Gebruikshandleiding Oracle Worklist (autorisatieproces) Secretaresse
Versie 2.1 19-02-2013
1
Index 1. Inleiding 2. Opstarten Worklist a. Inloggen b. Overzicht 3. Formulier bekijken a. Toelichting of bijlage toevoegen b. Formulier opslaan c. Formulier bekijken na goedkeuring 4. Lopende formulieren volgen 5. Gebruikersvoorkeuren wijzigen 6. Overzicht mails goedkeuringproces a. Mail goedkeuren/afkeuren b. Afronding aanvraag
3 4 4 5 6 7 8 9 10 11 13 16 17
2
Inleiding De secretariaten zijn veelal belast met de administratieve afhandeling van de aanstellingen en het bijhouden van het verloop van het autorisatieproces. Ook de verwerking van mutaties als gevolg van een personeelsmutatie (verlenging contract, wijziging dagtaak e.d) worden door de secretariaten uitgevoerd. Om het voortaan mogelijk te maken om zowel aanstellings- als mutatie formulieren digitaal te kunnen aanleveren en monitoren is er een platform geïmplementeerd met digitale versies van de aanstellingsen mutatie formulieren, die na invullen direct het autorisatie proces ingaan. Na het autorisatieproces worden de aanstellingen en mutaties direct doorgegeven aan Infra en kunnen ze door HR in behandeling genomen worden. De formulieren zijn ondergebracht bij het Digiforms platform en het autorisatieproces gaat via het Oracle platform genaamd Worklist. In deze handleiding wordt het gebruik van Worklist voor de secretaresses nader toegelicht. Er zijn ook nog twee andere handleidingen beschikbaar waarin het gebruik van Worklist voor de goedkeurders en het gebruik van Digiforms beschreven wordt.
Digiforms
Worklist
Aanstellingsformulieren
Autorisatieproces
Infra + Peoplesoft Verwerking aanstelling/mutatie
+ Mutatieformulieren
3
Opstarten Worklist Inloggen Inloggen in Digiforms kan via https://bpmworklist.tudelft.nl/integration/worklistapp. Je krijgt dan onderstaand scherm te zien, waar je in kunt loggen met je NetID.
4
Overzicht Na het inloggen krijg je eerst een overzicht te zien met de openstaande formulieren die aan jou toegewezen zijn. Rechtsboven in het scherm staat wie er ingelogd is en is ook de ‘Uitloggen’ knop te vinden.
Als goedkeurder krijg je direct je openstaande taken te zien. Als secretaresse krijg je hier in principe geen formulier te zien, aangezien je niet als goedkeurder in het goedkeuringsproces opgenomen bent. Door de Toegewezene te veranderen van ‘Ik en mijn groep’ naar ‘Ik (alleen controle)’ kan je alle lopende formulieren van jou en jouw secretariaatgroep bekijken. Je kunt dan bijvoorbeeld zien bij wie het formulier op dat moment in behandeling is en wanneer het formulier voor het laatst bijgewerkt is.
5
Door de Status aan te passen van ‘Toegewezen’ naar ‘Willekeurig’, krijg je ook formulieren met een andere status te zien, zoals de reeds Voltooide formulieren te zien.
6
Formulier bekijken Door op het formulier (Aanstelling/Mutatie) te klikken (1x) wordt het formulier geopend en in het onderste deel van het scherm getoond.
7
Toelichting of bijlagen toevoegen Onderaan het formulier is de historie van de aanvraag te vinden (vorige goedkeurders) en is er de mogelijkheid om commentaar of extra bijlagen toe te voegen. Commentaar toevoegen kan door op het icoontje rechts van ‘Toelichting’ te klikken. Een bijlage toevoegen (document of website) kan door op het groene + plus teken te klikken. De bijlagen zijn weer te verwijderen door op het rode kruisje te klikken.
Let wel op dat je bij een URL wel http:// gebruikt!
8
Formulier opslaan Na het toevoegen van een toelichting en/of bijlagen moet je het formulier wel opslaan. Hiervoor ga je helemaal naar de bovenkant van het formulier, naar de knop ‘Acties’. Onder deze knop is de optie Opslaan te vinden.
De bijlagen van het formulier die in Digiforms toegevoegd zijn, zijn door de goedkeurders te downloaden in Worklist door op ‘download’ te klikken.
Formulier bekijken na goedkeuring Wanneer een taak voltooid is zijn er geen acties meer mogelijk. Het formulier is nog wel te bekijken in de Worklist, maar de acties rechtsboven in het formulier zijn niet meer actief.
