GEBRUIKSAANWIJZING voor standaard toestelfaciliteiten aangesloten op de Vox SOPHO iS3000 met systeem software 810
Gebruiksaanwijzing voor standaardtoestellen aangesloten op de
Vox SOPHO iS3000 met systeem software 810 Uw toestel is aangesloten op een bedrijfscommunicatiesysteem van het type Vox SOPHO iS3000 met systeemsoftware 810 of met een Vox 5400 of Vox 6200 die ge-upgrade is tot aan systeemsoftware 810. Dit betekent dat u naast faciliteiten van het toestel - waarvoor u de bijgeleverde toestelhandleiding kunt raadplegen - kunt beschikken over een aantal faciliteiten die kenmerkend zijn voor deze iS3000. In deze gebruiksaanwijzing is geprobeert, om naast de algemene beschrijving van de faciliteiten en het gebruik hiervan op normale analoge toestellen, ook om van de momenteel toegepaste digitale ErgoLine toestellen en iSMobile draadloze toestellen eveneens wat specifiek functionaliteiten te benoemen in relatie tot deze algemene faciliteiten van de iS3000. Niet ieder toestel heeft toegang tot alle faciliteiten van de iS3000. Een en ander is afhankelijk van keuzen die binnen uw bedrijf gemaakt zijn. Raadpleeg zonodig de systeembeheerder in uw bedrijf voor een totaal overzicht van de aan u toegekende functies.
© KPN Telecom Behoudens uitzondering door de wet gesteld mag zonder schriftelijke toestemming van KPN niets uit deze uitgave worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of anderszins, hetgeen ook van toepassing is op de gehele of de gedeeltelijke bewerking. KPN is met uitsluiting van ieder ander gerechtigd de door derden verschuldigde vergoedingen van kopiëren, als bedoeld in artikel 17 lid 2 van de Auteurswet 1912 en in het KB van 20 juli 1974 ex artikel 16b van de Auteurswet 1912 te doen innen door en overeenkomstig de regelementen van de stichting Reprorecht te Amsterdam.
INHOUDSOPGAVE 2. CONVENTIES ........................................................................................................................................... 1 2.1 HOORN OPNEMEN EN KIESTOON ................................................................................................................... 1 2.2 OPERATOR .................................................................................................................................................. 1 2.3 TOESTEL/TOESTELGEBRUIKER...................................................................................................................... 1 2.4 NOTATIE..................................................................................................................................................... 1 3. TELEFONEREN ....................................................................................................................................... 3 3.1 TONEN EN OPROEPSIGNALEN ........................................................................................................................ 3 3.1.a Tonen ................................................................................................................................................. 3 3.1.b Oproepsignalen .................................................................................................................................. 4 3.2 NUMMERS SELECTEREN ............................................................................................................................... 4 3.2.a Kiezen vanuit de gids.......................................................................................................................... 4 3.3 ZELF OPBELLEN ........................................................................................................................................... 5 3.3.a Intern ................................................................................................................................................. 5 3.3.b Wachten tot een bezet toestel vrijkomt ................................................................................................ 5 3.3.c Automatisch terugbellen bij intern bezet ............................................................................................. 5 3.3.d Automatisch terugbellen bij intern geen gehoor.................................................................................. 6 3.3.e Automatische terugbelopdracht annuleren.......................................................................................... 6 3.3.f Extern ................................................................................................................................................. 6 3.3.g Herhaling laatstgekozen externe nummer ........................................................................................... 6 3.3.h Een netlijn of een gesprek aanvragen via de operator) ........................................................................ 6 3.3.i Kiezen via een kostenplaats................................................................................................................. 6 3.3.j Kiezen via PIN-code............................................................................................................................ 6 3.3.k Kiezen zonder het eigen nummer mee te sturen ................................................................................... 7 3.3.l Verkort kiezen, uit de algemene lijst .................................................................................................... 7 3.3.m Verkort kiezen, uit de individuele lijst ................................................................................................ 7 3.3.n Individuele verkortkiezenlijst programmeren ...................................................................................... 7 3.3.o Individuele verkortkiezenlijst wijzigen ................................................................................................ 7 3.3.p Individueel verkortkiezennummer wissen ............................................................................................ 8 3.4 GEBELD WORDEN ........................................................................................................................................ 8 3.4.a Uw toestel is vrij................................................................................................................................. 8 3.4.b U bent in gesprek................................................................................................................................ 8 3.5 SPECIALE FUNCTIES ..................................................................................................................................... 8 3.5.a Nachtoproep....................................................................................................................................... 8 3.5.b Automatisch terugbellen bij geen netlijn of verbindingslijn vrij .......................................................... 9 3.5.c Alarmtoestel ....................................................................................................................................... 9 3.5.d Opschakelen ....................................................................................................................................... 9 3.5.e Bescherming tegen opschakelen en maantoon..................................................................................... 9 3.5.f Directe verbinding (hot-line) ............................................................................................................... 9 3.5.g Berichtenfunctie ............................................................................................................................... 10 4. TIJDENS HET GESPREK...................................................................................................................... 13 4.1 DOORVERBINDEN ...................................................................................................................................... 13 4.1.a Een gesprek doorverbinden met een ander toestel ............................................................................ 13 4.1.b Een gesprek doorverbinden naar de operator) .................................................................................. 13 4.1.c Een tweede gesprek (met *43 beantwoord) doorverbinden ................................................................ 13 4.2 RUGGESPRAAK .......................................................................................................................................... 13 4.2.a Intern ruggespraak ........................................................................................................................... 13 4.2.b Extern ruggespraak .......................................................................................................................... 13 4.2.c Wisselgesprek (pendelen).................................................................................................................. 14 4.3 DRIEGESPREK............................................................................................................................................ 14 5. FACILITEITEN....................................................................................................................................... 15 i
5.1 VOLGSTAND ............................................................................................................................................. 15 5.1.a Direct, naar een vaste bestemming ................................................................................................... 15 5.1.b Bij bezet, naar een vaste bestemming................................................................................................ 15 5.1.c Bij niet beantwoorden, naar een vaste bestemming ........................................................................... 15 5.1.d Direct, naar zelf te kiezen bestemming, vanaf eigen toestel............................................................... 15 5.1.e Direct, naar zelf te kiezen bestemming, vanaf de bestemming ........................................................... 16 5.1.f Volgstand doorbreken, vanaf de bestemming ..................................................................................... 16 5.1.g Volgstand opheffen, vanaf de bestemming......................................................................................... 16 5.2 NIET STOREN ............................................................................................................................................ 16 5.3 CONFERENTIE ........................................................................................................................................... 17 5.4 GROEPSSCHAKELING ................................................................................................................................. 17 5.4.a Groepsnummer ................................................................................................................................. 17 5.4.b Hoofdtoestel ..................................................................................................................................... 17 5.4.c Algemene Call Pick-up ..................................................................................................................... 18 5.4.d Individuele Call Pick-up................................................................................................................... 18 5.4.e Groepsvolgstand, vanaf willekeurig groepstoestel............................................................................. 18 5.4.f Groepsvolgstand naar een groepsnummer, vanaf de bestemming....................................................... 18 5.4.g Opmerking: ...................................................................................................................................... 19 5.4.h Groepsvolgstand naar een toestelnummer, vanaf de bestemming ...................................................... 19 5.4.i Algemene opmerkingen ten aanzien van volgstand voor groepsnummers:.......................................... 19 5.5 TEAMVOORZIENING (CHEF-SECRETARESSESCHAKELING) ............................................................................. 19 5.5.a Teamtoestel afwezig melden.............................................................................................................. 19 5.5.b Teamtoestel aanwezig melden........................................................................................................... 19 5.5.c Teamgenoot bellen............................................................................................................................ 19 5.6 OPROEPINSTALLATIE ................................................................................................................................. 20 5.6.a Meet-me ........................................................................................................................................... 20 5.6.b Meet-me oproep beantwoorden......................................................................................................... 20 5.6.c Luidsprekeroproep beantwoorden ..................................................................................................... 20 5.6.d Non Meet-me tekst............................................................................................................................ 20 5.6.e Non Meet-me spraak......................................................................................................................... 21 5.6.f Andere In House paging mogelijkheden............................................................................................. 21 5.7 ALLE GEKOZEN FACILITEITEN DE-ACTIVEREN ............................................................................................. 21 5.8 DESKSHARING .......................................................................................................................................... 21 5.8.a DeskSharing zonder beveiliging........................................................................................................ 21 5.8.b DeskSharing met PIN-code beveiliging............................................................................................. 21 5.8.c DeskSharing met paswoord beveiliging............................................................................................. 22 5.9 PASWOORDEN ........................................................................................................................................... 22 5.9.a Paswoord wijzigen ............................................................................................................................ 22 5.9.b Verkeerskenmerken - up-/downgrading ............................................................................................. 23 5.9.c Upgraded verkeerskenmerk voor één gesprek vanaf het eigen toestel................................................ 24 5.9.d Upgraded verkeerskenmerk voor één gesprek vanaf het willekeurig toestel....................................... 24 5.10 BASIS TOESTELNUMMER .......................................................................................................................... 24 6. CALLMANAGER FACILITEITEN ....................................................................................................... 25 6.1 INTRODUCTIE ............................................................................................................................................ 25 6.2 WAT IS DE VOX SOPHO CALLMANAGER ................................................................................................... 25 6.3 HOE WERKT VOX SOPHO CALLMANAGER................................................................................................. 25 6.3.a Wachtrij ........................................................................................................................................... 25 6.3.b Wall diplays...................................................................................................................................... 26 6.3.c Tekstmeldingen................................................................................................................................. 26 6.3.d Aan-, uitloggen en aan-, afwezig schakelen ...................................................................................... 26 6.3.e Nawerktijd ........................................................................................................................................ 27 6.3.f Ingeven van het gesprekstype ............................................................................................................ 28 6.3.g Dag- nachtstand ACD-groep ............................................................................................................ 28 6.3.h Management Informatie.................................................................................................................... 28 ii
7. THUISWERKER ..................................................................................................................................... 30 7.1.a Privé nummer ................................................................................................................................... 30 7.1.b Toegangsnummer.............................................................................................................................. 30 7.1.c Ruggespraak..................................................................................................................................... 31 7.1.d Gebruik van tonen voor nakiezen...................................................................................................... 31 8. VOICEMANAGER FACILITEITEN ..................................................................................................... 32 8.1 INTRODUCTIE ............................................................................................................................................ 32 8.2 DOORSCHAKELEN NAAR UW EIGEN VOICEMAIL BOX ..................................................................................... 32 8.2.a Bestemming van de doorschakeling .................................................................................................. 32 8.3 PERSOONLIJKE VOICEMAIL BOX .................................................................................................................. 32 8.4 WACHTEND BERICHT INFORMATIE.............................................................................................................. 33 8.4.a Wachtend bericht indicatie op uw persoonlijke toestel van de iS3000 ............................................... 33 8.5 BASIS HANDELINGEN PERSOONLIJKE VOICEMAIL BOX .................................................................................. 33
A.
INSTELLING SYSTEEMGEBONDEN TOESTELLEN
A.1
Instellingen ErgoLine digitale toestellen
A.1.a Menustructuur ErgoLine model 3 A.1.b Menustructuur ErgoLine model 4
B.
SAMENVATTING
iii
2. Conventies 2.1
Hoorn opnemen en kiestoon − Zodra u met uw toestel wilt bellen is het noodzakelijk de hoorn op te nemen of op de handsfreetoets te drukken. Dit is dermate vanzelfsprekend, dat de opdracht 'Neem de hoorn op' zoals die voorheen steeds in de gebruiksaanwijzingen werd vermeld in deze gebruiksaanwijzing is weggelaten. Bij het toepassen van iSMobile draadloze toestellen of ErgoLine digitale toestellen kan vaak het nummer vanuit een gids of vanuit een lijst met bijvoorbeeld niet geslaagde oproepen geselecteerd worden. In een aparte paragraaf wordt van de meest gebruikte toestellen die op dit moment geleverd worden deze manier van het selecteren van een nummer toegelicht. − Het is noodzakelijk op kiestoon te wachten alvorens u een nummer of code kunt kiezen. De huidige stand van de techniek zorgt ervoor dat die kiestoon onmiddellijk aanwezig is zodra u de hoorn opneemt. De opdracht 'Wacht op kiestoon' is derhalve ook komen te vervallen.
