FUNGSI KOMUNIKASI HORIZONTAL DAN VERTIKAL DALAM INTERNAL DIVISI UNTUK MENCEGAH KONFLIK
Giovanni Thio Jl. Tanjung Duren Raya kav. 5-9, Grogol – Petamburan, Jakarta Barat +62812 8420 1105
[email protected] Dr. Muhammad Aras, S.Pd., M.Si.
Abstract
Conflict always occur in the performance of a company and can’t be avoided, organizational communication can be used to prevent a conflict. This scientific research aims to know the function of organizational communication in preventing conflict in the division of a company. This research uses the qualitative approach with case study method and use descriptive type of research to analyze data collected from the company through the results of semi-structured interview and company internal observation. The collected data analyzed descriptively with data reduction technique and process data validation using source triangulation. The concept of this research uses the function of organizational communications and conflict management concepts. The results of this research shows that the organizational communication both vertically and horizontally in the internal Marketing Communications division of PT Cipta Skynindo have a crucial role in the performance of the division. Organizational communication is also used by every member of Marketing Communication division of PT Cipta Skynindo to prevent conflict. Concluded, that the function of organizational communication can be used to prevent conflict in the internal division. Suggested, that the company can maintain and develop the communication system that have been implemented. (GT) Keywords: organizational communication, conflict
communication,
vertical
communication,
horizontal
Abstrak
Konflik selalu terjadi dalam kinerja suatu perusahaan dan tidak dapat dihindari, komunikasi organisasi dapat digunakan untuk mencegah sebuah konflik. Penelitian ilmiah ini bertujuan untuk mengetahui fungsi komunikasi organisasi dalam mencegah konflik di dalam divisi suatu perusahaan. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode studi 1
2
kasus dan menggunakan jenis penelitian deskriptif untuk menganalisis data yang dikumpulkan dari perusahaan melalui wawancara semi terstruktur dan observasi internal perusahaan. Data yang terkumpul dianalisis secara deskriptif dengan teknik reduksi data dan proses validasi data menggunakan triangulasi sumber. Konsep dari penelitian ini menggunakan konsep fungsi komunikasi organisasi dan manajemen konflik. Hasil dari penelitian ini menujukkan bahwa komunikasi organisasi baik secara vertikal maupun horizontal dalam internal divisi Marketing Communications PT Cipta Skynindo memiliki peranan yang cukup penting dalam kinerja divisi tersebut. Komunikasi organisasi juga digunakan oleh setiap anggota divisi Marketing Communications PT Cipta Skynindo untuk mencegah terjadinya konflik. Disimpulkan bahwa fungsi komunikasi organisasi dapat digunakan untuk mencegah konflik dalam internal divisi. Disarankan agar perusahaan dapat mempertahankan dan mengembangkan sistem komunikasi yang telah diterapkan. (GT) Kata Kunci: komunikasi organisasi, komunikasi vertikal, komunikasi horizontal, konflik
Pendahuluan Perkembangan zaman saat ini membuat banyak organisasi semakin sadar akan pentingnya komunikasi dan mulai memanfaatkan komunikasi sebagai alat untuk menjalin hubungan baik dengan pihak internal maupun pihak eksternal organisasi. Dalam internal organisasi, komunikasi diharapkan dapat menciptakan lingkungan kerja yang nyaman dan kondusif. Setiap individu maupun organsasi selalu berusaha untuk mencegah atau menyelesaikan suatu konflik sehingga tidak mengganggu kehidupan ataupun pekerjaannya. Terdapat berbagai macam teknik dalam memecahkan konflik, seperti pemecahan masalah, tujuan atasan, perluasan sumber daya, penghindaran, perataan, kompromi, komando otoratif, mengubah variabel manusia, serta mengubah variabel struktur (Robbins dalam Fahmi, 2015). Teknik-teknik pemecahan konflik tersebut dapat dimanfaatkan untuk mencegah terjadinya konflik. PT Cipta Skynindo yang merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang televisi berbayar yang sedang berkembang di Indonesia pada saat ini, memiliki berbagai divisi yang saling bekerja sama untuk saling mendukung kinerja masing-masing divisi untuk mencapai visi perusahaan. Salah satunya adalah divisi Marketing Communications. Dengan adanya berbagai kegiatan dan aktivitas, anggota divisi Marketing Communications PT Cipta Skynindo secara tidak langsung dituntut untuk mampu berkomunikasi dengan baik sehingga segala pekerjaan yang ditugaskan kepada masing-masing anggota divisi dapat diselesaikan tepat waktu dengan hasil yang maksimal. Beberapa pekerjaan tidak hanya dilakukan oleh seorang anggota saja, tetapi dibutuhkan bantuan atau kerja sama dengan anggota yang lain. Oleh karena itu, komunikasi menjadi salah satu hal penting dalam aktivitas divisi tersebut. Berdasarkan alasan tersebut, maka diputuskan skripsi ini untuk diberi judul: “Fungsi Komunikasi Organisasi Dalam Mencegah Konflik (Studi Kasus: Divisi Marketing Communications PT Cipta Skynindo).” Tabel 2.1. Manajemen Konflik di CIMB Niaga Cabang Yogyakarta (Studi Kasus Penanganan Konflik antara Karyawan ex Bank Lippo dan Karyawan ex Bank Niaga Pasca Merger Periode November 2008 – November 2010) No.
1
Judul Jurnal
Manajemen Konflik di CIMB Niaga Cabang Yogyakarta (Studi Kasus Penanganan Konflik antara Karyawan ex Bank Lippo dan Karyawan ex Bank Niaga Pasca Merger Periode November 2008 – November 2010)
Nama Penulis
Felicia Lucky Yunita Indraswari/MC Ninik Sri Rejeki
Tahun Terbit
2010
Metodologi Penelitian
Kualitatif
3
Hasil Penelitian
Hasil dari penelitian yang dilakukan menyimpulkan bahwa pelaksanaan merger dua perusahaan akan menimbulkan sebuah konflik. Namun hal tersebut tidak menimbulkan konflik yang besar sehingga penyelesaian manajemen konflik yang terjadi sering diselesaikan oleh karyawan atau kepala divisi.
