FUIVEN ORGANISATIE VAN

RICHTLIJNEN, TIPS, BEPALINGEN, VERORDENINGEN, REGLEMENTERINGEN, WETMATIGHEDEN, ORGANISATIESTRUCTUUR, INFRASTRUCTUUR, VRIJWILLIGERS, FINANCIËN, VERZEKERINGEN, STATUTEN, AANSPRAKELIJKHEID, LOCATIES, SABAM, BILLIJKE VERGOEDING, ALCOHOL EN MINDERJARIGEN, SECURITY EN VEILIGHEID, BRANDVEILIG

DRAAIBOEK VOOR DE

FUIVEN ORGANISATIE VAN

RICHTLIJNEN, TIPS, BEPALINGEN, VERORDENINGEN, REGLEMENTERINGEN, WETMATIGHEDEN, ORGANISATIESTRUCTUUR, INFRASTRUCTUUR, VRIJWILLIGERS, FINANCIËN, VERZEKERINGEN, STATUTEN, AANSPRAKELIJKHEID, LOCATIES, SABAM, BILLIJKE VERGOEDING, ALCOHOL EN MINDERJARIGEN, SECURITY EN VEILIGHEID, BRANDVEILIG

PRIVAAT OF OPENBAAR? Vooraleer de organisatie van een fuif aan te vatten, dient men na te denken over het publiek karakter van het evenement. Wordt er gekozen voor een fuif exclusief voor genodigden of voor een fuif waar (in principe) iedereen welkom is? Een openbare fuif is voor iedereen toegankelijk, eventueel tegen de betaling van een toegangsprijs of door de aanschaf van een lidkaart. Een privé-fuif laat enkel mensen toe die een persoonlijke uitnodiging hebben ontvangen en waarvan de organisator een namenlijst heeft. Het moet dus uitgesloten zijn dat iemand anders een uitnodiging kan vragen of kopen. Als je al dan niet toegangsgeld vraagt, doet weinig ter zake. Welke keuze je ook maakt, dit heeft heel wat praktische gevolgen. De meeste wettelijke bepalingen zijn immers niet van toepassing op een privé-fuif. Politiereglementen, sluitingsuren, de wet op de bewakingsondernemingen,... gelden hier niet. Weliswaar dien je als organisator van een privé-fuif wel steeds SABAM en de billijke vergoeding te betalen. Let wel! Artikel 561 van het strafwetboek (verstoring van de nachtrust) geldt wél voor privé-fuiven, net als artikel 3 van het KB van 24 februari 1977 betreffende de geluidsnormen als de fuif plaatsvindt in een niet-ingedeelde inrichting. WAT IS EEN GESCHIKTE LOCATIE? Bij de keuze van een geschikte locatie moeten steeds een aantal elementen worden afgewogen. Prioritair is de brandveiligheid. De locatie moet beschikken over een attest brandveiligheid van de brandweer. Dit document maakt onder meer duidelijk of de locatie geschikt is om er een activiteit te organiseren en hoeveel mensen je maximum mag toelaten. Het tweede aspect is de technische uitrusting. Sommige locaties beschikken over een vaste muziekinstallatie of ook over verlichting en een podium. Je kunt ook materialen ontlenen (zie verder) bij diverse instanties. Het derde aspect is het geluid. De normen hangen af van het feit of de activiteit plaatsvindt in een ‘ingedeelde’ of in een ‘niet-ingedeelde’ locatie (zie verder). FUIVEN IN EEN DAARTOE GESCHIKTE ZAAL Net zoals bij de keuze voor een daartoe geschikte zaal dient men inzake een aantal elementen een voorafgaande studie te verrichten:      

Is de zaal technisch voldoende uitgerust en/of kan de zaal aanvullend uitgerust worden? Is de zaal geschikt om te fuiven en hoeveel personen zijn er wettelijk toegelaten? Hoe zit het met de geluidshinder? Hoeveel decibels mogen er geproduceerd worden? Beschikt de zaal over een attest ‘hygiëne1’ en ‘brandveiligheid’? Werd de billijke vergoeding reeds betaald door de uitbater? Voorziet een eventueel contract met de uitbater ‘afstand van verhaal’ in geval van brand?

Indien een locatie voldoet om te fuiven hangt grotendeels af van het onderscheid dat in de wetgeving wordt gemaakt tussen een ingedeelde en een niet-ingedeelde inrichting. Een ingedeelde inrichting is een zaal met een milieuvergunning, een zaal die aan de VLAREM 2-normen voldoet. De VLAREM 1-indelingslijst vermeldt dat feestzalen en lokalen over een milieuvergunning moeten beschikken wanneer ze een dansgelegenheid omvatten en de totale oppervlakte van de voor het publiek toegankelijke lokalen 100m² of meer bedraagt. Als de fuif plaatsvindt in een zogenaamde ingedeelde inrichting dan zijn de voorwaarden om te fuiven vastgelegd in de milieuvergunning. In een niet-ingedeelde inrichting gaan er dansactiviteiten door die niet onder de VLAREM 1-indelingslijst 1

Een attest hygiëne (formulier 240i, KB van 3 april 1953, BS 4 april 1953) is te verkrijgen bij de politie van de gemeente waar de inrichting gelegen is.

vallen en waarvoor dus geen milieuvergunning nodig is:  In tenten georganiseerde dansactiviteiten met een maximale duur van drie opeenvolgende dagen, maximaal twee maal per jaar, op hetzelfde perceel of dezelfde percelen.  Feestzalen of lokalen waarin enkel dansactiviteiten gekoppeld aan bijzondere gelegenheden worden georganiseerd. Met bijzondere gelegenheden wordt bedoeld dat er een bijzondere reden moet zijn om deze dansacti-viteit te organiseren (kermissen, carnavals, jaarfeesten, huwelijksfeesten,...). In een niet-ingedeelde inrichting mogen er maximaal twaalf danspartijen per jaar plaatsvinden, met een maximum van twee per maand. Hieronder vallen openluchtfuiven, de meeste fuiven in tenten, fuiven in zalen waar er slechts occassioneel wordt gedanst. Als je de mogelijkheid hebt, huur je het best een zaal die over een milieuvergunning beschikt, op voorwaarde dat 90dB(A) en liefst zelfs 95 dB(A) kan en mag worden gehaald. Of je de opgelegde geluidsnormen al dan niet overschrijdt hangt ook samen met de manier waarop de muziekinstallatie een plaats krijgt. Een zaal die beschikt over een vaste geluidsinstallatie is dus ideaal. Indien je de fuif toch organiseert op een locatie die niet over een milieuvergunning beschikt, kan je een aanvraag indienen bij het college van burgemeester en schepenen om niet onder de geluidsnormen van het KB van 24/02/1977 te vallen. In principe kan dit alleen als het om een bijzondere gelegenheid gaat. WAT IS HET BELANG VAN DE UITBATER? Als de uitbating gebeurt door een gemeentelijke of parochiale vzw of door een jeugdhuis dan is er geen handelskarakter aanwezig. Of fuiven in deze zalen mag iedereen zonder problemen binnen. Als je echter een zaal huurt van bijvoorbeeld een discotheek of de gemeentelijke/parochiale zaal die in concessie werd gegeven (en de uitbater in principe dus recht heeft op een winstmarge op de drank) dan is er wel duidelijk een handelskarakter aanwezig. Min-zestienjarigen mogen dan in principe niet binnen, tenzij ze begeleid worden door een volwassene.

