GEDRAGSCODE. Om u te helpen onze Kernwaarden en Beleidsuitgangspunten na te leven

© Shell International Limited 2010 September 2010 Voor het reproduceren van deze publicatie of delen daaruit is toestemming van Shell International Limited vereist. In de regel wordt toestemming verleend, mits de bron wordt vermeld. In het geval van verschillen tussen het Engelstalige document en de vertaling prevaleert de Engelstalige versie. Vormgeving en productie: Flag. Gedrukt bij Charterhouse Print Management. Het gebruikte papier is Revive Silk 50:50 (50% recycled waste, 50% virgin fibre). De drukker en de papierfabrikant hebben het FSC-keurmerk en zijn geaccrediteerd als CO2-neutraal.

GEDRAGSCODE

Om u te helpen onze Kernwaarden en Beleidsuitgangspunten na te leven

R03090-Code of Conduct Cover DUT.indd 1

14/10/2010 11:22

Introducing INLEIDING BIJ DE the GEDRAGSCODE Code of Conduct

Index A

Dit is uw Gedragscode. Die is belangrijk voor u. Lees hem goed door. Zorg dat u hem begrijpt en dat u zich eraan houdt. De regels en richtlijnen in dit handboek vormen het kader waarbinnen iedere Shell-medewerker dagelijks behoort te functioneren. De Code maakt voor niemand een uitzondering. Aan de hand van onze kernwaarden en Beleidsuitgangspunten geeft de Code instructies en adviezen over hoe u situaties kunt vermijden die u of Shell schade kunnen berokkenen. Hij stelt hoge normen en laat zien hoe u die kunt bereiken.

WAT… IS DE GEDRAGSCODE? Regels Normen Verwacht gedrag

VOOR WIE… IS DE GEDRAGSCODE BESTEMD? Elke medewerker, directeur en functionaris van een 100% Shell-maatschappij, of van een joint venture-maatschappij waarover Shell het beheer voert, dient zich aan de Gedragscode te houden. Verder dienen ook uitzendkrachten en personen die op contractbasis voor Shell werken zich aan de Gedragscode te houden. Aannemers, dienstverleners en adviseurs die Shell vertegenwoordigen of voor of namens Shell werken als gevolg van het outsourcen van diensten, processen of andere zakelijke activiteiten, worden geacht in overeenstemming met de Gedragscode te handelen wanneer zij namens Shell optreden. Andere aannemers, dienstverleners en adviseurs zullen op de hoogte worden gebracht van de Gedragscode omdat deze van toepassing is op de manier waarop onze medewerkers zich in hun omgang met hen dienen te gedragen. Joint venture-maatschappijen waarover Shell niet het beheer voert, worden door Shell aangemoedigd om soortgelijke principes en normen toe te passen.

WAAROM… HEBBEN WIJ EEN GEDRAGSCODE NODIG? ONZE BELEIDSUITGANGSPUNTEN ONZE KERNWAARDEN

OPRECHTHEID INTEGRITEIT RESPECT

Economisch

Gezondheid, veiligheid, beveiliging en de

Economische mededinging

zorg voor het milieu

Integriteit in zaken

Lokale gemeenschappen

Politieke activiteiten

Externe communicatie en betrokkenheid Naleving

Om het gedrag te beschrijven dat wij van onze medewerkers verwachten en om te laten zien hoe dat gedrag verband houdt met onze Beleidsuitgangspunten en kernwaarden. De maatschappijen waarin Royal Dutch Shell plc direct en indirect deelnemingen bezit, zijn afzonderlijke rechtspersonen met een eigen identiteit. In deze publicatie zijn de benamingen “Shell”, “Groep” en “Shell Groep” soms gemakshalve gebruikt om Shell-maatschappijen in het algemeen aan te duiden. Evenzo zijn de woorden “wij”, “ons” en “onze” soms gebruikt om Shell-maatschappijen in het algemeen aan te duiden, of degenen die voor die maatschappijen werkzaam zijn. Deze uitdrukkingen worden tevens gebruikt wanneer vermelding van de naam van specifieke maatschappijen gevoeglijk achterwege kan blijven.

Aanbestedingsfraude.....................19 Aandeelhouders.................5, 33, 34 Aandelen....................................15 Aannemers........5, 6, 14, 19, 24, 33 Accountantsrapporten....................27 Algemene Beleidsuitgangspunten van Shell................................. Binnenkaft vooraan, 2, 9, 32, 33, 34, 35, 36 Antitrust.................................19, 29

B

Bedrijfseigendommen........22, 23, 27 Bedrijfsrepresentatie.......................13 Begrippenlijst...............................36 Beheer van gegevensbestanden (Records management)...................27 Belangenconflicten..................14, 34 Belanghebbenden.............3, 6, 9, 35 Belastingen............................20, 21 Bescherming..........................23, 26 Beursgenoteerde bedrijven.............30 Biodiversiteit................................... 6 Boetes.......... 15, 16, 18, 19, 20, 30 Branding Policy............................24

C

Classificatie van informatie.............29 Communicatiemiddelen............22, 25 Communicatie-uitingen...................28 Concurrenten................................19 Concurrentiegevoelige informatie.....19 Contante bedragen of equivalenten.................................13 Contracten.............................24, 27 Corruptie.........................10, 11, 12 Criminelen...................................16

D

Data Privacy (DP) Manual...............26 Derden..................................12, 24 Diefstal............................22, 23, 31 Dienstverleners/leveranciers................. .................... 9, 14, 19, 21, 26, 33 Disciplinaire maatregelen................... .............. 8, 11, 13, 14, 17, 23, 29 Disclosure Standard.................29, 31 Discriminatie..............................4, 7 Domeinnamen........................24, 36 Donaties aan liefdadigheidsinstellingen ...........................................17, 36 Drempelwaarde................12, 13, 36 Duurzame ontwikkeling ...5, 6, 32, 34

E

Effecten.......................................15 Effectenhandel met kennis van koersgevoelige informatie.........10, 15 E-mail................................2, 25, 29 Embargo’s...................................20 Ethisch ondernemerschap...............18 Exportbeperkingen........................20 Exportprivileges............................20

F

Financiële informatie................26, 27 Financiële overzichten....................30 Fraude..................................10, 22

G

Gegevensbestanden................22, 27 Gelijke kansen..........................7, 33 Geschenken.........10, 11, 12, 13, 36 Geschenken en representatie (G&H)...... .....................................12, 13, 14 Geschenken en representatie (G&H) ongepaste/illegale...........10, 13, 36 Gevangenisstraf................................. .............. 2, 11, 15, 16, 18, 19, 20 Golden Rules.................................. 5 Gunstige behandeling...................11

H

Handel............................15, 18, 19 Handelsgeheimen.........................24 Handelsmerken.......................24, 36 Handelswetten..............................18 Heffingen..............................20, 21 Helpline..................................2, 36 HSSE............................................ 5

I

Importbeperkingen..................20, 21 Industriële organisaties...................17 Informatie voor de toekomst............27 Informatietechnologie.....................22 Intellectuele eigendom........22, 24, 36 Intimidatie..................................4, 8

J

Joint ventures......................5, 11, 33

K

Klant(en).......................................... .... 3, 5, 19, 21, 26, 32, 33, 34, 36 Koersgevoelige informatie..............31

L

Leningen......................................13 Life Saving Rules............................. 5

M

Maatschappelijke prestaties................ .....................................5, 6, 9, 36 Marktmisbruik.........................10, 15 Mededingingsbeperkend gedrag/praktijken.........................19 Mensenrechten.........................9, 33 Milieu............................... Binnenkaft vooraan, 4, 5, 6, 32, 33, 34 Monopolie...................................19

N

P

Partners.......................3, 11, 32, 36 Persoonlijk gewin..........................14 Persoonlijke betaling......................11 Persoonlijke diensten......................13 Persoonlijke informatie..............25, 26 Persoonlijke relaties.......................14 Persoonsgegevens.............22, 26, 29 Plaatselijke wetgeving...................... 7 Politiek werk.................................17 Politieke activiteiten........................17 Politieke betalingen.......................17 Politieke bijdragen.........................17 Politieke campagnes......................17 Politieke kandidaten.......................17 Politieke partijen......................17, 34 Prijsafspraken...............................19 Privacy en bescherming van persoonsgegevens........................26

R

Rechtszaak............................11, 29 Representatie..............10, 12, 13, 36

S

Samenleving..........................14, 34 Sancties..........................19, 20, 21 Shell-gelden.................................17 Smeergelden....................10, 11, 34 Sociale media..............................29 Sponsorbetalingen..................13, 36 Strafbare feiten.............................16 Strafrechtelijke vervolging...18, 26, 30

T

Tell Shell........................................ 2

V

Verdeling van markten....................19 Vergaderingen met branchegenoten... .................................................19 Vertrouwelijke informatie..................... ...............................14, 24, 30, 31 Vrije ondernemerschap.............19, 34

W

Waarden.......................... Binnenkaft vooraan, 2, 3, 7, 18, 32, 34, 35, 36 Witwassen van geld...............10, 16

Z

Zakelijke communicatie............25, 29 Zakenpartners........9, 12, 13, 16, 35

Non-profitorganisaties....................14

O

Octrooien..............................23, 24 Omwonenden................................ 6 Omkoping en corruptie..................11 Onafhankelijke wederverkopers.......19 Oneigenlijke betalingen.................11 Ontslag........................................... ..... 2, 8, 11, 13, 15, 16, 18, 20, 26 Openbaar ambt.....................17, 34 Openbaarmaking.20, 24, 30, 31, 34 Overheid....... 3, 11, 12, 14, 34, 36 Overheidsvertegenwoordigers............. .....................................11, 12, 13

Shell GEDRAGSCODE


37

14/10/2010 11:22

HOE… KAN DE GEDRAGSCODE U HELPEN? Hierin vindt u praktische adviezen over wetten en voorschriften, verwachtingen en richtlijnen over de omgang met anderen. Ook wijzen wij de weg naar bronnen van verdere informatie om u te helpen op uw eigen oordeel af te gaan.

2

4

10

18

22

INLEIDING

Inleiding 2 Bericht van de CEO 3

MENSEN EN VEILIGHEID

Gezondheid, veiligheid, beveiliging en de zorg voor het milieu en maatschappelijke prestaties 5 Duurzame ontwikkeling 6 Gelijke kansen 7 Intimidatie 8 Mensenrechten 9

CORRUPTIEBESTRIJDING

Omkoping en corruptie 11 Zaken doen met overheidsvertegenwoordigers 12 Geschenken en representatie 12 Belangenconflicten 14 Effectenhandel met kennis van koersgevoelige informatie 15 Witwassen van geld 16 Politieke activiteiten en betalingen 17

NATIONALE EN INTERNATIONALE HANDEL

Mededingingsrecht (Antitrust) 19 Exportbeperkingen en sancties 20 Importbeperkingen en sancties 20

BESCHERMING VAN INFORMATIE EN EIGENDOMMEN

Bescherming van eigendommen 23 Privacy en bescherming van persoonsgegevens 26 Beheer van gegevensbestanden (Records Management) 27

COMMUNICATIE 28

32

36

Zakelijke communicatie 29 Openbaarmaking van informatie 30

ALGEMENE BELEIDSUITGANGSPUNTEN VAN SHELL

BEGRIPPENLIJST EN INDEX Begrippenlijst 36 Index 37

Shell GEDRAGSCODE

1

Inleiding

De principes van ethisch zakelijk gedrag worden uiteengezet in de Verklaring van Algemene Beleidsuitgangspunten en de Gedragscode van Shell. De Verklaring van Algemene Beleidsuitgangspunten bepaalt de wijze waarop Shell-maatschappijen hun bedrijf uitoefenen. Deze Gedragscode beschrijft het gedrag dat Shell van u verwacht en dat u van Shell mag verwachten. Het taalgebruik is niet juridisch. De Code is meer dan een stel regels – hij moet als een essentieel richtsnoer worden beschouwd. De aan de Verklaring van Algemene Beleidsuitgangspunten en de Gedragscode ten grondslag liggende waarden zijn voor de hand liggend en universeel – oprechtheid, integriteit en respect voor mensen. Uw gedrag wordt beoordeeld naar de manier waarop u die waarden naleeft en hoe u de intentie en de geest van de principes in de Code in praktijk brengt. In sommige gevallen heeft u misschien behoefte aan nadere informatie om volledig te begrijpen wat er van u wordt geëist. Onderaan de volgende pagina’s staat waar u aanvullende informatie kunt vinden. Ook heeft u zelf de verantwoordelijkheid voor het volgen van training over onderwerpen die in deze Code aan bod komen.

