G H. ebruikers andleiding MODEL KX-TVP200NL. Voice Response Systeem. Lees deze gids alvorens u het systeem in gebruik neemt

Voice Response Systeem

Gebruikers andleiding H

Lees deze gids alvorens u het systeem in gebruik neemt.

TVP200

VOICE PROC

ESSING SYSTE

M KX-TVP100

MODEL KX-TVP200NL

Panas

onic

Inleiding Het Panasonic Voice Response Systeem (VRS) biedt u effectieve en eenvoudige mogelijkheden voor het beheer van uw mondelinge communicatie en verhoogt uw produktiviteit door middel van uw mailbox. Als eigenaar van een VRS mailbox, oftewel als abonnee, kunt u: • een boodschap versturen naar één of meerdere personen binnen of buiten uw bedrijf • boodschappen doorverbinden (met uw aankondiging) naar een andere VRS abonnee • boodschappen opnemen wanneer u belt of niet aanwezig bent • uw boodschappen ontvangen vanaf elke tiptoets-telefoon • gewaarschuwd worden door het Boodschap Wacht indicatielampje op uw toestel, of door het belsignaal van de telefoon of door een buzzer, zodat u weet dat er berichten voor u zijn achtergelaten • gespreksinformatie laten weergeven • bellers automatisch beantwoorden • en nog veel meer... Deze handleiding dient als naslagwerk voor het optimaal gebruik van uw VRS mailbox.

Opmerking: • In deze handleiding is geen overzicht opgenomen van modelnummers, die aangeven welke modellen in bepaalde landen moeten worden gebruikt. Het modelnummer van uw systeem vindt u aan de onderzijde van het systeem.

MODEL NR. - - - - - - - (sticker) 73/23/EEC 89/336/EEC 92/31/EEC 93/68/EEC

i

i

■ Het gebruik van deze handleiding

In deze handleiding wordt uitgelegd hoe u, als abonnee, het Voice Response Systeem (VRS) via een tiptoets-telefoon kan bedienen. Elke procedure bestaat uit een beschrijving, een diagram, tips en enkele opmerkingen. Tijdens de bediening hoort u via het VRS korte instructies, die echter niet in deze handleiding zijn opgenomen (met uitzondering van “Het gebruik van Voice Mail Service”). Beschrijving Beschrijft welke toetsen stap voor stap moeten worden ingedrukt. Hoofdmenu voor abonnee 1

2

3

5

4

6

Ontvang Boodschap

1

2

Herh Volg

3

4

7

Wis Beantw Dvb

0 Help

Tip Stap 3 — U kunt de verzender bellen door te drukken op [1].

Diagram Links van de beschrijving van elke functie is een schema afgebeeld. Dit helpt u te begrijpen hoe de bediening verloopt in het VRS menu dat een boomstructuur bezit. Op deze wijze krijgt u ook andere opties waaruit u tijdens een bepaalde stap kunt kiezen. De door u gewenste functie kunt u sneller uitvoeren als u in volgorde op de toetsen drukt, die door de dikke lijn worden aangegeven. Tip De in een kader gegeven tips worden gebruikt om u te attenderen op alternatieve opties die tijdens een bepaalde stap beschikbaar zijn.

E Opmerking Tekst voorafgegaan door dit symbool geeft extra informatie of een advies over een functie.

Wanneer u eenmaal vertrouwd bent geraakt met de bediening van het VRS, gebruik dan het deel “Verkorte Opstartgids” achterin deze handleiding.

ii

ii

■ Gebruikte termen

In deze handleiding worden de volgende woorden gebruikt. Abonnee

De eigenaar van een VRS mailbox. De systeembeheerder kan een mailbox voor u creëren.

Systeembeheerder De systeembeheerder is degene die het VRS beheert en er voor zorgt dat het efficiënt werkt. De beheerder kan mailboxes creëren en sommige functies toewijzen. Beller

De beller is degene die behalve de abonnee of de systeembeheerder is aangesloten op een VRS service.

PGD-lijst

Lijst van Persoonlijke Groep Distributie (naam/nummer van de groep (max. 20 toestellen) waarin ook uw toestel is ingedeeld).

SGD-lijst

Lijst van Systeem Groep Distributie (namen/nummers van alle groepen binnen het telefoonsysteem).

Voice Mail

"Stem-post", oftewel de mogelijkheid om berichten op te nemen, die in het geheugen van een Voice Response Systeem worden opgeslagen. De geheugenplaats noemt men de mailbox (postbus).

iii

iii

■ Voordat u begint

— De juiste nummers Zorg dat u de volgende informatie heeft voordat u begint. (1) Het directe telefoonnummer van de Voice Mail Service Indien uw VRS een dergelijk nummer niet heeft, kies dan een intern toestelnummer dat is aangesloten op het VRS en druk op [#] [6] (Service Toegangs Commando). (2) Uw mailboxnummer In de regel is dit hetzelfde nummer als uw toestelnummer. Vraag dit voor de zekerheid aan de systeembeheerder. (3) Het telefoonnummer van de systeembeheerder Voor het geval u hulp nodig heeft bij het wijzigen van bepaalde mailboxinstellingen. — Basisstappen U dient uw mailboxnummer te weten om deze handleiding verder te gebruiken. Lees hoofdstuk 5 "Instellen van de mailbox" als u uw mailbox voor de eerste keer gebruikt. U dient deze in te stellen voordat u boodschappen verzend of ontvangt. Het is met name belangrijk dat u zich identificeert als eigenaar van de mailbox door: • Opnemen van persoonlijke begroetingen (Zie blz. 5-7) • Opnemen van uw naam (Zie blz. 5-9) • Wijzigen van uw pincode (Zie blz. 5-8) Indien nodig kunt u vervolgens naar eigen wens de extra functies instellen. • Instellen van de gesprek doorverbinden status (Zie blz. 5-2) • Instellen van de status afhandeling incompleet gesprek (Zie blz. 5-4) • Instellen van het Waarschuwing Boodschap Wacht indicatielampje (Zie blz. 5-13) • Instellen van Waarschuwen door bellen (Zie blz. 5-14) ...

Indien u gereed bent met instellen, kunt u de gewenste functie opzoeken in de inhoudsopgave en het VRS opbellen.

iv

iv

INHOUDSOPGAVE Hoofdstuk 1 Het gebruik van uw mailbox en het VRS Openen van uw mailbox (mailbox inloggen) .................................... 1-2 Gebruik maken van VRS services ..................................................... 1-3

Hoofdstuk 2 Boodschappen ontvangen Boodschappen ontvangen .................................................................... 2-2 Opties voor weergave van boodschappen ......................................... 2-3 Boodschappen beantwoorden ............................................................. 2-5 Een boodschap doorverbinden ........................................................... 2-6 Boodschappen wissen .......................................................................... 2-7 Ontvangen van Waarschuwing Boodschap Wacht ........................... 2-8 Gesprek meeluisteren (LCS) ............................................................... 2-9 Een gesprek opnemen ........................................................................ 2-10

Hoofdstuk 3 Boodschappen verzenden Boodschappen verzenden naar andere abonnees ............................. 3-2 Controleren van de mailbox distributie ............................................ 3-3 Een externe verzendlijst samenstellen ............................................... 3-4 Extern verzenden van boodschappen ................................................ 3-6 Status externe boodschappen, controleren en instellen ................... 3-7

Hoofdstuk 4 U wordt gebeld Boodschappen opnemen (voor elke beller) ....................................... 4-2 Boodschappen opnemen (via toestel met draaischijf ) ..................... 4-3 Ontvangen van externe boodschappen .............................................. 4-4 Beantwoorden van externe boodschappen ........................................ 4-5

v

v

Hoofdstuk 5 Instellen van de mailbox Instellen van de gesprek doorverbinden status (Gesprek blokkeren/Gespreksinfo/Intern omroepen/Buzzer oproepen) .............................................................................................. 5-2 Instellen van een tweede toestel (Automatische doorschakeling) ... 5-3 Instellen van de status afhandeling incompleet gesprek .................. 5-4 Instellen van de boodschap ontvangstmodus .................................... 5-6 Opnemen van persoonlijke begroetingen .......................................... 5-7 Wijzigen van uw pincode .................................................................... 5-8 Opnemen van uw naam ...................................................................... 5-9 Invoer van de Persoonlijke Groep Distributie (PGD) lijsten ........ 5-10 De namen van PGD-lijsten opnemen ............................................... 5-11 Gegevens wissen uit PGD-lijsten ...................................................... 5-12 Instellen van het Waarschuwing Boodschap Wacht indicatielampje ... 5-13 Instellen van Waarschuwen door bellen .......................................... 5-14 De antwoordduur voor de interview mailbox instellen ................. 5-16 Vragen opnemen voor de interview mailbox .................................. 5-17 Vragen wissen uit de interview mailbox .......................................... 5-18

vi

vi

Het gebruik van uw mailbox en het VRS

Hoofdstuk 1 Het gebruik van uw mailbox en het VRS In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe u gebruik kunt maken van de Abonnee Service en de overige diensten waarin het VRS voorziet.

