Gedragslijn voor de KBC Groep Beleidsverklaring De gedragslijn voor de medewerkers van de KBC Groep vloeit rechtstreeks voort uit de algemene Beleidsverklaring van het bedrijf. 'Wij zullen door onze cliëntvriendelijkheid, efficiëntie, ondernemingszin en ons innovatievermogen onze cliënten de beste oplossingen bieden, de loyauteit van onze medewerkers verdienen, onze aandeelhouders een hoge opbrengst verzekeren en bijdragen tot de economische, sociale en culturele ontwikkeling van de gemeenschap waartoe wij behoren.' Naar personeelsbeleid toe betekent dit: 'Onze medewerkers zullen steeds kunnen rekenen op een eerlijke verloning, prima opleidingsfaciliteiten, interessante uitdagingen en zorgzame belangstelling voor hun individuele noden.' Dit engagement van KBC heeft een aantal implicaties voor ieder van ons. KBC wil als onderneming integer en correct handelen. Om dit te bereiken, durven we van onze personeelsleden verwachten dat ze eenzelfde gedragscode respecteren tegenover hun bedrijf, de cliënteel en leveranciers, de collega’s, de samenleving, de concurrentie en de media. De begrippen cliëntvriendelijkheid, efficiëntie, ondernemingszin en innovatievermogen bestaan immers niet op zich, maar krijgen pas hun volle betekenis in een bredere ethische context. Toepassingsgebied De 'Gedragslijn voor de KBC Groep' geldt zonder uitzondering voor alle personeelsleden van de KBC Groep, op elk niveau, ongeacht de aard van de uitgeoefende functie. Voor bepaalde sectoren of meer gevoelige of gespecialiseerde activiteiten (marktzaal, vermogensbeheer, adviserende functie, diensten die met medische gegevens omgaan) gelden in voorkomend geval nog meer gedetailleerde codes. T.a.v. de betrokken medewerkers vormen deze codes een aanvulling van deze Gedragslijn. Indien u in een delicate situatie geen houvast vindt in de onderrichtingen, noch in deze Gedragslijn, raden wij u aan te overleggen met uw collega's, uw directe chef of de directie. Het is beter voorzichtig op te treden dan daden te stellen die uw reputatie en die van uw bedrijf zouden kunnen schaden. Sommige delen van deze Gedragslijn zijn niet voor iedereen relevant. Bijvoorbeeld : 'naleven van de wetten op de financiële verrichtingen' is niet van toepassing voor de medewerkers niet-leven van KBC Verzekeringen. Toch is het ook voor hen interessant te weten wat de algemene houding van KBC in deze materie is. Leidinggevende personeelsleden dragen een essentiële verantwoordelijkheid bij het in praktijk brengen van de waarden en verwachtingen daaromtrent. Zij hebben niet alleen een voorbeeldfunctie, maar kunnen ook actief stimulerend optreden tegenover hun medewerkers, door een klimaat te scheppen waarin eerlijkheid en integriteit als fundamentele waarden worden vooropgesteld. De tekst van deze gedragslijn voor de KBC Groep kan in de toekomst wijzigen. Want hoewel de waarden waarop de gedragslijn steunt, van alle tijden zijn, is de tekst voor een aantal aspecten ook tijdsgebonden.Hij bevat immers accenten die verband houden met de huidige wetgeving, ondernemingspraktijk en maatschappelijke tijdsgeest.