“Tell Shell”

Door de hele Code heen vindt u situaties waarin van u wordt verwacht dat u die rapporteert (“Tell Shell”) of waarin u eventuele twijfels behoort te melden of daarover om advies zou moeten vragen. Dit kan door zich voor advies of een gesprek te wenden tot: uw lijnmanager of leidinggevende; elke andere hoger leidinggevende van Shell met wie u zo’n gesprek wel durft te voeren of aan wie u een e-mailbericht of een brief kunt sturen, bijvoorbeeld een vertegenwoordiger van Human Resources of van Legal, of een Compliance Officer; of de Shell Helpline (anoniem, als u daar de voorkeur aan geeft), waarvan de telefoonnummers te vinden zijn op sww. shell.com/ethicsandcompliance/report_ concerns/global_helpline.html. De Helpline is 24 uur per dag, zeven dagen per week in elk land bereikbaar via een landelijk telefoonnummer of via het Internet. Personen die contact opnemen met de Helpline kunnen op basis van vertrouwelijkheid spreken met een ervaren, onafhankelijke operator. Hun klacht of zorg wordt genoteerd en wordt behandeld overeenkomstig richtlijnen voor het consequent behandelen en onderzoeken van dit soort gevallen. Vragen zullen worden doorverwezen naar personen die ze kunnen beantwoorden. In de Code noemen wij specifieke terreinen waarop een inbreuk op de Code ernstige gevolgen kan hebben. In feite kunnen alle inbreuken serieuze consequenties hebben, tot en met ontslag, en in sommige gevallen boetes en/of gevangenisstraf.

2

Shell GEDRAGSCODE

Bericht van de CEO

Bij ons streven om onze prestaties in een snel veranderende wereld vol concurrentie te verbeteren, moeten wij altijd trouw blijven aan onze kernwaarden en de Verklaring van Algemene Beleidsuitgangspunten. Die vormen een van de fundamenten van ons succes, in goede tijden en ook als het tegenzit. De Gedragscode helpt u onze kernwaarden en de Verklaring van Algemene Beleidsuitgangspunten na te leven. De Code dient als kompas dat u houvast geeft bij de soms moeilijke keuzes waarvoor u in uw werk bij Shell komt te staan. De Code geeft solide principes waaraan u zich dient te houden. Ook laat de Code zien wat u moet doen als een situatie complex is en een uitweg moeilijk te vinden is.

Goede betrekkingen met onze partners, klanten, overheden en andere belanghebbenden vormen een van de sleutels voor ons succes. U kunt een bijdrage aan gezonde relaties leveren door zich met oprechtheid, integriteit en respect voor mensen te gedragen. Laat u dat na, dan verdwijnt het vertrouwen en ondermijnt dat de grondslagen waarop wij onze levens en ons bedrijf opbouwen. Lever dus uw aandeel door de Gedragscode te bestuderen en door naar onze waarden en principes te handelen.

Peter Voser

Velen van ons krijgen bij het werk te maken met juridische en ethische dilemma’s. Zij moeten dan een passende oplossing vinden of besluiten hoe te handelen. In dergelijke situaties dient u zich aan de geldende wetten te houden, de Shell-regels te volgen, uw gezonde verstand te gebruiken en hoge ethische normen te hanteren. Zo simpel is het. Daardoor helpt u te waarborgen dat wij samen juist handelen en dat u zich nooit hoeft te schamen om aan uw familieleden, collega’s, de media en het publiek te vertellen wat wij hebben gedaan. Mocht u ooit twijfelen, vraag dan om raad, zoals op de volgende pagina’s wordt uiteengezet.

3

WAT VINDT U IN DIT HOOFDSTUK? Gezondheid, veiligheid, beveiliging en de zorg voor het milieu (HSSE) en maatschappelijke prestaties (SP) 5 Duurzame ontwikkeling

Shell GEDRAGSCODE

7

Intimidatie

8

Mensenrechten

9

6

MENSEN EN VEILIGHEID

4

Gelijke kansen

Shell stelt zich ten doel de gezondheid van mensen niet te schaden en het milieu te beschermen. U dient anderen rechtvaardig en met respect te behandelen. Shell is een bedrijf waarin ruimte is voor verschillen. Discriminatie en intimidatie zijn onaanvaardbaar.

Mensen en Veiligheid

1

Gezondheid, veiligheid, beveiliging en de zorg voor het milieu (HSSE); en maatschappelijke prestaties (SP)

Om op het gebied van HSSE & SP prestaties te leveren waarop wij trots kunnen zijn, streven wij ernaar om de gezondheid van mensen niet te schaden en het milieu te beschermen, en ontwikkelen wij energiebronnen, producten en diensten volgens deze doelstellingen. Wij willen het vertrouwen winnen van klanten, aandeelhouders en de samenleving, een goede buur zijn en een bijdrage leveren aan duurzame ontwikkeling.

UW VERANTWOORDELIJKHEID

U behoort zowel de Inzet en het Beleid inzake HSSE & SP als het “HSSE & SP Control Framework” te begrijpen. U dient de Golden Rules en de Life-Saving Rules op te volgen.

Deze en andere doelen worden vermeld in de Commitment and Policy (de Inzet en het Beleid) van Shell inzake HSSE & SP. Elke Shell-maatschappij moet een systematische aanpak van HSSE & SP hanteren met als doel ervoor te zorgen dat de wet wordt nageleefd en dat de prestaties op dat gebied voortdurend worden verbeterd. Elke Shell-maatschappij dient verbeterdoelen voor HSSE & SP te stellen en het prestatieniveau te meten, te beoordelen en te melden. Shell-maatschappijen moeten er tevens voor zorgen dat aannemers en joint ventures waarover Shell het operationele beheer voert, met betrekking tot HSSE & SP volgens de Inzet en het Beleid handelen. Voor de doelen zoals geformuleerd in de Inzet en het Beleid is het “Shell HSSE & SP Control Framework” een op zichzelf staande bron wat betreft de eisen die aan het beheer van het effect van onze operationele activiteiten en projecten op samenleving en milieu worden gesteld.

MEER INFORMATIE EN “TELL SHELL” sww.shell.com/hse/ sww.shell.com/ethicsandcompliance/ report_concerns/global_helpline.html

s ww.shell.com/hse/goal_zero/index.html s ww.shell.com/hse/goal_zero/LSR/index.html Shell GEDRAGSCODE

5


2

DUURZAME ONTWIKKELING

Voor Shell betekent duurzame ontwikkeling meehelpen om op economisch, milieutechnisch en maatschappelijk verantwoorde wijze te voorzien in de groeiende energiebehoefte van de wereld. De inzet van Shell voor duurzame ontwikkeling vergt het afwegen van onze belangen voor de korte en de lange termijn. Daarbij zijn economische, gezondheids-, veiligheids-, beveiligings-, milieu- en maatschappelijke overwegingen onlosmakelijk onderdeel van de zakelijke besluitvorming. Duurzame ontwikkeling is een eerste vereiste bij onze maatschappelijke verblijfsvergunning. Shell neemt duurzame-ontwikkelingsprincipes op in al haar activiteiten, met als doel een duurzaam resultaat te leveren. Dit vraagt van ons dat wij regelmatig in overleg treden met onze belanghebbenden en rekening houden met hun standpunten, willen wij nieuwe winstgevende mogelijkheden creëren en onze technische, niet-technische en financiële risico’s verminderen terwijl wij de behoeften van onze buren respecteren.

UW VERANTWOORDELIJKHEID

U dient zich te houden aan de eisen die Shell stelt op het terrein van gezondheid, veiligheid, beveiliging, milieu en maatschappelijke prestaties. Elke Business dient ernaar te streven om blijvende maatschappelijke voordelen te creëren; de gezondheid en veiligheid van medewerkers, aannemers en buren te beschermen; zo min mogelijk overlast voor omwonenden te veroorzaken; de uitstoot te verlagen; ecosystemen en de biodiversiteit zo min mogelijk te beïnvloeden; en om energie, water en andere hulpbronnen efficiënter te gebruiken.

MEER INFORMATIE EN “TELL SHELL” sww.shell.com/sd/ sww.shell.com/ethicsandcompliance/report_concerns/global_helpline.html

6

Shell GEDRAGSCODE

ONZE BELEIDSUITGANGSPUNTEN ONZE KERNWAARDEN


3

Economisch

Gezondheid, veiligheid, beveiliging en de zorg voor het milieu




Externe communicatie en betrokkenheid


Naleving

GELIJKE KANSEN

Shell zorgt ervoor dat beslissingen met betrekking tot het dienstverband gebaseerd worden op het bezit van de vereiste kwalificaties, verdiensten, prestaties en andere functiegerelateerde factoren. Shell tolereert geen onwettige discriminatie bij de arbeid. UW VERANTWOORDELIJKHEID

Respecteer iedereen met wie u te maken heeft en behandel hen rechtvaardig, volgens de kernwaarden en de Verklaring van Algemene Beleidsuitgangspunten van Shell. Ken de waarde van diversiteit en discrimineer nooit.

KIJK KRITISCH NAAR UZELF

Bent u rechtvaardig en respectvol? Verplaatst u zich in het standpunt van de ander? Zijn uw persoonlijke gevoelens, vooroordelen of voorkeuren van invloed op uw beslissingen? Bent u op de hoogte van de lokale praktijk en gewoonten?

DE PRINCIPES

U dient besluiten over indienstneming, beoordeling, promotie, training, ontwikkeling, disciplinaire maatregelen, compensatie en beëindiging van dienstverband van anderen uitsluitend te baseren op kwalificaties, verdienste, prestatie en zakelijke overwegingen. Discrimineer niet op ras, huidskleur, religie, leeftijd, geslacht, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, invaliditeit, etnische afkomst of nationaliteit. Wees op de hoogte van geldende plaatselijke wetgeving en culturele factoren die van invloed kunnen zijn op beslissingen.

MEER INFORMATIE EN “TELL SHELL” sww-shellpeople.europe.shell.com/irj/portal/HR/HR sww.shell.com/ethicsandcompliance/report_concerns/global_helpline.html

Shell GEDRAGSCODE

7


4

INTIMIDATIE

Shell tolereert geen intimidatie. Shell tolereert geen enkele handeling of gedraging die vernederend, intimiderend of vijandig is. U dient in het bijzonder te waken voor een handelwijze die of gedrag dat misschien acceptabel is binnen een bepaalde cultuur, maar niet binnen een andere cultuur. UW VERANTWOORDELIJKHEID

Behandel anderen met respect en vermijd situaties die als ongepast kunnen worden opgevat. Spreek iemand erop aan als u zijn of haar gedrag vijandig, intimiderend of vernederend vindt. Intimidatie kan disciplinaire maatregelen tot gevolg hebben en zou tot ontslag kunnen leiden.


