205
Gambar 4.21 Tampilan Layar report Keterangan Gambar : Halaman ini digunakan user untuk melihat keaktifan tiap-tiap divisi,pada halaman ini terlihat berapa banyak setiap divisi telah membuat usulan produk. Berapa yang diterima dan berapa yang ditolak.
206
Gambar 4.22 Tampilan Layar report produk Keterangan Gambar : Tampilan layar Report produk menampilkan semua produk yang telah diusulkan oleh divisi yang dipilih user. Perihal dan status terakhir dari usulan produk dan lama nya usulan produk itu dibuat.
207
Gambar 4.23 Tampilan Layar detil perkembangan status Keterangan Gambar : Halaman ini berupa record yang menampilkan kapan status suatu usulan produk berubah dan oleh siapa.
208
Gambar 4.24 Tampilan Layar New Keterangan Gambar : Tampilan Layar New untuk membuat sebuah usulan produk baru untuk didistribusikan ke divisi-divisi yang berkepentingan. User akan diminta untuk mengisi field perihal dan penjelasan, dan meng-upload berkas-berkas yang berkaitan dengan produk baru yang akan diusulkan. Jika tombol reset ditekan maka semua field akan direset seperti semula. Jika tombol Back ditekan maka user akan dibawa kembali ke halaman Home. Jika tombol Submit ditekan maka usulan produk baru tersebut beserta berkas-berkasnya akan disimpan di database server dan user akan dibawa kembali kehalaman Home.
209
Gambar 4.25 Tampilan Layar Detail Produk bila status produk New divisi asal produk sama dengan user
Keterangan Gambar : Jika usulan produk pada produk list yang berstatus new ditekan dan divisi asal produk tersebut sama dengan user, maka user dapat mengubah perihal usulan produk tersebut beserta penjelasan dan berkas-berkas yang menyertainya. Jika tombol Back ditekan maka user akan kembali ke halaman Home. Jika tombol Submit ditekan maka perubahan yang dilakukan akan disimpan di database server. Dan user dapat juga men-forward produk ke divisi-divisi yang bersangkutan atau membatalkan
210
Gambar 4.26 Tampilan Layar Detail produk bila status produk New
Keterangan gambar: Jika usulan produk pada produk list yang berstatus New ditekan maka user dapat menforward usulan produk dengan menekan tombol Submit atau membatalkan usulan tersebut dengan menekan tombol batal. lalu kembali ke halaman home.
211
Gambar 4.27 Tampilan Layar Detail produk bila status produk Opini
Keterangan gambar: Jika usulan produk pada produk list yang berstatus opini ditekan maka user dapat melihat opini-opini yang telah diberikan oleh divisi-divisi lain juga berkas-berkas yang disertakan oleh divisi tersebut. Jika tombol pembahasan maka status usulan produk menjadi pembahasan, jika tombol revisi ditekan maka status usulan produk menjadi revisi, Jika tombol Back ditekan maka user akan kembali ke halaman Home.
212
Gambar 4.28 Tampilan Layar Detail produk bila status produk Opini dan divisi user adalah divisi yang di-forward
Keterangan gambar: Jika usulan produk pada produk list yang berstatus opini dan divisi user adalah divisi yang di-forward ditekan, maka user dapat melihat opini-opini yang telah diberikan oleh divisi-divisi lain juga berkas-berkas yang disertakan oleh divisi tersebut. Jika tombol pembahasan maka status usulan produk menjadi pembahasan, jika tombol revisi ditekan maka status usulan produk menjadi revisi, jika tombol submit ditekan maka opini dan
213 berkas-berkas yang di-upload akan tersimpan di database server,lalu kembali ke halaman Home. Jika tombol Back ditekan maka user akan kembali ke halaman Home.
Gambar 4.29 Tampilan Layar Detail produk bila status produk Pembahasan Keterangan Gambar : Jika usulan produk pada produk list yang berstatus pembahasan ditekan dan divisi asal produk tersebut sama dengan divisi asal user maka user dapat melihat opini-opini yang telah diberikan oleh divisi-divisi lain juga berkas-berkas yang disertakan oleh divisi tersebut. Jika tombol Back ditekan maka user akan kembali ke halaman Home.