Houding tegenover cliënten Algemeen In de Beleidsnota van onze Bankverzekeringsgroep is de cliëntvriendelijkheid één van de kernwoorden. De concrete kenmerken van een cliëntvriendelijke houding zijn ondermeer vbberoepsbekwaamheid, zin voor initiatief, voorkomendheid, eerlijkheid, discretie, respect en verantwoordelijkheidsgevoel, dienstvaardigheid en vriendelijkheid. Anderzijds wordt ook van
1
de cliënten een aanvaardbare houding verwacht: de verantwoordelijke chef zal zich beleefd maar beslist verzetten tegen elke soort onheuse bejegening of verdachtmaking vanwege de cliënteel die zijn/haar medewerkers in hun eerbaarheid kwetst. KBC streeft naar een lange-termijnrelatie met de cliënt. De realisatie van deze doelstelling mag niet in gevaar gebracht worden door acties die louter gericht zijn op het realiseren van winst, maar het belang van de cliënt schaden. De aangeboden producten moeten van hoge kwaliteit zijn en aansluiten bij de reële behoeften van de cliënt. De schaderegeling moet correct en billijk zijn met oog voor het menselijke aspect. Kwaliteitsservice staat hierbij voorop. In adviesfuncties zal steeds de houding van een goed huisvader worden aangenomen. Bij het verstrekken van beleggings- en andere adviezen zal de medewerker voldoende informatie inwinnen over de financiële positie, de behoeften en de beperkingen van de cliënt, zijn ervaring met beleggingen en zijn beleggingsobjectieven. Aan de cliënt zullen die produkten worden voorgesteld, die het best zijn afgestemd op zijn behoeften en wensen. De cliënt moet de nodige, voor hem begrijpelijke informatie krijgen om met kennis van zaken te kunnen beslissen. Wanneer een cliënt uitdrukkelijk te kennen heeft gegeven grotere risico's te willen nemen, zal de medewerker er zich steeds van vergewissen of de cliënt de mogelijke negatieve consequenties van een dergelijke politiek voldoende beseft en kan dragen. Een personeelslid mag geen enkele maatregel voorstellen of aanmoedigen die de cliënt ertoe zou aanzetten zijn wettelijke verplichtingen met inbegrip van deze ten aanzien van de staat, niet na te leven. Meer nog : het is zijn plicht op de wet te wijzen als de cliënt hiervan zou willen afwijken. Elke medewerker dient in de relatie met de cliënteel steeds zijn/haar onafhankelijkheid te bewaren. Ingeval de relatie met de cliënt verder gaat dan het louter zakelijke (vriendschap, familiale banden, ...), moet het personeelslid het onderscheid tussen de zakelijke en de persoonlijke aspecten van de relatie in acht nemen. Indien beide met elkaar in conflict kunnen komen, geldt het principe dat, voor de zakelijke aspecten van de relatie, de binnen het bedrijf toepasselijke voorschriften en voorwaarden van kracht zijn en voorrang krijgen op andere overwegingen. Bij twijfel wordt de directe chef en/of de directie geraadpleegd, die de behandeling van deze zaken aan andere collega's kan toewijzen. Behandelen van vertrouwelijke informatie De relatie tussen een instelling in de financiële of verzekeringssector en haar cliënt is van oudsher een vertrouwensrelatie, waarvan de discretieplicht een hoeksteen is. Alle gegevens van vertrouwelijke aard m.b.t. de persoon, het vermogen en de financiële situatie van de cliënten (zowel natuurlijke personen als rechtspersonen) waarvan het personeelslid kennis krijgt of die hij/zij creëert in het kader van de bedrijfsactiviteit dient als geheim of vertrouwelijk te worden behandeld en mag enkel in het kader van de uitoefening van de taken binnen de instelling worden geraadpleegd en gebruikt. Bijzondere aandacht dient ook te gaan naar de vertrouwelijkheid van medische informatie. T.a.v. derden geldt een strenge discretieplicht. Enkel in duidelijk door de wet omschreven uitzonderingssituaties of mits toestemming van de cliënt kan of moet de medewerker deze informatie aan derden meedelen.
