GEBRUIKERSHANDLEIDING. Queen 5.48

 

GEBRUIKERSHANDLEIDING

Queen 5.48

COLOFON Samensteller : Quadrant Automatisering BV Uitgave : Quadrant Software BV

Het auteursrecht op het computerprogramma Queen berust bij Quadrant Automatisering BV te Capelle aan den IJssel. Het auteursrecht op deze gebruikershandleiding berust eveneens bij Quadrant Automatisering BV te Capelle aan den IJssel. De merknaam Queen is merkrechtelijk beschermd voor de Benelux ten name van Quadrant Automatisering BV te Capelle aan den IJssel. Alle andere merk- en productnamen zijn handelskenmerken of gedeponeerde handels­ kenmerken van hun betreffende houders.

Programmalicentie Door voldoening van de licentievergoeding en stipte nakoming van de overige bepalingen van de achterin deze gebruikershandleiding opgenomen gebruiks­overeenkomst bent u gerechtigd dit programma overeenkomstig die overeenkomst te gebruiken op uw computersysteem. Kopiëren van dit programma is op geen enkele wijze toegestaan, behalve indien zulks geschiedt met als enig doel een reserve-kopie te maken voor het geval de originele media beschadigd raken of verloren gaan.

Copyright © 1999-2013 Quadrant Automatisering BV Alle rechten voorbehouden. Behoudens uitzondering(en) krachtens de Auteurswet mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt, d.m.v. druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook, dan wel in enig geautomatiseerd gegevensbestand worden opgeslagen, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. All rights reserved. No part of this book may be reproduced in any form, by print, photoprint, microfilm or any other means without written permission from the publisher. Aan de in deze uitgave genoemde functionaliteit van het pakket kunnen geen rechten worden ontleend. De handleiding is niet versiegebonden. U kunt daarin dus informatie aantreffen die voor uw Queen-versie niet van toepassing is.

INLEIDING Deze handleiding is vooral gericht op de beginnende gebruiker en wil een hulpmiddel zijn om een snel en goed begin met Queen te maken. Dat is tenslotte het halve werk! Om die reden zult u in deze handleiding veel stap-voor-stap-instructies tegenkomen. Gedetailleerde programma­beschrijvingen daarentegen zijn zoveel mogelijk vermeden. Daarvoor wordt u verwezen naar het uitgebreide helpsysteem van Queen. Kort iets over de inhoud van de handleiding: hoofdstuk 1 behandelt de installatie van Queen, hoofdstuk 2 het werken met Queen in het algemeen. Zeker als Queen of Windows nieuw voor u zijn, doet u er goed aan om eerst hoofdstuk 2 door te nemen. Het opzetten van een nieuwe administratie inclusief de basisgegevens komt aan de orde in hoofdstuk 3. Als u dit hoofdstuk als leidraad gebruikt, zult u uzelf veel overbodig werk besparen. De hoofdstukken 4, 5 en 6 gaan in op achtereenvolgens de financiële administratie, de facturering en het relatiebeheer van Queen. De index en de inhouds­opgave vindt u achterin. Suggesties voor verbetering horen we graag. Veel succes met Queen! drs K.J. Eschauzier, directeur Quadrant Automatisering BV

Installatie Queen pagina 5

Hoofdstuk 1 INSTALLATIE QUEEN 1.1

SYSTEEMEISEN

De systeemeisen van uw Queen-pakket kunt u vinden op de website van Queen, www.queen.eu, onder Producten, Queen, Systeemeisen. Na de installatie van Queen kunt u ze ook vinden in het bestand leesmij.rtf, dat voorkomt in de programmatuurmap van Queen.

1.2

QUEEN INSTALLEREN

De actuele installatieprocedure voor Queen is te vinden op de website van Queen, www.quadrant.nl, onder Support, Documentatie, Installatie van Queen. Hebt u geen internet, dan kunt u deze documenten aanvragen bij de Helpdesk van Quadrant, tel. (010) 264 63 40.

1.3

INVOEREN LICENTIEGEGEVENS

Na de installatie dient u de licentiegegevens nog in te voeren. Tegelijk met het Queen-pakket ontvangt u voorlopige licentiegegevens. De definitieve licentiegegevens kunt u met het bijgesloten checksumaanvraagformulier aanvragen bij Quadrant. Zonder definitieve licentiegegevens werkt Queen beperkt! De belangrijkste beperkingen zijn: de administratie kan slechts gedurende drie maanden worden gebruikt, er kunnen niet meer dan duizend journaalposten worden ingevoerd en het boekjaar kan niet worden afgesloten. 1.3.1 Invoer voorlopige licentiegegevens • Start Queen zoals aangegeven op bladzijde 10; • Nadat Queen is opgestart verschijnt automatisch het venster ‘Licentie­ gegevens’. • Voer de licentiegegevens in (gebruik niet de gegevens in onderstaand voorbeeld!). Naam, adres en plaats hoeft u bij een voorlopige licentie niet in te vullen. Als u al beschikt over de definitieve licentiegegevens, kunt u die uiteraard direct invullen, inclusief naam, adres en plaats: • Klik op de knop Akkoord;

pagina 6 Installatie Queen

• Als de ingevoerde gegevens niet kloppen, krijgt u een melding. Verlaat deze melding met Akkoord. U gaat dan terug naar het vorige venster. Controleer in dat geval de rubrieken en probeer het opnieuw; • Zijn de gegevens wel correct ingevuld, dan vraagt Queen u om u ‘aan te melden als Queen-gebruiker’ (zie bladzijde 10); • Vul het originele checksum-aanvraagformulier volledig in, dus voorzien van datum en rechtsgeldig ondertekend, en stuur het op naar Quadrant. 1.3.2 Invoer definitieve licentiegegevens • Als u de definitieve licentiegegevens hebt ontvangen, start u Queen weer zoals aangegeven op bladzijde 10; • Nadat Queen is opgestart verschijnt het venster ‘Aanmelden als Queengebruiker’. Maak het invoerveld Administratie leeg; • Klik op de knop Akkoord; • Selecteer programma ALGEMEEN > LICENTIEGEGEVENS; • Voer de definitieve licentiegegevens letterlijk in zoals u die u zijn toegezonden (gebruik niet de gegevens in onderstaand voorbeeld!);

Installatie Queen pagina 7 • Klik op de knop Akkoord. Als de ingevoerde gegevens niet kloppen, dan krijgt u een melding. Verlaat de melding met Akkoord. U gaat dan automatisch terug naar het vorige venster. Controleer in dat geval alle rubrieken (let ook op hoofdletters/kleine letters en spaties!) en probeer het opnieuw; • Zijn de gegevens wel correct ingevuld, dan kunt u verder werken met Queen!

Werken met Queen pagina 9

Hoofdstuk 2 WERKEN MET QUEEN 2.1

BELANGRIJKE BEGRIPPEN

Een boekhouding geeft inzicht in de financiële stand van zaken van een onderneming. Het is allereerst de ondernemer die daar belang bij heeft. Een actuele boekhouding is dus belangrijk om een onderneming goed te kunnen besturen. Journaalpost Elke wijziging in de financiële stand van zaken wordt in de boekhouding ingevoerd door een journaalpost (=boeking). Elke journaalpost bestaat uit twee of meer journaal- of boekingsregels: één of meer bijboekingen en één of meer afboekingen. Het saldo van die bij- en afboekingen van een jour­naal­post is altijd nul. Anders gezegd: elke journaalpost moet in evenwicht zijn. Zie ook de voorbeeldboekingen op bladzijde 47 en volgende. Grootboek Elke boekingsregel bevat een grootboekrekening waarop een bedrag wordt geboekt. Het geheel van de grootboekrekeningen in een Queen-administratie wordt het rekeningschema genoemd. De ingevoerde boekingsregels kunt u opvragen en afdrukken per grootboekrekening (dat zijn de grootboek­mutaties). In Queen heeft elke debiteur en crediteur een eigen grootboek­rekening. Dagboek Een journaalpost wordt ingevoerd in een dagboek. Wijziging van uw banksaldo voert u in in het dagboek Bank, een factuur die u verstuurt aan uw klant in het dagboek Verkopen, enz. Dus voordat u in Queen een boeking invoert, moet u een dagboek selecteren. De ingevoerde boekingen kunt u opvragen en afdrukken per dagboek (de dagboekmutaties). Boekingsgang Een reeks boekingen heet in Queen een boekingsgang. Een voorlopige boekingsgang kan nog gewijzigd of verwijderd worden, een definitieve boekingsgang niet meer. Balans Op basis van de ingevoerde journaalposten wordt de balans opgesteld.

pagina 10 Werken met Queen Meer weten over boekhouden? Via www.quadrant.nl > Support > Training > Cursusaanbod kunt u u inschrijven voor onze cursus Boekhouden voor Kinggebruikers.

2.2

STARTEN VAN QUEEN

2.2.1 Queen starten Als Queen is geïnstalleerd, kunt u het pakket starten door te (dubbel)klikken op de Queen-icoon op uw bureaublad. Tijdens het opstarten ziet u:

Als u Queen niet eerder hebt gestart, moet u direct daarna de licentie­gegevens invoeren, zie hiervoor bladzijde 5. 2.2.2 Aanmelden als Queen-gebruiker Nadat Queen is opgestart krijgt u een ander venster op het scherm.

Werken met Queen pagina 11

Als u eerder met Queen hebt gewerkt, zijn deze gegevens in principe al ingevuld met de laatst gekozen waarden en kunt u verder gaan door op Akkoord te klikken. Gebruikt u Queen voor het eerst, dan voert u bij Gebruiker ‘Gebruik’ in en u klikt op Akkoord. Maak vervolgens een nieuwe administratie aan zoals beschreven vanaf bladzijde 33 van deze handleiding. U doet er overigens goed aan om, voordat u een nieuwe administratie aanmaakt, de rest van dit hoofdstuk goed door te lezen.

2.3

HOOFDMENU

Het hoofdmenu van Queen bestaat uit de volgende twee onderdelen:

2.3.1 Titelbalk In de titelbalk worden de administratiecode en -omschrijving, de boekjaarcode en de gebruikerscode weergegeven. Met de minimaliseren-knop rechts in de titelbalk worden alle Queen-vensters geminimaliseerd en met de sluiten-knop (of Alt+F4 terwijl het hoofdmenu actief is) worden alle Queen-vensters (voorzover mogelijk) gesloten. 2.3.2 Menubalk In het Queen-hoofdmenu ziet u de volgende menupunten: • Algemeen, met onder meer: nogmaals aanmelden, administratie wijzigen/ toevoegen, gebruikers, systeembeheer, Queen afsluiten; • Stamgegevens, periode-indeling, rekeningschema, dagboeken, paragrafen, BTW-codes, talen, plaatsnamen, enz.; • Organisatie, bedrijfsgegevens;

pagina 12 Werken met Queen • Financieel, invoeren boekingen, telebankieren, financiële overzichten, afdrukken balans, aangifte OB; • Debiteuren, gegevens van de debiteuren, openstaande posten; • Crediteuren, gegevens van de crediteuren, openstaande posten; • Verkopen, invoeren orders, facturering; • Diversen, afsluiten boekjaar, instellen werkbalken; • Vensters, geeft een overzicht van alle Queen-vensters die op dit moment open staan; • Help, helpsysteem, helpdesk van Quadrant, informatie over Queen. De hoofdmenupunten Stamgegevens, Organisatie, Financieel, Debiteuren, Credi­ teuren, Verkopen en Diversen zijn alleen zichtbaar als een administratie is geselecteerd. 2.3.3 Aanpassen hoofdmenu Het Queen-menu is eenvoudig aan te passen. En als de aanpassingen u niet bevallen, kunt u het standaardmenu altijd weer terugzetten. • Klik met de rechtermuisknop ergens in de menubalk en kies voor Aan­ passen...; programma Aanpassen Queen-hoofdmenu wordt dan geopend; • U kunt nu menupunten toevoegen door eerst het programma op te zoeken in de tabkaart Opdrachten in programma Aanpassen Queen-hoofd­ menu. De beschikbare Queen-programma’s staan in een zgn. boom­ structuur, die overeenkomt met het standaardmenu van Queen. Menu’s met het vakje hebben een vertakking, die u kunt weergeven door op dat vakje te klikken: versleep het menupunt vanuit Aanpassen Queen-hoofd­ menu naar de gewenste plaats in het hoofdmenu. Menu’s klappen vanzelf open zodra de muis-cursor er boven staat:

Werken met Queen pagina 13

• U kunt menupunten verplaatsen door ze te verslepen van het ene menu naar het andere. Menu’s klappen vanzelf open zodra de muis-cursor er boven staat; • Het verwijderen van menupunten is mogelijk door ze te verslepen naar een plaats buiten het Queen-menu; • De omschrijving van een menupunt kan worden gewijzigd door met de rechtermuisknop op het menupunt te klikken. De letter na het teken & wordt de sneltoets van het menupunt. • Het aangepaste hoofdmenu wordt opgeslagen per gebruiker en per administratie. U kunt een menu-indeling overnemen van een andere Queen-gebruiker en van een andere Queen-administratie, zie hiervoor de tabkaart Overnemen van programma Aanpassen Queen-hoofdmenu en de bijbehorende helptekst. • Om weer met Queen te kunnen werken, sluit u programma Aanpassen Queen-hoofdmenu af met de knop Sluiten. • U kunt het standaardmenu altijd terugzetten door met de rechter­ muisknop ergens in het hoofdmenu te klikken en dan te kiezen voor Toon standaardmenu. Het ingestelde gebruikersmenu blijft bewaard; u kunt dat weer oproepen door op het hoofdmenu te klikken en te kiezen voor Toon gebruikermenu.

pagina 14 Werken met Queen 2.3.4 Instellen werkbalken U kunt zelf werkbalken toevoegen en wijzigen. Ook deze werkbalken worden per gebruiker en per administratie opgeslagen en kunnen van een andere gebruiker en administratie worden overgenomen. Een werkbalk voegt u als volgt toe: • Klik met de rechtermuisknop ergens in het Queen-hoofdmenu en kies voor Aanpassen... Programma Aanpassen Queen-hoofdmenu wordt geopend; • Klik in dat programma op de tab Werkbalken; • Klik op de knop Toevoegen. Het venster Werkbalk toevoegen verschijnt; • Vul daarin de naam in van de werkbalk en sluit af met Akkoord; • U krijgt een melding die u kunt afsluiten met Akkoord; • De werkbalk ziet er nu zo uit: . Om knoppen op de werkbalk te plaatsen, selecteert u de tabkaart Opdrachten; • Zoek in deze tabkaart het programma op dat u in de werkbalk wilt plaatsen. De beschikbare Queen-programma’s staan in een zgn. boom­ structuur, die overeenkomt met het standaardmenu van Queen. Menu’s met het vakje hebben een vertakking, die u kunt weergeven door op dat vakje te klikken; • Versleep het menupunt naar de gewenste plaats op de werkbalk; • De weergave van het menupunt op de werkbalk kunt u instellen door met de rechtermuisknop op dat menupunt te klikken. U kunt dan onder andere de omschrijving wijzigen. De letter na het teken & wordt de sneltoets van het menupunt.

2.4

VENSTERS

2.4.1 Algemeen Via hoofdmenu Vensters krijgt u een overzicht van alle Queen-vensters die op dat moment openstaan. Venstermenu

In bijna alle vensters komen de volgende standaardmenupunten voor:

Werken met Queen pagina 15 • ALGEMEEN: terugzetten van de standaardinstellingen, Queen-hoofdmenu (F11), venster sluiten (Alt+F4). Een venster kan ook worden afgesloten met de sluitenknop rechts op de titelbalk; • Muteren: selecteren (alleen bij zoekvensters), wijzigen van de sorteer­volgorde, toevoegen, wijzigen en verwijderen, knippen, kopiëren en plakken, gegevens actualiseren (F5); • Afdrukken: gegevens afdrukken; • Help: helpinformatie over het actieve venster (F1), informatie over Queen. Soorten vensters In Queen worden vier soorten vensters gebruikt: 1. Zoekvensters, om gegevens in op te zoeken; 2. Mutatievensters, om gegevens te wijzigen; 3. Dialoogvensters, voor meldingen; 4. Afdrukvensters, om aan te geven wat u wilt afdrukken. 2.4.2 Zoekvensters Met een zoekvenster kunt u een bepaald gegeven gemakkelijk opzoeken en selecteren. Het zoekvenster geeft een overzicht van een groep gegevens (dagboeken of grootboekrekeningen bijvoorbeeld), maar u kunt in het zoekvenster geen gegevens wijzigen (wel verwijderen). Weergave U kunt met de muis kolommen verslepen door met de muisaanwijzer op de kolomtitel te klikken en vervolgens de muis terwijl u de muisknop ingedrukt houdt naar de gewenste plaats te ‘slepen’ en ten slotte de muisknop los te laten:

Ook kunt u kolommen breder of smaller maken door de muisaanwijzer tussen twee kolomtitels te plaatsen, totdat de muisaanwijzer van vorm verandert. U kunt nu de muisknop indrukken en de kolom breder of smaller maken. De overige kolommen schuiven gewoon door:

pagina 16 Werken met Queen In eerste instantie zijn de gegevens gesorteerd op de eerste kolom:

Door op de titel van een andere kolom te klikken, kunt u de sortering wijzigen. Door nogmaals op diezelfde kolomtitel te klikken, worden de gegevens in omgekeerde volgorde weergegeven:

Het aantal regels wordt rechts onder op het venster weergegeven. Zoeken Via het invoerveld onderaan het venster kunt u zoeken op de actieve kolom:

Via de invoerrubriek onderaan het venster kunt u ook zoeken door invoer van cijfers of letters. Naarmate u meer karakters invoert, wordt het zoeken nauwkeuriger. De invoerrubriek sluit aan op de actieve kolom, dus als het zoekvenster op dagboekcode is gesorteerd kunt u daarin een dagboekcode invoeren, als het zoekvenster op naam is gesorteerd kunt u daarin een dagboeknaam invoeren, enz. Met Filters kunt u bepaalde gegevens uit het zoekvenster houden, zodat u gerichter kunt zoeken. U activeert de juiste kolom, voert eventueel één of meer karakters in in het invoerveld en maakt uw keuze in het menu Filters: • Toon filterpaneel (Shift+F2), klik hierop om links op het venster een apart paneel te openen met de door u gemaakte filters. U hebt hier de volgende mogelijkheden:

Werken met Queen pagina 17 • in het invoerveld Filter kunt u een filterinstelling invoeren. Kies 000 om het laatste door u gebruikte filter te selecteren. Via de knop Instellingen… in het filterpaneel kunt u een filterinstelling opslaan: kies voor Opslaan (Ctrl+O) om de huidige instelling te wijzigen, of voor Opslaan nieuw (Ctrl+N) om een nieuwe instelling toe te voegen. Het laatst gebruikte filter wordt per gebruiker opgeslagen onder volgnummer 000; • U kunt een filter tijdelijk uitschakelen door het selectievakje leeg te maken. Klik op het Sluiten-kruisje voor het filter om dat filter uit het zoekvenster te verwijderen; • Toevoegen ‘bevat’-filter (F3), klik hierop om alleen die regels weer te geven, waar de ingevoerde tekst voorkomt in de actieve kolom. Is er geen tekst ingevoerd in het invoerveld, dan wordt gefilterd op de tekst van de geselecteerde regel. Voorbeeld: u klikt in zoekvenster groot­boek­ rekeningen op de kolom Naam. U voert in het invoerveld de tekst Kosten in. Ten slotte kiest u voor Toevoegen ‘bevat’-filter. Alle rekeningen met de tekst ‘Kosten’ in de rekeningnaam worden weer­gegeven (dus ook rekeningen met de naam ‘Afschrijvingskosten’):

Bij een numeriek veld werkt dit filter als het Is gelijk aan-filter; • Toevoegen ‘bevat niet’-filter, klik hierop om alleen die regels weer te geven, waar de ingevoerde tekst NIET voorkomt in de actieve kolom. Is er geen tekst ingevoerd in het invoerveld, dan wordt gefilterd op de tekst van de geselecteerde regel. Voorbeeld: u klikt in zoekvenster grootboekreke-

pagina 18 Werken met Queen

•

•

•

•

• • •

ningen op de kolom Naam. U voert in het invoerveld de tekst Kosten in. Ten slotte kiest u voor Toevoegen ‘bevat niet’-filter. Alle rekeningen worden weergegeven, behalve de rekeningen met de tekst ‘Kosten’ in de rekeningnaam (dus ook rekeningen met de naam Afschrijvingskosten worden niet weergegeven); Toevoegen ‘vanaf’-filter (Shift+F3), dezelfde werking als Toevoegen ‘bevat’filter, alleen worden alle regels met een hogere waarde ook getoond. Dus als Rekeningnummer de actieve kolom is en rekening 4010 geselecteerd, en u kiest voor Toevoegen ‘vanaf’-filter, dan worden alle rekeningen vanaf 4010 in het zoekvenster weergegeven, maar de rekeningen met een lager nummer worden niet meer in het venster weergegeven; Toevoegen ‘t/m’-filter (Ctrl+F3), dezelfde werking als Toevoegen ‘bevat’filter, alleen worden alle regels met een lagere waarde ook getoond. Dus als Rekeningnummer de actieve kolom is en rekening 4010 geselecteerd, en u kiest voor Toevoegen ‘t/m’-filter, dan worden alle rekeningen t/m 4010 in het zoekvenster weergegeven, maar de rekeningen met een hoger nummer worden niet meer in het venster weergegeven; Toevoegen ‘is gelijk aan’-filter (Shift+Ctrl+F3), klik hierop om alleen die regels weer te geven, waarvan de tekst in de actieve kolom identiek is aan de ingevoerde tekst (of de geselecteerde regel). Voorbeeld: u klikt in zoekvenster grootboekrekeningen op de kolom Naam. U voert in het invoerveld de tekst Kosten in. Ten slotte kiest u voor Toevoegen ‘is gelijk aan’-filter. Alleen de rekeningen met ‘Kosten’ als rekeningnaam worden weergegeven (dus níet de rekeningen met de naam ‘Afschrijvings­kosten’). Vergelijk hiermee de keuze Toevoegen ‘bevat’-filter; Toevoegen ‘is ongelijk aan’-filter (Shift+Ctrl+Alt+F3), klik hierop om alleen die regels weer te geven, waarvan de tekst in de actieve kolom afwijkt van de ingevoerde tekst (of de geselecteerde regel). Voorbeeld: u klikt in zoekvenster grootboekrekeningen op de kolom Valuta. U klikt op een rekening met de valuta Eur (de basisvaluta). Ten slotte kiest u voor Toe­ voegen ‘is ongelijk aan’-filter. Alleen de rekeningen met een buitenlandse valuta worden weergegeven; Verwijder laatste filter (F4), met deze keuze wordt het laatst toegevoegde filter verwijderd. U kunt een filter ook verwijderen via het filterpaneel. Filter 000 kan niet worden verwijderd; Verwijder alle filters (Shift+F4), alle filters van dit zoek­venster worden verwijderd; Toon gefilterde kolommen in kleur, de gefilterde kolom wordt in een afwijkende kleur weergegeven, zodat u snel kunt zien welke kolommen gefilterd zijn.