9
Lopende formulieren volgen Om direct een overzicht te krijgen van de lopende formulieren van de gehele secretariaatgroep kan je links onder ‘Werklijstweergaven’ de weergave ‘Secretariaatgroep’ selecteren. In deze weergave is een selectie gemaakt in de kolommen die getoond worden en worden alleen de lopende formulieren getoond. Wanneer je op ‘Secretariaatgroep’ klikt krijg je direct onderstaand overzicht te zien, waarna de formulieren weer op dezelfde manier te bekijken zijn zoals hierboven beschreven.
Als je zelf ook een aanpassing wilt maken in welke kolommen je in het beginscherm ziet dan is dat ook mogelijk. Dit wordt in het volgende hoofdstuk verder toegelicht.
10
Gebruikersvoorkeuren bewerken Standaard worden alle kolommen weergegeven bij Mijn taken, maar niet alle kolommen worden van informatie voorzien (bijv. vervaldatum en einddatum worden niet gevuld). Het is mogelijk om zelf kolommen uit het overzicht te verwijderen en het is ook mogelijk om de volgorde van de kolommen aan te passen.
Deze gebruikersvoorkeuren kan je bewerken door op het gele potloodje achter Werklijstweergaven te klikken. Je krijgt dan onderstaand venster te zien, waarbij je een keuze kunt maken uit welke kolommen er standaard getoond worden en op welke kolom er gesorteerd moet worden.
Door op de Geselecteerde kolommen te klikken kan je ze van positie veranderen of uit het standaard overzicht verwijderen. Je kunt ook meerdere kolommen tegelijk selecteren door de CTRL toets ingedrukt te houden en ze dan in een keer verplaatsen.
11
Wanneer je op het enkele pijltje naar links klikt worden de kolommen die je geselecteerd hebt naar links verplaatst, naar de Beschikbare kolommen. Nadat je op OK geklikt hebt zijn deze kolommen niet meer zichtbaar (ze zijn overigens wel altijd weer op dezelfde manier terug te plaatsen).
Je kunt ook de volgorde van de kolommen aanpassen door in de rechter lijst een van de termen te selecteren en vervolgens op de rechter pijltjes te klikken. Nadat je op OK geklikt hebt zullen de kolommen in de gekozen volgorde getoond worden in het overzicht (zie afbeelding onderaan de pagina).
Helemaal naar boven Een positie omhoog Een positie omlaag Helemaal naar beneden
12
Overzicht mails goedkeurproces Zodra je een formulier in Digiforms ingediend hebt, worden er meerdere mails verstuurd. De aanvrager ontvangt een mail over de aanmaak van een preNetID (wel/niet aangemaakt) vanuit ICT en een mail van HR dat de aanvraag opgestart is. Tegelijkertijd ontvangt de eerste goedkeurder een mail waarin hij/zij verzocht wordt het formulier te bekijken. In de mail dat de aanvraag opgestart is en de mail naar de goedkeurder staat de link naar de Worklist en is de aanvraag als PDF bijgevoegd. Mail aanmaak voorlopig NetID:
13
Mail géén aanmaak NetID:
Mail aanvraag opgestart:
14
Mail naar goedkeurder:
15
Mail goedkeuren/afkeuren Zodra een goedkeurder een aanvraag goedgekeurd heeft ontvangt de secretaresse een bevestigings mail, met daarin wie de aanvraag goedgekeurd heeft. Mail goedkeuring:
Zodra een aanvraag afgekeurd wordt ontvangt de secretaresse ook een mail, met daarin de opmerkingen die in Worklist aan het formulier toegevoegd zijn (de reden van afkeuring). Het formulier komt nu in Digiforms bij afgeronde formulieren te staan en kan daar eventueel gekopieerd worden en opnieuw ingediend worden. Mail afkeuring:
16
Afronding aanvraag Zodra de eindverantwoordelijke de aanvraag goedgekeurd heeft wordt het complete opdrachtformulier (incl. goedkeurproces) naar HR verstuurd. De secretaresse ontvangt nu een mail met de bevestiging dat de definitieve opdracht naar HR verstuurd is, met de definitieve opdracht als bijlage (incl. goedkeurproces). Mail definitieve opdracht:
Hierna volgt nog een ontvangstbevestiging van HR Services met daarin het Request nummer. De aanvraag is vanaf dat moment verder te volgen in de Customer portal. Ontvangstbevestiging HR Services:
17