Perbedaan
Penulis jurnal tersebut meneliti tentang penangan konflik yang terjadi saat terjadi merger antar dua perusahaan menjadi satu perusahaan dengan objek penelitiannya adalah berbagai divisi perusahaan tersebut, sedangkan penulis karya ilmiah meneliti tentang fungsi dari komunikasi organisasi dalam mencegah konflik di dalam sebuah divisi dari suatu perusahaan
Persamaan dari jurnal tersebut dengan karya ilmiah ini adalah menggunakan pendekatan penelitian kualitatif dan meneliti mengenai manajemen konflik. Perbedaan yang terdapat pada karya ilmiah ini adalah penulis jurnal tersebut meneliti mengenai penangan konflik yang terjadi saat adanya merger antar dua perusahaan menjadi satu perusahaan dengan objek penelitiannya adalah berbagai divisi perusahaan terkait. Sedangkan penulis karya ilmiah meneliti mengenai fungsi dari komunikasi organisasi dalam mencegah potensi terjadinya konflik dalam satu divisi dari satu perusahaan, yaitu divisi Marketing Communications yang berada dalam perusahaan PT. Cipta Skynindo. Tabel 2.2. Leadership Style: Relationship with Conflict Management Styles No.
2
Judul Jurnal
Leadership Style: Relationship with Conflict Management Styles
Nama Penulis
Tahir Saeed, Shazia Almas, M. Anis-ul-Haq, GSK Niazi
Tahun Terbit
2014
Metodologi Penelitian
Kuantitatif
Hasil Penelitian
Hasil penelitian tersebut menunjukkan bahwa manajer yang dianggap menunjukkan lebih pada gaya kepemimpinan transformasional mengadopsi gaya mengintegrasikan dan mewajibkan dalam manajemen konflik. Mereka yang dianggap menunjukkan lebih pada gaya transaksional memilih untuk mengorbankan gaya manajemen konflik. Sedangkan, manajer yang dianggap menunjukkan gaya kepemimpinan laissez-faire mengadopsi gaya menghindari untuk mengelola konflik dengan bawahan.
Perbedaan
Tujuan dari penelitian yang dilakukan oleh penulis jurnal tersebut adalah untuk meneliti hubungan antara gaya kepemimpinan dan gaya manajemen konflik di antara manajer, sambil menangani konflik interpersonal (manajer dan bawahan). Sedangkan tujuan penulis karya ilmiah adalah untuk meneliti fungsi komunikasi organisasi dalam mencegah konflik dalam internal divisi.
Jurnal yang keempat merupakan jurnal internasional yang memiliki persamaan dengan karya ilmiah dalam topik pembahasannya, yaitu konflik. Tetapi, penulis jurnal tersebut menggunakan pendekatan kuantitatif sebagai metodologi penelitian yang dilaksanakan, sedangkan penulis karya ilmiah menggunakan pendekatan kualitatif sebagai metodologi dalam penelitian. Perbedaan dari jurnal tersebut dengan karya ilmiah adalah tujuan dari penelitian yang dilakukan oleh penulis jurnal tersebut untuk meneliti hubungan antara gaya kepemimpinan dan gaya manajemen konflik di antara manajer, sambil menangani konflik interpersonal (manajer dan bawahan). Sedangkan tujuan penulis karya ilmiah adalah untuk meneliti fungsi komunikasi organisasi dalam mencegah potensi terjadinya konflik dalam internal divisi suatu organisasi.
4
Metode Penelitian Dalam penelitian ini, metodologi yang digunakan adalah studi kasus dengan menggunakan teknik pengumpulan data melalui wawancara semi-terstruktur dan observasi. Jenis penelitian menggunakan jenis deskripsi untuk mendeskripsikan komunikasi organisasi, khususnya komunikasi horizontal, komunikasi vertikal ke bawah dan komunikasi vertikal ke atas yang terjadi di dalam internal divisi Marketing Communications PT Cipta Skynindo, serta bagaimana fungsi komunikasi organisasi dalam mencegah terjadinya suatu konflik dalam divisi. Objek dari penelitian ini adalah komunikasi organisasi, yaitu: komunikasi vertikal baik komunikasi vertikal ke atas maupun komunikasi vertikal ke bawah, dan komunikasi horizontal, serta fungsi komunikasi organisasi dalam mencegah konflik pada divisi Marketing Communications PT Cipta Skynindo. Sedangkan subjek dari penelitian ini adalah narasumber yang merupakan anggota divisi Marketing Communications PT Cipta Skynindo. Narasumber dalam penelitian dibagi menjadi dua, yaitu key informant dan informant. Narasumber yang dipilih untuk dijadikan sebagai key informant pada penelitian ini adalah ibu Felice Arlene yang memegang status jabatan sebagai Head of Marketing Communications Division atau dengan kata lain ibu Felice Arlene merupakan manajer dari divisi Marketing Communications pada PT Cipta Skynindo. Sedangkan narasumber yang dijadikan sebagai informant pada penelitian ini dipilih dua orang yang merupakan anggota atau staf dalam divisi Marketing Communications PT Cipta Skynindo. Informan yang pertama yaitu saudari Florencia Dwi Aristya Wulandari yang menjabat sebagai Assistant Manager of Marketing Communications Division atau asisten dari ibu Felice. Selanjutnya yang dipilih untuk dijadikan sebagai informan yang kedua yaitu saudari Michelle Angela yang menjabat sebagai Staff of Marketing Communications Division atau karyawan divisi Marketing Communications PT. Cipta Skynindo yang menangani bagian desain grafis. Teknik analisis data menggunakan reduksi data, display data, dan verifikasi data. Penelitian ini menggukanan teknik triangulasi sumber sebagai teknik keabsahan data yang dikumpulkan.