Werken met Queen pagina 19 Bladeren Wanneer u in een zoekvenster bladert (met de muis of met de sneltoetsen), loopt het bijbehorende mutatie­venster mee (als het mutatievenster is geopend en niet is vastgepind). Exporteren Via het Muteren-menu kunt u de huidige inhoud van het zoekvenster Exporteren naar een Excel-werkboek of naar een CSV-bestand. Hierbij wordt rekening gehouden met eventuele filters. Standaardknoppen In bijna alle zoekvensters vindt u de volgende knoppen (met het zoekvenster met de grootboekrekeningen als voorbeeld): • Selecteren; als u dit zoekvenster vanuit een ander venster oproept, bijvoorbeeld een venster waar u een rekening moet invoeren, dan kunt u in het zoekvenster een rekening aanwijzen en dat met Selecteren naar het aanroepende venster kopiëren. Het zoekvenster wordt hiermee ook automatisch gesloten; • Wijzigen; het mutatievenster wordt geopend en u kunt de grootboek­ rekening waar de cursorbalk op staat, wijzigen; • Toevoegen; het mutatievenster wordt geopend en u kunt een groot­ boekrekening toevoegen; • Verwijderen; de grootboekrekening waar de cursorbalk op staat, wordt verwijderd (als dat is toegestaan); • Sluiten; het zoekvenster wordt gesloten. Als u dit zoekvenster vanuit een ander venster had opgeroepen, wordt er niets naar het aanroepende venster overgenomen. Toetsenbord In het zoekvenster kunt u van de volgende toetsen en toetscombinaties gebruik maken: Sneltoets Delete End Ctrl+End Enter Escape F1 Alt+F4 F5 Shift+F10

Betekenis dezelfde betekenis als de knop Verwijderen naar de laatste kolom van de huidige record naar het einde van het bestand (laatste record) geselecteerde knop indrukken (meestal Selecteren of Wijzigen) huidige venster afsluiten helpinformatie over het actieve venster huidige venster afsluiten gegevens vernieuwen menu onder de rechtermuisknop (muismenu) weergeven

pagina 20 Werken met Queen Sneltoets

Betekenis

F11 Home Ctrl+Home Insert Ctrl+P Shift+Ctrl+P PgDn PgUp Pijl omhoog Pijl omlaag

Queen-hoofdmenu weergeven naar de eerste kolom van de huidige record naar het begin van het bestand (eerste record) dezelfde betekenis als de knop Toevoegen naar Afdrukken-venster om geselecteerde gegevens af te drukken naar Afdrukken-venster een bladzijde omlaag een bladzijde omhoog een regel omhoog een regel omlaag

2.4.3 Mutatievensters In het mutatievenster kunt u de gegevens van één bepaalde taalcode, grootboekrekening, betalingsconditie, relatie, enz., invoeren of wijzigen. Welke invoervelden u in dat venster aantreft, is uiteraard afhankelijk van het gegeven dat u muteert: het mutatievenster van een artikel ziet er anders uit dan dat van een taalcode. Maar de meeste knoppen zijn voor alle mutatie­vensters gelijk. Deze zullen we toelichten en hierbij het grootboekrekening-mutatiescherm als voorbeeld nemen. Vastpinnen Als u bepaalde gegevens op scherm wilt ‘vasthouden’, bijvoorbeeld om de gegevens van twee grootboekrekeningen met elkaar te vergelijken, dan kunt u het eerste venster op het scherm vastpinnen, zodat de tweede grootboekrekening in een apart venster geopend wordt. Een vastgepind venster kan wel worden geminimaliseerd. Ook is het mogelijk om meer vensters vast te pinnen. Een venster kan worden vastgepind door in venstermenu ALGEMEEN te kiezen voor Vastpinnen. Bladeren U kunt vanuit een mutatievenster het vorige of het volgende gegeven (in ons voorbeeld dus de vorige of de volgende grootboekrekening) op het scherm krijgen. U kunt hiervoor deze knoppen (of de sneltoetsen Ctrl+F5 t/m Ctrl+F8) gebruiken: Van links naar rechts betekenen deze knoppen: ga naar de eerste, ga naar de vorige, ga naar de volgende, en ga naar de laatste. Wijzigingen worden bij het bladeren automatisch opgeslagen! Wanneer u in een mutatievenster bladert, loopt het bijbehorende zoekvenster automatisch mee.

Werken met Queen pagina 21 Zoeken Direct onder de vier bladerknoppen, vindt u de knop Zoeken waarmee u naar het zoekvenster met (in ons voorbeeld) de grootboekrekeningen gaat. Overige standaardknoppen In een mutatievenster vindt u verder de volgende knoppen (met weer het grootboekrekening-mutatievenster als voorbeeld): • Toevoegen; u blijft in het mutatievenster maar kunt daarin een nieuwe grootboekrekening aanmaken; • Verwijderen; de huidige grootboekrekening wordt verwijderd (als dat is toegestaan); • Sluiten; de wijzigingen die u hebt aangebracht worden opgeslagen en het mutatievenster wordt gesloten. Info-knop Als u in een invoerrubriek staat waar om een nummer of code gevraagd wordt, kunt u het betreffende zoekvenster oproepen door te klikken op de knop rechts in het invoerveld: Deze knop kunt u ook activeren met F4 of met de toetscombinatie Alt+pijl omlaag. Afhankelijk van wat u moet invoeren krijgt u dan het zoekvenster met grootboekrekeningen, debiteuren, layouts, talen, enz. Hierin kunt u het juiste gegeven opzoeken en met de knop Selecteren overnemen naar het mutatievenster. Datum invoeren In een datum-invoerveld kunt u een kalender oproepen door te klikken op de knop rechts in het invoerveld. Deze knop kunt u ook activeren met F4 of met de toetscombinatie Alt+pijl omlaag. Bovenin de kalender ziet u vier knoppen: Van links naar rechts betekenen deze knoppen: één jaar terug, één maand terug, één maand verder en één jaar verder. Rekenmachine In de meeste numerieke velden hebt u de beschikking over een reken­machine. Klik op de knop rechts in het invoerveld (of gebruik F4 of de toetscombinatie Alt+pijl omlaag) en u ziet de knoppen waar u gebruik van kunt maken:

pagina 22 Werken met Queen Het invoerveld fungeert als display van de rekenmachine. Als u op de knop = drukt, verdwijnt de rekenmachine van het scherm en wordt de uitkomst van de berekening overgenomen naar het invoerveld. Toetsenbord/Muis De rubrieken van de invoervensters kunnen niet alleen met de muis maar ook volledig via het toetsenbord worden doorlopen. Er kan gebruik worden gemaakt van de volgende functietoetsen en toetscombinaties: Sneltoets Ctrl+C End Enter

Betekenis Kopiëren naar het einde van het invoerveld naar volgende invoerrubriek of (als alle invoerrubrieken zijn in­gevuld) indrukken van de geselecteerde knop. In een op­merking­veld waarin al iets is ingevuld, gaat u met Enter naar een nieuwe regel Ctrl+Enter naar een nieuwe regel Escape wijziging van die invoerrubriek ongedaan maken F1 helpinformatie over het actieve venster F4 activeren van de knop in het invoerveld, bijv. de info-knop Alt+F4 huidige venster afsluiten Ctrl+F5 naar de eerste Ctrl+F6 naar de vorige Ctrl+F7 naar de volgende Ctrl+F8 naar de laatste Shift+F10 menu onder de rechtermuisknop (muismenu) weergeven F11 Queen-hoofdmenu weergeven Home naar het begin van het invoerveld Ctrl+P naar Afdrukken-venster om geselecteerde gegevens af te drukken Alt+pijl omlaag activeren van de knop in het invoerveld, bijv. de info-knop Tab naar volgende invoerrubriek of (als alle invoerrubrieken zijn ingevuld) naar de volgende knop Ctrl+Tab naar volgende tabkaart Ctrl+Shift+Tab naar vorige tabkaart Shift+Tab naar vorige invoerrubriek Ctrl+V Plakken Ctrl+X Knippen

2.4.4 Dialoogvensters Dialoogvensters worden gebruikt voor meldingen en waarschuwingen. De meest voorkomende zijn:

Werken met Queen pagina 23 Onbekende invoer Queen controleert of de door u ingevoerde waarde bestaat. Als u een waarde invult die op zichzelf wel is toegestaan maar in Queen nog niet bestaat, dan krijgt u een melding, bijvoorbeeld:

U hebt nu de volgende mogelijkheden: • Toevoegen, de door u gekozen waarde wordt toegevoegd; • Zoeken, het betreffende zoekvenster wordt geopend; • Negeren, de ingevoerde waarde wordt tijdelijk geaccepteerd maar wordt niet opgeslagen; • Terug, u gaat terug naar het invoerveld en kunt daar een andere waarde invoeren. Onjuiste invoer Queen controleert of alle rubrieken juist zijn ingevuld. Als u een ongeldige waarde invoert, krijgt u een melding. Verlaat deze melding met Akkoord en verbeter de fout. Onvolledige invoer Een wijziging kan alleen worden opgeslagen als de ingevoerde gegevens correct en volledig zijn. Is dat niet zo, dan krijgt u een melding, bijvoorbeeld:

U hebt nu de volgende mogelijkheden: • Annuleren, de melding wordt afgesloten en de wijziging wordt ongedaan gemaakt; • Akkoord, de melding wordt afgesloten en u kunt de fout herstellen.

pagina 24 Werken met Queen

2.5

AFDRUKKEN

Als u via het venstermenu Afdrukken of via de toetscombinatie Ctrl+P voor afdrukken kiest, komt u in een apart voorloopvenster:

Rubrieken Let op: de onderstaande rubrieken zijn standaardrubrieken. Sommige programma’s hebben meer rubrieken, andere minder. Afdrukinstelling De instellingen van het voorloopvenster kunt u opslaan. U zult deze functie vooral gebruiken bij afdrukprogramma’s met veel keuzemogelijkheden, zoals Afdrukken balans. Het opslaan gaat als volgt: vul de invoervelden van het voorloopvenster in, klik op de knop Instellingen... en kies voor Opslaan nieuw (Ctrl+N).

Vul hier het Volgnummer en de Omschrijving van de afdrukinstelling in. Selecteer het vakje Default als bij het openen van dit afdrukvoorloopvenster direct

Werken met Queen pagina 25 deze afdrukinstelling moet worden gebruikt. Om af te drukken naar bestand selecteert u bij Afdrukformaat het gewenste afdrukformaat. In de onderste rubriek geeft u aan wat de eerstvolgende actie is na het selecteren van deze afdrukinstelling. Ten slotte klikt u op de knop Sluiten. De volgende keer dat u de rekeningen afdrukt, kunt u gebruik maken van deze afdruk­instelling. De laatst gebruikte instelling wordt automatisch opgeslagen onder volgnummer 000. Layout-soort Geef hier aan welke layout voor de afdruk gebruikt moet worden. Bij een aantal afdrukprogramma’s kunt u via de knop Muteren layouts zelf een afdruk-layout toevoegen, wijzigen of verwijderen. Met Queen meegeleverde layouts (met nummer 900 of hoger) zijn niet direct te wijzigen; u kunt ze wel kopiëren naar een ander nummer en vervolgens wijzigen. Selectie Wilt u een afdruk maken van een beperkt aantal gegevens, dan moet u klikken op het vakje Selectie. Bij Selecteren op geeft u aan op basis waarvan u de selectie wilt maken, en bij ‘Van - T/m’ welke reeks u wilt afdrukken (het is niet toegestaan om bij T/m een lagere waarde in te voeren dan er bij Van is ingevuld; als u de gegevens van groot naar klein wilt afdrukken moet u bij Sorteren op kiezen voor Aflopend). Enkele voorbeelden (toegepast op grootboekrekeningen): • Stel dat u alle grootboekrekeningen wilt afdrukken waarvan het nummer met 1 begint. Bij Selecteren op kiest u voor Rekeningnummer en zowel bij Van rekeningnummer als bij T/m rekeningnummer vult u 1 in; • Wilt u alleen grootboekrekening 1 afdrukken (gesteld dat die bestaat), dan moet u bij Van rekeningnummer 1 invullen en bij T/m rekening­ nummer via het zoekvenster (!) groot­boek­rekeningnummer 1 selecteren; • Ten slotte een uitdraai van alle grootboekrekeningen zonder zoekcode. Bij Selecteren op kiest u voor Zoekcode, bij Van zoekcode vult u niets in en bij T/m zoekcode een spatie (= leeg). Sorteren op Hier kunt u aangeven waarop de gegevens moeten worden gesorteerd. Bijvoorbeeld op nummer of op zoekcode. Ook hebt u hier de keuze uit Oplopend en Aflopend. Bij Oplopend wordt de kleinste waarde het eerste afgedrukt en de grootste het laatste, bij Aflopend is dit andersom. Printer selecteren Selecteer het vakje om voor deze afdruk (tijdelijk) een andere printer te selecteren dan de default-Windows-printer, of om de Eigenschappen van deze

pagina 26 Werken met Queen printer anders in te stellen (een andere printerlade bijvoorbeeld). Wilt u gebruik maken van de default-Windows-printer en de default-instellingen van die printer, dan maakt u dit selectievakje leeg. Knoppen In het afdrukvenster vindt u de volgende knoppen: • Instellingen...; via deze knop kunt u de gekozen instellingen opslaan: met Opslaan (Ctrl+O) worden ze opgeslagen in de geselecteerde afdrukinstelling, met Opslaan nieuw (Ctrl+N) wordt een nieuwe afdruk­instelling toegevoegd; • Voorbeeld; u krijgt een voorbeeld-afdruk op het scherm, waarna u alsnog de afdruk kunt maken. Klik op de knop linksboven op het venster om in deze voorbeeld-afdruk te zoeken op een bepaalde tekst of getal; • Bestand..., met deze knop kunt u de afdruk opslaan als bestand. Venster Afdruk naar bestand wordt geopend, waar u het afdrukformaat en de bestandsnaam kunt opgeven; • Afdrukken; het afdrukken wordt gestart; • Sluiten; het venster wordt gesloten zonder af te drukken. Als u tijdens het afdrukken op Sluiten klikt, wordt het afdrukken afgebroken.

2.6

HELPSYSTEEM

In Queen kunt u op verschillende manieren on-line help opvragen: Helpinformatie over het actieve venster Met F1 of via het venstermenu Help kunt u helpinformatie opvragen over het actieve venster. Links van het helpvenster ziet u de inhoudsopgave en index van het helpsysteem, met bovenaan de volgende tabs:

• Inhoudsopgave, de belangrijkste helponderwerpen zijn ondergebracht in een aantal ‘boeken’. Klik op een boek om het te openen of te sluiten. Klik op een onderwerp om de betreffende helptekst op te vragen. Het boek ‘Hoofdmenu’ heeft grotendeels dezelfde opbouw als het standaard­menu van Queen; u vindt daarin een toelichting op de Queen-programma’s; • Index, via de index kunt u in de Help zoeken op basis van sleutel­woorden. Woorden die in de Verklarende woordenlijst zijn opgenomen, zijn gemerkt met een = achter het woord. Dubbelklik op het juiste sleutelwoord om het bijbehorende helpvenster te openen. Als een bepaald sleutel-

Werken met Queen pagina 27 woord in meer helpvensters voorkomt, zult u eerst nog aan moeten geven welk helpvenster u wilt raadplegen; • Zoeken, bij deze optie wordt het volledige helpsysteem afgezocht op een door u op te geven tekst. U kunt hierbij gebruik maken van de Windowsjokertekens; • Favorieten, helpteksten die u vaak raadpleegt kunt u met de knop Toevoegen (onderaan op deze tabkaart) toevoegen aan de Favorieten, zodat u ze snel terug kunt vinden. Hints Een hint is een korte toelichting op een invoerveld of knop en wordt in Queen weer­gegeven als u met de muisaanwijzer over het invoerveld of de knop heen gaat:

Een hint in een pop-up venster

Met programma Gebruikersgegevens kunt u zelf per gebruiker instellen of de hints weergegeven moeten worden in een apart pop-up venster, in de statusbalk of in beide. Help over de Help Hiernaast ziet u een willekeurige bladzijde van het Queen-helpsysteem: In dit voorbeeld ziet u onder de titel “Grootboekrekeningen” de tekst Stamgegevens > Grootboekrekeningen > knop Wijzigen/Toevoegen staan. Een derge-

lijke tekst is bij alle programmabeschrijvingen opgenomen en geeft aan waar u het programma in Queen kunt vinden, te beginnen bij het hoofdmenu. De overstap naar een submenu of een knop wordt aangegeven met >. Programma Grootboekrekeningen kunt u dus vinden door in het Queen-standaardmenu eerst hoofdmenu Stamgegevens te selecteren, dan menu­punt Grootboekrekeningen en dan op de knop Wijzigen of Toevoegen te klikken. In het helpscherm zult u woorden tegenkomen die onderstreept zijn

pagina 28 Werken met Queen en een andere kleur hebben. Als u op dergelijke woorden klikt, krijgt u aanvullende informatie over dat onderwerp.

Met de twee linker knoppen kunt u bladeren tussen de helpvensters die u geopend hebt. Klik op de knop met de printer-icoon om het huidige helponderwerp af te drukken. Met de rechterknop gaat u naar de veelgestelde gebruikers­vragen (‘Questies’) op de website. Let op: het Queen-helpsysteem is niet versiegebonden. U kunt daarin dus informatie aantreffen die op uw Queen-versie niet van toepassing is!

2.7

SYSTEEMBEHEER

2.7.1 Backup maken De betrouwbaarheid van uw financiële administratie staat of valt met een goede recente backup. Maak dus elke dag dat u met Queen werkt een backup van uw administraties! Het is aan te raden om voor elke dag van de week een aparte backup te maken (zodat u altijd vijf dagen terug in de tijd kunt gaan), en om van elke maand een backup te bewaren.