Niet enkel de huurprijs van de zaal is belang-rijk, ook wat er in deze huurprijs is inbegrepen. Is er een muziekinstallatie aanwezig? Heb je als organisator een percentage op de winst die er via het drankverbruik gemaakt wordt of gaat dit volledig naar de uitbater? Vraag ook na of de uitbater het ‘jaarforfait B’ voor de billijke vergoeding heeft. Is dit niet het geval, dan gaat de faktuur naar de organisator. Dit betekent zeker bij grotere fuiven een stuk minder winst!

FUIVEN IN OPENLUCHT OF IN EEN TENT Bij de organisatie van fuiven in openlucht of in een tent dienen er tevens een aantal specifieke zaken beschouwd te worden waarmee rekening dient gehouden te worden: Aandachtspunten 

Een geschikt terrein vinden.



Eventueel een eettent of -kraam, podiumelementen en zeker toiletcabines voorzien.



Melding bij het college van burgemeester en schepenen om niet onder het KB van 24/02/1977 te vallen dat voorschrijft dat je de geluidsnorm van 90 dB(A) niet mag overschrijden.



Tijdig de omwonenden zij het persoonlijk, zij het met een strooibriefje op de hoogte brengen.

Nadelen 

Er zal meer geluidshinder zijn in de buurt dan bij een fuif in de zaal. De kans is dus groot dat de fuif vroeger moet beëindigd worden. Het college van burgemeester en schepenen zal misschien een uitzondering toestaan op de geluidsnormen, maar in ruil vragen de fuif op een redelijk uur af te sluiten.



Als de fuif plaatsvindt in de omgeving van stiltebehoevende instellingen of zones (bejaardentehuizen, ziekenhuizen, natuurreservaten,...) kan het college van burgemeester en schepenen hier eventueel beperkende maatregelen opleggen of zelfs de activiteit verbieden.



Bij fuiven op een perceel van een gedeelde inrichting (bijvoorbeeld een terrein dat bij een zaal hoort) kan de uitzondering worden geweigerd omdat de milieuvergunning van de zaal ook geldig is voor het perceel.

Voordelen 

Bij een openlucht- of tentfuif kan je kiezen welke brouwer je onder de arm neemt, bij de afhuring van een zaal bestaan hier veelal contractuele verplichtingen.



Je kan op een gunstige regeling rekenen wat de billijke vergoeding betreft.

!

Bij een openluchtfuif moet steeds de toestemming gevraagd worden aan de burgemeester om de fuif te mogen organiseren. Bij een fuif in een tent moet dat in principe niet, maar is het toch raadzaam goed na te denken over de locatie en de eventueel te verwachten geluidshinder. Er wordt ook hier geadviseerd toestemming te vragen aan het college van burgemeester en schepenen, teneinde een vroegtijdige opschorting van de activiteit te vermijden. Een openluchtfuif is nooit gebonden aan de VLAREM-wetgeving. Ook voor een eenmalige tentfuif is er in principe geen milieuvergunning nodig. Volgens de VLAREM 1-indelingslijst mag de tent echter maximaal twee maal per jaar op datzelfde perceel of dezelfde percelen worden geplaatst, gedurende maximaal drie opeenvolgende dagen. Als de tentfuif de derde is op dat perceel gedurende dat jaar, is er in principe dus wel een milieuvergunning nodig. In de praktijk is dit quasi onmogelijk omdat er bij de aanvraag van een milieuvergunning voorafgaandelijk een akoestisch onderzoek moet gebeuren.

IS HET STATUUT VAN DE ORGANISATOR BELANGRIJK? Het is niet altijd nodig om voor de organisatie een rechtspersoon op te richten. Je kan ook samenwerken zonder juridische structuur, in welk geval men spreekt van een feitelijke vereniging. Onthoud wel dat leden van een feitelijke vereniging zich persoonlijk verbinden tot de verplichtingen van de vereniging en persoonlijk kunnen aangesproken worden bij bijvoorbeeld schulden.

!

Een feitelijke vereniging heeft geen rechtspersoonlijkheid en kan bijgevolg als vereniging geen contracten aangaan. Deze zullen dus telkenmale op persoonlijke naam dienen te worden afgesloten.

Om zeer uiteenlopende redenen kan het echter wel aangewezen zijn een rechtspersoon op te richten, waarbij vooral de keuze ‘winst als hoofddoel’ of ‘winst is niet het hoofddoel’ centraal staan. 



Heb je met je fuif de bedoeling om de winst voor jezelf te houden, of onder de mensen met wie je samen een fuif organiseert te verdelen, dan wordt de samenwerking juridisch gezien als een vennootschap beschouwd. Het oprichten van een vzw wordt niet toegelaten wanneer je handelsdaden uit zuiver winstbejag worden beoefend. Wanneer twee of meer personen het idee ontwikkelen om gezamenlijk een bepaald doel te verwezenlijken en overeenkomen om regelmatig een aantal initiatieven te nemen, is er sprake van een feitelijke vereniging. Je streeft met je initiatieven geen commercieel of industrieel, maar een sociaal, wetenschappelijk of cultureel doel na, waarbij het maken van winst niet het hoofddoel is. De winsten die de activiteiten opleveren moeten geheel besteed worden aan de realisatie van het doel. Je mag dus wel daden stellen die inkomsten teweegbrengen.

Heb je geen juridische structuur en ben je dus eigenlijk een feitelijke vereniging, dan kan je overwegen om een vzw op te richten. VZW De vzw kan in eigen naam en voor eigen rekening eigendom verwerven, contracten afsluiten, leningen aangaan,... Inkomsten verwerven kan eveneens onder die voorwaarde dat ze geïnvesteerd worden in de werking. De leden van de vereniging zijn op dat moment niet persoonlijk gebonden. Bijgevolg kunnen zij niet persoonlijk worden aansprakelijk gesteld. Dit uiteraard op de voorwaarde dat er geen fraude wordt gepleegd en de vereniging geleid wordt volgens het principe van de ‘goede huisvader’. Als er schuldeisers zijn, kunnen de leden van de vereniging niet persoonlijk aansprakelijk worden gesteld of op hun privé-vermogen worden aangesproken. Het vermogen en de bezittingen van een vereniging met rechtspersoonlijkheid zijn volledig eigendom van de vereniging en duidelijk onderscheiden van het vermogen en de bezittingen van de effectieve leden.

!

FEITELIJKE VERENIGING Een feitelijke vereniging heeft geen enkele juridische grond, ze kan geen verbintenissen aangaan, geen eigendommen bezitten of schenkingen aanvaarden.

De leden verbinden zich persoonlijk tot de ‘verplichtingen’ van de vereniging. Als namens de vereniging een contract wordt afgesloten, bijvoorbeeld voor de huur van de fuifzaal, dan geldt degene die ondertekent als contractant, hij/zij is persoonlijk aansprakelijk. Leden kunnen persoonlijk worden aangesproken op hun eigen vermogen als er schuldeisers zijn.

Loop je een redelijk groot financieel risico, dan richt je het best een vzw op. Ook als je op het vlak van verantwoordelijkheid grote risico’s loopt. Het oprichten van een vzw vereist echter een aantal formaliteiten en brengen een aantal kosten met zich mee. Daarom is het nuttig dat je de kosten en inspanningen afweegt tegen de baten vóór je een beslissing neemt.