Heeft u zich gepast gedragen? Heeft u zich wel eens vernederend of bedreigend gedragen? Heeft u wel eens ongepaste opmerkingen of grappen gemaakt? Heeft u wel eens potentieel aanstootgevend materiaal verspreid of laten zien?

DE PRINCIPES

U mag anderen niet fysiek of verbaal intimideren of vernederen. Maak nooit ongepaste opmerkingen of grappen. Als u er niet zeker van bent of iets al dan niet gepast is, ga er dan van uit dat het ongepast is. Verspreid of toon nooit aanstootgevend of denigrerend materiaal, met inbegrip van afbeeldingen. Als u aanstoot neemt aan iemands handelwijze, wees dan niet bang om deze persoon daar dan op aan te spreken. Leg uit waarom die handelwijze u stoort en vraag hem of haar om het aanstootgevende gedrag te staken.

MEER INFORMATIE EN “TELL SHELL” sww-shellpeople.europe.shell.com/irj/portal/HR/HR sww.shell.com/ethicsandcompliance/report_concerns/global_helpline.html

8

Shell GEDRAGSCODE



5

Economisch







Naleving

MENSENRECHTEN

Wij versterken onze maatschappelijke verblijfsvergunning door onze activiteiten uit te voeren op een wijze waarbij zowel de mensenrechten volgens de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens van de Verenigde Naties als de kernconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie worden gerespecteerd. De benadering van Shell wat betreft het respecteren van mensenrechten bestaat uit een aantal kernelementen, waaronder naleving van het Maatschappijbeleid, naleving van geldende wetten en voorschriften, regelmatige gespreksen overlegrondes met onze belanghebbenden en het leveren van een bijdrage, direct of indirect, aan het algemeen welzijn van de samenlevingen waarbinnen wij werken.

Wij zoeken zakenpartners en dienstverleners/ leveranciers die normen in acht nemen die vergelijkbaar zijn met de onze. Alle medewerkers moeten de mensenrechtenkwesties in hun werklocatie begrijpen en moeten de verplichtingen, de normen en het beleid van Shell dienaangaande naleven. UW VERANTWOORDELIJKHEID

U dient de mensenrechtenkwesties in uw werklocatie te begrijpen en de verplichtingen, de normen en het beleid van Shell na te leven.

Onze inzet op dit terrein wordt gedragen door de Algemene Beleidsuitgangspunten van Shell, deze Gedragscode en relevant Groepsbeleid op uiteenlopende terreinen, waaronder: Maatschappelijke prestaties; Human Resources, waaronder Diversiteit; en Contracting & Procurement (Contracten en Inkoop).

MEER INFORMATIE EN “TELL SHELL” sww.shell.com/sd/issues/human/Human_Rights.html sww.shell.com/ethicsandcompliance/report_concerns/global_helpline.html

Shell GEDRAGSCODE

9

WAT VINDT U IN DIT HOOFDSTUK? Belangenconflicten (COI)

14

Zaken doen met overheidsvertegenwoordigers 12

Effectenhandel met kennis van koersgevoelige informatie

15

Geschenken en representatie (G&H)

Witwassen van geld

16

Omkoping en corruptie

11

12

CORRUPTIEBESTRIJDING

Politieke activiteiten en betalingen 17

Shell tolereert geen omkoping, handel met kennis van koersgevoelige informatie, marktmisbruik, fraude of witwassen van geld. Smeergeld valt eveneens onder omkoping en mag niet worden betaald. Ook dient u elk reëel of potentieel belangenconflict (of de schijn daarvan) te vermijden en mag u nooit ongepaste geschenken of representatie aanbieden of aannemen. Bedenk dat ook niet-onderbouwde aantijgingen van corruptie reputaties en bedrijven kunnen schaden.

10

Shell GEDRAGSCODE

Corruptiebestrijding

1

OMKOPING EN CORRUPTIE

Er is sprake van omkoping wanneer u een betaling, een geschenk of gunst aanbiedt, doet/geeft, aanneemt of daarom vraagt om een zakelijk resultaat op oneigenlijke wijze te beïnvloeden. Omkoping en corruptie – ongeacht of daarbij overheidsvertegenwoordigers of commerciële ondernemingen, waaronder ook joint ventures, betrokken zijn – kunnen direct zijn, of indirect via derden zoals agenten en joint venture-partners. Ook smeergelden vallen eronder, al zijn die in sommige landen legaal. Zelfs als u de ogen sluit voor een verdenking van omkoping of corruptie, kan dat leiden tot aansprakelijkheidsstelling voor Shell en voor u persoonlijk. UW VERANTWOORDELIJKHEID

U mag geen persoonlijke betalingen doen of persoonlijke geschenken of gunsten aanbieden, daarom vragen of die accepteren in ruil voor een gunstige behandeling of om zakelijk voordeel te behalen. U dient de antiomkopings- en corruptiewetten na te leven waaraan wij gehouden zijn. Dit geldt voor zowel de wetten van de landen waar wij opereren als die welke van toepassing zijn buiten het land waarvan die wetten zijn (bijvoorbeeld, het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten). U loopt het risico van disciplinaire maatregelen, ontslag, een rechtszaak en mogelijk gevangenisstraf als u bij omkoping en corruptie betrokken bent.

DE PRINCIPES

U mag nooit persoonlijke betalingen doen of persoonlijke geschenken of gunsten aanbieden, daarom vragen of die accepteren in ruil voor een gunstige behandeling, om een zakelijk resultaat te beïnvloeden of om zakelijk voordeel te behalen. Zorg dat de mensen met wie u samenwerkt, begrijpen dat omkoping en corruptie onaanvaardbaar zijn. “Tell Shell” als u vermoedens of weet heeft van corruptie bij Shell of bij een partij (bedrijf of persoon) waarmee Shell zaken doet. KIJK KRITISCH NAAR UZELF

Heeft u wel eens geld, een geschenk of een gunst aangeboden, gegeven of ontvangen om een zakelijke beslissing te beïnvloeden? Zou het u iets kunnen schelen als het publiekelijk bekend is wat u heeft gedaan? Bent u voornemens om een schenking te doen die als een ongepaste betaling zou kunnen worden beschouwd of heeft u dat wel eens gedaan?

MEER INFORMATIE EN “TELL SHELL” sww.shell.com/ethicsandcompliance/areas/index.html sww.shell.com/finance/controllers/Controls_Governance_Assurance/anti_fraud/Anti_Fraud_Website.html sww.shell.com/ethicsandcompliance/report_concerns/global_helpline.html

Shell GEDRAGSCODE

11


2

ZAKEN DOEN MET OVERHEIDSVERTEGENWOORDIGERS

Het aanbieden van geschenken en representatie aan overheidsvertegenwoordigers, inclusief onkosten die met reizen verband houden, is een onderwerp dat bijzondere aandacht verdient. Onderstaande principes zijn onderworpen aan het “Shell Anti-corruption Manual”. Sommige landen hanteren zeer strenge beperkingen voor de waarde en het karakter van geschenken en entertainment die hun overheidsvertegenwoordigers mogen aannemen. Geschenken en representatie die onder particuliere zakenpartners acceptabel zijn, kunnen tussen een bedrijf en een overheidsvertegenwoordiger onaanvaardbaar zijn. Bovendien kan gedrag van derden tot aansprakelijkheidsstelling voor uzelf en Shell leiden als u nalaat om passend onderzoek te doen bij derden die namens Shell zaken doen met overheidsvertegenwoordigers, of als u de uitkomst van een dergelijk onderzoek negeert.

U mag niet betalen voor reizen en representatie voor een overheidsvertegenwoordiger als die geen zakelijk karakter hebben. U dient zich te houden aan alle geldende wetten en de interne procedures van Shell wat betreft geschenken en representatie aan overheidsvertegenwoordigers.

3

Geschenken en representatie mogen uw zakelijke beslissingen nooit beïnvloeden en voor uzelf of voor Shell geen verplichtingen scheppen. UW VERANTWOORDELIJKHEID

U mag uw zakelijke beslissingen niet door geschenken en representatie laten beïnvloeden of bij anderen die indruk wekken. Wordt u beïnvloed of probeert u iemand te beïnvloeden, dan loopt u het risico van juridische of disciplinaire maatregelen of ontslag.

DE PRINCIPES

U moet toestemming van Shell hebben voor het aanbieden van geschenken en representatie aan overheidsvertegenwoordigers. De waarde van geschenken en representatie mag de voorgeschreven limiet voor het type betaling en het betreffende land niet overschrijden. Controleer deze drempelwaarden op sww.shell.com/ ethicsandcompliance/areas/index.html U mag geen geschenken en representatie aanbieden aan de echtgenoten, familieleden of gasten van een overheidsvertegenwoordiger.

GESCHENKEN EN REPRESENTATIE (G&H)

DE PRINCIPES

Shell raadt haar medewerkers af om geschenken en representatie van een zakenpartner te accepteren. Wijs geschenken en representatie af als u zich ongemakkelijk zou voelen om uw lijnmanager of leidinggevende, collega’s, familieleden, vrienden of het publiek te vertellen dat u die heeft geaccepteerd.

MEER INFORMATIE EN “TELL SHELL” sww.shell.com/ethicsandcompliance/areas/BandC/themanual.html sww.shell.com/ethicsandcompliance/report_concerns/global_helpline.html

12

Shell GEDRAGSCODE



3

Economisch







Naleving

GESCHENKEN EN REPRESENTATIE (G&H)

U en uw familieleden mogen nooit in verband met Shell-zaken het volgende aanbieden, geven, daarom vragen of aannemen: – illegale of ongepaste geschenken en representatie; – contante bedragen of equivalenten; – persoonlijke diensten;

– leningen;

– e venementen of maaltijden waarbij de zakenpartner niet aanwezig is; of

Maak het Shell-beleid inzake geschenken en representatie bekend aan uw zakenpartners. Bespreek bedrijfsrepresentatie of –sponsorbedragen met uw manager. Houd u aan wetten en voorschriften. Zie in dat plaatselijke gewoonten niet kunnen worden gevolgd als die in strijd zijn met het Shell-beleid. KIJK KRITISCH NAAR UZELF

– g eschenken en representatie gedurende periodes waarin belangrijke zakelijke beslissingen worden genomen.

U mag nooit geschenken en representatie aanbieden, geven, daarom vragen of accepteren die de voorgeschreven drempelwaarde overschrijden, tenzij u goedkeuring van uw lijnmanager heeft gekregen. Deze drempelwaarden zijn te vinden op sww.shell.com/ ethicsandcompliance/areas/index.html

Wordt het geschenk gegeven als uitzonderlijke beloning of als een prikkel voor een transactie?

U dient te registreren:

Maakte het in ontvangst nemen van de geschenken en representatie dat u zich tot iets verplicht voelde?

Zijn de geschenken en representatie ongepast of illegaal? Is het tijdstip van de geschenken en representatie gevoelig (bijvoorbeeld tijdens onderhandelingen)?

– a lle aan overheidsvertegenwoordigers gegeven geschenken en representatie, uitgezonderd die van nominale waarde, zoals een kop koffie; – a lle geschenken en representatie die de schijn kunnen wekken dat daardoor een belangenconflict wordt gecreëerd; – a lle gegeven of van derden ontvangen geschenken en representatie die de toegestane drempelwaarde overschrijden; en – a lle geweigerde geschenken en representatie die de toegestane drempelwaarde overschrijden.