2
De discretieplicht ontstaat zodra de instelling met een cliënt gesprekken aanknoopt, ongeacht het feit of die tot effectieve transacties of verrichtingen leiden. Deze discretieplicht geldt eveneens tegenover familieleden en kennissen van de medewerker. Zij geldt ook intern tegenover collega's wanneer die de informatie waarover men met betrekking tot bepaalde cliënten beschikt, strikt genomen niet nodig hebben voor de uitoefening van hun functie. Ook de wet op de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens (de Privacy- wet) legt de verplichting op om zeer omzichtig om te springen met gegevens over natuurlijke personen bij het beheer van cliënteninformatie. Medewerkers mogen op eigen initiatief geen bestanden met persoonsgegevens uitbouwen buiten de systemen die in de instelling gangbaar zijn. Beschikbare gegevens over natuurlijke personen mogen enkel worden gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze bijgehouden worden en die meegedeeld zijn aan de Privacy-commissie. Confidentiële informatie verworven in het kader van de functie binnen de instelling mag niet worden gebruikt voor persoonlijke doeleinden, ook al wordt daardoor aan de eigen instelling geen rechtstreekse schade berokkend. Informatieverstrekking aan de cliënten De cliënt moet vooraf, en op een passende wijze, correcte en nuttige informatie verkrijgen over de kenmerken en de essentie van de dienst, het contract of de transactie, alsook over de verkoopsvoorwaarden, de prijs en de voor- en nadelen (risico) ervan. De cliënt moet zo snel mogelijk geïnformeerd worden omtrent de uitgevoerde transacties of diensten. Hiervoor moet gebruik gemaakt worden van aangepaste documenten en systemen. In hun reclame dienen de maatschappijen van de KBC Groep en hun personeelsleden zich te houden aan geoorloofde technieken, en zich in het bijzonder te onthouden van verboden vormen van reclame. Belangenconflicten In de relatie met de cliënt moeten belangenconflicten vermeden worden. De medewerkers mogen geen eigen persoonlijk belang hebben bij het uitvoeren van transacties door de cliënt. Indien dit uitzonderlijk toch het geval zou zijn, dan moet het zakelijk belang van de cliënt en het bedrijf bij de afwerking van de transactie steeds primeren. De leidinggevende moet hierover onmiddellijk worden geraadpleegd. Aangaan van verbintenissen Elke medewerker zal erop toezien dat hij/zij bij het formeel of informeel aangaan van verbintenissen die voor het bedrijf bindend zijn, strikt handelt binnen de hem/haar toegekende bevoegdheid en volgens de binnen het bedrijf gebruikelijke werkwijzen. Alle elementen van de met de cliënt afgesloten akkoorden moeten correct en zo spoedig mogelijk worden genoteerd en aan de cliënteel bevestigd. Zij worden geregistreerd conform de geldende instructies. Een personeelslid dient zich te onthouden van beloften of engagementen die buiten zijn/haar bevoegdheden liggen. De aangegane verbintenissen moeten te goeder trouw en conform de algemeen geldende voorwaarden worden uitgevoerd.
3
Wanneer bij informele contacten met de cliënteel overeenkomsten of verbintenissen worden aangegaan, dient de medewerker steeds uitdrukkelijk te vermelden of het hier een persoonlijke verbintenis betreft, dan wel een verbintenis uit hoofde van zijn/haar functie bij het bedrijf. Toekennen van tariefvoordelen Bij de bepaling van de transactievoorwaarden met de cliënteel, dient het personeelslid zich te houden aan de binnen het bedrijf geldende tariefvoorwaarden. In geen geval zal de medewerker zich lenen tot manipulaties waarbij tariefvoordelen of personeelsvoorwaarden worden toegekend aan personen die daarop volgens de vastgelegde procedures geen recht hebben. Vragen of aanvaarden van geschenken of commissies Het is onaanvaardbaar dat een personeelslid van zijn/haar functie misbruik maakt om aan cliënten, leveranciers of andere zakenrelaties rechtstreeks of onrechtstreeks geschenken en commissies te vragen of te aanvaarden voor persoonlijke verrijking, ze uit te lokken of het laten aanbieden ervan in de hand te werken. Bij de keuze van leveranciers of andere zakenrelaties dient het belang van het bedrijf het enige criterium te zijn. Een medewerker van een instelling in de bank- of verzekeringssector kan door de aard van de in de instelling uitgeoefende functie echter in een zakelijke omgeving terechtkomen, waar het aanbieden van geschenken of het geven van attenties gebruikelijk is. In dergelijke omstandigheden dient nagegaan te worden of het aangebodene in verhouding staat tot de relatie en de functie van de betrokkenen en tot de specifieke geplogenheden. Hierbij primeert de attentie, wat impliceert dat de waarde van het relatiegeschenk gering moet zijn. Attenties onder de vorm van geld zijn nooit toegelaten. Wanneer het personeelslid twijfelt of het aanvaarden van een geschenk of attentie wel geoorloofd is, pleegt hij/zij daarover overleg met zijn/haar directe chef of directie. In geen geval mag het aanvaarden van enig geschenk, de keuze van relaties en de voorwaarden waarop transacties met de instelling worden afgesloten, beïnvloeden. Kwaliteit in dienstverlening De medewerker zal steeds de nodige inspanningen doen om zijn/haar beroepsbekwaamheid op een hoog peil te houden of te brengen. Hij/zij dient daarbij optimaal gebruik te maken van de opleidingsmogelijkheden en informatiebronnen die het bedrijf hem/haar biedt. De medewerker zal er zich voor hoeden om - door gebrek aan de nodige gespecialiseerde kennis ter zake- de cliënt slecht onderbouwde adviezen of begeleiding te verstrekken. Hij/zij zal in dergelijke gevallen een beroep doen op collega™s die bevoegd zijn in de betreffende materie.
