BAB V TINDAK LANJUT UNTUK ARSITEKTUR INFORMASI
Tindak lanjut untuk arsitektur informasi BBM memberikan langkah berikutnya setelah dihasilkan rancangan arsitektur informasi rantai pasok BBM. Tindak lanjut ini disusun berdasarkan bottom-up implementation BSP (4), dengan urutan tindak lanjut arsitektur informasi, tindak lanjut untuk proses bisnis dan tindak lanjut untuk objektif bisnis. Tindak lanjut untuk arsitektur informasi yang dirancang adalah Joint Application Development (JAD). Tindak lanjut untuk proses bisnis terdiri dari Information Resource Management (IRM) dan Portofolio Sistem. Tindak lanjut untuk objektif bisnis terdiri dari objektif kendali, Key Goal Indicator (KGI), Critical Success Factors (CSF) dan Key Performance Indicator (KPI). Tindak lanjut ini dijelaskan pada Gambar V.1.
Gambar V.1.Tindak lanjut arsitektur informasi rantai pasok BBM
80
81
V.1. Tindak Lanjut untuk Arsitektur Informasi Hasil perancangan arsitektur informasi ini dibuat berdasarkan literatur SOP (7) dan BSP (4). Hasil ini perlu divalidasi oleh Depot Pertamina pada tindak lanjutnya, untuk menentukan proses dan kelas data apa yang belum terliput maupun yang tidak perlu diadakan. Tindak lanjut yang diberikan untuk metode validasi ini adalah joint application development (JAD, pengembangan aplikasi bersama).
JAD merupakan salah satu cara mencari persyaratan kebutuhan sambil mengembangkan sistem informasi pada enterprise. Pada tahap perancangan, JAD bertujuan untuk mendefinisikan proyek dan merancang solusi (6). Tujuan ini disetujui bersama dan didokumentasikan berupa project charter (perjanjian proyek).
JAD dilaksanakan dengan beberapa pertemuan untuk menghasilkan kesepakatan tentang arsitektur informasi ini. Pertemuan ini yang dihadiri semua partisipan, antara lain: 1. Sponsor, pihak yang berperan sebagai pemilik dan pemberi dana dari proyek perancangan ini. 2. Manajer proyek, pihak yang berperan sebagai pemimpin dari proyek perancangan ini. 3. Pengguna akhir, pihak yang akan menggunakan sistem dalam proses bisnis yang terjadi. 4. Perancang, pihak yang melaksanakan analisis dan perancangan.
Hal-hal yang dilakukan dalam JAD antara lain: 1. Menanyakan apa yang diinginkan klien. 2. Mendapatkan persetujuan spesisikasi dari klien. 3. Membangun dan menyelesaikan sistem sesuai dengan spesifikasi. 4. Mendapatkan komentar klien untuk penyesuaian.
82
Hasil dari perancangan arsitektur informasi ditujukan untuk disajikan dalam JAD sebagai model arsitektur informasi dari perspektif perancang. Model ini diharapkan dapat memberi pengertian kepada semua partisipan JAD tentang perancangan arsitektur informasi ini. Dokumentasi JAD dibuat sebagai dasar persyaratan kebutuhan untuk iterasi prototipe berikutnya dari arsitektur informasi ini. Perancangan arsitektur informasi rantai pasok BBM ini menghasilkan model prototipe yang digunakan untuk perancang dalam menggambarkan sistem yang terjadi dalam rantai pasok BBM menurut perspektif kerekayasaan informasi, kepada pemilik dan pengguna akhir dalam JAD.
V.2. Tindak Lanjut untuk Proses Bisnis Rantai Pasok BBM Analisis proses bisnis rantai pasok BBM dibuat berdasarkan literatur Pertamina (7) yang kurang menunjukkan strategi dan manajemen bisnisnya. Model arsitektur informasi rantai pasok BBM dihasilkan dari literatur BSP (4) yang merupakan proses bisnis yang umum dalam rantai pasok BBM. Tindak lanjut yang diberikan adalah perlunya diadakan validasi dan dokumentasi kembali mengenai proses bisnis yang berjalan. Hal ini akan membantu dalam rencana penentuan performa kerja dengan informasi pada rantai pasok BBM.