Elke Queen-administratie bestaat uit twee aparte bestanden: één met de extensie .db en één met de extensie .log. De bestandsnaam zelf is hetzelfde als de administratiecode. Dus administratie Demo bestaat uit twee bestanden: Demo.db en Demo.log. De administratiebestanden kunt u vinden in de datamap van Queen. Deze map kunt u gemakkelijk achterhalen door in hoofdmenu

Werken met Queen pagina 29 Help programma Informatie selecteren.

over

Queen te kiezen en dan tabkaart Installatie te

Als uw accountant uw backup moet kunnen inlezen, overleg dan met uw accountant over de aanschaf van de backup-hardware en ‑software. Kiest u voor een verwisselbare hard disk of ZIP-drive, dan kunt u vanuit Queen een backup maken (zie programma Algemeen > Administratie > Backup maken) of zelf met de Windows Verkenner/Explorer de juiste db‑ en log-bestanden naar die drive kopiëren. In de datamap vindt u behalve uw eigen administratie(s) nog twee andere databases: • Qsysteem, de systeem-database, waarin gegevens zijn opgenomen over de gebruikers, toegankelijke administraties, eigen bankrekeningen, enz. Let op: maak regelmatig een backup van Qsysteem.db; • DemoQ, de Queen voorbeeld-administratie. Houd bij het handmatig maken van backups rekening met het volgende: • Er kan een backup worden gemaakt van een Queen-administratie terwijl deze in gebruik is. U kunt dus vanuit Queen ook een backup maken van Qsysteem.db. Het terugzetten van een backup van een administratie die op dat moment in gebruik is, is niet mogelijk; • Maakt u buiten Queen om een backup, let er dan op dat u van beide bestanden een backup maakt, dus van zowel de administratie (met de extensie db) als het logbestand (met de extensie log); • Doordat het logbestand niet meer wordt verwijderd, zal het steeds groter worden. U kunt het logbestand weer kleiner maken door de administratie te reorganiseren met programma Algemeen > Administratie > Log-bestand verkleinen (dit programma is alleen beschikbaar als u zonder administratie inlogt). 2.7.2

Beveiliging

Beveiliging met toegangscodes Als u niet wilt dat iedereen toegang heeft tot uw financiële gegevens, kunt u Queen beveiligen met toegangscodes. U dient daarvoor de volgende procedure te volgen: 1. Kies Nogmaals aanmelden in hoofdmenu Algemeen; 2. Voer als gebruikerscode Systeem in en als toegangscode de toegangs­ code van Systeem (die is SYS, tenzij u de toegangscode van Systeem gewijzigd hebt); 3. Ga naar programma Gebruikersgegevens in hoofdmenu Algemeen;

pagina 30 Werken met Queen 4. Klik op Gebruik (niet Systeem) en klik op de knop Wijzigen; 5. Klik op het invoerveld Toegangscode; 6. Voer een toegangscode in. De toegangscode wordt niet-leesbaar op het scherm weergegeven. Als u de toegangscode hebt ingevoerd, vraagt het

programma u om dat nogmaals te doen (ter controle): 7. Klik op de tab Rechten en maak zowel bij Systeembeheer als bij Muteren gebruikersrechten het vakje leeg. Hiermee voorkomt u dat Gebruik zijn of haar eigen rechten kan gaan uitbreiden; 8. Wijzig de toegangscode van Systeem (tenzij u dat al eerder hebt gedaan). De default-toegangscode van Systeem (SYS) is namelijk gedocumenteerd en dus gemakkelijk door derden te achterhalen; 9. Vervolgens kunt u programma Gebruikersgegevens afsluiten. De volgende keer dat u Queen start, kan er pas met het pakket worden gewerkt nadat een gebruikerscode én de bijbehorende toegangscode zijn ingevoerd. Daarnaast kunt u een toegangscode koppelen aan een dagboek. Deze toegangscode moet u onder meer invoeren als u boekingen in dat dagboek wilt maken. De toegangscode per dagboek stelt u in met programma Dagboeken (in hoofdmenu Stamgegevens). Aanvullende beveiliging per administratie Als aanvulling op de beveiliging met toegangscodes hebt u de mogelijkheid om een administratie voor één of meer gebruikers ontoegankelijk te maken: 1. Kies Nogmaals aanmelden in hoofdmenu Algemeen; 2. Voer als gebruikerscode ‘Systeem’ in en vervolgens de bijbehorende toegangscode; 3. Ga naar programma Gebruikersgegevens in hoofdmenu Algemeen; 4. Klik op Gebruiker (niet Systeem) en klik op de knop Wijzigen; 5. Klik op de tab Toegankelijke administraties en maak bij de administratie(s) waartoe Gebruiker geen toegang mag hebben het selectievakje leeg; 6. Vervolgens kunt u programma Gebruikersgegevens afsluiten.

Werken met Queen pagina 31

2.8

GEGEVENS EXPORTEREN

Gegevens uit de Queen-database kunnen worden geëxporteerd naar een bestand. U vindt de programma’s in hoofdmenu Diversen onder Exporteren. Programma’s met ‘diverse formaten’ in de naam maken een exportbestand in het formaat van uw keuze. De volgende bestandsformaten zijn beschikbaar: • ASCII (*.txt) • HTML • MS Excel. Er zijn twee Excel-formaten beschikbaar: bij het eerste formaat wordt een ‘kaal’ Excel-bestand aangemaakt, bij het tweede wordt gebruik gemaakt van de instellingen van het op uw pc geïnstalleerde Excel-programma (standaard-opmaak, enz.); • Quattro Pro • XML-Datapacket. Bestanden in dit XML-formaat kunnen niet worden ingelezen in King; • MS Access • Klembord Het exporteren verloopt als volgt: • Start het betreffende exportprogramma. U komt dan in het zoekvenster met de export-layouts. De layout van het exportbestand is vrij instelbaar. • Klik op de knop Exporteren... om een bestaande export-layout te gebruiken, of op Toevoegen om een nieuwe export-layout aan te maken; • Nadat u op de knop Exporteren... hebt geklikt, komt u in het Exporteren-venster; • Vul de gegevens in en klik op de knop Exporteren. Het exportbestand wordt aangemaakt. Overige exportmogelijkheden In bijna alle afdrukprogramma’s in Queen is het mogelijk om de afdruk op te slaan als bestand. Met Queen beschikt u ook over Exporteren audit-file in XMLformaat.

Nieuwe administratie opzetten pagina 33

Hoofdstuk 3 NIEUWE ADMINISTRATIE OPZETTEN 3.1

ADMINISTRATIE CONVERTEREN

Om in Queen te kunnen werken, hebt u minimaal één administratie nodig. U kunt met Queen verschillende administraties naast elkaar voeren. En elke administratie kan weer meerdere boekjaren bevatten. Als u van Queen 3 bent overgestapt op Queen 5, dan kunt u de administraties overzetten (converteren) naar Queen 5-formaat, zodat u ze ook in Queen 5 kunt gebruiken. Hebt u geen oude administratie, dan moet u een nieuwe administratie aanmaken. Hoe dat moet, is hieronder beschreven. De rest van dit hoofdstuk heeft betrekking op het aanmaken van een nieuwe administratie. Als u dat nu niet van plan bent, kunt u dit hoofdstuk overslaan.

3.2

AANMAKEN NIEUWE ADMINISTRATIE

De paragrafen 2, 3 en 4 van dit hoofdstuk beschrijven hoe u een nieuwe administratie stap-voor-stap kunt opzetten. Overleg vooraf met uw boekhouder of accountant over de structuur van uw administratie (periodes, dagboeken en grootboekrekeningschema)!

Om een geheel nieuwe administratie aan te maken moet u het volgende doen:

pagina 34 Nieuwe administratie opzetten • Kies in hoofdmenu ALGEMEEN voor Administratie en vervolgens voor Admi­ nistratie toevoegen; • U komt dan in het mutatievenster Administratiegegevens, waar u de Code en de Omschrijving van de nieuwe administratie invult; • U kunt de administratie desgewenst aanmaken ‘inclusief stamgegevens’ (een standaardrekeningschema, dagboeken, BTW-codes, de debiteurenen crediteurenparagraaf (12 en 17) en de balansomschrijvingen voor de normale balans). Wilt u deze stamgegevens zelf invullen, dan dient u het selectievakje leeg te laten. Er wordt dan een lege administratie aangemaakt, waarin u zelf de stamgegevens moet invoeren voordat u kunt gaan boeken; • Als de nodige gegevens zijn ingevoerd of ingesteld, klikt u op de knop Aanmaken; • In een apart venster krijgt u ter controle nog een overzicht van de ingevoerde administratiegegevens:

• Als deze gegevens goed zijn, klikt u op Akkoord; • De administratie wordt nu aangemaakt. In de onderste regel van het venster ziet u hoever het aanmaken gevorderd is. Het aanmaken van een administratie kan niet worden onderbroken; • Nadat de administratie is aangemaakt, moet u aangeven wat de basis­ valuta van deze administratie is (dat is de valuta waarin de administratie gevoerd wordt). U voert de code in, bijvoorbeeld Eur, USD of GBP, en de omschrijving: • Als de basisvaluta goed is ingesteld, klikt u op de knop Doorgaan;

Nieuwe administratie opzetten pagina 35 • In het volgende venster moet u de debiteuren- en de crediteuren­ paragraaf invullen (deze stap wordt overgeslagen als u de administratie aanmaakt inclusief stamgegevens). Een paragraafnummer bestaat altijd uit twee cijfers. Is de debiteuren­paragraaf bijvoorbeeld 12, dan horen alle rekeningen die met 12 beginnen tot die paragraaf en moeten ook alle debiteur­rekening­ nummers met 12 beginnen. Het is belangrijk dat u hier de juiste waarden invult en zonodig overlegt met uw boekhouder of accountant, want deze paragrafen kunnen achteraf niet meer worden gewijzigd! • Na het invullen van de paragrafen gaat u met Doorgaan naar het venster Boekjaar toevoegen. Elke administratie moet namelijk ten minste één boekjaar bevatten:

• Vul de gegevens in en klik daarna op de knop Doorgaan; • Vervolgens ziet u de periode-indeling van het boekjaar, die volgens uw instellingen is aangemaakt:

pagina 36 Nieuwe administratie opzetten

• De periode-indeling van het boekjaar is geheel vrij. Een gebroken boekjaar is ook mogelijk. Als de indeling goed is, klikt u op de knop Sluiten. U krijgt nog een melding:

• Als alles goed is ingesteld, kunt u die met Ja bevestigen; • Werkt u met Queen Factureren, dan krijgt u de vraag of u de licentiegegevens wilt beperken. Kies Ja als u deze administratie wilt aanmaken voor Queen Financieel. Kies de gewenste versie en sluit af met Akkoord; • Sluit ten slotte het venster met de administratiegegevens af door op de knop Sluiten te klikken. U hebt nu een administratie en een boekjaar aangemaakt, maar voordat u aan de slag kunt, moet u nog een aantal stamgegevens invoeren! Meer hierover in de volgende paragrafen.

Nieuwe administratie opzetten pagina 37

3.3

INVOEREN STAMGEGEVENS

Voordat u in een nieuwe administratie kunt gaan boeken, moet u nog verschillende gegevens invoeren. U kunt hierbij het beste de onderstaande volgorde aanhouden. Als de administratie nog niet is geactiveerd, moet u naar hoofdmenu Algemeen gaan en daarin Nogmaals aanmelden selecteren. In het venster dat dan verschijnt vult u de juiste administratie- en boekjaarcode in. Klik op Akkoord en u kunt in die administratie de nodige gegevens invoeren. 3.3.1 Bedrijfsgegevens Met programma Organisatie > Bedrijfsgegevens kunt u de naam, adressen, medewerkers, enz. van de organisatie invoeren. U kunt bijvoorbeeld het logo van uw bedrijf op de achtergrond weergeven (of een andere afbeelding). Uw bankrekeningen voert u in via Algemeen > Algemene bestanden > Eigen bankrekeningen. 3.3.2 BTW-codes Met behulp van de BTW-codes kan de BTW automatisch worden berekend. U kunt het beste aparte BTW-codes aanmaken voor ‘Af te dragen’ en ‘Te verrekenen’ BTW, en natuurlijk per BTW-percentage. • Kies in hoofdmenu Stamgegevens voor programma BTW-codes. U komt dan in het zoekvenster;

pagina 38 Nieuwe administratie opzetten Klik op Toevoegen. U krijgt dan het mutatievenster op het scherm; Vul de nodige gegevens in. Het rekeningnummer voegt u als volgt toe: Klik op de info-knop in het invoerveld Rekening­nummer; U komt dan in het zoekvenster met de grootboekrekeningen. Klik op de knop Toevoegen. Het mutatievenster wordt geopend, waarin u een rekening kunt toevoegen; • Klik op de knop Sluiten om het mutatievenster grootboekrekeningen weer te sluiten; • Klik op de knop Selecteren. U komt weer terug in het mutatievenster van de BTW-code die u aan het toevoegen was; • Als u bij Incl./Excl. BTW de juiste waarde invult, kan dat het invoeren van boekingen gemakkelijker en dus sneller maken; • Queen kan voor u de aangifte omzetbelasting opstellen. U moet dan wel bij Rubriek aangifte aangeven welke rubriek op het formulier bij deze BTW-code hoort. Voorbeelden vindt u in het helpscherm; • Klik op de knop Toevoegen als u nog een BTW-code wilt toevoegen, anders op de knop Sluiten. Voorbeeld-BTW-codes vindt u in de meegeleverde demo-administratie. • • • •

3.3.3 Betalingscondities • Kies in hoofdmenu Stamgegevens programma Betalingscondities. Het zoekvenster komt op het scherm; • Klik op Toevoegen. U krijgt dan het mutatievenster te zien; • vul de nodige gegevens in. Informatie over de mogelijkheden vindt u in het helpscherm; • Klik op de knop Sluiten. 3.3.4 Leveringscondities • Kies in hoofdmenu Stamgegevens programma Leveringscondities. Het zoekvenster komt op het scherm; • Klik op Toevoegen. U krijgt dan het mutatievenster te zien; • Vul de nodige gegevens in (eventueel met hulp van het helpvenster); • Klik op de knop Sluiten. 3.3.5 Afdrukformaten Bijna elke afdruk in Queen kunt u ook opslaan als bestand in PDF-, HTML–, RTF-, Excel-, JPEG-, BMP- of GIF-formaat en/of versturen via e-mail. Met programma Diversen > Afdrukformaten legt u de afdrukformaten vast die u in Queen wilt gaan gebruiken:

Nieuwe administratie opzetten pagina 39

3.3.6 Vaste gegevens debiteuren/crediteuren Als u de vaste gegevens van het NAW-bestand goed instelt, kan dat u veel tijd besparen bij het invoeren van uw debiteuren en crediteuren. • Kies in hoofdmenu Debiteuren voor Vaste gegevens debiteuren; • Leg in de tabkaarten de defaults vast die gebruikt moeten worden bij het invoeren van de debiteuren. Gebruik hierbij de helpvensters. Wilt u vanuit Queen documenten gaan versturen via e-mail naar uw debiteuren en crediteuren, lees dan ook bladzijde 98-100. Let op: in het veld Standaard-kredietlimiet (tabkaart Financiële geg.) vult u de kredietlimiet in die voor de meeste debiteuren geldt. Bij de debiteuren hoeft u dan alleen een kredietlimiet in te voeren als die afwijkt van deze standaard-kredietlimiet; • Klik op de knop Sluiten om de Vaste gegevens debiteuren te verlaten; • Leg nu de vaste gegevens vast van uw crediteuren met programma Vaste gegevens crediteuren in hoofdmenu Crediteuren. 3.3.7 Debiteuren en crediteuren Na het vastleggen van de vaste gegevens kunt u uw debiteuren en crediteuren gaan invoeren. Tip: wilt u uw debiteuren en crediteuren direct zo volledig mogelijk vastleggen, raadpleeg dan hoofdstuk 6 Relatiebeheer (bladzijde 93). • Kies in hoofdmenu Debiteuren voor Debiteuren. U komt dan in het zoekvenster; • Klik op de knop Toevoegen. Het mutatievenster wordt geopend; • Vul de nodige gegevens in. Raadpleeg eventueel het helpscherm; • Klik op de knop Toevoegen als u nog een debiteur wilt toevoegen, anders op de knop Sluiten. Het toevoegen van een crediteur verloopt op dezelfde manier, alleen moet u dan voor menupunt Crediteuren > Crediteuren kiezen.

pagina 40 Nieuwe administratie opzetten

3.3.8 Grootboekrekeningen Voor elke debiteur en crediteur wordt er automatisch een grootboek­rekening aangemaakt in het rekeningschema. Nu moet u de overige groot­ boek­ rekeningen nog invoeren, zoals kostenrekeningen, opbrengst­ rekeningen, bankrekeningen, enz. Een voorbeeld-rekeningschema vindt u in de meegeleverde demo­administratie. Het vastleggen van het rekeningschema doet u als volgt: • Kies in hoofdmenu Stamgegevens voor programma Groot­boek­rekeningen. U komt dan in het zoekvenster; • Klik op de knop Toevoegen. Het mutatievenster komt op het scherm; • Vul de nodige gegevens in. Informatie over de invoerrubrieken vindt u in het helpscherm; • Klik op de knop Toevoegen om de volgende grootboekrekening toe te voegen of anders op de knop Sluiten. 3.3.9 Dagboeken Voordat u kunt boeken moet u ook de nodige dagboeken aanmaken, bijvoorbeeld: • Beginbalans (dagboeksoort Begin); • Inkoopboek (dagboeksoort Inkopen/crediteuren); • Verkoopboek (dagboeksoort Verkopen/debiteuren); • Kasboek (dagboeksoort Kas); • Bankboek (dagboeksoort Bank); • Memoriaal (dagboeksoort Algemeen) voor de overige boekingen.

Nieuwe administratie opzetten pagina 41 Dit is slechts een voorbeeld: u zult wellicht meer dagboeken nodig hebben, of juist minder. Houd er rekening mee dat een dagboek waarin geboekt is, niet meer verwijderd kan worden. • Kies in hoofdmenu Stamgegevens voor programma Dagboeken; • Klik op de knop Toevoegen; • Vul de dagboekgegevens in; raadpleeg eventueel het helpscherm; • De tegenrekening en de betalingsverschillenrekening kunt u zonodig direct aanmaken door, als u in het betreffende invoerveld staat, op de info-knop te klikken:

Tip: Bij het afsluiten van de journaalpost wordt een eventueel saldo automatisch op de tegen­rekening van het dagboek geboekt. Dus als u bij de bankboeken en het kasboek de bank- en kasrekening als tegenrekening invult, hoeft u de tegenboeking op de bank- en kasrekening niet zelf te maken!

pagina 42 Nieuwe administratie opzetten • Klik op Toevoegen om nog een dagboek toe te voegen, of anders op de knop Sluiten. Voer ten slotte de beginbalans in zoals hierna wordt beschreven, en uw administratie is klaar voor gebruik!

3.4

INVOEREN BEGINBALANS

Tot slot moet de beginbalans in de nieuwe administratie worden ingevoerd. De beginbalans voert u als volgt in: • Kies in hoofdmenu Financieel voor Invoeren definitieve journaalposten of voor Invoeren voorlopige journaalposten. Als u de ingevoerde boekingen achteraf nog wilt kunnen wijzigen of verwijderen, moet u kiezen voor voorlopige journaalposten, anders voor definitieve journaal­posten. Nadat u uw keuze gemaakt hebt, krijgt u het zoekvenster met de dagboeken op het scherm; • Wijs daarin het beginbalans-dagboek aan (dus een dagboek van de soort Beginbalans) en klik op de knop Selecteren; • Vul de journaalpostgegevens in, bijvoorbeeld: • boekdatum: de eerste datum van het huidige boekjaar, • stuknummer: 1, • omschrijving boekstuk: Beginsaldo 2013; • Vul de journaalregelgegevens in: • volgnummer: default-waarde overnemen, • rekening: de grootboekrekening, • bedrag in valuta: het beginsaldo. Let op: bij debiteuren en crediteuren moet u de openstaande posten per factuur boeken in verband met de aflettering bij betaling: in dat geval moet u dus ook de rubrieken Factuur/referentie, Factuurdatum, Vervaldatum en Betalings­ kenmerk invullen! • debet/credit: afhankelijk van de grootboekrekening. Meer informatie over de journaalregelgegevens vindt u in het helpscherm; • Klik op de knop Toevoegen rechts op het venster om een nieuwe journaalregel aan te maken. Elke grootboekrekening of openstaande post neemt u op in een aparte journaalregel; • Als de gehele beginbalans is ingevoerd, kunt u de journaalpost afsluiten door te klikken op de knop Sluiten en de vraag ‘Dagboek afsluiten?’ met Ja te beantwoorden. De beginbalans voor de volgende boekjaren wordt automatisch aangemaakt als u met programma Diversen > Afsluiten boekjaar het boekjaar afsluit (zie bladzijde 65-68).