Houding tegenover medewerkers en collega's Algemeen Een bedrijf kan enkel optimaal renderen wanneer er bij het personeel de wil bestaat tot samenwerking, en dat zowel buiten als binnen de grenzen van de eigen werkcel.
4
Drie belangrijke voorwaarden dienen vervuld te zijn voor een gezonde samenwerking, die moet leiden tot een goede interne dienstverlening: • • •
wederzijds respect tussen de collega's onderling; begrip voor de problemen waarmee collega's te maken hebben bij de uitoefening van hun functie. eerlijke en open communicatie.
Ingeval de relatie het louter collegiale niveau overschrijdt - bv. wanneer er tussen collega™s familiale of vriendschappelijke banden bestaan - mag dit niet storend werken op de normale uitoefening van de functie en op de ploeggeest. Te allen tijde dient ten opzichte van de collega's het onderscheid bewaard te worden tussen de zakelijke en de persoonlijke aspecten van de relatie. Als de zakelijke en de persoonlijke aspecten van de relatie met elkaar in conflict komen, geldt in principe dat de loyauteit ten opzichte van het bedrijf primeert. De directe chef dient van dergelijke belangentegenstellingen zo snel mogelijk op de hoogte gesteld te worden. Wanneer een personeelslid onregelmatigheden constateert, mag niets hem/haar ervan weerhouden dit te melden aan zijn/haar directe chef of directie. Afbakenen en dragen van verantwoordelijkheden De leidinggevenden dienen de taken en verantwoordelijkheden van de medewerkers duidelijk te omschrijven en af te bakenen. Zij zullen daarbij rekening houden met de capaciteiten, de ervaring en de functie van de betrokkenen. Delegatie van taken mag nooit ontaarden in het afwentelen van de eigen verantwoordelijkheid op ondergeschikten. Medewerkers zullen de hun opgedragen taak vervullen met de nodige verantwoordelijkheidszin. Bij de uitoefening van hun functie dienen zij steeds het belang van hun bedrijf voor ogen te houden. Leidinggeven De leidinggevenden zorgen ervoor om redelijke maatregelen en voorzorgen te nemen om over bekwaam en betrouwbaar personeel te beschikken. Zij zullen onder het personeel hoogwaardige principes van loyauteit en eerlijkheid bevorderen, zowel beroepsmatig als privé. De leidinggevenden zullen met respect voor hun medewerkers instaan voor het scheppen van een klimaat, waarbinnen hun individuele talenten het best aan bod komen, zonder het belang van een goede teamwerking uit het oog te verliezen. Wie leiding geeft moet zich onthouden van machtsmisbruik en willekeur in welke vorm dan ook. Begeleiding en beoordeling van medewerkers dienen steeds te geschieden in alle objectiviteit en met veel respect voor hun persoonlijkheid. De leidinggevenden mogen niet onverschillig blijven voor de fysieke en psychische noden van de medewerkers. Leidinggevenden moeten als stimulerend voorbeeld voor hun medewerkers fungeren. Zij dienen tevens een werksfeer te creëren of in stand te houden waarin het handelen volgens de hier beschreven gedragslijn aangemoedigd wordt. Naleven van sociaalrechtelijke bepalingen De KBC Groep zal de voorwaarden creëren en bewaren waarin de bepalingen van de Sociale Wetgeving en de Collectieve Arbeidsovereenkomsten, evenals veiligheids- en
5
gezondheidsmaatregelen vermeld in het Algemeen Reglement op de Arbeidsbescherming kunnen gerespecteerd worden. De leidinggevenden in het algemeen en de personeelsdiensten in het bijzonder zullen toezien op deze strikte naleving. De KBC Groep hecht hierbij veel belang aan een positief en constructief sociaal overleg. Verzekeren van een vlotte interne communicatie Elk bedrijf en de personeelsleden hebben alle belang bij een goede interne communicatie, in alle richtingen binnen de organisatie : van de leiding naar de onderliggende niveaus, van beneden naar boven en tussen collega's onderling. De leidinggevende personeelsleden zijn er verantwoordelijk voor dat de diverse interne informatiestromen hun medewerkers bereiken. Tenslotte moet er binnen de werkeenheden en tussen collega's van verschillende afdelingen niet alleen spontaan maar ook vlot en efficiënt gestructureerd overleg zijn. Op die wijze vermijdt men de hiërarchische weg nodeloos te gebruiken. Dit mag natuurlijk niet leiden tot overbodige of nutteloze vergaderingen.