Inhoud Openen van uw mailbox (mailbox inloggen) .................................... 1-2 Gebruik maken van VRS services ..................................................... 1-3

Openen van uw mailbox (mailbox inloggen)

+

1

Mailboxnr. Pincode +

U dient eerst uw mailbox te openen om gebruik te maken van de Abonnee Service.

#

Goedemorgen/Goedemiddag/Goedenavond Welkom bij het Voice Response Systeem

Hoofdmenu van de abonnee

Indien het systeem meertalig is (maximaal 3 talen), hoort u een keuzemenu.

U hoeft deze procedure niet te gebruiken als u alleen een boodschap in de mailbox van iemand anders wilt opnemen. Zie de volgende functie in hoofdstuk 4. • Opnemen van boodschappen (voor elke beller) • Opnemen van boodschappen (via een toestel met draaischijf) Indien uw bedrijf gebruik maakt van een telefoonsysteem uit de Panasonic KX-TD series, kunt u direct gebruik maken van uw mailbox door alleen het nummer van de V.M. Service te bellen, afhankelijk van de systeemprogrammering. Vraag dit na bij uw systeembeheerder.

(Voorbeeld) For English, press [7]. (Voor Engels, druk op [7].) For French, press [8]. (Voor Frans, druk op [8].) For Chinese, press [9]. (Voor Chinees, druk [9].)

2

Als u de keuzemogelijkheden hoort, drukt u op het nummer van de gewenste taal. Voer uw mailboxnummer in. Voor het invoeren van een naam, druk op [#] en [1]. Gebruikt u een draaischijftelefoon, blijf dan aan de lijn. Wilt u de telefoniste bellen, druk dan op [0].

Tip Stap 1 — Indien geen aansluitingen zijn toegewezen voor Voice Mail Service, drukt u nadat u het VRS heeft gebeld op # 6 .

Kies een intern toestelnummer welke is aangesloten op Voice Mail Service.

3

Druk op in.

en toets uw mailboxnummer

Toets uw pincode in, gevolgd door [#].

4

Indien u een pincode heeft, toetst u deze in. U bent nu in het hoofd commando menu.

1-2


Bel VRS


Gebruik maken van VRS services Zolang het systeem keuzemogelijkheden laat horen, zijn de volgende functies beschikbaar.

Bel VRS

# 1

# 3

# 6

# 9

# 8

Druk op de juiste toets voor het verkrijgen van de gewenste functie.

Kiezen via naam Voice Mail Service

* +mailboxnr. #

Pincode+

Abonnee Service # 5

# 7

Als u op # 1 drukt, kunt u het gewenste toestel of de mailbox bellen door het invoeren van de eerste twee letters van iemands achternaam.

* Opnieuw * Opnieuw Een afdeling kiezen

Als u op # 3 drukt, kunt u het gewenste toestel en de mailbox bellen door te drukken op een toets ( 1 – 9 ) overeenkomstig de kieslijst van de afdeling.

Voice Mail Service Indien u op # 6 drukt, kunt u toegang krijgen tot “Voice Mail Service.”

Gesprek Doorverbinden U kunt het VRS verlaten door te drukken op # 8 .

Tip # 5 en # 7 zijn allen geldig voor de Abonnee Service

Het menu verlaten Indien u op #

9 drukt, verlaat u het VRS.

Backup Terwijl uw gesprek wordt doorverbonden, kunt u een mailboxnummer, een pincode en een intern toestel opnieuw kiezen als u drukt. Bovendien kunt u in het op hoofdmenu naar een vorig menu gaan.

1-3

Gebruik maken van VRS services In het hoofdmenu kunt u een mailbox opnieuw kiezen als u op # 5 drukt.

Herstarten U kunt terugkeren naar het begin van het hoofdmenu als u op # 7 drukt.

1-4


Inloggen

Hoofdstuk 2 Boodschappen ontvangen

Boodschappen ontvangen

In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe u ontvangen boodschappen verwerkt: onmiddellijk beantwoorden, boodschappen doorverbinden met of zonder aankondiging en terugspelen van boodschappen.

Inhoud Boodschappen ontvangen ..................................................................2-2 Opties voor weergave van boodschappen ...................................... 2-3 Boodschappen beantwoorden .......................................................... 2-5 Een boodschap doorverbinden ........................................................ 2-6 Boodschappen wissen ........................................................................ 2-7 Ontvangen van Waarschuwing Boodschap Wacht ........................ 2-8 Gesprek meeluisteren (LCS) ............................................................ 2-9 Een gesprek opnemen ...................................................................... 2-10

Boodschappen ontvangen De nieuwe en reeds opgeslagen boodschappen in uw mailbox worden door het VRS voorzien van de verzenddatum en de gegevens van de zender.

Hoofdmenu

1 Boodschap Ontvangen

2

3

4

5

6

1

Log in op het hoofdmenu. • Het VRS zegt u het aantal boodschappen.

Ga naar Stap 3

2

Druk op Ontvang.

1

voor het menu Boodschap

• Het VRS zegt u het aantal boodschappen. Daarna speelt het de boodschappen af.

3

• U kunt het gesprek beëindigen door te drukken op # 9 .

Tip Stap 3 — U hoeft niet het hele menu te beluisteren indien u dat niet wilt. 1 Herhaal deze boodschap 1 1 Speel de vorige boodschap af 2 Speel de volgende boodschap af 3 Wis deze boodschap 4 Beantwoord 5 Terugspoelen 6 Vooruit spoelen 7 Doorverbinden 8 Boodschap scannen

2-2


Druk op 0 voor het beluisteren van het hele menu (voor Help).

Opties voor weergave van boodschappen Tijdens het ontvangen van boodschappen zijn er diverse weergave-opties beschikbaar voor een efficiënte ontvangst.

Hoofdmenu 1

2

3

5

4

6

7

1-2 3 8

Dvb

Scan

Boodschap ontvangen

1 Herhaal

1 1

2

3

4

5

6

Volg Wis Beantw Terug Snel

Vorig

Ga naar Stap 4

Hetzelfde als bij Boodschappen ontvangen. Druk op de gewenste toetsen voor de gewenste optie. Ga naar de volgende stap indien u kiest voor 8 .

Boodschappen herhalen Als u op 1 , drukt, kunt u de huidige boodschap nogmaals beluisteren.


De vorige boodschap afspelen Tijdens het beluisteren van een boodschap, kunt u de vorige boodschap beluisteren als u op 1 1 drukt.

De volgende boodschap afspelen Tijdens het beluisteren van een boodschap, kunt u de volgende boodschap beluisteren als u op 2 drukt.

Boodschappen terugspoelen Tijdens het beluisteren van een boodschap, kunt u de boodschappen nogmaals beluisteren als u op 5 drukt.

Boodschappen vooruitspoelen Tijdens het beluisteren van een boodschap, kunt u deze snel naar het einde vooruitspoelen als u op 6 drukt.