CONTRACTEN ALS NOODZAAK EN BESCHERMING De afspraken die je met de verschillende partijen maakt voor de organisatie van je fuif, zet je best ook op papier, om later eventuele betwistingen te voorkomen. CONTRACTEN TEKENEN   

Laat nooit een minderjarige een contract tekenen, burgerrechtelijk is een minderjarige immers niet handelingsbekwaam. Bekijk alles grondig voor je een contract afsluit. Je laat best een opschortende voorwaarde opnemen in het contract. Laat het contract ook steeds door derden nazien. Voor vele organisaties betekent een ‘grote fuif’ organiseren een omzet realiseren die een veelvoud is van hun normale jaarlijkse budget. Als het gaat over een feitelijke vereniging en het loopt financieel slecht af, dan heb je een probleem. Het zijn immers de individuele leden die zich persoonlijk verbinden tot de verplichtingen van hun vereniging.

Contract met de zaaluitbater Bij een ingedeelde zaal zal het contract meestal de voorwaarden en beperkingen vermelden die door de milieuvergunning zijn opgelegd. Het gebruik van een geluidsbegrenzer wordt vaak verplicht. In sommige zalen is ook het gebruik van de vaste muziekinstallatie verplicht. De zaaluitbater is verantwoordelijk voor het respecteren van de geluidsnormen. Houd je je als organisator niet aan de opgelegde geluidsnormen en de uitbater wordt beboet, kan de uitbater via de burgerlijke rechtbank het geleden financiële verlies verhalen op de organisator. Bij een niet-ingedeelde inrichting kan de zaaluitbater er in het contract op wijzen dat jij als organisator verantwoordelijk bij de overschrijding van de geluidsnormen. Meestal zal ook melding gemaakt worden van het maximum aantal toegelaten personen, dat bepaald is in het brandveiligheidsattest. Afspraken over brandveiligheid, technische uitrusting en geluidsnormen zijn vaak in het contract vermeld, maar ook andere factoren zijn belangrijk:              

Welke lokalen zijn in de huurprijs inbegrepen? Mag je ramen en deuren openen? Dit is belangrijk voor geluidshinder en luchtregeling. Hoeveel betaal je voor verlichting, verwarming, telefoon, schoonmaak,...? Stelt de verhuurder personeel ter beschikking? Is er een speciale regeling voor SABAM en/of billijke vergoeding? Hoe wordt het voorschot geregeld? Hoe kan je het contact annuleren? Hoeveel bedraagt de waarborgsom? Moet je als huurder bepaalde verzekeringen afsluiten? Mag je de infrastructuur onderverhuren? Is een vestiaire verplicht, zo ja, wie baat deze uit? Moet je een verantwoordelijke voor de toiletten voorzien? Hoe stel je eventuele schade vast? Wat met het opruimen van de zaal?

Indien je als organisator een vestiaire inricht, dan ben je verantwoordelijk voor diefstal of schade. Bordjes met de vermelding ‘niet verantwoordelijk voor diefstal’ hebben geen enkele zin. Enkel wanneer de vestiaire volledig onbewaakt en gratis is, ben je niet aansprakelijk voor verlies of beschadiging.

VERZEKERINGEN ALS MUST EN ZEKERHEID Ook al neem je als organisator alle mogelijke en nodige voorzorgen, toch kan er altijd iets misgaan. Om je in te dekken tegen de verschillende risico’s die aan het geven van een fuif verbonden zijn, kan je vooraf een aantal verzekeringen afsluiten. Als je een fout maakt, waardoor schade ontstaat, kan je immers burgerrechtelijk aansprakelijk worden gesteld. Door middel van het afsluiten van een verzekering, kan men in veel gevallen rekenen op een bescherming.Verzekeringen zijn niet enkel een zaak voor de organisator, ook de zaaluitbater heeft bepaalde verplichtingen. BRANDVERZEKERING (ART. 1732 BW) Wie een zaal huurt, informeert bij de zaaluitbater best of er een brandverzekeringspolis werd afgesloten. In het contract met de zaaluitbater moet vermeld staan dat de eigenaar ‘afstand van verhaal’ doet ten aanzien van de inrichters. Deze clausule voorziet dat indien brand ontstaat op een moment dat het gebouw of delen ervan verhuurd worden, toch de eigen brandpolis van de eigenaar van toepassing is. In feite zou ook de verzekeringsmaatschappij in haar contract met de zaaluitbater afstand moeten doen van verhaal bij verhuur. Indien er geen afstand van verhaal voorzien is in de brandpolis van de eigenaar, dan sluit je best zelf een aparte brandpolis af voor de periode dat je gebruik maakt van de zaal, en voor de inboedel.

!

De voorwerpen die je zelf in het gebouw/zaal opstelt, vallen niet onder de vaste inboedel en bijgevolg ook niet onder de ‘afstand van verhaal’. Deze voorwerpen moet je, indien je dit nodig acht, afzonderlijk verzekeren. De brandverzekering dekt enkel schade veroorzaakt door een aantal welomschreven gebeurtenissen. Schade te wijten aan andere redenen wordt niet door een dergelijke polis gedekt en dient eventueel nog apart verzekerd te worden via een polis ‘contractuele aansprakelijkheid’. OBJECTIEVE AANSPRAKELIJKHEID BRAND EN ONTPLOFFING Door de wet van 30 juli 1979 betreffende de preventie van brand en ontploffing (BS 20 september 1979) en betreffende de verplichte burgerrechtelijke aansprakelijkheid in dergelijke gevallen (KB 28 februari 1991, BS 13 april 1991) moet het merendeel van de voor publiek toegankelijke inrichtingen verplicht verzekerd te zijn tegen lichamelijke en stoffelijke schade ten gevolge van brand en ontploffing. De exploitant is verplicht om deze verzekering te nemen; dit kan dus de eigenaar zijn, maar tevens de huurder of de gebruiker. Uit antwoorden op parlementaire vragen blijkt dat infrastructuur die slechts zeer occassioneel gebruikt wordt, niet geviseerd wordt door deze reglementering. Klassieke tenten worden van deze verzekering uitgesloten op grond van art. 3 M, punt III, 16° van de ministeriële omzendbrief van 3 maart 1992. 

FUIVEN IN TENTEN

Klassieke tenten worden van deze verzekering uitgesloten op grond van art. 3 M, punt III, 16° van de ministeriële omzendbrief van 3 maart 1992. Wanneer de tent echter als permanente of regelmatig terugkerende openbare dansgelegenheid wordt gebruikt, moet de verzekering wel worden afgesloten. 

FUIVEN IN OPENLUCHT

De ministeriële omzendbrief van 3 maart 1992 preciseert dat openluchtbals ook onder deze wetgeving vallen. Fuiven in open lucht zijn te beschouwen als openluchtbals. In dit geval is de organisator verplicht om deze verzekering af te sluiten.



FUIVEN IN EEN LOODS (WAAR OCCASSIONEEL WORDT GEFUIFD)

Wanneer het gaat om een loods die niet gewoon toegankelijk is voor het publiek omdat er slechts uitzonderlijk een fuif in plaatsvindt, valt niet onder het toepassingsgebied van de wet.Volgens de omzendbrief veronderstelt het derde criterium (gewoon toegankelijk voor het publiek) namelijk een regelmatig terugkomende omstandigheid, ook al wordt het publiek er slechts onder bepaalde voorwaarden toegelaten. 

TAAK VAN DE BURGEMEESTER

De burgemeester moet controleren of de verzekeringsplichtige instellingen wel degelijk een verzekering hebben afgesloten. Wanneer dit laatste niet het geval is, mag de inrichting niet voor het publiek worden opengesteld. Indien een verzekering niet verplicht is, zal de burgerlijke aansprakelijkheidspolis dekking bieden. In dit geval zijn de klassieke aansprakelijkheidsregels van toepassing. Wie schade veroorzaakt door een fout zal deze schade moeten vergoeden als er een oorzakelijk verband is tussen de schade en de fout.