Houding tegenover uw bedrijf Algemeen De maatschappijen van de KBC Groep zullen zich van andere instellingen onderscheiden door cliëntvriendelijkheid, het professionalisme, de gedrevenheid en de samenhorigheid waarmee wij onze doelstellingen zullen nastreven. KBC verwacht derhalve dat elk personeelslid een loyale houding tegenover zijn/haar werkgever aanneemt en met de grootste inzet meewerkt aan het verwezenlijken van de voormelde doelstellingen, onder meer door elke taak naar best vermogen uit te voeren.Deze loyale houding veronderstelt dat elke medewerker zijn/haar overigens begrijpelijke en verantwoorde persoonlijke verwachtingen en ambities niet laat primeren op het algemeen belang van zijn/haar bedrijf. Bij de uitvoering van alle taken moet de grootste zorgvuldigheid aan de dag gelegd worden. Materiaal dat door het bedrijf ter beschikking van het personeelslid wordt gesteld, moet als een goed huisvader beheerd worden. Elke medewerker van de KBC Groep zal het imago van de groep ondersteunen, o.m. door een correct taalgebruik, verzorgde kleding en een correcte houding. Behandelen van interne informatie Onvoorzichtige of frauduleuse verspreiding van interne informatie kan het bedrijf ernstige schade toebrengen. Geen enkele medewerker mag dus interne informatie - in welke vorm ook - met betrekking tot het eigen bedrijf verspreiden, zonder dat hiertoe toelating gegeven is. Dit geldt onder meer zowel voor bedrijfseconomische informatie betreffende de activiteiten, resultaten en strategie van het eigen bedrijf, als voor informatie met betrekking tot de veiligheidsvoorzieningen die werden getroffen om het patrimonium van het bedrijf te beschermen. Informatie m.b.t. de cliënteel zal met discretie moeten worden behandeld, zoals bepaald in deel 2, hierboven. Beschermen van de integriteit van informatie
6
De kwaliteit van onze activiteiten steunt op beslissingen die gebaseerd zijn op correcte informatie. Vandaar dat het bedrijf constant aandacht vraagt voor de kwaliteit en de bescherming van de integriteit van de informatie. Het is de verantwoordelijkheid van elke medewerker om ervoor te zorgen dat de informatie waarover zijn/haar bedrijf beschikt niet door onbevoegden kan worden geraadpleegd, gewijzigd of vernietigd. Dit geldt voor elke vorm van informatieopslag: zowel op papier als op centrale computer of op lokale personal computers. De huidige technische mogelijkheden tot het doorbreken van de eigendom en de confidentialiteit van bestanden, of de slordigheid van anderen mogen geen excuus zijn. Bovendien mogen de medewerkers in geen geval andermans toegangsmiddelen gebruiken om zich toegang te verschaffen tot gebouwen of bestanden, om transacties te registeren of om welke reden dan ook. Gelet onder meer op het zeer typisch gevaar voor computervirussen zullen de personeelsleden nooit privé-software op PC™s van het bedrijf implementeren. Algemeen dragen leidinggevende personeelsleden ook hier een belangrijke verantwoordelijkheid. Zij zullen daarbij ondermeer de nodige aandacht besteden aan functiescheiding en aan de wettelijke voorschriften inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Zij zullen zich tevens baseren op de beleidslijn inzake informatiebeveiliging, zoals van kracht binnen KBC Groep. Aanwenden van het bedrijfspatrimonium voor privé-doeleinden Tenzij hij/zij de voorafgaande toestemming van een bevoegde leidinggevende heeft, dient de medewerker zich te onthouden van het gebruik van het bedrijfspatrimonium, tijdens of na de werkuren, voor andere doeleinden dan de uitoefening van de functie binnen de onderneming. Dit geldt onder meer voor de ter beschikking gestelde middelen (geld en tijd), gebouwenfaciliteiten, apparatuur, documentatie en kantoorbenodigdheden. In geen geval zal de medewerker door het bedrijf aangekochte of ontwikkelde software gebruiken of kopiëren voor privé-doeleinden. Software die door het eigen personeel werd ontwikkeld bij de uitoefening van de functie in zijn/haar bedrijf, maakt integraal deel uit van het patrimonium van het bedrijf. Het personeel dient zich dan ook te onthouden van het gebruik of de commercialisatie voor eigen rekening van dergelijke software of van handelingen die het verder gebruik of de exploitatie van de software door het bedrijf kunnen hinderen. Onkostennota's Medewerkers die representatie-, alsook reis- en verblijfkosten door hun werkgever terugbetaald krijgen -buiten het hun toegekende forfait- mogen deze faciliteit niet misbruiken om onverantwoorde kosten te maken of om persoonlijke kosten door het bedrijf te laten dragen. De kostennota dient een eerlijke en goed gedocumenteerde weergave te zijn van de kosten die verantwoord waren in de uitoefening van de functie van vertegenwoordiger van het bedrijf. De werkgever van zijn kant betaalt de gemaakte kosten stipt en tijdig uit.