Boekhouden pagina 43

Hoofdstuk 4 BOEKHOUDEN 4.1

INVOEREN JOURNAALPOSTEN

Voordat het invoeren van journaalposten wordt besproken, komen in deze paragraaf enkele mogelijkheden aan de orde waarmee het boeken versneld kan worden. Dat zijn het instellen van de juiste defaults, het instellen van de default-BTW-boeking en het instellen van automatische tegenboekingen. 4.1.1 Instellen van defaults Van de meeste invoerrubrieken die bij het boeken worden gebruikt kunt u zelf de default-waarde vaststellen. Dit kunt u instellen per dagboek: • Kies in hoofdmenu Stamgegevens voor programma Dagboeken. U krijgt dan het zoekvenster met de dagboeken op het scherm; • Wijs het dagboek aan en klik op de knop Wijzigen. U komt dan in het mutatievenster Dagboekgegevens;

• Vervolgens kunt u de Instellingen en de Defaults waar nodig aanpassen. Informatie hierover vindt u in het helpscherm.

pagina 44 Boekhouden 4.1.2 Instellen van de BTW-boeking Per BTW-code kunt u instellen of het in te voeren bedrag exclusief BTW is, zodat het programma de BTW erbij moet optellen (dus € 100 + € 21 BTW), of dat dit het bedrag inclusief BTW is, waar het programma de BTW uit kan halen (dus € 121,00, waarvan € 21,00 BTW). Dan hoeft u hierover bij het boeken niet meer na te denken, al is deze instelling tijdens het invoeren van de boekingen uiteraard nog wel te veranderen. • Kies in hoofdmenu Stamgegevens voor programma BTW-codes; • Wijs in het zoekvenster de BTW-code aan en klik op Wijzigen; • Geef in de rubriek Incl./Excl. BTW aan of het BTW-basisbedrag bij deze BTW-code inclusief of exclusief BTW is. Meer informatie vindt u in het helpscherm. 4.1.3 Instellen van een automatische tegenboeking Automatisch tegenboeken houdt in dat als u op een bepaalde groot­boek­ rekening boekt, Queen automatisch een tegenboeking maakt op een andere grootboekrekening. U kunt Queen bijvoorbeeld zo instellen, dat als u de factuur van het schoonmaakbedrijf boekt, Queen automatisch de tegen­boeking maakt op de rekening Schoonmaakkosten. Uitgaande van dit voor­beeld stelt u één en ander als volgt in: • Kies in hoofdmenu Stamgegevens voor programma Grootboekr­ ekeningen. U komt dan in het zoekvenster met de rekeningen; • Ga naar de crediteurrekening van het schoonmaakbedrijf en klik op de knop Wijzigen. U krijgt nu het mutatievenster met de gegevens van die rekening op het scherm; • Vul in invoerrubriek Tegenrekening op de tabkaart Instellingen het nummer van de grootboekrekening Schoonmaakkosten in:

• Verlaat het mutatievenster door op de knop Sluiten te klikken; • Verlaat ook het zoekvenster door op de knop Sluiten te klikken; • Kies in hoofdmenu Stamgegevens voor programma Dagboeken. Per dagboek moet u namelijk instellen in hoeverre Queen automatisch op de

Boekhouden pagina 45 tegenrekening moet boeken. U komt nu in het zoekvenster met de dagboeken; • Ga naar het dagboek waarin u de facturen van het schoonmaakbedrijf boekt (dit zal het inkoopboek zijn) en klik op de knop Wijzigen. U krijgt nu het mutatievenster met de gegevens van dat dagboek op het scherm; • Kies op de tabkaart Instellingen bij invoerrubriek Boeken op default-tegenrek. van grootboekrek. de juiste waarde, bijvoorbeeld Boeking maken, wacht op uw bevestiging. Raadpleeg de help voor meer informatie; • Zet in de volgende invoerrubriek, Boeken op default-tegenrekening bij rekeningsoort, een vinkje bij rekeningsoort Crediteur (het schoon­maak­ bedrijf is immers een crediteur) door op het selectievakje te klikken. Andere rekeningsoorten kunt u eventueel ook selecteren:

• Verlaat het venster door op de knop Sluiten te klikken. Als u nu boekt op de crediteurrekening van het schoonmaakbedrijf, maakt Queen automatisch een tegenboeking op de rekening Schoonmaakkosten. 4.1.4 Invoeren journaalposten Kies in hoofdmenu Financieel voor Invoeren definitieve journaalposten of voor Invoeren voorlopige journaalposten. Als u de ingevoerde boekingen achteraf nog wilt kunnen wijzigen of verwijderen, moet u kiezen voor voorlopige journaalposten, anders voor definitieve. Zowel de definitieve als de voorlopige journaalposten worden opgenomen in de financiële administratie.

pagina 46 Boekhouden Nadat u uw keuze gemaakt hebt, krijgt u het zoekvenster met de dagboeken op het scherm. Wijs daarin het dagboek aan waarin de journaalposten gemaakt moeten worden en klik op de knop Selecteren. Journaalpostgegevens Vervolgens legt u de gegevens van de journaalpost vast: de boekdatum, het boekstuknummer en de omschrijving van de journaalpost:

De default-waarde van deze velden kunt u instellen in programma Dagboeken (zie bladzijde 43). U kunt hierbij gebruik maken van extra menupunten in het menu onder de rechtermuisknop. Dit menu is ook op te vragen met de toetscombinatie Shift+F10. Journaalregelgegevens Elke journaalpost bestaat uit twee of meer journaalregels. U voert hier o.a. de grootboekrekening in waarop geboekt moet worden en het te boeken bedrag (in elke willekeurige valuta). Enkele voorbeelden vindt u op bladzijde 47 en volgende. Bij het invoeren van journaalregels kunt u gebruik maken van extra menupunten in het menu onder de rechtermuisknop. Boeken van BTW, betalingsverschillen en koersverschillen Bij de journaalregel voert u ook de bijbehorende boeking op de hulprekening in, dus de boeking van de BTW, een koersverschil of een betalingsverschil. Belangrijk: alleen als u de BTW op de hulprekening boekt, kan Queen de BTWaangifte correct voor u uitrekenen! Bovendien krijgt u zo een overzichtelijker journaal, doordat het bedrag van de hulprekening op de dezelfde regel wordt afgedrukt als de boeking op de ‘hoofdrekening’. Enkele voorbeelden vindt u op bladzijde 47 en volgende. Naar een nieuwe journaalregel Om binnen de huidige journaalpost een nieuwe journaalregel in te voeren klikt u op de knop Akkoord, op Toevoegen of op Tussenvoegen midden op het venster.

Boekhouden pagina 47 Naar een nieuwe journaalpost Om een nieuwe journaalpost in te voeren klikt u op de knop Nieuw boekstuk op het middelste gedeelte van het venster, of op Toevoegen / Tussen­voegen bovenaan op het venster: De journaalpost waar u mee bezig was, wordt dan automatisch afgesloten; is de journaalpost niet in evenwicht, dan wordt ‑ als dat bij het dagboek zo is ingesteld (zie bladzijde 43) ‑ het saldo geboekt op de tegenrekening van het dagboek. Naar een ander dagboek Kies in het venstermenu Muteren voor Ander dagboek.... Queen sluit dan de journaalpost en de boekingsgang waar u op dat moment mee bezig bent af en maakt automatisch een nieuwe boekingsgang aan (het nummer van de boekingsgang wordt weergegeven in de titelbalk van het venster). Over­stappen op een ander dagboek is niet mogelijk als u een voorlopige boekings­gang achteraf wijzigt. Stoppen met invoeren boekingen Om de invoer te beëindigen klikt u op de knop Sluiten onderaan op het venster. De vraag ‘Dagboek afsluiten?’ beantwoordt u met Ja. De journaal­post en de boekingsgang waar u mee bezig was, worden dan automatisch ook afgesloten. 4.1.5 Voorbeeldboekingen Speciaal voor minder geroutineerde boekhouders volgen hier enkele vaak voorkomende boekingen en de manier waarop die het beste in Queen kunnen worden ingevoerd: 1. Inkoopfactuur Een factuur van de KPN van de telefoonkosten over januari 2013. Het totale factuurbedrag is € 497,72 inclusief BTW. Deze factuur boekt u als volgt: • Als dagboek kiest u het Inkoopboek; • Boekdatum is de factuurdatum, het stuknummer wordt door Queen ingevuld, de omschrijving is bijv. ‘Telefoonkosten 2013/01’; • Bij de eerste journaalregel kiest u bij Rekeningnummer de groot­boek­ rekening van de leverancier (dus de KPN), bij Fact/Ref.nr. vult u het factuur­nummer in, bij Factuurdatum de factuurdatum en bij Bedrag het totale factuurbedrag (dus inclusief BTW). Queen berekent de vervaldatum van de factuur op basis van de betalingsconditie van de leverancier;

pagina 48 Boekhouden • Queen selecteert zelf de BTW-code die bij de leverancier hoort. Is bij de leverancier geen BTW-code ingevuld, dan kiest u bij Hulprekening voor BTW-rekening en selecteert u zelf de juiste BTW-code; • In het invoerveld Bedrag klikt u met de rechtermuisknop om het muis­ menu op te vragen. In het muismenu kiest u voor Bedrag eruit halen (of F6). Het factuurbedrag is namelijk inclusief BTW. Bij een factuur­bedrag exclusief BTW had u voor BTW erbij tellen (of F7) moeten kiezen;

• Klik op de knop Akkoord op het middelste gedeelte van het venster om deze journaalregel op te slaan en een nieuwe regel toe te voegen; • Bij de nieuwe journaalregel kiest u bij Rekeningnummer de grootboek­ rekening Telefoonkosten (bij een inkoopfactuur voor goederen selecteert u de betreffende voorraadrekening); • Bij Bedrag vult u het factuurbedrag in exclusief BTW. Het BTW-bedrag hoort namelijk niet bij uw telefoonkosten.

De journaalpost is nu in evenwicht, want het debet- en het creditbedrag van deze journaalpost zijn gelijk: Rekening Telefoonkosten BTW Aan crediteur

Debet

Credit

€ 396,46 € 83,26 € 479,72

Boekhouden pagina 49 • U kunt nu een volgende journaalpost invoeren door op de knop Nieuw boekstuk te klikken, of het dagboek afsluiten met de knop Sluiten. 2. Verkoopfactuur Uw computerhandel levert aan uw klant Jansen & De Groot drie computers. De verkoopprijs is € 2.750 per stuk (excl. BTW). Inclusief BTW is het factuurbedrag dus € 9.982,50. Dat boekt u als volgt: • Als dagboek kiest u het Verkoopboek; • De boekdatum is de factuurdatum, het stuknummer wordt door Queen ingevuld, de omschrijving is bijv. ‘Levering aan Jansen & De Groot’; • Bij de eerste journaalregel kiest u bij Rekeningnummer de grootboek­ rekening van de klant (dus van Jansen & De Groot), bij Fact/Ref.nr. vult u het factuurnummer in, bij Factuurdatum de factuurdatum en bij Bedrag het factuurbedrag. Queen berekent de vervaldatum van de factuur op basis van de betalingsconditie van de klant; • Bij Hulprekening kiest u voor BTW-rekening en selecteert u de BTW-code die bij de klant hoort; • In het invoerveld Bedrag klikt u met de rechtermuisknop om het muis­ menu op te vragen. In het muismenu kiest u voor Bedrag eruit halen. Het factuurbedrag is namelijk inclusief BTW. Bij een factuur­bedrag exclusief BTW had u voor BTW erbij tellen moeten kiezen;

• Klik op de knop Akkoord op het middelste gedeelte van het venster om deze journaalregel op te slaan en een nieuwe regel toe te voegen; • Bij de nieuwe journaalregel kiest u bij Rekeningnummer de juiste opbrengsten­rekening, in dit voorbeeld ‘Opbrengst computers’; • Bij Bedrag vult u het factuurbedrag in exclusief BTW. Het BTW-bedrag hoort namelijk niet bij uw opbrengst. De journaalpost is nu in evenwicht, want het debet- en het creditbedrag van deze journaalpost zijn gelijk:

pagina 50 Boekhouden Rekening Debiteur Aan BTW Aan opbrengst computers

Debet

Credit

€ 9.982,50 € 1.732,50 € 8.250,00

• Let op: als u de financiële waarde van uw handelsvoorraad computers wilt bijhouden, is de journaalpost nog niet klaar! De waarde van de voorraad computers neemt namelijk af met drie computers. De kostprijs van deze computers is € 2.250 per stuk. • U klikt dus op de knop Toevoegen op het middelste deel van het venster; • Bij de derde journaalregel selecteert u de juiste kostenrekening, in dit geval ‘Kostprijs computers’. U boekt debet op deze rekening. Bij Bedrag vult u 3 x € 2.250 = € 6.750 in. Klik weer op de knop Akkoord om deze regel tegen te boeken; • Bij de vierde regel selecteert u de juiste voorraadrekening, in dit geval dus ‘Voorraad computers’. Uw voorraad neemt af, dus u boekt credit hierop. Ook hier vult u bij Bedrag € 6.750 in. De journaalpost is nu (weer) in evenwicht en u kunt de volgende journaalpost invoeren door op de knop Nieuw boekstuk te klikken, of het dagboek afsluiten met de knop Sluiten. Het verschil tussen uw opbrengst (€ 8.250) en uw kostprijs (€ 6.750) is uw brutowinst. Rekening Kostprijs computers Aan Voorraad computers

Debet

Credit

€ 6.750,00 € 6.750,00

3. Kasmutatie Tip: alle uitgegeven bedragen boekt u debet, en alle binnengekomen bedragen boekt u credit op de betreffende rekening. Op de kasrekening worden de uitgaven dan credit geboekt en de inkomsten debet. Op 9 september zijn postzegels gekocht ter waarde van € 50. Op 10 september is € 500 gestort bij de bank. Deze twee kasmutaties boekt u als volgt: • Als dagboek kiest u het Kasboek; • Als boekdatum kunt u de datum van de kasmutatie gebruiken. U krijgt dan per mutatiedatum een journaalpost. Het is natuurlijk ook mogelijk om alle kasmutaties van bijvoorbeeld een week in één journaalpost onder te brengen; • Het stuknummer wordt door Queen ingevuld, de omschrijving is bijv. ‘Kasmutatie september 10'; • Bij Rekening selecteert u de kostenrekening voor de postzegels, bij­voor­ beeld Portokosten;

Boekhouden pagina 51 • U boekt hierop debet (want u hebt het bedrag uitgegeven). Bij Bedrag vult u de € 50 in. Tip: als u de kasrekening gebruikt als tegenrekening van het dagboek Kas, dan kunt u de journaalpost nu afsluiten door op de knop Nieuw boekstuk te klikken! Want Queen boekt het jour­naal­ postsaldo altijd op de tegenrekening van het dagboek. De tegen­boeking op de kasrekening kunt u dus door Queen laten maken: Rekening Portokosten Aan Kasrekening

Debet

Credit

€ 50,00 € 50,00

• Is de kasrekening niet de tegenrekening van het Kasboek, dan zult u de tweede journaalregel handmatig moeten boeken door op de knop Akkoord te klikken, bij Rekening de kasrekening te selecteren en bij Bedrag € 50 in te vullen. Een uitgave boekt u credit op de kasrekening; • Op dezelfde manier boekt u ook de storting van € 500. U maakt daar­voor een nieuwe journaalpost aan met als boekdatum 10 september 2012. Het gaat om een uitgave, dus u boekt debet op de groot­boekrekening (in dit geval de kruispostenrekening): Rekening Kruisposten Aan Kasrekening

Debet

Credit

€ 500,00 € 500,00

4. Bankafschrift U ontvangt een rekeningafschrift van de bank. Uw klant Jansen & De Groot heeft de factuur betaald. Deze betaling boekt u als volgt: • Als dagboek kiest u het Bankboek; • De boekdatum is de afschriftdatum. Als stuknummer kunt u het afschrift­ nummer gebruiken; • Bij Rekening selecteert u de rekening van de klant, in dit geval van Jansen & De Groot; • Bij Fact./Ref.nr. opent u het venster met de openstaande posten van Jansen & De Groot geopend door in dat veld op de info-knop te klikken. Bij de betaalde post(en) klikt u op het vakje in de kolom Boeken. Let op: heeft uw klant niet de volledige openstaande post betaald maar een deelbetaling gedaan, dan moet u in de kolom Te boeken het betaalde bedrag invullen:

pagina 52 Boekhouden

• Op de vraag ‘Verschil als betalingsverschil afboeken?’ antwoordt u Nee. De post blijft dan voor het resterende bedrag open staan; • Vervolgens klikt u op de knop Boeken onderaan op het openstaandepostenvenster. Queen maakt dan de journaalregel voor u af. Tip: als u de bankrekening gebruikt als tegenrekening van het dagboek Bank, dan kunt u de journaalpost nu afsluiten! Want Queen boekt het journaal­post­saldo altijd op de tegenrekening van het dagboek. De tegenboeking op de bankrekening kunt u dus door Queen laten maken; • Is de bankrekening niet de tegenrekening van het Bankboek, dan zult u de tweede journaalregel handmatig moeten boeken door op de knop Akkoord te klikken, bij Rekening de bankrekening te selecteren en bij Bedrag het bijgeboekte bedrag in te vullen. De boekzijde is debet, want het bedrag is op uw bankrekening bijgeschreven: Rekening Bankrekening Aan Jansen & De Groot

Debet

Credit

€ 5.750,00 € 5.750,00

5. Creditnota Een creditnota boekt u precies hetzelfde als een gewone inkoopfactuur of verkoopfactuur. Zie voorbeeld 1 en 2. Alleen boekt u negatieve bedragen in plaats van positieve. Let op: boek dus in plaats van debet geen credit, maar debet min! U kunt dus het beste de creditnota invoeren alsof het een gewone

Boekhouden pagina 53 factuur betrof, alleen klikt u na het invoeren van de journaalregel op de knop Wissel +/- om de bedragen van teken te laten wisselen:

4.1.6 Corrigeren van journaalposten De manier waarop u een journaalpost kunt corrigeren, is afhankelijk van de ‘status’ van de boekingsgang waar die journaalpost in staat: 1. de boekingsgang is nog niet afgesloten • Met andere woorden: u bent nog bezig met het invoeren van boekingen en u wilt een journaalpost aanpassen die u zojuist gemaakt hebt: • Selecteer in de tabel bovenaan de juiste journaalpost; • U kunt nu de journaalpost aanpassen. • Als de gezochte boeking niet in de huidige boekingsgang voorkomt, moet u één van de twee volgende methodes gebruiken: 2. de boekingsgang is afgesloten maar de boekingsgang is nog niet ‘verwerkt’ (definitief): • Kies in hoofdmenu Financieel voor programma Voorlopige boekings­ gangen; • Ga naar de juiste boekingsgang en klik op de knop Wijzigen; • Selecteer in de tabel bovenaan de juiste journaalpost; • U kunt nu de journaalpost aanpassen. Klik na elke journaalregel op Akkoord om de regel op te slaan; 3. de boekingsgang is afgesloten en de boekingsgang is definitief • U kunt de journaalpostgegevens dan niet meer wijzigen en u moet met programma Invoeren voorlopige/definitieve journaalposten de journaal­post eerst tegenboeken en vervolgens de juiste journaalpost invoeren. Dit programma kunt u vinden in hoofdmenu Financieel.

pagina 54 Boekhouden

4.2

FINANCIËLE OVERZICHTEN

4.2.1 Journaal In het journaal staan alle journaalregels. De definitieve journaalregels zijn in het journaal opgenomen in volgorde van regelnummer. Deze regel­nummering is op volgorde van verwerking van de boekingsgangen. De programma’s Info journaal verkort/uitgebreid kunt u vinden in hoofdmenu Financieel onder Info mutaties.

4.2.2 Boekingsgangen De voorlopige boekingsgangen kunt u inzien met programma Voorlopige boe­ kingsgangen (in hoofdmenu Financieel) en afdrukken met Afdrukken boekingsgan­ gen (in hoofdmenu Financieel onder Afdrukken mutaties). 4.2.3 Dagboek De ingevoerde boekingen kunt u per dagboek en per stuknummer inzien met programma Info dagboekmutaties. Dit programma kunt u vinden in hoofdmenu Financieel onder Info mutaties. Eerst moet u het dagboek selecteren. Als u de boekingen niet per stuknummer wilt zien, moet u in menupunt Weergeven kiezen voor Alle journaalregels.

