t o r applicaties o p tijdige c o n v e r s i e / m i g r a t i e en stel p r o c e d u r e s vast v o o r c o n v e r s i e e n m i g r a t i e (KPI 4 . 6 )
-
Stel e e n c a l a m i t e i t e n p l a n o p v o o r d e a r c h i e f b e s c h e i d e n d i e zich bij d e g e m e e n t e l i j k e o r g a n i s a t i e b e v i n d e n (KPI 9 )
-
Zorg v o o r een bewaarstrategie zodat bij de creatie en b e w a r i n g van analoge a r c h i e f b e s c h e i d e n d e j u i s t e m a t e r i a l e n w o r d e n g e b r u i k t (KPI 3 . 6 )
7
1. Lokale regelgeving Voldoen
de gemeentelijke
regelingen
aan de wettelijke
eisen?
1.1 - 1 . 3 A r c h i e f v e r o r d e n i n g en Besluit i n f o r m a t i e b e h e e r De A r c h i e f v e r o r d e n i n g e n h e t Besluit I n f o r m a t i e b e h e e r v a n de g e m e e n t e V e l s e n zijn d o o r r e s p e c t i e v e l i j k d e G e m e e n t e r a a d e n h e t college v a n B e n W v a s t g e s t e l d in d e c e m b e r 2 0 1 3 . H i e r m e e zijn deze a c t u e e l . In m e i 2 0 1 4 is de a c t u e l e A r c h i e f v e r o r d e n i n g g e m e l d bij G e d e p u t e e r d e S t a t e n v a n N o o r d - H o l l a n d . H i e r m e e v o l d o e t de g e m e e n t e V e l s e n aan a r t i k e l 30 lid 1 v a n d e A r c h i e f w e t 1 9 9 5 . 1.4 V o o r z i e n i n g e n bij wijziging o v e r h e i d s t a k e n Ingevolge a r t i k e l 4 v a n d e A r c h i e f w e t 1 9 9 5 d i e n t h e t college v o o r z i e n i n g e n t e t r e f f e n o m t r e n t de a r c h i e f b e s c h e i d e n bij e e n n i e u w e t a a k , o p h e f f i n g , s a m e n v o e g i n g , splitsing o f o v e r d r a c h t v a n t a k e n aan e e n a n d e r ( t i j d e l i j k ) o v e r h e i d s o r g a a n . G e m e e n s c h a p p e l i j k e r e g e l i n g e n e n a n d e r e s a m e n w e r k i n g s v e r b a n d e n zijn v o o r b e e l d e n h i e r v a n . V a n a f 2 0 1 5 zijn g e m e e n t e n d o o r w e t t e l i j k e v e r a n d e r i n g e n v e r a n t w o o r d e l i j k v o o r j e u g d z o r g , w e r k e n i n k o m e n e n de zorg aan l a n g d u r i g zieken e n o u d e r e n . Bij de g e m e e n t e V e l s e n w o r d e n v i e r sociale w i j k t e a m s g e v o r m d w a a r v a n er in n o v e m b e r 2 0 1 4 al t w e e o p e r a t i o n e e l w a r e n . De sociale w i j k t e a m s b e s t a a n uit v i e r o r g a n i s a t i e s o p h e t g e b i e d van zorg e n w e l z i j n . Deze w i j k t e a m s zijn h e t e e r s t e a a n s p r e e k p u n t v o o r de b u r g e r . Het w i j k t e a m h e e f t k o r t e l i j n e n m e t d e g e m e e n t e , o n d e r w i e n s v e r a n t w o o r d i n g h e t t e a m o p e r e e r t , e n m e t h e t C e n t r u m Jeugd e n Gezin. Eind 2 0 1 4 zijn d e c o n t r a c t e n g e s l o t e n m e t ( z o r g ) a a n b i e d e r s v o o r de u i t v o e r i n g v a n de t a k e n . Bij h e t a f s l u i t e n v a n deze c o n t r a c t e n is g e e n r e k e n i n g g e h o u d e n m e t d e a r c h i e f z o r g , - b e h e e r e n - t o e z i c h t . H i e r o m t r e n t zijn g e e n s c h r i f t e l i j k e a f s p r a k e n g e m a a k t . Juist bij s a m e n w e r k i n g s v e r b a n d e n kan o n d u i d e l i j k h e i d b e s t a a n o v e r d e v e r a n t w o o r d e l i j k h e d e n e n d e w e r k w i j z e bij d e r e g i s t r a t i e e n a r c h i v e r i n g . T e a m Dl w o r d t n u w e l b e t r o k k e n bij h e t a a n g a a n van s a m e n w e r k i n g s v e r b a n d e n w a a r d o o r o o k h e t i n f o r m a t i e b e h e e r m e e g e n o m e n w o r d t in de t e m a k e n a f s p r a k e n . M e t t e r u g w e r k e n d e k r a c h t zullen de c o n t r a c t e n b e k e k e n w o r d e n , e n w a a r n o d i g a a n g e p a s t te v o l d o e n aan de w e t t e l i j k e a r c h i e f z o r g .
1.5 Gemeenschappelijke regelingen en andere samenwerkingsverbanden De g e m e e n t e V e l s e n n a m in de p e r i o d e van d i t verslag d e e l in de v o l g e n d e g e m e e n s c h a p p e l i j k e regelingen: -
Centraal Nautisch Beheer
-
Recreatieschap Spaarnwoude
-
G e m e e n s c h a p p e l i j k e Regeling S c h o o l v e r z u i m e n V o o r t i j d i g S c h o o l v e r l a t e n r e g i o W e s t K e n n e m e r l a n d ( o p v o l g e r Carel)
-
Noord-Hollands archief
-
Milieudienst IJmond
-
Rein U n i e
-
Afvalschap IJmond- Zaanstreek
-
Veiligheidsregio Kennemerland
-
IJmond w e r k t !
8
N o e m e n s w a a r d i g e v e r a n d e r i n g e n h i e r zijn: IJmond
Werkt!
In d e c e m b e r 2 0 1 3 is de g e m e e n s c h a p p e l i j k e r e g e l i n g I J m o n d W e r k t ! in w e r k i n g g e t r e d e n . I J m o n d W e r k t is de o p v o l g e r van de M e e r g r o e p . In de r e g e l i n g is h e t v o l g e n d e o m t r e n t a r c h i e f b e h e e r opgenomen: 1. Het dagelijks
bestuur
is belast
van de archiefbescheiden het algemeen stellen
bestuur,
op de bewaring
met inachtneming
van artikel
en het
overeenkomstig
40 van de Archiefwet
beheer
een
door
1995 vast
te
regeling.
2. De regeling
wordt
3. Voor de bewaring brengen
met de zorg en toezicht
van het samenwerkingsverband,
aan gedeputeerde
staten
van de op grond
van artikel
archiefbescheiden
wijst het algemeen
meegedeeld. 12 van de Archiefwet bestuur
1995 over
een archiefbewaarplaats
te aan.
Het is o n b e k e n d o f h e t a l g e m e e n b e s t u u r van I J m o n d W e r k t ! i n m i d d e l s e e n r e g e l i n g h e e f t o p g e s t e l d e n o f er e e n a r c h i e f b e w a a r p l a a t s is a a n g e w e z e n . De dossiers v a n I J m o n d W e r k t ! k u n n e n a r c h i e f b e s c h e i d e n b e v a t t e n die a a n v u l l e n d zijn o p de dossiers v a n de Sociale Dienst v a n de g e m e e n t e Velsen, en andere g e m e e n t e n .
Gemeenschappelijke Kennemerland
Regeling
(opvolger
Schoolverzuim
en Voortijdig
Schoolverlatenregio
West-
CAReL)
Deze g e m e e n s c h a p p e l i j k e r e g e l i n g is per a p r i l 2 0 1 4 in w e r k i n g g e t r e d e n . In de GR t e k s t is e e n a r c h i e f p a r a a f o p g e n o m e n . Hierin is b e p a a l d d a t : H e f gemeenschappelijk overeenkomstig en het beheer
orgaan
het bepaalde
draagt
zorg voor de archiefbescheiden
bij of krachtens
van de archiefbescheiden
berust
de wettelijke
van de
voorschriften
bij de uitvoerende
regeling
daaromtrent.
De
bewaring
gemeente.