2.2
Operator − Voor de centrale bediening van telefooncentrales in bedrijven en instellingen werden meestal vrouwen aangesteld. Dat heeft ertoe geleid dat dit beroep werd aangeduid met 'telefoniste'. De situatie is anno 1999 echter gewijzigd, ook mannen zijn regelmatig aan te treffen als 'telefonist'. Een neutrale aanduiding vinden voor deze functie is niet eenvoudig. 'Bedienpersoon' komt niet echt in aanmerking, en 'Bediening' is weer te onpersoonlijk. Gekozen is voor de aanduiding 'Operator'.
2.3
Toestel/toestelgebruiker − Communicatie betreft doorgaans menselijke communicatie. Of die communicatie nu oogin-oog, of met behulp van telefoon, fax of andere apparatuur gerealiseerd wordt, doet daar niet aan af. Waar in deze handleiding gesproken wordt van 'toestel' wordt merendeels uiteraard bedoeld de toestelgebruiker.
2.4
Notatie − Telkens worden bij een functie of faciliteit eerst de relevante opdrachten weergegeven, en pas daarna eventueel een korte uitleg. − Opdrachten worden in deze handleiding vet aangeduid, voorafgegaan door het teken >. Bijvoorbeeld > Kies #21 − Optionele opdrachten worden voorafgegaan door het teken •. − Opsommingen worden in deze handleiding voorafgegaan door het teken -. − Toestelnummers worden steeds aangegeven met een n. Toestelnummers kunnen een- tot zes-cijferig zijn. Bijvoorbeeld in de opdracht: > Kies *21n. 1
− Groepsnummers worden eveneens aangegeven een g. Groepsnummers kunnen eveneens een- tot zes-cijferig zijn. Bijvoorbeeld in de opdracht: > Kies *201g. Volgnummers worden steeds aangegeven met een x. Bijvoorbeeld in de opdracht > Kies *54x , staat x voor het volgnummer uit de individuele lijst met verkortkiezennummers . − Toets R wordt ook wel aangeduid als aardtoets, dat is de toets waarmee u in ruggespraak kunt gaan. Sommmige analoge toestellen hebben geen aardtoets, maar een zogenaamde ‘Flash’-toets om in ruggespraak te gaan. Uw iS3000 moet hiertoe wel staan ingesteld. Raadpleeg de gebruiksaanwijzing van uw analoge toestel om uit te zoeken wat de voor uw toestel te gebruiken toets is voor ruggespraak. Op de ErgoLine digitale toestellen zit een zogenaamde ‘Wacht’-toets. Dit is de eigenlijke ruggespraaktoets. Overal waar in deze gebruiksaanwijzing de R staat moet dus op ErgoLine toestellen de ‘Wacht’-toets gebruikt worden en op sommige analoge toestellen de ‘Flash’-toets
2
3. Telefoneren 3.1 3.1.a
Tonen en oproepsignalen Tonen ___________________
onafgebroken toon:
• kiestoon of acceptatietoon
u kunt kiezen; uw opdracht is geaccepteerd
_________ _________
onderbroken toon (ca 3 x per seconde):
• omleidingstoon
uw toestel is doorgeschakeld;
• kiestoon basistoestel
uw heeft een toestel waar alleen een basisnummer aan is toegekend;
• kiestoon bij wachtend bericht
er is een wachtend bericht voor dit toetselnummer
___
in langzaam tempo onderbroken toon:
___
• vrijtoon
het gekozen toestel is vrij, de bel gaat over
__
in snel tempo onderbroken toon:
__
__
bezettoon
het gekozen toestel is bezet
----------
zeer snel onderbroken toon:
congestietoon
momenteel geen verbinding mogelijk
.
zeer korte toon:
.
• maantoon of waarschuwingstoon
er staat een oproep in wachtstand
-_-_-_-_-_-_-_-_-_
afwisselend hoge en lage tonen:
• informatietoon
het gekozen nummer is buiten bedrijf
...
snel tiksignaal:
...
• opschakeltoon
de operator komt in uw verbinding
...................
snel tiksignaal:
• afschakeltoon
uw opdracht wordt niet geaccepteerd
3
3.1.b
Oproepsignalen ___
___
in langzaam tempo onderbroken belsignaal
• interne oproepen __ __
__ __
herhaald twee elkaar snel opvolgende belsignalen1
• externe oproepen ___ ___ ___
in snel tempo onderbroken belsignaal
• terugbelsignaal
3.2
Nummers selecteren
3.2.a
Kiezen vanuit de gids
In zowel de ErgoLine model 3 als 4 is een namengids aanwezig met de mogelijkheid van maximaal 100 namen. In principe moeten deze namen per toestel geprogrammeerd worden. Het is dus echt uw eigen persoonlijke gids.
ErgoLine model 3 Eén van de opties geeft toegang tot de gids. Opties
> Kies Hierna kan met de
en
toetsen de optie [Gids] geselecteerd worden. Hierna kunt u met behulp
van de bij de numerieke toetsen afgebeelde lettercombinaties een naam of een deel van een naam ingeven. Hierbij geldt bijvoorbeeld het twee keer intoetsen van de maken van de
en
2
als de ‘B’. Uiteraard kan door gebruik te
toetsen door de gids heen gestapt worden om de naam te zoeken.
ErgoLine model 4 Een van de softkeys geeft toegang tot de gids. Gids
> Kies Vervolgens kunt u met behulp van de bij de numerieke toetsen afgebeelde lettercombinaties een naam of een deel van een naam ingeven. Hierbij geldt bijvoorbeeld het twee keer intoetsen van de
2
als de ‘B’.
Er zijn nog twee andere manieren om de gewenste gidsvermelding te vinden. Ten eerste door met en
toetsen door de gids heen te stappen en als tweede optie kan gebruik gemaakt worden
van het alfanumerieke QWERTY-toetsenbordje om de naam te zoeken. iSMobile C322 Een aparte toets geeft toegang tot de gids.
4
> Kies Vervolgens krijgt u op alfabetische volgorde de ingevoerde namen, waarbij met de
en
toetsen
de juiste naam geselecteerd kan worden. > Kies
om de geselecteerde naam te kiezen.
iSMobile C922 Door de softkey [Gids] in te toetsen wordt de gids op alfabetische volgorde zichtbaar. Met de toets kan de juiste naam geselecteerd worden, waarna met de
-
toets de betreffende
geselecteerde naam gekozen kan worden.
3.3 3.3.a
Zelf opbellen Intern > Kies een toestelnummer.
Uw oproep kan: • worden beantwoord, • niet worden beantwoord, of, • u kunt een bezet toestel treffen.
3.3.b
Wachten tot een bezet toestel vrijkomtFout! Bladwijzer niet gedefinieerd. • Zonder maantoon: > Kies 6 zodra u bezettoon hoort en wacht tot u verbinding krijgt. • Met maantoon: > Kies 8 zodra u bezettoon hoort en wacht tot u verbinding krijgt.
Maantoon is voor het toestel in gesprek een teken dat er een gesprek wacht. Het toestel in gesprek kan echter de maantoon negeren. Uw systeembeheerder bepaald of u in staat bent om de bovenstaande procedures uit te voeren.
3.3.c
Automatisch terugbellen bij intern bezetFout! Bladwijzer niet gedefinieerd. > Kies 5 zodra u bezettoon hoort.
U wordt automatisch teruggebeld zodra beide toestellen vrij zijn. U kunt in de tussentijd uw toestel normaal gebruiken. Een terugbelopdracht vervalt na 30 minuten, of wordt opgeheven omdat de betreffende bestemming u aan het opbellen was. Er kunnen meerdere terugbelopdrachten tegelijkertijd actief zijn.
1
Gesprekken vanaf de operator worden eveneens met een extern belritme gesignaleerd. 5
Automatisch terugbellen bij intern geen gehoorFout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3.3.d
> Druk op de toets R, kies 5 en wacht op acceptatietoon. U wordt automatisch teruggebeld zodra vanaf het gekozen toestel weer een gesprek gevoerd is en beide toestellen vrij zijn. U kunt in de tussentijd uw toestel normaal gebruiken. Een terugbelopdracht vervalt na 30 minuten, of wordt opgeheven omdat de betreffende bestemming uw inmiddels zelf al teruggebeld heeft. Er kunnen meerdere terugbelopdrachten tegelijkertijd actief zijn.
Automatische terugbelopdracht annulerenFout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
3.3.e
> Kies #37 • Wacht op acceptatietoon. Automatische terugbelopdrachten vervallen na 30 minuten, maar u kunt ze ook handmatig annuleren. Alle openstaande terugbelopdrachten worden tegelijk geannuleerd.
3.3.f
Extern > Kies 0 voor een netlijn en vervolgens (netnummer en) abonneenummer.
Naast deze 'standaard' procedure kunt u gebruik maken van de navolgende mogelijkheden.
Herhaling laatstgekozen externe nummerFout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3.3.g
> Kies *80
3.3.h Een netlijn of een gesprek aanvragen via de operatorFout! Bladwijzer niet gedefinieerd.1) > Kies 9 (willekeurige operator). > Kies [individuele operatornummer]. U kunt de operator vragen een netlijn voor uw toestel vrij te geven, of het gewenste gesprek voor u op te bouwen. Dat kan bijvoorbeeld nodig zijn, omdat u niet gerechtigd bent internationale nummers te kiezen. Zodra u dat probeert hoort u afschakeltoon.
3.3.i
Kiezen via een kostenplaats
Per project, afdeling of klant kan een kostenplaats worden toegewezen, waardoor inzicht verkregen kan worden in de telefoonkosten per project, afdeling enzovoort. > Kies #00 [kostenplaatsnummer]. • Wacht op kiestoon. > Kies 0. > Kies vervolgens (netnummer) en abonneenummer.
6
3.3.j
Kiezen via PIN-code
Buiten het permanent omschakelen van uw eigen toestel naar een hoger verkeerskenmerk door middel van het upgraden (zie 4.9 Verkeerskenmerken - up-/downgrading), kan er eveneens vanaf een willekeurig toestel een tijdelijke opwaardering van het verkeerkskenmerk plaatsvinden door gebruik te maken van een PIN-code1. Een PIN-code kan gezien worden als een persoonlijke kostenplaats. > Kies #02 [PIN-code] . • Wacht op kiestoon. > Kies 0. > Kies vervolgens (netnummer) en abonneenummer. Een vermenging van de faciliteiten voor het kiezen via een kostenplaats en het kiezen via een PINcode kan plaatsvinden door in de BCS een controle te laten uitvoeren op de juistheid (bestaat de kostenplaats) van de ingevoerde kostenplaats. Hiervoor dient eveneens de code #02 gekozen te worden in plaats van de genoemde #00.
Budgetcontrole Er kan een bepaald budget gekoppeld worden aan de door u gebruikte PIN-code. U hoort een toontje door het gesprek als uw budget bijna op is. De verbinding wordt verbroken wanneer uw budget geheel verbruikt is.
3.3.k
Kiezen zonder het eigen nummer mee te sturen
Binnen ISDN is een functie gespecificeerd die het mogelijk maakt om het nummer van de oproeper te laten zien bij de partij die opgebeld wordt. Intern in de BCS is dit al langere tijd een aanwezig faciliteit. Bij het specificeren van ISDN is echter ook de behoefte aan het voorkomen dat het eigen nummer meegezonden wordt in verband met de privacy. Dit kan of voor uw toestel vast ingesteld staan, of u kan dit kiezen voorafgaande aan het te maken gesprek. > Kies *65 • Wacht op kiestoon. > Kies vervolgens een intern of extern nummer.