Analisis proses bisnis menunjukkan bahwa struktur organisasi dibentuk tidak mendukung struktur informasi. Hal ini mengakibatkan kurangnya komitmen kerja terhadap struktur informasi. Tindak lanjut yang diberikan adalah mengadakan dokumentasi dan validasi kembali tentang struktur organisasi yang aktual. Rekayasa ulang proses bisnis BBM disarankan seminimal mungkin dalam merubah struktur yang ada. Hal ini juga dilakukan agar tidak mengganggu proses yang berjalan. Apabila tidak dimungkinkan perubahan struktur organisasi dapat juga disarankan outsourcing (pengadaan sumber daya dari luar), khusus untuk mengelola arsitektur informasi ini dan disebut Unit Sumber Daya Informasi Rantai Pasok BBM.
83
Tindak lanjut yang diberikan untuk struktur organisasi rantai pasok BBM yaitu dengan mengadakan information resource management (IRM, manajemen sumber daya informasi). Menurut BSP (4), IRM yang dihasilkan dirancang untuk mengatasi masalah, mengumpulkan petunjuk untuk pengembangan dari organisasi sumber daya informasi dan menyediakan kendali yang cocok yang memastikan informasi dapat mendukung proses bisnis.
V.2.1. Information Resource Management Information resource management (IRM) merupakan bagian dari sistem yang ditugaskan dan diberi tanggung jawab untuk mengelola informasi sebagai sumber daya dari sistem. Hal ini dilakukan agar informasi dapat mendukung proses bisnis, apapun sistem dan teknologi yang digunakan untuk mengolah informasi tersebut. Dengan kata lain IRM ditugaskan untuk mengelola arsitektur informasi (4). Gambar V.2 memperlihatkan struktur organisasi IRM yang direkomendasikan.
Gambar V.2.Information Resource Management yang disarankan
Subjek utama dalam IRM ini terdiri beberapa bagian, yaitu: 1. Direksi dan kendali eksekutif IRM merekomendasikan fungsi perencanaan dan pengendalian yang memaksimalkan
penggunaan
sumber
daya
data.
Hal
ini
termasuk
menghasilkan kendali yang sesuai dengan sumber daya dan memastikan
84
arsitektur informasi dapat diimplementasikan dengan tangkas (4). Direksi dan kendali eksekutif disarankan berada di eksekutif Pertamina dengan jabatan yang disebut Chief Information Organizer (CIO). CIO merupakan fungsi strategis sistem informasi dari enterprise secara total.
2. Steering committee Steering committee (komite pengendali) dijadikan sebagai pengawas dari organisasi sumber daya informasi. Pengawas mempunyai tugas menentukan kebijakan, regulasi dan mekanisme kendali untuk memastikan agar hasil yang diinginkan dapat tercapai dan mengawasi pengukuran efektivitas dari sistem berdasarkan regulasi (4). Fungsi steering committee disarankan dipegang oleh BPH Migas dengan rincian sebagai steering committee bidang informasi. Tabel V.1 dan Tabel V.2. menjelaskan fungsi dan komposisi sterring committee.