Boodschappen scannen Als u op 8 , drukt, kunt u het begin (4 seconden) van elke boodschap beluisteren.

2-3

Opties voor weergave van boodschappen 4

Opmerking: Optie 3 is slechts eenmaal mogelijk. Bij de tweede maal wordt de boodschap gewist.

De boodschappen worden één voor één gescanned. Als u op 1 drukt, hoort u het begin van de vorige boodschap. Als u op 2 drukt, hoort u het begin van de volgende boodschap. Als u op 3 drukt, hoort u de boodschap in zijn geheel.


Tip Stap 3 — Voor het verkrijgen van het gehele menu drukt u op [0] voor Help.

2-4

Boodschappen beantwoorden Hoofdmenu

1

2

3

5

4

1

2

3

4

7

Wis Beantw Dvb

0 Help

Ga naar Stap 4

Deze functie is alleen mogelijk wanneer de boodschap is verzonden via de functies Boodschap Doorverbinden en Boodschap Afleveren. In alle andere gevallen hoort u het volgende: “Sorry, you cannot reply. The message sender is unknown (Sorry, u kunt niet beantwoorden. De afzender is onbekend)”.


Hetzelfde als bij Boodschappen ontvangen.

4

Druk op 2 voor het opnemen van een boodschap.

5

Neem uw boodschap op zodra u het toonsignaal hoort.

6 7 8

Druk op 1 om de opname te stoppen.

6

Boodschap ontvangen

Herhaal Volg

1-2 3

Tip

9

Stap 9 — Door op [2] te drukken kunt u onmiddellijk antwoorden. U gaat dan verder met stap 15.

Stap 11 — Als u voor hulp hier op [0] drukt, “Voor het invoeren van bijvoorbeeld 5 uur, drukt u op [5] en [#], of voor 5:15 drukt u op [5], [1], [5] en [#]”.

2-5

Druk op 1 verzendtijd.

voor het instellen van de

Druk op 1 voor het bepalen van de verzendtijd of de privé-status. Druk op 1 verzendtijd.

11 12

Voer de tijd in en sluit af met # .

U kunt de afzender bellen door op [1] te drukken. U kunt de opname tijdelijk stoppen/herstarten door op [2] te drukken.

Druk op 2 ter bevestiging.

10

Stap 4 —

Stap 6 —

Druk op 4 voor het beantwoorden van de boodschap.

voor het bepalen van de

Druk op 1 voor AM (voor 12.00's middags) en op 2 voor PM (na 12.00's middags).

13

Voer de datum in (de dag en de maand) en sluit af met # .

14 15

Druk op 2 ter bevestiging. Wilt u deze boodschap instellen als privéboodschap, druk dan op 1 . Zo niet, druk dan op 2 .

Een boodschap doorverbinden Deze funktie stelt u in staat om boodschappen naar andere mailboxnummers door te verbinden.

Hoofdmenu

1

2

3

5

4

1-2 3

6

Boodschap ontvangen

1

2

3

Herhaal Volg

4

Wis Beantw

7

0

Dvb

Help

Mailboxnr. XXXX

2

3

Accept

Herhaal M.B.Info

1 Dvb

2

3

Hef Dvb op

4

Toets het mailboxnummer in waarnaar u wilt verzenden.

5 6 7


8

Druk op 2 indien uw commentaar akkoord is.

4

Voeg Herhaal Dvb met aank. M.B. toe Postlijst

Hef Dvb op

Druk op 7 om het doorverbinden menu te gebruiken.

Druk op 2 om commentaar in te spreken. Vertel uw commentaar en druk 1 om te beeindigen.

Ga naar Stap 7

Tip Als de boodschap is ingesteld als privé, kunt u deze niet doorverbinden naar andere mailboxes.

Stap 4 — U kunt toegang krijgen via uw naam door eerst op [#] [1] te drukken. U kunt o o k e e n g r o e p sl i j st o f e e n systeemgroep-lijst bepalen door het nummer in te toetsen gevolgd door [#].

Stap 6 — U kunt de boodschap zonder aankondiging doorverbinden door te drukken op [1]. Druk op [3] om het mailboxnummer toe te voegen. Druk op [4] om het postoverzicht op te vragen. Druk op [ ] als u het doorverbinden van de boodschap wilt annuleren.

Stap 7 — U kunt de opname tijdelijk stoppen/herstarten door op [2] te drukken.

Stap 8 — Druk op [3] voor het wijzigen van uw aankondiging. Druk op [1] voor het afspelen van uw aankondiging.

2-6


1 Wijzig

Hetzelfde als Boodschappen Ontvangen.

Boodschappen wissen U kunt boodschappen wissen gedurende het afluisteren. Gewiste boodschappen kunnen niet terug gehaald worden.

Hoofdmenu

1

2

3

5

4

6

1

Boodschap ontvangen


1

2

3

4

7

0

Wis


Na een aantal dagen zal het VRS automatisch boodschappen wissen. Vraag aan de systeembeheerder hoelang de boodschappen in uw mailbox in bewaard blijven.

2

Druk op 1 Ontvangen.

voor het menu Boodschap

• Het VRS vertelt u het aantal boodschappen, en de boodschapinformatie. Daarna geeft het de boodschap weer.

3

Druk op 3 om de boodschappen te wissen.

Tip Stap 3 — De boodschappen worden één voor één gewist. Nadat een boodschap is gewist, hoort u de volgende melding en herhaalt u stap 3 voor de volgende boodschap. “The message is erased.” (“De boodschap is gewist.”) Als alle boodschappen zijn gewist, hoort u “All messages are erased.” (“Alle boodschappen zijn gewist.”)

2-7

Ontvangen van Waarschuwing Boodschap Wacht De functie "Waarschuwing Boodschap Wacht" waarschuwt u dat er nog niet beantwoorde boodschappen in uw mailbox zijn. De waarschuwingen worden naar u verzonden via 2 Wacht bepaalde apparatuur nadat de boodschap is opgenomen.

VRS belt u

1 Boodschap ontvangen Pincode +

#

1

Indien het systeem meertalig is (maximaal drie talen), hoort u een keuzemenu.

Hoofdmenu

1

2

Boodschap ontvangen

3

4

5

Beantwoord de oproep van het VRS.

6

Druk op 1 om de boodschap te ontvangen. Voer de pincode in en druk op # . U bent nu in het hoofdmenu.

4

Volg de stappen 2 en 3 van "Boodschappen ontvangen".

Tip Stap 3 — Sla deze stap over indien geen pincode nodig is.

2-8


2 3

Gesprek meeluisteren (LCS)


Deze functie is alleen mogelijk bij een Panasonic telefooncentrale uit de KXTD series.

Opmerking: Raadpleeg s.v.p. voor gedetailleerde informatie de Installatiehandleiding van de Panasonic KX-TD series (KX-TD816, KX-TD1232).

2-9

Door deze functie aan een toets van uw toestel toe te wijzen, kunt u inkomende gesprekken beluisteren die zijn doorgeschakeld naar de Voice Mail Service. In de Handenvrij modus kunt u de inkomende gesprekken beluisteren via de ingebouwde luidspreker van uw toestel. Indien u de hoorn opneemt kunt u met de beller spreken. In de Privé modus kunt u de inkomende gesprekken beluisteren door de hoorn op te nemen nadat u de waarschuwingstoon hoort. U kunt met de beller spreken door op de functietoets te drukken, of leg de hoorn op de haak als u het beluisteren wilt beëindigen.

Een gesprek opnemen Deze functie is alleen mogelijk bij een Panasonic telefooncentale uit de KX-TD series.

Door deze functie aan een toets van uw toestel toe te wijzen, kunt u het door u gevoerde gesprek opnemen, en uw gesprekspartner hierover inlichten.


2-10

Hoofdstuk 3 Boodschappen verzenden Dit hoofdstuk legt uit hoe boodschappen te verzenden, inclusief opnemen.

