Voice Processing Systeem Bedieningshandleiding

Voice Processing Systeem

Bedieningshandleiding VOICE PROCESSING SYSTEM KX-TVP50

POWER

Modelnr.

KX-TVP50

Lees s.v.p. deze handleiding voordat u het systeem gaat gebruiken en bewaar deze handleiding.

Inleiding Hartelijk dank voor het aanschaffen van het Panasonic KX-TVP50 Voice Processing Systeem. Het Panasonic Voice Processing Systeem (VPS) is een krachtig hulpmiddel om uw telefonische communicatiemogelijkheden en productiviteit te vergroten door middel van uw berichtenmailbox. Als abonnee (de eigenaar van een VPS mailbox) kunt u: • een boodschap versturen naar een of meerdere personen in of buiten uw kantoor. • boodschappen doorsturen (met uw annotatie) naar andere VPS abonnees. • boodschappen ontvangen van telefoons die kunnen toonkiezen. • door middel van de Boodschapindicator op uw toestel zien dat er boodschappen in uw mailbox zijn opgeslagen. • gesprekscontrole uitvoeren. • inkomende gesprekken automatisch laten afhandelen. • en nog veel meer…

Voordat u begint Belangrijke nummers Voordat u het systeem gaat gebruiken moet u de volgende informatie bij de hand hebben: • toestelnummer(s) van het VPS. • uw mailboxen uw eigen toestelnummer. • het telefoonnummer van de systeembeheerder. Basisstappen Wanneer u uw mailbox voor de eerste keer in gebruik neemt, dient u vooraf "Hoofdstuk 1: Mailbox instellen" te lezen en de toets-instelling die daarin wordt beschreven uit te voeren. U moet uw persoonlijke instellingen invoeren voordat u boodschappen gaat versturen of ontvangen. U kunt uw persoonlijke mailbox maken door middel van het volgende: • opnemen van uw persoonlijke begroeting • opnemen van uw naam • instellen van uw wachtwoord

!!

• Dit symbool wordt gebruikt voor belangrijke opmerkingen met betrekking tot de bedieningsinstructies. • Bij elke stap van programmeren wordt u geholpen door de voice prompt.

Opmerking: in deze handleiding wordt het achtervoegsel van elk modelnummer in het vervolg weggelaten. 2

Inleiding

Inleiding Indeling van de handleiding Deze handleiding bestaat uit de volgende hoofdstukken:

Hoofdstuk 1

Mailbox instellen

Beschrijft de procedures voor het instellen van uw eigen mailbox.

Hoofdstuk 2

Boodschappen ontvangen

Legt uit hoe u toegang krijgt tot ontvangen boodschappen en hoe u deze afhandelt.

Hoofdstuk 3

Boodschappen verzenden

Zet uiteen hoe u boodschappen kunt verzenden en tevens hoe u deze opneemt en verstuurt.

Hoofdstuk 4

Speciale funkties

Beschrijft hoe u de speciale funkties voor uw mailbox kunt instellen.

Bijlage Verklarende woordenlijst

Inleiding

3

Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Mailbox instellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5

1.1 Aanmelden bij uw mailbox. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.2 Persoonlijke begroetingen opnemen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.3 Uw wachtwoord instellen, wijzigen en wissen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.4 Uw naam opnemen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.5 Service toegangscodes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5 6 7 8 8

Hoofdstuk 2 Boodschappen ontvangen . . . . . . . . . . . . . .

9

2.1 Boodschappen ontvangen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 2.2 Boodschappen beantwoorden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 2.3 Boodschappen doorverbinden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 2.4 Uw mailbox openen vanaf een extern toestel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Hoofdstuk 3 Boodschappen verzenden . . . . . . . . . . . . . . . 13 3.1 Boodschappen verzenden naar andere abonnees. . . . . . . . . . . . . . . . 3.2 Verzendstatus controleren Mailbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.3 Een verzendlijst maken voor externe boodschappen . . . . . . . . . . . . . . 3.4 Externe boodschappen verzenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.5 Externe boodschappen ontvangen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.6 Externe boodschappen beantwoorden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.7 Verzendstatus van externe boodschappen controleren en instellen . . .

13 15 16 17 18 18 19

Hoofdstuk 4 Speciale funkties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 4.1 Status van doorverbonden gesprek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2 Secretaresse-toestel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3 Status van incomplete gespreksafhandeling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.4 Boodschap-ontvangstmodus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.5 Persoonlijke groepsverzendlijsten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.6 Leden uit de groepsverzendlijst verwijderen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.7 Namen uit de groepsverzendlijst verwijderen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.8 Waarschuwing dat er een boodschap wacht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.9 Interview mailbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.10 Persoonlijke begroetingen opnemen voor bepaalde bellers [Beller ID] 4.11 Beller ID nummers toewijzen voor persoonlijke begroeting voor bepaalde bellers [Beller ID] . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.12 Aankondiging van de naam van de beller . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.13 Gesprek meeluisteren (LCS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.14 Een gesprek opnemen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

20 20 21 21 22 22 23 23 25 26 27 28 30 30

Bijlage. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Verkorte instrukties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Verklarende woordenlijst. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 4

Inhoudsopgave

Aanmelden bij uw mailbox 1.1 Voordat u gebruik gaat maken van het VPS systeem, moet u eerst uw mailbox openen. Toestelnr. van VPS Voer het toestelnummer van het VPS in.

Hoorn van de haak.

OP UW TOESTEL of OP EEN ANDER TOESTEL

OP UW TOESTEL (Indien Directe mailbox-toegang is geactiveerd) Boodschap ontvangen Boodschap verzenden Mailbox verzending controleren Automatisch doorschakelen Mailbox beheer Overige funkties)

1

ALS U UW WACHTWOORD HEEFT INGESTELD wachtwoord

+

2 3

#

4 5

Wachtwoord invoeren en druk op #.

( 6

Huidig gesprek beëindigen Volg naar wens de systeeminstrukties.

OP EEN ANDER TOESTEL ALS U UW WACHTWOORD HEEFT INGESTELD #

+ 6

Druk op # en 6.

1 2 3 4 5

( 6

+ Mailbox no. Druk op en kies het mailboxnummer.

wachtwoord +

#

Wachtwoord invoeren en druk op #.

Boodschap ontvangen Boodschap verzenden Mailbox verzending controleren Automatisch doorschakelen Mailbox beheer Overige funkties)

Huidig gesprek beëindigen Volg naar wens de systeeminstrukties.

!!

• " 6 Overige funkties" hoort u alleen als de systeembeheerder een Interview mailbox toegewezen heeft aan uw mailbox, of aan u het gebruik toestaat van de funktie "Boodschap Wacht-waarschuwing" of "Externe Boodschap verzenden". • Als u het VPS-toestelnummer niet kent, informeer dan bij de systeembeheerder. Hoofdstuk 1 Mailbox instellen

5

1.2

Persoonlijke begroetingen opnemen

Bellers zullen uw persoonlijke begroeting(en) te horen krijgen. U kunt 3 verschillende persoonlijke begroetingen opnemen, namelijk: een boodschap in geval van "Niet Aanwezig", "Bezet" en "Na kantooruren". Het VPS laat bij elk gesprek de juiste boodschap horen. Persoonlijke begroetingen worden altijd gevolgd door een pieptoon en een kans om een boodschap achter te laten. Zorg ervoor dat u in uw begroeting de zin "Spreek na de pieptoon uw boodschap in" opneemt - zodat bellers weten dat zij dat kunnen doen. 1

Hoofdmenu

5

2

1

3

Niet Aanwezig Bezet Na kantooruren

Beller ID ) Volg naar wens de Helptekst.

( 4

Open uw mailbox.

Druk op 5. Druk op 1.

VOOR DE EERSTE KEER OPNEMEN of WIJZIGEN OF WISSEN

VOOR DE EERSTE KEER OPNEMEN INDIEN NOODZAKELIJK 1 1

Neem begroeting op na de toon.

Druk op 1 om de opname te stoppen.

3 4

Opname beluisteren Wissen en opnieuw opnemen Toevoegen Wissen en stoppen

INDIEN NOODZAKELIJK 1 2 3

"Niet Aanwezig" wijzigen "Bezet signaal" wijzigen "Na kantooruren" wijzigen

Volg naar wens de Helptekst.

Hoorn op de haak.

WIJZIGEN OF WISSEN 1 2 3

Wijzigen Opslaan Wissen


6

Hoofdstuk 1 Mailbox instellen

Hoorn op de haak.

2

Druk op 2 om te bevestigen.

Persoonlijke begroetingen opnemen (vervolg) 1.2

!!