7
Omgekeerd, wanneer een personeelslid ten eigen nutte kosten heeft veroorzaakt aan zijn werkgever, zal ook hij/zij zo gauw mogelijk het nodige doen om deze kosten te vergoeden.
Houding tegenover de overheid en de samenleving Algemeen De KBC Groep maakt deel uit van de samenleving en draagt bijgevolg een sociale en ethische verantwoordelijkheid tegenover die samenleving. Daarom tracht de groep bij te dragen tot een gezond financieel en economisch beheer. De medewerkers stellen zich positief op tegenover de politieke overheden, laten tijdens de uitoefening van hun functie hun partijpolitieke voorkeur niet als criterium gelden, helpen de overheid in de mate van het mogelijke, en verdedigen de rechtmatige belangen van de groep en het eigen bedrijf met geoorloofde middelen. De KBC Groep steunt het Vlaams Manifest van het Bedrijfsleven tegen Sociale Uitsluiting van Migranten, opgesteld door het Vlaams Economisch Verbond, waarin de wens wordt uitgedrukt mee te werken aan de uitdaging om sociale uitsluiting van migranten te voorkomen en te bestrijden, en de economische en sociale integratie van migranten te bevorderen. De personeelsleden zullen deze uitdaging ter harte nemen, zodat iedere vorm van uitsluiting of discriminatie vermeden wordt. Ten opzichte van de overheid wil de KBC Groep haar activiteiten uitoefenen met respect voor de geldende wetten en reglementen die op haar van toepassing zijn. De personeelsleden dienen zich in alle omstandigheden loyaal en strikt, zowel naar de letter als naar de geest, te schikken naar de wetten en de reglementaire en administratieve bepalingen die van toepassing zijn op de door hen uitgeoefende activiteiten. Alle groepsmaatschappijen zullen ervoor zorgen met de autoriteiten samen te werken bij de opstelling van de passende reglementeringen. De maatschappijen informeren de personeelsleden en leiden ze op op het vlak van de van toepassing zijnde reglementen en deontologie. Speciale aandacht voor : • bijzondere mechanismen tot belastingontduiking door derden De Commissie voor het Bank- en Financiewezen heeft een aantal bijzondere mechanismen beschreven die tot doel of tot gevolg kunnen hebben de belastingontduiking door derden te bevorderen. De medewerkers van KBC Bank werden hierover meermaals geïnformeerd. Ook in de onderrichtingen komt deze problematiek ruim aan bod. De personeelsleden moeten zich nauwgezet houden aan de voorschriften uit deze documenten en zullen zich onthouden van alle praktijken die onder de algemene definitie van 'bijzondere mechanismen' kunnen vallen. • witwassen van geld uit criminele praktijken Witwassen van geld uit criminele praktijken is een strafbaar feit. Hoewel de witwaswet vooral de zware criminaliteit zoals drughandel en terrorisme viseert heeft de wetgever geopteerd voor een algemene strafwet. Daardoor kunnen verrichtingen met gelden uit gelijk welk misdrijf, inbegrepen sociale en fiscale fraude, strafbaar zijn.