Inhoud

Boodschappen verzenden

Boodschappen verzenden naar andere abonnees ............................. 3-2 Controleren van de mailbox distributie ............................................ 3-3 Een externe verzendlijst samenstellen ............................................... 3-4 Extern verzenden van boodschappen ................................................ 3-6 Status externe boodschappen, controleren en instellen ................... 3-7

Boodschappen verzenden naar andere abonnees Indien u dezelfde boodschap aan meerdere abonnees wilt verzenden, volgt u de onderstaande stappen. U kunt dan in één procedure de boodschap verzenden.

Hoofdmenu

1

2

3

4

5

6

Boodschap verzenden Mailboxnr.

XXXX

1


Ga naar Stap 5

De PGD (Persoonlijke Groep Distributie)-lijst moet eerst worden aangemaakt voordat u deze kunt gebruiken. Bij de systeembeheerder kunt u navragen of een SGD (Systeem Groep Distributie)-lijst in uw Voice Response Systeem aanwezig is.

2 3

Indien het nummer accoord is, drukt u op 2 voor acceptatie.

5

Druk op 1 om een boodschap op te nemen. U kunt mailboxnummers toevoegen door op 2 te drukken. Herhaal daarna stap 3 en 4. U kunt de boodschap naar maximaal 20 mailboxes verzenden.

Tip

Stap 4 — U kunt de mailinglijst opvragen door te drukken op [3].

Stap 6 —

Stap 9 — U kunt de boodschap onmiddellijk verzenden en terugkeren naar het hoofdmenu door op [2] te drukken.

Stap 10 — Na de opname kunt u uw boodschap onmiddellijk verzenden door op [2] te drukken. Daarna slaat u stap 14 over.

Stap 11 — U kunt op [0] drukken voor het Helpmenu. Dit zal u helpen met het instellen van de tijd.

6 7 8 9

Spreek na het toonsignaal uw boodschap in. Druk op 1 om de opname te beëindigen. Druk op 2 ter bevestiging. Druk op 1 voor het instellen van de verzendtijd of de privé-status.

10

Druk op 1 verzendtijd.

11 12

Voer de tijd in en # .

13

Voer de datum in (de dag van de maand) en # .

14 15


voor het bepalen van de

Druk op 1 voor AM (vóór 12.00's middags) of 2 voor PM (ná 12.00's middags).

Druk op 1 indien u deze boodschap als privé-boodschap wilt instellen. Zo niet, druk dan op 2 . 3-2


Tijdens de opname-procedure kunt u de opname pauzeren door te drukken op [2]. Herstart de opname binnen 20 seconden, anders zal het VRS de opname automatisch stoppen.

Toets het mailboxnummer in waarnaar u wilt verzenden.

4

Stap 3 — U kunt via uw naam toegang krijgen als u eerst op [#] [1] drukt. U kunt ook een PGD- of een (SGD)-lijst bepalen. U kunt ook uw eigen groep (PGD) of meerdere groepen (SGD) kiezen door het nummer in te voeren gevolgd door [#].

Druk op 2 voor "Boodschap verzenden".

Controleren van de mailbox distributie Met deze functie kunt u de status controleren van boodschappen die u ter verzending in uw mailbox heeft opgenomen.

Hoofdmenu

1

2

3

4

Controle mailbox distributie


Ga naar Stap 3

5

6

U kunt de gegevens (verzendtijd) controleren van maximaal 84 boodschappen.

1 2

Log in op het hoofdmenu. Druk op 3 voor het controleren van de verzendstatus.

3

Druk op 3 om de boodschap te annuleren of de controlefunctie te stoppen.

4

Kies 1 om de controlefunctie te stoppen, of druk op 2 om het verzenden van de boodschap te annuleren.

Tip Stap 3 — U kunt de boodschap beluisteren door op [1] te drukken. U kunt de vorige boodschap controleren door tweemaal op [1] te drukken. U kunt de volgende boodschap controleren door op [2] te drukken.

3-3

Een externe verzendlijst samenstellen Hoofdmenu

1

2

3

4

5

6 Overige Functies

1

3

2

Instellen Interview Mailboxbeheer Waarschuwing Boodschap Wacht

Verzend Externe Boodschap

1

2

3

Opname Boodschap

Controle Verzend Status

Instellen Mailing Lijst

Door het samenstellen van een externe mailinglijst kunt u aan meerdere personen buiten uw systeem dezelfde boodschap verzenden. Er kunnen maximaal twee lijsten gelijktijdig worden verwerkt, met acht leden voor elke lijst.

1 2 3

Log in op het hoofdmenu.

4 5

Druk op 3 voor het instellen van de lijst.

Ga naar Stap 5

Deze functie dient vooraf door de systeembeheerder te zijn toegewezen.

1

3

4

5 6 7

Druk op 1 of 2 om de gewenste lijst te kiezen.

Leden toevoegen:

6

Druk op 1 voor het toevoegen van leden. U kunt maximaal acht leden op een lijst plaatsen.

7 8 9 10 11

Voer het telefoonnummer in. Druk op 2 voor acceptatie van het nummer. Neem de naam op en druk op 1 . Druk op 2 voor acceptatie. Druk op 1 als u verder wilt gaan met toevoegen, of druk op 2 om te stoppen. Als u op 1 drukt, herhaalt u de stappen 7 t/m 11.

3-4


2

Wijzig het telefoonnummer Bevestig Opvragen Meer cijfers toevoegen Pauze invoegen Kiesmodus instellen Pauze invoegen voor kiestoon

Druk op 3 voor Verzend Externe Boodschap.

(Er kunnen maximaal 2 lijsten worden gekozen.)

Tip Stap 8 —

Druk op 6 voor Overige Functies.

Een externe verzendlijst samenstellen Ga naar het menu Verzenden (Zie stap 1-5 in "Een externe verzendlijst samenstellen".)

6 7


8

3-5

Druk op 2 om leden van de lijst te wissen. Druk op 1 om alle leden van de lijst te wissen. Wilt u dat niet, druk dan op 2 . Druk op 1 om het nummer te wissen. Wilt u dat niet, druk dan op 2 en speel het volgende telefoonnummer af.

Extern verzenden van boodschappen Hoofdmenu

1

2

3

4

5

6 Overige Functies

1

3

2

Instellen Interview Mailboxbeheer Waarschuwing Boodschap Wacht

Verzend Externe Boodschap

1

2

3

Opname Boodschap



1 2 3


4

Druk op 1 om de boodschap op te nemen die u extern wilt verzenden.

5

Druk op 1 ontvanger.

6 7

Voer het telefoonnummer in.

8 9

Voer het pincode in.

Ga naar Stap 5


Tip Stap 5 — U kunt op [2] drukken om via lijst 1 of 2 uw boodschap te verzenden.

10 11

Stap 7 — 1

4 5 6 7

Druk op 3 Boodschap.

v o o r Ve rz e n d E x t e rn e

voor verzending naar de

Druk op 2 voor acceptatie van het telefoonnummer.

Neem de naam van de ontvanger op en druk op 1 . Voer de tijd in en druk op # . Druk op 1 voor AM (vóór 12.00's middags) of op 2 voor PM (ná 12.00's middags).

12 13

Voer de datum in en druk op # .

14

Neem uw boodschap op. (zie Boodschappen Opnemen.)

Controleer uw instellingen en druk op 2 voor acceptatie.

Stap 10 — U kunt op [0] drukken voor het Helpmenu. Dit zal u helpen met het instellen van de tijd.

3-6


2 3

Wijzig het telefoonnummer Bevestig Opvragen Meer cijfers toevoegen Pauze invoegen Kiesmodus instellen Pauze invoegen voor kiestoon


Status externe boodschappen, controleren en instellen Hoofdmenu

1

2

3

4

5

6 Overige Functies

1 Interview Mailboxbeheer

2 Instellen Waarschuwing Boodschap Wacht

3 Verzend Externe Boodschap

1

2

3

Opname Boodschap



Indien gewenst kunt u, nadat u uw extern te verzenden boodschappen heeft opgenomen, de verzendgegevens controleren. U kunt naar het overzicht luisteren van het VRS, tenzij de boodschappen reeds zijn verzonden. Na het overzicht heeft u de mogelijkheid om onnodige boodschappen te wissen of om de verzendtijden te wijzigen.