!

VERZEKERING BURGERLIJKE AANSPRAKELIJKHEID De gewone verzekering burgerlijke aansprakelijkheid dekt een aantal dingen niet die je in verenigingsverband doet. Je doet er goed aan een verzekeringspolis burgerlijke aansprakelijkheid af te sluiten voor de schade die door een fout, een onvoorzichtigheid of een nalatigheid van één of meerdere van de vrijwilligers werd toegebracht aan derden. In de meeste gevallen wordt deze schade immers niet gedekt door de klassieke familiale polis van de betrokkene. Wat de bijkomende verzekering betreft, heb je twee mogelijkheden:  

Je sluit een dagverzekering af, bovenop de bestaande verenigingspolis. Als je regelmatig evenementen op poten zet, sluit je best een BA exploitatie op jaarbasis af.

De verzekering burgerlijke aansprakelijkheid dekt materiële schade aan derden en lichamelijke schade (de terugbetaling van medische kosten tot een invaliditeitsuitkering), zolang er geen sprake is van eigen schuld, een actieve daad of nalatigheid. VERZEKERING CONTRACTUELE AANSPRAKELIJKHEID Als je een zaal huurt, dan wordt er verwacht dat je het gehuurde goed achterlaat in de staat waarin het zich bevond. Als er schade is, dan wordt volgens het Burgerlijk Wetboek de term ‘de huurder vermoed aansprakelijk te zijn’ gehanteerd. Tenzij het tegendeel kan bewezen worden en het bijvoorbeeld gaat om een geval van overmacht, een niet-oordeelkundige bouwconstructie of het overslaan van vuur van een naburig goed. VERZEKERING ‘ALLE RISICO’S’ Met deze verzekering kan je voorwerpen, naast de risico’s van een brandverzekering, ook laten verzekeren tegen de risico’s als vandalisma en diefstal. Zowel materiaal dat je eigendom is, als materiaal dat je huurt, kan je op deze manier verzekeren. Een verzekering ‘alle risisco’s’ is echter geen ontlasting van mogelijke schuld. Je moet er dus steeds voor zorgen dat de organisatie goed is opgezet en dat het risico dat er iets fout loopt, zo klein mogelijk wordt gehouden. De schade mag dus niet te wijten zijn aan eigen schuld, een actieve daad of nalatigheid. ONGEVALLENVERZEKERING Bij de organisatie van een fuif of een groot evenmenent komen de risico’s op ongevallen om het hoekje loeren. Zeker bij de op- en afbouw lopen vrijwilligers risico’s. Je kan overwegen om hiervoor een ongevallenverzekering af te sluiten.

WERKEN MET VRIJWILLIGERS Sinds 1 januari 2007 is de nieuwe Vrijwilligersweg (wet van 3 juli 2005) volledig van kracht. Vanaf die datum regelt één wet alle belangrijke aspecten van het vrijwilligerswerk. De Vrijwilligerswet bundelt de vroegere regelgeving maar voert ook belangrijke juridische nieuwigheden in, bijvoorbeeld rond het verzekeren. WAT IS VRIJWILLIGERSWERK? Volgens de wetgeving is vrijwilligerswerk elke activiteit die onbezoldigd en vrijwillig wordt verricht ten behoeve van één of meerdere anderen personen, een groep, een organisatie of ruimere samenleving, en die ingericht wordt door een organisatie. Uitgesloten van het vrijwilligerswerk is het werk in familieverband of in het kader van een tewerkstelling. WIE MAG VRIJWILLIGERSWERK DOEN? In principe mag iedereen vanaf vijftien jaar vrijwilligerswerk doen. Voor sommige categorieën personen gelden er echter speciale regels:     

Een uitkeringsgerechtigde werkloze kan met behoud van zijn/haar uitkeringen vrijwilligerswerk uitoefenen, op voorwaarde dat hij/zij dit vooraf en schriftelijk aangeeft bij de RVA. Bruggepensioneerden kunnen onder dezelfde voorwaarden vrijwilliger zijn als werklozen. Arbeidsongeschikten of invaliden hebben toestemming nodig van de bevoegde adviserend geneesheer. Een gewoon doktersbriefje volstaat niet. Enkel vreemdelingen van binnen de Europese Unie (‘gelijkgestelde’ vreemdelingen) mogen vrijwilligerswerk verrichten. Het bezitten van een arbeidskaart A, B of C volstaat dus niet. Leefloongerechtigden moeten hun dossierbeheerder op de hoogte brengen.

DE INFORMATIEPLICHT De eerste versie van de Vrijwilligerswet voerde een veelbesproken ‘organisatienota’ Dat document, dat organisaties verplicht aan hun vrijwilligers moet bezorgen, had als doel de vrijwilligers te informeren over bepaalde belangrijke aspecten van hun vrijwilligerswerk. Niettegenstaande het feit dat de ‘organisatienota’ terug werd afgeschaft, blijft de verplichting om de vrijwilligers correct en uitvoerig in te lichten over de inhoud en de mogelijke gevolgen van hun vrijwilligerswerk. De organisatie kiest zelf vrij hoe ze deze informatie aan de vrijwilligers meedeelt, doch moet kunnen bewijzen dat de vrijwilliger deze informatie heeft ontvangen. DE DISCRETIEPLICHT Vrijwilligers zijn altijd gebonden aan de ‘discretieplicht’. Dit houdt in dat de vrijwilligers de deontologie van de organisatie moeten respecteren. En dat zij ervoor zorgen geen emotionele, lichamelijke of materiële schade te berokkenen aan de personen met wij zij als vrijwilliger in contact komen. Overtredingen van de discretieplicht zijn zelfs strafbaar volgens art. 458 van het Strafwetboek. VERGOEDING VOOR HET VRIJWILLIGERSWERK Een essentieel kenmerk van vrijwilligerswerk is dat het onbezoldigd is. Als vrijwilliger mag je nooit voor je prestaties worden vergoed. Een vrijwilliger mag wel een onkostenvergoeding ontvangen. Die dient niet om de geleverde prestaties te vergoeden, maar wel om te vermijden dat je als vrijwilliger naast tijd en energie ook nog geld in het engagement moet steken. Er bestaan twee soorten, namelijk de forfaitaire onkostenvergoeding (een vast bedrag) en de reële onkostenvergoeding (een bedrag gelijk aan de werkelijke kosten).



EEN FORFAITAIRE ONKOSTENVERGOEDING

Bij een forfaitaire onkostenvergoeding hoef je de kosten niet te bewijzen. Al je kosten, behalve de reële vervoerskosten (maximaal 2000 kilometer per jaar en per vrijwilliger en het totaal uitgekeerde bedrag is maximaal 633.80 euro), wordt geacht door deze vergoeding te zijn gedekt. Noch de organisatie, noch de vrijwilliger moet het bedrag aangeven aan de fiscus. Om misbruiken te voorkomen, is er een wettelijk vastgelegd plafond. Als vrijwilliger mag je maximaal 30.22 euro per dag en 1208.72 euro per jaar ontvangen. Deze bedragen worden regelmatig geïndexeerd. Je vindt altijd de juiste bedragen op www.vrijwilligerswerk.be.

!

