Gelet op het decreet Lokaal Cultuurbeleid van 6 juli 2012 en zijn uitvoeringsbesluit(en);

Overeenkomst tussen de provincie Vlaams-Brabant en de gemeente/stad ………………………. inzake de voorbereidingen op een gefaseerde aansluiting van de lokale openbare bibliotheek op het provinciaal bibliotheeksysteem Vlaams-Brabant

Tussen het Provinciebestuur Vlaams-Brabant, met maatschappelijke zetel Provincieplein 1, 3010 Leuven, vertegenwoordigd door heer Marc Collier, provinciegriffier, voor wie optreedt mevrouw …………, Directeur Vrije Tijd, en de heer ………., bevoegde gedeputeerde, handelend in uitvoering van het deputatiebesluit van xx/xx/2013, verderop ‘de provincie’, en de gemeente/stad ........................................................., met maatschappelijke zetel te ............................................................................................................................................... (adres) vertegenwoordigd door het college van burgemeester en schepenen, voor wie optreden ..........................................................., burgemeester en ................................................................, gemeentesecretaris handelend in uitvoering van het besluit van de gemeenteraad van .............................., verderop ‘de gemeente’ [of Het Autonoom Gemeentebedrijf …………………………………., met maatschappelijke zetel te …………………………………………………………………………………………………………………………………………..(adres), en ondernemingsnummer…………………………….., opgericht bij Besluit van de Gemeenteraad van de gemeente/stad ………………..…… dd. …………………..en rechtspersoonlijkheid verkregen ingevolge de goedkeuring door de oprichting door de Vlaamse Minister van Binnenlandse aangelegenheden dd. ………………………………., waarvan de kennisgeving van de oprichting is verschenen in het Belgisch Staatsblad dd. ……………………….. hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd overeenkomstig haar statuten door …………………………….(naam), ………………….(functie), verderop ‘het AGB’]

Gelet op het decreet Lokaal Cultuurbeleid van 6 juli 2012 en zijn uitvoeringsbesluit(en); Gelet op artikel 20 en 21 van het decreet Lokaal Cultuurbeleid van 6 juli 2012 betreffende de opdracht van Bibnet vzw, projectorganisatie van de Vlaamse overheid belast met de ontwikkeling, de realisatie en het beheer van inhoudelijke en technische toepassingen, met het oog op de uitbouw van de digitale bibliotheek voor de openbare bibliotheken binnen de Vlaamse Gemeenschap. ONDER VOORBEHOUD VAN GOEDKEURING DOOR DEPUTATIE EN PROVINCIERAAD VLAAMS-BRABANT 1/11

Gelet op de samenwerkingsovereenkomst tussen Bibnet vzw en de provincie Vlaams-Brabant m.b.t. het interbestuurlijke project ‘bibliotheekportalen’ goedgekeurd door de provincieraad in vergadering van ………………………… en alle latere addenda aan deze overeenkomst;

wordt overeengekomen wat volgt :

I.

VOORAF

Het Provinciaal Bibliotheeksysteem is een bovenlokale oplossing voor de automatisering van administratieve bibliotheekprocessen en gebruikersdiensten waarbij meerdere bibliotheken via een netwerk tegelijkertijd gebruik maken van server(s) en toepassingen die centraal geplaatst zijn en centraal beheerd worden. De provincie stelt het bibliotheeksysteem als dienst ter beschikking van alle bibliotheken van de provincie met als doel: -

de samenwerking tussen de bibliotheken te bevorderen; de dienstverlening aan de bibliotheekgebruikers te optimaliseren; de lokale administratieve werklast te beperken; met vergelijkbare middelen een kwalitatief meer hoogstaande dienstverlening te realiseren.