1 2 3 4

Ga naar Stap 5


Log in op het hoofdmenu. Druk op 6 voor Overige Functies. Druk op 3 Boodschap.

v o o r Ve r z e n d E x t e r n e

Druk op 2 om de status van Verzend Externe Boodschap te controleren. • Het VRS vertelt u wanneer de boodschap wordt verzonden.

5 6

Druk op 1 om de instelling te wijzigen. Druk op 1 om de verzending van de externe boodschap te annuleren.


(Druk op 2 om de tijd en datum te wijzigen. Zie Extern verzenden van boodschappen, de stappen 10 t/m 13.)

Tip Stap 3 — U kunt het Helpmenu overslaan.

Stap 5 — U kunt de volgende verzendgegevens afspelen door op [2] te drukken. Herhaal deze programmering door op [3] te drukken of speel de vorige verzendgegevens af door op [4] te drukken.

Stap 6 — Als u tweemaal op [ ] drukt, keert u terug naar het menu Verzend Externe Boodschap.

3-7

Hoofdstuk 4 U wordt gebeld

Inhoud Boodschappen opnemen (voor elke beller) ....................................... 4-2 Boodschappen opnemen (via toestel met draaischijf ) ..................... 4-3 Ontvangen van externe boodschappen .............................................. 4-4 Beantwoorden van externe boodschappen ........................................ 4-5

U wordt gebeld

Dit hoofdstuk beschrijft hoe bellers kunnen worden beantwoord via de mailbox van de abonnee.

Boodschappen opnemen (voor elke beller) Iedereen die gebruik kan maken van Voice Mail Service kan boodschappen opnemen in de mailboxes.

U wordt gebeld

Bel VRS

1

U hoort een keuzemenu

Mailboxnr.

# 1

XXXX

Naam XXXX

Toestel met

Ga naar Stap 4


0 Centrale

2

Als u het keuzemenu hoort, drukt u op het nummer van de bijbehorende taal.

3

Toets het mailboxnummer van de ontvanger in. Om via de naam te verzenden drukt u op # 1 en toetst de eerste 3 of 4 letters van de achternaam in.

4 5 6 7

Spreek na het toonsignaal uw boodschap in.

Tip Stap 3, 6 — Wanneer de toegangsmodus van de terugbelmodus niet is uitgeschakeld, zal het VRS u vragen om een terugbelnummer overeenkomstig de gewenste instelling van de mailbox: vóór het opnemen van een boodschap, na het opnemen van een boodschap of na het kiezen van een urgente boodschap. “Please enter your callback number. You can enter up to ... digits.” (“Toets uw eigen nummer in. U kunt maximaal ... cijfers intoetsen.”)

1 Toets het nummer in. 2 Druk op 2 voor acceptatie.

Stap 6 — 1 Opvragen 2 Bevestig 3 Een nieuwe opnemen 4 Toevoegen 5 Wis en wijzig

4-2

Bel het VRS voor Voice Mail Service.

Druk op 1 om de opname te beëindigen. Druk op 2 voor acceptatie. Druk op 1 als u deze boodschap als privé boodschap wilt instellen. Zo niet, druk dan op 2 .

Boodschappen opnemen (via toestel met draaischijf ) Bel VRS

Mailboxnr.

XXXX

# 1 Naam

Toestel met

XXXX

0 Centrale

Ga naar Stap 2

Bij een toestel met draaischijf kunt u uw boodschap niet wissen of opnieuw inspreken als de boodschap reeds is opgenomen.

1 2 3 4

Bel het VRS voor Voice Mail Service. Wacht een ogenblik. Spreek uw boodschap in. Leg de hoorn daarna op de haak.

4-3

U wordt gebeld


Als u een toestel met draaischijf gebruikt, kunt u geen mailbox kiezen omdat het toestel geen toetsen heeft. Wacht een ogenblik totdat het VRS u "doorschakelt" naar de functie Algemene Mailbox: hier kunt u uw boodschap achterlaten. De opgenomen boodschappen zullen op een later tijdstip door de andere partij worden ontvangen. Bellers die niet bekend zijn met een VRS kunnen op deze wijze ook boodschappen achterlaten.

Ontvangen van externe boodschappen Externe boodschappen worden door het VRS niet naar mailboxes maar naar telefoonnummers verzonden.

U wordt gebeld

VRS belt u

1


1

2

3

Ontvang boodschap

Wachtstand

Bel terug

Pincode +

#

Ontvang boodschap

1


2

Druk op het nummer van de bijbehorende taal.

3 4

Druk op 1 om de boodschap te ontvangen.

0

2

Herhaal Beantwoord

Einde

U wordt gebeld door het VRS. Neem de hoorn op.

Toets de pincode in en # . • Het VRS geeft de boodschap weer.

Help

5

Druk op

voor beëindiging.

Tip Stap 4 — Als er geen pincode nodig is, kunt u direct naar de boodschap luisteren. Als u driemaal een foutieve pincode intoetst, kunt u de externe boodschap niet meer ontvangen en het VRS laat horen: "This message is from ... of ... (Deze boodschap is van 'NAAM AFZENDER' van 'NAAM BEDRIJF'.) Please call ... (Kies 'TELEFOONNUMMER'.) Extension number ... (Toestelnummer ...) To repeat, press [1]. (Voor herhalen, druk op [1].) To end this call, press [ ]." (Voor beëindiging, druk op [ ].) Wanneer u op [1] drukt, zal het VRS deze gegevens herhalen.

4-4

Beantwoorden van externe boodschappen 1-4

VRS belt u

1

2

3

Ontvang boodschap

Wachtstand

Bel terug

Pincode +

#

Ontvang boodschap

1

2

5

Druk op 2 om de boodschap te beantwoorden.

6

Neem de boodschap op en druk op 1 om verder te gaan.

7 8

Druk op 2 voor acceptatie. Druk op 1 als u deze boodschap als privé boodschap wilt instellen. Zo niet, druk dan op 2 .

0

Beantwoord Ga naar Stap 6

4-5

U wordt gebeld


Hetzelfde als bij Ontvangen van externe boodschappen.

Hoofdstuk 5 Instellen van de mailbox

Instellen van de mailbox

Dit hoofdstuk beschrijft hoe de instellingsprocedures zijn voor toon telefoontoestellen.

Inhoud Instellen van de gesprek doorverbinden status (Gesprek blokkeren/Gespreksinfo/Intern omroepen/Buzzer oproepen) .............................................................................................. 5-2 Instellen van een tweede toestel (Automatische doorschakeling) ... 5-3 Instellen van de status afhandeling incompleet gesprek .................. 5-4 Instellen van de boodschap ontvangstmodus .................................... 5-6 Opnemen van persoonlijke begroetingen .......................................... 5-7 Wijzigen van uw pincode .................................................................... 5-8 Opnemen van uw naam ...................................................................... 5-9 Invoer van de Persoonlijke Groep Distributie (PGD) lijsten ........ 5-10 De namen van PGD-lijsten opnemen ............................................... 5-11 Gegevens wissen uit PGD-lijsten ...................................................... 5-12 Instellen van het Waarschuwing Boodschap Wacht indicatielampje ... 5-13 Instellen van Waarschuwen door bellen .......................................... 5-14 De antwoordduur voor de interview mailbox instellen ................. 5-16 Vragen opnemen voor de interview mailbox .................................. 5-17 Vragen wissen uit de interview mailbox .......................................... 5-18

Instellen van de gesprek doorverbinden status (Gesprek blokkeren/Gespreksinfo/Intern omroepen/Buzzer oproepen) U kunt bepalen hoe het VRS een gesprek moet afhandelen wanneer een beller uw toestelnummer kiest tijdens "Automatische Wachtstand". U kunt vier functies instellen of geen enkele.