3.3.l
Verkort kiezen, uit de algemene lijstFout! Bladwijzer niet gedefinieerd. > Kies **x (x = volgnummer uit de algemene lijst met verkortkiezennummers1).
3.3.m
Verkort kiezen, uit de individuele lijstFout! Bladwijzer niet gedefinieerd. > Kies *50x (x = volgnummer uit de individuele lijst met verkortkiezennummers).
Individuele verkortkiezenlijst programmerenFout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
3.3.n
> Kies een externe bestemming en verbreek na het gesprek. > Kies *54x (x = volgnummer uit de individuele lijst voor verkortkiezennummers). 7
3.3.o
Individuele verkortkiezenlijst wijzigenFout! Bladwijzer niet gedefinieerd. − Wijzigen van geprogrammeerde nummers kan door ze te overschrijven met een nieuw nummer. − Geprogrammeerde nummers kunnen voorzien worden van een ander volgnummer: > Kies *55xy (x = huidig volgnummer 0-9, y = nieuw volgnummer 0-9).
3.3.p Individueel verkortkiezennummer wissenFout! Bladwijzer niet gedefinieerd. > Kies #54x (x = volgnummer uit de individuele lijst voor verkortkiezennummers).
3.4
Gebeld worden
3.4.a
Uw toestel is vrij − Herhaald twee snel op elkaar volgende belsignalen: externe oproep. − In langzaam tempo onderbroken belsignaal: interne oproep. − In snel tempo onderbroken belsignaal: terugbeloproep. > Neem de hoorn op.
3.4.b
U bent in gesprek − U hoort opschakeltoon: de operator breekt in in uw gesprek en informeert u over een gewenste verbinding (voor alle partijen hoorbaar). • Vervolg uw gesprek. • Verbreek uw gesprek door op het haakcontact te drukken. Zodra u het haakcontact weer loslaat, hebt u verbinding met de nieuwe partij. − U hoort maantoon: er staat een nieuwe oproep te wachten. • Vervolg uw gesprek. • Verbreek uw gesprek door op het haakcontact te drukken. Zodra u het haakcontact weer loslaat, hebt u verbinding met de nieuwe partij. Druk op toets R en kies *43 , de eerste partij staat in wachtstand, u hebt verbinding met de nieuwe partij. Door telkens op toets R te drukken en *43 te kiezen kunt u afwisselend met beide partijen spreken. U kunt de partij waarmee u verbinding hebt verbreken door kort op het haakcontact te drukken. Zodra u het haakcontact weer loslaat hebt u automatisch verbinding met de overgebleven partij.
Uw toestel kan ook beschermd zijn/worden tegen maantoon en opschakelen, zie 2.4 Speciale functies.
8
3.5 3.5.a
Speciale functiesFout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Nachtoproep − U hoort de algemene (nacht-)bel. > Kies *83, krijgt nu direct verbinding.
Alle faciliteiten zoals doorverbinden, opschakelen enzovoort zijn mogelijk.
Automatisch terugbellen bij geen netlijn of verbindingslijn vrijFout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3.5.b
> Kies 5 zodra u bezettoon hoort. Indien alle netlijnen en/of verbindingslijnen bezet zijn, hoort u na het kiezen van 0 of de verbindingslijncode bezettoon. U kunt nu automatisch terugbellen inschakelen en zodra een netlijn of verbindingslijn vrijkomt wordt dit op uw toestel gesignaleerd met het terugbelsignaal. Zodra u deze terugbeloproep beantwoordt, krijgt u meteen de gevraagde lijn en kunt u het gewenste nummer kiezen. U kunt in de tussentijd uw toestel normaal gebruiken. Een terugbelopdracht vervalt na 30 minuten.
3.5.c
Alarmtoestel > Kies *87 en wacht op beantwoording.
Indien u verbreekt voor beantwoording, blijft het alarmtoestel uw oproep signaleren. Zodra dit toestel antwoordt, wordt uw toestel teruggebeld.
3.5.d
Opschakelen > Kies 1 zodra u bezettoon hoort, u kunt nu deelnemen aan het gesprek, alle partijen horen de opschakeltoon.
Indien u na het kiezen van 1 vrijtoon hoort, is het toestel beveiligd tegen opschakelen. In dit geval kunt u blijven wachten tot het toestel beantwoordt.
Bescherming tegen opschakelen en maantoonFout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3.5.e
Permanente bescherming: De systeembeheerder kan voor uw toestel permanente bescherming tegen maantoon en opschakelen activeren. In dat geval is deze bescherming altijd ingeschakeld.
Bescherming tegen maantoon en opschakelen zelf activeren: > Kies #1. Bescherming geldt slechts voor één verbinding. De bescherming kan ook tijdens het gesprek ingeschakeld worden via ruggespraak > Druk op R. > Kies #1. 9
> Druk weer op R.
3.5.f
Directe verbinding (hot-line)Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
Uw toestel kan zijn geprogrammeerd als directe verbinding. Er zijn daarbij drie mogelijkheden: − Directe verbinding: zodra u de hoorn opneemt wordt de verbinding automatisch opgebouwd. − Directe verbinding met vertraging: zodra u de hoorn opneemt hoort u kiestoon en kunt u zelf een verbinding kiezen. Maakt u geen begin met zelf kiezen binnen de ingestelde tijd (8 seconden), dan wordt alsnog de voorgeprogrammeerde verbinding opgebouwd. − Directe verbinding met nakiezen: zodra u de hoorn opneemt wordt een voorgeprogrammeerd nummer gekozen, echter dit nummer is niet compleet. U dient zelf de resterende cijfers te kiezen (bijvoorbeeld toestelnummers bij een doorkiescentrale: geprogrammeerd is 070-343 u kiest de 4-cijferige toestelnummers zelf).
3.5.g
Berichtenfunctie
Door het kiezen van aankiescodes kunnen er berichten vanaf het toestel doorgegeven worden aan het centrale beheersysteem. Deze zorgt daarna weer voor verspreiding naar de aanwezige bemiddelingsterminals Vox SOPHO Supervisor 60E. Hierdoor wordt de Operator op de hoogte gesteld van uw eventuele afwezigheid. De Voxmaster kan aan de hand van het type bericht besluiten uw toestel in de ‘niet-storen’-stand te plaatsen. Een voorbeeld van deze functie is dat u via aankiescode meldt dat u gedurende een aantal uren in vergadering bent. De exacte uitleg van de aankiescode met de daarbij behorende reden wordt per klant op maat gedefinieerd. Enige standaard afspraken zijn.
Standaard boodschap > Kies *593xx (xx is tweecijferig volgnummer van de boodschap). Bijvoorbeeld: Niet storen > Kies *59302. Toestel wordt in niet storen gezet, toestel moet zelf weer aanwezig gemeld worden. Alleen storen indien zeer dringend > Kies *59307. Toestel wordt in niet storen gezet, toestel moet zelf weer aanwezig gemeld worden. Afwezig voor de rest van de dag > Kies *59308. Toestel wordt in niet storen gezet, toestel moet zelf weer aanwezig gemeld worden. 10
Lunch pauze > Kies *59309. Toestel wordt in niet storen gezet, toestel moet zelf weer aanwezig gemeld worden. Aanwezig > Kies *59301. Toestel wordt uit niet storen gehaald. Verwijder alle bestaande berichten > Kies *59300. Alle bestaande berichten worden verwijderd en een eventueel geactiveerde ‘niet-storen’stand wordt gede-activeerd.
Boodschappen met tijdsaanduiding > Kies *563xxyyzz − xx is twee-cijferigvolgnummer van de boodschap. − yyzz is de eindtijd [UUMM] in uren en minuten. De begintijd is het tijdstip waarop u de procedure uitvoerd. Bijvoorbeeld: In vergadering tot__:__ > Kies *56304[UUMM]
Boodschappen met datumaanduiding > Kies *573xxyyzz − xx is twee-cijferigvolgnummer van de boodschap. − yyzz is de einddatum [DDMM] in dag en maand. De begindatum is de datum waarop u de procedure uitvoerd. Bijvoorbeeld: Met vakantie tot__/__ > Kies *57303[DDMM]
Boodschap met datum- en tijdsaanduiding > Kies *513xx[DDMM][UUMM] [DDMM] is einddatum in dagen en maanden. [UUMM] is eindtijd in uren en minuten. Bijvoorbeeld: Terug op __/__ __:__ 11
> Kies *51312[DDMM][UUMM]. Algemene afwezigheid melding, waarbij het toestel in niet storen wordt gezet en automatisch op een bepaalde dag en tijdstip weer aanwezig geschakeld wordt.
Boodschap met algeme informatie Het toestel wordt hierbij in de niet storen stand gezet. De toestelgebruiker moet zelf zijn toestel weer uit de niet storen stand halen. Er is extra informatie aanwezig over de reden van de afwezigheid. > Kies *583xxyyyy − xx is twee-cijferigvolgnummer van de boodschap. − yyyy is de extra informatie in nummerieke vorm. Bijvoorbeeld: Tijdelijk bereikbaar onder nummer YYYY > Kies *58306[YYYY]
12
4. Tijdens het gesprek 4.1
Doorverbinden
Een gesprek doorverbinden met een ander toestelFout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 4.1.a
> Druk op toets R en kies een toestelnummer. • Wacht op beantwoording. • Verbreek meteen. Indien u verbreekt voor beantwoording, wordt de oproep na een aantal oproepsignalen doorgeschakeld naar de operator!
Een gesprek doorverbinden naar de operatorFout! Bladwijzer niet gedefinieerd.1) 4.1.b
> Druk op toets R en kies 9. • Wacht op beantwoording. • Verbreek meteen.
Een tweede gesprek (met *43 beantwoord) doorverbindenFout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 4.1.c
> Druk op toets R en kies een toestelnummer, en • Wacht op beantwoording en druk vervolgens kort op het haakcontact. − U krijgt nu uw eerste gesprek terug. Indien u verbreekt voor beantwoording, wordt de oproep na een aantal oproepsignalen doorgeschakeld naar de operator! Zie ook 2.3 onder 'U bent in gesprek'.
4.2 4.2.a
Ruggespraak Intern ruggespraak > Druk op toets R. > Kies een [toestelnummer]. • Wacht op beantwoording. − Terug naar uw eerste gesprek: > Druk weer op toets R.
1
Het nummer voor de operator kan per organisatie anders zijn. Meestgebruikt is 9. 13
4.2.b
Extern ruggespraak > Druk op toets R. > Kies 0. (Ook verkort kiezen is mogelijk) 1 > Kies (netnummer en) abonneenummer • Wacht op beantwoording. − Terug naar uw eerste gesprek: > Druk weer op toets RSEQALPHABETIC.
4.2.c
Wisselgesprek (pendelen) > Bouw een ruggespraakgesprek op. > Druk telkens op toets R SEQALPHABETICom afwisselend met beide partijen te spreken.
Verbreken kan alleen door een van beide gesprekspartijen. Indien u zelf verbreekt worden beide overgebleven partijen met elkaar verbonden.
4.3
Driegesprek > Druk op toets RSEQALPHABETIC. > Kies *30n (n = toestelnummer = nummer derde partij) > Druk na beantwoording weer op toets RSEQALPHABETIC. Nu zijn alle partijen met elkaar verbonden.
Tijdens een driegesprek horen alle deelnemers periodiek een tiksignaal. Elk van de deelnemers kan zich uit het gesprek terugtrekken door de hoorn op te leggen.
1
14
Het nummer voor het kiezen van een externe verbinding kan per organisatie anders zijn. Meestgebruikt is de 0.
5. Faciliteiten 5.1
Volgstand
(zie ook bijlage 'Schema volgstand') Door volgstand in te schakelen kunt u oproepen voor uw toestel laten signaleren op een ander toestel.
5.1.a
Direct, naar een vaste bestemmingFout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
Activeren: > Kies *22 .