Technische schaalvergroting naar een gedeelde bovenlokale basisinfrastructuur is noodzakelijk om het beheer en de verdere ontwikkeling van digitale diensten, onmisbaar voor het bibliotheekwerk in onze informatiesamenleving, beheersbaar en kostenefficiënt te houden. Het Provinciaal Bibliotheeksysteem is een essentiële schakel in de technische schaalvergroting naar een gedeelde basisinfrastructuur voor de lokale bibliotheken. De provincie wil de participatie van de bibliotheken aan het Provinciaal Bibliotheeksysteem maximaliseren en het rendement van haar investeringen verhogen. Dit moet o.a. de duurzaamheid van het project waarborgen. De gemeente wil deelnemen aan de technische schaalvergroting naar kwalitatieve bovenlokale platformen, maar bij een integrale vergelijking tussen het Provinciale Bibliotheeksysteem in haar actuele vorm en organisatie, en de huidige werking van de openbare bibliotheek met haar eigen beheerssysteem, wegen de voordelen van het Provinciale Bibliotheeksysteem voor de gemeente nog onvoldoende door om op dit ogenblik toe te treden tot het provinciale project. ONDER VOORBEHOUD VAN GOEDKEURING DOOR DEPUTATIE EN PROVINCIERAAD VLAAMS-BRABANT 2/11

De provincie en de gemeente erkennen elkaars doelstellingen en verwachtingen aangaande het Provinciaal Bibliotheeksysteem als legitiem. Vanuit een gedeeld streven naar een optimale dienstverlening voor de burger gaan ze een samenwerking aan met het oog op de verdere kwalitatieve uitbouw van het Provinciaal Bibliotheeksysteem en de toetreding van de gemeente tot het Provinciaal Bibliotheeksysteem. Als projectorganisatie van de Vlaamse overheid, heeft Bibnet vzw een intermediaire rol opgenomen bij de totstandkoming van voorliggende overeenkomst. Bibnet vzw gaf daarbij opvolging aan volgende Vlaamse beleidsaccenten 2013-2014: uitbreiding van het project Bibliotheekportalen met lokale openbare bibliotheken die (nog) niet zijn aangesloten op het Provinciaal Bibliotheeksysteem, en opzet van een interbestuurlijke aanpak voor de verdere uitbouw van de digitale bibliotheek.

II.

ENGAGEMENTEN VAN DE PROVINCIE

Artikel 1 §1 De provincie levert versterkt en versneld inspanningen om het Provinciaal Bibliotheeksysteem te optimaliseren. De provincie richt zich in eerste instantie op volgende doelstellingen, die door de gemeente als kritiek worden ervaren: 1. Technische vereisten 1.1. Algemeen - Doorgedreven parametrisering in alle modules. - Doorgedreven gebruiksvriendelijkheid zodat het inschakelen van de helpdesk tot een minimum beperkt wordt. - Efficiënte werkprocedures, onder meer door de beperking van het aantal stappen dat moet doorlopen worden om een actie uit te voeren. 1.2. Statistieken - De lokale bibliotheek kan te allen tijde zelf doorgedreven statistische gegevens opvragen uit het systeem. Voorbeelden: o de historiek van de financiële transacties, ook die van meer dan 1 jaar geleden - is vlot opvraagbaar o een lijst van leners met meer dan xx,xx euro schuld is vlot opvraagbaar. - De lokale bibliotheek kan zelf selecties uitvoeren en combineren vanuit verschillende data uit systeem (gebruikers, catalogus, besteladministratie, circulatie, financiële gegevens) . Dit moet in een grafische interface en – ondanks het specialistische karakter van de statistische functionaliteit – op een gebruiksvriendelijke en efficiënte manier realiseerbaar zijn. - Met het oog op collectiemanagement via externe programma’s (vb. C-opt ea.) kan de bibliotheek de eerste week van januari beschikken over aantallen, bezit en uitleningen per collectieonderdeel. ONDER VOORBEHOUD VAN GOEDKEURING DOOR DEPUTATIE EN PROVINCIERAAD VLAAMS-BRABANT 3/11