Hoofdmenu

1

2

3

4

5

6

Status van Automatische Wachtstand

4

3

2

1

Boodschap Instellen Status Status tweede ontvangstmodus incompleet gesprek gesprek doorverbinden toestel

1

2

3

Gesprek Gespreksinfo Intern blokkeren omroepen

4 Buzzer oproepen

1 2 3

5

De Intercomfunctie is alleen mogelijk bij Panasonic KX-TD centrales.

Druk op 4 voor de status van Automatische Wachtstand. Druk op 1 voor de gesprek doorverbindenstatus. • Het VRS vertelt u de huidige status.

4

Druk op de bijbehorende toets voor de gewenste optie. 1

Gesprek blokkeren Blokkeert alle inkomende gesprekken naar uw toestel.

2

Gespreksinfo Vertelt u de naam van de beller voordat u het gesprek beantwoordt. Daarna kunt u beslissen of u het gesprek beantwoordt.

3

Intern omroepen (intercom) U wordt omgeroepen via de ingebouwde luidspreker van een toestel of het externe omroepsysteem.

4

Buzzer oproepen U wordt opgeroepen via uw buzzer en het nummer van de beller verschijnt op de display.

5

Alle doorverbind functies uitschakelen Uw toestel wordt rechtstreeks gebeld.

5-2


Alle doorverbind functies uitschakelen


Instellen van een tweede toestel (Automatische doorschakeling) Het instellen van een tweede toestel stelt u in staat om gesprekken en boodschappen naar dat toestel te laten doorverbinden.

Hoofdmenu

1

2

3

4

5

6


1

2

3

4

Dit toestel functioneert ook als een persoonlijke centrale. Wanneer de beller op [0] drukt, terwijl hij het welkomswoord hoort, wordt het gesprek naar dit toestel doorverbonden.

Status Instellen Boodschap Status tweede ontvangst incompleet gesprek modus gesprek doorverbinden toestel Ga naar Stap 4


De eigenaar van dit toestel dient iemand te zijn die uw gesprekken kan afhandelen wanneer u niet aanwezig bent. Deze functie is alleen mogelijk als de functie "Instellen van een tweede toestel" is ingeschakeld (zie blz. 5-4).

1 2

Log in op het hoofdmenu. Druk op 4 voor de status Automatische Doorschakeling.

3

Druk op 2 voor het instellen van het tweede toestel.

4 5

Druk op 1 om het toestel in te stellen. Toets het toestelnummer in. • Het VRS vertelt u het nummer dat u zojuist heeft ingetoetst.

6

Druk op 2 voor acceptatie.

Tip Stap 4 — De huidige status kunt u behouden door op [2] te drukken. Indien u het huidige toestelnummer niet nodig heeft, kunt u dit wissen door op [3] te drukken.

5-3

Instellen van de status afhandeling incompleet gesprek Hoofdmenu

1

2

3

5

4

6

Status van Automatische Watchstand

2

1

4

3

Instellen Boodschap Status ontvangst tweede gesprek modus doorverbinden toestel

1

2

3

4

5

Spreek Naar Intern Buzzer Doorverboodschap tweede omroepen oproepen binden in toestel centrale doorverbinden

Status incompleet gesprek

6 Terug naar A.D. menu

1 2 3

Log in op het hoofdmenu. Druk op 4 voor de status Automatische Doorschakeling. Druk op gesprek.

4

voor de status Incompleet

Inschakelen van Boodschap Achterlaten status

1

Druk op 1 . • Het VRS vertelt u de huidige status.

2

Druk op 1 voor wijzigen of op 2 voor bevestigen (inschakelen/uitschakelen)

Inschakelen Automatische Doorschakeling status

1


2

Druk op 1 voor wijzigen of op 2 voor bevestigen (inschakelen/uitschakelen)

5-4


De Intercomfunctie is alleen mogelijk bij Panasonic KX-TD centrales.

Incomplete gesprekken zijn gesprekken die niet worden aangenomen of voor welke de lijn bezet is. De status van Incompleet Gesprek kan worden ingesteld voor: het opnemen van de boodschap van de beller, doorverbinden van de beller naar de Automatische Doorschakeling, omroepen van de abonnee via de intercom, oproepen via buzzer, doorverbinden naar de centrale, of het laten kiezen van een ander toestel door de beller. Indien u wenst, kunt u al deze zes mogelijkheden activeren.

Instellen van de status afhandeling incompleet gesprek Inschakelen Intercom status

1


2

Druk op 1 voor wijzigen of op 2 voor bevestigen (inschakelen/uitschakelen).

Inschakelen Buzzer oproep status

1



2


Inschakelen Doorverbinden Centrale status

1


2


Terugkeren naar eerste menu van de status Automatische Doorschakeling

1


2

5-5


Instellen van de boodschap ontvangstmodus Indien u de telefoon niet kunt aannemen, worden die gesprekken afgehandeld overeenkomstig de instelling bij "Incompleet Gesprek status". Wanneer bellers boodschappen in uw mailbox willen achterlaten, kunt u bepalen of deze naar uw gewone mailbox gaan of naar de interview mailbox.

Hoofdmenu

1

2

3

4

5

6


1

2

Instellen Status tweede gesprek doorverbinden toestel

3

4

Boodschap Status ontvangst incompleet modus gesprek Ga naar Stap 4

Log in op het hoofdmenu. Druk op 4 voor de status Automatische Doorschakeling.

3

Druk op 3 om de boodschap ontvangstmodus in te stellen.

4

Druk op 1 om de huidige instelling te wijzigen (interview modus/boodschap opnamemodus).

Tip Stap 4 — Om de huidige instelling te behouden kunt u op [2] te drukken.

5-6


Voor het gebruik van een interview mailbox dient de systeembeheerder eerst een Interview mailboxnummer toe te wijzen.

1 2

Opnemen van persoonlijke begroetingen Nadat de bellers zijn doorverbonden naar uw mailbox, horen zij eerst uw persoonlijke begroeting. Voor de volgende drie situaties dient u begroetingen op te nemen; (1) Afwezig, (2) In gesprek, (3) Buiten kantooruren. Het VRS zal een van deze begroetingen weergeven overeenkomstig de situatie.

Hoofdmenu

1

2

3

4

5

6

Mailbox beheer

1

2

3

4

Wijzig begroeting

Wijzig pincode

Wijzig uw naam

Instellen Groep Distributie lijst


Ga naar Stap 4

1 2 3 4

Druk op 5 voor Mailboxbeheer. Druk op 1 om uw begroeting op te nemen. Druk op wijzigen.

1

–

3

om de begroeting te

• Het VRS geeft de huidige begroeting weer (indien opgenomen).

Opmerking: Het kan helpen om uw telefoonnummer te vermelden in uw meldtekst. De meldtekst begint binnen 3 seconden na aanname, toonkies stilte of antwoordstilte, welke er zich ook voordoet.


5

Druk op 1 voor het opnemen van een begroeting.

6 7 8

Neem uw begroeting op en druk op 1 . Druk op 2 voor acceptatie. Bevestig uw instelling en druk op 2 voor acceptatie.

Tip Stap 4 — 1 Afwezig 2 In gesprek 3 Buiten kantooruren

Stap 7 — 1 Opvragen 2 Acceptatie 3 Een nieuwe begroeting opnemen 4 Toevoegen 5 Wis en beëindig

Stap 8 — U kunt de begroeting wissen door op [3] te drukken.

5-7

Wijzigen van uw pincode U heeft de mogelijkheid om aan uw mailbox een pincode toe te wijzen ter voorkoming van gebruik door anderen. Een pincode bestaat uit maximaal acht cijfers, waarbij de cijfertoetsen 0 t/m 9 mogen worden gebruikt.

Hoofdmenu

1

2

3

4

5

6

Mailbox beheer

1

2

3

4

Wijzig begroeting

Wijzig pincode

Wijzig uw naam


Ga naar Stap 4

Als u uw pincode vergeten bent, laat de systeembeheerder de pincode dan wissen en wijs een nieuwe toe.

5

Log in op het hoofdmenu. Druk op 5 voor Mailboxbeheer. Druk op 2 om de pincode te wijzigen. Druk op pincode.