De u i t v o e r e n d e g e m e e n t e is de g e m e e n t e H a a r l e m . In het v o r i g e j a a r v e r s l a g is a a n g e k a a r t d a t bij de r e c h t s v o o r g a n g e r h e t Centraal M e l d - e n r e g i s t r a t i e s y s t e e m RMC v o o r v o o r t i j d i g s c h o o l v e r l a t e r s e n L e e r p l i c h t (CAReL), w a a r i n d e l e e r p l i c h t a m b t e n a r e n van de g e m e e n t e w e r k t e n , n i e t alle a r c h i e f b e h e e r t a k e n n a a r b e h o r e n u i t g e v o e r d w e r d e n . Zo w e r d b e n o e m d d a t m e n w e r k t e aan e e n v e r n i e t i g i n g s f u n c t i e in h e t s y s t e e m e n d a t er g e e n r i c h t l i j n e n v o o r a r c h i v e r e n v o o r de a m b t e n a r e n b e s c h i k b a a r w a r e n . Het is o n d u i d e l i j k o f het archief v a n de g e m e e n t e V e l s e n in CAReL o v e r gaat in de n i e u w e GR e n / o f w o r d t o v e r d r a g e n aan de g e m e e n t e . Omgevingsdienst
IJmond
Het college van B e n W van de g e m e e n t e V e l s e n h e e f t h e t a r c h i e f b e h e e r in o k t o b e r 2 0 1 3 g e m a n d a t e e r d aan de O m g e v i n g s d i e n s t I J m o n d . De v e r a n t w o o r d e l i j k h e d e n inzake h e t a r c h i e f b e h e e r zijn nu d u i d e l i j k b e l e g d . De a f d e l i n g Juridische zaken w e r k t m o m e n t e e l a a n een o v e r z i c h t v a n v e r b o n d e n p a r t i j e n , w a a r o n d e r g e m e e n s c h a p p e l i j k e r e g e l i n g e n . C o n f o r m a r t i k e l 2 7 van de W e t g e m e e n s c h a p p e l i j k e r e g e l i n g e n is d e h e t college v a n B e n W belast m e t het b i j h o u d e n e e n r e g i s t e r bij v a n de r e g e l i n g e n w a a r a a n h u n g e m e e n t e d e e l n e e m t . Het is b e l a n g r i j k o m o v e r z i c h t t e h e b b e n v a n de g e m e e n t e l i j k e t a k e n die d o o r a n d e r e o r g a n i s a t i e s u i t g e v o e r d w o r d e n e n i n d i e n n o d i g h e l d e r e a f s p r a k e n t e m a k e n inzake a r c h i e f b e h e e r . D i t h e e f t de P r o v i n c i e o o k als a a n d a c h t p u n t b e n o e m d .
9
Somenwerking
met gemeente
Uitgeest:
Naast de t a k e n die d e g e m e e n t e V e l s e n o v e r g e d r a g e n h e e f t , v o e r t V e l s e n t a k e n uit v o o r d e g e m e e n t e U i t g e e s t . Deze t a k e n b e s t a a n uit de o n d e r d e l e n : b e l a s t i n g e n , a u t o m a t i s e r i n g , BAG. BAG: O v e r d e w e r k z a a m h e d e n v o o r U i t g e e s t inzake de BAG zijn g e e n a f s p r a k e n o p p a p i e r v a s t g e l e g d . Alle p a p i e r e n d o c u m e n t e n g a a n naar U i t g e e s t e n w o r d e n d a a r g e a r c h i v e e r d e n in h e t D M S v a n U i t g e e s t o p g e s l a g e n . De g e m e e n t e V e l s e n h o u d t e e n d i g i t a a l w e r k e x e m p l a a r . Belastingen:
V o o r d e w e r k z a a m h e d e n inzake de b e l a s t i n g g e l d t e v e n e e n s d a t e r g e e n a f s p r a k e n o p
p a p i e r zijn v a s t g e l e g d . De d o c u m e n t e n b e h o r e n d e bij deze t a a k w o r d e n d o o r de g e m e e n t e V e l s e n beheerd en bewaard. Automatisering:
De v e r l e e n d e d i e n s t is v a n u i t v o e r e n d e a a r d en a f s p r a k e n inzake a r c h i e f b e h e e r zijn
niet noodzakelijk. De g e m e e n t e U i t g e e s t h e e f t g e k o z e n o m zich t e r u g t e t r e k k e n uit d e r e g i o I J m o n d e n gaat s a m e n w e r k e n m e t d e g e m e e n t e n B e r g e n , C a s t r i c u m e n H e i l o o in de g e m e e n s c h a p p e l i j k e r e g e l i n g BUCH. Dit b e t e k e n t d a t de u i t b e s t e d i n g v a n t a k e n aan de g e m e e n t e V e l s e n t e r u g g e t r o k k e n zullen w o r d e n . V o o r h e t i n f o r m a t i e b e h e e r o m t r e n t deze t a k e n d i e n e n m a a t r e g e l e n g e t r o f f e n t e w o r d e n d o o r z o w e l de g e m e e n t e U i t g e e s t als V e l s e n . 1.6 M a n d a a t r e g e l i n g De g e m e e n t e V e l s e n b e s c h i k t o v e r e e n v a s t g e s t e l d e m a n d a a t r e g e l i n g e n e e n b i j b e h o r e n d m a n d a a t r e g i s t e r uit 2 0 1 1 , h i e r i n zijn o o k de m a n d a t e n g e r e g e l d t e n a a n z i e n v a n h e t a r c h i e f b e h e e r . V o o r v e e l b e h e e r b e s l u i t e n is h e t a f d e l i n g s h o o f d g e m a n d a t e e r d , in de p r a k t i j k t e k e n t de g e m e e n t e s e c r e t a r i s o f h e t college v a n B e n W . 1.7 Uitbesteding A r c h i e f b e h e e r s t a k e n De opslag v a n d e v e r n i e t i g b a r e W M O dossiers is na s c a n n i n g v a n de d o s s i e r s u i t b e s t e e d aan e e n p r i v a a t r e c h t e l i j k e p a r t i j . In h e t c o n t r a c t m e t deze p a r t i j zijn g e e n m a a t r e g e l e n g e t r o f f e n in geval v a n f a i l l i s s e m e n t , b e s l a g l e g g i n g o f i n b e s l a g n a m e . In 2 0 1 5 zullen n a d e r e a f s p r a k e n b e t r e f f e n d e archiefbeheer gemaakt worden. Het o n d e r z o e k naar h e t b e h e e r v a n de i n f o r m a t i e die v o o r t v l o e i t uit de d o o r de g e m e e n t e V e l s e n u i t g e v o e r d e t a k e n t e n b e h o e v e v a n de g e m e e n t e U i t g e e s t h e e f t e r t o e g e l e i d d a t h e t t e a m Dl d i t o n d e r z o e k u i t b r e i d t naar h e t i n f o r m a t i e b e h e e r b e t r e f f e n d e alle t a k e n die V e l s e n v o o r a n d e r e n u i t v o e r t , m a a r o o k b e t r e f f e n d e t a k e n die a n d e r e n v o o r V e l s e n u i t v o e r e n . Deze p o s i t i e v e o n t w i k k e l i n g z o r g t er v o o r d a t t e a m Dl t i j d i g g e v r a a g d w o r d t m e e t e d e n k e n o v e r de i n v u l l i n g v a n h e t i n f o r m a t i e b e h e e r bij s a m e n w e r k i n g s v e r b a n d e n .
2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt
de gemeente
structureel
aan de kwaliteitsverbetering
van haar
informatiehuishouding?