Ontvang je meer, dan kun je de belastingen over de vloer krijgen. Het is ook de plicht van de vrijwilligers om er zelf op toe te zien dat dit bedrag niet overschreden wordt.



EEN REËLE ONKOSTENVERGOEDING

Het systeem van reële onkostenvergoeding kent geen plafond. Alle werkelijk gemaakte kosten worden vergoed. Maar daartegenover staat dat je iedere kost moet kunnen bewijzen. Ook deze kosten moet je niet aangeven aan de fiscus. In dit systeem kan ook een kilometervergoeding worden uitbetaald (0.3169 euro per kilometer). Ook dit bedrag wordt regelmatig geïndexeerd. Je vindt altijd de juiste bedragen op www. vrijwilligerswerk.be.

!

De vrijwilligersorganisatie houdt het best een vrijwilligersregister bij. Daarin kan zij de data van de uitbetaalde kostenvergoeding en de hoogte van het bedrag koppelen aan de namen van de vrijwilligers. De uitgaven aan kostenvergoedingen moeten ook terug te vinden zijn in de boekhouding van de organisaties met rechtspersoonlijkheid. VRIJWILLIGERS EN VERZEKERINGEN Vrijwilligerswerk is niet zonder (financiële) risico’s. Er zijn verschillende soorten risico’s waarbij de vrijwilliger tijdens de uitvoering van zijn/haar activiteit zelf schade kan lijden of hij/zij schade kan veroorzaken waarvoor hij/zij verantwoordelijk wordt gesteld. De Vrijwilligerswet heeft belangrijke vernieuwingen ingevoerd inzake de aansprakelijkheid van de vrijwilliger. De vrijwilliger is enkel nog aansprakelijk in geval van een zware fout, het plegen van bedrog of het constant maken van dezelfde fout. De organisatie moet hiervoor verplicht een polis burgerlijke aansprakelijkheid afsluiten. Feitelijke verenigingen zijn niet verplicht om een dergelijke verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af te sluiten, maar hier geldt wel dat de vrijwilligers nog persoonlijk aansprakelijk kunnen worden gesteld voor fouten tijdens de uitoefening van hun taak. Niet wettelijk verplicht, maar in feite ook onmisbaar, is een verzekering lichamelijke ongevallen. Het is ook aan te raden bij alle verzekeringen een extra luik rechtsbijstand te voorzien voor het geval een juridische procedure wordt gestart. Vanaf 1 juli 2007 kunnen vrijwilligersorganisaties aankloppen bij de Provinciale Steunpunten Vrijwilligerswerk om te genieten van een gratis verzekering voor het vrijwilligerswerk. Deze gratis verzekering wordt zowel aan rechtspersonen als aan (alle) feitelijke verenigingen aangeboden. Alleen openbare besturen zoals de gemeente komen hiervoor niet in aanmerking. Positief is ook dat deze provinciale polissen zowel de vrijwilligersactiviteit zelf als de weg van en naar de activiteit omvatten. Meer informatie kan bekomen worden bij het Provinciaal Steunpunt Vrijwilligerswerk, Koning Leopold IIIlaan 41 te 8200 Brugge (050/40 34 87 - [email protected] - www.west-vlaanderen.be/ vrijwilligerswerk).

LOGISTIEKE EN MATERIËLE ONDERSTEUNING HET ONTLENEN VAN MATERIAAL De organisatie van een evenement vergt vaak een pak specifiek materiaal. Gelukkig hoef je niet alles aan te kopen. Er is immers naast de gemeentelijke uitleendienst tevens de mogelijkheid om de provinciale of andere uitleendiensten in de buurt te benutten, vaak tegen interessante voorwaarden. De gemeentelijke uitleendienst heeft zowat alles wat een organisator nodig kan hebben (audiovisueel materiaal, podiummateriaal, tafels, stoelen, veiligheidsmateriaal, dranghekken,...). Een volledige lijst met het bijhorende gemeentelijke reglement kunt u vinden op www.jabbeke.be. NUTSVOORZIENINGEN Water, elektriciteit, verwarming,... zonder nutsvoorzieningen kan je geen evenement organiseren. Ze zorgen voor meer comfort, zowel voor de organisator als de deelnemers. In een vaste locatie zijn de nutsvoorzieningen meestal voorhanden. In sommige opstelligen dient men echter alternatieven te zoeken. 

ELEKTRICITEIT

Al bij het kleinste evenement heb je elektriciteit nodig. In een zaal is er vrijwel altijd elektriciteit. Controleer echter of de capaciteit volstaat. Voor evenementen in open lucht kun je soms op een bereidwillige buur rekenen. Bij grotere activiteiten kijk je beter uit naar aansluitkasten of stroomgeneratoren. 

AANSLUITKASTEN

Een aansluitkast geeft een tijdelijke aansluiting op het elektriciteitsnet. Tot de liberalisering van de elektriciteitsmarkt stond de distributienetbeheerder daar zelf voor in. De meeste gemeenten hebben deze taak overgenomen. 

STROOMGENERATOREN

Met stroomgeneratoren kun je zelf stroom opwekken. Misschien heb je een aannemer in je vriendenkring? Anders zul je waarschijnlijk beroep moeten doen op een commerciële verhuurfirma. 

WATER

Voor kleine hoeveelheden volstaan enkele jerrycans of een behulpzame buur. Voor grotere evenementen kun je een tijdelijke aansluiting op het waternet nemen. Ook als organisator kun je, tegen vergoeding, de hydranten gebruiken die de brandweer in geval van nood gebruikt. Dan dient er een waterteller te worden geplaatst en een goedkeuring van de gemeente is vereist. 

VERWARMING

Winterse en avondlijke activiteiten vergen vaak verwarming. Er zijn verschillende soorten toestellen te huur. Let er wel op dat de toestellen veilig staan, buiten het bereik van deelnemers en kinderen en uit de wind.Vermijd gevaar voor brand, ontploffing of koolmonoxide. Soms kan het gebruik van gasflessen door de gemeente verboden worden. 

TOILETTEN

Niemand verblijft graag in de geur van een openluchturinoir. Voorzie dus indien nodig toiletwagens of plaspalen. Je plaatst ze best net buiten het actieve deel van je terrein.Vorzien een duidelijke scheiding M/V.

PROMOTIE EN GEMEENTELIJKE ONDERSTEUNING De gemeente Jabbeke ondersteunt organisatoren op diverse kosteloze manier in promotionele ondersteuning. Zo is er de mogelijkheid tot het aanvragen van een melding in de activiteitenkalender (via het daartoe bestemde aanvraagformulier), de gemeentelijke website, de gemeentelijke aanplakpalen en de gemeentelijke banners (via het daartoe bestemde aanvraagformulier). Meer informatie hieromtrent kunt u vinden op www. jabbeke.be. Een prachtig concept uitdenken is één ding, maar een evenement is pas geslaagd als je ook het juiste publiek bereikt en voldoende deelnemers lokt. En dat is vaak een kwestie van communicatie. Hoe promoot je activiteiten bij het juiste publiek? Hoe krijgt jouw evenement aandacht in de media? Hoe begeleid je het publiek tijdens het evenement? Dit alles kun je bundelen in een communicatieplan. EEN COMMUNICATIEPLAN IN NEGEN STAPPEN 

Stap 1: Wat wil je bereiken binnen welke termijn?

Een doel omschrijft de gewenste situatie: wat wil je met je communicatie bereiken? Wil je bijvoorbeeld veel publiek op je evenement of dient het evenement in eerste instantie om het imago van de organisatie te versterken? 