214
Gambar 4.30 Tampilan Layar detail produk bila status produk Revisi dan divisi asal produk sama dengan divisi user Keterangan Gambar : Jika usulan produk pada status revisi ditekan dan divisi asal produk sama dengan divisi user, maka user dapat mengubah tujuan, perihal, penjelasan, dan berkas-berkas produk lama, dan mendapatkan reff no baru. Jika tombol Submit ditekan maka usulan produk baru tersebut beserta berkas-berkasnya akan disimpan di database server dan user akan dibawa kembali kehalaman Home.
215
Gambar 4.31 Tampilan Layar detail produk bila status produk Revisi Keterangan Gambar : Jika usulan produk pada produk list yang berstatus revisi ditekan oleh user dari divisi yang di-forward, maka user dapat melihat opini-opini yang telah diberikan oleh divisi divisi lain juga berkas-berkas yang disertakan oleh divisi tersebut. Jika tombol Back ditekan maka user akan kembali ke halaman Home.
216
. Gambar 4.32 Tampilan Layar detail produk bila status produk Batal Keterangan Gambar : Jika usulan produk pada produk list yang berstatus batal, maka user dapat melihat opiniopini yang telah diberikan oleh divisi-divisi lain juga berkas-berkas yang disertakan oleh divisi tersebut. Jika tombol Back ditekan maka user akan kembali ke halaman Home.
217
Gambar 4.33 Tampilan Layar detail produk bila status produk Diterima Keterangan Gambar : Jika usulan produk pada produk list yang berstatus diterima, maka user dapat melihat opini-opini yang telah diberikan oleh divisi-divisi lain juga berkas-berkas yang disertakan oleh divisi tersebut, keterangan direksi sekarang sudah ada. Jika tombol Back ditekan maka user akan kembali ke halaman Home. Dan ada tombol selesai sebagai konfimasi bahwa usulan produk telah selesai dibahas.
218
Gambar 4.34 Tampilan Layar detail produk bila status produk Ditolak Keterangan Gambar : Jika usulan produk pada produk list yang berstatus ditolak, maka user dapat melihat opini-opini yang telah diberikan oleh divisi-divisi lain juga berkas-berkas yang disertakan oleh divisi tersebut, keterangan direksi sekarang sudah ada. Jika tombol Back ditekan maka user akan kembali ke halaman Home.
219
Gambar 4.35 Tampilan Layar detail produk bila status produk Selesai Keterangan Gambar : Jika usulan produk pada produk list yang berstatus pembahasan ditekan dan divisi asal produk tersebut sama dengan divisi asal user maka user dapat melihat opini-opini yang telah diberikan oleh divisi-divisi lain juga berkas-berkas yang disertakan oleh divisi tersebut, keterangan direksi sekarang sudah ada. Jika tombol Back ditekan maka user akan kembali ke halaman Home
220 4.1.6.3 Cara Penggunaan Aplikasi Document Tracking Pada PT Bank Mega Tbk (sebagai user Direksi) Pada aplikasi document tracking user direksi bertugas untuk membuat keputusan kebijakan mengenai setiap produk yang diusulkan oleh setiap divisi. Untuk lebih jelasnya lihat tampilan layar aplikasi document tracking user Direksi yang ada pada PT Bank Mega Tbk sebagai berikut :
Gambar 4.36 Tampilan Layar Login Keterangan Gambar : Tampilan Layar Login untuk memasukan username dan password agar dapat mengakses aplikasi. Tombol Submit jika diklik akan memvalidasi username dan password. Jika berhasil akan menuju Tampilan Layar Home. Jika gagal akan kembali ke Tampilan Layar Login.
221
Gambar 4.37 Tampilan Layar Home bagi user Direksi Keterangan Gambar : Tampilan Layar Home menandakan apakah pengguna sudah melakukan login atau belum,pada layar Home usulan produk yang didistribusikan kepada divisi user yang sedang login akan terlihat. Untuk user direksi status usulan produk yang di tampilkan hanyalah usulan yang berstatus pembahasan, User juga dapat mencari usulan produk dalam jangka periode tertentu dan usulan produk yang memiliki Ref. No tertentu. Juga disini juga terdapat link Home, ubah Password, dan Log Out. Jika link logout diklik
222 session pengguna akan berakhir, dan akan kembali ke halaman Login. selain itu user dapat mensort usulan produk berdasarkan reff no, divisi, tanggal, status.