1

voor het instellen van de

Toets de pincode in en # . Instellen van de mailbox

Gebruik geen voor de hand liggende cijfercombinatie voor uw pincode.

1 2 3 4

• Het VRS vertelt de pincode.

6


5-8

Opnemen van uw naam Deze opname wordt weergegeven aan degenen die naar uw mailbox bellen. Dit bevestigt dat zij in de juiste mailbox zijn. Wanneer de beller bovendien de eerste drie of vier letters van de abonnee invoerd, zal het VRS een lijst van opgenomen namen aankondigen waaruit de beller kan kiezen.

Hoofdmenu

1

2

3

4

5

6

Mailbox beheer

1 Wijzig begroeting

2

3

4

Wijzig pincode

Wijzig uw naam



Ga naar Stap 4

1 2 3


4

Druk op 1 om een nieuwe naam op te nemen.

5

Neem uw naam op en druk op 1 .

Neem de naam op waarmee u meestal wordt aangesproken. Als een naam reeds is opgenomen, geeft het VRS de opname weer. U kunt daarna een nieuwe opname uitvoeren.

Druk op 5 voor Mailboxbeheer. Druk op 3 om de naam van de abonnee op te nemen.

• Het VRS herhaalt de naam.

6


Tip Stap 4 — U kunt de huidige naam behouden door op [2] te drukken. U kunt de naam wissen door op [3] te drukken.

5-9

Invoer van de Persoonlijke Groep Distributie (PGD) lijsten Een Persoonlijke Groep Distributie lijst wordt gebruikt bij Boodschappen Ontvangen en Boodschap Doorverbinden, om dezelfde boodschap in één handeling naar meerdere mailboxes te verzenden. Er kunnen maximaal vier lijsten tegelijkertijd worden gebruikt, en elke lijst kan maximaal 20 leden bevatten.

Hoofdmenu

1

2

3

4

5

6

Mailbox beheer

1

2

3

4

Wijzig begroeting

Wijzig pincode

Wijzig uw naam


Groepnr.

2

3

4

Wijzig naam groep

Leden toevoegen

Leden wissen

Lijst opvragen

Ga naar Stap 6

Log in op het hoofdmenu. Druk op 5 voor Mailboxbeheer. Druk op 4 voor het instellen van de PGDlijst.

4 5

Toets het groepsnummer (1-4) in.

6

Toets het mailboxnummer in dat u wilt toevoegen.

7 8

Druk op 2 om het nummer toe te voegen.

Druk op 2 om leden aan de lijst toe te voegen.

Druk op 2 als u het toevoegen van leden wilt beëindigen.

Tip Stap 7 — U kunt het nummer wijzigen door op [1] te drukken. U kunt het toevoegen van leden beëindigen door op [ te drukken.

]

Stap 8 — U kunt het toevoegen van leden voortzetten door op [1] te drukken.

5-10


1

1 2 3

De namen van PGD-lijsten opnemen Het VRS geeft de opname voor u weer wanneer u een PGD-lijst kiest. U kunt dan horen of het de juiste lijst is.

Hoofdmenu

1

2

3

4

5

6

Mailbox beheer

1

2

3

4

Wijzig begroeting

Wijzig pincode

Wijzig uw naam



Groepnr.

1

2

3

4

Wijzig naam groep

Leden toevoegen

Leden wissen

Lijst opvragen

1 2 3 4 5 6 7

Log in op het hoofdmenu. Druk op 5 voor Mailboxbeheer. Druk op 4 voor het instellen van de PGDlijst. Toets het groepsnummer (1-4) in. Druk op 1 om de groepsnaam op te nemen. Neem de naam op en druk op 1 . Druk op 2 voor acceptatie.

Ga naar Stap 6

Tip Stap 5, 6 — Als een groepsnaam reeds is opgenomen, druk dan op [1] om deze naam te wijzigen en neem vervolgens een nieuwe op.

Stap 7 — U kunt de naam wissen door op [3] te drukken.

5-11

Gegevens wissen uit PGD-lijsten 1 2 3

Hoofdmenu

1

2

3

4

5

6

Mailbox beheer

1

2

3

4

Wijzig begroeting

Wijzig pincode

Wijzig uw naam


Groepnr.

2

3

4

Leden toevoegen

Leden wissen

Lijst opvragen

Druk op 5 voor Mailboxbeheer. Druk op 4 voor het instellen van de PGDlijst. Toets het groepsnummer (1-4) in. Druk op 3 om leden van de lijst te wissen. Druk op 2 om een lid te wissen. Druk op 1 om de mailbox te wissen. Instellen van de mailbox

1 Wijzig naam groep

4 5 6 7


Ga naar Stap 6

Tip Stap 6 — U kunt alle leden wissen door op [1] te drukken.

Stap 7 — U kunt de mailbox behouden en de volgende mailbox laten weergeven door op [2] te drukken.

5-12

Instellen van het Waarschuwing Boodschap Wacht indicatielampje Het VRS laat de Boodschap Wacht indicator op uw toestel branden wanneer een nieuwe boodschap in uw mailbox is opgenomen.

Hoofdmenu

1

2

3

4

5

6 Overige Functies

1


Beheer interview mailbox

2

3

Instellen Verzend Waarschuwing Externe Boodschap Boodschap Wacht

1

2

3

Status Boodschap Wacht indicator

Wijzig status toestel

Wijs telnr. toe

Ga naar Stap 5

5-13

1 2 3


4

Druk op 1 om de status van de Boodschap Wacht indicator te wijzigen.

5

Druk op 1 om de status van de Boodschap Wacht indicator te wijzigen, of druk op 2 voor acceptatie.

Druk op 6 voor Overige Functies. Druk op 2 om Waarschuwing Boodschap Wacht in te stellen.

Instellen van Waarschuwen door bellen Hoofdmenu

1

2

3

4

5

6 Overige Functies

1 Beheer interview mailbox

2

3


Het VRS belt naar de vooraf ingestelde telefoon of buzzer, wanneer een nieuwe boodschap in uw mailbox wordt opgenomen. Stel de drie opties naar wens in. Het VRS kan uw buzzer oproepen met behulp van het terugbelnummer van degene die de boodschap achterliet. Voor gebruik van deze functie, moet het telefoonnummer dat in het VRS voor uw buzzer is opgeslagen, het buzzer-displaycommando bevatten.

Status van het toestel instellen 2

3

Status B.W. indicator


Wijs telnr. toe

Toestelnummer

1

2

3

Schema

Constant

Niet gebruiken

Voor elk toestel (telefoon, buzzer) wordt de indicatie in- of uitgeschakeld volgens het vooraf ingestelde schema. Als u volgens schema wilt inschakelen, raadpleeg dan de systeembeheerder omdat u zelf geen schema mag instellen.

1-3

Hetzelfde als bij Boodschap Wacht Indicator.

4

Druk op 2 om de status van het toestel in te stellen.

5 6

Toets het toestelnummer in. Druk op 1 – 3 om de status te kiezen.

Tip Stap 6 — 1 Schema (inschakelen volgens schema) 2 Constant (gehele dag ingeschakeld) 3 Niet gebruiken (gehele dag uitschakelen)

5-14


1

Instellen van Waarschuwen door bellen Het gebruik van een terugbelnummer dient vooraf door de systeembeheerder te zijn toegewezen.

Hoofdmenu

1

2

3

4

5


1

2

U kunt het nummer van de telefoon of de buzzer instellen waarnaar maximaal drie waarschuwingen kunnen worden gestuurd. Hiervoor kunt u de toetsen 0-9 en de toon-/pulsschakelaar gebruiken.

1-3

Hetzelfde als bij de status Boodschap Wacht Indicator.

4

Druk op 3 voor het toewijzen van het telefoonnummer.

5

Druk op 1 om het eerste telefoonnummer te wijzigen, 2 om het tweede telefoonnummer te wijzigen, 3 om het derde telefoonnummer te wijzigen.

6

Druk op 1 om het telefoonnummer in te voeren.