Stap II: Wie wil je bereiken?

Het publiek dus. Het antwoord op deze vraag ligt grotendeels vervat in het evenement dat je opzet. Doelgroepen bepalen betekent duidelijk kiezen tot wie je je zult richten. Een jongerenpubliek vraagt een andere benadering bijvoorbeeld dan senioren. 

Stap III: Welke boodschap wil je overbrengen?

Je boodschap moet duidelijk te onderscheiden zijn van andere boodschappen. Originaliteit is al een goed begin. Herkenbaarheid, zichtbaarheid, geloofwaardigheid en degelijkheid zijn meer dan trefwoorden. De verwachtingen die je schept, moet je kunnen waarmaken. 

Stap IV: Welke media en middelen ga je inzetten?

Welke kanalen maken je boodschap het meest effectief? Timing, frekwentie en bereik zijn criteria die je helpen kiezen.Vaak biedt een mix van communicatiemiddelen de beste resultaten. 

Stap V: Wanneer ga je wat bekendmaken?

Voor het plannen van je communicatie, gebruik je best een ‘retroplanning’. Je start op het moment waarop de promotie je publiek moet bereiken en vanaf dat moment keer je terug in de tijd. Zo bereken je hoeveel tijd je nodig hebt om de boodschap vorm te geven, te versturen,... 

Stap VI: Wie is verantwoordelijk voor wat?



Stap VII: Hoeveel kan ik investeren in communicatie?



Stap VIII: Wat is het resultaat/effect van onze communicatie?



Stap IX: Is ons doel bereikt?

COMMUNICATIEMIDDELEN 

AFFICHES EN FLYERS

Affiches zijn vaak letterlijk het uithangbord van jouw evenement en bevatten de belangrijkste basisinformatie. Belangrijk is dat ze vlot de aandacht trekken. Zoek daarom naar een herkenbare afbeelding, een ‘catchy’ slogan of een origineel idee.Verspreid affiches ook op de juiste plaatsen. Flyers zijn vaak een verkleinde versie van de affiche en worden direct en persoonlijk gegeven aan de beoogde doelgroep. Dit bezorgt de organisatie een gezicht. Affiches en flyers moeten de verantwoordelijke uitgever vermelden, met het domicilieadres van de organisator. De verantwoordelijke uitgever moet een meerderjarige inwoner van België zijn. Sinds mei 2003 is er een nieuwe regeling voor de ‘belasting voor aanplakking’ of de zogenaamde zegeltaks. Affiches die kleiner of gelijk zijn aan 15 dm² (± A3-formaat) zijn vrijgesteld, van 15 dm² tot 1 m² is er een taks van 0.10 euro per affiche en affiches die groter zijn dan 1 m² is er een taks van 0.50 euro per affiche.

!

Omwille van veiligheidsredenen mogen er geen verkeerstekens afgebeeld staan op je affiches en moeten fluorescerende affiches minstens 75 meter van verkeersborden vandaan blijven.



FOLDERS OF BROCHURES

Folders en brochures hebben het voordeel dat je er meer informatie in kwijt kan dan op een affiche of flyer. Het nadeel is dat ze vaak geraadpleegd worden door personen die reeds geïnteresseerd zijn. Je boort er weinig nieuw publiek mee aan. 

EIGEN WEBSITE/SOCIALE NETWERKSITES

Een niet meer weg te denken digitaal medium is de website. In tegenstelling tot elektronische nieuwsbrieven en e-zines zijn websites ‘pull-media’. Het publiek moet zelf het initiatief nemen om naar je website te surfen. Je moet dus via een ander medium je publiek naar de webstek leiden. Het is dus veeleer een ondersteunend medium dat zelf promotie nodig heeft! Een combinatie met ‘push-media’ is een courante praktijk. Beschik je niet over een eigen website dan kun je steeds (aanvullend) gebruik maken van de sociale netwerksites en activiteitendatabanken zoals die legio op het internet te vinden zijn. Het gebruik hiervan neemt zowel passief als actief toe. Ze bestaan in alle vormen en maten en vormen een digitale ontmoetingsplaats. Een ideale manier dus om je evenement te promoten en bovendien kosteloos. Nodig je vrienden uit, waarop zij op hun beurt het bericht verspreiden naar hun vrienden. Plaats ook zeker een link naar je website en hou de pagina up-to-date. Ook blogs, photo-sharing sites en filmcommunities kunnen een handig communicatiemiddel zijn. 

PERS EN MEDIA

Het inschakelen van pers en media kan extra promotie opleveren voor jouw evenenment. Media-aandacht krijgen is echter niet zo eenvoudig en vergt een grondige voorbereiding. Idealiter duid je één persoon aan van de orgranisatie om de contacten met de pers te verzorgen. Deze woordvoerder is een geloofwaardige en vlot bereikbare ‘go-between’. Hij of zij wordt het gezicht van de organisatie. Er zijn uiteraard nog tal van andere mogelijkheden om je product aan de man te brengen. Uitnodigingen, kaartjes, sponsor- en persdossiers, etiketten, naamkaartjes, wegwijzers, gadgets,... Vergeet vooral niet het belang van de kosteloze mond-aan-mondreclame.

VEILIGHEID ALS PRIORITEIT Het bijeenbrengen van publiek houdt altijd bepaalde veiligheidsrisico’s in. Het is dan ook meer dan een morele plicht van de organisator om te waken over de veiligheid van de deelnemers en de medewerkers aan een evenement.Voor grote en risicovolle evenementen is een veiligheidsbeleid nodig dat in sommige gevallen wettelijk gereglementeerd is. RISICOANALYSE Voor kleinschalige lijkt het een groot woord, maar het is altijd nuttig om een risicoanalyse te maken. Een goede risicoanalyse is de basis voor het verdere veiligheidsbeleid. Als hulpstuk dien je bij de aanvraag van de organisatie aan de gemeente een evenementenfiche in te vullen, die grotendele deze risicoanalyse belichaamt. COÖRDINATIEVERGADERINGEN EN OVERLEG Uit de risicoanalyse kan blijken dat er overleg nodig is met andere diensten zoals de brandweer, de politie, hulpdiensten en de gemeentelijk preventieambtenaar. Je kan desgevallend met hen een coördinatievergadering beleggen. AANDACHTSPUNTEN BIJ HET VEILIGHEIDSBELEID 

BRANDGEVAAR

Brandgevaar wordt vaak geassocieerd met binnenactiviteiten. Ingedeelde of vergunde gebouwen zijn doorgaans in orde met de brandveiligheid. Bij binnenactiviteiten is het vrijhouden van de nooduitgangen van cruciaal belang. Het afsluiten van de nooduitgangen is strikt verboden. Ook buitenactiviteiten kunnen met brandgevaar te kampen hebben. Buitenactiviteiten waar bijvoorbeeld vuur centraal staat (kampvuren, kerstboomverbrandingen,...) dienen steeds aangevraagd te worden aan het gemeentebestuur. 

