Technische Universiteit Delft
Universiteitsdienst Facilitair Management & Vastgoed Bezoek
Kluyverweg 6 2629 HT Delft Correspondentie
Postbus 5 2600 AA Delft www.fmvg.tudelft.nl
GEBRUIKMODEL FMIS
Pag./van
1/9
Datum Pag./van
11 december 2007 2/9
Inhoudsopgave Inleiding .................................................................................................................... Afbakening ................................................................................................................. Gegevensopbouw ........................................................................................................ Relatie tussen gegevens .............................................................................................. Taakverdeling en verantwoordelijkheden....................................................................... Registratie stap voor stap ............................................................................................ Stap 1 - Ruimtegegevens ............................................................................................. Stap 2 - Werkplekbeheer ............................................................................................. Stap 3 - Objectenbeheer ..............................................................................................
3 3 4 4 5 5 5 6 9
Datum Pag./van
11 december 2007 3/9
Inleiding Bij de ingebruikname van het nieuwe FMIS is gebleken dat er behoefte is aan duidelijke richtlijnen die een gezamenlijk gebruik van de applicatie mogelijk maken. Dit document beschrijft de richtlijnen zoals deze momenteel voor het gebruik van de applicatie gelden. Als alle gebruikers zich aan de richtlijnen houden, is het mogelijk dat de applicatie in managementinformatie kan voorzien en daarnaast ook in bereikbaarheidgegevens van personen. Het opvolgen van de richtlijnen in dit document zijn dan ook bindend voor alle FM-eenheden, tenzij anders aangegeven. Afbakening Afgesproken is de volgende gegevens te registreren:
• •
locatiegegevens van personen telefoonnummers van personen
Deze gegevens worden gebruikt om:
• •
de gebouwbezetting in kaart te brengen (waar zitten personen en waar kan ik personen nog neerzetten) als informatiebron te dienen voor externe systemen (b.v. TU-telefoongids)
In dit document beschreven op welke manier de gegevens in het FMIS-systeem worden geregistreerd. Kortweg gaat het om de beantwoording van de volgende vragen:
• • • •
Wat registreren we (welke gegevens)? Wie registreert wat (hoe zijn de taken verdeeld, waar liggen verantwoordelijkheden)? Waar registreren we (in welk applicatieonderdeel leggen we gegevens vast)? Hoe registreren we (wat zijn de afspraken over de manier van invoeren)?
Dit document is geen handleiding van de FMIS-applicatie. Alleen de functionaliteiten die momenteel door de TU gebruikt worden komen in dit document voor. De exacte werkwijze van de verschillende programma-onderdelen staat beschreven in de handleiding. Gegevens die door FMVG-VGO in het FMIS beheert, worden niet in dit document behanded. Waar deze gegevens toch ter sprake komen, geldt een verwijzing naar de afdeling VGO. Het FMIS gebruikmodel is bindend voor de facilitaire eenheden van de TU. Wijzingsverzoeken worden conform het beheermodel behandeld (via de geldende kanalen en overleggen). Opmerking: In dit document worden regelmatig de woorden ‘registreren’ en ‘registratie’ gebruikt. In dit document houden deze termen het volgende in: Invoeren gegevens Wijzigen gegevens Verwijderen gegevens Relaties leggen tussen gegevens (koppelen) Relaties opheffen tussen gegevens (ontkoppelen) Indien in dit document specifiek over een van bovenstaande handelingen gesproken wordt, dan zal ook de desbetreffende term gebruikt worden. In andere gevallen wordt de term ‘registreren’ of ‘registratie’ gebruikt.