• Een persoonlijke Beller ID is alleen beschikbaar wanneer de instelling van uw Serviceklasse (COS, Class of Service is geactiveerd, zie 4.10 Persoonlijke begroeting opnemen voor bepaalde bellers [Beller ID]. • Zorg dat u het menu verlaat NADAT de begroeting is geaccepteerd. Anders zal de begroeting niet worden opgeslagen. • In de standaardinstelling, de maximale lengte van een persoonlijke begroeting is 16 seconden. Als u meer tijd nodig heeft, kunt u uw systeemprogrammeur of systeembeheerder de maximale tijdsduur laten verlengen. • Als u de begroeting wijzigt, dient u de stappen onder "VOOR DE EERSTE KEER OPNEMEN" te volgen om opnieuw op te nemen. • Het wordt aanbevolen om in elke begroeting uw naam te vermelden omdat de gebruikelijke aankondiging van de naam zal worden weggelaten (zie 1.4 Uw naam opnemen).

Uw wachtwoord instellen, wijzigen en wissen 1.3 Het VPS biedt de optie om uw mailbox te beveiligen met een wachtwoord, zodat onbevoegden geen toegang kunnen krijgen tot opgeslagen boodschappen. Een wachtwoord mag niet langer zijn dan 8 cijfers (in te voeren met behulp van de toetsen 0-9). U kunt uw wachtwoord op elk ogenblik wijzigen. Als u uw wachtwoord instelt, moet u gebruik van voor de hand liggende cijfercombinaties vermijden. Als u uw wachtwoord bent vergeten, kunt u uw systeemprogrammeur of systeembeheerder het oude wachtwoord laten wissen, vervolgens kunt u een nieuw wachtwoord instellen. Hoofdmenu

5

Druk op 5.

Open uw mailbox. VOOR HET EERST INSTELLEN wachtwoord +

2

#

Voer het wachtwoord in en kies #.

Druk op 2.

WACHTWOORD WIJZIGEN OF WISSEN

of

1

Druk op 1

nieuwe wachtwoord

+

#

of

#

Voer het nieuwe wachtwoord in en kies #, of kies eerst # om te wissen.

2

Druk op 2.

Hoorn op de haak.


7

1.4

Uw naam opnemen

Deze opname is noodzakelijk, zodat bellers weten dat zij verbonden zijn met de juiste mailbox (wanneer bijvoorbeeld een boodschap doorverbonden wordt naar een abonnee, zullen de bellers de naam van de abonnee te horen krijgen). Als een beller bovendien het mailboxnummer niet kent en de mailbox kiest door de eerste 3 of 4 letters van de abonnee in te voeren, zal het VPS een aantal namen laten horen waaruit de beller een keuze kan maken. VOOR HET EERST OPNEMEN Hoofdmenu

5

Open uw mailbox.

Druk op 5.

3

2

Druk op 3.

Spreek na de Druk op 2. pieptoon uw naam in.

WIJZIGEN

WISSEN

3

1


1.5

of

2

Spreek na de pieptoon uw naam in.

Druk op 2.

of

3

3


Hoorn op de haak.

Service toegangscodes

Voordat het VPS dagelijks gebruikt gaat worden dient vertrouwd te raken met de Service toegangscodes zoals die vermeld zijn in de Bijlage. De meest belangrijke zijn de volgende: #6 – als u tijdens systeeminstrukties deze combinatie kiest, wordt de Voice Mail Service geactiveerd. Aan u wordt gevraagd een mailboxnummer in te voeren en daarna kunt u een boodschap opnemen. U kunt ook op drukken en daarna uw eigen mailboxnummer invoeren. In dit geval kunt u naar uw eigen mailbox bellen. #8 – als u tijdens systeeminstrukties deze combinatie kiest, wordt de service Automatische Doorschakeling geactiveerd. Aan u wordt gevraagd een toestelnummer te kiezen waarna het gewenste nummer wordt gekozen. Als de gebelde partij het gesprek niet kan beantwoorden, zal het VPS een passende actie ondernemen. Opmerking: het VPS kan u niet van dienst zijn als u rechtstreeks naar het toestel belt. – als u tijdens systeeminstrukties hierop drukt, gaat u naar het vorige VPS-menu. Als u geen ondersteuning meer nodig heeft van de Abonnee Service kunt u deze opdracht gebruiken om deze te stoppen. 0 – als u hierop drukt kunt u het complete menu (Help) beluisteren. 8


Boodschappen ontvangen 2.1 Het VPS laat zowel de nieuwe als opgeslagen boodschappen in uw mailbox horen en vermeldt bij elke boodschap de datum, tijd en afzender.

Hoofdmenu

Open uw mailbox.

1

0


1 1 2 3 4 5 6 7 8

+ 1

Boodschap herhalen Vorige boodschap opnieuw afspelen Volgende boodschap afspelen Boodschappen een voor een wissen Boodschap beantwoorden Ga naar 2.2 Terugspoelen Vooruitspoelen Doorverbinden Ga naar 2.3 Boodschappen scannen

Selecteer de gewenste optie.

!!

• Wanneer alle boodschappen zijn doorgenomen, krijgt u 3 opties: 1 De vorige boodschappen opnieuw afspelen De volgende boodschap afspelen 2 De gehele boodschap afspelen 3 Optie 3: "De gehele boodschap" is slechts eenmaal mogelijk. Als u deze optie een tweede maal selecteert, zal de boodschap worden gewist. • Het VPS zal boodschappen na een bepaald aantal dagen automatisch verwijderen. Uw systeemprogrammeur of systeembeheerder stelt in hoeveel dagen de boodschappen bewaard blijven.

Hoofdstuk 2 Boodschappen ontvangen

9

2.2

Boodschappen beantwoorden

Met deze funktie kunt u boodschappen beantwoorden die zijn verzonden door andere mailboxhouders.

!!

• U kunt alleen boodschappen beantwoorden die naar u werden doorverbonden, of die werden verzonden als "Boodschappen verzenden naar andere abonnees".

EEN BOODSCHAP OPNEMEN Hoofdmenu

1

Open uw mailbox.

4

Druk op 1.

1

2

Druk op 4.

2


Druk op 2 om een boodschap op te nemen.

Neem de boodschap op.

INSTELLEN VAN TIJD EN/OF PRIVÉ-STATUS of ONMIDDELLIJKE VERZENDING

Druk op 2 om de boodschap te bevestigen.

INSTELLEN VAN TIJD EN/OF PRIVÉ-STATUS INSTELLEN VERZENDTIJD 1

Verzendtijd

1

Druk op 1.

Druk op 1.

+

Bijvoorbeeld: 5:00 invoeren als [5] en [#]. 5:15 invoeren als [515][#].

#

Verzendtijd instellen.

VOOR ONMIDDELLIJKE VERZENDING

voor AM voor PM Druk 1 voor AM of 2 voor PM. 1

Dag van de maand +

2

Voer de dag van de maand in en druk op #.

#

2

of

Druk op 2 om de verzendtijd te bevestigen.

2

Druk op 2.

Om de boodschap privé-status te geven Om terug te gaan naar een vorig menu

1 2


Hoorn op de haak.

ONMIDDELLIJKE VERZENDING 2

Druk op 2 en ga dan terug naar een vorig menu.

!! •

Hoorn op de haak.

Als u tijdens het opnemen pauzeert dient u binnen 20 seconden door te gaan met opnemen, anders zal het VPS de opname automatisch beëindigen. • “ 1 voor AM, 2 voor PM" zal niet te horen zijn wanneer de systeemprogrammeur de tijdsaanduiding van Gebruikersteksten heeft ingesteld op "24-u".

10


Boodschappen doorverbinden 2.3 Met deze funktie kunt u boodschappen naar andere mailboxen doorverbinden.

!!

• Als de boodschap is toegewezen als privé, kan deze niet doorverbonden worden naar andere mailboxen.

OPTIE1: mailbox kiezen via het NUMMER. Hoofdmenu

1

Open uw mailbox.

!!

7

Druk op 1.

of

OPTIE2: mailbox kiezen via een NAAM.

Druk op 7.

• In plaats van een individuele mailbox kunt u ook een persoonlijkeof een systeem-groepsverzendlijst selecteren door het lijstnummer te kiezen. Als u een persoonlijke groepsverzendlijst gebruikt, drukt u na het lijstnummer op [#]. Persoonlijke groepsverzendlijsten moeten samengesteld worden voordat zij gebruikt kunnen worden. (Zie 4.5 Persoonlijke groepsverzendlijsten.) Voor het gebruik van een Systeem-groepsverzendlijst kunt u bij de systeemprogrammeur informeren of het VPS een dergelijke lijst heeft.

OPTIE 1 : mailbox kiezen via het NUMMER 2

Mailboxnr.

Druk op het mailboxnummer met behulp van de cijfertoetsen.

Druk op 2 om het gekozen nummer te bevestigen.

OPTIE 2 : mailbox kiezen via een NAAM +

#

1

X

Druk op # en 1 om de mailbox te openen.

1

!!

X

1

Voer de eerste 3 of 4 letters in van de gewenste achternaam.

Druk op 1 om het gekozen nummer te bevestigen.

