Gebruikershandleiding PE online zoals gebruikt bij IIA. Medio 2014 gaat het IIA over op een portaalfaciliteit voor het ontwikkelen, beoordelen en presenteren van de educatie-activiteiten van de IIA Academy. Dit portaal “PE-online” genoemd, is gebaseerd op een SAAS-oplossing en wordt gedeeld met circa 140 andere verenigingen en instituten. Opleiders kunnen eenvoudig hun trainingen aan het IIA en de andere instituten voorleggen. Onderstaand is de “technische” gebruikershandleiding voor PE-online opgenomen, voor de functionaliteiten die de opleiders gebruiken bij het aanbieden van cursussen aan het IIA. Naast deze gebruikershandleiding zijn er Algemene voorwaarden en procedures, waarin de relatie tussen opleiders en het IIA is uitgewerkt. Specifieke vragen kunnen gesteld worden via
[email protected] Inhoud: 1.
PE-online account ............................................................................................................... 1
2.
Autorisatie ........................................................................................................................... 4
3.
Indienen van een programma............................................................................................. 5
4.
Geweigerde / verwijderde activiteit opnieuw indienen. .................................................... 8
5.
Accreditatie ......................................................................................................................... 8
1. PE-online account Allereerst moet een potentiele opleider of docent een account aanmaken op PE-online. Dit is een website waar meerdere verenigingen, dus niet alleen IIA, gebruik van maken. Zonder een dergelijke account kunnen er geen opleidingsactiviteiten worden aangemaakt of aangeboden. Ga naar: https://www.pe-online.org/edu
Als de opleider nog geen account heeft, dan moet deze eerst worden aangevraagd. Na registratie ontvangt de opleider een email met een gebruikersnaam en password. Dit kost een paar minuten. Het password kan worden gewijzigd, maar dit hoeft niet.
Na inloggen komt de opleider in een keuze menu terecht. Onder de tab “Instituutgegevens” staan velden voor de contactdetails van de opleider en enkele andere vaste gegevens. Ook kan in het onderdeel “Instellingen” het logo van de opleider worden ge-upload. Nascholingsaanmeldformulier: de opleider kan hier aangeven of de cursist zich via e-mail kan aanmelden voor nascholing. Dit is later nog te wijzigen in aanmelding via een webpagina, wat de standaardmethode is. Klik op de link ”Activeren en instellen aanmeldformulier” om aanmelden via
een email vanuit de PE online website mogelijk te maken. Hier kan worden aangegeven welke extra informatie al dan niet verplicht moet worden ingevoerd door de potentiele deelnemer.
2. Autorisatie De opleider of docent start met het vragen van autorisatie. Deze actie levert een verzoek op aan de betreffende beroepsorganisatie om programma’s (trainingen en dergelijke) te mogen aanbieden.
Na goedkeuring door IIA is de autorisatie zichtbaar in dit menuscherm. De autorisatie wordt tevens per mail naar de opleider verzonden.
Na instituutaccreditatie kan de opleider een aanvraag indienen om een opleidingsactiviteit op de activiteiten agenda van IIA te plaatsen. Kies hiervoor de button “Cursusbeheer”. NB. Alle aangeboden programma’s worden door het IIA apart beoordeeld en al dan niet geaccrediteerd. 3. Indienen van een programma Allereerst moet de opleider nagaan of het programma wat hij bij IIA wil indienen, wel genoeg kans op accreditatie heeft. Van belang is om na te gaan of de door zijn programma “geraakte” competenties uit het IIA competentieraamwerk, niet al voldoende “gedekt” is door programma’s van andere aanbieders op de activiteitenagenda. Richtlijn hiervoor is 4: als er al 4 andere trainingen zijn, is de kans op accreditatie niet heel groot, tenzij het programma iets unieks of vernieuwends biedt. In andere gevallen kan het programma “in de wacht worden gezet” totdat er ruimte is op de activiteitenagenda. Het doel van deze limitering is alle opleiders die participeren in de IIA Academy een grote kans op inschrijvingen te geven. Ga naar https://www.pe-online.org/public/index.aspx?pid=395 voor de actuele activiteitenagenda en het hiermee “gedekte” competentieraamwerk van IIA (linksboven) voor deze beoordeling.
