GEBRUIK VIERSCHAAR
Petra Mussche Laatst aangepast: 1 maart 2012
HET GEBOUW
2
Historisch monument De Vierschaar is eigendom van de Kerkraad Sint-Catharina. Het is een historisch beschermd monument dat een hele geschiedenis vertelt. Het werd gebouwd tussen 1579 en 1610 in renaissancestijl. De vierschaar was in de gewesten van de Lage landen een plaatselijk gerecht. De rechtspraak was vroeger zeer lokaal georganiseerd - zowat elke parochie had er een - en werd uitgeoefend door de schepenen. Deze werden benoemd door een privé-persoon : de plaatselijke heer, bezitter van het rechterlijk gezag voor zijn domein, de heerlijkheid. De naam vierschaar komt van de vier 'geschoren' (gespannen) touwen waartussen de rechtspraak plaats vond. Oorspronkelijk werd er buiten recht gesproken, traditioneel onder een linde. Bij die boom waren vier banken in een vierkant geplaatst, waarop de schepenen plaats namen; in het midden stond dan de beschuldigde. Later gebeurde dat binnen in een gebouw, dat dezelfde naam droeg. Bij de Franse Revolutie kwam de rechtspraak volledig toe aan de staat. Onze Wachtebeekse vierschaar kende daarna vele gebruiksdoeleinden: dorpsschooltje, herberg, woning, schoenmagazijn… Na een periode van verval werd het in 1937 – waarschijnlijk reeds voor de tweede keergerenoveerd door de kerkfabriek. Later was er het CM-kantoor en bibliotheek gevestigd en sinds 1999 het parochiesecretariaat. In 2009 onderging de vierschaar opnieuw een grondige renovatie. Het parochiesecretariaat Het parochiesecretariaat staat ten dienste van de twee parochies van Wachtebeke: SintCatharina en O.L.Vrouw Geboorte (Overslag). Je kan er terecht voor allerlei parochiale en pastorale zaken, o.a. aanvraag misintenties, aanvraag allerlei parochiale attesten, inschrijven voor bepaalde parochiale aangelegenheden, aanvraag voor ziekenbezoek door pastoor of diaken, abonnement parochieblad in de loop van het jaar (voor bvb. nieuwe inwoners), inlichtingen over het parochiale leven, of gewoon voor een babbel of om je hart eens te komen luchten, ... Adres: Dorp 54, 9185 Wachtebeke Telefoon: 09 345 95 53 Openingsuren: ma – di – do – vrij : 9u-11u. In de maanden juli en augustus: enkel op dinsdag en vrijdag. Gesloten op feestdagen. De zolder Daar worden archieven bewaard van parochiale aard. De kerkraad beslist aan wie de zolderruimte wordt toegewezen. De polyvalente ruimte Dit vergaderlokaal wordt door de kerkraad verhuurd voor bijeenkomsten van maximaal 30 personen. Alle afspraken i.v.m. reservering en gebruik van deze ruimte volgen hierna. Alleen de kerkfabriek is gemachtigd hiervan af te wijken en uitzonderingen toe te staan. De taken van de kerkfabriek worden gecoördineerd op vrijwillige basis door: Petra Mussche Groenstraat 47, 9185 Wachtebeke. Tel: 09/3450511. Email:
[email protected] of
[email protected]
HUURMODALITEITEN
3
Gebruiksdoeleinden De polyvalente ruimte kan gehuurd worden door groepen of individuen voor vergaderingen, vorming of andere activiteiten, met uitzondering van feesten en recepties. Vergaderen rond de tafel kan met maximaal 20 personen. Men kan ook met 30 personen vergaderen, maar dan zit niet iedereen aan tafel (bvb. conferentie-opstelling). De polyvalente ruimte wordt verhuurd per dagdeel: Voormiddag (tussen 8u30 en 12u) Namiddag (tussen 12u en 18u) Avond (tussen 18u en 24u) Geen verhuur tussen 24u en 8u30.