DOORVERBINDEN MET COMMENTAAR

DOORVERBINDEN

Druk op 1 voor doorverbinden zonder commentaar.

X

of

2

1

2

Druk op 1 Druk op 2 voor Druk op 2 Commentaar om de doorverbinden om te opnemen. opname met commentaar. te stoppen. bevestigen.

Hoorn op de haak.

• U krijgt geen bevestiging dat de boodschap is doorverbonden. Hoofdstuk 2 Boodschappen ontvangen

11

2.4

Uw mailbox openen vanaf een extern toestel

Deze procedure wordt gebruikt wanneer u uw boodschappen wilt controleren vanaf een buitenlocatie.

#

Bel op het externe toestel uw VPS

+

+

6

Druk op # en 6.

Mailboxnr.

Druk op en kies uw mailboxnummer.

INDIEN NODIG Wachtwoord +

#

Voer uw wachtwoord in en druk op #. # # #

+ + +

8 8 9

+

0

1

Druk op 1 om de boodschappen te ontvangen.

Toegang tot ander toestelnr. Gesprek met de telefoniste Het VPS verlaten


12


Beluister uw boodschappen.

Hoorn op de haak.

Boodschappen verzenden naar andere abonnees 3.1 Deze funktie wordt gebruikt wanneer dezelfde boodschap moet worden verstuurd naar meerdere abonnees.

OPTIE1: mailbox kiezen via het NUMMER. Hoofdmenu

2

Open uw mailbox.

!!

of

OPTIE2: mailbox kiezen via een NAAM.

Druk op 2.

• In plaats van een individuele mailbox kunt u ook een persoonlijkeof een systeem- groepsverzendlijst selecteren door het lijstnummer te kiezen. Als u een persoonlijke groepsverzendlijst gebruikt, drukt u na het lijstnummer op [#]. Persoonlijke groepsverzendlijsten moeten samengesteld worden voordat zij gebruikt kunnen worden. (Zie 4.5 Persoonlijke groepsverzendlijsten.) Voor het gebruik van een Systeem-groepsverzendlijst kunt u bij de systeemprogrammeur informeren of het VPS een dergelijke lijst heeft.

OPTIE 1 : mailbox kiezen via het NUMMER Mailboxnr.

2

Druk op 2 om het gekozen mailboxnummer te bevestigen.

Druk op het mailboxnummer.

OPTIE 2 : mailbox kiezen via een NAAM #

+

1

Druk op # en 1.

1

Boodschap opnemen

2

Nieuw mailboxnr. toevoegen. De verzendlijst beluisteren

3


!!

X

X

X

Voer de eerste 3 of 4 letters van de gewenste naam in.

1

Druk op 1 om de gekozen naam te bevestigen.

ALS U 1 KIEST

ALS U 2 KIEST

ALS U 3 KIEST

Ga naar de volgende bladzijde.

Optie 1 of Optie 2

Beluisteren

• U kunt naar maximaal 20 mailboxen één en dezelfde boodschap verzenden.

Hoofdstuk 3 Boodschappen verzenden

13

3.1

Boodschappen verzenden naar andere abonnees (vervolg)

EEN BOODSCHAP OPNEMEN 1

Boodschap opnemen.

2

Druk op 1 Druk op 2 om de opname om de boodschap te stoppen. te bevestigen.

INSTELLEN VAN TIJD EN/OF PRIVÉ-STATUS of ONMIDDELLIJKE VERZENDING

INSTELLEN VAN TIJD EN/OF PRIVÉ-STATUS INSTELLEN VERZENDTIJD 1

Verzendtijd

1

Druk op 1.

Druk op 1.

+


#

Verzendtijd instellen.

VOOR ONMIDDELLIJKE VERZENDING

voor AM voor PM Druk op 1 voor AM of 2 voor PM. 1

Dag van de maand +

#

2

1 2

Voer de dag van de maand in en sluit af met #.

2

Druk op 2 om de verzendtijd te bevestigen.

of

2

Druk op 2.

Om de boodschap privé-status te geven Om terug te gaan naar een vorig menu


Hoorn op de haak.

ONMIDDELLIJKE VERZENDING 2

Druk op 2 om terug te gaan naar een vorig menu.

!!

14

Hoorn op de haak

• Als u tijdens het opnemen pauzeert dient u binnen 20 seconden door te gaan met opnemen, anders zal het VPS de opname automatisch beëindigen. • “ 1 voor AM, 2 voor PM" zal niet te horen zijn wanneer de systeemprogrammeur de tijdsaanduiding van Gebruikersteksten heeft ingesteld op "24-u".


Verzendstatus controleren Mailbox 3.2 Met deze funktie kunt u de verzendstatus controleren van de boodschappen die u in uw mailbox heeft opgenomen.

!!

• U kunt de verzendstatus van maximaal 84 boodschappen controleren.

ALS DE BOODSCHAP NIET IS ONTVANGEN Hoofdmenu

3

Open uw mailbox.

1

Druk op 1 om de verzendcontrole te wissen.

of

3

Druk op 3 om verzendstatus te controleren.

Druk op 3 om de boodschap te annuleren of wis de controlemelding.

2

Druk op 2 om de boodschapverzending te annuleren.

Hoorn op de haak.


15

3.3

Een verzendlijst maken voor externe boodschappen

Door het maken van een verzendlijst voor boodschappen die u extern gaat verzenden, kunt u via één handeling dezelfde boodschap verzenden naar meerdere externe partijen en/of toestellen. U kunt maximaal 2 lijsten tegelijkertijd bijhouden, en elke lijst kan maximaal 8 geadresseerden bevatten.

!!

• De systeemprogrammeur of systeembeheerder dient deze funktie in te stellen voordat deze funktie kan worden gebruikt.

Hoofdmenu

6

3

Open uw mailbox.

Druk op 6.

Druk op 3.

1

of

3

2

Druk op 1 of 2 om een verzendlijst te kiezen.

Druk op 3.

ADRESSEN VERWIJDEREN 1 Alle adressen verwijderen 2

of

1

1

2

Eén adres verwijderen Druk op 1 om Maak uw keuze. Druk op 2. een adres toe te voegen NAAR EEN EXTERNE PARTIJ INDIEN NODIG Netlijntoegangscode Netnummer

Voer een netlijntoegangscode in om een netlijn (CO) te kiezen.

Kies het netnummer.

Telefoonnr.

Voer het telefoonnummer in.

NAAR EEN TOESTEL 2

Toestelnr.

Kies het toestelnummer.

Druk op 2.

MEER GEADRESSEERDEN TOEVOEGEN 1

Druk op 1 om toe te voegen en herhaal de stappen.

16

Druk op 1 Hoorn op om te de haak. verwijderen. Voor het invoegen van een pauze of speciale code, voert u het gedeeltelijke nummer in en wacht op de menuopties. Druk op [5] om een pauze in te voegen. Druk op [4] om door te gaan met het invoeren van het telefoonnummer. 2

Druk op 2 om de Neem de naam ontvanger toe te van de ontvanger op. voegen. STOPPEN 2

of

Druk op 2 om te stoppen.


Hoorn op de haak.

of

Externe boodschappen verzenden 3.4 Deze funktie wordt gebruikt voor het opnemen en verzenden van externe boodschappen.

!!

• De systeemprogrammeur of systeembeheerder dient deze funktie in te stellen voordat deze funktie kan worden gebruikt. NAAR 1 ONTVANGER NAAR EEN EXTERNE PARTIJ

Hoofdmenu

6

Open uw mailbox.

3

1

Druk op 6. Druk op 3. Druk op 1.

Telefoonnr.

Kies het telefoonnummer.

Kies het netnummer.

4-cijferige of wachtwoord

#

Voer het 4-cijferige wachtwoord in of druk op # om verder te gaan.

Druk op 1.

Voer een netlijntoegangscode in om een netlijn (CO) te kiezen

Voor het invoegen van een NAAR EEN TOESTEL pauze of speciale code, voert u het gedeeltelijke Toestelnr. nummer in en wacht op de 2 of menuopties. Druk op [5] Kies het om een pauze in te voeDruk op toestelgen. Druk op [4] om door 2 om te nummer. te gaan met het invoeren bevestigen. van het telefoonnummer. VIA EXTERNE VERZENDLIJST

INDIEN NODIG

Netnummer

Netlijn-toegangscode

1

of Neem na de pieptoon de naam op.

2

1

of

2

Druk op 2. Druk op 1 of 2 voor de gewenste lijst.

4-cijferige of wachtwoord

#

Voer het 4-cijferige wachtwoord in of druk op # om verder te gaan.

INDIEN GEWENST

of Druk op # voor onmiddellijke verzending. #

Dag van + de maand

Verzend- + tijd

#

Stel de verzendtijd in. #

Voer de dag van de maand in en druk op #.


2

1

Druk op 2 Neem na de om te pieptoon de bevestigen. boodschap op.

1

voor AM

voor PM Druk op 1 voor AM of 2 voor PM. 2

2

Druk op 1 Druk op 2 om de om te opname bevestigen. te stoppen.