MEER INFORMATIE EN “TELL SHELL” sww.shell.com/ethicsandcompliance/areas/index.html sww-groupcoi.shell.com/ sww.shell.com/ethicsandcompliance/report_concerns/global_helpline.html

Shell GEDRAGSCODE

13


4

BELANGENCONFLICTEN (COI)

Er is sprake van een belangenconflict als uw persoonlijke relaties, deelname aan externe activiteiten of een belang in een andere onderneming uw beslissingen beïnvloeden of die indruk zouden kunnen wekken. UW VERANTWOORDELIJKHEID

U dient belangenconflicten te vermijden. Uw Shell-besluiten mogen niet door persoonlijke en privé overwegingen worden beïnvloed. Een belangenconflict kan uw besluitvorming beïnvloeden, of zou de schijn daarvan kunnen wekken en kan uw reputatie en die van Shell in gevaar brengen. Niet-naleving van de eisen van deze Code of van wetten of voorschriften kan leiden tot disciplinaire maatregelen, inclusief beëindiging van het dienstverband. DE PRINCIPES

Meld aan uw lijnmanager of leidinggevende alles wat uw beslissingen of handelingen bij Shell zou kunnen beïnvloeden of die schijn zou kunnen wekken. Geef uw lijnmanager schriftelijk alle ter zake doende feiten als u denkt dat er sprake is van een feitelijk of potentieel belangenconflict. Registreer alle feitelijke of vermoedelijke belangenconflicten in het COI- en G&H-register van de Groep.

Wees onpartijdig en professioneel in uw omgang met aannemers en dienstverleners/leveranciers en respecteer daarbij mededingingsrechtelijke regels. “Tell Shell” als u voornemens bent om uw kennis of positie voor extern materieel gewin te gebruiken. U kunt in uw eigen tijd actief zijn in maatschappelijke, overheids-, onderwijsen andere non-profitorganisaties, mits u zich daarbij aan de betreffende wetten en voorschriften en aan het Shell-beleid houdt. U kunt in uw eigen tijd belangen in andere ondernemingen verwerven en externe beroepsactiviteiten verrichten, mits daaruit geen feitelijk of potentieel belangenconflict voortvloeit. Raadpleeg bij twijfel uw lijnmanager of leidinggevende. KIJK KRITISCH NAAR UZELF

Neemt u familieleden of vrienden in dienst, geeft u daar leiding aan, neemt u daar besluiten over of beoordeelt u die? Gebruikt u uw positie voor persoonlijk gewin? Heeft u wel eens persoonlijk geprofiteerd van vertrouwelijke informatie? Hebben uw persoonlijke relaties invloed op zakelijke beslissingen?

Onttrek u aan besluitvorming die een belangenconflict creëert of die de schijn daarvan zou kunnen wekken.

MEER INFORMATIE EN “TELL SHELL” sww.shell.com/ethicsandcompliance/areas/index.html sww-groupcoi.shell.com/ sww.shell.com/ethicsandcompliance/report_concerns/global_helpline.html

14

Shell GEDRAGSCODE



5

Economisch







Naleving

EFFECTENHANDEL MET KENNIS VAN KOERSGEVOELIGE INFORMATIE

U bent betrokken bij handel met kennis van koersgevoelige informatie als u handelt in aandelen of andere effecten terwijl u over materiële, niet-openbare informatie beschikt of als u die informatie aan een ander bekendmaakt, die vervolgens in die aandelen of andere effecten gaat handelen. Het is strafbaar om, gebruik makend van koersgevoelige informatie, te handelen in aandelen en effecten van Royal Dutch Shell plc (RDS). UW VERANTWOORDELIJKHEID

U dient vertrouwelijke bedrijfsinformatie te beschermen en mag die nooit ten eigen voordele gebruiken. Dit geldt met name voor het handelen in aandelen of andere effecten of het anderen aanraden om dat te doen. U mag geen geruchten verspreiden, anderen met onjuiste informatie misleiden of koersen manipuleren. Handel met kennis van koersgevoelige informatie en marktmisbruik zijn onrechtmatige activiteiten die tot boetes, ontslag of gevangenisstraf kunnen leiden.

DE PRINCIPES

Houd u aan de wetten inzake handel met kennis van koersgevoelige informatie en marktmisbruik. Volg het Shell-beleid bij het handelen in aandelen of andere effecten van RDS of een ander relevant bedrijf. Koop of verkoop geen effecten van RDS of andere bedrijven terwijl u over koersgevoelige informatie over die aandelen of effecten beschikt. Dit geldt zelfs als u niet langer in dienst van Shell bent. Manipuleer geen aandelenkoersen. Verspreid geen marktgeruchten of onjuiste informatie. “Tell Shell” als u denkt dat een collega betrokken is bij handel met kennis van koersgevoelige informatie of bij marktmanipulatie. KIJK KRITISCH NAAR UZELF

Beschikt u over koersgevoelige informatie? Bent u, of iemand uit uw directe familie, voornemens om transacties met effecten van RDS te verrichten? Heeft u wel eens vertrouwelijke informatie aan een ander bekendgemaakt? Heeft u wel eens een marktgerucht verspreid of de markt misleid?

MEER INFORMATIE EN “TELL SHELL” sww.shell.com/ethicsandcompliance/areas/index.html sww.shell.com/ethicsandcompliance/report_concerns/global_helpline.html

Shell GEDRAGSCODE

15


6

WITWASSEN VAN GELD

Er is sprake van witwassen van geld wanneer de criminele herkomst of aard van gelden of goederen wordt gecamoufleerd onder legitieme zakelijke transacties. Omgekeerd kunnen legitieme financiële middelen worden aangewend voor criminele activiteiten, waaronder financiering van terrorisme. Strafbare feiten die onder de anti-witwaswetgeving vallen, zijn onder meer: een onderzoek beïnvloeden of hinderen en nalaten om verdachte activiteiten te rapporteren. UW VERANTWOORDELIJKHEID

Shell kan door criminelen worden gebruikt om geld wit te wassen of om criminele activiteiten te financieren. U dient passend onderzoek van de tegenpartij te doen om inzicht te krijgen in de bedrijfsactiviteiten en de achtergrond van onze beoogde zakenpartners en om herkomst en bestemming van geld en eigendommen te bepalen. U dient verdachte transacties of witwasincidenten te melden. Doet u dat niet, dan kan dat leiden tot boetes, ontslag of gevangenisstraf.

DE PRINCIPES

Handel nooit met vermoedelijke criminelen en raak niet betrokken bij transacties waarin de opbrengst van strafbare feiten een rol speelt. Meld verdachte transacties of personen aan Shell. (Shell op haar beurt rapporteert de zaak aan het bevoegd gezag.) Zorg dat u geen geldelijke opbrengst van een misdrijf of daarmee verworven goederen verwerft, gebruikt of bezit. Verberg niet de herkomst of aard van met criminele activiteiten verworven goederen. Werk niet mee aan verwerving, bezit of beheer van met criminele activiteiten verworven goederen. Waarschuw een verdachte niet voor een onderzoek. U mag geen relevante documenten vervalsen, verbergen, vernietigen of wegruimen. KIJK KRITISCH NAAR UZELF

Kunt u transactiegegevens verifiëren? Biedt iemand commerciële voorwaarden die ver buiten de verwachte marktomstandigheden liggen? Zijn de betalingsmethoden ongebruikelijk of zijn er ongelieerde partijen bij betrokken? Zijn alle controles in orde?


16

Shell GEDRAGSCODE



7

Economisch







Naleving

POLITIEKE ACTIVITEITEN EN BETALINGEN

Uw politieke activiteiten en betalingen lopen het risico om te worden gezien als die van Shell en kunnen onze bedrijfsactiviteiten of onze reputatie beïnvloeden. UW VERANTWOORDELIJKHEID

U mag geen gelden of middelen van Shell gebruiken om bij te dragen aan politieke campagnes, politieke partijen, politieke kandidaten of mensen die daar iets mee te maken hebben. U moet ervoor zorgen dat uw persoonlijke politieke activiteiten niet als die van Shell worden gepresenteerd. Politieke activiteiten en betalingen kunnen een belangenconflict veroorzaken en kunnen de zakelijke transacties en de reputatie van Shell schaden. Niet-naleving van de eisen van deze Code of van wetten of voorschriften kan leiden tot disciplinaire maatregelen, inclusief beëindiging van het dienstverband.

DE PRINCIPES

Gebruik geen Shell-rekening voor politieke betalingen. Doe geen schenkingen aan liefdadigheidsinstellingen die een politiek doel dienen. Sta niet toe dat Shell-gelden via industriële organisaties of langs andere wegen worden gebruikt voor betalingen aan politieke partijen. Vraag waar nodig toestemming van Shell voordat u zich voor een openbaar ambt verkiesbaar stelt. Houd u aan wetten inzake deelname aan de politiek. KIJK KRITISCH NAAR UZELF

Maakt u gebruik van uw positie om politici of politieke partijen te steunen? Worden er onzuivere zakelijke beslissingen genomen om politieke invloed uit te oefenen? Gebruikt u de rekening van Shell voor het doen van politieke betalingen? Gebruikt u Shell-middelen voor partijpolitiek werk?


Shell GEDRAGSCODE

17

WAT VINDT U IN DIT HOOFDSTUK? Mededingingsrecht (Antitrust) 19 Exportbeperkingen en sancties 20 Importbeperkingen en sancties 20

NATIONALE EN INTERNATIONALE HANDEL

18

Shell GEDRAGSCODE

Shell heeft zich verbonden tot vrij, eerlijk en ethisch ondernemerschap. U dient zich aan alle geldende handelswetten te houden en te zorgen dat de kernwaarden van Shell bij al uw activiteiten worden toegepast. Niet-naleving van deze wetten en voorschriften kan ons bedrijf ernstig schaden en ons blootstellen aan strafrechtelijke vervolging. De gevolgen voor u kunnen ontslag, boetes en gevangenisstraf zijn.