Huurprijs Het huren van de polyvalente ruimte kost € 10 per dagdeel. Voor activiteiten met commerciële doeleinden bedraagt de huurprijs € 30 per dagdeel. Voor sommige activiteiten worden de kosten gedragen door de kerkraad (exclusieve lijst door de kerkraad goedgekeurd). Deze tarieven zullen eind 2010 herzien worden. Drank en versnapering zijn ter plaatse te betalen (eigen drank is niet toegelaten). Wie de ruimte huurt, zal het gepaste bedrag storten op het rekeningnummer van de vierschaar : BE42 001600912854
RESERVEREN
4
Op de parochiale website is te zien wanneer de polyvalente ruimte reeds bezet is: http://home.scarlet.be/dekenaatlochristi/Wachtebeke (klik op “lokalen”).
Aanvragen Wie de polyvalente ruimte wil huren, kan op volgende manieren een reservatie aanvragen: 1. Via een electronisch reservatieformulier op de parochiale website http://home.scarlet.be/dekenaatlochristi/Wachtebeke (klik op “lokalen”) 2. Op het parochiesecretariaat tijdens de openingsuren. De secretariaatsmedewerker vult een aanvraagformulier in.
Bevestiging Van zodra de aanvraag verwerkt is, wordt een optie vastgelegd voor de polyvalente ruimte. De opgegeven contactpersoon ontvangt een contract.
Het contract Het ondertekende contract wordt terugbezorgd aan Petra Mussche (via het parochiesecretariaat, de brievenbus of email). Van zodra dit contract binnenkomt en de huurprijs betaald, is de reservatie definitief.
SLEUTEL
5
Afhalen De huurder krijgt 3 sleutels: één van de buitendeur, één van de polyvalente ruimte en één van het berghok met afvalcontainers. Deze kan op 3 manieren afgehaald worden: 1. Op het parochiesecretariaat tijdens de openingsuren Dit heeft de voorkeur. 2. Op het adres Dorp 40 (tussen 18u. en 21u.) 3. Bij Petra Mussche, Groenstraat 47 (enkel in noodgevallen of na afspraak). Op het aanvraagformulier wordt ingevuld waar en wanneer (met schatting van het tijdstip) de sleutel wordt afgehaald. Dit wordt bevestigd in het contract.
Terugbrengen In de brievenbus van de Vierschaar.
DRANK EN VERSNAPERINGEN
6
-
In de polyvalente ruimte zal altijd een voldoende voorraad gekoelde drank, koffie, thee en versnapering aanwezig zijn. Deze wordt tijdig aangevuld door Oxfam Wereldwinkel Wachtebeke.
-
Op het aanvraagformulier geeft de gebruiker aan of en hoeveel drank er gewenst is. Dit om tijdig en voldoende drank te kunnen voorzien, zonder de voorraad al te groot te moeten maken (met kans op bederf).
-
Op basis van de prijslijst (zie bijlage 3) die ook in het lokaal hangt, deponeert de gebruiker het juiste bedrag in het geldkoffertje.
-
Alcohol en eigen drank is niet toegelaten.
-
Etentjes en feestjes zijn niet toegelaten.
-
Na gebruik wordt afval en leeggoed gesorteerd in de lege bakken en voorziene afvalcontainers in het berghok. Propere vaatdoeken, handdoeken en afwasmiddel zijn ter beschikking om de vaat te doen.
Wij rekenen op een stipte en eerlijke manier van werken.
VERWARMING In de winterperiode is er een basisverwarming in de polyvalente ruimte. Om de verwarming te regelen (enkel tijdens het gebruik van de ruimte), volgt men de instructies ter plaatse. De verwarming wordt teruggedraaid bij het verlaten van de zaal, zoniet worden extra verwarmingskosten aangerekend.