De-activeren: > Kies #22 . De systeembeheerder kan een nummer vastleggen waarnaar uw toestel wordt doorgeschakeld. Deze volgstand kunt u zelf activeren en de-activeren, de bestemming kunt u niet zelf wijzigen.
5.1.b
Bij bezet, naar een vaste bestemmingFout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
Activeren: > Kies *25.
De-activeren: > Kies #25. De systeembeheerder kan een nummer vastleggen waarnaar uw toestel wordt doorgeschakeld indien uw toestel bezet is. Deze volgstand kunt u zelf activeren en de-activeren, de bestemming kunt u niet zelf wijzigen.
Bij niet beantwoorden, naar een vaste bestemmingFout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 5.1.c
De systeembeheerder kan een nummer vastleggen waarnaar uw toestel wordt doorgeschakeld indien u een oproep niet binnen 20 seconden beantwoordt. U kunt deze volgstand niet zelf activeren of deactiveren, de bestemming kunt u niet zelf wijzigen.
Direct, naar zelf te kiezen bestemming, vanaf eigen toestelFout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 5.1.d
Activeren: > Kies *21n.
De-activeren: > Kies #21 .
15
In plaats van een toestelnummer kunt u bijvoorbeeld ook de code en het nummer van een pager (pieper) ingeven.
Direct, naar zelf te kiezen bestemming, vanaf de bestemmingFout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 5.1.e
Activeren: > Kies *23 op uw eigen toestel (voorbereiden). > Kies *24n (eigen toestelnummer) vanaf bestemmingstoestel.
Wijzigen: > Kies *24n (eigen toestelnummer) vanaf het nieuwe bestemmingstoestel.
De-activeren: > Kies #21 (vanaf uw eigen toestel). of > Kies #24n (eigen toestelnummer) vanaf bestemmingstoestel. of > Kies #23 vanaf bestemmingstoestel om elke geactiveerde volgstand naar dat bestemmingstoestel te de-activeren.
Volgstand doorbreken, vanaf de bestemmingFout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 5.1.f
> Kies het toestelnummer. Alleen vanaf het bestemmingstoestel kan het toestel vanwaar de volgstand is ingeschakeld gebeld worden.
Volgstand opheffen, vanaf de bestemmingFout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 5.1.g
> Kies #24n (toestelnummer vanwaar oproepen worden doorgeschakeld). of > Kies #23 om alle geactiveerde volgstand naar een bestemmingstoestel te de-activeren.
5.2
Niet storen
"Niet storen" betekent dat alle oproepen voor uw toestel worden omgeleid naar de operator. In noodgevallen kan de operator "niet storen" negeren en toch een gesprek naar uw toestel doorverbinden. Terwijl "niet storen" is ingeschakeld kunt u uw toestel normaal gebruiken, de omleidingstoon herinnert u aan de ingeschakelde faciliteit.
16
De systeembeheerder kan "niet storen" ook voor uw toestel vastleggen. In dat geval kunt u het niet zelf activeren of de-activeren. Naast deze permanente "niet storen" zijn er nog twee varianten van "niet storen" te onderscheiden, die door de u zelf te activeren en de-activeren zijn. − semi-permanent "niet storen" U activeert en de-aciveert zelf het "niet storen". − tijdelijke "niet storen" U activeert het "niet storen", en na een vaste tijd de-activeerd het systeem zelf het "niet storen". Wilt u eerder het "niet storen beëindigen, dan kan dit eveneens. Welk van de twee voor u van toepassing is is door de systeembeheerder vastgelegd.
Activeren: > Kies *53.
De-activeren: > Kies #53.
5.3
Conferentie
Aan één conferentie kunnen maximaal 8 partijen deelnemen. U kunt de operator vragen een conferentie op te bouwen: > Kies 91). Alle partijen kunnen zich uit een conferentie terugtrekken door de hoorn op te leggen. (Onder bepaalde condities kan u als toestelgebruiker eveneens in staat gesteld worden om zelfstandig een conferentiegesprek op te zetten. In hoeverre u dit als gebruiker zelfstandig kunt is afhankelijk van uw specifieke configuratie. De voor het opzetten van een conferentie noodzakelijke procedure is dan eveneens afhankelijk van uw situatie. Raadpleeg uw systeembeheerder.)
5.4
Groepsschakeling
Een groep toestellen kan behalve onder het eigen toestelnummer ook bereikbaar zijn onder een groepsnummer. Daarnaast is het mogelijk dat toestellen zijn gegroepeerd onder een fictief groepsnummer.
5.4.a
Groepsnummer
Eigen toestel in de groep schakelen: > Kies *48.
Eigen toestel uit de groep schakelen: > Kies #48.
1
Het nummer voor de operator kan per organisatie anders zijn. Meestgebruikt is 9. 17
Een toestel dat uit de groep geschakeld is, blijft bereikbaar onder het eigen toestel-nummer, of de oproepen voor dit toestel worden doorgeschakeld naar een speciaal daarvoor aangewezen opvangtoestel. Oproepen via het groepsnummer bereiken dit toestel niet meer, maar worden verdeeld over de overgebleven groepsleden.
5.4.b
Hoofdtoestel
Aan groepen kan een hoofdtoestel worden toegewezen. Eén toestel kan hoofdtoestel zijn voor meerdere groepen. Een hoofdtoestel hoeft geen deel uit te maken van een groep.
Groepsleden in de groep schakelen door Hoofdtoestel: > Kies *49n.
Groepsleden uit de groep schakelen door Hoofdtoestel: Kies #49n.
5.4.c
Algemene Call Pick-upFout! Bladwijzer niet gedefinieerd. > Kies *42.
U kunt een oproep naar een onbemand toestel in uw groep met Algemene Call Pick-up naar u toe halen. Indien er meer oproepen zijn, wordt de langstwachtende doorgegeven.
5.4.d
Individuele Call Pick-upFout! Bladwijzer niet gedefinieerd. > Kies *41n (toestelnummer van het toestel dat belt).
Indien er oproepen zijn voor meer dan één onbemand toestel, kunt u oproepen op het toestel dat belt met Individuele Call Pick-up naar u toe halen. Als u in deze situatie gebruik maakt van Algemene Call Pick-up weet u niet van welk toestel een oproep naar u toe komt.1
Groepsvolgstand, vanaf willekeurig groepstoestelFout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
5.4.e
Activeren: > Kies *201n.
De-activeren: > Kies #201. In plaats van een toestelnummer kunt u bijvoorbeeld ook een ander groepsnummer, of de code en het nummer van een pager (pieper) ingeven.
1
18
Ook toestellen buiten een groepsschakeling kunnen van de individuele call pickup gebruik maken als de groepsparameters dit toestaan.
Groepsvolgstand naar een groepsnummer, vanaf de bestemmingFout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 5.4.f
Activeren: > Kies *203 op een groepstoestel (voorbereiden). > Kies *204n vanaf het bestemmingstoestel (het toestelnummer kan ook een groepsnummer zijn).
Wijzigen: > Kies *204n vanaf het nieuwe bestemmingstoestel (het toestelnummer ook groepsnummer zijn).
De-activeren: > Kies #201 vanaf uw eigen toestel of > Kies #204n vanaf bestemmingstoestel of > Kies #203 vanaf bestemmingstoestel om alle geactiveerde groepsvolgstand naar dat bestemmingstoestel te de-activeren.
5.4.g
Opmerking:
In plaats van de volgstand voor een voorbereid groepsnummer (*203) kunt u ook de volgstand voor een voorbereid toestelnummer (*23) naar een groepsnummer activeren met *204[groepsnummer].
Groepsvolgstand naar een toestelnummer, vanaf de bestemmingFout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 5.4.h
Activeren: > Kies *203 op een groepstoestel (voorbereiden). > Kies *24n (n = groepsnummer) vanaf het bestemmingstoestel.
Wijzigen: > Kies *24n (n = groepsnummer) vanaf het nieuwe bestemmingstoestel.
De-activeren: > Kies #201 (vanaf uw eigen toestel) of > Kies #24n (n = groepsnummer) vanaf bestemmingstoestel. > Kies #23 vanaf bestemmingstoestel om alle geactiveerde groepsvolgstand naar dat bestemmingstoestel te de-activeren.
Algemene opmerkingen ten aanzien van volgstand voor groepsnummers: 5.4.i
Of het groepsnummer waartoe uw toestelnummer behoort in een groepsvolgstand geschakeld kan worden, wordt bepaald door de instellingen die de systeembeheerder aan het groepsnummer heeft toegekend. 19
Teamvoorziening (chef-secretaresseschakeling)Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 5.5
5.5.a
Teamtoestel afwezig melden
(oproepen via secretaresse, of taakoverdracht tussen secretaresses) > Kies *77.
5.5.b
Teamtoestel aanwezig meldenFout! Bladwijzer niet gedefinieerd. > Kies #77.
5.5.c
Teamgenoot bellen
Eén chef - één secretaresse > Kies *1.
Meer chefs - één secretaresse − Secretaresse bellen: > Kies *1. − Chef 1 bellen: > Kies *10. − Chef x bellen: > Kies *1x.
Meer chefs - meer secretaresses − Teamgenoot bellen: > Kies *1x (x = nummer van de teamgenoot 0 - 9). Met de verkorte codes kunnen secretaresses hun chefs bellen en chefs hun secretaresses. Chefs onderling en secretaresses onderling kunnen elkaar niet bellen met deze codes!
5.6
Oproepinstallatie
Op uw bedrijfstelecommunicatiecentrale kan een oproepinstallatie zijn aangesloten. Via de telefoon kunt u dan ambulante personen binnen het bedrijf oproepen of een boodschap aan iemand doorgeven (afhankelijk van het type installatie). Voor gedetailleerder informatie zie de handleiding van de installatie. De meestgebruikte codes voor In House Paging zijn:
5.6.a
Meet-me > Kies *811[nummer van de ontvanger]. > Wacht op beantwoording, dat kan even duren!
20
5.6.b
Meet-me oproep beantwoorden > U krijgt een pager-oproep. > Ga naar het dichtstbijzijnde telefoontoestel. > Kies *82[nummer van uw ontvanger].
5.6.c
Luidsprekeroproep beantwoordenFout! Bladwijzer niet gedefinieerd. > U hoort een voor u bestemde luidsprekeroproep. > Ga naar het dichtstbijzijnde telefoontoestel. > Kies *84[oproepcode].
5.6.d
Non Meet-me tekst
(boodschap doorgeven aan pager met de mogelijkheid van displaytekstontvangst) > Kies *812[nummer van de pager]. > Kies de cijfers die de boodschap vormen. > Sluit af met #.
5.6.e
Non Meet-me spraak
(boodschap doorgeven aan pager met de mogelijkheid van spraakontvangst) > Kies *812[nummer van de pager]. > Kies 0. > Spreek een boodschap in.
5.6.f
Andere In House paging mogelijkheden
Er zijn nog andere oproepmethoden mogelijk naar In House paging systemen. Bijvoorbeeld voor het toevoegen van het nummer waarvandaan de oproep gestart is, of voor het geven van enige nakiesinformatie die dan eveneens op het display van de betreffende paging ontvanger getoond kunnen worden. Hoe een en ander is geconfigureerd in u situatie hangt dus ook af van de mogelijkheden van het betreffende pagingsysteem.
Alle gekozen faciliteiten de-activerenFout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 5.7
Alle faciliteiten die u zelf kunt in- en uitschakelen kunt u met een code weer de originele waarde geven. > Kies #88.