Nationale en Internationale Handel

1

MEDEDINGINGSRECHT (ANTITRUST)

Mededingingswetgeving beschermt het vrije ondernemerschap en verbiedt gedrag dat handel of eerlijke concurrentie beperkt. Deze wetgeving is van toepassing op alle organisatorische niveaus van bedrijven. Zij bestrijdt illegale praktijken zoals prijsafspraken, verdeling van markten of aanbestedingsfraude of gedrag dat is gericht op het vestigen of handhaven van een monopolie. Shell tolereert geen schending van mededingingswetten. UW VERANTWOORDELIJKHEID

U mag met concurrenten van Shell geen afspraken maken over prijzen of prijselementen (zoals kortingen of toeslagen). U mag met anderen geen afspraken maken om elkaar niet in bepaalde markten of om bepaalde klanten of accounts te beconcurreren. U mag geen biedingen of aanbestedingen beïnvloeden en u mag geen afspraken met anderen maken om klanten of dienstverleners/ leveranciers te boycotten, tenzij in verband met internationaal opgelegde sancties. Afspraken met concurrenten om productie of productiecapaciteit te verlagen of te stabiliseren, zijn verboden. U mag evenmin met onafhankelijke afnemers of wederverkopers overeenkomsten sluiten waarin een minimale verkoopprijs voor een product wordt vastgelegd. Mededingingsbeperkend gedrag schaadt de zakelijke belangen van Shell en haar reputatie van eerlijkheid en oprechtheid. Mededingingsbeperkende praktijken zijn onaanvaardbaar. Zij zijn in de meeste landen illegaal en kunnen leiden tot hoge boetes en gevangenisstraf. DE PRINCIPES

Maak zonder wettige reden geen afspraken, ook niet informeel, met concurrenten over prijsstelling, productie,

klanten of markten. Win altijd juridisch advies in over de vraag of een bepaalde praktijk al dan niet wettig is. Besluiten over prijsstelling, productie, klanten en markten van Shell dienen uitsluitend door Shell te worden genomen. Bespreek niet met concurrenten: – m et welke dienstverleners/leveranciers, klanten of aannemers Shell wel of geen zaken doet of zal doen; of – in welke markten Shell voornemens is producten af te zetten of op welke voorwaarden Shell zaken wil doen. Verlaat vergaderingen met branchegenoten als daar concurrentiegevoelige kwesties te berde worden gebracht en zorg dat uw vertrek wordt opgemerkt. Meld de zaak aan Shell Legal en de Compliance Officer van uw Business of Functie. “Tell Shell” als u weet heeft van potentieel mededingingsbeperkende praktijken of als u er niet zeker van bent of bepaalde praktijken al dan niet wettig zijn. KIJK KRITISCH NAAR UZELF

Werd op een vergadering met branchegenoten concurrentiegevoelige informatie besproken (direct of indirect)? Heb ik geprobeerd om de verkoopprijs van mijn wederverkopers of distributeurs vast te stellen? Zijn onze dienstverleners/leveranciers of klanten betrokken bij mededingingsbeperkend gedrag? Weet ik wat mijn ondergeschikten doen? Heb ik het relevante juridische advies ingewonnen?


Shell GEDRAGSCODE

19

Nationale en Internationale Handel

2

EXPORTBEPERKINGEN EN SANCTIES

Wetten inzake exportbeperkingen en sancties geven landen wettelijk toezicht op verkoop, transport, elektronische overdracht of openbaarmaking van informatie, software, goederen en diensten over landsgrenzen heen. Uitvoer kan ook elektronisch, door middel van discussies en door middel van visuele inspectie plaatsvinden en niet alleen op de gebruikelijke wijze. UW VERANTWOORDELIJKHEID

Denk zorgvuldig na over de mogelijke gevolgen van exportbeperkingen en sancties voordat u overgaat tot een grensoverschrijdende overdracht van goederen, technologie of software. Bedenk dat beperkingen en sancties (of embargo’s) aan landen, ondernemingen, personen en goederen kunnen worden opgelegd. U moet weten welke van deze beperkingen of sancties kunnen leiden tot beperking of verbod van de wijze waarop u uw bedrijf uitoefent. Shell kan worden blootgesteld aan strafrechtelijke vervolging, boetes en verlies van exportprivileges als u zich niet aan de desbetreffende beperkingen en sancties houdt. De gevolgen voor u kunnen ontslag, boetes of gevangenisstraf zijn.

3

IMPORTBEPERKINGEN EN SANCTIES

Importbeperkingen en sanctiewetten geven landen wettelijk toezicht op aankoop, transport, elektronische overdracht of openbaarmaking van informatie, software, goederen en diensten naar hun grondgebied. Importbeperkingen gelden voor Shell als bedrijf, maar ook voor u persoonlijk. UW VERANTWOORDELIJKHEID

U moet aan de importeisen voldoen als u goederen of diensten een land in brengt en zorgen dat invoerrechten, heffingen en belastingen zijn betaald. U mag geen goederen waarvoor importbeperkingen gelden in een land invoeren zonder die aan te geven. U moet om juridisch advies vragen als u twijfelt over de rechtmatigheid van een importtransactie. U mag geen verboden goederen importeren. Niet-naleving van wetten inzake importbeperkingen en sancties kan tot operationele vertraging leiden en schadelijk zijn voor het bedrijf. Voor Shell kan dit ook juridische gevolgen hebben, waaronder boetes en verlies van privileges. De gevolgen voor u kunnen ontslag, boetes of gevangenisstraf zijn.


20

Shell GEDRAGSCODE



Economisch







Naleving

DE PRINCIPES


(VOOR EXPORT- EN IMPORTBEPERKINGEN EN SANCTIES)

(EXPORT- EN IMPORTBEPERKINGEN EN -SANCTIES)

Zorg dat u over de juiste machtiging beschikt alvorens goederen, technologie, software of diensten over landsgrenzen heen te exporteren of te importeren.

Begrijpt u de geldende export- en importbeperkingen?

Ken uw klanten en dienstverleners/ leveranciers en weet hoe zij de goederen, technologie, software of diensten die u hen levert, gaan gebruiken. Win juridisch advies in alvorens zaken te doen met een land of een persoon als daarvoor sancties gelden.

Weet u voor welke landen, ondernemingen, personen en goederen sancties gelden? Zijn de betreffende invoerrechten, heffingen en belastingen betaald? Heeft u alle benodigde vergunningen verkregen? Importeert of exporteert u aan beperking onderhevige of verboden goederen?

Importeer niet vanuit een land waarvoor sancties gelden naar een land dat die sancties toepast. Blijf op de hoogte van veranderingen in de regels. Win juridisch advies in als u twijfels heeft over export- en importbeperkingen of -sancties.


Shell GEDRAGSCODE

21

WAT VINDT U IN DIT HOOFDSTUK? Bescherming van eigendommen 23 Privacy en bescherming van persoonsgegevens (DP)

Beheer van gegevensbestanden (Records Management) 27

26

BESCHERMING VAN INFORMATIE EN EIGENDOMMEN

22

Shell GEDRAGSCODE

Intellectuele, fysieke en financiële bedrijfseigendommen zijn waardevol en moeten worden behouden, beschermd en op de juiste wijze beheerd. Persoonsgegevens en intellectuele eigendom (IP) moeten worden beschermd. Informatietechnologie- (IT) en communicatiemiddelen moeten op verantwoorde wijze worden gebruikt. Gegevensbestanden moeten accuraat zijn en op de juiste wijze worden bewaard. Fraude, diefstal, oneigenlijk gebruik of misbruik van Shelleigendommen zijn onaanvaardbaar.

Bescherming van Informatie en Eigendommen

1

BESCHERMING VAN EIGENDOMMEN

Bedrijfseigendommen kunnen financiële, fysieke of immateriële activa zijn, zoals gebouwen, apparatuur, financiële middelen, software, knowhow, gegevens, octrooien en andere intellectuele eigendom. UW VERANTWOORDELIJKHEID

U dient Shell-eigendommen te beschermen tegen verspilling, verlies, beschadiging, misbruik, diefstal, verduistering of schending. U dient Shell-eigendommen op passende en verantwoorde wijze te gebruiken. U dient de fysieke en immateriële activa van anderen te respecteren. Niet-naleving van de eisen van deze Code of van wetten of voorschriften kan leiden tot disciplinaire maatregelen, inclusief beëindiging van het dienstverband.

MEER INFORMATIE EN “TELL SHELL” sww.shell.com/finance/controllers/Controls_Governance_Assurance/anti_fraud/Anti_Fraud_Website.html sww.shell.com/ethicsandcompliance/report_concerns/global_helpline.html

Shell GEDRAGSCODE

23


1.1 INTELLECTUELE EIGENDOM

Intellectuele-eigendomsrechten, waaronder octrooien, handelsmerken, knowhow en handelsgeheimen met betrekking tot de operationele activiteiten of technologieën van Shell, behoren tot de meest waardevolle bezittingen van Shell. Intellectuele eigendom is een essentieel strategisch hulpmiddel om bedrijfsdoelen te bereiken en moet met de juiste zorg worden beheerd. UW VERANTWOORDELIJKHEID

U dient zich te houden aan de IP Standard van Shell.

Intellectual Property Services (IPS) moet tijdig worden geraadpleegd over transacties en aan intellectueleeigendomsrechten gerelateerde overeenkomsten; deze moeten met de juiste bevoegdheid worden gesloten en volgens afspraak worden uitgevoerd. Aan intellectuele-eigendomsrechten gerelateerde geschillen en de daarmee verband houdende communicatie dienen via het IPS-team te worden afgehandeld.

DE PRINCIPES

Iedere Business en ieder Businessonderdeel van betekenis dient een strategie met betrekking tot intellectuele-eigendomsrechten te hebben. Shell-maatschappijen dienen de intellectuele-eigendomsrechten van de Groep naar behoren te beschermen. Intellectuele-eigendomsrechten van derden mogen niet bewust worden geschonden. Shell-maatschappijen dienen zich te houden aan de binnen de Groep geldende regelingen inzake intellectueleeigendomsrechten.


24

Shell GEDRAGSCODE



Economisch







Naleving

1.2 PERSOONLIJK GEBRUIK VAN IT

IT- en communicatiemiddelen zijn onder meer persoonlijke computers, mobiele en bureautelefoons en “personal digital assistants” (PDA’s). Beperkt persoonlijk gebruik van IT- en communicatiemiddelen van Shell wordt momenteel over het algemeen geaccepteerd maar dit kan worden herzien. Het gebruik, inclusief uw persoonlijk gebruik, van de IT- en communicatiemiddelen van Shell wordt geregistreerd en bewaakt. UW VERANTWOORDELIJKHEID

Upload, download, verstuur of bekijk geen pornografisch of ander onzedelijk of aanstootgevend materiaal of materiaal dat illegaal is of dat voor uw collega’s beledigend, kwetsend, onplezierig of ergerlijk kan zijn. Neem de naam of het merk van Shell op in uw zakelijke communicatie maar verwijder die uit persoonlijke e-mailberichten. Gebruik de beveiligingsmaatregelen van Shell.

Wanneer u de IT- en communicatiemiddelen van Shell gebruikt, dient u hoge ethische normen te hanteren, zich aan geldende wetten en voorschriften te houden en te zorgen dat u aan de beveiligingseisen van Shell voldoet. Uw persoonlijk gebruik van de IT- en communicatiemiddelen van Shell mag niet meer dan een nominaal bedrag kosten en mag de productiviteit niet nadelig beïnvloeden. Oneigenlijk gebruik van deze faciliteiten kan illegaal zijn en schadelijk zijn voor Shell. Shell kan bij het bevoegd gezag aangifte doen van illegaal gebruik.

Zorg dat u voldoet aan de Communicatieeisen in deze Code.

DE PRINCIPES

Kunt u uw persoonlijk gebruik uitleggen en rechtvaardigen?

Vraag toestemming alvorens software te installeren of hardware aan te sluiten. Gebruik de IT- of communicatiemiddelen van Shell niet voor onrechtmatige of immorele activiteiten of doeleinden (inclusief schending van IP-rechten of het plegen van “cybercrime”), of om te gokken of ten behoeve van uw persoonlijke bedrijfsactiviteiten. KIJK KRITISCH NAAR UZELF

Zorg dat uw persoonlijk gebruik van de IT- en communicatiemiddelen van Shell incidenteel en van korte duur is. Gebruik het Shell-netwerk of gegevensopslagruimte op dat netwerk niet voor amusementsdoeleinden of voor het opslaan van uw persoonlijke gegevens. Zorg dat u de controle behoudt over de IT- en communicatiemiddelen waarvoor u verantwoordelijk bent als anderen die gebruiken.

Heeft u wel eens aanstootgevend materiaal ge-upload, gedownload of verstuurd? Heeft u de Shell-voetregel uit persoonlijke e-mailberichten verwijderd? Heeft u goedkeuring verkregen om software te installeren?