Daarnaast streeft het IIA naar een gebalanceerd aanbod qua opleiders. Opleiders kunnen daarom maximaal 4 unieke programma’s tegelijkertijd op de activiteitenagenda hebben. Deze programma’s mogen binnen een jaar wel een onbeperkt aantal keren herhaald worden. Ga terug naar het PE-online domein van de opleider (https://www.pe-online.org/edu) en ga naar cursusbeheer.
Gebruik voor het indienen van een programma de Wizard. Er zijn voor de meeste velden invulinstructies door met de muis over de vraagtekens te “hooveren”. Voor IIA gelden nog de volgende specifieke instructies: Bepaal het cursustype: “Cursus met (fysieke) bijeenkomst(en)/ accreditatie per bijeenkomst”: Deze optie kan worden gebruikt als bij een slechts gedeeltelijk gevolgde training toch, pro rata, PE punten worden toegekend. Dit is voor IIA vrijwel altijd het geval. Worden alleen PE punten toegekend als de gehele training is gevolgd, en geen PE punten als een deel van de cursus is gemist, kies dan voor de button: “Cursus met (fysieke) bijeenkomst(en)/ alleen accreditatie voor totaal”. De optie: “Individuele nascholing/e-learning” zal voorlopig niet worden gebruikt, maar is wel van belang voor de opname van activiteiten in de PE dossiers. Deze dossier functionaliteit zal pas later ter beschikking komen. Bij leerdoelen 7-10 regels invullen, niet meer. Op de volgende stap kunnen de contactdetails worden aangepast. Als het een (IIA label) training betreft, waarbij de persoon met inhoudelijke kennis, een ander is dan degene die als opleider de training aanmaakt, kunnen hier additionele gegevens worden ingevuld.
Om consistentie te bewaren hanteert IIA de volgende limieten: Bij inhoud kan 25-35 regels tekst worden toegevoegd. Bij aanmelding via moet de website / URL van de opleider worden ingevuld. Dat kan de algemene homepage zijn, of direct het aanmeldingsformulier voor de betreffende training. Bij doelgroep maximaal 3 regels tekst Bij CV docenten maximaal 5 regels tekst. Er mag ook verwezen worden naar bijvoorbeeld een LinkedIn pagina. Bij NBA accreditatie moet de opleider het aantal PE punten opgeven indien deze training ook daadwerkelijk bij de NBA is aangemeld. Deze accreditatie en het aantal punten wordt door IIA gecontroleerd.
Bij cursusboom worden de competenties geselecteerd. Hiervoor heeft IIA de volgende regels: per trainingsdag minimaal 1 en maximaal 4 competenties op het tweede niveau. Dat de betreffende competentie wordt geraakt moet ook uit de cursusomschrijving blijken. Daarna wordt het niveau van de doelgroep geselecteerd. Op dit moment bestaat de keuze uit CAE, ervaren en beginnend auditor. Ofschoon alle drie tegelijkertijd geselecteerd kunnen worden, vraagt IIA om bij voorkeur 1, en maximaal 2 niveaus te selecteren. Nadat alle gegevens zijn ingevuld, wordt de aanvraag opgestuurd naar het IIA. De Wizard sluit zich.
NB. Er is geen preview faciliteit. Pas bij publicatie is de feitelijke presentatie te zien. 4. Geweigerde / verwijderde activiteit opnieuw indienen.
De opleider gaat naar de button “aanvraag naar beroepsgroep”.
Hierna opent zich de wizard aanvraag accreditatie. Zie begin van de instructie. 5. Accreditatie De aanvraag wordt bij het IIA in behandeling genomen door een beoordelaar en/of een beheerder. Deze kunnen vragen stellen, of voorstellen doen om de omschrijving van de training en de bijbehorende gegevens aan te passen. Het IIA kan niet zelfstandig een programma-aanvraag aanpassen! Bij afwijzing ontvangt de opleider een bericht via PE-online, waarin de reden wordt aangegeven. Bij goedkeuring ontvangt de opleider een factuur voor opname op de IIA activiteitenkalender.