Hoorn op de haak.

!! •

Het uit 4 cijfers bestaande wachtwoord is niet het wachtwoord waarmee u uw mailbox opent. U kunt zelf bepalen of u bij externe verzending van een boodschap een wachtwoord gebruikt. Zorg ervoor dat u het 4-cijferige wachtwoord doorgeeft aan de ontvanger van de boodschap. • “ 1 voor AM, 2 voor PM" zal niet te horen zijn wanneer de systeembeheerder de tijdsaanduiding van Gebruikersteksten heeft ingesteld op "24-u". Hoofdstuk 3 Boodschappen verzenden

17

3.5

Externe boodschappen ontvangen

Deze funktie wordt gebruikt voor het ontvangen van externe boodschappen. INDIEN NODIG 4-cijferige wachtwoord

1

Beantwoord een VPSgesprek.

Druk op 1 om de boodschap te ontvangen.

#

Druk op #. Voer het wachtwoord in dat is toegewezen aan de afzender.

Druk op om het gesprek te beëindigen.

Hoorn op de haak.

!!

• Het ontvangen van de boodschap zal worden uitgeschakeld als er 3 keer een foutief wachtwoord is ingevoerd æ echter, als het telefoonnummer en het toestelnummer van de afzender in het VPS is geregistreerd, zullen deze worden afgespeeld.

3.6

Externe boodschappen beantwoorden

Deze funktie wordt gebruikt voor het beantwoorden van externe boodschappen. INDIEN NODIG 1

Beantwoord een VPS-gesprek.

Druk op 1 om de boodschap te ontvangen.

Voer het wachtwoord in dat is toegewezen aan de afzender.

2

1

Druk op 2 om te beantwoorden.

Neem een boodschap op.

1

Om de boodschap privé-status te geven

2

Een andere wijze


Druk op #.

2


Druk op 1 of 2.

18

#

4-cijferige wachtwoord


Hoorn op de haak.

Verzendstatus van externe boodschappen controleren en instellen 3.7 Na het opnemen van externe boodschappen kunt u het verzendschema of de lijst van ontvangers controleren. U kunt dit overzicht alleen beluisteren als de boodschappen nog niet zijn verzonden. Na het beluisteren heeft u de mogelijkheid om boodschappen te verwijderen of de verzendtijden te wijzigen.

!!

• De systeemprogrammeur of systeembeheerder dient deze funktie in te stellen voordat deze funktie kan worden gebruikt.

Hoofdmenu

Open uw mailbox.

1 2

6

Druk op 6.

3

2

Druk op 3.

Druk op 2 om de status te controleren.

1

Druk op 1 om het verzendschema te wijzigen of om de boodschap te verwijderen.

Verzending van externe boodschap annuleren Tijd en datum wijzigen

Druk op 1 of 2.

Hoorn op de haak.


19

4.1

Status van doorverbonden gesprek

Deze funktie wordt gebruikt om te bepalen hoe het VPS een gesprek moet afhandelen wanneer iemand naar uw toestel belt. De volgende opties zijn beschikbaar: Gesprek blokkeren, Gesprekscontrole, Oproepen via intercom, Pieper oproepen, of Alle doorverbinddiensten uitschakelen. Gesprek blokkeren inschakelen Gesprekscontrole inschakelen Oproepen via intercom inschakelen Doorverbinden naar pieper Alle doorverbinddiensten uitschakelen

1 2

Hoofdmenu

4

3

1

4 5

Open uw mailbox.



Hoorn op de haak.

!!

• De funktie "Oproepen via intercom" is alleen beschikbaar als u gebruik maakt van systeemtoestellen uit de Panasonic KX-TA of KX-TD series.

4.2

Secretaresse-toestel

De beller komt op twee manieren terecht bij het secretaresse-toestel. De ene manier gaat via de service "Automatisch doorschakelen" indien de status van "Incomplete gespreksafhandeling" het doorverbinden naar het secretaressetoestel heeft ingeschakeld (zie 4.3 Status van incomplete gespreksafhandeling). De tweede manier ontstaat tijdens het afspelen van een persoonlijke begroeting æ als de beller tijdens het beluisteren van een begroeting op [0] drukt, wordt hij naar het secretaresse-toestel doorgestuurd, of naar het toestel van een telefoniste (als er geen secretaresse-toestel is toegekend). Hoofdmenu

Open uw mailbox.

Toestelnr.

4

2

Druk op 4.

Druk op 2.

of

Kies het toestelnummer.

ALS U EEN NIEUW SECRETARESSE-TOESTEL TOEWIJST 1

Toestelnr.

Druk op 1 om Voer het nieuwe toestelnummer in. te wijzigen.

!! 20

2


Hoorn op de haak.

• De beller weet niet dat als hij op [0] drukt, zal worden doorverbonden naar het secretaresse-toestel. De beller moet daarom worden ingelicht. Bijvoorbeeld, u neemt de "Bezet" begroeting als volgt op: "Hallo, u spreekt met Cindy. Ik ben op dit moment in gesprek. Als u op [0] drukt wordt u doorverbonden naar mijn secretaresse." Hoofdstuk 4 Speciale funkties

Status van incomplete gespreksafhandeling 4.3 Gesprekken worden beschouwd als incompleet als er niet wordt opgenomen of als de lijn bezet is. De status van incomplete gespreksafhandeling heeft 6 opties: (1) de beller een boodschap laten inspreken; (2) de beller doorverbinden naar het toestel van de secretaresse; (3) de eigenaar van de mailbox oproepen via de intercom (Oproepen via de intercom); (4) de eigenaar oproepen via diens pieper (5) de beller doorverbinden naar de telefoniste; of (6) de beller een ander toestel laten kiezen. Hoofdmenu

Open uw mailbox. 1 2 3 4 5 6

4

4

Druk op 4.

Druk op 4.

Boodschap opnemen Doorverbinden naar secretaresse Oproepen via intercom Pieper oproepen Doorverbinden naar telefoniste Ga terug naar het beginmenu van Automatisch doorschakelen

2


!!

Om te wijzigen Om in te stellen

1

Maak uw keuze.

Hoorn op de haak.

• De funktie "Oproepen via intercom" is alleen beschikbaar als u gebruik maakt van systeemtoestellen uit de Panasonic KX-TA of KX-TD series.

Boodschap-ontvangstmodus 4.4 Deze funktie wordt gebruikt om bellers te leiden naar uw normale of interview mailbox. Deze modus heeft alleen een doel in geval van incomplete gespreksafhandeling (wanneer de toestellijn (van de abonnee) bezet is, of het gesprek niet kan worden beantwoord, of wanneer Gesprek blokkeren is ingeschakeld).

Hoofdmenu

4

3

Open uw mailbox.

Druk op 4.

Druk op 3.

!!

1

Druk op 1 om te wijzigen. (Interview modus/Boodschap opname-modus)

Hoorn op de haak.

• Niet alle abonnees hebben een interview mailbox. De systeemprogrammeur of systeembeheerder dient een interview mailbox toe te wijzen. Hoofdstuk 4 Speciale funkties

21

4.5

Persoonlijke groepsverzendlijsten

Een persoonlijke groepsverzendlijst wordt gebruikt om een boodschap in één handeling te verzenden naar meerdere mailboxen. U kunt maximaal vier lijsten bijhouden, die elk maximaal twintig mailboxleden bevatten.

Hoofdmenu

5

Groepsnr.

4

Open uw mailbox. Druk op 5.

1

Druk op 4. Voer het groepsverzendnr. in (1-4).

2

Druk op 1 voor opnemen van een groepsnaam.

Mailboxnr.

2

2

Spreek na de toon Druk op 2 om Druk op 2 om Voer het mailboxde groepsnaam in. te bevestigen. toe te voegen. nummer van het eerste lid in. 1

Druk op 1 om meer leden toe te voegen.

4.6

2

Mailboxnr.

Voer het mailboxnummer van het volgende lid in.

Druk op 2 om het lid toe te voegen.

Druk op 2 om het groepslid toe te voegen.

1

Toevoegen

2

Stoppen Hoorn op de haak.

Maak uw keuze.

Leden uit de groepsverzendlijst verwijderen

Deze funktie wordt gebruikt om groepsleden uit een groepsverzendlijst te verwijderen. Leden kunnen individueel worden verwijderd of u kunt ze ook allemaal in een keer verwijderen. Hoofdmenu

5

4

Open uw mailbox. Druk op 5. Druk op 4.

+ 1

1 mailbox verwijderen

Maak uw keuze

22

Voer het groepsverzendnr. in (1-4).

Alle leden verwijderen

1 2

Groepsnr.

Hoofdstuk 4 Speciale funkties

Hoorn op de haak.

3

Druk op 3 om een groepslid te verwijderen.

