Nederlandse versie English version below Gebruikersovereenkomst NS-Businesscard De Universiteit Leiden, in deze namens het College van Bestuur rechtsgeldig vertegenwoordigd door
, , hierna te noemen de Universiteit En , aangesteld bij de Universiteit Leiden , geboren , , hierna te noemen de medewerker Overwegende dat De Universiteit de mogelijkheid biedt een openbaar vervoer abonnement voor woon-werkverkeer via de Universiteit aan te schaffen en hiervoor met de NS een overeenkomst NS-Businesscard heeft gesloten; De medewerker van de geboden mogelijkheid gebruik wenst te maken; Komen ter zake van de NS-Businesscard het hierna volgende overeen: 1. Aanvragen NS-Businesscard De medewerker beschikt over een persoonlijke account op Mijn NS Zakelijk, aangevraagd via de P&O afdeling van de faculteit of dienst waar de medewerker werkzaam is. De medewerker heeft via zijn account op Mijn NS Zakelijk een persoonlijke NS-Businesscard ten behoeve van woon-werkverkeer aangevraagd en hiermee de productvoorwaarden van de NS-Businesscard van de NS geaccepteerd. De medewerker heeft een Traject Vrij, Trein Vrij of OV Vrij abonnement aangevraagd. 2. Gebruik van de kaart De medewerker verklaart de persoonlijke NS-Businesscard, hierna te noemen de kaart, in goede staat te hebben ontvangen. De medewerker gebruikt de kaart uitsluitend voor woon-werkverkeer conform het aangevraagde abonnement binnen Nederland en/ of voor dienstreizen per trein, bus, tram en metro binnen Nederland. De medewerker mag de kaart niet gebruiken voor privé doeleinden of enig ander doel, te bepalen door de werkgever. De kaart kan slechts in incidentele gevallen, wanneer een privéreis gecombineerd moet worden met het woon-werkverkeer en/of een dienstreis, voor het privégedeelte van de reis worden gebruikt. Voor privéreizen dient de medewerker een aparte OV-chipkaart aan te schaffen. De kaart kan niet gebruikt worden voor deur tot deur diensten zoals: OV fiets, taxi, NS-scooter, Greenweelshuurauto, NS-fietsenstalling, Hispeed Lounge, Regus/Station2Station en parkeren bij Q-Park. Indien hier wijzigingen in optreden zal de Universiteit de medewerker hierover informeren. Met de kaart kan niet op saldo worden gereisd. Als de medewerker saldo op de kaart zet, kan dit niet gebruiken omdat de medewerker op rekening reist (zie onderstaand). Paraaf Mandaathouder
1
Paraaf Medewerker
3. Betalingsverkeer 3.1
Maandelijkse inhouding
Hetgeen de NS aan de Universiteit factureert in enig verband met het gebruik van de kaart door de medewerker wordt door de Universiteit met het maandelijkse netto salaris of andere door de Universiteit aan de medewerker te verrichten betalingen verrekend. Indien hetgeen door de NS aan de Universiteit gefactureerd wordt meer is dan hetgeen de Universiteit verschuldigd is aan de medewerker, is de medewerker gehouden per direct het meerdere aan de Universiteit te voldoen op door de Universiteit aan te geven wijze. De kosten van het abonnement woon-werkverkeer worden door de Universiteit ineens en vooraf op factuur aan de NS voldaan (renteloze voorfinanciering). De medewerker betaalt via maandelijkse inhouding op zijn netto salaris voor zijn abonnement woonwerkverkeer aan de Universiteit maandelijks 1/12e deel van het abonnement, waarbij de laatste termijn nooit later wordt ingehouden dan de laatste geldigheidsmaand van het abonnement. Indien het dienstverband met de medewerker wordt beëindigd en het abonnement niet volledig is betaald, wordt het resterende bedrag in één keer op de laatste netto salarisbetaling en/of andere aan de medewerker te verrichten betalingen ingehouden. Indien dit ontoereikend is voldoet de medewerker het resterende bedrag voor het einde van het dienstverband op door de Universiteit aan te geven wijze. 3.2