5.8
DeskSharing
Met behulp van DeskSharing bent u als gebruiker in staat uw eigen toestelnummer naar een ander telefoontoestel te verplaatsen. Afhankelijk van de instellingen in de BCS blijft of het bestaande 21
toestelnummer op het telefoontoestel gehandhaaft, of wordt het bestaande nummer geparkeerd als nummer zonder fysieke aansluiting. Er zijn 3 varianten voor het activeren van DeskSharing
DeskSharing zonder beveiliging
5.8.a
Activeren DeskSharing >
Kies *26n (n = uw eigen DeskSharing nummer)
Deactiveren DeskSharing > Kies #26 (n = uw eigen DeskSharing nummer)
DeskSharing met PIN-code beveiliging
5.8.b
Activeren DeskSharing >
Kies *27[PIN-code]n (n = uw eigen DeskSharing nummer)
Deactiveren DeskSharing >
Kies #27[PIN-code]n (n = uw eigen DeskSharing nummer)
DeskSharing met paswoord beveiliging
5.8.c
Activeren DeskSharing >
Kies *28[paswoord]n (n = uw eigen DeskSharing nummer)
Deactiveren DeskSharing >
5.9
Kies #28[paswoord]n (n = uw eigen DeskSharing nummer)
Paswoorden
Met een paswoord kan een aantal faciliteiten van een toestelgebruiker beschermd worden tegen ongeoorloofd gebruik door anderen. In de Vox SOPHO iS3000 kan deze faciliteit of in combinatie met de module beveiligingsbeheer van de Voxmaster ingevuld zijn, of op beperkte schaal intern in het systeem.
5.9.a
Paswoord wijzigen
Elk paswoord wat gekoppeld is aan een toestelnummer krijgt bij het instellen van de faciliteit door de systeembeheerder een standaard paswoord. Voor dat de faciliteiten die in combinatie met de paswoorden werken gebruikt kunnen worden moet eerst een persoonlijk paswoord ingevoerd worden door het wijzigen van het standaard paswoord. Natuurlijk kan dit paswoord later eveneens weer gewijzigd worden. Er zijn twee varianten voor het wijzigen van het paswoord.
22
Paswoord wijzigen vanaf uw eigen toestel Ten eerste kan uw paswoord gewijzigd worden vanaf uw eigen toestel. Dit zal de meest gebruikte methode zijn. > Toets *33[oude paswoord]. > Toets uw nieuwe paswoord in. > Toets uw nieuwe paswoord voor de tweede maal in.
Paswoord wijzigen vanaf een ander toestel Een tweede methode is om uw paswoord te wijzigen is alleen toepasbaar als u uw paswoord nog niet gewijzigd heeft. Uw standaard paswoord zoals door de systeembeheerder is opgegeven is dus nog geldend. Deze methode is specifiek ten behoeve van de door een paswoord beveiligde DeskSharing mogelijkheden gemaakt. Hier heeft u als gebruiker namelijk nog geen eigen toestel waarop uw nummer actief is om uw door de systeembeheerder uitgereikte standaard paswoord te wijzigen. Uw paswoord moet dus eerst gewijzigd worden vanaf een andere aansluiting. > Toets *29[standaard paswoord]. > Toets uw nieuwe paswoord in. > Toets uw nieuwe paswoord voor de tweede maal in. > Toets uw DeskSharingnummer in.
5.9.b
Verkeerskenmerken - up-/downgrading
De individuele toestelgebruiker kan zijn eigen verkeerskenmerk veranderen door middel van up- of downgrading. De hier beschreven handelingen zullen meestal beveiligd zijn door middel van een paswoord.
"Enable" up-/downgrading Voordat u uw verkeerskenmerk kan up- of downgraden, moet eerst het toestel in de stand "enable voor up-/downgrading" gebracht worden. > Kies *38[paswoord]
"Disable" up-downgrading Om te voorkomen dat van de aan uw toestel toegekende faciliteit up-/downgrading van het verkeerskenmerk ongeoorloofd gebruik gemaakt wordt kunt u uw toestel in de stand "disable up/downgrading1)" brengen. > Kies #38[paswoord]
Activeer upgraded verkeerskenmerk Het upgrade verkeerskenmerk wordt als volgt geactiveerd: 1
Staat uw toestel in de stand "disable up-/downgrading", dan heeft uw toestel of het verkeerkenmerk van de dagstand voor uw toestel, of het verkeerskenmerk van de nachtstand. De omschakeling tussen deze beide vindt automatisch vanuit de BCS plaats, bijvoorbeeld op basis van een tijdsklok. 23
> Kies *35[paswoord] Vervolgens kunt u van het (meestal) hogere upgraded verkeerkenmerk gebruik maken1. Het verkeerskenmerk blijft het ge-upgrade verkeerskenmerk totdat het verkeerkenmerk weer gedowngrade wordt, of totdat het up-/downgraden wordt ge-disabled.
Activeer downgraded verkeerskenmerk Het downgraded verkeerskenmerk wordt als volgt geactiveerd: > Kies #35[paswoord] Vervolgens kunt u van het (meestal) lagere downgraded verkeerkenmerk gebruik maken. Het verkeerskenmerk blijft het ge-downgrade verkeerskenmerk totdat het verkeerkenmerk weer geupgrade wordt, of totdat het up-/downgraden wordt ge-disabled.
5.9.c
Upgraded verkeerskenmerk voor één gesprek vanaf het eigen toestel
Hiermee wordt alleen gedurende één gesprek het ge-upgrade verkeerskenmerk geactiveerd. > Kies *361[paswoord] • Wacht op kiestoon. > Kies 0. > Kies vervolgens (netnummer) en abonneenummer. Hierbij wordt voor het te kiezen nummer uitgegaan van het ge-upgrade verkeerkenmerk van het betreffende toestel. Na het beëindigen van het gesprek heeft het toestel weer het verkeerskenmerk dat het toestel had voor het uitvoeren van deze procedure. Het is niet noodzakelijk dat het ‘up-/downgraden’ geactiveerd is. Ook vanuit bijvoorbeeld het nachtverkeerskenmerk kan deze procedure geactiveerd worden.
Upgraded verkeerskenmerk voor één gesprek vanaf het willekeurig toestel 5.9.d
Hiermee wordt alleen gedurende één gesprek het ge-upgrade verkeerskenmerk van zijn eigen toestel geactiveerd op een willekeurig toestel. > Kies *362[paswoord][eigen toestelnummer] • Wacht op kiestoon. > Kies 0. > Kies vervolgens (netnummer) en abonneenummer. Hierbij wordt voor het te kiezen nummer uitgegaan van het ge-upgrade verkeerkenmerk van het eigen toestelnummer. Na het beëindigen van het gesprek heeft het toestel weer het verkeerskenmerk dat het toestel had voor het uitvoeren van deze procedure. Het is niet noodzakelijk dat het ‘up-/downgraden’ geactiveerd is. Ook vanuit bijvoorbeeld het nachtverkeerskenmerk kan deze procedure geactiveerd worden.
5.10
Basis toestelnummer
In het geval u samen met meerder gebruikers van een beperkt aantal toestelwerkplekken gebruik maakt door de faciliteit DeskSharing toe te passen, kan het voorkomen dat alle DeskSharing24
nummers gede-activeerd staan. In deze situatie kan uw systeem zo geconfigureerd staan dat er geen enkel toestelnummer gekoppeld is aan het betreffende fysieke toestel. Om te voorkomen dat u toch niet meer uw DeskSharing-nummer naar deze werkplek toe kunt halen, krijgt de betreffende aansluiting een zogenaamd ‘Basis’ toestelnummer. De functionaliteiten van dit toestelnummer zijn over het algemeen genomen zeer beperkt. U kunt bijvoorbeeld alleen DeskSharing activeren en alleen de telefoniste en 112 kiezen. Als gebruiker van het toestel met het basis toestelnummer hoort u een afwijkende kiestoon, ten teken dat uw beperkt bent in uw functionaliteiten. Haal eerst uw DeskSharing-nummer naar deze werkplek toe voordat u het toestel verder gaat gebruiken.
25
6. CallManager faciliteiten 6.1
Introductie
De Vox SOPHO CallManager is een optionele faciliteit die in uw BCS aanwezig kan zijn. Dit deel van deze gebruiksaanwijzing is bedoeld voor de mensen die werken met de CallManager en die de vragen moeten beantwoorden: • Wat is de CallManager? • Hoe werk ik met de verschillende functies van de CallManager? Er wordt voorzien in tips en aanwijzingen, die u in staat stellen u te concentreren op de opbeller, zonder zich zorgen te hoeven maken over de verschillende functies.
Wat is de Vox SOPHO CallManagerFout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 6.2
De Callmanager is een geïntegreerd ACD systeem voor de Vox SOPHO iS3000 bedrijfstelefooncentrales. ACD staat hierbij voor Automatic Call Distribution (automatische gespreksverdeler), een systeem om inkomende gesprekken te verdelen over een groep mensen ('agenten' in ACD termen). De ACD-functies garanderen dat inkomende gesprekken gelijkwaardig verdeeld worden over de aanwezig mensen; de 'langst wachtende agent' krijgt het eerst een nieuw gesprek. Dit verzekerd u ervan dat de werkdruk evenredig verdeeld wordt over de groep. Het voorziet in een aantal faciliteiten, die tot doel hebben om de geboden service aan de opbeller te verbeteren, en u ondersteunen in uw taak.
Hoe werkt Vox SOPHO CallManagerFout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 6.3
Deze paragraaf geeft u een beeld van de faciliteiten die de CallManager biedt en hoe u die kunt gebruiken. Het is mogelijk dat niet alle faciliteiten zoals hier beschreven op uw systeem aanwezig zijn. Vraag uw groeps-supervisor wat voor faciliteiten voor u van toepassing zijn. Afhankelijk van het type telefoontoestel (eenvoudig analoog of digitaal toestel, of een geavanceerd digitaal toestel), worden de beschreven functies of geactiveerd het opnemen van de hoorn, waarna vervolgens een code ingetoetst moet worden, of het intoetsen van een voorgeprogrammeerde functietoets volstaat om de betreffende faciliteiten te activeren. Schrijf de door u te gebruiken code, of functietoetsen in de verschillende situaties op.
6.3.a
Wachtrij
Bellers die het telefoonnummer van de ACD-groep bellen worden normaal gesproken direct doorverbonden met een van de agenten. Echter, als alle agenten bezet zijn, dan wordt het gesprek in een wachtrij geplaatst. Zodra er een agent zijn bestaande gesprek beëindigd, wordt het 'langst' wachtende gesprek uit de wachtrij met deze agent doorverbonden. De betreffende opbeller krijgt in de wachtrij geen bezettoon te horen, en wordt eveneens niet doorverbonden met de operator (centraliste, bediening) bij het bezet zijn van alle agenten. 26
6.3.b
Wall diplays
Deze engelse term staat voor een balk zoals veelvuldig in winkels als reclamemiddel gebruikt wordt om teksten op te tonen. Het wall display kan u voorzien van informatie over het wel en wee van de ACD-groep. Uw supervisor kan uit een aantal soorten informatie kiezen om op het wall display eventueel zelf afwisselend zichtbaar te maken. Een voorbeeld is het aantal bellers dat wacht op beantwoording (wachtrijlengte). Zodra u ziet dat de wachtrij langer gaat worden kunt u hierop inspelen. (Bijvoorbeeld door aanwezig te schakelen, of door uw bestaande gesprek sneller proberen af te ronden).
6.3.c
Tekstmeldingen
De CallManager voorziet in de mogelijkheid om een welkomstboodschap te geven aan de opbeller voordat hij wordt doorverbonden met de agent. Deze welkomstboodschap is een gesproken tekst die door de iS3000 gegeven wordt. De opbeller weet hierdoor dat hij met de juiste bestemming is verbonden, terwijl u direct ter zake kunt komen zonder deze welkomstboodschap telkens uit te hoeven spreken. De CallManager voorziet eveneens in de mogelijkheid om de opbeller te informeren dat hij in de wachtrij geplaatst wordt in geval er geen agenten direct beschikbaar zijn. Dit heet een wachtrijboodschap. Ook nu weer is dit een gesproken tekst die door het systeem zelf gegeven wordt. De opbeller weet door deze melding dat er mensen aanwezig zijn om zijn vragen te beantwoorden, maar dat deze mensen momenteel druk bezet zijn. Een bij uw systeem aanwezige optie kan zijn dat de tekstmelding in de wachtrij zelfs aangeeft hoeveel wachtende er nog voor de opbeller staan. Dit heet ‘beurtmelding’. Bijvoorbeeld: “Er zijn nog 3 wachtende voor u”. Experimenten hebben aangetoond dat een opbeller geneigd is langer te wachten indien er een wachtboodschap gegeven wordt. Met name de zogenaamde beurtmelding wordt als meest eerlijke manier van informatie voorziening gezien.