1.3. Catalografie - De provincie is uitgerust om nieuwe catalografische vervuiling snel te detecteren en weg te werken. Oude catalografische vervuiling ten gevolge van de aansluiting van deelnemende bibliotheken is in de mate van het mogelijke weggewerkt i.s.m. de PBSbibliotheken. De provincie voorziet daartoe de nodige richtlijnen en werkafspraken. - De provinciale catalogus is maximaal afgestemd op het Open Vlacc regelwerk. - Aanbevelingen ter verbetering van de catalografische databank van het Provinciaal Bibliotheeksysteem, in opvolging van het lopende “match-and-merge” onderzoek van Bibnet vzw in samenwerking met de provincies en de Vlaamse Gemeenschapscommissie, worden uitgevoerd. - De provincie zorgt er voor dat de deelnemende bibliotheken maximaal gebruikmaken van de centrale catalografie, o.a. door een goede rolverdeling inzake catalografische rechten in het systeem. - De invoer van lokale niet in de Open Vlacc aanwezige materialen moet via een eenvoudige grafische interface op een snelle en gebruiksvriendelijke manier kunnen verlopen. Dit wil zeggen: zonder een verplichte kennis van MARC21-codes. - Afvoer van materialen moet via een eenvoudige grafische interface gebruiksvriendelijk en efficiënt kunnen verlopen. 1.4. Acquisitie - Acquisitie van materialen moet via een eenvoudige grafische interface en op een gebruiksvriendelijke en efficiënte manier kunnen verlopen. 1.5. Uitleen /financiële transacties - Onafhankelijk van de locatie moeten leners van een lokale bibliotheek met verschillende vestigingen materialen kunnen ontlenen en terugbrengen. - De responstijden van het PBS bij uitleenmogen geen aanleiding geven tot wachttijden bij het inlezen van gegevens, en dit zowel bij manuele uitleen als bij RFID. - Correspondentie met leners (maningen, reserveringen, attenderen ed.) moet op een gebruiksvriendelijke en efficiënte manier en zonder tussenkomst van helpdesk gebeuren. - Boodschappen die in het Provinciaal Bibliotheeksysteem worden aangemaakt in functie van RFID toepassingen, worden centraal beheerd en zijn van toepassing voor alle deelnemende bibliotheken. Bij de opmaak ervan wordt rekening gehouden met de wensen van alle deelnemende bibliotheken. - Betaalautomaten : betalingen in één bib van het Provinciaal Bibliotheeksysteem moeten betrekking hebben op de afhandeling van acties die in die bibliotheek zijn uitgevoerd. - Er wordt onderzocht of betalingen via bankrekening automatisch in het bibliotheeksysteem geïmporteerd kunnen worden. ONDER VOORBEHOUD VAN GOEDKEURING DOOR DEPUTATIE EN PROVINCIERAAD VLAAMS-BRABANT 4/11

1.6. Lenersbeheer - Inschrijvingen en uitleningen moeten kunnen gebeuren a.d.h.v. E-ID - Leners kunnen zowel hun barcodekaart als E-ID gebruiken voor uitleningen. 1.7. Jaarovergang - Opstart bij het begin van het nieuwe jaar moet zo eenvoudig en gebruiksvriendelijk mogelijk gebeuren. 2. Exports - Het moet mogelijk zijn relevante lokale data te exporteren in universele formaten zoals xml en xls, zodat ze beschikbaar zijn voor gebruik in andere (lokale) applicaties. - De lokale bibliotheek kan in de catalogus zelf selecties maken met het oog op collectiemanagement via externe programma’s (vb. C-opt ea.). - Wisselcollecties van de provincie of van andere bibliotheken, en materialen aangevraagd via IBL, moeten op eenvoudige wijze kunnen opgenomen worden in de eigen collectie (zichtbaar in de catalogus, beschikbaar voor uitleen) 3. Reglementen en lokale autonomie - De financiële autonomie van iedere gemeente/samenwerkingsverband moet maximaal gevrijwaard worden, zowel op het vlak van reglementen (lidgelden, leengelden, …) als op het vlak van inning van ontvangsten. Voorbeelden: o Bijdragen aangerekend in één bibliotheek kunnen niet in een andere bibliotheek geïnd worden; - Iedere gemeente/samenwerkingsverband kan autonoom een eigen dienstreglement opstellen. - De data van de lokale bibliotheek (catalogus, leden) blijven te allen tijde eigendom van de gemeente/samenwerkingsverband. D.w.z. dat op elk moment alle data gratis en in een open format vanuit het systeem geëxporteerd kunnen worden. 4. Opleidingen - De provincie zorgt voor een raming van de vormingsuren/personeelslid nodig voor de basiskennis van het Provinciaal bibliotheeksysteem en een raming van het aantal vormingsuren/personeelslid voor meer doorgedreven kennis van het Provinciaal Bibliotheeksysteem (o.a. statistiek,...) 5. Overgangsmaatregelen - De provincie zorgt voor een draaiboek voor elke bibliotheek met een gedetailleerde beschrijving en tijdschema van alle fases die nodig zijn bij een overstap naar het Provinciaal Bibliotheeksysteem. 6. Klantgerichte projectorganisatie: ONDER VOORBEHOUD VAN GOEDKEURING DOOR DEPUTATIE EN PROVINCIERAAD VLAAMS-BRABANT 5/11