MEER INFORMATIE EN “TELL SHELL” s ww.shell.com/ethicsandcompliance/areas/index.html s ww.shell.com/ethicsandcompliance/report_concerns/global_helpline.html

Shell GEDRAGSCODE

25


2

PRIVACY EN BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS (DP)

Privacywetten beschermen informatie over personen, waaronder namen en contactgegevens, dienstbetrekkings- en financiële informatie, leeftijd en nationaliteit. Gegevens over ras of etnische afkomst, religie of levensbeschouwing, gezondheid of seksuele geaardheid, crimineel gedrag of vakbondslidmaatschap zijn gevoelige persoonsgegevens en zijn aan strengere regels gebonden. Shell respecteert het basisrecht van personen – inclusief medewerkers, klanten en dienstverleners/ leveranciers – op privacy. UW VERANTWOORDELIJKHEID

Bij het verzamelen of gebruiken van persoonsgegevens dient u iemands recht op privacy te respecteren en zich aan de geldende wetten en de interne privacyregels van Shell te houden. Persoonlijke informatie over personen moet tegen misbruik zijn beschermd. Bij het verzamelen, gebruiken en uitwisselen van deze gegevens dient u zich aan correcte procedures te houden. Verzuim om persoonsgegevens vertrouwelijk en beveiligd te houden, kan tot ontslag en strafrechtelijke vervolging leiden. Bescherm personeels- en bedrijfsbestanden die persoonsgegevens bevatten. DE PRINCIPES

Houd u aan het “DP Manual” van Shell bij het verzamelen, behandelen, opslaan, gebruiken of uitwisselen van persoonsgegevens. Gebruik passende fysieke en ITbeveiligingsmaatregelen. Meld het (“Tell Shell”) als u vermoedens of weet heeft van “gaten” in de beveiliging.

U mag geen persoonsgegevens verzamelen, behandelen, opslaan, gebruiken of uitwisselen tenzij die informatie werkelijk nodig is en u daartoe wettelijk bevoegd bent. Vertel de betrokkenen waarom u hun persoonsgegevens verzamelt. Raadpleeg het “DP Manual” om te controleren of iemand toestemming moet geven voordat u diens persoonlijke informatie gebruikt of uitwisselt. Raadpleeg uw DP Focal Point of de DP Advisor in uw afdeling Legal voordat u persoonsgegevens naar iemand in een ander land overbrengt. Neem de wettelijke beperkingen voor de overdracht van persoonsgegevens in acht. Bewaar persoonlijke informatie niet langer dan nodig en wis, vernietig of anonimiseer die vervolgens op een veilige manier. KIJK KRITISCH NAAR UZELF

Begrijpt u de privacywetten en de interne privacyregels van Shell? Heeft u toestemming om deze informatie te verzamelen, te gebruiken en op te slaan of uit te wisselen? Heeft u de betrokkene verteld waarom u deze informatie verzamelt? Heeft u toestemming van betrokkene om deze informatie te gebruiken of uit te wisselen?


26

Shell GEDRAGSCODE



3

Economisch







Naleving

BEHEER VAN GEGEVENSBESTANDEN (RECORDS MANAGEMENT)

Gegevensbestanden (Records) zijn waardevolle bedrijfseigendommen die op de juiste wijze moeten worden beheerd. Shell moet gegevensbestanden op snelle en betrouwbare wijze kunnen terugvinden. Wanneer de bewaartermijn van een bepaald gegevensbestand is verstreken, dan dient dit bestand op passende wijze te worden vernietigd. Een gegevensbestand bevat informatie die bewijs is van een bedrijfsactiviteit of informatie die vereist is voor juridische, fiscale of boekhoudkundige doeleinden of die noodzakelijk is met het oog op de naleving van weten regelgeving of vergunningen; of informatie die van belang is voor de activiteiten van Shell of het (toekomstig) begrip van een bedrijfsproces, project enz. Of iets al dan niet een gegevensbestand is, wordt bepaald door de inhoud ervan en niet door de aard van de gegevensdrager. Voorbeelden van gegevensbestanden zijn: contracten, accountantsrapporten, financiële informatie, productspecificaties, Groepsbeleid, richtlijnen en procedures en notulen van vergaderingen. UW VERANTWOORDELIJKHEID

U dient te begrijpen welke informatie een gegevensbestand vormt – en dat dus op de juiste wijze moet worden beheerd en op passende wijze moet worden vernietigd als het niet meer van waarde is. Verzuim om gegevensbestanden effectief te beheren, kan leiden tot aanzienlijke bedrijfsrisico’s met mogelijk nadelige financiële, concurrentie-,

reputatie-, nalevings- en juridische gevolgen en kan een inbreuk vormen op wettelijke, boekhoudkundige, fiscale en regelgevingseisen. Men behoort zijn gegevensbestanden in overeenstemming met de “Group Records Management Standard” en de “Group Records Management Guidelines” te beheren. DE PRINCIPES

Iedereen behoort zijn of haar gegevensbestanden in overeenstemming met de “Group Records Management Standard” en de “Group Records Management Guidelines” te beheren. KIJK KRITISCH NAAR UZELF

Weet u wat uw gegevensbestanden zijn en hoe u die indeelt, opslaat en bewaart? Zijn uw gegevensbestanden beschermd zodat zij niet toegankelijk zijn voor onbevoegden en niet door onbevoegden kunnen worden bewerkt of gewist? Heeft u alle informatie bewaard die relevant is indien een rechtszaak of een onderzoek door een toezichthoudende instantie of de fiscale autoriteiten aanhangig is of te verwachten valt? Heeft u de relevante gegevensbestanden overgedragen toen u van functie veranderde?


Shell GEDRAGSCODE

27

WAT VINDT U IN DIT HOOFDSTUK? Zakelijke communicatie

29

Openbaarmaking van informatie 30

COMMUNICATIEUITINGEN

Uw uitingen kunnen worden gezien als uitingen van Shell. Zorg dat uw uitingen noodzakelijk en passend zijn. Zorg ervoor dat u zich aan alle regels en richtlijnen houdt. Verzuim om informatie te beschermen kan schadelijk zijn voor de reputatie van Shell en voor haar vermogen om doeltreffend haar bedrijf uit te oefenen. Ongepaste, onjuiste of onzorgvuldige communicatie kan ernstige reputatie-, aansprakelijkheidsstellings- en nalevingsrisico’s voor u en Shell veroorzaken.

28

Shell GEDRAGSCODE

Communicatie-uitingen

1

ZAKELIJKE COMMUNICATIE

De “Business Communications Standard” bevat de principes en de regels voor alle communicatie door Shell-medewerkers binnen Shell en met derden. De Standard is van toepassing op elke vorm van communicatie, met inbegrip van post, elektronische documenten, “instant messages”, websites, sociale media, postings op de Shell Global Networks (Sitescape), papieren documenten, faxen, stemopnamen en voicemailberichten. Voor bepaalde media zoals e-mail of sociale media, gelden additionele richtlijnen. UW VERANTWOORDELIJKHEID

U dient de “Business Communications Standard” in acht te nemen. Verzuim daarvan kan de reputatie van Shell schaden. Het zich niet houden aan voorschriften kan leiden tot disciplinaire maatregelen of juridische aansprakelijkheid. DE PRINCIPES

Wat betreft uw zakelijke communicatie: – v erstrek geen misleidende informatie;

Volg alle relevante normen en richtlijnen op. In het bijzonder: – h oud u aan de “Group Disclosure Standard” bij het publiekelijk openbaar maken van informatie; – c lassificeer mededelingen volgens de “Group Information Classification System Levels” en codeer indien nodig uw correspondentie; – b edenk dat communicatie met een concurrent een inbreuk op antitrustwetten kan vormen; – z org ervoor dat u zich bij het behandelen van persoonsgegevens aan de Privacyregels van Shell houdt; – c ontroleer of export of import van informatie naar of vanuit andere landen niet verboden is en of de juiste vergunningen zijn verkregen als de wet dat vereist; en – z org dat u kennis heeft genomen van de additionele mediarichtlijnen, bijvoorbeeld die voor sociale media en e-mail.

– stel geen speculatieve meningen op schrift; – overdrijf niet; – m aak niet “gewoon een praatje” over gevoelige of vertrouwelijke aangelegenheden; en – m aak geen grapjes over ernstige kwesties. Vermeld van welke Shell-maatschappij het bericht afkomstig is.


Zou u zich ongemakkelijk voelen als deze brief, dit bericht of deze uitspraak openbaar zou worden gemaakt? Zou u zich ongemakkelijk voelen als deze brief, dit bericht of deze uitspraak als bewijsmateriaal in een rechtszaak zou worden gebruikt? Is dit bericht wettig? Is dit bericht noodzakelijk? Wat is de beste wijze van communiceren?


Shell GEDRAGSCODE

29

Communicatie-uitingen

2

OPENBAARMAKING VAN INFORMATIE

Elke openbare schriftelijke of mondelinge mededeling die namens Shell wordt gedaan, is een openbaarmaking van informatie. Beursgenoteerde bedrijven zoals Shell moeten het publiek over hun bedrijfsactiviteiten en financiële positie informeren. Openbaar gemaakte informatie moet op waarheid berusten en accuraat zijn en mag niet onderling tegenstrijdig en misleidend zijn. UW VERANTWOORDELIJKHEID

U mag geen informatie over de bedrijfsactiviteiten van Shell openbaar maken als u daartoe niet bevoegd bent. U dient vertrouwelijke informatie te beschermen. Als u bevoegd bent om informatie openbaar te maken, dan dient u ervoor te zorgen dat die op waarheid berust, accuraat is en niet onderling tegenstrijdig en niet misleidend is. Zorg dat de financiële overzichten van Shell een getrouw beeld geven van de financiële positie van Shell en van de transacties waarvoor u verantwoordelijk bent.

U dient zich te houden aan het Shell-beleid ten aanzien van openbaarmaking van informatie alvorens informatie openbaar te maken. U mag niet met de media in contact treden zonder toestemming van de experts van Shell Media Relations en evenmin mag u met de investeerders in contact treden zonder toestemming van de experts van Shell Investor Relations. Misleiding van het publiek kan een overtreding van de regels vormen. Onjuiste en trage openbaarmaking van informatie kan de reputatie van Shell schaden en de koers van haar aandelen nadelig beïnvloeden. Voor Shell en de betrokken personen kan dit leiden tot onderzoek, strafrechtelijke vervolging, schorsing en boetes.


30

Shell GEDRAGSCODE



Economisch







Naleving

DE PRINCIPES

Zorg dat informatie die openbaar wordt gemaakt, op waarheid berust, accuraat is en onderling niet tegenstrijdig en niet misleidend is. Bescherm vertrouwelijke informatie. Houd u aan de “Disclosure Standard” en maak alleen informatie openbaar als u daartoe bevoegd bent.


Berust uw informatie op waarheid en is zij juist? Heeft u toestemming van experts van Media Relations en Investor Relations gekregen? Beschikt u over koersgevoelige informatie? Heeft u alles verteld?

Meld verlies of diefstal van Shell-informatie aan uw lijnmanager of leidinggevende. Volg de geldende procedures als u denkt dat u over koersgevoelige informatie over Shell beschikt. Houd u aan alle geldende wetten en voorschriften. Treed niet in contact met de media of met de investeerders tenzij de vereiste toestemmingen zijn verkregen.


Shell GEDRAGSCODE

31

Algemene Beleidsuitgangspunten van Shell Onze Beleidsuitgangspunten in praktijk Bij al onze werkzaamheden laten wij ons leiden door onze gemeenschappelijke kernwaarden van oprechtheid, integriteit en respect voor mensen. Deze vormen het fundament van onze Beleidsuitgangspunten.