Tegemoetkoming reiskosten woon-werkverkeer
De Regeling tegemoetkoming reiskosten woon-werkverkeer van de Universiteit en toekomstige wijzigingen c.q. vervangende regelingen, zijn van toepassing op het gebruik van de kaart. 3.3
Dienstreizen
De door de NS aan de Universiteit gefactureerde kosten van gemaakte dienstreizen op de kaart worden door de Universiteit eveneens op het maandelijkse netto salaris of andere aan de medewerker te verrichten betalingen ingehouden. De medewerker is zelf verantwoordelijk voor declaratie van gemaakte reiskosten bij dienstreizen in Selfservice, volgens de toepasselijke regelgeving. 4. (Correcties bij) gebruik kaart en oneigenlijk gebruik kaart Indien de NS bij niet correct gebruik van de kaart (bijvoorbeeld bij niet in- of uitchecken) aan de Universiteit een correctietarief en/ of wettelijke verhoging in rekening brengt, worden alle hieraan verbonden kosten door de Universiteit verrekend met het maandelijkse netto salaris of andere aan de medewerker te verrichten betalingen. Indien de NS onjuist heeft gefactureerd is dat een aangelegenheid tussen de medewerker en de NS. De Universiteit zal te allen tijde de facturen van de NS in verband met het gebruik van de kaart door de medewerker verrekenen met het maandelijkse netto salaris van de medewerker of andere aan de medewerker te verrichten betalingen.
Paraaf Mandaathouder
2
Paraaf Medewerker
Indien de medewerker problemen ondervindt met het gebruik van de kaart is dat eveneens een aangelegenheid tussen de medewerker en de NS. De Universiteit zal hierin geen rol spelen. Indien de medewerker de kaart oneigenlijk gebruikt of misbruikt, zal de Universiteit alle daaraan verbonden kosten verrekenen met het maandelijkse netto salaris of andere aan de medewerker te verrichten betalingen. Oneigenlijk gebruik of misbruik van de kaart wordt beschouwd als plichtsverzuim in de zin van de Regeling disciplinaire maatregelen Universiteit Leiden en kan, onverlet het bovenstaande, bestraft worden. Bij oneigenlijk gebruik of misbruik wordt de kaart ingenomen door de Universiteit. Het is de medewerker verboden de kaart te gebruiken voor activiteiten die in strijd zijn met de doelstellingen van de Universiteit of het aanzien van de Universiteit schade kunnen berokkenen, dan wel de grenzen van betamelijkheid en fatsoen overschrijden. De medewerker mag de kaart niet aan derden ter beschikking stellen, verpanden of op enigerlei andere wijze vervreemden. De medewerker verleent de Universiteit te allen tijde gevraagd en ongevraagd toestemming om zijn account Mijn NS Zakelijk en de reisgegevens, waaronder in ieder geval begrepen reis data en in- en uitchecklocaties, in te zien en te gebruiken in het kader van de naleving van deze overeenkomst en bij de Universiteit geldende wet en regelgeving. 5. Diefstal, verlies of beschadiging van de kaart De medewerker dient alle zorgvuldigheid in acht te nemen ter voorkoming van diefstal, verlies of beschadiging. In geval van diefstal, verlies of beschadiging meldt de medewerker dit zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 24 uur in Mijn NS Zakelijk, zodat de NS de kaart kan blokkeren en een nieuwe kaart kan aanmaken. De uitgifte van deze kaart geschiedt op overeenkomstige wijze als onder 1 en 2 bedoeld in deze gebruikersovereenkomst. Eventuele aan het verlies, de diefstal of de beschadiging verbonden kosten worden met het maandelijkse netto salaris of andere aan de medewerker te verrichten betalingen verrekend.