2.1 K w a l i t e i t s s y s t e e m a r c h i e f b e h e e r V o l g e n s A r t i k e l 16 v a n de A r c h i e f r e g e l i n g d i e n t de z o r g d r a g e r e r v o o r t e z o r g e n d a t h e t b e h e e r v a n zijn a r c h i e f b e s c h e i d e n v o l d o e t aan t o e t s b a r e eisen van e e n d o o r h e m t o e t e passen k w a l i t e i t s s y s t e e m . Evenals v o r i g jaar is h e t g e b r u i k v a n e e n d e r g e l i j k k w a l i t e i t s s y s t e e m o p basis v a n e e n n o r m in V e l s e n n i e t aan de o r d e . In 2 0 1 2 is e e n begin g e m a a k t m e t het b e s c h r i j v e n v a n w e r k p r o c e s s e n e n h e t o p s t e l l e n v a n w e r k i n s t r u c t i e s a r c h i v e r e n . In h e t v o r i g e j a a r v e r s l a g is d a n o o k e e n k w a l i t e i t s v e r b e t e r i n g g e c o n s t a t e e r d d o o r d a t m e e r i n f o r m a t i e d a t v o o r d u u r z a m e b e w a r i n g in
10
a a n m e r k i n g k o m t g e r e g i s t r e e r d w e r d . O o k n e e m t de w e r k e e n h e i d Dl in steeds g r o t e r e m a t e de r e g i e r o l i n . Het k w a l i t e i t s s y s t e e m a r c h i e f b e h e e r bij de g e m e e n t e V e l s e n krijgt dus steeds m e e r v o r m , m a a r d i e n t v o o r c o n t i n u e b e w a k i n g v a n de k w a l i t e i t v a n h e t i n f o r m a t i e b e h e e r v e r d e r o n t w i k k e l d t e worden. M e t de i n v o e r i n g v a n h e t zaakgericht w e r k e n zal de k w a l i t e i t v a n h e t i n f o r m a t i e b e h e e r v e r b e t e r e n d o o r d e i n v o e r i n g van de z a a k t y p e c a t a l o g u s w a a r m e e de w e r k p r o c e s s e n zijn g e s t a n d a a r d i s e e r d . V o l g e n d j a a r zal er t e n b e h o e v e van alle g e m e e n t e n in N e d e r l a n d e e n b e s c h r i j v i n g zijn v a n e e n k w a l i t e i t s s y s t e e m van d e w e r k g r o e p k w a l i t e i t s s y s t e e m v a n A r c h i e f 2 0 2 0 . De r i c h t l i j n e n die h i e r i n g e n o e m d g a a n w o r d e n k u n n e n o o k e e n l e i d r a a d zijn v o o r de g e m e e n t e V e l s e n .
2.2- 2.3 G e k w a l i f i c e e r d e g e m e e n t e a r c h i v a r i s e n verslag toezicht a r c h i e f b e h e e r De g e m e e n t e Velsen h e e f t de d i r e c t e u r v a n het N o o r d - H o l l a n d s A r c h i e f b e n o e m d als g e m e e n t e a r c h i v a r i s , deze is in h e t bezit van e e n d i p l o m a a r c h i v i s t i e k A. Sinds 2 0 1 1 b r e n g t hij j a a r l i j k s v e r s l a g uit aan h e t college v a n de w i j z e van zijn b e v i n d i n g e n bij h e t t o e z i c h t o p h e t b e h e e r v a n de niet-overgebrachte archiefbescheiden.
3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Geschiedt context
de ordening
planmatig,
en toegankelijkheid
waarborgen
het systeem
en de duurzaamheid
van de
en de materialen
de
authenticiteit,
archiefbescheiden?
3.1 G e o r d e n d overzicht V o l g e n s a r t i k e l 18 van de A r c h i e f r e g e l i n g m o e t i e d e r o v e r h e i d s o r g a a n b e s c h i k k e n o v e r e e n a c t u e e l , c o m p l e e t e n logisch s a m e n h a n g e n d o v e r z i c h t v a n de bij d a t o v e r h e i d s o r g a a n b e r u s t e n d e a r c h i e f b e s c h e i d e n , g e o r d e n d o v e r e e n k o m s t i g h e t t e n t i j d e v a n d e v o r m i n g van h e t a r c h i e f d a a r v o o r g e l d e n d e o r d e n i n g s s t r u c t u u r . De g e m e e n t e V e l s e n w e r k t m o m e n t e e l aan e e n d e r g e l i j k o v e r z i c h t . M e d i o 2015 zal h e t o v e r z i c h t van d e p a p i e r e n a r c h i e v e n w o r d e n a f g e r o n d . Het gaat o m de d y n a m i s c h e - e n s e m i - s t a t i s c h e a r c h i e v e n die zich z o w e l in als b u i t e n de a r c h i e f r u i m t e v a n het g e m e e n t e h u i s b e v i n d e n . Dit o v e r z i c h t w o r d t o p g e s t e l d v o l g e n s h e t f o r m a t d a t d o o r Het N o o r d H o l l a n d s A r c h i e f a a n g e r e i k t is. M e d i o 2 0 1 5 zal het o v e r z i c h t v a n d e d i g i t a l e a r c h i e f b e s c h e i d e n worden opgesteld. Een t o t a a l o v e r z i c h t van d e a r c h i e f b e s c h e i d e n is een v o o r w a a r d e v o o r h e t h e b b e n v a n e e n k w a l i t e i t s s y s t e e m v o o r h e t b e h e e r v a n a r c h i e f b e s c h e i d e n . Z o n d e r o v e r z i c h t is niet zeker o f de a r c h i e f b e s c h e i d e n w e l w o r d e n b e h e e r d , o f o p de j u i s t e w i j z e w o r d e n b e h e e r d . D e n k d a a r b i j aan d e t o e g a n k e l i j k h e i d v o o r m e d e w e r k e r s t o t i n f o r m a t i e , de v e r n i e t i g i n g van p r i v a c y g e v o e l i g e i n f o r m a t i e , het v o o r k o m e n van onrechtmatige vernietiging van informatie etc. 3.2- 3.3 Authenticiteit en context en S y s t e e m v o o r toegankelijkheid Documentair
management
systeem,
records
managament
systeem
G e m e e n t e Velsen g e b r u i k t h e t D M S Corsa v o o r de r e g i s t r a t i e v a n a n a l o g e a r c h i e f b e s c h e i d e n . De g e m e e n t e is lid v a n D i m p a c t , e e n s a m e n w e r k i n g s v e r b a n d v a n N e d e r l a n d s e g e m e e n t e n . D i m p a c t h e e f t als d o e l s t e l l i n g b e t e r e d i e n s t v e r l e n i n g e n e f f i c i ë n t e r e b e d r i j f s v o e r i n g te r e a l i s e r e n v o o r haar lid g e m e e n t e n . D i m p a c t h e e f t in 2 0 1 2 e e n i n t e n s i e f E u r o p e e s a a n b e s t e d i n g s t r a j e c t d o o r l o p e n v o o r e e n m u l t i c h a n n e l f r o n t o f f i c e e n e e n z a a k s y s t e e m s u i t e . De keuze is h i e r b i j g e v a l l e n het Z a a k s y s t e e m A t o s - e - S u i t e . In A t o s e-Suite is d o c u m e n t - 1 r e c o r d s m a n a g e m e n t f u n c t i o n a l i t e i t ( D M S / R M A )
volledig
11
g e ï n t e g r e e r d m e t d e zaak g e r e l a t e e r d e d o c u m e n t o p s l a g , d i e b o v e n d i e n NEN 2 0 8 2 g e c e r t i f i c e e r d is. 1
De A t o s e-Suite kan dus o o k g e b r u i k t w o r d e n als b e h e e r - e n b e w a a r s y s t e e m v a n a r c h i e f b e s c h e i d e n . De g e m e e n t e V e l s e n zal p e r p r o c e s o v e r g a a n v a n r e g i s t r a t i e e n o p s l a g in Corsa naar A t o s e-Suite.
In 2 0 1 4 is e e n s t a r t g e m a a k t m e t de i m p l e m e n t a t i e v a n h e t z a a k s y s t e e m w a a r b i j e n k e l e p r o c e s s e n v a n B u r g e r z a k e n zijn o p g e n o m e n . De w e r k p r o c e s s e n v a n de W A B O zijn de v o l g e n d e s t a p bij de u i t r o l v a n de A t o s e - S u i t e . Na W A B O p r o c e s s e n w o r d e n de w e r k p r o c e s s e n B e z w a a r e n B e r o e p v a n de a f d e l i n g J u r i d i s c h e z a k e n u i t g e r o l d . De o v e r i g e 4 0 0 w e r k p r o c e s s e n w o r d e n in 2 0 1 5 als g e n e r i e k p r o c e s i n g e r i c h t . Corsa b l i j f t als r a a d p l e e g o m g e v i n g v a n a f g e s l o t e n dossiers in g e b r u i k e n er zijn n o g g e e n c o n c r e t e p l a n n e n v o o r u i t f a s e r i n g v a n Corsa. De v e r w a c h t i n g is d a t aan h e t e i n d v a n 2 0 1 5 , S0 Á o
v a n de w e r k p r o c e s s e n in A t o s e-Suite o p g e n o m e n z i j n . V o o r n a m e l i j k b e s t u u r l i j k e b e s l u i t v o r m i n g b l i j f t v o o r l o p i g in Corsa g e r e g i s t r e e r d . Corsa k e n t g e e n k o p p e l i n g m e t A t o s e - S u i t e .