Gambar 4.38 Tampilan Layar detail produk bila status produk Pembahasan Keterangan Gambar : Jika usulan produk pada produk list yang berstatus pembahasan ditekan, maka user dapat menentukan kebijakan suatu usulan produk, dan memberikan keterangan atas kebijakn yang diambil. Jika tombol Submit ditekan maka status akan berubah menurut kebijakan
223 yang diambil oleh user.Jika tombol Back ditekan maka user akan kembali ke halaman Home.
4.2 Evaluasi Setelah dilakukan implementasi dari aplikasi document tracking yang dilakukan oleh pengguna aplikasi pada PT Bank Mega Tbk, maka dilakukan wawancara terhadap seorang pegawai pada divisi RIMD sebagai user web admin. untuk mengevaluasi aplikasi dokument tracking, berikut ini adalah hasil wawancara tersebut : 1. Apakah aplikasi document tracking sudah mulai diterapkan pada proses pengajuan usulan produk di perusahaan? a. Saat ini aplikasi document tracking sudah digunakan dalam proses pengajuan proposal semenjak bulan Januari 2007. 2. Menurut Saudara sebagai user baru, apakah tampilan dan alur proses aplikasi ini mudah dimengerti ? a. Tampilannya mudah dimengerti, alur prosesnya juga mudah dimengerti karena aplikasi ini dikembangkan berdasarkan proses yang selama ini digunakan, yang berbeda hanya saat pemberian opini, dimana tiap divisi yang berkepentingan dapat melihat opini dari divisi lain, which is good.
3. Hal apa yang menurut Saudara paling baik, sehubungan dengan digunakannya aplikasi ini? a. Menurut saya efisiensi waktu dan sumber daya, baik itu sumber daya manusia maupun materi seperti kertas dan ruang. Karena dengan digunakannya aplikasi ini proses pengajuan usulan produk yang biasanya
224 memakan waktu setidaknya sebulan, sekarang ini dapat dipangkas hanya menjadi belasan hari. Proses pengarsipan juga menjadi mudah karena setiap berkas-berkas yang digunakan disimpan pada komputer. Dan yang tidak kurang pentingnya penghematan kertas yang terjadi sehubungan dengan digunakannya aplikasi ini. Pegawai yang menjadi kurir juga merasa terbantu karena mereka tidak harus mengantarkannya ke divisidivisi lain yang biasanya berada pada lantai yang berberbeda.
Berikut ini adalah hasil kuesioner yang disebar kepada para user divisi IODD : Berikut ini adalah pertanyaan dan hasil kuesioner yang didapatkan : 1. Pada saat pertama Anda membuka aplikasi kami, bagaimana kesan pertama ada tentang cara penggunaan aplikasi kami tersebut ? (tingkat kesulitan) A. Membingungkan sulit dipahami B. Mudah dimengerti tidak mendapat kesulitan
5 4 3 2
Jawaban a Jawaban b
1 0
Dari kuesioner nomor 1 dapat dilihat bahwa sebanyak 2 orang(28%) mengatakan bahwa aplikasi ini membingungkan dan sulit dipahami, dan sebanyak 5 orang(72%) mengatakan bahwa aplikasi ini mudah dimengerti dan tidak mendapat kesulitan dalam mengoperasikan aplikasi ini. Kami
225 menyimpulkan bahwa aplikasi kami dapat dimengerti dan mudah digunakan untuk sebagian user, dan kami berharap dengan seiring penggunaan aplikasi yang berkelanjutan, maka user yang tidak mengerti dapat terbiasa dan memahami aplikasi secara keseluruhan.
2. Apakah aplikasi yang dibuat oleh oleh peneliti telah mencakup kebutuhan umum setiap pengguna Komputer yang menggunakan fasilitas ini? A. Sudah B. Belum
6 5 4 3
Jawaban a Jawaban b
2 1 0
Dari kuesioner nomor 2, dapat dilihat bahwa sebanyak 1 orang(14%) mengatakan bahwa aplikasi kami belum memenuhi kebutuhan umum bagi user, sedangkan sebanyak 6 orang(86%) mengatakan bahwa aplikasi kami sudah memenuhi semua kebutuhan umum yang dibutuhkan user, kami menyimpulkan bahwa sebagian besar user setuju bahwa aplikasi kami membantu mereka dalam memenuhi kebutuhan umum mereka.