Paraaf Mandaathouder
3
Paraaf Medewerker
6. Inleveren en beëindiging van de kaart Bij beëindiging van het dienstverband levert de medewerker de kaart op de laatste werkdag in bij de afdeling P&O van de faculteit of dienst waar de medewerker werkzaam is of stuurt de kaart binnen 5 werkdagen na het einde dienstverband aantoonbaar retour aan de afdeling P&O (aantekenen met ontvangstbevestiging). De afdeling P&O zal de kaart in Mijn NS Zakelijk beëindigden. In Mijn NS Zakelijk is de status van de kaart voor de medewerker zichtbaar. Bij beëindiging van de overeenkomst tussen de Universiteit en de NS is de medewerker verplicht de kaart per omgaande in te leveren bij de afdeling P&O. De maandelijkse inhouding wordt dan gestaakt. Indien de medewerker niet voldoet aan zijn verplichting tot inlevering dan wel terugzending van de kaart, verbeurt de medewerker een boete van € 50,- voor iedere dag dat de medewerker, na bij aangetekende brief door de Universiteit gemaand te zijn niet aan zijn verplichting te voldoen. 7. Aansprakelijkheid Indien de medewerker handelt in strijd met de bepalingen van deze overeenkomst is de medewerker aansprakelijk voor alle schade die de Universiteit dientengevolge leidt. De Universiteit is niet aansprakelijk voor schade die de medewerker ondervindt in enig verband met het gebruik van de kaart. 8. Geschillen Op deze overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen welke tussen partijen mochten ontstaan, naar aanleiding van de onderhavige overeenkomst zullen worden beslecht door de rechtbank te Den Haag, tenzij dwingende competentieregels aan deze keuze in de weg staan. Door ondertekening van deze overeenkomst verklaart de medewerker de inhoud en gevolgen van deze overeenkomst te hebben begrepen en daarmee akkoord te gaan. Aldus overeengekomen en in tweevoud ondertekend op te Leiden. De Universiteit,
De medewerker,
4
NS-Business Card User Agreement On behalf of the Executive Board, legally represented in this agreement by <mandate holder>, Leiden University, henceforth referred to as ‘the University’, And , employed by Leiden University, born , <staff number SAP-HR>, henceforth referred to as ‘the employee’, In consideration of the fact that: The University offers the possibility of a public travel pass for travel between home and work, purchasable through the University, and has to that end reached an NS-Business Card agreement with NS; and that The employee wishes to take advantage of this option being offered; The parties agree to the following concerning the NS-Business Card. 1. Requesting the NS-Business Card The employee has a personal account on Mijn NS Zakelijk, applied for through the personnel department of the faculty or unit where the employee is employed. Through his account on Mijn NS Zakelijk the employee has requested a personal NS-Business Card for transportation between home and work and in doing so has accepted the terms and conditions for the NS-Business Card product offered by NS. The employee has requested a Traject Vrij , Trein Vrij or OV Vrij pass. 2. Using the card The employee declares that he has received the personal NS-Business Card, henceforth “the card”, in good condition. The employee shall employ the card exclusively for transport between home and work in accordance with the requested pass within the Netherlands and/or for work-related trips by train, bus, tram and underground rail in the Netherlands. The employee may not use the card for personal purposes or any other purpose, as determined by the employer. Only in exceptional cases, when a personal trip has to be combined with travel between home and work and/or a work-related trip, may the card be used for the personal part of the trip. For personal trips the employee needs to purchase a separate public transport chip card. The card cannot be used for door-to-door services such as: public bicycle rental, taxi, NS scooter, Greenwheels rental car, NS bicycle parking, Hispeed Lounge, Regus/Station2Station and parking at QPark. Should there be any changes in this policy, the University will inform the employee accordingly.