De Beleidsuitgangspunten gelden voor elke transactie, groot of klein, en vormen de sturende kracht achter het gedrag dat altijd van alle medewerkers van iedere Shell-maatschappij bij de bedrijfsuitoefening wordt verwacht. Wij worden beoordeeld op onze daden. Onze reputatie kan alleen gewaarborgd zijn als wij volgens de wet en onze Beleidsuitgangspunten handelen. Wij dringen er ook bij onze bedrijfspartners op aan om deze of equivalente beleidsuitgangspunten na te leven. Het behoort tot de verantwoordelijkheid van het management om het goede voorbeeld te geven en erop toe te zien dat alle medewerkers met deze Beleidsuitgangspunten bekend zijn en handelen naar zowel de letter als de geest ervan. Ten grondslag aan de toepassing van deze Beleidsuitgangspunten liggen gerichte, alomvattende borgingsprocedures die ten doel hebben ervoor te zorgen dat onze medewerkers de Beleidsuitgangspunten begrijpen en bevestigen dat zij daarnaar handelen. Als onderdeel van dit borgingssysteem is het tevens de verantwoordelijkheid van het management om de medewerkers te voorzien van veilige en vertrouwelijke kanalen om bezorgdheid te kunnen uiten en om gevallen van niet-naleving te rapporteren. Omgekeerd is het de verantwoordelijkheid van Shellmedewerkers om vermoedelijke inbreuk op onze Beleidsuitgangspunten intern binnen Shell te melden. De Beleidsuitgangspunten vormen reeds vele jaren de basis voor de manier waarop wij ons bedrijf uitoefenen. Naleving ervan is cruciaal voor het blijvende succes van Shell.

32

Shell GEDRAGSCODE

Onze waarden en normen

Shell-medewerkers handelen volgens onze gemeenschappelijke kernwaarden van oprechtheid, integriteit en respect voor mensen. Wij hechten ook groot belang aan vertrouwen en openheid, aan teamwerk en professionalisme en aan trots kunnen zijn op onze prestaties.

Duurzame ontwikkeling

In het kader van onze Beleidsuitgangspunten verbinden wij ons aan het bijdragen aan duurzame ontwikkeling. Dit vergt het afwegen van belangen voor de korte en de lange termijn, waarbij economische, milieu- en maatschappelijke overwegingen onlosmakelijk onderdeel van de zakelijke besluitvorming zijn.

Verantwoordelijkheden

De verantwoordelijkheid van Shellmaatschappijen strekt zich uit over vijf gebieden. Het management heeft de plicht om voortdurend prioriteiten af te wegen en om op grond van die afwegingen overeenkomstig die onderling onverbrekelijk verbonden verantwoordelijkheden te handelen.

a. Jegens aandeelhouders Het in stand houden van het door aandeelhouders belegde kapitaal en het zorgen voor een rendement dat over de lange termijn concurrerend is met dat van andere toonaangevende ondernemingen in de energie-industrie.

b. Jegens klanten Het werven en behouden van klanten door het ontwikkelen en leveren van veilige en uit milieuoogpunt verantwoorde producten en diensten van goede kwaliteit voor een redelijke prijs, op basis van de nodige technische, milieukundige en commerciële vakkennis.

d. Jegens degenen met wie wij zaken doen Het streven naar tot wederzijds voordeel strekkende relaties met aannemers, leveranciers en joint venture-partners, waarbij de toepassing van deze Algemene Beleidsuitgangspunten van Shell of gelijkwaardige beleidsuitgangspunten dient te worden bevorderd. De mogelijkheid om deze beleidsuitgangspunten doeltreffend te bevorderen, is van belang bij de beslissing over het aangaan of het voortzetten van dergelijke relaties.

e. Jegens de samenleving Bedrijfsvoering als verantwoordelijk lid van de samenleving, het naleven van geldende wetten en voorschriften, het steunen van fundamentele mensenrechten voor zover dat binnen de legitieme rol van het bedrijfsleven past en het in acht nemen van normen voor veiligheid, gezondheid, welzijn en milieu.

c. Jegens medewerkers Het respecteren van de mensenrechten van onze medewerkers, het zorgen voor goede en veilige werkomstandigheden en het bieden van concurrerende arbeidsvoorwaarden. Het stimuleren van de ontplooiing en het optimaal benutten van het talent van onze medewerkers; het scheppen van een werkomgeving waarin ruimte is voor verschillen en waarin alle medewerkers gelijke kansen hebben om hun vaardigheden en talenten te ontplooien. Het betrekken van medewerkers bij de planning en de gerichte uitvoering van hun werkzaamheden; het verschaffen van mogelijkheden om punten van zorg te melden. Wij zijn ons ervan bewust dat zakelijk succes afhankelijk is van de volledige inzet van alle medewerkers.

Shell GEDRAGSCODE

33

Algemene Beleidsuitgangspunten van Shell Stelregel 1: Economisch

Winstgevendheid op lange termijn is een wezenlijke voorwaarde voor het bereiken van onze bedrijfsdoelen en voor de voortdurende groei van ons bedrijf. Het is een maatstaf voor de doelmatigheid van het bedrijf en voor de uiteindelijke waarde die de klant aan de door Shell geleverde producten en diensten toekent. Winstgevendheid verschaft de noodzakelijke bedrijfsmiddelen ter bekostiging van de investeringen om in de toekomstige energiebehoeften van de klant te voorzien. Zonder winst en zonder een robuuste financiële grondslag zou het niet mogelijk zijn om aan onze verantwoordelijkheden te voldoen. Investeringsen afstotingscriteria omvatten onder meer overwegingen van duurzame ontwikkeling (economisch, sociaal en milieutechnisch), alsook een beoordeling van het investeringsrisico.

Stelregel 2: Economische mededinging

Shell-maatschappijen staan het vrije ondernemerschap voor. Wij wensen binnen het kader van de geldende wetgeving op het gebied van mededinging op eerlijke en ethisch verantwoorde wijze te concurreren; wij zullen anderen niet verhinderen om vrijelijk met ons te concurreren.

Stelregel 3: Integriteit in zaken

Voor Shell-maatschappijen staan oprechtheid, integriteit en zuiverheid in alle aspecten van onze bedrijfsvoering voorop. Wij verwachten dat ook in onze relaties met allen met wie wij zaken doen. Het aanbieden, betalen, vragen om of accepteren van steekpenningen in welke vorm dan ook, direct of indirect, is onaanvaardbaar. Smeergeld valt eveneens onder steekpenningen en mag niet worden betaald. De medewerkers dienen elke tegenstrijdigheid van belangen tussen hun eigen activiteiten en hun aandeel in maatschappijzaken te vermijden. Voorts dienen medewerkers potentiële tegenstrijdigheid van belangen aan hun werkgever te melden. Alle namens een Shell-maatschappij uitgevoerde zakelijke transacties moeten accuraat en naar behoren, overeenkomstig vastgelegde procedures, in de boeken van die maatschappij worden verantwoord en vatbaar zijn voor accountantscontrole en openbaarmaking.

34

Shell GEDRAGSCODE

Stelregel 4: Politieke activiteiten a) Van maatschappijen Shell-maatschappijen handelen bij het nastreven van hun legitieme zakelijke doelen op een maatschappelijk verantwoorde wijze en met inachtneming van de wetten van het betrokken land. Shell-maatschappijen verrichten geen betalingen aan politieke partijen en organisaties of vertegenwoordigers daarvan en houden zich afzijdig van partijpolitiek. Bij contacten met overheidsinstanties hebben zij echter het recht, en ook de plicht, ons standpunt kenbaar te maken over aangelegenheden die onze belangen of die van onze medewerkers, klanten of aandeelhouders of die van lokale gemeenschappen raken en dat te doen op een wijze die strookt met onze waarden en Beleidsuitgangspunten.

b) Van medewerkers Wanneer individuele medewerkers wensen deel te nemen aan maatschappelijke activiteiten, met inbegrip van het zich kandidaat stellen voor een openbare functie, worden zij daartoe in de gelegenheid gesteld indien dat in het licht van de plaatselijke omstandigheden passend is.

Stelregel 5: Veiligheid, gezondheid, welzijn en milieu

Shell-maatschappijen pakken het management van veiligheid, gezondheid, welzijn en milieu op systematische wijze aan, met als doel om een voortdurende verbetering van hun prestaties op die gebieden te bereiken. Dit wordt door Shell-maatschappijen beheerd als een kritieke bedrijfsactiviteit. Daarbij stellen zij standaarden en doelen voor verbetering en worden prestaties gemeten, beoordeeld en extern gerapporteerd. Wij zoeken voortdurend naar manieren om het milieueffect van onze operaties, producten en diensten te verminderen.

Stelregel 6: Lokale gemeenschappen

Shell-maatschappijen streven ernaar een goede buur te zijn door het voortdurend verbeteren van de manieren waarop zij direct of indirect bijdragen aan het algemeen welzijn van de gemeenschappen waarin wij werken.

Stelregel 7: Externe communicatie en betrokkenheid

Shell-maatschappijen zijn zich ervan bewust dat regelmatige dialoog met en betrokkenheid van onze belangengroepen essentieel zijn. Wij verbinden ons aan het rapporteren van onze prestaties en resultaten door het verschaffen van volledige informatie aan rechtmatig belanghebbenden, voor zover het althans geen vertrouwelijke bedrijfsgegevens betreft. Bij onze interacties met medewerkers, bedrijfspartners en lokale gemeenschappen is ons streven om naar hen te luisteren en een oprechte en verantwoorde respons te geven.

Stelregel 8: Naleving

Wij leven alle geldende wetten en voorschriften na van de landen waarin wij opereren.

Wij beheren het effect op de samenleving van onze bedrijfsactiviteiten zorgvuldig en werken met anderen samen om de voordelen voor de lokale gemeenschappen te vergroten en nadelige effecten van onze activiteiten te verminderen. Daarnaast spelen Shell-maatschappijen een opbouwende rol bij vraagstukken van maatschappelijke aard, die direct of indirect verbonden zijn met hun bedrijfsuitoefening als zodanig.

Shell GEDRAGSCODE

35

Begrippenlijst Algemene Beleidsuitgangspunten van Shell

Klanten

Bepalen de wijze waarop de Shell-maatschappijen hun bedrijf uitoefenen.

Klanten en kopers van producten en diensten van Shell.

Artikelen van nominale waarde

Degene die bevoegd is om u instructies en/of opdrachten te geven.

Artikelen zonder waarde van betekenis, bijvoorbeeld een plastic pen of een kop koffie.

Beperkingen of verboden

Leidinggevende

Maatschappelijke prestaties

Grenzen die bepalen wat wel en niet mag, bijvoorbeeld de soorten goederen die een land in mogen worden gebracht.

Hoe Shell het effect beheert van haar activiteiten op de samenleving en de gemeenschappen waarbinnen zij opereert.

Compliance Officer

Ongepast geschenk

Bewaakt nalevingsactiviteiten, waaronder ook incidenten en bedrijfsrisico.

Concurrent

Aangeboden of ontvangen geschenk dat van onaanvaardbare waarde of ongepaste aard is of dat onder onaanvaardbare omstandigheden wordt aangeboden of ontvangen.

Een onderneming in dezelfde bedrijfstak die vergelijkbare producten of diensten aanbiedt.

Overheidsvertegenwoordiger

Alles van waarde dat aan een liefdadigheidsinstelling wordt geschonken; of een sponsorschap dat gratis aan een liefdadigheidsinstelling wordt gegeven; of uitgaven voor maatschappelijke ontwikkeling.