Corsa en A t o s e - S u i t e , zijn b e d o e l d als b e h e e r e n b e w a a r a p p l i c a t i e v a n a r c h i e f b e s c h e i d e n . M a a r o o k a n d e r e s y s t e m e n e n a p p l i c a t i e s k u n n e n a r c h i e f b e s c h e i d e n b e v a t t e n . Bij de i n v o e r i n g v a n h e t z a a k g e r i c h t w e r k e n k u n n e n m e e r w e r k p r o c e s s e n w o r d e n a f g e h a n d e l d in h e t z a a k s y s t e e m . Dit h e e f t v e r m i n d e r i n g v a n h e t a a n t a l a p p l i c a t i e s t o t g e v o l g e n e e n v o l l e d i g e r a r c h i e f in h e t z a a k s y s t e e m . O o k h e e f t h e t z a a k s y s t e e m b e t e r e f u n c t i o n a l i t e i t d i e n o o d z a k e l i j k is bij a r c h i e f b e h e e r . V a k a p p l i c a t i e s v o o r z i e n v a a k n i e t in d u u r z a a m b e h e e r o f v e r n i e t i g i n g v a n i n f o r m a t i e . W a n n e e r h e t g a a t o m p r i v a c y g e v o e l i g e g e g e v e n s is d i t e e n k w a l i j k e zaak. O o k is v e r n i e t i g i n g v a n b e p a a l d e a r c h i e f b e s c h e i d e n o n g e a c h t h u n v o r m v e r p l i c h t v o l g e n s de A r c h i e f w e t .
De g e m e e n t e V e l s e n a r c h i v e e r t a n a l o o g . Dit w i l zeggen d a t de dossiers a n a l o o g c o m p l e e t g e m a a k t w o r d e n . Digitale b e s c h e i d e n w o r d e n u i t g e p r i n t , w a a r n a h e t a n a l o g e stuk l e i d e n d is. Dit h e e f t als v o o r d e e l d a t h e t o v e r z i c h t e l i j k is w e l k e dossiers c o m p l e e t zijn e n a f g e s l o t e n k u n n e n w o r d e n . W e l is h e t zo d a t o o k de g e m e e n t e V e l s e n a r c h i e f w a a r d i g e d i g i t a l e i n f o r m a t i e b e z i t . B i j v o o r b e e l d v a n de d i g i t a l e b e s t e m m i n g s p l a n n e n is p e r w e t b e p a a l d d a t h e t d i g i t a l e plan l e i d e n d is. O o k de d i g i t a l e o p n a m e s v a n r a a d s v e r g a d e r i n g e n zijn d i g i t a l e a r c h i e f b e s c h e i d e n die d u u r z a a m e n d i e n e n b l i j v e n d bewaard te w o r d e n .
Een o v e r z i c h t v a n d i g i t a l e a r c h i e f w a a r d i g e i n f o r m a t i e b i n n e n de g e m e e n t e V e l s e n zal e e n inzage g e v e n in de a p p l i c a t i e s w a a r i n d i g i t a a l a r c h i e f o p g e s l a g e n w o r d t . H e t is n o o d z a k e l i j k d a t h i e r n a o o k e e n s t r a t e g i e o p g e s t e l d w o r d t w a a r i n o p g e n o m e n is h o e de o r d e n i n g , a u t h e n t i c i t e i t , c o n t e x t , toegankelijkheid en d u u r z a a m h e i d van archiefbescheiden g e w a a r b o r g d kan w o r d e n .
Metadata
en
ordening
A r t i k e l 17 v a n de A r c h i e f r e g e l i n g s c h r i j f t v o o r w e l k e m e t a d a t a m o e t w o r d e n t o e g e k e n d aan d e a r c h i e f b e s c h e i d e n . In v o r i g e a r c h i e f - K P I - v e r s l a g e n is bij h e t t o e t s e n v a n d i t a r t i k e l a l l e e n g e k e k e n naar h e t d o c u m e n t m a n a g e m e n t s y s t e e m Corsa. U i t g a a n d v a n de m e t a d a t e r i n g in h e t D M S Corsa v o l d o e t de g e m e e n t e V e l s e n d a a r e v e n a l s v o r i g j a a r niet g e h e e l a a n . In h e t o n d e r s t a a n d e o v e r z i c h t zijn de f u n c t i o n a l i t e i t e n v a n z o w e l Corsa als A t o s e-suite o p g e n o m e n :
1
Nen2082 is een n o r m voor eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in
programmatuur. 12
kpi
vraag
deelvraag
3.2.a.
- wanneer, door wie en uit
wanneer?
2
hoofde van welke taak of
Corsa Bij binnenkomst poststuk of dossier
werkproces het werd
Atos e-Suite Bij binnenkomst poststuk of ontvangen door behandelaar zelf
ontvangen of opgemaakt;
Team Dl en behandelaar Uit Hoofde van welke taak of werkproces?
In Corsa worden documenten aan dossiers gekoppeld.
Team Dl en zaakbehandelaar Zal voor ieder in te voeren zaaktype worden vastgelegd
Ordening geschied middels de BAC. 3.2.a.
- de s a m e n h a n g m e t andere
3
archiefbescheiden;
z
' i archiefbescheiden logisch met n
Ja, niet automatisch
Ja
elkaar in verband gebracht d.m.v. dossiervorming/zaakvorming?
Is van archiefbescheiden vastgelegd dat
Nee
ze in een bepaalde vorm
Digitaal blijft digitaal, maar is niet vastgesteld dat het dan
(analoog/digitaal) als origineel worden
'origineel' is. Meer een
beschouwd?
werkafspraak. 3.2.a.
- de uitgevoerde
4
beheeractiviteiten;
Is de bewaartermijn van de
Ja
Ja
Jg
jg
archiefbescheiden vastgelegd?
Is vastgelegd of archiefbescheiden zijn gewijzigd, vernietigd, overgedragen, vervreemd, overgebracht?
3.2.3.
5
-de
Is de besturingsprogrammatuur of
i
toepassingsprogrammatuur inzake de
besturingsprogrammatuur "
0
ľTľ
(\ļ
ee
f\j
e e
7 7,
archiefbescheiden vastgelegd'
Of toepassingsprogrammatuur inzake de archiefbescheiden.
A r c h i v e r e n in h e t s y s t e e m b e t e k e n t d a t na a f h a n d e l i n g v a n e e n zaak e e n r e v i e w e n t o e t s v a n het r e s u l t a a t d o o r T e a m Dl g e d a a n w o r d t , en h e t d o c u m e n t n i e t m e e r te w i j z i g e n is. M o m e n t e e l w o r d t u i t g e z o c h t w e l k e f u n c t i o n a r i s de z a a k t y p e c a t a l o g u s zal gaan b e h e r e n . V o o r de i n r i c h t i n g v a n d e Z a a k t y p e c a t a l o g u s w o r d t e e n set v a n a n d e r e g e m e e n t e n g e b r u i k t , v o o r a f g a a n d a a n de u i t r o l w o r d t h e t aangepast.
De m a n i e r v a n a r c h i v e r e n is sinds v o r i g j a a r o n g e w i j z i g d . De s t u k k e n w o r d e n aan e e n zaak, o f o p Basis A r c h i e f Code g e r e g i s t r e e r d . De i n g e k o m e n s t u k k e n w o r d e n v o o r a f h a n d e l i n g g e s c a n d . U i t g a a n d e e n i n t e r n e s t u k k e n e n college v o o r s t e l l e n w o r d e n d i g i t a a l a a n g e m a a k t , g e r e g i s t r e e r d en o p g e s l a g e n d o o r d e b e h a n d e l e n d a m b t e n a a r . Deze s t u k k e n , e n o o k e - m a i l s , w o r d e n g e p r i n t e n t o e g e v o e g d aan h e t p a p i e r e n dossier. Er is dus s p r a k e v a n e e n h y b r i d e (digitaal en p a p i e r e n ) archief. Z o l a n g h e t p a p i e r e n a r c h i e f n o g l e i d e n d is, m o e t d e g e m e e n t e a l e r t blijven d a t de dossiers v o l l e d i g zijn. Papier e n d i g i t a a l l o p e n zo v e e l m o g e l i j k é é n o p é é n . N a d e l e n v a n h y b r i d e a r c h i v e r i n g zijn d a t deze w e r k w i j z e m e e r w e r k o p l e v e r t e n h e t f e i t d a t deze o n d u i d e l i j k h e d e n t o t g e v o l g kan h e b b e n inzake a u t h e n t i c i t e i t en v e r s i e b e h e e r . O p t e r m i j n is e e n v o l l e d i g d i g i t a a l a r c h i e f o n v e r m i j d e l i j k e n w e n s e l i j k . Een g o e d e d i g i t a l e b e h e e r o m g e v i n g is h i e r v o o r n o o d z a k e l i j k . V e l s e n g r o e i t hier naar t o e .