Hasil dan Bahasan PT Cipta Skynindo merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang televisi berbayar dan merupakan pengguna pertama satelit Telstar-18. PT Cipta Skynindo diluncurkan dan beroperasi pada satelit Palapa D di Indonesia dan telah memiliki pengalaman lebih dari 10 tahun sejak 17 Agustus 2010. Divisi Marketing Communications PT Cipta Skynindo berfungsi layaknya divisi Marketing Communications pada umumnya yaitu untuk menciptakan dan meningkatkan kesadaran masyarakat akan brand perusahaan. Tugas utama dari divisi Marketing Communications adalah mendukung tim penjualan dan promosi (sales team) dalam mengkomunikasikan pesan perusahaan kepada masyarakat melalui berbagai macam media komunikasi yang ada, juga menjadi penghubung komunikasi antara pelanggan dengan perusahaan, media dengan perusahaan, dan juga antar perusahaan (business to business). Selain itu, divisi ini juga menjalankan aktivitas Yayasan Damai yang merupakan bentuk Corporate Social Responsibilty perusahaan dengan melakukan berbagai aktivitas sosial dan juga berbagai aktivitas peduli lingkungan. Divisi Marketing Communications PT, Cipta Skynindo juga memproduksi program acara in house sendiri untuk ditayangkan di Damai TV, serta mengadakan barter promo dan barter program dengan beberapa perusahaan atau media lain. Staf-staf yang bekerja di dalam divisi Marketing Communications pada PT Cipta Skynindo tidak semuanya berlatar belakang komunikasi. Hal ini dikarenakan staf-staf dalam divisi Marketing Communications PT Cipta Skynindo dibagi menjadi dua bagian, yaitu bagian marcomm dan bagian desain grafis. Meskipun dibagi menjadi dua bagian, staf-staf divisi Marketing Communications PT Cipta Skynindo tetap bekerja sama dan saling membantu satu sama lain. Setelah diadakan penelitian penelitian pada objek dan subjek penelitian, maka didapatkan hasil yang menjawab pertanyaan penelitian. Hasil tersebut dibagi ke dalam 2 (dua) subbab. Berikut ini akan dibahas dalam bentuk deskripsi untuk menjawab pertanyaan penelitian ini.
Fungsi Komunikasi Horizontal Dalam Mencegah Konflik Seperti yang telah dikemukakan oleh Pace dan Faules (2013), ada enam alasan munculnya komunikasi horizontal dalam suatu divisi, yaitu
5
1.
Untuk mengkoordinasikan penugasan kerja. Ketika staf divisi mendapatkan tugas dari atasannya, para staf tersebut akan melakukan komunikasi antara staf yang satu dengan staf lainnya yang berada dalam divisi yang sama untuk mengkoordinasikan tugas yang mereka terima agar tugas tersebut dapat diselesaikan tepat waktu dan sesuai dengan yang diperintahkan oleh atasan.
2.
Berbagi informasi mengenai rencana dan kegiatan. Komunikasi horizontal yang terjadi dalam divisi juga terjadi untuk saling bertukar informasi. Informasi tersebut dapat berupa informasi umum seperti berita-berita terbaru, rencana ataupun kegiatan-kegiatan yang akan diadakan oleh divisi maupun perusahaan.
3.
Untuk memecahkan masalah. Ketika divisi diperhadapkan dengan suatu hambatan atau masalah, maka anggota dalam divisi tersebut dapat berunding untuk melakukan brainstorming untuk mencari solusi yang tepat dalam memecahkan masalah yang mereka hadapi.
4.
Untuk memperoleh pemahaman bersama. Komunikasi horizontal dalam divisi dapat membantu staf-staf divisi tersebut untuk memahami suatu informasi yang mereka dapatkan, sehingga tidak terjadi kesalahan dalam menanggapi informasi tersebut. Hal ini juga dilakukan saat terjadi konflik seperti miskomunikasi, staf-staf divisi dapat melakukan komunikasi untuk saling memahami sehingga konflik dapat dihindari atau mudah diselesaikan.
5.
Untuk mendamaikan, berunding, dan menengahi perbedaan. Komunikasi horizontal dapat menjadi jembatan penghubung ketika ada staf dalam divisi yang memiliki perbedaan pendapat, selain itu komunikasi horizontal juga biasanya dilakukan oleh staf untuk berunding membahas suatu masalah dan juga dapat menjadi alat untuk mendamaikan staf-staf yang sedang berkonflik.
6.
Untuk menumbuhkan dukungan antarpersona. Ketika seorang staf membutuhkan motivasi, staf yang lain dapat melakukan komunikasi horizontal untuk memotivasi, menyemangati, ataupun mendukung rekan kerjanya. Begitu juga dengan tugas kerja, seorang staf dapat membantu menyelesaikan tugas staf yang lainnya untuk saling mendukung, sehingga tujuan divisi dapat tercapai.
Berdasarkan hasil penelitian, keenam alasan tersebut digunakan dalam komunikasi horizontal pada divisi Marketing Communications PT Cipta Skynindo. Anggota divisi Marketing Communications PT Cipta Skynindo menyadari pentingnya komunikasi horizontal dalam bekerja. Menurut ibu Felice Arlene selaku manajer divisi Marketing Communications PT Cipta Skynindo, komunikasi horizontal sangat diperlukan dalam divisi karena dapat mempengaruhi kinerja karyawan. Selain manajer divisi Marketing Communications PT Cipta Skynindo, staf-staf divisi tersebut juga menyadari pentingnya komunikasi horizontal yang baik dalam bekerja. Berdasarkan hasil wawancara dengan staf divisi Marketing Communications PT Cipta Skynindo, kedua staf yang menjadi informan dalam penelitian ini menyatakan bahwa komunikasi horizontal memberikan dampak terhadap kinerja mereka dalam divisi. Menurut Sunyoto dan Burhanudin (2015), terdapat tiga pandangan seseorang mengenai konflik, yaitu bahwa konflik dianggap sebagai akibat dari komunikasi yang buruk sehingga seseorang menganggap bahwa semua konflik adalah buruk, membahayakan, sehingga harus dihindari, pandangan ini disebut sebagai pandangan tradisional.