Datum Pag./van
11 december 2007 4/9
Gegevensopbouw Hiervoor is beschreven welke gegevens er geregistreerd worden. In het FMIS zijn deze gegevens als volgt opgebouwd:
•
•
• •
Locaties (bv. TU Delft/TU Wijk) o Gebouwen (bv. Gebouw Bouwkunde) Verdiepingen (bv. 1 e verdieping) Ruimten (bv. ruimtenr. 1.04) Werkplekken (bv. werkpleknr.) Organisaties o Bedrijven (bv. TU Delft) Faculteit (bv. Faculteit CiTG) Afdeling (bv. Sectie Leerstoel Personen Objecten o Communicatie Telefonie Vaste telefoons
Opmerkingen: De inspringingen geven niveauverschillen aan, In Facilitor zeggen de termen faculteit, afdeling, sectie en leerstoel enkel iets over het niveau van een organisatieonderdeel in de hele organisatie. Deze terminologie wordt niet geëxporteerd naar andere systemen. Een faculteit die ‘Universiteitsdienst’ heet of een leerstoel die ‘bureau bedrijfsvoering’ heet, is dus geen fout of probleem. De gegevens ‘organisaties’ en ‘personen’ worden geïmporteerd uit Peoplesoft. Handmatige invoer van organisaties en personen is dus niet nodig en is in regel ook niet toegestaan. Uitzonderingen waar het wel gebeurt worden verderop in dit document besproken. Relatie tussen gegevens Er worden in het FMIS koppelingen gelegd tussen de volgende gegevens. Eerste gegeven ruimte
Tweede gegeven Werkplek
Relatie 1:N
persoon
Werkplek
N:N
persoon
Object
1:N
werkplek
Object
1:N
Omschrijving Een ruimte kan meerdere werkplekken hebben. Een werkplek kan maar aan één ruimte toegekend worden. Een persoon kan meerdere werkplekken hebben. Een werkplek kan gebruikt worden door meerdere personen. Een persoon kan meerdere objecten hebben. Een object kan maar aan één persoon toegekend worden. Een werkplek kan meerdere objecten hebben. Een object kan maar aan één werkplek toegekend worden.
Datum Pag./van
11 december 2007 5/9
Opmerkingen Omdat momenteel alleen vaste telefoons als objecten worden ingevoerd, mag in het huidige document het woord ‘object’ ook als ‘vaste telefoon’ gelezen worden. Verbanden tussen ruimtes en verdiepingen, verdiepingen en gebouwen, enzovoort worden door FMVG-VGO gelegd en worden hier verder niet behandeld. Taakverdeling en verantwoordelijkheden Voordat men begint met invoeren van gegevens is het belangrijk te weten wie wat kan/mag registreren in het FMIS zodat bij het tegenkomen van onvolkomenheden in de database gelijk de juiste persoon of organisatie hierop aangesproken kan worden. FMVG-VGO en FMVG-O&P registreren: Plattegronden van verdiepingen in gebouwen Ruimte-indeling per verdieping van elk gebouw Huurgegevens (per faculteit of per dienst) De facilitaire eenheden registreren: Ruimtenummers (kamernummers) Werkplekken Objecten en objectgegevens De relaties ruimte-werkplek, persoon-werkplek, persoon-object en werkplek-object Persoonsgegevens van externen Daarnaast voeren de facilitaire eenheden de import uit van persoons- en organisatiegegevens uit Peoplesoft. Opmerkingen: Het registreren van namen en organisaties gebeurt bij P&O (externen uitgezonderd). Onjuistheden in namen en organisaties dienen dan ook daar gemeld te worden. De facilitaire eenheden werken complexgebonden. Dit betekent dat de registraties in het FMIS alleen worden uitgevoerd voorzover dit betrekking heeft op ruimtes en werkplekken binnen het eigen complex. Mocht er toch een verzoek binnenkomen voor registratie in een ander complex dan dient dit verzoek doorgestuurd te worden naar het servicepunt van het desbetreffende complex. Registratie stap voor stap Wie gegevens gaat registreren