Namen uit de groepsverzendlijst verwijderen 4.7 Deze funktie wordt gebruikt om de naam van een groepsverzendlijst te verwijderen. Hoofdmenu

5

4

Open uw mailbox.

Druk op 5.

Druk op 4.

1

Druk op 1 om de groepsnaam te wijzigen.

Groepsnr.

Voer het groepsverzendnummer in (1-4).

3

Druk op 3 om de groepsnaam te wissen.

Hoorn op de haak.

Waarschuwing dat er een boodschap wacht 4.8 Het VPS kan u waarschuwen wanneer een nieuwe boodschap is opgenomen in uw mailbox. U kunt gewaarschuwd worden door middel van (1) de Boodschapindicator (lampje) op uw systeemtoestel, of (2) via doorverbinden naar een andere telefoon (bijv. uw autotelefoon), of (3) via uw pieper. Aan elk van deze mogelijkheden kunt u tijdschema’s toewijzen. Het VPS kan ook uw pieper oproepen door middel van het telefoonnummer van degene die de boodschap achterliet: in dit geval moet uw piepernummer, dat in het VPS is opgeslagen, de opdracht bevatten voor "nummerweergave op display". Er zijn drie instellingen voor de Boodschap waarschuwing: Boodschapindicator, Toestelstatus wijzigen, en Telefoonnummer toewijzen. Deze funkties kunnen door de systeemprogrammeur of op het toestel van een abonnee worden ingesteld. Elk toestel heeft zijn eigen telefoonnummer dat moet worden ingevoerd.

!!

• Voordat deze funktie kan worden gebruikt, dient de systeemprogrammeur of de systeembeheerder deze funktie toe te wijzen. • Instelling van de Boodschapindicator Het VPS laat de Boodschapindicator op uw toestel branden wanneer er een nieuwe boodschap opgenomen wordt in uw mailbox. • Instelling toestelstatus Voor elk toestel kan via een voorgeprogrammeerd tijdschema worden bepaald of het toestel continu, niet (uitschakelen) of wel (inschakelen) een waarschuwing ontvangt. Het instellen op een voorgeprogrammeerd tijdschema kan alleen door de systeembeheerder worden uitgevoerd. • Telefoonnummers toewijzen die de waarschuwing ontvangen U kunt maximaal 3 telefoon- of piepernummers instellen indien u gewaarschuwd wil worden dat er boodschappen wachten. Hoofdstuk 4 Speciale funkties

23

4.8

Waarschuwing dat er een boodschap wacht

Hoofdmenu

6

Open uw mailbox.

2


1

Status wijzigen van Boodschapindicator

2

Toestelstatus wijzigen

3

Pieper- of telefoonnr. toewijzen

Druk op de gewenste toets.

INDIEN U OP 1 DRUKT 1

Wijzigen

2

Accepteren

Maak uw keuze.

Hoorn op de haak.

INDIEN U OP 2 DRUKT 1 2

Toestelnr.

3

Voer het toestelnummer (1-3) in.

Volgens tijdschema gebruiken Continu gebruiken Nooit gebruiken

Selecteer de gewenste instelling

Hoorn op de haak.

INDIEN U OP 3 DRUKT OM TE WIJZIGEN

VOOR EEN NETLIJN (CO)

INDIEN NODIG

1 1

2

Netlijncode

Netnummer

Voer een netlijncode in om een netlijn (CO) te kiezen.

Voer het netnummer in.

3

Druk op 1 om het nummer Druk op 1,2 of 3. te wijzigen

Tel.nr.

Voer het telefoonnummer in.

Voor het invoegen van een pauze of speciale code, voert u het gedeeltelijke nummer in en wacht op de menuopties. Druk op [5] om een pauze in te voegen. Druk op [4] om door te gaan met het invoeren van het telefoonnummer.

VOOR EEN INTERN TOESTEL

of

Toestelnr.

Voer het toestelnummer in.

OM TE VERWIJDEREN 2

1

Druk op 2 om te accepteren.

!! 24

of

2

Druk op 1 of 2 voor waarschuwing naar telefoon of pieper.

of

3

Druk op 3 om te verwijderen.

Hoorn op de haak.

• Raadpleeg de systeembeheerder als u niet weet welke netlijntoegangcode u heeft. Hoofdstuk 4 Speciale funkties

Interview mailbox 4.9 Een interview mailbox stelt vooraf opgenomen vragen aan bellers en neemt hun antwoorden op. U kunt maximaal 10 vragen opnemen en de duur van het antwoord instellen op 4 tot 32 seconden. De antwoorden worden in volgorde opgenomen en opgeslagen in uw mailbox. De antwoordduur dient te worden ingesteld en vragen dienen te worden opgenomen.

!!

• Om deze funktie te kunnen activeren, dient uw systeemprogrammeur of systeembeheerder een interview mailbox aan uw mailbox toe te wijzen. 1

Hoofdmenu

6

2

1

3

Open uw mailbox.

Druk op 6.

Druk op 1.

De vraag opnemen Antwoordduur instellen De vraag wissen

Druk op de gewenste toets.

INDIEN U OP 1 DRUKT INDIEN NODIG 1 2 1

3

1

4

Druk op 1.

Neem een vraag op.


Beluisteren Accepteren Wissen Toevoegen Wissen en stoppen

Maak uw keuze en herhaal de stappen.

Hoorn op de haak.

INDIEN U OP 2 DRUKT INDIEN NODIG 1 2 1

3 4

Druk op 1.

duur: 4 sec. duur: 8 sec. duur: 16 sec. duur: 32 sec.

Selecteer de gewenste antwoordduur.

1 2 3 4

De duur wijzigen Naar de volgende vraag Terug naar vorige vraag Rechtstreeks naar een vraag

Maak uw keuze en herhaal de stappen.

Hoorn op de haak.

INDIEN U OP 3 DRUKT 1

Druk op 1 om te wissen en herhaal deze stap als u meer vragen wilt wissen.

Hoorn op de haak.


25

4.10 Persoonlijke begroetingen opnemen voor bepaalde bellers [Beller ID] Deze funktie stelt u in staat om 4 persoonlijke begroetingen op te nemen voor bellers wiens identificatienummers (Beller ID) zijn voorgeprogrammeerd. Per begroeting kunnen maximaal 8 verschillende Beller ID nummers worden toegewezen. Zie paragraaf 4.11 Beller ID nummers toewijzen voor persoonlijke begroeting voor bepaalde bellers [Beller ID].

!!

• Deze funktie is alleen beschikbaar als u een telefooncentrale heeft uit de Panasonic KX-TA series of KX-TD series. • Raadpleeg uw systeemprogrammeur of de systeembeheerder als u geen gebruik kunt maken van deze funktie. Misschien dat hij/zij de funktie heeft uitgeschakeld.

Hoofdmenu

Open uw mailbox.

5

1

4

Druk op 5 voor Mailbox- Druk op 1. beheer.

Druk op 4.

VOOR DE EERSTE KEER OPNEMEN of WIJZIGEN OF WISSEN

VOOR DE EERSTE KEER OPNEMEN Beller ID begroetingsnr.

Voer een Beller ID begroetingsnummer (1-4) in.

!!

1

Neem na de toon een begroeting op.


2


Hoorn op de haak.

• "U kunt het toewijzen van Beller-ID nummers voortzetten nadat u de opgenomen begroeting heeft geaccepteerd.

WIJZIGEN OF WISSEN Beller ID begroetingsnr.

Voer een Beller ID begroetingsnummer (1-4) in.

!! 26

1 3

Wijzigen Wissen

Maak uw keuze.

Hoorn op de haak.

• Wanneer u de begroeting wijzigt, volgt u de stappen in "VOOR DE EERSTE KEER OPNEMEN" om opnieuw op te nemen.


Beller ID nummers toewijzen voor persoonlijke begroeting voor bepaalde bellers [Beller ID] 4.11 Deze funktie wordt gebruikt om Beller ID nummers toe te wijzen voor vooraf opgenomen persoonlijke begroetingen. Elke begroeting ondersteunt maximaal 8 Beller ID nummers.

!!

• Om Beller ID nummers toe te wijzen, dient u eerst een persoonlijke begroeting op te nemen. (Zie 4.10 Persoonlijke begroetingen opnemen voor bepaalde bellers [Beller ID].)

Hoofdmenu

5

Open uw mailbox.

1

4

Druk op 5. Druk op 1. Druk op 4.

VOOR HET EERST TOEWIJZEN of TOEVOEGEN OF WISSEN

VOOR DE EERSTE KEER TOEWIJZEN Beller begroetingsnr.

Voer een Beller ID begroetingsnummer (1-4) in. INDIEN NODIG 1

Druk op 1 om te wijzigen.

!!

Beller ID nr.

2


Voer een Beller ID nummer in van max. 20 cijfers.

INDIEN NODIG 2


1

2

Druk op 1 om meer nummers toe te voegen en herhaal de stappen.


Hoorn op de haak.