6
Ada juga yang menganggap bahwa konflik merupakan suatu kejadian yang alamiah yang terjadi dalam suatu organisasi, sehingga konflik tidak dapat terhindarkan dalam organisasi. Pandangan ini menganggap konflik tidak perlu dihapuskan sehingga mendorong anggota organisasi untuk menerima keberadaan konflik, dan pada saat tertentu konflik dapat menguntungkan kinerja kelompok. Pandangan ini adalah pandangan hubungan manusia. Pandangan yang terakhir adalah pandangan interaksionis, dimana pandangan ini menganggap bahwa konflik tidak hanya sesuatu yang positif yang terjadi dalam organisasi, tetapi konflik juga dibutuhkan oleh organisasi untuk bekerja lebih efektif. Pandangan ini mendorong munculnya konflik dengan dasar pemikiran bahwa kelompok yang harmonis, tenang, damai, dan kooperatif, justru hanya statis, apatis, tidak tanggap terhadap perubahan dan inovasi. Seperti yang terjadi dalam divisi Marketing Communications PT Cipta Skynindo. Pandangan informan terhadap konflik juga beragam. Menurut manajer divisi Marketing Communications PT Cipta Skynindo, ibu Felice memandang konflik melalui pandangan hubungan manusia. Berbeda dengan pandangan ibu Felice mengenai konflik, Sdri. Florencia yang menjabat sebagai asisten dari ibu Felice, memandang suatu konflik melalui pandangan tradisional dimana konflik terjadi dikarenakan adanya komunikasi yang buruk. Pandangan Sdri. Michelle mengenai konflik sama dengan Sdri. Florencia yaitu pandangan tradisional. Dari hasil wawancara dengan ketiga informan, Sdri. Florencia memberikan pendapat bahwa komunikasi horizontal dapat digunakan untuk mencegah dan menyelesaikan suatu konflik, sedangkan kedua informan lainnya lebih cenderung menggunakan komunikasi vertikal untuk menyelesaikan konflik. Pernyataan Sdri. Florencia menyatakan bahwa komunikasi horizontal dapat digunakan untuk mencegah terjadinya konflik, diperkuat dan dijelaskan lebih lanjut pada pernyataan selanjutnya yang menjawab pertanyaan mengenai bagaimana peranan atau manfaat dari komunikasi dalam mengatasi konflik. Sdri. Michelle memiliki pendapat yang hampir sama dengan pernyataan Sdri. Florencia tersebut. Menurut Sdri. Michelle, komunikasi horizontal memiliki fungsi untuk mendapatkan pendapat dari rekan kerja jika terdapat suatu masalah yang berpotensi terjadi konflik, tetapi komunikasi vertikal lebih memiliki fungsi dan peranan dalam mencegah dan mengatasi terjadinya suatu konflik. Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan, komunikasi horizontal antar sesama rekan kerja dalam divisi Marketing Communications PT Cipta Skynindo selalu berusaha untuk mendapatkan kesepahaman antar pihak yang berkomunikasi. Dalam hal ini, fungsi informatif dalam komunikasi organisasi berlaku. Pihak yang berkomunikasi saling memberikan informasi yang detail melalui pemikiran mereka masing-masing sehingga mendapatkan suatu kesepahaman. Dari hasil observasi, setiap anggota divisi Marketing Communications PT Cipta Skynindo selalu melakukan komunikasi horizontal, baik pada saat mengkoordinasikan tugas, menanyakan pendapat, memberikan motivasi, untuk menengahi perbedaan atau ketidaksepahaman, hingga untuk menyelesaikan suatu masalah. Sehingga potensi terjadinya konflik dalam divisi ini sangat kecil dikarenakan divisi ini telah memiliki budaya komunikasi horizontal yang baik antar sesama rekan kerja. Dengan demikian, pertanyaan penelitian yang pertama yaitu bagaimana fungsi komunikasi horizontal dalam mencegah konflik bisa terjawab melalui penjelasan-penjelasan yang telah dibahas tersebut, bahwa komunikasi horizontal memiliki fungsi yang dapat mencegah terjadinya konflik dalam suatu divisi. Dengan adanya komunikasi horizontal yang baik dalam suatu divisi, maka potensi terjadinya konflik dalam divisi dapat dikurangi, hal ini dikarenakan komunikasi horizontal yang baik dapat digunakan untuk mengkoordinasikan penugasan kerja sehingga penugasan kerja dalam divisi dapat tertata dengan baik. Komunikasi horizontal juga dapat digunakan untuk menumbuhkan dukungan antarpersona, dengan demikian setiap staf divisi dapat saling mendukung satu dengan yang lainnya sehingga potensi terjadinya konflik berkurang dikarenakan staf-staf dalam divisi tersebut saling mendukung satu dengan yang lain. Selain untuk mencegah potensi terjadinya konflik, komunikasi horizontal juga dapat digunakan untuk memperoleh pemahaman bersama, sehingga saat terdapat perbedaan antara dua orang staf atau lebih, maka komunikasi horizontal dapat menjadi jembatan untuk menghubungkan dan mencapai suatu pemahaman yang sama. Sehingga komunikasi horizontal dapat digunakan juga untuk mendamaikan, berunding dan menengahi perbedaan yang ada dalam divisi.