13
De k w a l i t e i t s i m p u l s bij h e t p e r s o n e e l (zie h o o f d s t u k 10) kan p o s i t i e v e g e v o l g e n h e b b e n bij de v o o r b e r e i d i n g van het digitaal w e r k e n en archiveren. De g e m e e n t e V e l s e n h e e f t n o g g e e n m e t a d a t a s c h e m a v a s t g e s t e l d c o n f o r m a r t . 19 v a n de A r c h i e f r e g e l i n g . T e a m Dl w i l dit m e t a d a t a s c h e m a in s a m e n w e r k i n g m e t D i m p a c t o p s t e l l e n . Het o p s t e l l e n v a n h e t m e t a d a t a s c h e m a v o o r A t o s e-Suite zal in 2 0 1 5 o p g e p a k t w o r d e n . Het is e c h t e r n o o d z a k e l i j k o m d i t s c h e m a te v e r g e l i j k e n m e t m e t a d a t a d i e v a s t g e l e g d w o r d t in a n d e r e a p p l i c a t i e s e n s y s t e m e n w a a r a r c h i e f b e s c h e i d e n in o p g e s l a g e n o f g e r e g i s t r e e r d zijn.
Waarborg
toegankelijkheid
De a r c h i e f w a a r d i g e i n f o r m a t i e d i e in Corsa is g e r e g i s t r e e r d is b i n n e n e e n r e d e l i j k e t e r m i j n t e v i n d e n e n leesbaar o f w a a r n e e m b a a r te m a k e n . Ook v o o r h e t z a a k s y s t e e m A t o s e-Suite is d i t v a n t o e p a s s i n g e n zal de v e r b e t e r d e s a m e n h a n g m e t a n d e r e a r c h i e f b e s c h e i d e n in het z a a k g e r i c h t w e r k e n e e n p o s i t i e f e f f e c t h e b b e n o p de t o e g a n k e l i j k h e i d . O m d a t e e n o v e r z i c h t v a n alle a r c h i e f w a a r d i g e i n f o r m a t i e v o o r a l s n o g bij d e g e m e e n t e V e l s e n o n t b r e e k t , is o n z e k e r o f dit g e l d t v o o r alle archiefbescheiden.
3.4 e n 3.5 D u u r z a m e m a t e r i a l e n en g e g e v e n s o p s l a g - Het p a p i e r d a t de g e m e e n t e V e l s e n g e b r u i k t v o o r de a r c h i e f b e s c h e i d e n v o l d o e t aan NEN 2 7 2 8 . Dit is e e n v e r e i s t e i n g e v o l g e a r t i k e l 4 van de A r c h i e f r e g e l i n g . - D o s s i e r m a p p e n zijn niet a l l e m a a l z u u r v r i j , h e b b e n n i e t a l l e m a a l w e e k m a k e r v r i j e zippels e n b e v a t t e n soms v e e l plastic. Bij i n v e n t a r i s a t i e e n b e w e r k i n g v o o r o v e r b r e n g i n g zullen deze dossiers w o r d e n o n t d a a n v a n plastic e n ijzer e n v o o r z i e n v a n z u u r v r i j e m a p p e n e n w e e k m a k e r v r i j e zippels. W a n n e e r d i t t i j d i g g e b e u r t zal bij h e t p a p i e r e n t e b e w a r e n a r c h i e f na t e n m i n s t e h o n d e r d j a a r g e e n n o e m e n s w a a r d i g e a c h t e r u i t g a n g t e c o n s t a t e r e n zijn. - De p r i n t e r s e n t o n e r s d i e g e b r u i k t w o r d e n v o o r h e t p r i n t e n v a n a k t e s bij de a f d e l i n g B u r g e r z a k e n v o l d o e n aan de g e l d e n d e w e t - e n r e g e l g e v i n g . Het is o n d u i d e l i j k o f d e a n d e r e m u l t i f u n c t i o n a l s e n t o n e r s v o l d o e n aan de k w a l i t e i t s w a a r b o r g e n . - De g e m e e n t e V e l s e n a r c h i v e e r t a l l e e n a n a l o o g . Dat w i l zeggen d a t h e t g e b r u i k v a n d u u r z a m e g e g e v e n s d r a g e r s n o g n i e t aan de o r d e is. V o o r d u u r z a a m h e i d v a n d e d i g i t a l e i n f o r m a t i e h e e f t de g e m e e n t e e e n Back-up e n Recovery p r o c e d u r e i n g e r i c h t . - Het s e m i - s t a t i s c h e a r c h i e f w o r d t in de d a a r v o o r t o e g e w e z e n e n g o e d g e k e u r d e a r c h i e f r u i m t e opgeslagen.
3.6 S y s t e e m v o o r d u u r z a a m h e i d ( b e w a a r s t r a t e g i e ) De g e m e e n t e V e l s e n h e e f t g e e n b e w a a r s t r a t e g i e g e f o r m u l e e r d m e t z o d a n i g e v o o r z i e n i n g e n d a t bij het r a a d p l e g e n van t e b e w a r e n a r c h i e f b e s c h e i d e n na t e n m i n s t e h o n d e r d j a a r g e e n n o e m e n s w a a r d i g e a c h t e r u i t g a n g t e c o n s t a t e r e n zal zijn. H o e w e l de g e m e e n t e V e l s e n n o g a n a l o o g a r c h i v e e r t , w o r d e n d o c u m e n t s t r o m e n en p r o c e s s e n in t o e n e m e n d e m a t e d i g i t a a l . Het is e e n a a n b e v e l i n g o m e e n b e w a a r s t r a t e g i e o p t e s t e l l e n v o o r b e h e e r v a n a n a l o o g e n d i g i t a a l a r c h i e f . Het N o o r d - H o l l a n d s a r c h i e f kan h i e r b i j o n d e r s t e u n i n g b i e d e n .
4. Digitale archiefbescheiden Werkt voldoet
de gemeente
inzake
ze aan de specifieke
digitale
archiefbescheiden
wettelijke
systematisch
aan digitaal
informatiebeheer
en
voorschriften?
14
4.1 RODIN V o o r de d i g i t a l e b e h e e r o m g e v i n g is e e n r e f e r e n t i e k a d e r b e s c h i k b a a r : RODIN. De g e m e e n t e V e l s e n kan d o o r m i d d e l v a n een z e l f e v a l u a t i e aan de h a n d van RODIN p e r o n d e r d e e l e e n o v e r z i c h t k r i j g e n v a n de stand van zaken van de d i g i t a l e b e h e e r o m g e v i n g . In de v o r i g e jaarlijkse v e r s l a g e n v a n de g e m e e n t e a r c h i v a r i s w e r d a a n b e v o l e n o m deze z e l f e v a l u a t i e uit t e v o e r e n , er is n o g g e e n g e v o l g g e g e v e n aan deze a a n b e v e l i n g v a n w e g e de b e p e r k t e inzet v a n h e t t e a m I n f o r m a t i e M a n a g e m e n t . In 2 0 1 5 zal deze e v a l u a t i e aan de h a n d van RODIN o p g e p a k t w o r d e n .