ROKEN Het is verboden te roken in het hele gebouw van de Vierschaar. Er is een asbak beschikbaar die buiten kan geplaatst worden (enkel tijdens de rookpauze). Gelieve deze asbak nadien terug in de gang te plaatsen. Na afloop van de activiteit wordt de asbak leeggemaakt in de grijze afvalcontainer (berghok in de tuin) en schoongemaakt. Gelieve géén peuken in de tuin achter te laten.
ONDERHOUD
7
Mogen wij rekenen op ieders medewerking voor het onderhoud van de lokalen ? Alle poetsmateriaal bevindt zich in de kast in het toilet. De afvalcontainers bevinden zich in het berghok in de tuin. Polyvalente ruimte De gebruiker laat het lokaal na gebruik borstelschoon achter en in de oorspronkelijke opstelling. Een foto van deze opstelling hangt in het lokaal (zie ook bijlage 4). De keukenblok en sanitair wordt daarbij niet vergeten. Eventuele schade wordt zo snel mogelijk meegedeeld aan de kerkfabriek. Na elk gebruik wordt dit gecontroleerd door secretariaatsmedewerkers of de kerkfabriek. Ook de volgende gebruiker kan zo rekenen op een net en ordelijk lokaal. De kerkfabriek zorgt voor een regelmatig volledig onderhoud van het lokaal en sanitair.
Gelieve de vloer niet zelf te dweilen. De natuursteen vergt een speciale behandeling.
BIJLAGE : Modelcontract De afgevaardigde van de KERKRAAD SINT-CATHARINA WACHTEBEKE, Dorp 35 te 9185 Wachtebeke bevestigt dat Mevr./Dhr: Adres: Tel. in naam van:
E-mail:
de polyvalente zaal van de Vierschaar gereserveerd heeft voor: (datum + uren van het dagdeel) Activiteit: Afhalen sleutel: Terugbrengen sleutel: De huurprijs wordt bepaald op: …euro. De huurprijs van….. euro dient gestort te worden op rekeningnr. BE42 001600912854 van De vierschaar, p/a Groenstraat 47, 9185 Wachtebeke. De reservatie is pas geldig na ontvangst van de huurprijs. De huurder verbindt zich tot het stipt naleven van de richtlijnen vermeld hieronder. In dubbel opgemaakt te Wachtebeke op De afgevaardigde van de Kerkraad:
De huurder,
Petra Mussche Groenstraat 47 – 9185 Wachtebeke Tel 09 345 05 11 E-mail:
[email protected] Wij verzoeken u vriendelijk: ⇒ De zaal in goede staat te onderhouden en zorg te dragen voor het schilderwerk! Gelieve niets aan de muren te bevestigen. ⇒ Het juiste bedrag van drankverbruik in het geldkoffertje te deponeren, op basis van de prijslijst die ook in het lokaal hangt. Alcohol en eigen drank, etentjes en feestjes zijn niet toegelaten. ⇒ Er geldt een algemeen rookverbod in het hele gebouw. Rokers beschikken over een asbak die men buiten kan plaatsen en na afloop reinigen in de afvalbakken (berghok tuin). Gelieven geen peuken in de tuin te gooien. ⇒ Steeds de verwarming terug te draaien bij het verlaten van de zaal, zoniet dienen wij extra verwarmingskosten aan te rekenen! ⇒ De zaal borstelschoon achter te laten en in de oorspronkelijke opstelling, zoals voorzien op het schema dat in het lokaal uithangt. Gelieve tafels en stoelen NIET TE VERSCHUIVEN doch te DRAGEN!!! Steeds met twee personen werken a.u.b. ⇒ Na gebruik afval en leeggoed te sorteren in de voorziene sorteerbakken (berghok tuin) en de vaat te doen. Propere vaatdoeken, handdoeken en afwasmiddel zijn ter beschikking. ⇒ Wie de zaal huurt is verantwoordelijk voor eventuele breuk of beschadiging, zowel in de zaal als de rest van gebouw, sanitair, berghok en tuin. De herstellings- of vervangingskosten zullen u aangerekend worden.