Fungsi Komunikasi Vertikal Dalam Mencegah Konflik Komunikasi vertikal dapat mendukung dalam menciptakan lingkungan kerja yang nyaman serta sangat berperan dalam produktivitas kerja divisi. Dengan adanya komunikasi vertikal ke atas yang baik, seorang atasan dapat mengetahui masalah serta hambatan yang dihadapi oleh bawahan dan
7
divisinya. Komunikasi vertikal ke bawah yang baik dapat membuat bawahan mampu untuk memahami dan menjalankan tugasnya secara maksimal dan memberikan hasil yang optimal. Menurut Sharma (Pace dan Faules, 2013), komunikasi vertikal ke atas sulit untuk direalisasikan atau rumit untuk dilaksanakan. Sharma menjelaskan ada empat alasan mengapa komunikasi vertikal ke atas sulit untuk direalisasikan atau rumit untuk dilaksanakan. Keempat alasan tersebut yaitu dikarenakan pegawai cenderung menyembunyikan pemikiran mereka, memiliki perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak tertarik kepada masalah pegawai, kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai, serta perasaan bahwa manajer tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai. Akan tetapi, kesulitan tersebut tidak selamanya terjadi pada suatu organisasi atau divisi. Hal ini terbukti dengan adanya penelitian pada divisi Marketing Communications PT Cipta Skynindo. Dalam divisi ini, komunikasi vertikal ke atas tidak terlalu sulit dilaksanakan, hal ini dikarenakan manajer dan anggota divisi sadar akan pentingnya komunikasi organisasi yang baik. Dengan sistem PIC yang dibuat sendiri oleh manajer divisi Marketing Communications PT Cipta Skynindo, maka ibu Felice juga merasa bahwa stafnya membutuhkan kehadirannya dalam membuat suatu keputusan sehingga pekerjaan dapat terselesaikan sesuai dengan targetnya. Dengan adanya sistem PIC, maka pembagian tugas kerja dapat tertata dengan rapi dan memudahkan staf untuk memahami dan mengerjakan tugas yang diberikan oleh manajernya. Sdri. Florencia menyatakan bahwa komunikasi vertikal yang baik memiliki dampak terhadap kinerja para staf. Pernyataan dari Sdri. Michelle juga mendukung pernyataan dari Sdri. Florencia tersebut, bahwa komunikasi vertikal memiliki dampak dalam meningkatkan kinerja karyawan. Komunikasi veritkal ke bawah juga berdampak pada komunikasi vertikal ke atas. Dengan melakukan komunikasi vertikal ke bawah yang baik, maka staf tidak akan ragu ataupun takut untuk melakukan komunikasi vertikal ke atas. Karena hal ini akan membuat seorang staf merasa nyaman dan merasa bahwa komunikasi yang dilakukannya ditanggapi dan dihargai oleh atasannya, serta dapat merasa bahwa manajer peduli dengan masalah yang dihadapi oleh karyawannya, sehingga para karyawan tidak menyembunyikan pemikiran mereka. Dengan demikian, komunikasi vertikal ke atas tidak sulit untuk dilaksanakan, asalkan dalam divisi tersebut memiliki komunikasi vertikal yang baik dan membuat anggota divisi tersebut nyaman dan merasa saling membutuhkan antara yang satu dengan yang lainnya. Akan tetapi, meskipun komunikasi vertikal dalam suatu divisi terlihat baik, namun selalu terdapat perbedaan pendapat oleh anggota-anggotanya. Seperti pernyataan oleh dua informan dalam penelitian ini, mereka memberikan pendapat yang berbeda ketika ditanyakan mengenai komunikasi vertikal dalam divisi. Menurut Sdri. Florencia, komunikasi vertikal dalam divisi Marketing Communications PT Cipta Skynindo tidak terlalu memiliki hambatan, karena semuanya telah tertata dengan rapi. Menurut Sdri Michelle, terdapat suatu kendala atau hambatan dalam komunikasi vertikal pada divisi Marketing Communications PT Cipta Skynindo. Hambatan ini dirasakan oleh staf divisi ketika manajer tidak hadir di dalam ruangan. Meskipun memiliki hambatan, namun staf divisi Marketing Communications PT Cipta Skynindo memiliki solusi untuk hambatan tersebut. Mereka menggunakan teknologi untuk menyampaikan pesan mereka kepada manajer, baik dengan menggunakan telepon atau menggunakan aplikasi-aplikasi komunikasi yang ada saat ini. Sehingga dengan demikian komunikasi dengan atasan tidak berdampak besar dan tidak terlalu mempengaruhi kinerja karyawannya. Sama halnya dengan komunikasi horizontal, komunikasi vertikal, baik komunikasi vertikal ke atas maupun komunikasi vertikal ke bawah, memiliki fungsi dalam mencegah terjadinya suatu konflik dalam suatu divisi. Seperti pernyataan yang disampaikan oleh ibu Felice yang telah dikemukakan sebelumnya, bahwa menurut ibu Felice konflik tidak dapat dihindarkan karena konflik selalu terjadi dimana saja termasuk di dalam suatu divisi. Di dalam internal divisi Marketing Communications PT Cipta Skynindo sendiri jarang terjadi konflik. Hasil dari observasi juga menunjukkan bahwa di dalam divisi tersebut jarang terjadi konflik, selain dikarenakan oleh sistem komunikasi horizontal yang abik juga disebabkan oleh sistem komunikasi vertikal yang baik. Sebagai seorang manajer divisi, ibu Felice telah melakukan persiapanpersiapan sedemikian rupa untuk mencegah dan menangani konflik yang ada dalam divisi Marketing Communications PT Cipta Skynindo. Termasuk komunikasi horizontal juga komunikasi vertikal divisi. Ibu Felice sadar bahwa komunikasi yang baik dapat mengurangi potensi terjadinya konflik dalam divisi. Seperti pernyataan ibu Felice yang telah dikemukakan sebelumnya, bahwa dalam divisi Marketing Communications PT Cipta Skynindo diberlakukan sistem Person In Charge (PIC). Sistem ini selain memudahkan penugasan kerja, sistem ini juga memudahkan komunikasi vertikal dalam divisi. Dari pernyataan tersebut, dapat kita lihat bahwa dengan adanya sistem PIC maka konflik dapat
8