Aan-, uitloggen en aan-, afwezig schakelenFout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 6.3.d
Zodra u met uw werktijd start dient u aan te loggen in het systeem met behulp van u eigen PIN (Persoonlijk Identificatie Nummer). Het systeem weet dan dat u gestart bent met het werk. Zodra u aangelogd heeft kunt u zich aanwezig schakelen om de ACD-gesprekken te kunnen ontvangen. U kunt afwezig schakelen indien u geen ACD-gesprekken meer wenst te ontvangen, zonder dat u hoeft uit te loggen. U weet dat u toestel afwezig geschakeld is, want u hoort een tikker-signaal bij het opnemen van de hoorn. Op geavanceerde digitale toestellen komt er zelfs een tekstmelding in het display van het digitale toestel te staan in geval u afwezig geschakeld staat. Aan het einde van uw werkdag logged u uit. Het systeem weet nu dat uw werk beëindigd heeft.
AanloggenFout! Bladwijzer niet gedefinieerd. > Kies *951 [PIN-code]
27
Deze PIN-code1 is een 3-cijferige code die alleen voor de ACD gebruiker van toepassing is. U bent nu bekend gemaakt in het CallManager Management pakket
UitloggenFout! Bladwijzer niet gedefinieerd. >
Kies *952 [PIN-code]
U heeft bekend gemaakt aan het CallManager Management pakket dat het toestel niet meer actief is voor de ACD functionaliteit.
Aanwezig schakelenFout! Bladwijzer niet gedefinieerd. > Kies *48 Dit is dus exact gelijk aan het in de groep schakelen zoals in hoofdstuk 4 bescheven is. Het toestel doet nu mee in de gespreksverdeling van de ACD-groep.
Afwezig schakelenFout! Bladwijzer niet gedefinieerd. > Kies #48 Dit is dus eveneens gelijk aan het uit de groep schakelen zoals in hoofdstuk 4 bescheven is. Het toestel doet nu niet meer mee in de gespreksverdeling van de ACD-groep.
Automatisch afwezig schakelenFout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Wanneer u uw werkplek verlaat en u vergeet afwezig te schakelen, dan kan er nog steeds een ACDgesprek uitkomen op uw toestel. Om te voorkomen dat er in deze situatie gesprekken verloren gaan wordt, nadat het gesprek een bepaalde tijd heeft staan bellen op uw toestel, het gesprek teruggenomen door het systeem, om vervolgens opnieuw naar de eerst vrijkomende agent doorverbonden te worden. Het systeem schakelt gelijktijdig uw telefoon automatisch afwezig om te voorkomen dat dit opnieuw plaatsvindt. Vergeet niet uw telefoontoestel opnieuw aanwezig te schakelen nadat u terugkomt.
6.3.e
Nawerktijd
Alhoewel u aanwezig geschakeld staat, kan het systeem voorkomen dat u opnieuw een ACD-gesprek krijgt nadat u er net een afgehandeld heeft. Dit is de 'nawerktijd' (b.v. 30 seconden). De nawerktijd start automatisch na het verbreken van het ACD-gesprek en wordt door de systeembeheerder ingesteld. De 'nawerktijd' stelt u in staat om enige administratieve handelen ten aanzien van het voorgaande ACD-gesprek af te ronden, en om u voor te bereiden op het volgende ACD-gesprek. Gedurende de 'nawerktijd' bent u wel in staat om zelf een telefoongesprek te beginnen. Bent u al eerder gereed om het volgende ACD-gesprek te ontvangen, dan kunt u op eigen initiatief de ‘nawerktijd’ beëindigen.
Nawerktijd beëindigen > Kies de 'groeps aanwezigheidscode'
1
28
De hier bedoelde PIN-code heeft geen enkele relatie heeft met de PIN-code voor het uitgaande kiezen.
6.3.f
Ingeven van het gesprekstype
De CallManager geeft u de mogelijkheid om een 2-cijferig 'gesprekstype' in te geven, die vervolgens door de ACD-supervisor gebruikt kan worden in statistische rapporten. Bijvoorbeeld kan gesprekstype '01' betekenen dat er een nieuwe order geboekt kan worden, '02' dat er informatie over een order opgevraagd is, '03' dat er een order teruggetrokken wordt enzovoort. Het gesprekstype kan tijdens het gesprek zelf ingevoerd worden, of in de nawerktijd.
Gesprekstype ingevenFout! Bladwijzer niet gedefinieerd. > Kies *950[gesprekstype] Het gesprekstype bestaat uit 2 cijfers.
6.3.g
Dag- nachtstand ACD-groep
Een ACD-groep kan in de zogenaamde nachtstand geschakeld worden. Oproepen die nog in de wachtrij aanwezig zijn worden nog afgehandeld. Eventuele nieuwe oproepen worden naar een daarvoor aangewezen overloopbestemming omgeleid. Dit kan een intern of extern opvangnummer, een nachtboodschap of gewoon bezettoon. Het in de nacht schakelen kan of vanaf het CallManager management pakket uitgevoerd worden, of door vanaf het supervisortoestel een bepaalde code in te geven. Een tweede code zet de ACD-groep weer in werking.
ACD-groep in nacht > Kies #98[Groepsnummer]
ACD-groep in dag > Kies *98[Groepsnummer]
6.3.h
Management Informatie
Uw supervisor heeft een Vox SOPHO CallManager Management Information System (MIS-pakket). Deze PC applicatie wordt gebruikt om de geboden service te optimaliseren van uw ACD-groep en om mogelijke problemen te detecteren. Het MIS-pakket verschaft 3 soorten informatie: 1. Real-time informatie over de status van de ACD-groep − Hoeveel agenten zijn beschikbaar om gesprekken af te handelen, hoeveel gesprekken staan er in de wachtstand enzovoort. 2. Korte termijn statistieken − Hoeveel van de gesprekken zijn er vandaag binnen 20 seconden beantwoord, enzovoort. 3. Historische rapporten − Hoeveel gesprekken zijn er de laatste maand afgehandeld, hoeveel opbellers hebben voordat er opgenomen werd al weer neergelegd, enzovoort. De historische rapporten bevatten informatie die de ACD-supervisor in staat stellen om zijn hoeveelheid personeel beter af stemmen op het aantal oproepen en om zodoende een betere servicegraad te krijgen. Het verteld de supervisor niet alleen hoelang de opbeller heeft moeten wachten op beantwoording door een ACD-agent, maar tevens kan de supervisor eruit halen hoelang een opbeller gemiddeld bereid is te wachten op beantwoording. 29
Het CallManager MIS-pakket geeft de supervisor eveneens de mogelijkheid om informatie van de individuele agenten te verkrijgen. Deze informatie kan in dagelijkse rapporten opgevraagd worden en bevat de volgende gegevens: − uw totale werktijd (tijdstip van aanloggen en totale aangelogde tijd); − het aantal ACD-gesprekken dat u afgehandeld heeft en de gemiddelde duur van die gesprekken; − het totaal aantal door u zelf opgebouwde gesprekken en de gemiddelde duur hiervan; − het aantal niet ACD-gesprekken (opbellers die uw individuele toestelnummer bellen en niet het ACD-nummer) en de gemiddelde duur hiervan; − de gemiddelde nawerktijd; − de gemiddelde tijd die u heeft staan wachten op ACD-gesprekken; − het percentage op basis van tijdsduur van ACD-gesprekken en niet ACD-gesprekken, zelf opgebouwde gesprekken, nawerktijd en de tijdsduur waarop u afwezig geschakeld was. U kunt dit als zeer bedreigend ervaren dat er over uw functioneren als ACD-agent informatie wordt verzameld, echter de informatie is niet alleen bedoeld om de service aan de opbellers voor u specifieke ACD-groep te optimaliseren, maar tevens is het de enige manier om u specifieke bijdrage aan het behalen van de servicegraad te bepalen. Neem contact op met uw supervisor om na te vragen wat voor informatie er verzameld wordt en hoe deze informatie gebruikt gaat worden.
30
7. Thuiswerker Als u thuis een werkplek heeft ingericht, waarbij uw telefoon thuis onderdeel uitmaakt van de interne nummerstructuur van de iS3000 van uw bedrijf, dan wordt dit een thuiswerkplek genoemd. Uiteraard kan dit concept ook toegepast worden in combinatie met een GSM toestel. Als thuiswerkplek gebruiker heeft u eigenlijk een tweetal nummers in gebruik op de iS3000. Uw eigen (iS3000) nummer waaronder uw bereikbaar bent als thuiswerker (privé nummer) en een “geheim” nummer wat u alleen toepast om toegang tot de iS3000 te krijgen (toegangsnummer).
7.1.a
Privé nummer
Dit nummer is eigenlijk het nummer waaronder u in de interne nummersturctuur van de iS3000 bekend bent. Het is het nummer in de gids van de operator en het nummer wat u op uw kaartje heeft staan. Wanneer iemand u telefonisch wilt bereiken kiest hij dit nummer. Via de thuiswerkplekoplossing wordt het gesprek doorgerouteerd naar uw telefoonnummer thuis. Afhankelijk van de manier waarop uw thuiswerkplek geconfigureerd is krijgt u bijvoorbeeld nummerhekenning, of doordat de oproep onder een apart nummer binnenkomt op uw ISDN aansluiting herkenbaar als zakelijk gesprek. Uw kunt op een normale manier het gesprek aannemen en verder afwikkelen.
7.1.b
Toegangsnummer
Uw toegangsnummer is eigenlijk uw geheime nummer om zakelijk zelf een telefoongesprek op te zetten. Wanneer u belt naar dit toegangsnummer zorgt de thuiswerkplek oplossing ervoor dat u onder uw eigen privénummer een oproep in de iS3000 omgeving kunt opzetten. Interne gebruikers zien deze oproepen als interne gesprekken onder het interne nummer van het privé nummer. Uiteraard kunnen er ook vanaf de iS3000 uitgaande oproepen gemaakt worden. Dit is meestal beveiligd door PIN-codes of paswoorden om misbruik te voorkomen. Na het kiezen van het toegangsnummer moet dus eerst een PIN-code of een paswoord ingegeven worden voordat er een uitgaand gesprek opgezet kan worden. De gemaakte gesprekskosten van deze uitgaande oproepen worden via het beheersysteem van de iS3000 aan uw privé nummer of via de toegepaste PIN-code verrekend.
Interne oproepen vanaf de thuiswerkplek > Toets uw [toegangsnummer] uw krijgt nu de interne kiestoon van de iS3000 > Toets het door u gewenste interne toestelnummer
Externe oproepen vanaf de thuiswerkplek > Toets uw [toegangsnummer] uw krijgt nu de interne kiestoon van de iS3000 Optioneel: > Toets uw PIN-code of paswoord > Kies 0 31
> Kies het externe nummer
7.1.c
Ruggespraak
In een bestaand gesprek dat u via de thuiswerkplek oplossing via de iS3000 maakt bent u niet zomaar in staat om ruggespraak te activeren. Een eventuele op de thuiswerkplke wel aanwezig speciale toest voor ruggespraak heeft namelijk geen invloed op de ruggesprak functionaliteit zoals deze in de iS3000 aanwezig is. Om dus een tweede gesprek op te zetten, bijvoorbeeld om twee partijen met elkaar door te verbinden moeten er dus nog enige speciale handelingen verricht worden. Om ruggespraak te activeren vanaf de thuiswerkplek moet uw telefoon thuis in staat zijn een toontje te zenden naar de iS3000 gedurende tijd dat uw in gesprek bent (TDK-toontje door het indrukken van een van de toetsen van het kiesklavier.) De iS3000 zet dit toontje om naar een ruggespraaksituatie. Alle beschreven functies in combinatie met de ruggespraakfunctie zijn dan weer mogelijk vanaf de thuiswerkplek. Het opnieuw geven van het specifieke toontje is voor de iS3000 weer het teken dat ruggespraak weer geactiveerd is. Of ruggespraak in uw situatie is toegestaan is door de systeembeheerder bepaald.