• Voor het Beller ID nummer kunt u het sterretje “ ” als joker (wilde kaart) gebruiken. Bijvoorbeeld: als u "021 (netnummer) ”, toewijst, zullen bellers met netnummer "021" dezelfde begroeting te horen krijgen. • Als u een nummer invoert dat u reeds heeft toegewezen, zal de Helptekst (Voice Prompt) u waarschuwen. Volg de Helptekst en voer een ander nummer in.


27

4.11 Beller ID nummers toewijzen voor persoonlijke begroeting voor Beller ID (vervolg) TOEVOEGEN OF WISSEN Toevoegen Verwijderen 3 Beluisteren Druk op de gewenste toets. 1

Beller ID begroetingsnr.

2

2


Voer een Beller ID begroetingsnr. (1-4) in. TOEVOEGEN

VERWIJDEREN 1

1

Druk op 1 om toe te voegen en herhaal de stappen.

!!

2

of

Druk op 2 om te verwijderen.

2

+

1

Alles verwijderen Eén verwijderen

Maak uw keuze.

Hoorn op de haak.

• Wanneer u een Beller ID nummer toevoegt, volgt u de stappen in "VOOR DE EERSTE KEER TOEWIJZEN".

4.12 Aankondiging van de naam van de beller Met deze funktie kunt u maximaal 30 Beller ID nummers toewijzen en bij elk Beller ID nummer de bijbehorende naam opnemen. De naam van de beller wordt aangekondigd indien: (1) u luistert naar de boodschappen van toegewezen nummers die in uw mailbox zijn achtergelaten, (2) het VPS de gesprekken vanaf toegewezen nummers naar u doorverbindt (Beller ID gesprekscontrole), en (3) u door het VPS wordt opgeroepen via de intercom (Oproepen via intercom).

!!

28

• Deze funktie is alleen beschikbaar als u een telefooncentrale heeft uit de Panasonic KX-TA series of KX-TD series. • De systeemprogrammeur of de systeembeheerder kan, voor elke Serviceklasse, het maximale aantal Beller ID nummers waarvan de naam wordt aangekondigd wijzigen. • Raadpleeg uw systeemprogrammeur of de systeembeheerder als de Beller ID niet werkt. Misschien heeft hij/zij de funktie uitgeschakeld.


Aankondiging van de naam van de beller (vervolg) 4.12

Hoofdmenu

5

Open uw mailbox.

!!

VOOR DE EERST KEER TOEWIJZEN EN OPNEMEN of TOEVOEGEN OF WISSEN

5

Druk op 5.

Druk op 5.

• Om een toegewezen Beller ID nummer en/of naam van de beller te wijzigen, verwijdert u eerst de oude en vervolgens voegt u de nieuwe toe.

VOOR DE EERSTE KEER TOEWIJZEN EN OPNEMEN Beller ID nr.

1

Druk op 1 om toe te wijzen.

2

Voer een Beller ID nummer in van max. 20 cijfers.


Spreek de gewenste naam in.

INDIEN NODIG 2

1

Druk op 2.

!!

2

Druk op 1 voor het toevoegen of opnemen van een naam en herhaal de stappen.


Hoorn op de haak.

• Als u een nummer invoert dat u reeds heeft toegewezen, zal de helptekst u waarschuwen. Volg de helptekst en voer een ander nummer in.

TOEVOEGEN OF WISSEN TOEVOEGEN 1 2 3

Toevoegen Verwijderen Beluisteren

Maak uw keuze.

1

VERWIJDEREN 1

2 + Druk op 1 voor het of 2 toevoegen van een nieuw nummer en Druk op 2. naam, en herhaal de bovenstaande stappen.

+ 1

Alles verwijderen Eén verwijderen

Maak uw keuze.

Hoorn op de haak.


29

4.13 Gesprek meeluisteren (LCS) Als u deze funktie toewijst aan een van de toetsen op uw toestel, kunt u inkomende gesprekken beluisteren die naar de Voice Mail service zijn doorgeschakeld. Indien de Handenvrij funktie actief is, kunt u het inkomende gesprek beluisteren via de ingebouwde luidspreker van het toestel. U kunt met de beller spreken door de hoorn op te nemen. Indien de Privé-modus actief is, kunt u na de bevestigingstoon het gesprek beluisteren via de hoorn. U kunt met de beller spreken door op de funktietoets te drukken of u kunt stoppen met het beluisteren van de boodschap door de hoorn op de haak te leggen.

!!

• Deze funktie is alleen beschikbaar als u gebruik maakt van een telefooncentrale uit de Panasonic KX-TA series of KX-TD series, en mits de systeembeheerder deze funktie heeft toegewezen aan uw toestel. • Voor gedetailleerde informatie over deze funktie kunt u de Installatiehandleiding voor de Panasonic KX-TA series of KX-TD series raadplegen.

4.14 Een gesprek opnemen Als u deze funktie toewijst aan een toets op uw toestel, kunt u een gesprek tussen u en de tegenpartij opnemen. U dient de tegenpartij altijd op de hoogte te stellen dat u het gesprek gaat opnemen.

!!

30

• Deze funktie is alleen beschikbaar als u gebruik maakt van een telefooncentrale uit de Panasonic KX-TA series of KX-TD series.


1 Ontvang boodschap. 2 Verzend boodschap 3 Controleer mailboxverzending. 4 Status van Automatische doorschakeling (AD) instellen. 5 Mailboxbeheer instellen. 6 Overige funkties instellen. Hoorn op de haak leggen.

Hoofdmenu: U heeft nieuwe boodschappen.

Wachtwoord #

Een mailbox openen vanaf een buitenlocatie, kies: #6 + mailboxnummer

6

5

4

3

2

1

2

3

Overige funkties instellen 1 Interview mailbox instellen 2 Instellen "Waarschuwing wachtende boodschap" 3 Externe boodschapverzending instellen

1

1

4

1

Instelling Mailbox Management: 1 Persoonlijke begroetingen opnemen 2 Wachtwoord 3 Naam eigenaar invoeren 4 Groepsverdelingslijst instellen 5 Naam beller opnemen

Status AD instellen: 1 Status van Gesprek doorverbinden instellen 2 Bestemmingstoestellen instellen 3 Naam van toesteleigenaar invoeren 4 Groepsverzendlijst instellen

Mailboxverzendingen controleren 1 Laat boodschap horen 1.1 Vorige boodschap controleren 2 Volgende boodschap controleren 3 Annuleren

Boodschap verzenden: Kies het mailboxnummer 1 Boodschap opnemen 2 Andere mailbox toevoegen 3 Mail-lijst beluisteren

Ontvang boodschap: 1 Boodschap herhalen 1.1 Vorige boodschap 2 Volgende boodschap 3 Boodschap wissen 4 Antwoord verzenden 5 Terugspoelen 6 Vooruitspoelen 7 Boodschap doorverbinden 8 Boodschappen scannen 0 Help

Bijlage

Externe boodschap verzenden 1 Boodschap opnemen 2 Verzendstatus controleren 3 Verzendlijst maken

Waarschuwing dat een boodschap wacht 1 Boodschapindicator 2 Toestelstatus 3 Telefoonnummers toewijzen

Interview mailboxbeheer 1 Vraag opnemen 2 Antwoordduur instellen 3 Vraag wissen

Persoonlijke begroeting opnemen 1 Niet Aanwezig 2 Bezet 3 Na kantooruren 4 Beller ID

Status van incomplete afhandeling 1 Een boodschap achterlaten 2 Secretaresse-toestel 3 Intercomoproep 4 Toegang tot pieper 5 Telefoniste 6 Terug naar hoofdmenu van AD service

Status van Gesprek doorverbinden instellen 1 Gesprek blokkeren 2 Gesprekscontrole 3 Oproep via intercom 4 Toegang tot pieper 5 Alles uitschakelen 3

8

9

6 #6 (#M) Voice Mail

5

#3 (#D) Afdeling kiezen

#5 (#L) Inloggen

2

Terug naar vorig menu

0 Help

0

#

#8 (#T) #9 (#X) #7 (#R) Herstart Doorverbinden Stoppen (Hoofdmenu)

7

4

#1 Naam kiezen

1

De volgende codes kunt u altijd tijdens de systeemtekst kiezen om een andere mailbox, een ander toestel of menu te kiezen.