in het FMIS doet er goed aan de in dit document beschreven werkvolgorde aan te houden. Dit is zeker het geval als er grote hoeveelheden gegevens geregistreerd moeten worden. Het niet aanhouden van de beschreven volgorde leidt mogelijk tot onnodige verstoringen in het gebruikproces van het FMIS. Hieronder volgt een overzicht van de stappen: 1. Registratie ruimtegegevens 2. Registratie werkplekken en werkplekbezetting 3. Registratie vaste telefoonobjecten In de volgende hoofdstukken wordt bij elke stap aangegeven welke handelingen verricht dienen te worden. Stap 1 - Ruimtegegevens Om personen een locatie te kunnen geven dienen de ruimtegegevens eerst op orde te zijn. Het meeste werk hiervoor wordt door FMVG-VGO verricht. Wie Facilitor een tijd niet heeft
Datum Pag./van
11 december 2007 6/9
gebruikt doet er goed aan om eerst te controleren of de ruimteindeling nog wel overeenkomt met de werkelijkheid. Als er verbouwingen zijn geweest, kan het voorkomen dat de indeling van het gebouw in het FMIS niet meer klopt. Bijvoorbeeld een gang die eerst acht werkkamers had, heeft er nu tien, maar in het FMIS staan er nog steeds acht. Het mag duidelijk zijn dat als dit onaangepast blijft er problemen zullen ontstaan bij het plaatsen van personen in deze ruimtes. Wie onvolkomenheden in de ruimte-indeling tegenkomt, dient een wijzigingsverzoek bij FMVG-VGO in te dienen om de tekeningen en ruimtelijst aan te passen. Dit geldt ook voor de complexen waar nu een verbouwing plaatsvindt of er een gepland staat. Een taak die wel volledig bij de facilitaire eenheden ligt is het registreren van de ruimtenummers (kamernummers) zoals deze gebruikt worden voor deurlabels, bewegwijzering en correspondentie. FMVG-VGO houdt een eigen nummersysteem aan dat losstaat hiervan. Opmerking: Per verdieping in een gebouw mag een ruimtenummer maar één keer voorkomen. Als in een gebouw toch een kamernummer meermalen op een verdieping voorkomt, pas dan de notatie in het FMIS aan zodat er een onderscheid is. Als ruimte-indeling en –nummering klopt, is de weg vrij om werkplekken te beheren en personen te plaatsen.
Samenvatting Om het FMIS te kunnen gebruiken geldt voor de facilitaire eenheden als eerste stap zorg te dragen voor de volgende zaken: Zijn de plattegronden en ruimte-indeling juist? Zo niet, dien een wijzigingsverzoek in bij FMVG-VGO. Hiervoor kan het formulier gebruikt worden dat acherin de handleiding staat. Zijn de ruimtenummers (correct) ingevoerd? Zo niet, zorg hier alsnog voor. Stap 2 - Werkplekbeheer Het binnenkomen en vertrekken van mensen bij de TU is een doorlopend proces. FMVG heeft een taak om in het FMIS bij te houden als het gaat om medewerkers en andere personen die voor hun functie gehuisvest zijn in een of meerdere gebouwen van de TU. Het gaat hier om: TU-medewerkers die een standplaats hebben in een of meerdere van de TUgebouwen. Niet TU-medewerkers die gebruik maken van een standplaats in een of meerdere van de TU-gebouwen. Er wordt een onderscheid gemaakt in deze twee groepen omdat de registratiewijze van personen verschilt per groep. Voordat met het werkplekkenbeheer begonnen kan worden, dienen de persoonsgegevens bijgewerkt te zijn. Hieronder wordt voor beide groepen personen uiteengezet hoe dit werkt.
Persoonsgegevens TU-medewerkers Persoons- en organisatiegegevens van TU-medewerkers worden automatisch geïmporteerd uit Peoplesoft. Het handmatig registreren van persoons- organisatiegegevens van TUmedewerkers in het FMIS is niet toegestaan.