Bijvoorbeeld Tijdens een bestaand gesprek: > Druk op toets 9 van uw telefoon thuis1 > Kies een interne of externe bestemming • Wacht op beantwoording.
7.1.d
Gebruik van tonen voor nakiezen
Wanneer u voor een ander situatie dan het activeren van ruggespraak TDK tonen moet gaan uitzenden, bijvoorbeeld voor het geven van opdrachten naar een voice-mail of voice-response applicatie, kan het voorkomen dat de toets die gebruik wordt om de ruggespraak te activeren eveneens noodzakelijk is als code om een bepaalde actie in de voice-mail applicatie te realiseren. Hiertoe kan een thuiswerker een code intoetsen, waardoor gedurende de rest van het gesprek er niet meer gekeken wordt naar de eventuele toon voor ruggespraak.
De-activeren van ruggespraak via toontjes Tijdens een gesprek: > Druk op toets 8 • Het gesprek kan nu voortgezet worden, waarbij alle TDK-toontjes weer toegepast kunnen worden voor het besturen van de applicatie.
32 1
Of voor uw iS3000 de 9 geprogrammeerd is, is afhankelijk van uw specifieke programmering van de iS3000. Deze 9 is als voorbeeld bedoeld.
8. VoiceManager faciliteiten 8.1
Introductie
De VoiceManager 500 is een optionele faciliteit die aan uw iS3000 systeem gekoppeld kan zijn. Dit deel van de gebruiksaanwijzing is bedoeld voor die mensen die een individuele voicemail box bezitten op de VoiceManager 520/540. Het geeft tevens een algemeen beeld van de mogelijkheden die andere voicemail applicaties kunnen bezitten. De te kiezen codes en de exacte functionaliteiten zullen echter afwijken van hetgeen hier beschreven staat. De mogelijkheid voor “fax on demand” zoals optioneel op de Voicemanager 540 mogelijk is zullen in deze basis uitleg niet meegenomen worden.
8.2
Doorschakelen naar uw eigen voicemail box
Het eigen toestelnummer kan op diverse manieren doorgeschakeld worden naar de persoonlijke voicemailbox. • volgstand bij bezet • volgstand bij niet beantwoorden • directe volgstand (vaste bestemming) • volgstand bij niet bereikbaar (met name voor iSMobile handhelds of ge-deactiveerde DeskSharing nummers) Hoe dit binnen uw bedrijfsomgeving toegepast moet worden wordt bepaald door uw systeembeheerder. Omdat al deze doorschakelingen voor het merendeel al uitgelegd zijn bij de beschrijving van de faciliteiten wordt op het activeren van de doorschakelingen hier verder niet ingegaan.
8.2.a
Bestemming van de doorschakeling
De doorschakeling om bij de voicemail applicatie uit te komen wordt meestal gemaakt naar een groepsnummer. Aan de ondernummers van de betreffende groep is dan de voicemail applicatie gekoppeld. Doordat er bij een doorschakeling altijd nummerinformatie meegezonden wordt van het doorgeschakelde toestel weet de voicemail applicatie naar welke voicemail box het gesprek geleid moet worden.
8.3
Persoonlijke voicemail box
Heeft men eenmaal een doorschakeling naar de voicemail applicatie gemaakt, dan worden telefoongesprekken doorgerouteerd naar uw persoonlijke voicemail box. De opbellers kunnen vervolgens voicemail berichten achterlaten, waarna u graag geïnformeerd wordt over het feit dat er een voicemail bericht in uw voicemail box staat. Vervolgens wilt u graag uw voicemail uit kunnen luisteren. Hiertoe moet u in uw persoonlijke voicemail box uitkomen. Omdat u niet wilt dat anderen uw voicemail uitluisteren is de toegang tot uw voicemail box beveiligd door middel van een persoonlijke toegangscode (persoonlijke ID) en een beveiligingscode. Heeft u deze toegepast, dan kunt u uw berichten uitluisteren en ander instellingen van uw mail box aanpassen. 33
8.4
Wachtend bericht informatie
Er zijn in de VoiceManager 520/540 een viertal verschillende mogelijkheden om terug te koppelen dat er een wachtend bericht is. Deze indicatie wordt ook wel aangeduid met de kreet “berichten notificatie”. Tussen de verschillende bestemmingen kan door middel van een tijdsinstelling geschakeld worden. Zo kan er overdag een wachtend bericht indicatie afgegeven worden op het persoonlijke toestel op de iS3000, terwijl ‘s-avonds een semafoonoproep wordt gemaakt om u te melden dat er een bericht is. Uiteraard zijn er instellingen mogelijk om bijvoorbeeld alleen dringende berichten in de avonduren bij uw semafoon worden afgeleverd. De meest standaard manier is om een wachtend bericht indicatie op uw persoonlijke toestel van de iS3000.
8.4.a
Wachtend bericht indicatie op uw persoonlijke toestel van de iS3000
De melding dat er een Voicemail bericht in uw voicemail box staat is afhankelijk van het door u toegepast type telefoontoestel. Voor bijvoorbeeld digitale toestellen is hiertoe vaak een lampje geprogrammeerd. Is er voicemail dan gaat het lampje op een bepaalde manier branden (snel knipperend, langzaam knipperend en continu aan)1. Voor de ErgoLine digitale toestellen is er bij de modellen 1 en 2 standaard een wachtend bericht lampje op het toestel aangebracht. Voor de modellen 3 en 4 moet er een functietoets geprogrammeerd worden voor dit doel. U kunt dit zelf vanaf uw toestel instellen, of u kunt dit door uw systeembeheerder vanuit de iS3000 voor u laten programmeren. Voor bepaald type analoge telefoontoestellen is er eveneens een lampje aangebracht die kan signaleren dat er een wachtend bericht is. Met name in Hotel omgevingen wordt dit type toestel toegepast. Standaard analoge toestellen hebben geen mogelijkheden voor het signaleren van een wachtend bericht. Er kan optioneel voor gekozen worden om op de standaard analoge toestellen een (kort) belsignaal te laten horen te teken dat er een wahtend bericht is. Voor met name zakelijke kantooromgevingen waarbij er meerder personen in een en dezelfde ruimte zitten wordt dit echter vaak als hindelijk ervaren. Wanneer u zelf uw instellingen van uw persoonlijke mailbox moet beheren, dan moet als te kiezen telefoonnummer eerst een aankiescode ingegeven worden gevolgd door uw eigen persoonlijke toestelnummer.
8.5
Basis handelingen persoonlijke voicemail box
Kies het nummer waaraan de voicemail applicatie gekoppeld is. Vervolgens hoort u de begroeting van de Voicemail applicatie. Hierna kunt u uw persoonlijke toegangscode ingeven. U komt nu uit in het zogenaamde hoofdmenu van de VoiceManager applicatie. Hiervandaan kunt u al uw berichten beluisteren, zelf berichten inspreken voor anderen en al uw persoonlijke instellingen van de persoonlijke voicemail box aanpassen. 1
34
In principe zijn er 3 zogenoemde knipperritmes mogelijk die voor 3 verschillende toepassingen kan aangeven dat er in de betreffende toepassing een bericht staat te wachten.
De toetshandelingen 1, 2, 3, * en # zijn in alle menu’s gelijk. > Het intoetsen van de 1 staat voor het bevestigen van de gestelde vraag. > Het intoetsen van de 2 staat voor het negatief beantwoorden van de gestelde vraag. > Het ingeven van de 3 staat voor het opnieuw laten horen van de huidige menuopties of om andere helpteksten te horen. > Het intoetsen van de * staat wanneer er een menu te horen is geweest voor het terugstappen naar het hoofdmenu. Bij het opnemen van berichten staat * voor het stoppen van het opnemen van het bericht. > Het intoetsen van de # staat bij de menukeuzes voor het terugstappen in de menustructuur naar een hogere menulaag. Bij het opnemen van berichten staat de # voor het opnieuw opnemen van de ingeven van het betreffende bericht. De overige toetsen worden voornamelijk gebruikt om bepaalde menustappen te kunnen selecteren. De menustructuur is als volgt opgebouwd: Hoofdmenu
Begroetingen
Controleer nieuwe berichten Laat bericht achter
4
Beluister oude berichten
6
Instellingen wijzigingen
7
5
Instellingen Begroetingen Groepen
4
Doorschakeling & bezorging
6
Persoonlijke opties
7
Beluister standaard begroeting Schakel altern. begroeting in
4
Wijzig standaard begroeting
6
Wijzig altern. begroeting
7
5
Deze optie wordt hier niet verder behandeld. Dit zijn de uitgebreide mogelijkheden van de Voicemanager. Zie hiervoor de uitgebreide gebruiksaanwijzing van de VoiceManager.
5
Doorschakeling & Bezorging Wijzig doorschakeling oproep Bezorgen van berichten
4 5
Persoonlijke opties Wijzig beveiligingscode Neem nieuwe naam op
4
Doorschakeling & bezorging
6
Lijst met nummers aan/uit
7
Bezorgen van berichten Toestel werk aan/uit Toestel thuis aan/uit
4
Pager aan/uit
6
Reserve toestel aan/uit
7
5
5
Bij elk van deze mogelijkheden om een berichten notificatie in te stellen wordt vervolgens nog gevraagd om een telefoonnummer, kan een tijdschema ingesteld worden en kan aangegeven worden dat het alleen om dringende berichten gaat.
Dit is een deel van de totale menustructuur zoals in de VoiceManager 520/540 toegepast is
Elke menustap wordt aangegeven door een gesproken tekst. U hoeft uiteraard niet te wachten tot de gehele menutekst totaal afgelopen is. Zo kunt u bijvoorbeeld vanuit het hoofdmenu door het intoetsen van 745 direct uw alternatieve begroeting inschakelen.
35
A.
INSTELLING SYSTEEMGEBONDEN TOESTELLEN
A.1
Instellingen ErgoLine digitale toestellen Opties
Op de ErgoLine model 3 zit een speciale
-toets. Hiermee kan vanuit een lijst met functies een
bepaalde functie geselecteerd worden. Door de cursortoetsen gewenste optie toegestapt worden. Door de
OK
en
toe te passen kan naar de
in te toetsen wordt de betreffende optie geactiveerd.
Opties zijn bijvoorbeeld het zoeken in de interne gids van het toestel, de bellerslijst, het instellen van toestelfunctionaliteiten of het programmeren van functietoetsen. In de Ergoline model 4 zijn bovengenoemde functies toegankelijk door het gebruik van zogenaamde softkeys. Dit zijn specifieke toetsen die overeenkomen met menu opties zoals dit in het display weergegeven wordt. De functionaliteit van de softkey wijzigt dus afhankelijk van het menu. 2 2 /0 9 /9 9 N o t itie: Ik Ben A f w e z ig G ids
Bericht
T ijd 1 0 : 2 8
K e n m e rk
Toetsen
Display ErgoLine model 4 met softkeys Via de menustructuur en de softkeys zijn vergelijkbare functionaliteiten als bij de ErgoLine model 3 toegankelijk: gids, berichten en bellerslijst, instellen toestelkenmerken en het programmeren van functietoetsen.