8
Om zich niet bloot te stellen aan strafrechtelijke vervolging moet elk personeelslid bijzondere aandacht hebben voor verdachte verrichtingen en elke medewerking aan witwasoperaties vermijden. Hij/zij zal geen enkele tussenkomst verlenen voor verrichtingen waarvan geweten is, of redelijkerwijze kan worden verondersteld, dat zij verband houden met witwassen van geld. Bovendien legt de wet, om witwasoperaties te bestrijden, een aantal verplichtingen op. Zo moet de medewerker o.m. in de voorgeschreven gevallen elke cliënt identificeren, een kopie bewaren van de documenten aan de hand waarvan de identificatie gebeurde en elke verdachte verrichting onmiddellijk via de daartoe bestemde kanalen rapporteren. Transacties met cliënten die desgevraagd hun identiteit niet bewijzen, moeten worden geweigerd. De principes inzake witwassen van criminele gelden komen uitgebreid aan bod in de onderrichtingen hierover. Ze moeten nauwgezet worden nageleefd. Enkel door een correcte houding in deze problematiek kunnen de maatschappijen van de groep samen met de personeelsleden vermijden dat de goede naam van de groep en van haar personeelsleden in opspraak komt. • naleven van de wetten op de financiële verrichtingen Onder deze wetten vallen alle verrichtingen met aandelen, obligaties, kasbons, andere waardepapieren en afgeleide produkten, zoals gedefinieerd in de wet van 6 april 1995 inzake de secundaire markten. De personeelsleden moeten zich op loyale en billijke wijze inzetten om de integriteit en eerlijke praktijken op de betrokken markten optimaal te bevorderen. Dit houdt onder meer in dat zij zich strikt aan de technische regels van het beroep houden en geen enkele handeling stellen die gericht is op het manipuleren van beurskoersen of prijzen in of over de countermarkt. De medewerker zal geen inbreuk plegen op de wetgeving die zijn/haar strafrechtelijke aansprakelijkheid of die van zijn/haar bedrijf mee kan brengen, zoals: misbruik van vertrouwen, valsheid in geschrifte, oplichting, enz. Zo ook mag hij/zij zich niet schuldig maken aan 'misbruik van voorkennis' . Het spreekt vanzelf dat sommige personeelsleden uit hoofde van hun functie af en toe kennis hebben van 'bevoorrechte informatie' of 'voorkennis' . Hieronder wordt verstaan elke informatie die, als zij openbaar zou worden gemaakt, wegens haar voldoende duidelijk en vaststaand karakter, de beurskoers van effecten aanmerkelijk zou beïnvloeden (in opwaartse of in neerwaartse richting). Effectentransacties van ingewijden ('insider trading') bestaan erin gebruik te maken van de tijd die verloopt tussen het ogenblik waarop een informatie slechts aan enkele personen bekend is en het ogenblik waarop zij openbaar wordt gemaakt, om effecten te kopen of te verkopen. Het is de 'insider' verboden om met misbruik van de informatie winst te maken (of verlies te vermijden) of te trachten een derde hieruit voordeel te laten halen. Evenmin mag de insider informatie verstrekken of aan derden tips verstrekken. • naleven van de wetten op de activiteiten van verzekeringsondernemingen KBC Verzekeringen wenst zich te schikken naar de richtlijnen die worden gegeven door allerlei toezichthoudende overheden m.b.t. de activiteiten van de verzekeringsondernemingen. Hierbij wordt in het bijzonder gedacht aan de Controledienst voor De Verzekeringen, het Ministerie van Sociale Zaken inzake arbeidsongevallen en het
9
Ministerie van Economische Zaken, Dienst voor de Verzekeringen. De gedragsregels van de verzekeringsonderneming, beschreven door Beroepsvereniging van de Verzekeringsonderneming, zullen aan het personeel meegedeeld worden. Van de personeelsleden wordt verwacht dat zij deze naleven. Bij het inzetten van schade-experten voor het onderzoek van bij KBC Verzekeringen aangegeven schadegevallen geldt het principe dat zij zich in het kader van deze onderzoeksopdrachten gedragen volgens de bepalingen van de wetgeving tot regeling van het beroep van privé-detective en de daarin opgenomen waarborgen voor de bescherming van de belangen van de betrokkenen.
Houding tegenover de concurrentie Algemeen De KBC Groep gaat de concurrentie met andere financiële instellingen enkel aan op het vlak van kwaliteit, deskundigheid, dienstverlening en prijsstelling. Samenwerken met andere financiële instellingen Bij projecten waar samenwerking met personeel van concurrerende instellingen noodzakelijk is, dient grote discretie aan de dag te worden gelegd en dient de uitwisseling van informatie beperkt te blijven tot het voorwerp van de samenwerking.