6.1. Het Provinciaal Bibliotheeksysteem kent een participatief sturingsmodel. Samen met de provincie sturen de deelnemende gemeenten het project door middel van een werkbare gelaagde beslissingsstructuur die rekening houdt met hun variëteit in werking, noden en verwachtingen. De procedures en methodieken voor sturing en besluitvorming (ook bij onverenigbare standpunten tussen deelnemers) zijn geëxpliciteerd. De provincie geeft de gemeenten reële inspraak en stimuleert hun betrokkenheid en eigenaarschap. 6.2. Het Provinciaal Bibliotheeksysteem wordt professioneel beheerd door een voldoende bestaft klantgericht team dat frequent, open en deskundig communiceert. 7. Open systeem(architectuur): 7.1. Het Provinciaal Bibliotheeksysteem is uitgerust voor een vlotte technische integratie van bibliotheekdiensten en -data in andersoortige omgevingen (en vice versa) door een open, modulaire en flexibele systeemarchitectuur. 7.2. Contracten met dienstverleners zijn overeenkomstig aangepast. 8. Professionele en kwalitatieve IT dienstverlening: 8.1. Het Provinciaal Bibliotheeksysteem is een bedrijfskritieke toepassing die instaat voor de operationele werking van tientallen bibliotheken met dagelijks tienduizenden klanten. Het IT (project)management van de provincie garandeert de deelnemende gemeenten formeel een hoog service niveau en een professionele en kwalitatieve IT dienstverlening. Dit impliceert:  De eerstelijnshelpdesk is vlot bereikbaar tijdens de openingsuren van de deelnemende bibliotheken en kan afhankelijk van het gesignaleerde probleem tot volwaardige actie overgaan. De eerstelijnshelpdesk beschikt over de nodige technische expertise, monitoring tools, troubleshooting procedures, documentatie en contractuele afspraken over tweedelijns support.  De continuïteit van de dienstverlening is verzekerd door o.a. de redundante uitvoering van kritieke IT-componenten (nooduitleensysteem, back-up van databestanden,…), een uitgebreide systeemmonitoring en bijhorende rapportering die toestaat preventief en detectief op te treden, uitvoerige testen acceptatieprocedures (inclusief stress testen bij de aansluiting van grote bibliotheken) op een afzonderlijke omgeving,…  Onderhoudswerken gebeuren standaard buiten de openingsuren van de deelnemende bibliotheken zodat hun dienstverlening niet in het gedrang komt bij werkzaamheden op de productie omgeving.  Er zijn service level agreements (SLA’s) met dienstverleners over minimaal de beschikbaarheid van de toepassing, de permanentie en interventietijden van de helpdesk, de categorisering en behandeling van incidenten, escalatieprocedures, de wijze waarop de naleving van engagementen gemeten en gerapporteerd wordt en de (financiële) sancties bij niet-naleving. Verder zijn er afspraken over test- en acceptatieprocedures bij nieuwe releases, roll back scenario’s, de responstijden van de applicatie, de modaliteiten van een exit-scenario bij niet-verlenging of verbreking van het contract. ONDER VOORBEHOUD VAN GOEDKEURING DOOR DEPUTATIE EN PROVINCIERAAD VLAAMS-BRABANT 6/11