PERSOONSCONTROLE EN TOEZICHT

Eer eerste filter voor amokmakers is de toegangscontrole. Gewapende, stomdronken of gedrogeerde personen weiger je zonder pardon de toegang. Hou er rekening mee dat je in principe niet het recht hebt om een persoonscontrole zoals een fouillering uit te voeren. Acht je persoonscontrole absoluut noodzakelijk, dan kun je beroep doen op een bewakingsfirma met vergunning. Onder strikte voorwaarden, zoals de toestemming van de burgemeester, mogen leden van de eigen organisatie een beperkte persoonscontrole uitvoeren. Tijdens de activiteit zorg je ervoor dat de personen die een oogje in het zeil houden opvallen en herkenbaar zijn. Een duidelijke aanwezigheid heeft een ontradend effect. Je kan de herkenbaarheid sterk vergroten door bijvoorbeeld de medewerkers dezelfde T-shirts te geven. Hierop mag echter nooit ‘security’ of ‘veiligheidscrew’ vermeld worden. Zorg dat de mensen van de veiligheid en toezicht andere T-shirts dragen dan die van de organisatie. Zo maak je duidelijk wie de aanspreekpunten zijn bij een ongeval of bij onrust. 

MEDISCHE BIJSTAND

Bij manifestaties met een beperkt risico staat het de organisator vrij om een EHBO-hulppost in te schakelen. Hoe groter het risico, hoe meer de aanwezigheid van een medische hulppost aan te raden is. Je kan terecht bij het Vlaams Kruis, het Rode Kruis of de Vlaamse Hulpdienst. Het best neem je contact op met de plaatselijke afdeling binnen de gemeente. Wanneer een hulppost niet opportuun lijkt, is het uithangen van noodnummers een minimale vereiste.



DIEFSTALPREVENTIE

Voor de organisator is het beheer van de inkomsten uit toegang en drank een grote verantwoordelijkheid. De kassamedewerkers moet je volledig kunnen vertrouwen. Je laat het geld best regelmatig ophalen en natellen door twee personen. Voor avondactiviteiten maak je eventueel een afspraak met de bank voor het gebruik van de nachtkluis. Zorg steeds voor een degelijke geldkoffer. 

OMGAAN MET DRUGS

Druggebruik toelaten, kan niet. Tijdens evenementen is zowel het gebruik van soft- als harddrugs verboden. Dit is soms moeilijk te controleren. Wel kan je je bezoekers er via affiches attent op maken dat handel of het gebruik van drugs niet getolereerd wordt. Verboden druggebruik is strafbaar. Als het druggebruik in groep gebeurt, is dat een bezwarende omstandigheid. Een lokaal ter beschikking stellen voor druggebruik geldt ook als een bezwarende omstandigheid. Een organisator die merkt dat er op zijn evenement verboden verdovende middelen worden gebruikt, heeft een meldingsplicht. Als je verzuimt dit te melden, wordt dit beschouwd als het ter beschikking stellen van een lokaal aan druggebruikers. 

BEWAKING

Bij meerdaagse activiteiten in openlucht of in een tent, middelgrote tot grote organisaties of uit verstandelijke overweging is een bewakingsfirma soms noodzakelijk. Let er hierbij steeds op dat de bewakingsfirma vergund is. De politie zal op aanvraag extra patrouilleren indien dit tijdig wordt aangevraagd. Indien er een bewakingsfirma wordt ingeschakeld, dient dit ook steeds gemeld te worden aan de politie (onder meer via de evenementenfiche).

OVER HAPJES EN DRANK Bij evenementen zijn de hapjes en drankjes niet zelden het middel dat de organistor in staat stelt om financieel rond te komen of om je medewerkers te motiveren. Vaak is het zelfs het essestieelste element van het evenement. Toch is dit gegeven gebonden aan een aantal wetmatigheden. VERGUNNINGEN VOOR HET AANBIEDEN VAN DRANK Tot voor kort was het zo dat wie als organisator alcoholhoudende drank aanbood, hiervoor een toelating nodig was voor het organiseren van een zogenaamde ‘gelegenheidsslijterij’. Deze toelating stond beter bekend als tapvergunning. Sinds 7 januari 2006 is dit systeem afgeschaft. Er moet geen aangifte meer gedaan worden bij Douane en Accijnzen. De gemeente hoeft ook de moraliteit van de organisator niet meer te onderzoeken. Bijgevolg heeft het attest 240i geen bestaansreden meer.

!

De algmene regels in verband met de tapvergunning zijn dan wel afgeschaft, maar het is wel nog mogelijk dat de gemeente haar eigen regels oplegt bij de organisatie van een ‘gelegenheidsslijterij’.

Ook voor het schenken van sterke dranken was vroeger een vergunning benodigd. Sinds 7 januari 2006 is dit systeem afgeschaft. Er moet geen aangifte meer gedaan worden bij Douane en Accijnzen. De gemeente hoeft ook de moraliteit van de organisator niet meer te onderzoeken. Bijgevolg heeft het attest 240i geen bestaansreden meer.

!

Dit wil echter niet zeggen dat je zomaar vrij sterke drank kunt schenken. Het is immers wettelijk nog altijd verboden om sterke drank te schenken op openbare manifestaties, tenzij je een voorafgaande machtiging hebt van het college van burgemeester en schepenen. Daarnaast kan de gemeente nog altijd voorzien in bijzondere vereisten voor het schenken van sterke drank op evenementen. Dronken personen kunnen je evenement ernstig verstoren. Wat met feestvierders die duidelijk dronken zijn? Om problemen te vermijden is er maar één stelregel: dronken mensen ontzeg je de toegang tot je evenement. Tijdens het evenement kun je hen soms zelf verzoeken het evenement te verlaten. Indien er echter gevaar of geweld dreigt, schakel je beter de politie in. VERGUNNINGEN VOOR DE VERKOOP VAN VOEDINGSMIDDELEN Infrastructuren met een vaste keuken beschikken meestal over een vergunning voor de verkoop van voedingsmiddelen. Ook professionele verkopers van voedingsmiddelen zijn meestal vergund (frituurhouders, hotdogventers,...). Het kan gebeuren dat je op je evenement ook zelf voedingsmiddelen wil aanbieden, in een niet-vergunde infrastructuur. In principe kan men eisen dat je een dergelijke vergunning moet kunnen voorleggen. Bij kleinere en occassionele evenementen zoals een mosselsouper, fuif of wijkfeest, hoef je geen vergunning meer aan te vragen. Voedingsproducten moeten op een gepaste manier bewaard worden. Zoniet zou je feestje wel eens letterlijk en figuurlijk kunnen bedorven worden. Spreek daarover met je leverancier. Zorg alvast voor voldoende koelruimte en koeling en hanteer toch een elementaire hygiëne.

DE ORGANISATIE VAN EEN EVENEMENT In deze rubriek zal enkel de organisatie de dag zelf en de dag erna worden besproken. Voorafgaandelijke handelingen werden eerder in het document opgenomen en kunnen nogmaals geverifieerd worden via de checklist in bijlage. DE DAG ZELF 

CONTROLE

Het is belangrijk om voor de start van het evenement samen met de zaaluitbater een inventaris op te maken, niet alleen van drank en glazen, maar tevens van reeds bestaande schade aan het gebouw. Lees op voorhand nog eens alle contracten door, test de muziek- en belichtingsinstallatie. Zorg ervoor dat de controle bij de inkom goed georganiseerd is. Gebruik eventueel een nadarafsluiting. Voorzie steeds een gesloten doos met gleuf waarin de gebruikte drankbonnen kunnen worden gedeponeerd. 

TAAKVERDELING EN AFSPRAKEN

Vraag alle medewerkers zeker op het afgesproken uur aanwezig te zijn. Spreek vooraf af hoeveel drankbonnen de vrijwillige medewerkers krijgen en verspreid ze voor het evenement begint. Maak een overzicht van wie waar helpt en wanneer. Is het voor iedereen duidelijk tot hoe laat er inkom wordt gevraagd, er consumptiebonnen worden verkocht, er drank verkrijgbaar is, er muziek wordt gedraaid? 