Initials Mandate holder
1
Initials Employee
It is not possible to travel using credit loaded onto the card. If the employee loads credit onto the card, the employee cannot use it because fares are charged to an account (see below). 3. Payments 3.1
Monthly deduction
Amounts invoiced by NS to the University resulting from the employee’s use of the card are deducted from the employee’s monthly net salary or from other payments to be made by the University to the employee. If the amount billed to the University by NS exceeds the amount owed to the employee by the University, the employee is obliged to immediately pay the remaining amount to the University in the manner indicated by the University. Charges for the work–home travel pass are paid to NS immediately and in advance, on receipt of an invoice, (interest-free prefinancing). The employee pays for his work–home travel pass through a monthly deduction applied by the University to his net salary and equal to 1/12 of the cost of the pass, the last payment of which shall be deducted no later than the last month in which the pass is valid. Should the employee’s employment be terminated and the pass has not been paid for in full, a onetime deduction equal to the remaining amount will be applied to the last net salary payment and/or other payments to be made to the employee. If this is insufficient, the employee shall pay the remaining amount before employment is terminated in the manner indicated by the University. 3.2
Reimbursement of travel expenses between home and work
The University’s Regulation for reimbursement of travel expenses between home and work, as well as any future modifications or replacement regulations, are applicable to use of the card. 3.3
Work-related trips
Expenses invoiced by NS to the University for work-related travel expenses paid for with the card shall also be deducted by the University from the employee’s monthly net salary or from other payments to be made to the employee. The employee himself is responsible for requesting reimbursement for travel expenses incurred, via Self-Service, in line with the relevant regulations. 4. Using the card, adjustment fees and improper usage If, in the case of incorrect use of the card (such as failing to check in or out), the University is charged an adjustment fee and/or fare evasion fine, all related expenses will be deducted from the employee’s monthly net salary or from other payments to be made to the employee.
Initials Mandate holder
2
Initials Employee
If NS has charged for amounts incorrectly, this is a matter between the employee and NS. The University will at all times deduct NS invoices relating to the employee’s use of the card from the employee’s monthly net salary or from other payments to be made to the employee. Any problems the employee experiences in using the card are also is a matter between the employee and NS. The University plays no role in this. If the employee uses the card improperly or misuses it, the University shall deduct all related expenses from the employee’s monthly net salary or from other payments to be made to the employee. Improper use or misuse of the card is considered to be neglect of duty in the sense of Leiden University’s Regulation on Disciplinary Measures, and can be penalised, without prejudice to the above. In cases of improper use or misuse, the card will be reclaimed by the University. The employee is forbidden from using the card for activities that run counter to the University’s objectives, that could damage the University’s reputation, or that go beyond the bounds of propriety and decency. The employee may not make the card available to third parties, pawn it or transfer its possession in any other way. The employee grants the University permission at all times, upon request or otherwise, to access his Mijn NS Zakelijk account and inspect travel data, including in any case travel dates and check-in and check-out locations and to use them in matters pertaining to the observance of both this agreement and any laws and regulations applicable at the University. 5. Theft, loss and damage to the card The employee must exercise due caution to prevent theft, loss or damage. In case of theft, loss or damage, the employee shall report this as promptly as possible, but in any event within 24 hours at the latest, in Mijn NS Zakelijk, so that NS can block the card and issue a new one. This card is issued in a way similar to that referred to under 1 and 2 in this user’s agreement. Any expenses related to loss, theft or damage will be deducted from the employee’s monthly net salary or from other payments to be made to the employee. 6. Surrendering and terminating the card Upon termination of employment, on his last working day the employee shall hand the card to the personnel department of the faculty or unit where he is employed or shall forward the card to the personnel department within 5 working days after the employment is terminated by post with delivery notification (signature with confirmation of receipt). The personnel department will terminate the card in Mijn NS Zakelijk. The status of the card is visible to the employee in Mijn NS Zakelijk.
Initials Mandate holder
3
Initials Employee
Upon termination of the agreement between the University and NS, the employee is required to send the card to the personnel department by return post. The monthly deduction will be terminated at that point. If the employee does not fulfil his duty to either hand in or send back the card, the employee will be subject to a fine of €50 for each day that the employee remains in arrears after being notified by the University by registered post that he has failed to meet his obligations. 7. Liability If the employee acts in a way contrary to the terms set in this agreement, the employee shall be held liable for any damages that the University suffers as a consequence. The University is not liable for any damages that the employee may experience in any way related to use of the card. 8. Disputes This agreement is subject to Dutch law. Any disputes arising between the parties as a result of the present agreement shall be settled by the courts in The Hague, unless compelling rules of jurisdiction impede this choice. In case of difference of interpretation the Dutch version of this agreement will prevail. By signing this agreement, the employee declares that he understands and agrees to the content and consequences of this agreement. Agreed and signed in duplicate on in Leiden. The University,
<mandate holder’s name>
The employee,
<employee’s name>
< mandate holder’s position>
4