Boekhouden pagina 55 4.2.4 Grootboek Met programma Info grootboekmutaties krijgt u de boekingen per grootboekrekening te zien. Met de knop Vorig boekjaar krijgt u de mutaties van het vorige boekjaar op het scherm. Dit programma is te vinden in hoofdmenu Financieel onder Info mutaties. 4.2.5 Balans Het afdrukken van de balans kan in Queen met het programma Afdrukken ba­ lans in hoofdmenu Financieel. U kunt daarmee een proefbalans, saldibalans of kolommenbalans afdrukken in volgorde van grootboekrekeningnummer. De rubrieken, paragrafen en subparagrafen van de balans kunt u instellen met programma Balanscodes in hoofdmenu Stamgegevens:

De debiteuren en crediteuren kunt u gesaldeerd op de balans afdrukken door bij de betreffende paragraaf het vakje Verdichten te selecteren:

pagina 56 Boekhouden

4.3

AANGIFTE OMZETBELASTING

4.3.1 Elektronische aangifte Elke ondernemer moet elektronisch Aangifte Omzetbelasting doen bij de Belastingdienst. Queen-gebruikers kunnen op drie verschillende manieren aangifte doen: 1. U maakt de aangifte in Queen maar voert de bedragen handmatig in op de website van de Belastingdienst. Elke ondernemer krijgt van de Belastingdienst een gebruikersnaam en wachtwoord, waarmee hij of zij tot deze website toegang krijgt; 2. U maakt en verstuurt de aangifte met Queen. U hebt dan een mailbox (gebruikersnaam) met bijbehorend wachtwoord nodig, die u tijdig moet aanvragen bij de Belastingdienst. De verzending kan op twee manieren: 1. via internet; 2. via modem, u hebt dan ook een inbelnummer met bijbehorend wachtwoord nodig, die u tijdig moet aanvragen bij de Belastingdienst. De elektronische handtekening kunt u op drie manieren plaatsen: met uw PIN-code, met behulp van een BAPI-certificaat of via Digipoort; 3. U besteedt de aangifte uit aan uw accountant of boekhouder (‘intermediair’). De intermediair heeft een certificaat nodig om de aangifte elektronisch te ondertekenen. 4.3.2 Aandachtspunten Maakt u de aangifte met Queen, houdt u dan rekening met het volgende: • Queen kan de BTW alleen dan goed berekenen, als u de BTW altijd boekt via de hulprekening (dus niet direct op de BTW-rekening boekt). Zie bladzijde 48 voor een voorbeeld; • Voor een correcte berekening van de omzetbelasting moet u in programma BTW-codes aangeven welke BTW-code bij welke rubriek op het aangifteformulier hoort (zie bladzijde 37-38). 4.3.3 Stappenplan Doet u aangifte OB direct vanuit Queen, volgt u dan onderstaande procedure:

Boekhouden pagina 57 1 PIN-code, BAPI-certificaat of Digipoort? Bepaal of u de aangifte wilt ondertekenen met uw PIN-code, met een BAPIcertificaat of via Digipoort. Bent u intermediair, dan kunt u het beste met een certificaat werken. Aan het gebruik van een certificaat zijn kosten verbonden. Belangrijk: de Belastingdienst heeft eind 2011 aangegeven dat het binnen afzienbare tijd niet meer mogelijk zal zijn om de aangifte met de PIN-code te ondertekenen! 2 Aanmelden PIN-code of aanvragen certificaat Kiest u voor ondertekening met uw PIN-code, dan dient u deze PIN-code aan te melden bij de Belastingdienst. Dat kan met het formulier Opgaaf elektronische handtekening. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de Belastingdienst. Kiest u voor ondertekening met een BAPI-certificaat, vraagt u het certificaat dan tijdig aan bij KPN; dit kan met Queen-programma Financieel > Aangiften > BAPI-certificaten. Raadpleeg de Queen-Help voor meer informatie over het aanvragen van een certificaat. Om de aangifte aan te leveren via Digipoort hebt u ook een certificaat nodig: het PKI-overheid services certificaat. Raadpleeg voor meer informatie de Queen-website; 3 Aanvragen mailbox/account Hebt u uw PIN-code aangemeld of uw certificaat ontvangen, dan kunt u via Queen een mailbox/account bij de Belastingdienst aanvragen. Dat doet u via Queen-programma Financieel > Aangiften > Vaste gegevens elektronische aan­ giften, tabkaart Administratie, knop Aanvragen mailbox/account. U kunt dan de gegevens invullen en afsluiten met de knop Afdrukken. Als het afgedrukte formulier in orde is, kunt u het ondertekenen en verzenden naar het op het formulier vermelde adres. Deze stap is niet van toepassing als u aangifte doet via Digipoort 4 Invullen Vaste gegevens elektronische aangiften Hebt u uw mailbox/account van de Belastingdienst ontvangen, dan kunt u de Vaste gegevens elektronische aangiften volledig invullen. Maak hierbij gebruik van de Queen-Help. Doet u de aangifte doet via Digipoort, dan hoeft u geen mailbox/account aan te vragen bij de Belastingdienst. Als u het PKI-overheid services certificaat hebt ontvangen, kunt u de Vaste gegevens elektronische aangiften volledig invullen. Kies op de tabkaart Administratie bij Aanlevermethode voor via DigipoortSOAP.

pagina 58 Boekhouden 5 Opstellen en verzenden van de aangifte Nu kunt u de aangifte OB opstellen met programma Financieel > Aangiften > Aangifte omzetbelasting. Klik op de knop Toevoegen. Vul het aangifte­jaar, het aangiftetijdvak en het BTW-nummer in.

Op de tabkaart Aangiftebedragen kunt u de eigenlijke aangifte opstellen. Links op het venster staan de rubrieken van het aangifteformulier:

Het opstellen van uw aangifte bestaat uit de volgende drie stappen: Stap 1: berekenen van de omzet Eerst laat u Queen de omzetbedragen berekenen op basis van de cijfers in de Queen-administratie. De volgende instellingen zijn hierbij van belang: • Weergeven, hier geeft u aan op basis van welke boekingsgangen Queen de omzet moet berekenen: alleen definitieve, alleen voorlopige, of definitieve én voorlopige boekingsgangen. Voor een juiste berekening van de correcties is het belangrijk dat u bij elke aangifte dezelfde basis gebruikt; • Inclusief correcties over vorige tijdvakken, selecteer dit vakje om correcties uit vorige tijdvakken in de aangifte te verwerken. Queen vergelijkt de bedragen in de vorige aangiften met de bedragen in de Queen-administratie. Let op: • Er wordt alleen gekeken naar vorige tijdvakken in het huidige boekjaar;

Boekhouden pagina 59 • Als u dit vakje selecteert, zorgt u er dan voor dat er van álle vorige tijdvakken in het huidige boekjaar een aangifte is. Hebt u van één of meer vorige tijdvakken de aangifte niet via Queen gemaakt en verzonden, dan maakt u de aangifte(n) voor die tijdvakken alsnog aan (zonder die naar de Belastingdienst te verzenden), zodat Queen de eventuele correcties kan berekenen; • Correcties kunnen ook ontstaan doordat in de aangifte alle bedragen naar beneden op hele euro’s worden afgerond (in dat geval gaat het om kleine verschillen); • Queen berekent de omzetbelasting op basis van definitieve en/of voorlopige boekingsgangen, afhankelijk van wat u bij Weergeven hebt gekozen. Maar de bedragen in de vorige aangifte(n) kunnen een andere basis hebben! Stel dat u de vorige aangifte(n) hebt aangemaakt op basis van definitieve boekingsgangen, en nu bij Weergeven kiest voor Voorlopige gegevens. Dan vergelijkt u eigenlijk ‘appels met peren’ en zijn de correcties niet goed te berekenen. De berekende bedragen worden weergegeven in de kolom Volgens administratie; links de omzet en rechts de daarover verschuldigde omzetbelasting. Tip: wilt u controleren hoe de OB-bedragen worden berekend? Druk dan layout Totalen per dagboek met rubrieken OB van programma Financieel > Aan­ giften > Omzeto ­ verzicht naar BTW-rekening af. Op deze afdruk wordt per BTWrekening ook de bijbehorende rubriek, BTW-bedrag en BTW-percentage van de BTW-aangifte afgedrukt. Stap 2: aanpassen van de berekende bedragen In de kolom Aangifte kunt u vervolgens de uiteindelijke aangifte opstellen. U kunt zelf overal de juiste bedragen invoeren, maar met de knop Overnemen naar aangifte worden de berekende bedragen uit de kolom Volgens administratie overgenomen naar de kolom Aangifte: De overgenomen gegevens kunt u vervolgens zelf nog wijzigen; raadpleeg hierbij de Toelichting van de Belastingdienst. Helemaal rechts ziet u een kolom Perc. Daarin wordt ter controle het percentage aangegeven van de door u ingevulde omzetbelasting, vergeleken met de door u ingevulde omzet. Door afrondingsverschillen kunnen hier kleine afwijkingen ontstaan, bijvoorbeeld 20,99% in plaats van 21%. Dat is geen probleem. Grote afwijkingen zijn een signaal dat de cijfers niet kloppen!

pagina 60 Boekhouden Stap 3: ondertekenen en verzenden naar de Belastingdienst Als de cijfers in de kolom Aangifte correct zijn, dan kunt u de aangifte naar de Belastingdienst versturen, door op de knop Verzenden te klikken. Hebt u in de Vaste gegevens gekozen voor ondertekening via de PIN-code maar is die PIN-code daar niet ingevuld, dan moet u uw PIN-code invullen. Gebruikt u een certificaat om uw aangifte te ondertekenen en hebt u het wachtwoord niet in Queen opgeslagen, dan moet u uw ‘wachtwoord digitale handtekening’ invullen. Vervolgens wordt de aangifte naar de Belastingdienst verzonden. Op de tabkaart Statusoverzicht kunt u zien of de verzending gelukt is. Controleer altijd met de knop Ontvangstbevestiging achteraf of de aangifte bij de Belastingdienst is aangekomen! Tip: hebt u problemen met de digitale aangifte, raadpleeg dan de website van Quadrant, www.quadrant.nl > Support > Helpdesk > Aangifte OB/ICP. Het is natuurlijk ook mogelijk om de aangifte af te drukken (met de knop Afdrukken) en vervolgens hand­matig in te voeren in de website van de Belastingdienst.

4.4

AUDIT-FILE

Met programma Diversen > Exporteren > Exporteren financiële gegevens > Expor­ teren audit-file naar XML kunt u een Audit-file aanmaken overeen­ komstig de ‘SRA Audit-file XML Standaard 2’. De SRA (Samenwerkende Registeraccountants en Accountants-administratie­consulenten) heeft deze standaard ontwikkeld in samenwerking met de Belastingdienst en enkele software-leveranciers, waaronder Quadrant. De Audit-file bestaat uit een header (met o.a. uw bedrijfsgegevens), het rekeningschema, uw debiteuren en crediteuren en het journaal. Raadpleeg bij het invoeren van de rubrieken eventueel de Help. Als alle gegevens correct zijn ingevuld, klikt u op de knop Aanmaken om de Audit-file aan te maken. De voortgang van het proces wordt in het venster weergegeven. Na afloop krijgt u de melding Aanmaken Audit-file voltooid.

Boekhouden pagina 61

4.5

TELEBANKIEREN

Met Queen kunt u de elektronische rekeningafschriften van de bank inlezen en verwerken. De volgende banken/formaten worden door Queen ondersteund: • ABN-AMRO: Swift MT940 • Girotel Zakelijk: ASCII-formaat • ING-bank: Mijn ING • ING-bank: Swift MT940 ING-bank • Rabobank: Rabobank formaat (=MUT.ASC) • Rabobank: Swift MT940 Extended • Swift MT 940 algemeen De procedure voor het verwerken van de bankafschriften is als volgt: 4.5.1 Gegevens bankrekening Van elke bankrekening waarvan u elektronische afschriften ontvangt, dus van de bankrekeningen van uw eigen organisatie, moet u eerst enkele gegevens vastleggen in programma Eigen bank­rekeningen: • Start programma ALGEMEEN > Algemene bestanden > Eigen bank­rekeningen; • Klik in het zoekvenster op de knop Toevoegen; • Vul in het mutatievenster het rekeningnummer in en de naam van de rekeninghouder; • Geef daarna aan in welke administratie en in welk bankboek of giroboek de mutaties op deze bankrekening geboekt moeten worden; • Daaronder ziet u een paneel met selectievakjes:

• Selecteert u bijvoorbeeld alleen de eerste keuze, dan wordt een post alleen afgeboekt als het betalingskenmerk uit het rekeningafschrift ook voorkomt bij de openstaande post. Selecteert u alle keuzes, dan zal Queen een post al afboeken als alleen het factuurnummer en het bedrag overeenkomen; • Het volgende selectievakje is Regels van rekeningafschrift verwerken met bevestiging. Als u nog niet zoveel ervaring hebt met telebankieren via Queen, dan kunt u het beste kiezen voor ‘met bevestiging’: Queen zal dan een mutatie pas verwerken als u akkoord hebt gegeven;

pagina 62 Boekhouden • Zijn de rekeninggegevens goed ingesteld, dan klikt u op Toevoegen om nog een bankrekening vast te leggen, en anders op Sluiten. 4.5.2 Vaste gegevens Telebankieren • Start programma Financieel > Telebankieren > Vaste gegevens tele­bankieren; • Wijs het bankformaat aan dat u gebruikt en klik op Wijzigen; • U kunt nu de default-bestandslocatie en -bestandsnaam invullen van het elektronische rekeningafschrift; • De andere rubrieken zijn defaults, die worden gebruikt bij het boeken van de mutaties. Als u de mutaties ‘met bevestiging’ boekt, kunt u deze defaults tijdens de verwerking altijd nog wijzigen; • Klik tweemaal op Sluiten om de Vaste gegevens te verlaten. 4.5.3 Inlezen van het rekeningafschrift Eerst moet u met uw bankpakket het rekeningafschrift op uw computer opslaan in een formaat dat in Queen kan worden ingelezen. Dat gebeurt geheel buiten Queen om. Vervolgens moet dat bestand in Queen worden geconverteerd naar één of meer tussenbestanden. Een rekeningafschrift kan namelijk boekingen van verschillende bankrekeningen bevatten. Per bankrekening wordt een apart tussen­ bestand gemaakt. Deze tussenbestanden worden in Queen ‘ERA-bestanden’ genoemd (van Elektronisch RekeningAfschrift). Deze conversie gaat als volgt: • Start programma Financieel > Telebankieren > Inlezen rekeninga­ fschriften; • Als de rubrieken juist zijn ingevuld (informatie hierover vindt u in het helpvenster), dan kunt u met Inlezen de conversie starten:

• Is het bestand niet (volledig) ingelezen, druk dan het verwerkingsverslag af; • Is het bestand volledig ingelezen, dan krijgt u de vraag of het rekeningafschrift van de bank kan worden verwijderd. Queen heeft het niet meer nodig, want alle informatie staat nu in het ERA-bestand; • U kunt nu het programma afsluiten met Sluiten.

Boekhouden pagina 63 4.5.4 Rekeningafschrift verwerken Via het bankrekeningnummer weet Queen welk ERA-bestand bij welke administratie hoort. Met programma Verwerken/inzien rekeningafschriften kan het ERA-bestand verwerkt worden in de financiële administratie: • Ga in hoofdmenu Financieel naar Telebankieren en kies dan programma Verwerken/inzien rekeningafschriften. U komt dan in het zoekvenster met de ERA-bestanden. Als u het ERA-bestand vooraf wilt inzien, moet u klikken op de knop Info regels; • Klik op de knop Verwerken om het ERA-bestand door te boeken. U komt dan in een venster dat uit drie onderdelen bestaat:

Bovenaan staat telkens één regel uit het ERA-bestand (dus één mutatie uit het rekeningafschrift), onder de streep ziet u de grootboekrekening en daaronder de openstaande posten. Voor meer informatie kunt u het helpsysteem raadplegen; • Bij elke mutatie probeert Queen eerst de bijbehorende debiteur/crediteur op te zoeken (op basis van het bankrekeningnummer of het grootboek­ rekeningnummer), en vervolgens de bijbehorende openstaande post (op basis van factuurnummer of openstaand bedrag). Als uw administratie ‘bij’ is, zal dat in de meeste gevallen wel lukken. Queen komt dan met een boekingsvoorstel (zie het helpvenster voor de mogelijkheden):

pagina 64 Boekhouden • Als dat voorstel in orde is, kunt u het met Akkoord bevestigen. De mutatie uit het rekeningafschrift is nu geboekt! Boekt u ‘zonder bevestiging’,

dan maakt én boekt Queen zoveel mogelijk zelf de journaalposten en krijgt u het boekingsvoorstel niet te zien; • Er zijn uiteraard ook gevallen waarin Queen de bijbehorende grootboek­ rekening of openstaande post niet kan vinden. U moet die dan zelf opzoeken. U hebt hierbij de volgende mogelijkheden: • Via de knop Zoeken... kunt u het programma laten zoeken naar een grootboekrekening (op bankrekening en op grootboek­rekening­ nummer) en/of naar een openstaande post (op factuurnummer en op openstaand bedrag); • U kunt natuurlijk ook zelf naar een grootboekrekening zoeken en/ of naar een openstaande post. Het zoekvenster met de grootboek­ rekeningen kunt u opvragen door naar het invoer­veld Rekening te gaan en dan op de info-knop te klikken. Het zoekvenster met de openstaande posten staat onderaan op het venster; • Hebt u een debiteur- of crediteurrekening geselecteerd, dan moet u ook nog één of meer openstaande posten selecteren (‘afletteren’, zie bladzijde 102-104). Wilt u een vooruitbetaling boeken, dan moet u eerst de juiste debiteur of crediteur selecteren en dan op Vooruitbetaling klikken. Het programma komt dan met een boekings­voorstel, dat u zelf eventueel nog kunt aanpassen.

Boekhouden pagina 65 • Als u ‘met bevestiging’ boekt, is het ook mogelijk om een mutatie niet te boeken. U moet dan met behulp van de bladerknoppen (helemaal bovenaan op het venster!) naar een volgende regel van het ERA-bestand gaan. Als u een mutatie nu niet boekt, kunt u die later altijd nog boeken (zolang u het ERA-bestand niet verwijdert). Nadat alle mutaties zijn verwerkt en u het programma met Sluiten verlaat, krijgt u de vraag of u het ERA-bestand wilt verwijderen. U kunt deze vraag in principe met Ja beantwoorden. De verwerkte mutaties zijn opgenomen in een voorlopige boekingsgang. Deze boekingsgang kunt u nu eventueel nog wijzigen en vervolgens verwerken (definitief maken).

4.6

AFSLUITEN BOEKJAAR

Als u na afloop van een boekjaar aan een nieuw boekjaar wilt beginnen, moet u het ‘oude’ boekjaar afsluiten. 4.6.1 Wat houdt de jaarafsluiting in? Als u met Queen een boekjaar afsluit, gebeurt het volgende: • U maakt een nieuw boekjaar aan; • Voor de overige balans‑, activa‑ en passivarekeningen waarvan het saldo niet nul is, wordt per rekening een journaalregel gemaakt met als bedrag het betreffende bedrag; • Als de rekening een debiteur of crediteur is, dan wordt voor elke open­ staande post van die debiteur/crediteur per factuurboeking een aparte boeking gemaakt met de omschrijving van de factuurboeking. Zijn er deelbetalingen op de open­staande post geboekt, dan wordt per deelbetaling een aparte boeking in het nieuwe jaar gemaakt;  • Op basis van het saldo van de resultaten‑, opbrengsten‑ en kosten­ rekeningen wordt het resultaat van het oude boekjaar bepaald. Dat resultaat wordt in één keer geboekt; • Uiteindelijk neemt Queen alle boekingsregels als journaalpost op in een voorlopige boekingsgang. Dit is de beginbalans van uw nieuwe boekjaar. Deze boekingsgang kunt u achteraf nog controleren, aanpassen en uiteindelijk verwerken (definitief maken). 4.6.2 Voorbereidingen • Zorg ervoor, dat al de voorlopige boekingsgangen die u in de begin­ balans wilt opnemen, zijn verwerkt (definitief gemaakt). De gegevens die

pagina 66 Boekhouden in voorlopige boekingsgangen staan, worden namelijk niet meegenomen naar het nieuwe boekjaar! • Maak een backup van het af te sluiten boekjaar en bewaar die (zie bladzijde 28-29); • Wij raden u aan via Algemeen > Administratie > Administratie kopiëren een kopie van de administratie te maken op de balansdatum (normaal gesproken 31 december) en deze kopie te bewaren voor uw accountant. U kunt dan altijd terugvallen op deze kopie om gegevens op te vragen zoals die per de balansdatum aanwezig waren. Als alle Queen-vensters gesloten zijn en u een backup hebt gemaakt, dan kunt u beginnen met de eigenlijke afsluiting van het boekjaar: 4.6.3 Programma Afsluiten boekjaar • Kies in hoofdmenu Diversen voor programma Afsluiten boekjaar. U krijgt dan eerst een venster met een waarschuwing:

• Nadat u die gelezen hebt, klikt u op de knop Doorgaan; • Als er nog voorlopige boekingsgangen zijn, krijgt u een melding. Voorlopige boekingsgangen worden namelijk niet meegenomen in de jaarafsluiting; • Het programma komt vervolgens met de vraag of er een backup is gemaakt. Als dat zo is, kunt u met Ja naar het volgende venster gaan; • U moet daarin een aantal gegevens invoeren: In het helpvenster vindt u daarover meer informatie;

Boekhouden pagina 67

• Wanneer de nodige gegevens zijn ingevoerd, klikt u op de knop Doorgaan om het afsluiten te starten; • Klik na afloop van de verwerking op de knop Doorgaan om naar het volgende (laatste) venster te gaan:

4.6.4 Afdrukken/Wijzigen/Verwerken van de boekingsgang De aangemaakte boekingsgang kunt u nu afdrukken, wijzigen en/of verwerken. U kunt dat nu gelijk doen (via de betreffende knoppen), maar ook later. Als de boekingsgang eenmaal is verwerkt, kunt u hem niet meer aanpassen. Controleer dus de boekingsgang voordat u hem verwerkt! Het verdient aanbeveling om nadat u de boekingsgang hebt gecontroleerd en eventueel aangepast, eerst een aparte backup van deze stand te maken (dus niet over een eerdere backup heen!) en daarna pas de boekingsgang te verwerken.

pagina 68 Boekhouden

4.6.5 Werken in twee boekjaren tegelijk Het is niet altijd mogelijk om het boekjaar af te sluiten op het moment dat u aan het nieuwe boekjaar wilt beginnen. De gehele administratie moet bijvoorbeeld nog gecontroleerd en gecorrigeerd worden door de accountant of boekhouder, of er kunnen nog facturen en bankafschriften binnen­komen die nog in het oude boekjaar geboekt moeten worden. Dit kan als volgt worden opgelost: 1. Sluit het ‘oude’ boekjaar af met programma Afsluiten boekjaar op het moment dat u aan het nieuwe boekjaar wilt beginnen. Er wordt dan een nieuw boekjaar aangemaakt met de journaalregels voor de beginbalans. Het oude boekjaar blijft hierbij ongewijzigd; 2. Maak de resterende boekingen in het oude boekjaar. De beginbalans van het nieuwe boekjaar sluit op dat moment niet meer aan op de cijfers van het vorige boekjaar! 3. Dit lost u op door in het nieuwe boekjaar programma Diversen > Aan­ sluiting met vorig boekjaar te starten. Als u het programma start, krijgt u eerst een venster met informatie;

Boekhouden pagina 69

4. Als u die gelezen hebt, klikt u op Doorgaan; 5. Queen komt dan met de vraag of u een backup hebt gemaakt. Als dat zo is, klikt u op Ja om naar het volgende venster te gaan; 6. In principe zijn bij alle invoervelden de juiste waarden al ingevuld, dus u hoeft alleen op de knop Doorgaan te klikken.