8.2. De deelnemende gemeenten beschikken over een gedetailleerde lijst van minimumvereisten en specificaties voor de lokale IT voorzieningen (pc, netwerk,…) zodat ze het nodige kunnen doen opdat de dienstverlening langs hun zijde niet in het gedrang zou komen. 8.3. De provincie weegt op de roadmap van de systeemleverancier, bijv. via een vaste procedure voor change requests. In 2014 nog wordt een change request ingediend aangaande de problematiek van schermboodschappen die in het Provinciaal Bibliotheeksysteem worden gegenereerd en via het SIP2 protocol worden doorgestuurd naar RFID omgevingen voor presentatie aan de eindgebruiker.

§2 Indien de provincie de in §1 opgenomen doelstellingen realiseert, weegt de meerwaarde van het Provinciaal Bibliotheeksysteem voor de gemeente substantieel door in vergelijking met de werking met een lokaal bibliotheeksysteem. §3 Ter opvolging van het optimalisatietraject richt de provincie een begeleidingscomité op waarin de gemeente door een deskundige is vertegenwoordigd. Het begeleidingscomité komt na de installatievergadering twee keer per jaar bijeen voor een voortgangsrapportering door de provincie en staat in voor opvolging, reflectie en tussentijdse evaluatie van de geleverde inspanningen. Een relevante vertegenwoordiging van de bibliotheken die al zijn aangesloten op het Provinciaal Bibliotheeksysteem neemt deel aan de vergaderingen van het begeleidingscomité, alsook een personeelslid van Bibnet vzw als onafhankelijke expert zonder stemrecht. §4 Op de eerste vergadering van het begeleidingscomité legt de provincie een actieplan ter goedkeuring voor. Het plan expliciteert de planning en aanpak van het optimalisatietraject: identificatie van de verschillende (sub)projecten, hun onderlinge relatie en afhankelijkheden, volgorde van uitvoering, mijlpalen, resultaatsindicatoren en evaluatiemomenten. In het actieplan wordt rekening gehouden met de mogelijke gevolgen van het in Artikel 4 §2 vermelde onderzoek naar de haalbaarheid van een consolidatie van alle huidige (provinciale en lokale) bibliotheeksystemen in een eengemaakt(e) systeem(architectuur). Over de voortgang van de uitvoering van het actieplan wordt gecommuniceerd op een voor de gemeente toegankelijk platform. Artikel 2 In afwachting van de latere deelname aan het Provinciaal Bibliotheeksysteem, betrekt de provincie de gemeente maximaal bij de werking en organisatie ervan: §1 De provincie neemt voor de groep van gemeenten die voorliggende overeenkomst onderschrijven, een relevante vertegenwoordiging zonder stemrecht op in de stuur- en adviesgroepen van het Provinciaal Bibliotheeksysteem. §2 De provincie informeert de gemeente over het Provinciaal Bibliotheeksysteem op een gelijke wijze als de gemeenten die deelnemen. Artikel 3 ONDER VOORBEHOUD VAN GOEDKEURING DOOR DEPUTATIE EN PROVINCIERAAD VLAAMS-BRABANT 7/11