INRICHTING EN VEILIGHEID

Zorg voor de inrichting van de zaal of het terrein en zet alles op tijd klaar. Plaats een (goed zichtbare) drankbonnenstand (bij voorkeur een gesloten stand met loket). Zorg voor een lijst met nuttige telefoonnumeers en zorg ervoor dat de fuiflocatie ten allen tijde vlot bereikbaar is voor de hulpdiensten. 

FINANCIËN

Ga na wie wanneer moet betaald worden en zorg ervoor dat het geld ter beschikking is. Voorzie voldoende wisselgeld voor de (verschillende) kassa(‘s). Stel iemand aan die regelmatig het geld gaat weghalen om een te grote hoeveelheid cash geld te vermijden. 

BARBEHEER

Tijdens de fuif of een evenement is de bar de belangrijkste bron van inkomsten. De ervaring leert echter dat de winst vaak 25% lager ligt dan verwacht. Er bestaan verschillende mogelijkse oorzaken die je vooraf goed dient in te schatten (slechte controle op het (her)gebruik van bonnetjes, medewerkers die gratis drank weggeven aan vrienden of zelf drinken zonder drankbonnetje in te leveren, drankbonnen die verdwijnen, mede-werkers die geen ervaring hebben met tappen, teveel aangesloten vaten op het einde van de fuif of evenement). DE DAG ERNA 

OPRUIMEN EN CONTROLE

Je kan het best onmiddellijk na afloop opruimen. Op dat moment zijn de medewerkers immers nog aanwezig. Spreek op voorhand goed af wie opruimt! Spreek op voorhand ook goed af - in geval van een gehuurd pand met de uitbater wat met opruimen bedoeld wordt.Vergeet het buitenterrein, panelen, borden en wegwijzers niet. Controleer of er nergens schade is, zowel binnen of buiten. Doe samen met de uitbater een controle.



MATERIAAL

Denk eraan dat het uitgeleende materiaal tijdig moet terug zijn. Plaats nadarafsluitingen terug bij elkaar, zodat de gemeentelijke diensten dit makkelijk kunnen opladen. Bij eventuele schade is het vaak goedkoper om zelf de herstellingen uit te (laten) voeren. Bespreek dit met de zaaluitbater. Breng in geval van schade de verzekeringsmaatschappij tijdig op de hoogte. 

EVALUATIE

Een evaluatie wordt vaak vergeten. Nochtans kan je leren uit de fouten en deze de volgende keer vermijden. Een evaluatiemoment kan ook worden aangegrepen om de medewerkers te bedanken. Evalueer alle fasen (voorbereiding, dag zelf, nadien).

CHECKLIST VOOR DE ORGANISATIE VAN EEN FUIF 6 TOT 5 MAANDEN VOORAF ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤

Zaal of locatie (tent bij openlucht) vastleggen via een contract met de uitbater/eigenaar.Voor grotere locaties kan het aangewezen zijn nog vroeger te reserveren. Brandverzekering afsluiten (als er geen ‘afstand van verhaal’ is opgenomen in het huurcontract en de verzekeringspolis van de uitbater). Toestemming vragen aan het gemeentebestuur. Uitzondering vragen op de geluidsnormen als je fuif doorgaat in openlucht of in een tent. Als je sterke dranken wil schenken, nagaan wat de procedure is bij de gemeente. Een begroting opstellen met de verwachte uitgaven en inkomsten. Dj’s en eventuele bands boeken (kostprijs, speelduur, materiaal dat je als organisator moet voorzien). Firma boeken voor de geluids- en belichtingsinstallatie. Een sponsordossier opstellen en er ook naar op zoek gaan. Als je voor affiches groter dan 1m² kiest, een registratienummer affichetaks aanvragen (dit kan ook via een drukker). Denk al aan elektriciteitstoevoer, nadarhekken, frigo’s, toog, verwarmingsinstallatie, podium,...).

4 MAANDEN VOORAF ¤ ¤ ¤ ¤ ¤

Kleinere sponsors zoeken. Promotiemateriaal ontwerpen (affiches, flyers, T-shirts, toegangskaarten, website,...). Voorverkooppunten contacteren en vastleggen. Offertes voor drukwerk opvragen. Een promotieplan opstellen.

3 maanden vooraf ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤

Drukklaar promotiemateriaal aanleveren bij de drukker. Materiaal aanvragen bij de uitleendienst. Takenoverzicht opmaken. Nagaan bij de gemeente wat de procedure is voor aanplakking en borden langs de weg. Eerste fase van het promotieplan uitvoeren. Beslissen of je met een securityfirma of met je vrijwilligers werkt. Als je met een eigen brouwer werkt (tapinstallaties, bekers, extra frigo’s,...).

2 maanden vooraf ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤

Als er een sluitingsuur werd bepaald in de gemeente, eventueel een verlenging aanvragen. Affiches ophangen op plaatsen waar je doelpubliek komt en op aanplakplaatsen. Kaarten in voorverkoop verdelen naar medewerkers en voorverkoopadressen. Een (eerste) zoektocht naar medewerkers (voor het geval die er nog niet waren). Afspraken maken met dj’s, groepen (soundcheck, vervoer, maaltijden,...). Nagaan welke verzekeringen verplicht en/of interessant zijn en ze afsluiten. Buren inlichten. Eventuele eetstandjes contacteren en vastleggen.

1 maand vooraf ¤ ¤ ¤

Flyers verdelen op andere evenementen. SABAM en Billijke Vergoeding aanvragen. Tweede plak- en flyerronde.

¤ ¤

Voorverkoop opvolgen. Afspraken maken en overleg plegen met de politie.

3 WEKEN VOORAF ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤

Een persbericht opmaken en verspreiden. Een derde plak- en flyerronde. Taakverdeling inclusief opkuis opstellen en verspreiden naar de medewerkers toe. Verzekering voor de medewerkers afsluiten. Lijst met nuttige telefoonnummers opstellen. Noodplan opstellen. Gegevens contactpersonen bezorgen aan de gemeente en politie.

MINDER DAN EEN WEEK VOORAF ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤

Dj’s en eventuele groepen nogmaals contacteren. Parking in orde maken. Bewegwijzering uithangen en aangeven waar je mag parkeren/waar de inkom is. Tent/fuifterrein opbouwen. Buurtbewoners (opnieuw) verwittigen. Voorverkoop afrekenen en resterende kaarten ophalen. Medewerkers briefen met de laatste afspraken. Lijst nuttige telefoonnummers aanvullen. Wisselgeld halen.

DE DAG ZELF ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤

Klein (bar)materiaal voorzien. Discobar, lichtinstallatie en ander materiaal ophalen of laten leveren. Zaal klaarzetten en inrichten, afspraken met de zaal checken. Drank inventariseren. Onthaaltafel klaarzetten. Sound- en lightcheck. Werlijst en nuttige telefoonnummers ophangen. Enveloppen met geld klaarleggen voor contante betalingen. Medewerkers briefen.

¤

!!!FEEST!!!

NA DE FUIF/EVENEMENT ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤

Zaal en directe omgeving opkuisen. Drank inventariseren. Wegwijzers, affiches en borden weghalen. Facturen betalen (zaal, dj, installatie,...). Materiaal terugbrengen. Financieel verslag maken. Evaluatie met de organisatoren. Evaluatie met politie en gemeentebestuur. Medewerkers bedanken. Een nieuwe bijeenkomst plannen voor een eerstvolgende editie.