7. Na afloop van de verwerking krijgt u weer een venster met informatie op het scherm: 8. Nadat u die gelezen hebt, klikt u op de knop Doorgaan om naar het volgende (laatste) venster te gaan. U kunt daar de aangemaakte boekingsgang controleren en vervolgens verwerken.

pagina 70 Verkopen

Verkopen pagina 71

Hoofdstuk 5 VERKOPEN 5.1

WAT U VOORAF MOET VASTLEGGEN

5.1.1 Paragrafen De debiteuren- en crediteurenparagraaf hebt u al ingevuld bij het aanmaken van de administratie (zie bladzijde 39). Als u gaat factureren, moet u ook de paragrafen vastleggen voor de kosten en de opbrengsten van de verkopen en voor de voorraad, en wel als volgt:

• Kies in hoofdmenu Stamgegevens voor programma Paragrafen. U komt dan in het mutatievenster Paragrafen; • Klik op de knop Wijzigen; • Klik op de info-knop in het invoerveld. Het zoekvenster wordt geopend; • Klik op de knop Toevoegen om de opbrengstenparagraaf toe te voegen (als die nog niet bestaat, anders kunt u die selecteren); • Vul een nummer in (bijv. 80) en daarachter een omschrijving, en klik op de knop Sluiten. U komt weer terug in het zoekvenster; • Klik op Selecteren; u komt dan weer in programma Paragrafen; • Maak op deze manier ook de kostenparagraaf aan (bijv. nummer 81), de voorraadparagraaf (bijv. 31) en de paragraaf voor de verleende kortingen (bijv. 82); • Daarna klikt u op de knop Sluiten om het programma te verlaten.

pagina 72 Verkopen 5.1.2 Opbrengstgroepen Van elke gefactureerde orderregel maakt Queen een boeking van de kosten, opbrengsten en voorraden. Aan elk tarief is namelijk een opbrengstgroep gekoppeld, die aangeeft in welke financiële categorie het tarief is ondergebracht (bijv. Opbrengst computers, Opbrengst reparatie); en bij elke opbrengstgroep is weer aangegeven op welke groot­boekrekening de kosten, opbrengsten en voorraden van die opbrengst­groep geboekt moeten worden. De opbrengstgroepen maakt u als volgt aan: • Start programma Stamgegevens > Opbrengstgroepen; • Klik op de knop Toevoegen;

• Vul het nummer, de omschrijving en de soort (goederen of diensten) in; • Daaronder kunt u eventueel per paragraaf de bijbehorende grootboek­ rekening invoeren. Dit is niet verplicht; ontbrekende rekeningen worden door het programma namelijk automatisch aangemaakt zodra er een boeking in deze opbrengstgroep gemaakt wordt. Raadpleeg de help­tekst voor meer informatie; • Klik op de knop Toevoegen om nog een opbrengstgroep aan te maken, anders op de knop Sluiten. 5.1.3 Vaste gegevens orders/facturering Deze vaste gegevens hebben betrekking op het invoeren van orders en de facturering. Ze zijn dus heel belangrijk! Raadpleegt u de help waar nodig.

Verkopen pagina 73 • Selecteer in hoofdmenu Verkopen programma Vaste gegevens orders/factu­ rering; • Op de tabkaart Algemeen kunt u aangeven wanneer het programma een melding moet geven, hoe de orderregelkorting moet worden berekend (alleen te wijzigen als er geen openstaande orders zijn!), of de voorraad al moet worden gereserveerd voordat de order wordt goedgekeurd, en welke omschrijving voor de orderkortingregel moet worden gebruikt; • Klik op de tab Order-defaults; hierin kunt u de default vastleggen van de algemene ordergegevens, zoals de orderstatus, het ordernummer en de orderdatum;

• Klik op de tab Orderregels; hierin legt u de defaults vast van de orderregelgegevens: • Klik op de tab Facturering; in deze tabkaart legt u de instellingen vast inzake de facturering; • Klik op de tab Documenten. De gegevens in deze tabkaart zijn van belang bij het afdrukken van de orderdocumenten, dus de order­bevestiging, de proformanota, de factuur, de acceptgiro; • Klik op de tab Boekingen Facturering en vul hier de gegevens in die Queen nodig heeft om de facturering in de financiële administratie te verwerken; • Klik op de knop Sluiten om dit programma weer te verlaten.

pagina 74 Verkopen 5.1.4 Vaste gegevens tarieven Tarieven gebruikt u voor het factureren van (met name) diensten en overige kosten zoals transport en verzekeringen. Ook bij het invoeren van tarieven kunt u het beste eerst de bijbehorende vaste gegevens vastleggen: • Selecteer programma Stamgegevens > Tarieven > Vaste gegevens tarieven; • U kunt hier o.a. de defaults instellen, die gebruikt worden bij het invoeren van de tarieven. Informatie over de invoerrubrieken vindt u in het helpscherm; • Klik op de knop Sluiten om het programma af te sluiten. 5.1.5 Tarieven De tarieven voert u als volgt in: • Selecteer programma Stamgegevens > Tarieven > Tarieven; • Klik op de knop Toevoegen; • Vul de tariefcode, de zoekcode en de omschrijving in; • Klik op de tab Instellingen om de overige tariefgegevens in te voeren:

Verkopen pagina 75 • Klik op de tab Tekst op factuur om per taalcode een Tekst op factuur in te voeren. Met F9 kunt u de Omschrijving overnemen; • Klik op de knop Toevoegen om nog een tarief aan te maken, anders op de knop Sluiten. 5.1.6 Tekstblokken Standaardteksten die u vaak gebruikt, zoals “Vriendelijk dank voor uw bestelling”, kunt u opnemen in een ‘tekstblok’ zodat u ze maar éénmaal hoeft in te voeren. U hoeft dan alleen naar het betreffende tekstblok te verwijzen. Tekstblokken kunt u opnemen in de verkooporder. Standaard­teksten die u altijd gebruikt, kunt u het beste opnemen in de layouts zelf. Het vastleggen van de tekstblokken verloopt als volgt: • Selecteer in hoofdmenu Stamgegevens programma Tekstblokken; • Klik op de knop Toevoegen; • Vul de code en de omschrijving van het tekstblok in; • Vervolgens voert u per taalcode de betreffende tekst in; • Klik op de knop Toevoegen om nog een tekstblok in te voeren, anders op de knop Sluiten.

5.2

INSTELLEN LAYOUTS

In Queen is de layout van de etiketten en facturen vrij instelbaar. Het layoutprogramma van Queen biedt echter zóveel mogelijkheden, dat het niet raadzaam is om direct te beginnen met het opzetten van bijvoorbeeld een nieuwe factuur-layout. Vaak zult u kunnen volstaan met het aanpassen van één van de meegeleverde layouts. Dit hoofdstuk behandelt de basisprincipes van het layout-programma. Eerst wordt uitgelegd hoe u zelf een eenvoudige layout kunt maken. Daarna komt het aanpassen van een meer complexe layout aan bod. 5.2.1 Het instellen van een eenvoudige layout Als voorbeeld van een eenvoudige layout is hier voor het etiket gekozen. Er moet een etiket-layout gemaakt worden met daarop het adres en daaronder de bijbehorende KIX-code. U kunt dan het beste de volgende procedure volgen: • Selecteer het etiket-layout-programma. U kunt dat vinden in hoofdmenu Debiteuren > Afdrukken debiteuren > Instellen etiket-layout debiteuren. U krijgt dan een zoekvenster te zien met de beschikbare etiket-layouts;

pagina 76 Verkopen • Klik op de knop Toevoegen om een nieuwe layout aan te maken. U komt nu in het layout-programma (hierover later meer);

• Vul bovenaan op het scherm alvast de code en de omschrijving van uw etiket-layout in. Dan wordt uw layout bij het verlaten van dit venster voortaan opgeslagen;

• Vervolgens kunt u de pagina-instelling van het etikettenvel vastleggen. Dat doet u door in menu Bestand te kiezen voor Pagina-instelling. U komt dan in het venster Pagina-instelling;

Verkopen pagina 77 • Klik op de tab Papierformaat als in uw situatie de etiketten niet op een A4-vel zitten. U kunt daar dan het door u gebruikte papierformaat instellen; • Klik op de tab Papierinvoer als u voor de etiketten bijv. een afwijkende papierlade gebruikt; • Bevat uw etikettenpapier meerdere kolommen met etiketten, klik dan op de tab Opmaak. U kunt daar het aantal kolommen instellen. Via de rubrieken Kolombreedte en Kolomposities regelt u de linker en rechter marge en de tussenruimte tussen de kolommen; • Ten slotte klikt u op de tab Marges om de bovenmarge en eventueel de ondermarge in te stellen: • Klik op Akkoord om de Pagina-instelling af te sluiten; • Nu kunt u de tabkaart Instellen eens wat beter gaan bekijken. Onder de werkbalken ziet u enkele witte ‘blokken’ met een grijze onderrand. In die grijze rand staat de naam van het blok. Elk blok vertegenwoordigt een onderdeel van één bladzijde: bovenaan de Koptekst, dan het Details-blok en onderaan de Voettekst.

Belangrijk: de Koptekst en de Voettekst worden op elke bladzijde éénmaal afgedrukt. Het Details-blok daarentegen wordt, afhankelijk van de hoeveelheid gegevens, meermalen per bladzijde afgedrukt. Het Details-blok is derhalve alleen bestemd voor gegevens die ook meer­ malen moeten worden afgedrukt, zoals etiketten of de orderregels van een factuur. Als u vellen met 16 etiketten gebruikt, hoeft u dus niet 16 maal de etiket-layout vast te leggen. In het Details-blok stelt u de layout in van één etiket, en dat éne Details-blok wordt dan gewoon 16 keer per bladzijde afgedrukt. Het Details-blok moet u zien als één etiket, vandaar dat het Details-blok ook even breed is als één kolom; • Aangezien op een etikettenvel meestal alleen maar etiketten zitten, zullen bij etiketten de Koptekst en de Voettekst niet gauw worden gebruikt.

pagina 78 Verkopen Daarom dient u via menu Rapport de Koptekst en Voettekst uit te zetten door op deze menupunten te klikken; • Als u de bladzijde hebt ingesteld op meerdere kolommen, dan ziet u dat boven en onder het Details-blok nog een Kolom-koptekst en een Kolomvoettekst voorkomen:

Die hebt u alleen nodig, als u op elk etiket een koptekst en/of een voet­ tekst wilt afdrukken. Is dat bij u niet het geval, dan hoeft u niets te veranderen, want de hoogte van deze blokken is al 0; • Vervolgens moet u de hoogte van het Details-blok nog instellen. Die moet namelijk overeenkomen met de hoogte van het etiket. Klik met de rechtermuisknop ergens in het Details-blok; • Selecteer in het menu de keuze Vaste hoogte (de etiketten hebben namelijk een vaste hoogte);

• Klik weer met de rechtermuisknop in het Details-blok en selecteer nu Posi­ tie…; • Vul in de rubriek Hoogte de etikethoogte in millimeters in. De eventuele tussenruimte tussen de etiketrijen vult u in bij Onder­marge. Als u de maten in een andere eenheid wilt invoeren, bijvoorbeeld in inches, dan moet u dat aangeven bij Eenheden in venstermenu Rapport; • Klik op Akkoord om terug te gaan naar het layout-invoervenster: • Elke layout moet gekoppeld worden aan de database, dus de Queen-administratie. Ga naar menu Rapport en klik op Database…. U krijgt dan een venster te zien met een aantal ‘datakanalen’:

Verkopen pagina 79

• In de keuzelijst klikt u op Etiketgegevens. Daarna klikt u op Akkoord; • Nu kunt u gaan instellen welke gegevens afgedrukt moeten worden en waar die afgedrukt moeten worden. In het layout-programma worden die gegevens componenten genoemd. Boven de blokken ziet u de werkbalken met de beschikbare componenten:

De componenten in deze werkbalk zijn bestemd voor vaste gegevens: dus gegevens die op elke bladzijde, elk etiket, enz. hetzelfde zijn. Voor­ beelden hiervan zijn uw eigen adresgegevens, het logo van uw bedrijf, enz. Voor de etiket-layout is een andere groep componenten belangrijker. U vindt die in de volgende werkbalk: Deze componenten zijn bestemd voor gegevens die uit de Queenadministratie komen (dus uit de database). Bijvoorbeeld de adressen van debiteuren, de regels van een order, enz. De volgende twee componenten zijn voor de etiket-layout het belangrijkst: • component DBTekstregel is bestemd voor tekst die niet langer is dan één regel; • component DBMemo is bestemd voor tekst die uit meer regels bestaat of kan bestaan. • In dit voorbeeld moeten op het etiket adressen worden afgedrukt. Het is het gemakkelijkst om hiervoor het NAW-blok te gebruiken. Omdat dat een tekst is die uit meer regels bestaat, klikt u op de knop DBMemo; • Vervolgens beweegt u de muisaanwijzer naar de plaats waar deze component moet komen. Dat doet u door te klikken op de positie waar u de linkerbovenhoek van deze component wilt hebben, dus bij­voor­beeld op positie 30/5:

pagina 80 Verkopen

• Als u de positie van deze component precies wilt instellen, dan moet u met de rechtermuisknop op de component klikken en in het menu dat daarop verschijnt Positie… kiezen. Vervolgens kunt u in de rubrieken Boven en Links de positie tot op de duizendste millimeter nauwkeurig opgeven; • U hebt nu alleen nog maar aangegeven dat er op het etiket een tekst van meerdere regels afgedrukt moet worden. Nu moet u nog instellen welke tekst dat moet zijn. Klik op de component en u ziet deze werkbalk:

Links ziet u het datakanaal (de gegevensgroep) waaruit u een selectie kunt maken. In ons voorbeeld is dat Etiketgegevens; • Daarna selecteert u in de rechter keuzelijst het NAW-blok. Deze werkbalk ziet er dan dus zo uit: • Onder het adresblok moet de KIX-code worden afgedrukt. Die is maar één regel groot, dus u klikt op component DBTekstregel; • Plaats de component onder het NAW-blok (op dezelfde manier als u de eerste component in de layout hebt opgenomen). Met de hulplijnen kunt u de component gemakkelijk uitlijnen op het NAW-blok: • Vervolgens geeft u aan welke informatie hierin moet worden afgedrukt. In de keuzelijst selecteert u KIX-code:

Verkopen pagina 81

• Klik op de zojuist geplaatste component en selecteer in één van de werkbalken het lettertype KIX Barcode (dit lettertype wordt mee­geleverd met Queen): • Het veld blijkt te klein voor de KIX-code. Om dat te verhelpen klikt u met de rechtermuisknop op de component en kiest u in het menu voor Auto­ matische grootte. De afmetingen van de component worden dan automatisch aangepast aan de inhoud. De etiket-layout is nu gereed! 5.2.2 Aanpassen van een meer complexe layout Een goed voorbeeld van een meer complexe layout is de factuur-layout. In deze handleiding komt alleen het aanpassen van een bestaande factuur-layout aan de orde. Voor een gedetailleerde instructie over het opzetten van een factuur-layout kunt u terecht in het Queen-helpsysteem. Het programma om de factuur-layout in te stellen kunt u vinden door in hoofdmenu Verkopen naar Instellen layouts te gaan en dan te kiezen voor Instellen factuur-layout. U komt dan in het zoekvenster met de beschikbare factuur-layouts. Om een meegeleverde layout aan te kunnen passen, moet u die layout (bijv. layout 900) eerst kopiëren (met de knop Kopiëren). U krijgt dan een kopie van deze factuur-layout op het scherm. Vul het layoutnummer en de omschrijving in en u kunt verder werken in deze kopie. Wijzigen van vaste tekst Vaste tekst is tekst die voor elke factuur hetzelfde is. Een voorbeeld hiervan is de tekst ‘Factuurnummer:’ die vóór het factuurnummer staat. Die tekst wordt op elke factuur afgedrukt, terwijl het factuurnummer zelf een variabele is die voor elke factuur anders is. Stel dat u de vaste tekst Pagina bovenaan in de layout wilt vervangen door Bladzijde: • Klik op deze component, dus met de vaste tekst ‘Pagina’. In één van de werkbalken ziet u dezelfde tekst verschijnen: • Klik in deze werkbalk en wijzig de tekst.

pagina 82 Verkopen Een memoveld met vaste tekst (dus een tekstveld met meerdere regels) kunt u beter op een andere manier wijzigen. U klikt met de rechtermuisknop op het memoveld dat u wilt aanpassen. In het menu dat dan verschijnt, kiest u Tekst wijzigen.... U komt dan in een apart venster, waarin u de tekst kunt muteren. Componenten verplaatsen Een component kan worden verschoven door erop te klikken, vervolgens de Ctrl-toets in de drukken en terwijl u die ingedrukt houdt, de pijltjestoetsen te gebruiken. De precieze positie van een component is ook in te stellen via zijn muismenu (zie bladzijde 111). Componenten uitlijnen Componenten kunt u gemakkelijk uitlijnen met behulp van een speciale werkbalk. U kunt die opvragen door in venstermenu Weergeven naar Werkbalken te gaan en dan werkbalk Uitlijning en Tussenruimte te selecteren:

Van links naar rechts betekenen deze knoppen ‘links uitlijnen’, ‘verticaal centreren’, ‘rechts uitlijnen’; ‘uitlijnen op de bovenrand’, ‘horizontaal centreren’ en ‘uitlijnen op de onderrand’. Met de volgende twee knoppen zorgt u voor een gelijke tussenruimte tussen componenten, en met de laatste twee zet u de componenten in het midden van het blok. Voordat u één van deze knoppen gebruikt, moet u aangeven welke componenten uitgelijnd moeten worden. U doet dat door op die componenten te klikken terwijl u de Shift-toets ingedrukt houdt. De componenten worden uitgelijnd op de component die u het eerste selecteert. Bij ‘uitlijnen op de onderrand’ is de procedure dus:

1. uitgangssituatie 2. selecteren Hoogte en positie van de blokken

3. knop

4. uitgelijnd!