In afwachting van de latere deelname aan het Provinciaal Bibliotheeksysteem, wordt de catalogus van de gemeente door Bibnet vzw geïntegreerd in het project Bibliotheekportalen. De provincie ondersteunt de gemeente bij deze tussentijdse oplossing: §1 De provincie stelt haar Bibliotheekportaal open voor de integratie van de catalogus van de gemeente. De provincie laat de noodzakelijke configuratie en parametrisering van haar AquaBrowser software toe (aanmaak van datasources, branches en profielen) en voorziet in het gebruik van headers. §2 De provincie voorziet een eerstelijnshelpdesk voor de gemeente: registratie en opvolging van fouten in het lokale bibliotheekportaal en de eventuele integratie van het basispakket metacontent, testen van oplossingen, opvolgen van data-imports, dispatching naar de tweedelijnshelpdesk, enz. §3 De provincie neemt de gemeente op bij haar communicatie over het project Bibliotheekportalen via overlegstructuren en communicatiekanalen (bijv. aankondigen onderhoudswerken, introduceren van nieuwe ontwikkelingen). §4 De provincie biedt de gemeente aangepaste opleidingen aan. §5 De provincie duidt een uniek en deskundig aanspreekpunt aan binnen haar diensten voor de ondersteuning van de gemeente bij haar tussentijdse aansluiting op het project Bibliotheekportalen met die beperking dat die persoon geen expertise heeft noch in het lokale bibliotheeksysteem noch in het datamodel van het lokale bestuur. Artikel 4 Om te vermijden dat middelen versnipperd worden ingezet en gelijkaardige ontwikkelingen en investeringen op meerdere plekken tegelijkertijd gebeuren, is het aangewezen dat alle overheden die zijn betrokken bij de digitale bibliotheek hun onderlinge samenwerking versterken. §1 De provincie schrijft zich in in een strategie van interbestuurlijke samenwerking voor de verdere ontwikkeling en uitbating van de digitale bibliotheek en garandeert zo dat de gemeente, eens aangesloten op het Provinciaal Bibliotheeksysteem, deel wordt van een gelaagd interbestuurlijk netwerk van complementaire digitale initiatieven. §2 De provincie neemt deel aan een interbestuurlijke commissie voor de digitale bibliotheek met vertegenwoordigers van het Vlaamse, provinciale en lokale niveau, onder coördinatie van Bibnet vzw. De commissie bereidt een interbestuurlijke strategie, financieringsmodel en organisatiestructuur voor de digitale bibliotheek voor en onderzoekt de haalbaarheid van een consolidatie van alle huidige (provinciale en lokale) bibliotheeksystemen in een eengemaakt(e) systeem(architectuur).

III.

ENGAGEMENTEN VAN DE GEMEENTE

ONDER VOORBEHOUD VAN GOEDKEURING DOOR DEPUTATIE EN PROVINCIERAAD VLAAMS-BRABANT 8/11

Artikel 5 §1 De gemeente ondertekent bijgevoegde “Convenant tussen de provincie Vlaams-Brabant en de gemeente/stad ………………………………… inzake het aansluiten van de lokale openbare bibliotheek op het provinciaal bibliotheeksysteem Vlaams-Brabant” en addenda. De aansluiting op het Provinciaal Bibliotheeksysteem wordt gestart op ……………………(datum). §2 De verbintenis van de gemeente geldt onder de opschortende voorwaarde dat de provincie haar engagement, zoals opgenomen in II, tegen de in §1 voorziene datum is nagekomen. §3 De gemeente stelt een deskundige aan als haar gemandateerd vertegenwoordiger in het begeleidingscomité dat ter opvolging van het optimalisatietraject voor het Provinciaal Bibliotheeksysteem wordt opgericht. §4 Geschillen welke mochten ontstaan over het al dan niet toepassen van §2 worden voor advies en bemiddeling voorgelegd aan Bibnet vzw die problemen als deskundige partij vanuit Vlaams perspectief kan beoordelen. §5 Waar bepalingen in het bijgevoegde “Convenant tussen de provincie Vlaams-Brabant en de gemeente/stad ………………………………… inzake het aansluiten van de lokale openbare bibliotheek op het provinciaal bibliotheeksysteem Vlaams-Brabant” en addenda, na de optimalisatie van het Provinciaal Bibliotheeksysteem dienen aangepast te worden, gebeurt dit in onderling overleg tegen de in §1 voorziene datum. Artikel 6 In afwachting van de latere deelname aan het Provinciaal Bibliotheeksysteem, waakt de gemeente over de constructieve participatie van de vertegenwoordigers die namens de groep van gemeenten die voorliggende overeenkomst onderschrijven in de stuur- en adviesgroepen van het Provinciaal Bibliotheeksysteem worden opgenomen. De gemeente volgt de communicatie van de provincie over het Provinciaal Bibliotheeksysteem betrokken op. Artikel 7 In afwachting van de latere deelname aan het Provinciaal Bibliotheeksysteem, wordt de catalogus van de gemeente door Bibnet vzw geïntegreerd in het project Bibliotheekportalen. In functie van een efficiënte en effectieve ondersteuning door de provincie, neemt de gemeente volgende verantwoordelijkheden op: §1 De gemeente zorgt voor identificerende nummers in de eigen catalogus (Vlacc nummers, ISBN, EAN, Vlacc-tijdschriftnummers) opdat de dataconsolidatie in haar bibliotheekportaal optimaal kan verlopen. Bij dataproblemen past de gemeente, waar nodig en zinvol, op aangeven van de provinciale helpdesk of Bibnet vzw zo snel mogelijk de eigen catalogus aan. De gemeente is uitgerust om catalografische vervuiling weg te werken op basis van de richtlijnen en werkafspraken gemaakt met de provincie.