dengan mudah dicegah, ditangani dan diselesaikan. Sistem PIC memudahkan seorang manajer untuk melakukan analisa ketika terdapat suatu masalah dalam divisinya. Setelah melakukan analisa terhadap masalah yang dihadapi, yang dilakukan oleh ibu Felice adalah memanfaatkan komunikasi. Dalam menghadapi konflik, seperti yang dijelaskan dalam pernyataan ibu Felice, setelah dianalisa maka akan dibicarakan atau dirapatkan bersama-sama dengan pihak yang berkonflik maupun dengan seluruh anggota divisi Marketing Communications PT Cipta Skynindo. Hal ini dilakukan untuk mencari solusi terbaik. Setelah mendapatkan solusi terbaik, maka solusi tersebut harus disepakati oleh semua pihak yang terlibat sehingga masalah tersebut tidak terulang kembali. Hal ini sangat menjelaskan bahwa komunikasi vertikal memiliki peranan dalam mengatasi suatu masalah atau konflik yang terjadi dalam suatu divisi. Selain itu, sistem PIC yang digunakan tersebut juga berdampak dalam mencegah terjadinya konflik. Dengan adanya sistem PIC, aliran informasi dalam divisi terjadi secara bertahap, misalnya dimulai dari atasan kepada PIC kemudian dilanjutkan kepada staf yang membantu tugas PIC. Sehingga hal ini dapat mecegah terjadinya konflik dikarenakan pemberian informasi terkoordinasi dengan baik, hal ini akan mengurangi terjadinya perbedaan dalam divisi. Dengan adanya komunikasi vertikal yang baik, karyawan akan terbuka untuk menyampaikan masalah yang sedang dihadapinya, termasuk konflik. Sehingga manajer pun turut serta untuk membantu dalam menangani dan mengatasi konflik tersebut. Sdri, Michelle selaku karyawan yang bekerja dalam divisi Marketing Communications PT Cipta Skynindo, memberikan pernyataan yang mendukung pernyataan dari ibu Felice. Menurut Sdri. Michelle, komunikasi vertikal memiliki peranan dalam mengatasi konflik yang terjadi dalam divisi. Ketika menghadapi konflik, Sdri. Michelle lebih memilih untuk melakukan komunikasi vertikal ke atas atau komunikasi langsung ke atasan. Dengan demikian, dapat dilihat bahwa komunikasi vertikal ke atas membantu karyawan suatu divisi dalam mengatasi suatu masalah yang berdampak dalam mencegah terjadinya suatu konflik. Komunikasi vertikal yang dilakukan oleh ibu Felice selaku manajer divisi Marketing Communications PT Cipta Skynindo juga menggunakan fungsi komunikasi. Fungsi komunikasi yang dilakukan oleh ibu Felice digunakan berdasarkan pada fungsi komunikasi organisasi seperti yang telah dikemukakan sebelumnya menurut Sendjaja (Bungin, 2006), bahwa dalam komunikasi organisasi terdapat empat fungsi komunikasi organisasi. Yang pertama adalah fungsi informatif, dalam suatu organisasi atau divisi, seluruh anggota dalam divisi tersebut berharap untuk memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapatkan memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi. Yang kedua adalah fungsi regulatif, fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dengan suatu organisasi. Ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif. Pertama, atasan atau orang-orang yang berada dalam tatanan manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Kedua, berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh untuk dilaksanakan. Yang ketiga adalah fungsi persuasif, banyak pimpinan yang lebih suka untuk memersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya. Dan fungsi yang keempat adalah fungsi integratif, dimana setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi formal, seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, bulletin) dan laporan kemajuan organisasi; juga saluran komunikasi informal, seperti perbincangan antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi. Dari keempat fungsi yang dikemukakan oleh Sendjaja tersebut dapat disimpulkan bahwa komunikasi organisasi diharapkan dapat membuat karyawan merasa nyaman dan terlibat dalam suatu divisi atau organisasi, sehingga karyawan tersebut menjadi termovitasi untuk bekerja dan menghasilkan efektifitas kerja yang baik, sehingga dengan demikian kemungkinan akan terjadinya konflik dalam divisi dapat berkurang. Dalam melakukan komunikasi vertikal ke bawah, ibu Felice menggunakan keempat fungsi komunikasi organisasi tersebut. Karena menurut ibu Felice, dengan adanya keempat fungsi tersebut maka komunikasi dalam divisi dapat menjadi baik dan dapat meningkatkan kinerja divisi. Menurut ibu
9
Felice, keempat fungsi komunikasi organisasi tersebut dapat menciptakan komunikasi vertikal yang baik kepada bawahan. Sehingga dengan adanya komnuikasi vertikal yang baik, maka akan berdampak juga pada komunikasi horizontal, sehingga komunikasi horizontal dalam divisi juga akan menjadi baik. Selain berdampak pada komunikasi horizontal, komunikasi vertikal yang menggunakan fungsi komunikasi organisasi juga dapat menciptakan lingkungan kerja yang nyaman. Dengan adanya lingkungan kerja yang nyaman, maka setiap anggota divisi akan merasa nyaman dalam bekerja dan juga dalam berkomunikasi. Dengan demikian maka potensi terjadinya konflik dapat dikurangi dan juga ketika konflik terjadi dalam divisi maka konflik tersebut akan dengan mudah diatasi. Seperti yang dinyatakan oleh ibu Felice ketika ditanyakan mengenai peranan komunikasi dalam mengatasi konflik. Menurut ibu Felice, keempat fungsi komunikasi organisasi tersebut juga berperan dalam mengatasi konflik yang terjadi dalam divisi. Dengan adanya keempat fungsi tersebut, menurut ibu Felice, akan mempengaruhi pola pikir, motivasi, serta kinerja karyawannya, karena jika komunikasi vertikal tidak baik maka akan berdampak pada kinerja karyawannya. Setiap karyawan suatu divisi juga memiliki pendapat masing-masing mengenai efektifitas komunikasi dalam mencegah dan mengatasi konflik, ada yang mengatakan bahwa komunikasi vertikal lebih efektif dalam mencegah dan mengatasi konflik, dan ada pula sebaliknya yang mengatakan bahwa komunikasi horizontal lebih efektif. Hal ini juga terjadi dalam divisi Marketing Communications PT Cipta Skynindo. Berdasarkan hasil data yang didapatkan melalui wawancara, Sdri. Michelle beranggapan bahwa komunikasi vertikal lebih efektif dalam menyelesaikan konflik yang terjadi dalam divisi. Menurut Sdri. Michelle, meskipun komunikasi antar sesama karyawan atau komunikasi horizontal dapat membantu dalam memberikan pendapat untuk mengatasi suatu masalah, tetapi Sdri. Michelle beranggapan bahwa komunikasi vertikal lebih efektif. Hal