De afdrukpositie en de hoogte van de blokken kunt u instellen door met de rechtermuisknop op een lege plaats in het blok te klikken en in het menu dat dan verschijnt voor Positie… te kiezen: De Hoogte is de hoogte van het blok. De Ondermarge de tussenruimte tussen dit blok en het blok daaronder. Deze instel-

Verkopen pagina 83 ling is alleen van belang als dit blok geen vaste hoogte heeft en/of bij het blok daaronder geen Afdrukpositie is ingevuld. De Afdrukpositie is de plaats waar dit blok moet beginnen, berekend vanaf de bovenrand van het papier. Vul hier 0 in als de beginpositie van dit blok afhankelijk moet zijn van het blok erboven. Extra blokken Was bij de etiket-layout één blok voldoende, een factuur-layout heeft aan de drie blokken niet genoeg! In deze layout zult u daarom ook de blokken Titel en Samenvatting aantreffen (u kunt die blokken aan- en uitzetten in het Rapportmenu). Het Titel-blok wordt aan het begin van het document afgedrukt en bevat de algemene factuurgegevens: de datum, het factuurnummer, enz. Het Samenvatting-blok komt aan het einde van het document; daarin worden de factuurtotalen afgedrukt. Het verschil met de Koptekst en Voettekst is, dat de Koptekst en Voettekst op elke bladzijde worden afgedrukt, terwijl de Titel bovenaan op de eerste bladzijde wordt afgedrukt en de Samenvatting onderaan op de laatste bladzijde. Vandaar dat het factuurtotaal niet in het Voettekst-blok is opgenomen, maar in de Samenvatting. Houd er rekening mee dat alle gegevens in het Details-blok meermalen (kunnen) worden afgedrukt. In de factuur-layout staan in het Details-blok de orderregels. De kopjes boven de orderregels moet u dus niet in het Details-blok zetten (want dan worden ze boven elke orderregel afgedrukt), en ook niet in het Titel-blok (want dan worden ze alleen op de eerste bladzijde af­ge­drukt), maar in de Koptekst (want die wordt op elke bladzijde afgedrukt, boven de orderregels):

Subrapporten Een subrapport hebt u nodig: • Als in het Details-blok een onderverdeling moet worden afgedrukt met meerdere niveau’s, bijvoorbeeld per factuur meerdere orders, en per order weer alle orderregels. De orders neemt u dan op in het Details-blok, maar voor de orderregels hebt u een subrapport nodig; • Als in een ander blok repeterende gegevens moeten worden afgedrukt, bijvoorbeeld de BTW-bedragen in het totaalgedeelte van de factuur. Deze BTW-regels moeten in een subrapport worden opgenomen, omdat op een factuur meer dan één BTW-percentage afgedrukt moet kunnen worden. In de factuur-layout kan het Details-blok er bijvoorbeeld zo uit zien:

pagina 84 Verkopen

Het ordernummer en de orderreferentie staan in het Details-blok, maar voor de orderregels en de ‘extra regel’ (de orderkorting) is een subrapport gebruikt. Deze subrapporten zijn opgenomen in het Details-blok, want ze moeten voor elke order worden afgedrukt. De inhoud van de subrapporten Regelgegevens en OrderExtraRegel kunt u hier niet zien: elk subrapport is namelijk een apart blad, met grotendeels dezelfde mogelijk­heden als het hoofdrapport. Het subrapport kunt u benaderen door onderaan op de betreffende tab te klikken:

Klik op de tab Regelgegevens om de inhoud van dit subrapport in te zien:

Elke keer dat het Details-blok wordt afgedrukt, wordt ook het subrapport Regelgegevens opgeroepen. Dit subrapport staat immers in het Details-blok. Dit subrapport wordt pas verlaten als alle regels van die order afgedrukt zijn. Daarna wordt het subrapport OrderExtraRegel aangeroepen en worden alle extra regels van die order afgedrukt. Als op die manier het hele Details-blok is afgehandeld, wordt het Details-blok opnieuw doorlopen, nu voor de volgende order van deze factuur. In de Samenvatting is ook een subrapport opgenomen, namelijk BTWregels:

Verkopen pagina 85 Voor elk gebruikt BTW-percentage moet het BTW-bedrag worden vermeld. Omdat het aantal BTW-percentages per order kan verschillen en de BTW-bedragen niet in het Details-blok ondergebracht kunnen worden, hebt u hiervoor een apart subrapport nodig. Een subrapport kan op verschillende manieren worden afgedrukt. U kunt uw keuze maken door in het hoofdrapport met de rechtermuisknop op de subrapport-component te klikken. Kies Vast als u voorbedrukte formulieren gebruikt en het subrapport op een vaste plaats moet worden afgedrukt. In de overige gevallen kunt u Variabel selecteren (het Samenvatting-blok moet dan wel een dynamische hoogte hebben!). De positie van het subrapport kunt u instellen door in het hoofdrapport met de rechtermuisknop op het subrapport te klikken en dan voor Positie... te kiezen. In de rubrieken Ondermarge en Bovenmarge kunt u een eventuele tussenruimte onder en boven het subrapport instellen. Bij Stoppositie geeft u aan tot welke positie het subrapport mag doorlopen. Systeemvariabelen Een systeemvariabele is een component die bestemd is voor variabelen die niet uit de administratie zijn te halen. Bijvoorbeeld: de datum van vandaag of het bladzijdenummer. U kunt deze component selecteren met de knop in de werkbalk met de Standaardcomponenten. Vervolgens selecteert u in één van de andere werkbalken welke systeemvariabele u hebben wilt:

Rekenvelden Als u bij een databasecomponent van de soort DBTekst via het muismenu voor Berekeningen... kiest, dan krijgt u een venster te zien, waarin u een rekenkundige formule kunt invoeren. Allerlei toepassingen zijn te bedenken: op de factuur het bedrag dat op de G-rekening moet worden geboekt, op de aanmaning de verschuldigde rente, enz. In combinatie met de vrije rubrieken van de debiteuren en crediteuren bieden de rekenvelden u tal van mogelijk­heden om de standaardfunctionaliteit van Queen zelf uit te breiden! Meer weten? Het Quadrant Trainingcenter biedt ook workshops aan voor gebruikers die meer willen weten over het instellen van layouts in Queen en King. Kijk voor meer informatie op www.king.eu, Support, Trainingen.

pagina 86 Verkopen

5.3

INVOEREN ORDERS

5.3.1 Nieuwe order invoeren Wanneer de vaste gegevens, tarieven en tekstblokken zijn ingevoerd, kunt u met de orderinvoer beginnen: • Selecteer in hoofdmenu Verkopen programma Invoeren orders; • Wijs in het zoekvenster de debiteur aan voor wie de order bestemd is en klik op Selecteren (of op Toevoegen als die debiteur nog niet bestaat); • U komt nu in het orderinvoer-venster. Bovenaan staan de debiteurgegevens en daaronder de algemene order­gegevens. De defaults van deze algemene order­gegevens kunt u instellen bij de ordergegevens van de debiteur en bij de Vaste gegevens orders/facturering (tabkaart Order-defaults, zie bladzijde 98); • Klik op de tab Vaste gegevens als u de vaste gegevens wilt wijzigen of als die nog niet volledig zijn ingevuld; • Klik op de tab Orderregel;

Verkopen pagina 87 • Klik vervolgens op de knop Toevoegen (die rechts op de tabkaart staat). Enkele belangrijke invoervelden worden nu toegelicht; voor meer informatie kunt u terecht in het helpvenster: • Soort; hier geeft u aan of u een tariefregel wilt invoeren of een tekstregel; • Aantal besteld; bij tarieven die niet met aantallen werken, kunt u deze rubriek leeg laten, in dat geval rekent het programma met een aantal van 1, maar op de documenten wordt geen aantal afgedrukt; • Prijs; de verkoopprijs van het tarief. Of deze prijs exclusief of inclusief BTW is, is afhankelijk van de algemene order­gegevens (weergegeven bij Prijzen, boven de tabkaarten); • Korting 1; • Klik op de knop Opslaan, op Toevoegen of op Tussenvoegen om de volgende orderregel aan te maken, of anders op de knop Sluiten om de order af te sluiten. • Let ook op de orderstatus in de tabkaart Status. Een order kan pas worden gefactureerd, als die is Vrijgegeven voor facturering!

5.3.2 Bestaande order wijzigen • Kies in hoofdmenu Verkopen voor Openstaande orders of voor Open­staan­de orders per debiteur. In dit venster kunt u de orderstatus wijzigen; • Zoek de order op en klik op Wijzigen; • Vervolgens hebt u dezelfde mogelijkheden als bij het invoeren van een nieuwe order. 5.3.3 Contante verkopen verwerken In Queen kunt u ook contante betalingen van een factuur direct verwerken. U moet dan wel in Vaste gegevens orders/facturering, tabkaart Boekingen facture-

pagina 88 Verkopen ring, een grootboekrekening invullen in invoerveld Contante betaling boeken op:

Het verwerken van een contante betaling gaat als volgt. • Voer de order in zoals hierboven is aangegeven. Het afdrukken van een factuur kan in Queen namelijk uitsluitend op basis van een order; • Zorg ervoor, dat de order is Vrijgegeven voor facturering (in te stellen op de tabkaart Orderstatus); • Klik op de knop Afdrukken onderaan op het venster en kies voor Directe factuur... (of gebruik de toetscombinatie Ctrl+F). U krijgt nu een apart venster te zien. Afhankelijk van de betalingsconditie van de debiteur kunt u daarin wel of geen betaling invoeren. Als u het venster te zien krijgt waarin u geen betaling kunt invoeren, dan kan via de knop Betaling de andere variant worden weergegeven. Kunt u wel een betaling invoeren maar is die niet van toepassing, dan voert u gewoon een nul-bedrag in als betaling; • Vul bij Betaling het bedrag in dat de klant nu betaalt. Als het betaalde bedrag afwijkt van het factuurbedrag, kunt u rechts op het venster aangeven

Verkopen pagina 89 of het verschil afgeboekt moet worden, of dat het hier een deelbetaling betreft en dus het nog te betalen bedrag als openstaande post moet blijven staan; • Als alle rubrieken goed zijn ingevuld, klikt u op de knop Verwerken om de factuur af te drukken; Queen maakt dan automatisch een openstaande post aan en boekt die voor het betaalde bedrag meteen weer af; • In dit venster kunt u zien, welke boekingsgang naar aanleiding van de contante verkoop is aangemaakt:

• Als u dit venster afsluit, wordt ook deze boekingsgang afgesloten en wordt voor de volgende directe factuur weer een nieuwe boekingsgang aangemaakt. U kunt daarom het beste dit venster open laten staan totdat u Queen afsluit, zodat alle contante betalingen die u tot op dat moment hebt verwerkt, in één boekingsgang komen te staan.

5.4

FACTURERING

De facturering vindt in Queen altijd plaats op basis van een order. Er zijn twee manieren om een factuur af te drukken: 5.4.1 Directe facturering Directe facturering houdt in dat direct na het invoeren van de order de factuur wordt afgedrukt. Deze functie is in Queen gecombineerd met het verwerken van een contante betaling. Wilt u een order wel direct factureren, maar wordt die factuur niet contant betaald, dan voert u in de rubriek Betaling een nulbedrag in.

pagina 90 Verkopen 5.4.2 Batch-facturering Bij batch-facturering wordt eerst een reeks orders ingevoerd en later gefactureerd. Het factureren van een reeks orders verloopt als volgt: • Is het afdrukken van een proforma-nota en/of orderbevestiging verplicht vóór facturering, dan moeten deze documenten afgedrukt zijn; • Zorg ervoor dat de orders die u wilt factureren, de status Vrijgegeven voor facturering hebben; • Start programma Verkopen > Afdrukken facturen;

• Als u niet alle orders wilt factureren, selecteert u het vakje Selectie. U kunt dan zelf een selectie maken op basis van de debiteuren en de orders; • Vul de boekdatum en de factuurdatum in; • Als u heel kleine orders nog niet wilt factureren, kunt u dat aangeven bij Minimale factuurbedrag (alleen bij verzamelfacturen); • Het invoerveld Afdruk met layout laat u leeg als u de instelling in de Vaste gegevens orders/facturering wilt gebruiken. Vult u hier een layout in, dan wordt die gebruikt voor alle facturen die op papier moeten worden afgedrukt. Deze instelling is dus niet van invloed op facturen die als bestand moeten worden opgeslagen;

Verkopen pagina 91 • Ten slotte kunt u nog aangeven in welke volgorde de facturen afgedrukt moeten worden; • Selecteer het vakje Printer selecteren als u voor deze afdruk een andere printer wilt selecteren dan de default-printer. De defaultprinter is de printer die gekoppeld is aan de layout van het eerste document dat wordt afgedrukt. Alle facturen worden dan afgedrukt op de hier gekozen printer. Laat u dit vakje leeg, dan worden de facturen afgedrukt op de printer die aan de betreffende factuur-layout gekoppeld is. Per layout kan dat een andere printer zijn; • Als alles goed is ingesteld, klikt u op de knop Voorbeeld om de facturen te controleren. U kunt de voorbeeldfacturen op scherm bekijken of vanuit het voorbeeldscherm een afdruk maken. Let op: facturen die u vanuit het voorbeeldscherm afdrukt hebben nog geen factuurnummer en kunnen dus niet naar klanten worden verzonden! • Zijn de voorbeeldfacturen in orde, dan sluit u het voorbeeldvenster af met Sluiten. Vervolgens klikt u op de knop Verwerken om de facturering te starten. De orderaantallen en de omzetten worden bijgewerkt. Er wordt een voorlopige boekingsgang aangemaakt met de journaalposten van de facturering. Ten slotte worden de officiële facturen afgedrukt (nu dus mét factuurnummer); • Daarna krijgt u de vraag of de facturen goed zijn afgedrukt. Beantwoordt u deze vraag met Nee, dan krijgt u het Afdrukverslag op het scherm, waar u kunt aangeven welke documenten goed zijn afgedrukt en welke niet. De documenten die niet goed zijn afgedrukt, kunt u later opnieuw versturen met programma Diversen > Mislukte afdrukopdrachten. Als u op deze vraag met Ja antwoordt, kunnen de facturen niet meer opnieuw worden afgedrukt (behalve als u beschikt over Factuurhistorie); • Als de order volledig is gefactureerd, wordt de order automatisch verwijderd. Vervolgens wordt het factureeroverzicht afgedrukt. Als u orders had geselecteerd die niet zijn afgedrukt (bijvoorbeeld omdat de order niet was vrijgegeven), dan kunt u ook nog een lijst van niet-gefactureerde orders afdrukken; • Na afloop van de facturering krijgt u het overzicht boekingsgang op het scherm. Deze boekingsgang bevat de journaalposten van de facturering. U kunt deze boekingsgang dan inzien, wijzigen of verwerken (definitief maken).

Relatiebeheer pagina 93

Hoofdstuk 6 RELATIEBEHEER 6.1

WAT U VOORAF MOET VASTLEGGEN

De NAW-module van Queen biedt uitgebreide mogelijkheden op het gebied van relatiebeheer. U kunt de gegevens bijhouden van al uw debiteuren en crediteuren, compleet met contactpersonen en gezins­leden. Het is mogelijk om direct te beginnen met het invoeren van uw debiteuren en crediteuren, maar het verdient aanbeveling om vooraf enkele instellingen vast te leggen. Dit zal u tijd besparen bij het invoeren van de NAW-gegevens. Het gaat hierbij om aanhefteksten (alleen als u met contact­personen werkt), contactpersoonfuncties (alleen als u met contact­personen werkt) en de vaste gegevens van de NAW-bestanden.

6.1.1 Aanhefteksten Van elke contactpersoon kunt u een ‘Naam in adres/aanhef/brief’ bijhouden. Deze ‘Naam in adres/aanhef/brief’ bestaat uit de naam van de contact­persoon zelf, voorafgegaan door een aanheftekst: ‘T.a.v. de heer’ of ‘Geachte mevrouw’, enz. Deze aanhefteksten kunt u apart vastleggen, zodat u bij het invoeren van contactpersonen de ‘Naam in adres/aanhef/brief’ automatisch kunt invullen: • Kies in hoofdmenu Stamgegevens voor programma Aanhefteksten; • Selecteer een taalcode en vul de juiste aanhefteksten in;

pagina 94 Relatiebeheer • Klik op de knop Sluiten om het programma weer te verlaten. 6.1.2 Contactpersoonfuncties In Queen kan elke contactpersoon gekoppeld worden aan een bepaalde functie of afdeling: directie, verkoop, administratie, enz. Voordat u contactpersonen invoert, legt u vast welke functies/afdelingen er zijn: • Kies in hoofdmenu Stamgegevens voor programma Contactp­ ersoonf­ uncties. Het zoekvenster wordt weergegeven; • Klik op de knop Toevoegen. U krijgt dan het mutatievenster te zien; • Vul Nummer en Omschrijving in; • Geef in de rubrieken ‘Naam in adres/aanhef/brief’ aan welke tekst moet worden afgedrukt als bij een relatie voor de betreffende functie/afdeling geen contactpersoon is ingevuld (zie het helpvenster voor meer informatie hierover); • sluit het mutatievenster af met de knop Sluiten; • Klik op de knop Instellingen om default-contactpersoonfuncties in te stellen voor de weergave op scherm en bij het afdrukken; • Klik op de knop Toevoegen als u nog een functie/afdeling wilt toevoegen, anders op de knop Sluiten. 6.1.3

Vaste gegevens NAW-bestanden

Elk NAW-bestand heeft bepaalde vaste gegevens, zoals defaults en extra invoerrubrieken. Als u de vaste gegevens van het NAW-bestand goed instelt, kan dat u veel tijd besparen bij het invoeren van uw debiteuren en crediteuren. In de volgende instructie worden alleen de belangrijkste punten besproken: • Kies in hoofdmenu Debiteuren, Crediteuren voor programma Vaste gegevens (in dit voorbeeld is gekozen voor debiteuren); • Vul in de tabkaarten de defaults in, die gebruikt moeten worden bij het invoeren van nieuwe debiteuren of crediteuren; • Als u extra invoerrubrieken nodig hebt, klikt u op de tab Vrije rubrieken om voor dit NAW-bestand ‘vrije rubrieken’ vast te leggen:

Relatiebeheer pagina 95

• Let goed op de keuzerondjes rechts op de tabkaart! Die bepalen namelijk welke soort vrije rubrieken u in deze tabkaart te zien krijgt en welke vrije rubrieken er worden gemuteerd. U hebt hier de keuze uit Debiteuren/ Crediteuren en Contactpers. (de mogelijkheden zijn afhankelijk van het geselecteerde NAW-bestand): • Om extra rubrieken aan te maken voor de debiteuren (of crediteuren, selecteert u het keuzerondje Debiteuren (of Crediteuren) en klikt u op de knop Toevoegen; • Om extra rubrieken aan te maken voor de contactpersonen, selecteert u het keuzerondje Contactpers. en klikt u op de knop Toevoegen. • U komt dan in het mutatievenster van de vrije rubriek. Voor meer informatie daarover kunt u het helpvenster raadplegen; • Klik op Toevoegen om nog een vrije rubriek aan te maken, of anders op Sluiten; • Klik op de knop Sluiten om de vaste gegevens te verlaten.

6.2

INVOEREN VAN DEBITEUREN/CREDITEUREN

Debiteuren en crediteuren voert u als volgt in: • Selecteer het betreffende programma. Er zijn drie programma’s om relaties in te voeren: • Programma Debiteuren > Debiteuren om debiteuren in te voeren; • Programma Crediteuren > Crediteuren om crediteuren in te voeren. Houd hierbij rekening met het volgende:

pagina 96 Relatiebeheer • Een debiteur kan gemakkelijk naar het crediteurenbestand worden gekopieerd en andersom. Stel dat een klant ook een leverancier is; dan hoeft u diens gegevens niet nogmaals in te voeren, maar u kunt hem gewoon kopiëren van het bestand met debiteuren naar het crediteurenbestand (via Kopieren naar… in het Muteren-menu). • Klik in het zoekvenster op de knop Toevoegen om een debiteur of crediteur toe te voegen. U komt dan in het mutatievenster;

• Het adres dat u daar in kunt voeren is het vestigingsadres. Klik op de tab Correspond. adres of Verzendadr. om het correspondentieadres of een verzendadres in te voeren; • Klik op de knop Toevoegen als u nog een relatie wilt toevoegen of op de knop Sluiten om het programma te verlaten. Tip 1: bij het invoeren van telefoon- en faxnummers en het correspondentieadres kunt u gebruik maken van extra menupunten in het menu onder de rechtermuisknop! Dit menu is ook op te vragen met de toetscombinatie Shift+F10.

Relatiebeheer pagina 97 Tip 2: als u een aantal buitenlandse relaties moet invoeren, is het handig om de default-landcode tijdelijk te wijzigen, zodat de juiste defaults worden ingevuld. Dat kan op de volgende manier: • kies in hoofdmenu Debiteuren of Crediteuren voor Vaste gegevens; • klik op de tab Algemene instellingen en wijzig de landcode. Vergeet niet de default-landcode later weer terug te zetten!

6.3

CONTACTPERSONEN

Per relatie kunt u contactpersonen (of gezinsleden) bijhouden. Elke contactpersoon is gekoppeld aan een relatie. Het muteren van contact­personen verloopt dan ook via de bijbehorende relatie: • Selecteer de betreffende relatie (zie hiervoor de eerste twee stappen van ‘Invoeren van relaties’ op bladzijde 95); • Klik op de tab Contactpers. op de knop Toevoegen (of Wijzigen). U komt dan in het mutatievenster Contactpersoon. Vul het contact­ persoonnummer in (of druk op F9), waarna u de complete NAW-gegevens van de contactpersoon kunt vastleggen:

• Klik op de tab Aanhefteksten op de knop Autom. invullen. De velden worden nu automatisch ingevuld. Dit gebeurt op basis van de naam van de contactpersoon en de teksten die in programma Aanhefteksten (zie bladzijde 93) zijn ingevuld; • Klik op de tab Functies;

pagina 98 Relatiebeheer • Klik op de knop Toevoegen. U komt nu in het zoekvenster met de contactpersoonfuncties. Deze legt u vast met programma Contact­persoon­ functies (zie bladzijde 94); • Wijs in dit zoekvenster de functie of afdeling aan die op deze contactpersoon van toepassing is en klik dan op de knop Selecteren. U komt nu weer in de tabkaart Functies; • Zorg ervoor dat er per functie/afdeling één contactpersoon is met een vinkje in de kolom Voorkeur. Queen weet dan welke contactpersoon van die functie op het scherm moet worden weergegeven (bijvoorbeeld bij Info openstaande posten).