ONDER VOORBEHOUD VAN GOEDKEURING DOOR DEPUTATIE EN PROVINCIERAAD VLAAMS-BRABANT 9/11

§2 De gemeente staat in voor de financiering, installatie, operationele werking en opvolging van een technisch koppelvlak tussen het lokale bibliotheeksysteem en haar bibliotheekportaal. §3 De gemeente is alert voor het functioneren en de kwaliteit van haar bibliotheekportaal. Snel, eenduidig en goed gedocumenteerd signaleert de gemeente eventuele problemen aan de eerstelijnshelpdeks van de provincie. Onder coördinatie van de provinciale helpdesk test de gemeente bij problemen in het lokale bibliotheekportaal mee oplossingen, volgt ze het welslagen van de data-imports mee op, enz. §4 De gemeente duidt een uniek en deskundig aanspreekpunt aan binnen haar diensten voor de tussentijdse aansluiting op het project Bibliotheekportalen. §5 De gemeente participeert, indien gewenst, aan (een getrapte) beslissings- en werkstructuur voor het project Bibliotheekportalen. §6 De gemeente bereidt haar werking voor op de geplande deelname aan het netwerkverband van het Provinciaal Bibliotheeksysteem. Dit houdt in: opleiding van personeel, en voorbereiding van werkprocessen die inspelen op netwerkdiensten. Artikel 8 De gemeente schrijft zich in in een strategie van interbestuurlijke samenwerking voor de verdere ontwikkeling en uitbating van de digitale bibliotheek. §1 De gemeente steunt het streven van de provincie naar een gelaagd interbestuurlijk netwerk van complementaire digitale initiatieven, en wil hierin ook verantwoordelijkheid opnemen: zich op termijn inbedden in de digitale basisinfrastructuur van de digitale bibliotheek, optimaliseren van werkprocessen die inspelen op bovenlokale oplossingen,… §2 De gemeente is bereid om (on)rechtstreeks deel te nemen aan de interbestuurlijke commissie voor de digitale bibliotheek met de in Artikel 4 §2 vermelde opdracht. Artikel 9 Deze overeenkomst vervangt de eventuele voorgaande mondelinge en/of schriftelijke overeenkomst tussen gemeente en provincie m.b.t. het aansluiten op het Provinciaal Bibliotheeksysteem. De vorige overeenkomst wordt opgeheven. Aldus overeengekomen te ……………………………… op ……………………………….., en opgesteld in twee exemplaren waarvan elke partij erkent een exemplaar te hebben ontvangen.

Voor de provincie Vlaams-Brabant, Namens de provinciegriffier,

De gedeputeerde,

In opdracht ONDER VOORBEHOUD VAN GOEDKEURING DOOR DEPUTATIE EN PROVINCIERAAD VLAAMS-BRABANT 10/11

Mevr. ………………

Dhr.

Directeur Vrije Tijd

Voor de gemeente/stad……………………, [AGB]

De secretaris

De burgemeester,

ONDER VOORBEHOUD VAN GOEDKEURING DOOR DEPUTATIE EN PROVINCIERAAD VLAAMS-BRABANT 11/11