Iemand die in dienst is van een (lokale of nationale) overheidsinstantie; of van een maatschappij die geheel of gedeeltelijk onder overheidsbeheer valt; of een vertegenwoordiger van een politieke partij; of een medewerker van een internationale organisatie; of hun directe familieleden.

Drempelwaarde

Partner

Aanvaardbare waarde van een te ontvangen of aan te bieden geschenk, representatie of entertainment.

Een dienstverlener/leverancier, klant, agent of een bij een joint venture met Shell betrokken partij.

Gedragscode

Bereikbaar voor alle medewerkers om juridische en ethische niet-nalevingsincidenten, dilemma’s en twijfels te melden of daarover advies in te winnen.

Donaties aan liefdadigheidsinstellingen

Waarden, ethische normen, regels en principes die het gedrag beschrijven dat van u wordt verwacht en dat u van Shell mag verwachten.

Intellectuele eigendom Omvat onder meer octrooirechten, gebruiksmodellen, handels- en dienstmerken, domeinnamen, auteursrechten (inclusief auteursrechten op software), tekeningen- en modellenrechten, extractierechten voor databases, rechten met betrekking tot knowhow of andere vertrouwelijke informatie (ook wel “handelsgeheim” of “proprietary information” genoemd) en rechten onder overeenkomsten die verband houden met intellectuele-eigendomsrechten.

Joint venture Rechtspersoon tussen Shell en andere partijen die is opgericht om gezamenlijk een bedrijfsactiviteit te ondernemen.

Kernwaarden van Shell Oprechtheid, integriteit en respect voor mensen.

36

Shell GEDRAGSCODE

Shell Global Helpline

Smeergeld Betaling met als doel een administratief proces te bespoedigen.

Stakeholder Persoon, groep, organisatie of systeem met een gevestigd belang in het bedrijf van Shell.

Vertrouwelijke bedrijfsinformatie Informatie en gegevens die moeten worden beschermd en die niet aan onbevoegden bekend mogen worden gemaakt.

Introducing INLEIDING BIJ DE the GEDRAGSCODE Code of Conduct

Index A

Dit is uw Gedragscode. Die is belangrijk voor u. Lees hem goed door. Zorg dat u hem begrijpt en dat u zich eraan houdt. De regels en richtlijnen in dit handboek vormen het kader waarbinnen iedere Shell-medewerker dagelijks behoort te functioneren. De Code maakt voor niemand een uitzondering. Aan de hand van onze kernwaarden en Beleidsuitgangspunten geeft de Code instructies en adviezen over hoe u situaties kunt vermijden die u of Shell schade kunnen berokkenen. Hij stelt hoge normen en laat zien hoe u die kunt bereiken.

WAT… IS DE GEDRAGSCODE? Regels Normen Verwacht gedrag

VOOR WIE… IS DE GEDRAGSCODE BESTEMD? Elke medewerker, directeur en functionaris van een 100% Shell-maatschappij, of van een joint venture-maatschappij waarover Shell het beheer voert, dient zich aan de Gedragscode te houden. Verder dienen ook uitzendkrachten en personen die op contractbasis voor Shell werken zich aan de Gedragscode te houden. Aannemers, dienstverleners en adviseurs die Shell vertegenwoordigen of voor of namens Shell werken als gevolg van het outsourcen van diensten, processen of andere zakelijke activiteiten, worden geacht in overeenstemming met de Gedragscode te handelen wanneer zij namens Shell optreden. Andere aannemers, dienstverleners en adviseurs zullen op de hoogte worden gebracht van de Gedragscode omdat deze van toepassing is op de manier waarop onze medewerkers zich in hun omgang met hen dienen te gedragen. Joint venture-maatschappijen waarover Shell niet het beheer voert, worden door Shell aangemoedigd om soortgelijke principes en normen toe te passen.

WAAROM… HEBBEN WIJ EEN GEDRAGSCODE NODIG? ONZE BELEIDSUITGANGSPUNTEN ONZE KERNWAARDEN


Economisch

Gezondheid, veiligheid, beveiliging en de


zorg voor het milieu




Externe communicatie en betrokkenheid Naleving

Om het gedrag te beschrijven dat wij van onze medewerkers verwachten en om te laten zien hoe dat gedrag verband houdt met onze Beleidsuitgangspunten en kernwaarden. De maatschappijen waarin Royal Dutch Shell plc direct en indirect deelnemingen bezit, zijn afzonderlijke rechtspersonen met een eigen identiteit. In deze publicatie zijn de benamingen “Shell”, “Groep” en “Shell Groep” soms gemakshalve gebruikt om Shell-maatschappijen in het algemeen aan te duiden. Evenzo zijn de woorden “wij”, “ons” en “onze” soms gebruikt om Shell-maatschappijen in het algemeen aan te duiden, of degenen die voor die maatschappijen werkzaam zijn. Deze uitdrukkingen worden tevens gebruikt wanneer vermelding van de naam van specifieke maatschappijen gevoeglijk achterwege kan blijven.

Aanbestedingsfraude.....................19 Aandeelhouders.................5, 33, 34 Aandelen....................................15 Aannemers........5, 6, 14, 19, 24, 33 Accountantsrapporten....................27 Algemene Beleidsuitgangspunten van Shell................................. Binnenkaft vooraan, 2, 9, 32, 33, 34, 35, 36 Antitrust.................................19, 29

B

Bedrijfseigendommen........22, 23, 27 Bedrijfsrepresentatie.......................13 Begrippenlijst...............................36 Beheer van gegevensbestanden (Records management)...................27 Belangenconflicten..................14, 34 Belanghebbenden.............3, 6, 9, 35 Belastingen............................20, 21 Bescherming..........................23, 26 Beursgenoteerde bedrijven.............30 Biodiversiteit................................... 6 Boetes.......... 15, 16, 18, 19, 20, 30 Branding Policy............................24

C

Classificatie van informatie.............29 Communicatiemiddelen............22, 25 Communicatie-uitingen...................28 Concurrenten................................19 Concurrentiegevoelige informatie.....19 Contante bedragen of equivalenten.................................13 Contracten.............................24, 27 Corruptie.........................10, 11, 12 Criminelen...................................16

D

Data Privacy (DP) Manual...............26 Derden..................................12, 24 Diefstal............................22, 23, 31 Dienstverleners/leveranciers................. .................... 9, 14, 19, 21, 26, 33 Disciplinaire maatregelen................... .............. 8, 11, 13, 14, 17, 23, 29 Disclosure Standard.................29, 31 Discriminatie..............................4, 7 Domeinnamen........................24, 36 Donaties aan liefdadigheidsinstellingen ...........................................17, 36 Drempelwaarde................12, 13, 36 Duurzame ontwikkeling ...5, 6, 32, 34

E

Effecten.......................................15 Effectenhandel met kennis van koersgevoelige informatie.........10, 15 E-mail................................2, 25, 29 Embargo’s...................................20 Ethisch ondernemerschap...............18 Exportbeperkingen........................20 Exportprivileges............................20

F

Financiële informatie................26, 27 Financiële overzichten....................30 Fraude..................................10, 22

G

Gegevensbestanden................22, 27 Gelijke kansen..........................7, 33 Geschenken.........10, 11, 12, 13, 36 Geschenken en representatie (G&H)...... .....................................12, 13, 14 Geschenken en representatie (G&H) ongepaste/illegale...........10, 13, 36 Gevangenisstraf................................. .............. 2, 11, 15, 16, 18, 19, 20 Golden Rules.................................. 5 Gunstige behandeling...................11

H

Handel............................15, 18, 19 Handelsgeheimen.........................24 Handelsmerken.......................24, 36 Handelswetten..............................18 Heffingen..............................20, 21 Helpline..................................2, 36 HSSE............................................ 5

I

Importbeperkingen..................20, 21 Industriële organisaties...................17 Informatie voor de toekomst............27 Informatietechnologie.....................22 Intellectuele eigendom........22, 24, 36 Intimidatie..................................4, 8

J

Joint ventures......................5, 11, 33

K

Klant(en).......................................... .... 3, 5, 19, 21, 26, 32, 33, 34, 36 Koersgevoelige informatie..............31

L

Leningen......................................13 Life Saving Rules............................. 5

M

Maatschappelijke prestaties................ .....................................5, 6, 9, 36 Marktmisbruik.........................10, 15 Mededingingsbeperkend gedrag/praktijken.........................19 Mensenrechten.........................9, 33 Milieu............................... Binnenkaft vooraan, 4, 5, 6, 32, 33, 34 Monopolie...................................19

N

P

Partners.......................3, 11, 32, 36 Persoonlijk gewin..........................14 Persoonlijke betaling......................11 Persoonlijke diensten......................13 Persoonlijke informatie..............25, 26 Persoonlijke relaties.......................14 Persoonsgegevens.............22, 26, 29 Plaatselijke wetgeving...................... 7 Politiek werk.................................17 Politieke activiteiten........................17 Politieke betalingen.......................17 Politieke bijdragen.........................17 Politieke campagnes......................17 Politieke kandidaten.......................17 Politieke partijen......................17, 34 Prijsafspraken...............................19 Privacy en bescherming van persoonsgegevens........................26

R

Rechtszaak............................11, 29 Representatie..............10, 12, 13, 36

S

Samenleving..........................14, 34 Sancties..........................19, 20, 21 Shell-gelden.................................17 Smeergelden....................10, 11, 34 Sociale media..............................29 Sponsorbetalingen..................13, 36 Strafbare feiten.............................16 Strafrechtelijke vervolging...18, 26, 30

T

Tell Shell........................................ 2

V

Verdeling van markten....................19 Vergaderingen met branchegenoten... .................................................19 Vertrouwelijke informatie..................... ...............................14, 24, 30, 31 Vrije ondernemerschap.............19, 34

W

Waarden.......................... Binnenkaft vooraan, 2, 3, 7, 18, 32, 34, 35, 36 Witwassen van geld...............10, 16

Z

Zakelijke communicatie............25, 29 Zakenpartners........9, 12, 13, 16, 35

Non-profitorganisaties....................14

O

Octrooien..............................23, 24 Omwonenden................................ 6 Omkoping en corruptie..................11 Onafhankelijke wederverkopers.......19 Oneigenlijke betalingen.................11 Ontslag........................................... ..... 2, 8, 11, 13, 15, 16, 18, 20, 26 Openbaar ambt.....................17, 34 Openbaarmaking.20, 24, 30, 31, 34 Overheid....... 3, 11, 12, 14, 34, 36 Overheidsvertegenwoordigers............. .....................................11, 12, 13

Shell GEDRAGSCODE


37

14/10/2010 11:22

© Shell International Limited 2010 September 2010 Voor het reproduceren van deze publicatie of delen daaruit is toestemming van Shell International Limited vereist. In de regel wordt toestemming verleend, mits de bron wordt vermeld. In het geval van verschillen tussen het Engelstalige document en de vertaling prevaleert de Engelstalige versie. Vormgeving en productie: Flag. Gedrukt bij Charterhouse Print Management. Het gebruikte papier is Revive Silk 50:50 (50% recycled waste, 50% virgin fibre). De drukker en de papierfabrikant hebben het FSC-keurmerk en zijn geaccrediteerd als CO2-neutraal.

GEDRAGSCODE

Om u te helpen onze Kernwaarden en Beleidsuitgangspunten na te leven


14/10/2010 11:22

GEDRAGSCODE. Om u te helpen onze Kernwaarden en Beleidsuitgangspunten na te leven

Recommend Documents