Toegangscodes voor service

Verkorte instrukties

31

Verklarende woordenlijst Aankondiging naam van beller (Systeem/Persoonlijk) (Alleen beschikbaar op een analoog/digitaal (APT/DPT) systeemtoestel) De naam van de beller wordt aangekondigd indien: (1) u luisterd naar de boodschappen van toegewezen nummers die in uw mailbox zijn achtergelaten, (2) het VPS de gesprekken vanaf toegewezen nummers naar u doorverbindt (Beller ID gesprekscontrole), en (3) u door het VPS wordt opgeroepen via de intercom (Oproepen via intercom). Abonnee Een persoon die eigenaar is van een mailbox. Afdeling kiezen Een nummer (1-9) waarmee een externe beller doorverbonden wordt naar een bepaald intern toestel. Algemene mailbox Wanneer de beller niets intoetst (omdat hij dat niet wenst te doen of omdat hij belt via een telefoon met draaischijf), kan zijn gesprek naar de algemene mailbox worden gestuurd. De Boodschapbeheerder dient regelmatig (dagelijks is beter) de berichten van de algemene mailbox te versturen naar de gewenste individuele mailboxen. APT integratie Digitale integratie tussen (analoge) KX-TA telefooncentrales en het VPS. Automatische doorschakelen Maakt het mogelijk om ongelezen boodschappen te copiëren of door te schakelen naar een ander toestel. Automatisch doorschakeling (naar een tweede toestel) Een elektronische voorziening die een beller naar een toestel kan doorverbinden. Automatische configuratie (Alleen beschikbaar op een analoog/digitaal (APT/DPT) systeemtoestel) Het VPS kan automatisch informatie laden van de telefoonsystemen van het model KX-TA of KX-TD. Dit bespaart tijd tijdens de initiële setup. Beluisteren (review) Speelt een boodschap af. Bewaarperiode van boodschappen De tijdsduur waarin een boodschap door het systeem bewaard wordt voordat de boodschap zal worden gewist.

32

Verklarende woordenlijst

Boodschap doorverbinden Stelt een abonnee in staat om een boodschap naar een andere mailbox door te sturen, tenzij de boodschap werd gekenmerkt als "privé". Aan deze boodschap kunnen aanvullende opmerkingen worden toegevoegd. Boodschapbeheerder Degene die de algemene mailbox beheert, neemt de service-menu's op voor de gebruikers, de namen van bellers en de Gebruiker 1/Gebruiker 2 Voice Prompts. Hij heeft beperkte bevoegdheid voor systeemprogrammering. Boodschapindicator Een lampje (Light Emitting Diode) op systeemtoestellen dat gaat branden wanneer er boodschappen in de mailbox zijn. Boodschappen scannen Stelt de abonnee in staat om de eerste 4 seconden van iedere boodschap te beluisteren. Dit kan ook door tijdens het beluisteren van een boodschap op cijfertoets [2] te drukken; hierdoor zal het VPS de volgende boodschap afspelen. Boodschap volgorde De volgorde waarin de abonnee boodschappen terugvindt: Laatste In Eerste Uit [LIFO (Last In First Out)] of Eerste In Eerste Uit [FIFO (First In First Out)). Caller ID gesprek routeren (Alleen beschikbaar op een analoog/digitaal (APT/DPT) systeemtoestel.) Het VPS ver-zendt alle gesprekken vanaf een voorgeprogrammeerd Beller ID nummer naar het gewenste toestel, mailbox (inclusief systeemgroepsverzendlijst) of klan-tenservice. Directe toegang tot mailbox (Alleen beschikbaar op een analoog/digitaal (APT/DPT) systeemtoestel.) Een abonnee kan zijn mailbox rechtstreeks openen indien hij vanaf zijn toestel naar het VPS belt. Hij hoeft geen speciale codes in te toetsen. Zijn wachtwoord, indien ingesteld, dient hij wel in te voeren. DPT integratie Digitale integratie tussen KX-TD telefooncentrales en het VPS. Vereist upgraded software in de telefooncentrale. Draaischijftelefoon Een telefoon die alleen kan pulskiezen. Bellers die gebruik maken van een draaischijftelefoon zullen automatisch worden doorgeschakeld naar de telefoniste of de algemene mailbox.


33

DTMF (Dual Tone Multi Frequency) Term die in het algemeen wordt gebruikt voor servicetoegang via toets-tonen. Extern gesprek doorschakelen (Alleen beschikbaar op telefooncentrales uit de series KX-TA en KX-TD.) Schakelt gesprekken door naar een toestel dat de doorschakelfunktie geactiveerd heeft voor inkomende netlijngesprekken. Externe verzending Een boodschap die bestemd is voor automatische verzending naar een externe bestemming en/of externe toestellen. Externe verzending herhalen De abonnee kan, indien hij extern verzendt, het VPS instrueren een vastgesteld aantal pogingen te doen om het nummer te blijven bellen als de lijn bezet is of als er niet wordt beantwoord. Externe verzendlijst De abonnee kan 2 lijsten samenstellen voor het verzenden van boodschappen naar externe bestemmingen. Een lijst kan 8 bestemmingen bevatten. Follow-On ID Zie "ID van het gebelde nummer" Gesprek blokkeren Verbindt de beller met de service voor Incomplete gespreksafhandeling, en dat zonder belsignaal naar het toestel van de abonnee. Gesprek doorverbinden Verbindt een gesprek met de gewenste bestemming of met een alternatief toestel. Gesprek meeluisteren [LCS (Live Call Screening)] (Alleen beschikbaar op een analoog/digitaal (APT/DPT) systeemtoestel.) Het systeemtoestel werkt als een anwoordapparaat. De abonnee kan de beller horen via de luidspreker terwijl de boodschap wordt opgenomen. Gesprek opnemen [TWR (Two-Way Recording)] (Alleen beschikbaar op een analoog/digitaal (APT/DPT) syteemtoestel.) Biedt de abonnee de mogelijk-heid om een gesprek op te nemen in zijn/haar mailbox. Gesprek opnemen doorverbinden [TWT (Two-Way Transfer)] (Alleen beschikbaar op een analoog/digitaal (APT/DPT) syteemtoestel.) Biedt de abonnee de mogelijk-heid om een gesprek op te nemen in de mailbox van iemand anders. 34


Gesprekscontrole Stelt abonnees in staat om gesprekken te controleren; degene die opbelt hoort de boodschap: "Spreek na de pieptoon uw naam in." Het VPS neemt de naam op en plaatst het gesprek in de wachtstand en geeft die naam door aan de abonnee, die kan beslissen of hij het gesprek wel of niet wil aannemen. Hekje-symbool De [#] toets op het toetsenpaneel. HELP Eén van de menuopdrachten. Het geeft een overzicht en korte beschrijving van alle opdrachten. Helptekst Zie "Voice Prompt". ID (identificatie) van het gebelde nummer (wordt soms "Follow-On ID" genoemd) Stelt het VPS in staat om extra cijfers te kiezen, zodat de beller rechtstreeks naar een bepaalde mailbox geleid wordt in plaats van naar de algemene mailbox. Inband signalering De "Follow On ID" (of ID van het gebelde nummer) die integreert tussen het VPS en de telefooncentrale. Maakt gebruik van interne wegen om de boodschapindicator te laten branden. Biedt geen "high end" mogelijkheden zoals: Oproepen via intercom, Directe toegang tot mailbox, Gesprek meeluisteren (LCS), enz. Integratie Is noodzakelijk tussen het VPS en de telefooncentrale. Zie "Inband signalering", "APT integratie" en "DPT integratie". Interceptie indien "Niet Aanwezig" (Intercept Routing) Wanneer een gesprek niet wordt beantwoord kan het doorverbonden worden naar een ander toestel of naar het VPS. (Dit is een funktie van de PBX.) Interview service Een speciaal soort mailbox waarin de abonnee maximaal 10 vragen kan opnemen. Nadat de vragen zijn beantwoord, zal op het toestel van de abonnee de boodschapindicator gaan branden. (Een handige funktie voor administratieafdelingen, verkoopafdelingen, verwerking van aanvragen, enz.) Klantenservice instellen Maakt het mogelijk om via DTMF (toets-tonen) toegang te krijgen tot toestellen, overige klantenservice-menu’s, faxapparaten, mailboxen, enz. In elk van de 100 menu’s kan een begroeting worden opgenomen om de ‘niet-abonnee’ mondeling richtlijnen te geven. Verklarende woordenlijst

35

LCD (Liquid Crystal Display). LOAD (LADEN) Eén van de menuopdrachten. Het wordt gebruikt om nieuwe of opgeslagen gegevens in het VPS te laden vanaf een personal computer. Logische toestel (alle gesprekken doorschakelen naar mailbox) Een toestel dat altijd rechtstreeks gesprekken ontvangt in de bijbehorende mailbox. Deze funktie wordt gebruikt door abonnees die vaak weg zijn of die geen toestel hebben. Mailbox capaciteit (boodschappen) Het aantal boodschappen dat kan worden opgenomen in een mailbox van een abonnee; dient door de systeemprogrammeur of systeembeheerder te worden ingesteld tussen 5 en 100 boodschappen. Mailbox capaciteit (opnameduur) De totale tijdsduur voor boodschappen in een mailbox van een abonnee; dient door de systeemprogrammeur of systeembeheerder te worden ingesteld tussen 5 en 100 minuten. Mailboxbeheer Stelt de abonnee in staat om de instelling voor persoonlijke mailboxen te veranderen. Mailboxnummer Dit is in de regel hetzelfde nummer als het toestelnummer. Meertalig keuzemenu Dit menu wordt door de Boodschapbeheerder opgenomen en stelt bellers in staat om de gewenste taal te kiezen (Systeem, Gebruiker 1 of Gebruiker 2 prompts) wanneer zij naar het VPS bellen. Menu Een lijst van keuzes waarin de gebruiker iets kan selecteren met behulp van de telefoontoetsen of het toetsenbord van een personal computer. Naam van de eigenaar Nadat een abonnee zijn naam/haar naam heeft opgenomen, zal die naam worden aangekondigd tijdens doorverbinden, oproepen, en bevestiging tijdens Kiezen via een naam. Deze opname staat onafhankelijk van naamregistratie door de systeemprogrammeur. Deze registratie maakt het mogelijk om op te bellen door middel van een naam (Kiezen via naam) in plaats van een nummer. Zo kiest iemand bijvoorbeeld liever "J-A-N-S" (Jansen) dan Jansen’s mailboxnummer, omdat dit een moeilijk te onthouden nummer is. 36