Houding tegenover de media Contacten met de media Het imago van de KBC Groep wordt in belangrijke mate bepaald door de verslaggeving in de media. Daartoe is de door de groep en de individuele instellingen verstrekte informatie van vitaal belang. Contacten met de media behoren dan ook enkel tot de bevoegdheid van de specifieke instanties of directies en woordvoerders die daarvoor in de diverse maatschappijen van de groep aangewezen zijn. De overige personeelsleden dienen zich te onthouden van publieke verklaringen met betrekking tot hun bedrijf, die het bedrijf (kunnen) verbinden of in diskrediet (kunnen) brengen. Alle woordvoerders dienen in hun contacten met de media volgende principes na te leven: • • • • •
de verstrekte informatie moet correct zijn; de boodschap moet relevant zijn en verstaanbaar geformuleerd; in de verstrekte informatie staat het bedrijf centraal, niet de individuele verdiensten, belangen of oogmerken van de medewerkers; reacties van het bedrijf naar de media dienen gematigd te zijn, overreacties zijn te vermijden; de rol van de journalisten dient te worden gerespecteerd.
Publiceren van teksten en houden van toespraken Door de aard van hun functie binnen de KBC Groep kunnen de medewerkers een grote gespecialiseerde kennis hebben ontwikkeld met betrekking tot een specifieke materie. Voor de publicatie van teksten ter zake, of voor het houden van toespraken, waarbij melding wordt gemaakt van de functie bij een maatschappij van de groep of waarbij gegevens of
10
verwerkingsprocessen binnen het bedrijf worden vermeld, is overleg met de rechtstreekse chef aangewezen. Bij dergelijke publicaties of toespraken dient, waar toepasselijk, te worden vermeld dat de uiteengezette standpunten die van de auteur of spreker zijn, en niet noodzakelijk stroken met de zienswijze van het betrokken bedrijf. De medewerker moet in zijn privé- leven uitspraken vermijden die door derden verkeerdelijk als een standpunt of verbintenis van zijn/haar bedrijf kunnen geïnterpreteerd worden.
Houding in het privé-leven Sociaal leven De KBC Groep wenst het privé-leven van haar medewerkers te respecteren. Maar tegelijk is het ook duidelijk dat het gedrag van de medewerker buiten de werkuren medebepalend is voor het imago van de groep en het eigen bedrijf. Bijgevolg staat de groep erop dat de personeelsleden zich ook in het privé-leven waardig gedragen. Deelname aan het sociale, culturele en sportieve verenigingsleven en uitgebreide sociale contacten worden door de KBC Groep aangemoedigd. De mogelijkheid bestaat echter - zeker wanneer de betrokken organisaties een zakelijke relatie hebben met het eigen bedrijf- dat er tussen die verenigingen en de betrokken instelling een belangentegenstelling ontstaat. In dat geval is overleg tussen het personeelslid en zijn/haar directe chef en/of directie aangewezen. Voor geëngageerde personeelsleden kan het moeilijk zijn om het strikt onderscheid te maken tussen beroeps- en privé-leven. Toch dienen zij te vermijden dat uitspraken of verbintenissen ten persoonlijke titel, door toehoorders of betrokkenen verkeerdelijk kunnen geïnterpreteerd worden als een standpunt of verbintenis van hun bedrijf. Personeelsleden mogen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming geen nevenberoepen ontwikkelen en zonder voorafgaandelijke schriftelijke kennisgeving geen politieke mandaten opnemen, waarvan kan verondersteld worden dat ze een belangenconflict met hun bedrijf kunnen meebrengen. Privé financieel beheer Een goed financieel beheer is een van de beste waarborgen voor het behoud van de eigen onafhankelijkheid en integriteit : het personeel dient dan ook bij het beheer van de eigen financiën de nodige voorzichtigheid aan de dag te leggen. In geen geval zal de medewerker zijn/haar financiële onafhankelijkheid in het gedrang brengen door leningen aan te gaan bij cliënten, leveranciers of andere zakenrelaties. Mocht de financiële situatie onhoudbaar worden, om welke reden dan ook, dan is het ten zeerste aangewezen contact op te nemen met de personeelsafdeling.
11