Persoonsgegevens niet TU-medewerkers Personen die geen medewerker bij de TU zijn worden niet door P&O geregistreerd. Als deze personen wel gebruik maken van een ruimte en eventuele andere faciliteiten van de
Datum Pag./van
11 december 2007 7/9
TU kan het voor FMVG van belang zijn de gegevens van deze personen te registreren. Deze personen worden in het FMIS ‘externen’ genoemd. De externen zijn personen zonder binding met TU, dit zijn personen van een andere organisatie dan de TU maar die wel gehuisvest zijn in een TU-gebouw, een voorbeeld: TNO-medewerkers in het gebouw van TN. De registratie van de gegevens van personen gebeurt in het FMIS en gaat per complex. Hiervoor heeft de elke kerngebruiker een speciaal account ter beschikking gekregen waarmee persoonsgegevens van externe personen in een complex geregistreerd kunnen worden. Er zijn een aantal voorwaarden verbonden aan het registreren van externe personen. Het externen-account mag uitdrukkelijk niet gebruikt worden om persoonsgegevens van TU-medewerkers in te voeren. Gebruik hiervoor de Peoplesoft importfunctie van het servicepuntaccount of persoonlijk account. De facilitaire eenheid van het complex waarin de persoon is aangemaakt blijft verantwoordelijk voor de registratie van deze persoon in het FMIS. Opmerking: De rechtenstructuur van de applicatie laat het momenteel niet toe dat het muteren van persoonsgegevens in de standaard accounts mogelijk wordt gemaakt. Aan de leverancier is hiervoor een oplossing gevraagd.
Werkplekbeheer Voordat er begonnen wordt met het plaatsen van personen is het zaak eerst een beeld te krijgen van de huidige werkplekindeling en –bezetting is. Op deze manier kan een inschatting gemaakt worden hoeveel werk er te verrichten is. Een overzicht kan gemaakt worden met de Facilitor-rapportage ‘FM – Personen per gebouw’. Deze bevindt zich in het onderdeel ‘rapportages’. Er kan gefilterd worden op gebouw(vleugel). Het overzicht geeft de volgende informatie: aantal werkplekken per ruimte bezetting werkplekken Het aantal werkplekken per ruimte dient zo reëel mogelijk te zijn. Als er in een ruimte plaats is voor drie voltijd medewerkers, zorg dan dat deze ruimte drie werkplekken heeft. Werkplekken die er in werkelijkheid niet zijn en ook niet te realiseren zijn, horen niet thuis in het overzicht en dienen verwijderd te worden. Momenteel zijn/worden er gebouwen afgestoten door de TU. Om die reden kan het voorkomen dat in (delen van) deze gebouwen geen personen meer geplaatst mogen worden. Met andere woorden in deze (delen van) gebouwen zijn geen werkplekken beschikbaar. Verwijder in deze gevallen de werkplekken. Op een werkplek kan een voltijd medewerker geplaatst worden, maar ook meerdere deeltijd medewerkers of medewerkers met een gedeelde functie. De bezetting door elke persoon wordt aangeduid in een percentage. In principe wordt hetzelfde percentage gebruikt als het aantal fte dat iemand heeft. Dus 0,8 fte wordt 80% bezetting. Indien een werkplek door meer personen gebruikt wordt en het aantal fte van deze personen tezamen komt boven de 1 uit dan dient de bezetting evenredig verdeeld te worden naar het gebruik van die werkplek per persoon zodat de totale bezetting op 100% uitkomt. Opmerking: De leverancier heeft aangegeven dat de applicatie in de toekomst mogelijkheden krijgt om werkplekken meer dan 100% bezet te laten zijn. De werkplekregistratie is complexgebonden. De personen die op werkplekken binnen het complex geplaatst worden kunnen elke TU-medewerker of een extern persoon van het
Datum Pag./van
11 december 2007 8/9
eigen complex zijn. Externe personen van een ander complex in het eigen complex plaatsen is niet toegestaan.
Praktijkvoorbeelden Hoe werkt dit nu in de dagelijkse praktijk? Hieronder worden van een aantal situaties de handelingen in het FMIS op een rijtje gezet: Nieuwe TU-medewerker 1. Vraag na in welke kamer de medewerker een werkplek krijgt. Controleer in het FMIS of deze werkplek ook als (gedeeltelijk) vrij geregistreerd staat. Het is ook mogelijk om het FMIS als middel te gebruiken om een vrije werkplek te zoeken, maar dan dienen de gegevens wel up-to-date te zijn. 2. Voer de Peoplesoft import uit indien dit nog niet is gebeurd. 3. Ga naar het onderdeel ‘Personen’ en zoek de naam van de medewerker op ter controle. 4. Koppel de persoon aan een werkplek.