Niet-abonnee Iemand die naar het VPS belt, maar die zelf geen mailbox bezit. Onmiddellijk antwoorden Stelt de ontvanger van een boodschap in staat om een boodschap te beantwoorden zonder het toestelnummer van de afzender te kiezen. Ontvangende toestelgroep Een inkomend gesprek wordt doorverbonden naar de toestellen in deze groep, te weten in de volgorde die is bepaald door middel van "Volgorde van doorverbinden naar toestellen". Oproepen via intercom (Alleen beschikbaar op een analoog/digitaal (APT/DPT) syteemtoestel.) Biedt de mogelijkheid voor maxi-maal 8 verschillende groepen die kunnen worden opgeroepen. Een externe partij kan een abonnee, die niet op zijn/haar plek is, bereiken via interne- of externe oproepgroepen. Heeft de beller de zogenaamde Beller ID, en als zijn naam is opgenomen via de funktie "Aankondiging van de naam van de beller", zal de oproep worden genoemd aan het einde van de oproep. OPSLAAN (SAVE) Eén van de menuopdrachten. Het wordt gebruikt om VPS gegevens op te slaan in een personal computer. Persoonlijke begroeting voor Beller ID (Alleen beschikbaar op een analoog/digitaal (APT/DPT) syteemtoestel.) Elke abonnee kan maximaal 4 persoonlijke begroetingen opnemen voor inkomende Beller ID nummers. Elke begroeting ondersteunt maximaal 8 Beller ID nummers. Persoonlijke begroetingen Voor het begroeten van bellers kan een abonnee zijn/haar mailbox personalizeren. Er zijn 3 soorten van persoonlijke begroetingen: (1) Niet Aanwezig (2) Bezet (3) Na kantooruren Persoonlijke groepsverzendlijst Elke abonnee kan beschikken over 4 verzendlijsten, die elk maximaal 20 mailboxen kunnen bevatten. Wordt gebruikt om dezelfde boodschap naar meerdere personen te verzenden. Poort Het aansluitingspunt tussen de telefooncentrale en het VPS.


37

Privé-boodschap Een boodschap die is verzonden naar een specifieke mailbox kan niet worden doorgeschakeld. Prompt Prompts zijn vooraf opgenomen VPS teksten die de abonnees en niet-abonnees door specifieke VPS-bedieningsmogelijkheden helpen. De KX-TVP50 ondersteunt 3 prompts: (1) systeemprompts (door de fabriek geleverd in de Engelse taal), (2) Gebruiker 1 prompts (naar eigen wens op te nemen door de boodschapbeheerder), en (3) Gebruiker 2 prompts (naar eigen wens op te nemen door de boodschapbeheerder). Secretaresse-toestel Dit kan een bestemming zijn voor "Incomplete gespreksafhandeling". Het kan ook bereikt worden door op [0] te drukken tijdens het beluisteren van een persoonlijke begroeting. Standaardinstelling Een instelwaarde voor het systeem die in de fabriek is bepaald en die via systeemprogrammering kan worden gewijzigd; door bijvoorbeeld de systeemprogrammeur. Status van incomplete gespreksafhandeling Gesprekken worden beschouwd als incompleet wanneer er niet wordt opgenomen of als de lijn bezet is. De service voor Incomplete gespreksafhandeling is instelbaar voor 6 opties: (1) een boodschap van de beller opnemen; (2) de beller doorverbinden naar een secretaresse-toestel; (3) de eigenaar van de mailbox oproepen via de PBX; (4) de eigenaar van de mailbox waarschuwen via pieper; (5) de beller doorverbinden naar de telefoniste, of (6) de beller een ander toestel laten kiezen. Systeembeheerder (Mailbox 999) De persoon die zeer basale en beperkte systeemprogrammering kan uitvoeren met behulp van een telefoon. Hij kan mailboxen maken/ verwijderen; wachtwoorden wissen als de gebruiker zich deze niet herinnert; instelwaarden van de serviceklasse instellen; de systeemklok instellen; en een systeemjournaal maken. Systeem-groepsverzendlijst Het systeem kan een interne lijst bijhouden van twintig mailboxgroepen. Elke groep kan uit twintig mailboxen bestaan. Elke groep heeft een eigen systeemgroepsverzendnummer en wordt toegewezen via systeemprogrammering.

38


Een boodschap die is opgenomen in een systeem-groepsverzendlijst, zal verzonden worden naar de mailboxen van alle leden uit die groep. Systeemprogrammering Systeemprogrammering vanaf een personal computer. Systeemprogrammeur Anders dan de boodschapbeheerder en de systeembeheerder, heeft de systeemprogrammeur alle mogelijkheden tot systeemprogrammering. Voor het programmeren wordt een computer gebruikt die is aangesloten op de RS232C poort van het VPS. Systeemjournaal Op aanvraag kunnen acht systeemjournaals verkregen worden bij de systeemprogrammeur of systeembeheerder. Telefoniste Er kunnen maximaal 3 bestemmingen worden toegewezen als "telefoniste". Terugspoelen (rewind) Laat de laatste 4 seconden van een boodschap horen. TIJD (TIME) Eén van de menuopdrachten. Het wordt gebruikt om de systeemklok (tijd en datum) van het VPS te bevestigen of in te stellen. Tijdsduur voor externe boodschapverzending via het systeem De maximale tijdsduur die is toegestaan voor een externe boodschap die door het VPS moet worden verzonden, bepaalt door de systeemprogrammeur. Toestelprogrammering Programmering via een systeemtoestel. Toetsenpaneel De bedieningstoetsen op de telefoon. Uitgesteld belsignaal Er zijn 2 soorten van uitgesteld belsignaal: (1) Het VPS wordt bij Interceptie routering als bestemming gebruikt in geval van "Niet Aanwezig". (2) DIL:N (netlijn (CO) naar verschillende interne toestellen) beëindigt op telefoons en VPS poorten. Om de telefoongebruikers de kans te geven om gesprekken te beantwoorden, dienen de VPS lijnen te worden geprogrammeerd voor uitgesteld belsignaal. Gebeurt dit niet, dan zal het VPS de gesprekken onmiddellijk beantwoorden.


39

Verzendtijd De tijd die door de abonnee wordt bepaald waarop het VPS een vooraf opgenomen boodschap dient te verzenden. Voice Mail Een algemene term voor mondelinge berichten van de ene persoon naar de andere via de telefoon. Voice Prompt Opgenomen instructies voor bellers. Deze bestaan uit instrukties door het systeem of door de gebruiker. Vooruitspoelen Spoelt 4 seconden vooruit in de huidige boodschap. VPS Voice Processing Systeem (in dit geval Panasonic KX-TVP50). Waarschuwing dat er een boodschap wacht Het VPS kan de abonnees en de boodschapbeheerder laten weten wanneer zij boodschappen ontvangen (als dit is toegestaan via systeemprogrammering of systeembeheer). Waarschuwingsmethodes zijn: (1) via een boodschapindicator, (2) via een telefoon of (3) via een pieper. Waarschuwingsmethode (Zie "Waarschuwing dat er een boodschap wacht".) Wachtwoord Een door een abonnee of een beheerder gekozen getal, dat de toegang tot de mailbox beveiligd.

40


Kyushu Matsushita Electric Co., Ltd. 1-62, 4-chome, Minoshima, Hakata-ku, Fukuoka 812-8531, Japan

Copyright: Het copyright van deze handleiding is eigendom van Kyushu Matsushita Electric Co., Ltd. (KME). U mag deze handleiding alleen afdrukken voor intern gebruik bij dit systeem. Afgezien van het bovenstaande, mag u deze handleiding niet geheel of gedeeltelijk vermenigvuldigen zonder schriftelijke toestemming van KME. © 2000 Kyushu Matsushita Electric Co., Ltd. All Rights Reserved.

Gedrukt in Japan

PSQX2200ZA KK1000CM0

Voice Processing Systeem Bedieningshandleiding

Recommend Documents