6.4

AFDRUKMOGELIJKHEDEN

De gegevens van uw debiteuren en crediteuren kunnen ook worden afgedrukt. Ga in hoofdmenu Debiteuren of Crediteuren naar Afdrukken debiteuren/crediteu­ ren. U hebt dan de keuze uit de volgende afdrukmogelijkheden: • Stamgegevens, dat zijn de volledige relatiegegevens, met eventueel het correspondentie-adres, de contactpersonen, financiële gegevens, enz.; • Lijst, hierop staan de belangrijkste relatiegegevens: nummer, zoekcode, naam, vestigingsadres, e-mail-adres, telefoon en fax; • Etiketten, met de adresgegevens. De layout van de etiketten is vrij instelbaar. Wel zijn verschillende standaardlayouts meegeleverd. U kunt die gebruiken, aanpassen of zelf een nieuwe layout instellen. Een toelichting op het uitgebreide layout-programma van Queen is opgenomen op bladzijde 75 en volgende. 6.4.1 Samenvoegen met Microsoft Word-document Een extra afdrukmogelijkheid is de samenvoegfunctie met een Microsoft Worddocument. U kunt die activeren vanuit het zoekvenster/mutatievenster met de debiteuren of crediteuren, met de toetscombinatie Ctrl+B of met de optie Standaardbrief in het Afdrukken-menu. Het zoekvenster met de standaardbrieven wordt dan geopend. Als u nog geen standaardbrieven hebt aangemaakt, dient u eerst de volgende stappen te volgen: • U vult in dit zoekvenster eerst de bestandslocatie voor de standaard­ brieven in. U kunt hiervoor het beste een aparte directory gebruiken, omdat Queen alle documenten met de extensie .doc, .dot of .rtf in die directory in het zoekvenster laat zien;

Relatiebeheer pagina 99 • Om een standaardbrief aan te maken, klikt u op de knop Toevoegen. Geef de bestandsnaam en het documenttype op en sluit af met Akkoord. Microsoft Word wordt dan gestart en Queen maakt een Word-document aan met alle mogelijke NAW-velden;

• Dat document moet u zelf met Word verder bewerken: de Queen-velden die u niet nodig hebt haalt u eruit, de Queen-velden die u wel gebruikt zet u op de juiste plaats, u voegt de brieftekst toe, enz. De standaardbrief is nu gereed.

Hebt u één of meer standaardbrieven samengesteld, dan kunt u die selecteren met de knop Selecteren. Het programma vraagt u dan om een adres en een

pagina 100 Relatiebeheer contactpersoon. Vervolgens wordt de betreffende standaard­brief opgevraagd en ingevuld, waarna u die vanuit Word kunt afdrukken.

6.5

VERZENDEN VAN DOCUMENTEN VIA E-MAIL

Vanuit Queen kunt u automatisch e-mail berichten verzenden. Om van deze mogelijkheid gebruik te maken, dient u de volgende stappen te volgen: • Vul in programma Organisatie > Bedrijfsg ­ egevens, tabkaart E-mail, de mailserver, poort, gebruiker en toegangs­code in (als dat nog niet is gebeurd); • Voeg met programma Diversen > Afdrukformaten een afdrukformaat toe (of wijzig een bestaand afdrukformaat) voor het gewenste formaat en selecteer het vakje E-mail verzenden. Op de tabkaart E-mailgegevens vult u het E-mailadres van de ontvanger(s) en eventueel de andere velden in; • Bij het afdrukken van het betreffende document kiest u voor de knop Bestand… en selecteert u het juiste Afdrukformaat, waarna u de e-mailgegevens voor zover nodig kunt invullen:

Relatiebeheer pagina 101

6.6

OPENSTAANDE POSTEN

6.6.1 Inzien / Afdrukken Van elke debiteur en crediteur kunt u de openstaande posten op het scherm opvragen (en afdrukken). Dat kan op de volgende manier: • Kies in hoofdmenu Debiteuren (of Crediteuren) voor programma Info open­ staande posten; • Selecteer de debiteur (of crediteur) waarvan u de openstaande posten wilt inzien. In het zoekvenster kunt u aangeven of u alle debiteuren (of crediteuren) wilt zien (Alle), of alleen de debiteuren (of crediteuren) met openstaande posten (Indien OSP); • Klik op de knop Selecteren om de openstaande posten van die debiteur (of crediteur) op te vragen. U komt nu in het zoekvenster met de openstaande posten. Bovenaan ziet u de voornaamste gegevens van de debiteur (of crediteur). Daaronder staan de openstaande posten van die debiteur/crediteur:

Een openstaande post kan slechts beperkt worden gemuteerd. Als de posten die u wilt wijzigen in een voorlopige boekingsgang staan, kunt u ze ook muteren via programma hoofdmenu Financieel > Voorlopige boekingsg ­ angen.

pagina 102 Relatiebeheer Via venstermenu Afdrukken kunt u van de openstaande posten een overzicht afdrukken. Bij sommige overzichten zult u de term ‘ouderdoms­analyse’ tegenkomen. Dat is een uitsplitsing van de openstaande posten in vier kolommen op basis van de vervaldatum (ouderdom). U kunt zelf bepalen hoe die kolomindeling er uit moet zien:

In dit voorbeeld komen in de eerste kolom de posten die 1 t/m 30 dagen vervallen zijn, in de tweede kolom de posten die 31 t/m 60 dagen vervallen zijn, in de derde kolom de posten die 61 t/m 90 dagen vervallen zijn, en in de vierde kolom de posten die meer dan 90 dagen vervallen zijn. Een andere indeling is ook mogelijk. Als u bijvoorbeeld de niet-vervallen posten in de eerste kolom wilt hebben, de vervallen posten in de tweede kolom en de posten die langer dan een maand vervallen zijn in de laatste kolom, dan stelt u de kolom-indeling bijvoorbeeld zo in (ervan uitgaande dat de betalings­termijn veertien dagen is):

6.6.2 Afletteren Als een debiteur meer facturen in één keer betaalt, kunt u de betreffende posten ‘afletteren’ (markeren), zodat u die in één keer kunt afboeken. Het afletteren kan handmatig plaatsvinden of automatisch. Voorbeeld Stel dat u via de bank een betaling binnenkrijgt van € 1.091,92, die betrekking heeft op verschillende facturen van debiteur Ooster Fietshandel. In Queen boekt u deze betaling als volgt: • Kies in hoofdmenu Financieel voor Invoeren voorlopige/definitieve jour­ naalposten (zie bladzijde 45). Vervolgens krijgt u het zoekvenster met de dagboeken op het scherm; • Selecteer het betreffende bankboek; • Vul de boekdatum, het stuknummer en de omschrijving in; • Selecteer bij Rekeningnummer de rekening van Ooster; • Vul de omschrijving van de journaalregel in; • Als u dan naar de volgende rubriek gaat (Fact.-/ref.nr.), wordt automatisch een zoekvenster geopend met daarin al de openstaande posten van Ooster;

Relatiebeheer pagina 103 • Vul bij Totaal te boeken het bedrag van € 1.091,92 in; • Klik op de knop Afletteren. Het programma begint nu met het automatisch afletteren van de openstaande posten, net zolang tot het bedrag van Totaal te boeken bereikt is. In dit geval zijn er twee posten ‘afgeletterd’. U kunt dat zien aan het vinkje in de kolom Boeken:

• Handmatig afletteren kan dus ook, door in de kolom Boeken zelf op het vakje te klikken; • Klik op de knop Boeken om de afgeletterde posten automatisch af te boeken. U komt weer terug in het venster van ‘Invoeren journaalposten’ en zoals u ziet is voor elke post een journaalregel aangemaakt:

• Klik op de knop Nieuw boekstuk om een nieuwe journaalpost in het bankboek in te voeren, of anders op de knop Sluiten. De vraag ‘Dagboek afsluiten?’ beantwoordt u met Ja. Volgorde bij automatisch afletteren De volgorde waarin de openstaande posten worden afgeletterd, is in eerste instantie op vervaldatum, maar u kunt die veranderen in factuurdatum of fac-

pagina 104 Relatiebeheer tuurnummer. Als u dat wilt, kiest u in hoofdmenu Debiteuren voor Info open­ staande posten debiteuren. Klik op de knop Vaste geg. osp. en daarna op de tab Aflettermethode. U kunt nu de afletter-instellingen aanpassen. Raadpleeg zonodig het helpscherm.

Tijdens het invoeren van boekingen kunt u de gekozen aflettervolgorde tijdelijk wijzigen. Als u het venster met de openstaande posten voor u hebt, kiest u in venstermenu Muteren voor Afletteren in volgorde van of voor Afletteren cre­ ditnota’s, waar u de aflettervolgorde kunt aanpassen. Deze aanpassing geldt alleen voor deze ene keer!

Bijlagen pagina 105

Hoofdstuk 7 BIJLAGEN 7.1

GEBRUIKSOVEREENKOMST QUEEN

• Deze overeenkomst komt tot stand tussen Quadrant Software BV, Eglantierbaan 95 te 2908 LV Capelle a/d IJssel, hierna te noemen ‘Quadrant’, en de gebruiker van de ‘Queen’-programmatuur, zodra de gebruiker bij het installeren van de Queen-programmatuur heeft aangegeven akkoord te gaan met de voorwaarden van deze overeenkomst. • Deze overeenkomst wordt tussen genoemde partijen aangegaan voor een periode van twaalf maanden en wordt door Quadrant jaarlijks stilzwijgend met twaalf maanden verlengd tenzij Quadrant en/of de gebruiker deze overeenkomst schriftelijk opzegt uiterlijk twee maanden voor het verstrijken van de eerstvolgende prolongatiedatum. • Uitsluitend de bepalingen, bedingen en voorwaarden van deze overeenkomst zijn van toepassing op het aan de gebruiker te verlenen gebruiksrecht terzake ‘Queen’-programmatuur, tezamen met de Algemene Voorwaarden van Quadrant, waarmee de gebruiker bekend is en akkoord is. De actuele voorwaarden zijn in te zien via de website van Quadrant. • De prijs die de gebruiker voor het gebruik van de ‘Queen’-programmatuur en voor het recht op service en support zoals hieronder omschreven verschuldigd is, bestaat ofwel uit een eenmalig bedrag plus een jaarlijks bedrag, ofwel uit een maandelijks “all-in”-bedrag. • De aan gebruiker ter beschikking gestelde ‘Queen’-programmatuur is uitsluitend standaard-programmatuur. Van maatwerk zal slechts sprake zijn indien zulks blijkt uit een separate maatwerk-overeenkomst. Maatwerkprogrammatuur maakt op geen enkele wijze deel uit van deze overeenkomst. • Alle ‘Queen’-programmatuur is en blijft eigendom van Quadrant, althans behoren de auteursrechten daarop uitsluitend toe aan Quadrant, zodat Quadrant gerechtigd is daarover te beschikken. De merknaam ‘Queen’ is door en ten behoeve van Quadrant merkrechtelijk beschermd voor de Benelux en de landen van de EU. De auteursrechten op alle bij deze programmatuur behorende documentatie behoren uitsluitend toe aan Quadrant. • Quadrant stelt gebruiker tegen betaling van de daartoe verschuldigde prijs ter beschikking de ‘Queen’-programmatuur en verleent hem het hierna in punt 8 omschreven beperkte recht van gebruik daarvan. • Het beperkte recht van gebruik betreft uitsluitend de verstrekte ‘Queen’programmatuur. Dit gebruiksrecht is niet-exclusief en mag door de

pagina 106 Bijlagen gebruiker niet worden overgedragen of afgestaan aan een derde, en is beperkt tot uitsluitend het voor eigen gebruik, d.w.z. voor het voeren van de eigen administratie of administraties van derden aanwenden van die programmatuur. Elk ander gebruik is derhalve niet toegestaan. Deze overeenkomst houdt geen overdracht in van auteurs-, octrooi-, eigendomsen/of merkrecht op de programmatuur. • Het vervaardigen van kopieën van dit programma is op geen enkele wijze toegestaan. • Quadrant garandeert gedurende de looptijd van deze overeenkomst de goede werking van de ‘Queen’-programmatuur in overeenstemming met de door Quadrant vastgestelde specificaties, eigenschappen en functies. Deze garantie duurt tot aan het verschijnen van de eerstvolgende nieuwe versie/update van de aan de gebruiker ter beschikking gestelde ‘Queen’programmatuur, doch maximaal twaalf maanden. De garantie houdt in, dat storende fouten en gebreken in die ‘Queen’-programmatuur, welke zich binnen de garantieperiode voordoen en aan Quadrant schriftelijk binnen veertien dagen na constatering daarvan zijn medegedeeld, zo spoedig mogelijk door Quadrant zonder kosten voor de gebruiker zullen worden opgespoord en hersteld, waartoe de gebruiker Quadrant op het kantoor van Quadrant tijdig in staat dient te stellen. • Quadrant draagt gedurende de looptijd van deze overeenkomst zorg voor ondersteuning jegens de klant bij het gebruik van de ‘Queen’programmatuur overeenkomstig de navolgende bepalingen, bedingen en/of voorwaarden. Deze ondersteuning betreft uitsluitend de volgende onderdelen: • Telefonische ondersteuning, d.w.z. het telefonisch beantwoorden van vragen en/of oplossen van problemen van de klant ter zake de functionele werking van de programmatuur, zulks uitsluitend op maandag t/m donderdag van 8:30 tot 17:00 uur en op vrijdag van 8:30 tot 16:00 uur, behoudens algemeen erkende feestdagen en overige dagen en tijden waarop Quadrant gesloten is. Deze telefonische support wordt verleend aan een enkele contactpersoon van de klant en is beperkt tot een maximum van 15 minuten per dag en vijf keer per maand. Er wordt uitsluitend support verleend voor een leverbare release en/of voor de daaraan direct voorafgaande release van de programmatuur. • Het uitsluitend gedurende de looptijd van de overeenkomst gratis ter beschikking stellen van nieuwe releases c.q. updates van de programmatuur via de website van Quadrant. Met het beëindigen van de overeenkomst eindigt voor Quadrant de plicht tot c.q. voor de klant

Bijlagen pagina 107

• •

•

• •

het recht op het (alsnog) uitleveren van tijdens deze overeenkomst uitgekomen nieuwe releases c.q. updates van de programmatuur. Quadrant is niet verplicht om alle functionele mogelijkheden van de bestaande programmatuur over te nemen in een nieuwe release. Voorts is de klant gerechtigd om bij prijsverhoging en/of wijziging van deze voorwaarden, binnen één kalendermaand na datum aankondiging daarvan in het KingMagazine of anderszins, per aangetekende brief aan Quadrant mede te delen dat de overeenkomst niet wordt verlengd. Tussentijdse beëindiging van de overeenkomst door opzegging is uitgesloten. Bij niet-tijdige betaling wordt de klant aan Quadrant over het gehele bedrag van de factuur, inclusief BTW, een rente verschuldigd van 1 procent per maand of gedeelte van een maand. Bij niet-tijdige betaling door de klant aan Quadrant is Quadrant gerechtigd verdere uitvoering van deze overeenkomst jegens de klant na sommatie en ingebrekestelling op te schorten, zulks zonder enige aansprakelijkheid voor Quadrant en onverminderd Quadrants verdere rechten op schadevergoeding. Quadrant is gerechtigd alle rechten en verplichtingen, voortvloeiend uit deze overeenkomst, over te dragen aan derden. De klant is daartoe niet gerechtigd. Met het beëindigen van de overeenkomst vervalt het gebruiksrecht van de gebruiker op de ‘Queen’-programmatuur en heeft gebruiker uitsluitend nog het recht om gegevens in de ‘Queen’-administratie in te zien en/of af te drukken. Tevens vervalt dan het recht op support en service zoals hierboven omschreven.

pagina 108 Bijlagen

7.2 INDEX

Boekjaar 35 Afsluiten 65

A Aangifte OB 38, 56 Aanheftekst 93, 97 Aanmelden 10 Administratie Beveiliging 30 Converteren 33 Toevoegen 33

Afdrukken 24, 98 Afdrukformaat 38 Afdrukinstelling 24

Afletteren 102 Audit-file 60 Automatische tegenboeking 44

BTW boeken 49, 56 BTW-boeking 44 BTW-code 37, 56

C Contactpersoon Contactpersoonfunctie 94 Invoeren 97

Contante verkopen 87 Crediteur 39 Invoeren 95 Vaste gegevens 39

Creditnota Boeken 52

D

B Backup 28 Balans 9

Dagboek 9, 47 dagboekmutaties 9 Dagboekmutaties 54 Defaults 43 Invoeren 40 Tegenrekening 41

Afdrukken 55 Info balans 55

Bankafschrift boeken 51 Bankafschrift inlezen 62 Bankrekening 37, 61 Bedrijfsgegevens 37 Beginbalans Invoeren 42

Bestand 31 Betaling 87 Betalingsconditie 38 Beveiliging 29 Bladeren 19, 20 Boekhouden 43 Voorbeelden 47

Boekingsgang 9, 53 Jaarafsluiting 67

Datum 21 Debiteur 39 Invoeren 95 Vaste gegevens 39

definitieve 9

E E-mail 38, 100 Exporteren 31

F Factureren 89, 90 Direct 89

Facturering Vaste gegevens 72

Bijlagen pagina 109 Filters 16

L

G

Layout instellen 75 Levering

Grootboek 9 Grootboekmutaties 55

Grootboekrekening 40

H Help 26 Hoofdmenu 11 Aanpassen 12 Werkbalken 14

Vaste gegevens 72

Leveringsconditie 38 Licentiegegevens 5

M Meldingen 22

N NAW-bestand 94

I

O

Inkoopfactuur boeken 47 Installeren

Opbrengstgroep 72 Openstaande posten 101 Order

King 5

Invoeren 86 Status 87 Wijzigen 87

J Jaarafsluiting 65 Journaal 54 Journaalpost 9 Corrigeren 53 Gegevens 46 Invoeren 43, 45

Orderinvoer Vaste gegevens 72

P Paragraaf

Journaalregel 46

K Kasmutatie boeken 50 King afsluiten 11 Database 28 starten 10 Systeemeisen 5 Venster 14

Knop Info-knop 21

Korting 75 Kredietlimiet 39

Debiteuren/Crediteuren 35 Verkoop 71

Periode-indeling 35 Prijsafspraak 75

R Rekening 40 Hulprekening 49 Rekeningschema 40

Rekenmachine 21 Relatie Invoeren 95

Relatiebeheer 69, 100

pagina 110 Bijlagen

S Samenvoegen 98 Sneltoetsen 19, 22 Standaardbrief 98 Systeembeheer 28

T Tarief Invoeren 74 Vaste gegevens 74

Tegenboeken 44 Tekstblok 75 Telebankieren 61 Toegangscode 29

V Valuta Basisvaluta 34

Vastpinnen 20 Venster 14 Filters 16 Menu 14 Mutatievenster 20 Sluiten 15 Vastpinnen 20 Zoekvenster 15

Verkoopfactuur boeken 49 Voorbeeldboekingen 47 voorlopige 9

Z Zoeken 16, 21

Bijlagen pagina 111

7.3 INHOUDSOPGAVE Hoofdstuk 1 Installatie Queen

5

1.1 Systeemeisen

5

1.2 Queen installeren

5

1.3 Invoeren licentiegegevens

5

Hoofdstuk 2 Werken met Queen

9

2.1 Belangrijke begrippen

9

2.2 Starten van Queen

10

2.3 Hoofdmenu

11

2.4 Vensters

14

2.5 Afdrukken

24

2.6 Helpsysteem

26

2.7 Systeembeheer

28

2.8 Gegevens exporteren

31

Hoofdstuk 3 Nieuwe administratie opzetten

33

3.1 Administratie converteren

33

3.2 Aanmaken nieuwe administratie

33

3.3 Invoeren stamgegevens

37

3.4 Invoeren beginbalans

42

Hoofdstuk 4 Boekhouden

43

4.1 Invoeren journaalposten

43

4.2 Financiële overzichten

54

4.3 Aangifte Omzetbelasting

56

4.4 Audit-file

60

4.5 Telebankieren

61

4.6 Afsluiten boekjaar

65

Hoofdstuk 5 Verkopen

71

5.1 Wat u vooraf moet vastleggen

71

pagina 112 Bijlagen 5.2 Instellen layouts

75

5.3 Invoeren orders

86

5.4 Facturering

89

Hoofdstuk 6 Relatiebeheer

93

6.1 Wat u vooraf moet vastleggen

93

6.2 Invoeren van debiteuren/crediteuren

95

6.3 Contactpersonen

97

6.4 Afdrukmogelijkheden

98

6.5 Verzenden van documenten via e-mail

100

6.6 Openstaande posten

101

Hoofdstuk 7 Bijlagen

105

7.1 Gebruiksovereenkomst Queen

105

7.2 Index

108