In de p r a k t i j k v a n de r u i m t e l i j k e o r d e n i n g zijn de d i g i t a l e r u i m t e l i j k e p l a n n e n c o n f o r m d e W e t r u i m t e l i j k e o r d e n i n g ( W r o ) de a u t h e n t i e k e p l a n n e n . G e o n o v u m l h e e f t e e n h a n d r e i k i n g v o o r h e t a r c h i v e r e n v a n r u i m t e l i j k e p l a n n e n o p g e s t e l d . De d i g i t a l e b e s t e m m i n g s p l a n n e n d i e n e n c o n f o r m deze h a n d r e i k i n g t e w o r d e n g e a r c h i v e e r d : m e t de n o d i g e m e t a d a t a e n n i e t g e z i p t . 4 . 2 Functionele e i s e n F u n c t i o n e l e m e t a d a t a is de t e c h n i s c h e m e t a d a t a d i e het g e d r a g v a n h e t d o c u m e n t v a s t l e g g e n . Het g a a t v o o r a l o m i n f o r m a t i e o b j e c t e n w a a r v a n de f u n c t i o n a l i t e i t e n n i e t v a n z e l f b e w a a r d b l i j v e n bij e e n c o n v e r s i e o f m i g r a t i e (zoals 3 D - b e s t a n d e n , r e k e n b l a d e n , a f b e e l d i n g e n , a u d i o - e n v i d e o b e s t a n d e n e n w e b s i t e s ) Nu w o r d e n d i g i t a l e t e k e n i n g e n g e p l o t e n g e p r i n t . H i e r b i j gaat essentiële f u n c t i o n e l e m e t a d a t a v e r l o r e n . Het is zaak o m deze m e t a d a t a o o k vast t e l e g g e n in h e t D M S . Na h e t v e r k r i j g e n v a n o v e r z i c h t van de d i g i t a l e a r c h i e f b e s c h e i d e n d i e n t d i t o p g e p a k t t e w o r d e n m e t h e t v a s t l e g g e n v a n e e n m e t a d a t a s c h e m a . In dit s c h e m a zullen o o k d e f u n c t i o n e l e e i s e n aan de o r d e k o m e n .
4.3 Aanvullende metagegevens O n d e r ' a a n v u l l e n d e ' m e t a g e g e v e n s v e r s t a a t de a r c h i e f w e t g e v i n g t e c h n i s c h e m e t a d a t a , die w o r d e n g e b r u i k t o m i n f o r m a t i e d r a g e r s t e b e s c h r i j v e n , b i j v o o r b e e l d v e r w i j z i n g e n naar de h a r d - e n s o f t w a r e o m g e v i n g w a a r o p / w a a r i n de i n f o r m a t i e is o n t s t a a n , o p s l a g f o r m a t e n , c o m p r e s s i e g e g e v e n s e n gegevens o m t r e n t de d i g i t a l e h a n d t e k e n i n g . In A t o s e-Suite e n Corsa w o r d t v e e l van deze m e t a d a t a a u t o m a t i s c h vastgelegd o n d e r ' e i g e n s c h a p p e n ' . Na h e t i m p l e m e n t e r e n v a n e e n v a s t g e s t e l d m e t a d a t a s c h e m a o p basis v a n T M L O zal b l i j k e n o f alle b e n o d i g d e a a n v u l l e n d e metagegevens vastgelegd w o r d e n .
4.4 O p s l a g f o r m a t e n In Corsa e n A t o s w o r d e n de d i g i t a l e a r c h i e f b e s c h e i d e n o p g e s l a g e n in h e t o o r s p r o n k e l i j k e b e s t a n d s f o r m a a t e n in PDF/A. H e t g e b r u i k v a n e e n o p e n s t a n d a a r d is v o l g e n s a r t i k e l 26 v a n de A r c h i e f r e g e l i n g v e r p l i c h t w a n n e e r sprake is van d i g i t a l e a r c h i e f b e s c h e i d e n . V a n e n k e l e a r c h i e f b e s c h e i d e n is w e t t e l i j k b e p a a l d d a t h e t d i g i t a l e stuk h e t o r i g i n e e l is. Dit zijn o n d e r a n d e r e b e s t e m m i n g s p l a n n e n e n de d i g i t a a l o p g e n o m e n r a a d v e r g a d e r i n g e n .
4.5 Voorzieningen v o o r c o m p r e s s i e of encryptie In Corsa e n A t o s w o r d t g e e n g e b r u i k g e m a a k t v a n c o m p r e s s i e o f e n c r y p t i e .
4.6 Voorzieningen voor migreren of c o n v e r t e r e n Het is o n b e k e n d o f er een p r o c e d u r e is o m a p p l i c a t i e s p l a n m a t i g t e m o n i t o r e n v o o r t i j d i g e m i g r a t i e s . V e r k l a r i n g e n van c o n v e r s i e o f m i g r a t i e w o r d e n n i e t o p g e m a a k t . De m i g r a t i e o f c o n v e r s i e v a n g e g e v e n s e n s y s t e m e n is t e v e r a n t w o o r d e n d o o r d a t er p r o c e d u r e s v a s t g e l e g d zijn, e n g e v o l g d
15
w o r d e n . T e a m Dl h o u d t t o e z i c h t o p v o l l e d i g h e i d v a n de c o n v e r s i e o f m i g r a t i e . V o o r m i g r a t i e v a n archiefbescheiden en registraties hiervan dient een verklaring v o o r migratie opgesteld te w o r d e n c o n f o r m a r t . 26 v a n de A r c h i e f r e g e l i n g . Dit is in h e t v o r i g e j a a r v e r s l a g al a a n g e k a a r t , m a a r t o t o p h e d e n is g e e n v e r k l a r i n g v o o r m i g r a t i e o p g e s t e l d .
5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden Weegt
de gemeente
voor bedrijfsvoering,
zorgvuldig
af wanneer
democratische
controle
het bezit van archiefbescheiden en
niet meer van belang
is
cultuurhistorie?
5.1 G e m e e n t e l i j k e selectielijst e n stukkenlijst De g e m e e n t e s e l e c t e e r t de a r c h i e f b e s c h e i d e n aan de h a n d v a n d e v o o r N e d e r l a n d s e g e m e e n t e n geldende selectielijst.
5.2 Vernietiging e n verklaringen In 2 0 1 4 h e e f t h e t c o l l e g e t i j d i g e v e r n i e t i g i n g v a n a r c h i e f b e s c h e i d e n t o e g e p a s t . H i e r v o o r h e e f t h e t N o o r d - H o l l a n d s a r c h i e f m e e r d e r e proces v e r b a l e n v a n v e r n i e t i g i n g o p g e s t e l d .
5.3 V e r v a n g i n g , b e s l u i t e n e n verklaringen De g e m e e n t e V e l s e n h e e f t t o t o p h e d e n g e e n v e r z o e k o m p o s i t i e f advies t o t v e r v a n g i n g i n g e d i e n d bij de g e m e e n t e a r c h i v a r i s . V e r v a n g i n g is h e t proces w a a r b i j p a p i e r e n a r c h i e f b e s c h e i d e n w o r d e n v e r v a n g e n d o o r d i g i t a l e versies w a a r n a de p a p i e r e n d o c u m e n t e n w o r d e n v e r n i e t i g d . De g e m e e n t e V e l s e n w i l h e t proces t o t h e t v e r k r i j g e n v a n e e n p o s i t i e f advies v o o r v e r v a n g i n g na v o l t o o i i n g v a n h e t z a a k g e r i c h t w e r k e n i n z e t t e n . De e e r s t e aanzet is d e z e l f e v a l u a t i e aan de h a n d v a n RODIN die in 2 0 1 5 u i t g e v o e r d zal w o r d e n .
5.4 V e r v r e e m d i n g , besluiten e n verklaringen De a f g e l o p e n v i j f j a a r zijn g e e n a r c h i e f b e s c h e i d e n v e r v r e e m d naar e e n a n d e r e z o r g d r a g e r .
6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats Brengt
de gemeente
overbrengen,
het principe
tenzij met redenen
van de Archiefwet omkleed'
correct
'te bewaren in de
archiefbescheiden
na 20
jaar
praktijk?