7 8 9

Toets het telefoonnummer in.

6 Overige Functies

Beheer interview mailbox

Toewijzing terugbelnummer

3


1

2

3

Status B.W. indicator


Wijs Telnr. toe Ga naar Stap 5

Druk op 2 voor acceptatie. Druk op 1 voor waarschuwing via de telefoon of op 2 via een buzzer.

Tip Stap 8 — 1 Wijzig het telefoonnummer 2 Accepteer 3 Opvragen 4 Cijfer toevoegen 5 Een pauze invoegen 6 De kiesmodus instellen 7 Een pauze voor de kiestoon invoegen 8 Een buzzer-displaycommando invoegen

5-15

De antwoordduur voor de interview mailbox instellen Hoofdmenu

1

2

3

4

5

6 Overige Functies

1 Beheer interview mailbox

2

Een Interview Mailbox stelt vooraf opgenomen vragen aan de bellers en neemt hun antwoorden op. U kunt maximaal 10 vragen opnemen met telkens een antwoordduur van 4 tot 32 seconden. de antwoorden worden achter elkaar opgenomen in uw mailbox.

3


2

3

Antwoordduur

Wis vraag

Ga naar Stap 5

Elke abonnee kan een Interview mailbox verkrijgen. Controleer of uw systeembeheerder u een nummer voor de Interview mailbox heeft toegewezen.


5

Druk op 1 voor het instellen of om de duur te wijzigen van vraag nr. 1. • Het VRS vertelt de lengte indien deze is ingesteld.

6 7

Druk op 1 om de lengte te wijzigen.

Tip Stap 5 — U kunt naar de volgende vraag gaan door op [2] te drukken en naar de vorige vraag door op [3] te drukken. U kunt naar de gewenste vraag gaan door op [4] te drukken, het nummer van de vraag in te toetsen en op [#] te drukken.

Druk op 6 voor Overige Functies. Druk op 1 voor Beheer Interview mailbox. Druk op 2 om de antwoordduur in te stellen. • Het VRS laat vraag nr. 1 horen indien deze is opgenomen.

Druk voor 4 seconden op 1 , 8 seconden op 2 , 16 seconden op 3 of 32 seconden op 4 . • Het VRS vertelt de lengte die u zojuist heeft ingevoerd.

8

Accepteer de lengte door op 2 te drukken. • Vervolgens laat het VRS de volgende vraag horen indien deze is opgenomen.

9

Herhaal de stappen 5 — 8.

5-16


1 Vraag opnemen

1 2 3 4

Vragen opnemen voor de interview mailbox Hoofdmenu

1

2

3

4

5

6 Overige Functies

1


Beheer Interview Mailbox

2

1 2 3 4

1

2

3

Vraag opnemen

Antwoordduur

Wis vraag

Druk op 6 voor Overige Functies. Druk op 1 voor Beheer Interview Mailbox. Druk op 1 om vragen op te nemen. • Het VRS laat de vraag horen.

3



5 6 7

Druk op 1 om vraag nr. 1 op te nemen. Neem de vraag op en druk op 1 om de opname te beëindigen. Druk op 2

indien de vraag juist is.

• Het VRS laat de volgende vraag horen. Ga naar Stap 5

8

Herhaal de stappen 6 — 8.

Tip Stap 5 — U kunt naar de volgende vraag gaan door op [2] te drukken en naar de vorige door op [3] te drukken. U kunt naar de gewenste vraag gaan door op [4] te drukken, het nummer van de vraag in te toetsen en op [#] te drukken.

Stap 7 — 1 Opvragen 2 Accepteer 3 Een nieuwe vraag opnemen 4 Toevoegen 5 Wis en wijzig

5-17

Vragen wissen uit de interview mailbox Hoofdmenu

1

2

3

4

5

6 Overige Functies

1 Beheer Interview Mailbox

2

1 2 3 4

2

3

Vraag opnemen

Antwoordduur

Wis vraag

Druk op 1 voor Beheer Interview Mailbox. Druk op 3 voor wissen.

5

Druk op 1 om vraag nr. 1 te wissen. • Het VRS laat de volgende vraag horen.

6

Herhaal stap 5. Instellen van de mailbox

1


• Het VRS laat vraag nr. 1 horen.

3



Ga naar Stap 5

Tip Stap 5 — U kunt naar de volgende vraag gaan door op [2] te drukken en naar de vorige door op [3] te drukken. U kunt naar de gewenste vraag gaan door op [4] te drukken, het nummer van de vraag in te toetsen en op [#] te drukken.

5-18

1 Ontvang

******** Verkorte Opstartgids *****

Een mailbox openen #

1 Herhaal 1 1 Vorige Volgende 2 Wissen 3 Aannemen 4 Terugspoel 5 6 Vooruitspoel 7 Doorverbinden 8 Scan

1 Naam

(Helpmenu)

2 Verzend Toets het mailboxnummer in.

BOODSCHAPPEN OPNEMEN

Mailboxnr.

1 Boodschap opnemen 2 Mailbox toevoegen 3 Opvragen mailinglijst

3 Controle mailbox distributie

Mailboxnr.

Boodschap afspelen 1 1 1 Vorige boodschap afspelen Volgende boodschap afspelen 2 3 Annuleren

4 Status Automatische Doorschakeling

Pincode #

1 Instellen status Gesprek Doorverbinden

2 Instellen Tweede Toestel 3 Instellen Boodschap Ontvangstmodus

Hoofdmenu

4 Instellen status Incompleet Gesprek

1 Ontvang boodschap 2 Verzend boodschap 3 Controle mailbox distributie

4 Voor status Automatische Doorschakeling 5 Voor Mailboxbeheer 6 Overige Functies Beëindig dit gesprek

5 Mailboxbeheer 1 2 3 4

Opnemen persoonlijke begroeting Instellen pincode Naam invoeren van abonnee Instellen Groep Distributie lijsten

6 Overige Functies 1 Instellen Interview mailbox 2 Instellen Waarschuwing Boodschap Wacht

3 Instellen Verzenden Externe Boodschap

1 Status Gesprek Doorverbinden 1 2 3 4 5

Opmerking: Druk op wanneer u wilt om het menu te verlaten. ● Druk op 0 voor het Helpmenu. ● Als u de verbinding moet verbreken voordat he @keuzemenu is afgelopen, druk dan op # 9 . @Leg vervolgens de hoorn op de haak. ●

Gesprek blokkeren Gespreksinfo Intercom Buzzer oproep Alles uitschakelen

********** Service Functies ********** Functies

4 Status Incompleet Gesprek 1 2 3 4 5 6

Een boodschap achterlaten Tweede Toestel Intern omroepen Buzzer oproepen Centrale Terug naar eerste menu Automatische Doorschakeling

1 Persoonlijke begroetingen 1 Afwezig 2 In gesprek 3 Buiten kantooruren

1

#1 Bellen via naam GHI 4

PRS 7

2 Waarschuwing boodschap 1 Boodschap Wacht Indicator 2 Status toestel 3 Telefoonnummers toewijzen

3 Verzenden Externe Boodschap 1 Boodschap opnemen 2 Controleren verzendstatus 3 Een mailinglijst instellen

DEF 3

#D Afdeling JKL 5

MNO 6

#L Inloggen

#M Voice Mail

TUV 8

WXY 9

#R Herstart #T (Hoofdmenu) Doorverbinden

0

1 Beheer interview mailbox 1 Vraag opnemen 2 Antwoordduur instellen 3 Vraag wissen

ABC 2

Backup

2 1 Schema 2 Constant 3 Niet gebruiken

#X Einde

#

Memo

Memo

Geïmporteerd door: HAAGTECHNO BV POSTBUS 236 5201 AE DEN BOSCH Gedrukt in Japan

Tel: 073-6402577 Fax: 073-6415200 PSQX1418ZA K0198TT0

G H. ebruikers andleiding MODEL KX-TVP200NL. Voice Response Systeem. Lees deze gids alvorens u het systeem in gebruik neemt

Recommend Documents