Tabel V.1.Fungsi steering committee bidang informasi (4) PENENTUAN KEBIJAKAN KENDALI
PENGAWAS
Tanggung jawab / akuntabilitas data Rencana jangka panjang Strategi dasar Persetujuan data Otorisasi proyek Penilaian performa Pengawasan dana Pengawasan proyek Pengawasan operasi
Tabel V.2.Komposisi steering committee bidang informasi (4) KOMUNITAS PENGGUNA
INFORMATION RESOURCE ORGANISATION
Finansial Rekayasa Pemasaran Personil Manufaktur Departemen pengguna sumber daya data Petinggi yang bertanggung jawab atas IRM Manajer proses data, sekretaris komite Administrator data
85
3. Information resource organisation Information resource organisation (IRO, organisasi sumber daya informasi) ditugaskan untuk memastikan sumber daya yang sesuai dipakai dalam implementasi arsitektur informasi, eksploitasi sumber daya data yang lebih baik dan mengatasi ketidaksesuaian. IRO diberi tanggung jawab untuk melaksanakan kebijakan dari steering committee dan mengumumkan petunjuk untuk menjalankan “data sebagai sumber”. IRO mempunyai fungsi utama perencanaan dan kendali data, akusisi data dan tata layan data. Kegiatan pengakhiran data dibagi antara akusisi data dan fungsi tata layan. Rincian fungsi IRO ini adalah rencana dan kendali data, administrasi data, pengembangan aplikasi, serta proses dan komunikasi data (4). Tabel V.3. memperlihatkan IRO yang disarankan sebagai modul koordinasi sumber daya informasi dari Depot Pertamina di bawah koordinasi teknis atau bisa dibuat dengan outsourcing IRO terpisah dari Depot Pertamina dengan ikatan kontrak yang jelas. IRO diharapkan dapat membantu Koordinasi Teknis.
Tabel V.3.IRO yang disarankan (4) RENCANA DAN KENDALI DATA
ADMINISTRASI DATA
PENGEMBANGAN APLIKASI
− − − − − − − − − −
− Rancangan data lojik − Kebijakan data: − Integritas − Keamanan − Ketersediaan − Akuntabilitas − Penyimpanan − Backup / Cadangan
− Proyek pengembangan aplikasi − Proyek perawatan − Pusat informasi − Pusat pengembangan
Arsitektur IS Antarmuka pengguna Penyesuaian prioritas Justifikasi aplikasi Efisiensi sistem Pengukuran sistem Pengukuran aplikasi Audit efisiensi Standar Perubahan kendali
PROSES DAN KOMUNIKASI DATA − Operasi − Penjadwalan − Dukungan sistem − Dukungan teknis − Administrasi basis data − Pengukuran pengguna − Jaringan − Keamanan
86
V.2.2. Tindak Lanjut untuk Portofolio Sistem Pendukung Proses Analisis sistem aktual menunjukkan, bahwa sistem hanya online di Depot saja. Komunikasi data dengan entitas lain seperti Terminal dan BPH Migas dilakukan dengan asynchronus (waktu beda tempat beda), dengan jadwal yang tidak baku sehingga informasi ini tidak dapat menjamin efisiensi dan efektivitas. Hal ini menyebabkan loss dan delay terus menerus.
Komunikasi data ini mengandalkan sistem aktual pendukung proses bisnis. Kedudukan sistem pendukung ini diperlihatkan dengan portofolio sistem. Gambar V.3 memperlihatkan portofolio sistem, yang menunjukkan bahwa sistem aktual yang digunakan berada di daerah key operational dan support. Sistem yang diusulkan bersifat strategic dan high potential. Tindak lanjut untuk sistem pendukung rantai pasok diusulkan agar SAP digunakan pada semua entitas bisnis dan dapat dibuat infrastruktur yang mendukung online real time, atau diberi jadwal komunikasi yang baku dan didokumentasikan dengan standard operation procedure (SOP).
Strategic
High Potential
Aplikasi yang kritis untuk menunjang strategi bisnis masa depan (total online SAP,TAS, FD32x)
Aplikasi yang mungkin penting di masa depan (total online SAP)
Key Operational
Support
Aplikasi digunakan saat ini untuk mencapai tujuan (TAS, FD23x, FI, SD)
Aplikasi berharga tapi tidak kritis (Spreadsheet dan Database)
Gambar V.3. Portofolio sistem aktual yang disarankan
87
V.3. Tindak Lanjut untuk Objektif Bisnis Rantai Pasok BBM Analisis objektif bisnis menunjukkan bahwa kegiatan hilir penyaluran BBM ini adalah rantai pasok yang dikerjakan oleh perusahaan yang berbeda, yaitu Depot Pertamina, Transport dan SPBU. Rantai pasok mendukung pasar yang bergerak cepat sesuai dengan besarnya permintaan konsumen akhir. Dalam pelaksanaannya, kegiatan hilir penyaluran BBM ini memaksakan ikatan lisensi Pertamina kepada Transport dan SPBU. Berarti kegiatan hilir penyaluran BBM melaksanakan vertical integration (3), yang mendukung pasar yang bergerak lambat, yang memasarkan barang yang tersedia di pengecer. Hal ini mengakibatkan keterlambatan dan kelangkaan yang berulang. Maka direkomendasikan juga aturan yang baku dalam komunikasi informasi agar penyaluran dapat memenuhi permintaan konsumen akhir, sesuai dengan UU No.22 Tahun 2001 (1) dan kaidah SCM (3).