3. Setelah Anda melihat aplikasi kami, jika dilihat dari kombinasi warna, penepatan posisi gambar serta tombol, apakah tampilan layar pada aplikasi kami menarik ?
226 A. Menarik B. Biasa saja C. Tidak menarik
4 3.5 3 2.5
Jawaban a
2
Jawaban b
1.5
jawaban c
1 0.5 0
Dari kuesioner nomor 3 dapat dilihat bahwa sebanyak 2 orang(28%) mengatakan bahwa aplikasi secara umum tampilan aplikasi kami menarik, dan sebanyak 4 orang(56%) mengatakan bahwa tampilan aplikasi kami biasa saja, sebanyak 1 orang(14%) mengatakan bahwa tampilan aplikasi kami tidak menarik, kami mengambil kesimpulan bahwa tampilan aplikasi kami cukup baik untuk dilihat dan digunakan, masalah penggunaan warna yang terbatas dikarenakan kami membuat aplikasi untuk penggunaan kantor yang tidak membutuhkan tampilan warna yang bervariasi.
4. Apakah aplikasi ini telah menunjang kinerja divisi-divisi dalam mengajukan/ (mengusulkan ) suatu produk ? A. Sudah B. Cukup C. Kurang
227
5 4 3
Jawaban a Jawaban b
2
jawaban c
1 0
Dari kuesioner no 4 sebanyak 2 orang(28%) mengatakan bahwa aplikasi kami sangat menunjang kinerja divisi-divisi dalam proses pengusulan produk, sebanyak 5 orang(72%) mengatakan bahwa aplikasi kami menunjang kinerja divisi-divisi dalam proses pengusulan produk, dan sebanyak 0% yang mengatakan bahwa aplikasi kami tidak membantu kinerja dalam proses pengusulan produk, kami menyimpulkan bahwa aplikasi kami sudah membantu kinerja divisi-divisi dalam proses pengusulan produk yang berlangsung di PT. Bank MEGA tbk.
5. Apakah memberikan kemudahan bagi Anda dalam mencari informasi-informasi mengenai usulan produk terdahulu ? A. Ya B. Tidak
228
5 4 3
Jaw aban a Jaw aban b
2
jaw aban c
1 0
Dari kuesioner nomor 5 sebanyak 5 orang(72%) mengatakan bahwa aplikasi kami membantu dalam proses pencarian informasi dari suatu produk, sebanyak 2 orang(28%) mengatakan bahwa aplikasi kami cukup membantu dalam proses pencarian informasi dari suatu produk, dan sebanyak 0% yang mengatakan bahwa aplikasi kami tidak membantu proses pencarian informasi tentang suatu produk. Kami menyimpulkan bahwa aplikasi kami sudah membantu user dalam memudahkan proses pencarian informasi suatu produk, baik produk baru maupun produk lama.
6. Apakah pengguna puas akan aplikasi yang kami buat ? A. Ya B. Cukup C. Tidak
229
5 4 3
Jawaban a Jawaban b
2
Jawaban c
1 0
Dari kuesioner nomor 6 sebanyak 2 orang(28%) sangat puas dengan aplikasi kami baik secara tampilan kemudahan penggunaan dan fungsinya, sebanyak 5 orang(72%) mengatakan bahwa mereka merasa cukup puas dengan aplikasi kami secara keseluruhan, dan sebanyak 0% menyatakan tidak puas dengan aplikasi kami. Kami menyimpulkan bahwa user-user aplikasi kami puas dengan aplikasi kami baik secara interface, dan kegunaan serta fungsi yang membantu kinerja perusahaan PT. Basnk MEGA tbk.
Berdasarkan hasil yang didapatkan, dapat disimpulkan bahwa permasalahan pendistribusan dokumen usulan proposal yang dihadapi pada PT. Bank MEGA Tbk dapat terpecahkan dengan adanya aplikasi document tracking ini. Selain pendistribusian dokumen usulan proposal, aplikasi kami juga menyelesaikan masalah penyedian informasi tentang produk secara mendetail.