Vertrokken TU-medewerker (uit dienst) 1. Controleer of de medewerker nog objecten heeft. Objecten mogen pas ontkoppeld worden in het FMIS als deze zijn ingeleverd. 2. Ontkoppel de persoon van de werkplek volgens de hiervoor beschreven werkwijze.
Verhuizing TU-medewerker binnen eigen complex 1. Indien de verhuisgegevens bekend zijn (van welke kamer naar welke kamer) controleer dan in het werkplekkenoverzicht of de nieuwe werkplek daadwerkelijk vrij is in het FMIS. Indien een verhuizing is voorgenomen maar er nog geen nieuwe locatie gevonden is, kan het FMIS gebruikt worden als middel om een nieuwe locatie voor een werkplek te vinden, maar dan dienen de gegevens wel up-to-date te zijn. 2. Ontkoppel de persoon van de oude werkplek. 3. Koppel de persoon aan de nieuwe werkplek.
Verhuizing TU-medewerker buiten eigen complex Voor de oude locatie geldt: 1. De oude locatie neemt de verhuizingsmelding in behandeling. Komt de melding binnen op de nieuwe locatie, dan wordt de melding eerst doorgestuurd naar de oude locatie. 2. Controleer of aan de persoon nog objecten gekoppeld zijn die de persoon niet meeneemt naar de nieuwe locatie. Het ontkoppelen van deze objecten in het FMIS is pas toegestaan als deze daadwerkelijk zijn ingeleverd. 3. Ontkoppel de persoon van de oude. 4. Breng het servicepunt van de nieuwe locatie op de hoogte van de verhuizing. 5. Als het servicepunt van de nieuwe locatie terugkoppeling heeft gekregen dat zij de nieuwe persoon hebben geplaatst, is de verhuizing in het FMIS voltooid.
Voor de nieuwe locatie geldt:
Datum Pag./van
11 december 2007 9/9
1. Indien het nieuwe kamernummer bekend is, controleer dan in het werkplekkenoverzicht of de nieuwe werkplek daadwerkelijk vrij is in het FMIS. Indien een verhuizing is voorgenomen maar er nog geen nieuwe locatie gevonden is, kan het FMIS gebruikt worden als middel om een nieuwe locatie voor een werkplek te vinden, maar dan dienen de gegevens wel up-to-date te zijn. 2. Koppel de persoon aan de nieuwe werkplek. 3. Koppel eventuele nieuwe objecten aan de persoon. 4. Geef terugkoppeling aan het servicepunt van de oude locatie dat de verhuizing in het FMIS voltooid is. Externe personen Voor externe personen gelden binnen het complex dezelfde werkwijzen als voor TUmedewerkers met het verschil dat de persoon handmatig aangemaakt moet worden bij huisvesting en handmatig verwijderd moet worden bij vertrek (vergeet dit laatste niet). Externe personen mogen in het FMIS niet uitgewisseld worden tussen verschillende complexen. Verhuist een extern persoon naar een ander complex dan dient dat door de gebruikers van het oude complex gezien te worden als een vertrek. De gebruikers van het nieuwe complex behandelen de persoon in het FMIS als een nieuw extern persoon. Stap 3 - Objectenbeheer De module objectenbeheer in het FMIS wordt in de TU momenteel gebruikt om vaste telefoons te registreren. Hoewel in de applicatie en vaak ook in het spraakgebruik over ‘telefoon’ gesproken wordt, dient men zich te realiseren dat het in werkelijkheid om het telefoonnummer gaat en niet het toestel zelf. Een vaste telefoonobject kan gekoppeld worden aan: een persoon, dit kan elke TU-medewerker zijn of een externe medewerker van het eigen complex een werkplek in het eigen complex De koppeling is een één op één relatie. Dit betekent dat één telefoonnummer aan één persoon of één werkplek gekoppeld kan worden. Het telefoonnummer kan dus niet nog een keer aan een andere persoon of werkplek toegekend worden. Dat dit in de praktijk op bezwaren stuit is bekend. Er wordt dan ook gewerkt aan een oplossing hiervoor.