A.1.a Menustructuur ErgoLine model 3 Opties
In de ErgoLine model 3 kan door middel van de
-toets en met behulp van de cursortoetsen
naar de betreffende menustap gestapt worden. De
OK
en
-toets selecteert vervolgens de betreffende
menustap. Het hoogste menuniveau bestaat uit de keuzes “Gids”, “Kenmerk” en “Toetsen”. Hieronder staan de overige menustappen weergegeven.
Gids • Zoeken • Toevoegen • Aanpassen • Verwijderen
a
Kenmerk Toestel
AanUitLst
Taal
Bel
Engels Duits Nederlands Frans
Zacht oproepsignaal 2e oproep indicatie Automatisch beantwoorden
Bel Volume Melodie
Automatisch beantwoorden voor 1 uur Bellen met één toetsaanslag
KiesMode
Sla omgeleide gesprekken op
Invoeren password
Bellerslijst
Spraak uitgang Hoorn met haakcontact Hoorn zonder haakcontact Headset
Niet storen Inkomende intercom oproepen
Password
Microfoon voor intercom
Voer nieuw password in
Status weergave
Service (alleen met speciaal password)
TAPI (toestel) Luide bel i.p.v. 3 belsignalen
Toetsen Snelkeuze Invoeren, wijzigen, of verwijderen van snelkiestoetsen
Groepsfaciliteiten
Functie Omleiden van alle oproepen
Afwezig voor meeste oproepen
Terugbellen
Afwezig voor groepsoproepen
Doorschakelen bij bezet
Inkomende intercomoproepen
Niet storen
Zacht oproepsignaal
TDK zenden
Status weergave
Wachtend bericht
Toon aanwezig/afwezigheidsstatus
2e oproep indicatie uit
Groepsfaciliteit
Automatisch beantwoorden
Intercomoproep naar groepsdeelnemer
Bel uit
Privé oproep
Hoorn opnemen/opleggen voor spraakoproepen
Persoonlijke oproep
Password
Oproepen voor chef Oproepen voor groepslid
Automatisch beantwoorden voor 1 uur Hoorn zonder haakcontact
Oproepen voor groep Privé parkeertoets
Headset
Algemeen parkeren
TAPI (toestel)
Alternatieve secretaresse
A.1.b Menustructuur ErgoLine model 4 Met behulp van de 4 softkeys kunnen de volgende stappen in het menu geselecteerd worden.
Gids • Zoeken • Toevoegen • Aanpassen • Verwijderen
b
Bericht Notitie
Bellers
• Toevoegen
• Kiezen
•Aan/uitzetten
• Verwijderen
• Selecteren • Verwijderen
Kenmerk Omleiden
AanUitLst
Naar specifiek nummer
Bel
Omleiden voorbereiden
Zacht oproepsignaal
Accepteren voorbereide omleiding
2e oproep indicatie Automatisch beantwoorden Automatisch beantwoorden voor 1 uur Spraakmode na beëindiging Bellen met één toetsaanslag Sla omgeleide gesprekken op Bellerslijst Niet storen Inkomende intercom oproepen Microfoon voor intercom Status weergave TAPI: Spraak via accesoires TAPI: Spraak via toestel Luide bel i.p.v. 3 belsignalen
AllKosten
Toestel Taal Engels Duits Nederlands Frans
• Toon kosteninformatie • Opnieuw starten
Bel Volume Melodie
KiesMode Invoeren password
Spraak uitgang Hoorn met haakcontact Hoorn zonder haakcontact Headset
Password Voer nieuw password in
Toetsenbord Alfanumeriek toetsenbord Infrarood kanaal (1, 2 of 3) Toetsenbord type Toetsenbord toetsklik Scroll vertraging
Service (alleen met speciaal password)
c
Toetsen Snelkeuze Invoeren, wijzigen, of verwijderen van snelkiestoetsen
Functie
Groepsfaciliteiten
Omleiden van alle oproepen
Afwezig voor meeste oproepen
Terugbellen
Afwezig voor groepsoproepen
Doorschakelen bij bezet
Inkomend e intercomoproepen
Niet storen
Zacht oproepsignaal
TDK zenden
Status weergave
Schakelen van spraak/data
Toon aanwezig/afwezigheidsstustus
Hoorn opnemen/opleggen voor dataoproepen
Groepsfaciliteit
Wachtend bericht
Intercomoproep naar groepsdeelnemer
2e oproep indicatie uit
Privé oproep
Automatisch beantwoorden
Persoonlijke oproep
Bel uit
Oproepen voor chef
Hoorn opnemen/opleggen voor spraakoproepen
Oproepen voor groepslid Oproepen voor groep
Password
Privé parkeertoets
Notitie
Algemeen parkeren
Automatisch beantwoorden voor 1 uur
Alternative secretaresse
Hoorn zonder haakcontact Headset TAPI: Spraak via accesoires TAPI: Spraak via toestel
A.2 Instellingen iSMobile handhelds In principe zijn de diverse iSMobile handhelds niet volgens eenzelfde gebruikersinterface toegankelijk. Elk type heeft dus zijn eigen instellingen en gebruiksmogelijkheden. Op het moment van samenstellen van deze gebruiksaanwijzing zijn de C322 en C922 als gangbaar leverbare iSMobile handsets opgenomen in het assortiment. Voor de C322 geldt dat de instellingen te benaderen zijn door de programmeringstoets kunnen de diverse instellingen geselecteerd worden door de
en
. Hierna
toetsen waarna met de
OK
toets vervolgens de betreffende programmering geselecteerd kan worden. Voor de C922 geldt dat het grotere display het mogelijk maakt op vergelijkbare wijze als bij de ErgoLine model 4 een soort softkeys te laten zien. Het kunnen echter maar twee softkeys toegepast worden. In de standaard displaytekst is een van de softkeys de optie om naar het menu te gaan. Vervolgens kunnen de diverse instellingen geselecteerd worden.
d
B.
SAMENVATTING
ACD agenten Gesprekstype ACD gesprek invoeren
*950xx
xx = 2-cijferig gesprekstype
Inloggen in ACD MIS pakket
*951[PIN-code]
PIN-code is 3-cijferig
Uitloggen van ACD MIS pakket
*952[PIN-code]
PIN-code is 3-cijferig
ACD groep in dag
*98[groepsnummer]
ACD-groep in nacht
#98[groepsnummer]
Alarmoproep Alarmoproep
*87
Bediening Operator
9
Beveiliging (paswoorden) Paswoord wijzigen
*33[paswoord]
Verkeerkenmerk ‘upgraden’
*35[paswoord]
Upgraded verkeerskenmerk voor één gesprek vanaf het eigen toestel
*361[paswoord]
Upgraded verkeerskenmerk voor één gesprek vanaf een willekeurig toestel
*362[paswoord]
Upgraded verkeerskenmerk voor één gesprek vanaf een willekeurig toestel
*362[paswoord]
Verkeerskenmerk ‘downgraden’
#35[paswoord]
Verkeerskenmerk via ‘dag/nacht’-stand
#38[paswoord]
Boodschappen Boodschap met datum en tijdsaanduiding
*513xx DDMM][UUMM] xx = boodschapnummer xx=12 → terug op DDMM UUMM DDMM = dag, maand UUMM = uur, minuten
Boodschap met tijdsaanduiding
*563xx [UUMM]
xx = boodschapnummer xx=04 → in vergadering tot UUMM UUMM = uur, minuten
Boodschap met datumaanduiding
*573xx [DDMM]
xx = boodschapnummer xx=03 → met vakantie tot DDMM e
DDMM = dag, maand Boodschap met algemene informatie
*583xx yyyy
xx = boodschapnummer xx = 06 → tijdelijk bereikbaar onder nummer yyyy yyyy = toestelnummer
Standaard boodschap
*593xx
xx = standaard boodschap xx = 00 → verwijder alle bestaande berichten xx = 01 → toestel uit niet storen xx = 02 → toestel niet storen xx = 07 → alleen storen indien zeer dringend xx = 08 → afwezig voor de rest van de dag xx = 09 → lunch pauze
Buitenlijn kiezen Externe oproep
0
Chef-/secretaresseschakeling Aankiezen teamgenoot
*1x
Teamtoestel afwezig melden
*77
Teamtoestel aanwezig melden
#77
x = volgnummer teamgenoot
Driegesprek Driegesprek
R*30n
n = toestelnummer dat in het driegesprek betrokken wordt
Faciliteiten de-activeren De-activeren alle gekozen faciliteiten
#88
Groepsschakeling Volgstand voor groepen Activeren volgstand voor groep
f
*201n
n = toestel- of groepsnummer wat als bestemming van de volgstand gebruikt wordt
Voorbereiden volgstand voor groep
*203
Activeren volgstand vanaf bestemming voor groep
*204n
De-activeren volgstand voor groep
#201
De-activeren alle volgstanden naar groep
#203
De-activeren volgstand naar groep
#204n
n = groepsnummer waarvandaan de volgstand geactiveerd wordt
n = groepsnummer waarvandaan de volgstand geactiveerd is
Toestellen in of uit de groep schakelen Eigen toestel in groep schakelen
*48
Bijschakelen in groep door hoofdtoestel
*49n
Toestel uit groep schakelen
#48
Toestel uit groep schakelen door hoofdtoestel
#49n
n = individueel toestelnummer uit de groep dat uit de groep geschakeld moet worden
*41n
n = individueel
n = individueel toestelnummer uit de groep dat in de groep geschakeld moet worden
Call pick-up Individuele Call Pick-up
toestelnummer waarop de oproep staat te bellen. (Ook vanaf toestellen buiten de groep) Algemene Call Pick-up
*42
Inbreken Opschakelen
1
Bescherming tegen opschakelen en maantoon
#1
Bescherming tegen opschakelen en maantoon tijdens gesprek
R#1
Kostenbeheersing Kostenplaats
#00[kostenplaats]
Kiezen via PIN-code
#02[PIN-code]
g
Nachtoproep Beantwoorden oproepen in nachtstand
*83
Niet storen Niet storen inschakelen
*53
Niet storen de-activeren
#53
Paging Aankiescode meet-me oproep
*811[pagernummer]
Aankiescode non meet-me oproep
*812[pagernummer]
Aankiescode urgente meet-me oproep
*813[pagernummer]
Beantwoordingscode meet-me oproep
*82[pagernummer]
Beantwoordingscode luidsprekeroproep
*84
Terugbellen Automatisch terugbellen bij bezet
5
Automatisch terugbellen bij geen gehoor
R5
Automatisch terugbellen annuleren
#37
Verkort kiezen Verkort kiezen algemeen
**x
x = volgnummer algemeen verkort kiezenlijst
Verkort kiezen uit individuele lijst
*50x
x = volgnummer individueel verkort kiezen
Programmeren individuele verkort kiezen lijst
*54x
x = volgnummer individueel verkort kiezen
Wijzigen individuele verkort kiezen lijst
*55xy
x = huidige volgnummer, y = nieuwe volgnummer individueel verkort kiezen
Individueel verkortkiezen nummer wissen
#54x
x = volgnummer individueel verkort kiezen
Herhaling laatstgekozen externe nummer
*80
Volgstand /doorschakelingen Volgstand (Follow me) Activeren volgstand naar variabele bestemming
*21n
Activeren volgstand naar vaste bestemming
*22
h
n = toestelnummer bestemming
Voorbereiden volgstand
*23
Activeren volgstand vanaf bestemming
*24n
De-activeren volgstand voor toestel
#21
De-activeren volgstand naar vaste bestemming
#22
De-activeren alle volgstanden naar toestel
#23
De-activeren volgstand naar toestel
#24n
n = toestelnummer waarvandaan de volgstand geactiveerd moet worden
n = toestelnummer waarvandaan de volgstand geactiveerd is
(Zie ook volgstand voor groepen) Doorschakeling bij bezet Activeren volgstand naar vaste bestemming bij bezet
*25
De-activeren volgstand naar vaste bestemming bij bezet
#25
Wachten Wachten op vrijkomen toestel
6
Wachten op vrijkomen toestel met indicatie
8
Beantwoorden wachtend gesprek
*43
i
j
