Semen!eying Programmeren De Torenhove
Gemeente Delft
Madinus Nijhofflaan 2 2624 ES Delft IBAN NL21 BNGH 0285 0017 87 t.n.v. gemeente Delft Behandeld door Hi1de van Slooten Telefoon 015 2602363
Retouradres Programmeren, Postbus 78, 2600 ME Delft
[email protected] Internet www.delft.n1
Gemeenteraad van Delft
Telefoon 14015
VERZONDEN Datum
1; FEB. HS Onderwerp
Onderzoeksopdracht beveiligingsproject Museum Prinsenhof Delft Ons kenmerk
2698424 Uw brief van Uw kenmerk Bijlage
Geachte eden van de raad,
Op 18 december jl. heeft uw raad ingestemd met het voorstel om de beveiliging van Museum Prinsenhof Delft te verbeteren naar een adequaat niveau. Het college heeft daarbij toegezegd om een onderzoek te laten doen naar 'hoe de situatie rondom het Prinsenhof zover heeft kunnen komen'. Daarbij is afgesproken dat uw raad de gelegenheid krijgt zich uit te spreken over de voorgestelde onderzoeksvragen en opzet. In lijn met deze toezegging sturen wij u bijgevoegd voorstel voor het onderzoek. Doel van het onderzoek is te achterhalen hoe de situatie rondom de beveiliging van Museum Prinsenhof Delft zo is gekomen en welke lessen hieruit kunnen worden getrokken voor de toekomst. Het college heeft een voorgenomen besluit genomen om dit onderzoek uit te voeren. Alvorens tot een definitief besluit over te gaan horen wij graag van u of u zich kunt vinden in deze opzet en onderzoeksvragen of dat u hier nog wijzigingen in wenst. Deze kunnen dan worden meegenomen in de opdracht aan de onderzoeker. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende geInformeerd te hebben en stellen u voor om deze toezegging hiermee als afgedaan te beschouwen. Hoogachtend, het college van burgemeester en wethouders van Delft,
, burgemeester
mr. drs. G.A.A. Verkerk , secretaris drs. T.W. Andriessen I.s.
2698435
Onderzoek beveiliging Museum Prinsenhof Delft Aanleiding Op 18 december 2015 heeft de meerderheid van de raad het voorstel gesteund de beveiliging in Museum Prinsenhof Delft structureel op orde te brengen, zodat de veiligheidssituatie voor de eigen collectie op een adequaat niveau wordt gebracht. Daarnaast is ingestemd met extra maatregelen om ook topstukken, zoals 'Het Straatje van Vermeer' te kunnen exposeren. Gevraagd werd akkoord te gaan met een investering van ruim 2,2 miljoen euro. In het debat bleek dat veel partijen moeite hebben met de tijdsdruk waaronder het besluit genomen moest worden aangezien het ging om een fors hogere investering dan de 600.000 euro die in oktober 2015 aan de raad is gepresenteerd. Tijdens de extra raadsvergadering van 18 december 2015 heeft wethouder Fi5rster daarom toegezegd om een voorstel te doen aan de raad voor het uitvoeren van een onderzoek naar hoe de situatie rondom het Prinsenhof zover heeft kunnen komen. Hieronder staat een voorstel voor de onderzoeksvragen en de te volgen werkwijze.
Doel en onderzoekvragen Doel van het onderzoek is te achterhalen hoe de situatie rondom de beveiliging van het Prinsenhof zo is gekomen en welke lessen Delft hieruit kan trekken voor de toekomst. 1. Wat is de regelgeving c.q. wat zijn professionele normen m.b.t. beveiliging in de Nederlandse museumbranche en welke normen hanteren verzekeringsmaatschappijen die van toepassing zijn voor Museum Prinsenhof Delft? 2. Welke feiten/gebeurtenissen hebben plaatsgevonden rond het veiligheidsbeleid en de beveiliging van het Prinsenhof tussen 1995 en december 2015? 3. Welke feiten hebben plaatsgevonden rond bekendwording van de eventuele komst van de tentoonstelling 'Vermeer komt thuis' en de beveiliging van het Prinsenhof tussen september 2015 en half december 2015. a. Wat was wanneer bekend? b. En wie is wanneer waarover geïnformeerd? 4. Welke lessen kan Delft hieruit trekken voor de toekomst?
Daarnaast wil de Raad een verificatie van de voorgestelde investeringen.
5. A. Welke kwaliteitsnormen zijn gehanteerd voor de investering? B. Zijn de geraamde ingrepen noodzakelijk gezien de gekozen kwaliteitsnormen? C. Is de hoogte van de investering reëel, is er een marktconforme prijs betaald?
Werkwijze Ambtelijk opdrachtgever van dit onderzoek is Hans Krul en bestuurlijk opdrachtgever is burgemeester Verkerk. Voor de uitvoering van het onderzoek stellen we voor om: Onderzoek deels door het qemeentelijke auditteam en deels extern uit te voeren. Het gemeentelijke auditteam richt zich normaliter met name op de gemeentelijke processen en beoordeelt of de processen en uitkomsten volgens de voorgeschreven wet- en regelgeving zijn uitgevoerd én of de financiële verantwoordingen betrouwbaar zijn. Hiervoor werken zij nauw samen met de accountant. Vanuit hun rol en verantwoordelijkheden zijn zij bij uitstek geschikt om de onderzoeksvragen 1 t/m 4 te onderzoeken. Voor het onderzoek door het auditteam stellen we voor te werken met een onderzoekscommissie. Deze onderzoekscommissie bestaat uit de Burgemeester en de gemeentesecretaris. De commissie wordt ondersteund door het auditteam/controlling. Het auditteam/controlling dragen zorg voor de uitvoering van het onderzoek. Aanvullend daarop kan daarna desgewenst nog een onderzoek worden uitgevoerd door een externe partij als de uitkomsten van het onderzoek door het auditteam daar aanleiding toe geven. Voor de uitvoering van vraag 5, de verificatie van de investeringen wordt een extern bureau ingehuurd met de benodigde expertise om een goede beoordeling te maken over de noodzaak van de ingrepen voor het op orde brengen van de beveiliging en de daarmee samenhangende kosten.
Planning Het voorstel is om het onderzoek te laten plaatsvinden vanaf mei 2016. Dit vanwege het feit dat het Prinsenhof tot die tijd volop bezig is met de organisatie en uitvoering van de tentoonstelling . Dit betekent dat de uitvoering van dit onderzoek plaatsvindt in juni — augustus, verzending van het rapport in september naar de raad en de bespreking van het rapport geagendeerd kan worden voor de raadscommissie in oktober.
Kosten De kosten van het onderzoek schatten wij als volgt in: Onderzoeksvraag 1 t/m 4: •
Het onderzoek opnemen in het onderzoeksprogramma van het gemeentelijke auditteam. De kosten hiervoor worden gedekt uit het hiervoor beschikbare gemeentelijke budget.
Een eventueel aanvullend onderzoek uit laten voeren door een externe partij. De kosten liggen tussen de €30.000 - €50.000. Onderzoeksvraag 5: •
Kosten van de verificatie van de voorgestelde investeringen worden ingeschat tussen de €5.000 en €10.000. De dekking van de totale kosten wordt primair gevonden in de mogelijke onderbesteding van het beveiligingsproject. Mocht deze niet optreden of niet voldoende blijken dan worden de kosten ten laste gebracht van de post flankerend beleid.