6.1 O v e r b r e n g i n g na 20 j a a r D o o r de v e r b o u w i n g v a n h e t g e m e e n t e h u i s De Beurs zijn de a c h t e r s t a n d e n in o v e r b r e n g i n g aan h e t licht g e k o m e n e n a f g e h a n d e l d . In 2 0 1 3 is de g e m e e n t e b e g o n n e n aan de b e w e r k i n g v a n e e n zestal a r c h i e f b l o k k e n . Deze o n t w i k k e l i n g is in 2 0 1 4 d o o r g e z e t m e t h e t o v e r d r a g e n v a n de a r c h i e f b l o k k e n . «
Het a r c h i e f v a n h e t G r o n d b e d r i j f V e l s e n 1 9 1 8 - 2 0 0 0 , 2,6 m e t e r
*
A a n v u l l i n g o p h e t a r c h i e f van h e t G e m e e n t e b e s t u u r v a n V e l s e n , ( 1 9 1 7 ) 1 9 2 5 - 1 9 7 5 ( 1 9 8 8 ) , 3 9 meter
»
Het a r c h i e f v a n h e t B e d r i j f O p e n b a r e W e r k e n e n G r o e n v o o r z i e n i n g t e V e l s e n , (1911) 19131992 (1998), 83,40 m e t e r
»
Het a r c h i e f d e e l van de h i n d e r w e t v e r g u n n i n g s d o s s i e r s v a n de g e m e e n t e V e l s e n , (1904) 1 9 1 3 1998, 45,60 m e t e r
»
Het a r c h i e f v a n de G e m e e n t e l i j k e Dienst v o o r Sociale Z a k e n , 1 9 3 7 - 1 9 9 2 ( 1 9 9 5 ) , 7,2 m e t e r
16
«
Het a r c h i e f v a n de B r a n d w e e r te V e l s e n ( 1 9 6 2 ) 1 9 7 0 - 2 0 0 8 , 1 1 m e t e r
Bij h e r i n r i c h t i n g v a n de a r c h i e f r u i m t e n na de v e r b o u w i n g v a n De Beurs zijn a n d e r e ( d e l e n v a n ) a r c h i e f b l o k k e n d i e b e w e r k t e n o v e r d r a g e n d i e n e n t e w o r d e n o p d e kaart g e z e t . Na v o l l e d i g e i n v e n t a r i s a t i e v a n h e t g e h e l e a n a l o g e a r c h i e f bij d e g e m e e n t e zal e e n b e w e r k i n g s p l a n o p g e s t e l d w o r d e n en de a r c h i e v e n o v e r g e d r a g e n w o r d e n . De g e m e e n t e zal m e d i o 2 0 1 5 h e t g e o r d e n d e o v e r z i c h t van alle a r c h i e f b e s c h e i d e n klaar h e b b e n .
Een o n d e r d e e l v a n de a r c h i e v e n zijn de t e k e n i n g e n van de g e m e e n t e V e l s e n . Deze zullen na i n v e n t a r i s a t i e e v e n e e n s b e w e r k t e n o v e r g e d r a g e n w o r d e n . Dit s t o n d e e r d e r v o o r h e t j a a r 2 0 1 3 o p de p l a n n i n g , m a a r is u i t g e s t e l d .
De m i l i e u d o s s i e r s v o r m e n e e n a p a r t v r a a g s t u k . Een g r o o t d e e l v a n de m i l i e u d o s s i e r s b e v i n d t zich bij de O m g e v i n g s d i e n s t I J m o n d . Ook de m i l i e u d o s s i e r s die zich bij de O m g e v i n g s d i e n s t I J m o n d b e v i n d e n , d i e n e n t e w o r d e n g e ï n v e n t a r i s e e r d e n o v e r g e d r a g e n naar de a r c h i e f b e w a a r p l a a t s . In 2 0 1 6 zal v a n u i t h e t i n i t i a t i e f van d e O m g e v i n g s d i e n s t e e n p r o j e c t g e s t a r t w o r d e n v o o r deze klus.
De a r c h i e f b e s c h e i d e n zijn na o v e r b r e n g i n g o p e n b a a r e n k o s t e l o o s t e r a a d p l e g e n d o o r g e ï n t e r e s s e e r d e n e n de g e m e e n t e V e l s e n v o l d o e t aan a r t i k e l 12 v a n de A r c h i e f w e t
7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots Zijn de fysieke
en digitale
bewaaromstandigheden
op
orde?
7.1 A r c h i e f b e w a a r p l a a t s In het Besluit I n f o r m a t i e b e h e e r is b e p a a l d d a t de locaties Jansstraat 4 0 en Kleine H o u t w e g 18 van h e t N o o r d - H o l l a n d s A r c h i e f de a r c h i e f b e w a a r p l a a t s v a n de g e m e e n t e V e l s e n zijn. Deze a r c h i e f b e w a a r p l a a t s v o l d o e t aan alle w e t - e n r e g e l g e v i n g . 7.2 A r c h i e f r u i m t e n In het v o r i g e j a a r v e r s l a g is v e r m e l d d a t de k l i m a a t i n s t a l l a t i e s v a n d e a r c h i e f r u i m t e in De Beurs n i e t v o l d e e d aan de eisen van de A r c h i e f r e g e l i n g . In 2 0 1 4 h e e f t de a r c h i e f i n s p e c t e u r v a n h e t N o o r d Hollands a r c h i e f m e e g e k e k e n m e t h e t a a n b e s t e d i n g s p r o c e s v a n d e z e i n s t a l l a t i e , e n m o m e n t e e l is d e k l i m a a t i n s t a l l a t i e m e t succes g e ï n s t a l l e e r d . Er is in j u l i 2 0 1 4 e e n checklist a r c h i e f r u i m t e o p g e s t e l d w a a r a a n de g e m e e n t e Velsen zelf kan c o n t r o l e r e n in h o e v e r r e de a r c h i e f r u i m t e n v o l d o e n aan de eisen van de A r c h i e f r e g e l i n g . T o t o p h e d e n w o r d e n de k l i m a a t w a a r d e n v a n de a r c h i e f r u i m t e n niet s t r u c t u r e e l v a s t g e l e g d . Dit h e e f t m e t de s o f t w a r e v a n de k l i m a a t i n s t a l l a t i e t e m a k e n d i e in de e e r s t e h e l f t van 2 0 1 5 g e ï m p l e m e n t e e r d w o r d t . M e d i o 2 0 1 5 zullen de a r c h i e f r u i m t e n v o l d o e n aan de g e s t e l d e e i s e n . In s a m e n w e r k i n g m e t h e t N o o r d - H o l l a n d s A r c h i e f zal de r u i m t e p e r i o d i e k g e t o e t s t worden. Z o d r a h e t Z a a k g e r i c h t w e r k e n i n g e v o e r d is zal h e t T e a m Dl b e g i n n e n m e t e e n z e l f e v a l u a t i e aan de h a n d van RODIN. H i e r i n zal de b e h e e r o m g e v i n g v a n d i g i t a l e i n f o r m a t i e b e s c h r e v e n w o r d e n e n zal u i t naar v o r e n k o m e n w e l k e s t a p p e n d e g e m e e n t e V e l s e n m o e t d o o r l o p e n v o o r een g o e d e d i g i t a l e b e h e e r o m g e v i n g . Een o v e r z i c h t v a n de a a n w e z i g e d i g i t a l e a r c h i e f b e s c h e i d e n is h i e r v o o r e e n v e r e i s t e . Dit o v e r z i c h t zal m e d i o 2 0 1 5 g e r e e d zijn. 7.4 e-Depot
17
Sinds j a n u a r i 2 0 1 5 is h e t N o o r d - H o l l a n d s a r c h i e f a a n g e s l o t e n o p e e n o p e r a t i o n e e l e - D e p o t . In d e t o e k o m s t zal V e l s e n d i g i t a a l a r c h i e f o v e r d r a g e n aan h e t N o o r d - H o l l a n d s A r c h i e f , w a a r b i j d e d u u r z a a m h e i d v a n de d i g i t a l e a r c h i e f b e s c h e i d e n g e b o r g d is. Het e - D e p o t v a n h e t N o o r d - H o l l a n d s a r c h i e f v o l d o e t aan d e Eisen D u u r z a a m Digitaal D e p o t (ED3), h e t t o e t s i n g s k a d e r v o o r lange t e r m i j n b e h e e r van blijvend te bewaren digitale informatie.
8. Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Voldoet
de gemeente
in de praktijk
aan de openbaarheidseisen
van de
Archiefwet?
De g e m e e n t e v o l d o e t in de p r a k t i j k aan de o p e n b a a r h e i d s e i s e n v a n de A r c h i e f w e t .
9. Rampen, calamiteiten en veiligheid Heeft de gemeente omstandigheden
plannen
voor het behoud
van de (te bewaren)
archiefbescheiden
bij
bijzondere
?
9.2 Plan veiligheid, c a l a m i t e i t e n e n ontruiming De g e m e e n t e V e l s e n h e e f t g e e n v e i l i g h e i d s p l a n m e t e e n c a l a m i t e i t e n p l a n e n e e n o n t r u i m i n g s p l a n v o o r d e v e i l i g s t e l l i n g v a n de a r c h i e f b e s c h e i d e n . De g e m e e n t e V e l s e n is bezig m e t de o n t w i k k e l i n g v a n h e t c a l a m i t e i t e n p l a n . Gezien h e t g e g e v e n d a t de g e m e e n t e g r o t e n d e e l s a n a l o o g a r c h i v e e r t , is h e t v a n g r o o t b e l a n g d a t d i t v e i l i g h e i d s p l a n zo s p o e d i g m o g e l i j k g e r e e d is.