Hasil analisis objektif bisnis rantai pasok BBM menunjukkan bahwa belum adanya strategi yang berfokus pada rantai pasok BBM. Menurut Pertamina (2004) yang tertulis pada SOP hanyalah visi dan misi perusahaan. Maka pada perancangan ini ditetapkan objektif bisnis berdasarkan dampak yang diharapkan bila menggunakan SCM (3), antara lain: 1. Integrasi informasi 2. Sinkronisasi perencanaan 3. Koordinasi alir kerja 4. Model bisnis baru
88
Tindak lanjut yang disarankan dari perancangan arsitektur informasi rantai pasok BBM adalah standar untuk kendali arsitektur informasi tersebut. CobiT PO2 disarankan sebagai standar kendali untuk menjalankan arsitektur informasi ini. CobiT PO2 ini diukur oleh beberapa indikator yaitu objektif kendali, Key Goal Indicator (KGI), Critical Success Factors (CSF) dan Key Performance Indicator (KPI). Objektif kendali ditujukan agar arsitektur informasi mampu menyediakan informasi yang handal dan konsisten agar dapat mendukung keputusan strategis sehingga menghasilkan kerja efisien dan efektif. Hal ini juga ditujukan untuk mengintegrasikan sistem yang akan disediakan, baik dengan distribusi jaringan online, maupun dengan penjadwalan lalu lintas informasi dengan dokumentasi baku. KGI ditujukan agar informasi dan sistem pendukung rantai pasok BBM dapat sesuai dengan arsitektur informasi yang dirancang. Hal ini harus ditunjang dengan rencana strategis perusahaannya. Rencana strategis ini perlu dibakukan kembali hingga perusahaan mempunyai aturan dan kebijakan yang jelas dalam menjalankan arsitektur informasi tersebut. CSF ditujukan untuk memastikan ketepatan arsitektur informasi dan model data, yang memungkinkan untuk memastikan kepemilikan data dari informasi tersebut. Hal ini harus disepakati bersama perusahaan untuk klasifikasi skema informasi. KPI ditujukan untuk mengukur redudansi dan duplikasi data yang terjadi bila arsitektur dijalankan. KPI juga dapat mengukur berapa banyak sistem yang tidak sesuai dengan arsitektur informasi dan berapa seringvalidasi data yang dikerjakan.
89
V.4. Ringkasan Tindak Lanjut untuk Arsitektur Informasi Tindak lanjut untuk arsitektur informasi BBM memberikan langkah berikutnya setelah dihasilkan rancangan arsitektur informasi rantai pasok BBM. Tindak lanjut ini terdiri dari tindak lanjut arsitektur informasi, tindak lanjut proses bisnis dan tindak lanjut objektif bisnis yang dirancang. a. Tindak lanjut untuk arsitektur informasi yang dirancang adalah Joint Application Development (JAD) untuk memeriksa dan menyesuaikan hasil perancangan arsitektur rantai pasok BBM dengan permintaan dan kemauan pihak pemilik dan pengguna akhir. b. Tindak lanjut untuk proses bisnis terdiri dari Information Resource Management (IRM) sebagai pengelola sumber daya informasi dan Portofolio Sistem sebagai sistem pendukung proses rantai pasok BBM yang lebih terintegrasi. c. Tindak lanjut untuk objektif bisnis adalah perlunya objek kendali untuk pengelolaan arsitektur informasi ini, yang terdiri dari objektif kendali, Key Goal Indicator (KGI), Critical Success Factors (CSF) dan Key Performance Indicator (KPI).