ini dikarenakan Sdri. Michelle merasa bahwa komunikasi dengan atasan akan memberikan penjelasan dan penyelesaian yang lebih tepat, ini berdasarkan pernyataan Sdri. Michelle yang telah dikemukakan sebelumnya saat ditanyakan mengenai peranan komunikasi vertikal dalam mengatasi konflik. Berbeda dari pendapat Sdri. Michelle, Sdri. Florencia selaku Assistant Manager of Marketing Communications Division pada PT Cipta Skynindo, beranggapan bahwa komunikasi yang lebih efektif dalam mengatasi konflik tergantung pada masalah atau konflik yang sedang terjadi. Menurut Sdri. Florencia, komunikasi horizontal dan komunikasi vertikal memiliki keefektifan yang sama dalam mencegah dan mengatasi konflik. Menurut Sdri. Florencia, jika terjadi konflik antar sesama rekan kerja, lebih baik menggunakan komunikasi horizontal, sedangkan jika terjadi konflik dengan atasan maka lebih baik menggunakan komunikasi vertikal. Dari pernyataan Sdri. Florencia tersebut, serta dari pembahasan mengenai komunikasi horizontal dan komunikasi vertikal, dapat disimpulkan bahwa komunikasi organisasi baik komunikasi horizontal dan komunikasi vertikal memiliki fungsi dalam mencegah konflik. Menurut Sdri. Florencia, komunikasi memiliki fungsi yang sangat besar dalam mencegah dan mengatasi konflik, termasuk komunikasi organisasi. Dengan adanya komunikasi, Sdri. Florencia berharap agar individu-individu yang sedang terlibat dalam konflik dapat mencapai kesepahaman bersama. Dari hasil data yang didapatkan melalui wawancara dengan para informan, dapat diambil suatu kesimpulan, yaitu bahwa dalam mengatasi konflik yang terjadi dalam divisi Marketing Communications PT Cipta Skynindo, setiap anggota divisi tersebut akan menyelesaikan konflik yang terjadi melalui komunikasi. Hal ini sesuai dengan teknik pemecahan konflik yang dikemukakan oleh Robbins (Fahmi, 2013). Dalam teknik pemecahan konflik menurut Robbins, terdapat satu teknik yang menggunakan komunikasi untuk menyelesaikan suatu konflik, yaitu teknik pemecahan masalah. Teknik pemecahan masalah dilakukan dengan cara mengadakan pertemuan tatap muka dari pihak-pihak yang berkonflik dengan maksud mengidentifikasi masalah dan memecahkannya lewat pembahasan yang terbuka. Dengan kata lain, untuk teknik ini dilakukan dengan mempertemukan pihak yang berkonflik dan mengadakan komunikasi antar pihak yang berkonflik tersebut untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah yang dihadapi. Hal ini juga dapat digunakan untuk mencegah terjadinya suatu konflik, ketika ada suatu masalah atau perbedaan dalam divisi maka anggota divisi dapat saling memberikan pendapatnya masing-masing untuk mencapai suatu kesepamahan bersama. Hal ini dilakukan oleh setiap anggota divisi Marketing Communications PT Cipta Skynindo. Ketika terjadi suatu masalah atau konflik dalam divisi, maka anggota divisi Marketing Communications PT Cipta Skynindo akan melakukan komunikasi untuk mengidentifikasi penyebab dari masalah atau konflik tersebut. Setelah melakukan identifikasi maka akan diadakan sebuah
10
perundingan atau rapat untuk mencari penyelesaian bersama. Setelah mendapatkan cara penyelesaian yang terbaik, maka solusi tersebut akan disepakati bersama. Dari pembahasan-pembahasan tersebut, maka dapat disimpulkan sebuah jawaban yang menjawab pertanyaan penilitian nomor dua yang, yaitu bagaimana fungsi komunikasi vertikal dalam mencegah konflik. Jawaban dari pertanyaan tersebut adalah komunikasi vertikal memiliki fungsi dalam mencegah konflik. Hal ini dikarenakan dengan adanya komunikasi vertikal ke bawah, dari atasan ke bawahan, yang baik maka informasi dari atasan tentu saja akan tersampaikan dengan baik dan bawahan akan dengan mudah memahami dan menerima informasi tersebut, sehingga tidak terjadi miskomunikasi atau masalah lain dalam komunikasi vertikal ke bawah. Komunikasi vertikal ke bawah yang baik juga akan memudahkan seorang atasan untuk menganalisa dan memahami konflik atau masalah yang sedang terjadi dalam divisinya. Setelah menganalisa dan memahami permasalahan yang ada, maka atasan dapat menggunakan komunikasi dengan pihak yang berkonflik untuk mencari jalan keluar bersama. Ketika suatu penyelesaian telah tercapai maka pihak yang berkonflik harus menyetujui solusi tersebut sehingga konflik yang serupa tidak akan terulang kembali. Demikian pula dengan komunikasi vertikal ke atas atau komunikasi dari bawahan ke atasan. Dengan adanya komunikasi vertikal ke bawah yang baik akan menciptakan rasa nyaman kepada bawahan, sehingga bawahan merasa bahwa atasannya memiliki kepedulian terhadap bawahannya. Sama halnya dalam menghadapi konflik, ketika terdapat suatu masalah atau konflik maka dengan adanya komunikasi ke bawah yang baik akan membuat bawahan terbuka kepada atasannya. Dengan rasa nyaman untuk terbuka kepada atasannya, maka bawahan yang sedang memiliki masalah atau konflik dapat merasa nyaman juga untuk melakukan komunikasi kepada atasannya. Fungsi komunikasi organisasi pun berdampak dalam komunikasi vertikal. Dengan pemberian informasi yang detail dan jelas maka akan memudahkan anggota divisi untuk mencapai suatu kesepahaman. Fungsi regulasi pun bertugas untuk mengatur para karyawan, dengan adanya regulasi yang jelas dalam organisasi maka para karyawan akan menghindari hal-hal yang dapat menyebabkan suatu masalah yang dikarenakan berlawan dengan regulasi yang ada. Manajer pun menggunakan fungsi persuasif untuk mendukung dan memotivasi para karyawan, sehingga karyawan merasa nyaman dan merasa bahwa manajer peduli terhadap masalah yang dihadapi oleh karyawannya. Fungsi integratif digunakan untuk memadukan ketiga fungsi tersebut. Dengan demikian komunikasi vertikal, baik komunikasi vertikal ke atas maupun komunikasi vertikal ke bawah yang baik, jika dipadukan dengan fungsi komunikasi organisasi, dapat mencegah atau mengurangi potensi terjadinya suatu konflik di dalam divisi. Selain itu, komunikasi vertikal juga mampu untuk mengatasi konflik yang terjadi di dalam divisi.