Bij de g e m e e n t e V e l s e n w o r d t o o k g e w e r k t aan h e t o p s t e l l e n v a n i n f o r m a t i e b e v e i l i g i n g s p l a n n e n , deze zijn v a n g r o o t b e l a n g bij c a l a m i t e i t e n die d e ( d i g i t a l e ) i n f o r m a t i e t r e f f e n .
10. Middelen en mensen Kan de gemeente archiefbeheer
beredeneerd
hoeveel
kwaliteitsniveau
middelen
aangeven
gelet
en mensen
op haar wettelijke
zij hiervoor
taken voor de archiefzorg
ter beschikking
stelt alsmede
en het
hun
?
10.1 M i d d e l e n Het is n i e t m o g e l i j k o m de exacte m i d d e l e n die het college als z o r g d r a g e r b e s c h i k b a a r s t e l t v o o r a r c h i e f b e h e e r e n a r c h i e f z o r g w e e r te g e v e n . In h e t v o r i g e v e r s l a g j a a r w a r e n de b e s c h i k b a r e m i d d e l e n v o o r u i t o e f e n i n g v a n d e s t r u c t u r e l e a r c h i e f z o r g e n a r c h i e f b e h e e r t o t a a l : C 4 9 3 . 5 4 3 , 2 6 O v e r 2 0 1 4 zijn g e e n g e g e v e n s o v e r de s t r u c t u r e l e b e s c h i k b a a r g e s t e l d e m i d d e l e n a a n g e l e v e r d . Het a r c h i e f b e h e e r zit d o o r de g e h e l e o r g a n i s a t i e w a a r d o o r de s p e c i f i c a t i e v a n de b e s c h i k b a r e m i d d e l e n v o o r a r c h i e f z o r g e n - b e h e e r n i e t e e n v o u d i g te g e v e n zijn. In h e t v o r i g e v e r s l a g is é é n m a l i g C 1 2 0 . 0 0 0 , - b e s c h i k b a a r g e s t e l d v o o r d e i n v e n t a r i s a t i e e n b e w e r k i n g van a r c h i e v e n . V o o r 2 0 1 4 is C 3 0 . 0 0 0 , - o m d i g i t a a l w e r k e n v e r d e r m o g e l i j k t e m a k e n ( v e r v a n g i n g ) b e s c h i k b a a r g e s t e l d . V o o r 2 0 1 5 is a a n v u l l e n d b u d g e t v r i j g e m a a k t v o o r d i g i t a l i s e r i n g f y s i e k e a r c h i e f b e s c h e i d e n (C 5 0 . 0 0 0 , - ) e n e x t e r n e h u l p v o o r o v e r b r e n g i n g v o l g e n d a r c h i e f b l o k ( ( C 5 0 . 0 0 0 , - ) . 1 0 . 2 - 1 0 . 3 M e n s e n , kwalitatief e n kwantitatief
18
Ten b e h o e v e van een k w a l i t e i t s v e r b e t e r i n g van h e t i n f o r m a t i e b e h e e r e n het d a a r a a n g e k o p p e l d e zaakgericht w e r k e n is er evenals in 2 0 1 3 0,3 f t e e x t e r n e inhuur.
M o m e n t e e l zijn e r s t r u c t u r e e l 1 0 , 3 7 f t e b e s c h i k b a a r v o o r a r c h i e f z o r g e n - b e h e e r . D i t is aanzienlijk m e e r d a n in de v o o r g a a n d e j a r e n . In 2 0 1 2 w a s dit n a m e l i j k 8,54 f t e e n in 2 0 1 3 8,66 f t e . De fte's zijn v e r d e e l d o v e r de v o l g e n d e f u n c t i e s : -
1,77 f t e b e h e e r C o r s a / Zaaksysteem A t o s e - S u i t e / S m a r t d o c u m e n t s
-
1 f t e T e a m l e i d e r Dl
-
7,6 f t e m e d e w e r k e r Dl
Daarnaast w o r d t v o o r 2 0 1 5 e e n n i e u w e a d v i s e u r Dl g e w o r v e n .
Het k w a l i t e i t s n i v e a u van de m e d e w e r k e r s is c o n f o r m h e t b e n o d i g d e o p l e i d i n g - , w e r k - e n d e n k n i v e a u d a t n o d i g is v o o r d e v e r p l i c h t e w e r k z a a m h e d e n . Er w o r d e n t r a i n i n g e n geven o p h e t g e b i e d van c o m p e t e n t i e o n t w i k k e l i n g (teamtraining, c o m m u n i c e r e n en personele loopbaanontwikkelingen) en specifieke t r a i n i n g e n v o o r h e t zaakgericht w e r k e n e n w e r k e n m e t h e t D M S A t o s e-Suite.
Z o w e l o p k w a l i t a t i e f als k w a n t i t a t i e f vlak zijn er v e r b e t e r i n g e n w a a r te n e m e n in v e r g e l i j k i n g m e t h e t v o r i g e verslagjaar.
10.2 b Wettelijke a c h t e r s t a n d e n T e a m Dl is bezig m e t h e t o p s t e l l e n v a n e e n a c t u e e l g e o r d e n d o v e r z i c h t van alle a r c h i e f b e s c h e i d e n v a n de g e m e e n t e . Bij de i n v e n t a r i s a t i e v a n het a n a l o g e a r c h i e f zijn e n k e l e a c h t e r s t a n d e n g e c o n s t a t e e r d . Deze a c h t e r s t a n d e n zullen in de k o m e n d e p e r i o d e s t u k v o o r s t u k w e g g e w e r k t , d a t w i l zeggen b e w e r k t e n o v e r g e d r a g e n , w o r d e n .
11. Visie, beleid en cultuur Is er een vastgestelde management
visie en beleid
en behandelend
ten aanzien
ambtenaren
van de informatievoorziening
om met de
en hoe gaan
directie,
archiefbescheiden?
1 1 . 1 , 1 1 . 2 e n 11.3 V a s t g e s t e l d e visie op de i n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g , en vastgesteld beleid v o o r de informatievoorziening In 2 0 0 9 is er e e n i n f o r m a t i e v i s i e v a s t g e s t e l d v o o r d e g e m e e n t e V e l s e n w a a r h e t T e a m Dl n i e t o f n a u w e l i j k s bij b e t r o k k e n is g e w e e s t . Het is d a a r d o o r o o k n i e t o p g e s t e l d m e t h e t o o g o p d u u r z a a m b e h e e r v a n i n f o r m a t i e . In 2 0 1 4 zat e n zit T e a m Dl d i c h t e r o p h e t b e l e i d e n w o r d t h e t o o k a c t i e f b e t r o k k e n bij n i e u w e o n t w i k k e l i n g e n . In 2 0 1 5 w o r d t een n i e u w e visie e n n i e u w b e l e i d o p g e s t e l d w a a r b i j T e a m Dl actief b e t r o k k e n w o r d t .
11.4 M e d e w e r k i n g v a n b e h a n d e l e n d e a m b t e n a r e n bij a r c h i e f b e h e e r T e a m Dl h e e f t de a f g e l o p e n j a r e n h a r d g e w e r k t o m h e t b e l a n g v a n g o e d a r c h i e f b e h e e r bij de b e h a n d e l e n d e a m b t e n a r e n aan de a a n d a c h t t e b r e n g e n . T e a m Dl w o r d t als p a r t n e r van d e a f d e l i n g e n gezien e n vaak b e t r o k k e n bij v e r s c h i l l e n d e v r a a g s t u k k e n die r a k e n aan h e t i n f o r m a t i e b e h e e r . D o o r c o m p e t e n t i e o n t w i k k e l i n g v a n d e m e d e w e r k e r s T e a m Dl w o r d e n deze ontwikkelingen voortgezet.
19
11.5 Draagvlak bij directie en m a n a g e m e n t Eveneens als v o r i g j a a r is h e t i n f o r m a t i e e n a r c h i e f b e h e e r o n d e r de a a n d a c h t v a n d i r e c t i e en m a n a g e m e n t . T e a m Dl zit d i c h t o p h e t b e l e i d , er is g o e d c o n t a c t t u s s e n T e a m Dl e n alle a f d e l i n g e n e n er w o r d t g e z a m e n l i j k g e w e r k t aan v e r b e t e r i n g van i n f o r m a t i e b e h e e r .
20 i