Simpulan dan Saran Berdasarkan hasil penelitian dan observasi yang telah dilaksanakan pada divisi Marketing Communications PT Cipta Skynindo, dapat disimpulkan bahwa fungsi informatif dalam komunikasi organisasi yang digunakan dalam komunikasi horizontal dalam suatu organisasi atau divisi dapat membantu dalam mencegah terjadinya suatu konflik. Dengan fungsi informatif, penyampaian informasi dalam suatu organisasi atau divisi dapat tertata dengan baik dan dapat tersampaikan dengan jelas, sehingga potensi terjadinya konflik dapat berkurang dikarenakan setiap anggota organisasi atau divisi saling berkomunikasi untuk mendapatkan suatu kesepahaman. Fungsi komunikasi organisasi yang digunakan dalam komunikasi vertikal pun memiliki dampak dalam mencegah konflik. Sama halnya dalam komunikasi horizontal, fungsi informatif berdampak dalam informasi yang mengalir dalam divisi. Fungsi regulatif digunakan untuk mengatur para karyawan agar tidak melanggar aturan yang ada. Fungsi persuasif digunakan untuk menumbuhkan dukungan atau motivasi kepada para karyawan. Serta fungsi integratif yang memadukan ketiga fungsi tersebut, sehingga dengan demikian keempat fungsi ini berdampak dalam mengurangi atau mencegah potensi terjadinya konflik di dalam organisasi atau divisi.
Saran Akademis a.
Diharapkan penelitian ini dapat menjadi pengetahuan tambahan dalam komunikasi organisasi terutama dalam mengatasi konflik.
b.
Pembaca diharapkan dapat memetik dan menerapkan hal-hal baik yang dibahas dalam penelitian ini di dalam dunia kerja.
c.
Penelitian ini diharapkan dapat menjadi pedoman untuk penelitian yang terkait selanjutnya.
11
Saran Praktis a.
Diharapkan penelitian ini dapat menambah pengetahuan pembaca dalam komunikasi, terutama mengenai komunikasi yang baik dalam mengatasi konflik.
b.
Diharapkan divisi Marketing Communications PT. Cipta Skynindo dapat mempertahankan dan mengembangkan sistem komunikasi yang telah dilaksanakan sehingga menjadi lebih baik lagi.
c.
Dihimbau agar karyawan divisi Marketing Communications PT. Cipta Skynindo dapat mempertahankan komunikasi horizontal yang telah dilaksanakan.
d.
Disarankan agar manajer divisi Marketing Communications PT. Cipta Skynindo dapat lebih sering bertemu dengan karyawannya sehingga karyawan dapat lebih mudah berkomunikasi dengan manajer terutama ketika karyawan sedang mengalami suatu konflik.
Saran Masyarakat Umum a.
Diharapkan masyarakat dapat menggunakan cara berkomunikasi yang baik dalam mengatasi konflik.
b.
Diharapkan masyarakat dapat lebih cerdas dan cermat dalam menganalisa, memahami, dan mengatasi konflik.
Referensi Fahmi, I. (2013). Perilaku Organisasi: Teori, Aplikasi, dan Kasus. Bandung: Alfabeta. Indraswari, F. L. Y., & Rejeki, MC. N. S. (2010). Manajemen Konflik di CIMB Niaga Cabang Yogyakarta (Studi Kasus Penanganan Konflik antara Karyawan ex Bank Lippo dan Karyawan ex Bank Niaga Pasca Merger Periode (November 2008 – November 2010). (Diakses pada tanggal 7 Maret 2015) dari http://e-journal.uajy.ac.id/4700/1/Jurnal%20Skripsi%20finish.pdf Saeed, T., Almas, S., Anis-ul-Haq, M., Niazi, GSK. (2014). Leadership Style: Relationship with Conflict Management Styles. (Diakses pada tanggal 31 Mei 2015) dari http://www.emeraldinsight.com/doi/abs/10.1108/IJCMA-12-2012-0091 Sunyoto, D. & Burhanudin. (2015). Teori Perilaku Keorganisasian. Yogyakarta: CAPS. Pace, R. W., & Faules, D. F. (2013). Komunikasi Organisasi: Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya Offset. Bungin, H. B. (2013). Sosiologi Komunikasi. Jakarta: Kencana.
12
Riwayat Penulis Giovanni Thio, lahir pada 11 Februari 1994 di Tomohon, Sulawesi Utara, sebagai anak ke-3 (tiga) dari tiga bersaudara. Menempuh pendidikan formal di SD Katolik Santa Clara Tomohon, SMP Katolik Stella Maris Tomohon, SMA Katolik Rex Mundi Manado, dan menamatkan studi S1 di Universitas Bina Nusantara jurusan Komunikasi Pemasaran (Marketing Communications) dengan peminatan Public Relations pada tahun 2015. Melalui bimbingan dari Dr. Muhammad Aras, S.Pd., M.Si. penulis dapat menyelesaikan karya ilmiah dengan judul “Fungsi Komunikasi Organisasi Dalam Mencegah Konflik (Studi Kasus: Divisi Marketing Communications PT Cipta Skynindo)”. Penulis berharap karya ilmiah ini dapat memberikan kontribusi dalam bidang komunikasi dan dapat menambah wawasan para pembaca. Data Pribadi Penulis: Nama : Giovanni Thio Alamat : Jl. Tanjung Duren Raya kav. 5-9, Grogol – Petamburan, Jakarta Barat HP : +62812 8420 1105 Email :
[email protected]
